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Usos de Google Docs: Encuestas

de Opinin y Cuestionarios de
Investigacin

Juan Carlos Martnez Modia

2011





















Universidad Nacional de Educacin a Distancia
Instituto Universitario de Educacin a Distancia
Juan Carlos Martnez Modia
No se permite un uso comercial de la obra original ni la generacin de obras derivadas.
Licencia Reconocimiento-No comercial-Sin obras derivadas 3.0 Espaa de
Creative Commons. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/es/
1 Edicin: Madrid, noviembre de 2011

Usos de Google Docs: Encuestas de Opinin y


Cuestionarios de Investigacin

Pg.

1.

Introduccin .......................................................................................................................... 3

2.

Accediendo a Google Docs .................................................................................................... 3

3.

Dentro de Google Docs ......................................................................................................... 3

4.

5.

3.1.

Configurando Idioma y Zona Horaria ............................................................................ 3

3.2.

Creando el Formulario................................................................................................... 4

3.3.

Ttulo e Informacin Adicional ...................................................................................... 4

3.4.

Elegir un TEMA para el Diseo ...................................................................................... 4

3.5.

Aadir Elementos .......................................................................................................... 5

3.6.

Editar, Eliminar, Duplicar y Mover Elementos .............................................................. 6

3.7.

Aadir un Mensaje de Confirmacin Personalizado ..................................................... 7

La Hoja de Clculo asociada a cada Cuestionario ................................................................. 7


4.1.

Configuracin de Uso Compartido: Propietario, Editores y Permisos .......................... 8

4.2.

Mens de Hoja de Clculo: FORMULARIOS ................................................................ 11

4.3.

Mens de la Hoja de Clculo: HERRAMIENTAS ........................................................... 13

4.4.

Mens de la Hoja de Clculo: ARCHIVO ...................................................................... 13

Pginas Webs Oficiales para ampliar Informacin .............................................................. 14

Guas Prcticas del IUED

Usos de Google Docs: Encuestas de Opinin y


Cuestionarios de Investigacin

1. Introduccin
Para crear y administrar cuestionarios con Google Docs es imprescindible disponer de una
Cuenta Google (Google Account) que obtendremos automticamente si a travs de una cuenta
Gmail gratuita, o tambin asociando nuestro e-mail habitual (no tiene que ser Gmail) a una
Cuenta Google.
Sea cual sea el mtodo para disponer de Cuenta Google, podremos acceder al producto
Google Docs, que en su versin gratuita permite un almacenamiento de hasta 1 GB (1.024
MB) entre todos los Google Docs (documentos de texto, presentaciones, hojas de clculo,
formularios y dibujos) que tengamos.

Para obtener (o acceder) a una cuenta Gmail: http://gmail.google.es


Para asociar nuestro e-mail a una Google Account:
https://accounts.google.com/NewAccount?hl=es

2. Accediendo a Google Docs


Toda vez que hayamos accedido a nuestra cuenta Google encontraremos en la esquina
superior izquierda los productos y servicios asociados a los que tendremos acceso:

Otra forma de acceder es directamente a travs del enlace directo: http://docs.google.com


donde se nos pedir que iniciemos sesin con nuestra Cuenta Google. Si Docs no estuviera
directamente visible (tal y como se muestra en la imagen anterior) entonces lo encontraremos
entre las opciones que hay bajo el desplegable Ms.

3. Dentro de Google Docs

3.1.

Configurando Idioma y Zona Horaria

Si es la primera vez que accedemos a Google Docs, conviene configurar tanto el idioma
como (sobre todo) nuestra zona horaria. Para ello, observaremos la parte superior derecha
hasta que localicemos un icono con aspecto de tuerca.

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Tambin observaremos los MB utilizados con respecto a los 1024 MB de


almacenamiento

3.2.

Creando el Formulario

Al pulsar en el botn CREAR veremos los tipos


de Documentos que podemos crear, bien
desde cero, o bien desde una plantilla. En este
caso, vamos a crear un cuestionario y para ello
seleccionaremos el elemento Formulario

3.3.

Ttulo e Informacin Adicional

Tras crear el formulario, llegaremos entonces a la primera pantalla en la que pondremos el


ttulo a nuestro formulario o cuestionario y la informacin que, a modo de subttulo, deseamos
indicar a los usuarios.

3.4.

Elegir un TEMA para el Diseo

En cualquiera de las fases podremos seleccionar el Tema del diseo grfico de nuestro
cuestionario. Actualmente hay 20 diseos disponibles en la versin gratuita de Google Docs, y
no se pueden aadir diseos propios ni personalizar los existentes. Tampoco
est contemplado, de momento, que se puedan aadir imgenes en los
formularios.

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Guas Prcticas del IUED

3.5.

Aadir Elementos
Los elementos que podemos aadir son de tres tipos:
PREGUNTAS. La base de todo cuestionario.
Cuando el usuario debe escribir una respuesta corta.
Pensadas para escribir respuestas largas.
Para elegir solo una de las respuestas posibles.
Para elegir ms de una respuesta.
Para elegir solo una de las respuestas a partir de una lista
desplegable.
Para crear una escala Likert, con rango mximo de 0 a 10.
Crea una cuadrcula con mltiples filas (tems) y 5
columnas mximo (escala Likert de rango 1 a 5).

Podremos definir, pregunta por pregunta, si el usuario estar obligado a contestarla


para que pueda enviar su cuestionario.

ENCABEZADOS DE SECCIN. Puede interesarnos tener las preguntas agrupadas


por secciones o bloques. Por ejemplo, una seccin para preguntas de tipo
demogrfico (sexo, edad, nivel de estudios, nacionalidad, etc.) y otra, u otras,
secciones que aglutinen preguntas temticas.

SALTOS DE PGINA. Muy tiles si queremos que en funcin de una determinada


respuesta se pase automticamente a otra pgina del cuestionario donde
tendremos otras preguntas relacionadas con la respuesta previamente
seleccionada. Por ejemplo, si ante una pregunta tipo test Qu medio de
transporte utiliza ms frecuentemente para desplazarse por la ciudad? el usuario
selecciona la opcin Vehculo propio entonces podramos provocar un salto de
pgina en la que estara la pregunta Qu marca de vehculo es?

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Creando una pgina nueva

3.6.

Editar, Eliminar, Duplicar y Mover Elementos

Antes de comenzar con la insercin de preguntas, es conveniente que hayamos planificado


en qu SECCIN y en qu PGINA van a estar. Tanto las preguntas, como las secciones y
pginas se podrn eliminar, mover, o duplicar. La duplicacin tiene su utilidad cuando una
pregunta se parecer mucho a otra ya creada, de modo que duplicamos la pregunta molde y
sobre la duplicada editamos los cambios necesarios. Sera algo parecido al copy + paste, de
modo que tras el paste hacemos las modificaciones necesarias.

https://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=es&answer=87809

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Guas Prcticas del IUED


Lo indicado en la imagen precedente es vlido tambin para los elementos
Encabezado de seccin y Pgina.
Para mover un elemento, reubicarlo en otra parte del cuestionario, se seleccionar con
doble clic en el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, se desplazar/arrastrar hasta su
nueva posicin.
Google Docs realiza guardados parciales cada cierto tiempo cuando estamos
trabajando en la creacin de un formulario. No obstante, conviene asegurarse de pulsar sobre
el botn Guardar.

El resto de botones de esta barra los analizaremos posteriormente

3.7.

Aadir un Mensaje de Confirmacin Personalizado

Cuando el usuario ha pulsado el botn ENVIAR y si todas las preguntas de respuesta


obligatoria han sido contestadas, se presentar un mensaje de confirmacin que podremos
personalizar. Para ello pulsaremos el botn Ms acciones y seleccionamos Modificar
confirmacin.

En la pantalla que surgir podremos personalizar el mensaje final y deberemos tener


cuidado de desmarcar la casilla Publicar resumen de respuestas para que los usuarios no
puedan ver dicho resumen.

Modo edicin

Vista y opciones del usuario tras el envo del cuestionario

4. La Hoja de Clculo asociada a cada Cuestionario


Cada cuestionario o formulario tiene asociada una hoja de clculo donde se recogern
automticamente, y en tiempo real, las respuestas que han enviado los usuarios que ya han
contestado. Se acceder a la hoja de clculo pulsando en Ver respuestas -> Hoja de Clculo.

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En toda hoja de clculo asociada a un cuestionario se reserva automticamente la 1
columna de la izquierda (columna A), rotulada Marca temporal, para recoger la fecha
(dd/mm/aaaa) y hora (hh:mm:ss) en la que se ha recibido cada entrega. El resto de columnas
llevarn el ttulo de las preguntas que hemos incluido. Cada fila representa un registro o
cuestionario enviado.
Por tanto, la hoja de clculo se rellenar automticamente. No obstante podremos aadir
manualmente registros en filas vacas siempre y cuando sean adyacentes a otras filas con
datos incorporados.

4.1.

Configuracin de Uso Compartido: Propietario, Editores y Permisos

Cada formulario tendr siempre un nico propietario. No obstante, el propietario actual


podr ceder la propiedad a otra persona cuando as lo desee. El propietario es el que tiene los
derechos universales sobre el cuestionario, sea o no el creador del mismo.
Desde la hoja de clculo asociada al cuestionario observaremos en la parte superior
derecha el importantsimo botn Compartir:

Por defecto, todo formulario es Privado (de ah el candado que figura a la izquierda del
literal Compartir, aunque ms adelante volveremos sobre esta cuestin) y sin editores que
compartan el uso del mismo. Pulsando sobre el botn podremos ver y configurar las opciones
de uso compartido con otras personas que podrn tener derechos de edicin (editores) o
derechos exclusivamente para ver.

Podemos aadir personas, escribiendo sus


direcciones e-mail, a las que podremos
otorgar el derecho Puede editar o Puede
ver.
Tambin seleccionaremos si queremos que
les llegu un correo electrnico a su buzn
comunicndoles la adquisicin de derecho,
al tiempo que podemos marcar Enviarme
una copia. Con esto lo que hacemos es
compartir el formulario, ya sea para ver o
editar (incluye ver).

Supongamos ahora que ya hemos autorizado a compartir el cuestionario con el titular de la


cuenta imaginamiento(arroba)gmail.com. Entonces veremos que esta pantalla habr cambiado
a:

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Guas Prcticas del IUED

Podremos modificar sus permisos


(de editar a ver, o viceversa) e
incluso hacerlo propietario (en
cuyo caso nosotros seremos
editores mientras no nos elimine
el nuevo propietario. Tambin
(equis en crculo rojo) podemos
eliminar a esta persona del uso
compartido en cualquiera de sus
formas.

A su vez, podremos definir si los editores (adems de permisos de edicin) pueden


aadir a otras personas y cambiar los permisos, o decidir que solo lo pueda hacer el
propietario.

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La configuracin del uso compartido nos permite hasta 3 opciones de visibilidad


distintas y mutuamente excluyentes:

Pblico en la Web permite que cualquier persona pueda encontrar el cuestionario


ya que estar indexado en los motores de bsqueda de pginas web, y un
formulario lo es. Sera equivalente a permitir que nuestro n de telfono saliera en
la gua telefnica. Tambin se podr incrustar dicho cuestionario en nuestro blog.
Cualquier usuario que reciba el enlace viene a ser como un n de telfono que no
figura en la gua telefnica. Solo los usuarios que conozcan el enlace podrn llegar
al cuestionario. No hay que olvidar que estos documentos se alojan en la red, a
travs de Google y, por tanto, les corresponde una direccin de internet especfica
para cada formulario.
Privado, tiene sentido cuando estamos en fase de desarrollo y an no queremos
darlo a conocer, o bien cuando est terminado pero queremos que solo lo puedan
cumplimentar las personas que especifiquemos y que adems debern tener
Cuenta Google (de ah que se diga Se requiere iniciar sesin).

Para aclaraciones sobre cmo cambiar la configuracin de visibilidad de un documento


conviene visitar el enlace oficial:
https://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=184006

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4.2.

Mens de Hoja de Clculo: FORMULARIOS

La barra de mens presenta el siguiente aspecto, con un elemento de men llamado


Formulario (entre parntesis se indica el n de cuestionarios recibidos hasta ese instante).

Formulario (4) nos indica que, de momento, hemos recibido 4


cuestionarios.
Modificar formulario, para entrar en modo edicin y
modificar el aspecto, orden de preguntas, aadir o eliminar
nuevas preguntas y/o secciones, etc.
Ir al formulario en directo, para comprobar cmo lo vern los
usuarios cuando lancemos el cuestionario. Imprescindible
para testarlo.
Insertar formulario en una pgina web... por si queremos
incrustar el cuestionario en un blog o sitio web.
Mostrar el resumen de respuestas, para ver las estadsticas y
grficos generados automticamente (lo veremos con ms
detalle).
Aceptando respuestas, si lo desmarcamos los usuarios ya no
podrn enviar el cuestionario.
Suprimir formulario, para eliminarlo (operacin irreversible).

Con esta opcin se generar un correo electrnico a


cada uno de las direcciones e-mail que pongamos en
el campo Para.
Si adems, como es este ejemplo, tenemos marcada
la opcin Incluir formulario en el correo
electrnico se intentar que en el cuerpo del
mensaje vaya incrustado el formulario y si, por los
motivos que fuesen, no respondiera el botn
Enviar entonces saltarn directamente a la URL
donde est el cuestionario original para que lo
rellenen all.

A travs de esta opcin Mostrar el resumen de respuestas llegaremos a los grficos y


estadsticas que se generan automticamente en funcin de las respuestas recibidas. Ante
preguntas tipo test se generarn grficos circulares o de barras (dependiendo del n de
opciones) con la correspondiente tabla de frecuencias.

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Si se trata de una pregunta abierta (Texto), surgirn las respuestas dadas, ya que se trata de
una variable que puede tomar cualquier valor:

El ltimo grfico nos aportar una estadstica de respuestas diarias recibidas:

Todos los grficos son imgenes individuales que se pueden copiar y pegar en otros
documentos (Word, etc.).

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4.3.

Mens de la Hoja de Clculo: HERRAMIENTAS

Cabe destacar el men Herramientas cuya opcin Reglas de notificacin nos permitir
establecer dichas reglas:

4.4.

Mens de la Hoja de Clculo: ARCHIVO

La opcin para descargar la hoja de clculo a fichero Excel, por ejemplo, la


encontramos disponible a travs del men Archivo.

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5. Pginas Webs Oficiales para ampliar Informacin


Soporte oficial de Google Docs:
https://docs.google.com/support/?hl=es
Foros de ayuda de Google Docs:
http://www.google.com/support/forum/p/docs?hl=es
Pgina oficial de ayuda con Formularios:
https://docs.google.com/support/bin/topic.py?topic=1360904

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