Sem 7

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez
Semana 7
Gestin de los recursos humanos del Proyecto
Gestin de las comunicaciones del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
Mejorar el desempeo del proyecto mediante:
Mejora de las competencias

Interaccin del equipo
Buen ambiente del equipo
Para lograr un alto desempeo del equipo, el Gerente del Proyecto deber:
Identificar, Construir, mantener, motivar, liderar, e inspirar a los
miembros del equipo del proyecto
El desarrollo de un ambiente de trabajo en equipo es una responsabilidad

principal del Gerente del Proyecto.
Profesor Jos Valdez
El trabajo en equipo se logra motivando al equipo a travs de:

Retos y oportunidades,
Retroalimentacin a tiempo y efectiva
Apoyo cuando sea necesario
Reconocimientos y recompensas
Una comunicacin abierta y efectiva
Desarrollando confianza entre los miembros del equipo
Gestionando los conflictos de una manera constructiva
Fomentando la solucin colaborativa de problemas y de toma de decisiones
Aprovechar las diferencias Culturales
Los objetivos del desarrollo del equipo incluyen:

Mejorar conocimientos y habilidades (del equipo, para lograr objetivos)
Mejorar sentimientos de confianza para mejorar el ambiente, disminuir
conflictos, incrementar trabajo en equipo
Crear una cultura de equipo dinmica y cohesiva para generar:
Productividad del equipo
Espritu de equipo
Cooperacin
Entrenamiento cruzado y mentora para compartir conocimientos y
experiencias
Profesor Jos Valdez

Gestin de Los Recursos Humanos del Proyecto
9.2
Adquirir al
Equipo del
Proyecto
9.1
Planificar la Gestin
De los Recursos
Humanos
4.2
Desarrollar el
Plan de Gestin del
Proyecto
12.2
Realizar las
Adquisiciones
Plan de Gestin de
Recursos Humanos
Calendarios de los
Recursos
9.3
Desarrollar
el Equipo
Del Proyecto
Asignaciones de Personal al
Proyecto
Calendarios de Recursos
Factores del Entorno de la
Organizacin
Empresa/
Organizacin
Evaluaciones del Desempeo del

Equipo
9.4
Gestionar al
Equipo del
Proyecto

.1 Entradas
.1 Plan de gestin de los Recursos Humanos
Identifica las estrategias de entrenamiento, y planes de desarrollo para
los miembros del equipo. (9.1.3.1)
A medida que el proyecto avanza se aaden temas como
retroalimentacin, entrenamiento adicional, acciones disciplinarias.
.2 Asignaciones del personal del proyecto
El desarrollo del equipo empieza con la lista de los miembros del
equipo. Las asignaciones del personal (Seccin 9.2.3.1) identifican a la
gente que forma parte del equipo.
.3 Calendarios de recursos
La informacin de disponibilidad de recursos (Seccin 9.2.3.2) identifica
los tiempos en los que los miembros del equipo pueden participar en
actividades de desarrollo del equipo (Teambuilding)
Profesor Jos Valdez

.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Habilidades de Interpersonales
Las habilidades interpersonales tambin llamadas blandas son
importantes para el desarrollo del equipo. Es necesario entender
sentimientos, preocupaciones, etc. con el fin de reducir los problemas e
incrementar la cooperacin.
.2 Formacin (Entrenamiento)
Puede ser formal o informal: en clase, en lnea, basado en computadoras,
en el trabajo, con un mentor, o un entrenador (coaching).
El entrenamiento planificado se lleva a cabo de acuerdo al plan de personal.
El entrenamiento no planificado se lleva a cabo como resultado de una
observacin, conversacin, y evaluaciones de desempeo.
.3 Actividades de formacin de equipos
Pueden variar desde una reunin de 5 minutos, a una reunin con asesores.
El desarrollo del WBS puede incrementar la cohesividad del equipo
Es importante fomentar las comunicaciones y actividades informales para
fomentar la confianza.
Especialmente necesario en equipos virtuales donde no se vern las caras.

Modelo
de
Maslow
Jerarqua
(http://www.businessballs.com/maslow.htm)
de
Necesidades
Auto Actualizacin
Crecimiento personal y sentimiento de logro
(fulfillment)
Necesidades de Estima
Logro, estatus, responsabilidad, reputacin
Necesidades de Pertenencia y Amor

familia.afecto, relaciones, grupo de trabajo, etc.
Necesidades de Seguridad
Proteccin, seguridad, orden, leyes, lmites, estabilidad.
Necesidades Biolgicas y Psicolgicas
Necesidades bsicas para vivir- aire. Comida, bebida, calor, sexo, sueo, etc.
Profesor Jos Valdez

Teora X e Y de Mc Gregor (Estilos de Liderazgo)
(http://www.businessballs.com/mcgregor.htm)
Teora X (Estilo Autoritario de Gerencia)
La persona promedio no trabaja y evita el trabajo si puede
Entonces, la mayor parte de personas debe ser forzada mediante
amenazas para que logren los objetivos
La
persona
promedio
prefiere
recibir
instrucciones,
evita
la
responsabilidad, busca la seguridad sobre todas las cosas.

Teora X e Y de Mc Gregor (Estilos de Liderazgo)
(http://www.businessballs.com/mcgregor.htm)
Teora Y (Estilo Participativo de Gerencia)
El trabajo es como un juego
La gente aplicar el auto control, sin requerir control externo para lograr los
objetivos
El Compromiso es una funcin de los reconocimientos
La gente acepta y busca responsabilidades
La capacidad de ser creativo est ampliamente distribuda en la poblacin
Las capacidades de las personas en general est siendo sub-utilizada
Profesor Jos Valdez
9.3 Desarrollar al Equipo del Proyecto

Herramientas y Tcnicas
.3 Actividades de Formacin de Equipos (Teambuilding) Kick Off Meeting
En su artculo Organizing the Project Team, Dennis Summers, sugiere que el gerente del proyecto trate los
siguientes puntos en la primera reunin con su equipo del proyecto:
1) Visin, metas y objetivos del proyecto
2) Historia del proyecto
3) Estructura del proyecto
4) Hitos principales del proyecto
5) Roles y responsabilidades de los miembros del proyecto
6) Actividades del proyecto, tareas, y entregables
7) Hitos del proyecto
8) Descripcin de las organizaciones que estn involucradas con el proyecto
9) Retos del proyecto
10) Mtodos y procedimientos del proyecto
11) Herramientas que usarn los miembros del equipo del proyecto
12) Porqu se seleccion al equipo del proyecto
13) Expectativas del trabajo a realizar
14) Cronograma de cada persona
15) Reportes de desempeo y monitoreo del avance del proyecto
16) Evaluacin del trabajo
17) Proceso para tratar los temas importantes y los controles de cambios
18) En qu puede contribuir el proyecto a las carreras de los miembros del equipo.
** La Empresa, El Cliente,

.4 Reglas bsicas (reglas de juego)
Que comportamiento se espera de los miembros del equipo. Ejemplo:
Reglas para la Accin
1. Tener una Agenda con el tiempo asignado a cada tema y respetarla. Nombrar un
"director de debate" para la reunin.
2. Todos los presentes participan, sin excepcin. Nadie es el punto ms dbil de la cuerda.
3. Concentrarse en lo prioritario, no en lo accesorio.
4. Escuchar proactivamente. Ponerse en los zapatos del otro.
5. Compartir la informacin que tenemos sobre el tema con los otros participantes.
6. Participar con apertura. Asumir que los dems tienen tambin la mejor disposicin, en
lugar de pensar que tienen una "agenda oculta".
7. No tomar las cosas a lo personal. Recordar que son los intereses de la organizacin lo
que nos interesa preservar.
8. No esperar que las decisiones sean unnimes. Aceptar la decisin de la mayora como
propia, y apoyarla. Aceptar la posibilidad de equivocarse.
9. Toda discusin que se inicia debe ser expresamente terminada.
10. Toda decisin debe traducirse en acciones concretas, con un responsable designado y
un cronograma preciso de seguimiento y cumplimiento.
Profesor Jos Valdez

.5 Reubicacin (Co-Ubicacin, o Co-location)
Ubicar a muchos o a todos los miembros
ms activos del proyecto en un mismo
lugar para mejorar su habilidad de rendir
como un equipo.
Puede ser temporal, como por ejemplo
para una reunin estratgica.
Se debe tener una sala de reuniones
cuarto de guerra con aparatos para
comunicarse, lugares para pegar los
cronogramas, y otras facilidades que
permiten mejorar la comunicacin y el
sentido de comunidad.
Tight Matrix = Co-Location = Matriz
Ajustada
Accedido el 22 de Abril de 2013

http://www.agilemodeling.com/essays/communication.h
tm

.6 Reconocimientos y premios
Los planes originales que se preocupan por definir maneras para premiar a las personas
se deben desarrollar durante la planificacin de los recursos humanos (Seccin 9.1).
Las decisiones de premiar se deben realizar de manera formal o informal, durante el
proceso de gestionar al equipo del proyecto a travs de las evaluaciones de desempeo
(Seccin 9.4).
El equipo de direccin del proyecto debe ser muy cuidadoso y premiar solamente el
comportamiento deseado.
Por ejemplo, el deseo de trabajar sobre tiempos para cumplir un objetivo retador en el
cronograma puede ser premiado o reconocido;
La necesidad de trabajar sobre tiempos como resultado de una mala planificacin no
debe ser premiada.
Los premios tipo gana-pierde (donde la suma es igual a cero) donde se asignan premios a
algunos pocos miembros del equipo del proyecto (tales como el empleado del mes)
pueden herir la cohesin del grupo.
El recompensar un comportamiento gana-gana que todo el mundo puede lograr, tal como
entregar un reporte de avance a tiempo, tiende a incrementar el apoyo mutuo entre los
miembros del equipo del proyecto.
El reconocimiento y los premios deben tambin considerar las diferencias culturales. Por
ejemplo, el desarrollo de premios al equipo en una cultura que premia el individualismo
puede ser muy difcil.
Profesor Jos Valdez

.6 Reconocimientos y premios
Sobre los Premios:
Entregarlos muy cerca al comportamiento que se quiere reforzar
Comunicarse pblicamente a los miembros del equipo y a otros Stakeholders
De utilidad para el empleado
Ejemplo: Para un Supervisor de Campo unas buenas botas
Para un experto en Sistemas, un maletn nuevo para su LapTop
Para un Ingeniero Estructural Una calculadora cientfica (o una Taza de
Caf! )
De uso diario, es decir que puedan recordarle la razn por la que se recibi el
premio.
Tomar en cuenta las preferencias de la persona.
Realizar encuesta de preferencias
Planificar y ejecutar programa de reconocimientos

.3 Salidas
.1 Evaluacin del rendimiento del equipo
A medida que se implementan los esfuerzos como entrenamiento, colocacin, y desarrollo del equipo, se debe determinar formal o informalmente
el desempeo del equipo.
Se pueden incluir indicadores tales como:
Mejoras en las habilidades que permiten a una persona ejecutar mejor
su trabajo
Mejoras en las competencias y sentimientos que ayudan a que el
equipo rinda mejor como un grupo.
Reduccin de rotacin (renuncias) del personal.
.2 Actualizaciones a los Activos para los Procesos de la Organizacin
Profesor Jos Valdez
9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto
Involucra:
Realizar un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo
Proveer retroalimentacin
Resolver los temas importantes (polmicas.), y
Coordinar los cambios
Con el fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
El equipo de direccin del proyecto:

Observa el comportamiento del equipo
Gestiona los conflictos
Resuelve las polmicas
Determina el rendimiento de los miembros del equipo.
http://www.istockphoto.com/file_thumbview_approve/8450074/2/istockphoto_8450074-beating-the-market.jpg
La gestin se complica cuando hay relaciones de reporte matriciales (al gerente del
proyecto y al gerente funcional)
Entrego el reporte
semanal a la Gerente
del Proyecto, o al
Gerente Central de
Calidad ?
Profesor Jos Valdez
9.4 Gestionar al Equipo del Proyecto

Gestin de Los Recursos Humanos del Proyecto
9.1
Planificar la Gestin
De los Recursos
Humanos
9.2
Adquirir al
Equipo del
Proyecto
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
Del Proyecto
13.3
Gestionar el
Involucramiento
De los Interesados
Plan para la Gestin de

los
Recursos Humanos
Asignaciones de
Personal al
Proyecto
9.3
Desarrollar
el Equipo
Del Proyecto
Evaluaciones
del desempeo
del Equipo
9.4
Gestionar al
Equipo del
Proyecto
Reportes de
Desempeo
del Trabajo
Registro de
Incidentes
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Solicitudes de
Cambios
4.5
Realizar el Control
Integrado de los
Cambios
Activos para los Procesos de la
Organizacin
Actualizaciones de Factores del Entorno
Empresa/
Organizacin
Documentos
Del
Proyecto
de la Organizacin
Actualizaciones al Plan
para
La Direccin del Proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
Para la Direccin
Del Proyecto
Actualizaciones de los Activos para
los Procesos de la Organizacin

.1 Entradas
.1 Plan de Gestin de los Recursos Humanos
Roles y Responsabilidades
Organigrama del Proyecto
Plan de Asignacin del Personal (Staffing Management Plan)
.2 Asignaciones del personal del proyecto
Las asignaciones del personal del proyecto (Seccin 9.2.3.1) proveen la lista
del equipo del proyecto para ser evaluados durante el proceso de supervisin
y control.
.3 Evaluacin del rendimiento del equipo (Team Performance Assesments)
El equipo de direccin de proyecto supervisa formal o informalmente el
desempeo del equipo del proyecto. y as poder:
Resolver temas polmicos
Modificar la comunicacin
Revisar los posibles conflictos
Mejorar la interaccin entre los miembros del equipo.
.4 Reportes de Incidentes
10
Profesor Jos Valdez

.1 Entradas
.5 Reportes de Desempeo del Trabajo
Proveen documentacin del estado del proyecto comparado con las
proyecciones.
Se puede examinar los resultados de los controles de Costos, calidad,
Cronograma, y verificacin de alcances.
.5 Activos de los procesos de la organizacin
Certificados o Diplomas de Agradecimiento
Boletines de proyecto
Pginas Web
Estructuras de premios
Otros beneficios laborales (perquisites)

.1 Observacin y conversacin
Para mantenerse al da con el trabajo y actitudes de los miembros del equipo del
proyecto.
El equipo del proyecto supervisa indicadores tales como:
Avance hacia logro de objetivos del proyecto
Logros que son la fuente de orgullo para los miembros del equipo, y
Polmicas, o temas relacionados con relaciones interpersonales
.2 Evaluaciones del rendimiento del proyecto
La necesidad de evaluaciones de desempeo formales o informales depende de:
Duracin del proyecto / Complejidad / Polticas de la Empresa, Tipo y
Calidad de las comunicaciones regulares
Evaluaciones pueden ser de los Supervisores, o tambin 360 grados (la
evaluacin la realizan los supervisores, subordinados, y pares)
Los objetivos de las evaluaciones pueden ser:
Aclarar los roles y responsabilidades
Tiempo para recibir feedback positivo (especialmente en los proyectos que
generalmente nadie tiene tiempo para nada
Descubrir temas polmicos (issues) no conocidas
Determinar objetivos especficos para perodos futuros.
11
Profesor Jos Valdez

.3 Gestin de conflictos
La gestin exitosa de los conflictos genera una mayor productividad y
relaciones de trabajo positivas.
Caractersticas de los conflictos y de la gestin de los conflictos:
El conflicto es algo natural, fuerza a buscar alternativas
Es un tema del equipo
La apertura ayuda a resolverlo
La solucin debe enfocar los temas, no las personalidades
La solucin debe enficarse en el presente no en el pasado

Factores que afectan la solucin de los conflictos:
Importancia relativa e intensidad del conflicto
Presin de tiempo
Posiciones que han tomado los participantes
Motivacin para resolver el conflicto en el largo o corto plazo
12
Profesor Jos Valdez

Tcnicas para Resolver los conflictos:
Evitar. Postponer el incidente
Suavizar, acomodar. Enfatizar reas de entendimiento
Reconciliar. Buscar soluciones que brinden algn grado de satisfaccin
a cada una de las partes
Forzar/Dirigir. Presionar para que se imponga un punto de vista
Colaborar/Resolver el problema. Escuchar mltiples puntos de vista y
perspectivas, cooperar, dialogar.

Las diferencias de opinin son sanas si se las maneja bien, pueden:
Generar mayor creatividad
Mejor toma de decisiones
Si persisten las diferencias, los propios miembros deben primero tratar de
resolverlas. Si el conflicto se escala el Gerente de Proyecto debe ayudar a
facilitar una solucin.
El conflicto debe tratarse lo antes posible, en privado, usando un enfoque
directo y de colaboracin
13
Profesor Jos Valdez

.4 Habilidades Interpersonales
Liderar, para comunicar la visin
Influir, mediante:
Persuasin
Escuchar efectivamente
Considerar distintas perspectivas
Conseguir informacin relevante y crtica
Toma de decisiones Efectiva
Enfocarse en los objetivos
Seguir un proceso de toma de decisiones
Estudiar los factores del ambiente
Desarrollar las calidades personales de los miembros del equipo
Estimular la creatividad del equipo
Gestionar los riesgos y oportunidades

.3 Salidas
.1 Solicitudes de cambio
Las solicitudes de cambio aprobadas pueden generar cambios en el plan
de gestin de personal: cambios en los miembros del equipo,
entrenamiento adicional, decisiones acerca de premios.
.2 Actualizaciones al Plan para la direccin del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Factores del Entorno de la empresa
Evaluaciones de desempeo actualizadas
Actualizaciones de las habilidades del personal
.4 Actualizaciones a los Activos para los procesos de la Organizacin
Informacin histrica y lecciones aprendidas
Plantillas
Procesos empresariales actualizados
14
Profesor Jos Valdez
.3 Salidas
..4 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Captulo 10. Gestin de las Comunicaciones

del Proyecto
10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

10.2 Gestionar las Comunicaciones
10.3 Controlar las Comunicaciones
Gua para el PMBOK,
Quinta Edicin - Captulo 10
15
Profesor Jos Valdez
10. Gestin de las Comunicaciones del

Proyecto
Es el rea de conocimientos que emplea los procesos requeridos para

asegurar una rpida y apropiada:
Generacin
Recoleccin
Distribucin
Almacenamiento
Recuperacin (retrieval)
Disposicin final
De la informacin del proyecto.
Los Gerentes de proyecto pueden gastar una cantidad de tiempo inmensa
comunicndose con su equipo, con los interesados, cliente, y patrocinador.

Proyecto
10.1 Planificar la Gestin de las
las comunicaciones
.1 Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Registro de los interesados
.3 Factores del Entorno de la empresa
.4 Activos de los procesos de la
Organizacin
.1 Anlisis de los requerimientos de
comunicaciones.
.2 Tecnologa de las comunicaciones
.3 Modelos de Comunicaciones
.4 Mtodos de comunicacin
.5 Reuniones
.3 Salidas
.1 Plan de Gestin de las
Comunicaciones
.2 Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
.1 Entradas
.1 Plan para la Gestin de las
Comunicaciones
.2 Reportes del Desempeo del Trabajo
.3 Factores del Entorno de la Empresa
.4 Activos para los Procesos de la
Organizacin
.1 Tecnologa para las Comunicaciones
.2 Modelos de Comunicaciones
.3 Mtodos de Comunicaciones
.4 Sistemas para la Gestn de la
Informacin
.5 Reportes del Desempeo
.3 Salidas
.1 Comunicaciones del Proyecto
.2 Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
.4 Actualizaciones a los Activos para
los procesos de la Organizacin
.1 Entradas
.3 Registro de Incidentes (issues)
.4 Datos de Desempeo del Trabajo
.5 Activos de los procesos dela
Organizacin
.1 Sistemas para la Gestin de la
Informacin
.2 Jucio Experto
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Informacin sobre el desempeo del
Trabajo
.2 Solicitudes de Cambio
.3 Actualizaciones al Plan para la
.4 Actualizaciones a los Documentos
Del Proyecto
.5 Actualizaciones a los Activos para
16
Profesor Jos Valdez

Proyecto
Los procesos de Gestin de las Comunicaciones incluyen a los siguientes:

10.1 Planificar La Gestin de las Comunicaciones
Determinar las necesidades de informacin de los interesados y definir
un enfoque para las comunicaciones
Proceso para crear, recolectar, distribuir, almacenar, buscar y disponer
(para un futuro) la informacin del proyecto de acuerdo con al Plan
para la Gestin de las Comunicaciones
Monitorear y Controlar las comunicacioes a lo largo del ciclo de vida del
proyecto para asegurar que las necesidades de informacin de los
interesados del proyecto sean cumplidas

Proyecto
Dimensiones de la comunicacin:
Interna (dentro del proyecto), y Externa (clientes, medios de prensa, otros
proyectos, etc.)
Formal (reportes, memos, etc.), Informal (e-mails, discusiones ad-hoc)
Vertical (hacia arriba o abajo dentro de la organizacin), o Horizontal (con
los pares)
Oficial (reporte anual), No oficial (comunicaciones off the record o fuera de
micro)
Escrito y Oral
Verbal y no verbal (inflexiones de lenguaje, tono)
17
Profesor Jos Valdez

Proyecto
Habilidades para la comunicacin

Escuchar activa y efectivamente
Preguntar para asegurar que se entiende
Educar al equipo para que se conozca y as acte ms efectivamente
Bsqueda de datos para confirmar o identificar informacin
Definir y gestionar las expectativas
Persuadir a personas organizaciones para realizar acciones
Motivar para alentar
Coaching para mejorar el desempeo
Negociar para llegar a acuerdos mutuamente beneficiosos
Resumir, recapitular y definir prximos pasos
10.1 Planificar la gestin de las

Comunicaciones
Proceso de desarrollar un enfoque apropiado y planificar las comunicaciones

del proyecto basndose en las necesidades y requerimientos de informacin
de los interesados, y en los activos para los procesos de la organizacin
disponibles.
18
Profesor Jos Valdez

Comunicaciones
Una MALA planificacin puede generar:

Mensajes no entregados o entregados a destiempo
Comunicar informacin sensible a la audiencia equivocada
Falta de comunicacin con interesados clave.
Una comunicacin efectiva quiere decir que la informacin:

Se entrega en el formato adecuado
En el momento adecuado
Con el Impacto Adecuado

Comunicaciones
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
Empresa/
Organizacin
4.2
Desarrollar el
Plan de Gestin
Del Proyecto
Documentos
Del Proyecto
Activos de los procesos de la

Organizacin.
Factores del Entorno de la
Organizacin
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Actualizaciones al
Plan para la
Direccin del
Proyecto
10.1
Planificar las
Comunicaciones
13.1
Identificar a los
Interesados
Plan de Gestin de
las Comunicaciones
Registro de los
Interesados
13.3
Gestionar el
Involucramiento
De los Interesados
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
19
Profesor Jos Valdez
10.1 Planificar las comunicaciones
.1 Entradas
Sobre como se ejecutar, supervisar y contralar y Cerrar el
Proyecto
.2 Registro de los Interesados (Sec. 13.1.3.1)
.3 Factores del Entorno de la Organizacin.
La comunicacin debe adaptarse al ambiente del proyecto.
.4 Activos para los Procesos de la Organizacin
Lecciones Aprendidas
Informacin histrica

.1 Anlisis de requisitos de comunicaciones
Genera la suma de las necesidades de informacin de los interesados, combinando:
El tipo y formado de la informacin requerida, con
El valor de dicha informacin
Se debe balancear la cantidad de informacin (OJO con la Sobrecarga de informacin
Information Overload)
Examinar:
Organigramas y Matriz RACI
Disciplinas y departamentos involucrados
Logstica y cantidad de personas
Necesidades Internas de Informacin (dentro de la organizacin)
Necesidades externas de informacin (con la prensa, pblico, subcontratistas)
Informacin de los interesados (del registro de interesados) y la estrategia para la
gestin de los interesados.
20
Profesor Jos Valdez

Plan para la Direccin del Proyecto
Documentos del Proyecto
Plan de Gestin de Cambios
Atributos de las actividades
Mtricas de la Calidad
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Estimado de los costos de las actividades
Matriz de Asignacin de Responsabilidades
Plan de Gestin de la Configuracin
Lista de Actividades
Matriz de trazabilidad de los Requerimientos
Plan de Gestin de los Costos
Registro de los Supuestos
Estructura de Desglose de los Recursos
Lnea de Base del desempeo de los costos
Supuesto (basis ) de los estimados
Calendarios de los Recursos
Plan de Gestin de los Recursos Humanos
Registro de los cambios
Requerimientos de los Recursos
Plan de Mejora de los procesos
Acta de Constitucin (Charter)
Registro de los Riesgos
Plan de Gestinm de la Calidad
Contratos
Roles y Responsabilidades
Plan de la gestin de los Requerimientos
Estimados de las duraciones
Lista de Proveedores
Plan de La gestin de los riesgos
Registro de las polmicas (issues)
Criterios de Seleccin de Proveedores
Lnea de base del desempeo del

Cronograma
Lista de Hitos (Milestones)
Anlisis de los Interesados
Plan de Gestin del Cronograma
Reportes de Desempeo
Estrategia para la Gestin de los Interesados
Lnea de base de los Alcances

Enunciado del Alcance
EDT
Diccionario de la EDT
Requerimientos de financiamiento del

proyecto
Registro de los Interesados (lista)
Propuestas
Requerimientos de los Interesados
Documentos de las adquisiciones
Enunciado del trabajo
Plan de Gestrin de los alcances
Estrcutura organizacional del proyecto
Acuerdos de Cooperacin (Teaming

agreements)
Medidas del control de la calidad
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Checklists de Calidad
Medidas del desempeo del trabajo

.1 Anlisis de requisitos de comunicaciones
El nmero de canales de comunicacin es igual a:
(N * (N-1) ) / 2,
Ejemplo:
donde N= Nmero de Interesados.
Si hay 4 Interesados, habrn 6 canales

Si hay 6 interesados, habrn 15 canales
Si hay 8 interesados, habrn 28 canales.
Es necesario pues determinar y limitar quin se comunicar con

quien, y quin recibir qu informacin.
21
Profesor Jos Valdez

.2 Tecnologa de la Informacin
Factores que afectan la Seleccin:
Urgencia de la Informacin
Disponibilidad de la Tecnologa
Facilidad de uso
Ambiente del Proyecto
Confidencialidad de la Informacin

Mensaje de Retroalimentacin
Decodificar
Codificar
Ruido
Emisor
Medio
Receptor
Codificar
Decodificar
Mensaje
Ruido
Y yo que pensaba ir al
campo a tomar sol
He escuchado que el
sol se va a devaluar.
22
Profesor Jos Valdez

.3 Modelos de Comunicacin
Codificar trasladar los pensamientos o ideas en un lenguaje que pueda
ser entendido por otros.
Mensaje La salida de la codificacin
Medio El mtodo usado para enviar el mensaje.
Ruido cualquier cosa que interfiera con la transmisin y el entendimiento
del mensaje (por ejemplo, la distancia)
Decodificar trasladar el mensaje de vuelta a unos pensamientos o ideas
entendibles.
Retroalimentacin o Acknowledge accin para hacer notar que se recibi
el mensaje.

.4 Mtodos de Comunicacin
Comunicacin Interactiva Entre dos o ms partes, realizando intercambio
multi direccional de informacin. Es la forma ms efectiva de asegurar un
entendimiento comn entre las partes. Incluye:
Reuniones, llamadas telefnicas, video conferencias, etc.
Comunicacin Push Enviada a aquellos que necesitan conocer la
informacin. Asegura que la informacin se ha enviado pero que ha sido
entendida o recibida por la audiencia.. Incluye:
Cartas, Memos, reportes, e-mail, correo de voz, notas de prensa
Comunicacin Pull Usado para grandes cantidades de informacin o
audiencias muy numerosas. Usuarios deben de accesar al contenido de la
informacin a su discresin.
Intranets, e-learning, repositorios de conocimiento, etc.
23
Profesor Jos Valdez

.4 Reuniones
Para toma de decisiones entre interesados
Casuales, vs Formales
Formales
Agenda
Hora
Lugar
Issues a ser tratados
Circulado con anterioridad

.3 Salidas
.1 Plan de gestin de las comunicaciones
El plan de gestin de las comunicaciones provee:
Requerimientos de comunicacin de los interesados
La informacin a comunicarse, incluyendo contenido, formato, y nivel de detalle
La razn por la que se distribuir la informacin
Frecuencia de las comunicaciones
La persona responsable de comunicar la informacin
Persona responsable de emitir informacin confidencial
Persona o grupos que recibirn la informacin
Mtodos o tecnologas usadas para enviar la informacin (papel, e-mail, etc.)
Recursos asignados para actividades para las comunicaciones (incluyendo tiempos y presupuesto)
Proceso de escalamiento identificando los tiempos y cadena de gestin (nombres) para escalar los temas
importantes (polmicas o issues) que no puedan resolverse por los niveles inferiores del personal
Mtodo para actualizar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que avanza el proyecto
Glosario de terminologa usada comnmente
Diagrama de flujo de informacin del proyecto, indicando secuencias de autorizacin, lista de reportes, planes
para realizar las reuniones, etc.
Restricciones para las comunicaciones (legislacin especial, tecnologa, polticas de la organizacin, etc.).
Puede incluir guas y formatos pra:
Reuniones de avance del proyecto
Reuniones del equipo del proyecto
Reuniones virtuales
Correo electrnico.
Se puede incluir el uso de una pgina web del proyecto (si es que aplica).
24
Profesor Jos Valdez
.3 Salidas
.2 Actualizacin de Documentos del Proyecto
Cronograma del Proyecto
Registro de los interesados
Estrategia para la Gestin de los Interesados
25
Profesor Jos Valdez
Proceso de Crear, recolectar, distribuir, guardar, buscar, y disponer finalmente.
La comunicacin efectiva de incluye un nmero de tcnicas tales como:

Modelos emisor-receptor. Retroalimentacin, Ruido.
Seleccin adecuada de los medios. Oral vs. Escrito, Formal vs. Informal, cara a
cara vs. Correo electrnico.
Estilos de redaccin. Estructura de oraciones, seleccin adecuada de trminos.
Tcnicas para la gestin de reuniones. Preparacin de agenda, gestin de los
conflictos.
Tcnicas de Presentacin. Lenguaje corporal, diseo de ayudas visuales.
Tcnicas para la facilitacin. Construir el consenso y superar posibles obstculos.

4.4
Monitorear y
Del Proyecto
Reportes del desempeo

del trabajo
10.1
Planificar la
Gestin de las
Comunicaciones
Plan para la Gestin de las
Comunicaciones
Empresa/
Organizacin
Activos de los procesos

de la Organizacin
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Actualizaciones al Plan para
la
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
Actualizaciones al
Plan para la
Comunicaciones
Direccin del
del Proyecto
Proyecto
Documentos
Del Proyecto
10.3
Controlar las
Comunicaciones
ACTUALIZACIONES a los Activos de
26
Profesor Jos Valdez
.1 Entradas
.1 Plan para la Gestin delas Comunicaciones
Descrito en la Seccin 10.1.3.1
.2 Reportes de Desempeo del Trabajo
Sirven para distribuir la informacin sobre:
El estado del proyecto
El desempeo del proyecto.
.3 Activos para los procesos de la Organizacin
Polticas, procedimientos, guas. Plantillas. Informacin histrica,
lecciones aprendidas.
.1 Tecnologa para las Comunicaciones
Descrito en 10.1.2.2.
La Tecnologa Vara de Proyecto a proyecto, y tambin a lo largo de
la vida del proyecto.
.2 Modelos para las Comunicaciones
Descrito en 10.1.2.3
.3 Mtodos de Comunicacin
Descrito en 10.1.2.4
27
Profesor Jos Valdez

.4 Sistemas para la Gestin de la Informacin
La informacin se puede distribuir usando diversas herramientas,
Impresa: cartas, memos, reportes, reportes a la prensa
Gestin de comunicaciones electrnica: e-mail, fax, correo de voz,
telfono, teleconferencia, videoconferencia, pginas web
Herramientas electrnicas para la gestin de proyectos: interfaces web
a herramientas para programacin, soporte para reuniones virtuales,
portales, herraminetas para la colaboracin.
.5 Reportes de Desempeo
Anlisis de desempeo pasado
Anlisis de proyecciones (tiempos y costos)
Riesgos e incidentes actuales
Trabajo completado en el perodo
Resumen de cambios aprobados en el perodo
Otra informacin relevante que se reuquiera comunicar

.3 Salidas
.1 Comunicaciones del proyecto
.2 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Activos para los procesos de la organizacin
Notificaciones a los interesados
Reportes del proyecto
Presentacones del proyecto
Registros del proyecto
Feedback de los interesados
Documentacin de las lecciones aprendidas (Ver siguiente lmina)
28
Profesor Jos Valdez

Lecciones Aprendidas
Identificar xitos y fracasos del proyecto
Incluir recomendaciones para la mejora del rendimiento
Se realiza durante el ciclo de vida del proyecto
Temas: Tcnicos, de Gestin, y de procesos del proyecto
Se puede realizar al final de las fases como ejercicio de Teambuilding
Es una obligacin profesional, especialmente si el proyecto tuvo resultados
menos que esperados.
Algunos resultados de las lecciones aprendidas incluyen:
Actualizacin de base de datos de lecciones aprendidas
Actualizacin de sistema de gestin del conocimiento
Actualizacin de polticas, procedimientos, etc. Corporativos
Mejora de las habilidades de realizar negocios
Mejoras en el producto o servicio ofrecido
Actualizaciones al plan de gestin de los riesgos
http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Management
Proceso de Monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo del proyecto

para que asegurarse que las necesidades de informacin de los
intresados del proyecto se cumplan.
29
Profesor Jos Valdez

4.2
Desarrollar el Plan
Para la Direccin
Del Proyectro
Plan para la Direccin del

Proyecto
4.3
Dirigir y Gestionar
El Trabajo del
Proyecto
Informacin
sobre
el desempeo
del
Trabajo
13.3
Gestionar el
Involucramiento
De los Interesados
Registro de Incidentes
Activos para los Procesos de

la Organizacin
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
Actualizaciones al Plan para

la
Comunicaciones del Proyecto
10.3
Controlar las
Comunicaciones
Documentos
Del Proyecto
Actualizaciones a
los documentos del
proyecto
Informacin sobre el
desempeo
del trabajo
4.4
Monitorear y
Del PRoyecto
Empresa/
Organizacin
ACTUALIZACIONES a los Activos de
Solicitudes de Cambio
4.5
Realizar el control
Integrado de los
Cambios

.1 Entradas
Requerimientos comunicaciones de los interesados
Razn para distribuir la informacin
Momento y frecuencia para la distribucin de la informacin requerida
Individuo o gupo responsable para comunicar la informacin
Individuo o grupo que recibir la informacin
Estado de los entregables
Avance del cronograma
Costos incurridos
.3 Registro de Incidentes
Usado para monitorear y resolver los incidentes
Documenta quen es responsable de resolver los incidentes, y en qu fecha
.4 Datos del Desempeo del Trabajo
Organiza y resume la informacin recolectada, y presenta los resultados de
anlisis comparativos con respecto a las lneas de base del desempeo
30
Profesor Jos Valdez

.1 Entradas
.5 Activos para los Procesos de la Organizacin
Plantillas de Reportes
Politicas, estndares y procedimientos que definen las comunicaciones
Tecnologas de comunicacin disponibles
Medios de comunicacin permitidos
Polticas para retencin de documentos (vigencia)
Requerimientos de seguridad

.2 Herramientas y Tnicas
.1 Sistemas para la Gestin de la Informacin
Para Capturar, almacenar, ditribuir la informacin
Costos, avance del cronograma, desempeo
Algunos softwares permiten consolidar info de distintos sistemas
31
Profesor Jos Valdez

.2 Herramientas y Tnicas
.2 Juicio Experto
Para analizar el impacto y necesidades de comunicacin. Pueden incluir:
Otras unidades de la organzacin
Consultores
Ingeresados
Asociaciones profesinales,
Expertos, etc.
.3 Reuniones

.3 Salidas
.1 Informacin sobre el desempeo del trabjo
.2 Solicitudes de Cambio
Nuevos estimados de costos, secuencia de actividades, fechas del
cronograma, requerimientos de recursos
Ajustes al plan para la Direccin del Proyecto
Actiones correctivas o preventivas
.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Proyecciones
Reportes de Desempeo
Registro de Incidentes
.5 Actualizaciones a los Activos para los procesos de la Organizacin
32
Profesor Jos Valdez
Reporte del Desempeo

Elemento
de WBS
BAC
Valor
Planead
o
PV
Valor
Ganado
EV
Costo
Real
AC
Variacin en Costo
Variacin en
Cronograma
CV=EV AC
CV/EV
SV=EV-PV
SV / PV
CPI
EV /
AC
SPI
EV/P
V
EAC
BAC/CPI
1.
Cimientos
200
50
50
60
(10)
(20%)
0.83
241
2. Piso 1
300
100
100
90
10
10%
1.11
270
3. Piso 2
250
80
60
70
(10)
(16%)
(20)
(25%)
0.85
0.75
294
4.
Acabados
250
60
20
30
(10)
(50%)
(40)
(66%)
0.66
0.33
379
100
0
290
230
250
(20)
(8.6%)
(60)
(20.7% 0.92
)
0.79
1184
*Para este ejemplo se ha asumido que el comportamiento en el saldo ser similar que el
comportamiento acumulado, por esa razn se dividi BAC/CPI.
Podra tambin definirse Proyecciones para cada componente usando criterios distintos.
33

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Gerencia de Proyectos

Profesor Jos Valdez

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

Mejorar el desempeo del proyecto mediante:

Mejora de las competencias

El desarrollo de un ambiente de trabajo en equipo es una responsabilidad

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

El trabajo en equipo se logra motivando al equipo a travs de:

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

Aprovechar las diferencias Culturales

Los objetivos del desarrollo del equipo incluyen:

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

Evaluaciones del Desempeo del

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

Necesidades de Pertenencia y Amor

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

responsabilidad, busca la seguridad sobre todas las cosas.

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollar al Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

Accedido el 22 de Abril de 2013

9.3 Desarrollar al Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollar al Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

El equipo de direccin del proyecto:

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar al Equipo del Proyecto

Plan para la Gestin de

Activos para los Procesos de la

Actualizaciones de Factores del Entorno

Actualizaciones de los Activos para

los Procesos de la Organizacin

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto

Captulo 10. Gestin de las Comunicaciones

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones

10. Gestin de las Comunicaciones del

Es el rea de conocimientos que emplea los procesos requeridos para

10. Gestin de las Comunicaciones del

10.2 Gestionar las Comunicaciones

10.3 Controlar las Comunicaciones

10. Gestin de las Comunicaciones del

Los procesos de Gestin de las Comunicaciones incluyen a los siguientes:

10. Gestin de las Comunicaciones del

10. Gestin de las Comunicaciones del

Habilidades para la comunicacin

10.1 Planificar la gestin de las

Proceso de desarrollar un enfoque apropiado y planificar las comunicaciones

10.1 Planificar la gestin de las

Una MALA planificacin puede generar:

Una comunicacin efectiva quiere decir que la informacin: