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PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo se define como una consecucin de fases o
etapas a travs de las cuales se lleva a cabo la prctica administrativa.
Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su
criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero slo se refieren al grado de
anlisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos.
Por eso, en la actualidad, la divisin cuatripartita, de cuatro fases, es la ms
aceptada universalmente: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.
Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas
caractersticas del proceso administrativo:
a) El proceso administrativo est formado por un conjunto de fases o pasos de
manera cclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la
tarea administrativa.
b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que
analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente
encontraremos son las de planeacin y control.
c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una
estructura de eficiencia.
d) Estimula la innovacin y el progreso.
e) Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.
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ORGANIZACION
El hombre desde la Antigedad ha estado consciente de que la obtencin de
eficiencia slo puede ser a travs del orden y la coordinacin de los recursos de
operacin de un organismo social. Todos hemos pertenecido alguna vez a una
institucin educativa, religiosa, deportiva, etc., que sin duda nos dej la idea de
ser muy organizada o poco organizada. Este aspecto de organizacin influy
mucho respecto a su eficiencia en la respuesta al servicio que se nos otorg, y es
bien cierto que para dar una excelente o mala imagen ante los usuarios, la
organizacin interna tuvo mucho que ver.
La funcin de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso
administrativo, al igual que planeacin sigue siendo una fase poco dinmica,
de escritorio, pre ejecutoria. Su objetivo principal es crear la estructura
idnea, conjugando lgica y eficiencia para que la institucin trabaje
como una sola, logrando as el propsito comn. A travs de esta etapa el
administrador define funciones, responsabilidades, y coordina todos los elementos
que intervienen para crear una estructura y un escenario eficientes de trabajo.
La naturaleza de la organizacin como funcin dentro de la institucin se
genera como una necesidad de coordinacin, de disciplina, de orden. En
la funcin de planeacin fijamos objetivos, despus formulamos estrategias y un
conjunto de planes para alcanzar estos objetivos, pero se requiere de gente para
lograrlo. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas deben
coordinarse.
La funcin organizadora crea lneas definidas de autoridad y responsabilidad en
una institucin, mejorando as las funciones de activacin y control del gerente.
La organizacin promueve la colaboracin y negociacin entre los individuos en
un grupo y mejora as la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la
institucin.
Algunos de los propsitos que persigue toda institucin al implementar un
mecanismo de organizacin son los siguientes:
DIRECCIN
La direccin es la tercera fase del proceso administrativo, pero se considera la
primera fase dinmica de la prctica administrativa, es decir, la direccin es la
ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional que
se ha diseado. Se le ha dado una gran importancia a esta etapa del proceso;
algunos la llaman comando, otros la denominan como ejecucin o
implementacin, influencia (Samuel C. Certo), etc. En fin, las denominaciones son
vlidas siempre y cuando signifiquen toda aquella accin de realizar las cosas a
travs de otros.
La direccin es la primera y nica fase que tiene que ver directa y
solamente con el elemento humano. Es aqu donde el administrador tiene que
manifestar sus habilidades de relaciones personales con sus subordinados. A un
buen administrador se le considera un lder y, por lo tanto, un buen jefe.
La palabra direccin, segn el maestro Reyes Ponce, proviene del verbo latino
dirigiere, ste a su vez se forma por el prefijo di, intensivo, y regere, regir,
gobernar. Este ltimo deriva del snscrito raj, que indica preeminencia. As, se
observa una gran similitud con la palabra administracin, ya que ambos
conceptos ocupan una posicin preeminente, es decir, un nivel que sobresale en
la organizacin. Por ello, lastimosamente, administrar y dirigir es considerados
como sinnimos. En muchas ocasiones, la gente cree que dirigir nicamente es
administrar.
La funcin de direccin, entre otros aspectos, nace o se genera por una
naturaleza de sensibilidad humana, es decir, la direccin es el aspecto humano
del proceso.
Conceptos y principios bsicos
a) La autoridad
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El lder debe ser buen negociador, deber saber vender sus ideas mediante el
conocimiento real y profundo de sus funciones y no a travs de la persuasin;
esto ltimo genera un cliente espontneo, pero que nunca regresa.
c) Motivacin
La motivacin es un estado dinmico (vara continuamente en cada persona)
que incita deliberadamente a elegir una actividad (a comprometerse con ella y a
perseverar hasta el fin). La motivacin es un estado latente interno, no existe
motivacin como tal en el medio ambiente, lo que existen son factores para
motivar. El individuo enciende, activa esa chispa apagada cuando siente que lo
que debe hacer le va a generar algn beneficio. La motivacin es un factor
importante en cualquier fase del proceso administrativo, pero especialmente en la
direccin es tema obligado.
Su importancia radica en que este concepto es aplicable cien por ciento al
recurso humano, ya que no se puede considerar lder a nadie, si no est motivado
l mismo y si no sabe proyectar ese entusiasmo a sus seguidores. Motivar es
ejecutar acciones tendientes a lograr reacciones, por lo tanto, motivar es inducir
al trabajador a actuar.
d) Comunicacin
La comunicacin es uno de los elementos ms importantes de un grupo social.
La comunicacin parte del sentido de que existe el elemento primordial
que es el lenguaje.
El lenguaje es considerado como un instrumento de relacin social; es el
encargado de hacer cognoscible el pensamiento; es la idea entre los hombres con
motivo de su actividad productiva y de su vida espiritual; es registro y
combinacin de ideas y pensamientos; puede manifestarse de forma mmica, oral,
escrita, musical, etctera.
El lenguaje, como expresin de toda sociedad, es imprescindible, ya que, en
combinacin con el trabajo, genera el desarrollo de la misma. Hay un principio
que nos dice: mientras ms claramente pensemos, ms claramente
seremos capaces de comunicarnos, y en la medida en que aprendamos a
comunicarnos mejor, descubriremos que podemos pensar mejor.
Miguel F. Duhalt Kraus, en su libro Tcnicas de comunicacin administrativa
(UNAM), define a la comunicacin administrativa como el proceso de
doble sentido por el que se intercambia informacin, con un propsito.
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