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Es una realidad, que lo que se plantea en este Manual es un desafo para quien lo implementa, ya que
implica la adopcin de nuevas prcticas, las cuales seguramente involucran cambios importantes para
la empresa. Por eso, nuestra invitacin es a progresar paso a paso en la formacin de una cultura
preventiva y de certidumbre econmica y social, definiendo prioridades, estableciendo un plan de
accin y fijndose metas concretas.
Sabemos que esto significa comenzar a manejar conceptos nuevos, no obstante, es un lenguaje que
construye, compromete y genera iniciativas novedosas que traen beneficios para todos, dentro y fuera
de la empresa. Construir e implementar el Plan de Continuidad del Negocio en su empresa es
replantear, analizar y cambiar la manera en la que sta se vincula con el resto de la sociedad. Por eso,
creemos que ser un proceso de amplio alcance.
Cmo empezar? Eso es lo que se presenta en este Manual, el cual esperamos sea de gran ayuda para
las micro, pequeas y medianas empresas (Mipymes) de los 9 estados del sureste de la Repblica
Mexicana en donde se llevar a cabo su implementacin: Quintana Roo, Chiapas, Tabasco, Campeche,
Yucatn, Veracruz, Oaxaca, Puebla e Hidalgo.
El vivir en un constante contexto de vulnerabilidad y riesgo, no implica tener que incurrir en costos
mayores para operar una empresa. No es una amenaza, sino una oportunidad, a la que se puede
acceder con iniciativa y creatividad, ms que con recursos y fondos.
Las Mipymes, constituyen un sector fundamental de nuestra economa y su labor en materia de
prevencin de desastres y continuidad del negocio generar beneficios para su propio gremio, y
adems representar un robustecimiento en general del Estado en el que se ubiquen.
INDICE
ANTECEDENTES........................................................................................................................................................ 1
CONTEXTUALIZACIN ............................................................................................................................................. 5
ALCANCE DEL MANUAL DE MEJORES PRCTICAS EN PREVENCIN DE DESASTRES Y CONTINUIDAD DE
NEGOCIOS PARA MIPYMES ..................................................................................................................................... 7
INTRODUCCIN........................................................................................................................................................ 7
TODO TIPO DE RIESGOS .............................................................................................................................. 8
VOCACIONES REGIONALES ........................................................................................................................... 9
MAPA DE INTERDEPENDENCIAS .................................................................................................................. 11
IDENTIFICACIN
DE
PRINCIPALES ACTORES
ANTECEDENTES
Analizando la historia reciente, que los empresarios de las Mipymes del sureste mexicano han tenido
que enfrentar, en lo que respecta a desastres naturales, destaca especialmente el huracn Wilma1 en el
caso de Quintana Roo.
Wilma ha sido el huracn ms devastador en la historia de dicho Estado, afectando a miles de personas
de 76 localidades, en donde habita el 75% de la poblacin del mismo y se localiza el 98% de la
infraestructura hotelera. Esta regin recibe a 10 millones de turistas y visitantes al ao y as genera un
33% de las divisas que ingresan al pas por concepto de turismo.
Los municipios mayormente afectados por el huracn Wilma fueron: Benito Jurez (donde se localiza
Cancn), Solidaridad (Playa del Carmen y Riviera Maya), Lzaro Crdenas, Cozumel e Isla Mujeres,
donde se estima que la afectacin a la poblacin fue de ms de 800 mil personas y a la oferta hotelera
en torno al 30%. El caso de Cozumel fue an ms grave, llegando a una afectacin superior al 60%.
Asimismo, se estima que las unidades econmicas (empresas) afectadas superan las 14,000 que
representan ms del 50% de Benito Jurez.
Otro caso es el del huracn Stan2 que afect principalmente a los estados Chiapas, Oaxaca, Veracruz y
Puebla. Stan tuvo efectos tambin desastrosos para la economa local, en la produccin primaria, los
pequeos comercios, la infraestructura y el ecosistema.
Debido a los daos sufridos por Stan, en el estado de Chiapas se declararon 41 municipios zona de
desastre, de los cuales 28 quedaron incomunicados, afectando a un milln de personas; el impacto
sobre la produccin agrcola fue importante, los 230 mil caficultores (cuya produccin representa casi
el 50% del aromtico que se consume y exporta en Mxico), sufrieron prdidas de caf por un valor
aproximado de US$140 millones, lo que constituye ms del 40% de la produccin total de esta regin.
En otros estados como Oaxaca, fueron afectados 261 municipios (46% del Estado) con 500 mil
damnificados, 93 localidades incomunicadas y 80 mil personas evacuadas; en Veracruz, en un total de
184 municipios existieron daos en viviendas, carreteras, puentes, caminos rurales y extensas reas de
cultivos y en Puebla, 113 municipios ubicados en la Sierra Norte y Negra se vieron afectados.
Dado lo anterior numerosas organizaciones han buscado contribuir a contener los efectos de los
desastres con diversas iniciativas, tales como exposiciones comerciales, mesas de negocios para los
materiales de construccin, as como reestructuracin de la deuda por parte de las instituciones
financieras.
A su vez, el sector pblico puso, en su momento, a disposicin de la poblacin empresarial,
herramientas financieras y no financieras para mitigar los efectos econmicos causados por los
huracanes.
A continuacin presentamos una lista con los programas emergentes que fueron creados y utilizados
en el momento en que se tom la decisin de apoyar a los empresarios despus de Wilma. Es
importante aclarar que dichos programas emergentes en su mayora no tuvieron la oportunidad de
1
2
contar con una planeacin muy anticipada, por lo que presentaron algunos problemas en su
implementacin prctica. Esta lista de ejemplos es enunciativa, por lo que es probable que hayan
existido algunos otros, sin embargo, se utiliza como un ejemplo de los apoyos a los cuales los
empresarios pueden acceder ante una situacin de crisis.
Programas emergentes:3
Tipo de apoyo
Fondo de Garantas de Nacional
Financiera-Secretara de
Economa4
Fondo FONAES y Gobierno del
Estado de Quintana Roo
Fideicomiso Marcha Hacia el Sur,
Secretara de Economa del
Gobierno Federal
FOFINQROO
Programa de Reconstruccin de
Infraestructura, (Obra Pblica)
Apoyo a Empresas con Seguro
de Daos
Descripcin
Por 400 millones de pesos para garantizar programas de crdito sin
garanta hipotecaria, operados por la banca comercial a PYMES y
por intermediarios financieros no bancarios para el caso de microcrditos (Pro-negocios y Banco Azteca)5.
Crditos para microempresas con daos menores a $30,000 a 2
aos sin inters y un ao de gracia.
Un fondo de $40 millones para apoyar la conservacin del empleo
entregando a las empresas $ 3,000 por cada trabajador con la
condicin que mantengan la planta laboral (aplica slo en el caso
de dao fsico y no para microempresa).
Fondo por $9.8 millones administrado por CANACINTRA para
crditos a Mipymes con problemas de acceso a financiamiento en
los canales formales.
Nacional Financiera financia hasta con $3.0 millones a empresas
participantes en contratos con la SCT en zona de desastre,
considerando diversas formas de anticipos.
Nacional Financiera, a travs de Banorte, otorga crditos puente al
pago de las aseguradoras.
stos, fueron los programas que se aplicaron despus de Wilma y que en su mayora tuvieron problemas de aplicacin
debido al poco tiempo de implementacin con el que se contaba.
4
Nacional Financiera fondea a los bancos y entidades financieras no bancarias con lneas de crdito a una tasa de 9% (tasa
informativa) y, con los recursos del Fondo PYME de la Secretara de Economa, garantiza estos programas de crdito dirigidos
a Mipymes a travs de la banca comercial contra primeras prdidas.
5
Se ha usado la figura de extensionistas financieros para integrar y canalizar los expedientes de crditos; con recursos del
Fondo PYME se increment su nmero de 2 a 25 y se instalaron 11 mdulos de atencin.
Por otra parte, los huracanes generan daos fsicos y econmicos, que no siempre ha sido posible
mitigar, dadas las debilidades estructurales identificadas y por falta de instrumentos adecuados y
medidas de apoyo se destacan los siguientes:
Deuda con proveedores. Debido al limitado acceso al crdito, al no tener ingresos a causa de los
daos por los huracanes, la industria hotelera tuvo grandes problemas para cubrir el pago a
sus proveedores. Estos proveedores en su mayora no tenan seguro y su dao fue
principalmente econmico, al no tener disponibilidad de recursos para seguir con el mnimo
de actividad necesaria para mantener a sus familias y trabajadores.
Limitado uso del seguro entre las Mipymes. Tambin se pudo constatar que del total de hoteles,
slo el 40% declaraba tener seguros, sin embargo el 91.7% sufri daos de distinto tipo.
Asimismo, de la muestra de Mipymes censadas, el 95% eran microempresas, de las cuales el
100% presentaba dao fsico y slo el 8.5% declaraba tener seguro. Lo anterior plantea una
situacin sumamente problemtica frente a un desastre natural y un desafo para la
reactivacin productiva.
Instrumentos de soporte financiero. La mayor parte del universo de empresas afectadas, tanto
fsica como econmicamente, son microempresas (hoteles y otros rubros)8 siendo que los
instrumentos definidos despus del huracn estaban orientados a medianas empresas, como
tambin el tipo de preparacin de los extensionistas financieros que apoyaron en su
Censo realizado en las primeras semanas posteriores al huracn Wilma por las instituciones gubernamentales de Quintana
Roo a 410 hoteles y 1,753 Mipymes con el objeto de cuantificar los daos fsicos.
8
De los 410 hoteles censados el 50% son microempresas y el 21 % pequeas empresas. Por su parte, de las 1753 empresas
afectadas censadas el 84 % son microempresas.
Impacto sobre el medio-ambiente. Los huracanes y en general los desastres naturales, tienen
impactos sobre el ambiente y el uso sostenible de los recursos naturales que en ocasiones son
indispensables para la actividad empresarial de la regin. Ejemplo de ello son, la destruccin
de playas en Quintana Roo, donde se requiri de una inversin importante para su
recuperacin), o la destruccin de los terrenos de caf en Chiapas. La identificacin de los
daos de este tipo, su recuperacin y, posiblemente, prevencin, es un rea de importancia
para la economa de la regin, especialmente para las Mipymes.
Lo anterior denota un profundo anlisis de las problemticas que enfrentan las Mipymes ante
situaciones de desastres naturales, lo que impuls a las instituciones que detectaron dicha
problemtica a buscar soluciones adecuadas para que en el futuro existan los medios necesarios para
generar una cadena de recuperacin efectiva de las Mipymes. Dichas soluciones se enmarcan en el
desarrollo de un programa especfico, cuya contextualizacin abordaremos enseguida.
CONTEXTUALIZACIN
Ante las problemticas detectadas al enfrentar situaciones de desastres naturales por las Mipymes se
est llevando a cabo de manera sistemtica el programa REACTIVACION ECONOMICA DESPUS DE UN
DESASTRE NATURAL: APOYO A LAS PEQUEAS EMPRESAS por parte de un grupo de instituciones
nacionales e internacionales: el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), Nacional Financiera SNC
(NAFINSA), la Secretara de Economa (SE), la Secretara de Desarrollo Econmico (SEDECO) y el Consejo
Coordinador Empresarial del Caribe (CCEC).
A partir de este ao 2009 se implementa el programa en 9 estados del sureste de la Repblica
Mexicana: Quintana Roo, Chiapas, Tabasco, Campeche, Yucatn, Veracruz, Oaxaca, Puebla e Hidalgo.
El Programa se subdivide en 4 componentes o pasos :
Componente 1. Mejores prcticas para reducir Dicho componente se ver reflejado en el desarrollo
los daos econmicos de un desastre natural. de un Modelo y un Manual de Mejores prcticas en
Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios
para Mipymes. Se pretende tanto fortalecer la
capacidad de las entidades pblicas responsables de
las actuaciones de poltica productiva, como
implantar buenas prcticas preventivas en las
Mipymes.
Componente 2. Desarrollo de cadenas
El desarrollo de cadenas productivas orientado a
productivas y competitividad de MIPYMES.
incluir a las Mipymes permitir acelerar
significativamente el proceso de reactivacin
econmica en el territorio afectado. Tambin se
apoyarn iniciativas especficas de asistencia tcnica y
capacitacin que faciliten la participacin de las
pequeas empresas a las cadenas productivas.
Componente 3. Acceso de las MIPYMES al
Se buscar el desarrollo y difusin de nuevos
crdito.
instrumentos y productos financieros que puedan
permitir un acercamiento de las Mipymes al sector
financiero as como el desarrollo de extensionistas
financieros. Tambin se pretende el desarrollo de
productos de microcrdito para el sistema financiero
formal y el desarrollo de un producto de seguro para
las Mipymes.
Componente 4. Monitoreo y sistematizacin
Hace referencia a la implantacin de un sistema de
de resultados.
monitoreo y evaluacin de resultados y la
sistematizacin de lecciones para la replicabilidad del
proyecto, as como la realizacin de un evento
internacional de diseminacin de los conocimientos e
instrumentos desarrollados, especialmente orientado
a la regin del Caribe y Centro Amrica.
El fin del Programa es contribuir a la recuperacin econmica de las regiones afectadas por desastres
naturales en las nueve entidades mencionadas, facilitando la integracin de las pequeas empresas en
el proceso de reactivacin econmica. As como implantar un conjunto de instrumentos y medidas,
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes
que enfoquen la reactivacin econmica, tales como instrumentos financieros para la recuperacin de
las prdidas econmicas, y sistemas de apoyo a las pequeas empresas para insertarse en las cadenas
productivas de los sectores ms dinmicos, y que esta experiencia sea replicable.
El presente Manual , como primer componente del Programa, refleja el resultado de la bsqueda de
mejores prcticas a nivel internacional y en Mxico, especficamente aqullas que fueron desarrolladas
por los empresarios de Quintana Roo despus del huracn Wilma. Estas mejores prcticas, derivaron
en una serie de pasos para llevar a cabo la implementacin de un Plan de Continuidad de Negocios
(PCN), mismo que busca robustecer a las Mipymes para enfrentar de manera eficiente situaciones de
desastre.
El esfuerzo para prevenir que una situacin cualquiera se convierta en un desastre y propiciar el
restablecimiento de la economa de la localidad inicia con la conciencia de los empresarios de la
necesidad de impulsar acciones pertinentes desde sus propias organizaciones y hasta sus cadenas
productivas que generen la certidumbre total necesaria para enfrentar cualquier situacin disruptiva.
Es importante resaltar que la difusin y uso de este manual no tiene un propsito asistencial, ni busca
lograr de inmediato un programa de rescate a las Mipymes por parte de instancias gubernamentales.
Es una iniciativa interinstitucional para el desarrollo de negocios continuos, dirigido a que las Mipymes
puedan fortalecerse y estar preparadas para salir adelante de una situacin de crisis sin la necesidad
apremiante de contar con apoyos asistenciales.
INTRODUCCIN
Una vez conocido el contexto en el que se desarrolla el presente Manual, es importante reconocer que
el Modelo y la Gua para el Plan de Continuidad del Negocio son propuestas flexibles y adaptables al
entorno de cada empresa.
De tal manera, vale la pena hacer una pausa para identificar algunos elementos relevantes del entorno
para la posterior elaboracin de un Plan de Continuidad del Negocio.
La identificacin de dichos factores se lleva a cabo en esta introduccin de la siguiente manera:
-
Debido a que no todas las Mipymes del Sureste mexicano se enfrentan a los mismos tipos de
amenazas, pues ellas estn determinadas tanto por la geografa de la localidad como por el ambiente
(inclusive el econmico) que les rodea, se presenta a continuacin y de manera resumida los factores
que conforman el entorno genrico de las entidades federativas involucradas.
Inundaciones. Invasin lenta o violenta de aguas de ro, lagunas o lagos, debido a fuertes
precipitaciones pluviales o rupturas de embalses, causando daos considerables. Se
pueden presentar en forma lenta o gradual en llanuras y de forma violenta o sbita en
regiones montaosas de alta pendiente.
Sequas. Deficiencia de humedad en la atmsfera por precipitaciones pluviales
irregulares o insuficientes, inadecuado uso de las aguas subterrneas, depsitos de agua
o sistemas de irrigacin.
Heladas. Producidas por las bajas temperaturas, causando dao a las plantas y animales.
Tormentas. Fenmenos atmosfricos producidos por descargas elctricas en la
atmsfera.
Granizadas. Precipitacin de agua en forma de gotas slidas de hielo.
Tornados. Vientos huracanados que se producen en forma giratoria a grandes
velocidades.
Huracanes. Son vientos que sobrepasan ms 124 Km/hr. como consecuencia de la
interaccin del aire caliente y hmedo que viene del Ocano Pacfico con el aire fro.
Vocaciones regionales
Cada regin del pas se comporta econmicamente diferente, por lo que identificar el sector y rama de
la economa (considerando las particularidades de cada entidad y las empresas de mayor importancia)
que genera mayor impacto en la recuperacin econmica de cada entidad es imprescindible. A lo
anterior nos referimos con vocacin regional.
El hecho de que cada regin tenga un perfil econmico y de riesgo distinto, lo obliga a identificar cul
es su cadena de valor, y en esta distincin, el rol que juega dentro de la misma, para conocer, por
tanto, la medida en que su empresa puede contribuir en la recuperacin econmica de su regin.
Si adems de esto, aplicamos el criterio de que la recuperacin de su empresa es interdependiente del
resto de la cadena, el factor clave es asumir la responsabilidad propia para contar con un Plan de
Continuidad del Negocio adecuado tanto en lo individual, como en lo correspondiente dentro de
dicha cadena, en donde su empresa ya es o podra llegar a ser catalogada como una Unidad
Significativa de Contribucin Econmica (USCE), dada su importancia relativa en el desarrollo
econmico local.
Sin duda en la medida en que logre adoptar estos conceptos a su cadena de valor, ser mayor su
contribucin a la recuperacin de la economa de la regin.
Tipos de Empresas
Es importante conocer cul es la clasificacin de empresas en Mxico para poder enfocar nuestros
esfuerzos de manera correcta al momento de reconocer nuestro lugar dentro de la economa local y
dentro de nuestra cadena de valor.
Sector
Servicios
1-10
10-50
50-100
Ms de 100
Fuente: http://www.economia.gob.mx/pics/p/p2757/DIAGNOSTICODEMICROPEQUENASYMEDIANASEMPRESAS.pdf
Adicional a esta clasificacin, con el fin de tener un mejor contexto, a continuacin se observan una
serie de lminas con informacin de la Secretara de Economa, en donde se muestra de manera
grfica la clasificacin de empresas a travs de su Programa Nacional de Empresas Tractoras.10
En esta pirmide se ilustra la clasificacin de empresas:
Ms Empleos
Ms Derrama Econmica
Ms Recaudacin
Ms Desarrollo
Mercado Nacional e
Internacional
Responsabilidad Social
Tractoras
Gacelas
PYMES
Microempresas
Economa
Emprendedores
Financiamiento
Gestin
Comercializacin
Capacitacin
Innovacin
A travs de un modelo similar es posible logar identificar la relacin de interdependencia que puede
existir entre las distintas empresas y la suya al elaborar un plan de continuidad del negocio.
Las empresas tractoras son todas aquellas grandes empresas que fomentan el crecimiento y
desarrollo econmico a nivel Macro, ya que la mayora de ellas son grandes firmas a nivel nacional o
internacional. Las empresas tractoras de Mxico representan un mercado fundamental para el
crecimiento y apuntalamiento de las pequeas y medianas empresas (PyMEs), en especial las
denominadas gacelas, luego de que las compras de las grandes compaas, como las cadenas
comerciales y hoteleras incrementan sus activos y capital.11
10
11
Fuente: http://www.cnimme.org.mx/eventos/Convencion2008/files/MIGUEL%20ANGEL%20VICTORIA.pdf
http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/5148/Programas-para-Empresas-Tractoras
10
Otra caracterstica de las empresas tractoras es que son grandes generadoras de empleo y activacin
de las economas, no solo de la localidad de donde se encuentran ubicadas, sino a nivel mundial, ya
que en ocasiones son grandes corporativos localizados en varios puntos del pas o del mundo. Dichas
empresas acarrean consigo la activacin de economas globales al generar empleos de forma directa y
por medio de la subcontratacin de servicios y consumo de productos de otras empresas (en su
mayora gacelas y PyMEs).
Las empresa gacela, son aquellas que aumentan su volumen de negocio de forma continua, durante
un perodo de al menos tres aos consecutivos, por encima del 20% de incremento anual, durante
cada uno de ellos. Un crecimiento muy alto en poco tiempo, de ah la definicin de gacela.12
A los empresarios gacela tambin los llaman emprendedores de alto impacto, que se caracterizan por
haber atacado un nuevo segmento de mercado con propuestas tan innovadoras que convirtieron una
idea en un proyecto altamente exitoso.
Esto les ha permitido tener una capacidad muy alta para generar empleos y crecer en facturacin. Una
de las caractersticas que identifican a las empresas gacela es la de Gestionar los periodos de
turbulencias, las gacelas suelen crecer incluso en las crisis, si bien tienen una mayor volatilidad en los
resultados. Otra caracterstica es que suelen ser ms eficientes que el resto de las empresas, debido
bsicamente a su habitual mayor rotacin de activos (por el efecto de incremento de los ingresos
consiguen una relacin mayor ingresos/activos) que las empresas de similar campo de actividad. Sin
embargo, el mensaje que envan las gacelas al resto de empresas podra ser que el autntico riesgo es
el de competir y que otros riesgos deberan estar subordinados a ste.13
Mapa de Interdependencias
Se deben considerar dos conceptos para la identificacin de sus interdependencias:
El mapa de su Cadena de Valor.
El mapa con los Principales Actores que apoyarn al restablecimiento econmico ante un
desastre natural aplicando el concepto A-D-D del desastre.
Cadena de Valor (Cadenas Productivas y de Suministros)
Tal como pudimos observar en la clasificacin de empresas, es muy importante que pueda identificar
cul es su Cadena de Valor.
A pesar de que su empresa, grande o pequea, puede estar perfectamente preparada para actuar ante
un inminente desastre y sta pueda recuperarse por completo, la reactivacin econmica no se dar si
no se considera que existe una interrelacin entre distintos interlocutores.
Por ejemplo, una lavandera, a pesar de estar lista para operar, no podr restablecer su economa,
operacin y funcionamiento normal si sus clientes no le demandan su servicio.
12
13
Fuente: http://www.empresasgacela.com
Fuente: http://ceeivalencia.emprenemjunts.es/adjuntos/294_ADJUNTO_1.pdf
11
Una empresa, sin importar lo grande, preparada y solvente que sea, no podr restablecer su operacin
normal si sta no tiene empleados para operar, proveedores que le apoyen con sus principales
insumos, ya sean estos productos o servicios y finalmente, no podr recuperarse si sta no cuenta con
clientes que atender.
De este modo, se ha creado un concepto de mapa de interdependencias, donde una empresa debe
identificar su principal Cadena de Valor, cadena de suministros y productiva, de modo que tenga
perfectamente localizadas, enlazadas y concatenadas todas sus operaciones a travs de asegurar que
sta recibe y brinda todo el apoyo necesario para restablecer dicha cadena.
Relacin entre los entes implicados en la recuperacin econmica ante los desastres naturales.
Es importante que sepa de qu manera puede obtener los apoyos tcnicos, econmicos y financieros
de los Principales Actores, que estn involucrados ante situaciones de desastre natural.
El siguiente diagrama tiene como objetivo ejemplificar una supuesta cadena de dependencias en una
regin. Por ejemplo, para que un hotel pueda dar servicio requiere de la presencia de, entre otros:
lavandera, un edificio, alimentos y energa elctrica. De tal manera que si la lavandera no estuviera
disponible, el hotel se vera comprometido en su servicio a los turistas, aunque con un peso distinto al
que si la energa elctrica no estuviese disponible o los accesos estuvieran bloqueados. La afectacin al
hotel ser distinta y su restablecimiento estar ligado al restablecimiento de los objetos de los cuales
depende.
As podemos observar que algunos objetos diagramados dependern recprocamente entre s y el
restablecimiento ordenado de la cadena generadora de valor a la que pertenecen deber darse en
funcin de las prioridades identificadas en el estudio general. La informacin que determina las
prioridades en el estudio general, ser la de cada una de las empresas relacionada a la cadena y su
nivel de formalidad administrativa y operativa.
12
13
Secretara de Economa
Secretara de Economa
Estatal (Servicio Estatal de
Empleo)
Secretara de Desarrollo
Econmico Estatal
Proteccin Civil
Cuerpo de Bomberos
Seguridad Pblica Municipal
Agentes de Trnsito
Secretara de la Defensa
Nacional
Seguridad Pblica Estatal
Comisin Federal de
Electricidad
Servicios Municipales
(Recoleccin de Basura y
Reconstruccin de Avenidas)
Aseguradoras
Secretara de Marina
Comisin Nacional de reas
Naturales Protegidas
Coordinacin General de
Puertos y Marina Mercante
CONAGUA
Descripcin
Es importante su involucramiento para provocar un efecto cascada en
esfuerzos de prevencin de desastres y continuidad del negocio en
otras demarcaciones, a travs de los CCE regionales.
Su participacin en este tipo de programas es relevante para la
reactivacin econmica de las poblaciones afectadas por desastres o
eventos catastrficos, a travs del apoyo financiero, entre otros ms, a
Mipymes.
Apoyo con programas y recursos econmicos destinados a los
empresarios y empleados despus de un desastre natural, a travs de
sus delegaciones federales.
Programas especiales de reclutamiento para generar mano de obra
valiosa en momentos posteriores a desastres naturales, para apoyar la
pronta reactivacin y reconstruccin de infraestructura pblica y
privada.
Su involucramiento es un tanto posterior a los eventos de desastre,
aunque es muy importante su aportacin a las. Mipymes.
Proporciona asistencia y proteccin a la poblacin afectada ante un
desastre o evento catastrfico.
Interviene en el momento, durante y despus de un evento
catastrfico.
Asiste a la poblacin, se encarga de vigilar el orden y evitar vandalismo
en las instalaciones afectadas despus del desastre.
Despus de un desastre se supeditan a organismos con mayor
injerencia en el evento para socorrer a la poblacin afectada y
salvaguardar los inmuebles afectados.
El ejrcito cumple funciones primordiales en la aplicacin del Plan DN3
de ayuda y socorro a la poblacin.
Apoya a la poblacin del mismo modo que la seguridad pblica
municipal. En caso de ser requerida se traslada a la zona de desastre.
Su intervencin en la rehabilitacin de las instalaciones para el
suministro de la energa elctrica en la zona es indispensable.
Se enuncia como informativo por su apoyo a la rehabilitacin de la
infraestructura vial, para asegurar que la ayuda terrestre llegue a
tiempo y en forma.
Intervienen despus del desastre para evaluar daos fsicos a
infraestructura e instalaciones de sus clientes.
Adicional a la salvaguarda de las costas y embarcaciones, tambin
ayuda alertando a la poblacin afectada antes del evento.
Su intervencin despus del evento es de gran importancia por las
connotaciones ecolgicas que pueda conllevar el mismo.
Coordina los esfuerzos de la Armada, Puertos, Capitanas, etc. Se
involucra momentos despus del evento a niveles ms estratgicos.
Su intervencin para la rehabilitacin de las instalaciones para el
suministro de agua potable a las zonas afectadas es invaluable para el
restablecimiento de la localidad en general.
14
Telmex
Secretara de Salud
Organismos de ayuda ONGs
Bancos
Compaas de Gas
Hospitales
Organizaciones Religiosas
Escuelas
PEMEX
Secretara de Medio
Ambiente y Recursos
Naturales
Estaciones de radio
Bodegas / Albergues /
Auditorios Municipales
Microfinancieras
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico
Secretara de Obras Pblicas
Secretara de Gobernacin
Fondo de Desastres
Naturales (FONDEN)
Fondo de Prevencin de
Desastres Naturales
(FOPREDEN).
Secretara de Desarrollo
Social
Fondo Nacional para el
Consumo de los
Trabajadores (FONACOT)
15
Delegacin IMSS
Infonavit
Secretara del Trabajo y
Previsin Social
Programa de apoyo al
sector turismo
Programa de apoyo a la
competitividad de la
PYME turstica
Programa de
modernizacin para la
PYME turstica
Fondo de apoyo para el
acceso al financiamiento
de las micro, pequeas y
medianas empresas
Fondo de fomento a la
integracin de cadenas
productivas
Fondo de apoyo a la
micro, pequea y
mediana empresa
Programa nacional de
financiamiento al
microempresario
Crdito PYME
Institucin
Secretara de Economa y
Nacional Financiera S.N.C.
(Nafin)
Nacional Financiera S.N.C.
y Bancomext
Informes
http: //www.economia.gob.mx
Secretaria de Turismo
Secretaria de Turismo
http://www.sectur.gob.mx
Secretara de Economa
Secretara de Economa
Secretara de Economa
Secretara de Economa
Productos de crdito
PYME
Programa de compras del
Gobierno Federal
Cadenas productivas
internacionales
Secretara de Economa
Empleo en zonas
Secretara de Economa
16
marginadas
Programa de parques
industriales
Secretara de Economa
Secretara de Economa
Secretara de Economa
Secretara de Economa
Nacional Financiera S.N.C.
Modernizacin del
autotransporte
Fondo de innovacin
tecnolgica
Programa avance
CONACYT
CONACYT
CONACYT
http://empleoenzonasmarginadas.economia
.gob.mx/programa
Comunicarse al 01 800 410 2000 disponible
para todo el pas al buzn de la Secretara
de Economa en: www.economia.gob.mx
Primer Contacto: 01-800-410-2000
http://www.fommur.gob.mx/
Primer Contacto: 01-800-410-2000
http://www.economia.gob.mx/
http://www.fonaes.gob.mx
Para mayores informes llame al 5089 6107
desde el D.F., del interior sin costo al 01800
NAFINSA (01800 623 4672) de lunes a viernes
de 9:00 a 19:00 horas o llene su solicitud en
lnea en www.nafin.com
Comunicarse al 01 800 NAFINSA (01 800 623
4672), de lunes a viernes de 9:00 a 19:00 hrs.
o visitar www.nafin.com
Portal CONACYT http://www.conacyt.mx
Desde el rea Metropolitana al telfono: 53
22 77 08 Del Interior al telfono: 01800-8008649
ENFOQUE
El Modelo y Manual fueron desarrollados con la visin de generar una cultura en prevencin de
desastres y continuidad de negocios, desde la perspectiva de reconocer no slo lo que significa un
desastre y las consecuencias que de ello se desprende, sino con un enfoque de registro y adopcin de
prcticas que ya se llevan a cabo.
Estamos convencidos de que ste no sera un programa completo, aplicable y prctico, si no se toman
en cuenta las situaciones concretas a las cuales se han enfrentado las Mipymes y los Principales
Actores (PAs) de las distintas regiones. As pues, la construccin del Manual de Mejores prcticas en
Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para las Mipymes se bas en la identificacin,
recuperacin y documentacin de las mejores prcticas en el mbito nacional (especficamente en las
entidades a las que este material est dirigido) y las propuestas ms reconocidas a nivel internacional.
Con el fin de recabar un compendio de mejores prcticas se obtuvo informacin directamente del
campo mediante la aplicacin de talleres y encuestas.
Talleres
Informacin derivada del anlisis derivado de 7 sesiones de grupo realizadas del 21 al 26 de enero de
2009, convocadas y coordinadas por el Consejo Coordinador Empresarial del Caribe, en la modalidad
de Talleres.
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes
17
14
18
Campo de
accin
Mejor practica
ISO/IEC
17799:2000
Seguridad de la
informacin
UNE-ISO/IEC
17799
(NOMBRE DE LA
VERSIN DE
ESPAA DE LA
MISMA
NORMA)
U.S. Small
Business
Administration
Preparacin
ante desastres
Disaster
Planning Guide
for Small
Business
Owners
Concepto
La ISO/IEC 17799:2000 es una gua
de buenas prcticas, que propone
las lneas a seguir para que
cualquier organizacin, no
importando su tamao, proteja de
forma adecuada la informacin
vital, especialmente aquella que les
sirve para realizar correctamente su
actividad de negocio garantizando
su confidencialidad (asegurando
que slo quienes estn autorizados
pueden acceder a la informacin),
integridad (asegurando que la
informacin y sus mtodos de
proceso son exactos y completos) y
disponibilidad (asegurando que los
usuarios autorizados tienen acceso
a la informacin y a sus activos
asociados cuando lo requieran).
Vale la pena mencionar que al ser
una gua de buenas prcticas,
solamente seala los aspectos que
deben ser cubiertos en la
proteccin de la informacin sin
especificar una metodologa
particular para llevar a cabo dicha
proteccin, asumiendo que estas
decisiones dependern de las
caractersticas de la organizacin.
La Gua contiene un listado bsico
de procedimientos de emergencia
para que los dueos de pequeos
negocios anticipen y preparen a su
negocio para sobrevivir ante una
disrupcin.
Aunque cada situacin tiene un
carcter nico, cada negocio podr
estar mejor preparado si planea
cuidadosamente, establece los
procedimientos de emergencia y
prueba de sus planes a travs de
simulacros.
Planes de atencin a
emergencias
Incendios
Tornados
Inundaciones
Terremotos
ACCIONES A REALIZAR
Empleados
Clientes
Proveedores
Cierre de oficinas
Documentos vitales
Plizas de seguros
Kit de sobrevivencia
Contactos
Programas de apoyo
19
Campo de
accin
Continuidad
del Negocio
Mejor practica
Concepto
Preparacin
Prevencin
Respuesta
Recuperacin
Mantenimiento
20
El fortalecimiento de las Mipymes para que sean capaces de enfrentar desastres, debe plantearse
desde la perspectiva de una de estas empresas. La razn de ser de este Manual, es proporcionar a las
micro, pequeas y medianas empresas una oportunidad de identificar los factores que contribuyen a
lo anterior, para que, al aplicarlos en su gestin cotidiana, eleven su probabilidad de supervivencia.
A lo largo del proceso de creacin de su Plan de Continuidad del Negocio, el presente documento
busca estimular su intuicin, para que decida cules elementos son los ms importantes para su
empresa. Las actividades y el nivel de detalle de cada una son solamente una propuesta que usted y
sus empleados podrn descartar o profundizar en funcin de sus necesidades, de su dinmica y de sus
vulnerabilidades particulares. Lo ms valioso del proceso es el proceso mismo, que resulta en un
ejercicio de conciencia y responsabilidad no solamente para su empresa, sino para sus proveedores
ms importantes y para todo el Estado.
15
Existen varios sistemas de alerta vigentes contra desastres existentes en el pas de los cules sobresalen: Sistemas de Alerta
Hidrometeorolgica, Sistema de Alerta Temprana de Ciclones Tropicales, Sistema de Alerta Temprana contra Eventos
Meteorolgicos Extremos, Sistema de Alerta Ssmica.
21
Estimular el establecimiento de
alianzas interdisciplinarias e
intersectoriales, incluyendo la
ampliacin de redes para la
reduccin del riesgo
Descripcin
Entre ms gente, organizaciones regionales, gobiernos,
organizaciones no gubernamentales, rganos de las Naciones
Unidas, representantes de la sociedad civil y otros, tengan
conocimiento del riesgo, la vulnerabilidad y de la forma de
manejar los impactos de las amenazas naturales, mayor ser el
grado de implementacin de las medidas de reduccin en todos
los sectores de la sociedad. La prevencin inicia con la
informacin.
Mientras los encargados de tomar las decisiones a todo nivel
estn comprometidos con las polticas y acciones para la
reduccin de desastres, ms pronto las comunidades
vulnerables a los desastres de origen natural se beneficiarn de
la aplicacin de estas polticas y acciones encaminadas a
reducirlos. Ello requiere, en parte, de un enfoque de base,
mediante el cual las comunidades en riesgo se mantienen
totalmente informadas y participan en las iniciativas para la
gestin del riesgo.
Entre ms entidades que laboran activamente en la reduccin
de desastres compartan informacin sobre sus investigaciones y
prcticas, mayor ser el grado de utilidad del conjunto de
conocimientos y experiencias globales. Al compartir un
propsito comn y a travs de los esfuerzos de colaboracin,
podemos garantizar un mundo ms resistente a los impactos de
las amenazas naturales.
22
Administracin de Desastres
Existe una disciplina llamada Administracin de Desastres que busca entender el contexto humano
para proponer medidas que lo hagan resistente a desastres, la cual:
La forma esencial de preparacin contra desastres es la comunicacin. Muchas veces basta hacer
conciencia sobre una situacin amenazante, para tomar medidas al respecto y, de manifestarse la
amenaza como un evento potencialmente desastroso, el dao a los individuos o a su empresa, ser
menor que cuando no se era consciente de la misma.
En tanto ms formales sean los procesos de concientizacin, anlisis y preparacin contra desastres,
mayor ser la contribucin de estos al fortalecimiento de los individuos y de los contextos que rodean
su empresa. La anticipacin del incidente es un factor fundamental para el proceso de preparacin
contra desastres, pues en tanto mayor sea el tiempo que dedique a entender la situacin de su
empresa y a ejecutar acciones en consecuencia, menor ser el impacto del evento sobre sta.
Ello destaca que un enfoque preventivo da mejores resultados que uno reactivo. Sin embargo, existen
tambin acciones que pueden realizarse durante y despus del desastre para reducir las consecuencias
del mismo.
El siguiente diagrama muestra las fases del ciclo del desastre. Si est preparado, cada desastre le da la
oportunidad de responder adecuadamente, reconstruir para reparar los daos fsicos en su
infraestructura y restablecer el funcionamiento de su empresa.
23
Descripcin
Para entender su exposicin a riesgos y fenmenos fuera y
dentro de su control.
Que involucra definir recursos y acciones para reducir el dao
resultante de un evento.
Que cubre las actividades para evitar que el evento suceda, en
los casos que sea posible.
Que buscan reducir las consecuencias del evento.
Para fines de este Manual, abordaremos el ciclo del desastre de manera simplificada en sus fases:
previo, durante y despus del evento.
DURANTE
ANTES
DESPUES
La Administracin de Desastres es una disciplina en constante evolucin. Sus especialistas comparten
frecuentemente las prcticas y experiencias que les han dado buenos resultados y stas se utilizan
para hacer los modelos ms slidos de gestin de desastres.
24
Descripcin
Se refiere a que la preparacin contra desastres debe ser
genrica, "contra toda amenaza", ya que una preparacin
especfica distorsiona los procesos de toma de decisiones.
Principio de auto ayuda
Se basa en que la ayuda disponible dentro de su misma
empresa, es un servicio disponible de manera inmediata,
adems de que no demanda recursos del exterior (que podran
ser escasos en caso de una emergencia mayor).
Consideracin
del
impacto Que manifiesta la importancia de proveer "primeros auxilios
psicolgico del desastre en las psicolgicos" que, cuando se dan con oportunidad, reducen
personas
significativamente las consecuencias adversas en las personas.
Comunicacin oportuna
Donde se exalta la importancia de la toma oportuna de
decisiones con base en la informacin provista con antelacin,
lo que es ms probable que suceda si se planean los canales de
comunicacin anticipadamente.
Redes de ayuda
Hace referencia a que la ayuda cercana es un elemento accesible
en un corto tiempo y que optimiza los recursos de los
involucrados, adems de que fortalece las relaciones entre las
personas, empresas e instituciones que se vinculan a travs de
una red.
Identificacin de las causas raz de Destaca la relevancia de analizar una situacin a partir de sus
un desastre
relaciones causa-efecto, para encontrar mejores soluciones a los
problemas (con menor despliegue de recursos, en un tiempo
menor y que utilice otros elementos de este modelo como
herramienta).
La aplicacin del conocimiento mencionado en las secciones previas de este Manual le permite
plantear las siguientes condiciones para el beneficio de su empresa, mejorando sus probabilidades
para pasar de ser vctima, a actor proactivo ante una situacin de desastre:
La mejor respuesta que se podr dar al inicio de una situacin de crisis, provendr siempre
desde dentro de su empresa, si sta no est preparada, su supervivencia estar comprometida.
Es importante incorporar tanto a sus proveedores, como a sus clientes en la planeacin contra
desastres, de manera de que cada elemento de su cadena de valor vea en sta un recurso para
el regreso a la normalidad en un plazo menor.
Sus clientes pueden colaborar de muchas maneras al restablecimiento de su empresa; por
ejemplo, reduciendo o postergando su demanda, sirviendo como consolidador de
informacin, prestndole sus instalaciones como oficina o Centro de Trabajo Alterno, entre
otras.
La respuesta de la sociedad civil en Mxico siempre ha demostrado ser trascendente en los
casos de desastres nacionales e internacionales.
25
26
Vocaciones
Regionales
Vulnera_
bilidad
Riesgo
Mipymes
Instituciones
de
Respuesta
Instituciones
de
Prevencin
Preparacin
Manual
Respuesta
Prevencin
Programas
Seguros
Recursos
Oficiales
Privados
Fondos
Emergentes
Crditos
Capacitacin
NAFIN
DN3Empresarial
Universidades
Empresarios
CCE
ModelodePrevencindeDesastresyReactivacinEconmica
27
Mayor contribucin a la
economa regional
6
Mejor organizacin
2
4
1
5
7
Menor exposicin
a la amenaza
3
8
Mayor nmero de
proveedores Mipymes
La idea es que las empresas estn perfectamente conscientes de la importancia que su rol implica para
la cadena productiva de la localidad, de su responsabilidad social y empresarial con la misma.
Una vez que haya identificado la importancia que guarda el que usted pueda contar con un Plan de
Continuidad del Negocio, se dar cuenta que el beneficio radica en contar con un programa de
continuidad que la fortalezca, reduzca su vulnerabilidad y en consecuencia, sea una de las que
sobreviva ante un desastre. Adicional, puede invitar a toda su base de proveedores, y debe mejorar de
manera continua su programa de continuidad del negocio.
28
EL PROCESO DE ACN
La Administracin de la Continuidad del Negocio (ACN) se conforma de prcticas que aseguran que las
operaciones de su empresa se mantengan funcionando a pesar de haber sido vctima de algn evento
catastrfico o desastre natural.
Se basa en un proceso de mejora continua que se implementa mediante los siguientes puntos:
1. El anlisis de los procesos que generan valor dentro de su empresa.
2. El costo resultante de su prdida (anlisis de vulnerabilidad).
3. El anlisis de los riesgos que amenazan a su empresa y a sus procesos de negocio ms
importantes.
4. La definicin de una estrategia de continuidad que plantee la prdida mxima aceptable para
la organizacin.
5. La planeacin de las actividades que conduzcan al cumplimiento de esa estrategia.
6. La validacin de los supuestos de planeacin a travs de una puesta a prueba del plan.
7. Inicio del proceso nuevamente, utilizando el resultado de la prueba o de una situacin real de
interrupcin de negocio que active el plan, como la informacin de referencia para el nuevo
anlisis de los procesos.
Esta serie de pasos puede ejemplificarse de manera sencilla en el siguiente grfico:
Anlisis de
Vulnerabilidad
Capacitacin
Estrategia
Anlisis de
Riesgos
Externos
Plan
Puesta a prueba
Mantenimiento
29
lograrlo, adems de considerar la importancia del suministro de los insumos que requiere de terceros
para lograr cumplir con las expectativas de sus clientes, an ante la presencia de fenmenos climticos
extremos u otro evento de consecuencias catastrficas.
La ACN encuentra su origen en la industria financiera britnica en los aos 60s en su forma de
administracin del riesgo operativo, donde las entidades financieras, para su continuidad en el
negocio, requeran de una forma de medir su exposicin al riesgo de no poder recuperar crditos a su
vencimiento.
A travs del tiempo, la gestin del riesgo operativo fue madurando como disciplina hacindose una
prctica regular en las industrias de alta exposicin a riesgos, como la de exploracin petrolera. La
transicin al ao 2000 dej de manifiesto que el riesgo operativo de los sistemas de tecnologa
tambin era un aspecto importante a cuidar; en otras palabras, qu haramos cuando las
computadoras dejaran de funcionar?
En 2001, con los atentados terroristas a las Torres Gemelas en Nueva York, las empresas se enfrentaron
a la posibilidad de prdida de su edificio corporativo, obligando a los administradores de la
continuidad del negocio a considerar esa clase de escenarios en su planeacin.
La prctica de la continuidad del negocio se ha desarrollado de la mano de las industrias de alto riesgo,
como la financiera y la qumica, y se han derivado prcticas especficas de continuidad del negocio en
ciertas reas de las empresas, como es el caso de los sistemas de informacin en su forma de
Planeacin para la Recuperacin de Desastres17.
Existen tambin estndares internacionales y aplicaciones especficas de estos a industrias especficas;
algunos han evolucionado en leyes de transparencia como la ley Sarbanes-Oxley18 en los Estados
Unidos de Amrica o en leyes de proteccin a la informacin19.
La aplicacin de los principios de continuidad del negocio en las Mipymes de Mxico, y
particularmente en las del Caribe mexicano, resulta un reto especial por la dinmica del contexto.
Como se ha discutido en otras secciones de este Manual, los empresarios de Mipymes no
necesariamente tienen a su disposicin personal que puedan dedicar a la tarea de cuidar la
continuidad del negocio en una base de tiempo completo.
Lo anterior se combina con la cultura de negocios prevaleciente - mas no dominante - en Mxico de
que muchas Mypimes operan al margen de la formalidad; lo que en s mismo es un riesgo que puede
tornarse en contra de una empresa con igual mpetu que un fenmeno climtico extremo.
Las investigaciones en campo que precedieron a la elaboracin de este Manual tambin identificaron
un gran inters en el empresariado de las Mipymes en compartir sus experiencias en prevencin y
preparacin contra desastres naturales, y en aprender de las prcticas de otros.20
El resultado de incorporar buenas prcticas internacionales de administracin de desastres y
17
El trmino usado frecuentemente es DRP, por sus siglas en ingls, Disaster Recovery Planning.
Comnmente conocida como la ley SOX, en EUA.
19
Data Protection Act en especfico para los Estados Unidos de Amrica y con nombres similares en muchos otros pases.
20
Tal como se muestra en los informes resultantes de la aplicacin de los talleres referidos en este mismo documento,
durante el mes de Enero en el Estado de Quintana Roo.
18
30
continuidad del negocio, con todos los dems elementos a los que se hace referencia, arrojan una
propuesta que incorpora prcticas que contribuyen a formalizar la gestin de las Mipymes como
elemento bsico para lograr la continuidad de su negocio. Esos elementos tambin le ayudarn como
empresario a ejercer de manera estructurada la responsabilidad inherente a su rol.
La cercana entre Mipymes desde el punto de vista del trato familiar y la flexibilidad elemental en su
estructura son dos fortalezas que sus empresas pueden incorporar como herramientas para su
preparacin contra desastres y la reactivacin de la economa en la que operan. La vinculacin con sus
clientes y proveedores no solamente contribuye a robustecer su cadena de valor ante desastres, sino
tambin de manera cotidiana.
31
32
Si acaso su negocio estuviera sustentado por procesos informticos, entonces el proceso de creacin
del plan lo llevar a disear acciones que los protejan.
Administracin de la Emergencia
La respuesta a una situacin crtica, independientemente de su fuente se administra bajo un sistema
de organizacin denominado: Sistema de Mando para Incidentes.
La administracin de las empresas est tambin basada en un sistema de mando y toma de decisiones.
ste integra tpicamente a un director que coordina a un grupo de gerentes con diferentes tareas:
operaciones, finanzas, compras, logstica, ventas, etc. Un sistema de mando para incidentes asigna
tambin roles especficos a diferentes especialistas, pero estos enfocados a la gestin de la situacin
crtica, como se muestra a continuacin:
Rol
Coordinador Central
Coordinador de
Operaciones
Coordinador de Planeacin
Coordinador de Logstica
Coordinador de
Administracin
Coordinador de
Informacin
Funcin
Toma las decisiones con base en la informacin y anlisis provistos en
conjunto con los dems coordinadores.
Responde a la emergencia, cuida el bienestar del personal y los activos
afectados por el siniestro, controla la situacin y restablece las
operaciones normales de la empresa.
Recolecta, evala y disemina informacin sobre la situacin del
incidente, prepara reportes, controla los recursos asignados.
Procura los recursos de apoyo para un manejo efectivo y eficiente de la
situacin: provee instalaciones, transporte, suministros, mantenimiento
a los equipos, combustible, recursos tecnolgicos, insumos mdicos,
etc.
Analiza y controla costos, realiza compras, genera pagos, etc.
Recopila, analiza y provee la informacin a quien corresponde.
Estos roles no necesariamente deben ser ejecutados de manera anloga por los gerentes de las
actividades cotidianas de la empresa, ya que es posible que estos ltimos tengan que desempear su
funcin cotidiana an ante la situacin crtica.
Adems de los roles, el sistema de mando incorpora otros elementos que contribuyen a la toma
adecuada de decisiones ante una situacin crtica:
Un Centro de Mando o "cuarto de guerra", que es una sala de juntas con elementos que
permiten obtener informacin de la emergencia y de su evolucin.
Un sistema de priorizacin, que determina prioridades a partir de criterios preestablecidos para
el aprovechamiento al mximo de los recursos disponibles.
Un sistema de registro de decisiones, que asegura que las decisiones tomadas con base en
informacin incierta y escasa queden documentadas para futuro escrutinio y liberacin de
responsabilidades.
Un proceso de anlisis y toma de decisiones, que permite la revaloracin de la situacin y la
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes
33
34
35
36
Preparacin
Aplicacin
Paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
37
Ejercicio de consideracin de la
continuidad del negocio en las polticas de
la empresa
1
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos: A1
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.
38
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
39
Se recomienda:
1. Considerar la revisin de la poltica de continuidad para que contenga la estrategia
validada con los clientes.
2. Emitir y, preferentemente, firmar entre las partes el compromiso de la estrategia de
continuidad.
Fuentes de Consulta:
Formatos: No se considera necesario contar con un formato pre-establecido.
Entidades: La misma empresa, ste es un ejercicio que deber llevar a cabo el dueo o el comit
directivo de la empresa.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery Journal
and DRI International, Aug 20, 2007.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective Programs,
John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
40
41
Sentar bases slidas para garantizar una estrategia de continuidad de negocios que
contemple los elementos mnimos indispensables para operar en caso de contingencia.
Permite conocer la esencia de los procesos de la empresa al comprender la velocidad de
servicio entregado y esperado por los distintos pasos de los procesos y sistemas.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Integrar en la estrategia de
continuidad de la empresa procesos que por su importancia no demandan ser
recuperados en un escenario de contingencia o en su caso omitir la inclusin de procesos
vitales para la supervivencia del negocio.
Roles
Empresario: Responsable de la validacin del anlisis.
Coordinador de Continuidad: Responsable de analizar los procesos de la empresa,
entender su interrelacin, e identificar la velocidad de recuperacin de cada uno, con
respecto a todos aquellos con los que interacta, para determinar la prioridad de
restablecimiento en caso de desastre.
Para
El Coordinador de Continuidad es el responsable de recabar la informacin en la
cumplir
empresa, para identificar aquellos procesos que por su importancia no pueden ser
con esta
interrumpidos, dicha identificacin debe hacerse del conocimiento del Director o
actividad
Empresario para su validacin y Vo.Bo.
usted
El Empresario debe validar o complementar la definicin de procesos crticos del
deber
negocio, as como dar su Vo.Bo. a los mismos, considerando que dicha identificacin
considerar
sienta las bases para la delimitacin del alcance de su estrategia de continuidad, la cual
lo
debe partir de la premisa de recuperar la operacin crtica con el mnimo de recursos
siguiente:
posibles.
Con base en el conocimiento de las actividades y responsabilidades de sus funciones, los
empleados de la empresa deben reportar al Coordinador de Continuidad aquellos
procesos considerados de gran importancia en la operacin de sus respectivas reas.
Fuentes de Consulta:
Formatos: A3-1, A3-2.
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media LLC., 2007.
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity Programs,
NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery Journal
and DRI International, Aug 20, 2007.
42
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
2. El Coordinador de Continuidad debe proponer acciones de mitigacin para las
considerar
amenazas con mayor probabilidad de materializarse, haciendo del conocimiento del
lo
Director o Empresario el resultado de la identificacin para su validacin y Vo.Bo.
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos: A4.
Entidades:
9 Cmaras o Asociaciones
9 STPS
9 Proteccin Civil
9 CENAPRED
9 CONAGUA
9 Secretara de Salud
43
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
44
45
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos: No necesario.
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.
46
Desarrollo de Proveedores
Desarrollo de Proveedores
Roles
Poder contar con suministros que le ayuden a cumplir con sus compromisos
comerciales con sus clientes.
Entender y comprender la dependencia hacia proveedores crticos y la necesidad de
contar con proveedores alternos y confiables para el ptimo desempeo de la
compaa en todo momento, incluyendo aquellos despus del desastre.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Perder suministros importantes para
volver a operar despus de un evento catastrfico.
Empresario: Principal liga de contacto con proveedores.
Coordinador de Continuidad: Encargado de reportar las dependencias crticas y
reportarlas al empresario.
La integracin de los proveedores de una cadena productiva implica la alineacin de
objetivos comunes en la creacin del valor agregado que los vincula. Debe haber un
verdadero compromiso y responsabilidad de parte de los empresarios y de sus
empleados para trabajar hacia la meta de fortalecerse en conjunto para elevar la calidad
y certidumbre de entrega de sus productos y servicios.
Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo siguiente:
El fortalecimiento de los enlaces que los vincula en sus operaciones del da a da,
disminuye la vulnerabilidad de la cadena ante situaciones de desastre. Los empresarios
deben alinear expectativas, niveles de servicio y de respuesta en comn para enfrentar
en conjunto adversidades con el objetivo de acelerar su recuperacin operativa y por
ende la recuperacin econmica.
Desarrollar a los proveedores es una labor constante, responsabilidad del empresario,
pero tambin la relacin diaria entre los empleados de las empresas influir para
fortalecer la relacin. Es importante que los empresarios aseguren que la comunicacin
entre cliente-proveedor sea siempre cordial para crear relaciones positivas que
robustezca la dependencia.
El empresario debe decretar una poltica de desarrollo de proveedores confiables y
alternos. Las cmaras y asociaciones son sitios clave donde el empresario podr recibir
informacin para la bsqueda de proveedores.
Es funcin del Coordinador de Continuidad priorizar los insumos crticos para asegurar
la recepcin confiable de productos y servicios en tiempo y forma.
El proveedor de la empresa debe cumplir con el perfil esperado por el cliente. En caso
de que no cumpla cabalmente con l, deber comenzar a desarrollar objetivos de
mejora para alinearse con las expectativas.
Secretara de Economa y Nacional Financiera cuentan con programas como el de
Cadenas Productivas, con el cual las Mipymes pueden aumentar su flujo de efectivo por
47
48
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Formalizar convenios para uso de instalaciones con empresas del mismo ramo en un
esquema de intercambio.
En la seleccin del Centro Alterno de Trabajo, siempre ser conveniente verificar que
cuente con vas de acceso seguras y disponibles, para ello fuentes tiles de informacin
pueden ser la Secretara de Comunicaciones y Transportes (SCT), as como Caminos y
Puentes Federales (CAPUFE). Esta informacin es posible que la encuentre disponible a
travs de los Comits Estatal y Municipales de Proteccin Civil, como lo realizan en la Cd.
de Cancn, Quintana Roo, donde se renen todos los PAs en el comit de huracanes.
Es importante destacar que el Centro Alterno de Trabajo debe contar con las
comunicaciones necesarias para la operacin de la empresa en contingencia, por lo que
debe validarse y formalizarse la disponibilidad de los servicios de telecomunicaciones con
los proveedores que correspondan y en la medida de lo posible negociar acuerdos de
niveles de servicio.
Fuentes de Consulta:
No necesario.
Formatos:
Proveedores de la empresa.
Entidades:
Otras empresas.
Cmaras o Asociaciones.
Secretara de Comunicaciones y Transportes / Caminos y Puentes Federales.
Proveedores de Telecomunicaciones.
49
10
Roles
Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Como parte del fortalecimiento de la empresa y con el fin de garantizar que la imagen ante
nuestros clientes sea la de un proveedor confiable es necesario contar con:
MISIN
VISIN
Y para esta actividad alineado con la Misin y Visin de la empresa, una ESTRATEGIA DE
VENTAS para tener un rumbo claro a donde se quiere llegar.
Con esta estrategia, podremos apoyar al proyecto de continuidad y formalmente comunicar este
concepto al resto de la Empresa, tambin se dar un vnculo real del conocimiento profundo de
los procesos de los clientes y as formar parte real de su cadena.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A10-1, A10-2.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.
50
Roles
Conocimiento profundo del proceso con el fin de identificar posibles cuellos de botella y
as tomar acciones preventivas.
Es importante conocer qu tanto se depende de ciertos proveedores o clientes para
poder fortalecer los enlaces y disear medios y modos de procuracin del servicio o
producto al cliente final.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Riesgo no identificado no es posible
solucionarlo.
Empresario: Definir mediante la documentacin de procesos y proveedores, cules de
estos son crticos al grado que puedan interrumpir la operacin total o parcialmente.
Coordinador de continuidad: Documentar procesos y proveedores y mantener directorio
actualizado.
Contar con directorio para facilitar su localizacin.
Empresas Pequeas:
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Empresas Grandes:
Identificar cmo vincularse con Proteccin Civil para lograr mayor certidumbre en
el abasto de ciertos insumos crticos (vas de comunicacin, etc.). Esta informacin
es posible que la encuentre disponible a travs de los Comits Estatal y Municipal
de Proteccin Civil, tal como se realizan en la Cd. de Cancn, Quintana Roo, donde
se renen todos los Principales Actores que intervienen en caso de un desastre en
el Comit de huracanes.
Secretara de Economa:
51
Puertos Martimos:
52
12
Estos acuerdos formalizan el enlace de la cadena productiva y son un buen medio para
solicitar apoyo previo a momentos de desastre en los cuales la ayuda mutua marcar la
diferencia en el pronto restablecimiento de la cadena que formen.
Se recomienda buscar asesora legal en caso tener obligaciones contractuales de
suministros mnimos (muchas veces no aplica la clusula de fuerza mayor).
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A12.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.
53
Mantenimiento de la Reputacin
13
Roles
Mantenimiento de la Reputacin
Minimizar impactos negativos al activo intangible de la empresa.
Preparar una manera de dar respuesta en el momento preciso ante la comunidad y los
medios de comunicacin para gestionar correctamente las consecuencias de un evento.
El mensaje a la sociedad es tan importante que an y cuando el evento se haya
gestionado de manera correcta, si el mensaje fue mal comunicado pone en riesgo el
futuro de la empresa.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Impacto negativo en la credibilidad,
confianza y percepcin positiva hacia la empresa.
Empresario: Principal responsable y actor ante los medios de comunicacin.
Coordinador de Continuidad: Generar los documentos y lineamientos que se debern
seguir tras un evento catastrfico.
Cuidado de relaciones con los medios de comunicacin.
Para
cumplir
con esta
Durante el desastre natural, los medios de comunicacin son el enlace ms importante
actividad
para comunicar a las audiencias clave. Es importante tener un directorio de contactos
usted
de los medios ms importantes en la localidad y tratar de pensar cules seran aquellos
deber
mensajes que la empresa necesitara dar a conocer en esa situacin especfica.
considerar
lo
No todo el personal debe estar facultado para dar informacin de la empresa y menos
siguiente:
aquella relacionada con los efectos negativos del fenmeno natural. Ser importante
designar un vocero con quien canalizar cualquier solicitud de informacin por parte de
los medios de comunicacin. Puede ser alguien con facilidad de palabra o la mxima
autoridad de la empresa.
Durante el contacto con los medios de comunicacin es importante manifestar la
preocupacin de la empresa por la seguridad sus empleados y la comunidad en
general. Hay que considerar que los medios de comunicacin pueden apoyar a la
empresa para comunicar informacin relevante a las audiencias clave, especialmente
durante un proceso de reinicio de operaciones, por lo que es importante definir qu
mensaje se desea enviar antes de difundirlo.
Es conveniente verificar que la informacin que se proporcionar a los medios es
correcta y est actualizada.
Durante el contacto con los medios:
54
Qu pas?
Desde una gran empresa hasta una Mipyme, todas tienen una reputacin que
cuidar desarrollada a lo largo del tiempo, fruto de la disciplina en sus procesos,
servicios y productos. Dicha reputacin no es otra cosa sino la percepcin, buena
o mala, que los clientes, autoridades, proveedores, consumidores, empleados o
medios de comunicacin tienen de la empresa.
55
Contratacin de seguros
14
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Contratacin de seguros
Contar con una forma de financiamiento econmico, resarciendo parte de las prdidas
que se sufren por un siniestro.
Dar tranquilidad financiera a la empresa tras un evento catastrfico de dimensiones que
pongan en riesgo su permanencia en el mercado.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Riesgo de quiebra en caso de siniestro
si no se cuenta con recursos econmicos u otra forma de financiamiento.
Empresario: Identificacin de riesgos a transferir va compaa de seguros, as como
sumas aseguradas y niveles de retencin por deducibles y coaseguros.
Coordinador de continuidad: Mantener actualizados de valores asegurables y listado de
bienes a la intemperie (si es necesario).
Proveedores de la empresa: En caso de contratistas presentar pliza de responsabilidad
civil contratistas.
Cmaras y asociaciones: En caso necesario solicitar informacin o asesora a AMIS
(Asociacin Mexicana de Instituciones de Seguros).
Aseguradoras: Solicitar informacin por medio del agente de seguros el procedimiento
en caso de siniestro.
Apoyos a la Implementacin de la Actividad:
Con referencia a la compaa de seguros y al agente. Como en otras actividades es la
cadena, la confianza pudiera ser la base del xito en este proceso, por lo que el escoger
ya sea la compaa de seguros o el agente, el primer elemento es la confianza que nos
pueden dar. Sin embargo esta confianza la podemos poner en trminos mas objetivos
como:
Presencia en la plaza.
56
haber fijado de manera incorrecta la suma asegurada, en otras palabras pensar que
nuestros bienes valen menos de lo que realmente valen, por lo que es necesario tomar
referencias reales de estos valores apoyndose en expertos.
Es necesario, aunque difcil, leer con cuidado y entender el clausulado de la pliza,
apoyndose en caso de duda con nuestro agente, pero es una responsabilidad saber y
conocer qu estamos comprando para que en caso de siniestro sepamos de antemano la
cobertura de nuestra pliza y as tomar medidas para no tener sorpresas desagradables.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A14.
Entidades:
Compaas Aseguradoras.
57
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
Bancos: Dependiendo del escenario de la contingencia, invertir este fondo en
usted
instrumentos partidos dependiendo de la disponibilidad que se necesite.
deber
considerar Asesora fiscal y contable: Estudiar de manera integral las implicaciones fiscales del fondo.
lo
siguiente: Ser importante tener detectados y previstos los requisitos para acceder a fondos de
ayuda en caso de contingencias: Conocer cules son, Qu instituciones los prestan, Qu
requisitos piden, Cmo acercarse previamente, etc. Para lograr esto, se recomienda
consultar las pginas de las entidades y organizaciones detectadas como Principales
Actores que intervienen en caso de un Desastre Natural.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A15.
Entidades:
Secretara de Economa
- Fondo PYME Afianzadoras
Microfinancieras
Bancos
Asociaciones gremiales
Cmaras
58
de
16
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
59
Financieros
Estados de cuenta de cheques de los ltimos 2 meses.
Informacin financiera para empresas en operacin (los criterios respecto a la
antigedad en las operaciones dependen de cada banco):
Dos ltimos estados financieros anuales (incluir analticas) y un estado parcial con
antigedad no mayor a 90 das.
Declaracin anual de los dos ltimos ejercicios fiscales.
Informacin financiera para empresas nuevas:
Descripcin del proyecto a financiar (mercado, monto de inversin y premisas
econmicas), plan de negocios, estados financieros proyectados y en su caso, contratos
vigentes.
Al igual que el paso anterior, ser importante tener detectados y previstos los requisitos
para acceder a fondos de ayuda en caso de contingencias: Conocer cules son, Qu
instituciones los prestan, Qu requisitos piden, Cmo acercarse previamente, etc. Para
lograr esto, se recomienda consultar las pginas de las entidades y organizaciones
detectadas como Principales Actores que intervienen en caso de un Desastre Natural.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A16.
Entidades:
Secretara de Economa
- Fondo PYME Afianzadoras
Microfinancieras
Bancos
Asociaciones gremiales
Cmaras
60
Planes de Capacitacin
17
Roles
Para
cumplir
con
esta
actividad usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Planes de capacitacin
Fortalece las capacidades tcnicas especficas de los empleados representando
ventajas competitivas, mejora en calidad y desarrollo de habilidades, las cuales
robustecern los procesos de la empresa y crearn mejor ambiente laboral.
Promueve el desarrollo del personal y de la empresa.
Fortalece el conocimiento tcnico necesario del empleado, aumentando su
productividad y minimizando los errores.
Permite una identificacin del personal con los objetivos de la empresa.
Mejora la relacin con los empleados.
Fomenta la formacin de lderes.
Permite mantener los costos bajos al disminuir la necesidad de contratar
asesores externos.
Aumenta la autoestima del trabajador y su nivel de satisfaccin y progreso.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad:
Aumento en los costos inherentes a la falta de productividad y a la necesidad de
contratar asesores externos que realicen actividades especializadas.
Alta rotacin del personal, ya que los empleados buscan mejores condiciones
laborales.
Empresario: Decretar una poltica de capacitacin continua de los empleados.
Coordinador de Continuidad: Generar un plan de capacitacin en la continuidad del
negocio y promover que todos los empleados de la empresa sean parte del mismo.
Contemplar una constante capacitacin en diversas actividades o especialidades
para los empleados de la empresa reflejar el inters en el empresario de promover
el desarrollo personal en su planta laboral. Esto tendr efectos positivos en
situaciones de incertidumbre o desastre con empleados dispuestos a responder a
las atenciones del empresario.
Contar con personal capacitado mejorara el desempeo en sus actividades diarias
as como incrementar el nivel de calidad, reflejndose en beneficios para la
organizacin.
Los empleados debern de asistir a los cursos que estn disponibles y ser
proactivos en la propuesta de nuevos cursos y programas de capacitacin.
Buscar proveedores para capacitacin.
Fuentes de informacin sugeridas para el cumplimiento de la actividad:
o Investigar la existencia de programas de capacitacin en las cmaras o
asociaciones, la Secretara del Trabajo, la Secretara de Economa, la
Secretara de Desarrollo Econmico, instituciones educativas, Nacional
Financiera.
o Investigar la existencia de programas de capacitacin de prevencin de
riesgos en Proteccin Civil.
o Bsqueda en el SIEM de empresas enfocadas en la capacitacin.
o Investigar en la Profeco la confiabilidad de los proveedores de
61
capacitacin.
Investigacin con proveedores de telecomunicaciones las opciones
existentes para capacitacin electrnica.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A17-1, A17-2.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y departamento de
Recursos Humanos.
Secretara del Trabajo y Previsin Social.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP
Media LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
62
Identificacin de Lderes
18
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Identificacin de Lderes
Detectar al personal con mejores atributos de liderazgo para incorporarlo a las
estrategias de toma de decisiones y de comunicacin entre el rea directiva de la
empresa con los dems empleados.
Su identificacin ayudar a encaminar de modo eficiente los esfuerzos de recuperacin
despus de un evento catastrfico.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: En un momento de crisis habr una
posible falta de control y organizacin, lo que retrasara lograr los objetivos de
recuperacin. Habr posibles problemas de integracin creando conflictos por el alto
nivel de tensin nerviosa acumulada por la situacin de crisis.
Empresario: Detectar al personal indicado con capacidades de liderazgo para
incorporarlo en la estrategia de la empresa y poder asignarle responsabilidades para
lograr que las instrucciones giradas por el empresario fluyan correctamente a lo largo de
la estructura de la empresa.
Promover actividades sociales para detectar y seleccionar aquellas personas con
liderazgo natural.
Coordinador de Continuidad: Asignar a los lderes destacados tareas y responsabilidades
especficas en torno al plan de la continuidad del negocio.
Para poder generar una mejor integracin del personal, las empresas se deben
estructurar de manera eficiente tomando en consideracin esta identificacin para lograr
mayor eficiencia para la recoleccin y el flujo correcto de informacin.
La seleccin debe ser objetivamente calificada entre el empresario y el coordinador de
continuidad, pues el otorgar responsabilidades a la persona no indicada representar un
riesgo ms en una situacin ya comprometedora.
Elaborar un formato con la plantilla del personal especificando el nivel de dominio de las
competencias de liderazgo e influencia.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A18.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.
Cmaras o asociaciones empresariales.
63
Roles
Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:
entre
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A19.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.
64
20
Roles
Para cumplir
con esta
actividad usted
deber
considerar lo
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A20.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.
Universidades.
Asesores en capacitacin de trabajo en equipo para Mipymes.
Capacitadores o asesores en recursos humanos, desarrollo de habilidades y evaluacin
de capacidades.
Bibliografa:
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business
Continuity Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
65
Roles
Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A21.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.
Compaas de asesora y capacitacin para Mipymes.
Universidades
Secretara del trabajo y Previsin Social.
66
Contar con la organizacin suficiente para identificar una situacin crtica y controlarla.
Organiza a un equipo de respuesta ante incidentes y los prepara para poder actuar de
manera ordenada para detectar, gestionar y sobrepasar el evento conforme a lo
planeado.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: La gestin inadecuada de una
situacin crtica, puede tener efectos adversos no solo en la empresa, sino en el
personal que toma las decisiones.
Roles
El empresario: Establecer una estructura de mando y control para la coordinacin y
repuesta a situaciones crticas o incidentes.
El Coordinador de continuidad: Es responsable de que cada receptor de los roles
relacionados al mando en incidentes conozca y practique su responsabilidad.
Para cumplir Empleados de la empresa: Desempean funciones especficas para contribuir al
con esta
control y la resolucin de la situacin.
actividad
usted
Es posible que el sistema de mando en incidentes de una empresa incluya la
deber
participacin de los clientes o proveedores ms importantes, as como de
considerar
autoridades o cualquier entidad externa que contribuya al anlisis de la situacin y
lo siguiente:
pueda aportar recursos para resolverla.
Consultora externa: Existen especialistas en el tema que pueden contribuir a la
deteccin de talentos, identificacin de debilidades y mejora de habilidades
especficas en el equipo de toma de decisiones.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No requerido.
Entidades:
Secretara del Trabajo y Previsin Social.
Proteccin Civil.
Cmaras.
67
Roles
Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
68
manera inmediata.
Revisar que organizaciones de la sociedad civil, con experiencia en atencin en crisis, puedan
colaborar para sacar adelante la situacin del personal y de sus familiares, de tal manera que el
personal se sienta un poco ms tranquilo al saber que no slo ellos, sino quienes les preocupan,
estn siendo atendidos.
Previo a cualquier crisis, tener convenios con Proteccin Civil a fin de que de manera frecuente
se programen simulacros bien orientados para situaciones adversas especficas, cursos de
primeros auxilios e informacin general sobre qu hacer en caso de sismo, huracn, incendio,
desastres naturales en general etc.
Revisar si existe alguna universidad que cuente con programas de intervencin en crisis. En
caso de ser as, establecer convenios de colaboracin.
Tener localizadas los hospitales del IMSS, que cuentan con servicio psicolgico, que pueda
proporcionarse en caso de crisis y, de ser posible, firmar convenios de colaboracin.
Contar con el diagnstico del CENAPRED (Centro Nacional para la Prevencin de Desastres)
para conocer los posibles desastres naturales en la localidad y solicitar acciones preventivas e
informativas, a fin de que la gente est emocionalmente preparada para enfrentar situaciones
adversas. Una vez que se d la crisis, y siempre y cuando provenga de desastres naturales,
recurrir a esta institucin a fin de que proporcione el apoyo necesario al personal de la empresa
y a sus familiares. Esto permitir disminuir angustia entre el personal y conseguir que se
involucren ms en su trabajo dejando que los expertos se ocupen de la crisis.
Convenios con la institucin a fin de que se canalicen los casos que requieran atencin
psicolgica especializada.
Investigar si la SEDENA (Secretara de la Defensa Nacional), cuenta con brigadas de rescate y
atencin psicolgica especializada en estrs postraumtico.
Investigar los servicios psicolgicos con los que cuenta la Secretara de Salud para el personal
de la empresa.
Consultar previamente a las organizaciones de la sociedad civil (OSC's) que presten este tipo de
apoyo y tener convenios de colaboracin.
Tener localizados los centros de atencin psicolgica ms cercanos al rea de trabajo.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A23.
Bibliografa:
69
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
sienta un precedente importante para un posible proceso de due diligence que resulte del
inters de un tercero en adquirir la empresa.
Para ello debe acercarse por la va electrnica a las instancias de gobierno y oficinas de
trmites para conocer los detalles y costos asociados.
Recopilar la documentacin necesaria, iniciar el proceso contactando a un asesor para
determinar el objeto social y el tipo de entidad a constituir.
A continuacin se presenta una gua de los trmites necesarios para constituir una empresa a la
fecha de impresin de este Manual a travs de la siguiente fuente:
http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=4&sg=28.
Secretara de Relaciones Exteriores (en el caso de sociedades). La Secretara de Relaciones
Exteriores (SRE), por medio de la Direccin General de Permisos, artculo 27 constitucional,
autoriza la constitucin de una sociedad. Aqu la SRE resuelve si la denominacin o razn social
no est registrada con anterioridad y autoriza la determinacin del objeto social.
Notario Pblico/Registro Pblico de Comercio (en el caso de sociedades). La constitucin de la
sociedad se formaliza mediante un contrato social denominado escritura constitutiva, que
establece los requisitos y reglas a partir de las cuales habr de funcionar la sociedad. Entre otras
cosas contienen:
1. Datos generales de los socios.
2. Objeto social.
3. Denominacin o razn social.
4. Duracin de la sociedad.
5. Importe del capital social.
6. Domicilio social.
7.
rgano de administracin.
8. Vigilancia.
9. Bases para la liquidacin.
70
Secretara de Salud: Las actividades relacionadas con la salud humana requieren obtener, en un
plazo no mayor de 30 das, de la Secretara de Salud o de los gobiernos estatales, una
autorizacin que podr tener la forma de: Licencia Sanitaria, Permiso Sanitario, Registro
Sanitario, Tarjetas de Control Sanitario. Esta licencia tiene por lo general una vigencia de dos
aos y debe revalidarse 30 das antes de su vencimiento.
Instituto Mexicano del Seguro Social: El patrn (la empresa o persona fsica con actividades
empresariales) y los trabajadores deben inscribirse en el Instituto Mexicano del Seguro Social
(IMSS), dentro de un plazo no mayor de cinco das de iniciadas las actividades. Al patrn se le
clasificar de acuerdo con el Reglamento de Clasificacin de Empresas y denominacin del
Grado de Riesgo del Seguro del Trabajo, base para fijar las cuotas que deber cubrir.
Institucin Bancaria:
De igual manera, el patrn y los trabajadores deben inscribirse ante el Sistema de Ahorro
para el Retiro (subcuentas IMSS e Infonavit, forma SAR-01-1, SAR-01-2, SAR-04-1 o sus
equivalentes en medios magnticos). En el banco, ms adelante se depositarn en forma
bimestral las aportaciones correspondientes.
Sindicato: Aun cuando no existe obligacin legal de afiliar a los trabajadores ante algn
sindicato, los trabajadores pueden constituirse en sindicato cuando se conjunten ms de veinte
trabajadores en activo. En la prctica, los diferentes sindicatos, reconocidos por las autoridades
del trabajo en el mbito federal o local, buscan forzar la contratacin colectiva de los
trabajadores y su respectiva afiliacin, por lo que es conveniente entablar plticas con alguna
central obrera antes de constituirse, y as no tener que negociar bajo presin.
71
Secretara de Economa:
La SE debe verificar y autorizar todos los instrumentos de medidas y pesas que se usen
como base u objeto de alguna transaccin comercial. Reglamenta y registra las Normas
Oficiales Mexicanas, (NOM) que son obligatorias para ciertos productos (instrumentos de
medicin y prueba, ropa y calzado, salud, contaminantes, entre otros). Tambin existen
normas opcionales, cuya adopcin permite la autorizacin para el uso del sello oficial de
garanta, siempre y cuando se cumplan con las especificaciones de un sistema de control
de calidad. Asimismo puede emitir, a peticin y segn previa comprobacin, un certificado
oficial de calidad. La SE estipula y controla los registros de las marcas, nombres comerciales,
patentes y otras formas de propiedad industrial.
Secretara del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca: Las empresas que emitan a la
atmsfera olores, gases, o partculas slidas o lquidas deben solicitar una licencia de
funcionamiento expedida por esta secretara (SEMARNAP). Estas emisiones debern sujetarse a
los parmetros mximos permitidos por la ley.
Secretara del Trabajo y Previsin Social. Todos los negocios deben cumplir con el Reglamento
Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas Relativas.
Comisin Nacional del Agua: En caso de no estar conectado a alguna red de agua potable y
alcantarillado se debe solicitar permiso ante la Comisin Nacional del Agua para obtener
derechos de extraccin de agua del subsuelo, y de igual manera se deben registrar las
descargas. En ambos casos se origina el pago de derechos.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No requerido.
Entidades:
Incubadoras de Empresas
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Relaciones Exteriores
Nacional Financiera
Secretara de Economa
Proteccin Civil
Oficinas de Gobierno Municipal
72
Cumplimiento normativo
25
Roles
Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Cumplimiento normativo
Mantener un registro impecable en cumplimiento normativo contribuye a forjar una buena
reputacin para la empresa; con su crecimiento, sta podr ser atractiva para entrar en un proceso
de compra o inversin, cuyo precedente de cumplimiento normativo le ser favorable.
El cumplir con las normas y leyes asegura la continuidad de las operaciones de la empresa de
manera natural.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: El incumplimiento de la normatividad aplicable
resultar en daos a la reputacin de la empresa, a su estabilidad financiera, prdida de permisos
de operacin y hasta de la libertad de sus funcionarios.
Empresario: Vigilar el cumplimiento de la normatividad. De hacerlo adecuadamente, sienta un
precedente importante para el posible inters de un tercero en adquirir la empresa.
Acciones sugeridas para el cumplimiento de la actividad:
A menos que el empresario persiga como estrategia el mantener controlado el crecimiento de la
empresa, prcticamente toda empresa persigue el crecimiento y la rentabilidad, como medios
para generar riqueza para el empresario y sus asociados. Cuando una empresa enfrenta un
proceso de compra-venta, el registro de buen cumplimiento normativo es uno de los elementos
que asegurar el xito de la transaccin.
El cumplimiento normativo posicionar a la empresa del lado de la legalidad y la responsabilidad,
facilitando la obtencin de crditos y financiamientos en momentos de normalidad, y por lo tanto
en momentos de incertidumbre o desastre, facilitar la obtencin de apoyos a su recuperacin al
comprobar su correcto comportamiento ante la ley.
Una auditora de negocios es utilizada para definir varios conceptos respecto a una investigacin
del desempeo de una compaa o negocio con un debido estndar de cuidado. Los procesos de
la investigacin varan para cada tipo de compaa, pero las reas generales son las siguientes:
estratgico y comercial, operativo, financiero, contable, legal, ambiental, de propiedad intelectual,
fiscal, recursos humanos y organizacionales.
Esta herramienta permite a empresarios y empresas realizar la adecuada planeacin en procesos
de compra-venta de empresas, as como para la toma de decisiones de inversin en una empresa,
ya sea a travs de deuda o capital. Ayuda a identificar y enfocar la atencin en ciertos factores que
sern crticos para el desempeo futuro de un negocio.
Como referencia para el empresario, aqu se listan algunos de los aspectos especficos importantes
a considerar. Si la empresa toma en cuenta estos requisitos desde una etapa temprana, le ser
mucho ms simple y menos costoso generar la informacin necesaria para una fusin o una
adquisicin por un tercero en el futuro.
Descripcin de la empresa:
Descripcin del negocio, sector al que pertenece, posicin dentro del sector, fuerzas y
debilidades en comparacin con sus competidores.
73
Lneas de productos:
Nuevos productos:
1. Posibles nuevos productos.
2. Costo de introduccin.
3. Impactos esperados en mercado y ventas.
Cules son?
Descripcin de la marca.
Nacional:
1. Tamao relativo.
2. Crecimiento histrico.
3. Factores externos que pueden cambiar las condiciones.
4. Estrategias para incrementar participacin de mercado.
En su caso, exportaciones:
1. Tamao relativo
2. Rentabilidad
3. Crecimiento potencial (comparando el crecimiento del mercado que atiende,
contra el total del mercado).
4. Estrategias para incrementar la participacin de mercado.
Clientes:
1. Principales clientes.
74
2.
3.
4.
5.
competidores.
Causas de la demanda:
Estacionalidad
Ciclicidad
Factores dominantes
Competencia:
Competidores:
Nacionales y extranjeros
Tamao
Precios
Desempeo
Ventas
Servicio
Publicidad
Sistemas de ventas:
Operacin:
Capacidad instalada y utilizada de almacenaje.
Necesidad de acumulacin de inventarios, (por estrategia o necesidad y porqu).
Rotacin de Inventarios.
Proveedores:
Mencionar principales
pedidos,
75
Proveedores sustitutos.
Investigacin y desarrollo:
Contra la competencia.
Depende de un slo individuo o de un departamento.
Anlisis histrico y principales objetivos del departamento.
Introduccin de nuevos productos.
Control de calidad
Activo fijo:
Condiciones de mantenimiento.
Necesidades de inversin.
Avalos
Terrenos:
Avalos
Flotillas de reparto y equipo:
Caractersticas
Condiciones de mantenimiento
Avalos
Administracin y relaciones laborales:
Descripcin
Organigrama
Cmo se fijan
Incentivos
Contratos de trabajo
Reclutamiento
Entrenamiento
Ubicacin
76
Nmero de empleados:
Confianza
Sindicalizados
A qu sindicatos pertenecen
Huelgas y otros problemas recientes
Relacin actual con los sindicatos
Prxima revisin de contrato
Plan de pensiones
Descripcin
Nivel de reservas
Control:
Auditores
Quines son
Cunto tiempo lleva trabajando con ellos
Dictmenes de los ltimos 3 aos, (en caso de salvedades explicarlas)
Balance
Estado de resultados
Orgenes y aplicaciones
Flujos de efectivo
Detalle de las principales cuentas de ingresos: costos y gastos.
Notas
Estados financieros internos mas recientes:
Balance
Estado de resultados
Orgenes y aplicaciones
Flujos de efectivo
77
Proyecciones financieras por cinco aos con las premisas utilizadas, incluyendo:
Cules son?
Tipos de cuentas
durante cunto tiempo?
Pasivos financieros
Legal:
Actas constitutivas.
Asambleas de accionistas celebradas recientemente.
Juicios pendientes y efectos financieros sobre la empresa o participacin de mercado.
Relacin del personal con juicios pendientes.
Patentes, licencias, marcas registradas y proteccin legal de las mismas.
rdenes por surtir pendientes y su posible impacto.
Permisos, licencias y autorizaciones.
Medio ambiente:
Revisiones hechas a la plantas propias y arrendadas de los ltimos cinco aos.
Estudios de impacto ecolgico realizados en los ltimos cinco aos.
Permisos y autorizaciones de las autoridades.
En caso de haber lugares que representen un problema potencial para expansin, se deber:
78
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No requerido.
Entidades:
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
Secretara del Trabajo y Previsin Social
Instituto Mexicano del Seguro Social
Proteccin Civil
Universidades e Incubadoras de Empresas
Cmaras o asociaciones empresariales
Oficinas de Gobierno Municipal
Leyes y reglamentos relacionados con la actividad empresarial.
79
80
Gestin de Riesgos
27
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Gestin de riesgos
Contar con una metodologa para optimizar la solucin de los riesgos y garantizar la continuidad.
Disear y activar soluciones para administrar los riesgos identificados que amenazan a la empresa.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: No solucionar los riesgos exponiendo la
continuidad de la operacin.
Empresario: Definir polticas de evaluacin, transferencia y retencin de los riesgos identificados.
Coordinador de Continuidad: Generar la informacin para la toma de decisiones, de acuerdo a la
metodologa de gestin de riesgos, en lo referente a identificacin, evaluacin anlisis de
soluciones y control de los riesgos.
Aseguradoras: Con la metodologa de gestin de riesgos, se optimizan las coberturas y los costos
de los seguros.
DEFINICIONES
Riesgo: Es un evento que puede o no ocurrir.
Riesgo Puro: Es el riesgo que de ocurrir solamente podemos perder.
Ejemplo: Incendio, explosin,
Terremoto, robo, fraude, demandas.
Riesgo Especulativo: Es el riesgo que de ocurrir, podemos ganar o perder.
Ejemplo: Invertir en la bolsa de valores, lanzar al mercado un nuevo producto, ampliacin de la planta.
Gestin o Administracin de Riesgos:
Es el proceso por medio del cual se optimizan los Riesgos Puros.
PROCESO
81
Clasificacin de riesgos
De la propiedad fsica: afectan a los activos tales como:
1. Incendio
2. Huracn
3. Terremoto
4. Explosin, etc.
De origen legal: Son los que de acuerdo a alguna legislacin podemos ser
responsable de algn dao como:
5. Daos a terceros en bienes o personas de acuerdo al cdigo civil.
6. Daos a la ecologa por fuga de material peligroso de acuerdo a Ley
correspondiente.
A las personas:
10. Enfermedad
11. Accidentes
12. Muerte
Jerarquizacin: Con base en la frecuencia y severidad se deber dar orden para identificar el
riesgo que se deber atacar primero, generalmente pesa ms la severidad para estos efectos.
Anlisis de alternativas:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A27-1, A27-2, A27-3, A27-4, A27-5, A27-6.
Bibliografa:
9 Emergency Management, Lucien G. Canton, Ed. Wiley
9 On Risk and Disaster, Lessons from Hurricane Katrina, Ed. Penn
82
83
Posibles
consecuencias
de no realizar la
actividad:
Roles
Para cumplir
con esta
actividad usted
deber
considerar lo
siguiente:
Cabe mencionar que el empresario deber tener el cuidado suficiente para que estas
actividades no se conviertan en un problema. En ocasiones las actividades toman otros
rumbos los cuales pueden llegar a ser perjudiciales.
Por ejemplo, promover un equipo de futbol de la empresa puede parecer una buena actividad
para generar motivacin y un buen ambiente laboral, sin embargo si algn empleado se
lesiona durante el juego se puede convertir en un problema que puede tener hasta
implicaciones legales. Se recomienda al empresario asesorarse y delimitar las
responsabilidades de ambas partes as como los alcances de las actividades.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No disponibles.
Entidades:
La misma empresa a travs del dueo o director y el departamento de Recursos Humanos.
Las Compaas de asesora y capacitacin para Mipymes, las Universidades e instituciones como
la Secretara del Trabajo y Previsin Social le pueden aportar ideas o mejores prcticas en las
actividades relacionadas a la retencin del personal de su empresa.
Bibliografa:
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003
9 Andrew Hiles, The Definitive Handbook of Business Continuity Management, Ed. Wiley,
2nd Edition, 2007.
9 Crisis Management Lessons from Terminal 5, www.continuitycentral.com.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2006.
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes
84
30
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Informacin a recopilar:
Identificar grupos clave. Entre los principales grupos clave a identificar se encuentran:
Empleados de la empresa
Autoridades locales
Instituciones educativas
Vecinos inmediatos a la empresa
Algunas tcticas de contacto con grupos clave se indican a continuacin.
Cada uno de los empleados tiene contacto con otros grupos fuera de la empresa e influyen
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes
85
en ellos, tal como sucede con el ncleo familiar y de amigos. Por esta razn es importante
que cada empleado conozca la informacin bsica de la empresa, como su misin,
objetivos y mensajes clave, que la identifiquen en toda su dimensin.
Crear contactos con las autoridades locales: Hoy da las empresas deben convivir con las
leyes y organismos que regulan las actividades empresariales. De modo tal que establecer y
cultivar contactos con aquellas dependencias gubernamentales relacionadas con las
actividades propias de la empresa es importante, as como establecer y mantener contactos
con aquellas entidades relacionadas con el desarrollo y manejo de la comunidad vecina.
Acercarse a este tipo de grupos debe ser cuidadosamente evaluado para cada situacin.
Lograr la confianza y credibilidad es difcil, sin embargo redita en mutuos beneficios una
vez establecido el vnculo. Para el primer contacto es importante conocer sus actividades
en la comunidad.
Medios para comunicarse con los vecinos: Algunas de las sugerencias que a continuacin se
mencionan, pueden utilizarse de manera individual o combinadas, dependiendo de las
caractersticas de la propia comunidad:
Visitas guiadas. Organizar una visita a las instalaciones supone reforzar la impresin visual
donde se pueden enfatizar aspectos como la seguridad y la higiene.
Simulacros. Es una manera de decirle a la comunidad vecina que est preparado para
resolver un evento de emergencia fomentando as la credibilidad de la comunidad.
Actividades fuera de la planta. stas son actividades organizadas conjuntamente con los
vecinos a fin de establecer un ambiente democrtico:
a. Reuniones de asesoramiento comunitario.
b. Reuniones con lderes de la comunidad.
86
Debe poseer autoridad y recursos para resolver los problemas asociados a los riesgos.
Debe conocer y proporcionar informacin relativa a los estudios de riesgos para evitar
incertidumbres.
Agua
Medicinas
Ropa y comida
Equipo de desazolve
Materiales de construccin
Albergues
Almacn de provisiones
Cocinas y comedores
Transporte
87
31
Sensibilizar constantemente a los empleados sobre la existencia del Plan de Continuidad y los
beneficios que le trae a s mismo y a la empresa.
sta es la nica manera en la que se puede asegurar que los diferentes actores estarn
enterados sobre las actividades que les toca realizar.
La difusin del plan fuera de la empresa permitir una reduccin de primas de seguro, y
posibilitar el aumento de lneas de crdito con bancos.
Mejora de la imagen de la empresa frente a organismos externos como clientes y proveedores.
Posibles
La falta de difusin del Plan de Continuidad evitar que muchos empleados sepan de su
consecuencias existencia y por lo tanto no estarn alineados en situaciones de riesgo poniendo en peligro el
de no realizar correcto funcionamiento del plan y por ende la recuperacin de la empresa.
la actividad:
El desconocimiento de la existencia de un plan de capacitacin por parte de los clientes puede
generar desconfianza hacia la empresa.
Roles
Empresario: Crear una poltica de difusin del Plan de Continuidad.
Coordinador de continuidad: Identificar el universo en el que se difundir el plan de
continuidad, definir los mtodos ms efectivos para su difusin y ponerlos en marcha.
Para cumplir
Difundir la existencia del Plan de Continuidad a los clientes para mejorar la imagen ante
con esta
ellos.
Notificar a las aseguradoras la existencia del Plan de Continuidad para solicitar una
actividad
disminucin en las primas.
usted deber
considerar lo
Notificar a los bancos la existencia del Plan de Continuidad para procurar la obtencin o
siguiente:
aumento de una lnea de crdito.
Investigar mtodos recomendados por asociaciones para la efectiva difusin del Plan de
Continuidad.
Los empleados debern conocer el plan de continuidad de la empresa y actuar segn las
actividades que les ataan.
Las cmaras brindan un foro para compartir experiencias para mejorar el plan de cada uno
y la respuesta como cadena de valor.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A31
Entidades:
La misma empresa con el apoyo de empleados clave y el departamento de Recursos
Humanos.
Cmaras y Asociaciones
Bibliografa:
9 Professor Alyson Warhurst, Disaster prevention a role for business?, ProVention
Consortium, August 2006.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
88
32
89
Roles
Para cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A33.
Entidades:
Compaas Aseguradoras.
90
Identificacin de la situacin
34
Roles
Fuentes de Consulta:
Formatos:
Bibliografa:
Identificacin de la situacin
Monitorear el estado y evolucin de las amenazas externas y de las condiciones dentro
de la empresa que permitirn actuar con anticipacin ante situaciones de desastre.
Es el momento de anlisis y reflexin requerido para poder abordar el incidente de
manera informada.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Ignorar el desarrollo de un fenmeno
externo o el estado de la empresa oculta informacin relevante para la toma adecuada
de decisiones en situaciones crticas.
Empresario: Asegurarse de que se desarrollen medios y asignen responsables para
monitorear los fenmenos climticos, incendios forestales y otros eventos externos que
pudieran comprometer la operacin de la empresa.
Coordinador de Continuidad: Deber mantener comunicacin constante con los
monitores para activar el rbol de llamadas de ser necesario. Este concepto se ver un
poco ms adelante en la gua.
Los empleados pueden contribuir de una manera muy singular al cumplimiento de
esta actividad: aquellos a los que se les asigne ser parte de las unidades de
monitoreo y alerta - virtualmente todos los empleados son una fuente valiosa de
informacin - debern notificar al Coordinador de Continuidad el estado de la
amenaza.
Es importante sensibilizar al personal de que es mejor reportar en falso, a partir de
una sospecha, que ignorar seales sutiles que podran dar un aviso temprano de
algo importante.
Tambin se debe procurar involucrar a clientes y proveedores e incluso a cmaras y
asociaciones empresariales en el proceso, ya que el alcance que se tiene en red es
mucho mayor.
No requerido.
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd
Edition, 2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business
Continuity Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British
Standard Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for
Effective Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
91
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Durante una emergencia, el personal necesitar saber cmo se encuentra su familia, pues para
ellos sa es una de sus prioridades. Por ello es conveniente desarrollar algunas acciones, como
por ejemplo:
Informar sobre las medidas de seguridad que deben tomar las familias de los empleados a
fin de proteger su persona, bienes y propiedades
Considerar cmo pueden comunicarse con sus familias en caso de que estn separados
durante una emergencia.
Determinar un punto de reunin con la familia en caso de que no puedan llegar a sus
casas.
Los empleados que estn preparados para enfrentar los efectos de un huracn, estarn
ms dispuestos a cumplir con sus responsabilidades en el trabajo.
Se recomienda difundir material informativo entre los empleados antes del inicio de la
temporada de huracanes para que tengan tiempo de prepararse.
92
empleados quedan altamente impactados. Tenga contemplado el darles tiempo para que
respondan a las necesidades de sus familias y hogares, hasta donde sea posible. Defina con
anterioridad polticas que permitan no slo dar licencias en el periodo de recuperacin sino
apoyarles en casos de prdidas materiales o humanas.
Paro de operaciones. Este es el ltimo recurso, pero es una posibilidad que puede surgir como
resultado de los efectos de un fenmeno natural. Si el paro de operaciones se realiza sin
planeacin, pueden resultar prdidas mayores, tanto en el personal como en los productos o los
equipos, por lo que deben tomarse medidas para:
1. Determinar los criterios para decretar un paro de operaciones.
2. Identificar quines son las personas que pueden ordenar el paro de operaciones.
3. Designar al encargado de verificar los procedimientos de paro de operaciones.
4. Determinar la afectacin en el caso de un paro de operaciones abrupto.
5. Evaluar el tiempo requerido para realizar el paro y el reinicio de operaciones.
6. Definir los procedimientos de reinicio seguro de operaciones.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A35-1, A35-2, A35-3, A35-4.
Bibliografa:
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
93
Roles
Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A36.
Entidades:
Informacin no disponible. Se recomienda investigar.
Bibliografa:
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition,
2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
94
95
38
Roles
Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:
Permitir a la empresa tener una documentacin clara sobre lo que se ha hecho para evitar
la duplicidad de esfuerzos por parte de los involucrados.
Generacin de conflictos por decisiones tomadas durante la crisis que no estn sustentadas,
lo que retrasara la toma de decisiones y acciones.
Empresario: Decretar la creacin de un registro de decisiones y acciones en el momento de
aproximacin de la situacin crtica hasta que se determine una recuperacin.
Coordinador de continuidad: Generar el registro de decisiones y acciones a seguir durante y
despus de la situacin crtica y difundir el registro a los actores.
Compartir el registro de las decisiones y acciones con asociaciones afines para generar un
conocimiento sobre la eficiencia de las mismas en situaciones especficas de crisis, permitiendo
as la generacin de un conocimiento mutuo con otras empresas.
Los empleados debern notificar las acciones realizadas al Coordinador de Continuidad para su
registro. Esto les permitir protegerse durante la rendicin de cuentas posterior a la crisis por
cualquier decisin tomada que pudiera generar algn conflicto interno.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A38.
Bibliografa:
96
39
Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:
97
de contingencia.
Los contactos con universidades e instituciones educativas pueden ser de utilidad, en caso de
que las mismas activen programas de apoyo que puedan ser de inters o ayuda para los
empleados de la empresa:
Albergues.
Para efectos de dar seguimiento a informacin emitida por la banca relacionada con los
servicios disponibles en caso de contingencia o desastre, la Asociacin de Bancos de Mxico
(ABM) a travs de su pgina de Internet www.abm.org.mx publica peridicamente reportes a la
poblacin, por lo que es recomendable su consulta.
Fuentes de Consulta:
Entidades:
Bibliografa:
Cmaras o asociaciones
Proteccin Civil
Aseguradoras
Universidades / instituciones educativas
Medios masivos de comunicacin
Seguridad Pblica
CFE
Proveedores de telecomunicaciones
Bancos (ABM)
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition,
2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
98
En este momento se debe hacer una pausa para analizar, comprender y evaluar las
circunstancias de la evolucin de las decisiones que se han tomado hasta el momento.
Con esta informacin se podr decidir si es necesario replantear los objetivos de
recuperacin del negocio.
Analizar, entender y replantear objetivos con base en informacin real para retomar el
rumbo de las acciones de recuperacin.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Se corre el riesgo de no visualizar y
considerar amenazas dadas por la nueva situacin, tomar decisiones incorrectas y perder
de vista los objetivos a los que se estn encaminando los esfuerzos de recuperacin.
Roles
Empresario: Decidir el momento de analizar la situacin.
Coordinador de continuidad: Documentar las decisiones.
Para
Llevar a cabo un anlisis de la situacin y tomar decisiones inmediatas.
cumplir
Presentar documentacin del evento, formatos de actividades y decisiones.
con esta
Comunicarse con los integrantes de su cadena productiva, clientes y proveedores para
actividad
comprender sus expectativas dado el nuevo contexto.
usted
Mantener la calma durante y despus del evento ayudar a generar informacin
deber
relevante para el anlisis y toma de decisiones.
considerar El empresario debe tener esto en mente todo el tiempo, pues el aplicarlo en las
lo
actividades diarias le ayudar a tener un proceso de toma de decisiones ms gil.
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A40.
Bibliografa:
9 Crisis Management Lessons from Terminal 5, www.continuitycentral.com.
FEMA Best Practices, www.fema.gov.
BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for
Effective Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA.
99
Operaciones
de
reconstruccin
recuperacin de instalaciones
41
Roles
Acciones
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A41-1, A41-2.
Entidades:
Secretara de Comunicaciones y Transportes y Caminos y Puentes Federales.
Bibliografa:
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition,
2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
100
Los proveedores
Los clientes
Otras empresas con las que se tenga relacin, dando prioridad a aquellas que
tienen interaccin directa con los procesos crticos.
En su caso las actividades de regreso a las operaciones normales pueden requerir hacer
efectivas plizas de seguro, para ello es indispensable contar con los elementos o
requisitos necesarios para ello.
101
Fuentes de Consulta:
Entidades:
Proveedores de la empresa
Clientes de la empresa
Aseguradoras
Proveedores de telecomunicaciones
Bancos
Formatos:
A3-1 y A3-2 que se desarrollaron en el paso 4 de su Plan de Continuidad de Negocio,
dnde se identificaron y priorizaron los procesos crticos del negocio.
Bibliografa:
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business
Continuity Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
102
43
103
Detectar reas de oportunidad relacionadas con la ejecucin del Plan de Continuidad del
Negocio, garantizando una mejora continua, as como su efectividad en caso de
contingencia.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Tener un Plan de Continuidad del
Negocio meramente terico o documental, que como consecuencia no sea funcional.
Roles
Empresario: Comunicar a su empresa, por el medio formal que considere apropiado, la
obligatoriedad de realizar peridicamente ejercicios y pruebas documentadas de los
diferentes componentes del Plan de Continuidad del Negocio.
Coordinador de continuidad: Gestionar, coordinar y documentar los ejercicios y pruebas
del Plan de Continuidad del Negocio de la empresa, lo anterior conforme a la definicin
de un calendario aprobado previamente por el Director o Empresario.
Para
Con base en Plan de Continuidad del Negocio de la empresa, los empleados de la
cumplir
misma deben participar activamente en la ejecucin de ejercicios y pruebas, ya sea
con esta
programadas o sorpresivas; modulares o integrales, segn sea el caso, detectando y
actividad
reportando en la documentacin que se genere, las reas de oportunidad encontradas
usted
durante el desarrollo de los mismos.
deber
Segn el nivel de madurez que el Plan de Continuidad del Negocio vaya adquiriendo,
considerar
con base en su prctica y actualizacin constantes, es posible involucrar en ejercicios y
lo
pruebas a los proveedores crticos de la empresa en algunos escenarios de
siguiente:
contingencia controlados.
Es de vital importancia que al menos los clientes identificados como ms importantes
para la empresa, tengan el conocimiento de que la misma cuenta con procesos
alternos que les garantiza la continuidad en el servicio, sin embargo, en lo que respecta
a simulacros del Plan de Continuidad del Negocio es importante tomar las medidas
pertinentes para intentar no afectar durante su ejecucin, los niveles de calidad y que
para los clientes, este tipo de buenas prcticas sean "transparentes".
Una vez que la empresa cuenta con un Plan de Continuidad del Negocio funcional,
puede involucrar de mutuo acuerdo a otras Mipymes con las que tenga relacin, a fin
de simular escenarios de afectacin a ms de una empresa, sobre todo las que se
encuentran ubicadas en una misma localidad o aquellas con las que se comparten las
mismas amenazas.
A fin de garantizar la cadena de abasto, es muy importante la interaccin con empresas
grandes con las cuales se tenga relacin alusiva a los procesos crticos, por ello, como
parte del proceso de maduracin del Plan de Continuidad del Negocio, puede buscarse
su participacin en algunos simulacros de la empresa y viceversa.
Por otra parte a travs de las Cmaras o Asociaciones respectivas, se pueden impulsar
convenios y acuerdos de apoyo mutuo para la operacin en caso de contingencia. De
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes
104
igual manera pueden organizarse simulacros en los que participen varias empresas con
procesos crticos afines, en la medida que lo permitan los recursos de las empresas
interesadas y haciendo nfasis en los diferentes grados de madurez que puedan tener
los correspondientes Planes de Continuidad del Negocio.
Los simulacros deben ser documentados y el enfoque de los mismos debe ser retar los
Planes de Continuidad del Negocio para encontrar reas de oportunidad, no as el
demostrar que todo funciona bien.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A44.
Entidades:
Proveedores de la empresa
Clientes de la empresa
Cmaras o asociaciones.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media
LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
105
Roles
Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:
Procesos
Tecnologa
Recursos materiales
reas relacionadas
Entidades externas
Personal
Con base en la informacin recabada con los responsables respectivos, es
responsabilidad del Coordinador de Continuidad o del responsable designado para
ello, el mantener actualizada la informacin de contacto de:
Otras empresas con las que se tiene interaccin directa con los procesos
crticos.
Parte esencial para garantizar la actualizacin de todos los componentes del Plan de
Continuidad de Negocios es sin duda la revisin peridica del anlisis de impacto al
106
negocio y como parte integral del mismo, los impactos financieros en los que la
empresa puede incurrir en caso de no ser capaz de recuperar su operacin.
Por ltimo, con el fin de contar con seguros vigentes apropiados para la empresa, el
Coordinador de Continuidad debe dar seguimiento a la gestin, que el responsable
designado para ello, realice para garantizar la actualizacin de las respectivas plizas,
cada vez que sea necesario.
Fuentes de Consulta:
Entidades:
La misma empresa, a travs de su equipo de Continuidad de Negocio
Proveedores de la empresa
Clientes de la empresa
Proteccin Civil
Secretara de Economa
Aseguradoras
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media
LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for
Effective Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.
107
108
109
Formato A4-1
Nombre del
proceso
Entradas
al proceso
Ventana de
Operacin
Criticidad
Alta
Media
Baja
110
Formato A4-2
Nombre del
proceso
Demanda
normal
Demanda
en contingencia
Proceso
alterno
Criticidad
Alta
Media
Baja
111
Formato A5
Escenario
Probabilidad de
ocurrencia
Efecto
Impacto
Alto
Medio
Bajo
Actividades de
mitigacin
112
Formato A8
Formato de anlisis de impacto al negocio.
Datos del rea
Nombre del rea
Ubicacin fsica
Responsable del rea
Puesto
Telfono
Ubicacin Fsica
Correo
Procesos crticos
Tiempo mximo
tolerable sin el proceso
Criticidad
Alta
Media
Baja
Impacto
Alta
Media
Baja
113
Formato A10-1
Clientes ms importantes
Lugar
Cliente
Nota:
Ventas
Anuales
Principales Productos
1 2 3 4 5
114
Formato A10-2
Ext.
Correos
Check
115
Formato A11-1
Cadena Productiva
Clientes
1
2
3
4
5
n
Productos
1
2
3
4
5
6
7
8
n
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Proveedores
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
116
Formato A11-2
Directorio de proveedores
Proveedor
Ext.
Correos
Check
117
Formato A11-3
Proveedores alternos
Producto
Servicio
Proveedores
Principal
Vulnerabilidad
Alta
Media
Alternos
Baja
118
Formato A12
Materiales o servicios
T. Espera
Medio No Mximo
119
Formato A13
BOLETN DE PRENSA
En caso de una emergencia, esta declaracin bsica puede ser completada/ adaptada para responder
a las indagaciones de los medios de comunicacin y apoyar al control de la reputacin.
Boletn de prensa
Fecha: _______________
120
Formato A14
Valor
Reposicin
Real
Bienes a la Intemperie
Descripcin
Ubicacin
Valor
Reposicin
Real
Riesgos
Incendio
Explosin
Hidrometeorolgicos
Aviones vehculos y humo
Terremoto
Nota:
Valor de reposicin= Valor de un bien nuevo de las mismas
caractersticas del bien daado.
Valor Real= Valor de un bien nuevo de las mismas
caractersticas del bien daado, menos una
depreciacin fsica por uso.
121
Formato A15
Reserva Financiera
para contingencias (Hidrometeorolgicos)
Antes de la contingencia
De acuerdo a nuestro plan de emergencia, debemos de definir los
conceptos a tomar en cuenta, antes y despus de la contingencia
Conceptos
Madera para tapiales
Lazos
Planta de emergencia
Combustible
Comida
Agua
Viticos
Bolas de plstico
Fletes extras
Renta bodegas en otras ubicaciones
Horas extras
Honorarios extras
Monto
Total
Despus de la contingencia
De acuerdo a los ejercicios de recuperacin e indemnizacin por
seguros, podemos calcular el monto necesario para restablecer la
operacin
Monto
Concepto
Limpieza
Reparacin emergentes
Deducibles
Prdidas no aseguradas
Viticos
Total
122
Formato A16
Flujo de efectivo en contingencia
Flujo de efectivo Presupuestado o Real
Ingresos
Cobranza
Productos financieros
Sub Total
Egresos
Gastos Fijos
Gastos Variables
Intereses financiamiento
Sub Total
Total
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
TOTAL
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
TOTAL
Ene
Feb
Formato A17
Cursos
Ext.
Correos
Check
123
Formato A17-2
Tema
Areas interesadas
dentro de la empresa
Proveedores
124
Formato A18
Lista del Personal de la Empresa-Liderazgo
Nombre
rea
Puesto
Descripcin
Liderazgo* Influencia*
Formato A19
Agenda de actividades propuestas para la red social de la empresa
Nombre de la
actividad
Descripcin
Fechas
Contacto
Telfono
(ext.)
Correo
125
Formato A20
Plan de Sucesin
Titular
Funcin
Sustituto 1
Sustituto 2
Formato A21
MatrizdeResponsabilidades
NombredelEmpleado
ActividadPrincipal
ActividadSecundaria
126
Formato A23
Directorio de proveedores de Atencin Psicolgica
Proveedor
Tipo de atencin
Ext.
Correos
Check
127
Formato A26-1
Afluencia en el establecimiento
Aforo Fijo (Personal que trabaja)
Aforo Variable (Visitantes, clientes)
Total
Colindantes
Identificar en un croquis:
Colindantes
Nombre
Norte
Sur
Este
Oeste
Calles
Norte
Sur
Este
Oeste
Giro
128
S No
Se utilizan calderas con temperatura mayoa a 60C?
Se utilizan recipientes apresin mayor a 4 Kg/cm2?
Se utiliza Radiacin Ionizante?
Se utilizan materiales peligrosos o inflamables o explosivas?
Se tienen Procesos de alquilacin?
Se tienen Procesos de Hidrlisis?
Se tienen Procesos de Oxidacin?
Se tienen Procesos de Polimerizacin?
Se tienen Procesos de Sulfonacin?
Se tienen Procesos de Aminacin por amonio?
Se tienen Procesos de Carbonizacin?
Se tienen Procesos de Deshidrogenacin?
Se tienen Procesos de Esterificacin?
Se tienen Procesos de Halogenacin?
Se tienen Procesos de Fabricacin de halgenos?
Se tienen Procesos de Hidrogenacin?
Se tienen Procesos de Desulfuracin?
Se tienen Procesos de Nitracin?
Se tienen Procesos derivados de fsforo?
Fabrica plaguicidas?
Protecciones
Contra incendio
Equipo
En un croquis indique la distribucin de los extintores con los
que cuenta y de qu tipo son.
Capacitacin
El personal esta capacitado en prevencin y combate de
incendios?, anexar evidencia.
Brigada
Se cuenta con brigada contra incendio?
Est capacitada para combatir y controlar los riesgos especiales
de la empresa?, adjuntar evidencia.
Cundo se realiz el ltimo simulacro?, adjuntar evidencia
Contra Huracn
Protecciones
Se cuenta con protecciones en puertas y ventanas?
Esta proteccin esta certificada por alguna entidad?
Adjunte evidencia
El personal esta capacitado en la colocacin de las protecciones
Han hecho simulacros?
Han registrado el tiempo?
Quin monitorea los fenmenos metereolgicos?
129
Formato A27-1
Prdida Mxima
Bienes afectados
Evaluacin
Total
130
Formato A27-2
Bienes o personas
Afectadas
Monto de Dao
Directo
Consecuencial
Evaluacin
Total
Total
Formato A27-3
Monto de Dao
Directo
Consecuencial
Evaluacin
131
Formato A27-4
Personas
Afectadas
Monto de Dao
Directo
Consecuencial
Evaluacin
Total
132
A las personas
De origen legal
A la propiedad fsica
Jeraqua
Formato A27-5
Prdida directa
y
consecuencial
133
Formato A27-6
Anlisis de alternativas
Riesgo Identificado
Eliminacin
Reduccin (Prevencin)
Retencin
134
Formato A31
Mtodos para la difusin del plan de continuidad
Mtodo de difusion
Medio a utilizar
Pblico objetivo
Frecuencia
Correo
135
Formato A32
Actividades para el cumplimiento de las normas ambientales
PROGRAMACION
OBJETIVO
META
PERODO
INICIO (D/M/A)
DESCRIPCION
DESCRIPCION
INDICADORES
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
FINAL (D/M/A)
META
OPERACIN
RESPONSABLE
RESULTADO
136
Formato A33
Prdida
Deducciones
Deducibles Coaseguros Indemnizacin
137
Formato A35-1
Seguridad del personal previo al fenmeno natural
Medidas
a) Plan de emergencia
Responsable
Responsable
b) Difusin
Organizar plticas de proteccin personal en caso de
desastre natural a los empleados
Explicar el riesgo de los fenmenos naturales y las
medidas de proteccin de bienes y propiedades
Establecer la diferenciacin de las seales de alerta,
alarma y evacuacin, tanto de las instalaciones como
las definidas por las autoridades de Proteccin Civil
Informar las rutas de evacuacin y medios de
transporte disponibles en caso de que sea necesario
desplazarse de la zona de desastre
Dar a conocer las recomendaciones bsicas de
autoproteccin en casa y lugar de trabajo
Tener a la vista los telfonos de emergencia
(Bomberos, Cruz Roja, Proteccin Civil, CFE,
SEDENA, todas las autoridades involucradas)
Tener la agenda telefnica del Gerente, Sub.
Gerentes, Jefes de Departamento (Telfonos de
domicilio y celulares)
Elaborar un directorio del personal de tienda
incluyendo los siguientes datos: nombre del empleado,
nmero telefnico del domicilio particular y celular
Proporcionar un directorio a los empleados de
albergues, hospitales, seguridad pblica.
Entregar una lista con los telfonos de emergencias y
servicios a todo el personal para tenerla en su rea de
trabajo.
De ser posible contratar un nmero1-800 operado en
donde se dar informacin a empleados y proveedores
sobre las ltimos avisos y recomendaciones en la
reanudacin de operaciones
c) Prctica
Establecer un programa de simulacros de respuesta
ante huracanes
138
Formato A35-2
Responsable
139
Formato A35-3
Pasos de accin para la atencin a empleados posterior al desastre natural
Respuestaconempleados
1
2
3
9
10
Responsable
11
12
13
14
15
16
140
Formato A35-4
Equipo de Comunicacin
SI
NO
Responsable
Fecha de verificacin
Radio AM/FM
Radio de banda civil
Intercomunicadores
Telfonos celulares
Localizadores
Comunicacin satelital
Faxes
Datos de proveedor
(renta) de servicios de
comunicacin satelital
Megfonos ( 2 )
141
Formato A36
Iniciador:
Extensin en
Telfono
Telfono
Otro
(Coordinador de Continuidad)
conmutador
particular
celular o
nmero de
nextel
contacto
Iniciador
Quien
Quien,
contacta a
llama a
su
vez,
llama a
142
Formato A37
Fecha 1
Fecha 2
Fecha 3
Fecha 4
Fecha 5
Fecha 6
Total
Totales
Formato A38
Registro de decisiones y acciones durante una situacin crtica
Situacin actual
Necesidad
Responsable de
la toma de
decisiones
Actividad propuesta
Responsable
de la ejecucin
Inicio
Trmino
Situacin final
Conclusiones
143
Toma de decisiones.
El siguiente diagrama ejemplifica los pasos para el manejo de un incidente y el proceso de toma de
decisiones. Ntese que debe ser reiterativo hasta llegar a la situacin ideal o de regreso a la
normalidad.
Qu sucedi o pudo
suceder?
Problema
identificado?
NO
Reconocimiento de
problemas?
Problemas ms serios?
NO
Soluciones conocidas?
Desarrollo de soluciones
Solucin posible?
La mejor decisin?
Tomar decisin
Ejecucin
SI
Otros posibles problemas?
NO
Regreso a la Normalidad
144
Formato A41-1
Actividad
Descripcin
Dependencias de
actividades
anteriores
Responsable
Inicio
Trmino
Formato A41-2
Fecha 2
Fecha 3
Fecha 4
Fecha 5
Fecha 6
Fecha 7
Fecha 8
Fecha 9
Fecha 10
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10
145
Formato A44
Requerimientos
Fsicos
Tecnolgicos
Humanos
reas relacionadas
Observaciones
Observaciones
Conclusiones
Actividad
Actividades derivadas
Responsable de seguimiento
Fecha compromiso
146
Glosario de Trminos
Acciones de Contingencia
Alerta
Amenaza
Anlisis de Interesados
BID
Cadenas de Valor
CCE
CCEC
Centro de Mando
Contingencia
147
Continuidad
Crisis
Desastre
Durante el Desastre
Emergencia
Empresa
Evento Catastrfico
Interrupcin
Manual
Mipymes
Mitigacin
Modelo
148
NAFIN
Nacional Financiera.
PAs
Posterior al Desastre
Prevencin
Previo al Desastre
Priorizacin
Reconstruccin
Rehabilitacin
Sinnimo de recuperacin.
Replicabilidad
Riesgo
Robustecimiento
Sitio Alterno
149
USCEs
Vinculacin
Vulnerabilidad
Bibliografa
La siguiente lista comprende la seleccin de la bibliografa considerada en la elaboracin del Manual:
IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media LLC., 2007.
Professor Alyson Warhurst, Disaster prevention a role for business?, ProVention Consortium,
August 2006.
Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003.
Chris Frost, Effective Responses for Proactive Enterprises: Business Continuity Planning,
Disaster Prevention and Management, Vol. 3No. 1, MBC University Press, 1994.
Samia Amin, Markus Goldstein, Data Against Natural Disasters, Establishing Effective Systems
for Relief, Recovery and Reconstruction, The World Bank, 2008.
Andrew Hiles, The Definitive Handbook of Business Continuity Management, Ed. Wiley, 2nd
Edition, 2007.
NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity Programs,
NFPA, 2007.
Crisis Management Lessons from Terminal 5, www.continuitycentral.com.
FEMA Best Practices, www.fema.gov.
HAZUS-MH Risk Assessment and User Group Series,
www.fema.gov/plan/prevent/hazus/index.shtm
Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008
Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
150
La realizacin de este Manual fue posible, gracias a la colaboracin del Consejo Coordinador
Empresarial del Caribe, Nacional Financiera S.N.C., Secretara de Economa, Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) y Secretara de Desarrollo Econmico del Estado de Quintana Roo.
Mxico, 2009.
Este Manual fue elaborado por Expediente, S.A. de C.V. (Elevaria) en alianza con Runkel Continuity, S.C.
Derechos Reservados 2009.
151