Organizacao de Eventos PDF

EDUCAO A DISTNCIA
ORGANIZAO DE EVENTOS
DANIELA VIEGAS
FEAD
Belo Horizonte
2011
Publicado por FEAD

Copyright2011 FEAD
Diretoria Geral
Jos Roberto Franco Tavares Paes
Capa
douard Manet - O baile de mscaras na pera (detalhe)
Todos os direitos reservados ao

Sistema Integrado de Ensino de Minas Gerais SIEMG
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disponvel devido ao dinamismo que caracteriza essa fonte de informao.
V672o
Viegas, Daniela
Organizao de eventos / Daniela Viegas.
Belo Horizonte: FEAD, 2010.
174p.
ISBN: 978-85-8034-008-2
I Ttulo 1- Turismo 2- Eventos
CDU: 395:658
A Faculdade FEAD apresenta novo projeto, fundamentado

em aspectos metodolgicos da auto-aprendizagem, e inaugura
os cursos de graduao na modalidade a distncia.
Estudar na modalidade a distncia adquirir, alm de
conhecimento do contedo apresentado, competncias
hoje exigidas no campo profissional e pessoal: autonomia,
interao, determinao, gerenciamento da prpria formao
e atualizao continuada.
A Instituio que se prope formar empreendedores
apresenta atitude inovadora e ensina pelo prprio exemplo.
O projeto FEAD de Educao a Distncia vem sendo
desenvolvido desde 2004 e, agora, torna-se realidade.
Buscar atingir a meta da qualidade em todos os projetos
educacionais o que move a comunidade FEAD. Projeto de
muitas mos e mentes, trabalho conjunto de professores,
coordenadores, funcionrios, empresas parceiras e direo,
na busca de produzir o que h de consubstancial em
aprendizagem na modalidade a distncia.
Sinta-se, em definitivo, participante e construtor deste novo
tempo. Faa parte do seu mundo. Bem-vindo ao sculo XXI!
Professor Jos Roberto Franco Tavares Paes
Direo-Geral
Foto: FEAD
Daniela Viegas
Meu nome Daniela Viegas e trabalho
com Eventos desde que me entendo como
profissional. Digo isso porque, querendo ou
no, um dia todos iro organizar um evento.
De um aniversrio surpresa at um Congresso
Internacional, evento uma atividade que
precisa de conhecimento para ser exercida com
maestria.
Nesses anos de experincia em organizao
de eventos, pude perceber o resultado
estratgico que esta atividade pode gerar para
uma organizao ou para uma cidade e at
mesmo para um pas. Viajei pelo Brasil inteiro
e conheci as diversidades da nossa terra, gostos, maneiras de se vestir e de
se portar nos eventos, tipos de comidas mais adequados e at mesmo os
horrios preferidos para cada tipo de evento em todas as regies. Como somos
diferentes! E, como organizadores de eventos, temos que estar sempre atentos
s peculiaridades e necessidades de cada localidade, para que o evento consiga
atingir seus objetivos e seja eficaz.
Trabalho com comunicao e marketing, como consultora de organizaes
de vrios segmentos, e com educao, atuando como professora universitria
e desenvolvendo cursos e oficinas para estudantes e profissionais de mercado.
Sou graduada em Comunicao Social habilitao em Relaes Pblicas,
com MBA em Gesto Estratgica de Marketing e Mestrado em Gesto Social,
Educao e Desenvolvimento Local.
Esta disciplina ir propiciar a voc, aluno, um aprofundamento na organizao
de eventos organizacionais e tursticos, proporcionando conhecimento terico e
prtico para o planejamento, produo e avaliao de diversos tipos de eventos.
A organizao de eventos tem se configurado como um campo de atuao
de destaque e ganhos expressivos, exigindo criatividade, responsabilidade e
perspiccia do profissional que planeja e conduz um evento.
Ser um prazer estudar com voc!
Sumrio
Unidade 01
AULA 1 CONCEITOS E IMPORTNCIA DOS EVENTOS...................................................................................9
AULA 2 HISTRICO DOS EVENTOS................................................................................................................15
AULA 3 OS VRIOS OBJETIVOS DOS EVENTOS..........................................................................................19
Unidade 02
AULA 4 CLASSIFICAES DOS EVENTOS....................................................................................................23
AULA 5 TIPOS DE EVENTOS PRIMEIRA PARTE..........................................................................................29
AULA 6 TIPOS DE EVENTOS SEGUNDA PARTE.........................................................................................35
AULA 7 TIPOS DE EVENTOS TERCEIRA PARTE.........................................................................................41
Unidade 03
AULA 8 IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO................................................................................................47
AULA 9 PLANO DO EVENTO............................................................................................................................53
AULA 10 CHECK-LIST PARA EVENTOS ORGANIZACIONAIS PRIMEIRA PARTE......................................59
AULA 11 CHECK-LIST PARA EVENTOS ORGANIZACIONAIS SEGUNDA PARTE......................................63
AULA 12 CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS PRIMEIRA PARTE..............................71
AULA 13 CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS SEGUNDA PARTE.............................77
Unidade 04
AULA 14 PR-EVENTO PRIMEIRA PARTE.....................................................................................................83
AULA 15 PR-EVENTO SEGUNDA PARTE.....................................................................................................89
AULA 16 PR-EVENTO TERCEIRA PARTE....................................................................................................95
AULA 17 EVENTO................................................................................................................................................99
AULA 18 PS-EVENTO..................................................................................................................................... 103
AULA 19 PARTICIPAO EM FEIRAS PRIMEIRA PARTE.......................................................................... 107
AULA 20 PARTICIPAO EM FEIRAS SEGUNDA PARTE...........................................................................111
AULA 21 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS PRIMEIRA PARTE...................................................117
AULA 22 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS SEGUNDA PARTE................................................. 123
AULA 23 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS TERCEIRA PARTE................................................. 129
Unidade 05
AULA 24 CERIMONIAL EMPRESARIAL E PBLICO..................................................................................... 133
AULA 25 MESA DE HONRA, BANDEIRAS E SMBOLOS NACIONAIS......................................................... 139
AULA 26 TRAJES, SERVIOS DE BUFFET E ETIQUETA EM EVENTOS..................................................... 143
Unidade 06
AULA 27
AULA 28
AULA 29
AULA 30
MARKETING DE EVENTOS.............................................................................................................. 147

INOVAO EM EVENTOS................................................................................................................ 153
SUSTENTABILIDADE EM EVENTOS............................................................................................... 159
PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS E AVALIAO DE RESULTADOS............................ 167
Unidade 01
DEFINIO E HISTRICO
DOS EVENTOS
AULA 1
CONCEITOS E IMPORTNCIA DOS EVENTOS
Objetivos
Apresentar os principais conceitos de Eventos,
problematizando-os.
Conhecer a importncia estratgica dos Eventos
para as organizaes.
1 INTRODUO
Ol, caro aluno! Tenho certeza de que voc j
participou de algum tipo de evento. Sim, evento
uma atividade de que todo mundo gosta de participar,
no mesmo? Mas desde que seja bem organizado
e conduzido, pois, do contrrio, todos querem logo ir
para casa e passam longe do prximo convite daquela
empresa ou daquela pessoa. No moleza, no!
Organizar evento coisa de profissional. O evento
perpassa todas as reas do conhecimento e no Turismo
se destaca como uma ao diferenciada, gerando
impactos positivos e desenvolvimento local.
Bem, se tenho certeza de que voc j participou de
um evento como convidado, no posso dizer o mesmo
quanto organizao de um evento. Voc j participou
da organizao de algum? Vale festinha de fim de ano,
ch de panela, despedida de solteiro, qualquer um! Se
a resposta foi sim, espero que voc possa aprender
um pouco mais sobre Organizao de Eventos, pois
os eventos que vamos estudar tm objetivos claros e
metas que tm que ser atingidas, para o sucesso das
organizaes. Agora, se a resposta foi no, no se
preocupe: vamos juntos desvendar esse surpreendente
e clebre mundo dos Eventos!
2 CONCEITOS E IMPORTNCIA
DOS EVENTOS
2.1 CONCEITOS
So vrios os conceitos de Eventos e, antes de
apresent-los, caro aluno, dou uma breve explicao
sobre a denominao Evento. A origem da palavra
vem do termo eventual, o mesmo que casual, um
acontecimento que foge rotina e planejado para
reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE e
ARAJO, 2000).
Alguns autores chamam simplesmente de Evento,
outros acrescentam o adjetivo, chamando-o de Evento
Especial, mas, na verdade, ambos significam a mesma
coisa. O adjetivo funciona apenas como diferencial,
ou seja, para destacar que uma celebrao, uma
cerimnia. Isso porque a palavra evento utilizada
em diversos outros campos de estudo, alm da
comunicao, marketing e turismo. O vocbulo
usado, por exemplo, para descrever reaes qumicas,
como: a energia migra a um centro de reao e
10
promove o evento de transferncia de um eltron, ou

esse evento ocorre num tempo muito curto, quando a
luz absorvida por um tomo no estado fundamental.
Calma! No vamos estudar Qumica, ou pior,
Fsica! No nosso caso, a palavra evento realmente
significa uma cerimnia, um encontro de pessoas, e
seu conceito discutido por alguns autores:
Soma de esforos e aes planejadas
com o objetivo de alcanar resultados
definidos junto ao pblico-alvo. (BRITTO
e FONTES, 2002, p. 14)
Acontecimento excepcional previamente
planejado, que ocorre em determinado
tempo e local e gera grande envolvimento e
mobilizao de um grupo ou comunidade,
buscando a integrao, difuso e
sensibilizao entre os participantes para
os objetivos pretendidos. (HAMAM, R.,
1997, p. 107)
Evento um instrumento institucional e
promocional, utilizado na comunicao
dirigida, com a finalidade de criar conceito
e estabelecer a imagem de organizaes,
produtos, servios, idias e pessoas, por
meio de um acontecimento previamente
planejado, a ocorrer em um nico espao
de tempo com a aproximao entre os
participantes, quer seja fsica, quer seja
por meio de recursos da tecnologia.
(MEIRELES, 1999, p. 21)
Evento um acontecimento criado com a
finalidade especfica de alterar a histrica
da relao organizao-pblico, em face
das necessidades observadas. Caso esse
acontecimento no ocorresse, a relao
tomaria rumo diferente e, certamente,
problemtico. (SIMES, 1995, apud
MATIAS, 2004, p. 75)
So muitos os conceitos, no mesmo? Mas o

importante lembrar que o Evento um acontecimento
especial, com planejamento especfico e prvio, no qual
h uma mobilizao de pessoas para sua organizao
e consequente participao do pblico-alvo, e que
ocorre em um espao de tempo nico. O local no ,
necessariamente, um espao fsico, pois hoje podemos
ter, com o auxlio da tecnologia, at mesmo eventos
virtuais, como fruns de discusses e seminrios, nos
quais as pessoas so convidadas a participar e discutir
virtualmente os assuntos relacionados ao tema central
do evento.
Ah, j ia me esquecendo! Por comunicao dirigida
entende-se aquela comunicao que totalmente
adequada ao receptor da mensagem, na linguagem,
imagens, tempo, formato e canal apropriados emisso
e ao feedback (retorno) da comunicao (FORTES,
2002).
AULA 1 CONCEITOS E IMPORTNCIA DOS EVENTOS
2.2 IMPORTNCIA DOS EVENTOS

Para estudar a importncia dos eventos tanto
para as organizaes quanto para o Turismo, vamos
nos basear em algumas premissas, discutidas no livro
Estratgias para Eventos, de Janana Britto e Nena
Fontes, que est em nossas referncias:
a) Os eventos esto se tornando cada vez mais
essenciais vida econmica das empresas.
Ano aps ano eles crescem em nmero,
propores e sofisticao. Sua organizao
constitui tarefa especializada e de grande
responsabilidade.
A primeira premissa demonstra como a indstria
dos eventos vem crescendo nos ltimos anos. De
acordo com Gonalves (2003), nos ltimos 10 anos, o
setor cresceu cerca de 300% no Brasil. Essa posio
de destaque reforada por Oliveira (2000), que
afirma que o turismo de eventos o segmento mais
pleiteado pelos pases. Essa questo facilmente
confirmada pelo fato de que, nesses momentos de
eventos, principalmente internacionais, a atrao de
pblico forte, e os produtos tursticos so vendidos
por atacado, pelo volume de pessoas e pelo longo
tempo de permanncia na localidade do evento, o que
favorece a arrecadao local com visita a shoppings,
programas culturais como cinemas e teatros, ou
sociais como restaurantes, bares, boates, dentre
outros. Independentemente das condies climticas
ou de hospedagem e atendimento, o fluxo de pblico
garantido e, por sua vez, os ganhos so gerados quase
automaticamente.
Mais que uma simples festa ou comemorao, o
evento precisa ser estudado como uma atividade que
proporciona benefcios econmicos, polticos e culturais
para a cidade acolhedora, o sistema econmico local e
a comunidade (BRITTO e FONTES, 2002).
Eventos tambm so responsveis por boa parte
do fluxo turstico no Brasil. So de vrios tipos: eventos
culturais, como o Carnaval no Rio de Janeiro, a Festa
do Boi Bumb, em Parintins/ Amazonas, o Comida
di Buteco em Belo Horizonte/Minas Gerais; eventos
esportivos como a Frmula 1, em Interlagos/ So Paulo;
eventos religiosos como o Crio de Nazar, em Belm,
ou a Paixo de Cristo, em Nova Jerusalm; eventos
agropecurios, como a Festa do Vinho, em Caxias/
Rio Grande do Sul, ou a Festa do Peo Boiadeiro, em
Barretos/ So Paulo; eventos comerciais como o Salo
do Automvel ou a Feira de Utilidades Domsticas, em
So Paulo, ou feiras de informtica. Alm desses, h

uma srie de eventos tcnicos e cientficos, em todos
os meses do calendrio, em todo o Brasil. Os eventos
representam uma alavanca geradora de negcios,
de inovao em tecnologia e um espao importante
de socializao e troca de informaes de mercado
(SEBRAE, 2001).
Essa indstria ainda tem uma relevante participao
no setor tributrio, gerando cerca de R$4,2 bilhes em
arrecadao de impostos, representando uma atividade
que rende frutos tambm para o governo e para a
sociedade, especialmente em sua impressionante
capacidade de gerao de empregos, tanto diretos
quanto indiretos (SEBRAE, 2001).
Veja a matria abaixo, da Revista dos Eventos, que
mostra os impressionantes nmeros da indstria de
eventos, captados no I Dimensionamento Econmico
da Indstria de Eventos no Brasil.
O BRASIL DESCOBRIU A INDSTRIA

DE EVENTOS
Da Redao
A pesquisa I Dimensionamento Econmico da Indstria de Eventos no Brasil alcanou grande repercusso no trade
e entre os governantes e a imprensa,
passando a nortear as aes futuras do segmento, que j responsvel por 3,1% do PIB
nacional.
O estudo indito foi um dos grandes destaques
entre as mais importantes realizaes no ano de
2002. A pesquisa, realizada pela CTI Consultoria
Turstica Integrada e promovida pelo Frum
Brasileiro dos Convention & Visitors Bureaux, em
parceria com o Servio Brasileiro de Apoio s Micro
e Pequenas Empresas (Sebrae), com apoio da
Embratur, teve lanamento em julho, em Braslia,
e foi prestigiada por autoridades e entidades da
indstria de eventos. Publicado com exclusividade
pela Revista dos Eventos, o I Dimensionamento
revelou dados impressionantes sobre a indstria
de eventos: R$ 58 bilhes de renda anual, o
que representa 3,1% do PIB brasileiro; 330 mil
eventos por ano, com a participao de 79,9
milhes de pessoas; e gerao de 3 milhes de
empregos diretos, terceirizados e indiretos. Os
11
nmeros ganharam grande repercusso tanto na

indstria e entre investidores, quanto nas esferas
de governo e na imprensa brasileira que divulgou,
com grande destaque, os resultados da pesquisa.
Nas capitais e algumas das principais cidades
brasileiras, o trabalho foi apresentado e discutido
em seminrios promovidos pelos Convention &
Visitors Bureaux e pelo Sebrae. O trade de cidades
como Braslia, Belo Horizonte, So Paulo, Rio de
Janeiro, Campo Grande, Porto Alegre, Fortaleza,
Vitria, Campinas, Blumenau, Florianpolis,
Joinville, entre tantas outras (veja fotos), esteve
inteiramente mobilizado para discutir a pesquisa
e enfrentar os positivos desafios representados
pela indstria de eventos, para o permanente
desenvolvimento econmico e social do pas.
FONTE: REVISTA DOS EVENTOS. O Brasil descobriu a
indstria de eventos. 2004. Disponvel em: http://www.vtower.
org/cgi-bin/index.cgi?action=viewnews&id=899. Acesso em:
23 dez. 2009.
Passemos segunda premissa.

a) No sistema de comunicao da empresa,
as inter-relaes estratgicas possibilitam
diferentes canais de comunicao, entre os
quais o evento se destaca como uma ao
concreta e de resultados positivos constantes.
J vimos que o evento uma importante ferramenta
de comunicao dirigida. De maneira geral, s participa
de um evento quem efetivamente tem interesse por ele.
Veja s: imagine voc, que estudante de Turismo.
Dificilmente voc iria a uma palestra sobre As novas
tcnicas de soldagem do tanque de combustvel de
carros flex. Voc teria interesse?
Por esse motivo o evento dirigido, isto , voc
consegue falar com seu pblico-alvo em um s lugar e
ao mesmo tempo. claro que estou deixando de lado
os eventos abertos, ou seja, aqueles em praa pblica
ou convite aberto, em que h presena de vrios tipos
de pblicos. Na maior parte dos casos, os eventos
so dirigidos e por isso conseguem atingir resultados
fantsticos. O evento um canal de comunicao direto
entre a empresa e seu cliente, e tambm o contrrio, do
cliente com a empresa. Ou ainda, da prefeitura com o
cidado e vice versa. De uma nao anfitri com outra
visitante. O evento permite um contato direto que facilita
e proporciona a troca de informaes, expectativas e
demandas.
12
Vejamos mais uma premissa.

b) Como ferramenta de comunicao e
marketing, o evento se constitui numa eficaz
forma de comunicao e promove a renovao
ambiental e humana.
O evento um instrumento de comunicao
que proporciona a criao e a manuteno da boa
imagem de uma organizao. Como toda e qualquer
organizao deseja ter bom relacionamento com seus
pblicos, para garantir sua perpetuidade, o evento
torna-se fundamental para conquistar tanto clientes
quanto empregados a fim de atingir a excelncia nos
negcios. Sim, eventos podem gerar engajamento
dos empregados e uma maior simpatia dos clientes,
parceiros e fornecedores, mas desde que seja bem
organizado, claro, e que atenda s expectativas do
pblico-alvo. O evento promove a renovao, um
novo ar, um novo gs para a empresa. Realizar uma
comemorao com os funcionrios por terem atingido
uma meta de vendas, revigora e anima essas pessoas
para os novos desafios.
3 RESUMO
Nesta aula estudamos a origem da palavra Evento,
que vem do termo eventual, um acontecimento que
foge rotina e planejado para reunir um grupo de
pessoas. , portanto, um acontecimento especial,
com planejamento especfico e prvio, no qual h
uma mobilizao de pessoas para sua organizao e
consequente participao do pblico-alvo e que ocorre
em um espao de tempo nico.
Tambm vimos que os eventos esto se tornando
cada vez mais essenciais vida econmica das
empresas. Ano aps ano, eles crescem em nmero,
propores e sofisticao. Sua organizao constitui
tarefa especializada e de grande responsabilidade,
pois se constitui numa eficaz forma de comunicao e
promove a renovao ambiental e humana.
4 ATIVIDADE

Qual a importncia do evento para as organizaes?

Cite um caso que voc vivenciou, ou de que tomou
conhecimento, de um evento ter sido importante
para atingir os objetivos da organizao.
REFERNCIAS
CAMPOS, Luiz Cludio; WYSE, Nely; ARAJO,
Maria Luiza da Silva. Eventos: oportunidade de
AULA 1 CONCEITOS E IMPORTNCIA DOS EVENTOS

novos negcios. Rio de Janeiro, RJ: Senac Nacional,
2000.
FORTES, Waldyr Gutierrez. Relaes Pblicas:
processo, funes, tecnologia e estratgias. So
Paulo: Summus, 2002.
MATIAS, Marlene. Organizao de eventos:

procedimentos e tcnicas. So Paulo: Editora
Manole, 2004.
MEIRELLES, Gilda F. Tudo sobre eventos. So
Paulo: STS,1999.
GONALVES, Fabiana. Nichos do o tom no

mercado. Turismo em Nmeros, So Paulo, ano 2,
p. 14-21, edio n17/2003.
OLIVEIRA, Antnio P. Turismo e desenvolvimento:

planejamento e organizao. So Paulo, SP: Atlas,
2000.
HAMAM, Roosevelt. O evento integrando o mix

da Comunicao. In: KUNSCH, Margarida (Org.).
Obtendo resultados com Relaes Pblicas. So
Paulo: Pioneira, 1997.
SEBRAE (Servio Brasileiro de Apoio s Micro

e Pequenas Empresas). I Dimensionamento
econmico da indstria de eventos no Brasil. So
Paulo, SP: Revista dos eventos, 2001.
13
Unidade 01
DEFINIO E HISTRICO
DOS EVENTOS
AULA 2
HISTRICO DOS EVENTOS
Objetivos
Analisar o histrico dos eventos no
mundo.
Estudar o histrico dos eventos no Brasil.
Entender a importncia da evoluo
dos eventos para alcanar os objetivos
organizacionais.
1 INTRODUO
J est sabendo tudo sobre Eventos? Espero que
a primeira aula tenha sido esclarecedora. Juntos, ao
longo das aulas, vamos descobrindo um pouquinho
mais sobre esse maravilhoso mundo das celebraes.
Agora que o conceito, as definies e a importncia
dos eventos j so conhecidos, vamos estudar a sua
evoluo histrica, entendendo o evento como uma
atividade econmica expressiva para as empresas e
naes. Esta aula foi baseada no livro Organizao de
eventos: procedimentos e tcnicas, da autora Marlene
Matias.
importante destacar que o Turismo tem suas bases
nos deslocamentos de pessoas entre localidades para
discutir assuntos de interesse comum e para participar
de eventos como os Jogos Olmpicos (MATIAS, 2004).
Vamos aprender com essa viagem histrica?
2 HISTRICO DOS EVENTOS

2.1 OS EVENTOS NO MUNDO
776 a.C.
HOJE
Os primeiros registros dos deslocamentos humanos, que deram origem ao Turismo e, especialmente,
ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os
Jogos Olmpicos da Era Antiga. Era considerado um
evento religioso, que acontecia de quatro em quatro
anos, to representativo que tinha fora de suspender
os ataques armados da poca. Esse evento esportivo
foi responsvel pela formao do esprito de hospitalidade e gerou o interesse de outras cidades gregas,
alm de Olmpia, de realizarem seus prprios jogos e
atraes (MATIAS, 2004).
As Festas Saturnlias, das quais nasceram
os carnavais, institudas em 500 a.C., foram outra
categoria de evento datada na Antiguidade. Durante
esses festejos, era subvertida a ordem social: os
escravos podiam considerar-se temporariamente
homens livres. Essa festa acolhia alm do lazer, os
anseios, as esperanas e o folclore das regies.
O primeiro evento com caractersticas tcnicas
e informativas foi registrado em 377 a.C. e foi
denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grcia,
e reuniu todos os delegados das cidades gregas. Mais
semelhante a uma Assemblia que a um Congresso, o
evento elegeu Felipe como o generalssimo da Grcia
nas lutas contra a Prsia (MATIAS, 2004).
16
O ltimo evento da Idade Antiga, a Conferncia

de Luca, foi datado em 56 a.C. O objetivo de Csar
ao realizar esse evento era atrair para Luca, norte da
Itlia, os rivais Pompeu e Crasso, para reconcili-los.
Com esse feito, Csar fortaleceu o poder do Triunvirato
e derrubou o Senado.
Com o declnio da Era Antiga, surge o Cristianismo,
combatido firmemente pelos romanos. Estes, sem
foras para acabar com a doutrina, tentaram buscar o
apoio do crescente nmero de cristos que, por sua
vez, no viam com bons olhos o aumento da riqueza
e do poder da Igreja. A civilizao antiga deixa como
legado o desenvolvimento da hospitalidade, o incio
da infraestrutura de acesso nas estradas e locais de
eventos.
Longe de comparar com os problemas das
nossas estradas atuais, naquela poca, a dificuldade
de deslocamento e a falta de segurana realmente
impossibilitavam o acesso das pessoas a outros
lugares, o que fez estagnar o que poderia se chamar o
incio do mercado de eventos.
Por outro lado, apesar das dificuldades, essa
trajetria foi adquirindo caractersticas econmicas,
sociais e polticas que conduziram criao de
instrumentos que ajudavam imensamente nas viagens,
como o Guia de Estradas, de Charles Estiene (1552),
com informaes sobre roteiros de diversas viagens, e
a publicao Of Travel, de Francis Bacon (1612), com
variadas orientaes para viajantes (MATIAS, 2004).
Segundo Matias (2004), os principais tipos de
eventos que marcaram esse perodo foram os religiosos
conclios e representaes teatrais e os comerciais
feiras de carter comercial e mercadolgico. Como
os membros do clero eram autoridade mxima poca,
a segurana desses eventos de carter religioso no
era uma preocupao. J os participantes da feira, os
mercadores, tinham que pagar tributos ao senhor ou ao
clero para garantir sua segurana.
As representaes teatrais tinham certo carter
religioso, visto que foram introduzidas na missa para
quebrar a monotonia do ritual. A encenao facilitava
o entendimento da passagem bblica em questo.
Posteriormente, as representaes passaram a compor
outras cerimnias, atraindo um grande pblico. Assim,
as Igrejas no conseguiam suportar tamanho nmero
de espectadores, e o teatro ganhou as ruas, praas
pblicas e, finalmente, anfiteatros.
As feiras foram os eventos mais representativos da
Idade Mdia e tinham o conceito bem prximo do atual:
exposio de produtos e demonstrao de servios
com o objetivo de gerar vendas.
AULA 2 HISTRICO DOS EVENTOS

Outras viagens que aconteciam nessa poca eram
os Grand Tours, realizados por jovens da nobreza para
aprimorar seus conhecimentos e adquirir experincia
profissional. O surgimento das hospedagens como
albergues e estalagens, bem como a melhoria das
condies de viagem, com as carruagens, beneficiaram
o turismo de eventos (MATIAS, 2004).
A partir da Revoluo Industrial, com a
transformao do trabalho, da economia manual para a
mecanizada e com a introduo da energia a vapor ou
combusto, novas formas de transporte e comunicao
apareceram, refletindo tambm nos tipos de eventos
realizados, que passaram a ser mais cientficos e
tcnicos.
De acordo com Matias (2004), o Turismo de
Eventos como segmento de atuao e atividade
econmica surgiu no sculo XIX, quando o ingls
Thomas Cook coordenou a ida de um grupo de pessoas
a um congresso. Tambm se baseou em outros tipos
de eventos, como os esportivos, feiras de amostras
e exposies, para se consolidar como atividade
organizada.
No sculo XX, o surgimento do automvel deu
impulso indstria de eventos. Mais tarde, as viagens
areas se expandiram, garantindo mais rapidez e
conforto aos viajantes e encurtando as distncias dos
eventos.
Mesmo com a estagnao advinda da Primeira
Guerra Mundial, o setor de eventos continuou se
organizando e, em 1914, foi criada a International
Association of Convention and Visitors Bureau. Em 1961
foi fundada a International Congress and Convention
Association (ICAA), cuja sede em Amsterd/ Holanda,
com o objetivo de contribuir em mbito mundial com o
desenvolvimento da indstria de eventos, pesquisa e
organizao de informaes (MATIAS, 2004).
2.2 OS EVENTOS NO BRASIL

E no Brasil? Como voc acha que os eventos
surgiram?
Se no mundo h registros da ocorrncia deles
antes de Cristo, no Brasil, os eventos somente tomaram
propulso aps a Segunda Guerra Mundial, mais
precisamente na dcada de 1950. Vamos conhecer
essa histria?
De acordo com os registros do Ministrio da
Indstria e Comrcio, antes da chegada da Famlia
Real ao Brasil, aconteciam algumas feiras em locais
abertos, com comerciantes vendendo produtos em

barracas, em uma circunstncia parecida com as feiras
da Idade Mdia (MATIAS, 2004).
Normalmente as feiras ocorriam nos domingos ou
dias santos, junto com as celebraes religiosas. Eram
permeadas por personagens como o cego cantador, o
poeta popular e os contadores de histrias. Essas feiras
foram se aperfeioando at se tornarem atualmente
megaestruturas nos grandes pavilhes e locais de
exposies.
O primeiro espao para eventos de que se tem
registro foi o Salo do Hotel Itlia, onde se realizou um
Baile de Carnaval, em 1840. Nesse mesmo ano, o Caf
Neville anunciava seus bailes carnavalescos.
Em 1861, no Rio de Janeiro, o Brasil realizou a
primeira Exposio Nacional, uma prvia da exposio
Internacional de 1862, em Londres. O teste era
para escolher os produtos nacionais que iriam figurar
na feira internacional. Em 1881 aconteceu no Rio de
Janeiro a mostra preparatria da Exposio Continental
de Buenos Aires, que ocorreria no ano seguinte. At
ento, o Brasil no tinha experincia em organizar
eventos tcnico-cientficos, mas a pouca vivncia nos
preparativos para os eventos internacionais garantiu
um mnimo de aparato para organizao do evento de
mbito local (MATIAS, 2004).
J em 1908, aconteceu a Exposio Nacional,
no Pavilho de Feiras da Praia Vermelha, um marco
para a atividade de eventos brasileira. O Brasil passa
a se destacar e se firmar como organizador de feiras e
exposies a partir de 1922, ao realizar, no Palcio das
Festas, Rio de Janeiro, a Exposio Internacional do
Centenrio, com o objetivo de celebrar o Centenrio da
Independncia do pas.
O Hotel Copacabana Palace, no Rio de Janeiro,
foi inaugurado em 1923 e passou a abrigar variados
tipos de eventos, sendo destaque no cenrio nacional
at hoje. Em 1928 realizado o primeiro evento
de turismo, chamado Conveno Interestadual de
Turismo, organizado pela Sociedade Brasileira de
Turismo, atualmente chamada de Touring Club do
Brasil (MATIAS, 2004).
Em virtude da Segunda Guerra Mundial, o final da
dcada de 1930 e incio dos anos de 1940 no foram
frutferos para o setor de eventos. O setor hoteleiro,
porm, conseguiu ter mais sucesso na dcada de
1940, quando foram inaugurados os hotis-cassinos,
com jogos, espetculos nacionais e internacionais,
reunies e celebraes. (MATIAS, 2004).
17
Na dcada de 1950, foi inaugurado o Estdio Mrio
Filho, o Maracan, no Rio de Janeiro, que recebeu
um dos maiores eventos mundiais: a Copa do Mundo.
O Maracan, inicialmente preparado para atender
eventos esportivos, atualmente tambm tem estrutura
para outras categorias de eventos, como shows e
apresentaes.
A partir desse acontecimento, que mobilizou um
grande nmero de profissionais e atraiu um amplo
volume de pblico, o Turismo se transformou em uma
atividade cada vez mais organizada.
A primeira Associao Brasileira de Agncias de
Viagens (ABAV) foi criada em 1953, no Rio de Janeiro,
para cuidar da prestao de servio das agncias de
viagens. Outras ABAVs foram se desenvolvendo depois
da iniciativa pioneira.
Os Congressos da ABAV impulsionaram o
crescimento do Turismo e fizeram disseminar
a profissionalizao do setor, j que diferentes
localidades disputavam para sediar o evento. A partir
desse movimento, os agentes de viagem comearam
a buscar mais informaes tcnicas e oportunidades
de acordos empresariais para prestar um melhor
atendimento.
As comemoraes do IV Centenrio da Fundao
de So Paulo, em 1954, culminaram na inaugurao
do Parque Ibirapuera, que abriga feiras, museus, reas
para esporte etc.
Como o setor de eventos ainda era incipiente, foi
realizado, em 1967, o Encontro Nacional de Turismo,
no Rio de Janeiro, um ano depois da criao da
Empresa Brasileira de Turismo (Embratur). Em 1970,
inaugurado o Pavilho de Exposies do Palcio das
Convenes do Anhembi, em So Paulo, um dos mais
conhecidos at hoje.
Com a evoluo do setor, em 1967 foi criada a
Alcntara Machado Feiras e Promoes, em So
Paulo, a primeira empresa nacional especializada em
organizao de congressos e convenes.
J em 1977, foi fundada a Associao Brasileira
de Eventos e Empresas Operadoras em Congressos
e Convenes (ABEOC), que depois passou a ser
chamada de Associao Brasileira das Empresas
de Eventos, criada com o objetivo de captar e gerar
eventos, visando o desenvolvimento da atividade
econmica.
Outro fato de destaque foi a criao da Associao
Brasileira de Centros de Convenes, Exposies e
Feiras (ABRACEF), com a vocao de:
18
Promover o desenvolvimento institucional

de seus associados, preservando
sua integridade e individualidade; e
promover tambm a integrao e troca
de informaes relativas aos sistemas
de tecnologia, marketing, planejamento,
comunicao social, gerenciamento
de eventos nacionais e internacionais.
(MATIAS, 2004, p. 36)
Nessa sequncia histrica, prezado aluno, podese perceber o quanto a indstria de eventos evoluiu.
Atualmente no Brasil existem centenas de empresas
especializadas
no
planejamento,
organizao
e conduo de eventos empresariais, pblicos,
acadmicos, esportivos e de uma infinidade de outras
categorias. Tem evento pra todo o tipo de gente, para
atingir vrios objetivos! Esse ser o assunto da nossa
prxima aula: Os vrios objetivos dos eventos.
3 RESUMO
Os primeiros registros dos deslocamentos humanos,
que deram origem ao Turismo e, especialmente,
ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os
Jogos Olmpicos da Era Antiga. O primeiro evento com
caractersticas tcnicas e informativas foi registrado
em 377 a.C. e foi denominado Congresso. Aconteceu
em Corinto, Grcia, e reuniu todos os delegados das
cidades gregas.
No Brasil, os eventos somente tomaram propulso
aps a Segunda Guerra Mundial. Atualmente no Brasil
existem centenas de empresas especializadas no
planejamento, organizao e conduo de eventos
empresariais, pblicos, acadmicos, esportivos e uma
infinidade de categorias.
4 ATIVIDADES
1) Comente as origens dos eventos, buscando
identificar as trs principais contribuies que essa
trajetria dos eventos ofereceu para a evoluo
dos eventos atuais.
2) No caso brasileiro, quais fatores contriburam para
que o pas pudesse se tornar um organizador de
eventos?
REFERNCIAS
Manole, 2004.
Unidade 01
DEFINIO E HISTRICO
DOS EVENTOS
AULA 3
OS VRIOS OBJETIVOS DOS EVENTOS
Objetivos
Analisar os objetivos dos eventos para as
organizaes.
Aplicar o raciocnio crtico-analtico para
identificar os objetivos dos eventos e as
solues para cada ocasio.
1 INTRODUO
Gostou da histria dos eventos no mundo? E no
Brasil? Essa trajetria tem captulos emocionantes, de
muitas mudanas e evolues, e demonstra que ainda
h espao para crescer, diversificar, criar!
Agora vamos verificar que o evento no apenas
uma celebrao. Muito mais que uma simples festa, os
eventos servem para discutir alternativas econmicas
para uma cidade, para reunir as partes interessadas em
um projeto e discutir as solues para um determinado
problema, para motivar e mobilizar uma comunidade,
dentre outros objetivos.
Voc j participou de algum evento que no fosse
somente uma celebrao, uma festa? No campo
organizacional isso muito comum.
Pense agora em um objetivo que uma empresa
precisa atingir. Ela poderia organizar um evento para
alcan-lo, no ? Ento vamos l!
2 OS VRIOS OBJETIVOS DOS

EVENTOS
Pensou no objetivo para um evento que
comentamos na Introduo? Veremos agora alguns
objetivos que um evento pode alcanar. Vamos nos
deter em cada um e coment-lo, para que voc possa
entender tudo muito bem. Vamos a eles.
2.1 ATINGIR RESULTADOS

QUALIFICADOS E QUANTIFICADOS
JUNTO AO PBLICO-ALVO
Um evento pode ajudar a atingir resultados junto
ao pblico-alvo, aumentando o nmero de clientes,
por exemplo. A empresa turstica pode organizar um
evento para captar passageiros para um cruzeiro ou
um destino turstico. Ao mesmo tempo, ela pode fazer
um evento para gerar mailing list, ou seja, um cadastro
de pessoas que podem ter interesse pelo produto ou
servio, mas que no necessariamente iro comprar
ou negociar com a empresa naquele exato momento
do evento.
Esse tipo de estratgia muito utilizado, pois
o evento atrai o pblico-alvo, aquele diretamente
relacionado com a empresa. Como vimos na primeira
aula, participa de um evento quem tem interesse no
assunto que est sendo tratado nele. Ento, muito
mais fcil captar contatos organizando um evento do
20
que realizar outro tipo de captao. Essa mailing list

(cadastro) pode servir para uma infinidade de projetos
e objetivos da empresa. Desta maneira, o resultado do
evento se propaga e vai alm das fronteiras de tempo
e espao em que organizado. O evento gera frutos
para outras aes e projetos corporativos.
Alm disso, essa mailing gerada pode servir de
base de pblico para os prximos eventos da empresa,
que poder convidar os mesmos participantes para as
outras edies desse evento ou ento para eventos
relacionados.
A organizao tambm poder atingir objetivo junto
ao pblico-alvo por meio do estreitamento de relaes,
facilitando as vendas. A aproximao empresa-cliente
pode ser proporcionada por um evento, j que sua
caracterstica primordial a interao social. Se uma
empresa tem aproximao com seus clientes, as
vendas so favorecidas, e o evento proporciona essa
sinergia.
2.2 ALCANAR O PBLICO-ALVO POR

MEIO DO LANAMENTO DE PRODUTOS,
SERVIOS, APRESENTAO DE
PESSOAS OU EMPRESAS
O evento uma atividade interessante porque
amplia o leque de exposio da empresa e de seus
produtos e servios. A empresa pode organizar o
evento para lanar um produto no mercado e chamar
a ateno para ele. Esse tipo de estratgia favorece
a divulgao nos meios de comunicao, porque um
evento pauta para jornais. E, mais uma vez, por ser
dirigido, o evento consegue atingir, de uma s vez, boa
parte do pblico-alvo da empresa.
Muitas vezes, a empresa espera o perodo da feira
do seu setor de atuao para fazer o lanamento do
produto, sabendo que seu pblico estar presente nela.
Exemplos: uma empresa automobilstica pode lanar
uma inovao no veculo na feira de automveis; uma
empresa de cosmticos pode lanar um novo creme
hidratante revolucionrio em uma feira da indstria da
beleza. Todas as pessoas interessadas estaro na feira
e podero conhecer o produto, tirar suas dvidas e at
mesmo experiment-lo. Com uma propaganda ou uma
campanha publicitria, ou mesmo com divulgao na
mdia no seria fcil conseguir essa proeza. O evento
abre muitas possibilidades de aproximao com o
produto ou o servio, especialmente no momento do
lanamento dele no mercado.
AULA 3 OS VRIOS OBJETIVOS DOS EVENTOS

Alm disso, o evento tambm pode ser realizado
para apresentar uma pessoa ao mercado ou aos
empregados de uma empresa: um novo diretor de
vendas, ou um coordenador de logstica, ou mesmo
o presidente da empresa podem ser apresentados ao
seu grupo de trabalho por meio de um evento, j que
mais fcil e, muitas vezes mais vivel, apresentar esse
novo profissional a todos de uma s vez.
Pense em uma situao de um Diretor Comercial:
para ele ser apresentado para todo o mercado brasileiro,
em todas as regionais, ele teria que viajar para essas
localidades e se apresentar. Em um evento de mbito
nacional, esse profissional consegue conhecer toda a
equipe de uma s vez. claro que depois ele ter a
oportunidade de apreciar todas as praas e atuar junto
aos vendedores locais, mas essa apresentao geral
favorece o contato, alm de no privilegiar uma ou
outra regional que ele escolhesse para visitar primeiro.
2.3 ESTABELECER CONCEITO,

RECUPERAR OU ALAVANCAR A
IMAGEM DA ORGANIZAO
Um evento pode ter o objetivo de alavancar a
imagem de uma companhia ou empreendimento.
Imagine uma empresa que est entrando no
mercado brasileiro. Um evento pode ajud-la a mostrar
seus produtos e servios, sua forma de trabalhar, sua
misso e valores, demonstrando para a sociedade
seus princpios. Nesse caso, ela precisa se firmar no
mercado, e o evento uma mola impulsora para atingir
essa meta. Com o evento, a empresa pode estabelecer
seu conceito no mercado. Exemplos: promover um
conceito de uma empresa hi-tech, realizando um
evento com as ltimas inovaes da tecnologia. Ou se
mostrar uma empresa parceira e prxima dos clientes,
realizando um evento intimista, com uma decorao e
uma estrutura parecida com a sala da sua casa ou com
um ambiente de barzinho, que proporciona a conversa,
o bate-papo, a interao, a proximidade.
Da mesma forma, quando uma empresa est
com sua imagem manchada, um evento pode ser
realizado para tentar minimizar o impacto negativo e
efetivamente mudar a conjuntura. Mas muita calma
nessa hora, caro aluno! Uma situao de crise no
combina com festana! Se a empresa est passando
por um momento difcil, no hora de comemorar.
Pode parecer falsidade ou falta de considerao da
diretoria da empresa com os empregados ou com os
clientes e fornecedores.
Explico melhor: imagine que uma empresa
provocou um acidente ambiental, que contaminou o rio
local e afetou o fornecimento de gua da regio. Essa

empresa precisa, primeiramente, corrigir as terrveis
falhas que causaram o problema, para depois tentar
alavancar a sua imagem. Uma das estratgias para
reconquistar a aceitao pblica pode ser um evento.
A empresa pode, por exemplo, depois de ajustados os
problemas ambientais do caso em estudo, promover
um Programa de Visitas, para mostrar como ela
cuidou daquele problema e as aes que esto sendo
desenvolvidas para aquela comunidade. Entenda, pois,
que no o momento de fazer uma celebrao, mas de
provar, por meio de um evento no qual a empresa abre
suas portas para visitao, que ela realmente consertou
os estragos, sanou os problemas, criou novas aes e
est tomando todos os cuidados para que nada de ruim
acontea.
Outra forma de alavancar a imagem por meio
de patrocnio de eventos culturais ou esportivos. A
empresa associa sua imagem ao evento, gerando
simpatia e proximidade com o pblico-alvo.
2.4 REALIZAR ATO COMEMORATIVO,

COM OU SEM FIM MERCADOLGICO
Por outro lado, possvel, e muito comum, realizar
um evento com o objetivo de FESTEJAR! Um evento
comemorativo importante para melhorar a motivao
dos empregados, celebrar a conquista de um prmio,
encerrar as atividade anuais, comemorar resultados
atingidos, reconhecer uma equipe de profissionais,
celebrar o fechamento de um contrato, abrir os trabalhos
de um congresso ou seminrio, dar o pontap inicial
de um projeto empresarial ou acadmico e mais uma
infinidade de motivos!
O evento comemorativo pode ou no ter fins
mercadolgicos, isto , pode unicamente celebrar o
ano com os clientes, ou pode tambm servir para fazer
contatos comerciais e parcerias, criando oportunidades
de mercado.
Um bom exemplo pode ser a comemorao
do aniversrio da empresa, que um momento
de celebrao e de integrao com os pblicos de
interesse da organizao.
2.5 ENVOLVER PESQUISA,

PLANEJAMENTO, COORDENAO,
CONTROLE, ORGANIZAO E
IMPLANTAO DE UM PROJETO
O evento ajuda a estudar um determinado tema,
porque rene as pessoas interessadas para discutir
21
sobre aquele assunto; pode servir para planejar,
coordenar e implantar um projeto empresarial, visando
alcanar o pblico com medidas concretas e viveis e
resultados projetados.
Tambm possvel, por meio de um evento,
promover um treinamento tcnico, aprimorando a
capacitao profissional. Nesse caso, o evento
completamente planejado para gerar conhecimento
coletivo, permitindo que os participantes aproveitem
um contedo e uma prtica totalmente preparados para
este fim.
2.6 PROMOVER UM ROTEIRO

TURSTICO OU UMA CIDADE COM
ATRAO TURSTICA
Chamar a ateno de pessoas para uma localidade
no tarefa fcil. Muitas vezes, uma cidade tem
grande potencial turstico, mas que no conhecido
ou reconhecido pela sociedade. Um circuito de eventos
locais pode beneficiar a promoo dessa localidade,
gerando a atrao do pblico. A cidade passa a receber
a ateno dos turistas, o que favorece:
o desenvolvimento econmico: o evento faz
girar a economia local, impulsiona o comrcio
e o desenvolvimento da infraestrutura, com
construo de hotis, restaurantes e servios
para a populao. Os resultados, muitas vezes,
podem ser sentidos at mesmo nas localidades
circunvizinhas.
o equilbrio da demanda: algumas regies
tm grande potencial turstico, mas que
normalmente aproveitado somente na alta
estao, causando um desequilbrio entre
oferta e demanda. A realizao de eventos
fora da alta temporada garante a estabilizao
econmica nessas localidades, diminuindo
os efeitos da sazonalidade e proporcionando
movimento durante o ano todo.
a gerao de empregos: esse movimento da
economia proporciona tambm o surgimento
de trabalho e renda, conduzindo ao desenvolvimento local. O setor turstico pode ser
responsvel por um significativo nmero de
empregos.
Viu como um evento pode ajudar uma organizao
a aprimorar o relacionamento com seu pblico de
22
interesse? Um evento capaz de atingir vrios

objetivos e metas. Para aprimorar seu conhecimento,
fixe bem esses objetivos dos eventos, pois, na prxima
aula, estudaremos a classificao dos eventos. Para
classificar um evento preciso ter sempre em mente
seu objetivo primordial, o motivo pelo qual ele foi
desenvolvido. At a prxima!
3 RESUMO
Muito mais que uma simples festa, os eventos
servem para discutir alternativas econmicas para
uma cidade, para reunir as partes interessadas em um
projeto e discutir as solues para um determinado
problema, para motivar e mobilizar uma comunidade,
dentre outros objetivos.
Alguns objetivos que um evento pode alcanar:
atingir resultados qualificados e quantificados junto
ao pblico-alvo; alcanar o pblico-alvo por meio do
lanamento de produtos, servios, apresentao de
pessoas ou empresas; estabelecer conceito, recuperar
ou alavancar a imagem da organizao; realizar
ato comemorativo, com ou sem fim mercadolgico;
envolver pesquisa, planejamento, coordenao,
controle, organizao e implantao de um projeto;
promover um roteiro turstico ou uma cidade com
atrao turstica, dentre outros.
4 ATIVIDADE

Vimos nesta aula que os eventos so criados para

atingir alguns objetivos. Crie um evento para atingir
cada um dos objetivos abaixo. Use a criatividade!
a. Alcanar o pblico-alvo por meio do lanamento de produtos, servios, apresentao de
pessoas ou empresas.
b. Promover um roteiro turstico ou uma cidade
com atrao turstica.
REFERNCIAS
BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratgias para
eventos: uma tica do marketing e do turismo. So
Paulo: Aleph, 2002.
CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organizao de
eventos: manual para planejamento e execuo.
So Paulo: Summus Editorial, 1997.
MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. So Paulo: Ed. Manole, 2004.
Unidade 02
CLASSIFICAO E TIPOS DE EVENTOS
AULA 4
CLASSIFICAES DOS EVENTOS
Objetivos
Desenvolver habilidades para adequar o
evento a cada segmento, respeitando as
peculiaridades e a cultura local.
Reconhecer o carter dinmico da
realidade social e seus processos
interativos, para indicar o melhor tipo de
evento para cada situao.
Analisar o contexto econmico e poltico
para determinar qual evento mais
recomendado para a demanda da
organizao.
1 INTRODUO
Vimos que os eventos tm vrios objetivos e
atendem a diversos propsitos. Na aula anterior,
estudamos os principais motivos pelos quais
organizaes e pessoas promovem eventos.
Vamos conhecer agora as suas classificaes?
De acordo com o porte, abrangncia, perfil dos
participantes ou perodo de realizao, dentre outras
categorias de anlise, o evento pode ser classificado
como grande, mdio ou pequeno, ou mesmo local,
regional, nacional ou internacional.
Voc sabe classific-los? O que seria um evento
cvico nacional? Ou um evento desportivo internacional?
Uma cerimnia de grande porte?
Vamos aprender um pouco mais?
2 CLASSIFICAES DOS
EVENTOS
Existem diferenciadas formas de classificao de
eventos. Cada autor adota uma categorizao.
Para Britto e Fontes (2002), os eventos so
classificados por: categoria, rea de interesse,
localizao/abrangncia, caractersticas estruturais e
tipologia. Vejamos detalhadamente essa classificao
dos eventos feita pelas duas autoras.
Categoria: institucional; promocional ou
mercadolgico.
A categoria Institucional se refere a eventos que
visam criar ou fixar conceito, imagem e identidade de
uma organizao ou de uma pessoa.
J um evento Promocional ou Mercadolgico
objetiva promover um produto ou servio, reforando
as aes de marketing e divulgao, tendo como
finalidade, portanto, vender ou realizar processo
comercial, negociao.
Essa classificao por categoria fornece
ao organizador de eventos subsdios para definir
corretamente seu pblico-alvo participante do evento.
Por exemplo: se a empresa realiza um evento
institucional, no necessariamente ela precisa convidar
os clientes. Ela pode convidar parceiros, empregados,
fornecedores, por exemplo. Mas se realiza um evento
mercadolgico, de bom tom que ela convide seus
clientes, mas tendo sempre em mente os objetivos
desse evento, como estudamos na aula anterior. Para
um evento mercadolgico, a empresa pode avaliar a
24
necessidade de convidar os empregados, priorizando a

participao de outros pblicos externos mais alinhados
aos objetivos mercadolgicos.
rea de Interesse: artstica, cientfica, cultural,
educativa, cvica, poltica, governamental,
empresarial, de lazer, social, desportiva,
religiosa, beneficente, turstica.
Algumas modalidades de eventos podem se
enquadrar em mais de uma rea de interesse,
simultaneamente. Vamos descrev-las:
a) Artstica: eventos que tratam de arte, como
literatura, teatro, dana, msica, dentre outros.
b) Cientfica: relacionada a assuntos cientficos
em qualquer campo de conhecimento ligado
pesquisa.
c) Cultural: eventos relacionados aos aspectos
culturais para sua divulgao e reconhecimento,
ou mesmo com objetivo promocional. Incluemse nesta classificao os eventos folclricos
e ligados a outras manifestaes e hbitos
regionais.
d) Educativa: aborda questes da rea educacional, novas prticas pedaggicas, cursos e
novidades da educao.
e) Cvica: classificao dada para eventos
relacionados Ptria e/ou sua histria.
f) Poltica: trata de assuntos polticos, como
eventos ligados a partidos polticos, associaes de classe etc.
g) Governamental: em todas as esferas, nveis
e instncias, so eventos que mostram aes
e prestam contas sobre as realizaes do
governo.
h) Empresarial: envolve atividades organizacionais como pesquisa e aes de empresas e
seus parceiros.
i) Lazer: eventos que visam gerar entretenimento
e bem-estar aos seus participantes.
j) Social: eventos de interesse comum, que visam
confraternizao, quer sejam familiares, quer
sejam de grupos com interesses afins, amigos
ou outros grupos sociais.
k) Desportiva: eventos ligados ao universo
esportivo, de qualquer modalidade ou espcie.
l) Religiosa: enfoca interesses, assuntos ou
confraternizaes religiosas, de qualquer
crena.
AULA 4 CLASSIFICAES DOS EVENTOS

m) Beneficente: eventos realizados em prol de
uma causa, refletem programas e projetos
sociais divulgados em cerimnias pblicas,
normalmente para angariar fundos ou apoio
institucional.
n) Turstica: visa divulgar e promover produtos
e servios tursticos tentando incrementar o
turismo local ou nacional. Como vimos na aula
anterior, este tipo de evento muito utilizado
para garantir a manuteno da oferta turstica
integral e constante. Nesse caso, geralmente,
compe o calendrio oficial de eventos daquela
localidade.

Localizao/ Abrangncia
Esse tipo de classificao distingue os eventos por

sua abrangncia e local em que ocorrem:
a) Locais: de bairro ou grupo de bairros.
b) Distritais: relativos ao distrito.
c) Municipais: de alguma cidade.
d) Regionais: que abrange uma determinada
regio.
e) Estaduais: relativos a um estado.
f) Nacionais: representam uma nao.
g) Internacionais: abrangem os interesses de
vrios pases.
De qualquer forma, o evento, mesmo acontecendo
em uma localidade ou em uma pequena cidade,
pode ter carter internacional, desde que inclua as
caractersticas necessrias para ser considerado como
tal, como ter pblico de vrios pases, representantes
e/ou autoridades internacionais, ser bilingue ou
trilingue, ter um assunto de abrangncia e interesse
internacional, etc.

Caractersticas estruturais
Considerando as caractersticas estruturais, um

evento pode ser classificado quanto a:
Porte: pequeno; mdio; grande.
Um evento de pequeno porte abrange um nmero
de at 200 pessoas. Um evento de mdio porte tem
o nmero estimado de 200 a 500 participantes. Um
evento de grande porte tem mais de 500 participantes.
(BRITTO e FONTES, 2002).
Periodicidade: fixo; mvel; espordico.
Um evento fixo no varia a data de realizao,
ou seja, sempre ocorre na mesma data. Voc
consegue pensar agora em um evento que tenha

essa caracterstica? Lembrou de algum? Ok, vamos
resposta: solenidades de Sete de Setembro e festas
de santos padroeiros (realizam-se, anualmente, no
mesmo dia).
Um evento mvel sempre se realiza, mas no em
data fixa. Ele pode variar de acordo com o calendrio ou
interesse dos organizadores. Ou seja, a periodicidade
fixa, mas a data mvel. Incluem-se aqui eventos
tais como os Jogos Olmpicos e a Copa do Mundo, que
ocorrem de quatro em quatro anos. O carnaval tambm
um evento mvel.
Um evento espordico de realizao temporria
e s acontece por demanda, em funo de fatos
extraordinrios. Mas claro que tambm tem
planejamento e programao para se realizar. So
exemplos deste tipo os eventos empresariais diversos
ou cerimnias do Vaticano quando ocorre morte,
escolha ou sagrao do Papa.
Pblico: geral; dirigido; especfico.
A classificao por perfil de participantes pode ser:
a) Geral: evento aberto, com todo tipo de pblico,
com participao limitada apenas ao tamanho
do espao no qual o evento est sendo
realizado. H alguns eventos que, mesmo
abertos, tm restrio de idade ou censura
para participao. So exemplos de eventos
com pblico geral: desfile de escolas de samba
na rua, show em praa pblica, encenao da
Paixo de Cristo em Pernambuco, festa do
Senhor do Bonfim em Salvador etc.
b) Dirigido: como o prprio nome diz, restrito ao
pblico que tem afinidade com o assunto do
evento ou interesse por ele. Alguns exemplos
so: exposies agropecurias, feiras de
calado ou de couros, salo do automvel etc.
c) Especfico: o pblico claramente definido
pela afinidade direta com o assunto. Incluemse nessa categoria os congressos da rea de
sade, seminrios de educao, workshops de
medicina alternativa, entre outros.

Por tipologia
Os eventos tambm podem ser classificados

por tipologia e na prxima aula vamos analisar
detalhadamente os principais tipos de eventos. J
vamos ver agora a classificao:
25
TABELA 1
Classificao por tipologia
Programa de
Visitas
Famtour1
Openday2
Exposies
Feiras
Exposies
Road-shows3
Show case4
Mostras
Sales
Vernissages5
Encontros
Tcnicos e
Cientficos
Congressos
Conferncias
Videoconferncias6
Ciclos de palestras
Simpsios
Mesas-redondas
Painis
Fruns
Convenes
Seminrios
Debates
Conclaves
Brainstormings7
Semanas
Jornadas
Concentraes
Entrevistas coletivas
Workshops8
Oficinas
Assembleias
Estudos de caso
Comcios
Passeatas
Carreatas
Abreviatura de familiarization tour ou tour de familiarizao e

reconhecimento; organizado para operadores e empresas
tursticas para se familiarizarem com novos destinos tursticos
2
Programa de visitas interno s empresas.
3
Exposio montada sobre rodas nibus ou carretas
constituindo-se em um evento itinerante.
4
Parecido com uma feira comercial, porm mais econmico,
um evento em que os produtos e servios so expostos em
vitrines fechadas e os visitantes entram em contato com o
expositor por meio de cabines telefnicas anexas ao estande,
comunicando-se diretamente com a central de informaes do
expositor.
5
Evento caracterstico de exposio artstica, apresenta o
trabalho de um ou mais artistas.
6
Conferncia feita por vdeo, que depende da Internet e/ou
satlite.
7
Encontro que exercita o raciocnio livre, no qual um grupo
de pessoas se rene para emitir ideias livremente sobre um
determinado assunto, como uma chuva de ideias.
8
A traduo mais prxima seria oficina e se caracteriza por
um evento que tem uma parte prtica, ou seja, um grupo de
pessoas de um segmento de mercado que discute, estuda e
faz as aplicaes de uma determinada tecnologia, produto ou
servio.
1
26
Encontros de
Convivncia
Saraus
Coquetis
Happy-hours9
Chs da tarde
Chs de cozinha
Chs beneficentes
Chs-bar
Almoos
Jantares
Banquetes
Cafs da manh
Brunchs10
Coffee-breaks11
Guest Coffees12
Encontros culturais
Shows
Festivais
Cerimnias
De cunho religioso
Fnebres
Casamentos
Bodas
De Posse
Acadmicas (formatura, outorga
de ttulos, aula magna)
Eventos
competitivos
Concursos
Gincanas
Torneios
Campeonatos
Olimpadas
Inauguraes
Espaos fsicos
Monumentos
Lanamentos
Pedra fundamental
Livros
Empreendimentos imobilirios
Maquetes
Produtos
Servios
Excurses
Tcnicas
De incentivo
Educacionais
Desfiles
Cvicos
De moda
Leiles
Variados
Evento informal que se inicia mais cedo, normalmente logo

aps o expediente, em que as pessoas saem diretamente do
trabalho e se dirigem ao evento. Tomam-se drinks e degustamse aperitivos, com conversas descontradas. Tambm termina
mais cedo, por volta de 22h.
10
Inspirado nos costumes americanos, une o breakfast (caf da
manh) com o lunch (almoo), da a palavra brunch, e mistura
os dois cardpios, ocorrendo por volta de 11h da manh.
11
Caf servido no intervalo de duas atividades. Como o nome diz,
ele quebra o evento, para que os participantes possam ter um
intervalo.
12
servido antes do incio efetivo do evento, para os palestrantes
ou convidados especiais, em uma sala reservada. Aps o incio
da palestra, o guest coffee reposto, para que os palestrantes
possam se servir novamente aps sua apresentao, quando
no estiverem previstos coquetis ou outros eventos sociais.
9
AULA 4 CLASSIFICAES DOS EVENTOS
Dias Especficos
Variados
Outros
Variados
Fonte: BRITTO e FONTES, 2002, p. 61
Outra classificao dos eventos dada por

Matias (2004). Para a autora, os eventos podem ser
classificados:
Em relao ao pblico
a) Evento fechado: acontece dentro de situaes
especficas e com pblico definido, que
convidado a participar.
b) Evento aberto: divide-se em duas categorias:
evento aberto em geral, que alcana todas as
classes de pblico e evento aberto por adeso,
que direcionado a um determinado pblico
que faz inscrio gratuita ou paga taxa de
participao.

Em relao rea de interesse
Bem parecida com a classificao anterior, de Britto

e Fontes (2002), a classificao por rea de interesse de
Matias (2004) se divide em evento: artstico, cientfico,
cultural, cvico, desportivo, folclrico (manifestaes
culturais regionais sobre lendas, tradies, costumes),
de lazer, promocional (com objetivo de promover
produtos e servios), religioso e turstico.
Diferentes classificaes, no mesmo? O
importante entender que os eventos so distintos em
seus objetivos e classificaes, para atender a uma
ou mais demanda(s) especfica(s) da organizao.
No podemos nos esquecer de que o evento um
investimento significativo, de verba, tempo e esforo de
uma determinada equipe para realiz-lo. Portanto, tendo
seu objetivo sempre em mente e sabendo classific-lo,
voc comear muito bem seu prximo evento!
RESUMO
Existem diferenciadas formas de classificaes de
eventos. Cada autor adota uma categorizao. So
categorias de classificao: em relao ao seu tipo,
porte, pblico, abrangncia, caractersticas estruturais
ou rea de interesse.
O importante entender que os eventos so
distintos em seus objetivos e classificaes, para
atender a uma ou mais demanda(s) especfica(s) da
organizao.
ATIVIDADES

A empresa WxWx, agncia de turismo, est

entrando no mercado brasileiro e quer desenvolver
um programa de relacionamento com seus pblicos.
A empresa decidiu fazer um evento para um desses
pblicos prioritrios: seus 300 revendedores em
todo o Brasil, das agncias em vrios estados. A
WxWx precisa apresentar e explicar seus produtos
e servios, as formas de comercializao e a
estratgia de atuao no mercado.
a) Indique qual evento seria adequado para a situao
e descreva-o.
b) Defina a rea de interesse, a categoria e a
abrangncia desse evento.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
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Unidade 02
AULA 5
TIPOS DE EVENTOS PRIMEIRA PARTE
Objetivos
Conhecer os vrios tipos de eventos,
para aplicao tanto no mbito pblico
quanto no privado.
Entender as diferenas e especificaes
de cada tipo de evento para determinar o
melhor para cada situao.
1 INTRODUO
Festa do interior
Fagulhas, pontas de agulhas
Brilham estrelas de So Joo
Babados, xotes e xaxados
Segura as pontas meu corao
Bombas na guerra-magia
Ningum matava, ningum morria
Nas trincheiras da alegria
O que explodia era o amor
Nas trincheiras da alegria
O que explodia era o amor
E ardia aquela fogueira
Que me esquenta a vida inteira
Eterna noite sempre a primeira
Festa do Interior
(Msica de Morais Moreira

Intrprete: Gal Costa)
Como canta Gal Costa, existem eventos para todos

os tipos de pessoas, horrios, locais e finalidades.
Vimos como os eventos so classificados, agora vamos
estudar seus tipos.
Na tabela que encerra a ltima aula, os eventos
esto divididos e classificados de acordo com seus
tipos. Vamos agora ver detalhadamente os tipos mais
utilizados de eventos organizacionais.
2 TIPOS DE EVENTOS
2.1 PROGRAMA DE VISITAS
Descrio: um Programa de Visitas se constitui
na recepo a grupos de pessoas seguindo uma
programao preparada. A visitao normalmente tem
uma finalidade tcnico-cientfica.
Objetivo: esse tipo de evento tem o objetivo de
divulgar a empresa ou instituio a seu pblico-avo e
propiciar aproximao entre eles.
Dicas e observaes:
necessrio divulgar a visita internamente
e apresentar as informaes do grupo
visitante para toda a empresa, para no gerar
estranhamento dos empregados ou atrapalhar
sua rotina.
Nas atividades preparativas, preciso elaborar
o roteiro de visita, contendo o percurso dos
visitantes e os nomes dos empregados que
sero envolvidos no evento, bem como a
30
preparao de material que ser utilizado na

visita (apresentaes, apostilas) ou entregue
aos visitantes (cartilhas, brindes etc.).
Tambm preciso avaliar a necessidade de
guias para percorrer o trajeto dentro da empresa.
Os guias podem ser tanto empregados quanto
guias contratados especialmente para o
evento.
Quando forem visitantes estrangeiros, levar em
conta sua tradio e seus costumes, para que
o programa de visitas no vire um pesadelo,
isto , que a cultura do visitante no seja ferida,
mesmo sem inteno.
So etapas da organizao deste tipo de evento:
agendamento da visita em uma data propcia
para a empresa e para o visitante;
monitoramento e recepo dos visitantes;
organizao do receptivo, contratando servios
como transporte, hospedagem, alimentao,
recepo e cadastro dos convidados, quando
necessrio;
elaborao ou renovao do material de
divulgao da empresa;
preparao de local para recepo e
explicaes iniciais sobre a empresa e a visita;
realizao de registro da visita, com cobertura
de foto e vdeo e entrega de foto oficial aos
participantes, junto com um brinde da empresa.
2.2 FEIRA
Descrio: em um estande, a organizao
apresenta seus produtos e servios, com finalidade
comercial.
Objetivo: promover a exposio da empresa,
produtos e servios e a aproximao com clientes e
com o mercado.
Dicas e observaes:
importante investir na participao em
feiras, pois so compostas por um pblico
segmentado, com consumidores potenciais.
A feira propicia a aproximao com os clientes
e prospects (clientes potenciais) e serve como
oportunidade de coleta de informaes da
concorrncia e mercado.
Devido a sua importncia para o mercado,
abrangncia e participao do pblico, uma
excelente forma de realizar o lanamento de
novos produtos e servios.
AULA 5 TIPOS DE EVENTOS PRIMEIRA PARTE

A empresa deve avaliar se participar de todas

as feiras de seu setor de atuao, j que o
investimento para participar de uma feira
significativo. De acordo com o objetivo e o tipo
de pblico visitante, a empresa dever definirse quanto sua participao ou no.
escolha da rea de exposio;
definio do projeto do estande;
contratao de servios para o estande: buffet,
recepcionista, segurana, limpeza etc.
A participao em feiras to importante e
composta por tantos detalhes, normas e procedimentos
que sua organizao ser tratada em uma aula parte.
Aguarde os prximos captulos!
2.3 CONGRESSO
Descrio: evento de grande porte cujas sesses
de trabalho englobam, por exemplo, debates, cursos,
workshops, atividades sociais para participantes, em
um s local. So eventos promovidos por entidades
participativas para debater temas que interessam a um
segmento profissional.
Objetivo: estudar temas cujas concluses, depois
de aprovadas pelas autoridades, sero adotadas (no
todo ou em parte).
Dicas e observaes:
Pode ser uma forma interessante tambm para
a empresa, alm de participar do Congresso
como palestrante ou como expositor na feira
anexa ao evento, patrocinar o Congresso. Para
isso, necessrio ter antecedncia na compra
de cotas de patrocnio, j que normalmente
a organizao do congresso do ano seguinte
comea quando da finalizao do Congresso
anterior. Patrocinando um Congresso, a
empresa ter grande visibilidade frente ao seu
pblico-alvo, j que estar exposta para todo o
pblico participante e em toda a programao
visual do evento: banners, pastas, canetas,
uniformes dos organizadores, blocos, faixas,
painis, releases de divulgao para a
imprensa etc.
O Congresso tambm uma oportunidade para
a antecipao de tecnologias e servios, para
apresent-los em primeira mo ao pblicoalvo.
Dentre os pblicos participantes de um

Congresso esto:
palestrante (conferencista),
congressista (quem participa das atividades
do Congresso e paga pela inscrio),
expositor (que expe os produtos na feira
que eventualmente compe o Congresso),
estudante (tambm participa das atividades
do Congresso e normalmente tem o valor
de inscrio reduzido),
visitante (no tem acesso s atividades
principais, somente participa da programao aberta ao pblico).
definio do tipo de participao da empresa:
como palestrante, como expositor etc;
preparao do material de divulgao da
empresa.
2.4 SEMINRIO
Descrio: em um seminrio, a exposio feita
por uma ou mais pessoas com a presena de um
coordenador. Normalmente divide-se em trs fases:
exposio, discusso e concluso.
Objetivo: transmisso, atualizao e debate de
conhecimentos e tcnicas centrado num tema bsico,
que pode ser desdobrado em subtemas.
Dicas e observaes:
Normalmente os custos so cobertos por
cobrana de inscries, patrocnios e trocas de
servios, como a cesso de passagens areas
por uma companhia area.
Entrega-se material (pasta, crach, bloco,
caneta ou lpis etc.) e/ou certificado aos
participantes.
Podem ocorrer exposies paralelas ao
seminrio.
Definio do tema central.
Definio e convite aos palestrantes.
Preparao do material a ser entregue aos
participantes (apostila, bloco, caneta, pasta
etc.)
Organizao de estrutura adequada para os
participantes fazerem anotaes e participarem do seminrio (montagem com cadeira e
mesa ou com cadeiras escolares).
31
2.5 SIMPSIO
Descrio: muito parecido com a estrutura de um
seminrio, um evento destinado divulgao de
experincias, pesquisas ou inovaes tecnolgicas
em determinada rea profissional. um evento prtico
e simples, de pequeno porte e curta durao, com
pblico especializado.
Objetivo: discusso e debate sobre as possibilidades
de aplicao prtica das ideias apresentadas.
Dicas e observaes:
Favorece contato entre expositores e pblico:
permite apresentao de pesquisas e
demonstrao de tecnologias e processos.
um evento que permite discusso de temas
de interesse geral: medicina alternativa,
jardinagem etc.
Bem parecido com o seminrio, o simpsio deve
proporcionar estrutura para os participantes
fazerem anotaes e assistirem exposio.
2.6 WORKSHOP
Descrio: encontro em que h uma parte
expositiva seguida de desenvolvimento de atividades
prticas. voltado para a aprendizagem e composto,
necessariamente, por uma parte prtica, ou seja, parte
do evento em que os participantes efetivamente se
envolvem com o que est sendo apresentado. Por
exemplo, a apresentao de um novo produto: em
um workshop, os participantes assistem explicao
sobre o produto, suas funcionalidades, caractersticas e
informaes tcnicas e tambm testam, tocam, sentem
o produto, mexem e interagem com ele.
Objetivo: familiarizar os participantes com um
assunto ou tcnica, aliando teoria prtica.
Dicas e observaes:
Por sua caracterstica prtica, recomenda-se,
no mximo, 30 ou 40 participantes por evento.
Se voc precisar fazer um workshop e a turma
for muito grande, a soluo ser dividir o grupo
maior em vrios grupos menores, para que o
evento seja mais produtivo.
Um workshop pode ser til para:
solucionar problemas operacionais, j que
os participantes entraro em contato com
o produto ou servio e podero testar e
opinar sobre ele;
32
desenvolver ou aprimorar produtos, com a

incluso de pessoas externas empresa
no evento, desde que isso seja vivel.
Preparao de um espao adequado para
comportar as caractersticas do evento, tanto
em sua parte de exposio terica quanto em
sua parte prtica e interativa.
Organizao dos materiais necessrios para
a parte prtica do evento, que muitas vezes
envolve artigos inusitados, j que eles podem
gerar inovaes para os produtos. Como
exemplo, um workshop para guias tursticos,
para que eles desenvolvam novidades na
venda de pacotes de viagem: eles podem
desenvolver alguma estratgia inovadora que,
para ser apresentada e explicada ao pblico
participante, pode envolver materiais como
papis diferenciados, canetas especiais,
computador com internet e caixas de som etc.
Por ora isso! Espero voc na prxima aula, com
mais tipos de eventos!
3 RESUMO
Nesta aula, estudamos alguns tipos de eventos
organizacionais:
a) Programa de Visitas, que se constitui como a
recepo a grupos de pessoas seguindo uma
programao preparada.
b) Feira, evento em que a organizao apresenta
seus produtos e servios, com finalidade
comercial, em um estande.
c) Congresso, evento de grande porte cujas
sesses de trabalho englobam, por exemplo,
debates, cursos, workshops, atividades sociais
para participantes, em um s local.
d) Seminrio, em que a exposio feita por
uma ou mais pessoas com a presena de um
coordenador. Normalmente divide-se em trs
fases: exposio, discusso e concluso.
e) Simpsio, evento destinado divulgao
de experincias, pesquisas ou inovaes
tecnolgicas em determinada rea profissional.
um evento prtico e simples, de pequeno porte
e curta durao, com pblico especializado.
f) Workshop, que um encontro em que h uma
parte expositiva seguida de desenvolvimento
de atividades prticas.
AULA 5 TIPOS DE EVENTOS PRIMEIRA PARTE
4 ATIVIDADES
1 Pesquise algum Congresso de rea de seu
interesse (Turismo, Hotelaria etc.) e verifique os
itens estudados na aula:
a. sesses de trabalho englobam debates,
cursos, workshops, atividades sociais para
participantes;
b. pblicos envolvidos;
c. existncia ou no de feira ou outra atividade
paralela.
2 Imagine que voc foi contratado para organizar
um Workshop de Guias Tursticos, para prepar-
los para as Olimpadas no Brasil. Indique quais

as caractersticas necessrias para preparar este
evento e sugira um tema de trabalho dos guias
tursticos neste evento.
5 REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
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Unidade 02
AULA 6
TIPOS DE EVENTOS SEGUNDA PARTE
Objetivos
Conhecer os vrios tipos de eventos, tanto
no mbito pblico quanto no privado.
melhor deles para cada situao.
1 INTRODUO
Na aula anterior, estudamos eventos como
Programa de Visitas, Feira, Congresso, Seminrio,
Simpsio e Workshop. Cada um com seu propsito
e aplicao, atendendo a um tipo de pblico. Voc
conhecia todos esses tipos de eventos? Vamos
continuar a estudar mais alguns tipos.
Nesta aula, aprofundaremos o estudo de mais
alguns tipos de eventos: Conveno de Vendas,
Roadshow, Concurso, Mesa-redonda, Coletiva de
Imprensa e Lanamento.
J participou de algum deles? Melhor ainda: teve
a oportunidade de ajudar na organizao deles? E se,
amanh, voc tiver que produzir um Roadshow? Por
onde voc vai comear? Vamos descobrir!
2 TIPOS DE EVENTOS
2.1 CONVENO DE VENDAS
Descrio: evento fechado, destinado s equipes
de vendas interna, externa e aos canais de distribuio
da empresa. Sua periodicidade definida pela
empresa, podendo ocorrer com intervalos de 12, 18 ou
24 meses de uma edio para outra. Ocorre, na maioria
das vezes, em um local fora da empresa, podendo ser
um hotel, uma pousada ou um hotel fazenda. Essa
estratgia adotada para que os participantes fiquem
em imerso e possam efetivamente se envolver
no evento, sem dispersarem a ateno com outros
afazeres. Este evento pode durar de dois a cinco dias,
repletos de atividades, dentro de uma programao
especialmente preparada para atingir os objetivos da
empresa.
Normalmente um evento temtico. Um
determinado assunto permeia toda a conveno,
dando nimo e conduzindo as atividades em torno
desse tema. Exemplo de temas: futebol, Frmula 1,
Jornada nas Estrelas etc.. Pegando como exemplo o
tema futebol, a conveno pode desenvolver toda a
programao visual lembrando um campo gramado,
com os vendedores como jogadores oficiais. Como
brinde, pode ser entregue uma bola de futebol ou
a camisa da seleo brasileira e desenvolvidas
atividades de treinamento baseadas nas estratgicas
futebolsticas.
Objetivo: discusso de aspectos comerciais
da empresa; treinamento; motivao da equipe de
36
vendas, para que tenha fora, preparo e demonstre

engajamento nos projetos da empresa e na atuao
no mercado. A equipe de vendas aquela que est na
linha de frente da empresa e precisa dessa renovao
de tempos em tempos para que se sinta mobilizada e
possa alcanar resultados cada vez melhores para a
organizao e para sua motivao pessoal.
Dicas e observaes:
Estabelecimento de estratgias e aes que a
fora de vendas dever trabalhar no mercado.
uma oportunidade para antecipao de
novidades e lanamentos da empresa.
Apresentando o lanamento primeiramente
para a equipe de vendas, a empresa prioriza
esse pblico e favorece a divulgao posterior
no mercado.
um importante evento para motivao e
capacitao da equipe de vendas. Alm disso,
promove a integrao dos profissionais de
vendas, que normalmente esto espalhados
em vrias regies e s se comunicam
remotamente. A conveno um momento
de interao, descontrao e troca de
experincias.
Escolha dos palestrantes e atividades alinhados
ao tema e aos objetivos da conveno de
vendas.
Definio das atividades paralelas: alm
das atividades principais, como palestras e
workshops, podem acontecer desde reunies
de negcios at ginstica com preparador
fsico contratado especialmente para o evento.
Alinhamento da programao, coordenando e
alternando os horrios de atividades tericas e
prticas, para no cansar os participantes.
Definio do tipo de alimentao mais
adequado para cada dia e horrio do evento,
para que os participantes possam participar
ativamente de toda a programao.
Seleo dos brindes que iro compor o evento e
reforar a ideia central: motivao, integrao,
aprendizado etc..
Organizao de sistema de traslado e
transporte: desde a parte area at o
deslocamento local.
Para finalizar o evento, comum organizar uma
festa de comemorao e despedida. Nesse
AULA 6 TIPOS DE EVENTOS SEGUNDA PARTE

caso, deve-se pensar no tema do evento e
no tipo de pblico, para se escolher a melhor
proposta de festa.
2.2 ROADSHOW
Descrio: os roadshows so eventos que viajam
por diversos lugares, levando o mesmo contedo de
apresentaes, e que precisam atingir um pblico
abrangente, de todas as regies de atuao da empresa.
Montado sobre rodas (nibus ou carreta), constitui um
evento itinerante. utilizado principalmente quando
h dificuldade em reunir todo o pblico em um local
apenas. Ento, em vez de o pblico ir ao evento, o
evento que vai at o pblico.
Objetivos: divulgar e promover novas tecnologias e
polticas de atuao, demonstrar produtos e servios e
obter a adeso dos pblicos.
Dicas e observaes:
preciso calcular muito bem o calendrio
da equipe organizadora, j que ela ter que
percorrer vrias localidades e muitas vezes
pode passar semanas viajando.
Para promover o relacionamento com clientes,
parceiros e funcionrios, o roadshow um
excelente instrumento de aproximao para
coleta de opinies, sugestes e troca de
experincias.
preciso tambm adequar o evento s
peculiaridades da regio. O evento o mesmo,
com as mesmas caractersticas, formato,
participantes e atividades, mas itens como datas
e horrios podem ser alterados, respeitando-se
a cultura local. Em uma determinada cidade,
por exemplo, o dia planejado para o evento
pode ser um dia de festa religiosa, em que
a cidade inteira estar envolvida. Portanto,
nesse caso, o seu evento dever esperar.
Planejamento do trajeto a ser percorrido.
Definio das datas e horrios das atividades.
Estudo do pblico-alvo, para adaptar alguma
caracterstica do evento, se necessrio.
Verificao do que ser transportado e o que
ser, eventualmente, contratado no local de
realizao do evento.
2.3 CONCURSO
Descrio: competio que estimula o interesse
do pblico e o familiariza com a organizao e suas
polticas. Um concurso pode ser realizado para que os

empregados ou para que os clientes aprendam sobre
um determinado projeto da empresa ou sobre a histria
e os produtos da organizao como um todo. Veja, caro
aluno, como desenvolver esta estratgia: a empresa
divulga uma cartilha ou realiza um treinamento sobre
um determinado assunto; depois lana um concurso
para verificar se o pblico apreendeu aquele contedo.
Alm de divertido e criativo, um concurso pode gerar
ideias interessantes para a empresa aplicar no seu dia
a dia.
Objetivos: promover a integrao entre o pblico
e a empresa, desenvolver a aproximao entre eles,
aprimorar o conhecimento do pblico sobre a empresa.
Dicas e observaes:
Um regulamento deve ser preparado e deve
conter todas as diretrizes para participao no
concurso e premiao do(s) vencedor(es).
A fase em que o concurso est em vigor
o momento em que os participantes mais
se envolvem, mas a empresa no pode se
esquecer de divulgar claramente os resultados,
logo aps o trmino do concurso. Essa ampla
divulgao demonstra a transparncia com
que a empresa realiza o concurso e no gera
dvidas nos participantes, principalmente nas
prximas edies do evento.
A empresa deve pensar se far a divulgao
prvia da premiao ou no. Ao definir
previamente a premiao, ela pode gerar
maior envolvimento dos participantes. Do
contrrio, se a premiao for surpresa, pode
gerar frustrao na hora de receber um
prmio. Um exemplo: se todos se envolvem
ativamente no concurso, participam, dedicam
seu tempo e suas mais brilhantes ideias,
depois recebem como prmio uma caixa de
bombom, possivelmente, na prxima edio do
concurso, no haver participantes suficientes.
A surpresa interessante, mas, se no for
condizente com o esforo dos participantes,
pode gerar frustrao.
Elaborao do regulamento do concurso.
Divulgao do regulamento e dos prazos de
participao.
Definio do prmio.
Definio da cerimnia de entrega da
premiao.
Divulgao ampla do resultado e do vencedor.
37
2.4 MESA-REDONDA
Descrio:
os
expositores,
geralmente
especialistas, debatem e apresentam seus pontos de
vista sob a coordenao de um moderador. Cada um
faz uma breve exposio, e depois abre-se o tema
para o debate. O nome mesa-redonda inspirado
no tipo de disposio da sala porque, normalmente,
os expositores esto posicionados em uma mesa na
frente do auditrio ou no palco. Exemplos de formato
de mesa:
Mesa retangular
(Plateia)
Mesa em semicrculo
(Plateia)
ou
(Plateia)
Moderador
Expositor 1
Expositor 2
O moderador geralmente posiciona-se no centro
da mesa, para facilitar seu contato com todos os
expositores.
Objetivo: debater e discutir determinado tema de
interesse pblico.
Dicas e observaes:
Pode-se ter, em mdia, de dois a quatro
palestrantes na mesa-redonda.
Aps a exposio de todos os palestrantes,
ocorrem os debates. O tempo de exposio
pode variar de acordo com o contedo,
objetivos e tempo total do evento. Geralmente
planeja-se de 20 a 30 minutos de exposio
para cada palestrante.
38
A mesa-redonda pode ser de duas modalidades:

aberta ou fechada. A mesa-redonda aberta
permite a participao da plateia, com
perguntas aos expositores (as perguntas
podem ser feitas ao vivo, com um microfone
que percorre a plateia, ou com a entrega de
perguntas escritas para a mesa, que seleciona
as que sero feitas, de acordo com o tempo
disponvel para o evento). A mesa-redonda
fechada no permite a participao da plateia,
e somente os expositores falam.
Escolha dos palestrantes.
Divulgao da mesa-redonda para o pblico.
Preparao do local, de modo a atender s
caractersticas do evento.
2.5 COLETIVA DE IMPRENSA

Descrio: a assessoria de imprensa convida
jornalistas para transmitir informaes a eles, abrindo
espao para perguntas sobre o assunto.
Objetivo: divulgar uma informao importante, de
interesse pblico.
Dicas e observaes:
necessrio fazer o convite aos jornalistas e
editores.
Preparar material para entregar aos jornalistas
(release com as informaes, bloco, caneta
etc.).
A equipe da empresa deve estar preparada
para atender s solicitaes dos jornalistas,
inclusive com informaes complementares e
materiais como fotos e grficos que ilustrem o
tema que est sendo discutido.
Convite aos jornalistas.
Preparao da sala da coletiva.
Preparao de press kit: pasta, release com as
informaes do fato em questo, caneta, bloco
de anotaes e outros materiais necessrios
para os jornalistas.
Contratao de caf para servir aos jornalistas.
Preparao de estrutura com computador e
internet para deixar disposio dos jornalistas.
2.6 LANAMENTO
Descrio: apresentao de novos produtos,
servios, tecnologias ou novidades que possam trazer
AULA 6 TIPOS DE EVENTOS SEGUNDA PARTE

contribuies significativas sociedade. Existem
lanamentos de: livros, empreendimentos imobilirios,
produtos tursticos, pedra fundamental (solenidade
que marca o incio da construo de um grande
empreendimento), discos, etc.
Objetivo: divulgar o lanamento de um produto;
chamar a ateno para ele.
Dicas e observaes:
Lanamentos devem estar respaldados
por testes de validao e estudo prvio de
mercado.
Deve-se preparar um material informativo que
favorea a divulgao e, se for o caso, ter um
kit de demonstrao do novo produto.
O responsvel pela criao ou desenvolvimento
do produto deve estar presente no lanamento
para poder prestar as informaes tcnicas
que forem solicitadas.
Preparao do local, com a infraestrutura que
atenda os objetivos do lanamento.
Reunir as informaes sobre o lanamento.
Reservar um local de destaque para apresentar
o lanamento: um palco ou uma estrutura
especial.
Prezado aluno, aqui terminamos nossa aula. Na
prxima, veremos mais tipos de eventos. Sim! Existem
vrios tipos e vamos aprender mais sobre eles no
prximo encontro. Voc tem flego? Pra organizar um
evento preciso ter fora e coragem! Respire fundo e
vamos l!
3 RESUMO
Os eventos estudados nesta aula foram:
a) Conveno de Vendas: evento fechado,
destinado equipe de vendas interna, externa
e aos canais de distribuio da empresa.
b) Roadshows: eventos que viajam por diversos
lugares, levando o mesmo contedo de
apresentaes e que precisam atingir um
pblico abrangente, de vrias regies. Montado
sobre rodas (nibus ou carreta), constitui um
evento itinerante.
c) Concurso: competio que estimula o interesse
do pblico e o familiariza com a organizao e
suas polticas.
d) Mesa-redonda: os expositores, geralmente

especialistas, debatem e apresentam seus
pontos de vista, sob a coordenao de um
moderador.
e) Coletiva de Imprensa: a assessoria de
imprensa convida jornalistas para transmitir
informaes, abrindo espao para perguntas
sobre o assunto.
f) Lanamento: apresentao de novos produtos,
servios, tecnologias ou novidades que possam
trazer contribuies significativas sociedade.
4 ATIVIDADES

Qual evento voc sugeriria para as situaes

abaixo? Descreva o evento que voc sugeriu
e explique por que voc escolheu este tipo de
evento, tentando dar o maior detalhamento que
voc puder.
Situao 1
A equipe de vendas da empresa est desmotivada:
a diretoria considera que os salrios e benefcios
esto de acordo com o mercado, mas a equipe de
vendas no est correspondendo s expectativas.
Os vendedores esto desmotivados, alm de no
terem domnio sobre os novos produtos e servios.
Esto atuando com estratgias de vendas dspares
em cada regio.
Situao 2
A empresa j conhecida e quer mostrar sua nova
logomarca ao mercado de indstria automotiva,
com novo e mais arrojado design, ou seja, uma
imagem que mostra a evoluo por que a empresa
vem passando nos ltimos anos.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
39
Unidade 02
AULA 7
TIPOS DE EVENTOS TERCEIRA PARTE
Objetivos
Conhecer os vrios tipos de eventos, tanto
no mbito pblico quanto no privado.
melhor deles para cada situao.
1 INTRODUO
Chegamos terceira parte da aula Tipos de
eventos. Como existem eventos diferentes, no ?
Vimos na ltima aula a Conveno de Vendas, o
Roadshow, o Concurso, a Mesa-redonda, a Coletiva
de Imprensa e o Lanamento.
De qual deles voc gostou mais? Todos so
importantes, tm uma funo e atendem a uma ou mais
demandas.
Vamos continuar a analisar os tipos de eventos
e, nesta ltima parte sobre esse tema, estudaremos:
a Inaugurao, o Painel, o Frum, a Assembleia, o
Colquio e os Eventos Sociais.
No total, estudaremos detalhadamente 18 tipos de
eventos.
Lembro que praticamente impossvel falar de
todos os tipos de eventos, sabe por qu? A cada dia,
a cada momento, um novo evento surge para atender
a uma demanda diferente neste mundo cada vez mais
veloz e com expectativas crescentes.
E sempre queremos participar de um evento
melhor que o outro, no mesmo? Se for a um evento
neste ano, no prximo eu vou esperar que seja melhor.
Ento preciso renovar, investir em novas ideias e
garantir continuamente um bom evento, que satisfaa
ao pblico e ao promotor do evento.
2 TIPOS DE EVENTOS
2.1 INAUGURAO
Descrio: apresentao ao pblico de um espao
fsico, instalaes ou monumento. No caso de sales,
auditrios ou bibliotecas, costuma-se homenagear
alguma pessoa ilustre, dando o nome dessa pessoa ao
espao fsico.
Objetivo: divulgar o espao ou novas instalaes.
Dicas e observaes:
Divulgao expressiva nos meios de
comunicao. A inaugurao uma pauta que
costuma chamar a ateno dos jornais.
Costuma-se ter uma placa (e seu
descerramento) com informaes sobre a
obra e autoridades, benemritos ou empresas
responsveis pela construo.
O uso de fita na inaugurao opcional. Nesse
caso, os convidados entram aps o rompimento
da fita (desamarrada ou cortada com uma bela
tesoura).
42

Preparao do espao fsico que ser
inaugurado, verificando-se inclusive o estado
dos toilets.
Ateno infraestrutura existente, pois a
inaugurao costuma ser o primeiro evento
realizado naquele espao e, portanto, pode
no haver algum material necessrio para o
evento acontecer.
2.2 PAINEL
Descrio: caracteriza-se pela apresentao de
um assunto pelo painelista, por isso tem a participao
limitada a um grupo de especialistas. Alm do
presidente, o painel dever ter um coordenador que
organizar suas trs etapas: a exposio, o debate e a
arguio da plateia.
Objetivo: estudar o tema em questo, por meio da
discusso entre os painelistas e os participantes.
Dicas e observaes:
um evento que permite escutar, pensar e
questionar os pontos de interesse comum dos
participantes.
O orador principal tem mais tempo para sua
exposio.
Definio do tempo de exposio dos
painelistas e do orador principal do painel.
Preparao da sala com estrutura para ouvir,
mas tambm para participar, intervindo na
discusso.
2.3 FRUM
Descrio: um evento mais aplicativo e menos
tcnico, que deve ser realizado em um lugar espaoso,
para garantir o conforto de todos os participantes.
Objetivo: conquistar a participao de um grande
nmero de pessoas, motivados para discutir um
determinado tema.
Dicas e observaes:
O coordenador expe um tema-problema, de
interesse geral, para buscar a participao da
coletividade.
Depois de discutidas as alternativas de
soluo, o coordenador apresenta a proposta
de concluso que, depois de aprovada
pelo grupo, transforma-se em objetivo a ser
AULA 7 TIPOS DE EVENTOS TERCEIRA PARTE

atingido. Pelo seu alcance social, um evento
muito utilizado para discutir questes como
meio ambiente, combate misria, AIDS etc.
Divulgao ampla do frum.
Preparao de sala com estrutura adequada
para receber um maior nmero de pblico.
Divulgao dos resultados coletados nas
discusses do frum.
2.4 ASSEMBLEIA
Descrio: evento em que participam delegaes
que representam grupos, estados, pases etc. para
debater um assunto de interesse dos envolvidos. As
delegaes tm lugar preestabelecido. As concluses
da assembleia so colocadas para votao e
transformadas em recomendaes.
Objetivo: colocar em debate assuntos de grande
interesse de grupos, classes ou determinadas regies
e realizar votao. Um exemplo a Assembleia Geral
da ONU (Organizao das Naes Unidas), evento
deliberativo composto por todos os pases membros,
tendo cada um direito a um voto.
Dicas e observaes:
Apenas as delegaes oficiais podem
votar, mas o evento pode abarcar demais
interessados na pauta.
Recepo aos participantes.
Definio de infraestrutura para votao.
Registro dos participantes: livro de assinatura
etc.
2.5 COLQUIO
Descrio: este evento uma reunio fechada com
um tema central, e o plenrio pessoas participantes
dividido em subtemas. As discusses so regidas
por um moderador, que apresenta as concluses e as
submete aprovao do pblico participante.
Objetivo: geralmente realizado com a finalidade
de clarificar um tema ou tomar deciso.
Dicas e observaes:
O colquio um tipo de evento muito utilizado
por diversos segmentos profissionais, como
professores e especialistas. Exemplos:
Colquio Internacional sobre Poder Local e
Colquio Nacional de Direitos Humanos.

Os preparativos so bem parecidos com
os demais eventos com as mesmas
caractersticas, como seminrio, simpsio,
mesa-redonda, assembleias e painis.
necessrio contratar o espao de evento que
atenda s suas caractersticas (exposio e
plenrio).
2.6 EVENTOS SOCIAIS

Descrio: so aqueles eventos destinados
confraternizao e integrao. Podem acontecer em
horrios variados, dividindo-se principalmente em:
welcome coffee
caf da manh
brunch
almoo
coffee-break
happy hour
jantar
coquetel
S para voc ter uma noo, caro aluno, os
eventos acima esto organizados em uma sequncia
aproximada de horrios em que acontecem.
Objetivos: promover integrao, descontrao,
aproximao com diversos pblicos, premiao,
lanamento de produtos/servios.
Dicas e observaes:
A escolha do buffet o ponto-chave deste
tipo de evento. Se no forem um buffet e um
cardpio adequados para a situao, o evento
pode se tornar um fracasso.
O local de um evento deve ser sempre
agradvel, mas para isso necessrio pensar
nos prs e contras para garantir o conforto
de todos participantes. H duas modalidades
deste tipo de evento: sentado ou em p. Se o
evento for em p, como um coquetel, mais
provvel que os participantes o deixem mais
cedo. Se o evento for com cadeiras ou sofs,
mais provvel que as pessoas fiquem no
evento por mais tempo. Neste ltimo caso,
necessrio preparar o buffet para servir mais
tempo, ou seja, preparar mais quantidade de
alimentos e de bebidas.
Um evento com caractersticas sociais prima
pela criatividade, desde sua decorao,
formato e servios at seus brindes.
43
So caractersticas da organizao deste tipo de
evento:
Welcome coffee: servido na entrada do evento,
s para os participantes se prepararem para
acompanhar a cerimnia. Um cafezinho, gua,
suco e uns petit fours (traduo mais prxima
do francs: biscoitinhos) bastam.
Caf da manh: caf mais completo que
o anterior, podendo conter bolos, broas,
biscoitos, pes de queijo, croissants e outros
quitutes. Quanto s bebidas: caf, leite, ch,
suco (de um ou mais sabores), gua e outros
que combinem com o horrio.
Brunch: como comentamos anteriormente, o
brunch combina o cardpio do caf da manh
e do almoo. Portanto, ele pode conter pes,
salgados, torradas, pats, at uma salada,
uma carne leve ou um prato quente adequado
ao tema do evento.
Almoo: o cardpio bastante variado e vai
depender do gosto do organizador, combinado
com as caractersticas e demandas do pblico
participante. importante respeitar o hbito
alimentar, principalmente quando no se
conhece muito bem o pblico do evento. Neste
caso, recomendado elaborar um cardpio
variado, contendo carnes vermelhas, brancas
e opes para vegetarianos.
Coffee-break: ele divide duas atividades e tem
uma durao muito curta, de aproximadamente
20 minutos. O cardpio bem parecido com
o caf da manh. Normalmente ocorre, na
parte da manh, por volta de 10h 30min e, na
parte da tarde, em torno de 16h. tarde mais
comum servir refrigerante, somado ao suco
e caf que tambm so servidos no cardpio
matutino.
Happy hour: evento descontrado e leve,
tem o cardpio tambm com as mesmas
caractersticas. Inicia-se com petiscos suaves,
como canaps, castanhas e torradas, para
depois servirem-se os petiscos quentes como
pastis, espetinhos de frango etc. Neste
horrio j permitido servir bebida alcolica,
como cerveja e coquetis de frutas.
Jantar: um evento mais formal e demanda um
bom espao para sua organizao, j que os
convidados precisam estar sentados, portanto,
44
deve haver mesas e cadeiras para todos. Assim

como o almoo, seu cardpio tem que atender
a todos os convidados, balanceando pratos
com e sem carne. mais sofisticado que o
almoo e pode conter vrios pratos divididos
em antepasto (tambm conhecido como
aperitivo), entrada, prato principal, segundo
prato, sobremesa, frutas e caf.
Coquetel: um evento que, por ter circulao
ativa do pblico, favorece a integrao, j que
normalmente realizado na modalidade em
p, ou seja, o espao composto apenas
por poucas cadeiras ou sofs, que servem
ao pblico mais idoso ou com necessidades
especiais. Os demais participantes ficam em
p durante todo o evento, circulando pelo local
e conversando com os outros convidados. O
servio de buffet pode ser volante (servido por
garons em bandejas) ou misto (com garons e
tambm aparadores montados com uma parte
do servio de petiscos ou de bebidas).
Parabns! Voc venceu! Depois dessa maratona
de 18 tipos de eventos, voc est preparado at para
a corrida de So Silvestre que, por sinal, um grande
evento de destaque internacional. Mas acalme-se,
respire, concentre-se, pois na prxima aula vamos
aprender a PLANEJAR um evento!
3 RESUMO
Estudamos, nesta aula, os tipos de eventos:
a) Inaugurao: apresentao ao pblico de um
espao fsico, instalaes ou monumentos.
b) Painel: apresentao de um assunto pelo
painelista. Alm do presidente, o painel dever
ter um coordenador que organizar suas trs
etapas: a exposio, o debate e a arguio da
plateia.
c) Frum: evento mais aplicativo e menos
tcnico, que deve ser realizado em um lugar
espaoso, para garantir o conforto de todos os
participantes.
d) Assembleia: evento em que participam
delegaes que representam grupos, estados,
pases etc. para debater um assunto de
interesse dos envolvidos.
e) Colquio: reunio fechada com um tema
central, e o plenrio pessoas participantes
dividido em subtemas. As discusses so
AULA 7 TIPOS DE EVENTOS TERCEIRA PARTE

regidas por um moderador, que apresenta
as concluses e as submete aprovao do
pblico participante.
f) Eventos sociais: so aqueles eventos
destinados confraternizao e integrao.
Podem acontecer em horrios variados,
dividindo-se principalmente em: welcome
coffee, caf da manh, brunch, almoo, coffeebreak, happy hour, jantar e coquetel.
4 ATIVIDADES

Qual evento voc sugeriria para as situaes

abaixo? Explique por que voc escolheu este tipo
de evento e descreva-o, tentando dar o maior
detalhamento que voc puder.
Situao 1
A empresa instalou um novo sistema de tingimento

de tecido que, ao final do processo, despeja gua no
rio principal da cidade. Na estao de tratamento da
empresa, toda a gua que sai purificada e tratada,
sendo devolvida para o rio sem poluentes. Porm os

moradores do entorno da empresa no sabem disso...
Situao 2
A empresa lanou um novo produto da rea de
informtica: trata-se de um novo programa que facilita
o controle de estoque das empresas. O prximo passo
divulg-lo ao mercado.
Situao 3
A instituio quer divulgar o novo campus da
universidade para a imprensa, para torn-lo conhecido
e facilitar a posterior divulgao de matrias sobre os
novos cursos.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
45
Unidade 03
PLANEJAMENTO DE EVENTOS
AULA 8
IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO
Objetivos
Desenvolver habilidades para organizao e gesto de eventos, com domnio
das tcnicas de planejamento.
Reconhecer a importncia do planejamento como etapa fundamental para o
sucesso de um evento.
1 INTRODUO
Planejar preciso! Um evento sem planejamento
corre um srio risco de no dar certo.
O planejamento a primeira etapa na organizao
de um evento e, se bem realizado, o evento tem mais
chances de ser bem sucedido. Digo isso porque tudo
possvel acontecer em um evento. Acredite: qualquer
probleminha pode se tornar um grande transtorno.
Imagine que o local escolhido para o evento seja
descoberto, isto , que no tenha teto, uma cobertura
para todos os convidados. A previso do tempo de
sol, calor e, dentro dos planos, tudo vai dar certo! Mas,
de repente, uma chuva brusca aparece e o evento,
que tinha tudo para ser um sucesso, precisa ser
completamente readaptado.
Com um bom planejamento, essa situao poderia
ser evitada ou minimizada. Se, por exemplo, o local
do evento fosse mais bem escolhido, ou se tivesse
sido alugada uma grande tenda para cobrir o local
do evento, provavelmente esse problema teria sido
resolvido. claro que o tipo e o porte do evento tm
que ser considerados: praticamente impossvel cobrir
uma praa inteira, no ? E quantos eventos abertos
so realizados em praas, ruas e parques! Cada
evento com suas caractersticas, mas todos exigem um
excelente planejamento!
2 IMPORTNCIA DO
PLANEJAMENTO
2.1 COERNCIA
Para elaborar o planejamento do evento, em
primeiro lugar, preciso ter coerncia, principalmente:
com as estratgias da empresa: o evento uma
ao que contribui muito para a divulgao e a
exposio da organizao. Por isso, necessrio
conhecer as estratgias de mercado da empresa
para determinar o tipo, o porte e as caractersticas
do evento que ser organizado.
Por exemplo: imagine que uma organizao queira
aumentar o nmero de clientes e avaliou que um
evento pode contribuir para atingir este objetivo. Se
ela realizar um evento para sua diretoria, esse objetivo
provavelmente no ser atingido; por outro lado, se
realizar um evento com fornecedores, ex-clientes e at
mesmo empregados, ela poder captar mais clientes,
por meio da indicao de fornecedores, recuperao
48
dos ex-clientes ou mesmo gerando motivao dos

empregados que, por sua vez, contribuiro futuramente
para o aumento da base de clientes.
Outro exemplo: suponhamos que a empresa deseje
entrar em um novo mercado, um segmento de atuao
em que ela ainda no atua. Ela pode patrocinar algum
evento nesse setor para expor seu nome para esse
mercado. Dessa forma, ela ser coerente com sua
estratgia de mercado.
com o contexto social, econmico e poltico:
uma organizao deve pensar primeiramente
em que contexto est vivendo para realizar seu
planejamento de evento.
Por exemplo: a empresa teve resultado negativo
no ano e est precisando organizar um evento com
a diretoria para demonstrar a situao. Mesmo que
a tradio para esse pblico seja fazer eventos
grandiosos, nesse momento a empresa tem que ser
coerente e fazer um evento mais comedido, respeitando
o nvel de exigncia desse pblico, mas sem esbanjar.
Por outro lado, quando estiver em uma boa situao,
ela poder fazer um evento mais pomposo.
Outro exemplo: imagine que a organizao esteja
com um grave problema poltico, gerando notcias na
imprensa sobre sua situao est sendo acusada
de repasse ilegal de verba a uma instituio pblica,
por exemplo. Nesse caso, se ela fizer um evento
comemorativo, com esse pano de fundo acontecendo,
o que ir demonstrar para a sociedade hipocrisia e
descaso. Um evento festivo no deve ser organizado
nesse contexto. Um evento coerente com essa situao
seria uma entrevista coletiva para a imprensa, expondo
o lado da empresa nessa histria.
2.2 FOCO DO EVENTO

No planejamento, tambm preciso ter muita
ateno com o foco do evento. Parece bobagem falar
isso, no ? Mas tem muito evento por a que esquece
seu foco inicial e acaba no atingindo seu objetivo.
Do incio ao fim, do convite ao brinde final, o evento
deve perseguir seu foco. Um exemplo: se o foco
fazer um evento mais sofisticado, o convite deve ser
de primeira linha, com papel e envelope diferenciados,
possivelmente entregue em mos. O local do evento
deve ser sofisticado e o buffet de um bom nvel, com
um cardpio especial. Ao contrrio, se o foco do evento
for o esporte, o organizador de evento deve escolher
um local mais esportivo como uma quadra para realizar
AULA 8 IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO

a celebrao; o cardpio deve ser saudvel, bem
parecido com a alimentao de atletas, e o brinde, caso
tenha, deve ser alusivo ao esporte. Veja um caso bem
simples, mas que exemplifica a questo: pense que o
evento de gala e, no final, todos saem de l com um
guarda-sol de brinde... O evento saiu do foco.
2.3 O EVENTO AO VIVO

Sabe qual o grande problema do evento? Ele
AO VIVO! No momento em que acontece, tem que dar
tudo certo, porque no tem como corrigir! Seria timo
poder grav-lo e transmitir editado, sem os errinhos
de gravao. Brincadeira parte, o evento realmente
necessita de planejamento porque qualquer problema
visvel, j que, enquanto ele acontece, todos esto
vendo, ouvindo e participando da mesma situao.
O que so 30 segundos no nosso dia a dia?
Quase nada, mas, em um evento, isso bastante
tempo. Pense agora em uma plateia, todos sentados
esperando o palestrante falar e, de repente, o microfone
no funciona. Os 30 segundos esto passando, esto
passando e todo mundo olhando aquilo acontecer.
Em um evento de moda, um desfile, 30 segundos
de intervalo entre a passagem de uma modelo e outra
praticamente uma eternidade na passarela.
Planejar fundamental para que esses minutos e
segundos no interfiram no resultado do evento.
2.4 IMPREVISTO X FALHAS

Em um evento, o que seria um imprevisto e o
que seria uma falha? Imagine que o fornecedor de
sonorizao do evento tenha se esquecido de trazer os
dois microfones contratados, e o evento comeou com
apenas um deles. primeira vista, um microfone pode
atender a todo o evento. Mas, por outro lado, com um
microfone apenas o evento se torna mais complicado,
j que se tem que pass-lo de mo em mo durante
toda a cerimnia.
Isso seria um imprevisto ou uma falha? uma falha,
tanto do fornecedor quanto do organizador do evento.
O organizador deveria ter feito um melhor planejamento
e ter conferido com o fornecedor, um ou dois dias antes
do evento, todo o material contratado. Esse pequeno
detalhe, uma ligao telefnica apenas, poderia ter
evitado o transtorno. Alm disso, o organizador do
evento deveria ter conferido toda a lista contratada
novamente, logo que o fornecedor chegasse ao local.
Se essa conferncia tivesse acontecido, provavelmente
daria tempo de o fornecedor providenciar outra unidade

do microfone. Portanto foi falha.
Vamos usar o mesmo exemplo do fornecedor de
sonorizao para exemplificar um caso de imprevisto:
imagine que o fornecedor seja de uma cidade vizinha
ao evento, fato muito comum, j que em determinadas
localidades no h a mnima infraestrutura necessria
para a organizao de eventos, por mais simples que
sejam. Pois bem, o evento noite e, de manh, o
fornecedor viaja para chegar a tempo da montagem do
evento e noite estar tudo pronto para a celebrao.
Em determinada altura da estrada, ele se depara com
um acidente: com as chuvas, a encosta desabou,
impedindo a passagem dos carros. Ele no conseguir
chegar ao evento, portanto, um imprevisto. Por mais
que o organizador de evento pense nos detalhes, nos
pormenores, ele no tem bola de cristal! No possvel
prever uma catstrofe ambiental. Infelizmente...
Voltando ao exemplo do fornecedor de sonorizao:
tudo foi testado na montagem; mais tarde, no ensaio
geral do evento, o microfone funcionou e o evento
transcorria muito bem. De repente, o microfone no
funciona. um imprevisto ou uma falha? Novamente
um imprevisto. Pode ter acontecido alguma descarga
eltrica, algum problema momentneo que fez o
microfone no funcionar. Dessa forma, ao planejar
o evento, preciso contratar sempre um microfone
reserva, para substituir o original em caso de eventuais
problemas. Se esse microfone reserva no foi
contratado para este evento, a sim, foi uma falha.
Vamos fazer um teste? Vou colocar duas situaes
para voc identificar se o que ocorreu foi um imprevisto
ou uma falha:
Situao 1
Determinada empresa ir realizar uma palestra
para o mercado financeiro em seu auditrio, que
tem a capacidade para 100 pessoas sentadas, com
a possibilidade de colocao de mais dez cadeiras
avulsas. Para calcular o nmero de presenas, bem
como medir mais precisamente o buffet para o caf de
boas vindas, foi pedida a confirmao de presenas
no convite do evento. As confirmaes chegaram
ao longo da semana e, no dia do evento, o nmero
de confirmados era de 110 pessoas. A empresa
decidiu realizar o evento no auditrio mesmo, j que
ele comportava o nmero necessrio. Na hora do
evento, todos se surpreenderam com a presena de
49
130 pessoas. Rapidamente a empresa apertou as
cadeiras avulsas e essas 20 pessoas extras assistiram
palestra em p.
E ento? Essa falta de acomodao apropriada
para os participantes um imprevisto ou uma falha?
Raciocine...
Situao 2
Est acontecendo um evento de apresentao de
um novo destino turstico para um grupo de guias de
viagens e, de repente, no incio do coquetel, acaba a
luz do bairro inteiro onde o evento est ocorrendo. A
organizao rapidamente tenta descobrir o que causou
o problema, mas algo muito maior, um defeito em
toda a regio, com previso de restabelecimento da
energia somente no dia seguinte. A soluo foi comprar
velas e decorar o local com a iluminao improvisada.
Mas no havia mais msica, a comida do buffet estava
se perdendo sem refrigerao, a bebida estava sendo
servida quente, dentre outros problemas. Isso uma
falha ou um imprevisto? O que voc acha? Pense bem...
RESPOSTAS:
Situao 1
uma falha. Sabemos que um dos fatores mais
complicados na hora de se organizar um evento
determinar, com certeza, quantas pessoas estaro
presentes. um clculo de mestre! Quando se
conhece o pblico e se tem a experincia de realizar
outros eventos com as mesmas caractersticas,
mais fcil precisar a quantidade, mas mesmo assim
um risco. Neste caso da palestra no auditrio da
empresa, reconhecendo-se que o local era limitado,
a organizao do evento tinha que ter elaborado um
plano B, ou seja, ela tinha que pensar e executar outra
estratgia caso o evento ultrapassasse o nmero de
participantes previstos. Uma soluo para esse caso
instalar, do lado de fora do auditrio (na entrada, no
foyer ou em uma sala anexa) uma TV de plasma grande
ou um telo, com transmisso simultnea da palestra
para esse local anexo. Isso possvel por meio de
contratao de equipe de filmagem com estrutura para
transmisso simultnea, isto , a equipe instala uma
cmera dentro do auditrio e filma toda a palestra, que
instantaneamente repassada na sala anexa. Dessa
maneira, mesmo se todos no couberem no espao,
podero assistir palestra tranquilamente, sentados e
com o conforto necessrio.
50
Se voc, por acaso, pensou em mudar o evento

de local, imagine o transtorno que isso poderia gerar.
Depois de divulgado, alterar o local do evento muito
complicado. Veja s: demanda entrar em contato com
todos os participantes confirmados, informar sobre a
mudana e garantir que eles continuaro interessados.
Tambm necessrio divulgar em todas as mdias
possveis e pertinentes (e-mail, site da empresa,
anncio em jornal, telefone etc.) a mudana do local
do evento. Alm disso, no dia do evento, no local
anteriormente programado, uma equipe deve ficar
a postos para informar aqueles que, porventura, no
foram avisados de que o evento est acontecendo
em outro local, pedir desculpas pelo transtorno e, se
possvel, providenciar transporte para os que foram ao
local antigo, para que possam participar do evento no
novo local. Viu como um bom planejamento faz falta?
Situao 2
um imprevisto. Acabar a luz em toda uma regio
no uma causa que depende do organizador de
eventos. Mas, por outro lado, um gerador de energia
poderia ter sido alugado. Existem alguns locais de
eventos em que o gerador j fica disponvel e, na
hora de fazer o contrato, possvel reserv-lo. No
caso do nosso evento turstico, a organizao errou
em no contratar um gerador, portanto, isso tambm
pode ser considerado uma falha. Lembro, porm, que
a contratao de gerador de energia pode ser invivel
para o evento (a locao de um gerador no dos
itens mais baratos nos custos de um evento), ou seja,
o custo aumenta tanto que no compensa, em alguns
momentos, contrat-lo. Nesse caso, a organizao do
evento assume o risco.
Querido aluno, sinto avisar-lhe que, querendo
ou no, imprevistos e falhas acontecem. Por isso,
um bom organizador de eventos, alm de primar por
um eficaz planejamento e uma eficiente conduo
do evento, tambm deve ser capaz de corrigir os
problemas que teimam em acontecer. Esse profissional
deve ter sempre na manga mais que um Plano B. Ele
deve ter um Plano Mestre, como eu costumo dizer,
porque ele tem que ser muito melhor que o Plano B.
Ele tem que superar os contratempos, ser criativo e ter
jogo de cintura para fazer com que aquele problema
seja o mais rapidamente possvel contornado e, de
preferncia, sem ningum notar. Ou, pelo menos, sem
causar muito alarde. Vamos estudar, ao longo das
aulas, as caractersticas de um profissional de eventos,
AULA 8 IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO

e voc vai ver que uma das principais habilidades a
discrio!
Com um planejamento adequado, tanto os
imprevistos quanto as falhas so minimizados.
2.5 ANTECEDNCIA PARA

ELABORAO DO PLANEJAMENTO
Nada melhor do que poder planejar um evento com
antecedncia! Mas claro que, em alguns momentos,
na correria do mercado de trabalho e com o volume
das demandas e necessidades, infelizmente temos que
organizar um evento da noite para o dia, ou melhor,
com poucos dias de prazo antes da sua realizao.
A antecipao uma grande aliada para a
qualidade dos eventos e sua eficcia no cumprimento
dos objetivos, pois:
Garante uma boa divulgao para o pblico de
interesse, o que favorece a participao.
Permite o cumprimento dos prazos de
produo: o convite, para chegar s mos
do convidado, precisa ser pensado, criado,
diagramado, impresso, conferido, etiquetado,
despachado, para ento chegar no endereo
da pessoa. Qualquer problema em uma dessas
fases pode gerar at mesmo a inviabilidade do
evento. Com antecedncia no planejamento,
muito mais fcil cumprir todos os prazos de
produo necessrios, tais como: produo
de programao visual do evento, brindes,
decorao, materiais grficos que sero
distribudos, discursos etc.
Garante tempo para rever os detalhes: ser que
a maquete chegou inteira no local do evento?
E a temperatura do ambiente est adequada
para os convidados? O acesso ao local do
evento foi modificado? E uma infinidade de
outros detalhes que um evento possui.
Possibilita melhores condies de negociao.
A urgncia demanda esforo maior de
mobilizao de recursos humanos, financeiros
e de infraestrutura. J ouviu falar do preo
da pressa? Tem hora em que voc tem que
pagar pela urgncia. Um exemplo: voc est
produzindo banners para o evento, e surge
a necessidade, um dia antes do evento, de
produzir mais um banner para colocar na
recepo do hotel. O fornecedor at consegue
produzir a tempo, mas ele vai cobrar mais caro
por causa da urgncia. Mesmo porque ele

tambm ter custos adicionais para atend-lo,
por exemplo, com a hora-extra do profissional
de produo do banner.
Quanta responsabilidade, hein? Organizar um
evento assumir riscos, mas, com um planejamento
eficaz, o evento d o primeiro passo para ser um
sucesso. E como bom, depois de um evento, ver
que o pblico ficou satisfeito e que os objetivos foram
atingidos! um reconhecimento pelo trabalho do
organizador de eventos. E assim vem um novo desafio:
um evento ainda melhor! Na prxima aula, vamos
estudar o Plano de Evento passo a passo, ok?
3 RESUMO
O planejamento a primeira etapa na organizao
de um evento. Para elabor-lo preciso ter coerncia
com as estratgias da empresa e com o contexto social,
econmico e poltico da organizao.
No planejamento, tambm preciso ter muita
ateno com o foco do evento. Do incio ao fim, do
convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu
foco.
Ateno durante todo o planejamento
fundamental, pois o evento AO VIVO! No momento
em que acontece, tem que dar tudo certo. Por isso,
um bom organizador de eventos, alm de primar por
um eficaz planejamento e uma eficiente conduo
do evento, tambm deve ser capaz de corrigir os
problemas. Esse profissional deve ter sempre um Plano
Mestre, porque ele tem que superar os contratempos,
ser criativo e ter jogo de cintura para fazer com que
aquele problema seja o mais rapidamente possvel
resolvido, de preferncia, sem ningum notar.
A antecedncia uma grande aliada para a
qualidade dos eventos e para a eficcia no cumprimento
dos objetivos, pois garante uma boa divulgao para o
pblico de interesse, permite o cumprimento dos prazos
de produo, garante tempo para rever os detalhes e
propicia melhores condies de negociao.
4 ATIVIDADES
1. Explique, com suas palavras, a importncia do
planejamento de eventos.
2. Exemplifique, a partir do que foi estudado, trs
situaes de falha e trs situaes de imprevisto
em um evento.
51
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
52

Manole Ltda, 2004.
Unidade 03
AULA 9
PLANO DO EVENTO
Objetivos
Desenvolver habilidades para organizao e gesto de eventos, com domnio
das tcnicas de planejamento.
Analisar as etapas necessrias para
planejar um evento.
1 INTRODUO
Tenho certeza de que voc agora reconhece a
importncia de um eficaz planejamento de um evento.
Tambm acredito que voc entendeu a relevncia de
se ter um bom profissional organizando um evento.
Planejar um evento significa otimizar tempo, verba e
esforo da equipe.
Agora vamos analisar o Plano de Evento, suas
etapas, formato e estrutura, e tambm veremos
um exemplo de Plano de Evento, inspirado no livro
Organizao de eventos manual para planejamento
e execuo, de Cleusa G. Gimenez Cesca (1997).
Vamos l!
2 PLANO DO EVENTO
2.1 CONCEPO DO EVENTO
Pois bem! Entendidos os princpios para se
preparar um bom planejamento, agora vamos aprender
os passos para elaborar um plano de evento.
Antes de escrever o plano em si, que um
documento formal, com todas as etapas de construo
do evento, necessrio pensar na Concepo do
Evento, ou seja, suas principais caractersticas, para
ento elaborar o planejamento. Ao conceber um
evento, voc dever definir:
Tipo do evento: escolher qual tipo mais
adequado para cada situao ou demanda,
sempre observando os objetivos que ele
pretende atingir junto ao pblico-alvo.
Nome do evento: importante, desde o incio,
definir o nome do evento, para que todos os
envolvidos tenham, claramente, a noo do que
est sendo realizado. Um exemplo: a agncia
de turismo resolveu fazer um seminrio para
seu pblico interno, ou seja, os empregados
de todas as suas unidades na cidade de Belo
Horizonte. Trs pessoas da equipe esto
na organizao do evento e cada uma delas
chama o evento por um nome diferente:
a primeira, que ficou responsvel pelo
buffet, chama o evento de seminrio
interno;
a segunda, responsvel pela contratao
do espao, denomina o evento de palestra
comercial;
a terceira, que cuidar do convite, chama o
evento de reunio tcnica.
54
Os fornecedores podero pensar que so vrios

eventos e no um evento apenas. Isso acontece muito
quando o local do evento tem o buffet prprio e, a essa
altura, com cada um chamando o evento por um nome
diferente, o buffet pode fazer dois oramentos distintos:
um para o seminrio e outro para a palestra, sendo
que ambos so, na realidade, o mesmo evento. Sem
falar na confuso interna que as vrias designaes
podem gerar. Pense nos demais empregados, achando
que iro participar de trs eventos... Batizar o evento
desde o incio do planejamento muito importante para
alinhar as informaes e as expectativas.
Data: definir a data logo no incio, na concepo
do evento, permite uma melhor organizao
do evento, melhor escolha dos fornecedores,
verificao do calendrio de eventos para
checar se a data a mais apropriada e diversas
outras vantagens de planejamento e produo
das atividades.
Local e horrio: da mesma forma que a
definio da data, a escolha do local e do
horrio favorecem a produo de todos os
itens necessrios para a realizao do evento.
Imagine que o evento est todo concebido,
esperando apenas a definio do horrio. Vai
ser s 19h ou s 20h? Essa definio trava
toda a produo dos convites, por exemplo, o
que, por sua vez, atrasa o envio e a chegada
deles em tempo hbil para os participantes.
Pblico: definir o tipo e a quantidade prvia de
pblico importante para calcular o porte e o
tipo de evento. Se a organizao tem a inteno
de fazer um evento para os empregados,
poder pensar em um jantar bem elaborado.
Se decidir incluir nesse evento os fornecedores
e parceiros, ter que mudar para um coquetel
mais simplificado, para manter o mesmo local
contratado e infraestrutura planejada.
Fornecedores: na concepo do evento,
tambm importante definir se haver
contratao ou no de fornecedores externos.
Vamos fazer o evento com nossos recursos
internos (pessoas, espao e materiais)
ou vamos contratar fornecedores para as
atividades? Tomemos como exemplo uma
palestra: o superintendente de Recursos
Humanos far a palestra principal do evento
ou vamos contratar um palestrante externo,
AULA 9 PLANO DO EVENTO

especialista no tema? Essa deciso
importante, pois impacta custos, qualidade
e organizao geral do evento, dividindo ou
concentrando as tarefas.
2.2 PLANO DO EVENTO

Vrios tipos de Plano de Eventos podem ser
elaborados, e cada autor oferece uma proposta
diferente. Apresento, a seguir, um roteiro bem completo
de plano de evento elaborado pela autora Cesca (1997),
em seu livro Organizao de eventos manual para
planejamento e execuo, que est nas referncias
desta aula.
Roteiro

Apresentao:
faz
a
introduo
e
contextualizao do tema, explicando quem
desenvolveu aquele plano, o contexto em que
o evento foi pensado e em que ser realizado.
Objetivos: estabelece o que ser atingido com
o evento em curto, mdio e longo prazos.
Estratgia: mostra que, se o objetivo o que
atingir, as estratgias so como atingir, ou seja,
como os objetivos sero cumpridos.
Pblicos: especifica a quem se destina o
evento (quanto mais detalhado, melhor para o
organizador planejar as atividades do evento).
Recursos: indica os recursos necessrios
ao desenvolvimento do evento. Podem ser
recursos humanos, materiais e fsicos.
Implantao/Desenvolvimento: descreve as
etapas de realizao do evento.
Planilha: Atividades X Responsabilidades X
Cronograma: faz um check-list das atividades
(conforme modelo abaixo).
Fatores condicionantes: descreve os
acontecimentos, decises e fatos que afetam
sua realizao.
Acompanhamento e controle: especifica
por quem e como ser feita a coordenao do
processo de organizao.
Oramento: relaciona os recursos previstos
para a realizao do evento, em todas as
etapas. importante nesse item deixar uma
verba final na planilha chamada verba extra
ou despesa no programada, para cobrir
determinados gastos que no foram previstos.
Mensurao dos resultados: traz formas de
medio do resultado do evento, em todas as
suas fases.
Esse roteiro uma base, uma estrutura, que ser

preenchida ou adaptada, se for o caso, para atender
s caractersticas do evento. Alm de estruturar todo
o evento e organizar as ideias e propostas, o roteiro
serve como fundamento para um prximo evento
semelhante.
Exemplo de Plano de Evento
Vamos ver como , de fato, um Plano de Evento?
Abaixo est um exemplo de plano de evento,
adaptado de Cesca (1997), do Lanamento de Pedra
Fundamental que, como estudamos, o evento que
marca o incio da construo de uma grande obra ou
empreendimento.
Nesse tipo de evento construdo um marco, que
pode ser a primeira pedra da construo, um tijolo,
uma grande pedra decorativa, a planta da obra ou
sua maquete nesses dois ltimos casos, protegidas
por uma estrutura de acrlico ou vidro. Esse marco
acompanhado por uma placa que informa a data do
incio da construo (a data do evento), as autoridades
presentes e alguma frase alusiva ocasio.
Tambm podem acompanhar o lanamento da
pedra: a) uma cerimnia religiosa, abenoando o incio
das construes e o empreendimento; b) um evento
social, como um caf da manh, um almoo ou um
brunch.
Lanamento de Pedra Fundamental
1 Apresentao

A WxWx Construtora [empresa fictcia] uma

empresa reconhecida pela qualidade dos servios
prestados aos seus clientes e pela competncia
de seus profissionais, o que garante empresa
uma slida atuao no concorrido mercado de
construo.
Frente ao crescimento da empresa e na inteno
de atender cada vez melhor seus clientes e
futuros clientes, a WxWx Construtora apresenta ao
mercado a sua nova sede, atravs do lanamento
da pedra fundamental de construo.
2 Objetivos
2.1 Geral:
Divulgar a empresa por meio do marco inicial da

construo de sua sede prpria.
2.2 Especficos:

Apresentar a maquete e a planta do prdio a

ser construdo.
Divulgar a rea de atuao da empresa na
regio.
55
3 Estratgias:

Oferecimento de informaes detalhadas

sobre a obra.
Divulgao da maquete e planta do prdio.
Integrao com os participantes atravs de um
evento social.
6 Implantao/ Desenvolvimento

4 Pblicos:

Autoridades, imprensa, distribuidores e representantes, diretores e gerentes das filiais e matriz.

5 Recursos
5.1 Humanos:

1 mestre de cerimnias
1 pedreiro
6 garons
2 recepcionistas
1 engenheiro
1 profissional de som e vdeo
1 fotgrafo
3 seguranas
6 manobristas
5.2 Materiais:

Construo da pedra
Ata de presena
Decorao do ambiente
1 caixa para documentos
documentos e objetos para colocao na caixa
200 convites
Press-releases
200 brindes
1 placa
1 toldo
cpias dos discursos
200 folders
1 maquete
1 planta da construo
cmeras (foto e vdeo)
400 copos de gua
6.1 Planilha: Atividades X Responsvel

X Cronograma (check-list)
Atividade
Impresso dos
convites
56
Estacionamento
Hotel
Restaurante
Espao reservado para o evento
Responsvel
Equipe de
comunicao e
grfica
Data
45 dias antes do
evento
(e assim por
diante...)
7 Fatores condicionantes:

5.3 Fsicos:

Aps a aprovao do projeto, sero feitas as aes

a seguir:
Divulgao interna (na empresa)
Divulgao por meio da mdia local: editoria de
economia e colunistas
Envio de convite ao pblico de interesse
Providncias quanto a recursos humanos e
materiais
Elaborao de programao do evento:
10h chegada dos convidados
10h 30min mestre de cerimnias apresenta
as autoridades
10h 35min sequncia de discursos
11h colocao dos documentos e objetos na
urna que ser introduzida na pedra (ao feita
pela autoridade designada)
11h 20min encerramento da pedra por
autoridade designada e leitura da placa
11h 40min encerramento da solenidade pelo
anfitrio
12h o mestre-de-cerimnias convida para o
almoo em local previamente reservado
12h 10min o pedreiro termina o fechamento
da pedra enquanto os convidados se dirigem
ao local da recepo
12h 30min chegada recepo, encaminhamento dos convidados pelas recepcionistas,
apresentao da maquete, plantas, distribuio
de convites e folders.
Aprovao do projeto
Interesse pblico
Condies climticas
8 Acompanhamento e controle:

Sero feitos pela equipe organizadora, com

conduo minuciosa do cronograma de trabalho.
AULA 9 PLANO DO EVENTO

9 Oramento previsto:

Elaborar um quadro com todos os recursos

envolvidos. Exemplo:
9.1 Recursos Humanos
Quantidade
Discriminao
.......
........
Valor hora/unitrio Total
.......
........
(e assim por diante...)
10 Avaliao
Ser feita pela equipe organizadora, com base na

observao do andamento do evento e nos dados
do acompanhamento controle e repercusso
na mdia , com elaborao de relatrio para a
diretoria.
Fonte: adaptado de CESCA, 1997, p. 40.
Com esse exemplo, fica muito mais prtico elaborar
o plano de seu prximo evento, concorda? Espero que
ele seja feito com muito primor e que seja um sucesso.
No exerccio desta aula voc ter a oportunidade
de elaborar um Plano de Evento para uma cerimnia a
sua escolha. Tenha criatividade, mas mantenha os ps
no cho, ok?
3 RESUMO
Antes de escrever o plano em si, que um
documento formal, com todas as etapas de construo
do evento, necessrio pensar na concepo do
evento: definir o tipo do evento; o nome do evento; a
data; local e horrio; pblico; fornecedores.
Vrios tipos de Plano de Eventos podem ser

elaborados, e cada autor oferece uma proposta
diferente. Nesta aula, foi apresentado o roteiro
elaborado pela autora Cesca (1997), composto pelas
etapas: Apresentao, Objetivos, Estratgia, Pblicos,
Recursos, Implantao/ Desenvolvimento, Planilha:
Atividades X Responsabilidades X Cronograma,
Fatores condicionantes, Acompanhamento e controle,
Oramento, Mensurao dos resultados.
4 ATIVIDADES
1) Lembre-se de um evento de que voc participou
ou algum outro evento de que voc gostaria de
participar. Elabore o Plano deste evento, pensando
em todos os seus detalhes. Siga as etapas que
estudamos nessa aula.
2) Escolha um tema para uma festa corporativa.
Agora relacione todos os elementos da montagem
ao tema definido. Defina como esse evento ser,
de acordo com o tema escolhido.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
57
Unidade 03
AULA 10
CHECK-LIST PARA EVENTOS ORGANIZACIONAIS

PRIMEIRA PARTE
Objetivos
Desenvolver habilidades de computar
as aes que iro atingir os objetivos
propostos para o evento.
Aprender a organizar as atividades de
um evento em todas as suas etapas,
utilizando o raciocnio cronolgico.
1 INTRODUO
O Planejamento est feito, agora vamos comear
outra etapa importante na hora de elaborar um evento: o
check-list. Essa ferramenta tudo para um profissional
de eventos!
Voc sabe o que o check-list? Na aula anterior
tivemos uma pista, mas agora vamos nos aprofundar
no conhecimento dele, j que ele fundamental na
organizao de um evento.
uma etapa importante do planejamento, que
vai sendo adaptada tambm ao longo da produo
do evento. Quanto mais completo, mais eficaz! Est
curioso(a)? Ento estude comigo!
2 ELABORAO DO CHECK-LIST
At agora voc viu quantas atividades passam
pelas mos (e cabea) de um organizador de eventos.
Para ajud-lo, o check-list a soluo! Traduzindo,
seria uma lista de checagem, isto , o check-list uma
lista de tarefas e atividades, com seu respectivo prazo
de cumprimento e pessoa ou setor responsveis por
cada uma dessas tarefas.
Para Matias (2004, p. 133), o check-list uma lista

de providncias, tarefas ou necessidades do evento.
Para a autora, possvel organizar essa lista de vrias
formas:
por ordem alfabtica
por grupos de atividades afins
por setores de organizao
por circunstncia especfica (tais como checklist da recepo, da programao social, do
buffet etc)
Na verdade, o check-list deve atender s
necessidades da equipe organizadora do evento e,
por isso, deve ser formatado da maneira que for mais
eficaz.
Veja um exemplo bem simples:
Tarefa
Responsvel
Data
Contratar servio de
floricultura
Joaquim
15/03
Imprimir a lista de
passageiros
Beatriz
17/03
Verificar entrega dos

convites
Beatriz
18/03
Esse um exemplo bem reduzido e fcil, mas voc pode criar suas colunas com itens de controle conforme a
necessidade do evento e da equipe organizadora.
Outro exemplo:
Tarefa
Descrio
Responsvel
Data
Status
Contratar servio de floricultura
2 arranjos de mesa e 1 arranjo de palco
Joaquim
15/03
OK
Imprimir a lista de passageiros
Imprimir por ordem alfabtica
Beatriz
17/03
Pendente
Verificar entrega dos convites
Checar convites que retornaram por erro de

endereo
Beatriz
18/03
Pendente
O segredo : quanto mais detalhado, mais chances de dar tudo certo, ou seja, menor a probabilidade de se
esquecer de algum detalhe.
Quer ver? No planejamento do evento foi definido que os participantes usaro uma camiseta personalizada.
Ao colocar no check-list somente a tarefa camiseta, sabe-se que preciso cumprir alguma atividade relativa sua
produo. Mas h todo um processo que envolve a fabricao de uma camiseta, certo? Se o check-list contemplar
todas as etapas de produo da camiseta, mais fcil controlar os fornecedores e organizar as atividades ao longo
do planejamento e produo do evento. Veja o detalhamento:
Tarefa
Responsvel
Data
Criar a arte da camiseta
Agncia de publicidade
15/03
Aprovar a arte com a diretoria
Joaquim e a diretoria da empresa
17/03
Definir o nmero de camisetas a serem produzidas (inserir mais algumas unidades

extras, como margem de segurana)
Joaquim
17/03
Fazer o oramento com trs fornecedores de confeco das camisetas
Beatriz
18/03
Elaborar a grade dos tamanhos (P, M, G, GG)
Beatriz
18/03
Definir a empresa que confeccionar as camisetas
Joaquim e Beatriz
20/03
Enviar a arte para a empresa de confeco
Joaquim
20/03
60
AULA 10 CHECK-LIST PARA EVENTOS ORGANIZACIONAIS PRIMEIRA PARTE
Verificar o andamento da produo
Beatriz
24/03
Separar e embalar as camisetas
Joaquim e Beatriz
27/03
Contratar transporte para entregar as camisetas embaladas no evento
Beatriz
29/03
Distribuir as camisetas no evento, de acordo com o tamanho, no momento do

credenciamento
Equipe de recepcionistas
30/03
Com esse detalhamento, voc no deixaria, por exemplo, de aprovar a arte com a diretoria, ou de separar e
embalar as camisetas. Fica muito mais fcil, organizado e eficaz!
Nessa aula, voc ter um exemplo de check-list para poder fazer o seu. Utilize-o como base para seu prximo
evento.
Este modelo do livro Organizao de eventos procedimentos e tcnicas, de Marlene Matias (2004) e se
refere organizao e conduo do evento Semana de Turismo.
TABELA 1
Modelo de Check-list
MODELO DE CHECK-LIST
Evento: Semana de Turismo
Local: Auditrio da Instituio Organizadora
Data: 22/09 a 27/09 de 2000 Horrio: das 19h 30min s 22h 30min
Responsvel: Joo Carlos Azevedo
DISCRIMINAO
UNIDADE/SETOR
RESPONSVEL
SITUAO
1 Fazer reserva do local
Coordenao de curso
Carla Matos
Em andamento
2 Fazer reunio para montagem da

comisso organizadora da semana
Coordenao de curso
Carla Matos
Ok
3 Distribuir atividades para as diversas

comisses de trabalho
Coordenao geral do evento
Sandra Regina
Ok
4 Definir tema e programa do evento
Comisso organizadora
5 Contratar pessoas e/ou profissional

autnomo para criao de material de
divulgao
Comisso financeira, de
divulgao e marketing
6 Buscar patrocnio e apoio cultural
Comisso financeira, de
7 Definir o material de divulgao
8 Contratar grfica para impresso do

material de divulgao e administrativo
9 Fazer listagem de convidados e

palestrantes
Secretaria do evento
10 Enviar carta convite para

autoridades, palestrantes,diretoria da
instituio e demais funcionrios
11 Fazer reserva de equipamentos de

audiovisual no departamento responsvel
12 Fazer solicitao de servio de copa

(caf, gua, ch)
14 Fazer folow up1 dos convidados,

autoridades e outros
15 Fazer a divulgao na mdia
Comisso financeira,de
Conferncia, checagem
61
16 Fazer a divulgao do evento na

instituio
Comisso financeira, divulgao

e marketing
17 Montar as pastas dos participantes e

convidados
Comisso de recepo
18 Definir recepcionistas e escala de

trabalho
Comisso de recepo
19 Verificar e liberar estacionamento
20 Elaborar carta de agradecimento

para os palestrantes
21 Providenciar os certificados dos

participantes
22- Definir mestre de cerimnia
23 Treinar as recepcionistas
25 Convocar reunio de avaliao do

evento
26 Elaborar relatrio de avaliao
Coordenao geral
Fonte: MATIAS, 2004, p. 133 (adaptado).
Fcil? Difcil? Qual a sua avaliao sobre elaborao

de um check-list de eventos organizacionais?
Treine bastante, pois isso garantir boa parte do
sucesso de seu evento.
Ah, e no pense que elaborar um check-list
perda de tempo. Pelo contrrio, voc ganhar muito
no decorrer da organizao e ter mais chances de
alcanar um bom resultado no evento. Boa sorte!
Na prxima aula vamos continuar a estudar checklist para eventos organizacionais, analisando outro tipo
de modelo de check-list. Espero voc!
O segredo de um eficiente check-list : quanto

mais detalhado e completo, mais chances de dar tudo
certo, ou seja, menor a probabilidade de se esquecer
de algum detalhe do evento.
3 RESUMO
BRITTO, Janaina e FONTES, Nena. Estratgias

para eventos: uma tica do marketing e do turismo.
So Paulo: Aleph, 2002.
Ao elaborar o Plano do Evento, o organizador de

eventos prepara o check-list que, traduzindo, seria
uma lista de checagem, isto , uma lista de tarefas e
atividades, com seu respectivo prazo de cumprimento
e pessoa ou setor responsveis por cada uma dessas
tarefas. Para Matias (2004, p. 133), o check-list uma
lista de providncias, tarefas ou necessidades do evento.
62
4 ATIVIDADE
Elabore um check-list para um evento turstico de
sua escolha. Pense minuciosamente em cada atividade
e detalhe ao mximo cada tarefa.
5 REFERNCIAS
CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. So

Paulo: Summus Editorial, 1997.
MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. So Paulo: Editora Manole
Ltda, 2004.
Unidade 03
AULA 11
CHECK-LIST PARA EVENTOS ORGANIZACIONAIS

SEGUNDA PARTE
Objetivos
1 INTRODUO
Vamos continuar a analisar o check-list para
eventos organizacionais? Agora estudaremos um
novo modelo para check-list que poder ser aplicado a
qualquer tipo de evento.
Como comentamos na ltima aula, este tambm
um modelo bsico, que poder sofrer adaptaes
conforme a necessidade do organizador de eventos e

as caractersticas do evento.
Leia com ateno e repare em todos os detalhes.
2 ELABORAO DO CHECK-LIST

Modelo do Livro Estratgias para eventos: uma

tica do marketing e do turismo, de Janaina
Britto e Nena Fontes (2002):
TABELA 1
Check-list
TITULO OU NOME DO PROMOTOR/EMPREENDEDOR
Nome do Evento: Data: / /
Local de Realizao:
Auditrio
Quantidade
N dias
Valor unit.
Valor total
De ( ) lugares
( ) lugares
( ) lugares
( ) lugares
Nvel de Abrangncia
( ) Local
( ) Municipal
( ) Estadual
( ) Nacional
( ) Internacional
Nome do Coordenador: Dept

Fone: Celular: Fax:
E-mail: Contato:
Empresa Organizadora do Evento
Nome:
Razo Social:
CNPJ: Inscrio:
Endereo:
Fone: Fax:
Pessoa Responsvel:
Fone: Celular: E-mail:
Recursos Fsicos
Tipo
Necessidades e Caractersticas
Metragem
Localizao/Quantid.
Custo
Sala Vip
Sala de imprensa
Cabine de som
Secretaria
Sala de comisses
Ambulatrio
Sala de estocagem
Sala de videoconferncia.
Stand (feira)
Sala de Segurana
Custo Total
64
R$
AULA 11 CHECK-LIST PARA EVENTOS ORGANIZACIONAIS SEGUNDA PARTE
Recursos Materiais
Criao/Arte/Material Grfico
Criao e Arte
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Criao do folder/arte final

Fotolito do cartaz
Fotolito do folder
Valor total
Material Grfico/Participantes
R$
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Folder c/ficha inscrio

Folder s/ficha inscrio
Cartazes
Pastas
Crachs
Blocos
Certificados de participao
Impresso dos Anais
Recibo das inscries
Ficha de avaliao do evento
Mapa de localizao
Papel timbrado
Envelope timbrado
Ficha de perguntas
Brindes
Valor total
Programao Visual
R$
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Banner
Placas de sinalizao
Faixas
Placas de orientao
Placas de segurana
Valor total
Material p/divulgao (Imprensa)
R$
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Destino
Release do evento
jornal
Release do evento
revista
Release do evento
peridico esp.
Home page (Internet)

Outros
Valor total
R$
65
Materiais e Equipamentos Diversos

Material de expediente
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Papel comum
Papel para impressora
Calculadora
Fita adesiva
Fita crepe
Caixa de grampos
Caixa de clips
Quadro branco
Grampeador
Perfurador
Rgua
Lpis
Borracha
Caneta
Caneta hidrocor
Pincel atmico
Papel carbono
Papel ofcio
Envelope pardo
Envelope branco
Envelope malote
Folha cartolina
Blocos
Cartucho p/ impressora cor
Cartucho p/impressora PB
Alfinetes/tachinhas
Rolo de barbante
Tesoura
Frasco de cola
Cola em basto
Transparncia
Disquetes
Fitas cassete
Fitas de vdeo
CDs
Filme fotogrfico
lbum de fotografias
Outros
Valor total
66
R$
Equipamentos (locao)
Quant.
N dias
Computador
Valor Unit.
R$
Total
R$
Impressora
Scanner
Retroprojetor
Data show
Projetor de slides
Telo
Vdeo cassete
TV
Computador
Impressora
Mquina xerox
Aparelho de fax
Telefone
Sonorizao
Caneta ptica
Microfone
Amplificadores
Painis
Displays
Lona
Tablado
Mesa grande
Mesa pequena
Cadeiras
Filmadora
Mquina fotogrfica
Equip. iluminao
Valor total
R$
Recursos Humanos
Secretaria do Evento
Secretaria
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Palestrante (pr-labore)
Secretaria
Digitador
Grupo musical
Grupo de atraes
Mensageiro
Valor total
R$
67
Recepo
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Guias
Secretaria
Recepcionista
Tradutor/intrprete
Segurana
Manobrista/motorista
Mensageiro
Valor total
R$
Manuteno e Apoio
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Operador som
Operador luz
Operador multimeios
Eletricista
Encanador
Segurana
Mensageiro
Mdico
Garom/garonete
Enfermeiro
Valor total
R$
Receptivo
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Guia
Tradutor
Motorista
Recepcionista
Segurana
Valor total
R$
Cerimonial
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Mestre de cerimnias
Guia
Intrprete
Tradutor simultneo
Motorista
Recepcionista
Garom
Mensageiro
Segurana
Valor total
68
R$
Servios Externos
Cerimonial
Locao
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Porcelanas
Copos
Taas
Talheres
Travessas
Bandejas
Toalhas
Arranjos de flores
Arranjos de mesa
Microfones
Mastros
Bandeiras
Prismas de mesa
Tribuna/plpito
Valor total
R$
Cerimonial
Aquisio
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Caf
Leite
Suco
Chocolate
Copos de gua
Pes
Petit-fours
Valor total
R$
Receptivo
Locao
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
nibus
Micronibus
Van
Carro de passeio
Escuna
Valor total
R$
Receptivo
Aquisio/Reservas
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Pacotes de turismo
Tours
Passagens areas
Passagens rodovirias
Servios de traslado
Apto. hotel
Refeio
Coquetel
Valor total
R$
Encerramento do Evento
69
Coordenao/Secretaria do Evento
Descrio
Quantidade
Valor Unitrio
Valor Total
Prestao de contas
Relatrio final
Ofcios de agradecimento
lbum de fotografia
Edio de vdeo
Pagamento RH
Pagamento locao
Espao
Pagamento locao
Equipamento
Pagamento locao
Servio
Valor total
R$
TOTAL FINAL
R$
Fonte: BRITTO e FONTES, 2002
Esse modelo apresentado genrico, base para

qualquer tipo de evento. Na prxima aula, veremos outros
modelos de check-lists adaptados a eventos especficos
como eventos de moda, congressos, feiras etc.
3 RESUMO
Nesta aula estudamos um novo modelo para
check-list que poder ser aplicado a qualquer tipo de
evento. um modelo bsico, elaborado por Janaina
Britto e Nena Fontes, que poder sofrer adaptaes
conforme a necessidade do organizador de eventos e
as caractersticas do evento.
70
4 ATIVIDADE

Com base no modelo apresentado nesta aula,

elabore um check-list para um Congresso Nacional
da rea do Turismo.
5 REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Unidade 03
AULA 12
CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS

PRIMEIRA PARTE
Objetivos
1 INTRODUO
Na aula passada, vimos a importncia de um
check-list para o organizador de eventos e estudamos
um modelo geral de check-list.
Agora, vamos analisar alguns outros modelos,
adaptados a situaes especficas, como feira,
congresso/frum, jantar/coquetel e conveno.
Lembro que cada evento tem seu prprio checklist, adequado s suas necessidades. Esses modelos
apresentados nas aulas servem apenas como
referncia para voc adaptar o seu padro, da maneira
que lhe convier.
Bom proveito!
2 CHECK-LISTS ADAPTADOS
A EVENTOS ESPECFICOS
2.1 Check-lists elaborados
Brasileira de Anunciantes (ABA)
pela Associao
CHECK-LIST PARA UMA FEIRA

I) Informaes Gerais
Requerer informaes para participao
Determinar tamanho e posio do stand
Contrato do espao
Contrato da montadora
Informaes gerais dos setores envolvidos
internamente
Determinar pontos de destaque
Definir que produtos sero expostos
Verificar produtos existentes na empresa
Verificar Produtos que devero ser adquiridos/
importados
II) Projeto
Solicitar projeto
Solicitar desenho do stand
Aprovao do stand
III) Desenho do Stand
Definio de reas para divises de produtos
Projeto de displays
rea disponvel para circulao
Quantidade de displays disponveis
Produtos por painel
Texto de produtos
Destaques
Fotos, slides, grficos
Chamadas promocionais
Definir moblia/decorao
72
Definir posicionamento de plantas/flores

Atividades promocionais
IV) Necessidades do Stand
Instalao eltrica
Telefone/Internet
Catlogos/folhetos
Crachs/convites
Vale estacionamento
Vigilncia do stand
Limpeza do stand
Contratao do buffet
Definir coquetis ou eventos especiais
Brindes
Recepcionistas
Vesturio
Fotgrafo
V) Imprensa
Folheto institucional
Press-release
Entrevistas com imprensa
Fotos/filmagem do stand e de produtos em
exposio
VI) Atendimento
Pagamento das taxas legais: energia,
hidrulica, ICMS, ECAD, etc.
Determinar pessoal que trabalhar no stand
Regulamento disciplinar do stand
Relao de telefones
Plano de visita de personalidades ao stand
Em caso de coquetel, elaborar plano especfico
Notas de venda para mercadoria a ser
comercializada
Reservas de hotel
Traslados
Treinamento da equipe
VII) Montagem
Emisso de notas fiscais de transporte
Seguro
Remessa de produtos para feira
Montagem
Limpeza
VIII) Desmontagem
Checagem das notas fiscais de transporte
Retirada e embalagem de produtos
Transporte
Recepo de produtos na fbrica
IX) Relatrio
Avaliao dos resultados da exposio
AULA 12 CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS PRIMEIRA PARTE

Distribuio dos contatos realizados
CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FRUM

I) Parte Tcnica/Cientfica
Definir Comisso organizadora
Fixar data e local
Realizar as chamadas para trabalhos
Confeco e Expedio dos Cartazes
Inscrio de trabalhos
Aprovao de trabalhos
Comunicao para os autores
Recebimento de originais
Convites oficiais
Confirmao de convites
Programa definitivo (confeco e expedio)
Formao de mesa
Palestra de abertura
Sesses tcnicas
Visitas tcnicas
II) Secretaria
Lista de pr-inscritos
Crachs
Montagem de pastas
Material de escritrio
Carimbos
Fichas para inscrio no local
Programa
Envio do material
Montagem da secretaria
III) Servios de Terceiros
Vender os patrocnios
Verificao do local
Contrato
Audiovisual
Projetor
Vdeo
Gravao
Fotgrafo
Computadores, impressoras
Telefones, fax
Recepcionistas
Segurana
Caf, gua etc.
Refeies
Coquetel
Jantar
Hospedagem
Traslados
Passeio turstico
Decorao
Faixas/Painis
Pastas/blocos
Crachs
Certificados
IV) Ps Evento
Despachar a sobra do material
Pagamento de servios
Relao final de inscries
Faturamento
Cartas de agradecimento
CHECK-LIST PARA UMA CONVENO
I) Providncias Prvias
Informar oficialmente a realizao
Solicitar aos responsveis o nmero de
participantes
Determinar perodo
Preparar lista de participantes
Elaborar programa
Redigir convite/programa/orientao
Enviar aos gerentes programa detalhado
Solicitar adiantamento de despesas
Dividir os participantes por grupos
Enviar aos participantes pasta com material
(opcional)
Contratar hotel
Enviar ao final carta de agradecimento
II) Preparao do Material para Conveno
Encomendar pastas
Montar pastas
Arranjar e preparar filmes
Preparar crachs
Preparar bandeiras do Brasil e do Estado da
Conveno
Definir e arranjar equipamentos audiovisuais
Contratar alimentao
Arranjar quadro branco e pincel, flip-chart etc.
Preparar material para decorao
III) Preparao de Assuntos a Serem Tratados
Determinar os assuntos
Determinar os fins a serem atingidos
Determinar tnica principal da conveno
Criar slogan para conveno
Preparar tema do discurso de apresentao
Preparar discurso de despedida
IV) Providncias de Administrao a Serem
Tomadas no Local
Pedir oramentos do hotel
73

Reserva dos apartamentos

Informar ao hotel a data e horrio de chegada
dos convencionais
Prever possibilidade de uso da piscina, sauna
e outras facilidades do hotel
Acertar jantar de encerramento
Escolher e preparar sala de demonstrao
Determinar sequncia de lugares dos
participantes na mesa
Contratar fotgrafo
Decorar salas de trabalho da conveno
Informar e convidar imprensa (se for o caso)
Determinar os horrios das refeies
Levantar preferncias alimentares dos
convencionais
Preparar lista de distribuio dos apartamentos
Informar lista de participantes ao hotel
Distribuir as pastas nas salas de trabalho
Entregar crachs
Realizar atividades de integrao, lazer e
convivncia social conforme programa
Escolher quem far a recepo no local de
chegada
Providenciar a foto do grupo de convencionais
Emitir relatrio ao final
Realizar debates internos sobre a conveno
CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL

I) Local e data para o evento
Confirmao por escrito
Contratao de servios de buffet
Contratao de msicos
Contratao da decorao
Contratao de manobristas
Contratao de porteiros
Contratao de recepcionistas
Convites
Programa oficial
Presentes para homenageados
II) Decorao
Do salo
1. Setas indicativas
2. Som
3. Iluminao
4. Arranjos florais
5. Cestos de lixo
6. Cinzeiros
7. Mesas de apoio
8. Livro de ouro/ registro
74
Do palco
1. Painis ou faixas
2. Iluminao
3. Plpito para oradores
4. Som do microfone
5. gua para orador
6. Arranjos florais
7. Espao para msico
III) Estacionamento
Contratao de empresa especializada
Policiamento nas redondezas
Segurana dos automveis
IV) Recepo
Recepcionistas
Uniformes/trajes
Mesas de apoio
Controle
Crachs
V) Imprensa
Jornalistas convidados
Kit de imprensa
Press-releases
Fotos
VI) Registro do evento
Equipe de fotografia
Equipe de filmagem
VII) Primeiros socorros
Caixa de pronto-socorro
Nome de hospitais de emergncia
VIII) Pessoal de servio
Chefia
Recepcionistas
Segurana interna/externa
Manobristas
Porteiros
Eletricista
Encarregado do som
Encarregado da iluminao
Plantonista dos sanitrios
Encarregada de chapelaria
IX) Diversos
Checar sanitrios papel toalha/sabonete/etc.
Checar chapelaria tickets
Telefone e fichas
Balco de informaes
Guarda-chaves
Crachs
Fonte: Adaptado de Associao Brasileira de Anunciantes (2009)
AULA 12 CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS PRIMEIRA PARTE

Caro aluno, gostou de conhecer os detalhes de
organizao desses tipos de eventos? Na prxima aula
tem mais: veremos os check-lists para novos eventos.
Aguarde!
3 RESUMO
Nesta aula analisamos alguns modelos de checklists adaptados a situaes especficas, como feira,
congresso/frum, jantar/coquetel e conveno.
Cada evento tem seu prprio check-list, adequado
s suas necessidades. Esses modelos apresentados
nas aulas servem como referncia para o organizador
de eventos elaborar o seu, adaptado ao seu padro, da
maneira que lhe convier.
4 ATIVIDADE
1) Compare os modelos de check-lists apresentados
nesta aula. Quais as principais diferenas e
semelhanas entre eles?
2) Por meio da anlise dos check-lists apresentados,
identifique o nvel de complexidade de cada evento
apresentado (baixo, mdio ou alto). Justifique sua

resposta.
REFERNCIAS
ASSOCIAO BRASILEIRA DE ANUNCIANTES
(ABA). Guia para realizao de Eventos.
Disponvel em: http://www.portaldapropaganda.
com/imagens_portal/p1/
promocao/downloads/
guiaseroteiros/0001/arquivo_ext/Guia%20de%20
Eventos.doc. Acesso em: 22 dez. 2009.
Paulo: Aleph, 2002.
COGO, Rodrigo Silveira. Eventos empresariais sugesto de check-list para Eventos. Disponvel
em: http://www.mundorp.com.br/eventos.link4.htm.
Acesso em: 22 dez. 2009.
Manole Ltda, 2004.
75
Unidade 03
AULA 13
CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS

SEGUNDA PARTE
Objetivos
Aprender a organizar as atividades
1 INTRODUO
Na ltima aula vimos os check-lists especficos para
feira, congresso/frum, jantar/coquetel e conveno.
Agora analisaremos, passo a passo, os checklists para festival cultural, evento de moda, cursos e
seminrios.
Finalizaremos com um outro check-list geral,
para relembrar os conceitos-base para elaborao de
qualquer check-list de eventos organizacionais, ok?
Vamos em frente?
2 CHECK-LISTS ADAPTADOS A
EVENTOS ESPECFICOS
2.1 CHECK-LIST PARA FESTIVAL
CULTURAL
1. Definio da ideia
2. Pesquisa de viabilidade da ideia (originalidade,
levantamento do pblico e de possveis empresas
patrocinadoras, etc.)
3. Definio da rea de abrangncia: artes cnicas
(dana e teatro), plsticas, audiovisuais (cinema e
vdeo), msica e patrimnio histrico e cultural, etc.
4. Escolha de data e local
5. Definio do oramento
6. Criao da logomarca e da identidade visual
7. Confeco do projeto de captao de recursos
financeiros com patrocinadores para realizao do
evento.
8. Fechamento de parcerias
Prefeituras
rgos governamentais
Espaos para oficinas e apresentaes
culturais
Parcerias com companhia areas
9.
10. Montagem da curadoria1
11. Divulgao da curadoria no site da empresa
Curadoria a designao genrica do processo de concepo,

organizao e montagem da exposio pblica. Inclui todos os
passos necessrios exposio de um acervo, quais sejam:
conceituao, documentao e seleo do acervo, produo
de textos, publicaes e planejamento da disposio fsica
dos objetos. Refere-se tambm ao cargo ou funo exercida
por aquele que responsvel por zelar pelo acervo de um
museu. Fonte: Disponvel em: http://www.cultura.mg.gov.
br/?task=interna&sec=3&con=368. Acesso em 01 jul 2010.
78
12. Confeco de editais ou definio de participantes

convidados
Oficinas
Apresentaes artsticas
Mostras
13. Divulgao dos editais para os itens abaixo
discriminados (ou envio de carta convite para os
participantes).
Participantes anteriores
Mailing2 da empresa
Mailing de interessados na rea cultural
Instituies vinculadas rea cultural
Imprensa
Site
14. Catalogao dos projetos inscritos
15. Confirmao das inscries dos projetos ou
confirmao da presena.
16. Seleo das apresentaes
17. Confirmao de data, horrio e local das
apresentaes e oficinas
18. Elaborao da planilha financeira
19. Contratos com artistas, professores, parceiros e
patrocinadores
20. Oficinas
Regulamento
Inscries (definio dos valores das inscries, locais e meios de efetivao)
Parceria com o banco
Fichas
Confirmao da inscrio
Lista de espera
21. Programao visual
Programao cultural
Catlogo de oficinas
Cartazes
Banners
Site
Convites para a cerimnia de abertura
Carto de boas-vindas
Carto de agradecimento
Mailing um cadastro de nomes contendo contatos como

endereo, telefone, e-mail que se prepara de acordo com
um tema ou rea de interesse. Esse cadastro organiza as
informaes para o organizador de eventos realizar tarefas
como envio de convites ou mesmo o controle da entrada dos
convidados no evento. possvel elaborar mailing de imprensa
(com os nomes, cargos e contatos dos jornalistas convidados
para o evento), mailing de empresrios, mailing de artistas,
dentre outros.
AULA 13 CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS SEGUNDA PARTE

Crachs
Certificados para alunos, professores e
participantes de mostras
Tickets de alimentao
Convites para as apresentaes
22. Planilha de transporte
Caminho ba
nibus
Carro interno e externo
Areo
crach de identificao
placa de identificao (nome do evento ou do
visitante)
listagem das pessoas a serem recepcionadas
planilha com vos aguardados
telefone celular ou carto telefnico
relao dos hotis que hospedaro os
participantes, com nomes, endereos,
telefones e contatos no atendimento e reserva
23. Planilha de hospedagem (parceria com hotis)
24. Planilha de camarins
Local
Data
Horrio de montagem
Itens (gua, refrigerante diet, espelho, etc.)
25. Rider tcnico (documento que deve conter toda
a necessidade estrutural de som e palco de uma
banda ou festival)
26. Locao de equipamentos:
Oramento de sonorizao, iluminao e
demais recursos
Planilha de equipamentos de informtica
Material de secretaria
27. Cobertura da imprensa
28. Lanamento da programao
29. Montagem da secretaria do evento
30. Sinalizao do(s) espao(s)
31. Seguro
32. Ambulncia/servio mdico
33. Contratao dos recursos humanos necessrios
34. Entrega de certificados
35. Agradecimentos (artistas, autoridades, parceiros,
funcionrios)
2.2 CHECK-LIST - EVENTO DE MODA

Definio do local:
verificar se o ambiente comporta o nmero de
pessoas esperado, o desfile em um tablado
mais elevado ou passarela.
telo para transmisso simultnea das imagens

do desfile
estacionamento
espao anexo ao local do desfile para servir de
camarim para os modelos
Distribuio dos convites
Aluguel de equipamento de som e vdeo:
sonorizao ambiente
microfone para o mestre de cerimnias e
palestrante
2 teles
Data show
computador (ver se os programas so
compatveis com a verso do arquivo da
apresentao)
Contratao do buffet
Contratao do mestre de cerimnias (preparar
pauta para ele).
Contratao de recepcionistas: verificar uniformes
e sapato.
Decorao do ambiente
Contratao de fotgrafo
Contratao de filmagem transmisso simultnea
para os teles para mostrar os detalhes das roupas.
Araras com roupas expostas
Cabides
Banners
Providncias para o desfile:
Tablado
Iluminao
Trilha sonora do desfile
Cabeleireiro e maquiador
Camareira
Passadeira
Cadeiras para o pblico (e forro, se necessrio)
Acompanhar a prova de roupa dos modelos
2.3 CHECK-LIST PARA CURSOS E

SEMINRIOS
Audiovisuais e outros acessrios
Data-show
Pointer
Tela para projeo
Cavalete para flip-chart
Papel para flip-chart
Quadro branco
Pincis para quadro magntico
Apagador para quadro magntico
79
Benjamim (ou T)
Adaptador pino chato para redondo
Adaptador pino redondo para chato
Fio de extenso (10 metros)
Equipamento de vdeo
Operador para equipamento de vdeo
Fitas extras para videotape
Gravador
Fitas para gravador
Material para participantes
Lpis
Borrachas
Pastas
Etiquetas com ttulo do curso (para as pastas)
Blocos de papel pautado
Folhas de avaliao (por assunto, global)
Prismas com nome dos participantes
Apostilas
Programao do curso
Relao de participantes
Brindes
Resumo biogrfico dos apresentadores/
participantes
Crachs
Papelaria e Escritrio
Apontador
Elsticos
Clips
Grampeador
Grampos para grampeador
Furador de dois furos
Etiquetas autoadesivas
Fita adesiva dupla face
Durex
Tesoura
Esptula
Rgua
Percevejos
Envelopes comuns de correspondncia (10)
Envelopes pessoais de correspondncia (10)
Papel pardo de embrulho
Tinta branca corretiva
Lpis-borracha
Papel (sem pauta, timbrado, etc.)
Protetores de plstico transparente
Cola
Caixas de papelo
Copiadora Xerox
Papel para copiadora Xerox
Linha telefnica
80
lcool
Algodo
Logstica
Programa detalhado do curso (dia do ms, da
semana, hora, assunto, apresentador)
Relao
de
endereo/telefones
dos
apresentadores para contatos urgentes
Relao de participantes (nome completo,
nome mais conhecido, cargo, local, gerente)
Leituras prvias pelos participantes (definio,
preparo e envio do material)
Fotgrafo
Reservas de hotel
Reservas de passagens
Reservas de salas/local do evento
Reservas de salas para reunies de grupo
Almoo/jantar de abertura e/ou encerramento
Responsabilidade financeira e normas para
contabilizao das despesas
Coordenador
Suporte administrativo
Carta de boas vindas aos participantes
Cardpio
Conhecimento do horrio de coffee-breaks,
almoo, jantar
Carta-convite/confirmao aos participantes
(data, local completo, programa, horrio das
refeies e tempo livre, conduo, facilidades
esportivas, normas especiais de segurana,
outros cuidados e precaues especiais,
mapa, vesturio, despesas, etc.)
Caf e biscoitos para intervalos
Reserva e/ou arranjos de txi, nibus ou outras
condues (participantes e instrutores)
Emisso de nota fiscal para remessa do
material
Providncias para pagamentos de instrutores
externos, hotel, txi (adiantamentos, etc.)
Mdico de emergncia no local do curso
(nome, endereo, telefone)
3 CHECK-LIST PARA EVENTOS

3.1 CHECK-LIST DA ASSOCIAO
BRASILEIRA DE EMPRESAS
ORGANIZADORAS DE EVENTOS (ABEOC)
PLANEJAMENTO
Comercializao de Eventos (prospeco de
negcios no mercado convencional ou em
projetos inditos)
AULA 13 CHECK-LISTS ADAPTADOS A EVENTOS ESPECFICOS SEGUNDA PARTE

Contrato de Prestao de Servios de

Organizao (modelo padronizado, detalhes
importantes, formas de remunerao claras)
Estudos Mercadolgicos (propostas para a
temtica, sugestes de data e local, perfil
dos participantes, potencial de realizao e
objetivos e metas)
Calendrio de Eventos da Cidade (aspectos da
infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade
hoteleira)
Previso Oramentria (receitas, despesas,
resultado)
Cronograma de Desembolsos (planilhas de
acompanhamento, investimentos iniciais)
Tipos de eventos e terminologia (congresso,
seminrio, simpsio ou outro nome)
Iniciativas integradas (exposio paralela,
visitas tcnicas, workshops, tutoriais e cursos)
Esboo do Programa (cientfico, acadmico,
tcnico, social, turstico)
Cronograma de Atividades (tarefas e providncias, responsveis e prazos)
Relacionamento cliente e organizador - Comisses de Suporte (organizadora, executiva, tcnica e outras)
Apoio Institucional (entidades de ensino,
pesquisa e desenvolvimento tecnolgico,
rgos
governamentais,
associaes,
sindicatos, autarquias)
Programao Visual (logomarca oficial,
impressos em geral)
Patrocnios, subvenes e permutas (iniciativa
privada, fornecedores da rea, publicaes
especializadas, rgos pblicos)
ORGANIZAO
Programa Tcnico e Cientfico (chamadas de
trabalhos, comisses especficas, critrios de
seleo de palestras, normas de publicao
de textos, planilhas de dias e horrios e
formatao final)
Meios e Formas de Divulgao (folhetos e
impressos, assessoria de divulgao, internet,
telemarketing, planos de mdia - convencionais
e alternativos)
Automao
de
Eventos
(sistemas
informatizados - gerenciamento, administrao,
credenciamento e outros)
Cadastros Afins (estruturao e atualizao)
Aspectos Jurdicos (marcas e patentes,

contratos e acordos)
Locais de Inscries (secretaria executiva,
secretarias regionais)
Gerenciamento e Administrao (servios de
terceiros, propostas e oramentos, contratos
em geral, previso oramentria)
Textos e Correspondncias (padronizao,
objetividade, apresentao grfica, prazos
para respostas)
Patrocnios, Subvenes e Permutas (fase
2 - projetos e propostas especiais, visitas,
reunies e acompanhamento, formalizao de
contratos, contrapartidas)
Local do Evento (ordem de servios e suporte
e logstica)
Pessoal
de
Apoio
(recepcionistas,
coordenadoras, operadores, locutor oficial,
mestre de cerimnia, fotgrafo, seguranas,
faxineiras, mensageiros e outros, com
propostas, contratao, treinamento, encargos
sociais e trabalhistas)
Material dos Participantes (crach e pasta
de trabalho, bloco de anotaes, caneta e
formulrio para perguntas, programa oficial,
lembranas e brindes, apostila ou anais,
certificado, atestado para carga horria,
manual de orientao)
Iniciativas Integradas (estruturao, programa
de atividades, conferencistas, infra-estrutura,
divulgao, inscries, suporte e logstica)
Material
de
Secretaria
(consumo,
permanente, mquinas e equipamentos
- microcomputadores, aparelhos de fax,
copiadoras, rdios para intercomunicao)
Conferencistas (manual de orientao,
formulrios padronizados para currculo,
resumo do trabalho e material de suporte,
mapa de localizao, inscrio-cortesia)
Servios de Apoio aos Participantes
(hospedagem, passagem, traslados, opcionais
noturnos - agncia de turismo oficial)
Sesses Solenes (abertura, encerramento convites, confirmaes, cerimonial)
Suporte e Logstica (slide-desk, sinalizao,
decorao, servio mdico, fotografia,
filmagem, servios pblicos - policiamento,
trnsito, linha de nibus extra)
81

Exposio Paralela
planta-baixa do local;
montadora oficial dos estandes;
registro no Ministrio da Indstria e
Comrcio;
folheto promocional especfico;
regulamento geral e manual do expositor;
coquetel de lanamento;
comercializao de estandes;
equipe de vendas;
projetos de energia eltrica;
taxas da Prefeitura Municipal;
avaliao do Corpo de Bombeiros;
seguro de responsabilidade civil dos
visitantes;
oficializao do evento na Secretaria
da Receita Federal para importao
temporria de equipamentos e produtos;
cronograma de montagem, realizao e
desmontagem;
esquema de visitao (divulgao e
convites, telemarketing);
servios de suporte para expositores,
montadoras
e
fornecedores
(credenciamento, alimentao, carga
e descarga de materiais, segurana,
limpeza, salas para reunies de negcios,
estacionamento privativo ou cartes de
desconto, depsito de mercadorias);
atendimento a visitantes (credenciamento
especfico, balco de informaes,
catlogo oficial, pontos multimdia, guardavolumes);
aspectos genricos (sinalizao, decorao
e jardinagem, central de recados, visitas
de inspeo de fiscais);
superviso e acompanhamento integral.
REALIZAO
Entrega de Material (crachs, pastas de
trabalho, programa oficial, manual de
orientao, apostilas ou anais)
Controle e Superviso das Atividades e Horrios
e Acompanhamento dos Servios de Terceiros,
do Centro de Convenes e do Atendimento
Geral (participantes, autoridades, imprensa,
convidados especiais, conferencistas, salas e
auditrios)
Assessoria aos Membros das Comisses Confeco e Distribuio (listagem dos inscritos, certificados, formulrios de avaliao)
82
PS-EVENTO
Elaborao de Relatrios
Prestao de Contas (cliente contratante,
patrocinadores,
comunidade,
rgos
financiadores)
Cartas de Agradecimento
Fonte: COGO, 2009.
Quantos itens, no mesmo? Voc imaginava que

um check-list fosse to detalhado? Esse o pontochave para se realizar um bom planejamento e uma
adequada conduo de eventos.
Na prxima aula, vamos partir para a prtica, ou
seja, colocar o evento em produo! Prepare-se!
4 RESUMO
Nesta aula analisamos, passo a passo, os checklists para festival cultural, evento de moda, cursos e
seminrios e finalizamos com outro check-list geral,
para relembrar os conceitos-base para elaborao de
qualquer check-list de eventos organizacionais.
O check-list o ponto-chave para se realizar um
bom planejamento e uma adequada conduo de
eventos.
5 ATIVIDADE
A cidade de Campinas sediar um Seminrio
Nacional de Operadores Tursticos, em um perodo de
dois dias, com a presena de 500 participantes, em um
dos hotis da cidade. Elabore o check-list para esse
evento, planejando as atividades tcnicas e culturais/
sociais para os participantes.
REFERNCIAS
ASSOCIAO BRASILEIRA DE ANUNCIANTES
(ABA). Guia para realizao de eventos.
Disponvel em: http://www.portaldapropaganda.
com/imagens_portal/p1/
promocao/downloads/
guiaseroteiros/0001/arquivo_ext/Guia%20de%20
Eventos.doc. Acesso em: 22 dez. 2009.
Paulo: Aleph, 2002.
COGO, Rodrigo Silveira. Eventos empresariais sugesto de check-list para eventos. Disponvel
em: http://www.mundorp.com.br/eventos.link4.htm.
Manole Ltda, 2004.
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 14
PR-EVENTO PRIMEIRA PARTE
Objetivos
Desenvolver a gesto de eventos,
considerando o pr-evento como o
primeiro aspecto na produo de eventos,
nos mbitos pblico e privado.
Aplicar os recursos metodolgicos e
tecnolgicos no processo de gesto de
eventos para as organizaes.
1 INTRODUO
Vamos praticar? At agora estudamos a parte que
podemos chamar de mais terica do evento, que
so o conceito, a histria, a importncia, os tipos, as
classificaes e o planejamento.
A partir desta aula, teremos uma outra parte mais
prtica, aplicando os conceitos que estudamos at
aqui. Veremos como se produz um evento, quais so
os passos necessrios para um evento acontecer na
realidade.
Voc est preparado? Se for necessrio, faa uma
breve reviso das aulas anteriores para recapitular os
principais tpicos. Se est tudo fresquinho na cabea,
vamos em frente!
2 PR-EVENTO
Agora que j vimos como se organiza um checklist, vamos estud-lo detalhadamente, observando as
exigncias e cuidados que o organizador de evento
precisa ter em cada item.
Aps a aprovao do Plano do Evento com a Diretoria
da Empresa, passa-se para a operacionalizao.
Cada evento demanda uma infraestrutura, mas
aqui estudaremos alguns pontos que permeiam a
preparao, ou seja, antes de acontecer: o pr-evento.
2.1 DEFINIO DA DATA E HORRIO

84
Analisar a melhor poca para a empresa: o

organizador precisa observar qual poca mais
adequada para realizar aquele evento: incio
de ms ou final de ms? Perto de feriado ou
longe de feriado? poca de frias escolares ou
no? O perodo de realizao deve casar com a
oportunidade e com os objetivos que a empresa
precisa atingir.
Verificar calendrios regional, nacional e
internacional: o organizador de eventos precisa
ficar muito atento ao calendrio. Veja, confira,
analise e, se for o caso, pea opinio sobre a
data selecionada, pois essa escolha pode afetar
todo o sucesso do evento. Imagine que voc est
organizando um Seminrio de Fisioterapia e, na
data escolhida para seu evento, est acontecendo
o Congresso Nacional de Fisioterapia. Por mais que
seu evento seja bem organizado, um evento maior
e mais representativo est concorrendo com voc
e, nesse caso, o seu evento tem chances de no
ser bem sucedido. Analise os feriados locais (na

cidade onde ser realizado o evento) e o calendrio
de eventos do setor em que a organizao atua.
Evento para pblico-alvo da rea de vendas:
nesse caso, evitar primeiros e ltimos dias do ms.
Explico: os primeiros dias do ms servem para
fazer balano do ms anterior, checar os grficos
de vendas e realizar o planejamento do ms. J os
ltimos dias so complicados porque fechamento
das vendas, todo mundo precisando bater meta,
sem cabea para participar de eventos. Realizar
um evento nessas pocas para esse pblico
praticamente invivel.
Eventos corporativos: prudente evitar segundas
e sextas-feiras. Na segunda-feira, a semana
comea, todos ainda esto se planejando para
cumprir suas atividades. Alm disso, se um evento
empresarial for ocorrer na segunda-feira, preciso
divulg-lo na sexta-fera; o intervalo do final de
semana faz com que as pessoas se esqueam dele.
Fica muito mais complicado divulg-lo e realizar os
ltimos preparativos para ele. Sexta-feira tambm
no um bom dia para evento empresarial.
um dia de relaxamento, as pessoas j esto em
clima de final de semana. Ainda mais se o evento
no for festivo, puramente. Ento prefira outro dia
para realizar o evento corporativo, ok? Algumas
excees so as Convenes de Vendas e eventos
correlatos, que duram 3 ou 4 dias. Uma Conveno
pode, perfeitamente, ocorrer de quinta a domingo.
Horrio de incio do evento: o horrio divulgado
no convite deve prever atrasos. Infelizmente,
prtica do povo brasileiro chegar com atraso aos
eventos. Portanto preciso planejar discursos e
palestras para cerca de 30 minutos mais tarde do
que o horrio oficial do convite. Quanto menor o
atraso, melhor. Existem formaturas escolares que
no atrasam nem um minuto. Peas de teatro e
outras atividades culturais tambm comeam no
horrio marcado. o certo, mas s vezes preciso
esperar um pouco, para que o pblico consiga
chegar a tempo de assistir ao evento. claro que
no adequado atrasar um evento por mais de
30 minutos. Existem convidados que chegaram
no horrio correto e atrasar alm disso um
desrespeito com seu pblico. Em casamentos, o
mais comum colocar 15 minutos de antecedncia
no convite: o casamento, na realidade, ocorrer
AULA 14 PR-EVENTO PRIMEIRA PARTE
s 20h 30min e, no convite, divulgado 20h

15min. Essa prtica utilizada para que todos os
convidados cheguem, acomodem-se e possam ver
a comitiva nupcial, especialmente a noiva, entrar.
O horrio do evento deve respeitar o pblicoalvo: existem pblicos que esto habituados com
certos horrios, e o evento deve acompanhar a
necessidade e o costume deles. Um exemplo: se
for planejar o horrio de um almoo:
executivos almoam s 13h e no s 12h;
crianas costumam almoar s 11h ou 11h
30min.
2.2 DEFINIO DO LOCAL

Combinar o local ao tema do evento: a no

ser que o objetivo seja, realmente, quebrar
paradigmas, no d pra realizar um evento com
executivos engravatados em um circo, concorda?
calor e todos estaro de terno e gravata. Se o
evento for mais formal, para executivos, e voc
quiser inovar, pode faz-lo em um local diferente,
tudo bem, existem alternativas alm de um circo,
como realizar o evento em um museu ou uma
galeria de arte. O mais importante adequar o
local escolhido ao tipo de evento. Em condies
normais, um evento rstico, por exemplo, no
cabe em um hotel ultrassofisticado. Pode ser
objetivo da empresa, portanto, inovar e criar um
evento diferente, especialmente para atingir um
objetivo especfico. Por exemplo: suponhamos
que uma determinada empresa tenha fechado um
contrato com um grupo chins e ela quer celebrar
e demonstrar para seu pblico-alvo que o contrato
foi firmado e que isso trar muitos benefcios aos
seus clientes e parceiros. A empresa, portanto,
pode realizar um estande com decorao chinesa.
Ser um tipo de evento completamente inovador
e diferente do que ela j tinha feito, mas atingir o
objetivo proposto e estar dentro do contexto. Alm
de chamar bastante ateno para o fato que est
sendo celebrado.
Combinar tamanho do local ao porte do
evento: difcil tarefa! Calcular o nmero certo de
participantes uma das mais complicadas tarefas
de um organizador de eventos. Quando j se
conhece o pblico, ou quando o evento realizado
periodicamente, o clculo mais fcil. Do contrrio,
a maneira mais interessante enviar convite e pedir
confirmao de presena. Dessa forma, conseguese pelo menos aproximar o nmero de pessoas e
determinar a organizao do local do evento. Se
for realizar pela primeira vez, por exemplo, um
evento com clientes, no indicado que se escolha
um local com cadeiras fixas ou nmero limitado
de assentos. Se o local permitir mobilidade, at
algumas horas antes do evento voc poder retirar
ou inserir cadeiras em um salo, por exemplo.
Em geral, h uma quebra de 20% do pblico,
ou seja, mesmo em eventos com confirmao
de presena, cerca de 20% do pblico no
comparecer, em casos normais. Ou seja, se
voc teve 100 confirmaes, mais provvel que
80 pessoas estejam no evento. Alguns desistiram
de ir, outros tiveram algum problema ou surgiram
outros compromissos. Mas ateno: somente se
for um evento comum. Um evento com um show de
Roberto Carlos ou com a presena de Madonna,
ou de outra celebridade incontestvel, tem apelo
e certamente atrair a participao de 100% dos
convidados. Um seminrio, uma feira, at mesmo
um coquetel empresarial costumam ter a quebra
de 20%. Tambm necessrio frisar que, em
determinados momentos, quando o evento muito
importante ou quando vai ser anunciada uma
deciso importante na cerimnia, enfim, um evento
de destaque para a organizao, essa quebra pode
diminuir. Determinar o espao adequado tarefa
de mestre e, mesmo um pouco antes de o evento
acontecer, o organizador de eventos tem que ficar
atento para fazer alguma adaptao no local,
aumentando o nmero de cadeiras, ou, se o evento
no foi to atrativo, diminuir o nmero de cadeiras
e modificar a decorao, para no dar impresso
aos participantes de estarem perdidos no meio do
salo.
Verificar se o local tem a infraestrutura
necessria: o local contratado deve atender
infraestrutura necessria e facilitar a vida do
organizador de eventos, que no nada fcil,
no ? Se o local j fornece equipamento de
sonorizao e data show, por exemplo, fica mais
fcil para o organizador de eventos e, muitas vezes,
mais barato, j que no ser preciso contratar
esses equipamentos de fornecedores externos.
Observar se o local est adequado expectativa
de investimentos: no adianta nada ser um local
85
86
maravilhoso, mas invivel. Organizar evento a arte

de fazer mais com menos!!! Muitas vezes, melhor
escolher um local mais simples e poder aprimorar
o material que ser entregue aos participantes,
como apostila, pasta, caneta e brindes. Em outros
momentos, o local pode dar status ao evento,
favorecendo a atrao dos convidados. Quem
no gostaria de ir a um evento no Kodak Theatre
(Teatro Kodak), no Hollywood Boulevard, em Los
Angeles, Estados Unidos, local onde realizada a
cerimnia do Oscar?
Considerar se o local possui facilidade de:
localizao: o local deve ser de fcil acesso,
tanto por transporte privado quanto pblico
(no caso de no possuir transporte pblico,
precisa ser avaliada a necessidade de o evento
proporcionar transporte prprio, tanto na ida
quanto no retorno dos participantes);
estacionamento: existem localidades em que,
se no houver estacionamento no local, h um
srio risco de os participantes deixarem de ir ao
evento. Portanto proporcionar estacionamento
mais uma garantia de que seu pblico estar
mais apto a participar do evento;
atendimento de recepo: alguns eventos
exigem estrutura de credenciamento e
interessante observar se o local do evento
possui espao para essa funo, ou at mesmo
se j existe um grande balco para recepo
dos convidados;
clima (ar condicionado): em certas localidades,
fazer um evento em um auditrio sem ar
condicionado invivel. O calor faz com que
as pessoas no prestem ateno no que
est sendo tratado, e o evento acaba dando
errado por causa do fator clima. Por outro lado,
existem auditrios em que o ar condicionado
to forte que as pessoas comeam a ter
reaes alrgicas ou respiratrias. Controlar
a temperatura no local fundamental para um
bom evento.
existncia de equipamentos prprios: alguns
locais de eventos favorecem bastante
a organizao geral, j que possuem
equipamentos como telo, cadeiras e mesas.
So itens bsicos que ajudam o organizador de
eventos na preparao do local. importante
observar se o espao contratado j possui
esses itens, pois eles iro facilitar muito o

trabalho. Outros itens importantes so:
plpito (ou parlatrio): de onde se fala um
orador; tribuna; espcie de balco onde as
autoridades se apresentam para discursar e
local de onde o mestre de cerimnias conduz o
evento;
servio de buffet: alguns locais de evento
possuem um buffet prprio, o que facilita muito
o acesso e o servio deste fornecedor, desde
que seja um buffet de qualidade e que atenda
s exigncias do evento;
segurana: se o local do evento j possui o
servio de segurana, diminui o custo e facilita
os trmites do evento.
sada de emergncia: no s porque lei, mas
porque todo evento deve priorizar a segurana.
Ter sada de emergncia larga e visvel fator
importantssimo para se escolher o local do
evento;
Reconhecimento do local: realizar pelo menos
uma visita ao local antes da realizao do evento.
Essa ao de fundamental importncia. Se
eu pudesse eleger uma das principais dicas de
realizao de evento, com certeza, essa seria uma
delas:
Fazer a visita de reconhecimento do local, antes
de o evento acontecer, na poca do planejamento.
Essa visita ajuda a verificar como se dar a entrada

das pessoas, a circulao, a articulao de mveis
e a programao visual, o posicionamento de telo,
cadeiras, mesas de buffet e toda a infinidade de
itens que compem o evento. essencial ir ao
local do evento, mesmo que j o conhea, pois
algum detalhe pode ter mudado na estrutura, e sua
visita poder detectar alguma dificuldade que voc
poder resolver, bem antes do evento. Alm disso,
favorecer o direcionamento de seu investimento,
evitando que gaste com itens desnecessrios
ou correes que poderiam ter sido evitadas se
tivesse ido at o local com antecedncia.
Vou lhe contar um caso pessoal: quando fui fazer
um coquetel em um espao de eventos no Rio de
Janeiro, percebi que precisava contratar mais uma
recepcionista para ficar posicionada sabe onde?
Na garagem do prdio! Isso mesmo. Eu havia
AULA 14 PR-EVENTO PRIMEIRA PARTE

contratado duas recepcionistas para a entrada do
prdio, que encaminhavam os participantes para o
segundo andar, local do evento. Mas, quando visitei
o local para o reconhecimento prvio, notei que
alguns participantes poderiam estacionar no prprio
prdio e no saberiam encontrar facilmente o local
do evento, pois no passariam pela recepo.
Portanto essa terceira recepcionista, posicionada
na garagem, facilitou extremamente a chegada dos
participantes. Ouvi de alguns deles, e da prpria
recepcionista: Se essa menina no estivesse aqui,
acho que no conseguiria encontrar o local do
evento, j que era preciso pegar um elevador que
fica muito escondido. A visita de reconhecimento
prvio auxiliou no sucesso do evento!
Agora, repare bem essas duas imagens abaixo.
Elas so bem conhecidas para vrias pessoas. O
que voc consegue perceber nelas? Prepare-se, pois
existem, pelo menos, duas figuras em cada uma delas.
Concentre-se.
Figura 1
Conseguiu ver? Observou todos os detalhes?

Veja as respostas:
Na FIG. 1, h as imagens de duas mulheres:
uma moa e uma velha. Se voc no conseguiu
ver, vou dar uma dica: a boca da mulher velha
a gargantilha no pescoo da moa. Ou ainda:
o nariz da mulher velha o queixo da moa,
que est de perfil.
Na FIG. 2, so vrias imagens. As principais
so: um clice dourado no centro da figura, que
divide o perfil de dois rostos: dois idosos (uma
mulher esquerda e um homem direita); ou,
em outra perspectiva, dois jovens de chapu
sentados, o da direita com um violo e o da
esquerda com uma garrafa ao lado.
Agora ficou mais fcil? Essas so figuras bem
singelas, mas servem para demonstrar e reforar um
ponto bsico na organizao de eventos: os detalhes
fazem a diferena. No ignore um simples feeling, ou
seja, um sentimento que bate l no fundo, do tipo: esse
tapete no est legal, algum pode tropear... mas
deixa pra l, ele est bem ali. E, de repente, algum
escorrega. Se voc seguisse seu feeling, o acidente
no teria acontecido. Mesmo ao mais simples sinal,
siga seus instintos de organizador de evento!
Observe todos os detalhes e, a partir de agora,
treine seu olhar e percepo para enxergar todos os
pormenores ao organizar um evento, ok? Na prxima
aula vamos continuar a estudar os preparativos para o
evento.
Aos poucos e na prtica, voc vai aprendendo,
adquirindo experincia, e ir se tornar fera na
organizao de eventos!
3 RESUMO
Figura 2
Fonte: www.google.com.br. Acesso em: 20 dez. 2009.
Cada evento demanda uma infraestrutura. Na

produo de eventos, estudamos alguns pontos que
permeiam o pr-evento:
I - Definio da data e horrio: analisar a melhor poca
para a empresa, verificar calendrios regional,
nacional e internacional, observar horrio de incio
do evento.
II - Definio do local: este deve combinar com o
tema do evento, combinar em tamanho ao porte
do evento, ter a infraestrutura necessria, estar
adequado expectativa de investimentos.
fundamental fazer o reconhecimento do local:
realizar pelo menos uma visita ao local antes da
realizao do evento.
87
4 ATIVIDADES
1. Relacione, em sua cidade, os principais locais de
eventos e classifique-os como locais sofisticados,
intermedirios ou simples. Justifique a sua
classificao.
2. Pense quais so os hbitos de horrios de refeies
na sua cidade e elabore uma programao de uma
palestra, seguida de almoo, para executivos do
segmento turstico. Considerando este mesmo
evento, defina a melhor data para sua realizao,
verificando o calendrio de eventos do setor turstico
88
e o calendrio de feriados e acontecimentos de sua

cidade.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 15
PR-EVENTO SEGUNDA PARTE
Objetivos
Desenvolver a gesto de eventos,
considerando o pr-evento como o
primeiro aspecto na produo de eventos,
nos mbitos pblico e privado.
1 INTRODUO
Na ltima aula, comeamos a estudar a Produo
de Eventos em sua primeira etapa: o pr-evento. Vimos
a importncia de se observarem os detalhes e de o
organizador de evento seguir o seu sentimento, o seu
feeling, que vai se aprimorando ao longo do tempo,
com a realizao dos eventos.
Estudamos os fatores a observar na definio da
data e horrio de um evento e tambm na escolha do
local.
Nesta aula, vamos analisar:
escolha da disposio da sala ou ambiente;
contratao de palestrantes;
preparao de mailing de convidados;
contratao de servios grficos.
Vamos juntos, com muita ateno, s
particularidades dos eventos. A partir de hoje voc vai
saber montar uma sala em Espinha de Peixe ou em T.
E que tal participar de um Workshop em montagem em
U? Entendeu alguma coisa? Respostas no decorrer
desta aula!
2 PR-EVENTO
acesso ao buffet, considerando que tem

que estar livre, sem mveis ou adornos na
passagem;
necessidade de se montar um palco ou no,
levando em conta se o palestrante pode ser
visto por todos;
necessidade de se montar uma sala anexa ao
local do evento para camarim ou sala de apoio
para os equipamentos de som e vdeo.
Veja os principais formatos de organizao e
disposio de ambientes em eventos organizacionais.
Para facilitar a sua identificao, as bolinhas
representam os participantes e os retngulos so
mesas:
2.1.1 EM AUDITRIO
A montagem em auditrio a mais eficaz quando
se precisa colocar o maior nmero de participantes
dentro de uma sala, pois o formato que melhor
aproveita o espao. Se voc tiver um grande nmero
de participantes e um espao na medida, esse o
formato mais indicado. possvel tambm fazer esta
montagem s com cadeiras (sem as mesas).
2.1 ESCOLHA DA DISPOSIO DA

SALA OU AMBIENTE
Um ambiente como um auditrio ou um salo pode
ser organizado de diversas formas, de acordo com o
objetivo e o nmero de participantes de um evento. Se
vou fazer uma palestra, posso colocar os participantes
no formato de uma sala de aula, ou em crculo, se o
nmero for menor. Se for uma reunio, posso organizar
os participantes em funo de uma mesa. Um workshop
permite uma montagem da sala em U, como veremos
abaixo.
O organizador de eventos deve fazer uma
anlise minuciosa antes de determinar a montagem
e a organizao do espao do evento e fazer um
mapeamento de todo o local, observando:
por onde os convidados iro entrar e sair (na
entrada posso ter uma recepo e, na sada,
entrega de brindes) para planejar a circulao
e as atividades do evento;
otimizao do espao, verificando qual
montagem de cadeiras e mesas garantir uma
melhor circulao e melhor visualizao de
todos os convidados, inclusive aqueles que se
sentarem l na ltima cadeira
90
FIGURA 1 Montagem em auditrio

Fonte: CESCA, 1997, p. 84.
2.1.2 EM ESPINHA DE PEIXE

Tambm permite um grande nmero de participantes alocados em um espao, mas uma quantidade
um pouco menor que no auditrio. uma montagem
que deixa a sala mais bonita, com mais movimento,
e tem uma grande vantagem: os participantes ficam
intercalados, ou seja, todos conseguem enxergar um
palestrante l na frente, pois o participante sentado
frente no est exatamente na mesma linha de viso, o
que permite melhor visualizao.
AULA 15 PR-EVENTO SEGUNDA PARTE

2.1.5 MESA EM I
Comum em reunies ou em almoos e jantares.
Os dois coordenadores esto posicionados no centro
da mesa. Esse formato o chamado francesa. No
formato de mesa em I inglesa, os coordenadores
posicionam-se nas cabeceiras da mesa, um de cada
lado.
FIGURA 2 Montagem em espinha de peixe

2.1.3 EM U
A montagem em U adequada para pequenos
grupos. Imagine uma mesa em U para 300 pessoas!
Fica invivel, concorda? Esta montagem permite que o
palestrante ou condutor do evento consiga se aproximar
de todos os participantes, pois ele pode circular dentro
do espao do U.
FIGURA 5 Montagem em I
2.1.6 EM GRUPOS
Montagem muito comum em shows, jantares e
tambm em eventos cujo objetivo realizar trabalhos e
discusses em grupos.
FIGURA 3 Montagem em U
2.1.4 EM T
Este formato apropriado para reunies em
que haja um nmero pequeno de participantes e,
especialmente, um grupo de expositores, que se
sentam na cabeceira do T, para serem vistos por
todos os demais participantes.
FIGURA 4 Montagem em T
FIGURA 6 Montagem em grupos

2.1.7 EM FUNO DE UM PALCO

Esse formato comum em algumas apresentaes
culturais e artsticas.
FIGURA 7 Montagem em auditrio

91
2.2 CONTRATAO DE
PALESTRANTES
O palestrante ou outro profissional que ir
participar do evento com condio de destaque um
tipo de pblico que deve ter tratamento especial no
evento. Imagine que tenha dado tudo errado para o
palestrante: o carro programado no foi busc-lo no
aeroporto, o hotel no tinha as condies necessrias,
a alimentao solicitada no foi servida... Enfim, ser
que esse palestrante ir conseguir fazer uma boa
palestra no evento? Portanto necessrio observar
algumas questes na contratao de palestrantes:
antecedncia na convocao: um palestrante
reconhecido costuma ter sua agenda fechada com
seis meses de antecedncia. Quando for organizar
um evento que tenha palestra, um dos primeiros
itens no planejamento verificar a disponibilidade
do palestrante. Em muitos casos, o dia do
evento tem que mudar em funo da agenda do
palestrante.
orientao ao palestrante: quando voc contratar
o palestrante, preciso realizar uma reunio, ou
pelo menos conversar bastante por telefone ou por
e-mail, passando as orientaes e as demandas
que a empresa espera que ele atenda. Que tipo
de foco a palestra deve ter? Qual o objetivo
principal ao contrat-lo? No dia do evento tambm
importante reforar esses pontos principais com
o palestrante, logo antes de sua exposio, para
ficar tudo bem claro.
ateno negociao: normalmente o valor do
cach de um palestrante no inclui hospedagem,
transporte e alimentao. Portanto fique atento na
hora de negociar, sabendo o que o palestrante ir
proporcionar e o que voc, organizador de evento,
dever contratar.
checagem de equipamento a ser utilizado: na
contratao do palestrante, tambm necessrio
checar qual tipo de equipamento ele demandar
data-show, msica etc. Em caso de apresentao
eletrnica, solicitar o material com antecedncia
para a realizao de testes.
no dia do evento, ateno especial ao palestrante:
transportar para o local do evento, reservar uma
pessoa da equipe para fazer o receptivo, contratar
lanche antes e depois da palestra, entregar
presente/ brinde especial, programar o transporte
de retorno at o hotel ou aeroporto.
92
proporcionar jantar ou viagem curta de turismo:

se for o caso, o organizador pode oferecer ao
palestrante a alternativa de participar de um jantar
ou realizar uma viagem turstica na cidade onde est
sendo realizado um evento ou nas proximidades.
Por exemplo: um palestrante internacional vai
Belo Horizonte fazer uma palestra e se interessa
muito pelo Barroco. A organizao do evento pode
proporcionar a ele uma viagem a Ouro Preto, por
exemplo, acompanhando o palestrante em todo o
trajeto.
2.3 PREPARAO DE MAILING DE

CONVIDADOS
Lembra que conversamos sobre mailing list,
aquele cadastro de pessoas, no nosso caso, mailing de
convidados? Alguns detalhes devem ser observados
na hora de preparar essa mailing.
Definio da mailing de acordo com os objetivos do
evento. Ex: a concorrncia da empresa pode ir a
um evento comemorativo, mas no a um evento de
lanamento de produto.
Checagem de nomes e endereo para entrega de
convites: informaes corretas. No tem nada mais
desagradvel que receber uma correspondncia
com seu nome errado, no ?
Lembrar da quebra de cerca de 20% do pblico,
ou seja, se for o caso, preciso convidar um
nmero maior de pessoas, para conseguir o
nmero mnimo de participantes.
2.4 CONTRATAO DE SERVIOS

GRFICOS
Todo evento demanda algum tipo de servio grfico
ou de criao, at mesmo os eventos virtuais, nos
quais os convites, banners e divulgaes so todos
eletrnicos.
Nos eventos presenciais, h uma demanda enorme
de impresso de materiais como convite, cartazes,
folhetos explicativos, blocos, cadernos, programao
do evento, listas de presena, roteiro do mestre de
cerimnias, discursos etc., alm de criao e produo
de pastas, envelopes, canetas, banners, placa de
mesa, placa de homenagem etc. um volume muito
grande que demanda muito cuidado para produo. E
se o convite sair com o endereo errado? Apenas um
nmero trocado causa um transtorno enorme.
AULA 15 PR-EVENTO SEGUNDA PARTE

Para no ter esse tipo de problema, preciso:
agir com antecedncia, para a agncia de
criao e a grfica entregarem tudo a tempo,
alm de se ter um tempo hbil de reviso do
material e at mesmo correo ou substituio
de algum material;
observar o formato, a qualidade do material
e a quantidade: todos esses itens devem se
adequar ao evento. Se a cerimnia de carter
oficial, cvico, o material deve acompanhar
a sobriedade necessria a esse tipo de
evento. Se o evento for da rea ambiental,
todas as peas devem ter papel reciclado,
aproveitamento de recursos, reduo de
desperdcio e eliminao da produo de
itens desnecessrios. Na verdade, alm dos
eventos ambientais, todo tipo de evento deve
se preocupar com essas questes ambientais,
independentemente do seu contedo. Vamos
estudar a sustentabilidade em evento nas
prximas aulas.
H muitos formatos de montagem, muitas
exigncias de palestrantes e alguns detalhes na hora
de fazer uma maling list e de contratar servios grficos
para um evento organizacional. Nada disso fcil e
demanda uma ateno enorme do organizador de
eventos que, por mais que delegue atividades, tem que
controlar e conduzir tudo em suas mos, para garantir
a qualidade e o sucesso do evento. Na prxima aula,
vamos estudar mais sobre o pr-evento.
No pr-evento, vimos as etapas de produo para:

escolha da disposio da sala ou ambiente;
contratao de palestrantes;
preparao de mailing de convidados;
contratao de servios grficos.
4 ATIVIDADES
1) Escolha um tipo de montagem de sala para os
seguintes eventos:
a) Reunio com a presena de 9 participantes
b) Palestra com a presena de 150 participantes
c) Show com a presena de 800 participantes
d) Workshop com a presena de 20 participantes
e) Simpsio com a presena de 90 participantes
2) Faa uma pesquisa e descubra trs palestrantes
para um evento de uma empresa do ramo de
telefonia mvel, que tem interesse em fazer uma
Conveno de Vendas com seus representantes.
O tema da palestra motivao. Faa uma planilha
comparando o contedo oferecido por cada
palestrante e as exigncias feitas/infraestrutura
requerida por eles. Essas informaes podem ser
obtidas no website do palestrante, caso ele possua,
ou enviadas por e-mail a voc, mediante contato
prvio.
REFERNCIAS
3 RESUMO

Paulo: Aleph, 2002.
Nesta aula estudamos que um ambiente pode

ser organizado de diversas formas, de acordo com o
objetivo e o nmero de participantes de um evento.

93
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 16
PR-EVENTO TERCEIRA PARTE
Objetivos
Desenvolver a gesto de eventos, considerando o pr-evento como o primeiro
aspecto na produo de eventos, nos
mbitos pblico e privado.
1 INTRODUO
Agora voc j sabe montar um auditrio em Espinha
de Peixe, no ? E uma reunio em sala em T? Muito
bem. Na ltima aula, vimos a produo de eventos no
que se refere montagem do local, contratao de
palestrantes, elaborao de mailing e contratao de
servios grficos.
Vamos agora aprender um pouco mais quanto a
contratao de fornecedores, distribuio de convites,
divulgao do evento, assessoria de imprensa e
outros tpicos importantes na produo de um evento
organizacional.
O pr-evento, para o organizador de eventos,
uma das etapas mais pesadas e tormentosas, que
demanda ateno redobrada em todas as aes,
contrataes, ligaes telefnicas, despachos,
deliberaes, assinaturas de contratos, verificaes de
espaos, aluguis etc., etc., etc.... Ufa!
2 PR-EVENTO
2.1 CONTRATAO DE
FORNECEDORES
Um bom evento depende de bons fornecedores.
O custo nem sempre o principal quesito na
determinao de uma empresa fornecedora. preciso
avaliar a qualidade, aliada ao seu custo-benefcio. A
cotao de trs fornecedores uma prtica que, alm
de obrigatria em muitas empresas, tambm pode ser
proveitosa para se avaliar o nvel de servio que cada
fornecedor oferece e poder exigir dos demais o mesmo
nvel de trabalho. So exemplos de fornecedores
para um evento: buffet, foto/filmagem, sonorizao,
msica, execuo de hino nacional, equipamentos
de audiovisual, decorao, mestre de cerimnia,
recepcionista, segurana, manobrista, montagem de
palco etc.
2.2 DISTRIBUIO DE CONVITES

Para o participante, o evento comea no convite.
ali que ele inicia seu contato com a cerimnia. Um
convite chique traduz para o participante que o evento
ser sofisticado. Um convite colorido e festivo mostra
que o evento ser alegre e descontrado. Por isso,
preciso ter criatividade e eficincia na sua elaborao,
sempre observando os objetivos e o tipo de evento em
questo.
96
Os prazos para envio de convite variam e podem

ser, aproximadamente, de:
uma semana a dez dias de antecedncia, para
eventos empresariais;
um ms de antecedncia para casamentos e
formaturas.
Lembro que esses prazos so de recebimento, nas
mos do convidado, e no de envio do convite.
Em caso de o convite conter pedido de confirmao
de presenas, prepare-se para receber as ligaes e
e-mails, respondendo educadamente a todos eles.
Treine a equipe responsvel pelas confirmaes e
prepare uma lista para controlar o nmero de pessoas
confirmadas.
Como no hbito de muitas pessoas confirmarem
a presena e, se for estritamente necessrio definir o
nmero de participantes, pode-se, trs dias antes do
evento, fazer telemarketing ativo para confirmao das
presenas de convidados que ainda no confirmaram:
perguntar se recebeu o convite, se h dvida e se
poder contar com a especial presena dele(a) no
evento.
2.3 DIVULGAO DO EVENTO

No fcil garantir 100% de presena do pblico
em determinados eventos, como palestras, cursos,
lanamentos, inauguraes e at mesmo coquetis.
Em algumas situaes, so necessrios 1000 convites
para garantir a presena de 200 pessoas. Como j
comentamos em outra aula, so muitos os motivos que
levam os convidados a deixarem de ir a um evento.
A falta de pblico faz com que o evento perca seu
objetivo.
Caso haja a possibilidade de uma maior abrangncia
do evento, como celebraes em parques, ruas, praas
ou casas de espetculo com grande capacidade,
a divulgao deve contar com outros instrumentos
alm de convites: mdia impressa e televisiva, rdio,
outdoors, internet, dentro de instituies (associaes,
ongs, sindicatos etc.).
A maioria das empresas utiliza divulgao aberta
quando a participao cobrada: shows, cursos ou
palestras.
Quando ocorre divulgao aberta, porm, deve-se
redobrar o cuidado com a confirmao de presenas
e adequao do local do evento, bem como com a
infraestrutura necessria para atender a todos os
participantes (sonorizao com potncia, servio de
gua, toilets etc.).
AULA 16 PR-EVENTO TERCEIRA PARTE
2.4 DIVULGAO PARA A IMPRENSA

Quando um evento tem o potencial para
repercusso local, regional ou internacional, ele pode
ser tambm divulgado para a imprensa, desde que seja
de interesse pblico, isto , que impacte, de alguma
forma, a sociedade.
Se o evento tiver essas caractersticas, devese divulgar, via e-mail ou por meio de entrega nas
redaes dos jornais, revistas, rdios e televises, um
press-release, que um texto jornalstico contendo
todas as informaes sobre o evento e os contatos do
responsvel para esclarecimento de informaes sobre
o acontecimento. Em uma de nossas prximas aulas,
aprenderemos a redigir este e outros tipos de textos
usados em eventos, certo?
um grande esforo levar a imprensa ao evento e
tentar abrir espao nos meios de comunicao para sua
divulgao. Alguns pontos devem ser considerados:
quando o evento ocorre fora do local onde reside
o jornalista, deve-se avaliar o fornecimento de
todas as condies para a sua locomoo at
o evento. Cada redao de canal ou veculo
de comunicao tem suas normas e restries
quanto ao oferecimento de condies para o
jornalista cobrir o evento.
kit imprensa ou press-kit: preparar todo
o material necessrio para os jornalistas
desenvolverem as matrias: press-release,
bloco, caneta e materiais informativos e
ilustrativos como folder da empresa, fotos dos
executivos e da prpria empresa, e fornecer,
mesmo que seja aps o evento, todas as
informaes requisitadas pelo jornalista e
liberadas para divulgao pela empresa, em
tempo hbil para publicao da matria.
brinde ou promoo especial para o jornalista:
devem ser considerados com cautela. Algumas
redaes de veculos de comunicao probem
essa prtica de recebimento de brindes aos
seus jornalistas, ou pelo menos a restringem
a um objeto bem simples, como caneta, bloco,
caderno ou caneca. Nunca deve ser objetivo
da organizao de um evento entregar brindes
ou favorecer um jornalista ou um determinado
veculo para que ele escreva bem de seu
evento ou de sua empresa. O jornalista tem
compromisso com a verdade e com o fato, da
maneira como ele ocorrer.
dependendo do tipo do evento, no

interessante ter a presena de jornalistas. Ex:
eventos que tenham discusso de problemas
operacionais e de produtos, objetivando o seu
aprimoramento, ou eventos de definio de
estratgias empresariais. Esses eventos no
devem ter a presena de jornalistas, pois neles
circulam informaes de interesse exclusivo
da organizao. Somente depois de liberadas
as notcias a respeito desses eventos sero
divulgadas, se forem de interesse da sociedade
ou se nela forem provocar impacto.
2.5 PREPARAO DO LIVRO DE

PRESENA
O Livro de Presena um livro normalmente
pautado e pode tambm ser personalizado para o
evento. Nesse livro os participantes registram sua
presena no evento por meio de assinatura.
Nem todo evento tem necessidade de ter um
Livro de Presena. Eventos sociais, normalmente, no
possuem esse livro.
Seu uso mais comum em eventos como
inaugurao ou lanamento de pedra fundamental, em
que interessante registrar o nome das pessoas que
participaram daquele evento. deciso do organizador
de eventos, em consonncia com a empresa, adotar ou
no o Livro de Presena no evento.
2.6 CONTATOS COM RGOS

CONTROLADORES DE TRNSITO
Dependendo do impacto do evento, necessrio
entrar em contato com o rgo controlador do trnsito
naquela localidade, para ajudar na organizao
do trfego e do estacionamento dos participantes.
Estamos, neste caso, falando de grandes eventos,
caro aluno, como festivais, shows, vestibulares, dentre
outros.
2.7 SELEO DO VDEO

INSTITUCIONAL/ APRESENTAO
ELETRNICA
No pr-evento tambm muito importante
lembrar-se de atualizar ou at mesmo produzir o vdeo
institucional da empresa ou a apresentao eletrnica
que ser utilizada. Essas tarefas normalmente no so
rpidas e, por demandarem esforo de mais pessoas
da equipe ou de outras reas da organizao, bom
que tenham antecedncia em sua preparao.
97
No dia do evento, no se esquea de testar
previamente esse material no equipamento e levar
mais de uma cpia de cada apresentao ou vdeo,
como exemplar de segurana.
2.8 ELABORAO DOS TEXTOS PARA

O EVENTO
hora, tambm, no pr-evento, de elaborar os
discursos das autoridades que estaro no evento
(presidente, diretor ou outra autoridade). Existem
algumas autoridades que preparam seus prprios
discursos, mas a maioria deixa essa atividade a
cargo da organizao do evento ou da assessoria de
comunicao social.
Outros textos so necessrios, como a pauta do
mestre de cerimnias, que o roteiro-base do evento,
com todas as falas do mestre de cerimnias (ou orador)
conduzindo as atividades do evento.
Ainda preciso elaborar o questionrio de
avaliao, em eventos que permitem essa atividade
e se for de interesse do organizador de eventos ou
da prpria empresa avaliar o evento. Assim como o
Livro de Presenas, o questionrio de avaliao no
indicado para aplicao em eventos sociais, pois
no cabe, nesse momento, pedir para os convidados
avaliarem o resultado do evento.
Se, para todo mundo, o melhor da festa esperar
por ela, para o organizador de evento essa a parte
mais trabalhosa, a etapa em que ele tem que deixar
tudo pronto para o grande dia. Na hora do evento,
contudo, que ele vai ser colocado prova!
Terminamos o Pr-evento e, na prxima aula,
estudaremos o Evento. Vamos ver?
98
3 RESUMO
Nesta aula aprendemos um pouco mais sobre
contratao de fornecedores, distribuio de convites,
divulgao do evento, assessoria de imprensa,
preparao do livro de presena, contatos com rgos
controladores de trnsito, seleo do vdeo institucional/
apresentao eletrnica e elaborao dos textos para o
evento, tpicos importantes na produo de um evento
organizacional.
O pr-evento, para o organizador de eventos,
uma das etapas mais pesadas e tormentosas, que
demanda ateno redobrada em todas as aes.
4 ATIVIDADES
1. Voc foi contratado pela EMBRAER para organizar
a palestra O Evento Empresarial e o Turismo,
que acontecer em dezembro deste ano, em So
Paulo. Defina o que deve ser observado e os
cuidados necessrios com relao :
escolha do local da palestra
data
distribuio dos convites
divulgao do evento
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 17
EVENTO
Objetivos
Analisar as etapas necessrias para
produzir e organizar o evento, no dia do
seu acontecimento.
Identificar o carter dinmico da realidade
social e seus processos comunicativos,
para indicar alternativas complexidade
de um evento organizacional.
1 INTRODUO
Chegou o grande dia! O evento vai ser hoje!
Quanto trabalho at aqui, no ? Mas no se anime
tanto: ainda h muito o que fazer.
Na ltima aula, terminamos de estudar a
preparao do evento, contemplando todas as tarefas
do pr-evento, desde a escolha dos fornecedores at a
elaborao dos textos que um evento demanda. Nesta
aula, vamos aprender sobre o evento em si, ou seja,
sua operacionalizao, sua conduo.
Ah, sinto informar-lhe: o organizador de eventos
o primeiro a chegar e o ltimo a sair de um evento.
Tudo depende da sua coordenao e, para isso, ele
tem que estar presente em todo o evento.
2 O DIA DO EVENTO
Agora hora de ateno, nimo e energia no
ltimo grau! hora de afiar a percepo para pode
enxergar tudo o que pode melhorar ou ser aprimorado
no ambiente do evento.
Vamos analisar algumas etapas importantes que
ocorrem no dia do evento.
2.1 INSTALAO E TESTE DOS

EQUIPAMENTOS
No planejamento, ficou acertado com todos os
fornecedores o horrio de chegada ao evento, certo?
Ento, nesse dia, hora de instalar os equipamentos:
som, iluminao, data-show, telo etc.
Se o evento noite e a estrutura de montagem
for simples, possvel iniciar a montagem no mesmo
dia, pela manh. Se a estrutura for mais complexa,
preciso negociar com o administrador do local do
evento para iniciar a montagem no dia anterior e, se
preciso, contratar um segurana para pernoitar no local
e cuidar do material.
Iniciar a montagem com antecedncia permite
corrigir algum problema ou acrescentar algum
equipamento que no estava planejado. Na montagem
real, no dia do evento, depois de ver o cenrio pronto, o
organizador de eventos pode propor alguma mudana
que acrescentar alguma inovao: aumentar o
tamanho do palco, diminuir o vo de entrada etc.
Depois de tudo montado, na parte da tarde e horas
antes de o evento comear, importante fazer um
teste geral com todos os fornecedores. O teste imita
o evento, como se ele estivesse acontecendo, para
100
checar o volume do som, dos microfones, a intensidade

da luz em cada etapa do evento, a hora em que vai
ser tocada uma determinada msica ou executado o
hino nacional. O teste ajuda a corrigir algum detalhe a
tempo e prepara todos os fornecedores para o evento,
que, como comentamos, AO VIVO! E, nessa hora,
tudo tem que acontecer na mais perfeita harmonia.
2.2 ORIENTAO PARA OS

FORNECEDORES
No custa conversar novamente com os
fornecedores e repassar toda a programao do evento,
no ? certo que voc j orientou todos eles na hora
da contratao, mas, no dia do evento, importante
retomar os passos do evento com cada fornecedor,
para que ele tire as dvidas e possa contribuir para
o sucesso do evento. No se esquea de ningum:
recepcionista, segurana, mestre de cerimnias,
buffet, limpeza, sonorizao, tcnico de informtica,
iluminao, montagem da sala e do palco etc.
No mximo uma hora antes do evento tem que
estar tudo pronto. No podemos nos esquecer de
que existem alguns participantes que chegam com
antecedncia. Se o evento est marcado para comear
s 19h, tudo deve estar pronto, no mximo, at as 18h,
mesmo considerando que o evento poder comear
efetivamente s 19h 30min. Se o evento est marcado
no convite para 19h, esteja preparado para comear a
receber convidados a partir de 18h.
2.3 VERIFICAO DE TODOS OS

ESPAOS
Tudo pronto? hora de verificar detalhadamente
todos os espaos do evento, inclusive toilets. Est
faltando algum item no espao do evento? Tem alguma
cadeira fora do lugar? Est tudo limpo e organizado?
Essa verificao tambm vale para a recepo,
que o primeiro contato do participante com o evento
e, portanto, a primeira atividade que deve estar pronta
para o evento.
2.4 TRANSPORTE DE CONVIDADOS

ESPECIAIS
No dia do evento, preciso verificar tambm como
o transporte de convidados especiais est ocorrendo.
Palestrantes, autoridades ou pessoas com dificuldade
de locomoo podem ter seu transporte planejado pela
organizao do evento.
AULA 17 EVENTO
Nesse caso, alm de cuidar das atividades no local
do evento, o organizador de eventos tambm tem que
estar atento a esse transporte, para garantir que esteja
em conformidade e tambm no dar incio ao evento
sem essas pessoas.
2.5 RECEPO DOS CONVIDADOS

Muita tranquilidade, harmonia e eficincia na
recepo dos convidados. Uma recepo confusa,
atribulada, com as pessoas perdidas, no garante
uma boa impresso dos convidados.
So estratgias para a recepo, em caso de
entrega de material:
Separar o material por ordem alfabtica
(crachs, pastas etc.)
Fazer diviso de fileiras para entrega do
material, por exemplo:
Fileira 1: Letras A at F
Fileira 2: Letras G at M
Fileira 3: Letras N at Z
Elaborar listas de entrega do material ou de
verificao de presenas tambm por ordem
alfabtica, para facilitar identificao.
Ter mais de um exemplar da lista, para que
os participantes possam assin-la separadamente, sem tumultuar a entrada.
Outra atividade da recepo a identificao de
dois grupos importantes para um evento (dependendo
do caso, pode haver mais pessoas de destaque, mas,
no geral, so esses dois grupos): personalidades e
imprensa.
Personalidades: a recepo deve anotar o nome
das autoridades ou celebridades presentes
e repassar para o mestre de cerimnias, que
citar a presena dessas pessoas de destaque
durante o evento.
O reconhecimento dessas autoridades se d:
por identificao voluntria da prpria
pessoa;
pelo organizador do evento que, como
profissional informado que , sabe
reconhecer qualquer autoridade ligada ao
tema/assunto do evento. A prpria mailing
list dos convidados ajuda na identificao
das autoridades, mas no possvel
se basear somente nela, pois alguma
autoridade pode fazer-se representar por
outra pessoa e, mesmo assim, preciso
fazer esse reconhecimento. Exemplo: o

prefeito no pde estar presente no evento
e enviou o Secretrio de Meio Ambiente
para represent-lo. Nesse caso, preciso
reconhecer o Secretrio tambm, j que
uma autoridade pblica.
Imprensa: a recepo deve saber identificar
a presena de jornalistas e reportar esse
comparecimento ao organizador de eventos,
que tomar as providncias necessrias
para melhor atender esse pblico, conforme
veremos no prximo tpico. Normalmente
esses profissionais esto identificados por
crach do veculo de comunicao e podem
estar acompanhados de equipamentos como
cmeras de foto ou de vdeo.
2.6 ATENDIMENTO IMPRENSA

O atendimento imprensa deve ser conduzido por
um profissional de comunicao, apto a administrar
o relacionamento com a imprensa. O organizador do
evento deve acompanhar e apoiar o seu trabalho.
Geralmente, as atividades incluem:
atendimento aos jornalistas em suas
demandas;
entrega de press-kit;
encaminhamento para as entrevistas;
orientao ao entrevistado (nome do veculo,
do jornalista, pauta e principais pontos a serem
destacados na entrevista);
acompanhamento das entrevistas;
levantamento de informaes solicitadas;
liberao para o jornalista fazer fotos no local,
mesmo antes de o evento comear;
2.7 CONDUO DO SERVIO DOS

FORNECEDORES
Por mais que voc tenha orientado o grupo de
fornecedores, caro(a) aluno(a), preciso controlar,
durante todo o decorrer do evento, a ao deles.
Antever problemas ou dvidas e encaminh-los para
que o evento transcorra como planejado. E aqui
vai outra dica daquelas! fundamental, para um
organizador de eventos, ficar atento e circular em todo
o evento, durante sua execuo, para verificar como as
atividades esto se desenvolvendo, desde a recepo
aos bastidores. Olho vivo!
101
fundamental, para um organizador de

eventos, ficar atento e circular em todo o
evento, durante sua execuo, para verificar
como as atividades esto se desenvolvendo.
2.8 ENTREGA DE QUESTIONRIOS DE

AVALIAO
Em caso de eventos que tenham necessidade de
serem avaliados, no final deve-se entregar o questionrio de avaliao. Simples e prtico, o questionrio
deve ser de natureza quantitativa, priorizando questes
fechadas (de marcar), mesclando poucas e objetivas
questes abertas.
Na maior parte das vezes, complicado receber
os questionrios preenchidos. Desta forma, preciso
pensar em alguma estratgia para isso. Em algumas
situaes, pode-se solicitar o preenchimento e entregar
o certificado do evento ou o brinde final mediante a
entrega do formulrio preenchido.
importante verificar se o questionrio foi
completamente respondido, em todas as suas
questes, para evitar a eliminao de questionrios
incompletos quando da tabulao dos dados.
Agora o evento terminou. Ainda est com nimo?
Espero que sim, pois, para os convidados, o evento
chegou ao fim, mas, para o organizador de eventos,
ainda no. Ele precisa atuar no ps-evento. No
moleza, no! Vamos para o prximo captulo dessa
saga, na prxima aula!
102
3 RESUMO
Nesta aula aprendemos sobre o Evento em si,
ou seja, sua operacionalizao, sua conduo. So
algumas etapas importantes que ocorrem no dia
do evento: instalao e teste dos equipamentos,
orientao para os fornecedores, verificao de todos
os espaos, transporte de convidados especiais,
recepo dos convidados, atendimento imprensa,
conduo do servio dos fornecedores e entrega de
questionrios de avaliao.
O dia do evento de bastante trabalho e ateno em
todos os minutos, para que as atividades transcorram
em harmonia.
4 ATIVIDADE

Escolha um evento abaixo e descreva as aes

e providncias a serem tomadas no dia de sua
realizao:
a. Mostra de artesanato
b. Festival regional de gastronomia
c. Grande show de samba
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. So
Paulo: Summus Editorial, 1997.
MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. So Paulo: Editora Manole
Ltda, 2004.
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 18
PS-EVENTO
Objetivos
Estudar as etapas de produo de
um evento organizacional aps sua
realizao: o ps-evento.
Analisar o resultado de um evento, aps
a sua realizao.
1 INTRODUO
Luzes abrandadas, msica desligada, buffet
recolhendo o restante de material e voc, querido
organizador de eventos, trabalhando! Isso mesmo,
aps o evento, ainda existem muitas atividades sob
sua responsabilidade.
Algumas etapas do ps-evento se iniciam em
seguida ao seu trmino, ou seja, depois da sada do
ltimo grupo de convidados.
Anime-se! Agora vai dar para voc comer um
pouquinho e se sentar para descansar os ps. Um
pouco de brincadeira, mas garanto que a vida do
organizador de eventos no s glamour!
2 PS-EVENTO
Terminou o evento. Assim que o ltimo convidado
saiu, ou mesmo no finalzinho, quando s um pequeno
nmero de pessoas estiver no evento, hora de partir
para a prxima etapa da produo de eventos: o psevento.
2.1 CONFERIR AS QUEBRAS

Principalmente quando o evento tiver servio de
buffet, no final da celebrao preciso conferir as
quebras.
Chama-se quebra a diferena entre o que foi
contratado e o que foi devolvido ao final do evento,
ou seja, se foram contratados 500 copos de vidro e
entregues 492, a quebra de oito copos deve ser paga
na nota fiscal do buffet. A quebra refere-se tanto
quebra literal mesmo, ou seja, copos que caram no
cho, quanto ao desaparecimento daquele objeto.
No final da celebrao, o organizador de evento se
rene com o responsvel pelo buffet para verificar essas
quebras, bem como o que sobrou, como salgados,
doces e bebidas, deixando ordens para destinao de
cada item. Tambm recomendvel assinar um papel,
ou a nota fiscal do servio, anotando as diferenas e os
valores que sero cobrados.
2.2 DESMONTAGEM DO EVENTO

E ACOMPANHAMENTO DE
TRANSPORTE
Hora de desmontar! Dependendo do local e do tipo
de contratao combinada, a desmontagem ocorre
no mesmo dia, logo aps o evento. Tambm pode ser
acertada a desmontagem no dia seguinte, desde que
no ocorram outros eventos no mesmo local.
104
O organizador do evento costuma acompanhar pelo

menos o incio da desmontagem, indicando o destino
de cada item. Os fornecedores so responsveis pela
desmontagem de seus equipamentos.
O transporte de retorno dos materiais deve
ser programado para o trmino da desmontagem,
acompanhado de nota fiscal das mercadorias.
O recebimento de notas fiscais dos fornecedores
pode ocorrer no prprio evento, bem como o pagamento
de algumas despesas menores como gelo ou carrinhos
de transporte de materiais.
2.3 RECEBIMENTO DAS NOTAS

FISCAIS E CONTROLE DOS
PAGAMENTOS
No dia seguinte ao evento, necessrio
preocupar-se com o recebimento das notas fiscais e
acompanhamento dos pagamentos, assim como foram
negociados com os fornecedores.
Aqui deixo outra dica importante: procure deixar pelo
menos uma parcela do pagamento de cada fornecedor
para depois do evento. Nem todos os fornecedores
permitem essa transao. Mas importante tentar
negociar essa parcela ps-evento, pois, se acontecer
algum problema com o fornecedor durante o evento,
ser possvel abater algum valor na ltima parcela. Alm
disso, como o evento demanda um certo investimento,
fundamental dividir as parcelas dos pagamentos para
manter o fluxo de caixa da organizao.
Procure deixar pelo menos uma parcela do
pagamento de cada fornecedor para depois
do evento.
2.4 ATENDIMENTO IMPRENSA

Lembra-se daquelas promessas feitas aos
jornalistas durante o evento? hora de cumpri-las:
encaminhar material posterior e alguma
informao solicitada pelo jornalista;
enviar as fotos do evento;
Aps o evento, fique atento para realizar o Clipping,
que o processo de monitorar e selecionar notcias em
jornais, revistas, sites, rdios, televises e internet que
saram sobre o evento.
Se for o caso, cabe fazer mais uma divulgao,
com um release de cobertura do evento, contando
sobre como ele ocorreu e seus destaques, com as fotos
AULA 18 PS-EVENTO
das principais atividades e/ou autoridades presentes.
Enviar para a imprensa no dia seguinte ao evento,
eliminado os jornalistas que estiveram presentes, uma
vez que eles j possuem as informaes.
2.4 AGRADECIMENTO AOS

FORNECEDORES
Alguns fornecedores so to importantes para o
evento, ou realizaram um trabalho to significativo, que
merecem um agradecimento formal.
Atravs de carta ou carto, o organizador de
eventos parabeniza cada fornecedor por seu trabalho
e agradece sua contribuio para o sucesso do evento.
Modelo de carto de agradecimento
Anlise qualitativa

Prezado ....(nome).....,
Voc foi fundamental para o sucesso do nosso
evento. A qualidade da apresentao da banda
de msicos encantou a todos e transformou o
coquetel em uma celebrao extremamente
agradvel.
Esperamos contar com sua participao em
nosso prximo evento.
Atenciosamente,
Fulano de Tal
Organizador do Evento
2.6 ELABORAO DE RELATRIO DO

EVENTO
O quanto antes, logo aps o evento, o organizador
dever elaborar o Relatrio do Evento, descrevendo
todas as atividades, conforme ocorreram no decorrer
da celebrao.
Para elaborar o relatrio, so considerados:
observao pessoal, questionrio de avaliao e/ou
reunio com a equipe de organizao aps o evento
para discutir o que poderia ter sido melhor e o que se
destacou e poder ser repetido ou aprimorado.
Dois tipos de anlises podem ser elaboradas no
Relatrio do Evento e se complementam. So elas:
Anlise quantitativa

quantidade de visitas/presenas no evento;
classificao das visitas (diretores, pblico

interno, clientes, parceiros, comunidade,
autoridades etc.).
quantidade de agendamentos e vendas e
receita gerada pelo evento (quando o objetivo
for comercial);
nmero de matrias que foram publicadas
atravs da assessoria de imprensa;
divulgao (como os participantes foram
informados sobre o evento: propaganda, por
amigos etc.);
oramento previsto x realizado: fazer uma
tabela comparativa para demonstrar os valores;
qualidade das atividades desenvolvidas pela

empresa: o impacto da palestra contratada, o
resultado da pea teatral apresentada, o nvel
de entendimento do pblico etc.;
qualidade dos servios prestados por
fornecedores: quais fornecedores se superaram
e quais deixaram a desejar. Recomendaes
de contratao ou no do mesmo fornecedor
em outros eventos da empresa;
qualidade das visitas e das vendas realizadas:
classificao por nvel de importncia para
a empresa e por potencial de fechamento de
contrato;
assessoria de imprensa: avaliao do veculo
presente, editoria x colunista, teor da matria,
tamanho, presena de foto etc.;
informaes de mercado e concorrncia:
anlise comparativa do evento da empresa
com o dos concorrentes;
qualidade do treinamento dos profissionais
envolvidos com a produo do evento;
alcance do(s) objetivo(s) do evento;
descrio das dificuldades e principais
problemas.
Estrutura do Relatrio

Apresentao: aborda o tema principal do

evento e o motivo da definio dele; o tipo de
evento escolhido, quem foi responsvel pela
organizao do evento e, se necessrio, um
pouco do histrico dos eventos realizados pela
empresa em questo.
Pblico-alvo: cita todos os pblicos que
participaram do evento, classificando-os nas
anlises quantitativa e qualitativa.
105

Objetivos: menciona os objetivos traados

para o evento (tal como estudamos na aula 3,
lembra?).
Estratgia: explica qual tipo de estratgia foi
adotada para cumprir os objetivos propostos.
Exemplos: promoo, venda, apresentao
institucional etc., padro visual.
Critrios
de
avaliao:
como
foram
determinados os critrios de avaliao do
evento (questionrio de avaliao, observao
da equipe de organizao do evento etc.).
Resultados e anlises: conforme destacado
nas anlises quantitativas e qualitativas,
descrever como o evento ocorreu e quais
foram os resultados e anlises.
Consideraes finais: apresenta uma concluso
sucinta dos resultados do evento, destacando
os principais pontos positivos e negativos.
Essa concluso tambm inclui indicativos de
melhorias para as prximas edies do evento.
Oramento: apresenta a tabela com o
oramento planejado X o oramento praticado.
Anexos: incluem todos os materiais que
apresentem o evento, servindo como modelo
para as prximas edies. So eles:
peas de divulgao: cartazes, convite
etc.;
peas de ambientao: banners, faixas
etc.;
materiais entregues aos participantes:
bloco, caneta, pastas, brinde etc.;
fotos do evento;
clipping com as matrias que saram na
imprensa sobre o evento;
outros materiais importantes.
Agora sim, o evento terminou! Pronto para o
prximo? Claro que sim!
Como prometi, na prxima aula vamos estudar a
produo de um evento muito comum em todo tipo de
organizao e que bem especfico em seu preparo e
conduo: participao nas feiras comerciais.
3 RESUMO
Nesta aula estudamos a etapa do ps-evento, que
inclui atividades como:
106
I - Conferir as quebras: a diferena entre o que foi

contratado e o que foi devolvido ao final do evento.
II - Desmontagem do evento e acompanhamento de
transporte.
III - Recebimento das notas fiscais e controle dos
pagamentos.
IV - Atendimento Imprensa: encaminhar material
posterior e alguma informao solicitada pelo
jornalista e enviar as fotos do evento. Aps o
evento, realizar o clipping, que o processo de
monitorar e selecionar notcias em jornais, revistas,
sites, rdios, televises e internet que saram sobre
o evento.
V - Agradecimento
aos
fornecedores:
alguns
fornecedores so to importantes para o evento,
ou realizaram um trabalho to significativo, que
merecem um agradecimento formal.
VI - Elaborao de relatrio do evento: o organizador
dever elaborar o Relatrio do Evento, descrevendo
todas as atividades, conforme ocorreram no
decorrer da celebrao.
Para elaborar o relatrio, so consideradas:
observao pessoal, questionrio de avaliao e/ou
reunio com a equipe de organizao aps o evento
para discutir o que poderia ter sido melhor e o que se
destacou e poder ser repetido ou aprimorado.
4 ATIVIDADE

Analise os eventos abaixo e determine as

providncias que voc teria ao finaliz-los:
a. Uma festa corporativa
b. Uma gincana
c. Um festival artstico
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 19
PARTICIPAO EM FEIRAS PRIMEIRA PARTE
Objetivos
Conhecer as necessidades e expectativas
do pblico-alvo da feira organizacional.
Promover um ambiente favorvel de
estmulo atitude proativa da empresa.
1 INTRODUO
Nas ltimas aulas aprendemos a produzir eventos
organizacionais, conhecendo as atividades do prevento, evento e ps-evento. Ainda falta estudar a
produo de um tipo de evento bem peculiar: as feiras
comerciais.
J participou de alguma feira? Elas so muito
comuns e constituem um tipo de evento bem utilizado,
por ser representativo e lucrativo para as organizaes.
O contedo desta aula foi baseado no livro
Organizao de eventos teoria e prtica, de Maria
Ceclia Giacaglia.
2 PARTICIPAO EM FEIRAS
Para abrir esta aula, deixo claro que vamos
estudar a participao em feiras, isto , por meio de um
estande, a empresa expe seus produtos e servios
em uma grande vitrine, que a feira.
Digo isto porque a feira em si um grande evento
e no vamos estud-lo, por no ser muito comum
organiz-lo. Existem empresas especializadas nessa
atividade. Ento, vamos nos concentrar na participao
de uma empresa em feiras, por meio de um estande.
Estande vencedor do Prmio Caio 2008 Jacar de Prata nas
categorias Cenografia e Estandes de Pequeno Porte.
Projeto Aquarius - Trazendo o ambiente at o consumidor
Montadora: Surreal Estandes Ltda
Existem diversos tipos de feiras: Feira do

Empreendedor, Feira de Calados, Feira de Informtica,
Feira Agropecuria, Feira do Automvel, Feira de
Cosmticos, Feira da Panificao etc.
Como estudamos na aula Os Vrios Objetivos
dos Eventos, a feira concentra o pblico-alvo da
organizao, ou seja, participa da feira quem tem
interesse pelo assunto em questo. Portanto uma
grande oportunidade para a empresa estar em contato
com seu pblico de interesse.
importante destacar que o estande na feira
a representao da empresa em um grande evento,
ou seja, um pedacinho da empresa frente ao seu
pblico-alvo. Portanto, ao decidir pela participao na
feira, a empresa deve se preparar para fazer o melhor,
contratar uma boa empresa de montagem, fazer um
estande bonito e funcional, treinar sua equipe para o
atendimento e se preparar para a jornada de trabalho!
Passo a passo, veja como organizar a participao
em feiras:
2.1 DEFINIR OS OBJETIVOS

Que objetivos queremos atingir ao participar da
feira?
lanamento de produtos e servios;
incremento de vendas, aproveitando para
diminuir estoques;
aumento de divulgao do produto e da
empresa;
ganhos em imagem organizacional: aumento
da credibilidade;
encontro com clientes e prestgio junto a eles;
gerao de mailing de clientes em potencial;
alavancagem de negcios a mdio e longo
prazos, etc.
2.2 ANALISAR O ORAMENTO

DISPONVEL
FIGURA 1 - Estande em Feira

Fonte: Disponvel em:
http://www.premiocaio.com.br/premio_vencedores_2008_vencedores.
asp. Acesso em: 22 dez. 2009.
108
A organizao deve avaliar se participar da feira,

principalmente observando o custo de sua participao,
j que os custos bsicos, tais como locao do espao
(metragem onde o estande ser erguido) e montagem
do estande so bastante significativos.
Anlises a serem feitas:
participao na feira x resultados esperados;
anlise de viabilidade: levantamento dos
gastos (locao do espao, montagem do
estande, campanha de mdia);
AULA 19 PARTICIPAO EM FEIRAS PRIMEIRA PARTE

em caso de inadequao da verba:

redimensionar o oramento junto diretoria
ou ajustar a estratgia de participao verba
estipulada (considerar uma possvel reduo
dos resultados) ou desistir da participao.
2.3 DEFINIR ESTRATGIAS E

APRESENTAR PLANO DIRETORIA

Definir mix de produtos e servios que ser

apresentado na feira: considerar o pblico que
estar presente no evento.
Definir tipo de estande: aberto x fechado. Um
estande aberto no tem paredes em suas
faces de contato com o pblico. Um estande
fechado tem paredes e porta: normalmente
montado desta forma para instalao de ar
condicionado.
Elaborar o plano de atuao na feira: objetivos,
estratgias, recursos (fsicos e humanos),
oramento previsto etc.
e preciso fazer a visita de reconhecimento

do local do evento para estabelecer o tipo de
montagem e decorao do estande.
Quanto configurao do estande, as principais
opes so:
Simples: com uma nica frente
FIGURA 2 - Estande simples

Fonte: GIACAGLIA, 2003, p. 73.
De esquina
2.4 COMPRAR O ESPAO COM A

ORGANIZADORA OFICIAL
Nesse item, necessrio fechar com a organizadora
oficial da feira o espao no qual a empresa montar
seu estande. preciso definir o tamanho (metragem) e
a localizao na planta geral do evento.
Toda feira dividida em ruas principais e ruas
laterais (ou secundrias). Os espaos para estande
localizados na(s) rua(s) principal(is) costumam ter o
valor de metragem mais alto. O valor da contratao do
espao dado por metragem. Quanto maior o tamanho
do estande, mais a empresa pagar pela contratao
do espao.
Alguns pontos que devem ser observados:
Antecedncia e negociao com a organizao:
quanto mais cedo a empresa fechar o local
do estande com a organizao geral, melhor
localizao na feira ir conseguir. As melhores
localizaes, tais como perto da entrada do
evento, perto do restaurante ou da praa
central, so escolhidas por quem fecha o
contrato com antecedncia.
Definio do tamanho do estande e sua
localizao (rua principal x laterais): a
localizao um dos principais fatores de
sucesso.
Verificao de obstculos construo: muitas
vezes a planta do pavilho no detalhada
FIGURA 3 - Estande de esquina

De trs faces
FIGURA 4 - Estande de trs faces

Totalmente aberto ou estande ilha
FIGURA 5 - Estande Ilha

109
2.5 PREENCHER O MANUAL DO

EXPOSITOR
O Manual do Expositor um documento que
toda organizadora oficial de feira entrega aos seus
expositores. Ele contm as regras de participao,
todas as informaes sobre a feira, tais como prazos
e formulrios.
Ele deve servir como um guia para voc, caro
aluno. Quando participar de uma feira como expositor,
leia atentamente todos os itens do Manual, pois
existem regras importantes que devem ser seguidas.
Do contrrio, se a empresa no cumprir alguma norma,
poder pagar multa ou ter sua participao cancelada.
2.6 DIVERSIFICAR E AMPLIAR A

PARTICIPAO NA FEIRA
Alm do estande, a empresa pode ampliar sua
participao numa feira de outras formas:
atuando como palestrante do congresso ou
seminrio: as feiras atualmente acompanham
eventos como congressos e oferecida a
alguns participantes a oportunidade de atuar
como palestrante.
promovendo o prprio evento dentro da
feira: a empresa tambm pode promover
seu prprio evento, paralelo ao estande e
ao Congresso. No mesmo local, no mesmo
pavilho de exposies, ela pode alugar uma
sala ou auditrio e oferecer uma palestra a
seus clientes ou futuros clientes, dentre outras
alternativas de tipos de eventos.
Prezado aluno, na prxima aula vamos aprimorar
as habilidades na organizao da participao de
empresas em feiras comerciais. At a prxima!
110
3 RESUMO
Estudamos a participao em feiras, isto , por
meio de um estande, a empresa expe seus produtos
e servios em uma grande vitrine que a feira.
Este tipo de evento concentra o pblico-alvo da
organizao, ou seja, participa da feira quem tem
interesse pelo assunto em questo. Portanto uma
grande oportunidade para a empresa estar em contato
com seu pblico de interesse. importante destacar
que o estande na feira a representao da
empresa.
Para organizar a participao em feiras preciso:
definir objetivos, analisar o oramento disponvel, definir
estratgias e apresentar plano diretoria, comprar o
espao com a organizadora oficial, preencher o Manual do
Expositor e diversificar e ampliar a participao na feira.
4 ATIVIDADE

Voc foi contratado para organizar o estande

de uma universidade na feira As Instituies
de Ensino Superior (IES) e a evoluo da
educao brasileira, um evento em que as IES
do Rio Grande do Sul, cada uma com seu estande
de 50 m2, renem-se em um espao nico, para
apresentao de seus cursos. O evento destinado
a estudantes de ensino mdio e pr-vestibulares.
Cite dez pontos a serem observados na organizao
e preparao desta feira, que ocorrer no meio do
ano, no pavilho de exposies de Porto Alegre.
REFERNCIA
GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de eventos
teoria e prtica. So Paulo: Thomson, 2003.
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 20
PARTICIPAO EM FEIRAS SEGUNDA PARTE
Objetivos
Conhecer as necessidades e expectativas
do pblico-alvo da feira organizacional.
Aprender a promover um ambiente
favorvel de estmulo atitude proativa
da empresa.
1 INTRODUO
Na aula anterior, aprendemos a importncia da
participao em feiras e, para a empresa, a relevncia
do Manual do Expositor. Agora vamos continuar
explorando o mundo das feiras, estudando o projeto
de estande e a atuao do organizador de eventos no
decorrer dos dias da feira. Voc j teve a oportunidade
de fazer um briefing para a montadora de estande?
Vamos construir um briefing, isto , um conjunto de
informaes e instrues para a formatao do evento?
Esta aula foi fundamentada no livro Organizao de
eventos teoria e prtica, de Maria Ceclia Giacaglia.
oramento previsto (este quesito opcional).

Ao fechar o contrato com a montadora, deve-se:
checar datas de finalizao do projeto, com
previso de multa em caso de descumprimento;
verificar se a montadora ceder os mveis que
comporo o estande e observar a qualidade de
cada um deles;
checar condies de pagamento;
firmar alteraes por escrito: evitar acordos
informais.
Veja um exemplo de briefing.
2 PARTICIPAO EM FEIRAS
A participao em feiras permite organizao
estar bem perto de seu mercado e de seu pblico-alvo.
Por isso, essencial primar por uma boa participao
no evento, construindo relacionamentos e uma boa
impresso da empresa no pblico visitante.
Vamos continuar a estudar os passos para a
participao em uma feira, com um estande da
empresa.
2.1 DEFINIO DO PROJETO DE

ESTANDE
Depois de contratar o espao e conhecer as suas
caractersticas, o organizador de eventos deve escolher
a empresa que far o projeto do estande. A escolha se
d por anlise de proposta financeira e de design de
projeto, podendo o contratante fazer uma concorrncia
entre variadas empresas montadoras de estande,
desde que todas estejam cientes de que o processo
de risco e de que, a partir dessa anlise, uma das
montadoras ser a vencedora.
Escolhida a montadora, realiza-se uma reunio
de orientao, um briefing com as informaes iniciais
para a empresa elaborar o projeto final do estande.
O briefing das montadoras pode conter:
descrio da empresa e dos produtos e
servios;
descrio dos objetivos da empresa com o
evento;
tamanho, metragem, localizao e formato do
estande;
necessidades bsicas do estande: demonstrao de produtos, padres e logotipos dos
produtos, ideias de decorao e conceito
visual do estande;
112
FIGURA 1 - Exemplo de Briefing

2.2 SOLICITAO DE CRACHS E

CONVITES
Os crachs so direcionados ao expositor e
garantem acesso feira e a algumas atividades
do congresso, quando esses eventos acontecem
paralelamente.
Os convites so para os clientes, parceiros ou
fornecedores que a empresa tem interesse em levar
para a feira. Eles permitem acesso s reas livres do
evento. Normalmente, de acordo com a metragem do
estande, o expositor recebe um determinado nmero
de crachs e de convites. No Manual de Expositores
existe um formulrio para solicitao dos crachs e dos
convites.
AULA 20 PARTICIPAO EM FEIRAS SEGUNDA PARTE
2.3 ENVIO DE CONVITES

O convite deve conter: localizao do estande,
novidades e produtos que sero exibidos e formulrioconvite que permite ingresso do convidado feira.
2.4 REUNIO COM OS ENVOLVIDOS

A participao com um estande na feira
envolve tambm o trabalho da equipe de vendas ou
administrativa da empresa, que far o atendimento ao
pblico visitante do estande.
Para isso, a empresa deve definir:
quem vai trabalhar, direta ou indiretamente, na
execuo da feira: rea comercial, de produo,
comunicao ou marketing;
apresentar o objetivo da feira para esses
profissionais, responsabilidades, programao
detalhada do evento e novidades que sero
apresentadas. Assim, esses profissionais esto
aptos a fazer o atendimento aos clientes, futuros
clientes, visitantes e estudantes presentes na feira.
estande. Podem ser contratados pelo menos trs

tipos de servio de limpeza:
Diria: antes de a feira comear, feita a
limpeza do estande, bem cedo, pela manh.
Programada: de hora em hora a pessoa
responsvel pela limpeza passa no estande e
faz a limpeza.
Full time: servio constante, ou seja, a pessoa
responsvel pela limpeza fica no estande
durante todo o evento.
Buffet: a empresa pode optar por contratar um
buffet, que far o suprimento de alimentos e
bebidas do estande e ir servir o pblico visitante.
Exemplo de cardpio bsico de lanches
2.5 CONTRATAO DE SERVIOS DE

TERCEIROS
Alguns profissionais podem ser contratados para
facilitar o trabalho da empresa, que precisa concentrar
seus esforos no bom atendimento no estande.
Transporte: tanto de materiais para o estande
(folder, blocos de anotaes, canetas e brindes)
como da equipe que trabalhar no estande.
Recepcionistas: profissionais que recebem o
pblico, fazem apresentao dos produtos e,
no caso de maior detalhamento ou de interesse
comercial do visitante, encaminham o futuro cliente
para a equipe de vendas.
Segurana: em algumas situaes, preciso
contratar segurana. o caso de estandes
com equipamentos ou materiais de alto valor e
que no podem ser deixados sem vigilncia. O
expositor contrata um segurana, credenciado pela
organizao geral da feira, que far o pernoite no
estande, at que, no dia seguinte, pela manh, a
equipe do estande retorne para o trabalho.
Limpeza: o estande deve primar pela organizao
e limpeza. interessante contratar o servio de
limpeza principalmente no caso de estandes com
servio de buffet. importante destacar que este
profissional de limpeza deve estar uniformizado,
assim como as recepcionistas e segurana do
FIGURA 2 - Exemplo de cardpio

Filmagem e fotografia: o registro da participao no

estande importante para que a empresa possa
utilizar esse material como divulgao, tanto dentro
da empresa quanto externamente.
Treinamento: para preparar o treinamento das
pessoas que iro trabalhar na feira, possvel
contratar um treinamento de vendas externo, uma
consultoria, de modo a melhorar o atendimento da
equipe que trabalhar no estande, sempre alinhado
com os objetivos do evento.
2.6 DIVULGAO DA PARTICIPAO

NA FEIRA

Para o pblico interno da organizao: os

empregados precisam comprar a ideia da
participao na feira e trabalhar para o seu sucesso,
mesmo que no estejam presentes no evento.
Para o pblico externo da organizao: envio de
convites, campanha de mdia e assessoria de
imprensa.
113
2.7 VERIFICAO DO ESTOQUE DE

MATERIAL PROMOCIONAL E DOS
PRODUTOS DA EMPRESA
Como vimos, a feira uma oportunidade valiosa de
divulgao da empresa, de seus produtos e servios.
Portanto a organizao deve se preparar para levar
todo o material que a ajudar nessa tarefa. Para isso,
deve-se verificar o estoque de folders, catlogo de
produtos, ficha de cadastro, tabelas de preo, folhetos,
brindes e demais documentos importantes para uso da
equipe de vendas e divulgao.
A quantidade desse material varia dependendo do
fluxo de visitas que a feira normalmente tem. possvel
conseguir essa informao do volume de pblico com
a organizao geral da feira, que sempre mede a
visitao nas edies anteriores do evento.
2.8 PREPARAO DO SISTEMA DE

CADASTRO DE VISITANTES
No seu estande, importante ter o registro das
visitas, at mesmo para facilitar contatos futuros com
as pessoas que passaram pelo estande.
Existem algumas formas de cadastro das visitas:
carto de visita: a recepcionista ou pessoa
responsvel por essa funo pede o carto de
visitas para as pessoas que entram no estande,
a fim de fazer uma mailing list posterior, com
todos os cartes recolhidos. No caso de
o visitante no possuir carto de visitas, a
recepcionista pode preencher uma ficha de
cadastro do visitante, como veremos a seguir.
ficha simples de cadastro: uma ficha
preenchida mo ou em um computador que
esteja instalado no estande. A recepcionista
ou pessoa designada para a funo solicita
os dados do visitante e preenche a ficha com
dados do tipo: nome, endereo, ocupao/
emprego, telefone e e-mail.
ficha completa de cadastro: da mesma forma
que o cadastro anterior, mas detalha algumas
informaes como porte da empresa em que
trabalha, tipos de produtos e servios, volume
de vendas, expectativa de compras na feira
etc.
leitor tico: algumas organizaes gerais de
feira proporcionam o servio do leitor tico, que
a leitura dos dados do participante por cdigo
114
de barra. Funciona da seguinte forma: todo

participante do evento, para entrar no pavilho
onde est acontecendo a feira, precisa se
cadastrar e fazer o seu crach. A organizao
geral do evento, portanto, tem os dados de
todos os participantes, classificados por cdigo
de barras. Ao contratar o leitor tico, o estande
recebe um equipamento de leitura tica
parecido com os leitores de cdigo de barra
dos supermercados. A recepcionista passa o
leitor no crach de cada visitante do estante
e automaticamente os dados so registrados.
No final do evento, a organizadora geral da
feira envia uma lista com todas as pessoas que
visitaram seu estande, classificados conforme
seu pedido (por regio, por dia de evento etc.).
Esta a maneira mais prtica e rpida de
cadastro de visitantes no estande.
2.9 PREPARAO DA FORMA DE

DIVULGAO DENTRO DA FEIRA
Toda feira possui suas regras para permitir a
divulgao da empresa. De maneira geral, a divulgao
liberada apenas dentro dos limites do seu estande.
Todas as outras formas de divulgao devem ser
acordadas primeiramente com a organizao geral da
feira, baseando-se nas regras descritas no Manual do
Expositor.
So tipos de divulgao:
instalao de banners e painis no pavilho
panfletagem
distribuio de amostra grtis e brindes
promoes e atraes (shows, dana, happy
hour no estande, piano-bar, jogos eletrnicos,
sorteios, promoes de venda)
2.10 REGRAS PARA ALIMENTAO,

TRANSPORTE E CONDUTA
No fcil ficar oito horas por dia em p,
atendendo em um estande na feira, no ? Por isso,
algumas regras de conduta facilitam o trabalho dentro
do estande:
escala de trabalho (incluindo almoo e lanche):
pode ser elaborada uma escala, permitindo
que cada funcionrio da empresa fique um
determinado tempo em p enquanto outros
descansam. Tambm deve ser feita uma escala
AULA 20 PARTICIPAO EM FEIRAS SEGUNDA PARTE
de sada do estande para almoo e lanche,

para no deixar o estande vazio em nenhum
momento.
definio de valor para refeio: considerando
o preo mdio no local da feira, cada empresa
determina o valor do almoo com que ela
arcar.
transporte/ estacionamento: em determinados
estandes existem mais de dez vendedores da
empresa trabalhando e, nesse caso, pode-se
obter reduo de custo de transporte, com
contratao de van ou nibus, bem como de
estacionamento.
2.11 PREPARAO DE
QUESTIONRIOS DE AVALIAO
Tanto os visitantes quanto os funcionrios podem
responder a um questionrio avaliando a participao
da empresa na feira.
Funcionrios: podem avaliar o estande, servios, material promocional, trabalho no estande,
organizao da feira.
Visitantes: podem avaliar o estande, atendimento, servios, material promocional, produtos
apresentados.
2.12 PLANEJAMENTO DE
DESMONTAGEM
Enfim, a feira termina. A maior parte da
desmontagem de responsabilidade da montadora do
estande. Algumas peas podem ser reaproveitadas,
como banners, painis e letreiros, que podem ser
recolhidos antes da desmontagem final do evento.
Tambm so tarefas do organizador de eventos:
devoluo de materiais (da montadora e da
organizao oficial);
retorno de equipamentos e produtos (junto com
nota fiscal);
pagamento de terceiros (carrinho de transporte
de materiais dentro da feira etc.);
desmontagem do estande.
Como complexa a participao em feiras! Com o

Manual do Expositor em mos e muita criatividade, o
estande ser um sucesso na feira!
Na prxima aula, vamos estudar os Textos para
Eventos. Todo evento exige a produo de algum texto,
como discurso, pauta do mestre de cerimnias, pressrelease para a imprensa etc. Vamos aprender como
produzir cada texto para evento.
3 RESUMO
Analisamos, nesta aula, os passos para a
participao em uma feira, com um estande da
empresa: definio do projeto de estande, solicitao
de crachs e convites, envio convites, reunio dos
envolvidos, contratao de servios de terceiros,
divulgao da participao na feira, verificao do
estoque de material promocional e dos produtos
da empresa, preparao do sistema de cadastro
de visitantes, regras para alimentao, transporte e
conduta, preparao de questionrios de avaliao e
planejamento de desmontagem.
Destaca-se a importncia do Manual do Expositor,
que deve ser lido e seguido por todo profissional de
eventos, em todas as etapas da feira.
4 ATIVIDADES
1) Pense em uma organizao, de preferncia a em
que voc trabalha. Elabore um briefing para a
montadora de estandes que voc escolheu para o
estande da sua empresa na prxima feira, no seu
segmento de atuao.
2) Para este mesmo evento, defina o cardpio que
ser servido pelo buffet em seu estande, para
atender os clientes durante as reunies com o
gerente.
REFERNCIA
115
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 21
PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS

PRIMEIRA PARTE
Objetivos
Identificar os objetivos e pblico-alvo para
elaborar textos pertinentes e adequados
s demandas do evento.
Redigir os diversos gneros de textos
para eventos organizacionais.
1 INTRODUO
Ele vem logo abaixo do ttulo e explica melhor a

ideia central daquela matria. Exemplo: Ttulo:
A organizao de eventos requer de seu
So Joo aquece o Nordeste; Interttulo: Festas
organizador o envio de textos ou correspondncias
juninas atraem grande nmero de turistas para as
para pblicos especficos. Para realizar um evento

em praa pblica, por exemplo, muitas vezes
preciso fazer um requerimento ao rgo municipal
cidades do litoral nordestino. (aspas minhas).

No se esquea de inserir a identificao e contato

no final do release: Mais informaes: Fulano de
responsvel pela praa; para contar com a cobertura
Tal, Empresa XX, telefone e e-mail.
da imprensa, muitas vezes preciso enviar aos rgos

de comunicao um press-release.
ATENO!
Vamos aprender a produzir alguns textos para
Utiliza-se a expresso MAIS informaes e no
eventos?
MAIORES informaes. Isso porque no existe
2 PRODUO DE TEXTO PARA

EVENTOS
uma informao maior ou menor que a outra.
2.1 PRESS-RELEASE
Um dos textos mais elaborados na produo de
um evento o press-release, texto que enviado
imprensa, divulgando o evento.
Veja as caractersticas do press-release, ou
simplesmente release:
Existe mais ou menos informao.
2.1.4 TEXTO

corrente.

So dispensveis os adjetivos.
indicado haver pelo menos dois pontos em cada

pargrafo (duas oraes completas). O objetivo
2.1.1 FORMATO

Papel timbrado (com o timbre/logomarca da

empresa), assinado com o nome da empresa ou
da assessoria de imprensa.
Tamanho mdio de 20 a 25 linhas, com espaamento

de 1,5 e largura de 70 toques. Pargrafos de quatro
facilitar a leitura e evitar ter frases longas.

Usar ordem direta da sentena.
Evitar repetio, tanto de palavras quanto de

comeo de frase.
Tamanho do corpo da fonte: mdia de 12.
Texto assinado por um profissional de comunicao
Usar elementos de coeso (ganchos) entre um

pargrafo e outro (por outro lado, paralelamente
a sete linhas.

Deve ser simples, claro, com frases curtas e de uso
etc.).

Usar dados quantitativos: importantssimo utilizar

dados como valores, percentuais, comparativos
devidamente habilitado.
etc. Um bom texto prima pela quantidade de
2.1.2 TTULO
informaes teis ao pblico.
Deve ocupar no mximo trs linhas.
Tamanho do corpo da fonte: mdia de 14.
Deve conter um verbo para provocar efeito de
2.1.5 CONTEDO
ao.
2.1.3 ESTRUTURA

INTERTTULO: o release pode conter um interttulo

para proporcionar uma identificao jornalstica.
118
Empregar o sujeito da ao em todos os pargrafos.
Lead: trecho mais importante de um release. o

primeiro pargrafo e deve responder s perguntas:
QUEM, QUE, QUANDO, ONDE, COMO, POR QU
AULA 21 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS PRIMEIRA PARTE

Exemplo 1:
Usar esses dias para envio se o evento ocorrer no

final de semana.
O Presidente da Repblica, Lus Incio Lula

da Silva, homenageou ontem a Escola Pio XIX, na
Para eventos empresariais que, como estudamos,
Assembleia Legislativa de Minas Gerais, com uma
devem priorizar as teras, quartas e quintas-feiras,
medalha de mrito educativo pelo programa de incluso
os bons dias para divulgar o release so tera,
digital dos alunos do ensino fundamental.
quarta, quinta.
Quem: O Presidente da Repblica, Lus Incio Lula
da Silva
com aproximadamente quatro dias de antecedncia

em relao ao dia do evento e, na vspera, fazer
Que: homenageou a Escola Pio XIX
um reforo, mandando outro release com mais
Quando: ontem
informaes, acrescentando mais dados ao release

anterior.
Onde: na Assembleia Legislativa de Minas Gerais

Como: com uma medalha de mrito educativo
A ordem do lead pode variar, dependendo da
2.1.7 MEIOS

nfase que o autor queira dar:

Exemplo 2:
Com uma medalha de mrito educativo, o
Presidente da Repblica, Lus Incio Lula da Silva,
homenageou ontem a Escola Pio XIX, na Assembleia
Legislativa de Minas Gerais, pelo programa de incluso
digital dos alunos do ensino fundamental.
Exemplo 3:
Ontem, na Assembleia Legislativa de Minas Gerais,
o Presidente da Repblica, Lus Incio Lula da Silva,
homenageou a Escola Pio XIX com uma medalha de
mrito educativo pelo programa de incluso digital dos
Horrios: enviar at as 16h, pois o fechamento das

matrias na redao ocorre entre 18 e 19h.
Por qu: pelo programa de incluso digital dos

alunos do ensino fundamental
Lembrar-se de que o release deve ser divulgado
O release pode ser enviado por e-mail, fax, correio,

malote, entrega rpida, equipe de distribuio.
O meio mais utilizado para envio o e-mail. O

release deve ser encaminhado para cada jornalista,
individualmente, com um texto inicial. Exemplo:
Prezado ...(nome).........
Encaminho release sobre ......(assunto)......
para sua apreciao.
Atenciosamente,
(assinatura)
Obs.: Colar o texto do release no prprio corpo do
e-mail, para facilitar a leitura.
alunos do ensino fundamental.

Lembrete: o conceito de notcia e, portanto, o

critrio que deve ser analisado para divulgao
de um release imprensa, o de informao
recente, indita, verdadeira, objetiva e de
ATENO!
Utiliza-se
frmula
Atenciosamente
por
de
fecho
extenso
do
e
texto
JAMAIS
abreviada como Att. Esta uma abreviao de
interesse pblico.
Atention que, em ingls, no e-mail, tem o sentido
2.1.6 DISTRIBUIO
sendo, portanto, totalmente inadequada como
Deve-se evitar distribuir os releases nas sextas,
de aos cuidados de (equivale ao nosso A/C),

frmula de fecho do texto do e-mail.
sbados, domingos, pois normalmente as matrias

e a publicidade so fechadas com antecedncia.
Vejamos agora um modelo de press-release.

119
FIGURA 1 - Modelo de Press-Release

Dicas finais:
texto com erros ortogrficos ou de formatao, no
Anexe ao release todo tipo de informao que
? Alm disso, pode prejudicar a imagem da sua
possa acrescentar dados para o jornalista e
empresa. Voc confiaria nas informaes de um
inform-lo melhor sobre o evento: foto da empresa
release com vrios erros no texto?
ou do diretor-presidente, foto dos produtos ou
J conhecia o press-release (ou somente release)?
servios, concentrando-se nos lanamentos etc.
um tipo de texto muito utilizado para divulgao dos
Revise minuciosamente o texto e formate o
eventos imprensa.
release e os anexos caso haja , para ter uma

boa apresentao. Ningum merece receber um
120
Na prxima aula vamos estudar mais tipos de

textos para eventos. Prepare-se!
AULA 21 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS PRIMEIRA PARTE
3 RESUMO
A organizao de eventos requer de seu
organizador o envio de textos ou correspondncias para
pblicos especficos. Um dos textos mais elaborados
na produo de um evento o press-release, texto que
enviado imprensa, divulgando o evento.
O tamanho mdio de um release de 20 a 25
linhas, com espaamento 1,5 e largura de 70 toques.
Pargrafos de quatro a sete linhas. O texto deve ser
simples, claro, com frases curtas e de uso corrente. Os
adjetivos so dispensveis.
Revise minuciosamente o texto e formate o release
e os anexos, caso haja, para ter uma boa apresentao.
4 ATIVIDADES
1) Todo jornal impresso dividido em editorias, tais
como: Economia, Poltica, Internacional, Cultura,
Esportes, Turismo etc. Siga o exemplo e cite para
qual editoria do jornal deve-se enviar um release
dos eventos abaixo:
Exemplo:

Lanamento de livro de culinria e suas

peculiaridades regionais na Bahia
Resposta: Editorias: Cultura/ Gastronomia/
Turismo.
a) Palestra sobre Desafios do Direito Internacional
com palestrante que tem livro publicado sobre
Direito do Cidado.
b) Coquetel de lanamento de curso gratuito de

Design para Web.
c) Debate de educadores e alunos de Ensino
Fundamental sobre o assoreamento do Rio
So Francisco.
2) Redija um release com as informaes do evento
abaixo:
Evento: Palestra da jornalista Mriam Leito
Nome da palestra: Cenrios da Economia
Brasileira
Assunto: diante das mudanas no mercado e
da crise mundial, a jornalista analisa o cenrio
econmico e fala sobre perspectivas para o
prximo ano.
Data: defina a data mais apropriada para o
evento em questo. Lembre-se que deve ser
no ltimo trimestre do ano, pois a palestrante
falar das perspectivas para o ano seguinte.
Local: Auditrio da Universidade Central
Horrio: 20 horas
Inscries: Defina: prvias? Evento gratuito?
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
121
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 22

SEGUNDA PARTE
Objetivos
Aprender os diversos gneros de textos
1 INTRODUO
Na ltima aula, estudamos a produo de pressrelease, texto direcionado divulgao do evento
imprensa.
Nesta aula, vamos estudar outros gneros de
textos necessrios aos eventos, tais como: carta,
ofcio, requerimento e convite. Conhece todos eles?
Vamos juntos aprender a elaborar esses textos!
Vejamos alguns exemplos.
2.1.1 CARTA-CONVITE
FIGURA 1 Exemplo de carta-convite

124
2 PRODUO DE TEXTO PARA

EVENTOS
2.1 CARTA
Utilizada no ambiente interno ou externo da
empresa para informar sobre um evento.
Tipo de texto: claro, conciso e sucinto, com as
informaes indispensveis. Devem-se utilizar
termos empresariais.
Existem diversos tipos de carta: carta-convite,
carta-comercial, carta de agradecimento etc.
AULA 22 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS SEGUNDA PARTE

2.1.2 CARTA-COMERCIAL
Texto: Formal, sem rebuscamento, com padro

culto da lngua.
Quase exclusivamente usado no servio pblico.
Papel tamanho ofcio, timbrado.
Nmero do ofcio na margem superior.
Fecho: com cortesia formal.
Assinatura e cargo do remetente.
Endereamento na parte inferior esquerda da

primeira folha.
Vejamos um exemplo.
FIGURA 2 - Modelo de carta comercial

2.1.3 CARTA DE AGRADECIMENTO
FIGURA 4 - Exemplo de ofcio

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002, p. 45
2.3 REQUERIMENTO

Tipo de texto: solicitao, de pessoa fsica ou

jurdica, autoridade competente.
Nome do requerente com qualificao:
FIGURA 3 - Exemplo de carta de agradecimento

Fonte: GIACAGLIA, 2003, p. 199
2.2 OFCIO
Tipo de correspondncia externa utilizada entre
chefes ou dirigentes de hierarquia equivalente ou
superior.
Tipo: assuntos oficiais - administrao pblica
com agentes pblicos, entre eles ou com algum
particular.
Pessoa: data de nascimento, CI, local de

nascimento, nome dos pais, estado civil etc.
Empresa: CGC, inscrio estadual, endereo

etc.
Aps o vocativo, deixam-se dez linhas entre este

e o corpo, espao destinado ao despacho da
autoridade competente
Fecho (nestes termos, pede deferimento ou N.

termos, p. deferimento)
125
Veja:
FIGURA 5 - Modelo de requerimento

2.4 CONVITE

126
Podem ser:
impressos: para cerimnia especfica
semi-impressos:
impresso com espao em branco para
colocar somente o nome do convidado;
impresso com espaos para colocar o
nome do convidado, tipo de cerimnia,
data, horrio e local.
Informaes que devem constar no convite:
pessoa ou entidade que convida
logomarca da entidade que convida
motivo da cerimnia (posse, lanamento etc.)
data, horrio e local
nome do convidado (e senhora, quando for o
caso)
So itens optativos:
Programao: alguns eventos como
Seminrio, Congresso e Workshops
costumam inserir a programao no
convite, para demonstrar ao convidado
como o evento ser organizado, seu incio
e trmino e principais atividades.
R.S.V.P.: do francs rpondez sil vous
plat, que significa responda, por favor.
a confirmao de presena que alguns
eventos solicitam aos participantes, para
determinar com mais certeza o nmero
de participantes do evento. Usa-se

assim: R.S.V.P.: Carmem Lcia, telefone
XXXXXXX. Tambm comum, e mais
informal, usar a expresso Gentileza
confirmar
presena
pelo
telefone
XXXXXXX ou e-mail XXXXXXXX.
indispensvel a apresentao deste:
informao quanto apresentao
obrigatria do convite no local do evento.
Convite pessoal e intransfervel: significa
que s o convidado pode comparecer ao
evento.
Citao de presena de autoridade de
destaque: quando uma determinada
autoridade confirma sua presena no
evento, interessante divulgar no convite,
pois atrai o interesse do pblico.
Traje: interessante inserir esta
informao para que o convidado se sinta
mais seguro ao se preparar para o evento.
Normalmente mais utilizado quando o
evento empresarial.
Observe os modelos a seguir.
2.4.1 CONVITE FORMAL
FIGURA 6: Convite formal

2.4.2 CONVITE INFORMAL
FIGURA 7: Convite informal

Fonte: Elaborado pela autora.
AULA 22 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS SEGUNDA PARTE
2.5 FICHA CADASTRAL
Aps o vocativo, deixam-se dez linhas entre este e o

corpo, espao destinado ao despacho da autoridade
competente.
No convite contam informaes como: pessoa
ou entidade que convida, logomarca da entidade que
convida, motivo da cerimnia (posse, lanamento etc.),
data, horrio e local e nome do convidado (e senhora,
quando for o caso).
FIGURA 8 - Ficha cadastral simples

4 ATIVIDADES
FIGURA 9 - Ficha cadastral completa

Prepare-se, caro aluno, porque na prxima aula

teremos mais Textos para Eventos! Espero por voc!
3 RESUMO
A carta um tipo de texto que se aplica tambm
a eventos. utilizada no ambiente interno ou externo
da empresa para informar sobre um evento. O tipo de
texto claro, conciso e sucinto, com as informaes
indispensveis. Devem-se utilizar nela termos
empresariais. Existem diversos tipos de carta: cartaconvite, carta-comercial, carta de agradecimento etc.
O ofcio um tipo de correspondncia externa
utilizada entre chefes ou dirigentes de hierarquia
equivalente ou superior. Trata de assuntos oficiais administrao pblica com agentes pblicos, entre eles
ou com algum particular.
O requerimento um texto que faz uma solicitao,
de pessoa fsica ou jurdica, autoridade competente.
1) Imagine que voc ir realizar um evento

denominado Blitz do Meio Ambiente, chamando
a ateno das pessoas com aes educativas
para o cuidado com a natureza. O evento ser na
principal praa de sua cidade e voc necessita
fazer um requerimento para a Prefeitura. Observe
as normas do requerimento e redija o texto.
2) Ao contatar o rgo controlador do trnsito
para ajudar na coordenao do trnsito para um
grande festival cultural que voc est organizando,
foi solicitada a elaborao de um ofcio para
esclarecer os objetivos do evento, caractersticas
e necessidades. Redija-o seguindo as regras
estudadas.
3) Elabore uma carta com pedido de patrocnio a uma
empresa do ramo esportivo, solicitando a doao
de 500 bolas e 500 camisas de futebol s crianas
das creches do seu bairro, para o evento Um dia
de lazer e esporte, que voc est preparando no
clube do bairro.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Eventos: manual para planejamento e Execuo. 9.
ed. rev. e atual. So Paulo: Summus Editorial, 2008.
127
Unidade 04
PRODUO DE EVENTOS
AULA 23

TERCEIRA PARTE
Objetivos
Aprender os diversos gneros de textos
1 INTRODUO
Dando continuidade ao contedo da ltima aula,
vamos estudar outros gneros de textos necessrios
aos eventos, tais como: placa de homenagem, pauta
do mestre de cerimnias, certificado e discurso.
Sente-se apto a escrever um discurso? Quanto
mais textos voc fizer, mais fcil ser escrever.
2 PRODUO DE TEXTOS PARA

EVENTOS
Para encerrar nossas aulas sobre produo de
textos para eventos, modestamente apresento alguns
conselhos para escrever um bom texto:
1. Ler: esse o primeiro passo. A leitura facilita
o desenvolvimento do escritor, que ter mais
embasamento ao escrever seus prprios
textos.
2. Ter conhecimento sobre o assunto em questo:
o que refora o primeiro tpico: leia bastante
sobre o assunto sobre o qual voc precisa
escrever.
3. Recolher as informaes necessrias: vai
escrever um release? Ento pesquise,
entreviste as pessoas envolvidas e recolha
todos os dados, mesmo que voc no utilize
todos eles. Escrever a arte de cortar
palavras! S o que relevante fica no texto.
4. Treinar, treinar bastante.
Figura 1 - Modelo de certificado

2.3 SCRIPT OU PAUTA DO

MESTRE DE CERIMNIAS
Lembra que estudamos que o mestre de cerimnias
a pessoa que conduz o evento, do palco, e que ele
precisa de um roteiro, uma pauta, para fazer o seu
trabalho? Aqui esto o modelo de script ou pauta do
mestre de cerimnias e um exemplo de uma pauta de
um Congresso.
2.1 PLACA DE HOMENAGEM

O texto deve conter:
nome do homenageado
alguma frase alusiva ao motivo da homenagem
data
nome da pessoa ou instituio que presta a
homenagem
2.2 CERTIFICADO
Apresento um modelo de texto para certificado
que poder ser adaptado por voc, de acordo com
a oportunidade. Lembro que a assinatura mais
importante dever estar posicionada do lado direito do
certificado (no modelo abaixo, representa o nome do
Diretor Acadmico).
130
FIGURA 2 Roteiro do mestre de cerimnia

AULA 23 PRODUO DE TEXTOS PARA EVENTOS TERCEIRA PARTE

mesmo tempo, tem que ser original, de bom gosto,
criativo e de interesse da plateia.
fundamental ter conhecimento sobre o pblico
presente no evento, para que o discurso se adeque
ocasio.
produzido a partir de um tema determinado,
que constituir a pauta principal do orador. Devem-se
evitar discursos improvisados por causa do risco de
divagaes e falta de consistncia.
Antes de ler o discurso, necessrio fazer os
cumprimentos aos presentes, tal como no modelo a
seguir.
Cumprimentos aos presentes
Figura 4 - Modelo de cumprimentos em discursos

Fonte: Cesca, 2008, p. 73.
2.4.1 PARTES DO DISCURSO

Sub-itens para chamar a ateno do pblico e
organizar melhor as ideias:
INTRODUO, CORPO, CONCLUSO
2.4.1.1 Introduo
Trata-se de uma breve apresentao do tema a ser
abordado; pode ser estruturado no mesmo formato do
lead. Opes de abordagem:

CITAR A OCASIO: eventos comemorativos

Ex: 20 anos de aniversrio da empresa.

ANUNCIAR O ARGUMENTO E PASSAR PARA

A PAUTA PRINCIPAL
FIGURA 3 Exemplo de script

Fonte: MEIRELLES, 1999, p. 121.
2.4 DISCURSO
Este um dos textos mais difceis! Demanda um
esforo muito grande para sua produo, pois, ao
Ex: Hoje estamos reunidos para falarmos sobre a

importncia da construo da Rodovia Ferno Dias.

INICIAR COM UM EPISDIO DE INTERESSE

HUMANO
Ex: Biografia de personalidade

131
Deve-se:
Comear o discurso com algum tema que
desperte curiosidade ou surpresa.
Discursar com dados de algum tema para
aumentar a credibilidade do texto. Ex: Aps a
construo da Rodovia Ferno Dias, o nmero
de acidentes reduziu para 5% em relao aos
anos anteriores.
2.4.1.2 Corpo do discurso

neste momento que o orador deve apresentar as
principais ideias de seu discurso. Para isso, ele deve:
ter em mente o tema e o seu objetivo com
clareza;
iniciar com informaes acessveis e aumentar
gradativamente o volume de informaes;
utilizar exemplos, com o objetivo de aproximar
o texto da realidade.
2.4.1.3 Concluso
Deve-se fazer um final com anlise inteligente:
fazer uma sntese dos temas que foram
abordados;
explorar a possibilidade de encerrar com uma
citao literria ou de alguma personalidade
referente ao tema do discurso;
concluir com alguma mensagem positiva;
provocar algum tipo de participao da plateia.
Terminamos de estudar os diversos tipos de textos
para eventos. Na prxima aula, entraremos em um
assunto totalmente diferente: cerimonial. Aguarde!
3 RESUMO
Estudamos outros gneros de textos necessrios
aos eventos, tais como: placa de homenagem, pauta
do mestre de cerimnias, certificado e discurso.
132
A pauta do mestre de cerimnias um roteiro,

com a sequncia das aes e atividades do evento,
conduzidas pelo mestre de cerimnias.
O discurso um tipo de texto que demanda um
esforo muito grande para sua produo, pois, ao
mesmo tempo, tem que ser original, de bom gosto,
criativo e de interesse da plateia. produzido a partir
de um tema determinado, o qual ser a pauta principal
do orador. Devem-se evitar discursos improvisados por
causa do risco de divagaes e falta de consistncia.
4 ATIVIDADES
1) Redija um texto de placa de homenagem ao diretor
de uma empresa do ramo automobilstico que est
se aposentando e que receber uma homenagem
da empresa por seus 20 anos de trabalho.
2) Pesquise um discurso de autoridade pblica na
Internet e identifique nele as partes estudadas:
Introduo, Desenvolvimento e Concluso.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
eventos: manual para planejamento e execuo. 9
ed. rev. e atual. So Paulo: Summus Editorial, 2008.
GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de Eventos
Teoria e Prtica. So Paulo. Thomson, 2003.
Paulo: STS, 1999.
Unidade 05
CERIMONIAL
AULA 24
CERIMONIAL EMPRESARIAL E PBLICO
Objetivos
Conhecer as melhores prticas de
cerimonial pblico e privado.
Aplicar as regras de cerimonial, protocolo e etiqueta, adequando-as a cada
segmento e situao e respeitando o
pblico-alvo.
1 INTRODUO
Enfim, na aula passada, terminamos a unidade
sobre Produo de Eventos. Neste momento, entramos
na unidade sobre Cerimonial. Esse tpico de
fundamental relevncia para quem objetiva trabalhar
com eventos, j que aborda as normas de precedncia,
bandeiras e smbolos nacionais, dentre outras regras
do mundo do cerimonial.
Prezar pela observncia dessas normas garantir
que o evento respeite o pblico envolvido e possa
ocorrer em perfeita harmonia. Mos (e cabeas) obra!
2.1 CERIMONIAL PBLICO

2 CERIMONIAL EMPRESARIAL E
PBLICO
Para comear, vamos conceituar trs termos
fundamentais para essa aula:
Cerimonial o conjunto de formalidades que se
deve seguir num ato solene, com a finalidade de dar-lhe
ordem e dignidade. Mais simplesmente, a sequncia
de acontecimentos que resultam em um evento.
Protocolo o conjunto de usos e formalidades que
se deve respeitar. O protocolo codifica as regras que
regem o cerimonial.
Entendeu esses conceitos bsicos? Alm de
observar as normas,
O bom desempenho na atividade de cerimonial
exige, principalmente, educao, discrio e
bom senso.
Precedncia a ordem hierrquica de disposio
e tratamento das autoridades, instituio ou grupo
social.
O Decreto n 70.274, de 09 de maro de 1972,
aprova as normas do cerimonial pblico e a ordem
geral de precedncia:
Em linhas gerais, a precedncia estabelecida
por:
hierarquia
idade
antiguidade de diplomao, cargo ou funo
data de criao (histrica)
Segundo Brito e Fontes (2002), se no h
conhecimento sobre os dados acima, a precedncia
pode se dar, em segundo plano, por:
ordem alfabtica
interesses polticos e empresariais
134
bom senso:
O mais velho ter precedncia sobre o
mais novo
As senhoras tm precedncia sobre os
cavalheiros
As crianas passam depois dos adultos
O Presidente da Repblica presidir sempre a

cerimnia a que comparecer.
Se o Presidente no estiver, o Vice-Presidente
presidir.
Os Ministros de Estado presidiro as
solenidades promovidas pelos respectivos
ministrios.
nos Estados e no Distrito Federal, o Governador
presidir as solenidades a que comparecer,
salvo as dos Poderes Legislativo e Judicirio
e as de carter exclusivamente militar, quando
lhe ser dado lugar de honra.
os antigos chefes de Estado passaro aps o
Pres. Supremo Tribunal Federal.
Ex-governadores passam aps o Presidente
do Tribunal de Justia.
A ordem dos discursos seguir a ordem
inversa da precedncia: o de menor hierarquia
fala primeiro e encerrar a autoridade de maior
hierarquia.
Ordem Geral de Precedncia:
1) Presidente da Repblica
2) Vice-Presidente da Repblica
Cardeais
Embaixadores Estrangeiros
3) Presidente do Congresso Nacional
Presidente da Cmara dos Deputados
Presidente do Supremo Tribunal Federal
4) Ministros de Estado
(... continua...)
Veja a lista completa do Decreto n 70.274 no site
do Planalto Brasileiro: http://www.planalto.gov.br/
ccivil_03/Decreto/D70274.htm
Ateno! Quando a cerimnia acontece no Estado,

a ordem de precedncia se altera:
Ordem Geral de Precedncia nos Estados:
1) Presidente da Repblica
2) Vice-Presidente da Repblica
AULA 24 CERIMONIAL EMPRESARIAL E PBLICO

3) Governador do Estado em que se processa a
cerimnia
4) Cardeais
5) Embaixadores Estrangeiros
6) Presidente do Congresso Nacional
7) Presidente da Cmara dos Deputados
8) Presidente do Supremo Tribunal Federal
9) Ministros de Estado
10) Chefe do Gabinete Militar
11) Chefe do Gabinete Civil
12) Chefe do Serv. Nacional de Informaes
13) Chefe do Estado-Maior Foras Armadas
14) Consultor Geral da Unio
15) Vice-Governador do Estado da cerimnia
16) Presidente da Assembleia Legislativa
17) Presidente do Tribunal de Justia
18) Enviados Extraordinrios
19) Ministros do Supremos Tribunal Federal
20) Procurador Geral da Repblica
21) Governadores de outros Estados
22) Senadores
23) Deputados Federais
24) Almirantes
25) Marechais
26) Marechais do Ar
27) Chefe de Estado Maior da Armada
(continuao da lista no Decreto n 70.274)
Para facilitar, veja um quadro que apresenta as
maiores autoridades brasileiras, em cada instncia:
Tabela 4
Autoridades Brasileiras
Municipal
Estadual
Federal
Executivo
Prefeito
Governador
Presidente
da Repblica
Legislativo
Presidente
da Cmara
Municipal
Presidente
da
Assembleia
Pres.
Cmara
Federal e
Senado
Federal
Judicirio
Juiz
Presidente
Tribunal da
Justia
Presidente
Supremo
Tribunal
Federal
Ministrios: a precedncia determinada por

ordem de criao, na seguinte sequncia:
Justia
Fazenda
Relaes Exteriores
Defesa (Marinha, Exrcito, Aeronutica)

Educao e Desporto
Transportes
Agricultura e Abastecimento
Trabalho e Emprego
Sade
Previdncia e Assistncia Social
Minas e Energia
Meio Ambiente
Poltica Fundiria
Cultura
Comunicaes
Esporte e Turismo
Oramento e Gesto
Cincia e Tecnologia
Desenvolvimento, Indstria e Comrcio
Exterior
Integrao Nacional
Secretarias Especiais:
Casa Civil da Presidncia
Casa Militar
Geral da Presidncia
Comunicao de Governo
Assistncia Social
Direitos Humanos
Advocacia Geral da Unio
Polticas Urbanas
Estados: a precedncia tambm definida pela
ordem de criao:
Bahia
Rio de Janeiro
Maranho
Par
Pernambuco
So Paulo
Minas Gerais
Gois
Mato Grosso
Rio G. do Sul
Cear
Paraba
Esprito Santo
Piau
Rio G. do Norte
Santa Catarina
Alagoas
Sergipe
Amazonas
135
Paran
Acre
Mato G. do Sul
Rondnia
Amap
Roraima
Tocantins
Distrito Federal
H uma divergncia entre os autores quanto aos
quatro ltimos estados acima citados. A maior parte
deles utiliza esta lista. Outros autores definem a
ordem dos quatro ltimos estados desta forma: Distrito
Federal, Amap, Roraima e Tocantins (BRITTO e
FONTES, 2002).
Nas foras armadas, a precedncia ocorre da
seguinte forma:
Marinha:
Almirante
Vice-almirante
Contra-almirante
Capito
Capito-tenente
Primeiro tenente
Segundo tenente
Exrcito:
Marechal
General
Coronel
Tenente-coronel
Major
Capito
Primeiro tenente
Segundo tenente
Aeronutica:
Marechal-do-ar
Tenente-brigadeiro
Major-brigadeiro
brigadeiro
Coronel
Tenente-coronel
Major
Capito
Primeiro tenente
Segundo tenente
2.2 CERIMONIAL EM EMPRESAS

PRIVADAS

136
No existe norma central, mas o mais correto

definir a precedncia pela data de fundao da
instituio ou empresa. Como nem sempre

possvel determin-la, usa-se ordem alfabtica.
Existindo instituies oficiais no mesmo
evento, tm prioridade as empresas pblicas
ou estatais e depois empresas privadas.
2.3 RECEPO DE AUTORIDADES

Segundo Meirelles (1999), algumas normas para
recepo de autoridades so:
O anfitrio deve receber a autoridade ou o
convidado especial na porta do evento.
Os demais convidados sero recepcionados
por pessoa designada para tal fim.
A autoridade principal deve ser a ltima a
chegar e a primeira a sair do evento.
2.3.1 ATRASO DE AUTORIDADE

Se o atraso for da maior autoridade ou do

anfitrio, o evento no dever comear.
Em caso de atraso de integrante da mesa
diretora e se no se tiver nenhuma notcia da
pessoa atrasada, o protocolo recomenda que
se aguarde no mximo 30 minutos.
Em caso de atraso superior, a cerimnia se
inicia e quando ele chegar, proceder-seda
seguinte forma:
Ser conduzido mesa diretora, mas
dever ficar na ponta da mesa.
Pode-se, ainda, colocar uma pessoa
ocupando a cadeira do retardatrio, at a
sua chegada.
O retardatrio poder sentar-se nas
primeiras fileiras, sendo anunciada sua
presena pelo mestre de cerimnias.
2.3.2 REPRESENTAO

com a presena do Presidente da Repblica,

nenhum convidado poder ser representado.
em jantar ou almoo, nenhum convidado
poder fazer-se representar.
os representantes do Presidente e dos Poderes
Legislativo e Judicirio tero a colocao que
compete aos presidentes.
2.3.3 AUSNCIA IMPREVISTA

Caso um convidado especial, palestrante ou

homenageado, no tenha comparecido ao
evento e nem indicado substituto, nada poder
ser feito.
AULA 24 CERIMONIAL EMPRESARIAL E PBLICO

Caso ele ocupe posio de destaque no evento,

recomenda-se a substituio por pessoa de
status equivalente.
2.4 CANCELAMENTO DE UM EVENTO

Segundo Meirelles (1999):
O cancelamento de um evento deve ser
comunicado aos participantes, o mais
rapidamente possvel, por meio de telegrama,
fax, e-mail ou telefonema, em primeiro
momento. Recomenda-se o envio de uma
carta explicativa a cada participante.
Em caso de cancelamento no dia do evento,
designar uma pessoa para receber os
participantes, dando-lhes explicaes e
apresentando desculpas. Recomenda-se
tambm envio de carta explicativa.
2.5 FORMAS DE TRATAMENTO

Vossa Excelncia:
Poder Executivo:
Presidente da Repblica
Vice-Presidente da Repblica
Ministros de Estado
Secretrio Geral da Presidncia
Consultor Geral da Presidncia
Secretrios da Presidncia
Procurador-Geral
Governadores de Estado e ViceGovernadores
Oficiais Generais
Embaixadores
Secretrios de Estado
Poder Legislativo:
Presidente e membros do Congresso
Nacional
Presidente e membros dos Trib. Contas da
Unio e dos Estados
Presidentes e membros das Assembleias
Legislativas
Presidentes das Cmaras Municipais
Poder Judicirio:
Presidente e membros dos Tribunais
Superiores
Presidente e membros dos Tribunais
Regionais
Desembargadores e Juzes
No envelope, o endereamento dever ser da

seguinte forma:
Excelentssimo Senhor
Tarso Genro
Ministro de Estado da Justia
Esplanada dos Ministrios - 00.000-000 Braslia - DF
Uma dica final: tenha sempre um manual de
cerimonial em mos, para consultar sempre que
preciso a lista de precedncia, nas diversas instncias.
Na prxima aula, vamos continuar a estudar
as regras de cerimonial. Prepare-se, sempre com
elegncia!
3 RESUMO
O bom desempenho na atividade de cerimonial
exige, principalmente, educao, discrio e bom
senso.
Cerimonial o conjunto de formalidades que se
deve seguir num ato solene, com a finalidade de dar-lhe
ordem e dignidade. Mais simplesmente, a sequncia
de acontecimentos que resultam em um evento.
Protocolo o conjunto de usos e formalidades que
se deve respeitar. O protocolo codifica as regras que
regem o cerimonial.
Precedncia a ordem hierrquica de disposio e
tratamento das autoridades, instituio ou grupo social.
O Decreto n 70.274, de 09 de maro de 1972, aprova
as normas do cerimonial pblico e a ordem geral de
precedncia.
4 ATIVIDADES
1) Defina a ordem de precedncia para uma cerimnia
com a presena de:
Vereador
Deputado Estadual
Deputado Federal
Secretrio Municipal de Sade
Secretrio de Estado da Cultura
2) Defina a ordem de precedncia para uma cerimnia
com a presena de:
Presidente da Repblica
Deputado Federal
Ministro da Justia
Secretrio de Estado de Cultura
Ministro da Fazenda
137
REFERNCIAS
BRASIL. Decreto N 70.274, de 9 de maro de
1972. Aprova as normas do cerimonial pblico e a
ordem geral de precedncia. Disponvel em: http://
www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto/D70274.htm.
Paulo: Aleph, 2002.
138

Manole Ltda, 2004.
Paulo: STS, 1999.
Unidade 05
CERIMONIAL
AULA 25
MESA DE HONRA, BANDEIRAS E SMBOLOS NACIONAIS
Objetivos
Aplicar as regras de cerimonial, protocolo
e etiqueta, adequando-as a cada
pblico-alvo.
Aprender a utilizar as regras do cerimonial
para montagem de mesa de honra,
bandeiras e Smbolos Nacionais.
1 INTRODUO
Na ltima aula, vimos as regras de cerimonial,
protocolo e precedncia, to importantes na realizao
de qualquer evento, do mais formal ao mais informal.
O protocolo e a etiqueta podem ser aplicados em
qualquer evento, desde que adaptados e adequados
ao pblico participante.
Nesta aula vamos examinar a montagem da mesa
de honra, a colocao de bandeiras, uso do Hino
Nacional e dos Smbolos Nacionais.
Em uma cerimnia com a presena do Prefeito e do
Governador, em qual lugar da mesa voc posicionaria
cada um deles? Vamos aprender?
2 MESA DE HONRA, BANDEIRAS

E SMBOLOS NACIONAIS
2.1 MESA DE HONRA

Dever ter, sempre que possvel, nmero mpar,

para facilitar a visualizao da autoridade central.
esquerda do presidente da cerimnia, estar
sempre o anfitrio, e, direita, a segunda maior
autoridade.
Quando o anfitrio for o Presidente, o homenageado
ficar sua direita.
Direita da mesa de honra: definida quando
se est posicionado no lugar da mesa, como se
estivesse sentado nela. Portanto, a direita sempre
de quem est sentado mesa, de frente para o
pblico (logo, a esquerda de quem est vendo da
plateia).
Exemplo 1: A mesa de honra do evento o
retngulo maior do desenho:
Exemplo 2: Solenidade de carter estadual:
140
Exemplo 3: Solenidade de carter municipal:
2.2 BANDEIRA
A disposio das bandeiras regulamentada pela
Lei 5.700, de 01/09/71, com alteraes na Lei 5.812,
de 13/10/72. O Decreto 70.274, de 09/03/72, que
aprova normas de cerimonial, tambm regulamenta a
utilizao da Bandeira Nacional.
Propores da Bandeira Nacional em tecido:
Tipo 1: pano de 45 cm de largura
Tipo 2: com 2 panos de largura e assim por
diante, mantendo-se as propores.
Comprimento: divide-se a largura em 14
partes (x 20 = cumprimento da Bandeira)
A Bandeira Nacional no pode ser maior que
1/5 nem menor de 1/ 7 da altura do mastro
onde ser hasteada.
As bandeiras dos Estados no podem ser
apresentadas sozinhas. Devem estar ao lado
da Bandeira Nacional.
Pode ser apresentada:
hasteada em mastro;
distendida, conduzida por avies ou presa
entre edifcios;
reproduzida sobre paredes, tetos, vidraas,
veculos;
conduzida em formaturas ou desfiles.
A Bandeira Nacional est, permanentemente,
no topo de um mastro especial na Praa dos Trs
Poderes, em Braslia. H algumas coisas interessantes
sobre ela:
A substituio dessa Bandeira feita com
solenidade especial no 1 domingo de cada
ms, devendo o novo exemplar atingir
o topo do mastro antes que o exemplar
substitudo comece a ser arriado.
Na base do mastro especial estaro
inscritos, exclusivamente: Sob a guarda
do povo brasileiro, nesta Praa dos Trs
Poderes, a Bandeira sempre no alto
viso permanente da Ptria.
AULA 25 MESA DE HONRA, BANDEIRAS E SMBOLOS NACIONAIS

Localizao:
a Bandeira Nacional ocupa sempre o lugar
de honra: central ou direita mais prxima
do centro de um evento;
ocupa a direita de tribunas, plpitos, mesas
de trabalho;
pode ser hasteada ou arriada a qualquer
hora do dia;
noite, dever estar, sempre, devidamente
iluminada;
quando em decreto de luto oficial, a
Bandeira fica a meio mastro;
as bandeiras de outras naes distribuemse em ordem alfabtica, na lngua oficial
do pas onde est sendo realizada a
cerimnia.
Posio: a direita, seguindo a mesma regra
da posio na mesa de honra, o lugar
mais importante. Considerar de frente para a
plateia (MEIRELLES, 1999):
Com bandeira de Estado
Plateia
Com bandeira de Municpio
2.3 HINO NACIONAL

Meirelles (1999) comenta sobre o Hino Nacional:
Composio

Execuo

Plateia
Com bandeira de Estado e de Municpio
Plateia
Com bandeira de Estado e da Empresa
Composto por msica de Francisco Manoel da

Silva e do poema de Joaquim Osrio Duque
Estrada.
obrigatrio o tom si bemol para execuo
instrumental.
O canto deve ser em unssono.
A execuo facultativa em cerimnias cvicas.

S ser iniciado depois que os componentes
da mesa de honra tiverem ocupado os seus
lugares.
A execuo poder ser instrumental ou vocal,
obedecidas as prescries da Lei 5.700, que
dispe sobre a apresentao dos Smbolos
Nacionais.
vedada a execuo em quaisquer arranjos
vocais a no ser o do maestro Alberto
Nepomuceno.
Ser executado na ocasio do hasteamento da
Bandeira Nacional.
Hino de outra Nao: deve, por cortesia,
anteceder o Hino Brasileiro, norma bastante
conhecida por causa do esporte.
2.4 SMBOLOS NACIONAIS

Segundo Meirelles (1999), so eles:
Armas Nacionais
Plateia
Com bandeira de Estado, Municpio e da
Empresa
Plateia
Com bandeira de vrios Estados
Plateia
Com bandeiras de outros pases: ordem
alfabtica pelo idioma do anfitrio:
Plateia
Devem ser na proporo de 15 cm de altura para

14 cm de largura.
Selo Nacional
Usado para autenticar os atos
do Governo, diplomas nacionais,
certificados e outros documentos
relevantes.
Cores Nacionais
So consideradas cores nacionais
o verde e o amarelo. Elas podem
ser usadas sem restries, podendo
inclusive ser associadas ao azul e ao
branco.
141
Gostou de conhecer um pouco mais sobre
Cerimonial? Na prxima aula, encerraremos esse
assunto com a aula sobre Trajes, Servios de Buffet e
Etiqueta. Mantenha a classe!
no Brasil
Plateia
3 RESUMO
c) Brasil,
Nesta aula, examinamos a montagem da mesa de

honra, a colocao de bandeiras, uso do Hino Nacional
e dos Smbolos Nacionais.
A direita, tanto no posicionamento na mesa de
honra quanto das bandeiras, definida quando se
est posicionado no lugar da mesa, como se estivesse
sentado nela. Portanto a direita sempre de quem
est sentado mesa, de frente para o pblico (logo, a
esquerda de quem est vendo da plateia).
A execuo do Hino Nacional facultativa em
cerimnias. Ele s ser iniciado depois que os
componentes da mesa de honra tiverem ocupado os
seus lugares. A execuo poder ser instrumental ou
vocal, obedecidas as prescries da Lei 5.700, que
dispe sobre a apresentao dos Smbolos Nacionais.
4 ATIVIDADES
1) Indique o posicionamento das bandeiras (obs.: no
esto na ordem):
a) Brasil, Belo Horizonte, Empresa e Minas Gerais
Plateia
142
b) Brasil, Japo, Alemanha, em evento realizado
Bahia,
Pernambuco
estado
anfitrio,
Piau,
Plateia
d) Brasil, So Paulo, estado anfitrio
Plateia
REFERNCIAS
BRASIL. Decreto N 70.274, de 9 de maro de
1972. Aprova as normas do cerimonial pblico e a
ordem geral de precedncia. Disponvel em: http://
www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto/D70274.htm.
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
Paulo: STS, 1999.
Unidade 05
CERIMONIAL
AULA 26
TRAJES, SERVIOS DE BUFFET

E ETIQUETA EM EVENTOS
Objetivos
Aplicar as regras de cerimonial, protocolo e etiqueta, adequando-as a cada
pblico-alvo.
Utilizar as regras de uso de trajes, de
servios de buffet e etiqueta para eventos
empresariais.
1 INTRODUO
Passeio Completo (ou Social)
Um evento que siga as normas de Cerimonial

tende a ficar mais sofisticado e ter muito mais classe.
Na aula anterior estudamos a mesa de honra,
bandeiras, Hino Nacional e Smbolos Nacionais. Agora
vamos estudar o uso de trajes, servios de buffet e
etiqueta.
Tire suas dvidas agora sobre o que vestir para
qualquer tipo de ocasio e como se portar mesa!
2 TRAJES, SERVIOS DE
BUFFET E ETIQUETA
2.1 TRAJES
Antes de apresentar as classificaes de trajes para
cada tipo de evento, fao uma ressalva: necessria a
adaptao de formatos, tipos de tecido e modelagens
a partir das referncias apresentadas, considerando a
mudana da moda e estilo ao longo dos anos.
O traje determinado pelo tipo, horrio e local
do evento. Portanto faa suas adequaes, sempre
considerando o bom senso, a partir dos modelos abaixo
adaptados de Britto e Fontes (2002):
TABELA 1
Trajes
Mulheres
Homens
Vestido de mousseline ou
cetim
Decotes e fendas discretos
Bordados sutis
Bolsas pequenas
Salto alto
Pouca joia
Terno em padro nico

Sapato preto
Relgio de modelo
tradicional
Black-tie (ou Gala)

Mulheres
Homens
Vestido midi sofisticado

Vestido longo
Decotes e transparncias
Tecidos sofisticados
Saltos,
joias,
cabelos
elaborados
Smoking
Gravata borboleta
Faixa preta
Sapato preto, liso, de
verniz ou de amarrar
Casaca: traje de gala que, atualmente, no

Brasil, continua a ser usado por pianistas,
maestros, mgicos, mordomos e maitres.
Fraque: atualmente, recomenda-se s para
noivos.
O bom-senso vem em primeiro lugar!

Especialmente se voc for o organizador de
eventos, prefira trajes mais discretos e que
lhe permitam trabalhar durante o evento sem
problemas.
Esporte
Mulheres
Homens
Calas e camisas
Vestido de crepe, algodo
ou linho
Terninhos esportivos
Sandlia ou sapato baixo
Cala de brim ou
gabardine
Jeans
Sapato esporte
Esporte Fino
Mulheres
Homens
Conjunto
Terninho
Vestido tipo chamisier ou
malha mais pesada, com
bom caimento
Acrescentar blazer ou
palet esportivo
Passeio
Mulheres
Homens
Cala e corpete
Tailleur
Pretinho para a noite
Tecidos: seda, jrsei,
algodo, microfibra
Cala esportiva, com

blazer com ou sem
gravata at 18h
Terno com gravata
144
2.2 SERVIOS DE BUFFET

Um bom servio de buffet garante grande parte do
sucesso de um evento.
O nmero de garons tambm fator fundamental
para um evento. O prprio buffet determina o nmero
necessrio para cada tipo de evento e de servio, mas,
de modo geral, para o servio de coquetel pode-se
calcular um garom para cada 25 convidados.
Se voc quiser um bom servio, pra ningum
botar defeito, o nmero muda: um garom para
cada 15 convidados. Nesse caso, preciso calcular
bem a quantidade de bebidas e petiscos, pois nessa
modalidade tudo ir acabar mais rpido.
2.2.1 TIPOS DE SERVIO DE BUFFET

AMERICANO:
utiliza-se de buffet, e o convidado vai at o
aparador, onde estaro tambm os pratos
e talheres, para se servir.
AULA 26 TRAJES, SERVIOS DE BUFFET E ETIQUETA EM EVENTOS

FRANCESA:
talheres, copos e pratos arranjados
mesa;
o garom apresenta a travessa e o prprio
convidado se serve;
no caso de eventos com servio francesa,
o nmero de garons aumenta, na mdia
de um garom para cada seis convidados.
INGLESA DIRETO:
o garom serve diretamente o convidado,
procurando
distribuir
os
alimentos
harmoniosamente no prato.
INGLESA INDIRETO:
o garom retira da frente do convidado o
prato onde ser servido para prepar-lo
em um aparador prximo e, em seguida,
recoloc-lo frente do convidado.
2.2.2 ARRANJOS DE MESA
FIGURA 3 - Arranjo simplificado

2.3 ETIQUETA EM EVENTOS

FIGURA 1 - Arranjo brasileira

Em eventos sociais

FIGURA 2 - Arranjo francesa
Apresenta-se sempre a pessoa menos

importante mais importante.
O cumprimento obrigatrio (sem excessos).
No receba desaforos: aja com elegncia.
No pea desculpas por tudo.
Quando algum espirrar no diga Sade ou
Deus te crie etc. Quem espirra deve ter esse
ato ignorado.
No cochile, no boceje, no fale ao ouvido de
algum quando estiver em grupo. No cuspa,
no fale alto, no gesticule, no aponte. No
se atrase. Todas essas atitudes so muito
deselegantes.
Uma mulher no se levanta quando
apresentada a outra mulher ou a um homem. S
o faz quando a pessoa a quem apresentada
de tal ordem que isso a obriga (Chefe de
Estado, pessoa muito idosa).
Quando ocorre um encontro entre homens,
todos se levantam para cumprimentar aquele
que chega.
No restaurante, basta fazer uma saudao
com a cabea.
O uso de colher, quando se toma sopa ou
caldo, sempre pelas laterais e nunca pela
ponta.
Deve-se segurar o copo pela base (sem
levantar o dedo).
O guardanapo de tecido usado aberto ou
dobrado em dois, sobre o colo. Aps o uso,
deix-lo levemente dobrado sobre a mesa. O
145
guardanapo de papel poder permanecer na
mesa, ao lado do prato.
O vinho deve ser servido em jarras caso no
seja de qualidade.
Aprendeu direitinho? Agora voc sabe se portar
em qualquer evento e poder orientar qualquer tipo de
servio de buffet ou uma autoridade ou mesmo um(a)
amigo(a) que lhe pea orientaes.
RESUMO
Nesta aula estudamos o uso de trajes, servios de
buffet e etiqueta.
O traje determinado pelo tipo, horrio e local
do evento. O bom-senso vem em primeiro lugar!
Especialmente se voc for o organizador de eventos,
prefira trajes mais discretos e que lhe permitam
trabalhar durante o evento sem problemas.
Um bom servio de buffet garante grande parte do
sucesso de um evento. Os tipos de servio de buffet
so: americano, francesa, inglesa direto e inglesa
indireto.
Quando o assunto etiqueta em eventos, o mais
importante se lembrar da discrio.
146
ATIVIDADES
1) Vamos treinar? Pegue talheres, pratos e taas
(se no tiver taa, podem ser copos diferentes) e
monte:
a. Arranjo de mesa brasileira
b. Arranjo de mesa francesa
2) Agora a vez dos trajes: de acordo com as
referncias desta aula, monte uma combinao
(feminina ou masculina) de traje:
a. Esporte
b. Esporte fino
c. Passeio completo
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
Manole Ltda, 2004.
Paulo: STS, 1999.
Unidade 06
DESAFIOS DO PROFISSIONAL DE EVENTOS
AULA 27
MARKETING DE EVENTOS
Objetivos
Proporcionar gerao contnua de ideias
originais aos eventos, incorporando-as
aos processos, produtos, servios e
relacionamentos.
Reforar a cultura da gerao de valor
aos clientes, mesmo que a partir de
ativos intangveis.
1 INTRODUO
Os eventos se constituem em uma das maneiras
mais apropriadas de dinamizar e aprimorar as estruturas
tursticas. O evento, ao desenvolver e distribuir os
fluxos tursticos, cumpre o papel econmico do turismo,
ao desenvolver o transporte, minimizar a ociosidade
dos hotis e pousadas e gerar renda para restaurantes,
casas de diverses e reas de lazer, contribuindo para
o desenvolvimento local. (BRITTO e FONTES, 2002).
O posicionamento como polo de turismo, por
uma cidade ou uma localidade, pode ser conquistado
atravs do Marketing de Eventos que, por meio da
definio de um composto mercadolgico, pode ser
capaz de mudar a situao da cidade frente ao pblico
morador e ao visitante.
2.1.2 BENEFCIOS AOS PATROCINADORES

2.1.3 CHANCELAS PROMOCIONAIS

2 MARKETING DE EVENTOS
o processo pelo qual a organizao de um evento
ajusta os objetivos de negcios e de marketing e os
ambientes nos quais eles ocorrem, para uma atividade
de mercado (ALLEN, 2003).
As tcnicas de marketing em eventos so aplicadas
para desenvolver atividades promocionais e para
elaborar e coordenar programas de comunicao com
pblico-alvo para estimular a demanda.
2.1 COMERCIALIZAO DE UM
EVENTO
o processo de empregar o mix de marketing

para atingir metas organizacionais atravs por meio
da criao de valor para os clientes e consumidores
[...] com nfase na formao de relacionamentos
mutuamente benficos e manuteno de vantagens
competitivas (GETZ, 1997).
2.1.1 OPES DE COMERCIALIZAO DE

EVENTOS

148
Formas tradicionais de patrocnio:

Contribuio financeira
Doao de brindes para distribuio gratuita ou
venda
Emprstimo de equipamentos e mveis
Prestao de servios tcnicos
Instalao de pontos de venda
Servios de transporte, hospedagem etc.
Cesso de locais ou dependncias
Doao de produtos da empresa
Inscrio da logomarca na mdia do evento

Divulgao do patrocinador por meio da
assessoria de imprensa da promotora do
evento
Promoo do patrocinador por meio de
peas grficas prprias do evento, uniformes,
utenslios etc.
Utilizao da mailing list da promotora para
divulgao de produtos e servios
Incluso de publicaes do patrocinador no
material oficial do evento.
Patrocnio: empresa ou pessoa fsica que fornece

um aporte, normalmente em dinheiro, que contribui
significativamente para o evento acontecer.
Pode haver cotas de patrocnio previamente
estabelecidas pela organizao do evento: Cota
Ouro, Prata e Bronze; ou Cota Master e Cota Plus
etc.
Promoo: quem promove o evento. Geralmente a
promoo fica a cargo de um grupo de mdia, como
uma emissora de rdio ou TV.
Realizao: quem realiza o evento, quem trabalha
para ele acontecer.
Apoio: empresas ou pessoas fsicas que contribuem
com o evento, mas em proporo menor que o
patrocnio. Muitas vezes, pode simplesmente ser
apoio institucional, cedendo a marca da instituio
ou entidade como apoiadora do evento.
Colaborao: bem parecido com o Apoio, quem
colabora para o evento acontecer, fazendo algum
tipo de contribuio como cesso de espao,
emprstimo de equipamentos etc.
Iniciativa: quem teve a ideia ou deu o pontap inicial
para o evento acontecer, mas no necessariamente
o realiza ou promove.
3 FIXAO DE PREOS PARA

EVENTOS
Ao se fixar o valor, o custo de um evento, trs
fundamentos podem ser considerados:
seus custos (operacionais, custos variveis etc.);
o valor cobrado pela concorrncia, pelo
mercado;
AULA 27 MARKETING DE EVENTOS

Considerar o que valor para o consumidor: os

benefcios percebidos menos os custos.
Desta forma, analisando-se esses fundamentos,
tem-se, por exemplo:
Evento de massa (feira agropecuria etc.):
ingressos em patamar acessvel.
Evento beneficente (jantar de solidariedade
etc.): preo mais alto, por considerar o apreo
pela causa em questo.
Alm disso, o alto preo pode representar qualidade
(ou sinal de uma boa aquisio). Se uma determinada
festa tem o ingresso a um custo alto, o que se transmite
ao pblico-alvo a noo de que a festa ser excelente!
Trs estratgias de preos podem ser utilizadas,
visando:
Renda: busca determinar um preo que
maximize a renda do evento, cobrando o preo
mais alto.
Operaes: procura equilibrar oferta e
demanda (preos acessveis para pocas
de baixa demanda e preos altos para alta
demanda).
Mercado-alvo: diferentes preos para diferentes
mercados. Ex.: estudantes - o evento pode
cobrar 50%, para garantir maior adeso deste
pblico.
Resumindo, ao fixar preo do evento, deve-se

pensar em:
Que custos precisam ser cobertos?
Quais os preos da concorrncia?
Deve-se fazer pacote promocional?
Deve-se cobrar pelos recursos consumidos
no evento ou cobrar valor total?
Onde deve ser feito o pagamento (no
evento, na empresa contratada, pela
internet)?
4 COMO PROMOVER UM
EVENTO?
A promoo de evento se refere a todas as
atividades de comunicao para dizer ao mercadoalvo os benefcios do evento e, consequentemente,
aumentar suas vendas e atrair o pblico. O papel do
mix promocional :
criar ou ampliar a percepo do evento;
criar ou aperfeioar uma imagem positiva;
posicionar o evento em relao a seus
concorrentes;
informar ou reforar ao(s) mercado(s)-alvo os
detalhes do evento;
gerar demanda para o evento.
TABELA 1
Vantagens e desvantagens dos tipos de promoo
ANNCIO
Veculo
Vantagens
Desvantagens
Finalidade
TV
Largo alcance, animao,

credibilidade
De produo e transmisso
caras
Eventos grandes, com

mercado de massa
Rdio
Direcionado pela preferncia

musical, rpido de produzir, mais
barato
Difcil de se destacar no
burburinho de outros anncios
de rdio e programas
Eventos musicais ou
direcionados
Jornal
Largo alcance, rpida produo,

jornais especializados atingem
comunidade-alvo
Podem ser caros ou no atingir

muito bem o pblico-alvo
Eventos comunitrios
Revistas e
boletins
Atingem bem o alvo
Requerem antecedncia
Eventos de interesse especial
Cartazes
Baratos, podem ser mostrados

Podem ser rasgados, podem
onde o marcado-alvo se congrega descaracterizar ambientes
Comunidade jovem, eventos

de interesse especial
Impressos
Baratos, eficazes e, se bem

projetados, com alcance preciso
Eventos para jovens, de

interesse especial
Pessoal para distribuio
149
Descontos
para tipos de
consumidores
Geram renda
Podem diluir a renda se

os grupos no forem bem
escolhidos
Grandes eventos, com

mercado de massas
Promoo
cruzada com
patrocinador
Gera renda para o patrocinador,

pode resultar em vendas
adicionais
A imagem do patrocinador
pode encobrir a do evento
Eventos diversos
Correio,
telefone ou
e-mail
Eficiente em custos
Resultados dependem da
qualidade da mailing
Eventos de interesse especial
Internet
Barata de produzir, de fcil

alterao das mensagens, podese usar para venda de ingressos
Alcance ainda restrito,

dificuldades com segurana de
sites para pagamentos
Mercado-alvo com acesso

Internet
Fonte: Baseada em MORGAN, 1996; ZANELLA, 2004.
5 O QUE TORNA O EVENTO UMA

AO DE MARKETING?
a sua capacidade de associar o negcio do

patrocinador com os consumidores potenciais em um
ambiente interativo. O evento um instrumento de
marketing da empresa quando satisfaz as seguintes
condies:
atinge o pblico-alvo desejado;
divulga sua marca;
promove seu produto;
potencializa suas vendas;
contribui para a expanso e conquista de novos
mercados.
6 PROJETO DE CAPTAO DE
PATROCNIOS PARA EVENTOS
No fcil conseguir patrocnio ou apoio para um
evento. Desta maneira, preciso comear com o p
direito e elaborar um excelente projeto do evento para
os possveis patrocinadores. As 10 regras de ouro
so:
Ter um projeto de qualidade.
Procurar empresas certas para patrocinar seu
projeto.
Verificar o padro de investimento de cada
empresa.
Elaborar o projeto inicial e, aps a assinatura
do contrato, elabor-lo em sua forma definitiva.
Privilegiar pontos de interesse do patrocinador.
Ser breve na apresentao do projeto.
Ilustrar o projeto com fotos, material
promocional etc.
150
Identificar a imagem do patrocinador com

um determinado segmento e propor aes
conjuntas.
Pesquisar quem o pblico-alvo do
patrocinador, seu mercado e seus produtos.
Negociar a verba do projeto e orientar os
patrocinadores na otimizao dos recursos
disponveis.
7 ESTRATGIAS PARA
CAPTAO DE PATROCNIOS
Oportunidades para comercializar o projeto do
evento com empresas que:
comemoram datas significativas;
promovem recall (melhorar imagem);
foram recentemente instaladas na cidade;
necessitam manter sua posio de liderana
de mercado;
esto lanando novos produtos ou servios;
esto centradas em um segmento e desejam
abrir novos canais de comunicao;
buscam novo posicionamento para seus
produtos e marcas;
so empresas estrangeiras que buscam se
aproximar do novo mercado;
necessitam de eventos para atrair o pblico e
acelerar vendas.
8 ETAPAS DO PROJETO DE
MARKETING PARA EVENTOS

Carta de apresentao da empresa de

promoo ou do agente promotor, com resumo
de currculo.
AULA 27 MARKETING DE EVENTOS

Justificativa: por que a escolha daquele

evento - enfatizar a popularidade da atividade,
a vocao da cidade, a sinergia do evento
com o patrocinador em termos de pblico, a
audincia, o local e a data de realizao.
Objetivos: explicitar marca e/ou produtos da
empresa patrocinadora a serem beneficiados
pelo evento, ou as unidades da empresa cujas
vendas sero aumentadas com as aes
promocionais previstas no evento.
Organizao do evento: descrio do pblicoalvo, audincia estimada, local e perodo de
realizao, atividades a serem desenvolvidas.
Plano de merchandising: discriminao de
todas as peas com seus layouts e pontos de
fixao (faixas, banners etc.)
Plano de divulgao (ou de mdia):
detalhamento das inseres nos meios de
comunicao. Importante: aprovao prvia do
patrocinador.
Plano promocional: elenco de aes
promocionais a serem realizadas antes,
durante e aps o evento (sorteios, distribuio
de amostra etc.)
Oramento previsto: custos de pessoal, de
operao e administrativos e os valores
referentes s cotas de patrocnio e receita
(caso esta tenha sido programada): venda
de ingressos, produtos, venda dos direitos de
transmisso pela TV etc.
Retorno esperado: mencionar o apoio da mdia
(caso exista), citando o nmero de leitores ou
telespectadores, colocao de logomarca nas
peas grficas, abertura do evento etc. e o
clculo do custo-benefcio, atravs da relao:
valor do patrocnio x audincia esperada do
evento.
So muitas as atividades necessrias para se
divulgar e se promover um evento. No uma tarefa
fcil e demanda do organizador de eventos perspiccia
e fora de vontade para identificar demandas e
oportunidades de marketing.
Por isso, na prxima aula, vamos estudar a
inovao nos eventos. Solte suas ideias e vamos l!
9 RESUMO
As tcnicas de marketing em eventos so aplicadas
para desenvolver atividades promocionais e para
elaborar e coordenar programas de comunicao com
pblico-alvo a fim de estimular a demanda.
A promoo de evento se refere a todas as
atividades de comunicao para dizer ao mercadoalvo os benefcios do evento e, consequentemente,
aumentar suas vendas e atrair o pblico.
Para buscar patrocnio ou apoio para um evento,
necessrio elaborar um bom projeto de captao,
que contemple os itens: Carta de apresentao;
Justificativa; Objetivos; Organizao do evento; Plano
de merchandising; Plano de divulgao e Plano
promocional; Oramento previsto e Retorno esperado.
10 ATIVIDADES
1) Explique o que Marketing de Eventos e cite
um exemplo bem sucedido de uma empresa que
trabalha com a estratgia de Marketing de Eventos
para se posicionar no mercado.
2) Elabore um Projeto de Captao de Patrocnios
para Eventos, de uma organizao sua escolha.
Siga os passos estudados nesta aula.
REFERNCIAS
ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de
eventos. So Paulo: Campus, 2003.
Paulo: Aleph, 2002.
GETZ, D. Event Management and Event Tourism,
Cognizant Communication Corporation. Nova York,
1997.
HOLYR, Leonardo H. Jnior. Marketing de eventos:
como promover com sucesso eventos, festivais,
convenes e exposies. So Paulo: Atlas, 2001.
Manole Ltda, 2004.
MORGAN, Gareth. Imagens da organizao.
Traduo de Ceclia Whitaker Bergamini. So Paulo:
Editora Atlas, 1996.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao de
eventos: planejamento e operacionalizao. So
Paulo: Atlas, 2004.
151
Unidade 06
AULA 28
INOVAO EM EVENTOS
Objetivos
Formular conceitos e ideias originais para
incorporao no processo de concepo
e produo de um evento.
Gerar uma cultura que incentive o desejo
de fazer eventos de maneira diferente e
inovadora.
1 INTRODUO
A criatividade parece ser inerente ao nosso trabalho.
Toda vez que voc vai a um evento, no prximo voc
espera que seja melhor, mais criativo e inovador, no
? A expectativa aumenta.
Portanto, nesta aula, vamos estudar a Inovao
em Eventos, j que o tema est intimamente ligado aos
eventos.
Vamos analisar tambm um caso bem interessante
de um evento que usou um fator inovador para atingir
seus resultados. Est curioso? Vamos em frente!
2 INOVAO EM EVENTOS
2.1 Criatividade aplicada a eventos
Comecemos com alguns conceitos de criatividade:

Qualquer ao criativa se baseia em um conceito
novo, numa abordagem criativa, no pensar diferente
(MELO NETO, 2000, p. 11).
Para essas autorasBritto e Fontes (2002), a
criatividade a capacidade de produzir algo novo com
as ferramentas disponveis. A pessoa criativa move-se
com habilidade no tempo e no espao, transformando
observaes e experincias em novas ideias.
O processo criativo em eventos implica a
originalidade de sua idealizao, concepo e
execuo, sendo criado para ser nico, envolvendo
o pblico-alvo, encantando patrocinadores e trazendo
resultados aos empreendedores.
O profissional de eventos que trabalha com
criatividade aquele que enxerga alm da realidade e
dos modismos e prope solues inditas e pertinentes
a cada situao.
A criatividade no est relacionada a grandes
eventos, estruturas ou presena de celebridades. Pelo
contrrio. Um pequeno evento, como uma reunio,
poder apresentar atividades criativas que marcaro
seus participantes pelo resto da vida.
De acordo com Britto e Fontes (2002), outro
aspecto relevante para inovar a ousadia, a coragem
de fugir do comum, mas, acima de tudo, o desejo de
fazer com que o evento seja agradvel e cumpra os
objetivos propostos.
A ousadia e a criatividade, entretanto, devem
observar o bom senso e respeitar o pblico participante.
Pode ser interessante, por exemplo, levar os executivos
da empresa para um camping, e deix-los se virarem
sozinhos para cozinhar, conseguir gua ou lugar para
154
dormir. A equipe precisar superar o desafio. Por outro

lado, em uma Conveno de Vendas, por exemplo,
revolucionar e quebrar paradigmas trocando o cardpio
das refeies: de manh, servir feijo, bife, arroz,
macarro... E na hora do almoo, pes, bolos e caf.
Ser que os participantes aceitariam bem as
duas situaes? A criatividade tem que ser analisada
para que o evento no gere o efeito contrrio e cause
rejeio.
Revendo padres e amplificando o escopo dos
eventos, o organizador pode lhe conferir outra natureza
multifuncional. Uma feira de livros, como a Bienal
Internacional do Livro, torna-se um festival de cultura
com atividades diversas, desde venda, palestras e at
shows e apresentaes culturais (MELO NETO, 2000).
Uma das caractersticas para inovar em um evento
transformar seu conceito esttico. Segundo Melo
Neto (2000), essa mudana pode ocorrer por meio de:
Espetacularizao do evento com a criao de
cenrios.
Manipulao das peas pelo pblico: os
participantes manipulam os objetos do evento e
reconstroem o cenrio a partir de suas prprias
experincias.
Uso de recursos criativos por meio de tcnicas
de iluminao, projeo de vdeos e imagens.
Diviso de ambientes utilizando mdulos,
unidades temticas, salas especiais e
corredores de luz.
Uso de planos (nveis) diversos para permitir
melhor visualizao do evento.
Para definir o que inovar, preciso, segundo Melo
Neto (2000), escolher um campo de interesse, ou seja,
algum foco de inovao. Se o campo de interesse for
a esttica, ento o evento pode basear-se em arte; se
o campo de interesse for a utilidade (de produtos e
servios), ento o foco a tecnologia.
2.2 ESTUDO DE CASO

Nesta aula, vamos inovar!!! Nada melhor que ver,
na prtica, a criatividade atuando nos eventos.
Este estudo de caso que veremos a seguir
vencedor da categoria Eventos Especiais do ano de
2006, do Prmio Aberje, um dos maiores prmios da
rea de comunicao e marketing no Brasil.
A empresa citada no estudo de caso a Mineraes
Brasileiras Reunidas S/A MBR, hoje uma empresa
Vale.
AULA 28 INOVAO EM EVENTOS

O pblico-alvo do projeto foi a comunidade do
bairro Jardim Canad, que fica na regio metropolitana
de Belo Horizonte/Minas Gerais, formadores de opinio
e imprensa do estado. O investimento para o projeto foi
de R$ 250.000,00.
PRMIO ABERJE
Andar na passarela est na moda

Apresentao MBR
A Mineraes Brasileiras Reunidas S/A MBR
a segunda maior produtora e exportadora de
minrio de ferro do Brasil e uma das cinco maiores
do mundo. So 40 anos de atividades, vislumbrando
uma filosofia empresarial de compatibilidade entre
a atividade mineradora e o meio ambiente que, hoje,
constitui a base do seu relacionamento com clientes,
fornecedores, funcionrios e comunidades com que
interage.
A empresa mantm a premissa de planejar
suas atividades, sempre levando em conta aes
socioambientais responsveis, estendendo a qualidade
para alm de seus produtos, na busca da parceria com
seus diversos pblicos. Esse planejamento sistemtico,
aliado gesto eficaz, consolidou a posio da
empresa no mercado e permitiu sua estruturao
num vasto complexo que abrange minas, unidades
de beneficiamento, centros de pesquisa e sistemas
de transporte e de embarque, integrando todo o fluxo
mina-ferrovia-porto com operaes em Minas Gerais e
no Rio de Janeiro.
A MBR sabe da importncia da minerao e da
sua presena nos municpios onde opera e demonstra,
atravs de seus projetos de responsabilidade social,
que possvel realizar a atividade de minerao em
harmonia com o meio ambiente.
Uma mudana de atitude
Em 1998, a MBR iniciou as discusses com
a comunidade do Bairro Jardim Canad, em Belo
Horizonte, para avaliar de que forma poderia ajudar
no desenvolvimento local, em virtude da implantao
da Mina de Capo Xavier, localizada ao lado do bairro.
Dentre os principais anseios dos moradores estava

uma passarela sobre a BR-040. Era alto o ndice de
acidentes causados pela travessia sem segurana
de pedestres para o outro lado da rodovia. A situao
se agravava nos fins de semana, porque havia um
campo de futebol do lado oposto ao bairro, o que
levava crianas e adolescentes a atravessarem a via,
ansiosos e sem qualquer garantia de chegarem sos e
salvos do outro lado.
Com o acordo com a comunidade, a MBR comeou
a realizar obras de infra-estrutura no bairro, em 2003.
No entanto, para a inaugurao da passarela em
2006, a mineradora sentiu a necessidade de fazer
algo especial, para evitar que a nova estrutura ficasse
subutilizada, como acontece na maioria das passarelas
no Brasil. O principal desafio era mudar um hbito antigo
da comunidade de atravessar a rodovia indevidamente
e convenc-la a utilizar o modo mais seguro, pela nova
passarela construda.
Objetivos
Para conquistar o sucesso na iniciativa, era preciso
deixar claro quais eram os objetivos da ao que
comeava a ser desenhada naquele momento, que
foram os seguintes:
Conscientizar a comunidade da importncia da
travessia da BR 040 pela passarela construda.
Ampliar a iniciativa para as outras comunidades
que tambm tinham passarela, mas no a
utilizavam devidamente.
Estreitar o relacionamento com a comunidade
do bairro Jardim Canad.
Soluo estratgica: Andar na passarela est
na moda
Diante desta demanda, tornou-se evidente a
necessidade de um evento que chamasse a ateno
da comunidade local. E se passarela lugar de desfile,
por que no realizar um desfile de moda na nova
passarela? O nome da ao j trazia em si seu objetivo.
Andar na passarela est na moda era um convite
cidadania e participao da sociedade.
Alm de ser um exemplo nico de cidadania, o
desfile era uma demonstrao de afeto e respeito
da MBR comunidade local. O desfile seria feito por
Renato Loureiro, renomado estilista mineiro que ficaria
a cargo de coordenar a Cooperativa de Costureiras do
Jardim Canad na confeco das roupas e camisetas
155
comemorativas do desfile. Desta forma, alm de
chamar a ateno da comunidade sobre a importncia
de fazer a travessia pela passarela, a ao tambm
valorizava e incentivava o trabalho local.
Com o evento programado, a principal preocupao
passou a ser a segurana. E para traar uma estratgia
eficaz foram realizadas reunies com a Polcia
Rodoviria Federal, Polcia Militar, Guarda Municipal,
Corpo de Bombeiros, empresa de Segurana Privada
e empresa especializada em Segurana no Trnsito.
Com a segurana resolvida, a MBR se encarregou
de proporcionar o melhor ambiente possvel para os
convidados em um evento ao ar livre, ao lado de uma
das rodovias mais movimentadas do Brasil. Como o
desfile era em um local aberto, o principal incmodo
seria a chuva ou o sol em excesso. Pensando nisso,
foram disponibilizados guarda-chuvas, sombrinhas
coloridas e viseiras para todos os convidados.
Era preciso tambm criar um ambiente leve,
charmoso e agradvel. Os presentes puderam desfrutar
de quitutes circenses como algodo-doce, pipoca e
churros, distribudos por baleiras caracteristicamente
uniformizadas. O DJ Carlo Dee, famoso por discotecar
nas maiores casas noturnas de Belo Horizonte, foi
convidado para fazer a ambientao sonora. Um outro
problema seria a dificuldade em estacionar o carro em
um local prximo ao evento, o que foi resolvido com a
contratao de empresa de manobristaspara atender
a todos.
Estratgias de Comunicao - Os benefcios da
comunicao dirigida
Para que a conscientizao acontecesse
verdadeiramente, era preciso que a comunidade
fosse envolvida na ao e apoiasse a iniciativa.
Alm de convidar a Cooperativa de Costureiras do
Jardim Canad para costurar as roupas e a camiseta
comemorativa do desfile, a comunidade foi convidada
para participar do evento. Foram colocadas faixas
no bairro, e a distribuio de convites ficou sob a
responsabilidade das associaes do bairro.
Para que a ao ganhasse fora, era preciso
a chancela do prefeito local e seus vereadores: a
Prefeitura de Nova Lima foi envolvida desde o incio e
convidada a participar de todas as fases do evento. Para
amplificar a ao para outras regies, alm da BR-040,
era preciso contar com o apoio da imprensa e, durante
duas semanas, editores e colunistas de jornal, rdio
e TV receberam pessoalmente um kit com camiseta,
156
folder, convite e release da ao, atravs de visitas dos

assessores de imprensa da MBR. Durante os encontros,
foi ressaltada a importncia daquele exemplo para se
evitarem acidentes em outras passarelas. Alm disso,
o ineditismo da ao foi destacado como forma de
atrair os veculos de comunicao.
Com o objetivo de conquistar a confiana dos
comerciantes locais, que teriam alteraes no trnsito
durante o desfile, era preciso demonstrar a importncia
da ao e seu valor para a comunidade. Atravs de
reunio com a associao comercial do bairro, a MBR
apresentou e defendeu a ideia para os comerciantes.
Aps o encontro, uma carta foi entregue exclusivamente
para cada comerciante, antes do evento, com todos os
detalhes.
Resultados e Avaliao - Uma ao para entrar
para a histria
No dia 1 de abril de 2006, mais de 600 pessoas
compareceram nova passarela para sua inusitada
cerimnia de inaugurao. O pblico presente era
extremamente democrtico, o que comprovava o
sucesso da mobilizao: comunidade do Jardim
Canad; comerciantes da regio; representantes do
mundo da moda; formadores de opinio; poder pblico
e veculos de imprensa.
O espao conquistado pelo evento em mdia
espontnea tambm havia atingido o objetivo de
ampliar a ao para outras comunidades. Foram 51
matrias/notas, que conquistaram 2.923 centmetros
quadrados de centimetragem. No que se refere mdia
eletrnica, foram 17 matrias veiculadas, um tempo de
exposio na mdia de cerca 1 hora e 45 minutos. No
total, para conseguir o mesmo espao conquistado pela
assessoria de imprensa, era preciso investir cerca de
R$ 1,4 milho em publicidade, mais de seis vezes o
valor total investido no evento de inaugurao. Por fim,
o bom exemplo dado pelo Andar na passarela est na
moda despertou a ateno da sociedade em relao
a cuidados simples e primordiais, alm de aproximar a
MBR da comunidade do Jardim Canad.
Gostou do estudo de caso? Ele bem representativo
de como a criatividade faz toda a diferena em um
evento.
O certo que, quanto mais eventos voc fizer, caro
aluno, mais chances tem de descobrir o que funciona,
o que agrada, o que inovador. Tambm importante
AULA 28 INOVAO EM EVENTOS

acompanhar as novidades, sempre participar de
eventos diferenciados, para observar e fazer suas
anlises. E deixe a criatividade aflorar!
3 RESUMO
O processo criativo em eventos implica a
originalidade de sua idealizao, concepo e
execuo, devendo ele ser criado para ser nico,
envolvendo o pblico-alvo, encantando patrocinadores
e trazendo resultados aos empreendedores.
O profissional de eventos que trabalha com
criatividade aquele que enxerga alm da realidade e
dos modismos e prope solues inditas e pertinentes
a cada situao.
A criatividade no est relacionada a grandes
eventos, estruturas ou presena de celebridades. Um
pequeno evento como uma reunio poder apresentar
atividades criativas que marcaro seus participantes
pelo resto da vida.
Para inovar, preciso ter a ousadia e a coragem de
fugir do comum, mas, acima de tudo, fazer um evento
agradvel e cumprir os objetivos propostos.
4 ATIVIDADES
Considerando o estudo de caso apresentado,
responda:
1) Que tipo de evento foi realizado? Quais foram os
pblicos-alvo do evento?
2) Pense que voc precisa divulgar esse evento para
a imprensa. Escreva um release que ser enviado
aos jornalistas antes de o evento acontecer.
3) Quais os fatores inovadores do caso em questo?
4) Crie um outro tipo de evento que poderia ter sido
realizado para atingir os objetivos da organizao
nesse estudo de caso.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de eventos.
So Paulo: Thomson, 2003.
Manole Ltda, 2004.
MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em
eventos. So Paulo: Editora Contexto, 2000.
157
Unidade 06
AULA 29
SUSTENTABILIDADE EM EVENTOS
Objetivos
Conhecer os princpios da sustentabilidade
para saber aplic-los ao planejamento e
execuo de um evento.
Desenvolver o raciocnio sistmico e
responsvel pelo desenvolvimento de
uma sociedade mais justa, por meio da
realizao de eventos.
1 INTRODUO
Na ltima aula, estudamos a criatividade em
eventos. Quer inovar de verdade? Faa eventos
criativos e sustentveis. Hoje no mais possvel
pensar em fazer eventos sem ter sua concepo
centrada na sustentabilidade. Vamos refletir sobre
isso?
2 SUSTENTABILIDADE EM
EVENTOS
O conceito mais difundido de desenvolvimento
sustentvel o da Comisso Mundial sobre o Meio
Ambiente e Desenvolvimento, ou Comisso Brundtland,
de 1987, que est no Relatrio Nosso Futuro Comum:
aquele que atende as necessidades do presente sem
comprometer a possibilidade das geraes futuras de
atenderem as suas prprias necessidades. (CMMA,
1988)
A sustentabilidade est fundada em trs pilares
principais: econmico, social e ambiental. Um no
consegue se sustentar sem o outro: ser economicamente
vivel, socialmente justo e ambientalmente responsvel.
FIGURA 1 - Sustentabilidade
Alternativas como um evento sustentvel podem

ser mais assertivas quando, aliadas poltica de gesto,
alcanam o compromisso da sociedade. A participao
da sociedade constitui-se em pea fundamental
no sistema de articulao entre instrumentos
legais, econmicos, de educao, comunicao e
de mobilizao social, para formar, desenvolver e
aprimorar a conscientizao ambiental.
A reflexo sobre os problemas sociais e ambientais
deveria ampliar o enfoque de forma a dotar a discusso
160
de uma viso mais ampla do que aquela restrita

economia de recursos ou reciclagem de resduos.
Apesar de ainda no se observar a predominncia
de um novo modelo civilizatrio com capacidade de
superar os dramas da sociedade contempornea,
existem alternativas que podem ajudar a torn-la
mais sustentvel. Esse esforo sugere a construo
de articulaes diferentes entre setores do governo,
da sociedade civil e da esfera privada, para atender
as demandas da populao e adotar boas prticas de
produo e conduo de eventos sustentveis.
Essa discusso toma propores importantes na
medida em que se reconhece que um evento gera um
grande impacto ambiental, como poluio, perturbao
acstica, congestionamento do trfego e danos ao
meio ambiente e ao espao pblico (especialmente
causados por eventos de grande pblico, como o caso
de vandalismo etc.).
Por outro lado, os eventos so responsveis por um
legado positivo, gerando melhoria dos transportes e do
sistema de comunicao, atualizao e aprimoramento
da infraestrutura de espaos de eventos, renovao
urbana, gerao de trabalho e renda e atrao dos
olhares para a localidade do evento, expondo suas
belezas naturais e arquitetnicas.
Para Duarte e Martins (2009), um evento sustentvel
aquele que atende os princpios da sustentabilidade
desde a concepo at a sua realizao, seguindo um
raciocnio de ciclo de vida, sempre considerando os trs
pilares: econmico, social e ambiental, principalmente
no contexto do local de realizao, da comunidade
afetada e/ou beneficiada.
Os Jogos Olmpicos de Sydney, em 2000, foram
um dos primeiros eventos que seguiram os padres
da sustentabilidade, cuidando, por exemplo, do uso
racional da gua e da energia, alm da reciclagem
de grande parte do lixo decorrente do evento. As
Olimpadas tinham o objetivo de ser amiga do meio
ambiente e energeticamente eficiente (DUARTE e
MARTINS, 2009).
A organizao, gesto e conduo de um evento
sustentvel, segundo Duarte e Martins (2009), devem
atender aos seguintes princpios:
1) Aquisies sustentveis

Os produtos e servios contratados para o evento

devem ser escolhidos em razo do seu reduzido
AULA 29 SUSTENTABILIDADE EM EVENTOS

impacto no ambiente. So decises sustentveis
do organizador de eventos: compra de produtos
e servios locais, que no necessitam de longo
trajeto para transporte, valorizando o envolvimento
da populao e o desenvolvimento local; utilizao
de materiais j existentes e aproveitamento de
resduos; utilizao de papel reciclado; incluso de
critrios ambientais e sociais na aquisio (exigir
do fornecedor o cumprimento de alguma norma ou
demanda). E eu vou alm: antes de adquirir algum
produto ou servio, pense primeiramente se ele
realmente necessrio e, se for, calcule a quantidade
correta para no comprar itens suprfluos.
6) Conservao da biodiversidade

7) Combate pobreza

2) Diminuio de resduos

Aes no evento que previnam, reduzam, reutilizem

ou reciclem resduos, minimizando os impactos no
ambiente e na sade humana. So exemplos de
aes: diminuio das embalagens para entrega de
materiais e brindes aos participantes, preferncia a
material eletrnico e no ao impresso; instalao
de um sistema completo de coleta seletiva de
resduos etc.
Sensibilizao dos participantes do evento quanto

ao uso racional da gua, evitando o desperdcio e
adotando tecnologias que otimizem seu uso. Um
bom recurso instalar bebedouros ao invs de
distribuir copos ou garrafas de gua.
4) Eficincia energtica
Promoo de tecnologias, sistemas de gesto

e atitudes energeticamente eficientes, desde o
planejamento at a desmontagem do evento. So
exemplos: priorizar as energias renovveis, utilizar
equipamentos de elevada eficincia energtica e
usar iluminao e ventilao naturais.
5) Preveno da poluio
Minimizao das emisses de poluio, pela adoo

de medidas como utilizao de energias alternativas
ou a limitao de transportes em carros, caminhes
e avies. Um exemplo pode ser a contratao de
transporte coletivo pela organizao do evento,
evitando que os participantes se desloquem com o
prprio veculo.
Ampliao do escopo do evento, incluindo o

combate pobreza na regio de realizao.
Gerao de trabalho e renda mediante a
contratao de fornecedores locais, organizao
de equipe para triagem de resduos, formao de
guias tursticos, contratao de brindes utilizando o
artesanato local etc.
8) Participao e comunicao
3) Uso racional da gua

Sensibilizao sobre a importncia da biodiversidade

para o funcionamento dos ecossistemas e bemestar dos indivduos. Mobilizao dos participantes
do evento e governantes para a conservao da
biodiversidade local.
Incentivo participao do pblico, governantes,

fornecedores, parceiros e demais envolvidos no
evento nas aes sustentveis. Mobilizao social
para a mudana da forma de pensar e de agir,
adotando medidas mais sustentveis no s no
evento, como tambm na vida pessoal e comunitria.
So exemplos de atuao sustentvel nesse
quesito: criao de prmios para fornecedores
ou participantes do evento pelo desenvolvimento
de ideias e solues inovadoras; produo de um
relatrio comunicando os resultados do evento
e das aes sustentveis (encaminhar por via
eletrnica); produo de brindes sustentveis
(materiais reciclados ou naturais, que sejam teis
e durveis, fruto de comrcio justo), dentre outros.
9) Acompanhamento e avaliao
Em todas as etapas, verificao e monitoramento

dos impactos do evento, para gerar conhecimento
e aprendizado para futuras atividades de
sensibilizao.
10) Continuidade das aes
Garantia de que os impactos positivos gerados

pelo evento se mantenham na comunidade,
mudando os hbitos das pessoas e conduzindo ao
desenvolvimento local sustentvel.
Alm dessas premissas, voc, caro aluno, poder
propor novas iniciativas. No se limite a essas aes!
Avance e gere mobilizao social para produzir um
evento e uma vida mais sustentveis!
161
Veja alguns exemplos da sustentabilidade nos
eventos, analisando os casos abaixo:
Pop Rock coloca Belo Horizonte na rota

de grandes shows
Alisson Guimares
A exemplo dos anos anteriores, o Pop Rock

Brasil estar apoiando alguns projetos sociais
como o Amigo da gua, projeto de educao
scio-ambiental alicerado na perspectiva da
Ecologia Integral. Com o objetivo de contribuir
para a melhoria da qualidade de vida em toda
sua extenso, o Projeto dissemina a cultura do
saber cuidar e busca envolver toda a sociedade
na construo de uma nova concepo de
cidadania planetria, que refora a importncia
do cuidado consigo, com o outro e com o meio
ambiente. Escolas, comunidades, voluntrios
e universidades so os protagonistas das
atividades de sensibilizao e mobilizao
promovidas pelo Amigo da gua, que desenvolve
ainda os subprojetos Escola Azul, Comunidade
Consciente, Voluntariado e Universidade Azul.
No Mineiro, o Amigo da gua est presente
no Portal dos Sentidos, que d acesso Zona
Radical do evento.
Outros projetos que sero apoiados so o
Projeto Querubins, que vem atender a uma
sria demanda da comunidade da Vila Acaba
Mundo, que o combate excluso social de
crianas e adolescentes; o projeto Asmare,
que tem cerca de 380 associados e beneficia,
indiretamente, mais de 1500 pessoas. Alm do
trabalho de coleta realizado pelos catadores, a
associao desenvolve um trabalho de parceria
junto a empresas, escolas, condomnios,
rgos pblicos, entre outros, para a coleta de
reciclveis. O material reciclado produzido pelos
parceiros doado Associao que, deste modo,
pode gerar e sustentar postos de trabalho para
catadores e ex-moradores de rua. A organizao
da produo acompanhada pelo processo
de resgate da autoestima e da cidadania de
uma populao historicamente excluda. A
Asmare est presente na coleta de detritos
do festival, sendo que, s no ano passado,
162
recolheu 1,5 tonelada de dejetos reciclveis.

Por fim, o evento tambm apoiar o Teleton.
O projeto uma maratona televisiva que visa
arrecadar recursos para a causa dos deficientes
fsicos. Desde 1998, a AACD Associao de
Assistncia criana deficiente tem os direitos
da marca Teleton no Brasil e, em parceria com
o SBT, realiza a produo e veiculao da
programao do Teleton, que j possibilitou a
construo de quatro novas unidades da AACD.
O Pop Rock Brasil 2006 doar 10% da receita das
cadeiras comercializadas no Mineiro ao projeto.
Fonte: adaptado de http://www.novaimprensa.inf.br/passadas
/508/geral.html
Emisso Zero - batendo um bolo

12/06/06
Comeou na Alemanha a 18 Copa do Mundo.
Mais de 3,2 milhes de espectadores alemes
e estrangeiros so esperados para os 64 jogos
que iro acontecer em 12 cidades do pas. Se
depender do comit organizador da Copa, da
Federao Internacional de Futebol (FIFA) e do
governo alemo, o maior evento esportivo do
mundo no vai custar caro natureza.
Um programa ambiental intitulado Green Goal
que, traduzido ao p da letra, tanto pode significar
objetivos verdes como gols verdes, promete
gasto mnimo de energia e de gua, produo
reduzida de lixo e emisso zero de gs carbnico.
A idia do projeto surgiu em 2001, quando o
presidente Franz Beckenbauer e os tcnicos
do Comit Organizador da Copa resolveram
tirar do papel um ambicioso plano de iniciativas
ambientais para a Copa do Mundo de 2006.
Um ano depois, o comit recebeu o apoio
do koinstitut, instituto alemo de consulta e
pesquisa que financia projetos ambientais para
eventos culturais e esportivos. Nascia o Green
Goal, que no demorou para ganhar como aliado
o Ministrio do Meio Ambiente da Alemanha.
O comit elegeu os cinco principais impactos
ambientais provocados pelo evento para
centralizar as aes. Venceram a competio
o aumento no volume de trfego de carros nas
cidades, a necessidade de alto suprimento

de energia e gua para os estdios e reas
de imprensa, a quantidade de lixo gerada e
o consequente aumento de emisso de gs
carbnico na atmosfera. Para que tudo saia o
mais ambientalmente correto possvel, todos
os doze estdios que vo sediar jogos e treinos
participam do projeto. A estimativa de que se
alcancem 20% de reduo de energia e gua
gastas dentro dos estdios, 20% de reduo
na produo de lixo e 0% de emisses de gs
carbnico durante todo o perodo da Copa.
Como?
Para economizar gua, os alemes apostam na
chuva, que costuma aparecer nesta poca do ano.
Sete estdios contam com um sistema de tanques
de armazenamento de gua no subsolo. Toda a
gua que cai sobre o teto dos estdios escoa para
esses tanques e, atravs de bombas, reutilizada
para a irrigao dos gramados principais e de
treinos e para as descargas dos urinis secos.
O que sobrar, volta para o lenol fretico. O
estdio da FIFA em Munique ter capacidade
para armazenar 98% da gua da chuva que cair
em seus 51 hectares. O Olypiastadion (Berlim),
o Franken Stadium (Nuremberg) e o GottliebDaimler Stadium (Stuttgart), sero capazes de
reverter mais de 3 mil metros cbicos de gua da
chuva.
Outra atrao o uso de pavimentos permeveis
nas ruas. Eles permitem que a gua da chuva
seja sugada para a terra novamente, sem precisar
de escoamento. As imediaes dos estdios
de Waldstadium, em Frankfurt, e do Franken
Stadium, em Nuremberg, contam com o sistema.
A gua limpa tambm no ser desperdiada.
No estdio da FIFA em Hamburgo foi instalado
nas pipas e torneiras um aparelho chamado
limitador de fluxo. Sua funo controlar o uso
de gua dentro do estdio para que seja usada a
quantidade estritamente necessria.
No quesito transporte, a palavra de ordem reduzir
o nmero de carros circulando pelas ruas. Para
isso, os transportes pblicos sero amplamente
recomendveis. Quem tem ingresso para ver os
jogos, no precisar nem esquentar a cabea.
No dia da partida ter passe livre pelos nibus,

metrs e trens que levam no s aos estdios,
mas s atraes tursticas das cidades. Em Berlim
a iniciativa mais rigorosa: nos bairros prximos
ao estdio ficar proibida a circulao de carros.
Em compensao, o metr funcionar 24 horas
em dias de jogos e as bicicletas ganharo maior
quantidade de vagas para estacionar e podero
circular por onde quiserem.
Quem opta por andar de carro nas cidades,
ter um motivo a mais para querer deix-lo
estacionado. Os bilhetes de estacionamento Park
& Ride do direito, por 5 euros a mais, ao uso
dos transportes pblicos no s para o motorista,
mas para os caronas que estiverem no veculo.
Na cidade de Gelsenkirche, os compartimentos
e os horrios do trem foram ampliados. E todos
os nibus ganharam novos filtros para evitar
poluio. Em Kaiserslautern, estima-se que 25
mil pessoas faam uso do sistema P&R nos dias
de jogos. Os milhares de jornalistas tambm no
foram esquecidos: todos os seis mil tero passe
livre nos meios de transporte pblico.
O Centro de Transmisses Internacionais, em
Munique, onde ficaram instaladas as equipes
de imprensa. So 25 mil metros quadrados de
espao reservado para mquinas, jornalistas e
tcnicos. Para abastacer este centro, segundo
as estimativas, seriam necessrios 400 mil
litros de diesel, cuja queima provocaria emisso
de gs e fuligem. Para evitar esse desastre, foi
instalado um gerador que permite que a energia
usada pelas equipes de TV venha direto da rede
eltrica do centro principal. Toda a energia ser
fotoeltrica, uma forma ambientalmente correta
de abastecimento que no produz emisso de
gs carbnico.
Para a construo do Centro, no lugar das
estruturas de ao e gesso, que aps os eventos
geram uma enorme quantidade de lixo, foi usado
material reciclvel ou reutilizvel. As paredes e
suportes so de madeira slida ou compensada,
que, aps os jogos, sero usadas na construo
civil ou em outros eventos no pas. Nem os
doze quilmetros de cabos usados ficaro
para trs. Eles serviro para outros servios de
163
transmisso. O mesmo exemplo de reciclagem foi

seguido nos estdios de Hannover e Leipzig, que
reutilizaram grande parte da estrutura antiga para
suas reformas.
Compensao na ndia
Nos dias em que a chuva der lugar ao sol, entram
em ao os tetos solares. O estdio Fritz Walter,
em Kaiserslautern, ganhou o maior. So cinco
painis, num total de seis mil metros quadrados.
Em um dia de sol, o equipamento gerar 800 kwh.
Em um ano, apenas o estdio representar o corte
de 500 toneladas de emisso de CO2 para o pas.
Tambm o Arena Aufschalke, em Gelsenkirchen,
contar com 835 painis, cobrindo uma extenso
de 400 metros quadrados nos telhados inclinados
do estdio.
Em Munique, lmpadas econmicas foram
escolhidas para iluminar as reas internas do
estdio. Escadas rolantes e estacionamentos
foram aparelhados com sensores para evitar o
desperdcio de energia e s sero iluminados
quando estiverem em uso. As cem cabines de
comando no estdio no tero ar-condicionado
central.
Cada
cabine
ser
controlada
separadamente por um centro de distribuio, j
que nem todos os equipamentos precisam estar
na mesma temperatura.
Aquecimento tambm no ser motivo para gastos
excessivos de energia. Apenas se a temperatura
dos ambientes chegar a 15C, o sistema de
calefao a gs entrar em funcionamento. No
estdio de Gottlieb-Daimler, em Stuttgart, as
paredes e teto foram isoladas com painis de
vinte centmetros de fibra mineral para evitar
perda de calor. Isso representar uma economia
de 160 mil kwh por ano em aquecimento, alm de
uma reduo de 38 toneladas de emisses CO2
na atmosfera.
E, por falar em emisses, o nmero estimado
para o evento de 100 mil toneladas. Mas os
idealizadores do Green Goal garantem que esta
ser a primeira Copa do Mundo climaticamente
neutra. Um milho e trezentos mil euros sero
investidos em projetos de proteo ao clima em
pases da frica e na ndia para que esse valor de
164
emisses chegue a zero. A partida j foi dada. As

primeiras 30 mil toneladas foram compensadas
antes mesmo de as bolas rolarem na Alemanha,
com a construo de uma estrutura para a
produo de gs natural na cidade indiana de
Tamil Nadu.
Fonte: www.clima.org.br / O Eco
Empresas e eventos se tornam carbono

neutro 26/11/2007
Os clculos de emisso e neutralizao de
carbono chamados de inventrio de carbono
so feitos por empresas de consultoria
especializadas, que podem atuar individualmente
ou em parceria com outras empresas. Esses
clculos so feitos com base nas emisses
relativas a transporte, eletricidade, gs, despejo
de resduos e promoo de eventos, entre
outros. Porm esses clculos so mais uma
sugesto do que uma anlise cientfica, j que
no possuem bases metodolgicas aprovadas
pela Organizao das Naes Unidas (ONU). Por
conveno, foi determinado que um crdito de
carbono equivale a uma tonelada de dixido de
carbono (CO2).
Eventos internacionais como a Copa do Mundo
da Alemanha e as Olimpadas de Inverno de
Turim, ambas realizadas em 2006, tiveram suas
emisses de carbono calculadas e neutralizadas.
No Brasil, o Festival de Cinema de Gramado,
realizado em agosto deste ano, e a Ecomotion,
maior corrida de aventura do pas, realizada
no ano passado, so exemplo de eventos
precursores na neutralizao de carbono.
Um bom exemplo de neutralizao em um evento
foi o show da banda O Rappa em So Paulo
realizado no ltimo ano. A empresa consultora
calculou a emisso de CO2 a partir de dados
como a viagem area dos 17 membros da equipe,
o transporte realizado pelo pblico de seis mil
pessoas em um raio de 30 quilmetros, mais o
consumo de energia e o lixo gerado pelo evento.
A soma final chegou a 7,63 toneladas de carbono
equivalente e correspondeu ao plantio de 38

rvores, na regio de Resende (RJ).
No s grandes eventos e empresas podem
optar pela neutralizao de carbono. Seguindo
o mesmo caminho, todos ns podemos calcular
nossas emisses anuais e plantar pelo menos
trs rvores por ano, pelo custo de R$ 30,00 a
natureza agradece.
Fonte: adaptado de BUENO (2006)
Encerro esta aula com um pensamento de Gandhi:

"Voc precisa ser a mudana que gostaria de
ver no mundo."
Gandhi
Por isso, na prxima aula vamos estudar o perfil
desse profissional de eventos, uma pessoa perspicaz,
criativa e, ao mesmo tempo, responsvel, organizada e
correta. Percebeu-se neste perfil?
3 RESUMO
A sustentabilidade est fundada em trs pilares
principais: ser economicamente vivel, socialmente
justo e ambientalmente responsvel.
Para Duarte e Martins (2009), um evento
sustentvel aquele que atende os princpios da
sustentabilidade desde a concepo at a realizao
do evento, seguindo um raciocnio de ciclo de vida.
A organizao, gesto e conduo de um evento
sustentvel, segundo Duarte e Martins (2009),
devem atender aos seguintes princpios: aquisies
sustentveis, diminuio de resduos, uso racional da
gua, eficincia energtica, preveno da poluio,
conservao da biodiversidade, combate pobreza,
participao e comunicao, acompanhamento,
avaliao e continuidade das aes.
4 ATIVIDADES
1) Analisando os casos estudados, descreva as aes
sustentveis que, em sua opinio, partilham mais
profundamente do sentido da sustentabilidade
estudado nesta aula.
2) Baseando-se nas ideias sustentveis apresentadas
no decorrer da aula, crie um Seminrio de
Turismo com o tema: Desafios do Profissional de
Turismo. Planeje o evento pensando em como ser
sustentvel em todas as suas etapas, do pr ao
ps-evento.
REFERNCIAS
Paulo: Aleph, 2002.
BUENO, Chris. Empresas e eventos se tornam
carbono neutro. 26/11/2007. Disponvel em:
http://360graus.terra.com.br/ecologia/default.
asp?did=24433& action=geral. Acesso em: 19 dez.
2009.
CMMA - COMISSO MUNDIAL SOBRE MEIO
AMBIENTE E DESENVOLVIMENTO: Nosso Futuro
Comum. Rio de Janeiro: FGV, 1988.
DUARTE, A. P.; MARTINS, P. Sustentabilidade dos
eventos. 2006. Disponvel em: http://www.ineti.pt/
download.aspx?id=0A0D203C0ACB234673FBC177
9105C413. Acesso em: 22 dez. 2009.
GUIMARES, Alisson. Pop Rock coloca Belo
Horizonte na rota de grandes shows. Disponvel em:
http://www.novaimprensa.inf.br/passadas/508/geral.
html. Acesso em: 10 dez. 2009.
EMISSO ZERO - Batendo um bolo. 1 2 / 0 6 / 0 6 .
Disponvel
em:
http://www.carbonobrasil.com/
simplenews.htm?id=120762. Acesso em: 19 dez.
2009.
165
Unidade 06
AULA 30
PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS

E AVALIAO DE RESULTADOS
Objetivos
Desenvolver a capacidade do aluno
de interao com o ambiente externo
para aprimorar suas habilidades como
organizador de eventos.
Desenvolver a anlise crtica e aprimorar
a capacidade de avaliao do resultado
de um evento.
1 INTRODUO
Depois de todas essas aulas, deu para perceber,
estimado aluno, que a vida de um organizador de
eventos no fcil. preciso muita responsabilidade,
jogo de cintura e perspiccia para vencer os desafios.
Por isso, nesta ltima aula, vamos estudar o
Perfil do Profissional de Eventos. Inclusive, h um
teste bem rpido no meio da aula para verificar seus
conhecimentos gerais, habilidade que o profissional de
eventos precisa sempre desenvolver. Tambm nesta
aula estudaremos a Avaliao do Resultado de um
evento. Aproveite!
2 PERFIL DO PROFISSIONAL
DE EVENTOS E AVALIAO DE
RESULTADOS
2.1 PERFIL DO PROFISSIONAL DE
EVENTOS
O organizador do evento assume papel central
em todo evento e deve atuar alternadamente nos
bastidores e frente do evento. Para ele no tem
tempo ruim: vai de um extremo ao outro e, se precisar
varrer o cho, ele varre. Tudo para que o evento ocorra
perfeitamente.
Maria Ceclia Giacaglia, autora do livro Organizao
de eventos teoria e prtica descreve dez importantes
regras para o profissional de eventos.
Dez regras para o organizador de eventos

No houve preocupao com a ordem de
importncia nas regras nem se teve a pretenso
de esgotar o assunto em dez itens. Esperase apenas que o organizador (ou o futuro
organizador) medite sobre cada um deles.
1. preciso que o responsvel goste muito de
eventos para que a organizao deles resulte
em sucesso. A organizao de um evento muito
complexa, envolve vrias atividades simultneas,
muito cobrada pelos vrios departamentos e
exige dedicao completa - dia e noite, inclusive
nos finais de semana - durante seu planejamento
e execuo. Se o responsvel no gostar real
mente do que faz, no suportar por muito tempo
tanta presso.
168
2. O organizador deve estar ciente de que,

praticamente nunca, em qualquer evento, tudo
dar 100% certo. Se ele ignorar essa regra
e se frustrar ou se desmotivar facilmente por
qualquer dificuldade ou problema encontrado no
caminho, tambm no aguentar muito tempo
na funo. Por isso dever manter a calma e a
objetividade no momento de enfrentar algum
percalo. claro que o profissional consciente
procurar fazer tudo da melhor forma possvel,
tentando evitar e at prever falhas, mas no
infalvel e depende de outras pessoas. Essa regra
vale tambm para suportar comentrios e crticas
maldosas de pessoas que no participaram de
todas as etapas do processo, no conhecem as
particularidades dos bastidores do evento e nem
esta regrinha. O importante no desesperar.
3.
O
organizador
deve
demonstrar
conhecimento, segurana e firmeza no que est
fazendo. Ao transmitir a todos, com segurana,
os objetivos e as estratgias que sero adotadas
para o evento, ele mostrar que sabe o que est
fazendo, para qu e como, sendo no apenas um
executor, mas tambm um planejador eficaz.
4. O organizador deve estar ciente de que ele
o maior responsvel pelo evento. Apesar de
parecer bvia esta afirmao, no momento em
que o evento tem incio, muitos organizadores
acreditam que devam permanecer nos bastidores
apenas resolvendo os problemas e verificando se
est tudo em ordem, e no se preocupam com
a projeo de sua imagem profissional e com
seu marketing pessoal. Na qualidade de maior
responsvel pelo evento, ele dever portar-se
como tal, e no como um operrio dele.
5. O organizador deve saber e fazer com que os
demais tambm saibam que os resultados dos
eventos no se limitam ao visvel e pondervel
a curto prazo, mas se encontram no mdio e
longo prazos. O reflexo da participao em even
tos poder ocorrer at um ou mais anos aps o
seu trmino.
6. O organizador dever, sempre que se referir
s despesas com o evento, mencion-las como
investimento e no como custo. Essa filosofia
dever ser passada para toda a empresa,
especialmente para o corpo de diretores. Em todo
AULA 30 PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS E AVALIAO DE RESULTADOS
o material referente a esse item deve constar o

termo investimento, jamais gasto ou custo.
7. O organizador deve estar ciente de que o bom
evento no , necessariamente, aquele que
tem o maior nvel de investimento. Claro que
sem um mnimo de condies materiais no se
consegue produzir um evento satisfatrio, mas
isso no significa que ambos estejam diretamente
correlacionados. Tanto possvel gastar muito
sem sucesso, como desenvolver um evento com
investimento relativamente pequeno, mas com
muita criatividade, aliada a uma estratgia eficaz.
8. Mais vale um estande simples na mo do
que um sofisticado voando. O ditado pode
ser aplicado a eventos com muita propriedade.
prefervel que se tenha um estande padro,
sem muitas extravagncias e enfeites, pronto
a tempo para o incio da Feira, do que um que
seja sofisticado a tal ponto que sua montagem
se torne invivel ou no fique pronta a tempo.
Alm disso, se o estande ficar to incrementado
- o suprassumo -, o que dever ser feito nas
sucessivas edies da Feira para no abaixar o
padro? Convm lembrar que o pblico espera a
cada edio uma participao mais agressiva das
empresas.
9. O cliente ou visitante deve sempre vir em
primeiro lugar. Se foi investido muito, com o
objetivo de se ficar, finalmente, prximo aos
clientes e ao pblico-alvo, no se pode esquecer
deles, decepcion-los ou maltrat-los durante o
evento, dando prioridade ao visual e a aspectos
materiais do evento.
10. Entre muitos participantes de eventos quem
tem uma diferenciao rei. Os eventos e Feiras
costumam ser todos muito semelhantes, com as
mesmas atividades, padres de estande, locais
etc. Quem souber diferenciar, sem infringir as
regras de bom gosto e de bom senso, ter
sua participao perpetuada na memria dos
presentes.
A cada organizao de evento o profissional
atento e interessado ir se superando, adquirindo
maior know-how e, consequentemente, maior
segurana para a realizao de eventos cada vez
melhores. Agora s resta desejar boa sorte ao
organizador!
Fonte: GIACAGLIA, 2003, p.213 [grifos meus].
Apesar do trabalho rduo, o organizador precisa

manter uma postura adequada durante todo o evento.
Desta maneira, ele estar sempre disposto, prestativo
e apresentvel, pois ele representa a imagem da
empresa ou instituio que realiza o evento.
A maneira de se vestir essencial. O organizador
de eventos deve estar bem vestido para uma reunio
rpida com a diretoria logo antes do evento e, minutos
depois, ajudar a carregar algum pacote ou brinde da
sala de apoio para a recepo. O traje ideal uma
mistura entre elegncia, praticidade e conforto, tanto
para homens quanto para mulheres.
recomendvel evitar brilho, bijuterias ou joias que
faam barulho, saltos muito altos, cores muito fortes etc.,
objetos que atrapalham a atividade durante o evento.
Os cuidados pessoais tambm so importantes, como
cabelos, unhas, barba limpos e arrumados. Sapatos
masculinos e femininos bem cuidados e engraxados.
O organizador de eventos deve ter uma postura
firme com os fornecedores, exigindo rigorosamente o
cumprimento do contrato e ser paciente e atencioso
com os participantes do evento, resolvendo todo o tipo
de necessidade ou demanda deste pblico.
tarefa primordial acompanhar toda a cerimnia,
nos seus mnimos detalhes, orientando a equipe do
evento e os fornecedores.
Apesar de o trabalho de bastidor ser importante,
pois ali est a base das atividades, ao organizar um
evento, o profissional deve buscar projetar-se com
discrio, permanecendo perto de diretores, presidentes
e autoridades, demonstrando o seu trabalho com
profissionalismo. Esta uma oportunidade tambm de
avaliar o evento com esse importante pblico, pedindo,
no meio da conversa, de forma harmoniosa, a opinio
dele sobre o evento (GIACAGLIA, 2003).
Um bom organizador de eventos uma pessoa
articulada, que sabe falar de variados assuntos e
tem domnio sobre o mundo oficial, as autoridades,
personalidades e celebridades, principalmente
relacionadas ao evento em questo.
uma pessoa que consegue fazer comentrios
pertinentes a todo momento do evento, participando de
rodadas de conversa com qualquer tipo de pblico.
Voc est preparado? Sente-se informado?
Preparei um teste rpido de cultura geral para voc
checar seus conhecimentos. Anote as respostas em
uma folha.
169
importante que voc responda como se fosse
uma prova, ou seja, faa as questes baseando-se
apenas em sua memria, em seus conhecimentos.
Quando terminar, pesquise as respostas em livros,
revistas ou na Internet.
Faa um esforo e tente terminar em at 20
minutos. Boa sorte!
Teste de Conhecimentos Gerais
Qual a cotao do dlar hoje?
2.2 AVALIAO DE RESULTADOS

O que no medido no pode ser gerenciado
Robert Kaplan, Prof. da Harvard Business School
Avaliar um evento uma tarefa difcil, mas de
extrema importncia para gerenciar e conduzir as
iniciativas, aes e os prximos eventos da organizao.
O Plano do Evento deve prever mtodos de avaliao
de resultados, para checar se os objetivos propostos
geraram os resultados esperados.
Qual a cotao do euro hoje?
Por que avaliar?
Onde est localizado?

Cingapura
Camberra
Coliseu
Dubai
Monte Everest
O que significam essas siglas?
STF
MDL
RSE
Escreva o nome:
Presidente da Cmara dos Deputados:
Presidente do Senado Federal:
3 ministros brasileiros:
3 senadores brasileiros:
2 atletas do atletismo:
2 atletas do tnis:
3 chefes de governo de outros pases da Amrica:
3 chefes de governo de pases da Europa:
3 diretores de cinema:
4 compositores musicais clssicos:
170
Aumento do valor e da produtividade do plano

do evento
Preveno de erros
Aumento da eficcia das estratgias
Otimizao do investimento
Objetividade e tempo
Confiabilidade e validade das aes
Indicadores de avaliao
Existem diversos indicadores que podem avaliar o
resultado de um evento para a organizao. Aqui esto
alguns:
Resultado das pesquisas de satisfao com os
clientes: algum tempo aps um evento, ser
que os clientes aumentaram ou diminuram sua
satisfao com a empresa? O evento contribuiu
para a evoluo deste ndice? Esse pode ser
um indicador de avaliao da organizao.
Resultado de pesquisa de clima organizacional:
da mesma forma que o item anterior, um evento
pode contribuir (ou no) para a melhoria dos
ndices da pesquisa de clima organizacional,
realizada com os empregados da organizao.
Retornos espontneos do pblico do evento:
este ndice monitora o quanto o pblico
participante do evento realmente aprovou a
cerimnia, a ponto de, espontaneamente,
se manifestar enviando e-mails para o
organizador do evento ou agradecendo por
telefone ou ainda nos corredores da empresa,
em conversas informais. importante registrar
esses comentrios.
Percepo do Diretor Executivo quanto ao
trabalho de Comunicao realizado: a palavra
do Diretor Executivo conta muito na avaliao

de um evento.
Cumprimento dos prazos de implementao:
o prazo planejado foi atingido? Esse ndice
importante na avaliao de um evento, pois a
antecedncia no planejamento e produo
crucial para um bom resultado.
ndice de aderncia ao oramento (real x
planejado): sabe-se que em um evento algumas
demandas no planejadas podem surgir,
alterando significativamente o oramento de
um evento, em alguns casos. Portanto, este
indicador deve ser constantemente verificado,
do pr-evento ao ps-evento.
Avaliao permanente dos fornecedores da

rea: um evento depende, muitas vezes, de
diversos fornecedores. Avali-los durante todo
o processo de planejamento e produo do
evento fator primordial para o controle do
resultado do evento.
Monitoramento de mdia: verifica a capacidade
do evento de chamar ateno da imprensa
ou outros meios de comunicao, medindo o
espao que as notcias sobre o evento tiveram
nos jornais, revistas, sites etc.
Uma das melhores formas de se medir o resultado
de um evento realizar a pesquisa de satisfao com
os participantes. Analise o modelo de pesquisa abaixo:
2.3 QUESTIONRIO DE AVALIAO DE EVENTO
171
172
FIGURA 1 Modelo de questionrio de avaliao

Chegamos ao fim! Obrigada pela companhia e

espero ter contribudo para seu aprendizado. Desejo
sempre excelentes eventos para voc!
3 RESUMO
O organizador do evento assume papel central
nessa organizao e deve atuar alternadamente nos
bastidores e frente do evento. Desta maneira, ele
estar sempre disposto, prestativo e apresentvel, pois
ele representa a imagem da empresa ou instituio que
realiza o evento.
O organizador de eventos deve ter uma postura
firme com os fornecedores, exigindo rigorosamente o
cumprimento do contrato, e ser paciente e atencioso
com os participantes do evento, resolvendo todo o tipo
de necessidade ou demanda deste pblico.
Avaliar um evento uma tarefa difcil, mas de
extrema importncia para gerenciar e conduzir as
iniciativas, aes e os prximos eventos da organizao.
O Plano do Evento deve prever mtodos de avaliao
de resultados, para checar se os objetivos propostos
geraram os resultados esperados.
4 ATIVIDADES
1) Identifique formas de avaliao do resultado
adequadas para cada evento a seguir:
Programa de qualidade de vida dos
empregados, com aes voltadas para sade
e bem-estar: a empresa decidiu fazer um
dia de relaxamento, sade e bem-estar para
seus empregados e, na sexta-feira tarde, os
empregados foram convidados a se dirigirem
ao auditrio da empresa para participar

das atividades como medio de presso,
alongamento, ginstica laboral e curso de
automaquiagem.
Programa de palestras para clientes, para
oferecer um servio diferenciado. Os clientes
so convidados por e-mail, a partir do qual
gerada uma senha de cadastro dos participantes
em um site especfico sobre as palestras de
atendimento, vendas e comunicao.
Campanha do novo produto lanado pela
empresa em um coquetel. O evento contou
com a presena dos diretores, clientes e
empregados e chamou bastante ateno da
imprensa, que divulgou o lanamento no dia
seguinte.
2) Lembra-se do exerccio que fizemos na aula sobre
release? Aquele evento com a presena da Mriam
Leito? Elabore agora o questionrio de avaliao
do evento, com os estudantes que estiveram
presentes na palestra. Abaixo esto os dados do
evento, para facilitar:
Evento: Palestra da jornalista Mriam Leito
Nome da palestra: Cenrios da Economia
Brasileira
Data: defina a data mais apropriada para o
evento em questo. Lembre-se que deve ser
no ltimo trimestre do ano, pois a palestrante
falar das perspectivas para o ano seguinte.
Local: Auditrio da Universidade Central
Horrio: 20 horas
Defina: Inscries prvias? Evento gratuito?
173
3) Idealize que voc seja um grande agente turstico
de sua regio. Formule um questionrio para um
evento local, avaliando o impacto turstico deste
evento para a cidade.
Paulo: Aleph, 2002.
REFERNCIAS
MATIAS,

174

Marlene.
Organizao
de
eventos:

Manole Ltda, 2004.

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A Faculdade FEAD apresenta novo projeto, fundamentado

MARKETING DE EVENTOS.............................................................................................................. 147

CONCEITOS E IMPORTNCIA DOS EVENTOS

promove o evento de transferncia de um eltron, ou

So muitos os conceitos, no mesmo? Mas o

AULA 1 CONCEITOS E IMPORTNCIA DOS EVENTOS

2.2 IMPORTNCIA DOS EVENTOS

So Paulo, ou feiras de informtica. Alm desses, h

O BRASIL DESCOBRIU A INDSTRIA

nmeros ganharam grande repercusso tanto na

Passemos segunda premissa.

Vejamos mais uma premissa.

Qual a importncia do evento para as organizaes?

AULA 1 CONCEITOS E IMPORTNCIA DOS EVENTOS

MATIAS, Marlene. Organizao de eventos:

GONALVES, Fabiana. Nichos do o tom no

OLIVEIRA, Antnio P. Turismo e desenvolvimento:

HAMAM, Roosevelt. O evento integrando o mix

SEBRAE (Servio Brasileiro de Apoio s Micro

HISTRICO DOS EVENTOS

2 HISTRICO DOS EVENTOS

O ltimo evento da Idade Antiga, a Conferncia

AULA 2 HISTRICO DOS EVENTOS

2.2 OS EVENTOS NO BRASIL

abertos, com comerciantes vendendo produtos em

Promover o desenvolvimento institucional

OS VRIOS OBJETIVOS DOS EVENTOS

2 OS VRIOS OBJETIVOS DOS

2.1 ATINGIR RESULTADOS

que realizar outro tipo de captao. Essa mailing list

2.2 ALCANAR O PBLICO-ALVO POR

AULA 3 OS VRIOS OBJETIVOS DOS EVENTOS

2.3 ESTABELECER CONCEITO,

local e afetou o fornecimento de gua da regio. Essa

2.4 REALIZAR ATO COMEMORATIVO,

2.5 ENVOLVER PESQUISA,

2.6 PROMOVER UM ROTEIRO

interesse? Um evento capaz de atingir vrios

Vimos nesta aula que os eventos so criados para

CLASSIFICAO E TIPOS DE EVENTOS

CLASSIFICAES DOS EVENTOS

necessidade de convidar os empregados, priorizando a

AULA 4 CLASSIFICAES DOS EVENTOS

Esse tipo de classificao distingue os eventos por

Considerando as caractersticas estruturais, um

consegue pensar agora em um evento que tenha

Os eventos tambm podem ser classificados

Abreviatura de familiarization tour ou tour de familiarizao e

Evento informal que se inicia mais cedo, normalmente logo

AULA 4 CLASSIFICAES DOS EVENTOS

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002, p. 61

Outra classificao dos eventos dada por

Em relao rea de interesse

Bem parecida com a classificao anterior, de Britto

A empresa WxWx, agncia de turismo, est

CLASSIFICAO E TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS PRIMEIRA PARTE

(Msica de Morais Moreira

Como canta Gal Costa, existem eventos para todos

preparao de material que ser utilizado na