ACTIVIDAD 8.

TRABAJO COLABORATIVO 2

NATALIA LOPEZ VELEZ

CEDULA 43200254
DIGNAEL ORTIZ BURGOS
CEDULA 79293604
DIANA CRISTINA BETANCUR GARCA
CEDULA 24870636
JUAN FERNANDO PUERTA
CODIGO 1036598166

TUTORA:
LUZ ECHEVERRIA

GRUPO COLABORATIVO 100500_46

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES,
ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
GIRARDOT
2010

INTRODUCCION
Este trabajo nos permiti conocer la administracin por procesos, es la actividad
que debe desarrollar toda empresa que desee llegar a culminar sus objetivos, bien
concretos y profundos, para que esto llegue a su punto optimo es indispensable
que correspondan a los objetivos propuestos, asignar responsabilidades a los
gerentes en sus puestos donde entreguen sus capacidades al cien por ciento, todo
en beneficio de la empresa.
Vemos como en la sociedad y la actividad empresarial el ser humano tienen una
realidad que es la administracin por procesos, aplicada, ya sea en
organizaciones formales e informales, que buscan un fin nico de maximizar sus
beneficios y obtener mejor calidad de vida, administrando eficientemente los
recursos que posean, llmese recursos econmicos, fsicos, financieros y
tecnolgicos. Para cumplir con estos objetivos debe contar con la administracin
como instrumento para navegar eficientemente; esta a su vez, se vale de cuatro
remos que son tan importantes para sus movimientos; estos remos son la
Planeacin, la Organizacin, Direccin y el Control.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Identificar La importancia de las funciones de la administracin.

2. Conocer las cuatro funciones de la administracin y aplicarlas en nuestros
sitios de trabajo.
3. Desarrollar el taller con base al conocimiento adquirido con cada funcin
administrativa.

OBJETIVOS GENERALES
1. Identificar La importancia de las funciones administrativa de Planeacin.
2. Conocer los aspectos fundamentales de la planeacin.
3. Identificar La importancia de las funciones administrativa de Organizacin.
4. Conocer los aspectos fundamentales de la organizacin.
5. Identificar La importancia de las funciones administrativa de Direccin.
6. Conocer los aspectos fundamentales de la Direccin.
7. Identificar La importancia de las funciones administrativa de Control.
8. Conocer los aspectos fundamentales de la Control.
9. Aplicar las cuatro funciones de la administracin en nuestros sitios de trabajo.

TRABAJO UNIDAD 2.

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACION
TALLER.
1. Que es planeacin.
Como su nombre lo indica, es planear, programarlos procesos,
procedimientos, recursos, objetivos, metas, talento humano que se
requieren para el desarrollo de una actividad, es definir antes de
emprender una labor, cuales son los objetivos que se buscan o esperan,
los pasos, implementos necesarios para su ejecucin y cumplimiento de
una meta a fin de obtener, desarrollar y conseguir y conseguir un fin
especfico, partiendo de una programacin definida, la cual ser el punto
de partida y desarrollo a seguir en un proceso.
2. Precisar la actividad a la que se dedica la empresa seleccionada.
La empresa se dedica al suministro de alimentos y servicio de
administracin de casinos industriales, de obras civiles y de petrleos,
mediante contrato, bajo su responsabilidad o por quien contrata el servicio.

3. Desarrollar los aspectos fundamentales de la planeacin

OBJETIVOS

Tener ms contratos de alimentacin con entidades pblicas y privadas.

Brindar al cliente un servicio con la mejor calidad.

Actividades a realizar para cumplir los objetivos

1. Las personas encargadas del rea de mercadeo, deben estar pendientes
de las licitaciones a nivel pblico, las cuales contienen un presupuesto,
estas licitaciones tienen un tiempo de entrega donde hay varios
proponentes de, todos inscritos como proveedores en el caso del
Municipio de Medelln, el proponente que cumpla con los requisitos de la
licitacin y con el presupuesto establecido se queda con el contrato.
2. Cumplir con todas las normas de HSEQ, de calidad para garantizar que el
servicio no presente problemas, ni se presente una ETA (Enfermedad de

Transmisin Alimentaria), esto se cumple llevando los registros

adecuados de proveedores, de recepcin de materia prima, la adecuada
rotacin de inventarios.
Los medios para realizar las actividades son:
La empresa tiene actualizado el sistema de gestin de calidad,
certificaciones de BPM y HASSA, estar registrados como proveedores de
las entidades estatales y as poder participar en las diferentes
licitaciones que tienen que ver con el objeto social de la empresa.
A su vez se debe garantizar una lista de proveedores seleccionados que
cumplan con los requisitos de calidad exigidos y as poder garantizar la
calidad en el servicio, tener un flujo de caja disponible para cumplir con
los presupuestos presentados en las licitaciones.
Las licitaciones salen cada ao ya que dependen del presupuesto
asignado por el gobierno, todas tienen fechas diferentes como por
ejemplo la licitacin de Refrigerios escolares sale en noviembre de cada
ao para as poder cubrir el ao siguiente a todas las escuelas en sitios
de Medelln que son de escasos recursos, entregarles a los nios un
refrigerio diariamente, normalmente la licitacin comprende 7.000
refrigerios por zona y la empresa debe tener la maquinaria y el personal
disponible para poder cumplir.
Por otro lado la empresa cuenta con una persona experta en Calidad que
realiza visitas de inspeccin a cada uno de los contratos y as verificar y
garantizar que se estn llevando las normas adecuadas, mensualmente
se realizan exmenes microbiolgicos a los alimentos, a las manos de las
operarias y al ambiente, y as tener la certeza de que los productos
suministrados estn en buenas condiciones e igualmente prevenir ETAS
(Enfermedades de Transmisin Alimentaria)
Personal de Mercadeo: Tiene a su cargo estar pendiente de las
licitaciones y solicitar los documentos necesarios a cada uno de los
departamentos, tambin debe montar la licitacin en compaa de la
persona que ser la administradora del contrato.
o Coordinadora de Calidad: Visitas de inspeccin del contrato y control
de registros de proveedores, materias primas.
o Financiera: Entrega de documentos como presupuesto de la licitacin,
estados financieros exigidos, certificacin de aportes, registro de
proponentes actualizado ante la cmara de comercio.
o Almacenista: Cada contrato cuenta con un almacenista encargado de
ingresar la materia prima al inventario, el cual es controlado mediante
un sistema que le proporciona la empresa, a su vez realiza los
formatos de recepcin de materias primas, vencimientos de los
productos, rotula las materias primas, lotes de productos,
conformidades e inconformidades de las materias primas recibidas.

o Administradora del contrato: Tiene a su cargo el personal operativo,

controla los costos de acuerdo al presupuesto presentado en la
licitacin, realiza la conciliacin de los servicios entregados con la
Interventora para la facturacin mensual.
o Supervisora del contrato: Tiene a su cago la revisin de la produccin
(Que el personal cumpla con los elementos de proteccin, como:
Tapabocas, gafas, guantes entre otros) y de que el servicio sea
liberado y entregado satisfactoriamente al cliente

ORGANIZACION
TALLER.
1. Defina con sus propias palabras que es organizacin.
La organizacin es el conjunto de personas que estn dispuestas a desarrollar
determinadas funciones, labores o actividades para la empresa con el fin de
cumplir los objetivos, dicha actividad se debe realizar empleando las tcnicas
y medidas necesarias para articular todos los hilos de la empresa que
conlleven a un fin especifico con eficiencia y calidad.
La organizacin slo puede existir cuando las personas de la organizacin se
comunican y estn dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr la
misin. Podemos decir que las organizaciones funcionan mediante normas las
cuales se establecen previamente para definir los objetivos de actividad de la
empresa o la actividad u objeto social que se quiere desarrollar.

2. Desarrollar los aspectos fundamentales de la organizacin.

La autoridad y responsabilidad entre los trabajadores:
Podemos definir como la autoridad el Derecho legal de ordenar a otros una accin
y de exigir su cumplimiento, esta autoridad se adquiere por situaciones tan
naturales como la motivacin, dicha motivacin se debe manejar sin excesos y
atropellos a los subordinados.
Cuando hacemos uso de estos elementos estamos cumpliendo la autoridad con
sentido lgico, sin abusar de la responsabilidad y el cumplimiento de los dems
miembros de la organizacin. La organizacin le permite precisar las actividades

requeridas para lograr los objetivos propuestos, cuando sabemos para donde
apunta el objetivo tenemos la claridad de la misin de la empresa.
Siempre se cuenta con empleados con excelentes calificaciones profesionales,
quienes pueden contribuir al logro de los objetivos de las empresas. La delegacin
de autoridad nos permite ser efectivos en los tiempos de respuestas a nuestros
clientes.
Dentro de la misin de la empresa se establecen los deberes y derechos de los,
quienes adquieren un serio compromiso con nosotros para poder delegar nuestra
responsabilidad, esta funcin no es relativamente fcil ya que hay que estar
monitoreando las actividades para tener un efectivo control de calidad.
Los incentivos educativos, econmicos y recreativos, permiten que los empleados
obtengan buenas condiciones laborales, siempre se les suministran los elementos
necesarios para el desempeo de sus funciones y se les busca viabilidad a las
decisiones o se les otorga acompaamiento en sus grandes compromisos.
El nivel jerrquico de la empresa siempre se respeta y cada quien se debe ubicar
en su eslabn que le corresponde.

DIRECCION
TALLER.
1. Defina con sus propias palabras que es direccin.
Direccin es la encargada de dar solucin a las diferentes problemticas que se
presenten en la empresa, por medio de la formulacin de objetivos y estrategias
para los cuales se deben asignar responsabilidades o re-estructurar la empresa,
se asignan recursos para llevar a cabo dicha actividad y se tienen diversos
controles donde se verifica que todo salga y se haga bien, dndole solucin a
los problemas y dando las retribuciones necesarias para que el personal
participe en dicha labor con una muy buena motivacin.
2. Desarrollar los aspectos fundamentales de la direccin.
Para una correcta direccin empresarial se debe trabajar en tres aspectos
fundamentales:

Los Objetivos.
Lo primero que debe hacer la direccin empresarial es fijar los objetivos, donde
sabremos a dnde queremos llegar especficamente. Toda la empresa debe
funcionar para seguir un camino que nos lleve a uno o varios destinos, por lo
que parece lgico que primero definamos cul o cules son esos destinos por
alcanzar.
Aplicados a los objetivos de la empresa donde laboro, estos estn enfocados a
la consecucin de una serie de metas por as decirlo, las cuales llevaran a la
empresa de aviacin a consolidarse como una de las ms seguras y rentables
para sus integrantes y el pas, adquiriendo nuevas tecnologas y aeronaves de
punta que puedan brindar confianza y bienestar, capacitacin a sus empleados
donde les permita actualizarse en temas de aviacin y as consolidar y formar
un equipo de trabajo integro.
La empresa est en condiciones de aliarse con otras aerolneas o empresas
con el fin de unir fuerzas y poder ayudarse mutuamente, donde sus servicios se
puedan prestar de manera oportuna y que sus usuarios tengan la mejor imagen
del servicio prestado.
Continuamente se est verificando que la constante lucha por alcanzar los
objetivos sea cierta por medio de controles con mtodos de observacin y de
evaluacin internos
La Planificacin.
Una vez definidos los objetivos a alcanzar, el siguiente paso es la planificacin,
por medio de la cual crearemos estrategias para alcanzar dichos objetivos
donde decidiremos qu recursos de la empresa se utilizaran en dicha
planificacin.
En caso de que algo este fallando, se aplican estrategias para corregir dicha
falla y as facilitar el resto de tareas para tener una buena direccin empresarial.
Donde se convoca a una reunin general y se da la oportunidad a todos los
empleados de participar, aportar y proporcionar informacin necesaria para que
la direccin pueda tomar la decisin correcta.
El punto de vista de los empleados en ocasiones ha sido de gran ayuda en la
consecucin de los objetivos. Ya que estos nos han hecho ver desde otro punto
de vista los posibles errores o formas de poder alcanzar dichos objetivos.
Adems se tiene en cuenta las consecuencias que una decisin tomada pueda
traer para el bienestar de quienes estn involucrados en dicha rea.

Una vez la direccin toma una decisin, en ese nuevo proyecto este se dota de
recursos econmicos, humanos y materiales necesarios para alcanzar los
objetivos y las metas esperadas.
El Control.
Una vez diseado los objetivos y estrategias para conseguir los objetivos, la
empresa toma accin con los procedimientos ajustados al nuevo proyecto y
comprueba sus resultados. Donde se recoge la mayor informacin posible para
hacer los ajustes y las modificaciones necesarias y as poder controlar que todo
vaya bien.
En mi empresa el control es una constante ya que un mnimo error humano o
tcnico podra ocasionar un gran accidente, exige una constante revisin de
toda la planificacin de que todo vaya en marcha, con el fin de que no hayan
fallas que puedan retrasar la consecucin de dicho objetivo.
Aunque se alcancen los resultados previstos, el trabajo de la direccin no
termina ah, porque habr que plantearse nuevos objetivos, nuevas
planificaciones, ms controles, porque la actividad empresarial nunca se
detiene.

CONTROL.
TALLER.
1. Defina con sus propias palabras que es control.
Es la evaluacin permanente efectuada por la administracin de la
organizacin, con la cual verifica, inspecciona, critica y comprueba si las
actividades se estn realizando en forma adecuada con el propsito de
mantener el equilibrio del ente econmico orientado a alcanzar los objetivos
propuestos.

2. Desarrollar los aspectos fundamentales del control

En la organizacin se realizan valoraciones de riesgos y se hacen controles en
la parte de inventarios, en la parte financiera.

Se realizan normograma que es un instrumento de control que permite evaluar

el cumplimiento de disposiciones normativas sobre n asunto general contenido
en una norma sustantiva.
A continuacin se muestra un Normograma de LIBROS Y PAPELES DEL
COMERCIANTE.
Cdigo de Comercio: Norma sustantiva- Decreto con fuerza de ley
Decreto 2649/1993: Norma reglamentaria
Lista de verificacin: Es un instrumento de control que permite evaluar el
cumplimiento de disposiciones normativas sobre un asunto especfico obtenido
del normograma y normatizado en una norma reglamentaria.

ITE
M

NS

NR

OBL

DESCRPCION

48

124-125

Reflejar la historia clara

completa y fidedigna de los
hechos econmicos

49

125-129130-131

Llevar libros obligatorios

auxiliares

50

124-125

Llevar
contabilidad
castellano

50

124-125

Partida doble

51

123 -124

Comprobantes
Correspondencia

52

125-129

Inventarios y Balances

53

124-125128

Orden cronolgico

54

123

Copia de correspondencia

55

123-124

Conservacin
Comprobantes

10

56

128

Forma de llevar libros

11

57

128

Cumplir las prohibiciones

12

58

NA

Sancin

por

OBSERVACIO
NES

y
en

de

incumplir

SMLMV

prohibiciones
13

59

123-124

Concordancia
entre
comprobantes y Asientos

14

60

134

Tiempo de conservacin de
los libros

Convenciones
NS: Norma Sustantiva
NR: Norma Reglamentaria
OBL: Obligacin DAR: D; HACER: H; Y NO HACER: NH
LISTA DE VERIFICACION DE LIBROS

IT
EM

DESCRIPCION

1 2 3

1
0

Caja Diario

Mayor y Balances

Libro accionistas
Registro de Socios

Inventario y Balances

Libro auxiliar

Auxiliar
establecimientos

de

Plan
de
cuentas:
Adiciones,
modificaciones,
cancelaciones
y
sustituciones
de
cuentas

Kardex

Conciliaciones fiscales

Libro de actas

10

OBSERVACIONES

Registrado, obligatorio
llevado genera sancin

no

11

Libro de registro de
operaciones
diarias
(Rgimen
simplificado)

Preguntas para la evaluacin de libros

1.
2.
3.
4.

Se llevan libros?
Se registran en orden cronolgico?
Se cumplen las prohibiciones?
Existe concordancia o equivalencia entre los libros y comprobantes
correspondientes?
5. Se conservan los libros el tiempo mnimo establecido?
6. Reflejan la historia clara, completa y fidedigna de los hechos
econmicos?
7. Se registran por partida doble?
8. Se registran en idioma castellano?
9. Se encuentran enumerados en forma sucesiva y continua?
10. Se encuentran registrados los libros?

Convenciones
1. Se lleva o se cumple.
2. No se lleva o no se cumple.
3. No aplica.

MATRIZ DE VALORACION DE RIESGOS: Esta se utiliza para identificar

los riesgos ms significativos.

A continuacin se muestra la matriz de riesgo y control de Propiedad planta

y equipo:

OBJETIVO

RIESGO

CAUSA

CONTROL

TIPO DE
CONTRO
L

OBSERVACI
ONES

Compra

Pagar
mas de lo
que vale

Mala
negociacin

Financier
o
Operativ
o

Establecer el
Numero
mnimo
de
cotizaciones a
evaluar

Transporte
de
recepcin

Avera,
Mal
descargu
e

Mal manejo

Varias
Cotizacio
nes
Determin
acin
precisa
de
especific
aciones
Decisin
de grupo
Transport
es
especializ
ados
Personal
capacitad
o

Establecer
procedimient
o a seguir
para
la
recepcin

Instalaci
n

Mal
ensamble

Desconocim
iento

Operativ
oFinancier
o
Operativ
oFinancier
o
Operativ
oFinancier
o
Contratar Operativ
personal
oespecializ
Financier
ado
o

Puesta en
marcha

No
funcion

Mal
montaje

Ejecutar
la
garanta

Uso

Mal
manejo

Desconocim
iento

Mantenimi
ento

Inoportun
idad

Falta
de
programaci
n

Capacitar
Manual
de
procedim
iento
Cronogra
ma

Depreciaci
n

Mtodo
de

Mala
informacin

Mala
logstica

Contratar
personas

Operativ
oFinancier
o
Cumplim
iento
Operativ
o
Financier
o
Operativ
oFinancier
o
Cumplim
iento

Capacitar
el
operario
y
dejar manual
de
funcionamient
o

depreciac
in
inadecua
do

de
tipo
tcnico

Adiciones

No
cumple la
expectati
va

Mal
Acoplamien
to

Mejoras

Innecesar
ia

Mala
decisin

Reparacio
nes

Parar
la
producci
n

La
no
realizacin
de
los
mttos
respectivos

Vida til

Obsolesc
encia
antes de
depreciar

Falta
de
tecnologa

idneas
que
certifique
n
la
informaci
n
Hacer
Operativ
una
oevaluaci
Financier
n
o
Contratar Operativ
personal
oadecuado
Financier
o
Hacer
Operativ
una
oevaluaci
Financier
n
para
o
ver
la
viabilidad
Realizar
Operativ
el
mtto
operidica
Financier
mente
o

Hacer
buena
seleccin
de
maquinar
ia

Operativ
oFinancier
o
Cumplim
iento

CONCLUSIONES

Este trabajo nos permiti conocer la importancia de las funciones de la

administracin, como medio fundamental para el xito de las
organizaciones.

El administrador de hoy debe ser abierto a todas las opciones de cambio y

de modernizacin de las funciones de la administracin. La aplicacin de
cada una de estas en las diferentes areas respectivas que son las que
conforman una organizacin, harn que los objetivos sean alcanzados de
una manera muy satisfactoria para todos los integrantes de dicha
organizacin, ya que el xitos de los procesos le dara muy buenas
ganancias a la empresa y por lo tanto bienestar para todos los que la
integran.

Para que una empresa tenga xito es fundamental desarrollar y tener

definidos el proceso administrativo como instrumento slido bajo el cual
opera y funcionara sta, teniendo definido los objetivos y metas en las
cuales se debe trabajar y hacia donde se espera llegar y para que
esto suceda se debe tener una buena planeacin, tener claro que
hacer, como, cuando hacerlo y quien a de hacerlo, adems contar con los
necesarios; una vez definida la empresa organiza y distribuye, asigna y
delega en cada empleado sus labores a desempear, a fin de estos tengan
conocimiento de las funciones a desempear encaminados en un fin
comn; lo cual est bajo la direccin de un administrador o director y unas
normas, reglas, reglamentos que se hayan ya definido y con la colaboracin

y participacin de todos se puede obtener xito, adems el control y

evaluacin es primordial ya que permite medir el cumplimiento de metas,
objetivos, desempeo y operatividad el cual va encaminado a analizar la
informacin de la empresa con el fin de tomar correctivos, fortalecer
procesos que sean necesarios en cualquier momento o situacin.

Cuando en una empresa no se tiene definido el norte, sus proceso,

procedimientos, materiales, talento humano, compromisos, participacin,
objetivos es un fracaso, ya que no sabemos para donde vamos, ni que
buscamos, no tenemos compromisos slidos y definidos lo cual no crea
responsabilidad y por ltimo no tenemos control para saber si estamos
bien, estamos creciendo, deteriorando o en el mismo ser.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Modulo de fundamentos de administracin.

Montana, P. & Charnov, B. Management. Barron's. New York. 2008. pg. 2,
7-9.

http://es.wikipedia.org/wiki/Direcci%C3%B3n_empresarial

http://html.rincondelvago.com/funciones-administrativas.html

www.momografias.com/ trabajos /12/15.

www.aspectos fundamentales de la planeacin