FORMATO

LISTA DE CHEQUEO TESORERIA

Elaborado por:

Fecha de Elaboracin:

Proceso: GESTION
FINANCIERA

Subproceso: TESORERIA

Procedimiento : GF-S6P1V3
Caja_Menor

PASO

CICLO

RESPONSABLE

PUNTOS A VERIFICAR

Gerencia

Planea los recursos y manejos para la vigencia. DOCUMENTOS: Resolucin

Administrativa

Solicitante

El solicitante diligencia el formato F-GF-25V1 solicitud de bienes y servicios de caja

menor DOCUMENTOS: Documento diligenciado

Asignado de
caja menor

Entrega formulario diligenciado y el dinero al solicitante. DOCUMENTOS: Solicitud

firmada por el solicitante.

Asignado de
caja menor

El solicitante:
Si recibi un servicio, firma la factura donde se especifica que recibi el servicio y
la entrega al responsable de la caja menor.
Si recibi un bien, firma la factura y lleva el bien al rea de almacn para darle su
respectivo ingreso y legalizacin. DOCUMENTOS: Factura

NC

HALLAZG

Responsable de caja menor tramitara reembolso como lo estipula la resolucin con

sus respectivos soportes ante la divisin financiera. DOCUMENTOS: *Formato de
solicitud de bienes y servicios por caja menor. *Factura o documento equivalente.
*Comprobante de entrada a almacn

Contina a procedimiento de cuentas por pagar. DOCUMENTOS: Procedimiento de

Auxiliar contable cuentas por pagar.

El arqueo espordico de caja menor por parte de revisora fiscal, control interno o
contralora. DOCUMENTOS: Informe de Auditoria

El solicitante lleva la factura y/o comprobante de ingreso a almacn al responsable de

caja menor.
Asignado de
caja menor

Auditad
os:

Control interno
Revisora Fiscal
Las no concordancias en el arqueo si son sobrantes se reingresan a la caja menor y
Contralora
si son faltantes se restituir inmediatamente por parte del responsable.
DOCUMENTOS: Informe de Auditoria

CI-S1F42-V1 12/12/2014

Elaborado por:
Proceso: GESTION
FINANCIERA
PASO

CICLO

Subproceso: TESORERIA

Fecha de Elaboracin:
Procedimiento : GF-S6P2Auditados:
V3 Pago por Tesoreria

RESPONSABLE

PUNTOS A VERIFICAR

Tesorero

De acuerdo al presupuesto y a la disponibilidad de recursos programa los pagos por

tesorera del mes.

Auxiliar
Administrativa
(Tesorera)

Revisin de documentos.

Dado el caso de presentar inconsistencia en la documentacin, devolver a la auxiliar

administrativa para realizar la gestin pertinente.

De lo contrario firmar Comprobante de Egreso y cheque, Autorizacin de giro

electrnico solicitud expedicin cheque de gerencia.

Enviar documentos mencionados a Subgerencia para firma.

Una vez recibidos los documentos firmados por subgerencia, entregar al beneficiario
el Cheque y hacer firmar comprobante de egreso.

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Imprimir formato establecido por la entidad financiera y entregar al Tesorero, junto

con el oficio de autorizacin de giro.

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Entra a la pgina Web del banco respectivo y aprueba el giro correspondiente.

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HALLAZG

Elaborar comprobante de egreso, cheque, autorizacin de giro electrnico solicitud

expedicin cheque de gerencia segn caso y enviar a tesorero general.
DOCUMENTOS: *Comprobante de Egreso, *Cheque, *Autorizacin Giro, *Solicitud
expedicin, *cheque de Gerencia

Auxiliar
Administrativo
(Tesorera)

NC

Recibir de presupuesto la cuenta por pagar, con los documentos que soportaron el
reconocimiento del pasivo. DOCUMENTOS: Facturas con documentos que
soportaron el reconocimiento.

Tesorero

En caso de requerirse expedicin de cheque de gerencia, enviar oficio al banco

respectivo. DOCUMENTOS: Solicitud de cheque de gerencia
En caso del oficio de autorizacin de giro, ingresar a la pgina web del respectivo
banco para preparar giro. DOCUMENTOS: Soporte en Formato establecido por la
entidad financiera

Dado el caso de presentarse rechazo por la pgina web del banco, verificar
Tesorero General informacin del beneficiario y volver a preparar giro. *Cdula o Nit del beneficiario,
*Banco del Beneficiario, *Clase y No. cuenta del Beneficiario
Evidencia pago mediante firma en el documento de Autorizacin de giro.
Auxiliar
Administrativo
(Tesorera)

Enviar copia del comprobante de egreso del pago a Contratacin para adjuntar a la
carpeta del contrato
Realizar verificacin del procedimiento y analizar los resultados

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Tesorero General Generar el informe mensual de los pagos generados y conciliar con contabilidad y
presupuesto.

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Asesor Financiero

Definir los lineamientos a seguir informando al subgerente y modificando los

procedimientos o los controles segn los resultados obtenidos.

CI-S1F42-V1 12/12/2014

Elaborado por:

Fecha de Elaboracin:

Proceso: GESTION
FINANCIERA
PASO

CICLO

RESPONSABLE

Junta directiva

Auxiliar de
Tesorera
Facturador

Subproceso: TESORERIA

Procedimiento : GF-S6P3V3
Recaudos_Tesoreria

PUNTOS A VERIFICAR
El presupuesto asignara todas las rentas a recaudar durante una vigencia.
DOCUMENTOS: Presupuesto
Recibir diariamente las rentas de la empresa incluidas en el presupuesto anual
Imprimir y firmar recibo oficial de caja. DOCUMENTOS: Recibo Oficial de Caja
Entregar original del recibo oficial de caja al interesado.
Genera la planilla de ingresos a caja, recoge la firma del facturador y recibe el dinero;
si hay diferencia entre el monto de dinero y la planilla:

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Revisor de
Cuentas

Si hay faltantes, el facturador deber restituir el dinero inmediatamente, si no lo

hace el revisor de cuentas reporta a tesorera. DOCUMENTOS: Planilla diligenciada
Entrega planillas y dinero al mensajero para su respectiva consignacin.

Mensajero

Realiza la respectiva consignacin a bancos y cuentas asignadas por tesorera.

DOCUMENTOS: Recibo de consignacin
Recibir diariamente de los revisores de cuentas las planillas de ingresos a caja
efectuados en los diferentes puntos de servicios del da inmediatamente anterior

Auxiliar de
Tesorera

Recibir del mensajero las diferentes consignaciones y planillas de las entradas de

efectivo de cada una de las sedes.
Verificar que los ingresos reportados por zonas sean acordes a los ingresados en
modulo de contabilidad.

Revisor de
Cuentas

Si se presentan inconsistencias se verifica el movimiento y realiza los respectivos

ajustes.
Al finalizar el mes se revisa el resumen del boletn de caja y bancos y el de recaudos
diarios de caja que deben estar conciliados con los saldos contables expuestos en el
alance de prueba. (Modulo de contabilidad- dinmica Gerencial).

Auxiliar de
Tesorera

Si existen diferencias se revisa el movimiento diario y se realizan los respectivos

ajustes o correcciones. (Analista contable verifica los ajustes en el modulo de
contabilidad).

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Tesorero

Genera informe de recaudos del mes y diligencia el formato reporte mensual de

recaudos de tesorera para luego ser reportado a presupuesto. DOCUMENTOS:
Informe de recaudos mensuales

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Auxiliar de
Tesorera

Archivar copia del consolidado del movimiento de caja y bancos mensual y boletn
acumulado de recaudos.

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Asesor Financiero

Analiza al finalizar el mes el estado de las cuentas por pagar y verificacin de saldos
a travs del balance de prueba.

Archivar copia en el movimiento diario de las planillas y consignaciones de caja.

Auditad
os:
C

NC

HALLAZG

Elaborado por:

Fecha de Elaboracin:

Proceso: GESTION
FINANCIERA
PASO

CICLO

RESPONSABLE

Procedimiento : GF-S6P4V2
Avances

Subproceso: TESORERIA

Auditad
os:
C

PUNTOS A VERIFICAR

1. TRAMITE DE AVANCES
Planificar los recursos para la ejecucin de procedimientos

Gerente

Interesado

Auxiliar
administrativa
(presupuesto)

Elabora formato de autorizacin de avance, con el respectivo respaldo presupuestal.

DOCUMENTOS: *F-GF-05 Autorizacin de avance, *Certificado de disponibilidad
presupuestal

Solicita avance justificando la necesidad

Gerente

En el caso de viticos expide resolucin de comisin, en los otros casos autoriza

avance firmando formato recibido de la auxiliar de presupuesto. DOCUMENTOS: *FGF-05 Autorizacin de avance, *Certificado de disponibilidad presupuestal,
*Resolucin

Auxiliar
Administrativo
(Presupuesto)

Recibir de la gerencia la autorizacin de avance y/o resolucin de viticos y pasa a

auxiliar administrativo (contabilidad) para su registro correspondiente.

Auxiliar
Administrativo
(Contabilidad)

Recibe y hace registros correspondientes Contina proceso de trmite y pasa a

auxiliar de tesorera para el pago. DOCUMENTOS: Cuenta por Pagar

Auxiliar
Administrativa
(Tesorera)

Continua proceso de acuerdo al procedimiento

DOCUMENTOS: Procedimiento de pago por tesorera

de

pagos

por

tesorera.

2. LEGALIZACIN DE AVANCES
1

Auxiliar
Administrativa
(Presupuesto)

Recibir del beneficiario del avance las facturas o documento equivalente y el

certificado o documentos soportes de la actividad realizada.

Auxiliar
Administrativa
(Tesorera)

Si el beneficiario reintegra efectivo recibir, realizar, firmar y entregar recibo de caja.

DOCUMENTOS: Recibo Oficial de Caja

NC

HALLAZG

H
Auxiliar
Administrativa
(Presupuesto)

Elaborar la legalizacin de avance (soportado con los documentos requeridos) y

recoger firmas pertinentes (asesor de presupuesto, tesorero,
beneficiario del avance y gerente). DOCUMENTOS: F-GF-04 Legalizacin de Avance
diligenciado

Recibir de gerencia la legalizacin de avance firmado, elabora el registro

presupuestal. DOCUMENTOS: Registro Presupuestal

Asesora de
presupuesto

Revisar y Firmar Registro Presupuestal. DOCUMENTOS: Registro Presupuestal

firmado

Auxiliar
Administrativa
(Presupuesto)

Recibir de asesor de presupuesto legalizacin de avance con documentos soportes y

firma correspondiente y pasa a contabilidad para los registros contables.

Auxiliar
Administrativa
(Contabilidad)

Recibir de Presupuesto Legalizacin de avance con documentos soportes y firmas

correspondientes, hace los registros correspondientes. DOCUMENTOS: Registro
contable

Asesor Contable

Revisa registros contables, firma causacin y la confirma. DOCUMENTOS: Cuenta

por pagar firmada

Auxiliar
Administrativa
(Tesorera)

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Recibe de Contabilidad los documentos y archiva.

Generar las acciones que permitan mejorar continuamente los resultados del
Tesorero General proceso. DOCUMENTOS: F-GC-01 Solicitud de acciones correctivas, preventivas o
de mejora

CI-S1F42-V1 12/12/2014

Elaborado por:

Fecha de Elaboracin:

Proceso: GESTION
FINANCIERA
RESPONSABLE

Subproceso: TESORERIA

Procedimiento : GF-S6P5V2
Anulacion Comprobante
PUNTOS A VERIFICAR

PASO

CICLO

Subgerente Verificacin del pago. DOCUMENTOS: Firman las casillas de los comprobantes de
Tesorero - Auxiliar
egresos.
de Tesorera

Si existe error verificar si el comprobante de egreso est confirmado o no.

DOCUMENTOS: Comprobante de egreso con la casilla de confirmar o sin confirmar.

Auditad
os:
C

NC

HALLAZG

Auxiliar de
Tesorera
Si no est confirmado el comprobante de egreso se devuelve a la auxiliar de tesorera
para corregir el error. DOCUMENTOS: Comprobante nuevamente elaborado

Tesorero

Si est confirmado el comprobante de egreso, se anula con el correspondiente sello,

se escribe la razn de por qu se anula por parte del tesorero y se archiva.
DOCUMENTOS: *Comprobante Anulado, *Archivo

Auxiliar de
Tesorera

Pasa a la auxiliar de tesorera para realizar la nota de tesorera en el mdulo de

tesorera sistema Dinmica Net. DOCUMENTOS: Nota de tesorera

Tesorero

Revisa y firma la nota de tesorera. DOCUMENTOS: Nota de tesorera firmada

CI-S1F42-V1 12/12/2014