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Contedo desenvolvido por Alvaro Esteves, com base nos seus livros
Uma Questo de Tempo (Editora Objetiva) e Tempo Orgnico (Editora Sinergia)

Como administrar seu tempo

num mundo em transformao

Aqui voc encontra textos e exerccios de apoio a nossa palestra. Eles sero
utilizados medida em que os temas correspondentes so apresentados.
Espero este que voc faa muito bom proveito do material e que ele,
juntamente com a palestra, contribua, de fato, para aumentar sua eficcia e
produtividade, sua realizao como pessoa e sua qualidade de vida.
Desde j desejo, assim, muito sucesso nas vrias facetas da sua vida pessoal
e profissional.

Abrao
Alvaro Esteves

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Teste: Voc um bom ouvinte?

Saber ouvir hoje em dia habilidade que transmite respeito e proporciona
oportunidades de trocar experincias e aprender sempre. Aproveite esse teste
para saber como anda essa sua virtude. Marque, para cada pergunta, a coluna
que corresponde sua real forma de agir durante um dilogo, de acordo com
os seguintes critrios:
S Sempre

Q - Quase Sempre

R - Raramente

N Nunca

01. Voc permite que o outro se expresse sem interromp-lo(a)?

02. Voc escuta nas "entrelinhas", procurando o sentido das palavras,
especialmente quando a pessoa usa linguagem de significado pouco claro?

03. Voc se esfora para desenvolver sua habilidade para reter informaes
importantes?
04. Voc registra os detalhes mais importantes de uma conversa?
05. Ao rememorar um acontecimento qualquer, voc se preocupa em localizar
e registrar os fatos mais importantes e as palavras-chaves?
06. Voc repete para seu interlocutor os detalhes essenciais de uma conversa,
antes que ela chegue ao fim, visando a confirmar o que foi entendido?
07. Quando em conversa com outra pessoa, voc consegue controlar o
impulso de imaginar sua resposta s ideias que ela est expressando?
08. Voc evita tornar-se hostil ou excitado quando o ponto de vista do seu
interlocutor difere do seu?
09. Voc consegue se abstrair outros fatos paralelos conversa quando est
ouvindo?
10. Voc sente e transmite um interesse genuno no que o outro est dizendo?

PONTUAO DO TESTE
Contabilize seu resultado, atribuindo a cada resposta o seguinte valor:
S - Sempre 4 pontos
Q - Quase Sempre 3 pontos
R - Raramente
2 pontos
N Nunca

1 ponto

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32 OU MAIS PONTOS: Parabns, voc um bom ouvinte, algum que

desperta confiana e que sabe captar as ideias de seus interlocutores. Voc
sabe como dar ateno a quem o procura, de maneira que essas pessoas
tenham vontade de voltar e de trocar mais conhecimentos com voc. Voc s
tem a ganhar nos relacionamentos que mantm.
27 A 31 PONTOS: Voc se enquadra nos ouvintes mdios. Em algumas
situaes voc age de forma mais seletiva, sem estar realmente focado no
interlocutor. Quando estiver conversando com algum, considere essa pessoa
a mais importante para voc naquele momento. Procure imaginar o que sentiria
se estivesse no lugar dele. um bom exerccio.
22 A 26 PONTOS: Voc custa a se concentrar no que os outros dizem. Muitas
vezes, isso causado pela disperso e pela vontade de resolver vrias coisas
ao mesmo tempo. Esteja sempre alerta ao seu "clima interno" e perceba o que
o est preocupando e qual a emoo dominante. Assim voc poder identificar
e neutralizar - o que est realmente atrapalhando no momento dos dilogos.
ABAIXO DE 21 PONTOS: Provavelmente, boa parte das mensagens que voc
escuta deturpada e retransmitida com "interferncia". Tenha cuidado com
essa falta de ateno, pois voc pode estar passando a imagem de uma
pessoa desinteressada. Vrios fatores, principalmente de hbito e
personalidade, podem ter levado voc a isso. Mas h como resolver! Procure
identificar qual a forma de concentrao qual voc melhor se adapta:
tomando notas, olhando para a pessoa, interrompendo para poder gravar
melhor cada parte da conversa, etc.
Lembre-se de que as palavras tm significado diferente para cada interlocutor e
a forma como ouvimos tambm individual. A nica maneira que temos de
OUVIR MESMO conferindo com o interlocutor o que realmente ele est
querendo dizer.
Observao:
Este teste, organizado pela psicloga Tatiana Wernikoff, foi publicado no site
Carreiras e Empregos, de onde est sendo reproduzido.
http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/teste/200401bom_ouvinte.shtm

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Construindo a sua Viso Pessoal de Futuro

No formulrio da pgina seguinte voc seis tringulos para registrar os itens da
sua Viso. No faz sentido termos mais de seis grandes sonhos. Mas
tambm no precisamos usar todos eles. Vai depender de voc e de como est
visualizando o seu futuro.
Para cada item da Viso, e estabelea metas de longo prazo que devem ser
alcanadas para que a Viso se concretize. Isto dar robustez a cada um dos
itens. Veja no exemplo abaixo:
Leve em conta tudo aquilo que falamos e tenha em mente uma frase de
George Bernard Shaw: Alguns homens veem as coisas como so, e dizem
Por que? Eu sonho com as coisas que nunca aconteceram e digo Por que
no ? Agora, capriche no primeiro passo em direo a um futuro ainda melhor
e...boa viagem.
Viso

Disponibilizar para o
mercado um Curso
Online sobre Adm.
Tempo

Metas
- Ter Parceiro para produo e distribuio
- Gerar contedo
- Divulgar o curso

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Viso Pessoal do Futuro (folha de exerccio)

Viso

Metas

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Da Viso para a Ao
Lgia Azevedo acredita que importante encarar tudo que se faz na vida como
se fossem projetos. As coisas no devem ser vistas como fatos isolados, mas
sim fazendo parte de algum todo, o que ajuda a entender o tempo de que se
precisa para cada coisa.
Alan Lakein foi um dos pioneiros nos estudos de Administrao do Tempo. A
sequncia abaixo uma adaptao de suas sugestes para migrarmos da
Viso para a Ao:
Passo 1: Liste as metas e atividades
Abrir uma folha separada para cada um dos principais itens (Metas) da nossa
Viso de Futuro. Em cada folha, se deve ento listar atividades que nos
conduziro quela Viso. No primeiro momento, liste todas as atividades que
voc considera relevantes e que tenham a ver com o item, independente do
seu grau de importncia.
Passo 2: Priorize as atividades
Estabelecer prioridade, seja em funo do grau de importncia que a atividade
tem , seja em funo de sua cronologia. H atividades que so pr-requisitos
para outras atividades e devem portanto ser concludas antes.
Passo 3: Estabelea prazos para concluir cada atividade
importantssimo associarmos uma referncia de tempo s nossa metas e
atividades. No para que isto venha a ser fonte de ansiedade ou stress. Muito
pelo contrrio. Os prazos so referncias motivadoras, para que voc
mantenha seu foco e sua energia concentrados em algo que voc mesmo
definiu como importante para sua vida. Voc pode rev-los, periodicamente.
Exemplo (a partir da Viso acima mostrada)
Viso: Disponibilizar um curso Online sobre Adm. Tempo
Meta
- Ter Parceiro para
produo e distribuio
deste tipo de produto
- Gerar contedo

- Divulgar o curso

Atividades
- Analisar alternativas viveis
- Contatar empresas e apresentar projeto
- Negociar condies
- Criar apresentao e exerccios
- Obter apoio pedaggico para o uso da
plataforma de ensino a distancia
- Formatar slides
- Gravar e acompanhar edio
- Obter mailings
- Desenvolver materiais (banners, email mktg)
- Fazer Parcerias para veiculao
- Identificar e conhecer ferramenta de email
- Implementar plano de ao

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Prazos
Jun/12
Ago/12
Set/12
Ago/12
Out/12
Nov/12

Desenvolvimento de Plano de Ao das Metas (folha de exerccio)

ITEM DA SUA VISO PESSOAL DE FUTURO:____________________
Para cada uma das meta/desdobramentos feitos para esta Viso, desenvolva
as atividades e objetivos especficos que permitiro o atingimento da Viso.
Meta

Atividades e objetivos especficos

1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

(replique esta folha para Item da Viso e a preencha)

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Prazo

Desperdiadores de tempo
De repente, voc comea a se dar conta de que os ladres de tempo
comearam a agir, desperdiando seu tempo impiedosamente e os imprevistos
se sucedem com uma frequncia nunca antes imaginada. A sua racionalidade
deixa de ser a ferramenta mais adequada, ao entrarem em cena fatores
subjetivos e de controle mais complexo.
Colocar em prtica aquelas aes definidas no mbito da Viso e das
atividades relacionadas s suas, portanto, vai demandar algo mais. Vai
requerer uma clara compreenso das dificuldades presentes a cada momento
e um comportamento acima de tudo proativo, bem como uma atitude firme e
constante com relao aos ladres do seu tempo, muito especialmente contra
o maior deles todos: voc mesmo.
Neste captulo, mais do que nos outros, voc ir encontrar muitas dicas. No
se deixe porm iludir pelos possveis atalhos que elas possam sugerir.
Comenta Alec Mackenzie: Pouca gente se esfora para analisar as causas de
suas dificuldades no gerenciamento do tempo ou compreender os princpios
envolvidos. Ao invs disso tiram concluses de solues rpidas e fceis,
agarram-se a duas ou trs dicas especficas... e depois se perguntam por que a
cura no pegou. Em algumas semanas j voltaram aos velhos hbitos.
Tente, portanto, relacionar as sugestes que se seguem sequncia de aes
que o levem a um melhor estgio de desenvolvimento pessoal e s atividades
relacionadas sua Viso. Como sabemos, no basta sermos mais rpidos, j
que no se trata de um jogo nem de uma corrida. O sucesso a longo prazo
requer uma abordagem sistmica, atravs da qual padres gerais de
aperfeioamento, possam ser implementados.
Vamos, portanto, entrar no domnio das emoes e nossas limitaes como
indivduos, bem como as dificuldades do convvio social em que cada um de
ns tem suas prprias prioridades e objetivos, muitos deles ocultos e de difcil
percepo.
Algumas palavras sobre desperdcio de tempo
Muita coisa do que fazemos na vida pode ser considerada desperdcio de
tempo. Talvez at a maior parte do tempo til, para a maioria das pessoas.
Cada um vai ter, por certo, uma lista diferente, ao completar uma anlise do
tempo como sugerimos no item anterior mas a constatao de desperdcio
dever ser igualmente frustrante para todos.
Costumo dividir os desperdcios em cinco grupos de atividades:
Grupo 1 - o nosso ego e certas programaes emocionais que nos fazem
roubar tempo de ns mesmos;
Grupo 2 Planejamento - a maneira como nos organizamos
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Grupo 3- As ferramentas de comunicao e produtividade pessoal mal

utilizadas; Grupo 4 - Os tempos impostos por outras pessoas mas que
permitem uma certa margem de negociao;
Grupo 5 - Os tempos onde nada acontece
Vamos ver cada um deles, apresentando sempre algumas sugestes para que
estes desperdcios sejam minimizados ou, em algumas situaes,
completamente erradicados.
O quadro apresentado abaixo ser usado como base para um exerccio e
resume os trs primeiros grupos de desperdiadores.
Exerccio : Combate aos Desperdiadores

Etapa 1: Dividir os principais desperdiadores, acima, em 3 grupos:

Aqueles que voc pode comear a resolver AGORA. Ou seja, os
desperdiadores sobre os quais voc no depende de ningum para
fazer alguma coisa a respeito, imediatamente.
Aqueles que voc pode influenciar AGORA uma soluo. Ou seja,
aqueles que dependem de outras pessoas mas que voc considera
possvel encaminhar ou negociar algo que influencie a melhora da
situao para seu melhor uso de tempo.
Aqueles sobre os quais voc acredita que no pode fazer nada a
respeito AGORA.

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Use a numerao utilizada na tabela acima para identificar os desperdiadores.

Registre na tabela em seguida.
1. Posso comear a
resolver agora

2. Posso comear a
influenciar agora

3. No posso fazer
nada a respeito agora

Etapa 2: Plano da Ao para combater o desperdcio de tempo

a. Selecione, entre os desperdiadores do primeira coluna acima - aqueles
sobre os quais voc acredita que possa fazer imediatamente alguma coisa a
respeito os cinco que mais o afetam, ou seja aqueles que mais roubam o seu tempo.
Use a numerao para identificar cada tringulo de desperdcio.
b. Para cada um desses cinco itens, prepare um pequeno plano de ao para
os prximos 30 dias, com o objetivo de minimizar a ao de cada
desperdiador ou, se possvel elimin-lo, utilizando o modelo a seguir .
c. Imprima uma cpia desta folha depois de preenchida, ponha num envelope e
pea a algum que lhe entregar daqui a um ms, como lembrete.
Desperdiador

Aes

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Prazo

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Os quatro quadrantes das prioridades

Procuramos exemplificar atividades tpicas de cada quadrante, mas esta matriz
pode ter um desenho completamente diferente, de indivduo para indivduo.
1 - URGENTE E IMPORTANTE

2 - IMPORTANTE E NO URGENTE

No trabalho: Crises, solicitaes

inadiveis de clientes, problemas
urgentes, certas reunies, aes
com datas limites rgidas, alguns
telefonemas crticos

No trabalho: Atividades relacionadas

Viso,
planejamento,
aprofundar
relacionamentos, aes preventivas,
delegao ou preparao de pessoas
para receber delegao/empowerment,
desenvolvimento profissional
Em casa: questes de sade, Em casa: Atividades relacionadas
alguns telefonemas, alimentao no Viso,
aprofundar
relacionamentos,
dia -a-dia
recreao e lazer verdadeiros, cuidados
com o corpo e sade, desenvolvimento
pessoal, leitura, definio e reviso de
valores e de metas
3 - URGENTE E NO
IMPORTANTE
No trabalho : a maior parte dos
telefonemas
e
interrupes,
prioridades de outras pessoas
(questes urgentes suscitadas por
outros) , parte da correspondncia,
muitas das reunies

4 - NO IMPORTANTE E NO
URGENTE
No trabalho : a maior parte das reunies
e
da
correspondncia,
muitos
telefonemas, conversa fora/conversa
fiada (nos corredores e no telefone )

Em casa: televiso sem importncia

como entretenimento ou informao e
Em casa: urgncia dos outros sem outras atividades de falso lazer
contribuir
para
aprofundar (passatempo inconsequente sem ser
relacionamento ( manipulaes )
diverso
ou
relaxamento);
tempo
dedicado ao consumo/compras
sem
objetividade ou prazer; excesso - ou falta
- de arrumao da casa, etc.
Covey atribui diferentes denominaes para cada quadrante. 1 o quadrante
do inevitvel. So atividades que no podem deixar de ser feitas,
provavelmente hoje ou no prazo mais curto possvel. O quadrante 3 o da
frustrao e traz muitos perigos para o bom administrador do tempo, pois de
certa forma um falso quadrante 1 e com ele pode se confundir com muita
facilidade. O 4 o quadrante do desperdcio. Nele concentraremos nossa
ateno no prximo captulo, pois preciso ser duro e determinado para
reduzir drasticamente a parcela do nosso tempo que nos roubada pelos
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outros ou por nossos hbitos inadequados. O quadrante 2 o da Qualidade.

a que devemos concentrar nossa ateno. o quadrante que permitir o
desenvolvimento da nossa estratgia de vida, atravs de aes tticas e
consistentes.
Uma estratgia de melhoria na administrao do tempo
Deve-se sempre dar uma ateno especial ao ataque s atividades dos
quadrantes 3 e 4. justamente neles que iremos buscar com mais sucesso e
intensidade as fontes do recurso tempo para dedicar ( e creditar ) ao Quadrante
2 e ampliarmos a nossa qualidade de vida. No nos esqueamos de que o
somatrio do que temos a fazer demandar sempre mais tempo do que
dispomos - o tempo saturado que vimos no Captulo 2 - e se buscamos uma
fonte extra de tempo, esta deve estar ligada s atividades de menor
importncia e prioridade.
Como nos lembra Servan-Schreiber:
Dedicamos migalhas de nosso tempo a uma multido de atividades em vez de
aprofundarmos verdadeiramente aquelas, mais raras, que melhor nos convm.
A boa notcia que se aumentarmos a quantidade de tempo investida no
Quadrante 2, iremos automaticamente reduzir certas atividades do Quadrante
1, pois se planejarmos melhor a nossa vida, inclusive tendo mais ateno s
aes preventivas, certamente diminuiremos as crises e as presses de coisa
urgentes.
O que nos conduz Viso o tempo dedicado ao que no urgente mas, sim,
importante.

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Parbola das Pedras Grandes

Coloco sobre uma pequena mesa um recipiente cilndrico de plstico
transparente, vazio. Em seguida, coloco no recipiente algumas pedras
relativamente grandes para o tamanho do cilindro, umas seis ou sete. O
prximo movimento: adicionar uma quantidade de cascalho, que vai se
encaixando entre as pedras maiores, medida que vai sendo despejado no
recipiente. A areia fina que espalhada em seguida sobre as pedras e o
cascalho infiltra- se suavemente entre eles. Por fim, adiciono gua de uma
jarra.
1
2
3
4
5
6

Teste de percepes sobre o experimento

O que simboliza o recipiente?
O que as pedras grandes representam?
O que ocorreria se no fossem colocadas em primeiro lugar?
Como isto se relaciona com o gerenciamento do tempo ?
Qual a correlao entre cascalho, areia e gua e os quatro quadrantes ?
Como lidar com todos esses elementos se novas pedras grandes surgirem ao
longo do processo?

Resposta do teste:
1
2

4
5

O recipiente simboliza o nosso dia de 24 horas. finito, limitado e limitante.

As pedras grandes so nossas grandes prioridades, as atividades verdadeiramente
importantes ( com especial carinho quelas no-urgentes ).
Se no comeamos cada dia conscientes de quais so as nossas pedras grandes e
se no as priorizamos em nossas vidas, no seremos capazes de lidar com elas
depois que deixarmos os desperdcios e as falsas urgncias nos seduzirem e se
infiltrarem em nosso cotidiano.
Devem ser colocadas sempre em primeiro lugar no recipiente, uma vez que, se o
cascalho, a areia e a gua j tiverem sido colocadas, algumas pedras ficariam de
fora.
A sequncia demonstrada a maneira otimizada de ocuparmos todo o nosso dia
finito com o maior nmero possvel de atividades que nos conduzam nossa Viso.
O cascalho talvez possa estar associado s atividades do Quadrante 3 e a parte das
aes dos Quadrante 2. O trabalho se expande para preencher o tempo disponvel
para sua concluso. A sequncia de sua colocao tambm importante, pois
certamente uma parte ficar de fora caso colocado depois da areia. Esta e a gua
so em geral, o desperdcio, o que deve ser evitado ou relegado a prioridades mais
baixas.
Todos sabemos que, na realidade, a quantidade de pedras, de cascalho, de areia e
de gua esto crescendo durante o prprio processo. Ou seja, ao longo do dia,
novas pedras grandes surgem e tem de ser colocadas obrigatoriamente no nosso
recipiente. um processo dinmico, s vezes quase agressivo contra nossos planos
e com o qual devemos estar preparados com criatividade e determinao. como
teremos sucesso.

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Um resumo do que aprendemos

Que mudanas fazem parte do contexto de toda organizao. A maneira como
nos relacionamos com elas e que determinam a nossa produtividade e nosso
bem estar.
Que o verdadeiro concorrente da Segep o Tempo: a percepo de escassez
de tempo dos clientes e as novas expectativas que disso decorrem; e os
padres de tempo que esto sendo alcanados por outras organizaes do
setor publico, que acabam servindo de referncia.
Aprendemos tambm que administrar o tempo fazer escolhas a cada
instante. Isto ou aquilo?
fazer escolhas num cenrio complicado, a vida
cada vez mais acelerada, onde tudo em excesso: excesso de informao, de
alternativas de consumo e excesso e pessoas com quem mantemos contatos
profissionais e pessoais. E temos de reconhecer que no d pra lidar com este
excesso sem nos estressarmos. preciso escolher.
Aprendemos que um roteiro necessrio. Um roteiro simples, em que h trs
diferentes contextos: as relaes com conosco, as relaes com os outros e as
relaes com o ambiente em torno a ns. Em cada um desses contextos,
vivemos um embate permanente entre trs foras: aquilo que desejamos para
nossas vidas, aquilo que de alguma forma nos impede de atingirmos nossos
objetivos e a nossa necessidade de planejar e organizar o presente.
Aprendemos que a conquista por mais tempo nosso um exerccio minucioso
para se ganhar, por vezes, apenas segundos, minutos, sempre atentos aos
detalhes, na hora de decidir: isso ou aquilo? E que so estes segundos e
minutos arduamente conquistados e acumulados que iro fazer diferena no
dia, na semana, no ms, no ano.
Aprendemos que na relao conosco, vital definirmos MUITO claramente o
queremos no futuro, para no sermos sabotados por ns mesmos e para que
consigamos conquistar o que desejamos de uma forma muito objetiva.
Na relao com os outros, aprendemos a importncia de saber ouvir e
compartilhar, e as muitas oportunidades por trs da interdependncia, ora de
cooperao, ora de enormes fontes de desperdcio de tempo que devem ser
combatidas com firmeza.
Aprendemos que a natureza tem muito a nos ensinar, na observao dos seus
ritmos e ciclos, em contraposio ditadura dos relgios. E as oportunidades
que uma vida mais sustentvel nos oferece para sermos mais produtivos,
dentro de uma nova viso de mundo, so inmeras e crescentes.
Aprendemos que, afinal, tudo isso acontece num nico momento, o Agora. O
Agora onde duas questes so essenciais: um acuradssimo processo de
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estabelecimento de prioridades; e a nossa capacidade de estarmos

plenamente neste Agora, focados, concentrados em maximizar cada energia
dispendida, de forma a usarmos cada pedacinho de tempo de nossas vidas de
maneira mais eficaz e mais plena de realizaes.

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