Administración Proyectos Ms Project 2007

Administrador de Proyectos con Ms
Project
2007 Integracin con Costos y
Presupuestos
con S10
Mdulo I: Ms Project 2007
INICIAR UN PROYECTO
Al Finalizar el capitulo el alumno lograr:
Comprender las nociones necesarias para elaborar un proyecto utilizando las

herramientas
bsicas que nos proporciona Project XP.
Temas:
Iniciar Microsoft Project 2007
Ingresar la informacin bsica del Proyecto
Ingresar las tareas del Proyecto
Concepto de Hito
Seleccionar tareas
Guardar un archivo de proyecto.
Visita: www.systematic.edu.pe

Project
Presupuestos
con S10
QU ES UN PROYECTO?
La definicin de proyecto ms comnmente aceptada, es la que da el instituto de
Administracin de
Proyectos de los Estados Unidos, al que se refiere en los trminos siguientes:
Un proyecto es un conjunto de actividades nicas que tienen un punto de inicio y

una duracin
defnidos dirigidos a obtener un objetivo determinado, utilizando recursos fnitos o
infinitos.
De esta definicin se pueden concluir que

un proyecto:
Tiene un objetivo nico

Tiene un inicio, duracin y finalizacin definidos. Es decir, es finito.
Adems de lo expresado en la definicin, del anlisis normal de las actividades en

el manejo de proyectos, se puede deducir que tambin debe cumplir con los
requisitos siguientes:
Ser un proceso factible. No constituye un proyecto cualquier conjunto de

actividades de los que previamente se conoce no podrn ser realizadas, por
ejemplo, por falta de recursos.
Generalmente se efecta con recursos y presupuestos limitados, lo cual
constituye el principal reto del Administrador del proyecto al estructurarlo.
Sus actividades se encuentran en una secuencia lgica. No se puede

construir un edificio empezando por el ltimo piso y terminando en el
stano.
Da como resultado un producto o servicio final. No tendra sentido

confeccionar un proyecto que al finalizar no produzca nada. Al definir el
proyecto, es aconsejable dejar claramente especificado los parmetros que
medirn el cumplimiento del proyecto.
Como conclusin, un proyecto constituye una bien definida secuencia de

eventos que tiene un comienzo y un final, dirigidos a obtener una meta clara,
conducido por recursos (personal, equipo y materiales) dentro de ciertos
parmetros de tiempo, costo y calidad establecidos. Un proyecto es un esfuerzo de
un solo tiempo, es decir, la misma sucesin de actividades puede no repetirse en
el futuro, lo que caracteriza a los proyectos como eventos no rutinarios.
Siendo no rutinario, un proyecto requiere de cierto planeamiento. Cuanto
planeamiento
se necesite depende
de la complejidad del proyecto. Es
importante establecer que un proyecto, con el tiempo, puede convertirse en una
rutina, en
cuyo caso deja de ser un
proyecto.

Project
Presupuestos
con S10
Qu
es
Proyectos?
la
Administracin
de
Es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para obtener

un objetivo definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos
o costos. Todos los proyectos, bsicamente, constan de tres fases principales:
1.- Planeamiento y programacin
2.- Seguimiento y Administracin
3.- Fin del proyecto.
Planeamiento
Programacin
Definicin de objetivos, supuestos y

restricciones
Durante la fase de planeamiento de un proyecto que demandar una cantidad
significativa de tiempo o involucrar gran cantidad de recursos, es de suma
importancia la definicin de las metas u objetivos del proyecto, as como los
supuestos y restricciones sobre los que se desarrollar su ejecucin.
La definicin de los objetivos debe ser claramente establecida, de tal forma que
todas las personas involucradas comprendan perfectamente los alcances del
desarrollo del proyecto. De esta forma se evitara que posteriormente y por no tener
objetivos especficos y claramente definidos, hayan participantes en el proyecto que
confundan o malinterpreten los alcances de este. La definicin de los objetivos del
proyecto debe incluir, de ser posible, lo siguiente:
1.-Una lista de resultados tangibles o mensurables, que deben ser

producidos para
completar un proyecto o parte de l.
2.- Fecha especfica de finalizacin del proyecto, as como fechas en las
que deben ocurrir eventos importantes como son el completamiento de
algunas fases del proyecto.
3.- criterios especficos de calidad que debe cumplir el objetivo.
4.- costos lmites que el proyecto no debe de exceder.
Durante la fase de planeamiento, usualmente aparecen ciertas preguntas

importantes que aun no tienen solucin o explicacin clara y definitiva. Para tener
una base sobre la cual se programar el proyecto, se deben establecer los
supuestos, que podrn
ser luego aclarados o solucionados. Es importante
comprender que el xito o fracaso de un proyecto puede depender de una

correcta definicin de supuestos. Se debe tener en cuenta, entre otras, las
siguientes consideraciones para
establecer
los
supuestos:

Project
Presupuestos
con S10
1.- La duracin de las tareas est basada informacin cierta, en

estimados o se est
Adivinando
?
2.- De quien dependen los recursos a utilizar? Si los recursos dependen
de otras personas,
Tienen estas conocimientos de que sus dependientes van a ser
utilizados en el proyecto?
3.- Son los costos importantes en el proyecto? Establecer quien tiene que
aprobar el presupuesto o autorizar mayores gastos
4.- De cunto tiempo se dispone? Si se trabajar sobre la base de un
tiempo predefinido (por ejemplo, la finalizacin del proyecto depende de una
fecha conmemorativa), se podr realmente completar todas las tareas con
un nivel aceptable de calidad dentro del tiempo disponible?
Las restricciones en un proyecto son factores que pueden limitar o
complicar la accin del administrador del proyecto. Comnmente, se consideran
tres tipos de restricciones mayores:
1.- De programacin, tal como una fecha de fin del proyecto establecida, o
fechar en los que deben terminar algunas tareas por efectos de
disponibilidad de recursos.
2.- De recursos (materiales, locales, equipamiento y personas y los costos
asociados con ellos), tal como se predefina en el presupuesto.
3.- De panorama, como por ejemplo, requerimientos del producto final a
ser desarrollado.
Un cambio en una de estas tres restricciones usualmente afecta a las otras dos,
y por tanto puede afectar a la calidad del producto final. Por ejemplo,
para reducir la duracin del proyecto (programacin), se puede necesitar el
incremento de trabajadores necesarios (recursos) y disminuir el nmero de
elementos del producto final (panorama).
Definicin de fases del proyecto y creacin de una lista de

tareas
Despus de haber terminado el trabajo inicial del proyecto, se debe crear
una lista de tareas y organizarla mediante los Hitos, fases y tareas.
Un Hito es una tarea que, normalmente, no tiene duracin pues ningn recurso la
ejecuta. Es decir, que no requiere esfuerzo para realizarla. Se utiliza para identificar
eventos significativos en la programacin, tal como el cumplimiento de una meta
parcial o total de una fase.
Una Fase es un grupo de tareas que representan un periodo de tiempo
determinado, un objetivo intermedio o cualquier otra divisin lgica dentro de un
proyecto. El completamiento de una fase, tal como se dijo, se debe identificar con
algn resultado tangible
o elemento producido. Un proyecto puede estar
dividido en Fases y Subfases utilizando la estructura de esquema jerarquizada.

Una tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin definidos. Una fase
est compuesta por tareas las cuales deben ser complementadas para la fase
pueda finalizar.
Normalmente, en un proyecto las tareas son dependientes entre s con un sentido
lgico y temporal, estando esta dependencia en funcin de la naturaleza del
proyecto.

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Esquematizar la programacin
Un esquema ayudar a organizar las tareas del proyecto en tareas de resumen
(Fases) y sus tareas componentes. En forma predeterminada, las tareas de resumen
llevan a sus tareas componentes inmediatamente debajo en el orden de la lista de
tareas y con un nivel de sangrado que establece la subordinacin jerrquica.
Mediante estos niveles de esquema se podr mostrar la estructura jerrquica del
proyecto.
Dar duracin a las
tareas
La duracin de una tarea es el tiempo laboral activo necesario para completar esa
actividad. En principio la duracin es la cantidad de tiempo de trabajo desde el
inicio al fin de una tarea, basado en el calendario laboral definido para
proyecto, la tarea o el recurso. Una duracin puede ser estimada, cuando solo
se tiene informacin para determinar un valor tentativo y no un valor final, es decir,
cuando hay incertidumbre en la duracin definitiva de la tarea sie l valor de la
duracin es conocido, se unas el valor final y definitivo.
Establecer la relacin de dependencia
entre las tareas
Una vez que se ha ingresado las duraciones, es momento para definir la forma en
que las tareas se encuentran relacionadas unas a otras o se ajustan a fechas
especificas. Hay varios tipos de relacin de dependencia entre tareas que permiten
hacer que la programacin se ajuste mas fielmente a lo que se desea obtener.
Uso
de
recursos
Hasta este punto del proceso de planeamiento, se ha definido el panorama del
proyecto, establecido la lista de tareas, sus fases y duraciones conocidas o
estimadas y la forma en que estas se relacionan. Toda esta informacin puede ser
utilizada ahora para hacer estimados preliminares, identificar requerimiento e
iniciar el proceso de evaluacin para determinar los recursos que sern necesarios
para efectuar las tareas del proyecto dentro de los plazos establecidos. Una vez que
han sido identificados los recursos necesarios para la ejecucin del proyecto, se
debe definir la informacin sobre los recursos a utilizar en la programacin.
Con la definicin sobre los recursos necesarios, se inicia el proceso de asignacin
de los recursos a las tareas especficas, de tal forma que, al final de proceso de
asignacin, se podr determinar que recursos se encuentran sobreasignados o
subasignados.
Distribuir
programacin
la
Luego de terminada la programacin del proyecto, es una practica usual distribuir

la informacin de este entre las personas involucradas, tal como los propietarios del
proyecto o los miembros del equipo que trabajar en labores directivas o de
supervisin. Esta informacin puede ser distribuida en forma de impresos de alta
calidad que dan un resultado de aspecto muy profesional. Se podrn emitir e
www.systematic.edu.pe

Project
Presupuestos
imprimir distintos tipos de informes y vistas, para satisfacer
las I:necesidades
Mdulo
Ms Project de
2007
cualquiera de las personas que participan directa o indirectamente
en el proyecto.

Project
Presupuestos
con S10
Seguimiento y administracin del proyecto.

Preparar un proyecto para su
seguimiento
Una vez completada la fase de planeamiento y Programacin, hay algunos pasos
que se deben seguir previos a la ejecucin del proyecto y su administracin,
orientados bsicamente al mtodo que se utilizar para ello, asegurndose que
todo el equipo que trabaja en el proyecto conozca con claridad estas variables. Para
esto, dependiendo de la forma en que se desea llevar a cabo el seguimiento, hay
que efectuar una o varias de las siguientes acciones:
Preparar el proyecto para compararlo a lo largo del tiempo, es decir, definir
un patrn contra el cual contrastar los valores actuales conforme se vaya
desarrollando el proyecto. Para ello hay que guardar los valores estimados
de la programacin en un momento determinado.
Definir la forma en que se obtendrn los datos actuales (en formularios impresos,
por correo
electrnico, etc.)
Preparar la forma en que se controlar en progreso de suministros de
bienes y servicios de terceros que son necesarios para completar las
tareas del proyecto. Tpicamente, como mnimo, se desear conocer
cuando un producto o servicio est fuera de presupuesto, bajo evaluacin o
contrato.
Administrar
programacin
la
Una vez que el proyecto comienza, se debe revisar la programacin peridicamente

para detectar e identificar problemas o potenciales problemas en el desarrollo
de las tareas. La identificacin y/o anticipacin a los problemas permitir cuidar
la principal preocupacin de cualquier administrador de proyectos, cual es la fecha
de fin del proyecto, sobre todo cuando se est llegando a su fase final.
Bsicamente, se deber poner especial nfasis en lo siguiente:
Analizar la programacin: Antes de modificar la programacin, es necesario
analizar e identificar los problemas que pudieran existir en ella.es ms eficiente
analizar la programacin y hacer los cambios tempranamente en el proceso de
planeamiento, idealmente antes que el proyecto se inicie. Sin embargo, es
normalmente aceptado y conocido que la programacin cambia constantemente
pues los proyectos son procesos dinmicos, y por eso ser necesario cada cierto
tiempo para analizar la programacin y corregirla o ajustarla si fuese necesario.
Reprogramar tareas o fases: Luego de identificar los problemas o potenciales
problemas, se pueden utilizar varias estrategias para administrar el proyecto. Por
ejemplo, se podra simplemente cambiar la duracin de algunas tareas para
volver a situar el proyecto dentro de lo programado, o tambin, reajustar otros
factores que afectan a la programacin, tal como las relaciones de dependencia,
restricciones o disponibilidad de recursos. Antes de hacer estos ajustes, se deber
evaluar si alguno afectar sensiblemente a otros proyectos que se estuviesen
llevando a cabo simultneamente o el impacto que tendrn en el costo del proyecto

actual y en la fecha de finalizacin.
Administrar los recursos: La manera ms efectiva de medir el progreso del
trabajo de los recursos consiste en el balance de sus cargas de trabajo y el
seguimiento de su participacin en las tareas.

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Administrar los costos: Mediante la correcta administracin de los costos de

un proyecto, se podr determinar constantemente la forma en que estos se
mantienen dentro de los valores presupuestados o identificar con anticipacin los
probables problemas y conflictos con los costos del proyecto. Normalmente, una de
las tareas ms difciles de un administrador de proyectos, consiste en mantener el
costo total del proyecto dentro de los valores presupuestados.
Informar
peridicamente
Conforme el proyecto avanza en su desarrollo, es conveniente informar con
periodicidad del estado en un momento determinado, tanto a los propietarios del
proyecto como a los miembros del equipo directivo y de supervisin, al igual que
se hiciera al finalizar la fase de planeamiento y programacin. Los intervalos en los
que se debe informar dependern del tipo de proyecto y de los requerimientos de
los involucrados en l.
Definiciones
importantes.
Tarea
Actividad que tiene un comienzo y un fin determinado y que debe

finalizar para que el proyecto finalice.
Relacin
de
depende
ncia
entre
Es la forma en que una tarea esta relacionada con el inicio o fin de

otra tarea. Como se ver posteriormente, Microsoft Project
proporciona cuatro tipos de dependencia entre tareas que se
pueden usar para conectar o relacionar una serie de tareas en una
programacin. Utilizando correctamente esta dependencia entre
tareas, se puede modificar la ruta crtica y acortar la duracin
programada del proyecto.
Posposici
n
Es el retraso o adelanto que puede existir entre tareas que

tienen una relacin dependiente.
Predeceso Es una tarea cuyo comienzo o fin determina el comienzo o fin de otra
tarea
ra
Sucesora
Es una tarea que no puede comentar o finalizar hasta que otra

tarea comience o finalice.
Comienzo Es la fecha ms temprana en que una tarea puede comenzar,

Adelantad basado en las fechas de comienzo ms tempranas de finalizacin
o
de las predecesoras y sucesoras.
Fin
Es la fecha ms temprana en la que una tarea podra finalizar,
Adelantad basada en las fechas ms tempranas de finalizacin de las
o
predecesoras y las sucesoras.

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007 comenzar sin
tarea puede
Comienzo Es la fecha ms tarda en que una

Tardo
causar retraso en la finalizacin del proyecto.

Project
Presupuestos
con S10
Es la fecha ms tarda en que una tarea puede finalizar sin causar

Fin Tardo retraso en el proyecto, basado en las fechas ms tardas de
finalizacin de las predecesoras y sucesoras
Tarea
Crtica
Es una tarea que debe ser completada de acuerdo a la

programacin para no causar retraso en la fecha de finalizacin del
proyecto.
Ruta
Crtica
Es la serie de tareas que deben ser completadas de acuerdo a la

programacin para que el proyecto finalice en la fecha programada.
Cada tarea que se encuentra en la ruta Crtica es una tarea Crtica.
Un proyecto, dependiendo de su complejidad, puede tener varias
rutas crticas.
Demora
Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de

afectar a las fechas de otras tareas o la de finalizacin del proyecto.
Demora
permisi
ble
Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin

afectar las fechas de comienzo de otras tareas.
Demora
Total
Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin

afectar la fecha de finalizacin del proyecto.
Determinar las tareas crticas y la Ruta crtica por

el mtodo del grafo
Una vez que se ha completado la lista de actividades, es necesario determinar la
secuencia en la que se deben realizar estas actividades. Como ejemplo, se
efectuar la programacin de una conferencia. Para lo cual las tareas, duraciones y
relaciones de dependencia son las que siguen:
Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Programacin
de una
Tarea
Predecesoras
conferencia
Fijar la fecha de la conferencia
Establecer tema y programa
Seleccionar sede para la
1
conferencia
Conseguir
expositores
2
Disear panfleto ilustrativo
3.4
Confeccionar etiquetas para correo 3.4
Enviar panfleto ilustrativo
5.6
Obtener material de los expositores 4
Recibir inscripciones
7
Confirmar arreglos
8.9
Preparar los paquetes de la
10
conferencia
Duracin
2das
5dias
5dias
6dias
9dias
5dias
2dias
4dias
6dias
1dia
2dias

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Formato de un nodo de actividad

La unidad de anlisis bsica en una red o grafo es la actividad
(Tarea). En la red, cada tarea se representa por
un cuadrado o rectngulo que recibe el nombre
de Nodo de Actividad,
tal como aparece en la derecha.
Los datos que aparecen en cada nodo de actividad describen las propiedades de la
tarea, relativas al tiempo. Por ejemplo, los valores CA (Comienzo Adelantado), FA
(Comienzo Tardo), son valores calcular.
El paso inicial luego de definir las tareas componentes del proyecto, cosiste en
graficar la red dibujando los nodos de actividad y las rutas de conexin entre
estas actividades (es decir, la relacin de dependencia entre las tareas). Para
facilitar la construccin de la red o grafo, se deben seguir unas
cuantas
reglas
sencillas:
Comenzar la red con un nodo de INICIO y terminarla con un nodo FINAL.
La secuencia de nodos debe ir de izquierda a derecha; es decir, las tareas
predecesoras deben aparecer a la izquierda de sus sucesoras.
No deben haber ciclos o flujos de secuencia hacia atrs retroalimentacin.
Todos los nodos (Excepto el inicial y el final) deben tener cuando menos una
tarea `predecesora y una sucesora. Es decir, no debe quedar ninguna tarea
sin conexin.
Una ruta es una secuencia de todas las tareas a lo largo de cada direccin entre el
nodo inicial y
el final. Una red puede tener varias rutas.
El grafo inicial de la programacin de la conferencia, es el que se muestra en la
ilustracin que sigue:

Project
Presupuestos
Para calcular la Duracin del proyecto, luego de hacer el grafo,
se utiliza
el mtodo
Mdulo
I: Ms Project
2007
del Paso hacia delante, que consiste en calcular los valores de CA y FA,
avanzando desde el inicio hasta el final. De manera arbitraria el tiempo de CA de

una tarea que aparece de predecesora se fija en CERO (0). El
1
0

Project
Presupuestos
con S10
tiempo FA de una tarea es igual al tiempo de CA ms la duracin estimada para la

tarea (FA=CA+Dur.). El tiempo CA para una tarea predecesora, es el tiempo FA de
todas las predecesoras de esta tarea. Por lo tanto el Grafo quedar como sigue:
IMPORTANTE.- Observar que el valor FA de la tarea 11 es 31 das, lo que

constituye la duracin total del proyecto.
Para calcular los tiempos tardos, se usa el mtodo del Paso hacia atrs. Estos
tiempos servirn para determinar cules son las tareas o actividades crticas del
proyecto y cuales los mrgenes de demora de las tareas. Para calcular estos
tiempos, hay que trabajar en sentido inverso en la red, es decir, que la fecha ms
tarda en que puede finalizar esa tarea es la fecha de finalizacin ya calculada. El
tiempo CT de esa tarea es igual a su FT menos el tiempo estimado para finalizarla
(CA=FA-Dur.). El tiempo FT de todas las tareas predecesoras inmediatas es el
mnimo de los tiempos CT de todas las tareas a las cuales
precede. En la ilustracin que sigue, aparece el grafo completo con
todos los valores:
10

Project
Presupuestos
con S10
Determinacin de la ruta critica a partir del grafo

La forma ms simple de calcular la ruta crtica consiste en calcular el margen de
demora total de las tareas; es decir, el tiempo que la tarea puede sufrir retraso sin
afectar la fecha de finalizacin del proyecto. Matemticamente, este margen de
demora es la diferencia CT-CA (o lo que es lo mismo, FT- FA).
La secuencia de tareas que poseen CERO de demora, se define como Ruta Crtica. A
Continuacin se muestra resaltada la ruta crtica del Proyecto:
IMPORTANTE.- observar que las tareas 2,4,5,7,9,10 y 11 no tienen

margen de demora, puesto que CT-CA = CERO (0) en cada caso y
constituyen las Tareas Crticas que dan lugar a la Ruta
Crtica del proyecto
Di agrama d e G antt
En 1918 Henry L. Gantt seal que un proceso est formado por una combinacin
de operaciones. Esta observacin lo llev a estudiar y desarrollar mtodos grficos
que permiten visualizar la simultaneidad y secuencia de las operaciones. Aun
continua siendo un instrumento de suma utilidad en la programacin de proyectos,
pues constituye la forma ms simple de visualizar el ordenamiento de las
actividades orientadas en el tiempo. En el pasado, la programacin de un proyecto
de hacia con poco o ningn planeamiento. La mejor herramienta de planeamiento
conocida era el diagrama de barras de Gantt en el que se especificaba los tiempos
de inicio y finalizacin de cada tarea en forma horizontal y a lo largo de una escala
de tiempo. La mayor desventaja de este diagrama, consista en que la
interdependencia entre las diversas tareas (con la que se controla el progreso del
proyecto) no poda determinarse a partir
de un simple diagrama de
barras.
11

Project
Presupuestos
con S10
Por ser el mtodo de Gantt original un simple elemento de orientacin calendario,

en caso de variacin en alguna de las actividades no haba forma de identificar el
efecto en las dems tareas ni establecer las acciones a tomar. Con el desarrollo de
los sistemas de computacin, y en el especial las tcnicas de interface grafica, el
concepto del simple diagrama de barras queda desactualizado, puesto que, por
ejemplo Microsoft Project permite definir forma en que se ve vinculas unas tareas a
otras, manteniendo una adecuada interdependencia entre ellas.
PERT
CPM
La administracin de proyectos ha evolucionado notablemente como un nuevo campo a

partir del
desarrollo de las siguientes dos tcnicas para la administracin de proyectos:
El Mtodo de la Ruta Critica o CPM (Critical Path Method)
La Tcnica de Evaluacin de Proyectos o PERT (Program Evaliation and Review
Technique)
Entre los aos 1956 y 1958, estas dos tcnicas fueron desarrolladas en los estados
unidos casi simultneamente por dos grupos diferentes y con objetivos tambin
diferentes.
El CPN (Critical Path MNethod) fue desarrollado en 1956 por J.E. Kelly de Remington
Rand y M.R. Walker de DuPont de Nemorus como una aplicacin orientada,
bsicamente, para proyectos constructivos, extendindose posteriormente a un
estado ms avanzado por Mauchly Associates.
El PERT (Program Evaluation and Review Technique) fue desarrollado por la Navy
Special Projects Ofice y la Lockheed, en colaboracin con la empresa de consultora
para producir el misil Polaris. En este proyecto haba 258 contratistas directos y
aproximadamente 9,000 sub-contratistas. Por esto era imprescindible desarrollar
una nueva tcnica que permitiese obtener una mayor eficiencia (ahorro en costo y
tiempo) y un instrumento de planeacin, de comunicacin, de control e
informacin. Con este mtodo, el proyecto polaris redujo la misin en dos aos.
Ambos mtodos, son bsicamente orientados en el tiempo, es decir, ambos llevan a
la determinacin de un programa de tiempo. Aunque los dos mtodos fueron
desarrollados independientemente, sus modelos matemticos son asombrosamente
similares, siendo la diferencia ms importante el hecho que el CPM las estimaciones
de tiempo se supusieron determinsticas, mientras que en el PERT lo fueron
Probabilsticas.
DEFINICIO
NES
Modelo Determinstico.- es aquel en que los datos relevantes, es decir los
datos que se utilizaran o evaluaran, se dan por conocidos.

Modelo Probabilstico.- es aquel en el que algunos datos importantes,
como por ejemplo la duracin de una actividad, se consideran inciertos,
an cuando se deba especifcar la
probabilidad de ocurrencia de estos datos.
12

Project
Presupuestos
con S10
La creciente complejidad de los proyectos actuales, demandan tcnicas de

planeamiento ms sistemticas y efectivas con el objeto de mejorar la eficiencia en
la ejecucin del proyecto. Aqu, el termino eficiencia implica obtener la mxima
reduccin del tiempo para ejecutar el proyecto, considerando la factibilidad del uso
econmico de los recursos disponibles. As, Microsoft Project utiliza los elementos
necesarios de cada uno de estos tres mtodos de administracin de proyectos para
facilitar al usuario la tarea de planificar, programar y conducir o controlar el
desarrollo del proyecto.
Admi ni s trar
Proj e ct
un
pr oy ect o
con
Mi c roso ft
Para su funcionamiento, Microsoft Project utiliza el diagrama de Gantt como mtodo

grafico visual predeterminado y los modelos matemticos del PERT y CPM. Con
Microsoft Project 2007 se puede confeccionar la programacin inicial de un
proyecto y luego recalcular rpidamente la programacin cada vez que sea
necesario. Permite visualizar fcilmente los cambios en una parte del proyecto que
pueden afectar a la fecha de finalizacin del proyecto completo o afectar a la fecha
de finalizacin del proyecto completo o afectar a otros proyectos relacionados o
no con el proyecto activo y mantener informados de los cambios a todos los
involucrados en el proyecto. Lo que puede ser una tarea muy laboriosa, con
Microsoft Proyect se puede hacer sencillo pues por ejemplo tiene elementos
ya elaborados o personalizados muy fciles de utilizar e interpretar.
Microsoft Proyect puede ser usado en cada fase de la administracin de proyectos
especialmente en las reas siguientes:
Crear una programacin Real de proyecto: Cuando se establecen
inicialmente las tareas programaciones y recursos para un proyecto Microsoft
Proyect ayuda en lo complejo del proceso de creacin de la programacin.
Facilidades yales como al arrastrar tareas o efectuar clculos de duracin facilitan
el ingreso de informacin
Administrar el proyecto y ajustar los cambios : Administrar un
proyecto involucra
adems de confeccionar la programacin , el seguimiento
del estado de las tareas para determinar cuando estn dentro de lo programado
o si se han desviado .Microsoft Proyect
ajusta
automticamente la programacin basado a los cambios que haga el usuario .
Microsoft Proyect notificara cuando se hallan asignado ms recursos de lo
disponible, o cuando una tarea no puede no puede completada en el tiempo y
que har que otras tareas se retrasen.
Comunicar los resultados y el avance del proyecto : Por su naturaleza un
proyecto involucra siempre a mas de una persona ; para que todos puedan
trabajar juntos con eficiencia , es importante comunicar las expectativas y
avances del proyecto .Microsoft Project
cuenta con diversos
informes par
presentar nicamente la informacin que el destinatario deba conocer , evitando
de esta manera que deba leer
e informarse de asuntos que no le
competen .
13

Project
Presupuestos
con S10
INICIAR MICROSOFT PROJECT 2007

Una vez que Microsoft Project 2003 ha sido instalado correctamente se
puede iniciar desde el escritorio de Windows , utilizando el Acceso Directo ,si lo
hubiera, o desde el Men , Inicio Programa .
SUGERENCIA: En la eventualidad de no encontrar el acceso directo

sobre el escritorio o en el men Inicio, Programas, utilizar la opcin
Ejecutar del men Inicio, donde se debe
escribir Winproj que es el nombre de archivo ejecutable de Microsoft Project.
PANTALLA INICIAL DE TRABAJO

Inmediatamente despus de involucrar el comando del programa, parecer
inicial de
trabajo, que tiene el aspecto que se muestra a continuacin:
la pantalla
14

Project
Presupuestos
con S10
Las partes de tienen la ventana inicial del programa son las siguientes :
Barra d e Ti tul o
En su superior muestra la barra de titulo que contiene los elementos comunes
a todas las ventanas que contiene todas las ventanas de la aplicacin que corren
en Windows, es decir:
Men del Control del Programa

Nombre de la aplicacin Nombre del Proyecto
Botn
Miminimizar
Botn Maximizar Restaurar el Programa
Botn
Cerrar
Barra d e Men s
La Barra de Men Contiene los mens que efectan
funciones para la adecuada operacin del programa
aspecto:
todos los comandos

y
y que tiene el siguiente
Al lado izquierdo de la Barra de Mens se encuentran el Men de control del

Proyecto activo y .a continuacin, los elementos del men necesario
para
acceder a todas las funciones y
comandos del programa. Al extremo derecho
aparecen los botones de Restaurad ventana y cerrar ventana
SUGERENCIA: Algunos comandos del men tienen teclas de atajo

(Shortcuts), que permitan aligerar la aplicacin del comando mediante el
uso del teclado .Por ejemplo para ejecutar el comando copiar en vez de
usar el comando Edicin, comando Copiar se puede
utilizar la combinacin de teclas CTRL +C.
15

Project
Presupuestos
con S10
Barra d e H errami e ntas

Generalmente es mucho ms rpido hacer clic sobre un botn, que seleccionar un
comando a travs de la barra de mens, Las Barras de herramientas
presentan botones que al hacer clic
sobre ellos ejecutan acciones, funciones o comandos que se encuentran dentro de
algunos de los mens.
En forma predeterminadas, Microsoft Project
muestran dos barras de
herramientas; la Barra Estndar y la Barra Formato , cuyo aspecto se muestra en
la ilustracin siguiente; sin embargo existen varias otras que se pueden abrir par
utilizar dependiendo de las circunstancias.
SUGERENCIA : para abrir una nueva barra de herramientas

predefnida ,hacer clic con el botn derecho del mouse en cualquier
lugar de las barras de herramientas .Del men
contextual ,escoger la barra de Herramientas que se
desea abrir .
Barra de Entrada
Debajo de las Barras de herramientas aparece las barras de entrada .Esta barra
permite colocar la informacin en un campo determinado ,as como en algunos
casos , escoger de una lista de elementos del campo antes de ingresarla al celda
respectiva .Tambin permite editar datos existentes en una celda.
En esta barra, mientras se esta ingresando

celda ,aparecen dos botones
o editando la informacin de
una
Cancel
ar
Aceptar (ingresa el dato sin mover el selector)
SI Microsoft Project
esta realizando una operacin (como abrir o guardad un
archivo, calcular o distribuir
los recursos), aparecer un mensaje intermitente

en el extremo izquierdo de la
Barra de
Entrad
a.
16

Project
Presupuestos
con S10
Vis ta Di agrama de G an tt
En forma predeterminada y para proyectos nuevos, debajo de la barra de
aparece la vista
Diagrama Gantt, que es una ventana dividida verticalmente, en dos partes:
entrada,
1. La Tabla u Hoja de Datos : ubicada al lado izquierdo de la ventana y

contiene una tabla en cuyas celdas se puede editar o ingresar informacin
diversa dependiendo de la tabla y del tipo de dato especifico
,tal
como el nombre de las
tareas y su duracin entre otras
. En forma
predeterminada aparece la denominada tabla de Entrada en los archivos
de proyectos nuevos .Esta hoja almacena la informacin del proyecto en
celdas, de forma similar como lo hace la hoja de clculo.
2. EL diagrama de Barras ubicada al lado derecho de la vista constituye
el rea que ser la representacin grfica
de la programacin del
proyecto .En esta rea se dibujaran las barras de Gantt que representan
grficamente a las tareas ,su duracin y sus fechas de comienzo y fin
,orientadas en el tiempo mediante una escala temporal .
IMPORTANTE: El diagrama de barras tambin mostrara

la
forma en que las tareas tienen una relacin de dependencia entre s
(vnculos) y los recursos que son asignados
a cada tarea, tal como se muestran en la ilustracin anterior.
17

Project
Presupuestos
con S10
Para visualizar mas columnas de la hoja de tareas o del Diagrama Gantt ,que se
puede desplazar al barra divisoria vertical hacia la derecha o hacia la izquierda
,cuanto sea necesario ,tal como se muestra en la ilustracin que sigue :
Barra
Es tado:
de
Muestra la informacin acerca de la actividad o del modo actual en la parte

inferior de la ventana de
Microsoft Project .La barra de estado es
semejante a esta:
Mientras se ingresa un valor en
cualquier campo
se describir el comando en el lado izquierdo

ilustracin que procede aparece la palabra listo)
de la tabla o se selecciona
un comando,
de la barra de estado (en la
El lado derecho de la barra de estado aparecen los indicadores de estado que se

muestran si estn activadas las teclas o funciones Bloq Mays , Bloq Num ,
Bloq Despl ,Sobrescritura , y Extender seleccin .
En el centro de la barra de estado se mostrara, en el caso de
especiales que se apliquen al proyecto activo, el Mensaje siguiente:
situaciones
CALCULAR
El Clculo
esta configurado como manual
y se cambiado la informacin del

proyecto .Es
una situacin poco comn configurar al clculo como manual ,pues ningn
valor se actualizara automticamente ; sin embargo ,se puede configurar
Microsoft Project par que el clculo se efectu manualmente desde el men
Herramientas , Opciones ,separador Calculo , donde
se establece
Manual activando el botn de opcin respectivo
CIRCULAR
tareas
: Existen
una referencia circular entre las relaciones de lasa

que se muestran con este mensaje ..
18

Project
Presupuestos
con S10
Bar ra de Vis tas

En forma predeterminada, cuando se abre
por primera vez y mientras no se
desactive, al lado izquierdo de la pantalla aparece la Barra de Vistas que permite
cambiar la forma de visualizar los datos de un proyector.
Como se puede observar en la ilustracin anterior ,los elementos de la barra de

vistas se encuent ra tambin disponibles en el men Ver .Por lo tanto y con
finalidad de aconsejarla y ocultarla ,por los menos en las fases inciales en las
que no se cambiara de Vista y se requiere mayor espacio
par
facilitar el ingreso de datos y la visualizacin de las barras de vistas , en el mismo
men Ver ,desactivar
el comando Barra de Vistas ,haciendo lo mismo si se
desea restablecerla.
19

Project
Presupuestos
con S10
G u a de Proy ect os
Microsoft Project 2007 muestra de manera predeterminada la Gua de Proyectos
que es una facilidad que proporciona los medios para llevar a cabo un proceso de
ingreso de informacin ordenado para la programacin as como para el
seguimiento del proyecto. En otras palabras la gua de proyectos es un conjunto de
Asistentes Visible en un panel Lateral con los que se podr definir el proyecto,
trabajar con tareas y recursos, realizar un seguimiento del progreso y generar
informes sobre la informacin del proyecto, todo de manera ordenada.
Una vez que el usuario se familiarice con los procedimientos correctos
necesarios para realizar las tareas, tal vez sea recomendable ocultar la gua de
proyectos, para obtener mayor espacio de trabajo en la tabla y en el diagrama de
barras. Para ello, del men Herramientas, acceder al comando opciones.
A. Hacer clic en el separador Interfaz,
B. Desactivar la casilla de verificacin Mostrar Gua de Proyectos.
Luego de esta accin la Gua de Proyectos no se volver a mostrar cuando se abra

un nuevo archivo de proyecto.
Sin embargo, si se desea mantener vigente la gua de proyectos para los futuros
proyectos pero para facilitar el trabajo actual es necesario ocultarla, se utiliza el
botn cerrar.
20

Project
Presupuestos
con S10
Para activar nuevamente la Gua de Proyectos, es necesario visualizar la Barrara

de herramientas Gua de Proyectos, para lo cual se puede optar por uno de los dos
mtodos siguientes:
1. Del men Ver, escoger la opcin Barras de Herramientas y de all seleccionar Gua de
Proyectos.
2. Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre cualquier lugar de las
barras de herramientas actualmente visibles y del men contextual escoger
Gua de proyectos.
En ambos casos se activar la barra de herramientas Gua de Proyectos que
permitir activar el panel lateral en el rea requerida: Tareas, Recursos,
Seguimiento o informe, tal como aparece en la ilustracin a continuacin:
Si se deja activada la barra de herramientas Gua de Proyectos, el botn Mostrar u

ocultar la gua de Proyectos permitir, tal como su nombre lo indica, alternar el
mostrar u ocultar el panel lateral cuando sea requerido, como muestra la ilustracin
siguiente.
21

Project
Presupuestos
con S10
INGRESAR
PROYECTO
LA
INFORMACIN
BSICA
DEL
La informacin bsica del proyecto especifica las fechas

de comienzo y fin del proyecto, informacin acerca de la
forma en que se calculara la programacin y calendario a
ser usado en el proyecto. Para ingresar esta informacin,
en el men proyecto, escoger la opcin informacin del
proyecto.
Al hacerlo, aparece la caja de dialogo Informacin
del proyecto
<nombre del proyecto> en la ilustracin siguiente, como el proyecto an no tiene
nombre, y en forma
predeterminada Microsoft Project le asigna el
nombre Proyect#:
A.- Fecha de comienzo: se encuentra activada en forma predeterminada

mostrando la fecha de hoy, pues Microsoft Project asume que se programar a
partir de la fecha de comienzo del proyecto, tal como lo indica el cuadro
combinado Programar a partir de, y que esta fecha se utiliza para que
Microsoft Project calcule la fecha de fin del proyecto a partir la fecha de inicio que
se introduzca en este cuadro combinado, para introducir una fecha diferente a la
del media de hoy, se puede escribir solo la fecha en el formato de fecha corta
establecido en el panel de Control sin necesidad de especificar el dia. Por ejemplo,
para establecer como fecha de comienzo el lunes 8 de mayo del 2008, simplemente
se ingresara 8/5/08. Para ingresar la fecha tambin se puede utilizar el cuadro
combinado, el cual al
desplegarse mostrar un almanaque similar al que aparece
al continuacin:
22

Project
Presupuestos
con S10
I MPORTANTE.- cada vez que en Microsoft Project se deba ingresar una

fecha, podr utilizarse, indistintamente, uno de los dos citados mtodos. Es
decir, escribir la fecha o tomarla del
almanaque.
B.- Fecha de fin: en forma predeterminada se encuentra desactivada, pues para

que se active es
necesario indicar a Microsoft Project que la programacin se har a partir de
la Fecha de fin del Proyecto. Se usa para que Microsoft Project calcule la fecha
de comienzo del proyecto a partir de la fecha de fin que se especifique o para
ingresarla fecha de fin del proyecto.
C.- Programar a partir de: este cuadro combinado se utiliza para especificar si
la programacin se calcular a partir de la Fecha de comienzo del Proyecto, en
cuyo caso Microsoft Project calcular la fecha de fin tomando como referencia la
fecha de comienzo, la duracin de las tareas y la relacin de dependencia entre
ellas.
Cuando se escoge esta opcin Todas la tareas comienzan lo antes posible, tal
como se muestra debajo del cuatro.
De otro lado se puede escoger para programar las tareas teniendo como base
la fecha de fin del proyecto, en cuyo caso se debe seleccionar para programar a
partir de la Fecha de Fin del Proyecto en el cuadro combinado. Cuando se escoge
esta opcin, Todas las tareas comienzan lo ms tarde posible, segn se muestra en
la parte inferior de la lista desplegable, y tambin se activa el cuadro combinado
para introducir la Fecha de Fin. En este caso, Microsoft Project calcular la fecha de
Comienzo tomando como referencia la fecha de fin, la duracin de las tareas y la
relacin de dependencia entre ellas.
D.- Fecha de Hoy: muestra la fecha actual, de acuerdo al Reloj-calendario de
la computadora.
E.- Fecha de estado: Microsoft Project utiliza a fecha de estado para realizar clculos
de valor acumulado e identificar el trabajo completado hasta la fecha indicada
en el cuadro de dialogo y tambin para colocar lneas de progreso. Si se
especifica NA en el cuadro de fecha de estado, Microsoft Project utiliza la fecha de
hoy como fecha de estado. (En esta etapa, no es necesario ingresar la fecha de
estado, pues
se utiliza, principalmente, en la fase de seguimiento
del proyecto)
23

Project
Presupuestos
con S10
F.- Calendario: permite seleccionar el calendario base que se utilizar para el

proyecto. Tiene tres
opciones para escoger: estndar, 24Hotras y Turno de noche. El uso de los
calendarios y la forma de personalizarlos se ver en el Capitulo 8 de este manual.
G.- Prioridad: indica la disponibilidad de las tareas del proyecto actual para poder
retrasarlas cuando se redistribuyen recursos en varios proyectos vinculados entre
s. Se puede escribir o seleccionar un numero entre 0 y 1000 para indicar la
prioridad de una tarea, se ser ms alta cuando mayor sea el
nmer
o.
24

Project
Presupuestos
con S10
INGRESAR
PROYECTO
LAS
TAREAS
DEL
Como se vio anteriormente, al abrir un nuevo proyecto Microsoft Project presenta,

en forma predeterminada, la vista Diagrama Gantt, que en su lado izquierdo tiene
la tabla de
Entrada. Para ingresar las tareas, seleccionar la primera celda de la columna
Nombre de Tarea de la Tabla., luego escribir el texto que corresponde al nombre de
la tarea, el que aparecer tanto en la celda como en la barra de entrada. Para que
el texto ingrese a la celda se puede efectuar alguna accin que cambie de posicin
al selector de celda, es decir, cualquiera de las siguientes:
Presionar la tecla Enter, en cuyo caso el selector se desplazar a la celda
inmediatamente debajo de la celda actual.
Mover el selector de celda mediante el uso de las teclas de movimiento del
cursor haciendo que el
selector se desplace en el sentido de la flecha que se puls.
Mover el selector de celda con la techa TAB en cuyo caso el selector de
desplazar una columna hacia la derecha.
Hacer clic con el mouse en el botn Aceptar de la barra de entrada, lo que har
que el texto ingrese
a la celda sin que el selector de celda se mueva de la celda actual.
Cuando se ingresan tareas, se puede ser tan detallado o genrico como se
desee, pero de todas maneras deben ingresarse todas las actividades que
necesiten planeamiento. Requieran una cantidad de tiempo mensurable o no se
desean olvidar as no requiera tiempo.
Conforme se ingresan las tareas, Microsoft Project Automticamente les asigna un
numero correlativo de identificacin (conocido como lD de la tarea y que es como
se le denominar en adelante) que servir para hacer referencia a esa tarea. Este
nmero se encuentra como encabezado de fila en cualquier hoja de tareas. Por
ejemplo, en la ilustracin siguiente conforme se han ingresado las tareas,
Microsoft Project les ha asignado un nmero correlativo de Id y ha definido su fecha
de comienzo coincidente con
aquella seleccionada al ingresar la informacin bsica
del Ms proyecto:
IMPORTANTE.- al ingresar tareas, en forma predeterminada Microsoft Project

les asigna una duracin de 1 da tal como aparece en la ilustracin anterior. La
forma de dar duracin a las tareas y el
significado del signo? Se ver en el captulo 4.
25

Project
Presupuestos
con S10
No olvidar que es recomendable que el orden en que se ingresan las tareas debe
guardar cierta lgica, sobre la oportunidad en que las tareas deban realizarse.
Esto facilitar la programacin especialmente en lo que se refiere a la relacin de
dependencia entre las tareas. Sin embargo, si luego de ingresadas las tareas se
detectara alguna anormalidad, esta podr ser corregida, simplemente alterando el
orden en que se ingresaron las tareas. Por ejemplo, en la ilustracin anterior figura
la tarea sanitaria luego de Elctricos, debiendo estar antes. Para ellos se debe
seleccionar la tarea que se va a mover haciendo clic sobre el Id de la tarea (en este
caso la tarea 6, Sanitarios) tal como se muestra a continuacin:
Luego activar, por cualquiera de los distintos mtodos disponibles, la opcin

Cortar, colocar el selector de celda en la que se insertar la tarea cortada y
accionar la opcin Pegar. Tambin puede hacerse esta operacin arrastrando la
tarea con el mouse, colocando el puntero del mouse en cualquiera de los
bordes de la seleccin hasta que tome su forma normal de flecha y luego arrastrar
la tarea hasta colocar una sombra horizontal sobre la tarea donde se insertar la
tarea arrastrada; al soltar el mouse, la tarea
5 ser Sanitarios, tal como se muestra en la
Ilustracin que sigue:
26

Project
Presupuestos
con S10
Ins ert ar nu ev as Tareas

En supuesto que durante el desarrollo de la programacin se determine que falta
una tarea que una de las existenciales deba ser dividida en partes, puede ser
necesario insertar varias tareas. Para ello, colocar el selector de celda en la celda
de la tarea que deba quedar a continuacin de la tarea a insertar; y del men
insertar, escoger Nueva Tarea. Esta accin har que la tarea actual y todas las que
las siguen aumenten un nmero de Id y se genere una fila en blanco en la
posicin actual, para ingresar la
informacin de la nueva
tarea.
tambin se puede ingresar una nueva tarea pulsando la

tecla Insert Cuando se desea visualizar la barra Gantt de una tarea, y
esta no se encuentra a la lista en el Diagrama Gantt, en la hoja de
tareas seleccionar la tarea que se desea visualizar y luego
presionar el botn ir a la tarea seleccionada de la barra de herramientas Estndar.
SUGERENCIA.-
DEFIN IR U N H ITO
Un hito es un proyecto representa un evento o condicin que marca el inicio o
completamiento de un grupo de tareas que tienen relacin o el cumplimiento de
una fase o meta parcial del proyecto. Bsicamente, los hitos sirven para ayudar,
igualmente, a visualizar el progreso del proyecto. Cuando se completa un grupo de
tareas relacionadas entre s, se consigue una meta parcial del proyecto (Hito).
Como se ver en el prximo captulo, generalmente, los hitos no tienen duracin.
Sin embargo, a ciertas tareas que tienen duracin se les puede dar la condicin de
hito sin que pierdan sus caractersticas de
duracin; solo cambia el aspecto de la barra por un
rombo negro.
27

Project
Presupuestos
con S10
SELECCION AR TAREAS
En muchas ocasiones durante el trabajo con Microsoft Project, es necesario
seleccionar una o varias tareas para aplicarle, por ejemplo, los mismos formatos.
Para seleccionar, con el mouse, una tarea o
varia tareas se debe hacer lo que se indica a continuacin:
Seleccionar una sola tarea: clic en el Nombre de tarea que se desea seleccionar.
Seleccionar entradas adyacentes: arrastrar el mouse en el nombre de tarea a

travs de las
entradas que se desee seleccionar.
28

Project
Presupuestos
con S10
Seleccionar entradas adyacentes (otro mtodo): Hacer clic sobre el primer Nombre de
Tarea y
Luego, con la tecla Mayscula presionada, hacer clic sobre el nombre de la
ltima tarea que se desea seleccionar.
Seleccionar entradas no adyacentes: clic sobre la primera celda y luego

manteniendo
presionada la tecla CTRL ir haciendo en las entradas que se desee seleccionar.
Seleccionar una fila completa: Clic en el encabezado de la fila.
29

Project
Presupuestos
con S10
Seleccionar una columna completa: clic en el encabezado de la columna.
G uardar u n arc hi v o de proy ec to:

Peridicamente, se debe guardar el proyecto para incluir, crear una copia d
seguridad del proyecto. Microsoft Project proporciona varios modos de guardar
un archivo de proyecto .
Par guardar un proyecto de Microsoft Project por
primera vez , optar por uno de los mtodos que se indican a continuacin :
Men : Archivo
Guardar como
Teclado: CTRL
+G
Guardar
30

Project
Presupuestos
con S10
Barra de H err ami ent as Es tndar:

EN cualquiera de los casos , aparecer la caja de dilogo Guardar como en la
que se definir la ubicacin en la que se almacenara el archivo , as como el
nombre con el que se identificara , tal como se muestra en la ilustracin a
continuacin :
A.
B.
Escoger la unidad de disco y carpeta en la que se guardar el archivo del proyecto.

Escribir el nombre del archivo. No es necesario escribir la extensin del
nombre del archivo, ya que Microsoft Project la agregara automticamente
(la Extension de los archivos de Microsoft Project es mpp).
C. Hacer clic sobre el botn guardar.
31

Project
Presupuestos
con S10
Dar Seguridad a un archivo del Proyecto

SI se desea dar seguridad de acceso a un archivo de Microsoft Project , guardado
anteriormente , del men Archivo
escoger el comando Guardar como
y en esta caja de dialogo ,similar a la que se muestra en la
ilustracin a continuacin , abrir el cuadro Herramientas y escoger Opciones
generales
Como resultado aparecer una caja de dialogo pidiendo ingresar la (s) Contrasea
(s) , para lo que hay que tener en consideracin
que se pueden definir
dos contraseas
para dar distintos niveles
de acceso al archivo .
1. Escribir una contrasea en el cuadro de texto Contrasea para evitar
que otras persona habrn el proyecto sin utilizar la contrasea .Esto
proporciona acceso
de lectura escrita es decir; quien habr el
proyecto
porque conoce esta contrasea
puede modificar el
contenido del proyecto y guardarlo con el mismo nombre .
2. Escribir una contrasea en el cuadro Contrasea contra escritura par evitar que otro
usuario
abra ,realice cambios y guarde el proyecto sin utilizar la contrasea .Si
alguien conoce esta contrasea , abre el proyecto como de Solo Lectura
y si lo modifica , tendr que guardarlo utilizando un nombre distintos .
En cualquier Caso, si es que se ha especificado por lo menos una contrasea, el

programa pedir que se confirme la contrasea para tener certeza que el usuario
la conoce bien.
CONTRASEA
: La contrasea distinguen mayscula de minscula y
puede tener hasta 15 caracteres , incluidos nmeros ,letras y smbolos

.SI se pierda la contrasea no se podr
abrir el proyecto .
32

Project
Presupuestos
con S10
ESQUEMATIZAR LA PROGRAMACIN
Al finalizar el capitulo alumnos lograr:
Aprender a dividir un proyecto en fases y establecer los vnculos entre las

tareas ,asi
como asignar duracin a las tareas
Temas:
Esquematizar la Programacin: Tarea de

resumen. Estructura de Descomposicin
del trabajo (EDT) Determinacin de la
Duracin de las tareas
Establecer la relacin de Dependencia entre tareas
33

Project
Presupuestos
con S10
INTRODUCCIO
N
Esquema en Microsoft
estructura jerrquica
grupos ms amplios.
Project es la
organizacin
de las tareas
en una
que muestra como algunas de ellas encajan dentro de
Estos grupos ms amplios que renen a varias tareas se denominan Tareas de

Resumen y sus tareas componentes son sus subtareas. En otras palabras par que
una tarea de resumen se completen, deben de haber finalizado todas sus tareas
.Cada Tarea de
Resumen puede constituir una fase o subfase del proyecto .La
organizacin del proyecto mediante un esquema, facilitara lo siguiente:
Identificar las fases principales del proyecto.

Mostrar solo las tareas de resumen del proyecto.
Crear informes que incluyan las subtareas, las tareas de resumen o ambas.
Mostrar el proyecto
mediante
un sistema
de numeracin multinivel o personalizado denominado estructura de
Descomposicin del Trabajo (EDT).
Bsicamente
,hay dos mtodos para crear
una lista de tareas .El primero
denominado De arriba hacia Abajo , consiste en identificar las tareas mayores del
proyecto , y luego ,desglosar cada fase en sus tareas componentes .El segundo
, De abajo hacia Arriba consiste en primero hacer una lista de todas las tares
posibles y luego agruparlas dentro de fases mayores . Si en un proyecto
esquematizado se encuentra algunas tareas que no encajan en ninguna de las
fases definidas , es probable que aun este faltando crear
una fase mas .El
primer mtodo tiene particularidad
de ofrecer
una vista preliminar de la
programacin apenas se definen las fases mayores .
TARES
RESUMEN
DE
Una tarea de resumen es una tarea que se compone de subtareas

y que las
resumen .Se puede utilizar las caractersticas de niveles de esquema de
Microsoft
Project calcula automticamente la informacin de la tarea
de resumen en funcin s las duraciones de sus subtareas y relacin de
dependencia que existe
en ellas.
34

Project
Presupuestos
con S10
Crear un esquema en la Programacin

Se puede crear una Tarea de resumen mediando te degradacin (aplicacin de
sangra) de la tarea o tareas que se encuentren
inmediatamente
a
continuacin de ella segn el orden de Id .Para lo, efectuar lo siguiente:
Seleccionar las subtareas que se encuentran
continuacin de la tarea que la resumir.
En la barra de Herramientas Formato,

hacer clic sobre el botn Aplicar Sangra
Esto har que las subtareas seleccionadas

aumenten en un nivel del esquema
desplazndose hacia la derecha.
Otro mtodo consiste en aplicar la sangra
utilizando el mouse .Para lo, seleccionar
las tareas componentes (subtareas)
y
colocar
el
puntero
de mouse
sobre
la
primera
letra del
nombre de cualquiera
de
las
tareas
seleccionadas de tal forma que el
puntero tome la forma de una lnea
horizontal con dos cabezas de flechas
a los extremos ( ) ,Luego arrastrar el
mouse hacia la derecha ( para aplicar
sangra ) o hacia la izquierda (para anular
sangra )
,como muestra a la
derecha .
inmediatamente a
35

Project
Presupuestos
con S10
Una tarea puede ser promovida a un nivel superior

anulando su sangra, a menos que se encuentre en un
nivel ms alto posible, ya sea utilizado
el botn Anular sangra o arrastrando con el mouse hacia la
izquierda.
RECORDAR Todas las tareas compones (subtareas) de

una
fase
o
subfase , deben estar directamente continuacin
de
la
tarea
de
resumen
en las que estn incluidas .El
campo Duracin de las Tareas de resumen contienen u valor calculado
basado en
la duracin de las tareas
y la relacin de las tareas
componentes y la relacin de dependencia que existen sobre
ella
s
Utilizar el
de tareas
esquema
SI el Proyecto cuenta con muchas tareas

de resumen y , en algn caso ,se desea
centrar la atencin solo en algunas de las
fases ,el uso del esquema reviste mucha
importancia
.Todas la tareas de
resumen llevan al lado izquierdo un
pequeo cuadrado con signos
+ o - ,
denominados los signos del esquema
.El signo + indica que la tarea de
resumen tiene
subtareas que no se estn mostrando ,
mientras que el signo indica que el
detalle de las subtareas esta
a la vista y puede ser
ocultado .
Tambin puede ser utilizado por los smbolos
del esquema que se
encuentra en la Barra de herramientas Formato y que son los siguientes:
Ocultar subtareas : Seleccionar las tarea de resumen

desea ocultar
subtareas y presionar el botn
en la que se
las
+ Mostrar Subtareas. Seleccionar la tabla de resumen que tiene ocultas las

subtareas
presionar el botn
Cuando se presiona el botn mostrar de la barra de

herramientas Formato , la primera opcin permite
mostrar todas las subtareas que pudieran estar
ocultas .Utilizado este mismo botn tambin se
puede seleccionar el nivel del esquema a partir
del cual se desea ocultarlas subtareas .En la
ilustracin siguiente
un
proyecto
multinivel (de 5 nivel de esquema ) ,al que se le
aplica
en botn Mostrar ,haciendo clic en nivel de
esquema 4 .
36

Project
Presupuestos
con S10
Como resultado se ocultara el 5 nivel, es decir, no aparecer el nivel mayor que el

aplicado.
37

Project
Presupuestos
con S10
ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DE TRABAJO (EDT)

La Estructura de descomposicin de trabajo (EDT) esta constituida por
cdigos alfanumricos que identifican un nico lugar para cada tarea dentro de
la estructura del esquema del proyecto .Estos cdigos pueden ser utilizados,
por ejemplo,
para informar sobre la programacin y los costos durante la
ejecucin del proyecto ,hay dos tipos de cdigos EDT :
1. El ms
simple corresponde a los nmeros de esquema
en un
sistema de
numeracin multinivel .Microsoft Project
calcula
automticamente los numero de esquema basado en la estructura de
la lista de tareas .Este tipo de numeracin no puede ser editado ; es
decir , que siempre los nmeros sern calculados por Microsoft Project
.Si una tarea se mueve a una ubicacin
,el
numero
de
esquema cambiara automticamente , dependiendo de la nueva
educacin dentro del esquema .
2. El segundo tipo es el cdigo personalizado , que puede ser puede ser definido
por un
usuario .Se puede definir un juego de cdigos personalizados por
proyecto y cada nivel representara un nivel de esquema en la lista de
tareas. A diferencia del primer tipo que es completamente numrico,
los cdigos de los niveles de esquema
pueden
estar representados por letras
maysculas
y minsculas, nmeros o caracteres o una combinacin de ellos, y
no se actualizar automticamente. Sin embargo es posible recalcular
los cdigos luego de ingresar o eliminar tareas.
Mostrar los EDT predefnida

Los nmeros de la estructura de las descomposicin de trabajo (EDT)
multinivel ,
son
calculados automticamente por Microsoft Project y para visualizarlos , en el
men herramientas , Opciones
,separador Vista , activar la casilla de verificacin Mostrar nmeros de
esquema , tal como se muestra en la ilustracin 3-6 :
Como resultado, de activar esta opcin, al lado izquierdo del nombre de la

tarea aparecern los nmeros calculados por Microsoft Project.
38

Project
Presupuestos
con S10
Definir Cdigos EDT personalizados

Microsoft Project
puede crear una mscara de cdigos (EDT personalizados)
para asignar los cdigos a las tareas dependiendo
de su ubicacin en la
estructura jerrquica del esquema del proyecto. Para crear una EDT personalizada,
efectuar la siguiente accin:
Menu Proyecto,
Definir
EDT ,
Cdigos
..
Lo que dar como resultado

EDT <nombre de proyectos>
la aparicin de la caja de Definicin de Cdigos
Los Elementos de esta caja

siguiente utilidad:
de dialogo tienes la
Vista previa de cdigos: Presentan una muestra de cdigos con las

opciones que se especifiquen en el campo Prefijo
y en la tabla de Mascara de cdigo. Este campo
no se puede editar, solo es informativo.
Prefijo de Cdigo de proyecto:
permite definir un Prefijo que ser
aadido delante del cdigo EDT en cada tarea de
proyecto activo. Es particularmente til cuando se
trabajara con varios proyectos consolidados, para
facilitar la identificacin de cada uno de ellos dentro
del consolidado.
Tabla de la Mscara de
Cdigos:
Nivel:
Indica en nivel de esquema que indica el cdigo EDT
que se esta definiendo. Este campo se incrementa

automticamente cuando se ingresa cada mascara de
cdigo adicional de forma similar al campo Id cuando
se ingresan tareas y, por lo tanto, tampoco se puede
editar
.
39

Project
Presupuestos
con S10
Secuencia:
Se usa para ingresar el tipo de carcter que utilizara

la mscara de cdigo para el nivel seleccionado. Las
opciones disponibles son: Nmeros (ordenadas) Letra
mayscula (ordenadas), Letra minscula (ordenada) y
Caracteres (sin ordenadas)
Longitud:
Permite ingresar un numero que represente la longitud

(nmeros de caracteres) requerido por el nivel actual
del cdigo EDT. Si se escoge Cualquiera el cdigo podr
tener cualquier longitud. La longitud mxima del cdigo
EDT .La longitud mxima del cdigo EDT completo es
de 255 caracteres.
Separador:
Se utiliza para definir el carcter que separa los niveles

de cdigo EDT El separador predeterminado es el punto
(.) El separador que se selecciona en el ltimo nivel no
aparecer en la definicin total del cdigo.
Generar cdigos
EDT
para tareas nuevas
:
Cuando la casilla de verificacin esta activada

especifica que Microsoft Project generara nuevos
cdigos para las tareas nuevas que se inserten en el
proyecto.
Verificar la
exclusividad
de los nuevos
cdigos EDT :
Cuando esta casilla de verificacin e esta activada,

fuerza a que cuando se edita un cdigo este no se
encuentre repetido , es decir , establece que el cdigo
sea nico .Si un cdigo ya existe , Microsoft Project
presentara un mensaje notificando que el cdigo esta
duplicado .
Por ejemplo, en la ilustracin que sigue se muestra que para el Project P537
(configurado como cdigo de proyecto), en el nivel 1 se ha definido letras
maysculas (ordenadas) con una longitud Cualquiera y separadas del siguiente
nivel por puntos. Los niveles 2 y 3 tienen configurada la secuencia con nmeros
(ordenados) de una longitud Cualquiera y el nivel 2 se separara del que lo sigue por
un punto (.) .Es importante indicar que siempre se debe establecer un Separador,
as sea el ultimo nivel, en cuyo caso
no
lo
presentara.
40

Project
Presupuestos
con S10
En caso se insertara una nueva tarea , el cdigo EDT de esta tarea ser el siguiente
, correlativamente , que le corresponde el nivel en el que se inserto la tarea .Por
ejemplo si en el caso anterior se inserta una tarea nueva en el lugar en que se
encuentra la tarea 7 actual , su cdigo seria el que se muestra a continuacin
(observar que toma el numero que sigue en el nivel pero no modificar o actualiza
a los otros cdigos ) :
Para que estos cdigos se actualicen , es decir , para que la numeracin se

vuelva correlativa , ir al men Proyecto ,EDT , y escoger la opcin Cambiar
numeracin , que actualizar los cdigos
por insercin o eliminacin de
tareas .
41

Project
Presupuestos
con S10
LA
DURACION
TAREAS
LAS
La duracin es la cantidad de tiempo til -Duracin laboral para desarrollar el

trabajo requerido para complementar una tarea. En forma predeterminada
Microsoft Project no considera en las duraciones los das no laborables
del
calendario escogido (solo considera el tiempo efectivamente laborable). Como
se muestra en el ejemplo de la ilustracin siguiente , la tarea 3 (arquitectura)
tiene una duracin de 10 das - Duracin Laboral - , pero la longitud de la barra
Gantt indica 12 das de la escala temporal Duracin Calendario ( Microsoft Project
no ha considerado los das sbado y domingo , que son no laborables ):
Los valores de Duracin deben ir seguidos de una unidad

de tiempo. En
forma predeterminada Microsoft Project
asigna alas duraciones , como unidad
de tiempo , el da .Es decir , que si la duracin de una tarea esta en das ,
simplemente se debe escribir la cantidad de tiempo laborable sin indicar unidad
de duracin
y Microsoft Project
asignara das como
unidad de tiempo .Sin
embargo , es posible ingresar duracin es en las siguientes unidades ,colocando
la abreviatura de la unidad luego del valor de duracin :
Como se explico anteriormente ,Microsoft Project considera solo la semana

laboral del calendario seleccionada ( en este caso como el calendario base
no
ha
sido
cambiado
,
la
semana laboral predeterminada es de Lunes a Viernes , con 40 horas de trabajo ,
es decir 5 das de 8 horas cada uno ) para asignar las duraciones , pero podra
darse el caso en que algunas tareas deban desarrollndose incluyendo los das no
laborables , o tareas en que la duracin no depende de la cantidad de recursos
que
se
le
asignen .
42

Project
Presupuestos
con S10
Por ejemplo , un grupo de trabajadores deben viajar por tierra a una obra que
se encuentra a
36 horas de viaje obviamente puede viajar cualquier nmero de
trabajadores , mientras no exceda la capacidad del vehculo
, y la tarea
durara lo mismo , adicionalmente
, no se viaja solo durante el calendario
laboral de 8 horas diarias sino en forma constante hasta arribar al punto de
destino y el viaje podra programarse durante el fin de semana que no es
laborable .Igualmente ,puede haber tareas que sean entregadas a contratistas
en las que el tiempo de entrega de la contrata este definido en das de calendario
o que para el usuario sea irrelevante el calendario laboral ya que no lo controla
.Para incluir , adems del tiempo laborable , el tiempo no laborable , se debe
usar el concepto de
duracin
trascurrida
DEFINICION.- Duracin trascurrida es la cantidad de tiempo que

necesitara una tarea para ser completada , basada en un da de 24 horas y
en una semana laboral de 7 das , incluyendo das
feriados y otros no laborable
Para que una tarea tenga una Duracin trascurrida solo basta agregar la letra t
(de trascurrido) a la abreviatura de duracin correspondiente. Por ejemplo, la
tarea 3 de la ilustracin anterior mostraba 12 das de la escala temporal ya que
se haba programado para 10 das laborales. Para que la tarea se pueda efectuar
en 10 das de la escala temporal, es necesario que la unidad de tiempo est en das
transcurridos diast-, tal como se muestra en la ilustracin que sigue:
Calcular la Duracin de
una tarea
El aspecto quiz ms importante de la administracin de proyectos y del
planeamiento de un proyecto en particular, es la determinacin correcta de la
duracin de cada tarea. Pueden darse dos casos:
1. El valor de la duracin de la tarea es o se da por conocido (Valor
deterministico); por ejemplo, por experiencia previas en proyectos similares
se puede determinar con suficiente exactitud la duracin de una tarea.
2. El valor de la duracin de la tarea es incierto, pero que se pueden
determinar varios valores probables de la ocurrencia, para obtener un valor
nico de duracin estimada (Calor Probabilstico).
Generalmente, cuando se elabora un proyecto existe cierto desconcierto para

determinar la duracin de las tareas. Ante la incertidumbre originada por este
desconocimiento, una forma normalmente aceptada
por quienes tienen que calcular duraciones, consiste en proporcionar tres estimaciones de la
duracin:
43

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Una estimacin de tiempo mnimo debajo de la cual es difcil descender, es

decir, una duracin optimista que se denominar o.
Una estimacin de tiempo mximo, por encima del cual es improbable que la
actividad se prolongue salvo accidentes o actos de la naturaleza, cuya
probabilidad de ocurrencia se desprecia- es decir una duracin pesimista que se
denominar p.
Una estimacin de tiempo esperado, o sea aquella duracin que posee la
mayor probabilidad de aparicin. Se trata del valor modal de la funcin de
reparticin (queda entendido que es reparticin de las probabilidades entre los
diferentes valores posibles); es decir una duracin esperada que se denominar m
Por tanto, del conocimiento de la tarea se determina que pueden existir tres
valores de duracin: o,p y m. Esto constituye el modelo probabilstico que utiliza
Microsoft Project para calcular la Duracin nica de la tarea. Sin necesidad de
incursionar en las muy complejas frmulas de la Ley de distribucin, mediante un
razonamiento fsico sencillo
se puede llegar a un resultado igualmente
satisfactorio. Si se consideran os promedios de las tres experiencias, se obtendr lo
siguiente:
Una realizacin medianamente mala ,que constituye el promedio entre la
pesimistas (o) y la esperada (m)
(o+m
)
2
Una realizacin medianamente mala que constituye el promedio entre la
pesimista (p) y la esperada (m) :
(p+m
)
2
Una realizacin esperada.
m
La media de estas tres realizaciones es lo que se conoce como Duracin
estimada (De ):
(o+m)
+m
(o+m)
+
D
e= 2
_
_
2
3
Resolviendo la ecuacin anterior se determina que la frmula para hallar la
duracin estimada
4
4

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
es la siguiente:
De =
O + 4m
+p
______________________
6
4
5

Project
Presupuestos
con S10
DEFINICION.- Duracin estimada es la duracin para la cual la informacin que

se dispone solo permite determinar un valor provisional no definido. Para que
otros miembros del equipo puedan reconocer
su estado de rpidamente,
duracin estimada estar claramente marcada como tal mediante un signo
de interrogacin (?) colocado inmediatamente a continuacin de la unidad de
duraci
n.
Clculos de la duracin de Microsoft Project

Se puede realizar un anlisis hipottico algunas veces denomina anlisis PERT
en la programacin, para calcular la Duracin Estimada de una tarea .Despus
de especificar
en la programacin las duraciones optimistas , pesimistas y
esperadas
de las tareas ,Project calcula una media ponderada de las tres
duraciones y determina una estimacin de duracin nica
utilizando
la
formula descrita anteriormente . Para ello se dispone de la tabla u hoja de
Entrada PERT que se usa en combinacin con otras caractersticas de Anlisis
PERT como ayuda para evaluar la duracin probable de las tareas
. Sin embargo, en el proyecto tambin puede hacer tareas cuya duracin en
conocida y no probable.
El Anlisis PERT es un proceso mediante el cual se avala un resultado probable

tomado como
base tres casos : el mejor (optimista , o) , el esperado (m) y el peor (pesimista ,p) .
Para utilizar la herramienta de Anlisis PERT , se debe activar la barra de

herramientas, Anlisis PERT
,desde el men Ver , Barra de herramientas , Anlisis PERT .Tambin se puede
activar esta barra de herramientas , haciendo clic con el botn derecho del
mouse sobre cualquier botn de las barras de herramientas visible y en el men
contextual seleccionar Anlisis PERT .
Como resultado se activara la barra de herramientas
Anlisis PERT que tiene el
aspecto que se muestra a continuacin:
45

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Como se dijo , los profesionales de la administracin de proyecto utilizan esta

herramienta para definir las Duraciones estimadas cuando existen incertidumbre
y no se cuenta con un valor nico conocido , pero tambin cuando existes
duraciones cuyo valor es o se da por conocido .El clculo se efecta mediante la
frmula cuyo desarrollo se hizo anteriormente .Es decir ,existen pesos asignados
a los distintos valores de duracin que permite calcular la duracin estimada
.Como se vio , estos pesos
son
:
Duracin
Optimista (o)
Esperada (m)
Pesimista (p)
Pes
o1
4
1
Sin embargo ,estos pesos pueden ser cambiados antes de efectuar el anlisis ,
para dar a la Duracin estimada un sesgo diferente .Por ejemplo si se desea dar
un sesgo pesimistas alas duracin es se podra establecer la duracin pesimista en
1.5 y la optimista en 0.5 , dejando la esperada en 4.
Para cambiar los pesos predeterminados , en la Barra de herramientas Anlisis
PERT se debe hacer clic el botn establecer pesos PERT .Al hacerlo aparecer
una caja de dialogo Establecer pesos PERT , en la que se puede modificar los pesos
:
IMPORTANTE.- Si la suma de los pesos es diferente que 6, aparecer un

mensaje de error, pidiendo el cambio para cumplir con esta condicin. Es decir,
Microsoft Project, en ningn caso calculara la
Duracin nica si la suma de los pesos no es igual al 6
Una vez definidos los pesos ,si fuese necesario , se

debe proceder a ingresar los valores de las duraciones
optimistas , esperada y pesimista , para lo cual ,
usando el botn Hoja de Entrada PERT de la barra de
herramientas Anlisis PER que tiene el aspecto que se
muestra ala izquierda se activara la Tabla de entrada
4
6
PERT ,tal como la que

Project
Presupuestos
muestra laMdulo
ilustracin
4-5 :
I: Ms Project
2007
4
7

Project
Presupuestos
con S10
EL campo Nombre de tarea contendr todas las tareas

del proyecto activo
incluyendo su nivel de esquema para facilitar el ingreso de los datos en proyecto
grandes o en los que tenga muchos niveles de esquema .Si se dispusiera de una
duracin deterministica ,es decir , aquella que el valor se da por conocido y sin
incertidumbre , es decir
, si los valores son probables , estos se
ingresaran en los campos
Dur. Optimista , Dur, esperada y Dur pesimista, tal
como se muestra en la ilustracin de ejemplo siguiente .Microsoft Project solo
calculara aquellos registros (tareas ) cuyos campos Dur
.pesimista , Dur. Esperada y Dur. Optimista
no sean cero.
Como el campo duracin es un campo calculado en

caso se hayan ingresado valores en los campos de
duracin optimista , esperada y pesimista ,y el Anlisis
PERT utiliza un macro para su ejecucin , es necesario
hacer clic sobre su botn calcular PERT que tiene el
aspecto que se muestra ala izquierda , para que se calcule el
campo
de Duracin .Solo que calculara los registros que
tengan valores probabilsticos .Los valores
probablemente ingresados en la columna Duracion ,
as como los que tienen cero en las columnas de
duracin optimistas esperada y pesimista no sern
calculados , tal como se aprecia en la ilustracin
siguiente en la que se observa que los
valores conocidos ya no llevan el signo ? .
47

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Una vez que se han ingresado los valores y calculados las Duraciones el Anlisis
PERT permite que se puedan visualizar los distintos escenarios creados por cada
una de las duraciones ingresadas, para lo cual hay que efectuar las acciones
siguientes:
La vista Gantt pesimista se encuentra en combinacin con
otras caractersticas del anlisis PERT de Microsoft Project
como ayuda para evaluar la duracin , la fecha de comienzo
y la fecha de fin peores de las tareas .Para visualizarla , se
presionara el botn Diagrama de Gantt pesimista de la barra
de herramientas Anlisis PERT ,similar al que aparecer a la
izquierda de la vista muestra informacin del proyecto en
forma de hoja y al lado derecho muestra en forma de grafico.
La vista Gantt optimista se usa en combinacin con otras
caractersticas del anlisis PERT de Microsoft Project como
ayuda para evaluar la duracin , la fecha de comienzo y la
fecha de fin mejores de la tarea .Esta vista se activa mediante
el botn PERT .La vista Gantt optimista tambin es una
variante de la vista Diagrama de Gantt y se comporta de igual
forma que el caso
pesimista .
La vista Gantt esperado , al igual que las anteriores , se
utiliza en combinacin con otras caractersticas
del
anlisis PERT como ayuda a la evaluacin de las duraciones ,
fechas de comienzo y fechas de fin esperados de las tareas
.Para activar esta vista se presiona el botn Gantt
esperado de la barra de herramientas anlisis PERT .
RECORDAR.- En el Campo de duracin de las vista Diagrama de Gantt, las

duraciones estimadas con el anlisis PERT
aparecer con un signo de
interrogacin que significa que es esas duraciones
hay un porcentaje de incertidumbre, es decir, que constituye un valor
probabilstico.
Los valores que se ingresaron directamente en el campo Duracin sin indicar el
optimista , el esperado y el pesimista , es decir los valores determinsticos ,no
llevaran el signo de interrogacin .
Dar Duracin a una Tarea usando el mouse
Alternativamente , tambin se puede ingresar la duracin de una tarea utilizando
el mouse ,para lo cual hay que colocar el puntero del mouse en el borde
derecho de la barra de Gantt de la tarea a la que se sigue , arrastrando hacia la
derecha o a la izquierda para determinar la duracin de la tarea , la cual se podr
ir viendo en el cuadro informativo Tarea donde la Duracin : y la fecha de Fin
irn variando conforme se arrastra el mouse hasta obtener el valor deseado .
4
8

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
4
9

Project
Presupuestos
con S10
IMPORTANTE.- La duracin, cuando se define con el mouse, ser una duracin estimada
y, por lo tanto,
llevara el signo de interrogacin en la columna duracin del diagrama de Gantt.
Relacin de dependencia entre tareas :
La vinculacin es el proceso mediante el cual se establece una relacin de

dependencia entre las tareas
, tambin conocida como vinculo o relacin de precedencia , de tal manera que
se define la forma en que el comienzo o fin de la tarea depende del comienzo
o fin de la otra. La lnea que vincula las tareas en las barras de Gantt se
denomina lnea de vnculo. Una tarea puede tener varias predecesoras y varias
sucesoras. Un proyecto es algo ms que una simple relacin
de tareas
aisladas ya que normalmente muchas de esas tareas estn relacionadas unas a
otras.
En la hoja de tareas se ha escrito el nombre de las tareas un aa continuacin de
la
otra
y
hasta
ahora
todas
estn
programadas para comenzar al mismo tiempo .Aun si se ha definido
que tarea debe comenzar o finalizar con relacin a otras tareas .
Las tareas se vinculan definiendo una relacin entre sus fechas de comienzo y de
fin .Existen cuatro tipos de relaciones de dependencia o vnculos entre tareas:
49

Project
Presupuestos
con S10
50

Project
Presupuestos
con S10
ESTABLECER
TAREAS
LA
RELACION
DE
DEPENDENCIA
ENTRE
Muchas veces puede que se necesite relaciones de dependencia entre tareas

diferentes que la predeterminada , es decir Fin a Comienzo (FC) .Estableciendo
correctamente los vnculos entre tareas, a menudo se puede acortar el tiempo
que se tomara para complementar el proyecto y se podr optimizar el uso de os
recursos .Existen diferentes formas de definir los vnculos entre tareas :
Establecer
el
predeterminado
vnculo
Cuando se desea establecer un vnculo

Fin a Comienzo (FC) (predeterminado)
entre dos o ms tareas, se pueden optar por cualquiera de los mtodos siguientes:
Si las tareas se vincularan en el orden en que se encuentra
de menor a mayor Id- seleccionar todas las
tareas que se vincularan , y luego hacer clic en el
botn Vincular tareas
en la barra de
herramientas Estndar .Las tareas se
vincularan de
modo tal quela que
tiene menor
nmero de Id ,siempre ser predecesora de la que
tenga numero de Id siguiente , tal como se muestra
en la ilustracin que sigue :
Otro mtodo consiste, en arrastrar con el mouse, en el Diagrama Gantt, desde la
barra de la tarea predecesora hasta la barra d sucesora. En este caso ,aparecer
una ventana que indica cmo se define el vinculo Fin a Comienzo y el mouse
toma la forma de eslabn que se encuentra en el botn Vincular tareas , tal
como se muestra en la ilustracin que sigue :
A pesar que no es usual , tambin se puede hacer una seleccin de tareas no

adyacentes y vincular con la relacin de dependencia Fin a Comienzo .Se debe
tener presente que con este mtodo de predecesoras no necesariamente ser la
tarea del menor Id , sino que se establecer el vinculo en el orden en que se
hayan seleccionado las tareas .Por ejemplo , si en el caso anterior se selecciona las
tareas en la siguiente orden :
Arquitectura (tarea 3 )
Elctricos( tarea 6 ) ,
Estructurales ( tarea 4) ,
Sanitarios ( tarea 5 )
51

Project
Presupuestos
con S10
Esta relacin de dependencia entre tareas Fin a Comienzo dar como resultado el
establecimiento de los vnculos que se muestran a continuacin:
IMPORTANTE: Tambin, luego de seleccionar las tareas se puede

usar el men Edicin, vincular tareas o CTRL +F2.
Establecer cualquier tipo de vnculo:

Igualmente para establecer
cualquier tipo de vnculo
y no solamente el
predeterminado existen varios mtodos que se puedan utilizar indistintamente :
Prime Mtodo :
En la hoja d tareas
existe una columna
denominad
Predecesoras , que se visualizar moviendo la barra divisoria
vertical hacia
la derecha o desplazando
la
tabla
con
la
barra
de
desplazamiento horizontal .Para definir el vinculo
, en esta columna
colocar el sector de celda en la tarea que ser sucesora y escribir el vinculo ,
utilizando los siguientes criterios :Si el
vinculo es de Fin a Comienzo (FC)
simplemente escribir el numero d Id de la tarea predecesora , ya que es el
vinculo predeterminado .Al ser el vinculo predeterminado , no es necesario escribir
FC .
Si el vnculo no es predeterminado, escribir el vnculo siguiendo la
siguiente sintaxis:
< Id de predecesora > Vinculo de predecesora Vinculo de sucesora
Por ejemplo para la tarea 6 , 5CC en el campo predecesoras de la tabla de datos ,
significa que la tarea
6 es decir , donde se encuentra el vinculo , que es la tarea seleccionada - debe
Comenzar cuando la tarea 5 Predecesora Comienza , tal como aparece en la
ilustracin siguiente :
52

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Para establecer varias predecesoras para un atarea , al escribirlas en la columna

Predecesoras deber estar
separadas por el Separador de lista
configurado
en el Panel
de Control
de Windows usualmente es la coma o el punto y
coma -, tal como aparecer a continuacin :
Segundo mtodo : En la hoja de tareas , hacer doble clic sobre el nombre de

la tarea a la que se le debe definir si predecesora , aparecer la caja de dialogo
Informacin de la tarea , que tiene un separador Predecesoras .En la columna Id
de este separador , escribir el numero de Id de la tarea predecesora y pulsar
TAB .
Cuando esto se hace ,Microsoft Project
coloca el Nombre
de
tarea en la columna respectiva
.Igualmente ,si resulta ms fcil, hacer clic al lado derecho del campo nombre de
la tarea y se abrir una lista con los nombres de todas la tareas , desde donde se
puede escoger el nombre de la tarea predecesora .Luego ,abrir la lista de opciones
del campo Tipo
y escoger el vinculo requerido .
En la ilustracin siguiente se establece una relacin de dependencia entre la
tarea 3 (Arquitectura ) - como Predecesora y la tarea 4 (estructuras) como
Sucesoras :
Si , por error , se trata de vincular

una tare a otra que es su tarea de
resumen ,Microsoft Project mostrara un mensaje de error haciendo saber al
usuario que no es posible realizar este tipo de vinculo y sugiriendo la estrategia
5
3
para solucionar este problema .

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
5
4

Project
Presupuestos
con S10
ESTABLECER
POSICIN
ADELANTAO
En muchas ocasiones, los vnculos entre tareas no representan fielmente la forma

en que se desarrolla el trabajo. Por ejemplo , si
una tarea consiste en
confeccionar el diseo de arquitectura de una edificacin y la siguiente tarea
es calcular y confeccionar los planos de estructuras de la misma , lgicamente
el vinculo tiene que ser el predeterminado , pues
no se podra calcular las
estructuras de algo que aun no ha concebido .Sin embargo
, durante el
proceso de creacin
de la Arquitectura , puede llegar al momento es que se
genere la informacin suficiente como para empezar los clculo estructurales . Con
el fn de reducir la fecha de finalizacin del proyecto, se pueda adelantar la fecha
de la tarea estructuras en una cantidad determinada, manteniendo la relacin de
dependencia
existente. Tambin podra darse el caso de una tarea de aplicar
pintura imprimante en una habitacin .La tarea sucesora es decir la Aplicacin de
la pintura latex , no pueda realizarse hasta que la pintura imprimante haya secado
, por lo que tendra que posponer el inicio de la tarea sucesora en el tiempo que
demore el secado ,igualmente sin variar la relacin de dependencia bsica .
Para ello se utiliza el Adelanto si se desea adelantar la fecha de comienzo o fin de
la tarea sucesora o la posposicin si se desea retrasar el comienzo o fin de la
tarea sucesora.
Tanto el Adelanto como las Posposicin puede egresarse de dos formas,
teniendo mucho cuidado en ambos casos con el vnculo bsico estableciendo
entre las tareas:
Con
unidades
de
duracin o
Como un porcentaje de la duracin de la tarea
predecesora.
Para agregar un adelanto o posposicin, se pueden utilizar
tres mtodos:
Primer mtodo :
Hacer clic
exactamente sobre la lnea de vinculo
entre las tares a la que se desea dar
el adelanto o posposicin .Al hacerlo
aparecer
la
caja
de
dialogo
dependencia entre tareas
y en el
cuadro de texto Posposicin ingresar
el valor
del adelanto o posposicin
deseado ( posteriormente se ver
en detalle como aplicar estos
valores )
Segundo Mtodo: En la caja de dialogo informacin de la tarea, que se vio

anteriormente, se ingresa el adelanto o posposicin en la columna Pos.
54

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Ejemplos de aadir tiempo de adelanto o posposicin
Para
:
Comenzar la tarea actual cuando la
tarea 3 esta a medio
finalizar
Escribir en la
columna
predecesoras
3FC
-50%
Comenzar la tarea actual dos das

despus que comienza la
tarea 3
3CC+
2d
Comenzar la tarea actual dos das

antes que comience la
tarea 3
3FC2d
Finalizar la tarea actual tres das

antes que finalice la
tarea 3
Comenzar la tarea actual cuando la
tarea 3 esta al
80
%
3FF3d
3FC-20% o 3CC+80%
IMPORTANTE.- Es conveniente reiterar
que el valor del adelanto o

posposicin puede depender del tipo de vinculo entre las tareas , tal como se
sucede del ltimo de los ejemplo s , en el que cualquiera de los trminos dar
el mismo resultado .ES decir ,que se debe tener especial cuidado en definir
correctamente el signo , en el cuadro de texto Posposicin o en el campo
Predecesoras de la hoja de entrada .
En el caso que la relacin de la independencia original sea fin a Comienzo
y se deba agregar adelanto o posposicin, se deber escribir la abreviatura del
vnculo de todas maneras .Por ejemplo
3FC25%
En caso sea necesario, el tiempo de adelanto o posposicin tambin puede
darse en unidades trascurridas, agregado la letra t a las unidades de tiempo.
5
5

Project
Presupuestos
con S10
DELIMITACIONES Y
TAREAS REPETITIVAS
Al finalizar el capitulo el alumno lograra:
Establecer restricciones a algunas tareas del proyecto y conocer el concepto de las

tareas que
tiene un patrn de de repeticin.
Temas:
Concepto de delimitaciones
y tipos Aplicar
Delimitaciones a las tareas
Uso de la fecha limite
Insertar Tareas repetitivas
56

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
INTRODUCCI
N
Las Delimitaciones son las restricciones
o limitaciones que se imponen a las
fechas de comienzo o fin de algunas tareas del proyecto .Por ejemplo , se puede
especificar de n atarea puede especificar una fecha en particular debido a que
algn recursos necesario solo esta disponible a partir de esa fecha o se puede
establecer que una tarea finalice antes de la fecha definida porque en esa fecha
arribara un inspector para dar conformidad a la tarea .
Cuando se ingrese un nueva ventana tarea a un proyecto programado , a partir
de la fecha de comienzo
Microsoft Project
la asigna automticamente la
delimitacin .Lo antes posible ,Tal como se vio en el captulo 2 .En tanto ,si se
agrega una nueva tarea a un proyecto programado a partir de la fecha de fin,
le asignara
una delimitacin
Lo ms tarde posible
.A excepcin
de estas dos delimitaciones, el resto
requerirn definir una fecha .Las delimitaciones y su
impacto en la programacin son las siguientes :
Delimitacin
Lo antes Posible
(LAP)
Lo ms Tarde
Posible
No Finalizar
despus de
(NFDD)
Impacto en
la
Programaci
Flexible
Flexible
Moderada
Descripc
in
Con esta delimitacin , Microsoft Project
programa la tarea para que comience
en la
fecha ms temprana posible , teniendo en
cuenta lis dems parmetros de programacin
.No se establecen delimitaciones adicionales de
fecha en la tarea .Este valor es la delimitacin
predeterminada para los proyectos
que
se programan a partir de la fecha de
comienzo
Con esta
delimitacin ,Microsoft
Project
programa la tarea para que comience en la
fecha ms tarda posible , teniendo en cuenta
los dems parmetros
de programacin .No
se
establecen
delimitaciones
adicionales
predeterminada para los proyectos que se
programan a partir de la fecha de fin , esta
delimitacin se aplica cuando se especifica
una fecha de fin para una tarea
Esta delimitacin ndice la fecha ms tarda
posible en que pueda completarse
la tarea
.Puede finalizar en una fecha igual o anterior
a la fecha especificada
.En los proyectos
programados a partir de la fecha de fin , esta
delimitacin se aplica
cuando
se
especifica
una
fecha
de
comienzo para una tarea .
5
7

Project
Presupuestos
con S10
No Finalizar
despus de
(NFDD)
No finalizar
antes del
(NFA
D)
No Comenzar
antes de
l(NCAD)
Debe
Comenzar el
(DC
E)
Debe Finalizar el
(DFE)
Moderada
Moderada
Moderada
Inflexible
Inflexible
Esta delimitacin indica la fecha ms tarda

posible en que puede
empezar
la
tarea
.Puede empezar en una fecha igual o anterior
a la fecha
especificada
.En los proyectos
Programados a partir de la fecha de fin, esta
delimitacin se aplica
cuando
se
especifica una fecha de comienzo para una
tarea.
Esta delimitacin indica la fecha ms temprana
posible en que puede completarse la tarea.
No puede finalizar antes de la fecha
especificada .En los proyectos programados a
partir de la fecha
de comienzo ,esta
delimitacin se aplica cuando se especifica una
fecha de fin para la tarea
Esta definicin indica la fecha ms temprana
posible
en que puede empezar la tarea .No
puede empezar antes de la fecha especificada
.En los proyectos programados a partir de la
fecha de comienzo, esta delimitacin se aplica
cuando se especifica una fecha de comienzo
para un tarea.
Esta delimitacin indica la fecha exacta
en que debe empezar la tarea
.Los dems parmetros
de programacin, como las dependencias entre
tareas, los tiempo de adelanto o de posposicin,
la redistribucin de recursos
y
el
retraso
son
de
menor
importancia
con respecto a este requisito.
Esta delimitacin indica la fecha exacta en
que se debe completar
un
atarea .Los dems parmetros
de
programacin ,como las dependencias entre
tareas , los tiempo de adelanto o de posposicin
, la redistribucin de recursos y el retraso
,sonde menor importancia con respecto a
este requisito
58

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
DEFINIR UNA DELIMITACION PARA UNA TAREA

Para definir una delimitacin para una tarea, se debe seleccionar la tarea y
activar la caja de dialogo
Informacin de la tarea y efectuar lo siguiente
A. Hacer clic en el Separador Avanzado
B. Escoger el Tipo de Delimitacin
C. Definir la fecha de delimitacin
Cuando se aplica
un Delimitacin a una tarea en la columna Indicadores
aparecer un icono que indica que esa tarea tiene una delimitacin diferente a
Lo antes posible o Lo mas Antes posible y al colocar el puntero
del mouse
sobre el icono
se mostrara un mensaje indicando
el tipo de delimitacin y la fecha en que ocurrir , tal como se ve en la ilustracin
que sigue :
5
9

Project
Presupuestos
con S10
Resolver conflictos con las Delimitaciones

Las delimitaciones pueden afectar la fecha de finalizacin del proyecto o generar
conflictos con otros requerimientos del programacin .SI hay algn conflicto (o
conflicto potencial) que una delimitacin puede causar en el proyecto .En el
Asistente de planeacin se puede continuar con el cambio
independiente de los conflictos generados para luego ajustar la
programacin a ellos .
IMPORTANTE: Para tener la seguridad que el asistente de planeacin se encuentra

activo, en
Opciones. Del men Herramientas, separador General verificar que se
encuentren activadas las casillas de verificacin Consejos de Asistente
para Planeacin y Consejos sobre errores.
Por ejemplo, por razones de disponibilidad

se ha decidido que la tarea
Estructuras de los proyectos activos, deba comenzar en una fecha determinada. Al
aplicar la delimitacin, se podra estar afectando a otras tareas que se
encuentran relacionadas
a ellas, por lo que se aparecer el Asistente para
planeacin con una ventana similar a la que se a muestra a continuacin en la
ilustracin siguiente:
Como se puede ver, el

Asistente
informa de un potencial si se usa esta
delimitacin y por lo tanto , sugiere tres posibilidades :
Cancelar. No se aplicara delimitaciones alguna a < nombre de la tarea >
Continuacin, evitando el conflicto mediante la utilizacin
de tipo <nombre
de la delimitacin >. En este caso sugiere otra Delimitacin que n
o generara conflicto o que afectara menos a la programacin.
Continuar .Se establecer un delimitacin del tipo <nombre de la
delimitacin aplicada > .Si se toma esta opcin ,el usuario decide que
el conflicto no tiene importancia y que puede aplicarse afectando a otras
tareas , es decir que se ignora las recomendaciones anteriores del

Asistente .
60

Project
Presupuestos
con S10
Por qu evitar las inflexibles Delimitaciones?

Cuando se ingresan las tareas , sus duracin es y luego relacin de dependencia
entre ellas ,Microsoft Project tiene la suficiente flexibilidad para calcular los
cambios que ocurran en la programacin , as como para resolver ciertos conflicto
con recursos. Debido a que Microsoft Project toma en cuenta la delimitacin
cuando calcula
la
programacin,
es
importante
utilizarlas
solamente cuando sea estrictamente necesario
Un uso adecuado de una delimitacin ocurre cuando por ejemplo, hay un
requerimiento de una fecha exacta para la realizacin de una tarea, tal como un
evento en particular.
Efecto de delimitar una tarea que es dependiente de otra tarea puede producir
resultados no deseados
.Por ejemplo, la tarea Estructuras debe comenzar tan pronto como termine
Arquitectura .SI a la tarea Estructura se le asigna una inflexible delimitacin
de comenzar en una fecha determinada y fija , por ejemplo el da 15 y la tarea
Arquitectura
termina
antes , Microsoft Project
no podr recalcular la
programacin y sacar ventaja del fin ms temprano de la tarea y hacer que
Estructuras
pueda
comenzar
antes .
IMPORTANTE : Cuando la programacin se define desde la fecha de

comienzo ,en la informacin bsica del proyecto ,si se ingresa
una
fecha de comienzo para una tarea o se arrastra una barra Gantt para
cambiar la fecha de comienzo
,Microsoft Project
asigna una
Delimitacin No
comenzar antes de basado en la nueva fecha
de
comienzo .SI se ingresa una
Fecha de fin ,automticamente se asignara una Delimitacin No
finalizar antes de.
61

Project
Presupuestos
con S10
DEFINIR LA FECHA LIMITE PARA UNA TAREA

Cuando no se desea volver inflexible los valores de comienzo
y
fin de una tarea utilizando
las Delimitaciones
, pero
esta requiere finalizar antes de una fecha limite se podr definir esta tarea sin
que se vuelva regida e inflexible .Para definir una fecha lmite para un tarea
especfica ,seleccionar l atarea en cualquier vista de tabla y efectuar una de las
siguientes acciones :
En la caja de dialogo
informacin de la tarea seleccionar

el separador
Avanzado
y en el
marco Delimitar tarea , se encuentra Fecha limite donde se escoger la fecha
lmite de la tarea ; en el Diagrama de Gantt la fecha limite aparecer fijada
como un fecha de bordes verdes apuntando hacia
abajo luego la barra de tareas seleccionada , tal
como se muestra :
62

Project
Presupuestos
con S10
Cuando la programacin sea actualizada y la fecha de fin de la tarea exceda la

fecha limite aparecer un Icono en la columna de Indicadores el cual har saber
que se ha excedido la fecha lmite fijada .Al colocar el puntero del mouse sobre el
icono , aparecer la informacin que la fecha de fin d la tarea
es posterior a la fecha lmite fijada ,como aparece en la
ilustracin siguiente :
63

Project
Presupuestos
con S10
TAREAS REPETITIVAS
Una tarea repetitiva es aquella se repite a intervalo predecibles ,tal como una
Reunin semanal para evaluar y coordinar el desarrollo del proyectos .Tambin
pueden considerarse como tarea repetitivas aquellas que se repiten sin
periodicidad ,pero con un patrn definido en razn de su naturaleza ; por ejemplo
, en un proyecto de desarrollo de software
,pueden haber varias tareas
programadas para las distintas etapas del desarrollo que al finalizar requieran
de unas pruebas ; es decir ,que al finalizar cada una de estas tareas debe hacer
una tarea para efectuar las pruebas de cada etapa concluida
.En este ltimo
caso , la tarea repetitiva Prueba del software no tendr peridicamente , pero
si es una accin que se repite a intervalos predecibles - la finalizacin de cada
una de las etapas de desarrollo que requiere a prueba -. Y debe efectuarse al
terminar una tarea.
Insertar un atarea repetitiva
peridica
Para agregar una tarea que se repite con periodicidad a un proyecto, colocar el
selector de celda en la posicin en la que se desea aparezca la tarea y efectuar
la siguiente accin:
La caja de dialogo resultante, informacin de la tarea repetitiva, es similar

la que se muestra a continuacin y contiene los elementos que se indican:
64

Project
Presupuestos
con S10
Nombre de la tarea:
repetitiva.
Permite especificar un nombre para la tarea
Duracin:
Se utiliza para especificar la duracin de cada

ocurrencia de la tarea repetitiva.
Patrn de repeticin:
Especificar la frecuencia con que se repite la

tarea .Esta frecuencia puede se Diaria, Semanal,
Mensual y Anual .Para cada frecuencia de
repeticin hay diferentes opciones que puede
adoptar la tarea.
Intervalo de repeticin:
Especificar el periodo de tiempo durante el cual

tiene lugar la tarea repetitiva o el nmero total
de ocurrencias .En forma predeterminada,
Microsoft Project asume que la tarea repetitiva
se efectuara durante todo el proyecto .Sin
embargo, permite una fecha de inicio
(Comienzo) y una fecha de fin (terminar el); o
establecer un numero de ocurrencias activando
el botn de opciones Terminar despus de #
veces.
Dependiendo de la frecuencia escogida en el lado

izquierdo del Patrn de
repeticin , el marco que esta a su derecha cambia de la siguiente forma:
Si se escoge el patrn de repeticin Diariamente, ser posible activar el botn
de opcin Das para permitir que la tarea ocurra en cualquier da de la semana
(incluyendo sbados, domingos o feriados registrados en el calendario) o el botn
de opcin Das Laborales para programar la tarea solo en los das laborables
especificados en el calendario del proyecto. En ambos casos la frecuencia de
repeticin
del evento puede ir desde cada da hasta
doce das:
Si e escoge Semanalmente, ser posible especificar el rango de frecuencia

desde cada semana hasta cada doce semana en lo que ocurrir y, a
continuacin, definir el da o los das de la

semana en los que ocurrir a tarea repetitiva.
65

Project
Presupuestos
con S10
Si se escoge Mensualmente, se podr definir una fecha o un da de la

semana . con una frecuencia entre cada doce meses .Por ejemplo, sera
posible especificar el da quince cada tres
meses o el ltimo jueves de cada cuatro meses.
SI se escoge Anualmente, ser posible especificar una fecha

o un da de la
semana .Por
ejemplo, sera posible especificar cada quince de julio o cada segundo lunes de
octubre.
Podra darse el caso ,dependiendo del patrn de repeticin y la frecuencia con que
se defini la tarea repetitiva ,que una o mas ocurrencias de la tarea repetitiva deba
suceder en da no laborable ,en cuyo caso Microsoft Project presentara una caja
de dialogo similar a la que se muestra a continuacin , informando
de este
hecho y permitiendo que el usuario escoja entre programar las tareas y fechas
laborables o no crear las
ocurrencias :
66

Project
Presupuestos
con S10
Una vez establecidos todos los parmetros ,Microsoft Project crea un atarea de
resumen utilizando el nombre de la tarea repetitiva , cuyas subtareas son cada una
de las ocurrencias ,denominadas con el nombre de la tarea repetitiva seguido
de un numero correlativo de acuerdo
a la cantidad
de ocurrencias ; en forma predeterminada cada subtarea tendr una Delimitacin
No comenzar antes del , llevando la fecha en que ocurrir un de estos eventos ,tal
como se muestra enseguida :
IMPORTANTE: Una tarea normal no se puede convertir en repetitiva ni viceversa.
Insertar una tarea repetitiva no peridica

Coloca el selector de celda en el lugar donde se insertara la tarea repetitiva y
efectuar las mismas acciones como si fuese una tarea repetitiva peridica ,teniendo
en cuenta el numero de ocurrencias .Por ejemplo ,hay tres tareas (Estructuras ,
Sanitarios y Elctricos) a cuya finalizacin se requiere el establecimiento de
un protocolo de Fiscalizacin cuya duracin es de 2 das para cada una .Cada
tarea tiene duracin diferente
y a su fin deber efectuar una tarea cuya
naturaleza y duracin es la misma y
,por lo tanto , esa tarea repetitiva no podra ser peridica . En la ilustracin
siguiente se muestra ,a
modo de ejemplo ,las tres tareas que requieren
d la prueba :
67

Project
Presupuestos
con S10
En la primera celda disponible debajo de las tareas insertar una tarea

repetitiva de las siguientes caractersticas:
A. Nombre :Fiscalizacin
B. Duracin : 2 das
C. Patrn de repeticin : Diariamente
Intervalo de repeticin: terminar despus de 3 veces tal como aparece a continuacin:
Se insertara una nueva tarea repetitivamente con 3 eventos cuyo Comienzo tiene
una Delimitacin No comenzar antes del
68

Project
Presupuestos
con S10
Tal
como se explico
anteriormente
,todas las ocurrencias de una tarea
repetitiva tienen en forma predeterminada una Delimitacin No Comenzar antes
del que , objetivamente , es la que proporciona la periodicidad .Por lo tanto ,para
que cada ocurrencia de la tarea repetitiva deje de tener periodicidad
.Por lo tanto, para que cada ocurrencia de la Tarea repetitiva deje de tener
periodicidad s se le debe quitar esa Delimitacin y hacerla que comience Lo antes
posible .Par esto ,seleccionar todas las ocurrencias y no la Tarea repetitiva es si -,
y abrir la caja de dialogo Informacin de Tareas Mltiple ( se abre con el
botn Informacin de la tarea tal como se vio
anteriormente )
.En el
separador Avanzado , en el cuadro combinado Tipo de delimitacin, escoger Lo
antes posible ; luego de vincular cada tarea con su predecesora respectiva ( en la
ilustracin siguiente de ejemplo , tarea 4 con Tarea 9 , Tarea 5 con Tarea 10 y
Tarea 6 con Tarea 11 ), dando el resultado que se muestra a continuacin :
RECORDAR: Es muy importante recordar que las tareas repetitivas

no peridicas, lo son en razn de su naturaleza y no dependen de una
frecuencia de repeticin peridica.
69

Project
Presupuestos
con S10
USO DE RECURSOS
Establecer la lista de recursos que trabajan en las distintas tareas del proyecto y sus
parmetros
de costo y disponibilidad bsicos
Temas
Crear el Fondo de recursos del Proyecto

Definir la Disponibilidad de los Recursos
Actualizar las Tasas de Pago
70

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
El Personal ,suministros ,equipamiento y material necesario para llevar a cabo las

tareas del proyecto constituyen los Recursos .La asignacin de recursos a las
tareas
puede convertirte
en parte importante del xito en el administracin
del proyectos , Sobre todo en la fase de programacin. Se recomienda asignar
recursos a las tareas cuando el objetivo se :
Llevar a cavo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el

equipamiento asignado a las tareas.
Garantizar responsabilidad y comprensin del proyecto .Cuando las
responsabilidades estn claras, existentes un menor riesgo de pasar por
alto alguna tarea.
Aumentar la flexibilidad del planeamiento en cuanto al modo y al
momento en que debe
estar terminadas las tareas.
Controlar los recursos con sobreasignacin o infra asignacin de trabajo.
Determinar los Costos de los recursos y proyecto para poder controlarlos
Con Microsoft Project. se puede asignar recursos a las tareas y ,despus usar
las herramientas y presentaciones disponibles ,para administrar estos recursos
y el proyecto completo ,de forma ms eficiente ,permitiendo , entre otras cosas :
Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programacin
contiene el personal. El equipamiento y material adecuado.
Crear programacin de trabajo para los recursos.
La informacin de los recursos se almacenara con cada proyecto y la cantidad de
informacin que se introduzca depender del nivel de detalle deseado .Por
ejemplo , es posible asegurar simplemente
que cada tiene un recurso ,junto con las
asignaciones de tareas .
SUGERENCIA: Si no se desea realizar un seguimiento de los recursos, no

es preciso introducir ninguna informacin referida a ellos .Si no ingresa
informacin acerca de los recursos, Microsoft
Project
calculara la
programacin
utilizando solo la informacin acerca de la
duracin de las tareas y la relacin
de
dependencia entre ellas.
Las asignaciones de los recursos afectan a la periodo de tiempo que tarda en

finalizar un atarea ; esto se denomina programacin
condicionada por el
esfuerzo
.En funcin de las asignaciones
de los recursos ,Microsoft Project
calcula tambin los costos
de
los recursos y tareas si se considero
informacin sobre costos y la cantidad de trabajo completado .Si una tarea
7
1

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
cuando programe
esa tarea .Por
tiene duracin fija

,Microsoft Project omitir el trabajo del recurso
ejemplo viaje a la obra
puede ser una tarea de duracin fija ,ya que siempre tarda
independientemente de la cantidad de trabajo que se haya realizado .
lo mismo
7
2
Qu es el Condicionamiento por el esfuerzo?

El mtodo predeterminado de asignacin de recursos hace que la duracin de la
tarea sea condicionada por el esfuerzo realizado para efectuarla .Esto significa
que la duracin de un atarea aumenta o se reduce e funcin de los recursos
asignados, mientras el esfuerzo, cantidad de trabajo para realizarla se mantiene
invariable.
Por ejemplo ,una tarea puede tener programada 32 horas de trabajo para poder
ser complementada con una duracin de 2 das solo completara 16horas -2 das a
8 horas /da .Si se asignan dos recursos a
8 horas al da completaran las 32 horas en 2 das -2 recursos a 8 horas /da por
2 das realizaran 32 horas de trabajo .La programacin condicionada por el
esfuerzo solo es aplicable a los recursos de trabajo y no a los materiales que se
agreguen o quiten de una tarea .Despus de conocer la forma de asignar los
recursos se ver ,e en este mismo Capitulo y con cierto detalle. La forma en que la
asignacin afecta a la duracin de las tareas.
CREAR UN FONDO DE RECURSOS PARA

EL PROYECTO
Antes de asignar recursos a las tareas ,se debe crear un

Fondo de recursos para el proyecto con el fin de ahorrar
tiempo posteriormente cuando deban asignarse los recursos
a cada tarea
.Para ello ,se deber activar la hoja de
recursos ,desde el men Ver .
La hoja de recursos muestra informacin acerca de cada

uno de los recursos en un formato tabular semejante al de
una hoja de clculo .De manera predeterminada, la tabla
Entrada para recursos se compone de columnas que
contiene los siguientes campos:
CAMPO
DESCRIPCION
Id
Indicador
es
Nombre del Recurso
Contiene el nmero de identificacin

correlativo que Microsoft Project asigna
automticamente a cada recurso que
se agregue a la tabla de Entrada para
recursos. Este campo no se puede editar
Los indicadores son pequeos iconos
que presentan informacin o notas
relativas a un recursos .El campo
Indicadores se encuentran situado a la
derecha del campo Id y aparece en
diversas tabla .Este campo tampoco se
puede editar
Permite ingresar el nombre del recurso

,sea este humano , de equipamiento o
material que pueda ser utilizado en el
proyecto
activo o que
pueda ser
compartido con otros proyectos y
que permita representar e identificar
claramente al recurso
Tip
o
Etiqueta de Material
Inciale
s
Grup
o
Capacidad mxima
Proporciona opciones
para definir
el tipo de
recursos : trabajo o Material .Los recursos de
trabajo
esta
formados
por personas
equipamiento
y cualquier
elemento que tenga un costo
por unidad de
tiempo .Por ejemplo trabajador que gana S/.225 a
la semana ,un Cargador frontal que cuesta S/.134
por hora , o un Sala de conferencias
que
cuesta
S/.2,500 ala semana .Los recursos
materiales son suministros consumibles
Permite ingresar la unidad de medida propia
del recurso
material ;por ejemplo ,toneladas ,caja o metros
cbicos .Esta etiqueta se utiliza conjuntamente con
las unidades de asignacin de recursos materiales
; por ejemplo 2 toneladas o
425 Litros .Cuando el recursos es de trabajo
Se utiliza
para facilitar una identificacin mas
rpida
de
los
recursos
.De
manera
predeterminada, el campo Inciales
toma la
primera
letra del nombre del recurso ; sin
embargo ,lo recomendable es asignar
inciales
que permitan identificar inequivocablemente al
recurso .Por ejemplo ,si hay los recursos
Administrador, Arquitecto y Albail ,todos llevaran
en forma predeterminada la inicial A y si
permanece esa inicial para los tres recursos ,no
habra forma de identificar a uno de ellos en
Sirve para organizarse e informar
con mayor
facilidad acerca de los recursos .un grupo es
una serie de recursos que comparte algunas
caractersticas, agrupados bajo
un mismo
nombre.
Por ejemplo
es
posible
agrupar
recursos por su funcin y utilizar
nombres
como
Carpinteros
o
Editores. Tambin es
posible agrupar los recursos por tipo de contrato,
como Contratados y Estables. Agregar el campo
Grupo a una hoja de recursos cuando se desea
mostrar, ordenar, modificar o filtrar los recursos
La capacidad mxima es el nmero mximo de
unidades disponibles
de un
recurso .El campo Capacidad mxima contiene
el porcentaje mximo o el nmero
mximo de unidades
que
representan
la
capacidad mxima
de
que dispone un
recurso para realizar cualquier tarea .El valor
predeterminado del campo Capacidad mxima es
100% o 1 unidad ,segn se hay configurado .Por
ejemplo en una tarea de albailera ,se podra
asignar dos unidades o 200% ,es decir
,dos albailes .Si solo se dispone de uno ,se
puede asignar unidades de 50% la mitad del
tiempo de un albail a la tarea. Si se tiene tres

Project
Presupuestos
con S10
Tasa
Estndar
Tasa horas extras
Costo /
Uso
Se utiliza par ingresa la taza de pago por trabajo

normal realizado por un recurso. Siempre que un
recursos notifica trabajo real ,el costo del trabajo
se calcula multiplicando
el trabajo real por el
valor del campo Tasa estndar .Para ingresar la
Tasa estndar se debe utilizar las unidades de
tiempo igual que la
duracin
(minutos
,horas,
das
,meses y ,
adicionalmente, aos) escribiendo el valor seguido
de la barra diagonal (/) y la unidad de tiempo .Por
ejemplo 1325 /ms (que equivale a 1,325 al mes
).Si no se escribe ninguna unidad de tiempo,
Microsoft
Project asume que son
Permite ingresa la tasa de pago para el trabajo de
horas extras realizando por un recurso .Siempre
que el recurso informa trabajo de horas extras
real , el costo de ese trabajo se calcula
multiplicando el trabajo de hora extra real por
esta tasa .Este valor se debe ingresa ya que
Microsoft Project no permite calcular
Para un recurso de trabajo
(personas o
equipamiento), el campo costo
/Uso permite
ingresa el costo que se acumula cada vez que se
utiliza un recurso .SE suma cada vez que una
unidad de un recurso
se asigna una tarea. No
vara segn la cantidad de tiempo que se utilice
un recurso .Ingresar un costo por uso si un recurso
d trabajo cobra una tarifa fija en vez de o dems
de una tarifa variable o una tarifa por unidad de
tiempo .Para un recurso
material
, el campo
costo
por uso muestra el costo de que se
acumula cada vez
que se utilice
independientemente del nmero de unidades del
recurso que asigne. Por ejemplo un albail cobra
una taza por hora de trabajo, pero tiene una
asignacin por uso de sus herramientas que se le
debe pagar cada vez que se le asigna una tarea y
solo por una vez.
Si los albailes tienen un costo por uso de
$100
y
son necesarios tres albailes para realizar una
tarea el costo ser de $ 300 que se pagaran
una sola vez en la tarea, independiente del
tiempo que trabajen los recursos. En un proyecto
se utilizan ladrillos y asociados a su uso hay una
taza por almacenamiento de $850000; ese sera
su costo por uso- ya que no esta en funcin a la
cantidad de ladrillos a utilizar. Los costos por
uso no dependen nunca de la cantidad de
trabajo que debe hacerse; son costos nicos que
se asignan cada vez que se utilice el recurso.
Mientras que un costo por uso para un recurso de
trabajo depende del nmero de unidades de
recursos utilizadas .un costo por uso para un
75

Project
Presupuestos
con S10
Acumul
ar
Calendario Base
Cdig
o
Este campo acumular ofrece opciones para definir

cmo y cuando se debe cargar, o acumular, las
tazas estndar y de horas extras de un recurso
al costo total de una tarea. Las opciones son:
Comienzo
Fin
Prorrateo(predeterminado)
Suponiendo que unos de los recursos del proyecto
es un consultor al que se le paga a la finalizacin
de las tareas asignadas por las horas trabajadas,
en el campo acumular de la vista hoja de recursos,
seleccionar la opcin FIN para ese recurso. A
medida que cada una de las tareas asignadas al
consultor se marque como completada, su tasa se
encargar al costo de la tarea.
El campo calendario base indica el calendario base
que utilizar un recurso o grupo de recursos. En la
lista aparecer los tres calendarios predefinidos,
as como cualquier calendario base que se crea
posteriormente.
El campo cdigo contiene cualquier cdigo,
abreviatura o numero que se desee escribir como
parte de una informacin de recurso. Utilizar este
campo cuando desee mostrar, filtrar, ordenar o
modificar cualquier cdigo especial que se use
para identificar la informacin del recurso.
Suponiendo que se utilizan cdigos de centro de
costo, en la hoja de recursos, se podra filtrar los
recursos para mostrar solo aquellos que estn
asignados a determinados centros de costos.
IMPORTANTE.-
Si bien la capacidad mxima predeterminada se da en

PORCENTAJE, se puede configurar para definirla tambin como valores decimales
(unidades). En el men herramientas hacer clic en opciones y, a continuacin,
en el separador programacin. En la lista desplegable mostrar las unidades de
asignacin como: escoger entre porcentajes o valores decimales (unidades ) ,En el
men He rramientas
,hacer clic en Opciones y , a continuacin ;escoger entre Porcentaje o Valores
decimales ,Tal como se muestra a continuacin :
76

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
En medios corporativos en los que se cuentan con una planilla de recursos que
pueden ser utilizado en distintos proyectos, es aconsejables crear un proyecto que
no cuente con tareas
y que nicamente cuenten con recurso, lo que
constituir el Fondo de recursos de la empresa
.Como
se ver posteriormente , los recursos de un fondo de
recursos pueden ser compartidos por varios proyectos, facilitando tanto la
asignaciones de recursos que trabajen varios proyectos a la vez.
78
DEFINIR
RECURSO
LA
DISPONIBILIDAD
DEL
A menudo sucede que un recurso no estar disponible durante toda la ejecucin

del proyecto ,
,Si se conoce la disponibilidad de aquello recursos que se
encuentres en esa condicin , es recomendable definir su disponibilidad antes de
iniciar la asignacin .Para efectuar esta accin ,en la hoja de recursos
,hacer doble clic sobre el nombre del recurso de quien se definir su disponibilidad
, y aparecer la caja de dialogo Informacin del recurso , que en su separador
General tiene una tabla para definir Disponibilidad del recurso .En esta taba en
forma predeterminada
se establece que el recurso
estar disponible durante todo el proyecto .
Sin embargo si este fuese el caso ,se puede especificar Disponible desde : y
Disponible hasta cuando habr disponibilidad
del recurso .Si
asigna un
recurso no disponible ,se creer un conflicto de asignacin denominado
sobreasignacion , cuya solucin ser tratada posteriormente .La disponibilidad del
recurso se define en una tabal similar a la que se muestra en la ilustracin que
sigue :
Si un recurso estar disponible a partir de una fecha posterior al inicio del

proyecto y esta disponible ser a continuacin hasta la finalizacin del proyecto
, en el cuadro Disponible hasta debe quedar escrito N.A y
en
Disponible
hasta ,la fecha
en la que el recurso
dejara
de
estar disponible
.Adicionalmente ,se puede determinar , bsicamente en el caso de recursos cuya
capacidad mxima es mayor a que la unidad , si esta disponible alcanzar a todos
o solo algunos recursos .

Project
Presupuestos
con S10
Por ejemplo, suponer que en la hoja de recursos se han definido 5 unidades como
capacidad
mxima de un recurso, pero desde el comienzo del proyecto uno de ellos se
encontraran de vacaciones y reingresara en una fecha determinada, tal como el
15 das .La forma de configurar la disponibilidad de estos recurso har uso de su
periodo vacacional por 15 das .La forma de configurar la disponibilidad de estos
recursos seria tal como se muestra en la tabla de Definicin de recursos:
Los datos ingresados en

Disponibilidad , significan:
la
Tabla
de definicin de
la
Primera fila : desde el inicio del proyecto (NA) hasta el 15/05/2006 ,da anterior
al que se reincorporo el recurso que estaba de vacaciones , hay 4 recursos
disponibles .
Segunda fila: A partir del 16/5/2006, que se incorpora el recurso que estaba de
vacaciones a, hasta el
31/5/2006, da anterior a que el otro recurso empiece sus vacaciones, habrn 5
recursos disponibles.
Tercera fila: A partir de 1/6/2006, fecha en que sale de vacaciones el
segundo recurso, hasta el
15/6/2006, fecha anterior al da que se reincorpora, habr 4
recursos disponibles
Cuarta Fila: a partir de 16/01/2006 se reincorpora
el final del proyecto habr 5 recurso disponible.
IMPORTANTE:
el segundo recurso y hasta
La tabla de disponibilidad tiene para ingresar hasta

100 cambios en la disponibilidad del recurso.
El valor del campo unidades no debe exceder , en ningn caso , la
capacidad mxima del recurso ingresada en la caja de recurso.
79

Project
Presupuestos
con S10
ACTUALIZAR O AGREGAR OTRA TASA DE

PAGO
Durante la ejecucin del proyecto puede darse el caso que uno ,varios o todos los
recursos deban cambiar su tasa de pago en algn momento ,k debido ,por
ejemplo , a aumentos de
sueldos o jornal programados
,bonificaciones
o
gratificaciones que deban otorgarse legalmente o compromisos laborales de
la empresa .
En Microsoft Project 2003 se puede definir diferentes cambios de tasas para

aplicarlas en el momento que se especifique el administrador del proyecto .Es
posible guardar hasta cinco tipos de tasas distintos por cada recurso, en la hoja de
recursos seleccionar el recurso al que se afectara las nuevas tasas.
Hacer clic en el botn informacin del recurso que se

encuentra en la barra de herramientas Estndar, o
doble clic
sobre el nombre
del recurso y, a continuacin, aparecer la caja de
dialogo Informacin del recurso, donde se debe activar el
separador Costos, que tiene una tabla
igual a la que se muestra a
continuacin:
80

Project
Presupuestos
con S10
En la primera fila disponible en blanco de la tabla de tasas de costo, ingresar la

fecha efectiva en que empezara la vigencia del cambio .Para ingresar esta
fecha existente la facilidad de contar con un almanaque en el campo Fecha
efectiva que se activa haciendo clic sobre el botn de la lista despegable, tal como
ya se indico anteriormente.
A continuacin, escribir en el campo Tasa Estndar de la misma fila de la tabla de

tasa de costo la informacin del nuevo costo de Tasa estndar correspondiente al
a recurso seleccionado .Si hubieses tasa de horas extras y Costos por uso para el
recurso, ingresar los valores para estos campos .En los campos de tasas de las
tablas de tasa de costo se puede incluir aumentos o reducciones de tasas de dos
formas:
1. Escribiendo tasas nuevas con valores de tasas
2. Como un porcentaje de aumento o disminucin de la tasa
IMPORTANTE: Cuando se ingrese un valor como porcentaje,

Microsoft Project calculara la nueva tasa, y no presentara el
porcentaje utilizando la formula siguiente:
Nueva Tasa = Tasa Antigua *(1+- %)
Es decir, que el valor que hay que escribir solo es el porcentaje precedido del
signo y
Microsoft Project efectuara el clculo registrando el resultado
81

Project
Presupuestos
con S10
Por ejemplo ,si

al recurso Administrador
,que tiene una taza estndar de
S/42.000.00/ao ,se le debe otorgar una gratificacin en el mes de julio del ao
2006
equivalente
a
un
sueldo
,en
el
primer campo fecha efectiva libre se debe ingresar 01/07/2006 ( de almanaque
que aparecer en la columna )
, y en la columna Tasa estndar de la misma fila ,escribir +100% ,tal como
aparecer en la ilustracin siguiente :
Aplicando la formula indicada anteriormente

se obtendr:
Nueva tasa =42,00.00
*(1+1)=84,000.00
A pesar de haber escrito un valor porcentual en la Tasa estndar, Microsoft Project

calculara, presentara y utilizara el valor resultante, a partir de la fecha efectiva
indicada, tal como se muestra:
Como la gratificacin solo se paga el mes de Julio ,a partir del primer da del
mes siguiente ,es decir el 1/8/2006 , tasa estndar del recursos debe reducirse en
50% ,y por lo tanto la formula ser ahora la siguiente :
Nueva Taza =84,000.00*(10.5)=42,000.00
82

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Es posible especificar hasta 25 cambios de tasas de recurso diferentes en cada

una las cinco tablas de tasa de costo (A a E) para poder establecer aumento o
reducciones en las tasas de los recursos
.De manera predeterminada ,los
recursos se asignan a las tareas utilizando las tasa de costos de la tabla A .
8
3

Project
Presupuestos
con S10
ASIGNACIN DE RECURSOS
Asignar los recursos a las tareas.
Temas:
Asignar los recursos a las tareas

Efecto de Condicionamiento por el esfuerzo
Reemplazar recursos
Visualizar la carga de Trabajo de los recursos
84

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
ASIGNACION RECURSOS A LAS TAREAS
Cuando ya se cuenta un fondo de recurso, es posible asignarlos

a las tareas. La forma ms rpida de asignar recursos
consisten en seleccionar una tarea o grupos de tareas y en la
vista Diagrama de Gantt, activar la caja de dialogo Asignar de
Recursos, desde la barra de herramientas estndar con el
botn Asignar Recursos que tiene el aspecto que se muestra a la
Izquierda.
La tabla de recursos cuenta con los campos siguientes:
Camp
o
Nombre del Recurso
S/D
Unidade
s
Descripc
in
Permite seleccionar el o los recursos
que se van a asignar.
Solicitud o demanda. Al preparar

proyectos para la sustitucin
de
recursos, especificar si el recurso
seleccionado debe realizar la tarea
(S)
o
si cualquier recurso con las
calificaciones
apropiadas
pueden
realizar la tarea (D)
Nivel de esfuerzo, expresado como
porcentaje o como numero decimal,
para esta asignacin. Por ejemplo, para
asignar un recurso de trabajo que
trabaje media jornada en una tarea,
especificar
0.5 o 50%. El valor predeterminado para
las unidades de asignacin de un
recurso
es
el
mismo
que
el
correspondiente a la capacidad mxima
definida en la hoja de recursos, hasta 1
o el 100%. Es decir, que si la capacidad
mxima de un recurso definida en la
hora de recursos es 1 o 100%, el valor
predeterminado para la asignacin de
este recurso ser 1 o 100%, si la
capacidad mxima de un recurso se
defina en la hoja de recursos como
0.5
o
50%,
entonces
el
valor
predeterminado para la asignacin de
ese recurso ser de 0.5 o 50%. Sin
8
5

Project
Presupuestos
con S10
Para asignar recursos a una tarea se puede hacer cualquiera de las acciones
siguientes:
Si la asignaciones es solo una unidad de recurso y es el ltimo recurso en la
tarea, seleccionar la tarea a la que se asignara el recurso en la tabla de
entrada, seleccionar el recurso en la caja Asignar Recursos y hacer clic sobre
el botn Asignar, esta accin asignara de forma predeterminada una unidad
del recurso a la tarea seleccionada.
Si la asignacin es de solo una unidad del recurso, y es el nico recurso en
la tarea, colocar el mouse en el rectngulo vacio que se encuentra al lado
izquierdo del nombre del recurso en la caja Asignar Recursos. Hacer clic
sobre el rectngulo y el puntero tomara la forma del puntero normal con la
cara indicativa de asignacin; arrastrarlo hasta la tarea en la que ser
asignado el
recuso, tal como indica la ilustracin siguiente:
Si la asignacin es de ms de una unidad de recurso cuando la capacidad

mxima del recurso lo permite, y es el nico recurso en la tarea,
a) Seleccionar la tarea en la tabla de entrada,
b)
Escribir en la columna unidades la cantidad de unidades de recurso
asignar a la tarea seleccionada que puede ser valor porcentual o en
valores decimales, dependiendo del mtodo de asignacin.
c) Hacer clic sobre el botn asignar.
86

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Si se ha de asignar una o varias unidades de un solo recurso a varias tareas.

a) Seleccionar las tareas en la tabla de entrada
b)
Seleccionar el recurso y definir las unidades que se asignaran. En caso
sea una unidad del recurso no es necesario escribir nada en la columna
unidades. En el caso de la ilustracin, se asignarn dos unidades del
recurso Dibujante
c) Hacer clic sobre el botn Asignar
8
7

Project
Presupuestos
con S10
Si se va a asignar una unidad de varios recursos a una sola tarea
a)
b)
c)
Seleccionar la tarea a la que sern asignados,

Seleccionar los recursos y
Hacer clic sobre el botn Asignar
Si se ha de asignar una unidad de varios recursos a

varias tareas.
a)
Seleccionar las
tareas
,
b)
Seleccionar
los
recurso c)
Pulsar el
botn Asignar
88

Project
Presupuestos
con S10
Al asignar recursos a las tareas, en forma predeterminada aparecer al lado

derecho de la barra Gantt de la tarea, el nombre del recurso y entre corchetes las
unidades designadas. En caso sea una unidad la
asignada, nicamente aparecer el nombre del recurso
IMPORTANTE.- Para asignar recursos sucesivamente a diferentes tareas

no es necesario cerrar la caja de dialogo Asignacin de Recursos si no ir
seleccionando las tareas en la hoja de tareas y
asignando los recursos tal como se indico anteriormente
89

Project
Presupuestos
con S10
EFECTOS DEL CODICIONAMIENTO POR EL ESFUERZO

Como se defini el condicionamiento por el esfuerzo hace que la duracin de una
tarea aumente o disminuya cuando se quita o agrega un recurso, respectivamente.
Cuando se asigna un solo recurso a la tarea, este se convierte en lo que se
denomina recurso esencial, por lo tanto si asignacin determina la
cantidad de trabajo a efectuar para completarla tarea. La ecuacin bsica del
trabajo es la siguiente:
Trabajo= Duracin x
Asignacin
Por ejemplo, para una tarea que tiene una duracin de 10 das se le asigna un recurso que
trabaja 8
horas/das, el trabajo necesario para completarla ser:
Trabajo = 10 Das x 8Horas/da = 80 Horas

Si luego a la misma tarea se le asigna 4 recursos ms, el trabajo por da ser de 40
horas/da (5 recursos a 8 horas/da)
Sin embargo, la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar el primer
recurso y no variar. Por lo tanto, si la cantidad de trabajo no puede variar y la
asignacin ha cambiado, la duracin se ver
afectada as:
Duracin =
80 horas
= 2 Das
40 horas
/da
Es decir, cuando la tarea inicialmente se le asigno un recurso, este le defini la

cantidad de trabajo necesario para completar la tarea- se convirti en el recurso
esencial de la tarea. Esta cantidad de trabajo se mantendr invariable y cualquier
asignacin de nuevos recursos, si el trabajo se mantiene constante, har que vare
la duracin.
Para comprender mejor este concepto, se plantea el problema inverso; es decir, a
una tarea de 10 das de duracin se le asigna inicialmente 4 recursos del mismo
tipo; es decir 32 horas por da. En trabajo
necesario para completar la
tarea ser:
Trabajo = 10 das x 32 horas/da = 320 horas
Si luego se le asignan un recurso adicional ahora sern 5 recursos a 8 horas
por da- y como ya la cantidad de trabajo fue definida entre 120 horas y debe
permanecer invariable, la duracin se ver
afectada de la manera siguiente:
Duracin =
320 horas
40
horas/da
= 8 das
90

Project
Presupuestos
con S10
IMPORTANTE.- si se asignan varios recursos a la vez, a la vez todos se

convierten en recursos esenciales y la tarea necesitara la suma de las
cantidades de trabajo individuales para completarse.
Los recursos materiales no estn sujetos a las reglas del condicionamiento por el
esfuerzo, de
tal modo que si se asignan otros recursos de este tipo con
posterioridad a la primera asignacin, la duracin de la tarea no se
ver afectada.
Entonces se puede llegar a la conclusin que cuando se asignan recursos, hay dos
probables escenarios:
1.- Que al asignar un nuevo recurso se desea reducir la duracin de la
tarea y mantener constante el trabajo.
2.- Que al asignar un nuevo recurso se desea aumentar el trabajo sin
variar la duracin de la tarea.
En la ilustracin del ejemplo anterior se asigno un arquitecto a la tarea 3. Si ahora
se asignan adicionalmente un Ing. Civil a esa misma tarea, la duracin se reduce a
la mitad por efecto del condicionamiento por el esfuerzo, y en la parte superior
izquierda de la celda con el nombre de la tarea aparece un triangulo verde en la
columna al colorar el puntero del mouse sobre la celda que contiende el triangulo
verde, en la columna indicadores aparecer un icono que a la vez es un cuadro
combinado que permitir escoger entre las os opciones indicadas como probables
escenarios, tal como muestra la ilustracin que sigue:
Si se activa la primera opcin, la cantidad del trabajo se mantendr en 80

horas (originalmente la duracin de la tarea era de 10 das a 8 horas/da) y en la
duracin disminuir, en este caso, a la mitad.
Si se activa la segunda opcin la cantidad de trabajo aumentar a 160 horas (10
das a 8 horas/da por 2 das) y la duracin permanecer en 10 das
Asignar
varios
recursos a la Vez
Como se vio en la asignacin con la caja de dialogo Asignar Recursos, existen
algunas limitaciones para la asignacin. Si, por ejemplo, se debe asignar a una
tarea una unidad de un recurso y varias unidades de otro recurso, lo que ocurrir
es que se asignar solo el ltimo recurso al que se le cambiaron las unidades y
no al primero. Para que no ocurra esta situacin que hara que la duracin de la
tarea disminuya o que haya que usar el icono de la columna indicadores,
causando prdida de tiempo, se
puede efectuar la asignacin mediante el uso de una
vista combinada.
91

Project
Presupuestos
con S10
Entonces, para facilitar el ingreso de

asignaciones mltiples de recursos, en la
vista de diagrama de Gantt ir al men
ventana y activar la opcin dividir.
La
ventana
se
dividir
en
dos
selecciones:
En
la parte superior el
diagrama de Gantt y en la parte inferior
un formulario. Hacer clic en cualquier
sitio del formulario y luego verificar
en el men Formato, Detalles, que se
encuentre
activado
el
formulario
recursos y predecesoras.
Para
efectuar
asignacin:
la
a) En la tabla de diagrama de Gantt seleccionar la tarea a las que se asignarn los

recursos
b)
En el formulario, hacer clic sobre el primer espacio del nombre del
recurso y
del cuadro combinado escoger el recurso asignndole las
unidades necesarias. Repetir el procedimiento para los dems recursos que
se hallan de asignar a esa tarea
c) Una vez que se han escogido todos los recursos con sus unidades de asignacin,
hacer clic
sobre el botn aceptar del formulario.
92

Project
Presupuestos
con S10
De esta forma quedan asignados todos los recursos al mismo tiempo y la cantidad
de trabajo estar determinada por la suma de las asignaciones multiplicada por 8
horas/da, tal como se muestra en la ilustracin siguiente
Con este mtodo es posible asignar fcilmente varios recursos a una tarea sin que
varen la duracin debido al condicionamiento por el esfuerzo; por tanto, es
recomendable efectuar la asignacin de esta forma, pues es ms rpida y segura.
Notar que cuando la asignacin es de una unidad (100%) no es necesario escribirla.
La cantidad de trabajo para cada una de las asignaciones individuales es de 80
horas (8 horas/da x 1 da x 10 das) y la del dibujante es de 160 horas (8 horas/da
* 2 recursos * 10 das). Al terminare la asignacin Multiple, Ms Project calcula la
cantidad de trabajo que efectuara cada recurso y la suma para determinar el
trabajo total que demanda la tarea.
En el caso del ejemplo anterior, la tarea demandar 320 horas de trabajo

que es la suma de las asignaciones de todos los recursos asignados.
93

Project
Presupuestos
con S10
Que hacer cuando un recurso va a trabajar durante todo el proyecto?

Cuando un recurso va a trabajar a lo largo de un proyecto completo como por
ejemplo, el administrador del proyecto es aconsejable asignarlo a la tarea
resumen del proyecto, si existe, para evitar conflictos por asignacin del recurso, ya
que distribuir la carga de trabajo de un recurso que trabajar en todo el proyecto
asignndolo a diferentes tareas puede convertirse en un problema serio
de asignacin por sobre o
infraasignacion.
94

Project
Presupuestos
con S10
REEMPLAZAR
TAREA
MRECURSOS
EN
UNA
En ciertas ocasiones puede ser necesario cambiar o reemplazar a un recurso por

otro. Para esto, se debe seleccionar la tarea en la que se encuentre el recurso a
cambiar y luego activar la caja de dialogo Asignacin de Recursos (si no
estuviese abierta) seleccionar el recurso que se desea cambiar y presionar el botn
reemplazar al seleccionar el recurso aparecer la caja de dialogo Reemplazar
recurso similar a la que se muestra
En la columna nombre que muestra los nombres de los recursos de fondo de

recursos, seleccionar al recurso que reemplazara al indicado en la parte superior de
la caja de dialogo. Luego ingresar el nmero de unidades del recurso nuevo,
teniendo en cuenta las mismas consideraciones indicadas para la asignacin y
hacer clic sobre aceptar.
95

Project
Presupuestos
con S10
VISUALIZAR
RECURSOS
LA
CARGA
DE
TRABAJO
DE
LOS
Estando abierta la caja de dialogo Asignar Recursos es posible visualizar el trabajo

total, el trabajo de la asignacin y la disponibilidad restante para el recurso o los
recursos seleccionados en formato de grafico o de tabla, para facilitar la asignacin
determinando en que fechas se encuentra asignado el recurso y tratar de evitar la
sobreasignacin.
Para visualiza grficamente la carga de trabajo de los recursos asignados a una
tarea, en la caja de dilogos asignar recursos efectuar lo siguiente:
A. En la tabla, seleccionar la tarea en la que se desea ver grficamente la carga de
trabajo
B. En la caja de dialogo asignar recursos, seleccionar el o los recursos cuya
carga de trabajo se desea visualizar
C. Hacer clic sobre el botn Grficos
Esto dar como resultado la informacin grafica que se presenta en la caja de

dialogo Grficos similar a la que se muestra a continuacin:
96

Project
Presupuestos
con S10
Por ejemplo, tomando como referencia el grafico de ilustracin anterior, se puede

determinar la carga de trabajo de los recursos seleccionados.
En esta caja de dialogo se puede escoger tres opciones de grafico en el cuadro
combinado Seleccione un grafico y son los siguientes:
1.- Trabajo de asignacin.- muestra el nmero de horas que los recursos de
trabajo realizan en las tareas con orientacin calendario. En grafico muestra el
trabajo realizado en las tareas seleccionadas en la hoja de tareas, el trabajo
producido en otras tareas proyecto no seleccionado y la disponibilidad restante de
los recursos seleccionados, tal como aparece en la ilustracin siguiente.
En la parte inferior del grafico se muestran los valores de origen que

son los siguientes:
Tareas seleccionadas.- muestra el nmero de horas de trabajo que los
recursos seleccionados realizaran en la tarea o en las tareas seleccionadas
en la hoja de tarea durante los das mostrados en el grafico.
Otras tareas.- muestra el nmero de horas de trabajo que los recursos
seleccionados realizaran en otras tareas distintas a las seleccionadas en la
hoja de tareas durante los das mostrados en el grafico.
Disponibilidad.- muestra el nmero de horas de disponibilidad para trabajar de los
recursos
seleccionados durante los das mostrados en el grafico.
IMPORTANTE.- si se desea visualizar solo la informacin de un recurso

o de varios pero no todos los recursos, en tareas con asignaciones
mltiples, simplemente desactivar las casillas
de verificacin de los recursos que no deban aparecer en el grafico
97

Project
Presupuestos
con S10
2.- Trabajo.- muestra el trabajo total que cada recurso realiza en todas las tareas que tienen
asignadas
En la parte inferior del grafico se presenta la siguiente informacin:

Total.- muestra el trabajo total realizado en la tarea seleccionada por
todos los recursos asignados durante cada da mostrado en el grafico.
Nombre del recurso.- muestra el nombre del recurso 7y el nmero de
horas asignadas al recurso para realizar las tareas seleccionadas durante el
da mostrado en el grafico.
3.- Disponibilidad restante.- muestra el nmero de horas de disponibilidad para
trabajar de los recursos seleccionados de los das mostrados en el grafico
98

Project
Presupuestos
con S10
Quitar un recurso de una tarea

Para eliminar un recurso de una o varias tareas, previamente se debe (n)
seleccionar la(s) tarea(s) de donde se eliminara el recurso. Luego, en la caja de
dialogo Asignacin de Recursos, seleccionar el
recurso y presionar el botn Quitar.
IMPORTANTE.- cuando se elimina un recurso de una tarea en la

que hay varios recursos asignados, la duracin de la tarea se
incrementara debido al condicionamiento
por el esfuerzo
Eliminar un recurso del fondo de Recursos
Para eliminar un recurso del fondo de recursos, estando en la Hoja de recursos,
seleccionar el recurso
eliminar y pulsar la tecla Supr. (Del o Delete) o del men Edicin, escoger Eliminar Recurso.
Si se ha eliminado un recurso y luego se desea que

vuelva a aparecer en la hoja de recursos, se
puede utilizar el botn deshacer (tambin la
combinacin de teclas
CTRL + z), inmediatamente despus de la eliminacin.
Es importante tener en cuenta que en Ms

Project solo soporta deshacer la ltima accin
y luego el botn cambia
a
rehacer
99

Project
Presupuestos
con S10
CONFLICTOS Y ASIGNACION DE RECURSOS
Al finalizar el capitulo el alumno lograr:
Resolver los diferentes problemas que se pueden presentar en un proyecto al usar

recursos.
Temas:
Identificar sobre asignaciones

Mtodos para resolver sobre asignaciones
Redistribucin automtica
Redistribucin manual de sobreasignaciones
Visita:
100

Project
Presupuestos
con S10
IDENTIFICAR
ASIGNACIONES
SOBRE
Los conflictos con los recursos ocurren cuando la cantidad requerida de un recurso
en particular, en un momento dado excede la capacidad mxima especificada
para ese recurso en ese momento. Por ejemplo, si se dispone de una unidad del
recurso ingeniera civil y se asigna una unidad de ese recurso a dos tareas que total
o parcialmente se efectan al mismo tiempo, resultara inmediatamente una
asignacin del recuso Ing. Civil en el proyecto, debido a que el mximo nmero de
unidades disponibles
es menor que la
asignacin.
Sobreasignacin.- es el resultado de asignar un recurso a ms tareas de las

que puede realizar en el horario de trabajo disponible. Ms Project determina que
recursos estn sobre asignados en funcin de los valores de trabajo y la duracin
de las tareas asignadas, el nmero mximo d unidades disponibles
del recurso y el calendario utilizado por el recurso.
La sobreasignaciones se pueden identificar
principales las que, a continuacin se indican:
de
varias
formas,
siendo
las
1.- En la
Hoja de recursos, los recursos sobre asignados se muestran el
color rojo estilo negrita; adicionalmente en la columna indicadores aparece el
icono de advertencia y al colocar el puntero del mouse sobre l, informar que el
recurso debe redistribuirse. Este es el mtodo ms sencillo y directo para
determinar que recursos estn sobre asignados, pero tiene la desventaja de no
mostrar en que momento del proyecto, en que cantidad ni en que tareas estn
sobre asignados.
2.- en el grafico trabajo de asignacin de la caja de dilogos grficos tal como se

vio en el capitulo anterior. Al modo de ejemplo, en esta modalidad grafica se
muestra la ilustracin siguiente una
sobreasignacin de recurso de
Ing. Civil:
Visita:
101

Project
Presupuestos
con S10
3.- En la vista Grfico de recursos, se muestra en forma grafica cuando y

cuanto un recurso se encuentra sobreasignado. Para usar esta vista, hay que
activar la vista grafico de recursos desde la barra de vista o desde el men Ver.
Tiene la desventaja de no mostrar directamente en que tareas se encuentra
sobreasignado el recurso, pero muestra la fecha en que ocurre la asignacin y
tambin la cantidad de esta.
4.-
Tambin
puede
usarse
la
vista
Uso
de
Recursos la cual ,adems

muestra las tareas en
lasque el recurso esta sobre asignado y la cantidad e de horas que el recurso
tiene asignado en cada tarea
, de acuerdo a la escala
temporal seleccionada .ES decir , que esta vista muestra Cuando ,Cuanto y
Donde el recurso se encuentra sobre asignado .Los nombres de los recursos sobre
asignados ,as como las horas de trabajo en las que esta sobreasignado .aparecer
en color rojo y tambin en la columna Indicadores parece el icono de la misma
forma que en la hoja de Recursos ,tal como se muestra a
continuaci
n:
102

Project
Presupuestos
con S10
Mtodos para resolver sobreasignaciones

Las soluciones de los conflictos de asignaciones, se denomina Redistribucin .Esta
consiste en tener certeza que en ningn momento de uso pico de un recurso
excede el mximo nmero de unidades de ese recurso .Las sobre asignaciones
pueden ocurrir por diversos motivos, entre ellos_
Asignacin de un recurso para trabajar a tiempo completo en
ms de una tarea al mismo tiempo: Por ejemplo, si asigna un
recurso a dos tareas de ocho horas cada una en el mismo da, el
recurso sobreasignado porque solo se puede realizar un tarea de
ocho en ese da.
Disponibilidad restringida despus de especificar fechas para el
recurso : pueden
suceder
que se efecte la asignacin
de un recurso cuya
disponibilidad en ese momento es menor que la asignacin ,por
ejemplo ,porque an no ha regresado del permiso vacacional
Un recurso
estas asignado
a una tarea de
resumen ,adems de a una o varias subtareas : si se asigna
un recurso a jornada completa a tareas especificadas de esa tarea
de resumen , el recurso esta innecesariamente
sobreasignado
porque esta asignado al resumen de todas las subtareas
,y
adems al trabajo de una o varias subtareas.
La sobreasignacin
se puede resolver mediante la Redistribucin de los
recursos de dos formas : Automticas y Manual
Con la redistribucin manual , el Administrador del proyecto debe resolver los

conflicto por si mismo utilizando diversas tcnicas y sus conocimientos de sus
alcances y limitaciones propias del proyecto .Al utilizar
la redistribucin
automtica ,Ms Project
verificara
por un turno cada uno de los recursos
seleccionados .Si un recurso esta sobreasignado ,buscara las
tareas
que
estn causando la sobreasignacin e identificacin cuales de ellas pueden ser
retrasadas .Este mtodo de redistribucin tiene de desventaja que la solucin , al
ser producida por un algoritmo matemtico , no contempla algunos conceptos ,
redistribuciones y/o limitaciones que son conocidos por el Administrador del
proyect
os
Visita:
103

Project
Presupuestos
con S10
REDISTRIBUCION
AUTOMATICA
Si la mejor solucin para resolver la sobreasignacin consiste en redistribuir el
recurso retrasando aquellas tareas que generan sobreasignacin, sin importar la
fecha de finalizacin
del proyecto Ms Project puede resolver este conflicto de
asignacin en forma automtica.
Para hacer que los conflictos de asignacin de recurso se distribuya tan pronto
como ocurra un conflicto , antes de iniciar la asignacin ir al men Herramientas
, Redistribuir recurso con lo que aparece la caja de dialogo Redistribucin
recursos , tal como siguiente :
IMPORTANTE: Ms Project no podr resolver las sobreasignaciones en

proyectos programados a partir de la Fecha de fn o en tareas que tengan
Delimitaciones infexibles
Visita:
104

Project
Presupuestos
con S10
Marco Redistribucin
Automtica:
Se debe seleccionar para que Ms Project redistribuir

automticamente los recursos cada vez que se produzca
una sobreasignacin .Si tal como se expreso antes , la mejor
solucin es retrasar las tareas ,sin importar la fecha de
finalizacin del proyecto ,es recomendable activar esta
opcin desde el inicio de la asignacin de recursos de tal
manera que los
conflictos se vayan solucionando conforme se
producen .
Manual:
Seleccionar para que ms Project redistribuira los recursos

solo cuando se presione el botn redistribuir ahora de esta
misma caja de dialogo o para redistribuir los recursos bajo
el control total del usuario .Es la opcin
predetermina
da.
Buscar
Sobreasign
acin Con el
criterio:
Borrar
valores de
redistribuci
n antes de
redistribuir:
Se utiliza para especificar el periodo de tiempo durante el

cual Ms Project buscara sobreasignaciones antes de realizar
los clculos de redistribucin
.Se considera que la tareas estn sobreasignadas
y deben
redistribuirse si el total
de trabajo asignado
excede el
nmero total de horas de trabajo
del
periodo de tiempo seleccionado .
Por ejemplo
,si un recurso
tiene dos tareas de 4 horas
programadas para comenzar a las 8:00 a.m del mismo da y
decide buscar
sobreasignaciones por das ,las tareas
programadas no excedern la cantidad de trabajo que el
recurso puede realizar en un da y no sern redistribuidas.
Se activa para eliminar retrasos o divisiones creadas por

redistribucin previa de recurso antes de intentar esta nueva
redistribucin
Marco mbito de la redistribucin de< Nombre de archivo .mpp>
Redistribucin
en proyecto
completo:
Se utiliza
para especificar que todos los recursos
sobreasignados deben redistribuirse a lo largo de todo el
proyecto.
Redistribuir
Seleccionar para especificar el intervalo de fechas en el que

han de redistribuirse
los
recursos.
En el
cuadro
Redistribuir
desde,
ingresar
la
Visita:
fecha de comienzo y en el cuadro

entre las que se
redistribuirn
los
recursos
sobreasignados.
Hasta, la fecha de fin
105

Project
Presupuestos
con S10
Marco Resolver sobreasignaciones

Orden de redistribucin :
Permite seleccionar el orden en que se
desea que Ms Project retrase las tareas que
tengas sobreasignaciones Despus de
determinar cules son las tareas que estn
provocando la sobreasignacin y cuales pueden
retrasar ,Ms Project no redistribuir las tareas
se especifiquen en el cuadro de texto
Prioridad del Separador General en la caja de dialogo
informacin
de tareas , o bien en el formulario Detalles de
tarea ,Ms Project no redistribuir tareas que tengan
una prioridad No redistribuir . Las opciones de esta
lista son las siguientes:
Solo identificador.- Ms Project retrasar la tarea con
el numero de identificador (Id) ms alto
Estndar .- Ms Project
buscara las relaciones de
predecesoras , el margen de demora ,las fechas y las
prioridades para determinar cual tarea retrasar ..
Prioridad ,estndar .-Ms Project buscara primero
las prioridades y , a continuacin ,las relaciones de
predecesoras , el margen de retraso
y las fechas para determinar cul es la mejor
tarea a retrasar.
Redistribucin
solo conforme a
la margen de
demora
disponible
La redistribucin
puede ajustar
asignaciones
individuales:
La redistribucin
puede crear
divisin en el
trabajo restante:
Redistribuir ahora :
.Se debe activar par especificar que no se desea que

al finalizar la redistribucin se retrase la fecha de fin
del proyecto; es decir que Ms Project solo retrasara a
aquellas tareas cuyo margen de demora lo permite .
Activar esta casilla de verificacin independiente de
otros recursos que trabajen en la misma tarea .Por
ejemplo si seis recursos estn asignados q una tarea
y uno de ellos est sobreasignados
,
la
redistribucin
puede retrasar
y dividir la
asignacin
para
ese recurso , en vez de retrasar y dividir la asignacin
para ese recurso , en vez de retrasa toda la tarea .
Se debe activar las casillas de verificacin con el fin
de especificar que la redistribucin puede interrumpir
tareas mediante la creacin de divisiones en el trabajo
restante en tareas o en asignaciones de recursos.
Hacer clic en Redistribuir ahora para comenzar a
redistribuir los recursos ,retrasando o dividiendo

tareas o asignaciones para eliminar los conflictos
.Si esta redistribuyendo en una vista de
recursos ,aparecer el cuadro de dialogo Redistribuir ahora.
Visita:
106

Project
Presupuestos
con S10
Se debe presionar para comenzar la redistribucin en

caso de haber seleccionado la opcin redistribucin
Manual. Si se esta redistribuyendo en una
presentacin de recursos, aparecer la caja de dialogo
Redistribuir ahora donde se debe escoger si se
efectuara
la redistribucin de los recursos seleccionados o de todo el fondo
de
recurso
s.
Borrar redistribucin
Se utiliza solo en una presentacin de tareas ,como la

vista Diagrama Gantt ,para anular el retraso producido
por efectos de una redistribucin .Cuando se usa
presenta la caja de dialogo Borrar
redistribucin como la que se muestra a continuacin :
107

Project
Presupuestos
con S10
RESOLVER
MANUALEMENTE:
SOBREASIGNACION
Cuando el mtodo de redistribucin automticamente no es adecuado a las

circunstancias,
ser preciso utilizar una o varias estrategias para resolver as
sobreasignaciones , mediante la redistribucin manual de recursos .El mtodo que
se emplee para resolver las sobreasignaciones depender de las limitaciones
impuestas en el proyecto
en general , por ejemplo ,el presupuesto ,la
disponibilidad de los recursos y la flexibilidad de las tareas que componen la
programacin .
Se debe utilizar la redistribucin de recursos solo despus de haber completado
todos los datos conocidos de las tareas .Los conflictos de distribucin
de
recursos deben resolverse manualmente cuando el proyecto puede requerir de
diversas estrategias que suelen ser conocidas solo por el usuario , tratando de
hacer los ajustes don otra asignacin de recursos o reprogramado las tareas de
acuerdo a las necesidades especificasdel
proyecto
.Cuando
se
han
de
resolver los conflictos manualmente , es decir bajo el total control del usuario , es
recomendable utilizar una de las siguientes estrategias o combinaciones de ellas:
Aumentar el mximo de unidades disponibles de un recurso: si
realmente se dispone, o puede disponer de recursos
adicionales,
aumentar la capacidad mxima
del recurso contra el presupuesto
asignado al proyecto.
Asignar un recurso diferente a la tarea donde se origina la sobre asignacin
:Esto se puede
efectuar si se dispone de otro recurso comparable
al
sobreasignado
y que pueda reemplazarlo
y realizar el trabajo sin afectar la eficiencia.( ver el capitulo 6)
Ajustar la relacin de dependencia tareas : cuando dos tareas
que son paralelas o se sobreponen parcialmente
causan un conflicto
de asignacin de
recurso ,se puede reprogramar el proyecto
de tal manera que
una de las tareas comience ms tarde .En este caso se debe tener en
cuenta el efecto que esta acciones tendrn en la fecha de finalizacin del
proyecto
Hacer que el recursos trabaje a tiempo parcial en una
tarea : Si un recurso esta sobreasignado y no se desea reprogramar
ningn de la tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitarlo de
ningn de las tareas asignadas ,se puede asignar el recurso para que
trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que
se
efecten
durante el periodo de sobreasignacin
.Verificar si el recurso es el
recurso esencial en las tareas ,en cuyo caso estas aumentaran su
duracin , pudiendo afectar la fecha de fin del proyecto .
Asignar horas extras .Si la programacin y el presupuesto del
proyecto lo permiten, se puede acortar la duracin de ciertas tareas
mediante la asignacin de horas extras .Igual que en el caso anterior
,verificar los efectos de la asignacin de horas extras en la duracin de la
tarea , a pesar que en este caso
,como
se
dijo,
la
duracin
disminuir .Pero se debe considerar que se incrementa el costo del
proyecto pues estas horas se pagaran con la taza de horas extras ,que
normalmente es ms alta que la tasa
estndar. Generalmente esta
estrategia va acompaada de un ajuste de la relacin de dependencia, ya
que al disminuir la duracin de la tarea puede dar margen al modificar
los vnculos son afectar la fecha de fin del proyecto.
Aumento los das
y horas laborables en el calendario del
recurso: Este mtodo se debe usar si no se desea que el trabajo
adicional incurra en la tasa de horas extras y si se desea que este
trabajo adicional se incluya en la programacin normal de la tarea.
Visita:
108

Project
Presupuestos
con S10
Utilizar los perfiles de asignacin del trabajo : Este mtodo se

puede utilizar cuando el recurso esta en capacidad de trabajar diferente
cantidades a lo largo de la tarea .Es decir
,que su asignacin diaria no ser uniforme ,sino que variara da a da
segn ciertos patrones previamente definidos ,que sern vistos al final de
este captulo .
Usar la Presentacin Asignacin de Recursos
Para encontrar fcilmente las tareas a las que un recurso
esta asignado y tambin las sobreasignaciones , se
pueden usar tambin la vista Asignacin de recursos
.Esta es una vista combinada que consiste
de la vista
Uso de recursos e la ventana superior a la vista
Gantt
de redistribucin en la ventana inferior
.Para
activar esta vista se puede presionar
el
botn
Vista Asignacin
de recurso
de la barra de
herramientas Administracin de Recursos , o en el men
Ver ,Mas vistas
,seleccionar la vista
indicada .
En el papel superior (uso de recurso) ,se debe seleccionar el recurso para
que en el rea inferior (Gantt
de redistribucin ) se muestren las
tareas en que las recurso esta asignado .Como ejemplo
,en
la
ilustracin
siguiente se ha seleccionado el recurso Ing.
Civil que esta sobreasignado y de la observacin
de la vista uso de
recursos
se deduce
que el recurso se encuentra sobreasignado del
recurso ocurre debido
a que ha sido asignado a dos tareas paralelas
en esos das .
Si se hubiese redistribuido los recursos en forma automtica, aparecer la

vista Gantt de redistribucin permite visualizar los efectos previos y
posteriores a la redistribucin.
109

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Para Quitar la vita combinada, del men Ventana escoger

Anular divisin.
Hacer que un recurso trabaje a
tiempo parcial
Estando en la presentacin Asignacin de recursos, en la parte superior
(Hoja de recursos) seleccionar el recurso. Luego en la seccin inferior hacer
clic sobre la tarea en la que se desea el recurso trabaje a tiempo parcial y en
la barra de herramientas Estndar, pulsar el botn Asignar recursos. En la
columna Nombre de la caja de dialogo Asignar recursos seleccionar el
recurso y en la columna Unidades ingresar el porcentaje o valor decimal,
segn se haya configurado las unidades de asignacin (tal como se indico
antes).
Por ejemplo, si se desea asignar un recurso para que trabaje una cuarta
parte de jornada diaria en una tarea, o sea el 25% del tiempo, escribir
0,25 si la configuracin esta como Valores decimales o 25%, si lo esta
como a Porcentajes .Luego repetir el procedimiento en otras tareas
en las que el recurso aun se encuentre
sobreasignado.
Recordar.-
este mtodo incrementara la duracin de la tarea La

reasignacin de un recurso para que trabaje a tiempo parcial tambin puede
tener el efecto de convertirlo en un recurso esencial, aumentando as la
duracin de la tarea .Si esto ocurriera, en la columna Indicadores habr la
opcin de modificar la cantidad de trabajo o la duracin, tal como se muestra
en la pagina
X
del
Capitulo
anterior.
Asignar Horas extras a un recurso
Para asignar horas extras a un recurso, estando en la vista Diagrama Gantt .
Seleccionar la tarea en la que se encuentre el recurso al que se le asignaran horas
extras, luego del men Ventana escoger la opcin Dividir .En la ventana inferior
debe encontrarse el formulario Trabajo del recurso .Para lograrlo
,hacer clic en cualquier lugar de la ventana inferior y en el men Formato
,Detalles, escoger Trabajo del
recurso. Si fuese necesario
asignar el recurso al que se asignaran las horas
extras , y en la columna Traba de r h extra ingresar la cantidad de horas a
asignar .Como se muestra en la ilustracin ,se estn asignando 24 horas extras en
la tarea Arquitectura al recurso Ing. Civil:
11
0

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
11
1
Observar.- que el valor de la columna Trabajo no vari, pues el trabajo

realmente se har en esa
misma cantidad de horas, de las cuales el recurso trabajara 24 en horas extras.
Tareas de duracin fija

Como se explico anteriormente ,en forma predeterminada Ms Project asume que la
duracin de una tarea esta condicionada por la cantidad de trabajo que realizaran
los recursos asignados a la tarea .Es decir ,que la duracin de las tareas esta
Condicionada por el esfuerzo .Sin embargo ,en algunos casos puede ser preferible
asumir que ciertas tareas tienen una Duracin fija ,especialmente cuando se
espera que la tarea tome una cantidad
de tiempo para completarse
independientemente del nmero de recursos asignados .Por ejemplo se conoce que
trasladar bienes de Lima a Ica en un camin toma 4.5 horas al margen de cuentos
trabajadores se asignen para el viaje. La duracin de cada tarea estar
determinada por la disponibilidad de los recursos y, los que es ms importante,
por la formula duracin = trabajo/asignacin. Si se asignan recursos, Ms Project
siempre utilizara esta frmula como la base de la programacin.
Para definir una tarea como de duracin fija se debe hacer doble clic sobre el
nombre de la tarea en la Hoja de tareas, lo cual har que parezca la caja de dialogo
Informacin de la tarea cuyo separador Avanzado tiene el aspecto que se
muestra a continuacin:
En cuadro combinado Tipo de tarea: se puede escoger para hacer la tarea de

Duracin fija y tambin desactivar la casilla de verificacin Condicionada por el
esfuerzo.
Perfiles de asignacin de trabajo

Cuando se asigna un recurso a una tarea, Ms Project asigna automticamente el
mismo nmero de horas por periodo de tiempo a toda duracin de la tarea .Esto se
conoce como Perfil uniforme .Sin embargo, esta opcin se puede cambiar para
reflejar con mayor exactitud el tipo de trabajo de un recurso a lo largo de la
duracin de una tarea especfica.
Por ejemplo, tal vez sea necesario aumentar las horas de trabajo de un recurso en
el comienzo de un asignacin de redaccin para reflejar el tiempo adicional
dedicado a investigacin, viajes y entrevistas. El
tipo de perfil de trabajo
ptimo para esta situacin se denomina Decreciente, pues tiene mayor carga de
trabajo en el comienzo, disminuyendo hacia el final.
La definicin tcnica de Perfil de asignacin de trabajo, considera que existen dos
acepciones del trmino Perfil; una en la cuales le utiliza para describir la
distribucin absoluta del trabajo a realizar, incluyendo la fecha de inicio de la
asignacin, y la otra que es usada nicamente para hacer referencia al patrn
relativo de distribucin del trabajo, sin tener en cuenta la fecha de inicio de la
asignacin. En este contexto donde puede aparecer confusin ,el trmino perfil
absoluto se utiliza para referirse a una fecha de inicio especifica mientras que el
trmino perfil relativo se utiliza nicamente para hacer referencia a la forma o
contorno del perfil, interpretarse como uno o ms segmentos ,en los cuales cada
segmento consiste de un par de elemento (Duracin y Unidades) .En forma
predeterminada ,Ms Project divide la duracin de la tarea en 10 segmentos ,salvo
que la duracin sea de tan escasa magnitud (por ejemplo, minutos) que no lo
permita. En este contexto, Duracin es una cantidad de tiempo( no
necesariamente la duracin de la tarea ) , y Unidades corresponde al rgimen de
Trabajo .
Perfiles de asignacin de trabajo

preestablecidos
Los diferentes tipos de perfiles de trabajo preestablecidos ,utilizan la distribucin
que se indica en cada caso , y debe tenerse en consideracin que no pueden ser
editados ni modificados por el usuario .A fin de mostrar claramente la forma en
que Ms Project efecta
el calculo de los perfiles , en
cada caso se incluye una ilustracin en la que en la parte superior se muestra
vista Uso de tareas (editada para que muestre una columna con el campo Perfil de
trabajo ), y en la inferior la vista Grafico de duracin fija y por lo tanto notar que
para una Duracin dada de 10 das ,los diferentes perfiles tiene diferentes
cantidades de asignacin de trabajo en el campo de la vista Uso de tareas .
Perfil
Uniforme
Este es el perfil de asignacin predeterminado, y significa que Ms Project programa
el Trabajo para que ocurra en forma uniforme a travs de toda la asignacin La
forma en que calcula el trabajo ,por segmento , tiene la siguiente distribucin :
Segment 1
o
Unidades
100%
2
100%
3
100%
4
100%
5
100%
6
100%
7
100%
8
100%
9
100%
10
100%
La forma en que cuyo trabajo ocurre mayormente al final de la tarea .La forma
en que Ms Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin:
Perfil Creciente
ES un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al final de la tarea .La forma
en que Ms
Project calcula el trabajo ,por segmento ,tiene la siguiente distribucin :
Segmento 1
Unidades 10%
2
15%
3
25%
4
50%
5
75%
6
75%
7
100%
8
100%
9
100%
10
100%
La forma en que se ha distribuido el trabajo se muestra en la siguiente ilustracin:
Perfil Decreciente
Es un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al comienzo de la tarea .La
forma en que
Microsoft Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin:
Segment 1
2
o
Unidades
100% 100%
3
100%
4
75%
5
75%
6
50%
7
50%
8
25%
9
15%
10
10%
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustracin.
Perfil Dos Picos

Es un perfil cuyo trabajo ocurre generando dos picos en la tarea .La form en que
MS Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin:
Segment 1
o
Unidades 25%
2
50%
3
100%
4
50%
5
25%
6
25%
7
50%
8
100%
9
50%
10
25%
La forma en que sea distribuido el Trabajo se muestra en la

siguiente ilustracin:
Perfil
Inicial
Pico
Es un similar al Decreciente diferenciado por el hecho que existe una rampa

inicial para llegar al pico de asignacin en la tarea .La forma en que Ms Project
calcula el trabajo ,por segmentos ,tiene la siguiente distribucin :
Segment 1
o
Unidades 25%
2
50%
3
100%
4
100%
5
75%
6
50%
7
25%
8
25%
9
15%
10
10%
La forma en que se ha distribuido el trabajo se muestra en la

Perfil
Final
Pico
Es un perfil similar al creciente

, diferenciado por el hecho que existe una
rampa al final para descender del pico .La forma en que Ms Project calcula el
trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin:
Segment 1
o
Unidades 10%
2
15%
3
25%
4
50%
5
75%
6
100%
7
100%
8
100%
9
50%
10
25%
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustracin:
Perfil Campana
Este tiene una forma acampanada .La forma en que Ms Project calcula el trabajo
,por segmento ,tiene la siguiente distribucin :
Segment 1
o
Unidades
10%
2
20%
3
40%
4
80%
5
100%
6
100%
7
80%
8
40%
9
20%
10
10%
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la

Perfil
Campana
Achatada
Este perfil con un arampa ascendente y otra descendente .La forma en que Ms
Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin:
En cada caso de los ejemplos mostrados anteriormente .Ms Project ha variado la

cantidad de Trabajo a realizar ,tal como se dijo porque la tarea ha sido considerada
de Duracin fija , lo que hace variar la cantidad
de
trabajo necesario para realizar la tarea ,utilizando el Promedio aritmtico
de los porcentajes
de distribucin del perfil aplicado .Por ejemplo
,para el Perfil Campana achatada ,ha
efectuado
el
clculo
siguiente :
prom =
25% +50% +75% +100% +100%+ 100% +75% +50%+ 25% =
70%
Es decir, que como la asignacin original en el perfil uniforme era de 80 horas, la
cantidad de trabajo se
reducir al 70%, o sea ,56 horas .
IMPORTANTE: Es por este motivo que en cada caso,, la cantidad de trabajo ha

variado a partir de una asignacin de 80 horas de trabajo par un Perfil de
asignacin uniforme.
Para cada perfil de asignacin de trabajo ,el promedio de trabajo (T

se muestra en la tabla que sigue:
Perfil
T prom
Uniforme
Creciente
Decreciente
Dos Picos
Pico Inicial
Pico Final
Campana
Campana achatada
100%
60%
60%
50%
50%
50%
50%
70%
prom)
es el que
Los perfiles se muestran en las vistas Uso de recursos de tarea .Al trabajar con
perfiles de asignacin de trabajo, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Una vez aplicado un perfil especifico a una tarea, si se agregan nuevo valores de
trabajo total a la tarea, el modelo de perfil preestablecido para el trabajo se
volver a aplicar automticamente a la tarea y a los recursos .En primer lugar, Ms
Project distribuir los nuevos valores del trabajo
de la tarea por el periodo de
tiempo afectado y despus los asignara a los recursos que trabajan en la tarea.
Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea o la fecha de comienzo de un
recurso en una tarea a la que se ha aplicado un perfil preestablecido ,el perfil
se cambiara automticamente y se volver a aplicar de manera que incluya la
nueva fecha recordar que le perfil es relativo ) Todos los valores de trabajo
comprendidos en ese periodo de tiempo recibirn nuevos a fin de mantener el
modelo del perfil original .
Cuando se modifica manualmente un valor de trabajo en la parte de escala
temporal de una vista que tiene aplicado un perfil preestablecido ,dicho perfil
preestablecido dejara de aplicarse automticamente
.No obstante ,siempre puede volver aplicarlo para redistribuir los
nuevos valores .
Si se incrementa la duracin de una tarea ,, el perfil preestablecido se ampliara
para incluir el nuevo periodo de tiempo .
Si se ha especificado trabajo real , los cambios que se realicen en el trabajo total
de la tarea o en el trabajo total restante ,se redistribuirn automticamente a los
valores de trabajo restantes y no al trabajo real .
Como se dijo anteriormente, una vez asignados los recursos a las tareas , se puede
ajustar los valores de trabajo de un periodo de tiempo especifico durante el cual el
recurso trabaja en la tarea . Estos modelos permiten ajustar la programacin y
hacerla ms precisa, Sin embargo ,se reitera que estos modelos de
perfiles preestablecidos no se pueden editar
ni modificar .
Par aplicar un perfil de asignacin de trabajo, hay que activar la vista Uso de
tareas o Uso de recurso
,desde la Barra de vista o el men Ver .

Project
Presupuestos
con S10
Para asignar un perfil de asignacin , por ejemplo en la vista

Uso de tareas , en
el
campo
Nombre
de
tareas
,seleccionar el recurso al que se desea aplicar algn
perfil de trabajo preestablecido .En la Barra de
herramientas Estndar ; hacer clic en el botn Informacin de
la asignacin (que tiene el aspecto del que se muestra la
izquierda ) y escoger el separador General
.En la lista despegable Perfil
de trabajo ,ubicar y
seleccionar el modelo de
perfil que se desee aplicar .En la ilustracin que sigue se
muestra que al recurso Arquitecto , en la tarea Arquitectura
,se le ha asignado un perfil de asignacin Pico inicial , y por
tanto ,en el campo Indicadores de la hoja
aparecer el icono que representa el modelo de perfil
seleccionado:
Para el caso de la vista uso de recurso, las tareas en las que el recurso esta asignado se
agrupa debajo y,
se sigue el mismo procedimiento;
118

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
USO DE CALENDARIO
AL finalizar el capitulo el alumno lograra:
Modificar los parmetros referidos a la jornada laboral dl proyecto,
mediante el uso de los
Calendarios.
Temas:
Tipos de calendarios
Editar Calendario Estndar
Crear nuevos Calendario Base
Asignar un Calendario base a un Proyecto ,una tarea o un recurso
Crear un Calendario de Recursos
11
9

Project
Presupuestos
con S10
TIPOS DE CALENDARIOS
En Ms proyecto hay dos tipos de calendarios; los calendarios base y los calendarios de recurso.
Un calendario base define los das laborales y no laborales normalmente para todo el
proyecto
,un grupo de recurso o tarea a las que se les asigne el calendario
.El
calendario
base predeterminado ,denominado tambin Calendario del proyecto , es
denominado Estndar
.utiliza un semana laboral de Lunes a Viernes desde las 09:00 hasta las
19:00(7:00 PM) con dos horas de descanso y sin feriado da de 8 horas
laborales efectivas ,semana laborable de 40 horas .Es muy importante
establecer que esta calendario no considera
, de forma predeterminada , ningn tipo de da no laborable que no sea los
sbados y domingos.
Un calendario de recurso define los das laborables y no laborables , es
decir que contiene las excepciones al calendario base , para un recurso
especifico cuyo horario laboral puede no concordar con los calendarios
base .Se puede ajustar el calendario del recurso para programar vacaciones
,trabajo parcial u horas extras , siempre y cuando vaya a ser usado
en todo proyecto
EDITAR
ESTANDAR
EL
CALENARIO
Para reflejar exactamente los das y horas laborables de todas las personas
que trabajan en el proyecto de tal manera que pueda ser utilizado como
base para crear laborables del calendario
,se puede cambiar los das y horas
laborables
del calendario Estndar
.Se puede especificar los das y horas no
laborables normales
,como fines de
semana y noche ,as como los das feriados
las vacaciones . Para efectuar cambios en el
Calendario base, en el men Herramientas
escoger
Cambiar
calendario laboral abrindose la caja de
dialogo que se muestra a
continuaci
n:
120

Project
Presupuestos
con S10
Configurar un feriado (da no laborable diferente del predeterminado)

Como se indico anteriormente, el calendario Estndar no contiene los das
feriados nacionales o institucionales, por lo que, a efecto de no programar
trabajos en esos das, se debe configurar este calendario base para que esas
fechas figuren como no estos periodos no predeterminados
.Para
hacerlo:
A. Seleccionar el mes en que ocurrir el feriado mediante el uso
de la barra de desplazamiento vertical ( en el caso de ilustracin
8-2 que sigue , julio del 2006 )
B. Seleccionar el da o los das que son feriados.
C. En el marco Establecer
fechas seleccionadas como activar el
botn de opciones periodo no laborables , tal como se muestra a
continuacin para los das viernes 28 y sbado 29 julio 2006.
Para seleccionar varios das, hacer clic primero de ellos y luego mantenimiento
presionada la
tecla CTRL hacer clic en los dems que se desee seleccionar.
Al hacer clic sobre el botn Aceptar, los das seleccionados habrn cambiado a
periodo no laborable y en el calendario aparecer marcado con color gris
(de acuerdo a la leyenda el color gris
indica No
laborable)
Visita:
121

Project
Presupuestos
con S10
Cambiar el horario laboral

Podra darse el caso en que r por regulacin laborales o propias de la empresa
,una fecha deba ser laborable pero con un horario diferente al predeterminado
.Para establecer un horario diferente al predeterminado , seleccionar la fecha en el
calendario e ingresar las horas en las que se desea que el trabajo comience en los
cuadros Desde : y las horas en las que se desea que el trabajo termine en los
cuadros Hasta : en un proyecto puede ser necesario definir calendarios para
diversos grupo de recursos que trabajaran
la misma cantidad de horas y con
los mismos das de descanso pero con horario distintos .Para reflejar estos
horarios ser necesario preparar nuevos Calendarios base .
Por ejemplo , la Gerencia de la empresa decide que el dia jueves 27 de julio 2006
sea laborable pero desde las 9:00(9:00 a.m) Hasta las 12:00p.m (12:00 pm) , lo
que constituye un periodo laborable no predeterminado .
A. Seleccionar la fecha
B. Hacer clic en el botn opcin Periodo laborable no predet.
C. Cambiar el horario laboral como se indica en la ilustracin siguiente :
122

Project
Presupuestos
con S10
CREAR NUEVO CALENDARIO BASE

Para que el nuevo Calendario base contenga los mismos feriados que el calendario
actual del proyecto , se puede hacer una copia del calendario Estndar ,
abriendo la caja de dialogo Cambiar calendario
laboral , como se vio anteriormente en este mismo Capitulo
RECORDAR: anteriormente se edito el Calendario base Estndar para que reflejen los
periodos no
laborables y los cambio de horario que se aplicaran a todos los estndares del proyecto.
En la ventana cambiar calendario laboral hacer clic sobre el botn Nuevo y

aparecer la caja de dialogo Crear nuevo calendario base ,que en forma
predeterminada lleva a el nombre de Copia de estndar .En el cuadro de texto
Nombre : reemplaza el nombre predeterminado por el nuevo nombre del
calendario
(en el caso de la ilustracin que sigue se le ha cambiado a
Administracin ) .Este ser el nombre de un nuevo calendario para un grupo de
recursos que por ejemplo ,trabajan en algunas reas especificadas y requieren
de un horario de trabajo diferente al del resto .
Debido a lo que desea es crear un nuevo calendario basado en una copia del
calendario Estndar , al que se le configuraron los feriados y adems das no
laborales ,hacer clic sobre el botn A ceptar ; y en la caja de dialogo Cambiar
calendario laboral aparece actualizado en cuadro de texto Para : con el
nombre del nuevo calendario Administracin , Como se muestra
en la siguiente :
123

Project
Presupuestos
con S10
OBSERVAR: Las fechas que se definieron como periodos no

laborables y laborables no predeterminados en el calendario estndar
figuran ya editados, pues el nuevo calendario se ha
hecho como una Copia del calendario Estndar
A parir de este momento se puede comenzar a editar el calendario, por

ejemplo, cambiar el horario laboral .para reflejar los periodos laborales
reales de los recursos y tareas
a los que se apliquen este calendario sin afectar al calendario base Estndar
Una vez creado el nuevo calendario, en el caso mostrado Administracin,
hay que cambiar, de ser necesario, El horario laboral .Por ejemplo, los
recursos o tareas a los a que se aplique este nuevo Calendario base,
trabajaran de la forma siguiente:
Semana Laboral: De lunes a
sbado
Horario Laboral: De lunes a Viernes de 8:00 a 12:00 y de
13:00 a 17:00
Sbados: De 8:00 a
13:00
Para definir las horas laborales de todos los das de la semana, excepto
Sbados del da lunes (L) y arrastrar hasta el viernes (V), desplazando el
mouse sobre los encabezados de los das de la semana .Tambin se puede
hacer clic con el mouse sobre el encabezado del da viernes .La ilustracin
que sigue muestra cmo seleccionar das consecutivos para cambiar el
cambiar el
calendario
laboral:
124

Project
Presupuestos
con S10
Aunque no es comn que un horario laboral

vari cada da ,para
seleccionar das no consecutivos ,por ejemplo Lunes ,Mircoles
y
Viernes , hacer clic sobre el encabezado de cualquier de esos das y
luego manteniendo
presionada la tecla CTRL ,hacer clic
sobre los otros
.En este caso ,el orden en que se haga clic es irrelevante
.A continuacin ,se indica la forma en que puede hacerse es accin :
IMPORTANTE :
Si se seleccionan das de la semana las ediciones o

modificaciones tendrn efectos en todos los meses que dure
el proyecto
mientras que cuando se selecciona una fecha definida ,tal como el 28 julio ,la
edicin solo tendr efectos en esa nica fecha . Si se selecciona das de la
semana como el ejemplo de la ilustracin 8 -6 los cambios al horario laboral no
afectaran a los das que se editaron en el calendario Estndar .Es decir, que si
se cambia el horario laboral de lunes a viernes, los das 28 y 29 de julio 2006
seguir siendo periodos no laborables y el da 31 seguir siendo
laborales no predeterminados con su horario
especifico.
Para hacer las modificaciones al horario laboral, cambia los valores que se encuentran en
los campos
Desde: y Hasta; del marco establecer fechas seleccionadas como debiendo
quedar en la forma que se muestra a continuacin.
125

Project
Presupuestos
con S10
OBSERVAR :
Los encabezados de da se encuentran
subrayados indicando que constituyen una excepcin al Calendario
ya que son un periodo laborable no predeterminado y
todas las fechas que constituyen esa excepcin tiene un sombreado
gris suave .Igualmente ,los das 27 ,28 y 29 julio 2006 tambin
constituyen excepcin al
calendario por lo que tambin se encuentran
subrayados .
SUGERENCIA: El formato que presenta las horas depende del

Formato de hora defnido en la Configuracin regional del Panel
de control de Windows .Sin embargo ,las horas pueden ingresarse
indistintamente en el formato AM/PM o en el formato de 24 horas .En
caso desee ingresar la hora en el formato Am/PM ,la medianoche deber
ingresarse como
12:00 AM y el medioda como
12:00 PM
RECORDAR: Cuando se selecciona uno o ms das de la semana

(haciendo clic sobre el o los encabezados de fecha D a S) , los cambios
en el horario tendrn efectos en todos los meses ; es decir ,que no hay
que repetir el procedimiento para cada mes .Si selecciona una fecha
defnida ,por ejemplo el 28 de julio 2006 , o varias fechas en el mismo
mes .los
cambios en el calendario y horario solo tendrn efecto en ese da
de ese mes y ao.
Visita:
126

Project
Presupuestos
con S10
ASIGNAR
UN
PROYECTO
CALENDARIO
BASE
AL
Cuando se inicia
un proyecto Ms Project
asigna
de manera predeterminada el
calendario Estndar a todo el proyecto .Sin
embargo, si este calendario no satisface los
requerimientos del proyecto completo ,
o si la mayora los recursos y tareas se
regirn
por
otro calendario ,se puede
designar un nuevo calendario base a
creado por el usuario para
que
afecte
todo el proyecto .Par ello ir al men
Proyecto , Informacin del proyecto .En la
caja de dialogo del mismo nombre aparece
un cuadro combinado en el que se puede
asignar el Calendario del usuario al proyecto
, tal como muestra:
Asignar un Calendario base

a una tarea
En ciertas circunstancias puede ser necesario que una o varias tareas se realicen
bajo un calendario determinado .Por ejemplo ,si a una tarea que requiere que
se efecta en 14 horas continuas, se le aplica el calendario Estndar ,Project la
programara para que se efecten en dos das calendarios 8 horas el primer da y
6 el segundo .Obviamente ,ests calendario , cuyo horario laboral cubra
las 14
horas continuas ,podr se asignado a la tarea para que la programacin refleje
exactamente lo que ocurre .
Para asignar un calendario base a una tarea, seleccionar la tarea a la que se le

asignara el calendario y abrir la caja de dialogo Informacin de la tarea y en
separador Avanzado se define el calendario base que utiliza la tarea, tal muestra la
ilustracin que sigue:
Visita:
127

Project
Presupuestos
con S10
Asignar un calendario base a uno o ms Recursos

De la misma forma que en los casos anteriores, en forma predeterminada Ms
Project asigna a todos los recursos del proyecto activo el calendario Estndar .Para
asignar un calendario diferente del Estndar a un recurso, abrir la Hoja de recursos
y seleccionar el recurso al que asignara el calendario .En el campo Calendario base,
abrir el cuadro combinado y escoger el calendario, tal como se muestra:
Otra forma de lo, tambin en la hoja recursos, seleccionar el recurso y presionar

el botn Informacin del recurso de la barra de herramientas Estndar .Aparecer
la caja de dialogo Informacin del recurso en cuyo separador horario de trabajo,
tiene el cuadro combinado Calendario Base: del cual se puede escoger el nuevo
calendario que se aplicara al recurso seleccionado, tal como se muestra a
continuacin
:
RECORDAR: La caja de dialogo Informacin del recurso tambin se puede abrir

haciendo doble clic sobre el nombre del recurso en la hoja de recurso ,o utilizando
las teclas de atajo MAY (shirft) + F2
Visita:
128

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
CREAR
UN
RECURSO
CALENDARIO
PARA
UN
Se puede utilizar el calendario diferentes para especificar el horario laboral de

algn recurso especifico
.A pesar que los calendarios de recurso comienzan como una copia exacta del
calendario Estndar , es posible seleccionar cualquier calendario base y entonces
personalizar cada calendario de recurso para mostrar ,por ejemplo ,los das de
vacaciones ,licencias ,permiso
programados u horarios de trabajo individuales
.En el caso fe equipamiento ,un calendario de recurso puede reflejar los
periodos de mantenimiento o cualquier otra excepcin a los periodos normales de
trabajo .
Para crear un calendario para un recurso, en la hoja de recurso seleccionar el
recurso al que se le desea crear el calendario del men Herramientas, escoger
Cambiar el calendario laboral aparecer el nombre del recurso al que se creara el
calendario .Entonces, cambiar los parmetros necesarios como se vio
anteriormente y presionar Aceptar, Ms Project reprogramaran las tareas en las
que se encuentran asignado este recurso utilizado nuevos datos.
12
9

Project
Presupuestos
con S10
Herramientas de Anlisis del Proyecto
Tomar conocimientos de las diversas herramientas

que el Project
brinda para la
administracin de un Proyecto tales como ; vista ,tabla ,filtros y grupos
Temas
Tablas :predeterminadas y personalizar

Filtros : autofiltros ,predeterminados y personalizados
Grupo : predeterminadas y Personalizados
Vistas nicas y Combinadas : predefinidas y personalizadas
le
Visita:
130

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
USAR TABLAS
DATOS
HOJAS
DE
En Ms Project, la informacin que se muestra

en una presentacin se puede confrontar
fcilmente. Una tabla u hoja de datos es un
conjunto de columnas y filas que muestra
informacin especfica acerca de
las
tareas
,recursos y asignaciones en una vista
de hoja .Por
ejemplo , la tabla de costos esta
compuesta
por
columnas
relativas
a los costos del
proyecto ; es decir que las columnas que se
ven en una presentacin
de la tabla
dependen de la tabla que se aplique .Para
visualizar una tabla en la presentacin
,actual ,sea de tarea o de recurso ,en el
men Ver ,Tabla <Nombre de tabla>
Se debe tener un cuenta que la lista de tablas disponibles cambia dependiendo de
la presentacin actual
,Ms Project suministra dos tipo de tablas : las tablas de tareas ,que son posibles
de aplicar a ciertas presentaciones de tareas y las Tablas de recursos ,que se
aplican a ciertas presentaciones de recurso .Si se aplica una tabla ,se reemplaza la
tabla actual con la nueva tabla .
En las listas que se muestran a continuacin aparecen las vistas en las que se
pueden aplicar las tablas predefinidas, tanto de tareas como de Recursos, que
aparecen en el submen Tabla <nombre de la tabla > del men Ver:
Tablas de tarea: Son posibles de aplicar a las
siguientes Vistas:
Informe de barras
Informe de hitos
Entrada
Gantt detallado
Gantt esperado
Hoja de tareas
Diagrama de Gantt
Gantt optimista
Uso de tareas
Gantt de redistribucin
Gantt pesimista
Gantt de seguimiento
Informe de fechas de hitos
Hoja de entradas PERT
Diagrama de Gantt
Tablas de recursos: se puede aplicar a las siguientes Vistas:

Asignacin de recursos
Uso de recursos
Hoja de recursos
IMPORTANTE: La lista de Tablas predefinidas y la descripcin de su uso se

13
1
encuentran en el Apndice
1 al final de este Manual.

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
13
2
Las tablas predefinidas ms usuales se encuentran disponibles en el men Ver,

existiendo otras complementarias .Para ver las dems tablas
disponibles, del
men Ver, Tabla <nombre de tabla >, escoger la opcin Ms tablas
AL invocar este comando aparecer la caja de dialogo ms tablas, tal como se

De esta caja de dilogo se puede escoger si tablas: ser par Tarea o Recurso,
seleccionando en botn de opciones respectivo .segn la seleccin variara la lista
de tablas disponibles para cada caso.
Editar una tabla predefinida

Puede darse el caso que el usuario necesite mostrar ciertas informacin que no se
encuentra en una tabla predefinida .Par ello en la caja de dialogo
Mas tablas,
seleccionar la tabla que se personaliza y luego hacer clic en el botn personalizar y
luego hacer clic en el botn Modificar.
Esta accin har que se muestre la caja de dialogo Definicin de tabla en <nombre
del archivo> ,similar a la que aparezca a continuacin :
En significado de cada elemento de esta caja de dialogo es el siguiente:
Nombre
Visible en el
men
Cortar fila
Permite escribir el nombre con el que conocer a la tabla u hoja

de datos, En el caso del ejemplo, aparece el nombre de la tabla
Entrada que es aquella que se desea editar.
Se activa para que aparezca el nombre
submen Tabla : del men Ver
de la tabla en el
Elimina la fila que haya seleccionado y coloca en el

Portapapeles de Windows para una probable utilizacin
posterior .Esto elimina la columna de la tabla.
Copiar fila
Colocar en el portapapeles una copia de la fila

seleccionada para posterior utilizacin.
Pegar fila
Pega la fila que corto o copio anteriormente sobre la fila que se

hay seleccionado
.Esta botn solo estar activado si previamente se ha utilizado el
botn de Cortar fila o Copiar fila.
Insertar fila
Insertar un afila en blanco sobre la fila seleccionada, Esto crea una

columna dentro de las columnas existentes en la tabla. El mismo
efecto se consigue presionando las teclas Insert
Elimina permanentemente la fila seleccionada
de la tabla
Eliminar fila Definicin de tablas. Tambin se puede usar la tecla Supr
Nombre de
Campo
Anch
o
Alinear
datos
Permite escoger de un cuadro combinado el campo que se

presentara en esa columna.
Permite definir el ancho de la columna en caracteres .Por ejemplo

un ancho igual a
6 soportara solo seis caracteres incluyendo espacios.
Se utiliza para definir el alineamiento que tendr los datos
del
campo en la tabla, de acuerdo a su tipo .Por regla general, los
valores numricos se alinean a la derecha de la celda y los de
texto a la izquierda.
Titul
o
Ajustar
encabezado
Formato de
fecha
Alto de fila
Ajuste
automtico de
alto de filas de
encabezado
Bloquear la
primera
columna
Se utiliza para escribir un nombre de campo diferente al nombre

de campo para que aparezca en la primera fila de la tabla. Por
ejemplo, el campo que registra el nombre de la tarea se
denomina Nombre, pero para ser ms especfico se le coloca el
titulo, en la primera fila de la tabla aparecer el nombre del
campo.
En caso se establezca en Si, Ms Project ajustara la altura de la
primera fila para que el nombre o Titulo se ajuste al ancho fijado
para la columna en ms de una fila.
Permite escoger entre los distintos

que almacenen fechas.
formatos en los campos
Se utiliza para variar el alto de fila de modo que se ajuste a todo

el texto.
Permite automticamente el alto de la fila de modo que se
ajuste al a todo el texto
Cuando se activa, evita que la primera columna se desplace

cuando se desplaza la tabla hacia la izquierda o derecha.
Si, por ejemplo se desea aadir una columna

para mostrar en nmero EDT
personaliza, colocar el selector de celda en el campo encima del cual se desea
insertar el nuevo campo en el ejemplo de la ilustracin anterior es el campo
Nombre y efectuar lo siguiente:
A. Hacer clic sobre el botn

Insertar fila. B. Abrir la lista de
Nombre de campo
C. Escoger e nuevo campo que ir en la tabla.
SUGERENCIA: para facilitar la ubicacin del nuevo campo en el cuadro

combinado, escribir las
primeras letras del nombre del campo a escoger, tal como se muestra en la
ilustracin anterior, en la
que al escribir la letra e, hace que la lista visualice el campo EDT.
Por ejemplo .la accin de agregar el campo EDT a la tabla Entrada hara que esta
vari de la forma que se muestra a continuacin, donde se puede ver el nuevo
campo insertado:
Otro mtodo para editar una tabla, consiste en activar la tabla que se desea editar
y luego colocar el selector en cualquier celda de la columna donde se desea
insertar el nuevo campo y efectuar la siguiente accin:
Menu Insertar, Columna

Teclado
Como resultado aparecer la caja de dialogo Definicin de columna similar a la

que se muestra a continuacin, y cuyos datos se deben ingresar utilizando los
mismos criterios que la tabla definicin de la tabla que se vio anteriormente y
como se muestra:
Existen un tercer , y ms directo ,mtodo para editar la tabla actual y consiste en

hacer clic con el botn derecho sobre el nombre del campo donde se desea
insertar el nuevo campo .Por ejemplo ,para obtener el mismo resultado que en
el caso anterior ,se hace clic con el botn derecho sobre el campo Nombre de tarea
de la tabla Entrada .Como resultado aparecer el men contextual respectivo
,del
cual se escoger Insertar columna y se obtendr la misma caja de
dialogo ,Definicin de columna .
IMPORTANTE: Cuando se guarde el proyecto, la tabla modificada se guardara

con el mismo
proyecto.
Crear una tabla personalizada

Conforme
se hace el planeamiento y la programacin y luego durante el
seguimiento del proyecto
,puede resultar muy prctico
ver diferentes combinaciones de informacin .Si
ninguna de las tablas proporcionadas por Ms Project satisface las necesidades del
usuario , es posible crear una tabla nueva ( o tambin modificar una tabla
existente como se vio antes ) .Para crear una nueva tabla en la caja de dialogo
Mas tablas se debe presionar el botn Nueva , lo que har que parezca la caja de
dialogo Definicin de tabla en <nombre del archivo > , similar a la que se vio
anteriormente
,pero
con los campos aun vacios .Los elementos de esta caja de dialogo se manejan en
forma similar a la descrita antes , teniendo en consideracin lo siguiente :
Nombre:
Permite ingresar el nombre que se asignara a la tabla .Si es

que se desea que la tabla se pueda activar como cualquier
elemento del men, se deber subrayar la letra que activa el

comando de la tabla. Para que en el nombre de la tabla
aparezca una letra subrayada, se deber colocar el smbolo &
delante de la letra que se desea subrayar. Por ejemplo &
Gerencia se leer
en el men Gerencia

Project
Presupuestos
con S10
Nombre del campo:

Para colocar el Nombre del campo, abrir la Lista de
campos y escoger el campo .Siendo el contenido un
campo, no deber ser escrito, debindose seleccionar de la
lista de campos.
Alineacin:
tabla
Para definir la Alineacin que tendr el contenido de ese campo en la

, abrir la Lista de alineaciones (con un botn similar al de la
lista de campo s) y escoger entre probables alineaciones:
Derecha, Centro e Izquierdo.
Titulo:
campo
Se usa para escribir un Titulo para el encabezado de columna de este

.Si no se escribiera ningn texto, en el encabezado de
columna de la tabla aparecer el Nombre del campo
definido anteriormente.
En la siguiente se muestra, a modo de ejemplo, una tabla personalizada en la

que se han colocado diversos campos .alineaciones, anchos, ttulos:
Como se observa en la ilustracin anterior .el orden de arriba hacia abajo en que
se colocan los campos en la tabla de Definicin de campos, define el orden en
que aparecern de izquierda a derecha en la
tabla.
SUGERENCIA: Con El fin de facilitar la identificacin de los elementos insertados

en l atabla .siempre es recomendable colocar el campo Id al lado izquierdo, es
decir como primera columna de la tabla , y
mantener activada la casilla de verificacin Bloquear la primera columna .
Visita:
138

Project
Presupuestos
con S10
FILTRO
S
Conforme el numero de tareas de un proyecto se incrementa ,puede ser de
mucha utilidad presentar solo aquellas tareas en las cuales se esta interesado en
un momento determinado .Los filtros hacen ms fcil administrar proyectos
grandes presentando o resaltando solamente la informacin requerida .Para cada
presentacin de hoja ,diagrama y grafico ,hay un filtro que determina que tareas
o recursos mostrar o resaltar .En filtro contiene instrucciones ,llamadas criterios
,que especifican las condiciones bajo
las cuales aparecern una
tarea o recurso .Es posible
cambiar
el
filtro
aplicando a una
presentacin cuando se desee ver una informacin diferente en el
formato actual .
FILTRO: Es una herramienta utilizada para especificar que tipo de informacin,

relativa a una tarea o un recurso se deben mostrar o resaltar en un vista.
CRITERIOS DE FILTRADO: Constituyen las instrucciones que especifican que tarea o
recursos se
deben mostrar al aplicar el filtro .Los criterios son construidos sobre la base de
expresiones lgicas. IMPORTANTE: Los filtros solamente afectan a la
presentacin en pantalla o impresora y no a las tareas del proyecto en s.
En forma predeterminada ,el filtro muestra nicamente la informacin que coincide

con el criterio del filtro ,ocultando temporalmente la que no lo hace .Pero tambin
existe la opcin de aplicar un filtro resaltador que mostrara la informacin que
cumple
con el
criterio
de filtrado
mostrndola en otro color sin ocultar la informacin que no lo hace .
Autofilt
ros
Los Autofiltros con la forma ms fcil y rpida de ver subconjuntos de tarea o de
recursos .Se pueden aplicar a cualquier vista de Ms Project, excepto al Diagrama
de red .Diagrama de relaciones, Calendario y a las vistas del formulario.
Para activar una de las vistas se puede efectuar
lo siguiente:
En la barra de vistas, si esta activada, hacer clic en cualquier vista excepto
en las indicadas en el prrafo anterior .Para utilizar una vista que no est
en la barra de vistas, hacer clic en Mas vistas y a continuacin, escoger en
la lista Vistas la vista que se desea utilizar y despus hacer clic en Aplicar
.Si la Barra de Vistas estuviese desactivada
, ir al men Ver, Mas
vistas, y seleccionar la vista que se desea utilizar.
Una vez que se ha seleccionado la vista en la que se debe
aplicar el filtro activar los Autofiltros haciendo clic sobre el
botn Autofiltros de la barra de herramientas
Formato,
que tiene
el aspecto del que se muestra a la derecha o
escogiendo la opcin Autofiltro del men Proyecto, Filtros para:

Al hacerlo, aparecer una flecha situada ala derecha del nombre de cada campo de
la tabla que se encuentra activa, tal como se muestra en la ilustracin que sigue:
139

Project
Presupuestos
con S10
Para utilizar un Autofiltro, hacer clic situada en la columna que contiene la

informacin que se desea filtrar y elegir el valor que se aplicara como filtro a la
tabla, tal como se muestra a continuacin:
En el caso mostrado en la ilustracin anterior, se

el criterio siguiente: Duracin = 6 das
estar aplicando un filtro con
IMPORTANTE: La fecha y el nombre de campo que tiene aplicando un Autofiltro se

mostraran de
color azul, mientras el filtro se encuentre aplicando en ese campo.
Se puede aplicar una condicin adicional basada en un valor de otro campo

,repitiendo el procedimiento anterior con el filtro de ese campo .Es decir ,se puede
aplicar un filtro a otro campo de una tabla ya filtrada ,en cuyo caso ,los dos o mas
filtros
se acumulan con el operador lgico Y ; es
decir que se deben mostrar nicamente los registros que cumplen con ambos
criterios de filtrado .En la ilustracin que sigue ,se muestra el efecto de aplicar
,primero , en el campo Duracin el Autofiltro Duracin < = 1 semana , para luego ,
ala tabla ya filtrada ,aplicarle en el campo Comienzo, el Autofiltro Comienzo = Mes
siguiente .El resultado mostrara nicamente aquellas tareas que cumplen con
ambos criterios , es decir
que su duracin es menor o igual a una semana Y , adems comienza el mes
siguiente a la actual .
140

Project
Presupuestos
con S10
La expresin lgica que regula el criterio de filtrado, para el caso del ejemplo
anterior es la siguiente: Duracin <= 1 semana Y comienzo
= Mes siguiente
Cuando se desea aplicar un rango de valores en un Autofiltro de un campo
determinado, o cuando se deba utilizar valores diferentes a los operadores de
comparacin usuales, activar el filtro y elegir (personalizado) Por ejemplo, se
desea filtrar para que se muestren las tareas con duraciones dentro del rango 4.5
das y 8 das; los criterios son:
La expresin lgica para este filtro es la

siguiente:
Duracin > = 4.5 Y

Duracin <= 8
IMPORTANTE: Si la informacin de una de las filas cambia, puede actualizar los

valores de
Autofiltro haciendo clic en la flecha otra vez y volviendo a seleccionar un valor para el
filtro.
Para quitar el filtro de un campo en particular, hacer clic en (todas) en la lista

del Autofiltro de ese campo .Para desactivar todos, los Autofiltros aplicados,
sealar Filtro sobre el botn de Autofiltro de la
Barra de herramientas Formato.
IMPORTANTE: Si se ha aplicado un filtro seguir aplicando el filtro a la lista de

tareas o recursos. RECOMENDACIN: Para guardar un Autofiltro como un filtro
normal, hacer clic en la flecha del ttulo del campo, elegir Personalizado y, a
continuacin, hacer en Guardar .En la caja de dialogo Definicin de filtro en
<nombre del proyecto.mpp>, escribir el nombre que tendr el filtro y si se
desea que se encuentre Visible en el men, activar la casilla de verificacin

correspondiente.
Visita:
141

Project
Presupuestos
con S10
Aplicar filtros predefinidos al proyecto

Ms Project cuenta con excelente conjunto de filtros predefinido, que cubre casi la
totalidad del requerimiento ms usual de los administradores de proyecto. Para
utilizar cualquier de los filtros predefinidos, cuya descripcin se encuentra en el
Apndice 1 de este manual , se puede efectuar una de las siguientes acciones:
Menu
Proyecto
Filtro para..
Barra de
Formato
Herramientas
La aplicacin de cualquier de estos filtros, originara que se oculten los registros que
no cumplen con el criterio de filtrado. Sin embargo, tal como se expreso
anteriormente, es posible aplicar un filtro resaltador, que no ocultara los registros
que no cumplen con el criterio de filtrado, sino mostrara en color azul a aquellos
que cumplen con el criterio y los que no cumplen en color negro .Para aplicar un
filtro resaltador, en el men Proyecto, Filtro para; activar Mas filtros .Esta
accin dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo Mas filtros, donde se
deben efectuar lo siguiente:
A. Seleccionar el tipo filtro .es decir si es un filtro para
Tarea o Recurso. B. De la lista de filtros escoger el
deseado
C. Hacer clic sobre el botn Resaltar ,tal como en la ilustracin siguiente :
142

Project
Presupuestos
con S10
Al hacerlo ,las tareas o recursos que cumplen con el criterio del filtro ,se presentan
en color diferentes al resto usualmente color azul En las ilustraciones que siguen se
muestra el filtro Hitos aplicado como filtro predeterminado u como filtro resaltador
.
RECORDAR: Ms Project suministra filtros de tareas, que el usuario dolo podr

aplicar a las vistas de Tareas y Filtros de recursos que podr aplicarse a las
vistas de Recursos. Cuando se aplique un filtro en un campo ya filtrado Ms
Project aplicara el filtro nuevo en lugar del filtro antiguo
reemplazndolo. La lista de Filtros predefinidos y las caractersticas de cada
uno se encuentra en el
Apndice 1 al final de este
Manual.
Crear Filtros personalizados

Si ninguno de los filtros predefinidos satisface las necesidades del usuario, se
puede crear un filtro nuevo o modificar un filtro existente .Para ello, en la caja de
dialogo Definido de filtro en <Nombre de
archivos > similar a la que se muestra a continuacin:
143

Project
Presupuestos
con S10
Los elementos de esta caja de dialogo, a excepcin de la Tabla de definicin del

filtro .operan de la misma forma que se vio anteriormente al crear nuevas tablas.
Para columna de la tabla Definicin de filtro, se deben tener en cuenta las
consideraciones que, continuacin, se indica:
Y/
O
Si el filtro contiene ms de una fila de criterios, se debe escribir un operador por
cada fila , a partir de la segunda o bien seleccionar uno en la lista en el mismo
campo .Si no se incluye un operador ,Ms Project utilizara el operador Y en forma
predeterminada.
Nombre
campo
de
Para construir la expresin lgica, permite escoger de una lista el nombre del
campo cuyo contenido se desea verificar haciendo clic en la flecha situada en el
extremo derecho y escogiendo el nombre .Ms Project verificara el contenido de
este campo cumple la prueba especificada criterio la tarea
o el recurso
aparecer mostrando o resaltado.
Criter
io
Permite ingresar un criterio para establecer la expresin lgica u operador de
comparacin .En este campo se encuentra una lista que contiene los operadores de
comparacin para definir la prueba lgica a efectuar .Ms Project utilizara esta
prueba para
comparar el valor o valores que se
ingresen en el cuadro Valor(es) con la informacin de campo de cada tarea o
recurso .En caso que una prueba sea vlida para el campo
seleccionado,
aparecer un mensaje de error. Se puedes elegir entre algunos de los siguientes
criterios:
Igual
a
Mostrara o resaltara la tareas o recursos cuyo contenido de campo coinciden
exactamente con el valor
.Por ejemplo ,si se filtra una hoja de tareas para mostrar las tareas cuyo campo
Nombre de recurso sea igual a Administrador , Ms Project mostrar solamente
las areas alas cuales
hay
sido
asignado exclusivamente el recurso con ese nombre exacto .ES decir Ms Project no
mostrara las tareas alas cuales haya sido asignado Administrador (contratado) ni
aquellas tareas asignadas a Administrador y otros varios recursos a la vez
(recordar que debe coincidir exactamente con el campo que figura en Nombre de
campo ).
Diferente
de
Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyos contenidos de campo no coinciden
exactamente con el valor.
Mayor que
Mostrara o resaltara aquellas tareas o recursos cuyo contenido de campo son mayores que
el valor o
iguales al mismo.
Visita:
144

Project
Presupuestos
con S10
Menor que
Mostrara o resaltara las tarea o recursos cuyos contenidos de campo son menores que el
valor.
Menor o igual que
Mostrara o resaltara las tareas o recurso cuyo contenido de campo on menores que
el valor o iguales al mismo
Esta comprendido en
Mostrara o resultara
las tareas o recursos cuyo contenido de campo se
encuentra dentro del rango especificado por dos valores .
No esta comprendido en
Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyo contenido de campo no se
encuentra dentro del rango especificado por los dos valores.
Contiene
Mostrara y resaltara las tareas o recursos cuyo contenido de campo
n
contiene el valor ,no necesariamente en forma exacta .Por ejemplo ,si se filtra
los recursos cuyos campos Nombre de recurso contiene Administrador .Ms Project
mostrara tanto Administrador (contratado)
como Administrador (estable) o
simplemente Administrador .
No
contiene
Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyos campo no contienen el valor.
Contiene exactamente
Mostrara o resultara solo aquellas tareas o recurso cuyos contenidos de campo
contienen una tarea o recurso que coincide exactamente con el valor. Por ejemplo ,
si filtra una presentacin de tareas para mostrar las tareas cuyos campos
Nombre del recurso contiene exactamente Administrador A ,Ms Project
mostrara Administrador A pero no mostrar Administrador lvarez .A
diferencia
de igual a
,Contiene exactamente mostrara las tareas a las que hayan sido asignados
Administrador A y ,a dems
,otros
recursos .
Valor
es
Permite para ingresar los nmeros ,fechar o texto con los que deban ser
comparador los contenidos de nombre de campo .Para esto se puede escribir un
valor o seleccionar un campo en la lista que se encuentra al lado derecho del
campo para comparar su contenido con el contenido del campo especificado

en la columna Nombre de campo :Los valores deben estar adecuados con el
tipo de campo con el que estn comparando .Por ejemplo ,si se ha seleccionado
Costo como Nombre de campo
,no se podr utilizar Lo antes posible en el campo Valor (es) .Si en este campo
se introducen valores
inadecuados ,aparecer un mensaje indicando error cuando se intente cerrar
el cuadro de dialogo
Visita:
145

Project
Presupuestos
con S10
Para indicar
un rango
para la prueba Esta comprendido en o No esta
comprendido en , los valores deben ir separados con el separador de listas .Por
ejemplo ,si se seleccionada. Esta comprendido en para la columna Criterio, se
podr encontrar tareas que se ubiquen entre de dos fechas, escribiendo las fechas
separadas por el Separador de listas asumiendo que el separador de listas es el
punto y coma y sin dejar espacios:
10/05/2006;
15/5/2006
Tambin es posible el uso de comodines como parte del valor si la prueba es Igual
a o Diferente de .El comodn de interrogacin (?) y el
comodn asteriscos (*)
pueden en cualquier lugar del texto. Por ejemplo , todos los siguientes valores son
validos:
Adqui
C? na
??? -401
Si se desea filtrar utilizando un carcter reservado para ser utilizado como comodn,
se debe escribir un smbolo de intercalacin (^) delante del carcter .Por ejemplo,
para filtrar tareas que incluyan un asterisco en un nombre escribir ^ *. De esta
manera se evita que se identifique al asterisco como si fuese e comodn.
Es posible, tambin, crear un filtro
interactivo, escribiendo un mensaje
encerrado entre comillas, seguido de un signo de interrogacin (?). Al aplicar
este tipo de filtro aparecer un cuadro de dialogo que presentara el mensaje
escrito .Este cuadro de dialogo se utiliza para introducir el valor o rango de valores
que desee comparar con el campo especificado en la columna Nombre del campo
.Para crear un filtro calculado, se debe seleccionar de la lista de valores un
nombre de campo entre corchetes [ ] . Al utilizar el filtro, Ms Project comparara el
valor del campo que se haya especificado con el valor del
definido en la columna Nombre de
campo.
FILTRO INTERACTIVO: es un
filtro que permite introducir los valores de

filtro cada vez que se aplica el mismo .Por ejemplo, el filtro Utilizando recurso,
muestra un cuadro de dialogo en el que se debe introducir el nombre de un
recurso. Al escogerlo e ingresar el valor, Ms Project mostrara todas las tareas
que estn utilizando ese recurso.
FILTRO CALCULADO : Es un filtro que comprar los valores de dos campos de
una tarea o un recurso
.Por ejemplo , el filtro Costo mayor que el presupuesto compara los costos
previstos con los costos
actuales y muestra o resalta solo las tareas cuyos costos sean superiores a
los costos previstos.
Crear un Filtro Interactivo

Por ejemplo, para crear un filtro interactivo que permita mostrar las tareas
cuyas Duracin se encuentran dentro de un rango de valores por establecer, en
la tabla Definicin de filtro se de ber ingresar el nombre de campo Duracin y el
Criterio Mayor o igual que en la primera fila; en el campo valores se ingresara,
entrecomillado, el texto que aparecer en la caja de dialogo que permitir
ingresare el valor seguido de un signo de cierre de interrogacin (?) . En la

segunda fila el operador Y en la primera columna ,Duracin en Nombre de campo
,Menor o igual que en Criterio , y el texto entrecomillado que se desea aparezca
en la segunda caja de dialogo ,seguido de un signo de cierre de
interrogaci
n.
Visita:
146

Project
Presupuestos
con S10
Lo expresado sera similar a lo que muestra la ilustracin que sigue ,en la que
tambin aparecen las cajas de dialogo que se abrirn como resultado de aplicar el
filtro :
Este mismo filtro se podra disear utilizando el Criterio comprendido en, en

cuyo caso la Tabla de definicin del filtro y su caja de dialogo serian como se
RECORDAR : en el campo valores se debe escribir el mensaje entre comillas

seguido de un signo de cierre de interrogacin .Di con varios los mensajes
,deben ir separados mediante el Separador de listas definido en la
Configuracin regional de Panel de Control de Windows sin dejar espacios y
siempre al final de cada parmetro entrecomillado debe ir el signo ? .
Crear un filtro calculado

Como se defini previamente, un filtro calculado compra el valor del Nombre de
campo con el valor del campo establecido en Valores utilizado un de los criterios
de filtrado .En la ilustracin que sigue se
muestra la tabla Definicin de filtro para un filtro calculado:
Visita:
147

Project
Presupuestos
con S10
En este ejemplo ,se efecta la comparacin del Comienzo de la tarea (Nombre de

campo ) , que es un dato calculado por Ms Project , con el comienzo que el
Comienzo previsto ,obviamente la tarea
tiene un retraso
respecto a lo
programado en las fechas de comienzo de la tarea . La segunda fila de la tabla de
definicin de filtro contiene las introducciones para que compare las fechas de Fin
contra el Fin previsto , de tal manera que las tareas cuyo fin es mayor que el
previsto estn terminando con retraso
.Como las dos filas se relacionan con el operador de comparacin O , lo que se
obtiene de este filtro
son aquellas tareas que estn comenzando O finalizando despus de lo previsto
en la programacin inicial
Crear
Filtros
c on
condicionamiento agrupadas
Los filtros se puede hacer mltiples, de modo que las instrucciones queden
agrupadas por niveles .Por ejemplo, se desea filtrar las tareas que tienen retraso
en la fecha de comienzo o fin Y adems su duracin se encuentra dentro de un
rango determinado. Para obtener un filtro de este tipo, habr que ingresar estos
datos y valores en la tabla de definicin del filtro de la forma siguiente:
En este caso , primero se resolver cada filtro (grupo ) independiente y los

resultados sern comparados por el operador Y (comparador de grupos)
Precedencia y orden de
aplicacin
El operador de comparacin Y tiene mayor precedencia que el
operador O dentro de los grupos y tambin entre ellos.
Las evaluaciones ocurren en el orden siguiente : Primero es evaluado
cada grupo por separado .Dentro de un grupo ,las condiciones Y son
evaluadas antes que aquellas que contienen el operador O .A

continuacin ,cada juego de operadores Y (si es que hubiesen varios)
es aplicado a los resultados obtenidos anteriormente para cada grupo
,seguido de
los operadores O .
Visita:
148

Project
Presupuestos
con S10
Para crear un filtro de este tipo, simplemente hay que separar los grupo mediante
el uso de un operador de comparacin (Y u O) dejando los campos Nombre de
campo , Criterios y Valores en blanco .Esto har que en la tabla de definicin del
filtro aparezca una fila sombreada en gris ,sin datos en los campos indicados .
En ejemplo que sigue ilustra, de manera ms fcil ,la forma en que Ms Project hace
posible crear filtros de este tipo ,para lo cual se muestra la siguiente tabla de
Definicin de filtro :
La definicin de filtro mostrada en la tabla de la ilustracin anterior, es equivalente

a la siguiente expresin lgica:
(texto1=x O texto2=x) Y (texto3=x O texto4=x)
IMPORTANTE: si
al definir el filtro se incluyeran operadores

innecesarios, estos sern eliminados automticamente cuando se
presione el botn Aceptar en la caja de dialogo de
Definicin del filtro
Visita:
149

Project
Presupuestos
con S10
GRUP
O
La funcin Agrupacin permite organizar la informacin de tareas ,recursos o
asignaciones en un avista determinada sin cambiar la estructura real del
proyecto
Ms
Project
proporciona
varios
grupos predefinidos ,aunque si ninguno de estos
grupos responde a las
necesidades
del usuario ,puede especificar sus propios criterios para crear un
grupo personalizado.
A menudo es conveniente
utilizar ciertas facilidades que proporciona Ms
Project para centrar la atencin en tareas especificadas
o que comparten
algn parmetro
en comn
.Ya
se
vio anteriormente
las
facilidades que ofrecen los filtros para ubicar tareas o recursos que cumplen con un
criterio de filtrado definido .Tambin es de mucha utilidad alguna herramienta
que permita ubicar y agrupar tareas o recursos por algn elemento comn ,como
podra ser la Duracin de las tareas o la Tasa estndar de los recursos .Para ello
,el programa proporciona la facilidad de agrupar tareas o recursos bajo una o ms
condiciones previamente definidas .
Aplicar
grupos
predefinidos
Ms Project cuentea con conjuntos de elementos para agrupar tareas o recursos
predefinidos, que cubren los requerimientos ms usuales para la administracin
de proyectos .Para utilizar cualquier de los agrupamientos predefinidos, se puede
efectuar una de las siguientes acciones:
Elemento
Accin
Menu
Proyecto, agrupar por
Barra de herramientas
Estndar, Agrupar por
150

Project
Presupuestos
con S10
Cualquiera de estas acciones efectan directamente el agrupamiento por la

condicin escogida ,que en el caso del ejemplo mostrado es la Duracin .El
resultado sera similar al que se muestra :
La aplicacin de la condicin de agrupamiento de tareas del ejemplo, har que en

la pantalla aparezcan agrupadas las tareas que tienen igual duracin.
Personalizar un Grupo
Podra darse el caso que ninguno de los agrupamientos ofrecidos de forma
predefinida satisfaga las necesidades del usuario .En tal caso ,existe la facilidad de
personalizar el agrupamiento de acuerdo a los requerimientos
propios del
usuario .Para agrupar tareas , seleccionar una vista de hoja ,como la vista
Diagrama de Gantt ,Hoja de tareas o Uso de tareas .Para agrupar recursos
,seleccionar una vista de hoja ,como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos
.Para concretar la personalizacin de un grupo del men Proyecto ,Agrupar por
escoger Personalizar Agrupar por ,que dar como resultado la caja
de
dialogo
siguiente :
151

Project
Presupuestos
con S10
En la tabla de definicin de grupo ,aparecen la columnas Nombre de campo ,Tipo

de campo y orden ,que permiten escoger cual ser el campo por el que se
agrupara (criterio de agrupamiento ) , as como el sentido de ordenamiento de
este grupo ,que puede ser Ascendente o Descendente .El tipo de campo ser
definido automticamente por Ms Project en funcin al campo seleccionado en
Nombre de campo
.Si se desea sub agrupar por alguna otra condicin ,es posible ingresar en la
fila siguiente otro
nombre de campo as como su respectivo sentido de ordenamiento .Se puede
acumular hasta 10 filas de condiciones .
Agrupar por valor de <nombre de campo> permite el formato que se utilizara
en el agrupamiento, referido a la fuente as como el color del fondo de la celda y
trama de esta .Si el campo por el que se va a agrupar lo permite, el botn Definir
intervalos de grupo se activara para que se puedan establecer intervalos de
agrupamiento .Por ejemplo:
A. Seleccionar el campo Duracin en la tabla de definicin del grupo
B. Hacer clic sobre el botn Definir intervalos de grupo
C. Escoger el intervalo ,por ejemplo ,Semanas
La definicin del intervalo de grupo, en este caso para el campo Duracin, permite
que se establezca el rango por el cual los datos sern agrupados. En el
ejemplo se ha escogido
que el intervalo
de agrupamiento sea semanal
.Comenzar el especifica el valor inicial para los encabezados de agrupacin
correspondientes a
este campo (por ejemplo ,Comenzar el 2 ,comenzara
a
agrupar a partir de las duraciones de 2 semanas ) , y el Intervalo de grupo define
el intervalo de paso para los encabezados de agrupaciones correspondientes a esta
campo ,por ejemplo ,en este caso ,cada dos o tres semanas .La
aplicacin de estos Agrupamiento dar un resultado similar al que se
muestra a continuacin :
Visita:
152

Project
Presupuestos
con S10
Es decir . los datos se han agrupado por los valores de Duracin en periodos o
intervalos de una semana en orden ascendentes (de menor a mayor) .Una sub
agrupacin ,por ejemplo ,por comienzo en intervalos de un semana en orden
Descendentes ,sera como sigue:
El resultado de la aplicacin de este agrupamiento por varias condiciones

Duracin por semanas en orden descendentes
y Comienzo por semanas en
orden ascendentes ser al que se muestra en la
ilustracin
siguiente:
153

Project
Presupuestos
con S10
Crear un nuevo grupo

El grupo personalizado que ha sido definido en el ejemplo anterior ; no podr ser
utilizado nuevamente
,ya que no tiene nombre y no ha sido guardado ; es decir ,hasta ahora ,su uso
solo es transitorio pues en cuanto se regrese a la condicin de sin agrupar ,no
habr forma de ubicarlo ni recuperarlo .Si el resultado obtenido con el grupo
personalizado ha sido satisfactorio y se desea utilizarlo en otras ocasiones , en
la caja de dialogo Personalizado ha sido satisfactorio y se desea utilizarlo en otras
ocasiones , en la caja de dialogo Personalizar Agrupar por ,presionar
el botn
Guardar y en la caja de dialogo resultante escribir el nombre del nuevo Grupo ,tal
como mustrala ilustracin siguiente :
De otro lado, para crear un nuevo agrupamiento directamente sin necesidad de

personalizar .del men Proyecto, agrupar por, escoger Mas grupos, y presionar el
botn Nuevo .Como resultado de obtendr la caja de dilogo Definicin de grupo
en <nombre del archivo >, que solo se diferencia de la de Personalizar Agrupar por
en que lleva un cuadro de texto para establecer el nombre del grupo.
154

Project
Presupuestos
con S10
VISTA
S
Ms Project puede almacenar en su base de datos una cantidad de informacin
inmensa, obviamente ms de la que se puede ver de una sola vez. De ah que ser
necesario utilizar diferentes vistas para presentar subconjuntos de informacin de
proyectos en formatos que facilitan su interpretacin y comprensin. Siempre
que se trabaja con Ms Project se esta utilizando una vista. En la mayora de las
vistas, es posible ver, ingresar o modificar informacin, datos o valores. De manera
predeterminada, y la mayora de las veces, se utiliza la vista del diagrama de Gantt,
que presenta la informacin mas importante acerca de las tareas en una hoja de
datos o tabla editable y en un grafico de barras, ambos
muy fciles de visualizar e
interpretar.
Una vista es la combinacin de una o ms presentaciones (Diagrama de
Gantt, hoja de recursos, etc.) y en algunos casos, una tabla, un grupo y un
filtro.
Utilizando adecuadamente las distintas vistas, es posible introducir, organizar y

examinar la misma informacin de diversas maneras. Existen tres tipos de vista
Las Hojas de datos o Tablas que representan la informacin en filas y
columnas, y ya han sido explicadas en el capitulo anterior.
Los diagramas o grficos representan la informacin grficamente. El
Diagrama de Gantt, el diagrama de Red, el grafico de Recursos y el
calendario son diagramas o grficos.
Los formularios representan informacin el un formato similar a los
cuadros de dialogo. Los formularios solo muestran la informacin acerca de
una tarea o un recurso individual. Es decir, en un formulario no se puede
visualizar, por ejemplo, varias tareas o recursos a la vez y, bsicamente,
estn diseados para facilitar el ingreso de informacin.
Para escoger una vista en el men ver, escoger la opcin Mas Vistas al
invocar este comando, aparecer la caja de dialogo Mas vistas que contiene la
lista de las vistas predefinidas. Esta lista incluye aquellas vistas que se
proporcionan con Project y mostrar tambin aquellas personalizadas que se
crean posteriormente, el aspecto de esta caja de dialogo es el que se muestra a
continuacin:
IMPORTANTE.- En el apndice uno que se encuentra al final de este manual, se

encuentra a lista de vistas predefinidas y su utilidad.
Visita:
155

Project
Presupuestos
con S10
Crear una vista Personalizada

Existen dos tipos de vistas dependiendo de la forma en que presentan la
informacin. Las vistas nicas, que lo hacen en una ventana completa ya que
incluyen solo una sola pantalla en la presentacin, y las vistas combinadas que se
usan en una pantalla dividida puesto que contienen dos elementos. Igual que los
casos en las tablas y filtros, tambin es posible crear diversas vistas personalizadas
con el fin de mostrar o comunicar mejor la informacin que puede ofrecer
Ms Project. Para crear una nueva vista, abrir la
ventana Mas
Vistas de la misma forma que se vio
anteriormente y luego presionar el botn nueva
esto dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo
Definir Nueva Vista similar a la que se muestra
a la derecha: en esta caja de dialogo se debe establecer si se crear una vista
nica en la ventana o ser
una
vista
combinada.
Crear una vista

nica
Si se escoge la opcin vista nica, Ms Project abrir la caja de dialogo
Definicin de una Vista en
<Nombre del Archivo>, tal como la que se
muestra a continuacin
Los elementos de esta caja de dialogo tiene la

siguiente unidad:
Nombre.-
Permite escribir el nombre que identificara a la vista.

Utiliza los mismos criterios para definir el nombre de las
tablas, filtros o grupos.
Pantalla.-
se utiliza para mostrar que tipo de pantalla abrir la vista

para lo que hay que escoger de la lista de opciones
Tabla.-
Permite seleccionar la tabla que se desea aplicar al elemento
de la presentacin escogida de la lista de pantalla. Esta

opcin esta disponible solo para el diagrama de Gantt las
hojas y la vista. Uso de recurso. En el cuadro combinado
aparecern las tablas predefinidas, as como las creadas por
el
usuari
o.
Visita:
156

Project
Presupuestos
con S10
Filtros.-
se usa para escoger el filtro que se desea aplicar. Esta opcin

no esta disponible en el diagrama de red. En el cuadro
combinado aparecer los filtros predefinidos, as como los
creados por el usuario.
Grupo.-
Permite indicar el tipo de agrupamiento que deber llevar la

vista cuando se apliquen. En el cuadro combinado aparecern
los grupos predefinidos as como los creados por el usuario.
Filtro para Resaltar.- se debe activar esta casilla de verificacin para que el
filtro seleccionado acte como un filtro para resaltar
Visible en el men.Activar esta casilla de verificacin para mostrar
el nombre de la vista en el men Ver
Crear
una
combinada
vista
Una Vista combinada es una presentacin que contiene dos vistas .La vista
de la seccin inferior muestra informacin detallada acerca de las tareas o los
recursos seleccionados por el usuario en la seccin superior .Por ejemplo, se
puede tener un Diagrama de Gantt en la seccin superior y un Formulario de
tareas en la seccin inferior .Cuando se seleccione una tarea en el Diagrama de
Gantt, el formulario de tareas mostrara informacin detallada acerca de esa tarea.
Si se escoge Vista combinada en Definir nueva lista, aparecer la caja de dialogo
Definicin de una vista en < nombre de archivo>, tal como se muestra:
En esta caja de dialogo se debe seleccionar, del cuadro combinado respectivo, las
vistas que se visualizaran en las secciones superior Arriba e inferior Debajo de la
ventana cuando esta se aplique.
SECCIN: Una parte de una ventana que contiene una vista .Una vista
combinada costa de dos secciones ; por ejemplo, el Diagrama de Gantt en la
seccin superior y el Diagrama de relaciones
en la seccin inferior, como se muestra en la ilustracin anterior
Visita:
157

Project
Presupuestos
con S10
Por ejemplo, el efecto que tendr en la pantalla el hecho de activar la presentacin Detalles,
ser similar
a la siguiente:
SUGERENCIA: Para cerrar la seccin inferior de la presentacin, en el men

Ventana se debe la opcin Quitar divisin, o bien hacer doble clic sobre la
barra de divisin horizontal entre las
ventanas.
Visita:
158

Project
Presupuestos
con S10
Proyectos Mltiples
Conocer el concepto de la Consolidacin
Temas:
Concepto de proyectos mltiples

(consolidacin)
Guardar un rea de
trabajo
Consolidar proyectos por insercin
Compartir recurso entre varios proyectos
Visita:
159

Project
Presupuestos
con S10
CONCEPTO
MULTIPLES
DE
PROYECTOS
El administrador de proyectos puede ser responsable del manejo de varios

proyectos que se ejecutan al mismo tiempo, y pueden o no guardar relacin entre
s. E caso que los proyectos que se administran no guarden relacin entre s , y si
frecuentemente se tiene que abrir el mismo grupo archivos de proyecto
,, se puede facilitar la apertura simultanea de todos ellos creando
un rea de trabajo.
Esta accin solo facilitara la apertura simultanea
de los archivos
de que
componen el rea de trabajo
, sin que se establezcan vnculos entre ellos .En cambio ,cuando se administra
varios proyectos que se efectan a la misma vez , y que se encuentran
relacionados entre ellos por algn motivo , a menudo es muy til ver la
informacin
de visualizar la informacin de todos los proyectos al mismo
tiempo
,permitiendo ms fcilmente revisar la carga laboral y las programaciones de todos
ellos .Igualmente cuando existe un proyecto demasiado grande , puede haber
cierta dificultad para desplazarse a travs de muchas tareas o recursos , o
concentrarse en la informacin estrictamente necesaria ; en ese caso
,ms apropiado seria generar varios pequeos proyectos que son manejables
fcilmente y luego
consolidarlos
para tener una
visin de conjunto de los proyectos que se administra. Un proyecto consolidado
es proyecto especial que contiene otros proyectos insertados ,los
cuales
conviven dentro del proyecto contenedor a cualquier nivel de esquema .
GUARDAR
TRABAJO
UN
ARCHIVO
DE
AREA
DE
Un rea de trabajo es un serie de archivos y parmetros que se pueden

almacenar en un Ms Project crea listas de los parmetros actuales, objetos
abiertos, vistas, etc. Cuando se abre un archivo de rea de trabajo Ms Project
crea listas de los paramentaros actuales, objetos abiertos, vistas, etc. Cuando se
abre el rea de trabajo ,de tal manera que se pueda seguir el trabajo donde se dejo
; abriendo cada uno de los archivos de rea de trabajo ,Ms Project usa listas para
volver a crear el rea de trabajo , de tal manera que se pueda seguir el trabajo
donde se dejo , abriendo cada u no de los archivos que estaban abiertos cuando se
cre el rea de trabajo .
Para crear el rea de trabajo, previamente deben encontrarse abiertos todos los
archivos de proyectos que conformaran el rea de trabajo y solo ellos; es decir,
no debern estar abiertos aquellos archivos que no conformaran el rea de
trabajo. Luego, del men de Archivo, escoger la opcin de Guardar rea
de
trabajo.
160

Project
Presupuestos
con S10
IMPORTANTE: solo se podrn guardar en un rea de trabajo de archivos que tengan la

misma
extensin; en el caso de Ms Project, todos los archivos debern tener la extensin *mpp
Cuando se invoca este comando aparece la caja de dialogo Guardar rea de

trabajo como: similar a la que se muestra en la que sigue:
En esta caja de dilogo se debe tener en cuenta lo siguiente:

Guardar en:
muestra una lista de unidades de disco y carpetas

disponibles en las que se pueden guardar los archivos
como rea de trabajo:
Nombre de archivo:
Permite escribir un nombre de archivo para el rea de

trabajo. no es necesario escribir la extensin de la
denominacin del archivo ,pues Ms Project en forma
predeterminada agrega la extensin mpw .De manera
predeterminada Ms Project se asigna el nombre
REANUDAR. MPW
Guardar como tipo:
Para asignar tipo de archivo la nica opcin

disponible es rea de trabajo.
Importante: un archivo de rea de trabajo contiene solamente la lista de los

parmetros de los proyectos que hay abiertos cuando se crea el rea de trabajo .Un
archivo de rea de trabajo no contiene los archivos de proyecto propiamente dichos,
por lo que no ocupa demasiado espacio en el disco.
La extensin de los archivos de rea de trabajo en Ms
Project es *mpw
RECORDAR: para crear el rea de trabajo todos los archivos que lo constituirn
debern estar abiertos .Una vez creada el rea de trabajo, no se podrn agregar
nuevos archivos.
Visita:
161

Project
Presupuestos
con S10
Para abrir un archivo de rea de trabajo, se sigue el mismo procedimiento que para
abrir un archivo de proyecto simple (es decir, escoger. Abrir del Menu Archivo o
presionar el botn abrir de la barra de herramientas estndar) la diferencia se
encontrara en el icono correspondiente a los archivos de rea de trabajo, que es
diferente al de los archivos de proyecto, tal como se muestra en las ilustraciones
que siguen:
Cuando se abre un archivo de rea de trabajo, se abrirn en una sola operacin

todos los archivos que estaban abiertos al momento de crear el rea de trabajo.
Al cerrar los archivos, por cada documento en el rea de trabajo que se haya
modificado pero que no se halla guardado. Ms Project preguntara si guardara
silos cambios, ya que los trata como archivos
diferentes no relacionados ni
vinculados.
Visita:
162

Project
Presupuestos
con S10
CONSOLIDAR
PROYECTOS
Una de las formas ms eficaces de organizar proyectos grandes o complejos
consiste en crear varios proyectos pequeos y luego consolidarnos en un solo
archivo sin que pierdan su independencia operativa .Un proyecto consolidado
siempre se creara insertando un proyecto en otro. El proyecto insertado aparecer
entonces como una tarea de resumen dentro del proyecto consolidado, que puede
contener uno o varios proyectos
insertados.
Proyecto principal :proyecto que contiene otros proyectos que se denominan

proyectos insertados o subproyectos .Tambin
se denomina Proyectos
Consolidados ,Maestros o Contenedores .Cualquier proyecto de Ms Project es
capaz de convertirse en un Proyecto principal.
Subproyecto: Proyectos insertados en otro proyecto .Los subproyectos se
utilizan como un medio de
dividir
proyectos complejos en partes mas fciles de manejar .Tambin se
denominan proyectos insertados
Una tarea externa es la representacin de una tarea de otro proyecto actual
.Las tareas externas
pueden ser creadas para los proyectos insertados o para
proyectos individuales.
Se puede crear un proyecto consolidado mediante la insercin de copias de

proyectos individuales en un mismo archivo de proyecto de tal forma que se puede
ver, imprimir y cambiar informacin de todos los proyectos con los que se
est
trabajando
e
incluso
de
aquellos
pertenecientes
a
otros administradores de proyectos como si se tratase de un solo proyecto que lo
recibe.
Con Ms Project se puede consolidar los archivos de proyectos individuales en
una sola ventana, de forma que sea posible consultar la informacin acerca de los
proyectos en administracin como si se tratara de un solo proyecto.
Se puede crear y guardar un archivo de proyecto consolidado como un nuevo
archivo de proyecto manteniendo vnculos con los proyectos origen .Si un proyecto
se vincula a sus proyectos de origen ,los cambios en la informacin del archivo del
proyecto consolidado se reflejaran en los correspondientes archivos fuente
.Igualmente ,si cambia la informacin
en un archivo fuente .Igualmente ,si
cambia la informacin en un archivo de origen ,la informacin correspondiente en el
archivo consolidado tambin cambiara.
El concepto fundamental del manejo de los proyectos consolidados, se basa en el
principio de que cualquier proyecto puede ser insertado en otro proyecto
denominado Contenedor permitindole residir dentro de este en cualquier nivel de
esquema; es decir, los proyectos insertado responden a un nivel jerrquico dentro
del proyecto contenedor .El limite, en nmero de proyectos que pueden

ser
insertados en un mismo archivo, es de 100
proyectos.
Visita:
163

Project
Presupuestos
con S10
Por qu debe
subproyectos?
utilizarse
un
proyecto
principal
Tal como ya se expreso ,la creacin de un proyecto consolidado y subproyectos

permite dividir un proyecto grande en varias partes y delegarse en las personas
adecuadas .En termino de administracin del proyecto ,la asignacin de
subproyectos siguiendo
este mtodo proporciona responsabilidad a todas las
personas que realizan
Ms Project ,la creacin de subproyecto
dentro de un
proyecto consolidado permite que cada uno de los administradores del proyecto
tenga un mejor acceso y un mayor control sobre las correspondientes partes de la
programacin .Para determinar si se debe dividir un proyecto grande en un
proyecto consolidado y subproyectos ,resulta til responder a las siguientes
preguntas:
Es el proyecto
detallado?
muy
grande
Si el proyecto va a contener varios ciento de tareas ,resultara difcil

desplazarse por el mismo y manipularlo como un nico archivo de gran tamao
.La divisin en subproyectos puede hacerlo ms funcional porque se podr manejar
cada subproyecto individualmente .Si algunas partes del proyecto contiene un
trabajo que esta dividido de forma ms detallada que otros ,puede que convenga
dividir esas partes en subproyectos independientes de modo que la mayora de
los usuarios vean solo una descripcin resumida del proyecto , mientras que las
partes interesada puedan verlo con ms detalle si lo desean .un archivo nico es
casi siempre la alternativa ms rpida ,pero la posibilidad de la divisin y
consolidacin,
Cul
es
la
organizacin?
poltica
de
la
En un entorno descentralizado o distribuido, la opcin de un proyecto consolidado

y subproyecto proporciona a los trabajadores un control mayor sobre su propio
trabajo que en el caso de un archivo de proyecto grande y centralizado.
Realiza la empresa un planeamiento de arriba abajo o de abajo
arriba?
Si los administradores de un nivel inferior tienen la responsabilidad y el
conocimiento de las tasas que son necesarias en el proyecto ,puede ser positivo
permitir que realicen el planeamiento de su trabajo para unir posteriormente sus
archivos de proyecto en un proyecto consolidado .Si la norma es realizar un
planeamiento de arria abajo ,se puede reorganizar el plan inicial en subproyectos al
implantarlo ,de modo que cada uno de los equipos o administradores del proyecto
tenga mejor acceso y un mayor control sobre sus propias programaciones
Se estn trabajando varios proyectos a la
vez?
Es posible que los administradores del proyecto estn trabajando en un conjunto de
proyectos a la vez, estn o no interrelacionados los proyectos. En lugar de tener
que abrirlos de uno en uno todos los subproyectos se abre de una vez al abrir el
proyecto consolidados .Este planeamiento facilita tambin la generacin rpida de
informes sobre varios proyectos. Si los proyectos estn relacionados, el
administrador del proyecto puede crear dependencias de tareas entre tareas de
diferentes proyectos. La creacin de dependencias entre proyectos facilita a cada
administrador del proyecto la labor de ver
cmo afecta a su programacin el trabajo de los dems
administradores.
Visita:
164

Project
Presupuestos
con S10
Estn subordinados
proyectos?
algunos
proyectos
otros
Es posible reflejar exactamente la jerarqua

de varios proyectos insertndolos
en otros archivos .La estructura resultante de subproyectos debe reflejar las
prioridades y responsabilidades de los miembros del equipo as como las relaciones
entre tareas en diferentes areas y la fecha limite general.
Pueden modificar
personas?
el
proyecto
varias
Lo ideal es que un administrador del proyecto

sea el nico
que posea,
administre y modifique un archivo .Pero ,en ocasiones ,un proyecto forma parte de
un programa ms grande en el que intervienen administradores de un nivel
superior .Si esta trabajando en un proyecto con estas caractersticas ,el equipo
podr coordinar la programacin de cada equipo de subproyecto .Incluso pueden
ser positivo que los hitos del proyecto principal dirijan los hitos de cada equipo
de subproyectos para que las programaciones permanezcan coordinadas con
vistas a una fecha limite general de finalizacin de todos los subproyectos.
Se desea analizar la ruta critica cada fase as como para el proyecto
completo?
cada proyecto individual (subproyecto ) contiene una ruta critica .La consolidacin
de varios proyectos en un archivos de proyecto nico permite tener un panorama
general de varias rutas criticas en el proyecto consolidado ,al tiempo que se
mantienen rutas criticas independientes para cada subproyecto.
Se
comparten
subproyectos?
los
recursos
entre
los
La Administracin de grupos de recursos esta centralizada .Si se conectan

proyectos diferentes incluidos el proyecto consolidado y los subproyectos a un
fondo de recurso, se dispondrn de todos los recursos para la programacin .Los
fondos de recursos evitan la sobre asignacin de personas que trabajan en
proyectos diferentes y permiten actualizar fcilmente la disponibilidad de recursos
modificado el calendario de recursos en el fondo de recurso.
Insertar
proyectos
Es posible insertar proyectos dentro de otros proyectos o tambin insertar varios
proyectos en una ventana, es decir, en un nuevo proyecto.
En el primer caso, se desea, por ejemplo, insertar varios
proyectos en un proyecto existente para consolidarlos en uno
solo .Para ello, abrir el Proyecto principal (el que va a recibir
los subproyetos) en la ventana de un proyecto, colocar el
selector de celda en el lugar en que se desea insertar los
nuevos proyectos e ir al men Insertar, Proyecto
Esta accin dar lugar a la
aparicin de la caja de dialogo
Insertar proyecto, similar a la que se muestra a continuacin
Visita:
165

Project
Presupuestos
con S10
La mayor parte de los controles que aparecen en esta ventana corresponde a los
controles estndar siguiente:
Buscar en: Este cuadro combinado se usa para ubicar la unidad de disco o
Carpeta donde se encuentra los archivos a consolidar.
Vincula al proyecto: Si se activa esta casilla de verificacin, se crear un
vinculo con el archivo del proyecto seleccionado en vez de incrustarlo; es decir,
el archivo del proyecto quedara vinculado al Consolidado y viceversa .Esta opcin
se encuentra activada en forma predeterminada.
Para insertar varios archivos, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en los
archivos en el orden en que se desee insertarlos .Para insertar un archivo en
formato de solo lectura, hacer clic en la flecha del botn Insertar y ,a continuacin
,en Insertar solo lectura
Si se consolida archivos de proyectos que contengan recursos con el mismo

nombre para eliminar los nombres de recursos duplicados ,desactivar la casilla de
verificacin Vincular al proyecto .La primera instancia de un nombre de recurso y
su sobrescribir la segunda instancia y las instancias posteriores ; y como los
subproyectos no estn vinculados a sus archivos de origen ,no podr actualizar el
archivo de
proyecto
original con los cabios realizados en el subproyecto del
proyecto principal.
IMPORTANTE: Al abrir un archivo de proyecto consolidado, Ms Project se

comportara como si tambin se hubiese abierto sus archivos de origen.
Cuando se consolidan proyectos en un Proyecto principal, los recursos permanecen en los
archivos de
proyecto individuales .No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro

subproyecto.
Visita:
166

Project
Presupuestos
con S10
EL otro mtodo para consolidar proyectos, a partir de un proyecto en blanco,

requiere que los proyectos que se deban consolidar se encuentren abiertos, siendo
importantes indicar que no necesariamente todos los proyectos abiertos debern
se, si no nicamente los que se seleccionen .Para efectuar este tipo de
consolidacin, en el men Ventana, escoger Nueva ventana
Esta accin dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo Nueva venta en la que se
muestra todos los proyectos que se encuentran abiertos en ese momento.
En esa ventana se pueden escoger los archivos de proyecto que se consolidaran

en la nueva ventana
.Como resultado, se abrir una nueva ventana de proyecto y los proyectos
seleccionados
se
consolidaran en es nueva ventana.
Eliminar un proyecto
insertado
Si un Proyecto insertado (subproyecto) que aparece como Tarea de resumen en
el consolidado ,se selecciona y luego se presiona la tecla Supr (Del o delete) ,
estesubproyecto y todas sus tareas son eliminadas del proyecto consolidado .El
archivo del proyecto eliminado del consolidado aun existente y contiene a todas sus
tareas ,solo que deja de ser parte componente del proyecto dentro o maestro .Sin
embargo seleccionan subtareas especificas de un proyecto dentro de un proeycto
consolidado, seleccionan subtareas especificas de un proyecto dentro de un
proyecto consolidado , solo se eliminara estas subtareas del proyecto insertado.
Concepto de Tareas
Externas
Si el inicio de un proyecto .o una de sus tareas componentes, se encuentra
condicionado por el comienzo o fin de una tarea que se encuentra en otro
proyecto, se puede utilizar la vinculacin
entre proyectos para crear una
dependencia entre esas tareas. Cuando se crean dependencia entre tareas de
proyecto sean diferentes utilizando este concepto, los cambios que se produzcan
en las fechas
automticamente
proyect
o.
Visita:
de comienzo o de fin de la
en la tarea sucesora del otro
tarea externa se
reflejan
167

Project
Presupuestos
con S10
Si solo se desea conectar ciertos campos de informacin, es posible pegar un

vnculo entre los campos de dos archivos de proyecto en vez de utilizar el
comando. Pegado especial .Por ejemplo, si utilizaran las mismas descripciones de
trabajo y tasas de pago en dos proyectos aunque las tareas en los dos proyectos
sean diferentes. el comando Pegado especial permite conectar los campos
seleccionados en los dos proyectos de forma que la informacin quede
sincronizada.
Crear una dependencia entre
diferentes proyectos
tareas de
Una vez consolidados los proyectos de cualquiera de las formas indicadas

anteriormente, es posible crear una relacin de dependencia entre tareas de
diferentes proyectos. Estando en el proyecto consolidado, y si las tareas que se van
a vincular de los dos proyectos se pueden mostrar en la misma ventana, el mtodo
ms fcil consiste en establecer la relacin de dependencia arrastrando el mouse
desde la tarea predecesora del otro proyecto .Esto establecer la
relacin de dependencia
predeterminada, es decir, Fin a Comienzo, tal como se muestra en la
ilustracin siguiente:
168

Project
Presupuestos
con S10
En la parte superior de la ilustracin se muestra como se establece la relacin de

dependencia entre la tarea 3 (Arquitectura) del proyecto Preliminares .mpp
(Predecesora) y la Tarea 4 (asegurar permiso de excavacin de cimientos) del
Proyecto Preliminares de construccin .mpp(Sucesoras) . En la parte inferior,
aparecer el vinculo ya aplicado .Es importante observar los cambios en la
numeracin .En el caso del ejemplo, al proyecto Preliminares m.pp le falta,
aparentemente. La Tarea 4, mientras que el Proyecto Preliminares
de
construccin .mpp le falta ,tambin ,la Tarea 4 ,tal como aparece en la
ilustracin
que
sigue :
AL haber la Relacin de dependencia con el Mouse ,en forma predeterminada se ha

creado una relacin de dependencia del tipo Fin a Comienzo (FC) .Esta accin
origina que en los proyectos originales , se agregue una tarea sucesora externa al
proyecto que contiene a tarea predecesora (en el caso del ejemplo ,e l Proyecto
Preliminares .mpp) una tarea Predecesora externa al proyecto que contiene la
tarea sucesora (Proyecto Preliminares de construccin .mpp ) .En la ilustracin
que sigue ,se muestra los proyectos originales con las nuevas tareas externas ,en
la que se puede apreciar el motivo por el que
el que la numeracin ha cambiado en el proyecto
consolidado.
169

Project
Presupuestos
con S10
Tambin se puede vincular tareas entre proyectos ,sin necesidad de tener

todos los proyectos abiertos ,escribiendo Lnea de comando del proyecto
/identificador en el campo Predecesoras (donde Lnea de comando del
proyecto es el nombre de archivo del proyecto que contiene la tarea que se
desea vincular incluyendo su ubicacin en la unidad de disco o de red e
identificador es el numero Id de dicha tarea ) .Esta sintaxis aparecer en
el campo Predecesoras de la Tarea vinculadas ,donde se indica que la
predecesora externa es la tarea 4 del proyecto Preliminar es .mpp
que se encuentra en la carpeta Proyectos
en el disco D:
Al escribir la relacin de dependencia, tambin es posible establecer otras

relaciones de dependencia diferentes que la predeterminada, as como
definimos Adelanto o Posposicin usando los mismos
criterios que para las tareas del mismo proyecto
.
IMPORTANTE: Las tareas externas se muestran en los proyectos con los que se
encuentran vinculados con el texto en color gris y la barra Gantt como la tarea
Normal pero tambin de color gris
Cambiar la dependencia entre las tareas de diferentes proyectos

Estando en el Diagrama de Gantt que contiene los proyectos consolidados , o en el
que contiene los vnculos en el caso que no estn consolidados ,hacer doble clic en
la lnea de vinculacin cuya dependencia de reas se desea cambiar ,lo que dar
origen a la caja de dialogo Dependencia entre tareas . En el cuadro combinado
Tipo, escoger la dependencia de tareas que se desea y en la caja de texto
Posposicin: ingresar el adelanto o la posposicin si fuese necesario .En esta caja
de dialogo aparecern indicados los nombres de la tareas que estn vinculadas y a
que proyectos pertenecen (correspondiendo De: a la tarea Predecesora y Con:
la tarea Sucesora), tal como se muestra en la
siguiente
ilustracin:
170

Project
Presupuestos
con S10
COMPARTIR
PROYECTOS
RECURSOS
ENTRE
Cada Proyecto creado puede tener su propio fondo de recursos o compartir el

fondo de recursos de otros proyectos. Cuando se administra recursos que trabajen
en ms de un proyecto al mismo tiempo o proyecto que comparten recursos, se
puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos comunes
.Compartir recursos entre proyectos permite, entre otras
cosas .lo siguiente:
Agregar recursos compartidos a un mismo recurso rpidamente.

Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.
Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignacion.
Imprimir los informes de recursos que proporcionen informacin acerca del
uso de los recursos a los largo de los proyectos.
Se puede crear fondos de recursos en Ms Project

de os formas:
Guardar un fondo de recursos como un archivo separador cuando se
consolidan los proyectos; es decir que se puede crear un archivo separado
cuando se consolidan los proyectos; es decir que se puede crear un
proyecto sin tareas pero que contenga un fondo de recursos que
posteriormente puede ser compartido.
Crear un fondo de recursos dentro de un archivo de proyectos y guardarlo como
parte del
proyecto, tal como se vio en el capitulo referente
a Recursos.
En
la
ventana
activa
se debe
encontrar
el proyecto (que puede tener un fondo
de recursos o no9 que recibir los
recursos de otro proyecto
,y tambin debe estar abierto el
proyecto que proporciona los recursos
a
compartir
;
luego del men
Herramientas
, Compartir recursos ,
escoger la opcin
Compartir
recursos .. Esto dar como resultado
la caja de dialogo
del mismo nombre que tiene el
aspecto que se
muestra
a
continuacin:
171

Project
Presupuestos
con S10
En esta caja de dialogo se debe tener en cuenta la siguiente:

Utilizar recursos propios:
Seleccionar para compartir recursos nicamente

desde dentro del archivo de proyecto activo
.Esta opcin desactiva cualquier comparticin
de recursos identificada previamente.
Usar recursos de:
seleccionar esta opcin para especificar otro

archivo de proyecto abierto que contenga
los recursos que desee compartir en el
archivo de proyecto activo. Escoger de la
lista el proyecto que se encuentra abiertos,
menos el
proyecto activo). En el caso de la ilustracin
anterior, menos el proyecto que proporcionara
los recursos de denomina Fondo de
recursos.mpp
Si hay conflicto con la informacin de recursos o calendarios

El fondo de recursos tiene prioridad:
Seleccionar esta opcin para dar
prioridad al archivo del fondo de recursos en
caso de que se produzca algn conflicto con
el calendario u otro recurso en los archivos
compartidos entre el proyecto activo y el proyecto del fondo
de
recursos.
El proyecto compartidor tiene prioridad: Seleccionar esta opcin para dar
prioridad al archivo de proyecto activo en caso
de producirse un conflicto con el calendario u
otro recurso en los archivos compartidos entre
el proyecto activo ye l proyecto del fondo de recursos.
IMPORTANTE: Los recursos compartidos aparecern en todos los proyectos en los que se
compartan
proyectos, es decir que el Fondo de recursos de todos los proyectos ser el mismo
A partir de esta modificacin en el fondo de recursos, por defecto de haber
compartido los fondos, se puede efectuar la Asignacin de recursos en la misma
forma explicada en el Capitulo referente
a Recursos, pues estarn disponibles
todos los recursos compartidos para cada proyecto.
Para efecto de obtener informacin de con que proyectos
se estarn
compartiendo los recursos, teniendo como ventana activa el proyecto cuyos
recursos compartidos para cada proyecto.
Para defectos de obtener
informacin de con que proyectos se esta
compartiendo los recursos
,teniendo como ventana activa el proyecto cuyo recursos se han compartido ( es
decir, el proyecto que proporciona los recursos ,tal como Fondo de recursos .mpp ,
en el caso de ejemplo) , en el men Herramientas ,Compartir recursos escoger
Compartir recursos . A pesar de ser el mismo comando que se utilizo para

compartir los recursos, cuando estos
ya estn compartidos y en la ventana
activa se encuentra el proyecto que proporciona recursos a compartir, la caja de
dialogo que aparece cambia
de aspecto a la
siguiente:
Visita:
172

Project
Presupuestos
con S10
En esta caja de dialogo aparece <nombre

de archivo> es un fondo de
recursos, indicando que los recursos de este archivo se encuentran compartidos
con otros proyectos .Los elementos de esta caja dialogo tienen el siguiente uso:
Vinculo para compartir: Presenta una lista de los archivos de proyecto a
los cuales el archivo esta vinculado como fondo
de recursos .Indica la Lnea de Comando de
acceso completa y el nombre de todos los
archivos de proyecto asociados .Seleccionar los
archivos de proyecto que se desee abrir o
desvincular de este fondo de recursos.
Abrir en modo solo lectura: Seleccionar para abrir los archivos
seleccionados con el atributo de Solo
Lectura.
El fondo de
recursos tiene
prioridad:
El proyecto
compartidor
tiene
prioridad:
Abrir:
Seleccionar esta opcin para dar prioridad el fondo de

recursos actual si se produce
algn
conflicto de calendario
u
otros recursos entre el archivo activo y el archivo del
fondo de recursos
en el caso de los recursos
compartidos.
Seleccionar esta opcin para dar prioridad da al
archivo de proyecto activo que est utilizando los
recursos de este archivo de fondo si surge algn
conflicto de calendario
y otros recursos entre el
archivo activo u el archivo del fondo de recursos
en el
caso
de
recursos
compartidos.
Este botn se activara si se ha seleccionado al menos
un archivo .Si en la lista aparecen ms archivos que
el numero de ventanas de proyectos disponibles, ms
Project ofrecer la opcin de crear un proyecto
consolidado.
Abrir todos:
Visita:
se utiliza para abrir todos los archivos que aparecen

en la lista Vnculos para compartir .Si en la lista de
vnculos para compartir aparece ms de un archivo,
Ms Project creara un proyecto
consolidado con los archivos de
la lista.
173

Project
Presupuestos
con S10
Romper Vnculos
Permite desvincular los archivos seleccionados del

fondo de recursos actual. Los vnculos entre los
archivos de proyecto seleccionados y el fondo de
recursos cesarn de existir. Este botn se activar slo
si se ha seleccionado cuando menos un archivo en la
lista Vnculos para
comparti
r.
IMPORTANTE.- Microsoft Project 2003 almacena la informacin de asignacin

en los proyectos compartidores y en el fondo de recursos. Si un compartidor
est disponible, Microsoft Project utilizar la informacin almacenada en este
archivo. Si el compartidor no estuviese abierto, utilizar
la informacin duplicada en el fondo de recursos.
Visita:
174

Project
Presupuestos
con S10
SEGUIMIENTO DE PROYECTO
Al finalizar el captulo el alumno lograra:
Efectuar el seguimiento del proyecto comparado los parmetros programados con los
actuales
Temas:
Concepto Bsico de seguimiento o Administracin

del proyecto. Guardar la lnea de base del
proyecto.
Actualizar segn
programacin. Actualizar
tareas.
Reprogramar tareas.
Crear planes provisionales
Visita:
175

Project
Presupuestos
con S10
CONCEPTOS
BSICOS
El seguimiento del proyecto significa actualizar la informacin real a una
fecha definida y analizar peridicamente la ejecucin del proyecto una vez que
se ha iniciado .Al finalizar la etapa de programacin y antes que el proyecto se
inicie ,se defini una line a de base ,que es una copia de la programacin original
y que, en principio ,no debe cambiar .Durante la ejecucin del proyecto ,se
compara la programacin original
y que en ,principio no
debe
cambiar .Durante la ejecucin del proyecto ,se comprar la programacin actual
con la prevista (Linea de base). Por lo tanto se puede decir que el seguimiento
se inicia cuando se guarda la Line de base .Este Comando ,como se expreso
,congela los datos que constituyen los valores previstos durante la fase de
programacin contra los cuales se contrastaran la informacin de los valores
actuales que realmente cambian durante la ejecucin.
Por lo tanto ,crear la programacin es solo el primer paso para una administracin
exitosa del proyecto
, ,un correcto seguimiento ,constituye la mejor forma de asegurar la culminacin
satisfactoria del proyecto ,dentro , o lo ms cerca posible ,de los parmetros de
programacin definidos en la primera fase. Realizar un seguimiento del progreso
ofrece varias ventajas, pues permite:
Identificar y resolver los problemas antes que se produzca o, en el peor

de los casos, cuando recin se producen y aun es posible rectificar sin que
genere males mayores.
Generar informes de estado para la administracin y los
participantes en el proyecto.
Conservar datos histricos que ayuden a planificar similares proyectos
futuros de una forma ms precisa.
Actualizar el proyecto es un proceso constante de modificacin de la programacin
cambiante e ingreso de la informacin actual. Bajo la premisa que modificaciones
en las tareas previas afectara las fechas de inicio y fin de tareas futuras, Ms
Project incorpora esta informacin y calculara la programacin par
las tareas futuras. La programacin cambia pero no la Lnea de base que
permanece son afectarse.
SUGERENCIA.- durante la fase de Seguimiento, se deber prestar especial atencin a las

reas
crticas, puesto que cualquier cambio en stas puede afectar la fecha de fin del proyecto
Informacin que es recomendable actualizar

Despus de crear una programacin y establecer un plan previsto (Lnea de base),
se podr actualizar la programacin tan frecuente como se desee para seguir el
progreso y evaluar el estado de cada tarea con la finalidad de mantener
correctamente la informacin pertinente de la programacin. Se puede seguir la
informacin incluida en el plan previsto, en forma mnima o en detalle.
Un Seguimiento mnimo se debe llevar a cabo si slo se desea controlar las

fechas reales de comienzo o fin de cada tarea, comparando estas fechas con las
fechas previstas de comienzo o fin. Este seguimiento, bsicamente, se utiliza
cuando no se han asignado recursos a las tareas o el proyecto es tan pequeo
que no justifica mayor esfuerzo de
seguimiento.
Visita:
176

Project
Presupuestos
con S10
El Seguimiento detallado se lleva a cabo cuando es preciso seguir la

programacin con cierto grado de detalle, controlando algunas o todas las
siguientes variables del proyecto:
Fecha de comienzo y de fin de las tareas.

% completado o % fsico completado de cada tarea
Duracin real y Duracin restante de las tareas
Costo del proyecto, de las tareas individuales y de los recursos.
Horas de trabajo en que se ha completado cada tarea.
Los resultados de la informacin del seguimiento detallado se pueden usar para

seguir el progreso de las tareas, controlar los costos y planificar el personal
del proyecto, as como para planificar futuros
proyectos ms eficazmente.
IMPORTANTE.- El campo % completado muestra el estado actual de una tarea,

expresado como el porcentaje completado de la duracin de la misma. Se puede
indicar el % completado o dejar que Microsoft Project lo calcule en funcin de la
duracin real, mediante la frmula siguiente:
% completado = Duracin real Duracin
Cuando se crea una tarea por primera vez, el % completado es 0%. En cuanto se indique la
Duracin real, la
Duracin restante o el trabajo real (que obviamente afecta a la duracin real) Microsoft
Project calcular el
% completado.
El campo % fsico completado muestra un valor ingresado de porcentaje completado
que se puede utilizar como alternativa para calcular el CPTR (costo presupuestado del
trabajo realizado). Este campo tambin se conoce como % completado del valor
acumulado. A diferencia del campo % completado, el campo % fsico completado es
independiente de los valores de Duracin total o duracin real que se utiliza en el
campo % completado para calcular CPTR.
Por Ejemplo.- un proyecto de construccin de una pared consiste en apilar 100
piedras en cinco niveles. Para colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20
minutos, pero para colocar la segunda se necesitan 25 minutos, ya que hay que
levantar las piedras una fila, as que se necesita algo ms de tiempo. Para la tercera fila
se necesitarn 30 minutos, para la cuarta 35 y para la ultima 40 minutos, lo que hace
que la tarea demande un total de 150 minutos para completase. Despus de colocar las
tres primeras filas, se puede decir que el proyecto tiene un % fsico completado igual a
60% (ha colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, ha necesitado 75 de los 150
minutos, por lo que en trminos de duracin, el trabajo tiene un % completado de slo
50%.
Dependiendo de cmo se pague dicho trabajo (es decir, cmo se acumula el valor, por
piedras o por horas) se puede elegir el valor del % completado o el valor del % fsico
completado en la tarea para reflejarlo correctamente en el anlisis del valor acumulado.
El mtodo predeterminado es el clculo del % completado; sin embargo si alguna tarea
se medir por % fsico completado, seleccionar la tarea y en la caja de dialogo
informacin de la tarea, separador Avanzado, seleccionar el Mtodo del valor acumulado:
Visita:
177

Project
Presupuestos
con S10
GUARDAR
PROYETO
LA
LINEA
DE
BASE
DE
UN
Una lnea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original .Esta
conjunto consta de los valores
originales de tareas, recursos ,asignaciones y
costos que se especifican en el plan de l proyecto se encuentra listo para su
ejecucin ,se debe guardar su Lnea de base .Una lnea de base es fundamental
para llevar a cabo un adecuado seguimiento del progreso del proyecto ya que las
estimaciones originales que contiene son puntos de referencia permanentes con
los que se
debe comparar
la informaciones actualizadas
de tareas
,recursos
,asignaciones y costos (incluida
la informacin real registrada ) que introduce
en
el
plan
de
proyectos
a medida que este progresa Ejemplos de
informacin real son duraciones de tarea reales ,costos de los recursos de fase
temporal y trabajo completada ala asignacin .
Todo proyecto constituye una experiencia de la que siempre se aprende .Para
aprovechar al mximo la experiencia ,se puede crear un plan previsto
que
representa lo que se espera de l proyecto .Despus
,cuando se hace el seguimiento el progreso , lo que se espera del proyecto
.Despus cuando se hace el seguimiento el progreso , se utiliza esta lnea de base
para comparar el plan original (plan previsto) con el curso planeado ,las que
rebasaron el presupuesto original ,las que llevaron mas tiempo del planeado
,etc. Esta informacin se puede utilizar para evitar problemas en similares
proyectos futuros y para
realizar mejores estimaciones de tiempo y
presupuesto.
Para guardar la Lnea de base de un proyecto, en el men Herramientas,

Seguimiento, escoger la opcin
Guardar lnea de
base
178

Project
Presupuestos
con S10
Esta accin dar lugar a la caja de

dialogo Guardar lnea de base que tiene
el aspecto que se muestra en la derecha:
La lnea de base se puede guardar para
Proyecto completo o para las Tareas
seleccionadas .Por ejemplo
,si luego
de haber finalizado la
programacin de un proyecto aparece la
necesidad de agregarle una nueva tarea
,antes de iniciar la ejecucin
habr que guardar la lnea de base para esa
tarea .La informacin de plan previsto (Lnea
de Base) se almacena
en los campos
Comienzo previsto ,Fin previsto ,Trabajo
previsto ,Duracin
prevista y Costo
previsto, y sirve, como ya se dijo para
contrastar con los datos reales durante la
etapa de seguimiento .Una Lnea de base
guardada ,se puede borrar par reflejar
cambios en la programacin que ocurra
antes del inicio de los trabajados en si. Para
borrar una Lnea de
base, del men
Herramientas,
seguimientos,
escoger
Borrar Lnea de base .Se puede borrar la
Lnea de Base del Proyecto Completo o
de las Tareas seleccionadas, tal
como se ve en la ilustracin
siguiente:
Notar que Ms Project muestra la fecha en que fue guardada la lnea de base, en este caso,
la primera
vez.
SUGERENCIA: Una vez comenzado el proyecto no es recomendable borrar la Lnea de

Base. Si
fuese necesario, se pueden guardar hasta 10 Lneas de base adicionales.
Visita:
179

Project
Presupuestos
con S10
Qu informacin se guarda en una lnea de base?

Informacin de tareas:
Fechas de comienzo y Fin

Duraciones
Trabajo
Costos
Tareas divididas
Trabajo de fase temporal
Costos de fase temporal
Informacin de
Recursos
Trabajo
Costos
Costos de Fase temporal
Informacin de asignaciones
Fechas de comienzo y fin

Trabajo
Costos
Costos de fase temporal
Cundo no debe crearse una Lnea de base?

Lo ideal es crear la Lnea de Base despus de terminar de elaborar y perfeccionar
el planeamiento del proyecto .Dado que la Lnea de base proporciona los puntos
de referencia con los que se puede comparar el progreso del proyecto real,
debe incluir las mejores estimaciones de duracin de las tareas , de las fechas
de comienzo y fin , de los costos y de otras variables del proyecto que se daban
controlar.
Si la informacin de la Lnea de Base difiere de los daros actuales, significara que
el plan original no es preciso .Normalmente, esta diferencia se produce si ha
cambiado el mbito o la naturaleza de l proyecto. Silos participantes del
proyecto estn de acuerdo en que la diferencia lo justifica, entonces en cualquier
momento durante el proyecto podr modificar o adaptar la Lnea de base.
Puede resultar especialmente til guardar varias lneas de base (hasta 11) en
caso de proyectos largos o en proyectos en que las tareas programadas o los
costos han variado mucho y los datos de la lnea de base inicial ya no son validos.
Visita:
180

Project
Presupuestos
con S10
Es decir, cuando los valores inciales se modifican de tal forma que es necesario
reflejar de manera mas cercana lo que resta de un proyecto largo cuyas tareas
recurso o asignaciones
puedan haberse alterado demasiado por defecto de
retrasos en la parte inicial de la programacin .
Aunque la creacin de una lnea de base sirve para que el proyecto sea lo mas til
posible al permitir comparar la informacin actual con la informacin de la lnea
de base, en determinadas ocasiones la lnea de base no resulta muy til. Por
ejemplo, puede que por razones de tamao del proyecto puede tener un numero de
tareas tan reducido que se puede controlar su progreso mentalmente .O bien, la
duracin de l proyecto puede ser tan corta que no justifica gastar tiempo en
realizar un seguimiento de las tareas.
Visita:
181

Project
Presupuestos
con S10
ACTUALIZAR
PROGRAMACION
EL
PROYECTO
SEGN
Cundo el proyecto se ha iniciado y se requiere efectuar un seguimiento de las

tareas , un buen punto de partida para efectuar la comparacin de los valores
actuales contra los previstos consisten en Actualizar segn programacin .Ms
Project asumir que
las fechas reales
de
Comienzo
y Fin de las tareas ,as como sus
Duraciones y Asignaciones no han
variado con referencia a lo provisto
.Es decir ,es la condicin ideal del
proyecto ,en la que todo se desarrolla
exactamente como se previo
.Se
puede actualizar
segn programacin o todo
proyecto en la que todo se desarrolla
exactamente como se previo. Se
puede
actualizar
segn
programacin a todo el proyecto o a
algunas
tareas
seleccionadas
previamente .Para actualizar
segn
programacin a todo el proyecto o a algunas tareas seleccionadas previamente
.Para actualizar segn
programacin ,del men Herramientas , Seguimientos ,escoger la opcin Actualizar
proyecto ,que dar lugar a la caja de dialogo del mismo nombre.
En esta caja de dialogo ,se establece que
se puede Actualizar
el trabajo
completado a una fecha por definir (en forma predeterminada, aparecer la fecha
de hoy ) por porcentaje completado , y luego establecer si se actualiza par el
proyecto completo o para las Tareas seleccionadas ,tal como aparece
en la ilustracin que
sigue :
182

Project
Presupuestos
con S10
Los elementos de esta caja tienen la siguiente utilidad:
Actualizar
trabajo
completado al
Reprogram
ar trabajo
restante
desde:
Seleccionar este botn de opciones

para actualizar
el
trabajo que se haya realizado efectivamente. Se debe
ingresar
la fecha a la que se desea actualizar la
programacin
(en forma predeterminada aparecer la
fecha actual, si no se ha definido
una
fecha de estado). Al seleccionar esta opcin
Ms,
Project considerara
las fechas programadas como
fechas reales configurando
el
campo % completado para que refleje
esta situacin.
Por
porcentaje completado: seleccionar para que Ms
Project configure el porcentaje completado dentro de un
rango de cero a cien. Las tareas que no hayan comenzado
se configuren el porcentaje completado dentro e un rango.
Configuran como 0% .Las tareas completadas se
configuran la
100% .Si una tarea se encuentra en curso Ms Project
calculara
el porcentaje
completado
teniendo en cuenta la fecha de definida
y
configura el % completado
a
dicho
valor .Esta opcin dar el mismo resultado que aplicar
el botn Actualizar segn programacin de la Barra de
herramientas Seguimiento que se vera a continuacin .
Solo al 0% o al
100%
seleccionar par que Ms Project
configure el
porcentaje completado a
cero a cien .Las tareas que no hayan comenzado
se
configuraran a cero .Las que no hayan comenzado se
configuraran a cero .Las que hayan sido completadas, a
cien .Si una tarea se encuentra en cursos, Ms Project dejara
el porcentaje el porcentaje completado en cero.
Activar este botn

de opciones par que Ms Project
reprograme el trabajo que reste por hacer a partir de la
fecha que se
ingrese
(
en
forma predeterminada aparecer la fecha de hoy ) .
Para:
Seleccionar Proyecto completo para configurar la

informacin real a todas las tareas del proyecto .Seleccionar
Tareas seleccionadas par configurar la informacin real de
todas las tareas seleccionadas para configurar la
informacin real nicamente de las tareas seleccionadas.
Visita:
183

Project
Presupuestos
con S10
El mismo efecto se obtendr utilizando la Barra de herramientas Seguimiento,

que par ser activada requiere ir al men Ver,
Barra de Herramientas, y
seleccionar Seguimiento .Para actualizar todo el proyecto con este mtodo:
A. Seleccionar todas las tareas haciendo clic en el botn que se encuentra sobre el Id
numero 1
B. Hacer clic sobre el botn Actualizar segn programacin, tal como se muestra a
continuacin.
Esto har que las tareas se actualicen hasta la Fecha de estado definida en
la caja de dialogo informacin del Proyecto ( si no hubiese definido una fecha de
estado ,Ms Project asume como tal la fecha de hoy ), mostrando en el Diagrama de
Gantt las barras de progreso .Para las tareas finalizadas
,en la columna Indicadores aparecer el icono
() y al colocar le puntero del
mouse encima del icono
,informara cuando se completo
la tarea:
184

Project
Presupuestos
con S10
ACTUALIZAR
TAREAS
Cuando se administra un proyecto, es importante controlar si las tareas comienzan
o finalizan a tiempo. Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden
desorganizar la programacin al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las
tareas relacionadas y , por tanto retrasar la fecha de finalizacin del proyecto
.A su vez ,las tareas que comienzan
o finalizan antes de lo previsto liberan
recursos que pueden trabajar en otras tareas de la programacin .Recordar que lo
satisfactorio es que el proyecto finalice en las fechas programadas
o en una
fecha bastante cercana .Un proyecto que acaba en condiciones normalmente,
en mucho retrasos o con mucho adelanto, generalmente indica gruesos errores
en la programacin ,por exceso o por defecto .
Para
efectuar
la
actualizacin
de
las
tareas
previamente
seleccionadas ,se puede escoger la opcin
Actualizar tareas
del
men
Herramientas
,
Seguimientos , o tambin el botn
del
mismo nombre que se encuentra
en
la Barra de herramientas Seguimientos y
que tiene el aspecto de que se muestra
a al
izquierda .
IMPORTANTE: Si se selecciona mas de una tarea, algunos elementos de la caja de

dialogo
actualizar tareas
Actualizar tareas permite un seguimiento detallado de las tareas y Ms Project
actualizara todas las tareas seleccionadas con la informacin que se especifique
.Despus de introducida la informacin en la caja de dialogo Actualizar tareas, se
realizaran los clculos necesarios
y cambiaran los valores en los campos
efectuados.
Esta caja de dialogo y los elementos que la componen tiene las funciones que se
indican a continuacin:
185

Project
Presupuestos
con S10
Nombre:
Muestra el nombre de la tarea seleccionada. Es un campo

que se puede editar.
Duracin:
Muestra la duracin actual de la tarea seleccionada. Es un

campo que no se puede editar. Se calcula
por la formula
siguiente:
Duracin = Duracin real + Duracin restante
% completado:
Permite ingresar el porcentaje de al tarea que haya sido

completado (avance de a tarea). Si se ingresa un porcentaje,
Ms Project configurara
la fecha de comienzo
real de la
tarea para que
coincida con la fecha de comienzo
programada. Si se ingresa 100%, Ms Project configurara
tambin la fecha de fin de la tarea par que coincida con la
fecha programada .En cualquier caso, calculara los valores de
Duracin real y Duracin restante basados en el valor de
Duracin actual. Project utiliza la formula siguiente par
calcular este valor:
%completado =Duracin real /
Duracin
Duracin real:
Se utiliza para ingresar la duracin real de la tarea. Si la

tarea est en curso, este numero representa el tiempo real
invertido hasta el momento en la tarea; es decir, la cantidad
efectiva de tiempo laboral que se ha utilizado hasta el
momento. Microsoft Project actualizar la Duracin actual y la
Duracin restante para que est
de acuerdo con la
duracin real que se haya introducido. Las tareas no
comenzadas tendrn una duracin real igual a cero.
Duracin restante:Se usa para ingresar la Duracin restante de la tarea

que representa la cantidad de tiempo que deber invertirse,
desde el momento actual, para completar la tarea en curso. Si
se ingresa una Duracin restante, Microsoft Project calcular la
duracin actual. Si se ingresa una duracin real y una Duracin
restante, Microsoft Project cambiar la Duracin actual para
que coincida con la suma de ambas.
Marco Estado Real:
Se utiliza para ingresar las fechas de comienzo y de Fin
reales de la tarea. Si se introducen fechas reales, tendrn
precedencia sobre cualquier otra informacin que se haya
introducido. Por ejemplo, si se introduce 60% en % completado
y una fecha Fin, Microsoft Project configurar el porcentaje
completado en 100%, porque se ha introducido la fecha en la
que se da por finalizada la tarea y, lgicamente, toda tarea
finalizada alcanza ese %.
Marco Estado Actual: Muestra las fechas de Comienzo y de Fin programadas
de las tareas. Si se ha seleccionado, ms de una tarea, los
campos aparecern en blanco, es un campo que no se puede
editar.
Botn Notas
Visita:
Abre la caja de dialogo Notas en la que se podr escribir

cualquier nota para agregar a la tarea.
186

Project
Presupuestos
con S10
Estrategias acerca de la introduccin de la informacin de seguimiento

Si la tarea ya ha sido completada, para actualizar la informacin acerca de la
misma utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
Introducir las fechas reales de comienzo y de Fin
Ingresar 100% en el campo % completado.
Ingresar una Duracin real de la tarea que sea igual a la Duracion actual.
Si la tarea ha comenzado pero aun no se ha completado, utilizar cualquiera de los
siguientes mtodos para actualizar la informacin acerca de la misma:
Ingresar la fecha de comienzo real y la duracin real.
Ingresar la fecha de comienzo real y el porcentaje completado hasta el momento.
Ingresar la fecha de comienzo real, la duracin real hasta el momento y la
duracin restante necesaria para completar la tarea.
Visita:
187

Project
Presupuestos
con S10
REPROGRAMAR
RETRASO
EL
TRABAJO
DE
TAREAS
CON
Cuando se actualiza el proyecto segn programacin, Microsoft Project calcula los

valores de % completado, Duracin real y Duracin restante en base a la Duracin
actual y a la Fecha de estado. En caso una tarea se haya retrasado hay dos
probables escenarios por los cuales puede haber ocurrido el retraso:
El trabajo se detuvo por algn motivo, como por ejemplo, la enfermedad de
un recurso himno, una falla mecnica en un recurso de equipamiento o la
llegada tarda de recursos materiales. Es decir que la cantidad de trabajo
estuvo bien prevista, pero se retraso la fecha de fin ya que la tarea no tuvo
continuidad.
La cantidad de trabajo necesario para efectuar la tarea estuvo mal
prevista, ya sea porque aparecieron trabajos adicionales, o porque los
recursos no tuvieron el rendimiento laboral esperado.
En el primer caso, es necesario que la tarea retrasada se reprograme para que la
fraccin no ejecutada aun se realice a partir de una nueva fecha. Por ejemplo,
segn la caja de dialogo Actualizar tarea de la pagina 190, la tarea sanitarios
comenz en la fecha prevista u de acuerdo a lo programado o previsin una
duracin real de 7 das y una Duracin restante de 1 da ya que su Duracin actual
es de 8 das.
Asumiendo que el % completado real es de 60%, la duracin real deber ser de 4.8
das (60% de 8 das) y la restante de 3.2 das (40% de 8 das) ya que no han
variado los 8 das de duracin actual. Sin embargo, segn la programacin la tarea
debera estar al 88% si el trabajo se hubiese llevado de acuerdo a lo programado. Al
actualizar termina en fecha anterior a la fecha de estado (que en el ejemplo es el
da de hoy 17/5/2008), tal como muestra la ilustracin siguiente:
Obviamente el componente de Duracin restante no se podra ejecutar cuando

ya la fecha en que debi hacerse ha pasado y por tanto es necesario reprogramar
la tarea par que el trabajo necesario para terminar la tarea durante la Duracin
restante realice a partir de la fecha .Para esto terminar la
tarea y hacer clic sobre el botn Reprogramar trabajo de a Barra de
herramientas Seguimiento .
Visita:
188

Project
Presupuestos
con S10
Reprogramar trabajo : Programa de Duracin

restante de las tareas seleccionadas para que
contine a partir
de
la
fecha actual .Esto quiere decir ,que si en la fecha
actual una tarea se encuentra con retraso ,mover
fecha de fecha de finalizacin ,a partir de la fecha
actual ,para que la duracin restante
sea
la
misma
.Por ejemplo ,si una tarea
que estaba
programada para haber comenzado y aun no lo ha
hecho , el uso de este botn har que la tarea se
inicie en la fecha actual y , manteniendo la
duracin restante ,cambiara
la fecha
de
finalizacin
.En
el
caso
del
ejemplo
,la
reprogramacin dar como resultado una divisin
de la tarea de tal forma que el segmento faltante
de trabajo se efecte a partir de la fecha sin
variar la Duracin actual y por
ende la cantidad de
trabajo .
En el segundo escenario, es decir cuando la tarea se retraso no por interrupcin

sino por otros motivos, se deber ingresar la Duracin real (o sea la cantidad de
das de trabajo que falta para concluir correctamente la tarea). Por ejemplo ,la
tarea Estructura ,debera haber finalizado al actualizar segn programacin (es
decir ,que su comienzo previsto era el 9/5/2006 y su fin previsto el 15/5/2006
y
la fecha actual es 17/5/2006 ,tal como muestra la
ilustracin que sigue :
189

Project
Presupuestos
con S10
Se determinar que a pesar

de haber trabajo todos los das ,es decir los 5 das
previsto ,aun restan 3 das
para finalizar .Esto quiere decir que se trabajara
tres das ms de Duracin actual (15 que debi finalizar al 17 que es la fecha
actual : ahora ser 8 das ) y la Duracin restante es de 3 das .Estos datos se
ingresaran en la caja de dialogo Actualizar tareas ,tal como muestra la ilustracin
siguiente :
Al aplicar los nuevos datos actualizados, la tarea se reprogramo bajo control

total del usuario y el resultado ser el siguiente:
La Duracin actual de la tarea ha aumentado a 8 das y el % completado ha sido

recaculado a 63% (5 das de Duracin real entre 8 das de Duracin actual). Luego,
reprogramar la tarea segn se vio antes en
este
mismo
Capitulo.
Visita:
190

Project
Presupuestos
con S10
Uso de la Fecha de Estado

La fecha de estado es un valor que se define par que Ms Project efectu ciertos
clculos relacionados con el seguimiento del proyecto, tomado como referencia esa
fecha .Se puede utilizar par lo siguiente:
Calculo de Valor acumulado. El valor acumulado es la medida del costo
del trabajo realizado hasta la fecha de estado o la fecha actual .tal como se
expreso en el Capitulo 9 sobre los Costos del Proyecto .El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costo y el trabajo real hasta el
momento presente para mostrar si os costos
reales incurridos estn
dentro del presupuesto. Es decir, el valor acumulado indica la cantidad
de presupuesto que debera haberse gastado,
teniendo para la tarea,
la asignacin o el recurso. El valor acumulado tambin se conoce como
Costo Presupuesto del Trabajo Realizado(CPTR)
Distribucin del % completado. Cuando se desea calcular el % de avance del
trabajo (%
completada), la fecha de estado permite distribuir este valor, desde estado definida.
Uso de las Lneas de progreso .Las lneas de progreso que se vern a
continuacin, permiten visualizar e imprimir lneas en el Diagrama Gantt
que marcan el progreso avance de las tareas o el estado del avance con
respeto a esas lneas.
Para definir la Fecha de estado, se debe utilizar la caja de dialogo Informacin del
proyecto, < nombre del proyecto .mpp> que se vio en el Capitulo 2, en Ingreso
de la informacin bsica del proyecto, es decir, activando la opcin informacin
del proyecto en el men proyecto, donde se definir la fecha en
el cuadro de lista
respectivo.
IMPORTANTE.- si el valor ingresado en el cuadro Fecha de estado es NA, Microsoft

Project
asume la fecha de hoy como Fecha de estado.
Visita:
191

Project
Presupuestos
con S10
Lnea de Progreso
Para crear una representacin visual del progreso del proyecto, es posible mostrar
lneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Para una fecha determinada, Microsoft
Project dibuja una lnea de progreso que conecta las tareas en curso, es decir tareas
que tienen un % completado, y crea un grfico en e diagrama de Gantt con picos o
extremos- dirigidos hacia la izquierda para indicar el nivel de trabajo programado y
picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la
programacin. La distancia horizontal entre el pico y la lnea vertical representa el
grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programacin en la fecha
de progreso.
Se pueden mostrar mltiples lneas de progreso para las diferentes fechas del
proyecto y cambiar su aspecto. Asimismo, es posible mostrar lneas de progreso
relativas al plan real o a una lnea base guardada del mismo.
Para instalar una o ms lneas de
progreso, en el men Herramientas,
Seguimiento,
escoger la opcin
Lneas de progreso. Este comando
dar lugar a la aparicin de la caja
de dialogo Lneas de progreso, similar
a la que se muestra
a
continuaci
n:
192

Project
Presupuestos
con S10
Los elementos de esta caja de dilogo permiten definir, en su separador Fechas e

Intervalos, lo
siguient
e:
Marco Mostrar
siempre la lnea
de progreso
actual
Si est activada, permitir definir en que fechas se

mostrar la lnea de progreso en el diagrama de Gantt,
dependiendo de si se escoger la opcin En la fecha de
estado del proyecto o En la fecha actual.
Marco
Mostrar
lneas de progreso
a
intervalos
repetitivos
Este marco opera en forma similar a la configuracin de

las tareas repetitivas que se vieron en el captulo 3,
siendo la nica diferencia que no se pueden configurar
lneas de progreso para que se repitan anualmente. Las
opciones que se escojan determinaran la cantidad y
ubicacin en el tiempo de las lneas de progreso.
Marco
Mostrar
las
Lneas
de
progreso
seleccionadas
Si est activada, permite establecer otras fechas

diferentes a las anteriores. Es decir, que no sean la
fecha actual ni de estado y que no constituyan fechas
repetitivas. Para definir fechas en las que se mostraran
las lneas de progreso, en cada lnea de la tabla de
Fechas de la lnea de progreso se debe ingresar una
fecha o abrir la lista para escoger del calendario la
fecha en que se desea aparezca la lnea de
progreso en el Diagrama de
Gantt.
En cualquiera de los casos anteriores, las lneas de progreso se pueden contratar

contra el Plan previsto- planeamiento de lneas de base- o el Pla real que es
ingresado-, segn se escoja en el marco Mostrar Lneas de progreso en
relacin al.
Tambin se puede agregar una lnea de progreso
en el diagrama Gantt
usando
el
mouse.
Para
hacerlo,
activar
la
barra
de herramientas
Seguimiento en la que se encuentra el botn Agregar
lnea de progreso, que tiene el aspecto que se muestra
a la izquierda. Activarlo, y luego hacer clic sobre el rea
del Diagrama de Gantt en la ubicacin donde se desee
pegar la lnea de progreso. Observar que el puntero del
mouse toma una forma similar a la que aparece en la
ilustracin de la
izquierda.
Visita:
193

Project
Presupuestos
con S10
CREAR
PROVICIONALES
PLANES
Un Plan provisional es un juego de fechas de comienzo y fin de tareas y, algunas

veces, informacin de recursos y costos, que se puede guardar durante ciertas
fases del proyecto. Es posible comparar un Plan provisional con el plan previsto
para controlar el progreso del proyecto. Se pueden guardar hasta diez planes
provisionales. Para crear un plan provisional, en el men Herramientas,
Seguimiento, activar la opcin Guardar Lneas de base con este comando
aparece la caja de dialogo Guardar lnea de base, similar a la que se vio
anteriormente, y que permite guardar un plan provisional:
Guardar Plan provisionalseleccionar para crear un plan provisional del

proyecto.
Microsoft Project copiar los campos de
comienzo y de fin seleccionados en el cuadro En:. De
esta manera se crear un plan provisional. Se puede
utilizar Guardar plan provisional para copiar todas las
fechas de comienzo y de fin programadas en
Comienzo1/fin1 y sucesivamente hasta 10 planes.
Mostrando los campos Comienzo# y Fin#, en una
presentacin tipo tabla, se podr ver las fechas de
comienzo y de fin que tenan las tareas el da en que se
guard el plan provisional.
Copiar
Seleccionar los campos que se han de utilizar para

crear el plan provisional. Por ejemplo, si se desea crear
un plan provisional utilizando el plan previsto,
seleccionar Comienzo/Fin Previstos.
En
seleccionar los campos que se utilizarn para

guardar el plan provisional. Los planes previstos se
guardan en los campos Comienzo Previsto y fin
Previsto. Si se va a crear un plan provisional, se debe
escoger cualquiera de las combinaciones de campos
comienzo/Fin
que tenga un indicador numrico, tales como Comienzo5/Fin5.
Visita:
194

Project
Presupuestos
con S10
Se puede guardar un plan provisional para el Proyecto Completo o para las

Tareas seleccionadas, segn se escoja en el botn de opcin Respectivo.
Para ver una planificacin provisional despus de haberla guardado, editar o crear
una presentacin de tabla para agregarle columnas que muestren los campos
Comienzo#/y Fin#. Por Ejemplo, si se cre un plan provisional utilizando los
campos Comienzo1 y Fin1, agregar dichos campos a la tabla. El resultado de
agregar estos campos y campos Comienzo previstos y Fin previsto a una tabla
de personalizada, podra ser similar al de la ilustracin que se muestra a
continuacin:
En esta tabla se puede apreciar las diferencias entre las fechas de fin previstas y
las del plan provisional
Fin 1 en la tarea Arquitectura, as como en los comienzos Previsto y Comienzo 1 de
la tarea Estructuras.
Cul es la diferencia entre un Plan previsto y un Plan provisional? Un Plan previsto
es el conjunto de fechas de comienzo y Fin, Duraciones, Trabajo y
estimaciones de Costo Originales que se guarda despus de completar y
perfeccionar el planeamiento del proyecto pero antes de que ste comience. Es la
referencia principal con la que se comparan los cambios durante la ejecucin del
proyecto. Adems, guarda cerca de 20 datos diferentes, incluidos los totales y la
informacin de tareas, recursos y asignaciones de fase temporal.
Un Plan provisional es el conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda
despus de comenzar el proyecto y que se compara con el Plan previsto para
evaluar la forma en que se desarrolla el progreso del proyecto. Un plan provisional
guarda Slo dos datos, las fechas actuales de Comienzo y Fin de las tareas en
momentos determinados.
Ver la Estadstica global
del proyecto
Una fcil y buena manera de comprender la forma total en que se desarrolla un
proyecto, consiste en analizar los valores globales del proyecto calculados por
Microsoft Project en base a los valores previstos e ingresados durante la
actualizacin.
Para mostrar la caja de dialogo, utilizar el botn
Estadsticas del proyecto de la barra de herramientas
seguimiento o tambin el botn Estadstica en la caja
de dialogo Informacin del proyecto (Men Proyecto,
opcin Informacin del proyecto)
Visita:
195

Project
Presupuestos
con S10
Esta caja de dialogo muestra y compara la informacin actual, de la lnea de base

(Previsto), real y la variacin de las fechas de comienzo y fin del proyecto. Adems,
muestra informacin acerca de la duracin del proyecto, del trabajo, del costo y del
porcentaje completado.
Toda la informacin de la caja de dialogo Estadsticas del proyecto es calculada por
Microsoft Project y, por lo tanto, no es posible editarla.
Visita:
196

Project
Presupuestos
con S10
COSTOS EN EL PROYECTO
Comprender el tratamiento que da Project a los costos del proyecto
Temas:
Tipos de Costos.
Estrategias para reducir
costos.
Costos fijos de la
tarea
Uso de la tabla de costos
Anlisis del valor acumulado.
Visita:
197

Project
Presupuestos
con S10
IMPORTANCIA
PROYECTO
DE
VERIFICAR
LOS
COSTOS
DE
Para la mayora de los jefes de proyectos, el costo es un aspecto importante

en el desarrollo y control de los proyectos. Por ejemplo, los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con que se llevan a cabo
las tareas y la forma en que se emplean los recursos, tales como trabajadores,
equipamiento y materiales. En algunos casos, el xito de un proyecto se puede
medir por el acercamiento que se alcance entre los costos finales
del proyecto y los costos presupuestados o previstos. Existen mltiples
razones por las que es recomendable examinar cuidadosamente los costos del
proyecto en forma peridica. Por ejemplo, al revisar los detalles de los costos
tareas y recursos, se puede:
Centrar la atencin en los costos de cada tarea para administrar mejor el proyecto.
Utilizar la informacin de costo de las tareas o de todo el proyecto
para la creacin de informes.
Evaluar los costos de los recursos individuales y grupos de recursos.
Utilizando las herramientas de Microsoft Project se podr ver los detalles de

costos especficos de distintas formas. Por ejemplo, si se desea ver:
Cunto suman los costos de asignacin de recursos y los costos fijos

de una tarea en particular, se deber ver el costo por tarea.
Cunto dinero se gasta en trabajo normal y horas extras o los costos
de los recursos por uso, se podr ver el costo por recurso.
Si el proyecto se encuentra dentro del presupuesto global, puede ver el
costo total de todo el proyecto.
Visita:
198

Project
Presupuestos
con S10
TIPOS DE
PROJECT
COSTOS
QUE
UTILIZA
MICROSOFT
El costo total de un proyecto incluye todos los costos basados en tasas, costos
por unidad de los materiales, costos por uso y costos fijos introducidos para los
recursos, reas o asignaciones, bsicamente conformados por los siguientes
elementos:
Los costos de recursos de trabajo basados en tasas de recursos de
trabajo, como personas o equipamiento, a los cuales se han asignados
tasas estndar y, si es necesario, tasas de horas extra. Cuando se asigna un
recurso a una tarea Microsoft Project calcula el costo total del recurso
utilizando las tasas de recursos por horas (estndar y horas extras)
que se haya introducido y el tiempo empleado en llevar a cabo la tarea.
Por ejemplo, si a una tarea de 5 das de duracin se le asigna un recurso
cuya tasa estndar es de S/.5.00 por hora, el costo total que este recurso
cargar a la Tarea ser:
Costo Total= 5das x 8 horas/das x 5 S/. /hora = S/.200.00
Estos costos pueden ser acumulados en la tarea de diversas formas segn se haya
configurado en la hoja de recursos (Ver captulo 6). Por ejemplo, si el mtodo de
acumular es Prorrateo, el flujo de caja se desarrollar as:
Si el mtodo de acumular es Comienzo, el flujo de caja para esa tarea

ser el siguiente:
Por ltimo si el mtodo de acumular es Fin, el flujo de caja se desarrollar de

la forma que sigue:
Los costos de materiales basados en tasas son los costos de los

recursos materiales consumibles, tales como materiales de construccin o
suministros, a los que se ha asignado tasa estndar. La tasa de los
recursos materiales se asignan por unidad de material, como metros
cbicos, millares o toneladas. Cuando se asigna un recurso material a
una tarea, Microsoft Project calcula, de forma predeterminada, el total de
los costos de materiales necesarios para concluir la tarea. Si a una tarea se
le asigna 3 millares de papel que tienen un costo unitario de S/.6.50 cada
millar, el costo total que este recurso cargar a la tarea,
independientemente de su duracin, ser:
Costo = 3 millares x 6.5 S/. / Millar =

S/. 19.50
Visita:
199

Project
Presupuestos
con S10
Los costos de los materiales se acumulan, igual que los recursos de trabajo de
acuerdo a la forma en que se configur la hoja de recurso. Por ejemplo, si a una
tarea cuya duracin es de 5 das se le asignan 4 unidades de un recurso de
material que tienen una tasa estndar de S/.50, el costo total del material en la
tarea ser:
Costo Total = 4 unidades x 50 S/:/ unidad = S/:200.00
Si el mtodo de acumular es Prorrateo, el costo por da ser de S/: 40.00 (200 de
Costo total dividido entre 5 das) y el Flujo de caja de este recurso en la tarea se
desarrollar de la forma siguiente:
Si el mtodo de acumular es Comienzo, el Flujo de caja se

Distribuir as:
Si el mtodo de acumular es Fin para las mismas condiciones, el flujo de caja se

acumular al final de la tarea de la forma siguiente:
En los tres casos anteriores, el material es una sola cantidad asignada al total de la
Tarea; es decir, que para completar la tarea se requiere el uso de 4 unidades del
recurso de material, cuyo costo se acumula en la tarea de acuerdo a la forma en
que se defina en la hoja de recursos.
Sin embargo, puede darse el caso que los recursos de material se vayan a consumir
en cantidades fijas a lo largo de la tarea, para lo cual se puede definir esa cantidad
del recurso que se utilizar por unidad de tiempo. Por ejemplo, en una tarea cuya
duracin es de 5 das, se utilizar por unidad de tiempo. Por ejemplo, en una tarea
cuya tasa estndar es de S/:50. Para definir que la tasa se aplica por unidad de
tiempo, hacer doble clic sobre el nombre de la tarea y en la caja de dilogo
Informacin de la tarea, hacer clic en el separador Recursos. Seleccionar el recurso
de material y en el campo Unidades, escribir
el valor por unidad de tiempo, en este caso, 4/d (4
unidades por da)
200

Project
Presupuestos
con S10
El Costo Total de recurso de material, aplicado a la tarea sera a la tarea de S/.1.000.

Costo = 5 das x 4 unidades/da x S/.50 =
S/. 1,000.00
Para efectos del flujo de caja, si el mtodo de acumular fuese Prorrateo, se consumir
cada da
S/.200.00 (50 S/. x 4 unidades), tal como muestra la ilustracin siguiente:
En el mismo caso, si el mtodo de acumular fuese Comienzo, el flujo de caja de la tarea ser el
siguiente:
Si el mtodo de acumular fuese Fin, el flujo de cada se desarrollar as:
IMPORTANTE.- No confundir la forma en que se acumula el Costo del recurso de

material en la tarea, con la forma en que se usa el material. En el caso del ejemplo, la
tarea requiere el uso de 4 unidades diarias de
material pero su costo puede estar acumulado al comienzo o fin de la tarea.
Los costos por uso son tarifas establecidas por un nico uso de un
recurso. Se pueden especificar costos por uso, adems de los costos de
recursos basados en tasas; por ejemplo, el alquiler de equipamiento puede
conllevar un nico gasto de entrega o establecimiento cada vez que se
utilice (costo por uso), adems del costo de alquiler por horas (tasa estndar
y tasa de horas extras). Los costos por uso no dependen jams de la
cantidad de trabajo que deba realizarse. Son costos nicos que se asignan
cada vez que se utiliza el recurso en una tarea. Mientras que el costo por
uso de un recurso material solo se aplica una vez independiente del nmero
del nmero de unidades asignadas. Por ejemplo, si recurso de trabajo
albail tienen un costo por uso de S/.15.00 y se necesitan tres albailes
para realizar una tarea, el costo por uso total en esa tarea ser:
Costo por uso = 3 recursos x 15 S/. / Recurso = S/.45.00
Sin embargo, el recurso material cemento, con un costo por uso de S/.100.00 por
puesta en obra, solo se aplicar una vez independientemente de la cantidad de
material a utilizar en la tarea. En forma predeterminada, los costos por uso se
acumulan a inicio de la tarea si el mtodo de acumular es

comienzo o prorrateo; si el mtodo de acumular es Fin, se acumulan
al final de la tarea.
Visita:
201

Project
Presupuestos
con S10
Por ejemplo, se asigna un recurso de trabajo a una tarea de 5 das de duracin. La

tasa estndar del recurso es de 5.00S/. / Hora y su costo por uso de S/.100. El costo
diario del recurso de trabajo ser de S/.40.00 (8 horas/da x 5 S/. / Hora). Si el
mtodo de acumular es Prorrateo, el flujo de caja mostrar el primer da S/.
140.00 (100 del costo por uso + 40 de la tasa estndar diaria), tal como muestra
la ilustracin siguiente:
Si el mtodo de acumular es Comienzo, el primer da mostrar S/.300.00 (100 del

costo por uso y 200 de la tasa estndar del recurso)
Si el mtodo de acumular los costos est configurado a Fin, el flujo de caja mostrar
S/.300 el ltimo da, producto de acumular en esa fecha la tasa estndar del recurso
y su Costo por uso:
En caso se asignen 3 recursos de las mismas condiciones, es decir que tienen una
Tasa estndar de 5 S/.
/ Hora y un costo por uso de S/.100.00, y el mtodo de acumular Prorrateo, el flujo
de caja se calculara de la forma siguiente:
Costo por uso = S/.100.00 x 3 unidades de asignacin = S/.300.00
Costo por Tasa diario: 8 horas/da x 5 S/. / Hora x 3
unidades = S/.120.00
Por tanto el primer da se acumularn S/.420.00 (300 del costo por uso + 120 del
Costo por tasa), y el resto de das el costo por tasa:
202

Project
Presupuestos
con S10
Para las mismas condiciones pero con el mtodo de acumular Comienzo, el flujo
de caja mostrar S/.
900.00 en el primer da (300 del costo por uso + 600 del
costo por tasa).
Igualmente, para el mtodo de acumular Fin, el flujo de caja serla de

la forma siguiente:
Los Costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen
constantes aunque vare la duracin de la tarea, la cantidad de trabajo que
realice un recurso o el nmero de unidades de asignacin. El costo de un
recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea requiere ms
tiempo o disminuir si toma menos tiempo, pero un costo fijo nunca vara.
Por ejemplo,, si al recurso carpintero se le paga S/.5.00 por hora y el tiempo
previsto de realizacin de una tarea es de 56 das, el costo del recurso en la
tarea ser:
Costo = 5 das x 8 horas/da x 5 S/. /hora
= S/.200.00
Pero si la tarea se prolonga a siete das, el carpintero recibir ms dinero del
planeado inicialmente: Costo = 7 das x 8 horas/da x 5
S/. / Hora = S/.280.00
Si al carpintero se le pagara un costo

fijo por el trabajo, entonces el
costo
no
cariar
independientemente del tiempo que dure
la tarea. Pueden asignarse costos fijos a
una tarea adems de
costos
de
recursos
basados
en
tasas.
Por
ejemplo, si un recurso asignado a una
tarea tiene tambin gastos de viaje, estos
pueden agregarse como una cantidad fija
a la misma tarea. Los costos fijos estn
incluidos en los costos totales de las
fases (en tareas de resumen) y de todo
el proyecto. Para establecer un costo fijo
en una tarea, del men

Ver, tablas, seleccionar la
tabla Costo
203

Project
Presupuestos
con S10
En la tabla de costo se puede definir:

A.
B.
El costo fijo a aplicar en la tarea

El mtodo de acumular el costo fijo
IMPORTANTE.-
Las versiones anteriores A Microsoft Project 2000 no

disponen de informacin de acumulacin de costos fijos y, por lo tanto, cuando
es abierto un archivo de proyecto hecho en una inversin anterior a la indicada,
se aplicar el mtodo de acumular costos fijos predeterminados de
esa versin, es decir que el costo ser acumulado al
fin de la tarea.
Visita:
204

Project
Presupuestos
con S10
CLCULO
TAREA
DEL
COSTO
TOTAL
DE
LA
Un factor importante en el proyecto, y que a menudo requiere de cierto nivel de

anlisis, es el costo total de las tareas. La forma en que Microsoft Project calcula
los costos totales es mediante la suma de los costos parciales de las asignaciones
de recursos de trabajo, de material, los costos por uso y los costos fijos de la
tarea, teniendo en cuenta los mtodos de acumular costos en casa caso.
Por ejemplo a una tarea que tiene una duracin de 5 das, se le asignan 3 recursos
de trabajo cuya tasa estndar es 5 S/. / Hora, con un costo por uso de S/.500.00
y el mtodo de acumular es Prorrateo (asumir que se trabaja 8 horas/da).
Tambin tiene asignado un recurso de material del que se utilizarn
3 unidades diarias y cuyas tasa estndar es de S/.135.00. Adicionalmente la tarea
tiene un costo Fijo de
S/.1,350.00
cuyo
mtodo
de
acumular es Fin.
El flujo de caja para esta tarea ser el
siguiente:
La forma en que han calculado los costos de cada elemento

es la siguiente:
Un presupuesto es, en realidad, la cantidad de dinero que se dispone para llevar a

cabo un proyecto. En Microsoft Project, no obstante, se puede introducir la
informacin de costos para determinar los costos totales que se requieren para
concluir todas las tareas de un proyecto. Si esta informacin de costos es guardada
como el costo original o el plan previsto, se habr establecido el presupuesto del
proyecto. Es ms fcil hacer una gestin de costos cuando se dispone de un
presupuesto, de tal manera que comparando los gastos reales con los previstos
se puedan hacer los ajustes necesarios para no exceder el presupuesto.
Cuatro
pasos
para
establecer
presupuesto del proyecto
el
Luego de haber comprendido la forma en que Microsoft Project trata el tema de los
costos, se pueden resumir en 4 sencillos pasos la forma ordenada en que se
puede estructurar el presupuesto del proyecto.
1er. Paso: Definir las tarifas.- para las tareas cuyo costo se desea basar en las
horas de trabajo que realicen los recursos en las mismas, Project calcula el costo
basndose en una tasa que se aplica a cada recurso asignado. Se debe especificar
una tarifa estndar para cada recurso que haya ele en proyecto.
Tambin puede asignar una tasa de horas extras por separado si desea contabilizar las horas
extras
Visita:
205

Project
Presupuestos
con S10
Trabajadas en la tarea. Adicionalmente, se especifican los nombres de los recursos

materiales y la tarifa a estndar que se puede aplicar al nmero de unidades de
material que se asignan a la tarea.
2do paso: Especificar los Costos por uso : Los costos por utilizacin se computan
como un costo global nico para el recurso de modo que cada vez que se asigna
el recurso a una tarea ,se aplica este costo nico o costo por utilizacin y tarifas
estndar del recuso.
3er Paso : Especificar los Costos fijos: Los costos fijos permiten asignar costos
en el nivel de tareas ,e en el nivel tareas de resumen e incluso en el nivel de
proyectos .No es necesario asignar recursos para que una tarea pueda tener costos
fijos .Es una buena opcin si no tiene intenciones de asignar recursos en el plan del
proyecto pero si quiere obtener estimaciones de los costos o si la tarea
,independientemente
de los recursos de trabajo y material asignados ,tiene un costo que no variara mi
con la duracin de la tarea ,ni con la asignacin de recursos.
4to Paso: Asignar los recursos: El ltimo paso para crear el presupuesto del
proyecto es la asignacin de recursos al proyecto y a las tareas, tal como se defini
en el Capitulo 6.
Con estos simples 4 pasos se habr obtenido el Presupuesto del Proyecto.
Visita:
206

Project
Presupuestos
con S10
ESTRATEGIA
COSTOS
SUGERIDAS
PARA
REDUCIR
Cuando los costos acumulados excede el presupuesto, es muy importante decidir

qu acciones se deben tomar para mantener los costos bajo control .Los cambios
que se realicen en la programacin para no exceder el presupuesto
dependen
de la importancia que de a los distintos aspectos. Uno de los principales
rubros que demanda atencin del Administrador de proyectos es el costo
previsto del proyecto ,es decir , el presupuesto .Los proyectos ,generalmente
,se llevan a cabo bajo serias restricciones presupuestales , y de all la impotencia
de hacer un seguimiento de los costos y tener en claro las distintas estrategias
para reducir los costos totales del proyecto , o cuan do menos mantenerlos dentro
de lo presupuestado .Cuales quiera que sean las acciones que se realicen para
reducir costos
,debern tener en cuenta sus efectos sobre otras tareas ,recursos y resultados del
proyecto .Sin que la informacin que se dar a continuacin sea exclusiva ni
excluyente ,algunas de las estrategias par reducir los costos del proyecto son las
siguientes:
Cambiar el mbito o la calidad: Puede sacrificar la calidad utilizando
recursos de trabajo menos costosos, tales como personas con menos experiencias
o materiales de calidad inferior, teniendo sumo cuidado en evaluar el efecto que
esto tendr sobre el cumplimiento del objetivo del proyecto .Tambin se podra
cambiar el mbito quitando algunas de las tareas que se tena previsto realizar,
siempre y cuando no se afecten la consecucin del objetivo global del proyecto.
Sustituir un recurso por otro de mayor costo pero ms experimentado y
eficiente: Por ejemplo, un recurso experimentado puede costar ms pero podr
hacer el trabajo finalice ms rpido que uno menos experimentado. Debido a
que un recurso ms eficiente podr hacer el trabajo en menos horas, se puede
pagar una tasa ms alta y, sin embargo, reducir el costo de la tarea
Trasladar costos de mano de obra a equipamiento: Si adicionar equipamiento
permite que los recursos humanos trabajen significativamente mas rpido, se
podr ahorrar ms en mano de obra que lo que se gastara en maquinaria e
equipamiento adicional .Por ejemplo, si se ha considerado para una tarea un
cargador frontal, se podra considerar alquiler sea menor que el costo de la mano
de obra a utilizar por
no tener el equipo
disponible.
Visita:
207

Project
Presupuestos
con S10
COMPARTIR
COSTO
COSTOS
USANDO
LA
TABLA
La tabla de costo proporciona informacin detallada acerca de los costos de cada

tarea. Esta tabla presenta columnas de informacin que hacen ms fcil comparar
los costos actuales, previstos, variaciones entre estos, as como otra informacin,
tal como se muestra en la ilustracin que sigue:
El significado de cada una de las columnas, excepto la columna Id y Nombre de la

Tarea, es el siguiente:
Costo fijo:
ingresado.
Contiene el Costo fijo de una tarea .Es un valor
Acumulacin de costos fijos: Permite escoger y definir la forma en que los

costos fijos de la tarea sern aplicados al proyecto
(Prorrateados, al Fin o al Comienzo de la tarea)
Costos total:
El costo total
programado
(Proyectado)
de
la
tarea; tambin denominado Costo Previsto al Termino
(CPT). Este costo es la suma de los costos variables
generados por la asignacin de recursos a la tarea, ms
el costo fijo de la tarea si lo tuviera .Es un valor
calculado.
Costo Previsto:
Muestra los costos totales planificados para la

tarea,
tambien
denominado
Costos
total
Presupuestado (CTP). El costo planificado se calcula
sumando los costos previstos de todos los recursos
asignados mas cualquier costo fijo previsto de la tarea
Es un valor calculado.
Variacin:
Presenta la diferencia entre los costos previstos

y los costos programados (estimada en el momento).
Si la variacin del costo es negativa, el costo esta en
ese momento por debajo de la cantidad presupuestada
o prevista; si la variacin del costo es positiva, la tarea
est por encima de lo presupuestado.
Utiliza la formula siguiente para calcular la variacin

Variacin= Costo total Costo Previsto
Es un valor
calculado
Visita:
208

Project
Presupuestos
con S10
Real:
Muestra el Costo total real de la tarea hasta el

momento, tambin denominado Costo Real del Trabajo
Realizado (CRTP). El costo real Ser cero si aun no ha
comenzado el seguimiento del proyecto .El costo real de
un atarea es la suma de los castos reales de todos los
recursos asignados mas los costos fijos de la tarea
hasta la fecha. En la etapa de seguimiento, se puede
introducir el costo real de cada tarea en el campo Costo
real del Formulario de recursos o del Formulario de
tareas .Si la tarea no tiene recursos asignados se
podr introducir el costo real de la tarea .Es un valor
calculado o introducido.
Mostrar tareas con Costos mayor que el presupuestado

Es una prctica enfocar la atencin en las tareas que tiene un costo mayor que el
presupuestado, pues una de las limitaciones que normalmente se impone a los
proyectos es la economa. Una forma rpida de encontrar las tareas cuyo costo
sobrepasa al presupuesto (en la Lnea de Base), consiste en aplicar, en la Tabla
Costo, el filtro Costo mayor que el presupuestado (tener en cuenta que los
Filtros se vern en el Capitulo) .El resultado podra ser similar al de la ilustracin
que se muestra a continuacin:
Importante: Costo mayor que el presupuestado es un filtro calculado que muestra aquellas
tareas cuyo
Costo (actual) es mayor que el Costo previsto (Lnea de base
Examinar la asignacin de recursos

Antes de encontrar la forma de recudir los costos, es necesario encontrar en que
tareas los costos se han incrementado. Aplicando la tabla Trabajo a la hoja de
tareas se puede examinar la asignacin de
trabajo a estas tareas, tal como se muestra en la ilustracin siguiente:
209

Project
Presupuestos
con S10
En esta Tabla se podr apreciar por ejemplo, si el Trabajo en la tarea Arquitectura

se va a efectuar en las horas previstas o en mayor o menor nmero de horas
establecidos la Variacin entre el valor previsto y el actual .Esta tabla facilita el
anlisis de las asignaciones antes que se convierta en irreversible y es
particularmente til durante la fase de seguimiento
del proyecto.
RECORDAR: Microsoft Project prorratea los costos, de forma predeterminada, y
calcula la acumulacin de costos en base al porcentaje de realizacin de una tarea,
distribuyndola a lo largo de la duracin de a la misma .Sin embargo, tambin
puede hacer que los costos se acumulen al principio de un atarea si tiene una
cantidad global que se paga al comienzo, del final de una tarea si retiene el pago
hasta que el
trabajo
finalice.
Visita:
210

Project
Presupuestos
con S10
ANALISIS
ACUMULADO
DEL
VALOR
El anlisis del valor acumulado es un mtodo para medir el rendimiento de un

proyecto. Indica la cantidad del presupuesto que se ha gastado segn la cantidad
de trabajo realizado hasta la fecha y los costos previstos de las tareas,
asignaciones o trabajo realizado hasta l fecha los costos previstos de las tareas,
asignaciones o recursos realizados hasta la fecha y los costos previstos de
las tareas, asignaciones o recursos .En el centro del anlisis del valor acumulado
hay tres valores principales:
CPTP
(costos
Presupuestado
Trabajo Programado)
del
El campo CPTP contiene el costo previsto acumulado de fase temporal hasta l

fecha de estado o la fecha actual .Para calcular CPTP de una tarea, Ms Project
agrega los costos previstos de fase temporal de la tarea hasta la fecha de estado.
Por ejemplo, asumiendo que el costo previsto de una tarea es de S/ 5000.00 y que
est distribuido regularmente a lo largo de su duracin (prorrateado) .Las fechas de
comienzo y fin previstas de la tarea son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de
agosto. Si la fecha de hoy es 1 de julio, el CPTP de la tarea ser S/250.00 puesto
que la tarea debera estar medio realizada.
Se compara el CPTP con el campo CPTR (costos Presupuestado del Trabajo
Realizado) para determinar si la tarea est retrasada o adelantada respecto de la
programacin en trminos de costo .El campo VP
8variacopom de programacin del calor acumulado) muestra la comparacin de
estos campos con respecto al tiempo.
CRTR (costos Real de Trabajo
realizado)
El campo CRTR muestra los costos contrados por el trabajo realizado en una tarea,
hasta la fecha de estado del proyecto o hasta la fecha actual.
Cuando se crea un atarea por primera vez, el campo CRTR contiene el valor 0.00. A
medida que se comunica el progreso (% completado o trabajo real) de una tarea,
Ms Project calcula el costo real del trabajo realizado (CRTR). Este ser el costo del
trabajo real mas cualquier costo fijo de la tarea hasta la fecha .DE manera
predeterminada ,cmo y cuando se calcula el campo CRTR depender de los
calores de tasa estndar ,tasa de horas extra Costos por uso y costo acumulado
de los recursos asignados que se han especificado en el cuadro de dialogo
Informacin del estado o fecha actual , Ms Project puede calcular el CRTR aunque
no haya completado o trabajo real ) y en los costos fijos hasta la fecha de la
tarea .Si se prefiere , el CRTR se puede calcular en funcin de los valores
especificados en el separador Calculo y desactivar la casilla de verificacin , Ms
Project siempre calcula los costos reales.
Por ejemplo ,se necesita crear un informe sobre el CRTR , ala fecha del ltimo
viernes Ingresar la fecha del viernes como Fecha de estado y , a continuacin
,revisar los costos de un atarea cuya duracin sea de 10 horas .Los recursos
asignados gana S/20.00 por hora y han comunicado 5 horas de trabajo real al
ltimo viernes y otras 5 horas a hoy .con la fecha de estado , Ms Project calcular en
S/100.00 el CRTP hasta el ltimo viernes .si se ha utilizado la fecha de hoy como
fecha de estado ,el CRTR se calcula como
S/2000.0
0.
Visita:
211

Project
Presupuestos
con S10
CRTR (costo presupuestado

trabajo realizado)
del
El campo CPTR contiene el valor acumulado del porcentaje completado de fase

temporal de la tarea, multiplicado por el costo previsto en fase temporal de la
tarea. El CPRT se calcula hasta la fecha de estado o la fecha actual, Esta
informacin tambin se conoce como valor acumulado.
Cuando se crea un atarea por primera vez, el CPTR es 0.00. Tan pronto como se
guarda un alinea de base y se comunica el progreso de la tarea (como trabajo,
duracin real o porcentaje de trabajo realizado) Ms Project calcula el CPTR. Este
clculo se basa en el porcentaje de trabajo completado, en comparacin con la
duracin prevista de la tarea. A continuacin ms Project calcula el costo previsto
acumulado y proporciona el valor de lo que deberan ser los costos reales de la
tarea teniendo en cuenta el progreso hasta ese punto de duracin prevista de la
tarea.
Por ejemplo, la duracin precisa de una tarea es 8 das; y su costo previsto es
S/400.00. El nico recurso asignado ha informado de que la tarea esta completada
en un 25% desde el pasado viernes .Si la fecha de estado es el ltimo viernes, el
CPTR ser de S 1000.00 .Si el recursos notifica que las asignaciones est completa
en un 50%, el CPTR pasa a ser 200.00.
La duracin prevista de otra tarea es de 4 das y su costo previsto es de S.60.00
.Estos costos se desglosan en S/ 10.00 ,S/10.00 ,S/20.00durante los cuatro das
.La tarea esta completada al 50% .El CPTR hasta este punto es de S20.00 debido
al que el cuarenta por ciento de la duracin prevista consiste
en
los
2
primeros das ,cuyo costo previsto es de S/10.00 cada uno .Mas adelante, la tarea
esta completada al 75 por ciento .El CPTR hasta este punto es ahora de S/ 40.00
, debido a que el 75 por ciento consiste en los 3 primeros das y el clculo es
acumulado.
El anlisis del valor acumulado siempre es referencia siempre es referencia a la
fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a
la fecha acumulado.
A continuacin ,se muestra un ejemplo de cmo analizar el rendimiento de un
proyecto con el anlisis el rendimiento de un proyecto con el anlisis del valor
acumulado .Suponiendo que una tarea tiene un costo presupuesto CPTP de
S/.100.00 y que para la fecha de estado se ha completado un 40% .El calor
acumulado CPTR es de S/40.00 ,pero el valor programado CPTP- en la fecha de
estado es de S/50.00 .Esto indica que la tarea no cumple la programacin porque
se ha acumulado un valor inferior al programado .Suponiendo adems que el
costo real de la tarea CPTR en la fecha ,indicada que la tarea esta por encima
del presupuesto: los costos reales
han sido superiores a los previstos
cuando antes se identifiquen estos tipos de discrepancias entre CRTR ,CPTR y
CPTP en el proyecto ,antes se podr adoptar las medidas preventivas necesarias .
Cuando se realizan el anlisis del valor acumulado, se obtiene respuestas
confiables a preguntas clave como Queda suficiente dinero en el presupuesto
para completar el proyecto y queda suficiente tiempo para la programacin para
finalizar el proyecto a tiempo .Los indicadores de valor acumulado expresan el
progreso del proyecto en trminos de costo y trabajo. Una de buena forma de

obtener la respuesta sobres i se agotara el dinero antes de completar el trabajo
en el proyecto) o si tiene un
remanente una vez concluido este) lo constituye el anlisis del
valor acumulado.
Visita:
212

Project
Presupuestos
con S10
A partir de estos y otros valores, Ms Project calcula los siguientes

valores adicionales:
IRC (ndice de Rendimiento

de costos)
El Campo IRC muestra la relacin entre el CPTR (costos Presupuestado del Trabajo
Realizado) y el CRTR (costo Real de Trabajo Realizado):
IRC = CPTR /
CRTR
Por ejemplo, suponiendo que despus de dos das se esperaba que el 50% del costo
de una tarea de 4 das fuera de S/. 60.00, el CPTR. En realidad, la tarea tiene un
costo total de S/.70.00 durante los dos primeros das. El IRC de la tarea de
aproximadamente de 0,85 u 85%.
IRP (ndice de rendimiento de la

programacin)
El campo IRP muestra la relacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado
(CPTR/CPTP), el IRP
se utiliza a menudo para estimar la fecha de
finalizacin del proyecto. Microsoft Project calcula el IRP
utilizando la siguiente frmula:
IRP= CPTR /
CPTP
Por ejemplo se tiene una tarea de 4 das de duracin cuyo presupuesto total
planeado es de S/100.00
.Despus de dos das, el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) es de
S/50.00. Sin embargo, despus de dos das de trabajo real, se ha completado el
60% del trabajo con un costo de S/60.00. El IRP es 1,2 lo que significa que va
adelantado con respecto a la programacin.
Un valor de IRP mayor que 1 indica que va adelantado con respecto a la
programacin. Del mismo modo de IRP menor que 1 indica que va retrasado.
Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que solo ha necesitado el 67% del tiempo
planeado para completar un parte de una tarea en un determinado periodo de
tiempo. Un IRP de 0,8 significa que ha gastado en una tarea un 25% ms de tiempo
que lo planeado.
IRPC (ndice de
Para Completar)
Rendimiento
El campo IRC muestra la relacin entre el trabajo restante que debe realizarse y los
fondos que quedan por gastar a la fecha de estado, Ms Project calcula el IRPC de la
siguiente manera:
IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF

- CRTR)
Por ejemplo suponiendo que hay una tarea con un costo previsto (CPF) de
S/200.00
un CPTR de S/125.00 y un CRTR de S/150.00 .El IRPC es 1,5 lo que
indica bajo rendimiento y fecha de estado .Esto significa que para completar el
proyecto de acuerdo al presupuesto, habr que mejorar el rendimiento.
Visita:
213

Project
Presupuestos
con S10
Un valor de IRPC superior a 1 indica que es necesario aumentar el rendimiento

en el trabajo restante del proyecto par no sobrepasar el presupuesto (por lo tanto
deber dejar de lado parte de la calidad) ; un valor inferior a 1 indica que es
necesario aumentar el rendimiento puede disminuir par cumplir con el presupuesto
,lo cual le permite agregar ms calidad o beneficios
VAF
(Variacin
finalizacin)
El campo VAF muestra la diferencia entre el valor CPF (Costo presupuesto al

finalizar) o costo previsto y el valor CEF (costo estimado al finalizar) para una tarea
Cuando se establece una lnea de base ,el campo VAF par la tarea contiene S/0.00
El costo programado para la tarea y el costo previsto para la tarea y el costo
previsto para la tarea coinciden en este punto
, por lo que la variacin es S/0.00 .Segn se introducen cambios en el plan , o
segn se comunica el
progreso de la tarea ,Ms Project calcular la variacin en finalizacin (VAF) para la
tarea .Esto incluye el costo del trabajo real mas los costos por uso de la tarea
hasta la fecha .Ms Project calcula la variacin en finalizacin (VAF) como sigue :
VAF = Costo presupuestado al finalizar (costo Previsto) costo estimado a finalizar.
Por ejemplo ,el costo presupuestado de un atarea es de S/500.00 debido a que
haba estimado originalmente que el recurso , de 50 S/ .hora necesitara 10 horas
para completarla la tarea ,el costo presupuesto sigue siendo de S/ 500.00 y el
costo estimado se actualiza a S/250.00 , lo que ha previsto que la tarea este 250
dlares por debajo del presupuesto cuando finalice .
Si la variacin en finalizacin (VAF) es negativa ,el costo proyectado par la tare
esta actualmente por encima de la cantidad
presupuestndola o prevista .Este
caso , podra considerar cambiar la cantidad de trabajo restante o asignar otro
recurso con una tasa de inters de costo inferior para que realice el trabajo
restante de la tarea .Si es positiva ,el costo
proyectado para la tarea esta
actualmente por debajo del presupuesto .
VC (variacin de costo del valor

acumulado)
El campo VC muestra la diferencia entre lo que debera haber al costado

conseguir el nivel de finalizacin actual y lo que ha que ha costado realmente
hasta la fecha de estado o la fecha actual.
La VC es la diferencia entre el CPTR (costo presupuesto del trabajo realizado)
de la tarea y el CRTR (costo real del trabajo realizado). Ms Project calcula la VC de
una tarea con la formula siguiente:
VC= CPTR
CRTR
Por ejemplo, el CPTR par una asignacin es de S/ CPTR para una asignacin es de
S/ 500.00 y el CRTR es de S/400.00. La VC es de S/100.00 lo que significa que esta
S/100.00 por debajo del presupuesto.
Visita:
214

Project
Presupuestos
con S10
Si la variacin de costo es positiva, es costo de la tarea esta actualmente por

debajo de la cantidad presupuestada o prevista
y
los costos reales son
inferiores a los costos
reales son inferiores a los costos previstos para el nivel
actual de conclusin de la tarea .Si la variacin de costo es negativa, el costo de
la asignacin esta actualmente por encima del presupuesto
y los costos
reales son superiores a los costos previstos para el nivel actual de conclusin en la
tarea.
VP (variacin de programacin del

valor acumulado)
El campo VP muestra la diferencia en trminos de costos entre el progreso actual
y el plan de lnea de base de la tarea hasta la fecha de estado o hasta la fecha
actual. Se puede utilizar VP para comprobar costo con el fin de determinar si las
tareas estn segn lo programado.
VP es la diferencia entre el CPTR (costo presupuesto del trabajo realizado) y

el CPTP (costo presupuestado del trabajo realizado) y el CPTP (costo presupuesto
del trabajo programado). Ms Project calcula la VP como sigue.
VP= CPTR
CPTP
Por ejemplo ,segn el plan previsto ,una previsto una tarea estaba programada
para realizar en 50 horas de trabajo ( a un costo de S/500.00 ) debiendo finalizar el
1 de junio .no obstante ,el 1 de junio solo se haba completado el 80% de la tarea.
Entonces el CPTR para esta tarea es de S/400.00 (el 80% de S/500.00) .El CPTP
es de S/500.00 por lo tanto, la VP es de S/100.00 e indica en trminos de costo el
retraso de la tarea respecto al plan previsto.
Si la VP es positiva, la tarea va por delante de la programacin en

trminos de costo. Si la Vp es negativa, la tarea va por detrs de la
programacin en trminos de costo.
La VP se expresa en unidades de moneda, las mismas utilizadas en el campo VC
(variacin de costo del
valor
acumulado).
Visita:
215

Project
Presupuestos
con S10
INFORMES Y CONFIGURACION PARA IMPRESIN
Crear informes y aplicar tcnicas de impresin para

obtener una impresin para obtener una impresin
profesional.
Temas
Informes: predefnidos y personalizados

Configuracin del Impresin de Vistas e informes
Visita:
216

Project
Presupuestos
con S10
QUE ES UN INFORME
Un informe es un formato en el que se puede presentar, para impresin, la
informacin apropiada acerca de la programacin para los receptores de la misma.
En otras palabras, se la informacin acerca del proyecto en forma resumida y
organizada de manera que ofrezca un mejor entendimiento comunicacin referida
a aspectos especficos del proyecto .Ms Project proporciona cinco categoras de
informes predefinidos, pero tambin se pueden crear informes personalizadas
por el usuario. Cada categora de informe contiene varios tipos de informes entre
los que se puede escoger.
Generar Informes predefinidos

Para acceder a la amplia posibilidad de
los informes de Ms Project, en el men
Ver, escoger la opcin Informes.
Al invocar este comando aparecer la caja de dialogo Informes, que tiene el

aspecto que se muestra en la ilustracin siguiente:
En esta caja de dialogo se muestran cinco categoras de informes predefinidos de

Ms Project adems de la posibilidad de generar informes personalizados.
Visita:
217

Project
Presupuestos
con S10
Informes
Generales
Presenta
informacin
seleccionada a lo largo
de la duracin total del proyecto
,tal como tareas
resumen
y
criticas ,hitos y programacin .Si
en la caja de dialogo informes se
selecciona Generales
..
Aparecer la caja de dialogo
informes generales que contiene
los informes que se
muestran
a
la
derecha:
Esta ventana permite seleccionar entre tipos de informes

generales que siguen:
Resumen del proyecto:
resumen la informacin ms significativa de todo el

proyecto, incluyendo Fechas, Duracin, trabajo, costo
y estado de las tareas y los recursos.
Tareas de nivel superior:Muestra la informacin acerca de las tareas de nivel

superior del proyecto completo .incluyendo las tareas
de resumen y las notas de las tareas. Se entiende por
Tarea de primer nivel aquellas que se encuentran en
el primer nivel de esquema de la programacin
Tareas Criticas:
Muestra los hitos del proyecto .Incluye las tareas de

resumen y las notas de las tareas.
Hitos:
Muestra los hitos del proyecto .Incluye las tareas de

resumen y las notas de las tareas.
Das laborales:
Muestra los periodo laborales y los no laborales de los

recursos a lo largo del proyecto completo,
incluyendo las excepciones al Calendario.
Informes de Actividades
Actuales:
Los informes de las actividades actuales
muestran informacin
diversa
acerca
de las tareas, tales como las tareas sin
comenzar, las tareas en curso y las tareas
completadas, las tareas que comenzaran
o que deberan haber comenzado entre
las fechas que
se
especifiquen
.En
caso
se
seleccione Actividades actuales, en la
caja dialogo informes, aparecern los
informes de las actividades en curso
que se muestra a la
izquierda:
218

Project
Presupuestos
con S10
Tareas sin comenzar:
Muestra una lista de tareas que todava no han

comenzado, su duracin, tareas predecesoras, fechas
de comienzo y de fin
recurso y asignaciones, todo
ordenado por fecha de comienzo.
Tareas que comienzan pronto:

Muestra las tareas cuyo
comienzo tendr lugar entre las fechas que se
especifiquen .Incluye los valores ms comunes de las
tareas que se encuentran en el rango de criterios
especificados.
Tareas en curso:
Muestra las tareas en curso del proyecto completo

presentadas en periodos mensuales
.Las tareas en
curso son todas aquellas que se han iniciado, asi se
encuentran adelantados o atrasados.
Tareas completados:
Muestra las tareas completadas del proyecto completo

presentadas en periodos mensuales .Es decir, muestra
solo aquellas tareas cuyo % completado es igual al
100%
Tareas que
deberan haber
comenzado:
Muestra las tareas que haber comenzado en la

fecha que se especifique .incluye el comienzo y
Fin previsto, asi como las
Variaciones de Comienzo y Fin.
Tareas pospuestas
Muestras las tareas que se han pospuesto es,

decir, tareas que debiendo haber comenzado, aun no
lo han hecho
Informes
costos
de
Los informes de costos muestran un

amplio rango de informacin acerca
de los costos, incluyendo
los
presupuestos
de
todas
las
tareas y del proyecto completo, las
tareas y los recursos que estn las
tareas y los recursos que estnsobre
presupuestados,
la
informacin
acerca
del
valor
acumulado de todas las tareas y
los costos por tarea mostrado en
periodos semanales
.Si
se
selecciona Costos en la caja de
dialogo informes,
aparecern
informes que se
muestran en la ilustracin de la
derecha:
los
219

Project
Presupuestos
con S10
Flujo de caja
Una tabla que muestra los costos por tareas

en
periodos semanales (se puede editar este
informe y modifcar los incrementos de tiempo)
para diferentes perodos de tiempo-
Presupuesto
Muestra el presupuesto de todas las tareas

del
proyecto completo, para lo cual tiene las
siguientes columnas: Costo fjo, Acumulacin de
costos fjos, Costo total, Costo previsto y Variacin.
Tareas
con
presupue
stos
sobrepasa
dos
Muestra las tareas del proyecto que han

sobrepasado su presupuesto, es decir aquellas
en las que su costo previsto (Lnea de base) es
menor que el costo real. Presenta los mismos
campos que el informe Presupuestado.
Recursos
con
Presupue
stos
sobrepasa
dos
Valor acumulado
Muestra los recursos del proyecto, por tarea, que

han sobrepasado
su
presupuesto.
Tambin
presenta los mismos
campos
que
el
informe
Presupuesto.
Muestra
la
informacin
acerca
del
valor
acumulado de las tareas del proyecto completo.
Los campos de valor acumulado de vieron con
detalle en el capitulo referente los costos.
Informes de Asignaciones
Los informes de asignaciones muestran la

informacin acerca de la asignacin de
recursos, incluyendo los calendarios de las
tareas para todos los recursos del proyecto
completo, solo las tareas de los recursos que
se especifque,
mostrados
en
periodos
semanales,
y los recursos que estn
sobreasignados.
Al
escoger
el
cuadro
Asignaciones de la caja de dilogos Informes
aparecern los informes referidos

Asignaciones, tal como
muestra la ilustracin de la
izquierda:
las
220

Project
Presupuestos
con S10
Tareas y recurso sus humanos. Muestra para cada recurso acumulado

de horas de trabajo en el proyecto, el
nombre de los proyectos y las tareas de
cada uno de esos proyectos a las que ha
sido asignado, as como los valores de
asignacin, fechas de comienzo y fn fe las
tareas.
Tareas, recursos humanos y fechas
Muestra en forma calendaria
y diaria, las horas asignadas a cada
recurso en el proyecto, por tarea.
Lista de tareas pendientes Para un recurso especfco, muestra las
tareas en las que ha sido asignado y que se
encuentran pendientes de ejecucin,
indicando en que semana se han debido
ejecutar.
Recursos sobreasignados
Muestra los recursos sobreasignados del

proyecto completo, indicando la
cantidad de horas que se encuentra
asignado en el proyecto, as como las
asignaciones por tarea.
Informes de carga de
trabajo
Los informes de carga de trabajo son informes generales que muestran la
informacin acerca del uso de los recursos y del uso de las tareas. Cuando
se selecciona Carga de Trabajo de la caja de dialogo Informes, se
mostrarn los informes de esa Categora:
Uso de tareas
Un informe general que muestra, por tarea

y semanalmente, los recursos que estn
asignados a cada tarea y la informacin
acerca del trabajo, incluye totales.
Uso de recursos
un informe que muestra, por recurso y

semanalmente, las tareas a las que estn
asignados los recursos y la
informacin acerca del trabajo.
Visita:
221

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Editar Informes predefinidos

Si la informacin que ofrece el informe seleccionado no satisface las
necesidades del usuario, estos pueden ser editados o modifcados para que
respeten una opcin vlida para los intereses de la comunicacin en el
proyecto. Por ejemplo, el informe de fujo de caja, en forma
predeterminada, se presenta en periodos semanales. Si el proyecto es muy
largo o las
necesidades del usuario no requieren de una periodicidad tan corta, se
puede editar el informe
para que los datos se presenten en unidades mayores, tal como meses,
trimestres, etc.
Para editar el informe, ir al men Ver, Informe y seleccionar la categora
de informe que se desea editar, por ejemplo Costos. Luego en la caja de
dilogo informes de costos, efectuar lo que sigue:
A. Seleccionar el informe; en este caso ser el informe
Flujo de caja. B. Hacer clic sobre el botn Modificar
Y aparece la caja de dilogo informe General con la defnicin del informe de

fujo de caja.
22
2

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
22
3

Project
Presupuestos
con S10
En la Columna, escoger el periodo para el que se desea al informe de

fujo de caja (en la ilustracin se ha escogido Meses)
Adicionalmente, es posible especifcar ciertos detalles que pueden
aparecer en el informe. Para ello, activar el separador Detalles que, en
este caso tiene la informacin que muestra la ilustracin siguiente (la
informacin de este separador vara dependiendo del informe que se
modifca):
Por ltimo es posible que la informacin a imprimir se muestre bajo

ciertos criterios de ordenamiento. Microsoft Project provee hasta tres
criterios de ordenamiento, tal como
aparece en la ilustracin siguiente:
223

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Crear un nuevo informe personalizado

Microsoft ofrece una gran facilidad para crear informes personalizados que
se ajusten a los requerimientos ms estrictos del usuario. En la caja de
dilogo Informes personalizados hacer clic sobre el botn Nuevo.
Aparecer la caja Defnir nuevo informe, tal como la que se muestra a

continuacin:
Aqu se puede escoger el Tipo de Informe: que se desea confeccionar,

para lo cual se debe tener en consideracin lo siguiente:
Tare
a
Recursos
Calendario
mensual
Gener
al
Se usa para imprimir la informacin acerca de la

programacin, del costo y del trabajo, as como la
informacin detallada de las tareas.
Se usa para imprimir la informacin acerca de la
programacin, del costo y del trabajo, as como la
informacin detallada acerca de los recursos.
Permite imprimir una representacin grfca del tipo
calendario, con un mes en cada pgina. Las tareas se
representan mediante barras, lneas, o marcadores de
comienzo y de fn.
Se usa para imprimir la informacin acerca de las tareas
y los recursos durante un periodo de tiempo
especifcado. Bsicamente, se usa para crear informes
de referencias cruzadas.
22
4

Project
Presupuestos
con S10
Los dos primeros tipos de informe, Tarea y Recurso, presentan la misma

caja de dilogo que la mostrada en lo referido a Modificar informes, con
los mismos separadores, que se utilizan de la forma indicada
anteriormente.
Informe de Calendario Mensual

En el caso del informe Calendario mensual, la caja de dilogo tiene el
aspecto que se muestra a continuacin, con el detalle que se indica:
Nombre
Sirve para dar nombre al informe, con los mismos

criterios
que
los
expresados
para
otra
herramientas de Microsoft Project.
Filtro
Se utiliza para seleccionar el filtro que muestre

o resalte las tareas Activar para que aparezca la
informacin de la misma forma que cuando se
aplica un fltro resaltador.
Calendario
Permite
seleccionar
el
calendario
cuya
informacin no laborable se desea que aparezca
al activar la casilla de verifcacin Das no
laborables en gris.
Das no laborables en gris.Activar para sombrear en gris los das

no laborables cuando se imprima el calendario.
Lneas de
separacin de
barras
Se activa para imprimir una lnea slida al

extremo de una barra cuando una tarea
contine en la semana siguiente. Se
desactiva para imprimir lneas de puntos.
Visita:
225

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Imprimir bandas de grises

cuando se activa imprimir una banda
gris encima de la fecha cuando la informacin
acerca de las otras tareas deba imprimirse de
forma
separada.
Si
existen
ms
tareas
programadas en un da de las que cabe e un
cuadro, se imprimirn pginas adicionales listando
las tareas que no se muestran para cada da, con
bandas grises separando a cada una.
Mostrar tareas como
tareas entre
Escoger el estilo en que se desea se presenten las

barras, lneas o Fechas de Comienzo/Fin
Etiquetar tareas con
Activar una de entre identifcador, Nombre y

Duracin como etiqueta de las tareas. Se debe
activar al menos la casilla de verifcacin
identifcador o Nombre.
El resultado ser un informe en el formato de un calendario mensual que

puede resultar til para mostrar fcilmente los datos en ese formato. Una
Vista Previa de este informe ser similar al que se muestra a continuacin.
22
6

Project
Presupuestos
con S10
Informes de Referencias Cruzadas

Si se escoge la opcin de Tipo
de informe General,
ser
posible hacer un informe de
referencias cruzadas. En este
tipo de informe hay que
defnir qu informacin ir en
la columna del informe y cual
en la fila, as
como
que
tipo de datos se reunirn
para la columna y fla, tal
como
aparece
en
la
ilustracin a la izquierda en
que se ha confgurado un
informe de Flujo de trabajo
semanal por Recurso:
Se debe imprimir una presentacin

o un informe?
Para continuar de manera efcaz la informacin acerca del proyecto a los
administradores, miembros del equipo y clientes, es necesario imprimir
la informacin en un formato que satisfaga las necesidades de cada
persona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la informacin
utilizando una amplia variedad de vistas o informes. Las vistas e
informes contienen informacin de diferentes ndoles y la presentan de
manera distinta:
Empleando una vista es posible examinar la informacin en la

ventana del proyecto o en la ventana de la vista preliminar. Un
informe solo puede examinarse en la ventana de la vista preliminar.
En una vista es posible editar informacin especfca. En un
informe no es posible editar informacin especfca.
En las vistas es posible cambiar el formato aplicado a cada categora de texto,
como
por ejemplo las tareas retrasadas o un texto especifco. En los
informes solo es posible cambiar el formato de una categora de
texto.
Antes de imprimir una vista o un informe es posible

presentar las pginas en la ventana de vista preliminar
para ver cul ser su aspecto una vez impresas. Para
acceder a la vista preliminar, utiliza el botn del mismo
nombre que se encuentra en la barra de herramientas
estndar y que tiene el aspecto que se muestra al lado
izquierdo. Por ejemplo, ser posible verifcar los

mrgenes, ver la posicin y el texto de los encabezados
y pies de pgina, y comprobar
la orientacin de la pgina (vertical y horizontal).
Visita:
227

Project
Presupuestos
con S10
COMFIGURAR
IMPRESIN
LA
PGINA
PARA
Luego de decidir entre imprimir una

vista o un informe, es posible cambiar
la apariencia del material a imprimir
para cumplir con los estndares
de
la empresa o cliente o para hacerlo
mas til. Por ejemplo, se puede aadir
el nombre de la empresa en la que
parte superior de cada pgina, o
especifcar la fecha de impresin. Para
hacerlo, del men Archivo, escoger
Configurar Pagina.
Esta accin dar origen a la caja de dilogo Confgurar pginas <nombre

de la presentacin o informe> similar a la que se muestra a continuacin:
IMPORTANTE.- Algunas de las opciones de esta caja de dialogo no estn

disponibles para ciertas vistas, as como tambin otras slo se activan dependiendo
del tipo de impresora seleccionada.
Visita:
228

Project
Presupuestos
con S10
Orientacin
Seleccionar el botn de opciones vertical u

horizontal para especifcar la forma en que ser
impreso el documento. Si Microsoft Project no
puede cambiar la orientacin para la impresora
seleccionada, esta opcin no estar disponible.
Escala
Seleccionar el botn Ajustar al: para reducir o

aumentar
el tamao de la imagen impresa.
Escribir 100 para no reducir o aumentar el tamao
de la imagen. Por ejemplo, si se ingresa
125 por ciento, se expande la imagen y se
imprime menos informacin en cada pgina,
pero el texto y los grfcos se amplan. Cuando
se disminuye este valor, por ejemplo al 75 por
ciento, la imagen se condensa y se imprime ms
informacin en cada pgina. Los lmites de ajuste
porcentual se pueden variar entre 10% y el 500%.
En la opcin Ajustar en; permite especifcar el
nmero de pginas necesarias para imprimir una
vista completa indicando el nmero de pginas a
lo largo o a lo ancho que va a ocupar el documento
impreso. El nmero ms restrictivo de ambos
determina la adaptacin de la pgina. Por ejemplo,
suponiendo que se desea imprimir una vista de
tres pginas de ancho por cinco de largo. Si se
especifca una adaptacin de pgina con una
pgina de ancho. El ancho ser ms restrictivo que
el largo ocasionando que se imprima una vista de
una pgina de ancho por dos de largo. Si
especifica una adaptacin de pgina con una
pgina de largo, el largo ser ms restrictivo que
el ancho, ocasionando que se imprima la vista en
una sola pgina. No se puede ajustar la adaptacin
de pgina en la vista Calendario ni en la vista
Grfco de recursos.
Otros
Permite especifcar el tamao del papel en que se

imprimir as como el numero de la primera pgina
impresa. El numero de pagina se unas cuando,
por ejemplo, se debe anexar un informe o
presentacin impreso del proyecto a un informe
hecho en otro programa cuyas pginas se
encuentran
numerada
s.
Visita:
229

Project
Presupuestos
con S10
Botones
Imprimir
Imprimir.
Presionar este botn para mostrar la caja de dilogo
Vista preliminar
Utilizar este botn para mostrar la ventana

de la vista preliminar.
Impresora
Este botn permite mostrar el cuadro de dilogo

Confgurar impresora.
Separador de Mrgenes
Superior,
inferior,
izquierdo,
derecho
Permite defnir el tamao de los mrgenes

que se
desee aplicar en las unidades que se indican.
Bordes en
seleccionar la opcin para que se impriman

bordes en cada pgina impresa o en ninguna.
La opcin Pginas exteriores
solamente est disponible parta el diagrama de red.
Visita:
230

Project
Presupuestos
con S10
Separadores Encabezado y Pie

de pgina.
Cuando se aade, por ejemplo, la fecha, el nombre de la empresa u otra
clase de informacin a un documento a imprimir, este tomar una
apariencia ms profesional y a menudo, ser ms til. Se puede aadir
informacin como Encabezado (que es un texto o campo que aparece en la
parte superior de la hoja impresa), o tambin como Pie de Pgina (que es
un texto o campo que aparece en la parte en la parte inferior de la pagina
impresa), pudindose escribir hasta cinco lneas para el encabezado y tres
lneas para el Pie de Pgina.
Estos dos separadores operan de forma similar por lo que slo se vern las
opciones relativas al Encabezado, que se tiene el aspecto que se muestra
a continuacin:
Alineamiento.-
Seleccionar el separado Izquierda, Centro o

Derecha para especifcar la seleccin donde se
posicionarn de los encabezados o pies de pgina.
Se puede escribir directamente el texto del
encabezado en el cuadro de texto alineacin, o se
puede usar los botones y el cuadro de lista para
insertar tipos especfcos de informacin.
Los botones disponibles ingresan la informacin como campos o cdigos, y

tienen la siguiente utilidad:
Abre la caja de dialogo Fuente, en donde se
puede seleccionar la fuente, el estilo de la fuente,
el tamao y el color del texto del encabezado o
pie de pgina.
Visita:
231

Project
Presupuestos
con S10
Permite que se imprima el nmero de pginas en

cada pgina ingresa el cdigo & [pginas]
Se usa para imprimir el nmero total de

pginas. Ingresa el cdigo & [pginas]
Permite imprimir la fecha actual. Ingresa el cdigo & [Fecha]
Insertar Hora Actual
se utiliza para imprimir la hora actual. Ingresa

el cdigo & [hora]
Insertar nombre de archivo

Imprime la ruta de acceso y el nombre
de archivo de proyecto.
Ingresa el cdigo &
[Archivo]
Imprime una imagen que se desee incluir en el

encabezado o pie de pgina, como por ejemplo, el
logotipo de la empresa
Adicionalmente a los botones indicados, hay dos cuadros combinados en la
que aparecen campos Generales y de Proyecto disponibles para Agregar a la
seleccin respectiva del Encabezado.
Por ejemplo, para imprimir la fecha en la esquina superior izquierda
de cada pgina, seleccionar el separador Izquierda y, a continuacin,
presionar el botn que ingresa el cdigo
& [fecha]. Aparecer el cdigo & [Fecha] en el cuadro de texto Alineacin y
la fecha actual en
el cuadro de texto
Muestra.
Para imprimir el nombre del administrador del proyecto en la parte superior
central de cada pgina, escoger el separador Centro. A continuacin,
seleccionar Nombre del administrado en el cuadro combinado General y
presionar el botn Agregar de ese cuadro combinado. Aparecer el cdigo
& [Nombre del Administrador] en el cuadro de texto Alineacin y el
nombre de administrador en el cuadro de texto Muestra. Si no se introdujo el
nombre del administrador en el campo Administrador del separador ningn
nombre. Para ingresar en la parte superior izquierda el % completado y el
Costo Real, escoger esos campos en el cuadro combinado Campos de
Proyecto, presionar el botn Agregar que se encuentra al lado derecho

de
ese
cuadro
combinado
y
aparecern
los
cdigos
&[%completado] y &[Costo real]
Visita:
232

Project
Presupuestos
con S10
RECORDAR.- El mismo procedimiento se utiliza para definir el Pie de pgina

impreso. La diferencia se encuentra en la ubicacin del texto, que en el caso del
Encabezado es en la parte superior de la
pgina impresa, mientras que el Pie va en la parte inferior.
Separador
Leyenda
Este separador funciona de la misma forma que los separadores de
Encabezado y pie de pgina, pero, en la parte derecha de l aparecern las
opciones de la Leyenda, que tiene el aspecto que se muestra a
continuacin:
Cada pgina
seleccionar este botn de opcin para que la

leyenda aparezca en cada pgina impresa. Es
recomendable
usar esta opcin cuando se
imprima o utilice un trazador (plotter) con un papel
de gran tamao.
Pgina de leyendas
se activa este botn de opciones para imprimir la

leyenda
en unan hoja independiente. Es
recomendable usar esta opcin cuando se imprime
en papel de tamao pequeo.
Ninguna
si se activa este botn no se imprimir ninguna

leyenda en el documento.
Ancho
Permite ingresar el ancho del rea de texto. Se

puede elegir un ancho comprendido entre 0 y 5
pulgadas o entre 0 y 10 centmetros. Las unidades
con que se ingrese este dato dependern de la

Confguracin regional del Panel de control
de
Windows.
Visita:
233

Project
Presupuestos
con S10
Separador Vista
Imprimir todas las columnas

Esta casilla debe ser activada
para imprimir todas las columnas de la
presentacin. Cuando est desactivada solo
imprimirn las columnas visibles de la tabla
u hoja de datos. Por ejemplo, el Diagrama de
Gantt podra tener
solamente
dos
columnas de la tabla de Gantt visibles. Si
no se activa, slo se imprimirn las dos
columnasvisibles. Esta
opcin est
disponible nicamente para
las
presentaciones
con
escala
tempora
l.
Imprimir las
primeras (numero)
de columnas de
las pginas
Activar esta casilla para imprimir el

numero especifcado de columnas en
todas las pginas, donde (numero) es igual
al nmero de columnas que se desee
imprimir. Esta opcin solo se encuentra
disponible para presentaciones con una
escala temporal.
Nota.- si se dispone de un proyecto que se
imprime en mltiples pginas horizontales y
verticales, las pginas que rodeen el borde
izquierdo del proyecto mostrarn el nmero
de columnas visibles en el diagrama de
Gantt,
independientemente
del nmero que se
haya especifcado en
Visita:
esta opcin. No obstante, las dems pginas

mostrarn el nmero de columnas que se
haya
especifca
do.
234

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Imprimir notas
Activar esta casilla de verifcacin para imprimir

todas las notas de las tareas y los recursos. Las
notas se imprimirn en grupo despus de la
presentacin o el informe. Esta opcin solo se
encuentra disponible para presentar con una
escala temporal.
Imprimir Pginas en blanco Se activa esta casilla de verifcacin para

imprimir las pginas de una presentacin o un
informe que no contengan datos, por ejemplo, en
un diagrama de Gantt o en un Diagrama PERT de
gran tamao. Esta opcin no est disponible para
el grfco de
recursos, la hoja de tareas ni la hoja de recursos.
Ajustar escala
temporal a
pginas
Activar esta casilla si se desea que Microsoft

Project comprima no aumente el rango de fechas,
de forma que se use toda el rea disponible en la
pgina para imprimir. Por ejemplo, la impresin
del diagrama de Gantt de marzo a junio ocupa tres
pginas y cuarto. Si se selecciona esta opcin,
Microsoft Project
comprimir
la
escala
temporal de forma que el diagrama de Gantt
se imprima en tres pginas completas. Asimismo,
si la impresin de octubre a diciembre cabe en dos
pginas y tres cuartos, seleccionar esta opcin
para expandir la escala temporal de forma que el
diagrama de Gantt se imprima en tres pginas
completas. Esta opcin solamente est
disponible para las presentaciones con
escala temporal.
Efectuar las tareas de impresin

Una vez que se ha defnido el tipo de documento que se imprimir y
tambin preparado de la pagina para imprimir, del men Archivo escoger
la opcin Imprimir; tambin se puede utilizar el botn Imprimir de la barra
de herramientas Estndar o las teclas de atajo CTRL + P. en cualquiera de
los dos primeros casos, aparecer la caja de dilogo imprimir, que tiene el
aspecto que se muestra a continuacin:
Marco de la Impresora:
Impresora
Muestra todas las impresoras instaladas en una lista

desplegable. Para utilizar una impresora se debe
seleccionar de la lista.
23
5

Project
Presupuestos
Ms Project
informacin Mdulo
acercaI:de
2007
Asimismo, proporcionar
cada una de las impresoras como el estado, el
tipo, etc.
Propiedades
Muestra otro cuadro de dilogo en el que se puede

seleccionar las opciones disponibles para la impresora
seleccionada, como tamao del papel, orientacin y
cartuchos de fuentes.
23
6
Administrador de Proyectos con Ms Project

Presupuestos
con S10
Marco Intervalo de Pginas

Escoger el botn de opciones Todas para imprimir el proyecto completo.
Para imprimir una seccin del proyecto, seleccionar Pginas y escribir el
numero de las pginas primera y ltima
que se desee imprimir en las cajas de texto Desde y Hasta.
SUGERENCIA.- Para conocer el nmero total de pginas del proyecto y defnir las
pginas que se
desee imprimir, utilizar el botn Vista Preliminar.
Marco
Escala
Temporal
El marco Escala Temporal est disponible cuando se imprime el Diagrama
de Gantt, el Grfco de recursos, la presentacin Uso de recursos o el
calendario.
Seleccionar el botn de opcin Completa para imprimir el proyecto
desde la fecha de comienzo hasta la fecha de fn. Para imprimir el
proyecto solamente entre las fechas especifcadas, seleccionar el botn de
opcin Fechas e ingresar las fechas de comienzo y de fn en los cuadros de
texto Desde y Hasta.
La casilla de verifcacin Slo imprimir la columna Izquierda de las
pginas se debe activar para imprimir slo la columna izquierda de cada
pgina.
Saltos de pginas manuales.- Esta casilla de verifcacin se activa
para usar los saltos de pginas colocados con el comando Salto de
Pgina en el men Insertar. Se debe desactivar
para usar los saltos de pgina
automticos.
Visita:
236

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
APNDICE
Limites de Microsoft Project 2007
Para tener idea de la magnitud de los proyectos que se pueden
administrar con Microsoft Project 2007, a continuacin se proporciona una
lista de los lmites de valores que se pueden ingresar en los campos de
informacin ms importantes. Los valores que se indican, son aquellos que
soporta el programa, supeditado nicamente por la memora RAM y
recursos de sistema disponible en la computadora donde corre el
programa.
Elemen
to
Numero de tareas por archivo
Numero de recursos
Unidades de recurso por asignacin
Fechas de disponibilidad de recursos
Numero de tareas en las que un recurso puede estar

asignado
Valor Mximo
1048,5
75
1048,5
75
60,000,000
unidades o
6,000,000,00
100
Sin lmite por recurso
Numero de predecesoras por tarea
Sin lmite por tarea
Numero de sucesoras por tarea
Sin lmite por tarea
Numero de niveles de esquema por proyecto
65,53
5
Nmero de proyectos consolidados
998
Numero de archivos de proyectos abiertos
998
Ventanas abiertas
50
23
7

Project
Presupuestos
con S10
Calendarios base
Excepciones al calendario por calendario
Tablas para soportar diferentes tasas de pago
Sin
limite
1,40
0
5 por recurso
Tasas variables por tabla de actualizacin de tasa de

pago
Mximo valor de costo
999,999,999,999.99
Mximo valor de trabajo en una tarea
1,666,666,667 horas
Mximo valor de asignacin de trabajo
999,999,999 minutos
Valor mximo de asignaciones de material
999,999,999
unidades
60,000,000 unidades
Asignaciones fjas de material

Rango de % ajuste para imprimir
25
10% a 500%
Lneas de texto de encabezamiento
Lneas de texto de pie de pagina
Lnea de texto de leyenda
Ancho de caja de texto de pginas de leyendas

Criterios de fltrado por fltro
Fecha ms temprana de un proyecto
Fecha mayor permitida
Nmero mximo de selecciones discontinuas en
una vista de hoja
Lneas de base
5 o 12.7cm
40
1 de enero 1984
31 de diciembre
2049
9
11
238

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Tablas predefnidas
Las Tablas de tareas predefnidas de Microsoft Project son las siguientes:
Tabl
a
Caso esperado
Caso optimista
Caso pesimista
Cost
o
Entrad
a
Entrada PERT
Descripc
in
Se utiliza en combinacin con otras funciones de
anlisis PERT de Microsoft Project para evaluar la
duracin, la fecha de comienzo y la fecha de fn
esperadas para las tareas
Se utiliza en combinacin con otras funciones del
mejor duracin, fecha de comienzo y fecha de fn
posible de las tareas.
peor duracin, fecha de comienzo y fecha de fn
posible de las tareas.
Muestra la informacin del costo de las tareas del
proyecto, incluyendo el costo, el costo previsto, la
variacin, el costo real y el costo restante.
Muestra el nombre y la duracin de las tareas,

las fechas de comienzo y de fn, las
predecesoras, y los recursos.
duracin, fecha de comienzo y fecha de fn probable
de las tareas.
Export
ar
Se utiliza para guardar un archivo en formato

MPD o en otro formato de archivo compatible
con Microsoft Project.
Fechas de
delimitacin
Muestra las delimitaciones de las tareas,

incluyendo el tipo y la fecha de la
delimitacin.
Hipervnculo
Muestra los vnculos URL y UNC asignados a las

tareas, que llevan sitios web y a
archivos intranet.
23
9

Project
Presupuestos
con S10
Muestra los valores de los campos previstos:

Duracin, comienzo, Fin, Trabajo y
Costo.
Lnea de base
Muestra la informacin de la programacin, incluidas

las fechas de comienzo y de fn, las fechas de lmite
de comienzo y de fn, la demora permisible y la
demora total.
Programacin
Resume
n
Muestra la informacin bsica del proyecto,

incluyndola duracin de las tareas, las fechas de
comienzo y de fn, el porcentaje completo, el costo y
el trabajo.
Retras
o
Muestra informacin para la redistribucin de los

recursos incluyendo el retraso, la duracin, las
fechas de comienzo y de fn programadas, las
sucesoras y los nombres de los recursos.
Muestra la informacin real, incluyendo la fecha de
comienzo real, la fecha de fn real, el porcentaje
completado, la duracin real, la duracin restante, el
costo real y el trabajo real.
Seguimiento
Tabla de informe
Se utiliza con las vistas informe de barras, informe de

fechas de hitos e informe de hitos para optimizar la
presentacin de las tareas resumidas. Podr obtener
el mejor provecho de esta tabla y de las vistas a ellas
asociadas, una vez que haya ejecutado la
macro Formato
Resumen.
Trabaj
o
Uso
Valor Acumulado
Variacin
Muestra la informacin del trabajo, incluyendo el

trabajo planeado, la variacin del trabajo, el
trabajo real y el trabajo restante.
Presenta las tareas del proyecto y muestra su

trabajo, duracin y fechas de
comienzo y fn.
Compara la informacin del trabajo y del costo
de las tareas, incluyendo el costo presupuestado
del trabajo planeado y el trabajo programado.
Muestra la variacin de la programacin del
proyecto, incluyendo
las fechas de comienzo y de fn, las fechas previstas
y de fn, y las variaciones de comienzo y de fn.
240

Project
Presupuestos
Mdulo I: Ms Project
2007
Las Tablas de Recursos predefnidas de Ms Project son las siguientes:

Tabl
a
Descripc
in
Cost
o
Muestra informacin del costo de los recursos del

proyecto, incluyendo el costo, el costo previsto, la
variacin, el costo real y el costo restante.
Entrad
a
Exportar
Hipervnculo
Resumen
Trabaj
o
Uso
Valor Acumulado
Muestra informacin de los recursos, incluyendo el

grupo de recursos, las unidades del recurso, la tasa, la
tasa de horas extra, el costo por uso del recurso, el
mtodo de acumulacin y el cdigo del recurso.
Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en

otro formato de archivo compatible con
Microsoft Project.
Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el
grupo de recursos, la capacidad mxima, la utilizacin
mxima de los recursos, la tasa estndar, la tasa de
horas extra, el costo y el trabajo
Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el
grupo de recursos, la capacidad mxima, la utilizacin
mxima de los recursos, la tasa estndar, la tasa de
horas extra, el costo y el trabajo.
Muestra informacin del trabajo, incluyendo el
trabajo previsto, la variacin del trabajo, el trabajo
real, el trabajo de horas extra y el trabajo restante.
Muestra una relacin de los recursos y de la

cantidad de trabajo asignada a cada
uno de ellos.
Utiliza las categoras de contabilidad tradicionales
para comprar la relacin entre trabajo y costos de las
tareas. Por ejemplo, puede comparar el costo
estimado del trabajo con lo que el trabajo est
costando realmente.
24
1

Project
Presupuestos
con S10
Filtros predefnidos
Los fltros predefnidos para Tareas y su uso son los siguientes:
Filtr
o
Todas las tareas
Actualizacin
necesaria
Caompos
Vinculados
Confrmado
Costo mayor que
Costo mayor
que el
presupuestad
o
Uso
:
Muestra todas las tareas
independientemente de sus
caractersticas. Este fltro no se puede
modifcar.
Muestra las tareas que tienen cambios (como fechas
de comienzo y fn revisadas o asignaciones de
recursos) y necesitan ser enviadas para actualizacin
o confrmacin.
Muestra las tareas a las que se ha vinculado texto
procedente de otros programas.
Muestra las tareas en las que los recursos

seleccionados han confrmado que
van a trabajar.
Muestra las tareas que van a costar ms que la
cantidad monetaria
especifcada.
Filtro calculado que muestra todas las tareas cuyo
costo es mayor que el costo
previsto.
Creadas despus
del
Muestra todas las tareas creadas en el proyecto en, o

a partir de, la fecha que se
especifque.
Debera comenzar
el
Filtro interactivo que solicita una fecha, y a

continuacin, muestra todas las tareas que deberan
haber comenzado en esa fecha pero que an no lo ha
hecho.
Debera
comenzar y
fnalizar el
Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a

continuacin, muestra las tareas que no han
comenzado y fnalizado en ese intervalo de tiempo.
Visita:
242

Project
Presupuestos
con S10
Filtros interactivo que muestra las tareas a las

que se han asignados recursos pertenecientes al
grupo que se especifque.
Grupo de recursos
Hito
s
Muestra slo las tareas que son hitos.
Filtros interactivo que solicita dos fechas y, a

continuacin, muestra todas las tareas que
comiencen o fnalicen entre ambas.
Intervalo de
fechas
Intervalo de tareas
Filtro interactivo que muestra todas las tareas cuyos

nmeros de Id estn dentro del intervalo
especifcado.
Progreso
retrasado o
pospuesto
Muestra las tareas que se han retrasado con respecto

a la fecha de fnalizacin prevista en la programacin
o que no han progresado de acuerdo con la
programacin.
que usan el recurso

en el intervalo de
fechas
Muestra las tareas asignadas a un recurso

especifcado que comiencen o fnalicen entre
dos fechas que especifque.
Que utilizan el
recurso
Sin confrmar
Tareas
completadas
Tareas con
datos
Adjunto
s
Tareas con fechas
Fijas
Tareas con
retraso o presup.
Sobrepasado
asignadas a
Filtro interactivo que muestra todas las tareas

que utilizan el recurso que se
especifque.
seleccionados an no han confrmado
que van a trabajar.
seleccionados an no han confrmado
que van a trabajar.
Muestra las tareas que tienen objetos adjuntos o
una nota en el cuadro Notas.
Muestra todas las tareas que no tienen la

delimitacin lo antes posible o que tienen
una fecha de comienzo real.
Muestra las tareas asignadas al recurso especifcado
que excedan el presupuesto que les fue asignado o
que an no han sido completadas y que terminarn
despus de la fecha de fn prevista.
243

Project
Presupuestos
con S10
Tareas Crticas
Muestra todas las tareas que se encuentran en la

ruta critica
Tareas de nivel
superior
Muestra las tareas de resuemen del nivel ms

alto
Muestra todas las tareas que tienen subtareas
agrupadas debajo de ellas.
Tareas de
resumen
Muestra todas las tareas que han comenzado pero

que no se han completado.
Tareas en curso
Tareas
incompletas
Muestra todas las tareas que no se han

completado
Tareas o
asignaciones
con horas
Muestra las tareas o asignaciones que trabajan

horas extras
Tareas pospuestas
Muestra todas las tareas cuya programacin se ha

pospuesto.
Tareas sin
comenzar
Muestra las tareas que no han comenzado
Todas las tareas
Muestra todas las tareas del proyecto
Trabajo
sobrepresupuest
ado
Filtro calculado que muestra todas las tareas

cuyo trabajo programado es mayor que el
trabajo previsto.
Los fltros de Recursos predefnidos de Microsoft Project son los siguientes:
Us
o
Filtr
Todos los recursos
Asignacion
es
confrmad
as
Muestra todos los recursos del proyecto
Muestra todas las tareas para las que un recurso ha

confrmado la asignacin. Solo es aplicable en la
vista Uso de recursos.
244

Project
Presupuestos
con S10
Muestra los recursos que van a costar ms que la

cantidad que especifque.
Costos mayor que
Costo mayor
que el
presupuestad
o
Filtro calculado que muestra todos los recursos

cuyo costo programado es mayor que
el previsto.
Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a
continuacin, muestra todas las tareas y todos los
recursos con asignaciones que comiencen o fnalicen
entre ambas fechas.
Intervalo de
fechas
Grup
o
Filtro interactivo que muestra todos los recursos

pertenecientes al grupo que se
especifque.
Muestra todas las tareas que han comenzado pero
que no se han completado.
Asignaciones en
curso
Muestra los recursos a los que se ha vinculado

tecto procedente de otros
programas.
Campos
vinculados
Muestra todos los recursos que estn programados

para realizar ms trabajos del que pueden llevar a
cabo en el tiempo especifcado.
Recursos
sobreasignados
Intervalo de
recursos
Es un fltro interactivo que muestra todos los recursos

incluidos en el intervalo de identifcadores que
se especifque.
Recursos con
datos
adjuntos
Muestra los recursos o las asignaciones que trabajan

horas extras.
Debera comenzar
el
Filtro interactivo que solicita una fecha y, a

continuacin, muestra todas las tareas y recursos
con asignaciones que deberan haber comenzado en
esa fecha pero que no lo han hecho.
Debera
comenzar u
fnalizar el
Filtro interactivo que solicita dos fechas: la primera es

la fecha en la que la tarea o la asignacin debera
haber comenzado y la segunda es la fecha en la que
la tarea o la asignacin debera haber fnalizado.
245

Project
Presupuestos
con S10
Progreso
retrasado o
pospuesto
Asignaciones
pospuestas
Muestra los recursos con tareas que se han retrasado

con respecto a la fecha de fnalizacin prevista en la
programacin o que no han progresado de acuerdo
con la programacin.
Muestra los recursos cuyas tareas se han retrasado
con respecto al plan previsto original y an no
se han completado.
Asignaciones
sin
confrmar
Muestra las asignaciones en las que no se ha

confrmado el compromiso de los
recursos solicitados.
Asignaciones
sin
comenzar
Muestra las asignaciones que han sido confrmadas

pero que an no han comenzado.
Muestra los recursos que han completado todas

las tareas que tenan asignadas.
Trabajo
completado
Trabajo sin
completar

cuyo trabajo programado sea menor
que el previsto.
Trabajo
sobrepresupuest
ado

cuyo trabajo programado sea mayor
que el previsto.
Vistas predefinidas
Las vistas predefnidas, tanto para recursos como para tareas son las siguientes:
vist
a
Descripc
in
Una vista combinada con la vista uso de recursos
en la seccin superior y la vista Gantt de
redistribucin en la inferior. Utilizar esta vista para
resolver las sobreasignaciones de recursos.
Asignacin de
recursos
calendario
Un calendario mensual que muestra las tareas y sus

duraciones. Utilizar esta vista de tareas para mostrar
las tareas programadas en una semana o en un
intervalo de semanas concretos.
246

Project
Presupuestos
con S10
Una lista de tareas e informacin relacionada y un

diagrama que muestra tareas y duraciones en
funcin del tiempo. Utilizar esta vista de tarea para
introducir y programar una lista de tareas.
Diagrama de
Gantt
Un diagrama de red que muestra todas las tareas y

sus dependencias. Utilizar esta vista de tareas para
crear y ajustar la programacin en formato de
diagrama de fujo.
Diagrama de red
Un diagrama de red que muestra las predecesoras y

las sucesoras de una tarea. En un proyecto grande,
utilizar esta vista para centrarse en las
dependencias de una tarea especfca.
Diagrama de
relaciones
Entrada de tarea
Formularios de
recursos
Una vista combinada con la vista diagrama de Gantt

en la seccin superior y la vista formulario de tareas
en la inferior. Utilizar esta lista para agregar,
modifcar y revisar informacin detallada acerca de la
tarea seleccionada en el diagrama de Gantt.
Un formulario para introducir y modifcar informacin
acerca de un recurso especifco.
Un formulario para introducir y modifcar

informacin acerca de una tarea
especfca.
Formulario de
tareas
Formulario
detalles de
tarea
Un formulario para revisar y modifcar la informacin

detallada del seguimiento y la programacin de
una tarea en concreto.
Formulario
Nombre de
recurso
Un formulario para introducir y modifcar el nombre

del recurso y otra informacin acerca del
recurso.
Formulario
Nombre de
Tare
a
Gantt de
redistribucin
Un formulario para introducir y modifcar el nombre

de la tera y otra informacin acerca de
la tarea.
Una lista de tareas, informacin sobre los retrasos y
las demoras de las tareas y un diagrama de barras
que muestra los efectos anteriores y posteriores a la
redistribucin. Utilizar esta vista de tareas para
comprobar la magnitud del retraso de la tarea.
247

Project
Presupuestos
con S10
Gantt de
seguimiento
Gantt detallado

diagrama que muestra las barras de Gantt de lnea de
base y de programacin de cada tarea. Utilizar esta
vista de tarea para comparar la programacin
prevista con la actual.
diagrama que muestra la demora y la posposicin.
Utilizar esta vista de tareas para comprobar la
cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea
sin afectar a otras.
Gantt esperado
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados de

un caso esperado en su programacin. Utilizar esta
vista cuando realice un anlisis PERT de una duracin
de tareas o de una programacin de proyecto.
Gantt optimista
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del

mejor caso posible de la programacin. Utilizar esta
vista cuando realice un anlisis PERT de una duracin
de tareas o de una programacin de proyecto.
Gantt pesimista
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del

peor caso de la programacin. Utiliza esta vista
cuando realice un anlisis PERT de una duracin de
tareas o de una programacin de proyecto.
Un diagrama que muestra la asignacin, los costos o
el trabajo de los recursos. Utiliza esta vista para
mostrar informacin sobre un solo recurso o sobre
un grupo de recursos a lo largo del tiempo.
Grafco de
recursos
Hoja de entradas
PERT
Una hoja para introducir los casos mejores,

esperados y peores de su programacin respecto a la
duracin de una tarea, antes de calcular la duracin
ms probable. Utilizar vista para comparar la
diferencia entre las diferentes estimaciones de
tareas.
Hoja de recursos
Hoja de tareas
Una lista de recursos e informacin relacionados.

Utilizar esta vista de recurso para introducir y
modifcar informacin acerca del recurso en un
formato similar al de una hoja de clculo.
Una lista de tareas e informacin relacionada.
Utilizar esta vista para introducir y programar
tareas en un formato de hoja de clculo.
248

Project
Presupuestos
con S10
Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para

todas las subtareas. Utilizar esta vista con la macro
Informe de barras
Formato Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas sobre las barras de tareas
de resumen.
Informe de
fechas de
hitos
Una lista de las tareas de resumen con etiquetas

para todas las subtareas. Utilizar esta vista con la
macro Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas con las marcas de hitos y
las fechas en las barras de tareas de resumen.
Una lista de las tareas de resumen con etiquetas
para todas las subtareas. Utilizar esta vista con la
macro Formato Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas con las marcas de hito
en las barras de tareas de resumen.
Informe de hitos
Uso de recursos
Una lista de recursos que muestra la asignacin, el

costo o la informacin del trabajo de cada recurso a
travs del tiempo. Utilizar esta vista para mostrar
informacin acerca del costo y de la asignacin de
trabajo de cada recurso y para defnir el perfl de los
recursos.
Uso de Tareas
Un alista de tareas que muestra los recursos

asignados agrupados bajo cada tarea. Utilizar esta
vista para ver qu recursos se encuentran asignados
a tareas especfcas y para defnir el perfl de los
recursos.
Grupos Predefnidos
Grupos de Tareas
Los grupos de tareas se
pueden aplicar a las
AP_Gantt esperado
AP_Gantt optimisma
AP_Hoja de entradas
PER
T
Diagrama de
Gantt
Hoja de Tareas
Informe de barras
Informe de fechas de
Entrada de Tarea
hitos siguientes vistas de hoja:
Gantt de redistribucin
Informe de hitos
Gantt de seguimiento
Uso de tareas
Gantt
detallado
AP_Gantt pesimista
249

Project
Presupuestos
con S10
Los grupos de tareas predefnidos de Microsoft Project son los siguientes:

Grup
o
Crtic
a
Duracin y luego Prioridad
Duraci
n
Estado de grupo en espera
Hito
s
Prioridad manteniendo la
estructura de
esquema
Priorida
d
Tareas completas e incompletas
Tipo de delimitacin
Descripc
in
Muestra las tareas del proyecto en funcin
de que la tarea sea crtica.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto

primeramente en funcin del tiempo que
necesitan para completarse y, a
continuacin, en funcin de la prioridad
dentro de cada grupo de duracin.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en
funcin del tiempo que necesitan para
completarse.
funcin de que se haya recibido una
contestacin en respuesta a un mensaje
Estado del Equipo enviando a los recursos
asignados a una tarea.
Muestra las tareas del proyecto en funcin
de que la tarea sea un hito

primeramente en funcin de los nmeros de
esquema y, a continuacin, en funcin de la
prioridad dentro del esquema.

funcin de su prioridad.

en los tres grupos siguientes: %
completado:0%; % completado:
1%-99% (tareas en curso); %
completado:100%.
en los ocho grupos siguientes: lo ms tarde
posible, lo antes posible, no finalizar antes
del, no finalizar despus del,
Debe finalizar el, debe comenzar el, No
comenzar antes del y No comenzar despus
del.
Visita:
250

Project
Presupuestos
con S10
Grupos de recursos
Los grupos de recursos se pueden aplicar a las siguientes vistas de hoja:
Vista Asignacin de recursos.
Vista Uso de recursos
Vista Hoja de recursos
Los grupos de recursos predefnidos de Microsoft Project son los siguientes:
Grup
o
Grupo de recursos
Recursos Completos e
Incompletos
Respuesta pendiente
Tasa estndar
Trabajo y recursos
materiales
Descripci
n
Agrupa y muestra los recursos por el
valor en el correspondiente
campo de grupo
Agrupa y muestra los recursos del proyecto
en los tres grupos siguientes: % trabajo
completado: 0%; % trabajo completado:
1%-99%; % completado: 100%
en funcin de que hayan contestado a un
mensaje Estado del equipo.

en funcin de la tasa estndar (tasa de
pago para trabajo normal que no sea de
horas extra).
Agrupa los recursos del proyecto en funcin
de que se trate de un recurso materia o de
un recurso de trabajo.
Visita:
251

Administración Proyectos Ms Project 2007

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Administrador de Proyectos con Ms

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Administrador de Proyectos con Ms

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dividido en Fases y Subfases utilizando la estructura de esquema jerarquizada.

Administrador de Proyectos con Ms

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Administrador de Proyectos con Ms

Administrador de Proyectos con Ms

Seguimiento y administracin del proyecto.

Una vez que el proyecto comienza, se debe revisar la programacin peridicamente

llevando a cabo simultneamente o el impacto que tendrn en el costo del proyecto

Administrador de Proyectos con Ms

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Formato de un nodo de actividad

Administrador de Proyectos con Ms

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Administrador de Proyectos con Ms

tiempo FA de una tarea es igual al tiempo de CA ms la duracin estimada para la

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Administrador de Proyectos con Ms

Determinacin de la ruta critica a partir del grafo

IMPORTANTE.- observar que las tareas 2,4,5,7,9,10 y 11 no tienen

Administrador de Proyectos con Ms

Por ser el mtodo de Gantt original un simple elemento de orientacin calendario,

La administracin de proyectos ha evolucionado notablemente como un nuevo campo a

datos que se utilizaran o evaluaran, se dan por conocidos.

Administrador de Proyectos con Ms

La creciente complejidad de los proyectos actuales, demandan tcnicas de

Para su funcionamiento, Microsoft Project utiliza el diagrama de Gantt como mtodo