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INSTRUCTIVO OPERATIVO
IO 01.04 OA
Fecha Emisin:
Emisor:
Departamento de Contabilidad
Revisin:
29/05/09
Versin N: 01
Fecha: 15/04/10
OBJETIVO
Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de
dichos fondos, tendientes a precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados
a los fines creados.
2.
ALCANCE
Las disposiciones establecidas en el presente Instructivo Operativo son de obligatorio cumplimiento
por el personal de todas las Unidades Orgnicas de la EPS MOQUEGUA S.A.
3.
4.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
-
REFERENCIAS
-
5.
Ley N 29289 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2009.
Ley N 28693 Ley del Sistema Nacional de Tesorera
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N 28411 y modificatorias.
Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno
para el Sector Pblico.
Normas Generales del Sistema de Tesorera 05 y 06, aprobadas con Resolucin Directoral N
026-80-EF/77.15.
RESPONSABILIDADES
La responsabilidad del manejo del fondo de caja chica es el designado mediante Resolucin de
Gerencia General, correspondiendo al Departamento de Contabilidad la realizacin de arqueos de
estos fondos.
6.
DESCRIPCION
1.
NORMAS GENERALES
1.1 El Fondo Fijo de Caja Chica, es el fondo en efectivo para tender requerimientos menudos y
urgentes de rpida cancelacin efectuados inclusive en horarios distintos al horario de trabajo o
das sbados y domingos.
1.2 El uso de Caja Chica en la entidad se emplea, por razones de agilidad, oportunidad y costos,
cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la
operacin y su monto no amerita la emisin de un cheque especfico.
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Fecha: 15/04/10
1.3 El importe de Fondo Fijo de Caja Chica podr ser modificado, mediante Resolucin de igual
nivel a la emitida para su autorizacin.
1.4 Mediante Acto Resolutivo que expida la Gerencia General se autorizar habilitacin, variacin o
cierre de Fondo Fijo de Caja Chica, resolucin que deber contener como mnimo la siguiente
informacin:
Nombre del Responsable o Encargado nico de su manejo. a cuyo nombre se girarn
los cheques de apertura y reposicin.
Monto del Fondo Fijo de Caja Chica.
1.5 Cuando el personal designado para el manejo del fondo, se encuentra con licencia o goce de
vacaciones, se designar a un suplente encargado del manejo de dichos fondos slo por un
lapso de 30 das, mayor a ese periodo se cambiar al encargado del manejo del Fondo Fijo de
Caja Chica, debindose modificar la resolucin.
1.6 Todo pago, realizado por el Fondo Fijo de Caja Chica no se realizar en forma parcial bajo
ningn concepto.
1.7 Las acciones de ejecucin del gasto con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica, se sujetar a los
principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que signifique una
administracin prudente de los recursos, as como a las disposiciones que emita el rgano
rector del Sistema de Tesorera, Contabilidad, Presupuesto y la SUNAT.
2. NORMAS ESPECFICAS
2.1 Limite y Concepto del Gastos
El fondo Fijo para Caja Chica, se utilizar nicamente para cubrir el gasto cuyo importe no
exceda de S/. 90.00 nuevos soles; excepcionalmente podr duplicarse este monto siempre y
cuando sea un pago del que dependa la prestacin del servicio y con la autorizacin del
Gerente General.
2.2
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Pago, adems deber contar con la firma del Jefe inmediato respectivo, Jefe de la
Oficina de Administracin y Finanzas y del solicitante.
Otorgar las facilidades necesarias para la ejecucin de arqueos por parte de las reas
pertinentes.
2.5
2.6
Todas las adquisiciones de bienes y servicios deben sustentarse con Facturas, Recibos
por Honorarios y excepcionalmente con boletas de Ventas (Proveedores comprendidos en
el Rgimen nico Simplificado). Ticket u otros documentos emitidos en concordancia con el
Reglamento de Comprobantes de Pago y normas legales vigentes, as mismo los
Comprobantes de Pago debern estar a nombre de la EPS MOQUEGUA S.A., y deben
mostrar la respectiva constancia de estar cancelado.
Los tipos de gastos a realizarse con el Fondo Fijo de Caja Chica son los siguientes:
a. Gastos por Servicios No Personales de urgencia
b. Movilidad Local.
c. Confeccin de chapas, llaves y sellos
d. Parchados de Llantas
e. Diversos servicios que se requieren con urgencia
f. Compras de bienes que por su valor de adquisicin no sea programable para efectos de
pago mediante cheque
g. Reparacin mecnica o elctrica de emergencia
h. Tasas, Peaje
i. Refrigerios
j. Otros de naturaleza urgente y dentro de los montos sealados.
Queda prohibido el gastos con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica los siguientes casos :
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DE LA RENDICION
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
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3.6 Los Documentos de gasto sern emitidos a nombre de la EPS MOQUEGUA S.A. con el RUC
20115776283 y direccin Calle Ilo N 653, debindose verificar lo siguiente:
a. Nmero del RUC del proveedor
b. Fecha de Emisin
c. Razn Social del Proveedor
d. Direccin del Proveedor
e. Numeracin del documento pre impreso
f. Nombre de la EPS MOQUEGUA S.A.
g. Descripcin del bien o servicio
h. Monto de Venta
i. Desagregacin del IGV (facturas y Tickets)
j. Retencin de Ley (para Recibos de Honorarios Profesionales)
k. Monto Total
l. Fecha de Cancelacin
m. Pie de imprentas y autorizacin SUNAT
n. Fecha de vencimiento de los comprobantes de Pago SUNAT
4
DE LA REPOSICIN
4.1 Para la reposicin de nuevos fondos en efectivo el encargado del Fondo Fijo de Caja Chica
deber presentar al Departamento de Contabilidad la Rendicin de Caja Chica a ser
registrada, adjuntando la documentacin sustentatoria original debidamente cancelada, en
orden de fecha de pago y con los vistos correspondientes.
4.2 El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma
oportuna, podr solicitar la reposicin, cuando su ejecucin haya alcanzado un nivel mnimo
equivalente al 60% del fondo asignado.
4.3 Es obligacin del encargado del Fondo de Caja Chica de garantizar la veracidad y legalidad de
los documentos que sustentan la rendicin bajo su responsabilidad.
4.4 Para la reposicin correspondiente, el responsable deber efectuar la rendicin de cuenta
equivalente al monto de solicitud de reposicin.
4.5 Los cheques de reembolso se giran a nombre del responsable de la administracin del Fondo
Fijo de Caja Chica.
4.6 La reposicin de fondos de Caja Chica ser una vez al mes por el importe de S/.1 500.00
Nuevos Soles.
5.
MECANISMOS DE CONTROL
5.1 La designacin de las personas responsables del manejo del fondo, deber recaer en personas
ajenas a los encargados de giro de cheques, cajero y personal que maneja registros contables
o efectu funciones contables.
5.2 Corresponde al Contador General o quienes hagan sus veces, disponer la realizacin de
arqueos inopinados, peridico y sorpresivos, debindose contar con el efectivo y valores en
presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo dejarse constancia en un Acta de
Arqueo de Fondos firmada por los responsables de la realizacin del arqueo y del manejo del
fondo, el mencionado documento quedar en los archivos del Departamento de Contabilidad.
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DISPOSICIONES FINALES
6.1
INDICADORES DE GESTION
No aplicable
8.
REGISTROS APLICABLES
Cdigo
Nombre
Responsable
Lugar Archivo
Tiempo
Archivo
RIO 01.04.01 OA
Vale Provisional
Encargado
del Fondo
Archivo del
encargado del
fondo
5 aos
RIO 01.04.02 OA
Encargado
del fondo
Tesorera
5 aos
9.
LISTA DE DISTRIBUCIN
10. ANEXOS
No aplicable.
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APROBADO
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