Nombre: Luis Alberto Patraca Lpez

Experiencia educativa: Administracin

Tema: Proceso de administracin
Fecha de entrega: 6/6/2016

Proceso de administracin
El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas
e interrelacionadas entre s, a travs de las cuales se efecta la administracin.
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems
recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas
para la organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la
administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempean
ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que
desean.
El paradigma del proceso administrativo y de las reas funcionales fue
desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todava se discuta si la
administracin es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva
funcionalista se afirma que la funcin bsica de la administracin, como prctica,
es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organizacin hacia su logro.
Lo anterior implica definir la administracin como un proceso que, como tal,
requiere de la ejecucin de una serie de funciones. Fayol describi las actividades
administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se compone por dos fases que son: La mecnica y la dinmica.
La fase mecnica, es la parte terica de la admn., en la que se establece lo que
debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en:
Previsin, Plantacin y Organizacin.
La fase dinmica, se refiere a como manejar de hecho el organismo social. Y se
divide en: Control, Direccin y Integracin.
FASE MECNICA O ESTRUCTURAL
PLANEACIN
Propsitos
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Presupuestos

Procedimientos

ORGANIZACIN
Divisin del Trabajo
Coordinacin
Jerarquizacin
Departamentalizacin
Descripcin de funciones
FASE OPERATIVA O DINMICA
DIRECCIN O EJECUCIN
Toma de decisiones
Integracin
Motivacin
Comunicacin
Supervisin
CONTROL
Establecimiento de estndares
Medicin
Correccin

Retroalimentacin
El proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones bsicas: planeacin,
organizacin, direccin y control. A continuacin una breve introduccin a cada
una.

PLANEACION
Consiste en saber qu se va a hacer por anticipado, cul va a ser la direccin que
se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera ms eficiente. Qu se
desea conseguir (objetivos)? Qu se va a hacer para alcanzarlo? Quin y
cundo lo va a hacer? Cmo lo va a hacer (recursos)? La planeacin trata de
crear un futuro deseado.
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? Cundo
y cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del trabajo, las

contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrn

integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de
prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.
Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales
Finalidades de tipo cualitativo que se orientan y persiguen a travs de los objetivos
directrices que definen la razn de ser de la empresa
Constituyen la misin que la identifica
INVESTIGACION: Apoya la planeacin al brindarle, precisin, cuantificacin
flexible y certera, aplicando el mtodo cientfico en general al explicar, describir y
predecir, a travs de sus etapas el respectivo proceso cientfico as:
Definicin del problema. (qu se desea resolver).
Obtencin de Informacin (Datos: Observacin, experimentacin, encuestas,
muestreo).
Determinacin de la Hiptesis (Proposicin de respuesta, ideas para solucionar el
problema).
Comprobacin de Hiptesis. (Aceptacin o rechazo).
Presentacin del Informe. (Resultado para tomar decisiones).
PREMISAS: Suposiciones Futuras, Internas cambios al interior, Fortalezas y
Debilidades Externas al Entorno, Amenazas y Oportunidades, de carcter poltico,
legal, econmico, social, tcnico y por otros factores.
OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propsito de los
PROPOSITOS o de la misin, son fines a lograr, con sus caractersticas: medibles,
cuantificables, claras, precisas, especficas y alcanzables. Se clasifican en:
Estratgicos o Generales de toda la entidad a largo plazo. Tcticos o
departamentales a corto y mediano plazo. Operacionales o ESPECIFICOS a
niveles de seccin, a corto plazo. Para determinar objetivos se deben hacer
preguntas claves de la Administracin: qu, Cmo, Cundo, Dnde y Por qu?
ESTRATEGIAS: Cursos de accin general o alternativas de utilizacin de recursos
y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando alternativas, evaluando los
cambios al interior, y seleccionando alternativas

POLITICAS: Guas para orientar las acciones con criterios lgicos en la toma de
decisiones.
PROGRAMAS: Esquema que establece secuencias de actividades para realizar
los objetivos, identificando actividades, cronogramas, interrelacionando y
asignando actividades.
PRESUPUESTOS: Plan a desarrollar en trminos econmicos o monetarios,
determinando el origen y la asignacin de recursos para lograr objetivos, en un
perodo determinado.
PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividades en orden
cronolgico, incluyendo el mtodo de cmo llevar a cabo las tareas o rutinas del
trabajo, expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia,
limitando la responsabilidad, evitando duplicidad y evalundolos
permanentemente.
PLANES: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendo observaciones
como Autorizacin - Preparacin, Ejecucin y Control.

ORGANIZACIN
ES el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional
de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin
y agrupacin de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones
del grupo social.
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido
determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o
sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e
indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo
esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas
disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un
mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que
se alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o
en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada
uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su
propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN.
Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn..

Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
1. Es de carcter continuo.
2. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
PRINCIPIOS
Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecucin de una sola actividad.
Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de
autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un slo jefe, y que los
subordinados no debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un
empleado reciba rdenes de dos o ms jefes slo ocasionar fugas de
responsabilidad, confusin e ineficiencia.
Difusin: Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada
puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por
escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan
relacin con las mismas.
Amplitud o Tramo de Control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados
que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas las
funciones eficientemente.

De la coordinacin: Las unidades de la organizacin siempre debern mantenerse

en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la armona y la adecuada
sincronizacin de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los
objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y
combinarse, a fin de lograr un objetivo comn; en esta forma, la organizacin
funcionar como un sistema armnico en el que todas sus partes actuarn
oportuna y eficazmente, sin ningn antagonismo.
Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras
organizacionales que se pueden implantar en un organismo social; las ms
usuales son:
Lineal o militar
Funcional o de Taylor
Lineo - Funcional
Estaf
Por comits
ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona
quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando.
Se le conoce como organizacin lineal o militar porque, se utiliza en instituciones
militares, siendo aconsejable tambin su aplicacin en pequeas empresas.
VENTAJAS
Mayor Facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
Es claro y sencillo
til en pequeas empresas
La disciplina es fcil de mantener.
DESVENTAJAS
Es rgida e inflexible
La organizacin depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
No fomenta la especializacin.
Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se
dediquen a labores directivas sino de operacin simplemente.
ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR

La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la

especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero,
ejecuten el menor nmero posible de funciones.
VENTAJAS
Mayor Especializacin
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada y no incidental.
El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con
que cuenta la organizacin.
DESVENTAJAS
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la
disciplina y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de
las rdenes.
Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusin y
conflictos. La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos
entre los jefes.
ORGANIZACIN LINEO - FUNCIONAL
En sta se combinan los dos tipos de organizacin antes vistos, aprovechando las
ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva.
De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se tramite a
travs de un solo jefe para cada funcin en especial.
De la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin.
ORGANIZACIN ESTAF
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa,
lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de
contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de
asesora a los departamentos de lnea.
VENTAJAS
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver
los problemas de direccin.
Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al
mismo tiempo permite la especializacin del estaf.
DESVENTAJAS
Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan
claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una
confusin considerable en toda la organizacin.
Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por
falta de un respaldo inteligente en la aplicacin de sus recomendaciones.

Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal.

ORGANIZACIN POR COMITES

Este tipo de organizacin consiste en asignar los diversos asuntos administrativos
a un cuerpo de personas que se renen y se comprometen para discutir y decidir
en comn los problemas que se les encomiendan.
CLASIFICACION
Directivo: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de
deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma.
Ejecutivo: Es nombrado por el comit directivo, para que se ejecuten los acuerdos
que ellos toman.
De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores
de los empleados de la empresa.
Consultivo: Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios,
emiten dictmenes sobre asuntos que les son consultados.
VENTAJAS
Las soluciones son ms objetivas, ya que representan la conjuncin de
varios criterios.
Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comit, no
recayendo aquella sobre una sola persona.
Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
Se aprovechan al mximo los conocimientos especializados.
DESVENTAJAS
Las decisiones son lentas, ya que les deliberaciones son tardas.
Una vez constituido un comit, es difcil disolverlo.
En ocasiones, los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del
comit para que se haga responsable de sus propias actuaciones.
TECNICAS DE ORGANIZACION
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional, son
indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son:
Organigramas
Manuales
MANUALES
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica,
informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo
con su contenido, pueden ser:
De Procedimientos.
De Polticas

De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.

De Funciones Individuales.
De tcnicas y de Produccin.
Son de gran utilidad ya que:
1. Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa.
2. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
3. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer
y cmo se debe hacer.
4. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
5. Reducen costos al incrementar la eficiencia.
FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES: El contenido debe dividirse de
acuerdo con una clasificacin primaria de temas.
1. ndice
2. Objetivos y antecedentes del Manual
3. Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede
vigente.
4. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del Manual.
5. Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible.
6. Redaccin clara, concisa y ordenada.

7. Complementarse con grficas.

DIRECCION
Son La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,
mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin,
comunicacin y la supervisin.
PRINCIPIOS
De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses. La direccin ser eficiente
en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como
una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto
los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que
emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y
no de su voluntad personal o arbitrio.
De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de
tal manera que stos se realicen con mayor facilidad

De la jerarqua. Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin

establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden
sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar
conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los
supervisores inmediatos, as como prdidas de tiempo.
De la resolucin del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que
surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se
antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE LA DIRECCION
1. Direccin
2. Toma de Decisiones
3. Integracin
4. Motivacin
5. Comunicacin
6. Supervisin
TOMA DE DECISONES
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una decisin es bsico definir perfectamente cul
es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar
sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a
fin de poder determinar posibles alternativas de solucin.
Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor nmero posible de
alternativas de solucin, estudiar las ventajas y desventajas que implican, as
como la factibilidad de su implementacin, y recursos necesarios para llevarlas a
cabo de acuerdo con el marco especfico de la organizacin.
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la ms
idnea para las necesidades del sistema, y la que reditue mximos beneficios;
seleccionar, adems, dos o tres ms para contar con estrategias laterales para
casos fortuitos.
Aplicar la decisin: Consiste en poner en prctica la decisin elegida, por lo que se
debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprender:
los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacin
de ka decisin

INTEGRACION
Comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega, de los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as como
humanos; estos ltimos son los ms importantes para la ejecucin.
Etapas.
1. Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar puestos de la
empresa.
2. Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas, elegir entre los diversos
candidatos al ms idneo para el puesto.
3. Introduccin o induccin. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo
elemento con los objetivos de la empresa.

4.

Capacitacin o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las

capacidades del personal, para lograr su mxima eficiencia

MOTIVACION La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez

que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo
tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o
patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la
motivacin, pero se pueden agrupar en dos tendencias:
Teoras de Contenido
Jerarqua de las necesidades, de Maslow
Teora de la Motivacin e higiene , de Herzberg.
Motivacin de Grupo
Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.
COMUNICACION
La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se
transmite y recibe informacin de un grupo social.
De tal manera vista, la comunicacin en una empresa comprende mltiples
interacciones que abarcan desee conversaciones telefnicas informales hasta los
sistemas de informacin ms complicados. Su importancia es tal, que algunos
autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que
transmiten y reciben informacin en una organizacin
SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente. El liderazgo o supervisin, es de gran importancia para
la empresa, ya que mediante l imprime la dinmica necesaria a los recursos
humanos, para que logran los objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente estudiadas,
y su importancia radica en que una supervisin efectiva depender:
La productividad del personal para lograr objetivos

La observancia de la comunicacin
La relacin entre jefe - subordinado
La correccin de errores.
La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina

CONTROL
Es la funcin del proceso administrativo, mediante la cual se avala, mide o
supervisa la ejecucin de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin
de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la
empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s
esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir
las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de
cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medicin.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
CONTROL De lo anterior se desprende:
- Relacin con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos establecidos en la PLANEACIN.
- Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la PLANEACIN.
- Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentacin, el control prevee y
corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes
ELEMENTOS
Relacin con lo planeado
Medicin

Deteccin de Desviaciones
Establecimiento de medidas correctivas

IMPORTANCIA
El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:
1. Establece medidas de correccin.
2. Se aplica a todos los recursos de la empresa.
3. Determina y analiza rpidamente sobre las causas que originan desviaciones.
4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
5. Informa sobre el desempeo de ejecucin de los planes.
6. Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
7. Se incrementa la productividad en la empresa.
PRINCIPIOS BASICOS
Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes para
verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la
autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
Los objetivos: El control debe estar en funcin de los objetivos.
Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de
forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipacin.
Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones
futuras de las desviaciones para evitarlas.
De excepcin: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin
de reducir los costos y tiempo.
De la funcin controlada: La funcin controladora debe ser separada de la funcin
controlada. Esto es, adecuada segregacin de funciones para evitar actos
fraudulentos.
ETAPAS DEL CONTROL
1. establecimiento de estndares
2. medicin de resultados
3. correccin
4. retroalimentacin
5. control

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Son unidades de medida que sirven como modelo, gua o patrn con base en la
cual se efecta el control. Hay tres tipos de estndares en cuanto al mtodo:
estndares estadsticos, estndares fijados por apreciacin y los estndares
tcnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estndares
cuantitativos son fsicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los
cualitativos son de evaluacin de la actuacin, curvas de comportamiento, perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS
Los estndares sirven para establecer unidades de medida definidas segn el
problema presente. Es de utilidad en los sistemas de informacin, pues la
efectividad del control depende en buena parte de la informacin recibida cuyas
caractersticas (confiable, fluida, consistente, vlida), deben ser importantes.
Una vez efectuada la medicin, se comparan los resultados obtenidos con los
estndares preestablecidos, determinndose as las desviaciones.
CORRECCION
Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la accin correctora con base en el
anlisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de
retroalimentacin entre el control y la planeacin lo que permite aumentar la
calidad en la accin correctora.
RETROALIMENTACION Es importante en el proceso de control, ya que a travs
de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de informacin sea
funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta ms rpidamente el
proceso de control planeacin.
CARACTERISTICAS
Refleja la naturaleza de la estructura organizacional.
Oportunidad
Accesibilidad
Ubicacin Estratgica.
FACTORES
El control comprende cuatro factores que son:
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad.
CLASES
Control de Produccin.
Control de Calidad.
Control de Mercados
Control Financiero

Control Presupuestal
Control Contable
Control de recursos Humanos

TCNICAS DE CONTROLES
Sistemas de informacin
Contabilidad
Evaluacin o auditora
Presupuestos Reportes, informes
Formas
Archivos ( memorias, expedientes, etc. )
Computarizados
Mecanizados
Financiera
Administrativa/ MDICA
Grficas Diagramas
Proceso, procedimientos, Gantt, etc.
Procedimientos, hombre-mquina, mano derecha, mano izquierda, etc.
Estudio de Mtodos
Tiempos y movimientos, estndares, etc.
Mtodos Cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigaciones de operaciones
Estadsticas
Clculos probaliblsticos
Programacin dinmica
Camino Crtico
PERT
Control Interno, Programas

La siguiente figura resume de forma bsica lo que es el proceso administrativo,

Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas por
diversos autores, entre ellas estn
PREVISIN
La previsin administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria. La
que ser tanto mayor cuanto mas pueda apoyarse en experiencias pasadas
propias o ajenas y cuanto mas puedan aplicarse a dichas experiencias, mtodos
estadsticos o de calculo de probabilidad.

ETAPAS:
* Objetivos: Es la fijacin de metas.
* Investigacin: Es encontrar las tcnicas adecuadas, para el cumplimiento de los
objetivos.
* Cursos alternativos: Adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines
establecidos.
PRINCIPIOS:
1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las
previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se
incluyen tres situaciones bsicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.
2) Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en
opiniones subjetivas sin fundamento.
3) Principio de la Medicin: Las previsiones sern confiables, si se aprecian de
una manera tanto cualitativamente como cuantitativamente.
INTEGRACIN
Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la organizacin y la
planeacion, sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
ETAPAS:
* Reclutamiento: Es recolectar informacin y asi poder tener una bolsa de trabajo.
* Seleccin: Despus de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la
bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
* Induccin: Conocer todo lo necesario para desempearte en el trabajo.
* Capacitacion: Llegar a ser mas productivo y capaz
PRINCIPIOS DE LAS COSAS:
1) Carcter administrativos: Es tener especialistas en cada area, conocedores y
prepararos para realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.
3) Instalacin y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.
4) Delegacin y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.
PRINCIPIOS DE LAS PERSONAS:
1) Ecuacin de nombres y funciones: Poner en claro cuales son las funciones que
se van a llevar a acabo, y que las personas sean las correctas para
desempearlas.
2) Previsin de Elementos Administrativos: Tener a la gente necesaria para cubrir
las funciones.
3) Introduccin Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas, no tener
ningun tipo de incertidumbre.
EJECUCIN.
- Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien

y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la
tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensacin a esto se le llama ejecucin.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN.
Poner en practica la filosofa de participacin por todos los afectados por la
decisin.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.
INTERRELACIN ENTRE LAS FUNCIONES
En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de
modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por
completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta
en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al
establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se
indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y
luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especifico. Tpicamente el gerente se
haya involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno.
Para el no gerente esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. En
tanto que en realidad el gerente talvez esta actuando con todo propsito y fuerza.
A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones mas que en
otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones
necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin.
La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o
hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de
igual manera el control no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que
controlar.
En realidad, la planeacin esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y
controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear,
ejecutar y controlar con efectividad. Cada funcin fundamental de la admn..
afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el proceso admvo.
DEFINICIN E IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un mbito
definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin de un gerente. Esta
definicin incluye 4 conceptos, desde el punto de vista del gerente son:

META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en trminos claros y

precisos. No se habr de confundir una meta con el rea general de actividades
deseadas, el hacerlo as pone en nfasis en los medios, no en la mira.
AMBITO de la meta que se persigue esta incluida en la declaracin de los limites o
restricciones presitos que debern observarse.
As mismo un objetivo connota un carcter definitivo. Los propsitos declarados en
trminos vagos o de doble significado tienen poco o ningn valor administrativo
porque estn sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es
confusin y disturbio.
La direccin esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben
buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra
forma podran buscarse. Esta direccin proporciona los cimientos para los planes
estratgicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el xito de la
administracin y sofocar las operaciones en cualquier organizacin. Una
sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse peridicamente y
reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la accin que en la actualidad
se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal prctica ayuda
a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la admn.. y sus
subordinados para saber cuales son sus objetivos actuales, identificndolos tanto
para ellos como para sus asociados, ponindolos al da y usndolos
con eficiencia en su trabajo administrativo.
TIPOS Y CLASIFICACION DE OBJETIVOS
En toda organizacin hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a
todas las organizaciones incluyen los que siguen:
1. Proporcionar varios productos y servicios.
2. Estar delante de la competencia.
3. Crecer.
4. Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los cotos.
5. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados.
6. Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria.
7. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable.
8. Desarrollar el comercio internacional.
Estas categoras, a su vez pueden sugerir reas claves especificas para las cuales
son capaces de derivarse sub objetivos, evaluando el grado de su realizacin. Por
ejemplo los gerentes de la compaa General Electric identifican 8 reas, que son
vitales en el mantenimiento y progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva
de su compaa. Estas reas clave de resultado son:
1. Rentabilidad (grado de utilidad)
2. Posicin en el mercado
3. Productividad
4. Liderazgo del producto
5. Desarrollo del personal
6. Actividades de los empleados
7. Responsabilidad publica

8. Equilibrio entre los planes a corto y largo plazo

Establecer metas para cada una de estas reas, llevarlas a cabo y evaluar los
resultados logrados son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la
compaa.

CLASIFICACION DE OBJETIVOS SEGN EL TIEMPO

1. Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden a un ao o menos. Por
ejemplo el objetivo de la compaa es alcanzar 3 millones de ventas brutas
para el ao 2003 y un objetivo personal de vender 3 nuevos contratos en el
mes de marzo.
2. Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 aos por
ejemplo crecer a 8 oficinas regionales del 2003 al 2008.
3. Objetivos a largo plazo: se extienden mas all de 5 aos. Por ejemplo buscar
establecerse en 10 pases extranjeros para el ao 2016.
4. Esta divisin de las metas es una de las ms antiguas clasificaciones y la mas
ampliamente aceptada.
CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS
1. Objetivos primarios: por lo general estn relacionados con una compaa no
con un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y servicios para
el mercado realizando una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les
ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden dar recompensas a los
miembros participantes de la compaa.
2. Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican
las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y
la economa en el desempeo del trabajo de los miembros organizacionales.
3. Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos
personales de los miembros individuales de una organizacin sobre una base
diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome
se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la
organizacin o haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista la
realizacin de los objetivos individuales. Las necesidades que un individuo
intenta satisfacer trabajando en una organizacin en las relaciones entre el
incentivo de una organizacin y las contribuciones individuales son
interdependientes.
4. Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organizacin para
la sociedad, se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de
requerimientos establecidos por la comunidad y varias dependencias
gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, practicas laborales,
reglamentacin de precios y contaminacin ambiental. Adems se incluyen los

objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, fsico y cultural de la

comunidad.
MEDICION DE OBJETIVOS
Una expresin tal como " haga tanto como pueda" o " haga lo mejor que pueda"
tiene un valor admvo. Mnimo porque su significado difiere para distintas personas
es preferible usar una expresin que se pueda medir como "haga 200 unidades
para las 5:00 p.m. de hoy". Esto es definitivo y facilita el entendimiento mutuo de
los objetivos en todos los niveles de la organizacin. La determinacin de lo que
deba medirse y como debe medirse presenta dificultades en especial en las reas
en donde los objetivos son un tanto abstractos como la lealtad a los empleados,
desarrollo del empleado o la responsabilidad social, sin embargo tales reas
pueden hacerse aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente
satisfactorios. Hablando en trminos generales los gerentes comerciales estn
mejor capacitados para medir sus metas que los gerentes de organizaciones no
comerciales, tales como hospitales, agencias gubernamentales y universidades.
Por ejemplo los comerciales cuentan con muchas fuentes de informacin que
miden logros en varios factores en toda la organizacin. Tpicas son las medidas
de los medios fsicos y financieros para adquirir y manejar recursos suficientes
como las razones de tazas de rendimientos, de rotacin o las relaciones
pasivo capital.
Las medidas de la produccin que incluye la utilizacin de maquinas y
la productividad laboral son comunes lo mismo que las medidas
de mercadotecnia que se refieren a la penetracin de las ventas y la efectividad de
la publicidad.
En contraste el administrador de un hospital tiene dificultad para medir lo que
proporciona el hospital (cuidado satisfactorio para el cliente) sin embargo los
factores que contribuyen a la atencin hospitalaria son medibles como el costo de
la habitacin por da, nmero de visitas de servicio y das paciente por tipo de
enfermedad, aunque no tan exactas como es de desear, el enfoque puede
utilizarse para dar medidas tiles para los objetivos de la atencin hospitalaria.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Para toda empresa existe una jerarqua de objetivos. Esta puede abarcar los
objetivos que se refieren a las empresas en general como las que se relacionan
con los deseos de los clientes al igual que con l pblico y la sociedad en general.
Sin embargo la jerarqua contiene mas comnmente solo los objetivos dentro de la
empresa. En el nivel superior de la organizacin y proporcionando el objetivo para
todos los esfuerzos organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos
principales subordinados, pero definitivamente relacionados con los objetivos
principales se encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos
departamentales que fijan la recta de segmentos particulares de las unidades
organizacionales de la empresa. Estos objetivos departamentales a su vez tienen
objetivos de grupo subordinados que en su secuencia se dividen en objetivos de la
unidad y por ultimo en objetivos individuales. La fig. 63 muestra los diferentes
niveles de los objetivos en forma diagramtica.

La realizacin de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realizacin de su

respectivo objetivo inmediato superior, proporcionando as un patrn de objetivos
totalmente integrado y armonioso para todos los miembros de la empresa. Para
una mxima efectividad un objetivo debe ser significativo y oportuno para el
individuo.
GUIAS PARA LOS OBJETIVOS
Los objetivos admvos. Deben instituirse con gran cuidado, tienen una mejor
oportunidad de ser realizados cuando se toman en cuenta las siguientes
orientaciones:
1. Los objetivos deben ser el resultado de la participacin de los responsables de
su realizacin. Los que estn cerca de la situacin probablemente conocen
mejor lo que puede realizarse. Las personas que ayudan a formular los
objetivos tienen un fuerte compromiso por alcanzarlos. Adems ganan la
sensacin de pertenecer y de importancia. Cuando los objetivos
son impuestos por la alta gerencia cuando se enfrenta una crisis seria, habr
de explicarse la razn para esto y el subordinado debe tener oportunidad de
ayudar a determinar el objetivo expresado.
2. Todos los objetivos en una empresa deben apoyar los objetivos generales de la
empresa. Dicho de otra manera los objetivos han de ser mutuamente
congruentes en una organizacin. Por ejemplo, el departamento de ventas no
habr de tener una variedad de productos como su objetivo en tanto que el
departamento de produccin posee dos o tres productos como su objetivo. La
congruencia de los objetivos ayuda a lograr la unidad de esfuerzos.
3. Los objetivos deben tener cierto alcance. La mayora de las personas se
sientes mas satisfechas y trabajan mucho mejor cuando existe un reto
razonable. La gente desea esforzarse y disfrutar de una sensacin de logro.
Los objetivos adecuados pueden ayudar en estos esfuerzos.
4. Los objetivos deben ser realistas. El objetivo no solo necesita ser razonable
para la persona responsable de su realizacin sino tambin realista a la vista
tanto de las restricciones del entorno interno como del externo en un caso
dado. Conviene tener cuidado respecto a tratar de lograr demasiado en
un tiempo muy corto. Por lo general un objetivo sencillamente expresado
puede recordarse, mientras que una descripcin larga y detallada pronto se
olvida.
5. Los objetivos deben ser contemporneos al igual que innovadores. El gerente
de xito mantiene los objetivos al da, los revisa peridicamente y hace
revisiones cuando se cree que es ventajoso hacerlo. En varios casos, la
decisin ser continuar con el mismo objetivo, sin embargo en estos tiempos
de cambios rpidos el no ponernos al da o la falta de innovacin al establecer
los objetivos quizs sea una posible seal de peligro para la admn..
6. l numero de objetivos establecidos para cada miembro de la admn. debe ser
limitada. Muchos causan confusin y negligencia y muy pocos permiten
desperdicio y deficiencia. Cuatro o cinco objetivos para cada miembro de la
admn.. es el mximo. Si existen ms objetivos, habrn de consolidarse en
alguna forma. Demasiados objetivos disminuyen la importancia de los que son
en realidad importantes y enfatizan indebidamente los de menos condicin.

7. Los objetivos deben ser jerarquizados de acuerdo con su importancia relativa.

Esto coloca el nfasis necesario en los principales objetivos y dando a todo
miembro de la admn.. un valor para cada objetivo que le interese ayudar a
distribuir con efectividad los esfuerzos. En esta forma se mejora todo el
esfuerzo admvo. Esta en la naturaleza humana mejorar el trabajo sobre los
objetivos ms difciles y de sentir satisfaccin realizando los menores pero
fijando prioridades en los objetivos y revisndolos peridicamente se puede
combatir esta tendencia.
8. Los objetivos deben estar en equilibrio con una empresa dada, los varios
objetivos no habrn de apuntar en conjunto al exceso de cualquier condicin.

PRINCIPALES TIPOS DE PLANEACION ADMINISTRATIVA.

Los gerentes tratan diariamente con muchos diferentes tipos de planes; algunos
se refieren a una sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo
un depto. O a toda la compaa. Estudiaremos 6 tipos de planes comunes
encontrados por los gerentes con regularidad.
1. Poltica
2. Procedimientos
3. Mtodo
4. Estndar
5. Presupuesto
6. Programa
Poltica. Las polticas revelan las intenciones del gerente para los periodos futuros
y se determinan antes de la necesidad de tales intenciones. Estas son guas
generales en su uso. La poltica define el rea en los cuales se van a tomar
decisiones, pero no indica la decisin. Las polticas sealan la direccin general
sancionada que se debe seguir y las reas. Mantenindose dentro de esos limites
predeterminados, pero con libertad para decidir dentro de las reas estipuladas, el
trabajo del gerente se ejecuta de acuerdo con la planeacin general de la
empresa. Y se define de la siguiente manera. "Una poltica es una gua general
verbal o escrita que establecen los limites que proporcionan la direccin y los
limites generales dentro de los cuales tendr lugar la accin administrativa."