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Sistemas de informacin
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Primer semestre
OBJETIVO PARTICULAR
Al finalizar la unidad, el alumno podr identificar los diferentes sistemas que se
aplican en las organizaciones, as como sus componentes y clasificacin.
TEMARIO DETALLADO
(8 horas)
2. Sistemas de informacin
2.1. Conceptos bsicos
2.2. Componentes de un sistema
2.3. Datos e informacin
2.4. Atributos de la informacin
2.5. Sistemas de informacin
2.6. Objetivos del uso de los sistemas de informacin automatizados en las
organizaciones
2.7. Clasificacin de los sistemas de informacin
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INTRODUCCIN
En esta unidad, se presenta un marco de referencia para comprender las
computadoras y los sistemas de informacin. Conocimientos que te permitirn
aprovechar al mximo los conceptos de sistemas de informacin debidamente
aplicados.
La informacin es uno de los conceptos centrales de esta
unidad. Para poder ser un administrador eficaz en
cualquiera de las areas de la actividad empresarial, es
preciso entender que la informacin es uno de los
recursos
ms
valiosos
importantes
de
las
de
informacin.
Los
que
progreses
resuelvas
oportunidades
profesionalmente,
problemas,
y
cumplas
obtengas
tus
metas
personales.
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de
los
sistemas
de
sumas
de
dinero
en
de
sus
metas
objetivos,
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de
aplicaciones,
manera
bases
nica
equipos,
de
datos,
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Simples
Complejos
muchos
elementos
relacionados
directa.
interconectados.
Abiertos
Cerrados
Estables
Dinmicos
rpidos
constantes
del tiempo.
Adaptables
No adaptables
Permanentes
Temporales
Estn
diseados
para
existir Estn
diseados
para
existir
corto o largo.
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Entrada
En los SI, la entrada consiste en recopilar y capturar datos primarios.
los
profesores
deben
clientes a encuestas. Advirtase que, ms all del sistema de que se trate, el tipo
de entrada est determinado por la salida que se desea obtener del sistema.
El resultado de un proceso manual o automatizado se convierte en una entrada
para un SI. Un ejemplo de proceso de entrada automatizada es cuando se pasa
por un escner lector de cdigo de barras un artculo en la caja registradora de un
supermercado. Independientemente del mtodo utilizado para la entrada de datos,
la exactitud de stos es fundamental para llegar a los resultados esperados.
Procesamiento
En el medio de los SI, la accin del procesamiento se lleva a cabo con la
ordenacin, transformacin o conversin de los datos con que se aliment
al sistema y la obtencin de una salida til.
Para poder llevar a cabo esta accin, es necesario hacer comparaciones, realizar
clculos o sustituir valores y almacenarlos para poder utilizarlos posteriormente.
devenga cada empleado por hora, de esa manera llegaremos al importe del pago
antes de cualquier deduccin. Si el nmero de horas trabajadas en una semana
rebasa el lmite establecido por la ley, tendra que pagarse tiempo extra, lo cual
implica otro proceso cuyo monto incrementara el clculo obtenido anteriormente.
Para dar con el importe neto a pagar, se deber llevar a cabo otro proceso para el
clculo de las deducciones correspondientes de impuesto personal y proteccin
social.
Salida
En los SI, la salida implica producir informacin til, por lo general en forma
de documentos y/o reportes.
Entre las salidas pueden contarse los cheques de pago de los empleados,
reportes dirigidos a administradores y la informacin que debe suministrarse a
accionista, bancos, organismos gubernamentales y otros grupos. En algunos
casos, la salida de un sistema bien podra ser la entrada de otros. La salida de un
sistema para el procesamiento de pedidos de ventas, por ejemplo, podra servir de
entrada a un sistema para elaborar las facturas de los clientes.
A menudo es comn que la salida de un sistema sirva como entrada para el
control de otros sistemas o dispositivos. Por ejemplo, en la compleja fabricacin de
muebles de oficina se tomarn en cuenta muchas variables; cliente, vendedor y
diseador deben repetir varias veces el proceso de diseo para cerciorarse de la
efectiva satisfaccin de las necesidades del consumidor. El empleo del software y
hardware especiales de computacin es de gran utilidad en este caso tanto para la
creacin del diseo original como para su gil correccin. Una vez aprobada la
maqueta final, se recurre a software propio de estaciones de trabajo de diseo
para elaborar la lista de materiales de manufactura indispensables para sustituir al
pedido.
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Representados por
Numricos
Alfabticos
letras
Alfanumricos
combinacin
de
nmeros,
letras
caracteres
especiales
Imgenes
grficas o fotogrficas
Audio
sonidos varios
Video
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como
resultado
de
los
datos
resulta
importante
para
evaluar
personas.
En
las
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Finalidad
La informacin debe tener una finalidad en
el momento de ser transmitida a una
persona o mquina; de lo contrario, ser
simplemente datos o ruido. La que se
comunica al ser humano presenta una
amplia diversidad de objetivos en virtud de
la gran gama de actividades de los
miembros de las empresas y de los
sistemas: informar, evaluar, convencer u
organizar la informacin; crear nuevos
conceptos; detectar problemas y
resolverlos; tomar decisiones, planificar,
iniciar, controlar y buscar.
Modo y formato
Las vas de comunicar entre los seres
humanos son los sentidos (vista, odo,
gusto, tacto y olfato); en las empresas
predominan los visuales y los auditivos. En
cuanto a las mquinas, pueden recibir
informacin de una amplia diversidad de
modos, equivalentes de las percepciones
sensoriales del hombre. El formato es
tambin una caracterstica comn de la
informacin transmitida al hombre o a la
mquina. El hombre recibe la mayor parte
de la informacin en formatos de material
verbal o en documentos; y las mquinas,
con patrones de energa, cintas, tarjetas o
escritura.
Atributos de
informacin
Velocidad
La velocidad de transmisin o recepcin
de informacin se representa con el
tiempo que uno tarda en entender un
problema en particular; por ejemplo, un
fallo importante en la planta.
Generalmente, en el sistema de
informacin, el componente humano se
sobrecarga con facilidad a velocidades
altas de transmisin.
Frecuencia
La frecuencia con la que se transmite o
recibe informacin repercute en su valor.
Los informes financieros elaborados
semanalmente pueden mostrar un cambio
tan pequeo que su valor es insignificante;
pero los informes mensuales, indicar
modificaciones bastante considerables que
muestren problemas o tendencias. La
informacin que aparece con excesiva
frecuencia tiende a producir interferencia,
ruido o distraccin, adems de
sobrecargar al receptor.
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Confiabilidad y precisin
Cuando se efectan
estimaciones estadsticas de
parmetros, el valor real del
parmetro cae dentro de cierto
rango. Normalmente, se suele
cuantificar este rango, por
ejemplo, supongamos que
obtenemos una muestra
aleatoria de los ingresos de las
familias de una ciudad. La media
de la muestra se dice que es de
5,000 pesos con una precisin
de la estimacin 1,000 pesos y
una confiabilidad del 90%.
Exactitud
La exactitud mide la
aproximacin de un nmero a su
verdadero valor. En el muestreo,
representa el grado de error de
un procedimiento de estimacin.
Un ejemplo de ello es la
diferencia entre la media de
todas las medias mustrales y el
valor verdadero de la media de
la poblacin.
Costo
Constituye un factor que puede
llegar a ser limitante en la
obtencin de informacin. Una
pequea muestra destinada a
determinar los costos
potenciales del mercado cuesta
menos, en general, que una
encuesta o prueba de mercado
de un nuevo producto, basada
en una muestra probabilstica.
Incluso la informacin interna
procedente de los registros de
una compaa puede ser
extremadamente cara por la
necesidad de reunirla, guardarla
y recuperarla. Tanto el
diseador de sistemas como el
gerente han de evaluar
constantemente el valor de la
informacin y su costo.
Validez
Es una medida del grado en que
la informacin representa lo que
pretende representar.
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Valor
Gran parte de la informacin es intangible y difcil de evaluar cualitativa y
cuantitativamente; este atributo determina la medida o el nivel de utilidad que
puede aportar. Depende mucho de otras caractersticas: modo, velocidad,
frecuencia, caractersticas determinstica, confiabilidad y validez.
Determinstica o probabilstica
La informacin puede conocerse con certeza, como suele suceder con la
informacin histrica. La que se refiere al futuro siempre contendr un
elemento de duda y, sin embargo, se considera a menudo determinstica en
el sentido de que se supone que existe un solo valor. El clculo del
inventario, del rendimiento sobre la inversin, de las ventas del siguiente
mes, muchas veces se realiza para obtener un solo valor: la solucin
determinstica de un problema. Si la informacin es probabilstica, se da un
conjunto de resultados posibles junto con sus probabilidades
correspondientes.
Una consideracin importante en el diseo del sistema de informacin es la
utilizacin de informacin probabilstica y tambin determinstica para la
toma de decisiones. Ambas tcnicas de la ciencia de la administracin se
ocupan del desarrollo de ayudas para la decisin.
Redundancia/eficiencia
En trminos generales, la redundancia es el exceso de informacin
transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de seguridad en
contra de los errores en el proceso de comunicacin. Uno de los ejemplos
ms sencillos y frecuentes lo encontramos en la correspondencia o en los
contratos que presentan un nmero (tres), y luego introducen el carcter
numrico dentro de parntesis (3). El concepto de redundancia es muy
importante en el diseo de sistemas.
Cuando es muy elevado el costo del error, la interpretacin errnea de las
instrucciones o la falla de una parte del sistema, se acostumbra incorporar
al sistema una gran redundancia. sta puede aparecer en forma de diseo
paralelo, mediante el cual dos partes del sistema ejecutan la misma
operacin y los resultados se concilian antes del siguiente paso. La
redundancia ocurre en toda organizacin como la demuestran las varias
supervisiones que se hacen a los empleados.
La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia:
Eficiencia = 1 - redundancia
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Procesamiento
Despus en un
papel cuadriculado,
graficar esos datos y
hacer estimaciones
de la variacin.
Salida
Realizan una
estimacin par
alos prximos
das o
semanas.
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Estimada para los prximos das o semanas. Procesos manuales como ste se
utilizan en las grandes instalaciones de las Bolsas de todo el mundo, escenas que
podemos ver en los noticieros, y han generado millones de dlares a los
inversionistas. En este tipo de negocios tambin existen SI computarizados
(programas de comercio) que se alimentan con los mismos datos, los ndices de
los mercados burstiles, y que ofrecen informacin ms detallada y oportuna para
las transacciones de compra y venta de grandes volmenes de ttulos accionarios.
La mayora de los SI computarizados fueron inicialmente sistemas manuales.
Pensemos, por ejemplo, en la nmina de cualquier empresa, antes de que el
sistema fuera computarizado, se utilizaban largas hojas tabulares de registro,
donde se tenan todos los datos de los empleados y en cada columna se
registraban los movimientos de la semana o quincena; y se iban haciendo
dobleces para tener todas las cifras y calcular todas las percepciones, el impuesto
y las dems deducciones y el sueldo neto. Actualmente, un sistema
computarizado de nmina hace uso de diferentes archivos relacionados en una
base de datos. Algunos de estos archivos se van formando con los movimientos
del periodo; otros permanecen sin cambio, como las tablas del impuesto, sueldos,
etctera, y el proceso se hace muy dinmico y sin posibilidad de error.
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informacin
interfaces automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras
son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de
disquete, los cdigos de barras, los escneres, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras.
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Procesamiento de
informacin
Salida de informacin
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clientes (los cuales van desde inmensas cadenas de tiendas como Sears, Brand
Central, hasta pequeas y modestos establecimientos) se enfadaban, con justa
razn, al recibir junto con sus pedidos facturas con precio ms altos que los
convenidos al momentos de solicitar los productos. Como resultado, la compaa
tena que extenderles crdito sobre la diferencia, que significaba papeleo adicional
y, peor an, clientes insatisfechos.
Con este sistema, la modificacin trimestral del precio de cada producto tardaba
ms de tres meses, e induca errores. Dicho ajuste de precios supona calcular los
nuevos precios, revisarlos, imprimirlos, revisarlos de nuevo e incorporarlos a un
sistema de computacin basados en una macrocomputadora (mainframe). Ms
tarde, distribuidores y representantes regionales de ventas reciban por correo, fax
o mensajera las nuevas listas de precios. Para eliminar este molesto sistema de
fijacin de precios, Whirlpool instituy otro y simplific los procesos de trabajo
implicados para responder con ms eficacia a los cambios del mercado o lanzar
una promocin especial. Hoy en da, los agentes de ventas tienen acceso a una
base de datos centralizada para la rpida consulta de precios durante el proceso
de venta. Este nuevo sistema junta en uno solo los sistemas de precios y registro
de pedidos de toda la compaa y reduce a la mitad el tiempo que le lleva a sta
cambiar los precios en su lnea de productos, integrada por ms de 2,000
modelos. La consecuencia es que ahora resulta ms sencillo hacer negocios con
Whirlpool.
La reforma a la tecnologa de esta compaa se ha extendido ya a otro de sus
sistemas. Adems de implantar un nuevo sistema de fijacin de precios, Whirlpool
ha emprendido un amplio proyecto de reorganizacin para simplificar todas sus
funciones administrativas. Con el fin de esta en condiciones de competir con
compaa tan importantes como General Electric, Maytag, Eleltrolux Corp. y
Amana.8
En Whirlpool se instaur un sistema automatizado de fijacin de precio y se
simplificaron los procesos de trabajo para que la compaa estuviera en
condiciones de responder con mayor rapidez a la ocurrencia de cambios en el
mercado o de lanzar por iniciativa propia promociones a la ocurrencia de cambios
en el mercado o de lanzar por iniciativa propia promociones especiales.
En manufactura, se utilizan SI para procesar pedidos de los clientes, elaborar
programas de produccin, controlar los niveles de inventario y supervisar la
calidad de los productos. En Procter & Gamble se desarroll un programa de
reabastecimiento
permanente
para
eliminar
costos
innecesarios
de
design,
CAD),
CAM)
integrar
computer-integrated
manufacturing, CIM).
La fuerza de ventas de Haworth, segunda compaa fabricante de mobiliario para
oficinas ms grande del mundo, cuenta con software tridimensional para dar una
vista previa de la apariencia final de las oficinas de los clientes, as como calcular
el costo total de un proyecto.
En administracin de recursos humanos, se usan SI para seleccionar a solicitantes
de empleo, aplicar pruebas de desempeo a los empleados y vigilar su
productividad, adems de muchas otras actividades. Para analizar lo referente a
responsabilidades legales y garanta de productos y elaborar documentos e
informes de orden jurdico importantes, se emplean SI legales.
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opciones,
mercados
para
servicios
ofrecer
a
sus
facultar
los
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adopcin
de
la
responsabilidad
sobre
las
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2.7. Clasificacin de
los sistemas de informacin
Hay una gran cantidad de criterios para clasificar los SI. Edwards, Ward y
Bytheway (1998) proponen los siguientes.
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personalizacin
diseados
ad
hoc
sus
necesidades
representan para la
organizacin
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De informacin contable
Proporciona informacin de las transacciones
relacionadas con el marketing. Informacin que
permite realizar anlisis de ventas y pronsticos por
cambios de precios.
De investigacin de mercados
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De inteligencia de marketing
Productos
Proporciona informacin relacionada con los productos o servicios de la
organizacin;
Logstica
Da informacin de las redes de distribucin de la organizacin;
Promocin
Decisiones estratgicas
Proporciona informacin relacionada con la definicin de estrategias para
los diferentes niveles de la organizacin.
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De
produccin,
encargado
del estudio
de los
procesos de
produccin
en funcin
del tiempo;
De stocks, que
permite
establecer los
volmenes
necesarios de
materiales y los
productos
intermedios y
finales de los
procesos
productivos;
De control de
calidad tanto
en materiales
como en
procesos
productivos;
Y de anlisis
de costos
vinculados
con todos los
procesos
productivos.
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sistema
de
informacin
financiera
financieros,
involucrados
todos
los
ya
sea
(stakeholders),
por
tres
subsistemas
de
Informacin contable
Inteligencia financiera,
Auditora interna
Un subsistema de informacin
contable, cuya funcin es suministrar la
informacin contable de la organizacin
(inversiones, compras, material, ventas,
crditos, etctera).
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Administracin
de fondos
Control
Informacin
contable
Inteligencia de
recursos
humanos
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informacin
resumida
intuitivos.
Sin
embargo,
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Ejemplos de WKS son las estaciones de trabajo para ingeniera o diseo cientfico
(relacionados con produccin o marketing), de trabajo para grficos y de trabajo
para gerentes.
En lo que se refiere a los sistemas de oficina, son aplicaciones informticas que
proporcionan un grado perfeccionado de comunicacin entre todos los tipos de
trabajadores de la informacin (aquellos trabajadores cuyos puestos estn
relacionados con la creacin, almacenamiento, procesado, distribucin y uso de la
informacin). Permiten incrementar la productividad de los trabajadores de la
informacin apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin de una
empresa.
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Los DSS son utilizados para resolver problemas no estructurados (aquellos que no
se pueden prever, ni tampoco hay informacin necesaria para solucionarlos) o
semiestructurados (a diferencia de los sistemas de informacin gerencial, que
nada ms se utilizan en la toma de decisiones de situaciones muy estructuradas).
Cuando se quiere superar problemas poco estructurados, es necesario que el SI
disponga de una gran flexibilidad (para adaptarse a cualquier tipo de situacin),
as como de un gran nmero de herramientas de anlisis que permitan un estudio
analtico profundo. Para conseguir la flexibilidad necesaria para resolver estos
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problemas, DSS deben proporcionar una alta interactividad entre los usuarios y el
sistema.
Ahora bien, aunque los DSS toman los datos de los sistemas de procesamiento de
datos y de los SI gerenciales, tambin recurren a fuentes externas a la empresa
que les facilitan informacin sobre competidores, clientes, mercados, proveedores,
etctera. As, a partir de los datos relacionados con el funcionamiento de la
empresa, el sistema permite simular resultados cambiando las condiciones
iniciales. Variando los parmetros iniciales, los directivos pueden simular
resultados con base en los acontecimientos presentes y pasados de la
organizacin y del entorno.
Adems,
evaluacin
los
de
DSS
permiten
estrategias
para
la
el
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La figura siguiente muestra el flujo de informacin entre los distintos SI que forma
una empresa. Como se observa, los sistemas de procesamiento de transacciones
proporcionan la materia prima para los sistemas de trabajo del conocimiento, los
gerenciales y los de apoyo a la toma de decisiones.
Por otra parte, los sistemas de conocimiento y los de informacin administrativa
intercambian informacin para alcanzar sus objetivos. Mientras que los primeros
requieren conocer qu tipo de nuevo conocimiento es necesario, segn los
resultados de los sistemas de informacin gerencial, stos demandan la nueva
informacin creada y almacenada por los de conocimiento.
Sistemas de apoyo a
ejecutivos (ESS)
Sistemas
administrativos
(MIS)
Sistemas
administrativos
Sistemas del
conocimiento
Sistemas de
procesamiento de
transacciones (TPS)
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RESUMEN
Un SI es un conjunto de componentes interrelacionados para recolectar,
manipular, diseminar datos e informacin y disponer de un mecanismo de
retroalimentacin til en la consecucin de un objetivo. Un sistema es un conjunto
de elementos o componentes que interactan entre s para cumplir ciertas metas
(los propios elementos y las relaciones entre ellos determinan el funcionamiento
del sistema). Los sistemas poseen entradas, procesamiento, mecanismos, salidas
y retroalimentacin.
La forma como estn dispuestos los elementos del sistema se llama configuracin.
Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo con numerosas dimensiones:
simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinmicos, adaptables o no
adaptables, permanentes o temporales.
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Los datos
La informacin
Es un conjunto de datos
organizados de tal modo que
adquieren un valor adicional
ms all del propio.
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software,
procedimientos
bases
configurados
de
datos,
telecomunicaciones,
especficamente
para
recolectar,
personas
manipular,
En casi todas las industrias y sectores de la economa se emplean los SI. Por
ejemplo, en las aerolneas, para hacer reservaciones y determinar las mejores
tarifas e itinerarios, e incluso para decidir el tipo de avin que debe cubrir cada
ruta. En United Airlines, compaa con 90 mil empleados y miles de destinos en
todo el mundo, se recurre a los sistemas de apoyo para la toma de decisiones
encauzadas a mejorar el servicio al cliente y reducir costos.
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Hay una gran cantidad de criterios para clasificar los SI. Edwards, Ward y
Bytheway, por ejemplo, proponen los siguientes: grado de formalidad, nivel de
automatizacin conseguido, relacin con la toma de decisiones, naturaleza de
entradas y salidas, origen y grado de personalizacin y valor que representan para
la organizacin.
Aunque estos criterios ayudan a ordenar los SI de una organizacin, la
clasificacin ms utilizada y aceptada es la de McLeod y Laudon: en funcin de la
agrupacin de los usuarios en la organizacin y del servicio ofrecido.
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BIBLIOGRAFA
SUGERIDA
Autor
Edwards, Ward y Bytheway
Captulo
Captulo 2
(1998)
Pginas
9-17
Captulo 1
3-33
Chamorro F. (2000)
Captulo 3
57-68
Gmez (1997)
Captulo 1
4-31
Captulo 2
59-94
Captulo 3
109-146
Captulo 1
4-33
Stair (2000)