1.

Funciones y frmulas
Una de las caractersticas ms utilizadas en Excel son sus funciones ya que nos ayudan a ser
ms eficientes en el manejo de la hoja de clculo. Utilizamos las funciones para realizar clculos
con los valores de las celdas o tambin para modificar su contenido.
Absolutamente nadie puede cambiar el comportamiento de una funcin porque su
funcionamiento est programado dentro de Excel. Lo que s podemos hacer es conocer la amplia
gama de funciones existentes y aprender a utilizarlas.
Las frmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos
tener frmulas que utilicen ms de una funcin para lograr su objetivo.

1.1. Frmulas
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se
adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a
crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las
frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda
A1 ingresada en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en
la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel
tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda
B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras
que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

1.2. Partes de una frmula de Excel

Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede

ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles
comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas,

podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que
queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores

matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la
multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel.
Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como
parte de una frmula.

1.3. Referencias absolutas y relativas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera nica en Excel. Las
referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirn a las frmulas
encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los clculos.

1.3.1. Referencias relativas en Excel

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relacin con
la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de
copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustar automticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas.
Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fcil, ya que es
la combinacin de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente frmula contiene
una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.
=A1*2
As de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinacin de una letra y un nmero
sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado
la frmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha frmula es 20 ya que se obtiene el
valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas hacia otra
celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias guarda una relacin con la fila y la
columna en la que se encuentra as que, al momento de copiar la frmula, las referencias
relativas sern modificadas por Excel de manera automtica.
La siguiente imagen muestra el resultado despus de haber copiado la frmula hacia abajo.
Recuerda que cada resultado de la columna B representa la multiplicacin de los valores de la
columna A por 2. La frmula de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la
celda A1 que tena la frmula original.

Este cambio automtico en la referencia sucedi porque, al copiar la frmula hacia abajo, la
referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la frmula de la celda B1 a la celda B2,
nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la referencia tambin aumentar en
uno.
Al copiar la frmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la fila de la
referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una frmula que suma el total de
las ventas para el mes de Enero:

Nuestra frmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de copiarla hacia la
derecha estaremos aumentando la columna por lo que la formula copiada deber aumentar
tambin su columna. La siguiente imagen muestra el resultado de copiar la frmula de la celda
B7 a la derecha:

Al copiar la frmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su columna. Por esta
razn, cada celda de la fila 7 sumar el rango superior de su misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento de copiar la
frmula a otras celdas. El cambio ser relativo a la cantidad de columnas o filas que se ha
desplazado la frmula.

1.3.2. Referencias absolutas en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las
modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad
de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el smbolo $ a la columna y
fila de la referencia. La siguiente frmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma frmula del primer ejemplo de la seccin anterior. As que la colocar tambin
en la celda B1 y la copiar hacia abajo. La siguiente imagen muestra el resultado de dicha
accin:

En esta ocasin tenemos como resultado el nmero 20 en todas las filas de la columna B y eso
se debe a que la referencia permaneci fija an despus de haber copiado la frmula hacia

abajo. Esto nos indica que las referencias absolutas permanecern inamovibles sin importar que
las copiemos a otras celdas.
Las referencias absolutas son muy tiles cuando queremos que una frmula haga referencia a
una misma celda sin importar a dnde las copiemos. Cuando combinamos las referencias
absolutas con las referencias relativas, tenemos una combinacin sumamente til como lo
veremos en el siguiente ejemplo.

1.3.3. Referencias absolutas y relativas en Excel

Dentro de una frmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como referencias
relativas. Cada una de ellas se comportar de la manera en que lo he mostrado en los ejemplos
anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrar una frmula que combina las referencias absolutas y
relativas para obtener el precio de una lista de productos en la moneda local. Considera la
siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en dlares y el

tipo de cambio que est indicado en la celda E2. El primer intento que haremos por resolver este
problema es utilizando la siguiente frmula:
=B2*E2
Ingresar esta frmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el siguiente resultado:

La frmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las frmulas de las filas inferiores
devuelven cero. Al observar la frmula de la celda C6 nos damos cuenta que, al copiar la frmula
hacia abajo, Excel modific ambas referencias, inclusive la que haca referencia a la celda E2
que contiene el tipo de cambio y por esta razn obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las frmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar que la copiemos
a otra ubicacin, entonces es necesario hacer que dicha referencia sea absoluta. Nuestra
frmula quedar de la siguiente manera:
=B2*$E$2
En esta frmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el momento en
que ingresamos esta frmula en la celda C2 y la copiamos hacia abajo, obtenemos el resultado
correcto para cada uno de los productos.

Lo mejor de este tipo de frmulas es que, podrs cambiar el valor del tipo de cambio y
obtendrs los nuevos precios automticamente sin la necesidad de modificar las frmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa est en que la
primera de ellas utiliza el smbolo $ para hacer saber a Excel que queremos dejarla fija an
despus de haberla copiado a otra celda.

1.4. Precedencia de operadores

Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del
signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El
orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:
1.
2.
3.
4.

Porcentaje [%]
Exponenciacin [^]
Multiplicacin [*] y divisin [/]
Suma [+] y resta [-]

Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula:

=5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente resultado:
=5+12-3
El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la divisin 6/2.
Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el
resultado que obtenemos en Excel:

1.4.1. Uso de parntesis con operadores aritmticos

Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en
la precedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la preferencia sobre los
operadores. Considera la siguiente frmula:
=(5+3)*4-6/2
Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis para la suma
(5+3), la cual ser calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado:
=8*4-6/2
Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado empezando con las
multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:
=32-3

Finalmente se har la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cmo Excel
efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y debes tomarlo

muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el resultado
obtenido.

1.5. Comparar valores en Excel

Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparacin.
A travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con
el cual lo estamos comparando.
Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o
un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresin.

1.5.1. El operador Igual a (=)

Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador Igual a (=).
Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la columna A y la

columna B. Observa cmo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores
comparados son diferentes. En la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la
comparacin de manera que podamos diferenciar el operador Igual a (=) del signo igual que
identifica el inicio de la frmula. Sin embargo podemos quitar los parntesis y la frmula
funcionar correctamente.

1.5.2. El operador Mayor que (>)

El operador Mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cmo
funciona este operador en los datos de ejemplo:

Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una
comparacin Mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa
la diferencia en los resultados al utilizar este operador:

1.5.3. El operador Menor que (<)

El operador Menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresin sea menor que el
valor de la derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una
comparacin Menor que o igual a (<=). Observa los resultados:

1.5.4. El operador Diferente de (<>)

El ltimo operador de comparacin es el operador Diferente de (<>). Este operador nos ayuda a
saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor
VERDADERO.

Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor FALSO como es
el caso de la celda C4 del ejemplo. Es importante familiarizarse con los operadores de
comparacin porque sern de gran utilidad al momento de trabajar con otras funciones de
Excel.

1.6. Ingresar frmulas

Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=) de
manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto. Excel
nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.

1.6.1. Ingresar una frmula manualmente

La manera ms simple de introducir una frmula en Excel es capturando todo el texto que la
compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto
podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin con
el teclado.

1.6.2. Ingresar frmulas con el ratn

Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y
menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas
que forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que
necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar
de introducirla con el teclado.

1.6.3. Ingresar frmulas con las flechas del teclado

Este mtodo es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratn para
seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia
la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

1.6.4. Utilizar autocompletar para ingresar una funcin

Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la frmula podemos hacer
uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir el nombre de
la funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las
referencias de las celdas dentro de la frmula.

1.7. Insertar nombres de rango en frmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar
dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el
nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en
nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer
previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres
disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar
la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el
nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.

1.7.1. Editar frmulas en Excel

Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar
alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes
opciones:

Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas.

Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

1.8.

Asignar nombres a celdas o rangos

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un
rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente
adecuadamente.
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de la
misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes
pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignars un nombre y haz clic en el
cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar
nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro
de dilogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el botn
Aceptar.

1.8.1. Utilizar un nombre en una frmula

Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para que
observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de
frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de
tus frmulas para facilitar tu trabajo.

1.9. Insertar funciones

El cuadro de dilogo Insertar funcin, simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya
que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da
informacin sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer
prcticamente todo con el puntero del ratn.

1.9.1. Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo clic sobre el
botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en
la barra de frmulas el cual se muestra como fx. El tercer mtodo es seleccionar la opcin de
men Ms funciones que se muestra al pulsar el botn Autosuma.

1.9.2. Seleccionar la categora de la funcin de Excel

De manera predeterminada se mostrar la categora de funciones Usadas recientemente. Esto
permitir que hagas una revisin rpida sobre la lista para saber si la funcin que buscas se
encuentra ah.

De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando para poder
encontrarla rpidamente. Si no conoces la categora de la funcin tienes dos alternativas, la
primera es seleccionar la opcin Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las
funciones de Excel y podrs buscar entre ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el
cuadro Buscar una funcin para introducir el nombre de la funcin que buscar y oprimir el
botn Ir para permitir que Excel encuentre dicha funcin.

1.9.3. Seleccionar la funcin

Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el
botn Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel
mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.

1.9.4. Ingresar los argumentos de la funcin

Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas que contienen cada uno
de los argumentos de la funcin. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos
debers pulsar el botn Aceptar para terminar con la insercin de la funcin de Excel. Una
ventaja del cuadro de dilogo Argumentos de funcin es que provee una descripcin de ayuda
para cada uno de los argumentos de la funcin utilizada de manera que si has olvidado alguno
de ellos puedas rpidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

1.10. Autosuma
En esta ocasin te dar dos consejos para aplicar la Autosuma fcil y rpidamente en tus hojas
de Excel. El primero de los trucos es el siguiente.
Obtener la suma de una columna
Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar correctamente los

valores numricos de la columna:

Sumar todas las columnas y filas

Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento extrao de Excel.
Tomar la misma tabla de datos de ejemplo y comenzar a sumar las filas hasta llegar a la
tercera fila en donde Excel realmente no sabr qu hacer:

Observa cmo despus de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la
columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostrar ayuda a resolver la confusin de
Excel y a sumar rpidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar
todas las celdas de valores numricos e incluir una fila y una columna adicionales donde se
colocar los resultados:

Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma el atajo de teclado que acabamos
de revisar ALT + = y Excel sumar automticamente tanto columnas como filas y colocar los
resultados en las celdas vacas:

Ambos mtodos te ayudarn a realizar las sumas de tus datos adecuada y rpidamente.

1.11.

Funciones de tiempo

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con informacin de tiempo. Estas
funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de hora, minuto y segundo de
una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de una hora con tan solo
especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que
la celda A 1 tiene la siguiente informacin:

1.11.1.

La funcin HORA (hour)

Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la funcin HORA de la siguiente
manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato
de 24-horas.
1.11.2.

La funcin MINUTO (minute)

Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin MINUTO:

1.11.3.

La funcin SEGUNDO (second)

Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora puedes hacer uso
de las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo posterior.

1.12.

Funciones Lgicas

1.12.1. Funcin SI o IF
La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una
condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar
decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar valores a
devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el

resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el resultado de
la Prueba_lgicasea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin es
FALSO.

La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede
ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros,
referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al
resultado de la Prueba_lgica.
Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje
de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica

Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la funcin
SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un
ejemplo de este tipo de funcin es la funcin ESNUMERO la cual evala el contenido de una
celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo
quiero desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga
un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una funcin como valor de regreso

Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar el valor de
regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la
columna A contenga un valor numrico se le sume el valor que colocar en la celda D1. La
funcin que me ayudar a realizar esta operacin es la siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")
Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar en caso de
que la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta frmula:

Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma manera
podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el resultado de la
prueba lgica fuera falso.

1.13. Funciones matemticas

1.13.1. Funcin SUMAR.SI o SUMIF tiene tres argumentos que explicar a
continuacin.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado.

Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern incluidas en la
suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se
sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como nmero, texto o expresin. Si es un

nmero har que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho nmero. Si el criterio
es una expresin podremos especificar alguna condicin de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condicin en cierta
columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene
valores numricos. Todos estos casos quedarn ms claros con los siguientes ejemplos.
Ejemplos de la funcin SUMAR.SI
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas
las celdas que contienen el nmero 5.

Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el nmero
5, de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin SUMAR.SI encuentra las celdas que
tienen el nmero 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condicin
establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el nmero 10 como resultado.
Ahora cambiar la condicin a una expresin y sumare aquellas celdas que sean menores a 3.
Observa el resultado de esta nueva frmula.

Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la funcin SUMAR.SI el cual nos
deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente
ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor
especfico.
Para obtener el resultado colocar el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en
la celda F1. El tercer argumento de la funcin contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos
que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la funcin SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a
Juan y excluye el resto de celdas. Podra modificar un poco esta frmula para obtener las ventas
de un mes especfico. Observa el resultado de esta adecuacin en la celda F5:

1.13.2. Funcin CONTAR SI o COUNTIF

nicamente existen dos argumentos para la funcin CONTAR.SI que son los siguientes:

Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar.
Criterio (obligatorio): La condicin que determinar las celdas que sern contadas.

El criterio puede ser un nmero o una expresin que indicar la condicin a cumplir, por
ejemplo: 55, >26, VERDE. El criterio no har diferencia entre maysculas y minsculas.
Ejemplo de la funcin CONTAR.SI
Tengo una lista de artculos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el total de
artculos que son de color azul y para ello utilizar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")
Al aplicar esta frmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta correcta:

Puedes observar que el segundo argumento de la funcin CONTAR.SI est todo en minsculas
mientras que las celdas de la columna B tienen la primera letra en maysculas, sin embargo el
valor Azul es considerado dentro de la cuenta por lo que comprobamos que la condicin no es
sensible a maysculas y minsculas.
Recuerda que la funcin CONTAR.SI nos permitir contar el nmero de celdas dentro de un
rango que cumplan con el criterio que se haya especificado en el segundo argumento de la
funcin.

1.14. Funciones estadsticas

1.14.1. Funcin promedio o average
Obtiene el promedio de los nmeros especificados.
PROMEDIO(nmero1, [nmero2], )

nmero1 (obligatorio): Este parmetro puede ser un nmero tambien puede ser un
rango de celdas que contiene el conjunto de nmeros a promediar.
nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros son opcionales. De
igual manera puedes colocar un nmero u otro rango de celdas de donde la funcin
obtendr ms valores a promediar.

Ejemplos
PROMEDIO(73, 52, 87, 13, 39) = 52.8.

1.15. Funciones de bsqueda y referencia

1.15.1.

La funcin BUSCARV o Vlookup

La funcin BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es
decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta
funcin es una de las ms utilizadas para realizar bsquedas en Excel por lo que es importante
aprender a utilizarla adecuadamente.
Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la funcin BUSCARV para realizar
una bsqueda dentro de un directorio telefnico. Pero antes de escribir la frmula que nos
ayudar a realizar la bsqueda, ser importante poner atencin a los datos de origen.
Preparar los datos para la funcin BUSCARV
Para utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos.
En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical, es decir
organizada por columnas.
Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la
letra V en el nombre de la funcin) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, los datos de nuestro directorio telefnico debern estar organizados de la siguiente
manera:

Algo que nunca debes olvidar es que la funcin BUSCARV siempre realizar la bsqueda sobre la
primera columna de los datos. En el rango mostrado en la imagen anterior (A2:B11), la funcin
BUSCARV realizar la bsqueda sobre la columna A.
Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre y obtener el telfono,
pero no podremos buscar un telfono y obtener el nombre ya que la bsqueda siempre se
realiza sobre la primera columna de la izquierda. Por esta razn es importante preparar los datos
adecuadamente para obtener los resultados que necesitamos.

Algo que tambin debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que, si existen otras tablas de
datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al menos una fila y una columna en blanco entre
nuestros datos de bsqueda y las otras tablas de manera que la funcin detecte adecuadamente
el rango donde se realizar la bsqueda.
Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos para utilizar la
funcin BUSCARV y realizar bsquedas en Excel.
La gran mayora de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera en cmo le
indicamos los datos con los que trabajar as como ciertos criterios de ejecucin. En el caso de
la funcin BUSCARV tenemos cuatro argumentos que describo a continuacin:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el cual ser

buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado
en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado.
La funcin BUSCARV no har diferencia entre maysculas y minsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia al rango de
celdas que contiene los datos.
Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el nmero de columna que
deseamos obtener como resultado. Una vez que la funcin BUSCARV encuentra una
coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que
indiquemos en este argumento.
Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lgico, es decir falso o verdadero. Con
este argumento indicamos a la funcin BUSCARV el tipo de bsqueda que realizar y que
puede ser una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). Si
este argumento se omite se supondr un valor VERDADERO.

Como puedes ver, la funcin BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional. Sin
embargo, te recomiendo siempre utilizar los cuatro argumentos indicando en el ltimo de ellos el
valor FALSO para asegurar una bsqueda exacta.
Por otra parte, es importante mencionar que no todos los pases de habla hispana utilizamos las
misma normas en cuanto al carcter separador de listas. As que, dependiendo de la

configuracin regional de tu equipo, debers separar los argumentos de la funcin BUSCARV por
una coma (,) o por un punto y coma (;).
Los ejemplos estn hechos en una versin de Excel instalada en un equipo con configuracin
regional Espaol (Mxico) y por lo tanto vers una coma en la separacin de los argumentos de
la funcin BUSCARV pero debers estar consciente de que existe la posibilidad de que debas
utilizar el punto y coma.
Como regla general puedo decir que, si en tu pas se acostumbra utilizar la coma como el
separador de miles, entonces tambin utilizars la coma (,) para separar los argumentos de la
funcin BUSCARV. Por el contrario, si en tu pas se utiliza el punto como el separador de miles,
entonces utilizars el punto y coma (;) en los argumentos de la funcin.
Ejemplo de la funcin BUSCARV
Para hacer una bsqueda con la funcin BUSCARV sobre los datos de ejemplo, seguiremos los
siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar y que es uno de los nombres de la
columna A.
2. En la celda E2 ingresar el nombre de la funcin BUSCARV de la siguiente
manera:=BUSCARV(
3. Inmediatamente despus de ingresar el parntesis har clic en la celda E1 para incluir la
referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de
la funcin:=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los
ttulos de columna que para nuestro ejemplo ser el rango A2:B11. Una vez especificada
la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo
argumento:=BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me
devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la
numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la
columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma
(,):=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer
una bsqueda exacta y finalmente terminar el ingreso de los argumentos con un
parntesis.=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
De esta manera, la funcin BUSCARV har la bsqueda del valor de la celda E1 sobre los valores
del rango A2:A11 y como resultado nos devolver la celda de la columna B2:B11 que le
corresponda. Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificarlo para
buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado
automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin BUSCARV
regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla
obtendremos un error de tipo #REF!
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un
error de tipo #VALOR!
Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no
encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.

La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que

dediques tiempo para aprender correctamente su uso y podrs sacar mucho provecho de esta
funcin.

1.15.2. Funcin Coincidir o Match

La funcin COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas
y nos devuelve su posicin. En otras palabras, la funcin COINCIDIR nos ayuda a obtener el
nmero de fila que ocupa el elemento buscado.
La funcin COINCIDIR tiene tres argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la bsqueda.
Tipo_de_coincidencia (opcional): Un nmero que indica el tipo de coincidencia en la
bsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la funcin tendr un efecto en la manera en que se hace

la bsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la funcin
COINCIDIR:

1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor
buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor
buscado. La matriz de bsqueda puede estar en cualquier orden.
-1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el
valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de manera

predeterminada el valor 1.
Ejemplos de la funcin COINCIDIR
Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello tengo
una lista de valores en la columna A y utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la frmula:

La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5 que es precisamente la posicin que ocupa el
valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor JOX no est dentro de la lista as que no habra
una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la funcin estoy indicando que
deseo hacer una bsqueda aproximada. Observa el resultado:

La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9 porque es el elemento que contiene al menos una
de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.
Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR
Algunas notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR son las siguientes:

La funcin COINCIDIR no hace diferencia entre maysculas y minsculas.

Cuando la funcin COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolver el tipo de
error #N/A.

1.16. Funciones de texto

1.16.1. Funcin CONCATENAR o CONCATENATE
La funcin CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una misma
celda lo cual es muy til cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos
hacer una concatenacin.
La funcin CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento ser un texto
que se ir uniendo al resultado final. El mximo de argumentos que podemos especificar en la
funcin es de 255 y el nico obligatorio es el primer argumento.

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final.

Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son
opcionales a partir del segundo argumento.

Ejemplo de la funcin CONCATENAR

La funcin CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la informacin est distribuida
en varias columnas y deseamos integrar la informacin en una sola. Por ejemplo, tengo
informacin de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los
siguientes pasos.

1. En la celda D2 comenzar a escribir la funcin CONCATENAR especificando el primer

argumento:
=CONCATENAR(A2,
2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vaco de manera que el Nombre y
el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:
=CONCATENAR(A2," ",
3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que ser el Apellido paterno con su
respectivo espacio:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",
4. Y como ltimo paso en el quinto argumento ir el Apellido materno:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)
La funcin CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Slo resta copiar la frmula hacia abajo para que Excel realice la concatenacin de los dems
nombres.

1.16.2. Funcin LARGO o LEN

Solamente tiene un argumento que es una cadena de texto y como resultado nos devuelve el
nmero de caracteres de dicha cadena.

Texto (obligatorio): La cadena de texto cuya longitud deseamos conocer.

Es importante mencionar que la funcin LARGO contar tambin los espacios.

Ejemplo de la funcin LARGO
En el siguiente ejemplo, la funcin LARGO cuenta el nmero de caracteres de la cadena de texto
de la celda A1:

Si la celda A1 estuviera vaca, sera equivalente a tener una cadena de texto vaca por lo que
la funcin LARGO devolver el valor cero:

Ahora observa lo que sucede cuando incluyo espacios en las cadenas de texto. En la siguiente
imagen puedes observar que he colocado espacios al inicio y fin de las cadenas de texto de las
celdas A2 y A3. Tambin puedes observar que en la celda A4 he colocado un espacio entre cada
una de las letras.

La funcin LARGO en Excel nos ayudar a obtener la longitud de cualquier cadena de texto que
especifiquemos como argumento.

1.16.3. Funcin SUBSTITUTE o SUSTITUIR

Sustituye un texto por otro en la cadena de texto especificada.
SUSTITUIR(texto, texto_original, texto_nuevo, [nm_de_instancia])

texto (obligatorio): El texto en donde se realizar la sustitucin.

texto_original (obligatorio): El texto que se quiere sustituir.
texto_nuevo (obligatorio): El texto por el que se reemplazar el texto_original.
nm_de_instancia (opcional): El nmero de instancia/aparicin que se sustituir.

Ejemplos:
SUSTITUIR(abcdef, ef, efgh) = abcdefgh
SUSTITUIR(ExcelExcelExcel, Excel, Microsoft, 2) = ExcelMicrosoftExcel.

1.16.4. Funcin DERECHA o RIGHT

Texto (obligatorio): La cadena de texto que contiene los caracteres que deseamos
extraer.
Nm_de_caracteres (opcional): El nmero de caracteres que deseamos extraer.

Algunas observaciones importantes sobre la funcin DERECHA son las siguientes. Si no se

especifica el nmero de caracteres, entonces la funcin devolver solamente el ltimo carcter
de la cadena de texto. Si por el contrario, el nmero de caracteres especificado excede la
longitud de la cadena de texto, entonces se devolver el texto completo.
Ejemplo de la funcin DERECHA
Ahora hagamos un ejemplo con la funcin DERECHA para dejar en claro su funcionamiento.
Con la siguiente frmula extraer el ltimo carcter de la cadena de texto de la celda A1:
=DERECHA(A1)
Observa el resultado de esta frmula:

Tal como lo esperbamos, la funcin DERECHA devuelve el ltimo carcter de la cadena de

texto ya que al omitir el segundo argumento la funcin supone que deseamos un solo carcter.
Obtendremos el mismo resultado si utilizamos la siguiente frmula:
=DERECHA(A1, 1)
Si por el contrario necesito extraer ms de un carcter, entonces debo especificar la cantidad
exacta en el segundo argumento de la funcin DERECHA:
=DERECHA(A1,4)
Esta frmula nos devuelve los ltimos 4 caracteres del texto de la celda A1:

Por ltimo probar que al especificar un nmero de caracteres mayor a la longitud de la cadena
de texto simplemente obtendr como resultado la misma cadena de texto:

Observa que como segundo argumento he colocado el valor 100 que excede por mucho la
longitud de la cadena de texto de la celda A1 y por la tanto la funcin DERECHA devuelve la
cadena de texto completa.

1.16.5. Funcin IZQUIERDA o LEFT

La funcin IZQUIERDA en Excel tiene solamente dos argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto de la cual se obtendrn los caracteres de la

izquierda.
Nm_de_caracteres (opcional): La cantidad de caracteres que sern extrados de la
cadena de texto.

Si se omite el segundo argumento, la funcin IZQUIERDA asumir que solamente deseamos el

primer carcter de la izquierda de la cadena de texto.
Ejemplo de la funcin IZQUIERDA
Hagamos un ejemplo sencillo con la funcin IZQUIERDA. En la celda A1 tengo el texto
ExcelTotal.com y en la celda B1 colocar la siguiente frmula:
=IZQUIERDA(A1)
El resultado de esta funcin ser el siguiente:

Recuerda que si no utilizamos el segundo argumento de la funcin IZQUIERDA, se regresar

solamente el primer carcter de la cadena por lo que en este caso solamente veo el carcter E
en la celda B1.
Ahora utilicemos el segundo argumento de la funcin IZQUIERDA y remplazar la frmula de la
celda B1 con la siguiente:
=IZQUIERDA(A1, 5)
Estoy pidiendo a la funcin IZQUIERDA me devuelva los primeros cinco caracteres de la
izquierda de la cadena de texto ubicada en la celda A1 y el resultado es el siguiente:

Para la funcin IZQUIERDA la primera letra de la cadena de texto ser el carcter uno de manera
que en nuestro ejemplo el quinto carcter es la letra l y obtenemos la palabra Excel como
resultado de la frmula anterior.
Frecuentemente vers a la funcin IZQUIERDA siendo utilizada con otras funciones de Excel
tratando de encontrar o comparar cadenas de texto. Por esta razn debes tener siempre
presente la utilidad de esta funcin para poder hacer uso de ella eficientemente.

2.0. Formato Condicional

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el
anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor
de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno
diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder identificarlas
fcilmente en pantalla.

2.1. Cmo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer
clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se aplicar para aquellas celdas que
cumplan con cierta condicin o regla. Un formato condicional en Excel est siempre basado
en una regla que posteriormente se podr editar si as lo deseas. Las reglas que se crean para
los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la

celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms
compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo
hagas ser muy intuitivo de utilizar.

2.2. Resaltar celdas con formato condicional

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo solicitando
los argumentos necesarios para crear la regla.

2.3. Reglas de formato condicional

La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato
especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor
con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin Entre muestra un
cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a
buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor se
adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla
de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.

Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos los valores
duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de

formato condicional adecuada.

2.4. Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos

2.4.1. Formato condicional a valores duplicados

Comenzaremos nuestro ejercicio seleccionando el rango de celdas que contiene los datos a los
que aplicaremos el formato condicional y que en este caso es el rango A2:A26.

Despus de haber hecho la seleccin, debemos ir a la ficha Inicio, y dentro del

grupo Estilos, hacer clic sobre Formato Condicional y al desplegarse el men emergente debers
hacer clic en Resaltar reglas de celdas y posteriormente elegir la opcin Duplicar valores tal
como se muestra en la siguiente imagen.

Al seleccionar esta opcin se mostrar el cuadro de dilogo Duplicar Valores el cual contiene dos
listas de seleccin y debers asegurarte de que la primera lista tiene la
seleccin Duplicados. Para la segunda lista podrs elegir cualquiera de las opciones disponibles
y para nuestro ejemplo dejar seleccionada la opcin de relleno rojo con texto rojo oscuro.

Al hacer clic en el botn Aceptar, la mayora de las celdas de nuestros datos sern resaltadas en
color rojo porque contienen un valor que se repite al menos dos veces. La nica celda que no
ser resaltada en rojo ser las celdas A5 porque es la nica que contiene un valor que no se
repite.

De esta manera podrs resaltar valores duplicados en Excel utilizando el formato condicional de
manera que sea fcil detectar visualmente aquellas celdas que contienen datos duplicados.
En la segunda parte de nuestro ejercicio modificaremos la regla de formato condicional recin
creada de manera que se aplique el formato condicional a los valores nicos de nuestro listado.
2.4.2. Formato condicional a valores nicos
Para invertir el funcionamiento de nuestra regla de formato condicional de manera que el
formato se aplique a los valores nicos de nuestros datos haremos una pequea modificacin.
Pero antes, debemos seleccionar de nueva cuenta el rango de celdas con los datos y hacer clic
en la ficha Inicio > Formato condicional y seleccionaremos la opcin Administrar reglas.

Esto mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales donde

podrs observar la regla que acabamos de crear en la seccin anterior.

Para editar la regla de formato condicional debemos seleccionarla y posteriormente hacer clic
en el botnEditar regla lo cual mostrar el cuadro de dilogo Editar regla de formato. En este
nuevo cuadro de dilogo debemos seleccionar la opcin nico dentro de la lista desplegable
tal como se muestra en la siguiente imagen.

Para finalizar debers hacer clic en el botn Aceptar y de nuevo haz clic en Aceptar para cerrar
el Administrador de reglas de formato condicional. Como resultado tendremos una regla que
resaltar solamente la celda A5 con un formato especial por ser el nico valor que no se repite.

Es as como el Formato condicional en Excel puede ser utilizado para resaltar valores nicos o
valores duplicados. Aunque en este ejercicio he utilizado una misma regla de formato

condicional para demostrar ambas tareas, es totalmente factible crear reglas independientes
que resalten valores duplicados o valores nicos.
Ambos tipos de reglas se crean de la misma manera, es decir, desde Inicio > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores y al abrirse el cuadro de dilogo
debers elegir la opcin duplicado o nico en base al tipo de datos que deseas resaltar.

2.5. Reglas superiores e inferiores para analizar datos

Ahora analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato
condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y dentro
de la opcin Reglas superiores e inferiores.

La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los
10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla es el
siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los
10 superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10
inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro
del rango.

La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un
nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2
celdas. El cuadro de dilogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20% para un

rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla 10% de
valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor
promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a
todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin calculado. Al no tener
nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicta el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior al
promedio. Tambin puedes consultar el artculo Resaltar celdas con formato condicional para
conocer ms sobre otras reglas de formato condicional.

2.6. Buscar en Excel con formato condicional

Para utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas
coincidentes. Observa la siguiente imagen:

Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro de
bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo entontrar en los datos.
Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben
seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la
opcin Nueva regla:

Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato:

2.7. Frmula para encontrar valores

Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja
de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un instante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las celdas
que cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las
celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que

compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos valores utilic la funcin
MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la
bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es
evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.
Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que introduzcas en
las celdas de bsqueda:

2.8. Borrar reglas de formato condicional

Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que
desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato
condicional aplicado a los datos.
2.8.1. Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el
formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la
opcin Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
2.8.2. Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes
estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se
borrarn todos y cada uno de ellos.
2.8.3. Eliminar algunas reglas de formato condicional
El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y
solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que
tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la
opcin Administrar reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn
Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban
siendo aplicadas sobre los datos.

3.0. Tablas dinmicas

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla
dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la
ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango
de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva
tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los
campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos
que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Colocaremos como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como
valores colocaremos el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que
resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad
de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas
que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.

ANEXO 1. Mtodos abreviados

Prcticamente todas las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde el teclado.
Eso te da mucha ms velocidad a la hora de manejar Excel y aumenta tu productividad en tu
trabajo diario. A continuacin encontrars una lista de atajos del teclado que te ayudarn.

Shortcut Effect in English

Effect in Spanish

English equivalent
to Spanish effect

Ctrl+A

Select all

Abrir

(Open)

Ctrl+O

Ctrl+B

Bold

Buscar

(Find)

Ctrl+F

Ctrl+C

Copy

Copiar

(Copy)

Ctrl+C

Ctrl+D

Fill down

Rellenar
derecha

(Fill right)

Ctrl+R

Ctrl+E

N/A

Seleccionar
(Select all)
todo

Ctrl+A

Ctrl+F

Find

Fuente

(Font name)

Ctrl+Shift+F

Ctrl+G

Go to

Guardar

(Save)

Ctrl+S

Ctrl+H

Replace

Ctrl+I

Italic

Ir a

(Go to)

Ctrl+G

Ctrl+J

N/A

Rellenar
abajo

(Fill down)

Ctrl+D

Ctrl+K

Insert hyperlink

Cursivo

(Italic)

Ctrl+I

Ctrl+L

Create list

Reemplazar (Replace)

Ctrl+H

Ctrl+N

New

Negrita

Ctrl+B

Ctrl+O

Open

Ctrl+P

Print

Ctrl+Q

la

N/A

(Bold)
N/A

Imprimir

(Print)

Ctrl+P

Crear lista

(Create list)

Ctrl+L

Ctrl+R

Fill right

N/A

Ctrl+S

Save

Subrayado

(Underline)

Ctrl+U

Ctrl+T

N/A

Tamao

(Font size)

Ctrl+Shift+P

Ctrl+U

Underline

Nuevo

(New)

Ctrl+N

Ctrl+V

Paste

Pegar

(Paste)

Ctrl+V

Ctrl+W

Close

Cerrar

(Close)

Ctrl+W

Ctrl+X

Cut

Cortar

(Cut)

Ctrl+X

Ctrl+Y

Redo

Repetir

(Redo)

Ctrl+Y

Ctrl+Z

Undo

Deshacer

(Undo)

Ctrl+Z

ANEXO 2. Tabla de frmulas

ESPAOL

INGLS

AHORA

NOW

ALEATORIO.ENTRE

RANDBETWEEN

AO

YEAR

BUSCARH

HLOOKUP

BUSCARV

VLOOKUP

COINCIDIR

MATCH

CONCATENAR

CONCATENATE

CONTAR

COUNT

DERECHA

RIGHT

DIA

DAY

DIAS.LAB

NETWORKDAYS

DIASEM

WEEKDAY

ENCONTRAR

FIND

ESBLANCO

ISBLANK

HOY

TODAY

IZQUIERDA

LEFT

MAX

MAX

MES

MONTH

MIN

MIN

PROMEDIO

AVERAGE

REDONDEAR

ROUND

SI

IF

SUMA

SUM

SUMAR.SI

SUMIF

SUSTITUIR

SUBSTITUTE