MARCO TEORCO.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
3.2.1 DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Para lograr el buen desempeo de una organizacin es necesario contar con

manuales que faciliten y estandaricen la realizacin del trabajo, que contenga la
descripcin de las actividades que deben realizarse y los procedimientos a travs
de los cuales esas actividades son cumplidas
Para poder elaborar un manual es necesario saber qu es y para qu sirve. Se
puede definir a un manual como documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica tanto la informacin de una organizacin, como las instrucciones y
lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas (Fincowsky, 2009,
pg. 244)
Partiendo de la definicin, y teniendo en mente el contexto de aplicacin del
Manual Administrativo, podemos mencionar que el mismo, constituye un
instrumento de informacin, cuyo objeto elemental, consta de comunicar los
principales aspectos de la cultura y estructura Organizacional. Asimismo, se
establece como una herramienta que permitir facilitar el accionar administrativo y
operacional de la Institucin.
Estos ayudan a los ejecutivos y al personal para actuar uniformemente, ya que
cada uno tiene a su alcance la misma informacin para desempearse conforme
al mbito de trabajo que le corresponde realizar, siendo la finalidad primordial de
los manuales administrativos la de informar e instruir a las personas para trabajar
en forma coordinada, armnica y alcanzar sus metas con la optimizacin de los
recursos disponibles.
Por lo general en la administracin pblica y privada, la organizacin y los
procedimientos de las diferentes entidades estn determinados de una manera
amplia y a veces confusa, en las normas legales, reglamentarias y administrativas
que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo.

Los manuales administrativos no son duplicaciones de los instrumentos

legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos u rdenes, que son
muy especficos por su naturaleza misma y estn desprovistos de explicaciones,
antecedentes y materiales de divulgacin.
Los manuales administrativos son
instrumentos que contienen informacin sistemtica sobre la historia, objetivos,
polticas, funciones, estructura y especificacin de puestos y/o procedimientos de
una institucin o unidad organizativa, y que, conocidos por el personal sirven para
normar su accin y coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma.
De lo anterior, se puede decir que el reglamento es un instrumento de
naturaleza jurdica y los manuales administrativos constituyen instrumentos
para la ejecucin correcta de las tareas de oficina.
3.2.2 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Es claro que los manuales administrativos no son solamente documentos que

estrictamente debe tener una empresa por su simple existencia, detrs de su
elaboracin estn los fines para los cuales son elaborados.
De acuerdo a Fincowsky (2009, pg. 245) segn su clasificacin y grado de
detalle, los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos primordiales:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o

sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos

niveles jerrquicos que la componen.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones pues evitan la

repeticin de instrucciones y criterios de actuacin.

Relacionar las estructuras jerrquicas funcionales con los procesos de negocio.

Contribuir a la correcta realizacin y uniformidad de las labores encomendadas

a todo el personal.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,

financieros y tecnolgicos disponibles.

3.2.3 CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Las distintas organizaciones elaboran manuales de acuerdo a sus necesidades y a

los requerimientos de los usuarios. Existen diversos tipos de manuales, segn sea
su contenido, alcance o destinatarios.
Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros:

Manual de organizacin: Estos manuales contienen informacin detallada

referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura, organigrama,
misin y funciones organizacionales. Cuando corresponde a un rea especfica
incluye la descripcin de puestos; de manera opcional, pueden presentar el
directorio de la organizacin.
Manual de procedimientos: Constituye un instrumento tcnico que incorpora
informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones
concatenadas entre s para realizar una funcin, actividad o tarea especfica en
una organizacin. Todo procedimiento incluye la administracin de tiempo de
ejecucin y el uso de recursos materiales y tecnolgicos, as como la
aplicacin de mtodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de
modo oportuno y eficiente.
Manual de polticas: Tambin denominada de normas, estos manuales incluyen
guas bsicas que sirven como marco de accin para realizar acciones, disear
sistemas e implantar estrategias en una organizacin.
Manual de puestos: Conocido tambin como manual individual o instructivo de
trabajo, precisa la identificacin y las relaciones, funciones y responsabilidades
asignadas a los puestos de una organizacin.
Manual de historia: Estos manuales son documentos que refiere la historia de
una organizacin, es decir su creacin, crecimiento, logros, evolucin, situacin
y composicin. Este tipo de conocimiento proporciona al personal una visin de
la organizacin y su cultura, lo que facilita su adaptacin y ambientacin
laboral. Adems, sirve como mecanismo de enlace y contacto con otras
organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y usuarios.
Manual de bienvenida: En este tipo de manuales se describen las polticas de
la compaa, normas, prestaciones y otros temas relacionados.

Respecto a su alcance, se pueden distinguir:

Generales: Son documentos que contienen informacin general de una

organizacin, segn su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y
mbito de operacin y tipo de personal. En el sector pblico pueden abarcar
hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Especficos: Estos manuales concentran informacin de un rea o unidad
administrativa de una organizacin; por convencin, incluyen la descripcin de
puestos.

De acuerdo a su destinatario, se pueden encontrar:

Manuales cuyos usuarios son miembros de la organizacin, como por ejemplo

los manuales de procedimientos.
Manuales destinados a usuarios externos a la organizacin: clientes,
proveedores, pblico en general, como por ejemplo los manuales generales de
la organizacin que se mencionan en este documento.

Es conveniente que cada uno de los manuales que se elaboren para un grupo de
usuarios se integre en forma armnica y constituyan un sistema integral de
manuales.
Se define como sistema integral de manuales al conjunto ordenado y sistemtico
de todos los manuales que requiera una organizacin para cada grupo de
usuarios.

Fortalecer la cadena de valor de la organizacin.

Facilitar el reclutamiento, seleccin, induccin, socializacin, capacitacin y

desarrollo del personal.

Servir como una fuente de informacin para conocer la organizacin.

Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.

Constituir un vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de

bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta la
organizacin.

3.2.4 ELABORACIN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Una vez determinado el propsito, a quien tiene que ser distribuido y cules sern
los mbitos de su contenido, se necesita obtener datos bsicos y puntos de
referencia para desarrollar el manual. Las fuentes de informacin ms frecuentes
son documentos legales bsicos, como leyes, decretos y reglamentos,
descripciones de procedimientos, organigramas, definiciones de puestos,
formularios utilizados en los procedimientos, folletos que describan las funciones
de los equipos en uso y sobre todo las opiniones e ideas de los jefes de la
organizacin, departamento u unidad y los interesados en general.
Para evaluar este tipo de informacin y asegurar que todos los puntos de vista
reciben la consideracin que se merecen, es muy conveniente elaborar los
manuales en etapas y someter cada una de ellas al visto bueno de un grupo de
jefes de las divisiones interesadas. En su conformacin, es recomendable
presentarlos encuadernados con un sistema movible que permita la incorporacin
o sustitucin de hojas, cuando su contenido sea actualizado o ajustado sin perder
la secuencia del texto.
Las tcnicas para la elaboracin de manuales administrativos consideran un
trabajo bien planificado y organizado, para realizar el levantamiento de la
informacin. El uso de cuestionarios y entrevistas con miembros del personal de
ejecucin y de la gerencia es indispensable, especialmente cuando se trata de la
elaboracin de un nuevo manual sobre el cual existen pocas referencias. Otras
tcnicas utilizadas son la recopilacin y estudio de documentos, observacin
directa, y por ltimo la redaccin de los documentos propiamente dicha.
La impresin del documento final debe hacerse con letra legible para que no
alcance su lectura, ni se malgaste el espacio y aumente su volumen
innecesariamente; facilitando as su reproduccin y distribucin a las personas que
han de contar con un ejemplar completo o parte del manual elaborado, para su
conocimiento y utilizacin.
Con la elaboracin, divulgacin y puesta en prctica de los manuales
administrativos, se estar contribuyendo a la tecnificacin administrativa y la
modernizacin de la institucin, por lo que todas las unidades de organizacin
deben contar con estas valiosas herramientas administrativas de gerencia.

Contenido de los Manuales Administrativos

Para organizar adecuadamente el contenido de los manuales administrativos,
estos usualmente constan de dos partes: una general y otra especfica o de
contenido principal. En la parte general debe considerarse: la cartula de
identificacin, el ndice, la presentacin del documento, los objetivos general y
especficos del manual, instrucciones para su uso y actualizacin, normas y
disposiciones, simbologa empleada y el apartado de aprobacin y vigencia del
manual.
El cuerpo principal de los manuales administrativos es la parte ms importante, ya
que proporciona en forma especfica el contenido, dependiendo del tipo de manual
que se vaya a elaborar, ya sea ste un Manual de Organizacin, de Descripcin
de Puestos o uno de Procedimientos; siendo stos los ms indispensables dentro
de una institucin, empresa, gerencia o departamento.
El Manual de Organizacin bsicamente contiene los objetivos, la estructura
organizativa, las funciones y las relaciones funcionales de una institucin, empresa
o unidad organizativa de ellas; el de Descripcin de Puestos muestra el inventario
y clasificacin de los puestos de trabajo, con sus caractersticas en cuanto a su
naturaleza, dependencia jerrquica, requisitos para ocuparlo, habilidades,
destrezas, perfil personal y su valoracin dentro de la institucin o empresa,
expresada con el sueldo asignado al mismo; y el Manual de Procedimientos
presenta el detalle de ellos, indiciando la secuencia ordenada de las actividades y
los responsables de realizarlas, expresados grficamente en flujogramas, su
descripcin narrativa y los documentos intervinientes en cada uno de los mismos.