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Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones
Conceptos Bsicos
Ahora vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Excel 2007, que es
un libro, una hoja de clculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto
estar en disposicin de empezar a crear hojas de clculo. Entre los
principales conceptos que deben conocerse estn:
Libro.
Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio
Excel le da la extensin .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en funcin
de la memoria disponible (el nmero predeterminado es 3)
Hoja de Clculo.
Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1048,576 filas. Es aqu
donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer
referencias.
Celda.
Es la interseccin de una Columna con una fila. La celda almacena
informacin, la cual puede ser un texto, un nmero, una fecha, una hora,
una frmula, una funcin, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican
por su Direccin, la cual consta de una letra (columna) y un nmero (fila).
En la grfica la celda activa es C6.
Puntero de Celda.
Es el rectngulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos.
Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha
posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.
Etiquetas.
Jos Luis Samanamud Paul
Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En
la imagen la hoja activa es la Hoja 1.
Interface de Excel
Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como sta, vamos a ver sus
componentes principales. As conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ve en su
computador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que
se vean en cada momento.
En donde:
a.
b.
c.
d.
Ayuda
En donde:
a.
b.
c.
d.
Crear un Libro:
Ctrl + U
Abrir un Libro:
Ctrl + A
Insertar Hojas
Eliminar Hojas
10
Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la
etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.
11
Seleccionar Celdas
Utilizando el teclado:
Utilizando el Mouse:
Celdas :
b4:d9
12
Filas: 4 a 9
Columnas: B y C C
Ingreso de datos
Texto
Nmeros
13
Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de
direccin para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o
punto). La barra de frmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores
decimales, utilice el punto del teclado numrico. Para que un nmero se
considere texto, utilice un apstrofe como primer carcter.
Fechas y Horas
Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por
ejemplo: 27-2-2005 o 18 Enero 1958 ser considerado como fecha y 10:34
o 4:15 PM ser considerado como horas.
Las fechas y horas son tratados como los nmeros por lo tanto se podrn
sumar, restar o aadir a otras.
Frmulas
Toda frmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+)
Puede contener constantes y/o direcciones de celda
La barra de frmulas muestra la expresin matemtica, la celda muestra el
resultado
14
1.
2.
Escribir el dato
3.
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en un momento dado. Para
moverse por la Hoja rpidamente, las teclas que podemos usar son:
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
FIN
FLECHA ARRIBA
FIN
FLECHA ABAJO
FIN
FIN
FLECHA DERECHA
Hoja Siguiente
CTRL + AVPAG
Hoja Anterior
CTRL + REPAG
Modificar datos
Jos Luis Samanamud Paul
15
1.
2.
3.
Modifique la informacin.
4.
Practica Dirigida
Vamos a crear una hoja sencilla llamada Ventas (que nos servir de
ejemplo), la cual contiene una lista de productos informticos que se han
vendido en distintas ciudades. En ella calcularemos el Precio Total segn
las ventas producidas y posteriormente las llevaremos al almacn para
controlar las existencias en el mismo.
16
Borrar datos
La operacin de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien
por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.
1.
2.
17
Pulse el botn:
Deshacer
Controlador de Relleno
Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial,
la proporciona el Controlador de Relleno.
.Por ejemplo, podra
digitarse el nombre del primer mes, y luego generar la lista de los meses
siguientes. Tambin se emplea para copiar el contenido de una celda, en las
celdas adyacentes.
1.
2.
18
Series
Para rellenar celdas con valores de una serie:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Listas Personalizadas
Podemos crear nuestra propia lista de valores, para ello realice lo siguiente:
1.
2.
3.
19
3.
4.
Cortar
1.
2.
3.
4.
20
Pegar
21
1.
2.
3.
Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o
columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.
22
Formatos y Frmulas
23
1.
2.
Formato de Nmeros
24
2.
25
Utilizando el Mouse:
1.
2.
3.
Utilizando el Mouse:
4.
5.
26
Utilizando el Men:
3.
4.
Nota:
27
Bordes
1.
2.
3.
Copiar Formato
Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra
ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:
1.
28
2.
3.
Comentarios
Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o
en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios
nos permitirn documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar
de dnde procede el dato, qu frmula se ha aplicado, etc., tal como lo
apreciamos en el grfico.
1.
2.
3.
29
1.
2.
3.
Anteponer "ceros"
Se tiene la concepcin
general de que "cero a la
izquierda no vale", pero
se dan casos en que
estos ceros tienen un
valor significativo, por
ejemplo, los cdigos
numricos (001, 002,).
1.
2.
3.
Seleccione la
celda(s)
Abrir el grupo de Nmero y elegir la categora Personalizada
Realice las acciones indicadas
Formato Condicional
Jos Luis Samanamud Paul
30
1.
2.
3.
31
Estilos de Tablas
Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelos
preestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
32
Practica Dirigida
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
33
FORMULAS
Las frmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y
son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de clculo se convierte en
una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales
como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer
complicados clculos financieros.
Frmulas Bsicas
3.
34
Una frmula puede hacer referencias a celdas situadas en una misma hoja,
a celdas de otras hojas del mismo libro o a celdas de otros libros. Para
referirse a celdas de otros libros, escribir la frmula de la siguiente forma:
=Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja! Celda
35
Operadores
Existen cuatro tipos de operadores:
Aritmticos: Generan un resultado numrico
Operado
r
+
*
/
%
^
Significado
Suma
Resta y negacin
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Exponente
Ejemplo
=6+2
=6-2
=6*2
=6/2
=6%
=6^2
Resultado
8
-6
-6
12
3
0.06
36
Significado
Une texto de celdas
distintas
Ejemplo
B4=Excel
C4=2007
=B4& C4
Resultado
Excel 2007
Significado
Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Diferente de
Ejemplo
=A1=B1
=A1>B1
=A1<B1
=A1>=B1
=A1<=B1
=A1<>B1
Resultado
Falso
Verdadero
Falso
Verdadero
Falso
Verdadero
Significado
Operador de rango que genera una referencia a todas las
celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15)
Operador de unin que combina varias referencias en una
sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
36
Operador
=10+4/2
=(10+4)/2
Resultado
12
7
Referencia de Celdas
Cuando se crea una frmula es necesario indicar la celda o celdas que se
van a utilizar en la operacin, segn su localizacin en la hoja de clculo.
Esta localizacin puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.
37
38
Practica Dirigida
1.
2.
3.
4.
5.
39
6.
7.
8.
9.
40
Funciones
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se
realizan comnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Adems
Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadsticas,
financieras, matemticas, etc., que resuelven las necesidades ms
frecuentes de distintas disciplinas profesionales.
Valores lgicos
Texto
Referencias
41
42
=SUMA(A1;A5;A10)
=SUMA(C1:C5;B10:B20)
Asistente de funciones
1.
2.
3.
4.
Funciones Aritmticas
Abs
Devuelve el valor absoluto de un nmero
Sintaxis: Abs(num)
Ejm. =abs(4-6) 2
Aleatorio
Devuelve un nmero entre 0 y 1
Sintaxis: Aleatorio()
Ejm. =Aleatorio() 0.090948807
Entero
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis: Entero(num)
Ejm. =entero(9.67) 9
Factorial
Devuelve el factorial de un nmero.
Sintaxis: Fact(num)
Ejm. =fact(5) 120
Potencia
Devuelve el valor de elevar un nmero a una potencia.
Sintaxis: Potencia(num;potencia)
Ejm. =potencia(5;3) 125
Producto
Multiplica los nmeros indicados como argumentos
Sintaxis: Producto(num1; num2;...) Ejm. =producto(5;8) 40
Raz
Devuelve la raz cuadrada de un nmero
Sintaxis: Raiz(num)
Ejm. =raiz(144) 12
Redondear
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado
Sintaxis: Redondear(num; cant de decimales)
Ejm. =redondear(9.78;1) 9.8
Residuo
Devuelve el resto despus de efectuar una divisin
Sintaxis: Residuo(num; divisor)
Ejm. =residuo(13;5) 3
Truncar
Trunca un nmero al nmero de decimales especificado
Sintaxis: Truncar(num; cant de dec.) Ejm. =truncar(7.65;1) 7.6
Log10
Funciones Estadsticas
Contar
Cuenta el nmero de celdas que contienen
Sintaxis: Contar(Valor1; valor2;..)
Contara
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco
Sintaxis: Contara(Valor1; valor2;..)
Contar.blanco
Cuenta el nmero de celdas que estn en blanco
Sintaxis: Contar.blanco(Valor1; valor2;..)
Max
Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos (mximo 30)
Sintaxis: Max(num1; num2;....)
Min
Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos (mximo 30)
Sintaxis: Min(num1; num2;...)
Moda
Devuelve el valor que mas veces se repite en un rango de celdas
Sintaxis: Moda(num1;num2;...)
Promedio
Devuelve la media aritmtica
Sintaxis: Promedio(num1; num2;...)
Contar.Si
de
los
argumentos
Ahora
Devuelve la fecha y hora actual del sistema.
Sintaxis: Ahora()
Hoy
Devuelve la fecha actual del sistema
Sintaxis: Hoy()
Ao
Devuelve el ao correspondiente a una fecha
Sintaxis: Ao(nmero de serie)
Mes
Devuelve el mes correspondiente a una fecha
Sintaxis: Mes (nmero de serie)
Dia
Funciones de Texto
Concatenar
Permite unir elementos de texto.
Sintaxis: Concatenar(Texto1;Texto2;....)
Derecha
Extrae caracteres del extremo derecho
Sintaxis: Derecha(Texto; Num caracteres)
de
Extrae
Extrae un nmero de caracteres del texto.
Sintaxis: Extrae(Texto; Posic inic; Num caracteres)
Igual
Comprueba si dos cadenas son idnticas
Sintaxis: Igual(Texto1; Texto 2)
Izquierda
un
texto.
Minusc
Convierte el texto a minsculas
Sintaxis: Minusc(Texto)
Nompropio
Convierte a mayusculas la primera letra de cada texto
Sintaxis: Nompropio(Texto)
Funciones Lgicas
Si
Realiza una accin, en funcin del resultado de una prueba lgica
Sintaxis: Si(Prueba_lgica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso)
Ejm: Si(Seguro=Ipss; Sueldo*11%; Sueldo*13%)
Y
Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos
Sintaxis: Y(valor lgico1; valor lgico2;..)
O
Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero
Sintaxis: O(valor lgico1; valor lgico2;..)
Ejemplo: Aplicar la funcin lgica Si para completar el siguiente cuadro:
Funciones de Bsqueda
Buscar
Busca un valor en una tabla, para devolver el valor equivalente
ubicado en otra columna o fila.
Sintaxis: Buscar(Valor_buscado; Vector_de_comparacin; Vector
resultado)
Ejemplo: Aplicar la funcin Buscar para completar el siguiente cuadro:
Buscarh
Busca en la primera fila de una tabla y se desplaza hacia abajo en
la columna para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarh(Valor_buscar; Tabla; Nmero de Fila, [ordenado])
Buscarv
Busca en la primera columna de una tabla y se desplaza a travs
de la fila para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarv(Val_buscar; Tabla; Nm de columna; [ordenado])
Ejemplo: Aplicar la funcin Buscarv y Buscarh para completar el cuadro:
GRAFICOS
Grficos rpidos
1.
2.
3.
Crear un Grfico
1.
2.
3.
Seleccionar datos:
Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas.
Agregar, editar o quitar Series y editar las Categoras del eje horizontal.
Diseos de Grfico:
Permite elegir entre 10 diseos predefinidos
para aplicarlo al grfico seleccionado.
Estilos de diseo:
Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos
Mover grfico:
Permite colocar el grfico en una Hoja nueva o como un
objeto dentro de una hoja del libro.
Insertar:
Permite insertar imgenes desde archivo, formas
(rectngulos, crculos, flechas, lneas, etc.) y cuadros de
texto en cualquier parte del grfico.
Permite colocar o
quitar el ttulo del
grfico.
Leyenda:
Permite agregar, quitar y definir la posicin de la leyenda del grfico
Etiquetas de datos:
Permite desactivar o mostrar los
valores, nombres de series y
nombres de categoras en el
grfico.
Tabla de datos:
Agrega una tabla de datos al grfico.
Ejes:
Permite quitar o cambiar el formato y diseo de
cada eje.
Lneas de cuadrcula:
Activa o desactiva la lnea de divisin principal o secundaria de cada eje.
rea de Trazado:
Permite activar o desactivar el rea de
trazado. Solo est disponible para
grficos bidimensionales.
1.
2.
3.
3.
4.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Base de Datos
Las Bases de datos constituyen una herramienta muy til para organizar,
administrar y recuperar informacin.
Tablas
Registros
Campos
1.
2.
3.
Co
ntr
ol
de
ta
ma
o
1.
2.
3.
4.
Ascendente
Descendente
Filtros
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el filtro en la
ficha Datos marcando o desmarcando el botn Filtro).
Otra opcin es usar los filtros de texto, donde se despliegan una serie de
opciones:
Filtros Avanzados
1.
2.
3.
Dar la orden:
Ficha Datos
4.
En la casilla Rango de
Criterios
introducir
la
referencia, incluidos los
nombres de los campos.
Luego hacer clic en Aceptar
5.
Ficha Datos
Para definir varias condiciones para un solo campo, se debe escribir los
criterios en filas independientes, una directamente bajo la otra. Estas
condiciones son excluyentes, es decir, se puede cumplir todas, algunas o
ninguna.
Total
<3000
>10000
=5015
Para buscar datos que cumplan varias condiciones, estas se definen en dos
o mas columnas. Introduzca todos los criterios en la misma fila. Estos
criterios son concurrentes, es decir, se deben cumplir todas a la vez.
Factura
Compaa
Impuesto
11560
Atl*
>=524
Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una
condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes.
Factura
Compaa
Impuesto
11562
I*
<500
Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y
una de dos condiciones en otra, debern indicarse los criterios en filas
independientes.
Fecha
Total
25/04/2002
>11000
26//04/2002
>5000
Nota: Los filtros avanzados permiten utilizar mas de dos campos y mas de
dos criterios.
Subtotales
Este es un recurso de Excel que permite aadir sumas parciales a una base
de datos, agrupados por algn campo en particular. Supongamos que
tenemos la siguiente tabla:
1.
2.
3.
3.
4.
5.
Visualizacin e Impresin
Vista preliminar
En el centro de la
ventana aparecer una
vista de nuestra hoja y
en la parte inferior el
nmero de pgina que
se est visualizando.
En caso de tener ms
de una pgina, se
puede usar los botones:
Para ir a la pgina
anterior.
Para ir a la pgina
siguiente.
Configurar pgina
Ficha Pgina
Tambin aqu se puede definir el tamao del papel y la calidad con que se
imprimir la hoja.
Ficha Mrgenes
Tambin puede
personalizar un
encabezado o pie. Para
ello, pulse el botn:
Personalizar encabezado
o pie que desea modificar.
Aparecer el cuadro de
dilogo Encabezado o
pie
(segn
sea
lo
escogido)
En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:
rea de impresin.
Imprimir Ttulos. Aqu puede seleccionar los ttulos de las filas o columnas
y que se imprimirn tras las filas o columnas que las contienen.
Lneas de Divisin, para imprimir las lneas que delimitan cada celda
de la hoja.
Orden de las pginas. Aqu se controla el orden en que desea imprimir las
pginas:
Imprimir