Correa, C (2005).

Administracion Estrategica y Calidad Integral en las

Instituciones Eductativas. Bogota, Colombia: Magisterio.

http://www.academia.edu/8031288/LA_ADMINISTRACI
%C3%93N_APLICADA_EN_LA_EMPRESA_CONSTRUCTORA

Importancia de la administracin:
La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas , mediante tcnicas dentro
de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional.
Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas. La
administracin es un rgano social indispensable.
Dentro de la administracin encontramos:
Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente
de los objetivos organizacionales.
Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la
sociedad.
Desempeo de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar
recursos, instrumentar, etc.
Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin.

Caractersticas de la administracin:
1. Universal: El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social,
porque siempre tiene que existir una coordinacin sistemtica de medios. Los elementos
esenciales en todas las clases de administracin sern los mismos, Por ejemplo: en el estado, en
las fuerzas armadas, instituciones hospitalarias o religiosas, en la empresa; aunque lgicamente
existan variantes accidentales.
2 . Especifica: Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos, el
fenmeno administrativo es especfico. La administracin tiene caractersticas especficas que no
nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica.
3. Unidad temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno
administrativo, ste es nico. En todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en
mayor o menor grado los elementos administrativos. Es por eso que nunca se deja de mandar,
controlar, organizar, etc.
4. Unidad jerrquica: Todos cuando tienen carcter de jefes en un organismo social, participan
en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. De est forma la empresa forma
un solo cuerpo administrativo; desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo.
5. Valor instrumental: La administracin es un medio para alcanzar un fin. Se utiliza en los
organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal.

7. Interdisciplinaria: La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y

mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada
con matemticas, estadstica, economa, psicologa, derecho, etc.
8. Flexible: Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes
necesidades de la empresa o grupo social.

Administracin origen y desarrollo:

Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al repasar la historia
de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en
organizaciones formales, por ejemplo los ejrcitos griegos y romanos. Las personas tambin han
escrito sobre cmo lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes
de que trminos como "administracin" fueran de uso comn.
Sumeria: los sacerdotes llevaban en forma arcaica el control administrativo del cobro de los
impuestos.
Egipto: Los Egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a miles de
trabajadores en la ejecucin de sus monumentos.
China: Utilizaban una junta de consejo para cada caso en que deba de tomarse una decisin
importante.
Babilonia: El uso del cdigo de HAMURABI para el control escrito y testimonial.
Hebreos: Conceptos de organizacin, principio de la excepcin.
Grecia y Persia: Scrates enuncia la universalidad de la administracin.
Platn en su libro "La Repblica" da sus puntos de vista sobre la administracin de los negocios
pblicos y el principio de especializacin.
Roma: El pueblo romano influy en la sociedad actual haciendo uso de la administracin que
incluso teniendo administradores que se hacan cargo de ella, que reciban el nombre de
gestores o mandatarios.

Administracin por objetivos:

El sistema denominado A.P.O. implica el desarrollo de objetivos entre superiores y subordinados
para todos los niveles en la jerarqua de administracin y en todas las unidades de la
organizacin.
La A.P.O. es un sistema administrativo amplio que integra muchas actividades administrativas
fundamentales en una forma sistemtica y que esta conscientemente dirigido hacia el logro
efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

Proceso de la Administracin por objetivos

Fijacin en la cima de objetivos preliminares: El primer paso en el establecimiento de
objetivos es que el director general determine lo que l percibe como el propsito o misin y las
metas ms importantes para un determinado perodo futuro.
Clarificacin de los papeles organizacionales: Idealmente cada meta y submeta deben
ser la responsabilidad clara de una persona el particular; sin embargo, al analizar la estructura
de una organizacin con frecuencia se observa que la responsabilidad es imprecisa y que se
necesita clarificacin reorganizacin. En ocasiones resulta imposibles estructurar una
organizacin en forma tal que un objetivo sea la responsabilidad personal de alguien.
Establecimiento de los objetivos de los subordinados: Despus de asegurarse de que los
gerentes subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de
planeacin entonces pueden empezar a trabajar con sus subordinados para fijar sus objetivos. El

superior les pregunta a los subordinados qu metas creen ellos poder cumplir, en qu perodo y
con qu recursos, pero los superiores tienen la responsabilidad de aprobar los objetivos de los
subordinados.
Reciclaje de Objetivos: Es difcil establecer objetivos comenzando en la cima y dividindolos
entre los subordinados. Tampoco se deben comenzar desde abajo; se necesita un grado de
reciclaje, por tanto la fijacin de objetivos no es slo u proceso conjunto sino recproco. La alta
direccin puede tener idea de los objetivos de los subordinados pero seguro cambiarn al
conocer sus aportaciones.
El proceso se inicia en la cima de la organizacin y tiene el respaldo activo del director general,
quien le da direccin a la organizacin. Sin embargo, no es esencial que la fijacin de objetivos
se inicie en la cima. Puede comenzar a nivel de divisin, al nivel del gerente de mercadotecnia o
incluso mas abajo.
Al igual que en toda planeamiento, una de las necesidades criticas en la APO es el desarrollo y la
difusin de premisas de planeamiento que sean consistentes. No se puede esperar de ningn
gerente que fije metas o que establezca planes y presupuestos sin guas de accin.
Consiste en fijar metas al nivel mas alto de la organizacin, clarificar los papeles especficos de
los responsables de lograr las metas y establecer y modificar los objetivos para los
subordinados. Se pueden establecer metas para los gerentes de lnea as como para el personal
"staff". Las metas pueden ser cualitativas o cuantitativas.
Entre sus otras ventajas la APO da por resultado una mejor administracin, con frecuencia obliga
a los gerentes a clarificar la estructura de sus organizaciones, estimula a las personas a
comprometerse con sus metas y ayuda a desarrollar controles efectivos.

Ventajas:
*
*
*
*

Clarificacin de la organizacin
Compromiso personal
Control
Mide el desempeo

Desventajas:
*
*
*
*

Deficiencias en la enseanza de su filosofa

Dificultad para establecer metas
Hincapi en las metas a corto plazo
Peligro de inflexibilidad

En base a todo lo expuesto anteriormente, podemos ensayar una definicin que contenga estos
conceptos sintetizados.
La administracin se define como el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las
personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo
tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las
industrias manufactureras y a las de servicio. En fin la administracin consiste en darle forma,
de manera consistente y constante a las organizaciones.

FUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN

Las funciones bsicas de la administracin son cinco:
-Planeacin.
-Organizacin
-Direccin.
-Coordinacin.
-Control.
-Evaluacin.

1. PLANEACION
Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto incluye el
establecimiento de objetivos, programas, polticas y procedimientos.

OBJETIVO
Es la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.
LOS PROGRAMAS
Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el objetivo propuesto.
LAS POLTICAS
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcanzar el objetivo.
LOS PROCEDIMIENTOS
Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se deben realizar las actividades.

NECESIDAD DE LA PLANEACIN
La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente por tres razones:
-Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la empresa piensen
hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los
problemas a la suerte o a las creencias religiosas.
-Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean concientes de
qu es lo que se espera de ellas y as puedan cumplir con las funciones asignadas.
-Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeacin, los riesgos de
prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la empresa fracase.
Esto no significa" que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca fracase,
simplemente significa que una empresa que planea sus- actividades tiene ms probabilidades de
triunfar.
En la empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya que mediante la
misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irn en beneficio de los socios.
Adems en la Asamblea General los afiliados mediante su participacin solicitarn; s sus directivos
programas y ejecuciones? muy concretas que deben ser tenidas en cuenta durante la planeacin.

2. ORGANIZACIN
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre
las diferentes personas de una empresa.

RAZONES PARA ORGANIZAR

Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:
1- Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo tanto debe
unirse con otros para ejecutarlas.
2- Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u
organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones de
cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica forma en que los socios
podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin de las herramientas que hemos
visto se puede presentar una imagen rpida, fcilmente comprensible y fiel de la situacin de la
sociedad.
3. DIRECCIN
Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se imparten las rdenes
o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qu es lo que debe hacerse.
Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la actividad,
es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una buena instruccin, la cual debe ser:
-Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la persona que
recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad
necesaria para cumplirla satisfactoriamente.
-Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la
actividad a ejecutar.
Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de primera, de segunda y de tercera
etc.

-Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe entender muy
bien, para lo cual el que dicta la instruccin debe colocarse en el lugar del subordinado y
considerar lo que ste quiere que se le diga.
Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente, por delegacin que hace el
Consejo de administracin.
Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe tener las
caractersticas antes anotadas, lo cual permitir no solo una mayor eficiencia en la administracin,
sino tambin una correcta informacin a los afiliados.
4. COORDINACIN
En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una estrecha armona entre
los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del
trabajo no tenga ningn obstculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a otras, con
participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de
trabajo uniforme.
. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de vista en
cualquier caso particular.
5. CONTROL
Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a los planes
presentados, y permite bsicamente avisar en forma oportuna si algo est fallando y adems si
resulta eficaz en el uso de los recursos
Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y correccin de la ejecucin con
base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las
tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:
-Establecimiento
de
patrones
-Medicin
de
-Comparacin de lo que se
-Correccin de las fallas encontradas.

de
ha

comparacin
en
puntos
estratgicos.
lo
realizado.
realizado con lo que se ha planeado.