KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

(JAWATAN)
(BAHAGIAN/ JABATAN)
(UNIT)

DISEDIAKAN OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEDIAKAN:

DISEMAK OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEMAK:

DILULUSKAN OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI:
PERTAMA:
KEDUA:
KETIGA:

KANDUNGAN
PERKARA

MUKA SURAT

1.

Objektif, Visi & Misi Kementerian

2.

Carta Organisasi Kementerian

3.

Objektif, Visi & Misi Bahagian

4.

Carta Organisasi Bahagian

5.

Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

6.

Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain

7.

Peraturan-Peraturan Pentadbiran

8.

Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

9.

Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan

11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
13. Norma Kerja
14. Senarai Tugas Harian

OBJEKTIF,
VISI DAN MISI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KEMENTERIAN

(NOTA : Seperti di dalam MPK)

VISI KEMENTERIAN
(NOTA : Seperti di dalam MPK)

CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

MISI KEMENTERIAN
(NOTA : Seperti di dalam MPK)

OBJEKTIF KKM

VISI KKM

CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
(NOTA : Seperti di dalam MPK)

OBJEKTIF, VISI DAN MISI

(BAHAGIAN / UNIT)

OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT

VISI BAHAGIAN/ UNIT

MISI BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASI
(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN / UNIT

CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DAN

KEDUDUKAN PEGAWAI

CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN

PEGAWAI
(Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan &
lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan)

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
NAMA:
BAHAGIAN/ UNIT:
JAWATAN DAN GRED:
BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:

SENARAI TUGAS:

1.
2.
3.
4.
5.

DISEDIAKAN OLEH:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama:

Nama:

Jawatan:

Jawatan: (Ketua Jabatan)

Tarikh:

Tarikh:

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS PEGAWAI
ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB

KUASA
YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
(CONTOH)
NAMA:

KARTINI BINTI OSMAN

BAHAGIAN/ UNIT:

BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN / UNIT

KEWANGAN

JAWATAN & GRED:

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 / N27

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:

PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)

KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)
TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN
(KEWANGAN)

SENARAI TUGAS:
1.

Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit.

2.

Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

3.

Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan.

4.

5.

DISEDIAKAN OLEH:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Tandatangan:

t.t

t.t

Nama:
Kartini Binti Osman
Jawatan: Penolong Pegawai Tadbir (K) 1

Nama:
Mohd Zamri Bin Ahmad
Jawatan: Setiausaha Bahagian Kewangan

Tarikh:

Tarikh:

1 Oktober 2013

1 Oktober 2013

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS PEGAWAI
ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB

KUASA
YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN

1. Timbalan
Setiausaha
Bahagian
(Kewangan)
Menandatangani
surat penggilan
mesyuarat ,
laporan audit dan
surat-surat lain
yang berkaitan.
2. Ketua Penolong
Setiausaha (K)
1

1. Mengurus jawapan
kepada pertanyaan
Audit
2. Mengurus mesyuarat
Jawatankuasa
Pengurusan
Kewangan dan Akaun
(JPKA)
3. Menyedia dan
mengemukakan
laporan JPKA ke
Perbendaharaan
4. ..

Semua perkara
berhubung
dengan tugastugas yang
berkaitan.

6. ..

8. ..
9. ..

Kelulusan
Perakuan ke-2
(baucer
bayaran).
Perkara-perkara
yang berhubung
dengan tugas
yang berkaitan.

1. Penolong Pegawai
Tadbir (K) 2
Mendapatkan
maklumat berhubung
dengan JPKA
Kelulusan Perakuan -1
(baucer bayaran)
2. Ketua Pembantu
Tadbir (KPT) 1
Urusan tempahan bilik
mesyurat, makan
minum dan senarai
kehadiran mesyuarat.

5. ..

7. ..
3. Penolong
Setiausaha (K)
1

Tiada

10. Menjalankan tugastugas lain yang

diarahkan oleh
pegawai atasan dari
masa ke semasa.

3. Pembantu Am
Pejabat
Membantu membuat
salinan surat dan
mengedarkan surat.

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________
1.
2.
3.
4.

AKTIVITI: ____________________________________________________
1.
2.
3.
4.

AKTIVITI: ________________________________________________
1.
2.
3.
4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
1.

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan

empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari Mac, April Jun, Julai

2.

September, Oktober Disember).

Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan
surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember

3.

2009.
Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai

4.

Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis.
Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan

5.

pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun.

Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi

6.

Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan.

Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat

7.

diadakan.
Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari

8.

sebelum mesyuarat bermula.

Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat.

9.

Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas

PROSES KERJA

Pengurusan

Bajet,

&

CARTA ALIRAN KERJA

mesyuarat

PROSES KERJA
AKTIVITI: __________________________________________________

BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

PROSES KERJA
(CONTOH)

SEKSYEN UNDANGUNDANG /PERATURAN

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG
/PERATURAN

Sediakan perancangan tarikhtarikh mesyuarat untuk setahun.

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 10
Tahun 2008

Sediakan surat untuk

memaklumkan tarikh mesyuarat
kepada Jabatan /Agensi /
Bahagian / Cawangan / Unit.

Ketua Penolong
Setiausaha /
Penolong
Setiausaha

Dapatkan tandatangan TSUB.

Edarkan surat kepada

Jabatan /Agensi / Bahagian /
Cawangan / Unit yang
berkaitan.
Sebelum Mesyuarat

5
Tentukan agenda, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat.
6
Tempah bilik mesyuarat dan
makan/minum.
7
Sedia dan edarkan surat
jemputan mesyuarat kepada
agensi berkaitan untuk
mendapatkan maklum balas
mesyuarat dan laporan JPKA
mengikut suku tahun yang
berkaitan.
8
Kemukakan maklum balas dan
laporan JPKA ke Cawangan
Kewangan sekurang-kurangnya
14 hari sebelum mesyuarat
diadakan.
9
Terima dan semak maklum
balas serta laporan.
10
Sediakan maklum balas

Surat Kementerian
Kewangan bertarikh 29
Disember 2009.
Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bil. 2
Tahun 1991.
(Seksyen / Para )

BIL.

11

12

13
14

15

PROSES KERJA
mengikut format yang
ditetapkan :- Laporan Perbelanjaan
Pembangunan
- Laporan Perbelajaan
Mengurus
- Laporan Pengurusan
Perolehan
- Laporan Pengurusan
Aset Alih/ Asset Hidup
- Laporan Pengurusan
Stor
Kemukakan maklum balas dan
laporan untuk semakan KPSU
(K) 1.
Susun dan serah kepada
Pembantu Am untuk dibuat
salinan.
Sediakan format kehadiran
untuk ahli mesyuarat.
Pastikan Pengerusi Mesyuarat
atau Pengerusi Ganti dapat
hadir.
Tempah makan/minum.

16
17

Semasa Mesyuarat
Dapatkan tandatangan
kehadiran ahli mesyuarat.
Catatkan minit mesyuarat.

18
19

Selepas Mesyuarat
Sediakan draf minit mesyuarat.
Kemukakan kepada KPSU

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG
/PERATURAN

BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG
/PERATURAN

untuk semakan.
20
Dapatkan pengesahan
Pengerusi Mesyuarat.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________
(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
Mula

Sediakan perancangan tarikh-tarikh

mesyuarat untuk setahun

Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh

mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/
Bahagian/ Cawangan/ Unit
Dapatkan tandatangan TSUB
Edarkan surat kepada
Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit
yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

AKTIVITI: ________________________________________________

BIL.
1.

2.

3.

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
BIL.

TINDAKAN

1.

Sediakan perancangan tarikh-tarikh

mesyuarat untuk setahun.

2.

Sediakan surat untuk memaklumkan

tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/

TANDA ( )

CATATAN

Bahagian/ Cawangan/ Unit

3.

Dapatkan tandatangan TSUB

4.

Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/

Bahagian/ Cawangan/ Unit yang
berkaitan:

5.

a)

Jabatan Pertanian

b)

Jabatan Perikanan

c)

Jabatan Veterinar

d)

Cawangan Pentadbiran

..

SENARAI UNDANG-UNDANG
6.

..

DAN
PERATURAN

1.
2.

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1:
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI 2:
1.
2.

3.
4.
AKTIVITI 3:
1.
2.
3.
4.

(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan

Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

(CONTOH)
AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008
2.
3.
4.
AKTIVITI

2:

MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

PENGURUSAN

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. ..
4. ..

AKTIVITI

3:

MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN

PERBENDAHARAAN

LAPORAN

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.
3. .
4. .

SENARAI
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

JPKA

KE

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

JAWATAN: _______________________________

BIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

1.

Jawatankuasa Pembuka Tender

Ahli

4 kali setahun

2.

Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S

Ahli

3 kali setahun

3.

Jawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa

Fail Meja/ MPK

Ahli

3 kali setahun

4.

Jawatankuasa Pertandingan KIK

Ahli

2 kali setahun

5.

..

6.

..

SENARAI BORANG BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________
Nama Borang

Kod Borang

1.
2.
3.
AKTIVITI 2: ________________________________________________________
Nama Borang

Kod Borang

1.
2.
3.
AKTIVITI 3: _________________________________________________________
Nama Borang

Kod Borang

1.
2.
3.

(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan TIADA
jika tidak berkenaan)

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

(CONTOH)
AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR
Nama Borang
1. Borang pengeluaran barang stor

Kod Borang
KEW.PS-11

2.
3.
4.
AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &
Tanggungjawab)
Nama Borang

Kod Borang

1. ..
2. ..
3. ..
AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &
Tanggungjawab)
Nama Borang
1. ..
2. ..
3. ..

Kod Borang

NORMA KERJA

NORMA KERJA
JAWATAN: ____________________________________________

BIL.

1.
2.
3.
4.
5.

JENIS KERJA

NORMA KERJA
(MASA/KUANTITI)

NORMA KERJA
(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1
BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA
(MASA/KUANTITI)

1.

Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit

2.

Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa

Kewangan dan Akaun (JPKA)

3.

Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke

Perbendaharaan

4.

Menyediakan surat rasmi

1 jam/ surat

5.

Menyediakan minit mesyuarat

4 jam/ minit

6.

..

..

7.

..

..

8.

..

..

Pengurusan

1 bulan / jawapan
1 - 2 minggu /
mesyuarat
1 minggu / laporan

SENARAI TUGAS HARIAN

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA

JAWATAN :
TARIKH
BIL.
1.

:
TUGAS SAYA HARI INI
(kemaskini setiap hari)

2.
3.

(Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari)

CATITAN

SENARAI TUGAS HARIAN

(CONTOH)

NAMA

SHAKIRAH BT SAAD

JAWATAN :

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH

2 JUN 2013

BIL.

TUGAS SAYA HARI INI

1.

Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2.

Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil.

1/2013

3.

Menyediakan senarai jemputan mesyuarat

CATITAN