Professional Documents
Culture Documents
PROYECTOS
12 PASOS BSICOS PARA EL XITO
Qu es un Proyecto?
CARACTERSTICAS:
Evento nico.
Fecha de inicio y terminacin determinada.
Costo presupuestado.
Recursos definidos.
Objetivos especficos.
Elaboracin progresiva
Planeacin Estratgica
MISIN
Procesos
VISIN
Objetivos
estratgicos
Iniciativas
Iniciativas
Objetivos
estratgicos
Iniciativas
Iniciativas
Objetivos
estratgicos
Iniciativas
Iniciativas
Programas y Proyectos
Proyectos, Programas
y Portafolio
Misin
Procesos
Visin
Portafolio
Proyecto
Programa
Portafolio
Proyecto
Proyecto
Portafolio
Proyecto
Proyecto
Programas y Proyectos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Seleccin de Proyectos
Mejoras
Nuevos Productos
Competencia
Tecnologa
Clientes
SELECCIONAR
ESTRATEGIA
PRIORIZAR
RECURSOS
PROYECTOS
AUTORIZADOS
Proyectos
Cancelados y
Pospuestos
Elementos Fundamentales
Alcance
Tiempo
Costo
La Administracin de
Proyectos segn el PMI
Herramientas, Tcnicas y Mtodos, tanto cuantitativos
como cualitativos, para administrar recursos humanos y
materiales a lo largo de la vida de un proyecto y obtener el
costo, tiempo, calidad y cantidad predeterminados.
BENEFICIOS:
Mayor nmero de Objetivos cumplidos
Menores desviaciones en el cumplimiento de los tres
elementos fundamentales (T, C y Q)
Qu otros?
reas de Conocimiento
SCOPE
(OBJETIVO)
TIEMPO
COSTO
CALIDAD
RECURSOS
HUMANOS
COMMUNICACION
RIESGO
PROVEEDORES
INTEGRACION
Procesos Administrativos
Seleccin del
Lder de Proyecto
El rol del Lder de Proyecto deber ser siempre confirmado por la
alta direccin
Autoridad Formal e Informal
Su seleccin debe ser lo ms temprana posible (Antes de la
planeacin)
Basado en un balance de Conocimientos Tcnicos y Habilidades
Administrativas y Humanas
El Lder de Proyecto como Integrador:
Ante el cliente
Ante la Alta direccin (patrocinador)
Ante el equipo de trabajo
Lo bonito de ser Lder de proyecto es que se puede delegar para
arriba
El Lder de Proyecto
Toma de Decisiones
Relaciones Interpersonales
Establecimiento de Objetivos
Organizacin
Liderazgo
Comunicacin Efectiva
Negociacin
Capacidad de Influencia en la Organizacin
(Autoridad)
Qu caractersticas
definen a un equipo
de futbol?
Y uno de
proyectos?
Retos
Diferencias entre Grupo y Equipo?
El xito de un proyecto, depende en gran
medida de la gente que integra el equipo
Requerimientos vs. Perfiles (actitudes y aptitudes)
3. Lo primero es
definir el Objetivo
Lo mas conveniente es
utilizar un documento
En espaol podramos
llamarlo: Acta del
Proyecto.
Recuerda a Alicia y el
Gato
Definicin
El PMI sugiere hacerlo en un Project Charter
Definicin bsica que sirve de gua a todo el equipo
Normalmente es un documento formal revisado y
aprobado por todos los stakeholders
Caractersticas:
Especfico
Medible
Acordado
Realista
Restringido (T, C y Q)
Mxima Difusin!
Qu Definir?
4. Tmate el tiempo
para definir los
Requerimientos
Insumo bsico de la
planeacin
Recuerda la Historia
del Vasa
Definiciones Bsicas
Requerimiento:
Una condicin o capacidad demandada por un usuario, para resolver
un problema o alcanzar un objetivo
Una condicin o capacidad que debe tener un sistema, servicio o
producto, para satisfacer una especificacin definida por el usuario
Definicin
del
Objetivo
Qu se
necesita?
Cmo se da
respuesta?
Reqs.
Funcionales
Reqs.
Tcnicos
Definicin
del Plan de
Trabajo
1a Entrevista
directa con el
usuario
RECOPILAR
DOCUMENTAR Y
ANALIZAR
Confirmar
con el
usuario por
escrito y
firmar de ser
posible.
ADMINISTRAR
Los cambios
mnimos rango
razonable.
VALIDAR
PRIORIZAR
No se puede hacer todo,
ayudarse con el pareto.
Forzar al usuario a que
haga la priorizacin.
Administracin
Una vez validados los requerimientos, se establece una Lnea de
Base del proyecto
Cualquier modificacin a estos requerimientos tiene un impacto en
todo el proyecto
Establece un procedimiento bien estructurado para realizar cualquier
cambio o modificacin
5. La Fragmentacin de un
proyecto permite
planearlo mejor
WBS: Work
Breakdown Structure
EDT: Estructura de
Detalle del Trabajo
Qu es un WBS?
Definiciones bsicas
Divide, Organiza, Jerarquiza, FACILITA
Todo el trabajo incluido en el proyecto, debe estar
en el WBS y slo el trabajo incluido
Es la planeacin del trabajo a realizar o alcance
En su definicin deben intervenir TODOS los
miembros del equipo
Tcnica COW: Cards on the Wall
6. Invertir tiempo en
Planeacin, ahorra
tiempo en la ejecucin
La planeacin es bsicamente
una prediccin del futuro
El trabajo de planeacin ser
siempre ms econmico que el
de re-ejecucin
Planeacin del Tiempo
Planeacin de Recursos
Planeacin del Costo
Presupuesto
Definicin de Actividades
Las actividades son el insumo bsico, tanto para la
programacin como para el presupuesto
Las actividades son la unidad mnima de un plan de trabajo
Su definicin parte del WBS (ltima rama del rbol)
Caractersticas:
Es un trabajo individual que tiene un comienzo y un fin
Tiene una duracin determinada
Consume recursos
insumo
transformacin
producto
6.a Cronograma
Elementos de un Plan:
Dur.
4
Estudio Preliminar
15
Aprobacindediseopreliminar
Diseodel proceso
12
Concursodefabricacinde equipo
12
Ingenierade detale
16
Fabricacindeequipo
57*
Elaborar catlogodeconceptos
12
Iniciodelaconstruccin
Excavaciones yrellenos
12
Construccindecimentacin
15
12
Entregadeequipo
Instalacinde equipo
15
Montaje electromecnico
10
Coneccinasistemadecontrol
12
ENE
FEB
11 18 25 1 8 15 22 1
1999
MAR
ABR
MAY
JUN
JU
8 15 22 29 5 12 19 26 3 10 17 24 31 7 14 21 28
Ventajas
Fcil de construir.
Fcil de entender.
til como una herramienta de planeacin.
Prctica para reportes ejecutivos.
Desventajas
No muestra la dependencia entre las actividades.
No distingue actividades crticas.
Diagramas de Precedencias
Representacin grfica que muestra la interdependencia
entre actividades.
1
Id -1
1
A
2
8
9
10
11
11
12
13
14
16
15
17
19
18
10
G
H
I
J
K
20
21
Recursos
Tiempo
Costo
Perfil de Recursos
Rec.1 (#)
Recursos
Perfil
Sobreasignado
Lmite = 8
Tiempo(das)
Nivelacin de Recursos
1
Id -1
1
A
2
11
12
14
13
16
15
17
18
21
1
Id -1
1
A
10
11
12
13
14
15
16
17
18
F
G
11
20
11
10
19
10
21
20
19
Las actividades C
y G utilizan el
mismo recurso,
entonces:
10
H
I
J
K
ESTIMACIN
Esfuerzo y Costo
Informacin
Riesgo/Incertidumbre
Exactitud
Fondo contingente
Fase del Proyecto
PRESUPUESTACIN
Estimacin vs.
Presupuestacin
Estimacin Preliminar
o Ejecutiva
Para proyectos similares, pero de diferentes
tamaos: Un parmetro sencillo que permita hacer
una escalacin
Tamao del proyecto
Nmero de productos finales
Metros cuadrados
Presupuesto:
Reglas Bsicas
Asignacin detallada de los costos de los recursos a las
actividades
Tener una definicin completa de los requerimientos del
proyecto
Alcance
Requerimientos
Programa de trabajo
Costos Indirectos
Su identificacin o asignacin directa resulta demasiado
compleja o de plano no se pueden asignar.
Continan durante la vida del proyecto
Se pueden expresar como % del total o como $/unidad
de tiempo
Ejemplos:
Gasto Administrativo
Depreciaciones y Amortizaciones
Supervisin
Impuestos
Seguros
Presupuesto
ID
0
1
2
3
4
5
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Tas k Name
Fix ed Cos t
Ampliaci n en Aguascalient es
$0.00
1 Nuevo P roceso Industrial
$0.00
$0.00
1.1 In gen iera
$0.00
1.1.1 Diseo preliminar
Ingeniero I ndustrial
$0.00
1.1.2 Aprobacin de diseo prelimina
1.1.3 Documentacin tecnolgica
$0.00
Ingeniero I ndustrial
Tcnico
1.1.4 Diseo del proceso
$0.00
Ingeniero I ndustrial
Tcnico
1.1.5 Definir especificaciones del equ
$0.00
Ingeniero I ndustrial
Tcnico
1.2 P rocu ra
$0.00
$0.00
1.2.1 Elaborar bases de fabricacin
Ingeniero I ndustrial
$0.00
1.2.2 Concurso de fabricacin de equ
Ingeniero I ndustrial
Comprador
1.2.3 Seleccin de proveedor
$0.00
Ingeniero I ndustrial
Comprador
1.2.4 Negociacin de Contrato
$0.00
Ingeniero I ndustrial
Comprador
1.2.5 Fabr icacin de equipo
$2,375,000.00
1.2.6 Entrega de equipos
$0.00
1.3 In stalacin
$0.00
1.3.1 Instalacin de equipo
$135, 000.00
Ingeniero I ndustrial
Ingeniero de Campo
Tcnico
1.3.2 Montaje electromecnico
$250, 000.00
Ingeniero I ndustrial
Ingeniero de Campo
Tcnico
Work
7,504 hrs
1,644 hrs
672 hrs
240 hrs
240 hrs
0 hrs
192 hrs
64 hrs
128 hrs
192 hrs
96 hrs
96 hrs
48 hrs
24 hrs
24 hrs
376 hrs
64 hrs
64 hrs
192 hrs
96 hrs
96 hrs
72 hrs
24 hrs
48 hrs
48 hrs
16 hrs
32 hrs
0 hrs
0 hrs
596 hrs
300 hrs
60 hrs
120 hrs
120 hrs
200 hrs
40 hrs
80 hrs
80 hrs
Total C os t
$8,804,600.00
$3,272,400.00
$219, 200.00
$96,000.00
$96,000.00
$0.00
$51,200.00
$25,600.00
$25,600.00
$57,600.00
$38,400.00
$19,200.00
$14,400.00
$9,600.00
$4,800.00
$2,490,200.00
$25,600.00
$25,600.00
$57,600.00
$38,400.00
$19,200.00
$19,200.00
$9,600.00
$9,600.00
$12,800.00
$6,400.00
$6,400.00
$2,375,000.00
$0.00
$563, 000.00
$222, 000.00
$24,000.00
$39,000.00
$24,000.00
$308, 000.00
$16,000.00
$26,000.00
$16,000.00
Flujo de Caja
1999
Details
ID Task Name
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Jan
Feb
Mar
0 Ampliacin en Aguascalientes
Cost
$134,400.00 $417,400.00 $474,400.00 $307,400.00 $885,200.00$4,602,200.00############ $743,800.00
Cost
1
1 Nuevo Proceso Industrial
$134,400.00 $153,600.00 $46,400.00
$2,375,000.00 $63,800.00 $499,200.00
2
1.1 Ingeniera
Cost
$134,400.00 $84,800.00
3
1.1.1 Diseo preliminar
Cost
$96,000.00
4
1.1.2 Aprobacin de diseo preliminar
Cost
5
1.1.3 Documentacin tecnolgica Cost
$38,400.00 $12,800.00
6
1.1.4 Diseo del proceso
Cost
$57,600.00
7
1.1.5 Definir especificaciones del equipo
Cost
$14,400.00
8
1.2 Procura
Cost
$68,800.00 $46,400.00
$2,375,000.00
9
1.2.1 Elaborar bases de fabricacinCost
$25,600.00
10
1.2.2 Concurso de fabricacin de equipo
Cost
$43,200.00 $14,400.00
11
1.2.3 Seleccin de proveedor
Cost
$19,200.00
12
1.2.4 Negociacin de Contrato
Cost
$12,800.00
13
1.2.5 Fabricacin de equipo
Cost
$2,375,000.00
14
1.2.6 Entrega de equipos
Cost
15
1.3 Instalacin
Cost
$63,800.00 $499,200.00
16
1.3.1 Instalacin de equipo
Cost
$63,800.00 $158,200.00
17
1.3.2 Montaje electromecnico
Cost
$308,000.00
18
1.3.3 Coneccin a sistema de control
Cost
$33,000.00
19
2 Ampliacin de la Planta
Cost
$156,800.00 $201,600.00 $99,400.00 $708,400.00$1,544,200.00$953,800.00
20
2.1 Ingeniera
Cost
$156,800.00 $112,000.00
21
2.1.1 Diseo del layout de la plantaCost
$89,600.00
22
2.1.2 Ingeniera de detalle
Cost
$67,200.00 $112,000.00
23
2.2 Procura
Cost
$89,600.00 $67,200.00
24
2.2.1 Elaborar catlogo de conceptos
Cost
$38,400.00
25
2.2.2 Concurso de la obra
Cost
$51,200.00 $25,600.00
26
2.2.3 Seleccin contratista ganadorCost
$32,000.00
27
2.2.4 Negociacin de Contrato
Cost
$9,600.00
28
2.3 Construccin
Cost
$32,200.00 $708,400.00$1,544,200.00$953,800.00
29
2.3.1 Inicio de la Construccin
Cost
30
2.3.2 Preparacin del terreno
Cost
$29,000.00
31
2.3.3 Excavaciones y rellenos
Cost
$3,200.00 $466,400.00
32
2.3.4 Construccin de cimentacin Cost
$7,200.00 $854,800.00
33
2.3.5 Instalaciones exteriores
Cost
$234,800.00
34
2.3.6 Montaje de estructura y techumbre
Cost
$684,600.00
35
2.3.7 Construccin de muros exteriores
Cost
$1,600.00$364,400.00
36
2.3.8 Instalacin electrica
Cost
$1,600.00$320,600.00
37
2.3.9 Instalacin hidrulica y de AACost
$1,600.00$268,800.00
38
2.3.10 Edificio Terminado
Cost
Apr
Administra el Riesgo de
tu proyecto
Qu es riesgo?
Proceso de Administracin
de Riesgos
Control
Identificacin
Planeacin
Anlisis
Documentacin
Identificacin
Determinar de forma estructurada los riesgos y
oportunidades del proyecto a desarrollar
Definir la Fuente del Riesgo Qu pasa si?
Definir el riesgo en s mismo (Then) Cul es la
consecuencia?
Si es posible, el sntoma (trigger o gatillo)
Manifestaciones indirectas y tempranas de los riesgos
detectados (Si los identificamos nos permite actuar +
rpido)
Permiten actuar con mayor oportunidad
Un par de ejemplos:
Un retraso inicial del proyecto puede ser sntoma de problemas de
integracin del equipo.
Las tareas que no son programadas o los retrabajos, pueden
significar que la definicin del objetivo del proyecto es dbil
Identificacin (cont.)
El proceso de identificacin debe tomar en cuenta:
Al principio siempre es un Brainstorming lluvia de ideas
El plan de trabajo
Participacin del equipo de trabajo (asignacin adecuada)
Minuciosidad sin llegar a extremos
Debe ser una lista inclusiva -con la informacin disponiblesin hacer valoraciones cuantitativas ...todava
Anlisis
Jerarquizacin/Valoracin de los Riesgos
Los mtodos son preferentemente cuantitativos pero pueden
ser cualitativos
Anlisis Cuantitativo = Probabilidad x Impacto
Riesgo X: Probabilidad: 30%; Impacto (prdida): $100,000
(0.3) x ($100,000) = $30,000
Riesgo Y: Probabilidad: 40%; Impacto: Retraso de 30 das
Considerando un costo de $2,000/da
30d x $2,000 = $60,000
(0.4) x ($60,000) = $24,000
Alta
Media
Baja
Bajo
Medio
Alto
R
ie
sg
o
PROBABILIDAD
Clasificacin de Riesgos
IMPACTO
Planeacin
QU HACER CON LOS
RIESGOS
IDENTIFICADOS Y
JERARQUIZADOS?
ATACARLOS!
1, 2 y 3: Accin Inmediata
4, 5, 6, 7 y 8: Plan de Contingencia o Accin Inmediata si la
relacin Costo/Beneficio es adecuada. Cmo dicen que no
salga ms caro el caldo que las albndigas!
9: Aceptacin
Respuesta al Riesgo
Eliminarlos
Mitigarlos
Asegurarlos
Trasladarlos
Cambios
Estratgicos
(metodologa
de
herramientas, proveedores, etc.)
Cambios Logstico (en alguna(s) actividad(es)
trabajo,
Aceptarlos
Pasiva
Activa: Plan de Contingencia, Reservas
Documentacin
Definicin y comparacin
de lnea base
PROGRAMADO
Especificaciones
Presupuesto y
Programa
REAL
Definiciones
De acuerdo al PMBOK, la Lnea de Base es el plan
original, ms o menos los cambios aprobados
Es el nico estndar contra el cual podemos
comparar el avance del proyecto
Debe ser establecida en el momento en que todos
los stakeholders estn de acuerdo con:
El tiempo de realizacin (programa)
El costo del proyecto (presupuesto)
Principales Aspectos
a Controlar
Cumplimiento de objetivo
A travs de la verificacin del cumplimiento de los hitos y
plan de trabajo
Calidad y especificaciones
Avance del proyecto
Avance del presupuesto
Avance del programa vs. el presupuesto
(integracin del tiempo y el costo)
Riesgos:
Vigencia de los riesgos, nuevos riesgos, cambios en el
anlisis
Comunicacin
Reporte de Avance
Definiciones
Avance de lo programado: Qu informacin necesitamos?
Pronstico de terminacin
Evolucin de la Ruta Critica:
Nuevas Rutas Crticas
Situacin de las holguras
Control de Costos
Costos Reales (ejercidos) vs. Presupuesto
Pronstico de Costo Total
A la fecha
de corte
Project in risk
Project in danger
Eficacia de la Metodologa
Es la ltima etapa de evolucin de cualquier metodologa, se
identifica esta etapa cuando la metodologa sirve.
Es posible que su uso y apego sean correctos pero la
metodologa no sirva para los propsitos que se buscan.
Es necesario verificar el uso y el apego para poder verificar la
eficacia.
GRACIAS