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Ejemplo,
Si una compaa tiene en un periodo unos gastos generales presupuestados de
$500.000 y un presupuesto de 100.000 hrs mquina, la tasa predeterminada de
gastos generales valdr $5,oo por cada hora mquina, pero el trabajo requiri de
3.000 Hrs mquina reales. Cual ser su costo hora mquina ?
T.P. = 500.000 = $5,oo Cada Hora Mquina
100.000
Horas Mquina reales 3.000 horas * $5,oo = $15.000 Costo de Hrs Mquina.
PRESUPUESTO DE CIF
El numerador para hallar la tasa predeterminada en el presupuesto de los CIF una
vez determinada la capacidad que se va a emplear para el clculo de la tasa y una
vez expresada en la unidad mas conveniente la empresa debe calcular el total de
los CIF correspondiente a dicho nivel de produccin presupuestado para ello es
necesario presupuestar cada tipo de clase de CIF (MOD, Materiales, Unidades,
Mquinas), mediante un anlisis de su comportamiento en relacin con posibles
variaciones en el nivel de produccin real.
Ejemplo,
Una empresa a presupuestado su nivel de produccin en 100 HMOD y el anlisis
del comportamiento de los CIF con respecto a las variaciones en dicho nivel de
actividad expresada en MOD arroj la siguiente frmula presupuestal.
Costos Fijos $ 50.000
Costo Variable $ 0,50 / HMOD
CIF Presupuestado: Costos Fijos 50.000
Costos Variables: 100.000 * 0,50 50.000
Presupuestos CIF es ===== $ 100.000
Tasa predeterminada = CIF presupuestada = 100.000 = $1,oo / HMOD
Nivel Pdn Presupuestado 100.000
Que se hace durante el periodo contable si se tienen 2 aspectos seleccionados con
los CIF que son la contabilizacin de los CIF Reales y la aplicacin o cargo de los
CIF a las rdenes de Produccin (OP) ?
En el primer caso se debita las cuentas CIF y la cuenta que se acredita vara segn
el caso y puede ser:
Inventario Materia Prima, Nmina de fbrica, caja o bancos, CxP, Depreciacin
acumulada, Seguro prepagado, etc.
Contabilizacin CIF Reales $1.000 Material Indirecto
CIF (material Indirecto) $ 1.000
Los gastos tanto de produccin, como de mercadeo, se clasifican como Fijos, o sea
aquellos cuyos costos permanecen constantes, no importa la variacin de
produccin o ventas; Variables, varan en forma proporcional con la produccin o
las ventas, y semifijos o semivariables que se componen de una parte fija y otra
variable, que no varan en forma proporcional a la produccin o las ventas.
En el sistema de costos por ordenes de fabricacin el tercer elemento de costos
son los gastos generales de produccin, no es real. Hay muchos costos generales
de produccin como los servicios de agua y electricidad, cuyo costo no es posible
conocerlo por una semana en relacin a un centro de produccin en donde se
costean elaborando al mismo tiempo varios artculos. De ah, la necesidad de
calcular el tercer elemento del costo con base en una tasa predeterminada de
gastos generales que se obtienen al dividir unos gastos generales presupuestados
para todo un periodo, por una base presupuestada para el mismo periodo
expresada dicha base en Horas de mano de Obra Directa, costo de esas horas,
horas mquina o costo de los materiales directos usados. Esta tasa multiplicada
por una base real de un periodo corto (expresada en trminos idnticos a la base
presupuestada) da lugar a los gastos generales aplicados a la produccin para
cada hoja de costos, o sea para el tercer elemento del costo.
Al final del periodo se conocen dos gastos generales reales, y su comprobacin con
gastos generales aplicados a cada hoja de costos, nos dir si hubo una sub o sobre
produccin de los gastos generales expresada en una cuenta que se denominar
Gastos Generales Sub o Sobre Aplicados cuya incidencia se reflejar en un mayor
o menor valor del costo de produccin. El denominado Ciclo de Costos se termina
con la conversin del trabajo en proceso de cada elemento, en la mercanca
terminada que se lleva al almacn y con la venta de las unidades.
CONTABILIZACION DE VENTA DE UNIDADES
La venta de unidades que han sido elaboradas, es el ltimo paso dentro del ciclo
bsico de costos, la contabilizacin de las mismas depende de si las unidades se
venden directamente del inventario que se tienen en el almacn, o si por lo
contrario se venden directamente del saln de produccin, como es el caso de
muchos artculos de gran demanda que no esperan ser trasladados al almacen
para ser vendidos.
Venta de Unidades Provenientes del Inventario
Hay dos asientos necesarios para contabilizar la venta de productos terminados,
por lo general en costos se cumpla el sistema perpetuo o permanente; sin
embargo, aqu tambin se deben tener en cuenta dos situaciones diferentes:
Que la empresa lleve nicamente los libros convencionales, caso en el cual el
registro de la venta de unidades provenientes del almacn se hace de la siguiente
manera:
En el almacn, se procede a hacer la deduccin correspondientes en las hojas
de existencia del kardex de las unidades que han sido vendidas.
En el departamento de contabilidad general, se hacen los siguientes asientos:
libros de la fbrica se debita Mayor General, que con anterioridad haba sido
siempre un crdito. Esto se hace con el objeto de que la oficina general, que
anteriormente transfera costos expresados en dinero al Mayor de Fbrica
recupere ese dinero a medida que se vendan las unidades manofacturadas a la
fbrica.
Venta de Unidades Directamente de la Produccin
Si este fuera el caso, que se presenta con frecuencia especialmente cuando se
trabaja con rdenes de clientes que requieren con urgencia determinados artculos,
el departamento de contabilidad general registrara la venta de tales unidades
mediante los siguientes asientos:
Caja / Cuenta por Cobrar xxxx
Ventas xxxx
Costo mercanca vendida xxxx
Inventario TEP xxxx
Anotaciones Finales
Cuando una empresa esta llevando, adems de los libros convencionales, otro
juego de libros para registrar en forma, separadas todas las operaciones de
produccin, al finalizar el ciclo contable hace las siguientes consideraciones.
Preparacin de Estados Financieros.
En la preparacin de los estados financieros en las empresas que utilizan sistemas
de costos, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Elaborar el estado de resultados, es indispensable hacer primero un estado de
costos de productos manofacturados y vendidos.
El estado de situacin sigue siendo el mismo que se estudio en la contabilidad
financiera, con excepcin de inventarios, puesto que en el caso de los costos
habr, adems del inventario del producto terminado y de materiales, inventario
de trabajo en proceso, de suministros, de desechos de materiales, de productos
defectuosos, de productos daados y de repuestos.
El estado de ganancias retenidas, no sufrir variacin de ninguna naturaleza y
tendr entonces la misma conformacin del que se estudia en la contabilidad
financiera.
Ejemplo,
La compaa MNOP, que produce repuestos para automotores y cierra libros cada
seis meses, dispone en Junio 30, de los siguientes datos:
Saldos de inventarios en Enero 1:
Materia Prima $ 180.000
Trabajo en proceso $ 90.000
Esta Frmula nos indica el grado en que fracas o tuvo xito en la utilizacin de
sus instalaciones.
La variacin de capacidad se puede calcular de diferentes maneras:
Horas Reales de MOD Tasa Predeterminada de Gastos Generales
VC = ( HR - HP ) x TASA
Horas Presupuestadas MOD
Esta frmula la podemos aplicar en el sistema de costos por rdenes de fabricacin
histrica con base en el nivel de actividad de horas de Mano de Obra directa.
Unidad real de Pdn Tasa Predeterminada de Gastos Generales
VC = ( UR - UP ) x TASA
Unidad Presupuestada de Pdn
Funciona igual que el presupuesto de mano de obra tomando como base un nivel
normal de actividades de unidades.
Nuevo nivel de Pdn Gastos Generales Presupuestados Fijos
VC = ( NN - NP ) x GGPF
Nivel Presupuestado de Pdn
Con esta formula utilizamos el porcentaje de variacin que nos d la diferencia del
nivel real de produccin con el nivel presupuestado, dicho resultado expresado en
porcentaje de lo aplicado de Gastos generales presupuestados fijos.
La variacin neta de gastos generales siempre ser la suma algebraica de las
variaciones de presupuesto y capacidad, y esto podr expresarse mediante la
siguiente frmula:
Variacin Presupuesto
VN = VP + VC
Variacin Capacidad
Cuando surgen las variaciones, en el momento del cierre de los datos reales de
produccin y los datos presupuestados, expresndose en trminos de variaciones
de presupuesto y capacidad, y estas se muestran en las cuentas del libro mayor, y
debern aparecer registradas contablemente al final del periodo.
Las cuentas de variaciones son temporales que nos indican si van a disminuir o
aumentar el costo de produccin.
Bajo cualquier sistema de costos con datos histricos, es muy difcil controlar los
gastos generales de produccin, durante la produccin, aunque se utilicen los
denominados presupuestos flexibles, cuyo uso traer mejores beneficios en los
costos estndar.
DEPARTAMENTALIZACIN DE LOS COSTOS.
Etc.
Como se habia mencionado antes, los CIF que generen los departamentos de
servicios deben de ser absorvidos por los departamentos de produccion y para ello,
generalmente se aplican dos criterios sumamente conocidos, aunque es de afirmar
que existen muchos ms y que en la mayora de empresas son establecidos por la
necesidad y politica de la misma.
Metodo directo.
Es uno de los ms utilizados, como su nombre lo dice, la distribucin de los gastos
de los departamentos de servicios se hace en forma directa unica y
exclusivamente a los de produccin, teniendo en cuenta los parametros o bases de
distribucin para cada departamento, ya sean horas mano de obra, costo de
maquinaria, nivel de importancia, etc. Veremos ilustraciones en los talleres.
Metodo paso a paso o escalonado.
Este consiste en efectuar la distribucion de los gastos generales de los
deparatamentos de servicios, tanto a los de produccin como a los de servicios que
no se hayan distribuido, para lo cual se recomienda lo ms normal que es empezar
a distibuir los departamento de mayor valor. Teniendo en cuenta los parametros o
bases de distribuccin para cada departamento. Veremos ilustraciones en los
talleres.
Aplicacin de los gastos generales.
Hay que tener en cuenta que para la aplicacin de los cif se maneja la fijacin de
una tasa predeterminada que se maneja con la siguiente formula general :
Cif presupuestados
r. ---------------------Base presupuestada
El presupuesto de los CIF y lo real consumido se comparan, pero antes ha de
buscarse las variaciones netas por cada departamento, de acuerdo al nuevo nivel
de produccin. El cual se calcula teniendo en cuenta :
Costo MOD real.
Nuevo nivel de produccin. ------------------------------Costo MOD presupuestado
La variacion de presupuesto se calcula as- VP=CIFPNUEVO NIVEL- CIF REAL.
La variacin cantidad se calcula as- VC=CIF APLICADOS-CIF NUEVO NIVEL.
Por ultimo la variacin neta es la sumatoria de ambas variaciones. VN= VP+VC
Es de entender que para el calculo de las variaciones han de convertirse los gastos
presupuestados a un determinado nivel, al nuevo nivel de produccin, teniendo en
cuenta que los fijos no cambian y que los variables lo hacen segn el nuevo nivel
de produccin.