PROCEDIMIENTO

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GESTION DEL CAMBIO

22/08/2016

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para un proceso sistemtico de identificacin de
peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles relacionados a la
seguridad y salud ocupacional asociados con los cambios y nuevos proyectos en
las actividades e instalaciones relacionadas con los procesos de BYCSA S.A.S.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para cualquier cambio permanente, cambios
temporales o cambio de emergencia y nuevos proyectos que se generen en todas
las reas operativas y administrativas de BYCSA S.A.S. as como a todos sus
contratistas y visitantes.
3. DEFINICIONES
3.1 Anlisis de cambio
Proceso que permite identificar la existencia y caractersticas de los peligros para
evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos proyectos y
decidir si dichos riesgos son o no aceptables
3.2 rea ejecutora del cambio
rea responsable de la implementacin, desarrollo y entrega del cambio o nuevo
proyecto.
3.3 rea usuaria del cambio
rea que recibir el cambio o nuevo proyecto para su uso final.
3.4 Cambio
Modificacin significativa de un proceso, instalacin o equipo ya existente.
3.4.1 Cambio Permanente:
Aquel que implica cambios en un aspecto de Ingeniera (redes elctricas,
cambios estructurales de los vehculos, equipos entre otros). Y se considera
permanecer indefinidamente.
3.4.2 Cambio Temporal:
Una modificacin que es planeada y efectuada con la intencin de retornar
a las condiciones de diseo originales despus de un tiempo especfico.
3.4.3 Cambio de emergencia:
Cambio que sigue un camino corto a travs del procedimiento normal de
manera que se pueda ejecutar rpidamente.
3.5 Gestin de cambio

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Aplicacin sistemtica de procesos y procedimientos para la identificacin de

peligros, evaluar, controlar y monitorear loso riesgos en los cambios y nuevos
proyectos.
3.6 Proyecto
Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un
inicio y un fin, y que tienen por objetivo crear una instalacin o proceso totalmente
nuevo.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Supervisores del rea ejecutora del cambio
Evaluar todo cambio o nuevo proyecto antes de la ejecucin mediante el
proceso de gestin de cambio.
Coordinar con el rea de seguridad y salud ocupacional la revisin de la
gestin de cambio
Implementar los controles definidos en la gestin de cambio
4.2 Supervisores del rea usuaria del cambio
Evaluar todo cambio o nuevo proyecto para la fase de funcionamiento,
mediante el proceso de gestin de cambio
Coordinar con el rea de seguridad y salud ocupacional la revisin de la
gestin de cambio
Implementar los controles definidos en la gestin de cambio
4.3 Supervisor del rea ejecutora del cambio y del rea usuaria del cambio
Implementar los controles definidos en la gestin de cambio.
Actualizar la gestin de cambio de ocurrir modificaciones que no fueron
contempladas en el anlisis inicial.
4.4 Encargado SG-SST
Revisar y dar visto bueno para la aprobacin del cambio.
Facilitar el proceso de gestin de cambio y orientar a los participantes de
acuerdo a la metodologa.
4.5 Gerencia
Verificar y aprobar los cambios
Destinar los recursos para realizacin del cambio

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4.6 Trabajadores
Contribuir con su experiencia y participar de manera activa en el proceso de
gestin de cambio.
5. ESTNDARES
5.1 Generales
5.1.1 La gestin de cambio considera la identificacin de los peligros, evaluacin
de los riesgos y determinacin de controles en:
Todo cambio o propuesta de cambio en la organizacin, actividades o
materiales, incluyendo nuevos proyectos.
Modificaciones al sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional
(organizacin/actividades) incluyendo cambios temporales y sus impactos
sobre las operaciones, procesos y actividades
5.1.2 La gestin de cambio se aplica como un proceso continuo previo a la
introduccin del cambio o ejecucin del nuevo proyecto.
5.1.3 La gestin de cambio se basa en este procedimiento gestin de riesgos y
cumple con lo indicado en dicho procedimiento.
5.1.4 El resultado de la aplicacin de la gestin de cambio se registra y/o actualiza
segn corresponda, en el formato de identificacin de peligros y evaluacin de
riesgos de acuerdo a lo indicado en el procedimiento de gestin de riesgos.
5.2 Proceso detallado de la gestin de cambio
ACTIVIDAD
Identificacin del cambio

RESPONSABLE
Originador

INSTRUCCIONES
Se deber documentar el
cambio que se ha visto
necesario realizar.
Para
esto
se
dispondr del formato
de
Manejo
del
Cambio, donde se
deber definir:
El ttulo del cambio
El problema que
derivo el cambio.

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Nombre
del
Originador, Fecha
y Firma.
El Originador del
Cambio debe hacer
una
descripcin
detallada del cambio
donde defina:
Solucin
del
Problema
Costo
Estimado
(Si est disponible)
Alternativas
consideradas
Consecuencias de
no llevar a cabo
esta modificacin.
Y
lista
de
documentos
anexos.
Har una evaluacin
Tcnica y de Evaluacin
de Riesgos.
Esto permitir evaluar si
el cambio es viable y no
traer
Consecuencias adversas
a la empresa.
La Aprobacin de la
Evaluacin Tcnica y la
Evaluacin de Riesgos
debern ir en el Formato
de Manejo del Cambio.

Evaluacin tcnica y de
riesgos

Encargado SG-SST

Procedimiento operativo

Encargado
SG-SST/ Se
realizar
Encargado de hacer el procedimiento especfico
cambio.
de
la
actividad
a

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desarrollar
para
identificar
los
pasos
necesarios y los riesgos
inherentes a estos.
Aprobar el cambio

Gerente, Persona que

genera
el
cambio,
persona encargada de
realizar
evaluacin
tcnica y encargado SGSST

Si el procedimiento no
cumple con requisitos
mnimos de seguridad de
parte
tcnica,
este
deber ser nuevamente
revisado.

Se deber Aprobar el
cambio por parte de la
gerencia, el Visto bueno
del
y
la
persona
encargada SG-SST de
realizar la evaluacin
Tcnica.
Divulgar cambios a las Gerente, Supervisores y Se Divulgar el cambio a
personas involucradas
encargado SG-SST
realizar a todas las
personas que podran ser
afectadas, as como el
procedimiento que se
utilizar.
Ejecutar el cambio
Encargado de hacer el Se ejecutar el cambio
cambio.
con continua supervisin
de la empresa, si el
cambio a realizar no es
correspondiente
al
procedimiento
previamente
aprobado
este ser suspendido
hasta
una
nueva
validacin
de
la
informacin.
6. CAPACITACIN

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6.1 Los supervisores que tengan como responsabilidad realizar gestin del cambio
debern ser capacitados mediante el curso de gestin de riesgos organizado por
el rea de gestin humana.