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CONTENIDO
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PG.

OBJETIVO Y ALCANCE

FIN-TES-MFO-N-002-02

BASES LEGALES

FIN-TES-MFO-N-002-02

DEFINICIN DE TRMINOS

FIN-TES-MFO-N-002-02

NORMAS

FIN-TES-MFO-N-002-02

Del Fondo Rotatorio y Asignacin Fija en Efectivo

12

Del Fondo de Trabajo

14

PROCEDIMIENTOS

Solicitud de Creacin o Modificacin de Fondos

FIN-TES-MFO-P-003-02

16

Asignacin Fija de Efectivo

FIN-TES-MFO-P-004-01

19

Manejo y Reposicin del Fondo en Efectivo

FIN-TES-MFO-P-005-01

20

Manejo y Reposicin del Fondo Rotatorio

FIN-TES-MFO-P-006-02

22

Liquidacin de Fondo Rotatorio y en Efectivo

FIN-TES-MFO-P-007-02

24

Manejo y Liquidacin de Fondo de Trabajo

FIN-TES-MFO-P-008-02

27

Designacin de Nuevo Custodio del Fondo

FIN-TES-MFO-P-009-02

29

FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

Solicitud de Creacin o Modificacin de Fondos

FIN-TES-MFO-F-005-02

30

Acta de Asignacin Fija en Efectivo

FIN-TES-MFO-F-006-01

34

Comprobante de Pago sin Factura

FIN-TES-MFO-F-007-02

37

Desembolso Provisional de Fondos

FIN-TES-MFO-F-008-02

40

Liquidacin de Fondos

FIN-TES-MFO -F-009-02

43

Solicitud de Liquidacin de Fondos

FIN-TES-MFO-F-010-01

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OBJETIVO Y ALCANCE

OBJETIVO
Reglamentar la solicitud, manejo, reposicin, modificacin y liquidacin de los fondos asignados
a las Unidades de la Empresa, para efectuar pagos de contado de las obligaciones contradas
con terceros por el suministro de bienes o servicios u otros gastos necesarios para el
funcionamiento de las Unidades, de acuerdo con los conceptos permitidos en su creacin.

ALCANCE
El presente manual contempla los aspectos a considerar para administrar los fondos requeridos
por las distintas Unidades de la Empresa y aprobados por el nivel de autorizacin
correspondiente, para efectuar los pagos de contado de aquellos gastos generados por el
suministro de bienes o servicios contemplados en el objeto de su creacin.

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BASES LEGALES

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial N 5.453

Extraordinario de fecha 24 de marzo de 2000.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control

Fiscal, publicada en Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial N 37.169 de fecha 29 de marzo de
2001.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta Oficial
N 38.661 de fecha 11 de abril de 2007.

Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N 36.845

de fecha 07 de diciembre de 1999.

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N. 2.818

Extraordinario de fecha 01 de julio de 1981.

Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta Oficial N 5.637, Extraordinario de fecha 7 de

abril de 2003.

Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento, publicada en Gaceta Oficial N 5.566

Extraordinario de fecha 28 de diciembre de 2001.

Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto sobre la Renta en Materia de Retenciones,

publicado en Gaceta Oficial N 36.203 de fecha 12 de mayo de 1997.

Ley del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial N 38.435 de fecha 12 de
mayo de 2006.

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BASES LEGALES

Providencia Administrativa de la Superintendencia Nacional de Auditora Interna para la

definicin del Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la
Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente, publicada en Gaceta Oficial N
38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005.

Reglamento sobre la Organizacin de Control Interno en la Administracin Pblica Nacional,

publicada en Gaceta Oficial N 37.783 de fecha 25 de septiembre de 2003.

Estatutos Sociales de la C.A. Metro de Caracas de fecha 27 de diciembre de 2005.

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DEFINICIN DE TRMINOS
A los efectos de las presentes normas, se entender por:

ASIGNACIN FIJA EN EFECTIVO: Cantidad de dinero en efectivo, de reposicin continua a

travs del Fondo Rotatorio, que el Responsable del Fondo le asigna a las Unidades indicadas en
el documento de creacin, para cancelar los bienes y servicios que requieran.
CUENTA DE ACREEDOR: Es aquella que permite registrar las transacciones que se generan
producto de las obligaciones que asume la C.A. Metro de Caracas con terceros.
CUENTA DEUDOR: Es aquella que permite registrar las transacciones que se generan producto
de las obligaciones que tienen terceros con la C.A. Metro de Caracas.
COMPROBANTE DE PAGO SIN FACTURA: Formulario que sirve de soporte para justificar un
gasto que, de acuerdo con sus caractersticas, no es posible obtener factura del proveedor.
CUSTODIO: Persona en quien el Responsable delega el manejo y control administrativo del
Fondo Rotatorio o del Fondo en Efectivo.
DESEMBOLSO PROVISIONAL DE FONDOS: Entrega de dinero en efectivo que se realiza a
travs del Formulario Desembolso Provisional de Fondos, el cual una vez realizada la compra de
bienes, la prestacin de servicios u otros conceptos de pago establecidos en el objeto del fondo,
debe ser sustituido por la factura correspondiente.
FONDO ROTATORIO: Monto determinado de dinero, de reposicin continua a travs de
Tesorera, asignada a las Unidades de la Empresa que as lo requieran y destinado para
efectuar el pago inmediato, en cheque o efectivo, para la adquisicin de bienes o servicios
estipulados en el documento de su creacin.

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DEFINICIN DE TRMINOS
FONDO DE TRABAJO: Cantidad de dinero asignado a las Unidades de la Empresa para un
trabajo especfico, por una sola vez y durante un perodo determinado para realizar pagos en
cheque o efectivo, de acuerdo con lo establecido en el documento de su creacin.
FONDO EN EFECTIVO: Cantidad de dinero en efectivo asignado a las Unidades de la Empresa,
de reposicin continua a travs de la Tesorera de la Empresa, que se requiere para cancelar los
bienes y servicios estipulados en el documento de su creacin.
LIQUIDACIN DE FONDO: Procedimiento mediante el cual el Responsable de un fondo
presenta formalmente las cuentas correspondientes al monto de dinero asignado a travs de un
Fondo Rotatorio o de Trabajo, con el objeto de proceder al cierre definitivo del mismo.
RENDICIN DE FACTURAS: Procedimiento mediante el cual una Unidad presenta al Custodio,
las facturas obtenidas por la compra de bienes, servicios u otros conceptos de pago permitidos
dentro de un fondo.
REPOSICIN DE FONDO: Procedimiento mediante el cual el Responsable de un fondo solicita
ante la Tesorera de la Compaa, reponer el monto gastado del Fondo Rotatorio y Fondo en
Efectivo, a fin de disponer del dinero asignado para cancelar los compromisos que se generen
en su Unidad.
RESPONSABLE DEL FONDO: Vicepresidente, Gerente Ejecutivo y Corporativo, Gerente de
Lnea o niveles jerrquicos similares, a quienes la C.A. Metro de Caracas les delega la
responsabilidad de administrar un Fondo Rotatorio, Fondo en Efectivo o Fondo de Trabajo para
la cancelacin de bienes y servicios.
SUBCUSTODIO: Persona en quien se delega el manejo y control administrativo de una cantidad
de dinero proveniente de un Fondo en Efectivo o una Asignacin Fija en Efectivo.

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NORMAS
1.

Los Vicepresidentes, Gerentes Ejecutivos, Corporativos, de Lnea y niveles jerrquicos

similares, sern los nicos facultados para solicitar al nivel de autorizacin correspondiente
la creacin, modificacin o liquidacin de fondos.

2.

Las solicitudes de asignacin o modificacin de fondos se realizarn a travs del formulario

Solicitud de Creacin o Modificacin de Fondos (FIN-TES-MFO-F-005-02), el cual deber
indicar el objeto del fondo, monto solicitado, distribucin del fondo, los distintos conceptos y
lmite de pagos que podrn cancelarse, as como los datos del Responsable, Custodio y
Subcustodio del fondo, de ser el caso.

3.

La Oficina de Pagos adscrita a Tesorera, es la responsable de:

Procesar las solicitudes de creacin, modificacin, reposicin y liquidacin de los

fondos debidamente aprobadas, as como de verificar que los documentos que avalan
los gastos estn debidamente conformados por los niveles de autorizacin respectivos.

Crear en el Sistema Administrativo Financiero de la Empresa, los datos maestros del

deudor por cada Custodio y Subcustodio que se asigne para el manejo de los fondos.

Mantener un registro actualizado de los fondos asignados a las diferentes Unidades de

la Empresa, indicando: concepto de creacin, monto del fondo, nombre del banco y
nmero de cuenta corriente, as como los nombres del Responsable, Custodio

Subcustodio, de ser el caso.

4.

La Oficina de Contabilidad adscrita a la Gerencia de Administracin, es la Unidad

responsable de bloquear en el Sistema Administrativo Financiero, la cuenta de deudor del
fondo que requiera ser liquidada, previa aprobacin del nivel de autorizacin
correspondiente.

5.

Las Unidades de la Empresa que soliciten reposicin del Fondo Rotatorio o en Efectivo,
debern enviar a Tesorera la Autorizacin de Pago debidamente firmada por el Custodio y
el Responsable, anexndole un ejemplar del reporte Libro Diario Compacto emitido por el

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NORMAS
Sistema Administrativo Financiero de la Empresa y los soportes correspondientes a los
gastos efectuados debidamente justificados, tales como: facturas, recibos y Comprobantes
de Pago sin Factura.
6.

Los Fondos Rotatorios y en Efectivo sern utilizados nicamente para realizar pagos de
contado de los bienes o servicios necesarios para asegurar la continuidad de la gestin de
las Unidades que lo requieran.

7.

La Unidad responsable del Fondo Rotatorio o en Efectivo no deber efectuar erogaciones

sin contar con la disponibilidad en la partida presupuestaria correspondiente.

8.

Las reposiciones del Fondo Rotatorio o Efectivo efectuadas por las Unidades de la
Empresa, no podrn exceder mensualmente el monto total asignado al Fondo.

9.

El Responsable del Fondo solicitar a la Unidad de Auditora Interna, el arqueo del fondo
asignado, en los casos de ausencias definitivas del Custodio o Subcustodio e informar a la
Oficina de Pagos de los cambios realizados, a fin de que actualice la informacin en el
Sistema Administrativo Financiero de la Empresa. En casos de ausencias temporales el
arqueo lo realizar el Responsable del Fondo.

10. Las Unidades que requieran incrementar el monto del Fondo Rotatorio o en Efectivo
asignado, debern solicitar previamente el aval de la Gerencia Corporativa de
Administracin y Finanzas.
11. Los fondos asignados a las Unidades de la Empresa slo podrn ser utilizados para
efectuar desembolsos por los conceptos sealados en el documento de creacin o
modificacin. Por lo tanto, los mismos no podrn ser utilizados para:

Prstamos personales.

Pagos al personal por concepto de nmina.

Empear prendas.

Cambiar cheques.

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NORMAS

Hacer regalos u obsequios.

Adquisicin de materiales o artculos de oficina en existencia en las Proveeduras o

Almacenes.

Hacer arreglos ornamentales o decorativos en las Unidades.

Adquirir uniformes o ropa de trabajo.

Pagos de facturas emitidas a nombre de trabajadores de la Empresa.

Compras de Activos.

12. El Responsable del Fondo deber:

Velar por el cumplimiento de las normas establecidas por la Empresa para el manejo
de los fondos.

Solicitar las modificaciones de los montos o del objeto del fondo, as como aprobar las
reposiciones del fondo.

Nombrar o cambiar el Custodio o Subcustodio entre los trabajadores adscritos a su

Gerencia, por ausencia temporal, definitiva o cuando lo considere necesario.

13. El Custodio del Fondo deber:

Ejercer el control sobre el fondo asignado, vigilando que cada gasto est debidamente
avalado por el nivel de autorizacin correspondiente.

Resguardar en la Caja de Seguridad asignada para tal fin, las chequeras otorgadas por
la entidad bancaria, los cheques emitidos y no entregados, el dinero en efectivo, los
formularios Desembolso Provisional de Fondos y las facturas, recibos o Comprobantes
de Pagos sin Facturas generadas por las Unidades.

Realizar los pagos autorizados segn el objeto de la creacin del fondo, en efectivo o
en cheque. En el caso de los pagos con cheque, los mismos debern ser emitidos a
nombre de las personas naturales o jurdicas proveedoras de los bienes o servicios y

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NORMAS
estamparles los sellos que indiquen NO ENDOSABLE y CADUCA A LOS TREINTA
(30) DAS. En ningn caso podr emitir cheques al portador.

Inutilizar las facturas, comprobantes o recibos que soportan los desembolsos de

fondos, utilizando para este fin un sello con la frase Pagado en Efectivo para los
pagos en efectivo y para los pagos en cheque el sello indicar: Pagado con Cheque N,
Nombre del Banco, Fecha y N de Reposicin en la cual se rendir la factura pagada.

Imprimir a travs del Sistema Administrativo Financiero la Notificacin de la Retencin

del Impuesto al Valor Agregado (IVA) cuando la cancelacin de la factura sea mayor a
veinte (20) Unidades Tributarias, y del Comprobante Preliminar de Retencin del
Impuesto Sobre la Renta (ISLR) slo cuando se cancelen compromisos por concepto
de servicios prestados. El comprobante provisional ser entregado al acreedor hasta
tanto la Oficina de Impuestos emita el definitivo.

Garantizar la integridad del fondo, que en todo momento la sumatoria de los

documentos que justifican los desembolsos y el dinero en existencia coincida con el
monto asignado al fondo.

Solicitar mensualmente a la entidad bancaria, el estado de cuenta corriente

correspondiente al fondo, a fin de elaborar la conciliacin bancaria dentro de los cinco
(5) primeros das hbiles del mes siguiente, la cual deber ser conformada por el
Responsable del Fondo y enviada a la Oficina de Contabilidad, para el control
respectivo.

14. El Subcustodio deber:

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NORMAS

Ejercer el control sobre el dinero asignado, vigilando que cada pago que se efecte
est justificado y dentro los conceptos autorizados en la creacin o modificacin del
objeto del fondo.

Velar por el buen uso del dinero asignado, as como de la entrega oportuna al Custodio
del Fondo, de las facturas generadas como producto de la adquisicin de un bien o
servicio, a efectos de que le sea reintegrado el efectivo correspondiente al monto de
dichas facturas.

Verificar que el formulario Desembolso Provisional de Fondos (FIN-TES-MFO-F-00802) est autorizado por el nivel de autorizacin correspondiente, as como que el
concepto del gasto se corresponda con el objeto de la creacin del fondo.

15. Las reposiciones y rendiciones de los fondos debern efectuarse:

Semanalmente o cuando se hayan efectuado pagos que disminuyan en un 30%

aproximadamente el monto total.

El ltimo da de cada mes por el monto de las erogaciones que hubiere realizado,
independientemente de las reposiciones anteriores, a fin de que los gastos puedan ser
registrados en el mes en que se produjo la erogacin.

16. Las Unidades de la Empresa en ningn caso podrn fraccionar gastos por un mismo
concepto, con el fin de evadir los lmites de aprobacin establecidos en los niveles de
autorizacin vigentes.
17. Las facturas, recibos y Comprobantes de Pago sin Factura, debern registrarse
inmediatamente en el Sistema Administrativo Financiero de forma individual, con la
finalidad de garantizar la claridad y verificacin de la informacin contable y de impuestos.
18. Las reposiciones de Fondo Rotatorio o en Efectivo debern realizarse en orden cronolgico
e incluir las facturas y los desembolsos correspondientes al mes en que se caus el gasto.

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NORMAS
Aquellos gastos que correspondan a meses anteriores al que se est rindiendo, debern
ser asumidos por el Responsable del Fondo.
19. Los pagos efectuados a travs del fondo sern soportados con las facturas respectivas, las
cuales deben cumplir con las normas generales de emisin y elaboracin de facturas y
otros documentos emitida por el ente rector en materia tributaria, y elaborada a nombre de
la C.A. Metro de Caracas, en original, sin enmienda ni tachaduras, indicando la fecha,
concepto del gasto, adems el Custodio o el Subcustodio del fondo deber indicar los datos
de la imputacin presupuestaria correspondiente, as como el nombre y apellido, nmero de
carnet y firma del nivel de autorizacin respectivo.
20. El formulario Comprobante de Pago sin Factura (FIN-TES-MFO-F-007-02) deber llenarse
en aquellos casos de erogaciones que por sus caractersticas, no sea posible obtener la
factura original o recibo y el mismo deber estar conformado por el nivel de autorizacin
correspondiente.
21. Cuando la Oficina de Pagos, detecte que alguno de los documentos que soportan los pagos
incluidos en una reposicin del Fondo Rotatorio o en Efectivo no se ajuste a lo establecido
en el objeto del fondo o presente alguna irregularidad, devolver la reposicin al Custodio
del fondo para que solvente la situacin y realice nuevamente el trmite.
22. Las Unidades slo podrn realizar pagos en efectivo por concepto de adquisicin de bienes
o prestacin de servicios cuyo monto no exceda de veinte Unidades Tributarias (20 U.T.).
Los montos mayores a este lmite debern cancelarse a travs de cheques.

Del Fondo Rotatorio y la Asignacin Fija en Efectivo

23. El Responsable del Fondo Rotatorio entregar la Asignacin Fija en Efectivo a travs del
Acta de Asignacin Fija en Efectivo (FIN-TES-MFO-F-006-01) a las Unidades que estn
autorizadas en el documento de creacin del fondo.

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NORMAS
24. El Custodio del Fondo Rotatorio, previa autorizacin del Responsable, gestionar en la
entidad bancaria designada por Tesorera la apertura de la cuenta corriente a nombre de la
C.A. Metro de Caracas, para lo cual deber presentar la Carta de Autorizacin de Apertura
de Cuenta firmada por el nivel correspondiente, tarjeta de registro de firmas autorizadas,
copia fotosttica de los Estatutos Sociales de la Empresa y el cheque a nombre de la C.A.
Metro de Caracas.
25. El Custodio, previa autorizacin del Responsable del Fondo, deber realizar el cierre de las
cuentas bancarias o modificacin de firmas autorizadas ante la institucin financiera para el
manejo de los fondos asignados e informar a Tesorera para el control respectivo.
26. Las cuentas corrientes destinadas para la administracin de los Fondos Rotatorios sern
movilizadas a travs de dos (2) firmas autorizadas conjuntas, las cuales pueden ser: dos (2)
firmas A o una firma A y una firma B. En ningn caso se podrn emitir cheques con dos
(2) firmas B.
27. La Oficina de Pagos ser la encargada de crear en el Libro Mayor de la contabilidad de la
Empresa las cuentas relacionadas con los fondos.
28. Para realizar la liquidacin del Fondo Rotatorio o en Efectivo, el Custodio deber llenar el
formulario de Solicitud de Liquidacin de Fondos (FIN-TES-MFO-F-005-02) y obtener la
aprobacin del nivel de autorizacin correspondiente. Posteriormente llena el formulario de
Liquidacin

de

Fondos,

(FIN-TES-MFO-F-005-02),

anexa

las

facturas

originales

debidamente conformadas, as como el comprobante de depsito bancario, en caso de

existir dinero sobrante y los consigna en la Oficina de Pagos de la Empresa.
29. La Oficina de Control de Ingresos ser la Unidad responsable de realizar la compensacin
de la cuenta deudora del Custodio en el Sistema Administrativo Financiero, previa revisin
de los documentos que soportan los gastos ejecutados a travs del fondo.
30. El solicitante de un Desembolso Provisional de Fondos (FIN-TES-MFO-F-008-02) deber
rendirlo en un lapso de cinco (5) das hbiles, mediante la entrega de la factura respectiva o
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NORMAS
Comprobante de Pago sin Factura (FIN-TES-MFO-F-007-02) y el dinero sobrante, caso
contrario el Responsable enviar una comunicacin a la Gerencia de Servicios al Personal
adscrita a la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, a fin de que le sea descontado
por nmina el monto de dicho desembolso.

Del Fondo de Trabajo

31. Las Unidades usuarias que requieran la creacin de un Fondo de Trabajo para cubrir los
gastos de la ejecucin de un trabajo especfico, debern solicitarlo a travs del formulario
Solicitud de Creacin o Modificacin de Fondos (FIN-TES-MFO-F-005-02), garantizando
que cuentan con la disponibilidad presupuestaria en la partida donde sern imputados los
gastos.
32. En los casos que un Fondo de Trabajo tenga dinero disponible al momento de su
liquidacin, el Custodio deber depositarlo en la cuenta de la entidad bancaria que designe
Tesorera.
33. Para realizar la liquidacin parcial del Fondo de Trabajo, el Custodio deber llenar el
formulario de Liquidacin de Fondos (FIN-TES-MFO-F-09-02) y obtener la firma del
Responsable, asimismo deber anexarle las facturas originales debidamente conformadas
e inutilizadas. Si la liquidacin es total, adicionalmente anexar el depsito bancario en
caso de existir dinero disponible, y el estado de cuenta del mes en que se solicit el cierre,
de ser el caso. La documentacin generada deber ser consignada ante la Oficina de
Control de Ingresos dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la liquidacin parcial o
total del fondo.
34. La Oficina de Control de Ingresos a travs del rea de Caja, ser la Unidad responsable de
liquidar en el Sistema Administrativo Financiero, los Fondos de Trabajo solicitados por las
Unidades de la Empresa, previa revisin de los documentos que soportan los gastos
ejecutados.
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35. La Tesorera no suministrar los recursos financieros a nuevos Fondos de Trabajo para un
mismo fin ni al mismo Responsable, hasta tanto ste no haya rendido totalmente el Fondo
de Trabajo asignado con anterioridad.

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