Caja General

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con
los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una
cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se
encuentran en la Caja.
Arqueo de caja
Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto
de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o
vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero.
Instrucciones Para Realizar Un Arqueo De Caja
El saldo inicial, en ocasiones la gestin se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero
al iniciar el da La gestin de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.
La retirada de dinero al banco al finalizar el da. El control de los cobros realizados segn los medios
de pago permitidos por el local. En un solo libro existen rayado para el control de entrada/salida, etc.
Con relacin al libro de control de gastos pagados por caja, se puede emplear por uno de tres
columnas: entrada, salida y saldo.
Diferencias En Arqueo (Faltantes o Sobrantes)
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta
de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una
cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los
sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.
Control Interno
Es un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de Proteger los
activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera y Promover la eficiencia de
las operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con
la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes caractersticas:

Organizacin de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las
actividades de la empresa.
Autorizacin y registro operacional de manera que sea de la atribucin del departamento de
contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres
(3) persona para evitar fraude.
Control Interno del Efectivo.
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas
las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos
tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros
mediante:

Divisin del trabajo

Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Promocin de personal eficiente

Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en
un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:
Caja y Banco

Elementos del control Interno

Los cinco componentes del control interno

Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre
s y son inherentes al estilo de gestin de la empresa. Los mismos son:
Ambiente de Control.
Evaluacin de Riesgos.
Actividades de Control.
Informacin y Comunicacin.
Supervisin o Monitoreo.
Fondo de caja menor
Fondo De Caja Menor

Fondo de caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos desembolsos, y se
asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeos, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede
entorpecer el desarrollo gil de ciertas actividades, por lo que la solucin es la constitucin de un
fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o
pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas
$1.000.000 ser suficiente, en otras ser necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementacin de cierta polticas, como por
ejemplo, que por este se harn pagos que no superen determinado monto, o que determinados
pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos plata de bolsillo, por lo que es
preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de
entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Diferencia entre Caja Menor y Caja General

La caja menor es para los gastos pequeos (artculos de librera, artculos de limpieza o refrigerios
que la caja general es para los gastos significativo (compras de mercaderas o pagos a proveedores)
la caja aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja
menor solo maneja efectivo nacional.

Reembolso de caja menor y su contabilizacin

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar
el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los
gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja menor a su
monto inicial.

La contabilizacin del reembolso ser:

51XXXX
111005

XXXX
XXXX

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de
crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn reembolso, de ah que se
considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial
tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causacin de las facturas,
puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una
gran falencia, puesto que segn los principios de causacin y realizacin, los hechos econmicos
deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no ser posible mediante el
antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que
permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho econmico que soportan.

Contabilizacin del Reembolso de Caja menor

Al contabilizar la constitucin del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se
acredita bancos. Con sujecin a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para
viticos y gastos de viaje se legalizarn dentro de los cinco (5) das siguientes a la realizacin del
gasto y no se podrn entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el
gasto anterior.
Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan
transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el ltimo
reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y
Financiera, una relacin totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para
su correspondiente trmite de reembolso y registro , acompaada de la comunicacin de
reconocimiento de gastos.

Cuando se trate de la legalizacin definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de
responsable del manejo o cancelacin de la misma, se debe realizar un arqueo fsico por parte de los

funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de
garantizar que se efecte el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deber coordinar lo
pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera
Adicionalmente en el evento en que la Direccin Financiera al momento de tramitar la legalizacin de
la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe
gestionar la correspondiente adicin.
En la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso, se exigir el cumplimiento de los
requisitos que a continuacin se indican:

1. Que los gastos estn agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en la
relacin anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolucin de constitucin.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores
con identificacin del nombre o razn social y el nmero del documento de identidad o NIT, objeto y
cuanta.
2. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se est legalizando.
3. Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolsado la caja menor
segn el caso.
4. Que se haya expedido la comunicacin de reconocimiento del gasto.
5. Que se haya dado ingreso al Almacn, de los elementos comprados.

Aumento y Disminucin de la Caja menor

Aumento de caja menor:

el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por
insuficiencia para cubrir los gastos menores en un perodo dado. Cancelacin de la caja menor:
cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es
costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningn gasto pendiente de legalizar
que pueda afectar la vigencia contable siguiente.
Disminucin de la caja menor:
Cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada
la situacin de inutilidad o por restricciones del gasto. Libro auxiliar de caja menor: se registra con
todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que se aplican los dineros del
fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario que afecten la contabilidad, como
acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar el saldo y se pueda
verificar en cualquier momento y tambin para elaborar sobre l la relacin de reembolso de caja
menor:

Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el comprobante de diario como en los otros
libros auxiliares, pues ste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente cumple
funciones de control
Bancos
Es una entidad financiera que se dedica a la administracin de dinero. El banco ofrece servicios
como el depsito de valores y el prstamo de capital. El sistema bancario, tambin conocido como
banca, es el conjunto de los bancos que operan dentro de una economa.
Conciliacin Bancaria
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por
medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos
hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas
crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro
completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos
movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en
sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos
valores no coinciden.
El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso
que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con
los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto
bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la
cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su
auxiliar.
- Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Elementos requeridos para realizar una conciliacin bancaria

Extracto bancario

Libro banco

Conciliacin del periodo anterior

Pasos

Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los dbitos del
extracto sern los crditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida,
haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden.

Identificar las partidas sin tilde puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se
termina que clase de diferencias son (cheques pendientes, depsitos no acreditados, notas dbitos o
crdito no contabilizados, errores u omisiones).

Se realiza la conciliacin propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo
realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos
iguales para realizar esta conciliacin es indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar al
saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto bancario.

Nota Dbito y Crdito Bancaria

Nota debito:
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la
facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento
del saldo de una cuenta.

Nota crdito:
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.