MDULO 1

Contenidos del mdulo

QU ES Y PARA QU SIRVE UNA HOJA DE CLCULO?_______________________________________2
INICIAR EXCEL__________________________________________________________________________6
ELEMENTOS DE LA VENTANA_____________________________________________________________6
FICHA ARCHIVO________________________________________________________________________13
LA AYUDA_____________________________________________________________________________16
ACCIONES BSICAS EN UN LIBRO________________________________________________________16
1

Movimiento rpido en la hoja.__________________________________________________________________________16

Movimiento rpido en el libro.__________________________________________________________________________17

Insertar hojas_______________________________________________________________________________________18

Eliminar hojas_______________________________________________________________________________________19

Cambiar el nombre de las hojas________________________________________________________________________20

Mover hojas_________________________________________________________________________________________20

Copiar hojas________________________________________________________________________________________21

Modificar la ventana de la hoja de clculo________________________________________________________________22

8.1

Paneles_______________________________________________________________________________22

8.2

Ventanas mltiples______________________________________________________________________24

8.3

Divisiones_____________________________________________________________________________25

Ingresar datos_______________________________________________________________________________________28

10 Modificar datos______________________________________________________________________________________28
11 Seleccin de celdas__________________________________________________________________________________29
12 Copiar celdas_______________________________________________________________________________________30
13 Pegado Especial_____________________________________________________________________________________33
14 Mover celdas________________________________________________________________________________________34
15 Seleccin de hojas___________________________________________________________________________________35
16 Guardar y Abrir libros_________________________________________________________________________________35
16.1

Guardar libros de trabajo________________________________________________________________________35

16.2

Abrir Libros de trabajo__________________________________________________________________________38

17 Preparar un documento para su publicacin______________________________________________________________41

18 Formatos de celda___________________________________________________________________________________46
18.1

Fuente_______________________________________________________________________________________46

18.2

Alineacin____________________________________________________________________________________48

18.3

Bordes_______________________________________________________________________________________50

18.4

Rellenos______________________________________________________________________________________53

18.5

Nmero______________________________________________________________________________________55

19 Formato condicional__________________________________________________________________________________57

19.1

Aplicar formato a las celdas que contienen valores de texto, nmero, fecha u hora_______________________58
Aplicar formato segn una escala de valores numricos__________________________________________58
Aplicar formato segn distintos conjuntos de valores_____________________________________________63

19.2

Aplicar formato a las celdas empleando una escala de dos colores_____________________________________68

19.3

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores_______________________________70

19.4

Aplicar formato a las celdas utilizando barra de datos________________________________________________72

19.5

Aplicar formato a las celdas utilizando un conjunto de iconos_________________________________________74

20 Tamao de filas y columnas___________________________________________________________________________76

20.1

Alto de fila____________________________________________________________________________________76

20.2

Autoajustar el alto de la fila______________________________________________________________________77

20.3

Ancho de columna_____________________________________________________________________________78

20.4

Autoajustar el ancho de la columna_______________________________________________________________79

20.5

Ancho estndar de la columna___________________________________________________________________80

21 Ocultar y mostrar filas y/o columnas____________________________________________________________________81

22 Desbordamiento de datos_____________________________________________________________________________83
23 Autocompletar_______________________________________________________________________________________83
Rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna mediante una lista:_______________________________83
Rellenar rpidamente mediante el cuadro de relleno:____________________________________________________85
24 Edicin de filas y columnas____________________________________________________________________________85
Insercin de filas / columnas________________________________________________________________________86
Eliminacin de filas / columnas______________________________________________________________________87
Insertar celdas en blanco___________________________________________________________________________88
25 Comentarios________________________________________________________________________________________89
26 Opciones de visualizacin_____________________________________________________________________________94
27 Zoom______________________________________________________________________________________________94

Qu es y para qu sirve una hoja de clculo?

Su principal funcin es realizar operaciones matemticas, de la misma manera que trabaja la ms potente
calculadora, pero tambin la de computar complejas interrelaciones para luego ordenar y presentar en forma
de grfico los resultados obtenidos. Con este objetivo en vista, Excel 2010 proporciona comandos que se
pueden usar fcilmente para crear y modificar libros, denominacin que reciben los archivos u hojas de
clculo creadas por Excel 2010, con rapidez. La interfaz de usuario de Excel 2010 incluye la cinta de
opciones y la vista Backstage de Microsoft Office, que incorporan los diversos comandos que se necesitan a
la hora de trabajar con libros. Por ejemplo, los comandos de la cinta de opciones se pueden usar para
agregar, mover o copiar los datos de una hoja de clculo o para modificar una hoja de clculo insertando o
eliminando celdas, filas o columnas. De manera similar, los comandos de la vista Backstage se pueden usar
para crear, guardar, imprimir y cerrar rpidamente un libro. Es posible insertar hojas de clculo adicionales,
adems de mover y reordenar las hojas de clculo de un libro. Asimismo, se puede mover o copiar una hoja
de clculo en un nuevo libro, o eliminar una hoja de clculo de forma permanente de un libro. Las 2 imgenes
siguientes nos muestran las vistas mencionadas.

Vista Interfaz de usuario

La pestaa Archivo de la cinta de opciones abre la vista Backstage, que es una nueva caracterstica de Excel
2010. Podemos usar los comandos de la vista Backstage para abrir, crear, guardar, cerrar, imprimir, compartir,
administrar archivos y configurar opciones para personalizar Excel 2010.

Vista Backstage
Adems de estas tareas bsicas, podemos realizar clculos simples y complejos en las hojas de clculo
gracias a la amplia gama de funciones que Excel 2010 proporciona. Tambin es posible crear frmulas

propias para realizar clculos complejos. Excel 2010 proporciona diversas caractersticas de fcil uso que
ayudan a crear y modificar hojas de clculo.
Como ya se mencion, una de las caractersticas ms significativas es la interfaz de usuario, que incluye la
cinta de opciones y la vista Backstage, las que permiten un acceso fcil y rpido a los comandos necesarios.
Los comandos estn agrupados de manera lgica en fichas o pestaas, segn la tarea que permiten realizar.
Por ejemplo, la pestaa Insertar incluye todos los comandos necesarios para insertar elementos, como
grficos, tablas e hipervnculos. Las otras pestaas que estn disponibles en la cinta de opciones son: Inicio,
Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Los comandos de cada pestaa estn, a su vez,
organizados en grupos, segn la accin que permiten realizar.
Por ejemplo, la pestaa Insertar incluye el grupo Ilustraciones, que contiene comandos que se pueden usar
para insertar imgenes, imgenes prediseadas y formas en las hojas de clculo. Podemos personalizar la
cinta de opciones segn sus necesidades agregando o quitando pestaas. Asimismo, podemos personalizar
los comandos que estn disponibles en cada pestaa.

Si necesitamos disponer de ms espacio en una hoja de clculo, podemos minimizar la cinta de opciones y,
cuando la necesitemos, expandirla.

Adems de la cinta de opciones, Excel 2010 incluye la barra de herramientas de acceso rpido, que permite
obtener acceso rpido a los comandos de uso frecuente. Puede personalizar la barra de herramientas de
acceso rpido agregando o quitando comandos.
Excel 2010 tambin incluye la mini barra de herramientas, que incorpora comandos para aplicar formato a
texto, apareciendo cuando se selecciona texto en una hoja de clculo o cuando se hace clic con el botn
secundario en una seleccin.

Otra de las diversas caractersticas que ayudan a obtener fcilmente acceso a los comandos en el Excel
2010 es la Vista previa dinmica. La vista previa dinmica muestra cul ser el resultado de elegir una
determinada opcin de edicin o de formato cuando se sita el mouse sobre las diversas opciones
disponibles. Podremos ver el efecto de las distintas opciones y seleccionar la opcin que mejor se ajuste a
nuestras necesidades.

Todas las caractersticas nuevas y mejoradas pueden ayudarnos a mejorar nuestros trabajos, pero slo si
sabemos encontrarlas cuando las necesitamos. Al igual que con los otros programas de Microsoft Office
2010, Excel 2010 incluye un sistema visual personalizable de herramientas y comandos. Adems, Excel 2010
permite colocar, ordenar y buscar datos, as como insertar bloques de texto e imgenes.
Veamos ahora cuales son los principales elementos de trabajo que podemos encontrar en una hoja de
clculo:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Ttulo de fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros, desde el 1 al
1.048.576.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

Ttulo de columna: Est siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras. En el caso de
Excel 2010 estos nombres van desde A hasta XFD. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.;
luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente, llegando a formar un total de 16384
columnas.

Celda: Es la interseccin de una fila y una columna y en ella se introducen los grficos, ya se trate de
texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido
del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 29 con la columna F, se
denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de clculos. Se
definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango
(generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que
comprende las celdas C3, C4, C5, C6, C7, C8, D3, D4, D5, D6, D7, D8, E3, E4, E5, E6, E7 y E8 se lo
denomina C3:E8. En la figura vemos la representacin del rango de ejemplo.

Iniciar Excel
Los pasos para entrar al programa son los siguientes:
Inicio Programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2010.
Aparece la siguiente pantalla:

Elementos de la ventana

Barra de acceso rpido (A)

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Deshacer

o Rehacer

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello debemos hacer clic
en el botn desplegable de la derecha

y seleccionar Ms comandos.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo desde donde podremos aadir acciones:

Barra de ttulo (B)

En esta barra aparece el nombre del documento, que por defecto es Libro 1 hasta que el usuario le coloque
un nombre. En el extremo de la derecha estn los botones (C) para minimizar
cerrar

, restaurar

Barra de Men (D).

Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas caractersticas en Excel 2010. Se
dividen en pestaas, fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opcin Inicio en la cual se incorporan
todas las funciones referidas al formato.

Cinta de Opciones o Barra de Herramientas (E).

Conjunto de herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las
herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha Inicio.

Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de
estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto
antes. Puede ocurrir que en ciertos momentos algunas de las opciones no estn disponibles, las
reconoceremos porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la barra pueden ir cambiando
segn el momento en que nos encontremos cuando trabajamos con Excel. Cada pestaa est diseada
para mostrar solamente aquellas opciones que nos sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT
entraremos en el modo de acceso por teclado.

De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberemos pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del mouse. Para salir
del modo de acceso por teclado volvemos a pulsar la tecla ALT. Si hacemos doble clic sobre cualquiera de
las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de
las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que
volvamos a hacer clic en cualquier pestaa.
Como ya mencionamos, las fichas de la barra de herramientas estn agrupadas por actividades que se
encuentran relacionadas. As, la ficha Inicio posee grupos de iconos relacionadas con los formatos de las
celdas y con su alineacin; las opciones para copiar, cortar y pegar porciones de la planilla; y algunas
cuestiones asociadas con la bsqueda y con el ordenamiento de datos. Desde la siguiente ficha, Insertar,
podremos incluir tablas dinmicas, grficos e imgenes. Tambin podremos introducir algunas cuestiones
relacionadas con la inclusin de cuadros de texto y de smbolos, entre otras cosas.

Desde Diseo de pgina, podremos seleccionar temas. Los temas son conjuntos de opciones relacionadas
con el aspecto de nuestra planilla, que ya se encuentran prediseadas y que podremos elegir para trabajar.
Dentro de esta ficha tambin encontraremos las opciones relacionadas con la configuracin de pginas y
los ajustes de impresin.

La ficha Frmulas se encuentra orientada al manejo de las funciones propias de Excel. En un primer grupo,
encontraremos una Biblioteca de funciones que agrupa las distintas frmulas, de acuerdo a su utilizacin.
Tambin encontraremos un grupo con comandos para la administracin de los grupos de celdas y todo lo
relacionado con la inspeccin de las frmulas.

Dentro de la ficha Datos, encontraremos todo lo referido al ordenamiento de datos y a su filtrado, as como
tambin las herramientas relacionadas con el manejo de datos, como las validaciones y los esquemas.

La ficha Revisar incluye, por un lado, las herramientas destinadas al control de la ortografa y de la
traduccin y, por el otro, las cuestiones relacionadas con la inclusin de comentarios en las celdas y con la
proteccin de la informacin.

La siguiente ficha, Vista, incluye grupos relacionados con las distintas formas de visualizar datos que nos
proporciona Excel 2010; la posibilidad de administrar las ventanas, cuando tenemos varios archivos
abiertos; y la introduccin de macros.

Tal como ocurre con las versiones anteriores de Microsoft Excel, aqu tambin existen varios conjuntos de
funcionalidades complementarias que permiten agregar comandos personalizados y caractersticas
especializadas a Microsoft Excel 2010, como las Herramientas para anlisis, que se administran desde
Archivo / Opciones / Complementos.
Adems de las fichas predeterminadas que posee Excel 2010, podremos activar una nueva ficha con
herramientas para programadores. Para hacerlo debemos dirigirnos a la ficha Archivo e ingresar a
Opciones.

Una vez all, dentro de Personalizar cinta de opciones, podemos tildar la casilla para mostrar la ficha
Programador en la cinta de opciones.

Tal como indica su denominacin, se incluir una nueva ficha en la cinta de opciones: la ficha Programador.
Dentro de esta ficha, hay un grupo de opciones destinado al manejo de macros, otro para la incorporacin
de diferentes controles ActiveX en nuestras planillas y un grupo destinado a XML.

Como ya dijimos, podremos manejar la cinta de opciones a nuestro gusto, mostrndola u ocultndola
cuando creamos conveniente. Adems de esto, podremos incorporar cualquier grupo de iconos, que se
encuentren dentro de las fichas, a la barra de herramientas de acceso rpido, con slo hacer clic con el
botn derecho del mouse sobre el grupo en cuestin y eligiendo la opcin Agregar a la barra de
herramientas de acceso rpido.

Columnas de la hoja de Excel (F).

Filas de la Hoja de Excel (G).
Celda activa (H).
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se
denomina celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma
tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Barra de frmulas (I, J).

Contiene al indicador de la celda activa (I), tambin llamado cuadro de nombres, y al Asistente para
funciones (J).

La barra de etiquetas (K)

Mediante estos controles podemos desplazarnos rpidamente por las hojas del libro.

Barras de desplazamiento horizontal (L) y vertical (O).

Permite desplazar el contenido de la hoja de forma horizontal.

Permite desplazar el contenido de la hoja de forma vertical.

Zoom sobre la hoja y controles de vista (M).

Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa.
Tambin se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.

Barra de estado (N).

Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. En este caso aparece listo, lo cual
indica que el programa est preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda.
Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros, etc.

Ficha Archivo
Haciendo clic en la etiqueta Archivo, que se encuentra en el extremo izquierdo de la Barra de men,
desplegaremos un cuadro de dilogo donde veremos las acciones que podemos realizar sobre el
documento, incluyendo Abrir, Guardar, Guardar como, Cerrar, Imprimir, Informacin del libro actual,
Guardar y enviar, crear uno Nuevo, una lista de los ltimos libros abiertos dentro de Reciente, como as
tambin distintos asistentes de Ayuda, el conjunto de Opciones de Excel disponibles y la posibilidad de
Salir del Excel. En este mdulo explicaremos algunas de ellas mientras que otras las desarrollaremos en
mdulos posteriores.

A este men tambin podemos acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la
Banda de opciones. Veamos ahora los dos tipos bsicos de elementos que contiene el cuadro:

Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos mostrando un cuadro de dilogo donde nos
pedir ms informacin sobre la accin a realizar. Es el caso de las opciones Guardar, Guardar como y
Abrir.

Opciones con men desplegable.

Se reconocen porque al hacer clic sobre cualquiera de ellas, la seccin derecha de la ficha Archivo se
modifica mostrando un men de opciones diferentes segn sea el caso. Por ejemplo, la opcin Nuevo
permite acceder a las opciones de creacin de un nuevo libro.

Por ltimo, dentro de la ficha Archivo encontraremos las opciones necesarias para cerrar el archivo que
estemos utilizando, para salir de Excel 2010, o tambin para acceder al conjunto de Opciones de Excel,
que nos permitir configurar mltiples cuestiones relacionadas con la personalizacin del programa para
hacer ms sencillo nuestro trabajo o para adecuarlo a nuestras necesidades.

La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de
opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual
podremos buscar la ayuda necesaria.

Acciones bsicas en un libro

1

Movimiento rpido en la hoja.

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las
veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por
el documento rpidamente.

Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja
son:

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de
frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberemos escribirlo en el cuadro de nombres y pulsar la tecla
INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
2

Movimiento rpido en el libro.

Un libro est compuesto por varias hojas de clculo que pueden contener modelos matemticos, grficos y
macros. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma
simultnea. El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de clculo, con nombres desde Hoja1
hasta Hoja3. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre
las hojas de un libro. Aunque de manera predeterminada aparecen 3 hojas de clculo, el nmero podra
cambiarse, aumentndolo o disminuyndolo, teniendo en cuenta que la cantidad mxima de hojas estar
limitada tan slo por la memoria disponible. Debemos tener en cuenta que para organizar el libro de la
manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas,
copiarlas, etc. Tambin se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de
una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo. En este apartado
trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Podemos observar como en nuestro caso tenemos
3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la
Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier etiqueta cambiar de hoja, es decir, si hacemos clic sobre la
etiqueta Hoja3 pasaremos a trabajar con dicha hoja.

Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones
de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para ver a partir de la Hoja1.
Para ver la hoja anterior a las que estamos viendo.
Para ver la hoja siguiente a las que estamos viendo.
Para ver las ltimas hojas.
Tengamos en cuenta que estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas
de las hojas que no se pueden mostrar. Si tenemos a la vista todas las etiquetas estos controles no
surtirn ningn efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual slo se tiene a la vista la
etiqueta de la Hoja 1. En este caso estos controles nos permitirn ver las hojas ocultas por falta de
espacio.

Una vez vista la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.
Nuevamente, si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn
efecto.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro
de trabajo, como pueden ser:

Insertar hojas
Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras
nuevas. Para insertar nuevas hojas de clculo debemos hacer clic en el icono Insertar hoja de clculo situado
justo a la derecha de la ltima hoja del libro.

Como podemos observar en la siguiente figura, se agreg una nueva hoja Hoja 4. Las nuevas hojas
aparecern a la derecha de la ltima hoja existente.

Si deseamos agregarla en otra ubicacin podemos utilizar el siguiente mtodo:

a.
En este ejemplo insertaremos una hoja antes de la Hoja2, para lo cual haremos un clic con el
botn secundario o derecho sobre la etiqueta de la Hoja2. Veremos el siguiente men de opciones:

b.

Seleccionamos la opcin Insertar , se presentar el siguiente cuadro de dilogo:

c.

Seleccionamos Hoja de clculo y aceptamos.

d.

La nueva hoja se aloj a la izquierda de la Hoja2.

.
4

Eliminar hojas
Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:
a.

Un clic con el botn derecho o secundario sobre la etiqueta de la hoja a eliminar.

b.

En el men que se despliega seleccionamos Eliminar.

c.
Si la hoja est vaca ser eliminada inmediatamente pero, si contiene alguna informacin, el
Excel desplegar el siguiente cuadro de dilogo pidiendo confirmacin de la eliminacin planteada:

d.
Si estamos seguros de su eliminacin hacemos clic en Eliminar, si no lo estamos hacemos
clic en Cancelar y la hoja u hojas seleccionadas no sern eliminadas.
Nota: Antes de eliminar una hoja de clculo debemos recordar que esta accin no es posible deshacerla es
decir que, la informacin que contena la hoja eliminada no ser posible recuperarla.
5

Cambiar el nombre de las hojas

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la
etiqueta y se teclea el nuevo nombre, quedando la misma tal como se muestra en la siguiente figura:

La Hoja5 ahora se llama Costos. Observe que si hace clic con el botn derecho o secundario sobre la
etiqueta de la hoja, dispone de una opcin Cambiar nombre en el men contextual que se muestra.

Mover hojas
Es posible mover hojas, tanto dentro del mismo libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado
especialmente, pero no se podr hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar.
Mover hojas dentro de un libro de trabajo

Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se
desea mover. Aparecer un tringulo que indica dnde se va a insertar la hoja. Una vez en la posicin
deseada, se suelta el botn del mouse, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin.

Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a la posicin deseada.
Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas juntas.
Mover hojas a otro libro de trabajo

Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos:
a.

Seleccionamos las hojas que se deseamos mover.

b.

Hacemos clic con el botn derecho o secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas
seleccionadas, en el men contextual que se despliega seleccionamos Mover o Copiar

c.

En el cuadro de dilogo que aparece, se selecciona el libro de trabajo de destino (b) (debe
haberse abierto anteriormente) y la posicin donde se insertarn las hojas (c). Si existe alguna hoja
con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, se cambiar el nombre de la hoja que se ha
movido. Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de
destino Nuevo libro en (b). Tambin se puede crear una copia de la hoja seleccionada (d).

.
7

Copiar hojas
Dentro de un mismo libro de trabajo
El procedimiento es el mismo que para mover las hojas, esto es: Para mover una hoja a otra posicin del
libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover, pero en esta ocasin se debe
mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se arrastra con el mouse. El nombre de las copias de las hojas
ser cambiado; por ejemplo, la copia de una hoja denominada Factura se llamar Factura (2).
A otro libro de trabajo
El procedimiento es similar al de mover las hojas, con la diferencia de que se debe marcar la casilla Crear
una copia (d) en el cuadro de dilogo donde se escoge el libro de destino.

8
8.1

Modificar la ventana de la hoja de clculo

Paneles
En hojas muy extensas, resulta cmodo dividir la ventana de la hoja de clculo en partes que permitan
observar, al mismo tiempo, zonas de la hoja no adyacentes. En Excel 2010, al igual que en Excel 2003 o
en Excel 2010, este tipo de procedimiento se conoce como Inmovilizar Paneles. Para ello:
a.

Seleccionamos una celda a partir de la cual se quiere hacer la divisin, en nuestro ejemplo
tomaremos la celda F7 (A).

b.

Activar la etiqueta Vista (B). Dentro de esta etiqueta se dispone del panel de herramientas
Ventana (C). Una de las opciones de este panel es Inmovilizar Paneles (D). Para ver estas opciones
haremos clic en el botn a la derecha del rtulo (E).

c.

Al hacer clic en el botn mencionado se mostrar un men desplegable como el siguiente:

d.

Si deseamos colocar las divisiones justo en la celda activa hacemos clic en Inmovilizar paneles.
Tambin podemos inmovilizar slo la fila superior (fila 1) o slo la primera columna de la hoja (columna
A). En nuestro caso al encontrarse activa la celda F7, y como seleccionamos Inmovilizar paneles, Excel
coloca dos divisiones una vertical (A) y una horizontal (B).

Si en lugar de la celda F7 hubiramos activado F1, Excel slo colocara una divisin vertical (A) tal
como se muestra en la siguiente figura:

Asimismo, si en lugar de F1 se hubiramos activado A5, la divisin sera horizontal (B):

Si, en el men desplegable hubisemos seleccionado Inmovilizar fila superior, y suponiendo que
tenamos la celda F7 activa, la divisin horizontal (B) aparecera en la primera fila:

Por ltimo, si la seleccin hubiese sido Inmovilizar primera columna, y suponiendo tambin que
tenamos la celda F7 activa, la divisin vertical (A) aparecera en la primera columna:

Nota 1: Antes de generar una divisin de paneles debemos controlar que slo estn
seleccionadas las hojas en las cuales en las cuales queremos tener la divisin.
Nota 2: Para eliminar cualquiera de las divisiones posibles debemos desplegar nuevamente el
men de Inmovilizar Paneles. All veremos que la primera de sus opciones se ha modificado:

Al seleccionarla desaparecer la inmovilizacin creada en la o las hojas seleccionadas.

8.2

Ventanas mltiples
Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos ampliando cada vez
ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una pgina por hoja, y cuando se trata de
estar cotejando datos resulta bastante incmodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o
de un lado al otro.
Vamos a ver otra opcin que Excel 2010 nos ofrece para minimizar el problema y as trabajar de una
manera ms cmoda con los datos introducidos. Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias
ventanas o, como vimos en el apartado anterior, utilizar la opcin de ver la misma hoja en varios paneles.
Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaa Vista y pulsar el botn Nueva
ventana, si la ventana que tenamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de que haya ocurrido
algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de ttulo podemos ver que ahora el nombre del
documento adems tiene aadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo.

En el cuadro de dilogo siguiente seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de

cmo estn situados los datos en la hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.

Cuando queramos cerrar una de las ventanas abiertas procederemos de la misma forma que para cerrar
cualquier ventana de Windows.
8.3

Divisiones
Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja en zonas. Si no nos gusta lo de tener varias ventanas
abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opcin de dividir la hoja en 2 4 zonas. Para dividir la hoja en
zonas podemos hacer clic en el botn Dividir en la pestaa Vista.

Automticamente nos aparecen dos barras, una vertical (V) y otra horizontal (H) las cuales podemos
desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Otra opcin para definir las zonas y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras de divisin.
Una vez creada la divisin tenemos dos barras disponibles. Veamos cmo moverlas.

Mover la barra de divisin horizontal (H) que aparece en la ventana. Al situar el puntero del mouse
sobre la lnea horizontal gris que est en el medio de la ventana el puntero del mouse toma el aspecto
que vemos en la figura, indicando el desplazamiento hacia arriba o hacia abajo para redimensionar
las divisiones.

Mover la barra de divisin vertical (V) que aparece en la ventana. Al situar el puntero del mouse sobre la
lnea vertical gris que est en el medio de la ventana el puntero del mouse toma el aspecto
que
vemos en la figura, indicando el desplazamiento hacia la derecha o hacia la izquierda para modificar las
divisiones.

Mover las barra de divisin que aparecen en la ventana en forma simultnea. Debemos situar el puntero
del mouse en el cruce de ambas lneas. Cuando adquiera el formato
podremos modificar la
ubicacin de ambas lneas de divisin simultneamente.

Nota 1: Antes de generar una divisin de la hoja debemos controlar que slo estn seleccionadas las hojas en las cuales
en las cuales queremos tener la divisin.
Nota 2: Para eliminar cualquiera de las divisiones posibles debemos ubicar el puntero del mouse sobre la lnea de la
divisin que deseamos eliminar. Una vez que adquiri el formato correspondiente, arrastramos con el botn
izquierdo del mouse presionado hacia el tope de la hoja de clculo, si es la lnea de divisin horizontal. Al llegar a
esa posicin dejamos de presionar el botn y la divisin desaparecer.

Similar tarea realizaremos cuando queramos eliminar la divisin vertical, con la diferencia que
ahora arrastraremos la lnea hacia el borde izquierdo de la hoja de clculo.

Si estn presentes las 2 lneas de divisin y queremos eliminarlas simultneamente debemos

arrastrar, con el botn izquierdo del mouse presionado, la interseccin de ambas lneas hasta el
vrtice superior izquierdo de la hoja de clculo y cuando dejemos de presionar el botn del botn
ambas lneas desaparecern.

Ingresar datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos,
los pasos a seguir sern los siguientes:
(a). Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
(b). Teclear los datos que deseemos introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra
de Frmulas, como podemos observar en la imagen siguiente:

(c). Para introducir el valor en la celda podemos utilizar cualquiera de los tres mtodos que explicaremos a
continuacin:

Pulsamos la tecla Intro: Se acepta el valor introducido en la celda y adems la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

Pulsamos las teclas de movimiento: Se acepta el valor introducido en la celda y adems la

celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.

Usamos el cuadro de aceptacin: Es el botn aceptar

de la barra de frmulas, al hacer
clic sobre l se acepta el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir
siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambiamos de opinin y deseamos restaurar el contenido de la celda a

su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.

de la

Por ejemplo hacemos clic con el botn izquierdo del mouse en la ubicacin deseada, en este caso C2,
escribimos Precios y luego presionamos Intro o Enter. Lo escrito quedar as:

10

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus
de la introduccin. Si an no se ha aceptado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla Flecha Izquierda porque equivale a
aceptar la entrada de datos.
Si ya se ha aceptado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionamos la celda que modificaremos,
activamos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o vamos directamente a la barra de frmulas haciendo
clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.

En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando
podemos modificar la informacin.

Despus de teclear la modificacin pulsamos Intro o hacemos clic sobre el botn aceptar
. Si despus de
haber modificado, pero no aceptado, la informacin, se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre sta.
11

Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que
seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin se muestran
algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del mouse para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del mouse a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
puntero del mouse.

Si realizamos una operacin de hojas, como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas
las celdas con este ltimo mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Aadir a una seleccin

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas no
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Este tipo de
seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir
una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla Ctrl.

Ampliar o reducir una seleccin

Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas
contiguas, realizaremos los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacemos clic donde
queremos que termine la seleccin.

Seleccionar celdas con el teclado

Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:
I.

Nos situamos sobre la primera celda a seleccionar y pulsamos la tecla F8. Observamos como en la
barra de estado aparece el identificativo Ampliar seleccin que nos indica que vamos a ampliar o
extender nuestra seleccin.

II. Nos desplazamos con las flechas de direccin para ampliar la seleccin.
III. Una vez terminada la seleccin, pulsamos la tecla F8 para desactivar el modo Extender.
Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:
I.

Seleccionamos el primer rango a seleccionar, pulsamos la tecla Shift y al mismo tiempo F8.
Podemos observar como en la barra de estado aparece el identificativo Agregar a la seleccin que
nos indica que vamos a aadir o agregar a nuestra seleccin.

II. Hacemos clic sobre las celdas a aadir a la seleccin, hasta tener toda la seleccin deseada.
III. Finalmente pulsamos las teclas Shift y F8 para desactivar el modo Agregar.
12

Copiar celdas
Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculo
para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego 2 operaciones: Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos
encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar los pasos
siguientes:
a.

Seleccionar las celdas a copiar.

b.

Seleccionar la pestaa Inicio.

c.

Hacer clic en el botn Copiar.

O bien, utilizar la combinacin de teclado Ctrl + C. En ambos casos podemos observar como aparece
una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el
portapapeles.
d.

e.
f.

Seleccionar las celdas sobre las que queremos copiar las primeras. Tambin es posible no
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda,
Excel 2010 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda
seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca
alrededor del rea copiada, pulsamos la tecla Esc del teclado. Mientras tengamos la lnea de marca
podemos volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic en el botn Pegar. O bien, utiliza la combinacin de teclado Ctrl + V. Cuidado, ya que
al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con sucesivas copias.
Podemos acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha
inferior derecha de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio.

que aparece en la parte

Esta barra tiene el aspecto de la figura anterior. En nuestro caso podemos observar que hay 3 elementos
que se pueden pegar. Para pegar uno de ellos hacemos clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los
elementos a la vez, hacemos clic sobre el botn Pegar todo. Si en cambio, lo que queremos es vaciar el
Portapapeles, hacemos clic sobre el botn Borrar todo y si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles,
hacemos clic sobre su botn cerrar
del panel. Tambin podemos elegir si queremos que aparezca
automticamente esta barra o no a la hora de copiar algn elemento. Para lograr esto hacemos clic sobre
el botn Opciones y aparecer el siguiente men:

Seleccionaremos la opcin Mostrar automticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de

querer visualizarla automticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botn de
opciones tambin podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuacin:

Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecer en
la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles

Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte
inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados

Copiar celdas utilizando el mouse

Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles,
seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionamos las celdas a copiar.
b. Nos situamos sobre un borde de la seleccin y pulsamos la tecla Ctrl. Veremos como el puntero del
mouse toma la siguiente forma

c. Manteniendo pulsada CTRL, presionamos el botn del mouse y mantenindolo presionado, lo

arrastramos hasta donde se quiere copiar el rango.
d. Observamos como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el
botn del mouse.
e. Soltamos el botn del mouse cuando estamos donde queremos copiar el rango.
f. Soltamos la tecla Ctrl.

Copiar en celdas adyacentes

Veamos ahora un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el
autorrelleno. A continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos
contienen frmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea
adyacente a la seleccin a copiar, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionaremos las celdas a copiar.
Nos situamos sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el
controlador de relleno. Al situarnos sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir
en una cruz negra. Pulsamos entonces el botn del mouse y mantenindolo pulsado, lo arrastramos
hasta donde queremos copiar el rango. Podemos observar como aparece un recuadro que nos indica
dnde se situar el rango. Soltamos el botn del mouse cuando estamos donde queremos copiar el
rango. Despus de soltar el botn del mouse aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas
copiadas el cono de Opciones de autorrelleno

b. Desplegamos el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men Herramientas,
Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo
=A2+3, la frmula variar dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula. Esto es porque las
referencias contenidas en la frmula, que denominamos Referencias Relativas, son relativas a la
celda que las contiene. As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3, y copiamos la celda B3 a la
celda B4, esta ltima contendr la frmula =A3+3.
A veces puede resultar incmoda la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2010
dispone de otros tipos de referencias como son las absolutas y las mixtas. Para indicar una referencia
absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna
de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. En el prximo mdulo volveremos a
tratar este tema con mayor profundidad.
Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de nmeros,
Excel 2010 rellenar las nuevas celdas continuando la serie.
13

Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la
frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad debemos:
I.

Seleccionar las celdas a copiar.

II. Hacemos clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio. O bien, utilizamos la combinacin de teclado Ctrl +
C.
Podemos ver como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la
informacin situada en el portapapeles.
III. Seleccionamos las celdas donde queremos pegarlas. Tambin es posible no seleccionar el rango
completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel 2010 extiende el
rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la
esquina superior izquierda del rea pegada.
IV. Hacemos clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio. Al hacer clic sobre
dicha flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, aparte de la opcin Pegado especial,
aparecen las opciones ms comnmente utilizadas. Slo tendremos que elegir el tipo de pegado que
deseamos. En este caso seleccionamos Pegado especial.

V. Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendremos que activar las opciones que se
adapten al pegado que queremos realizar.

Las opciones all visibles nos permitirn:

Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.
Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas.
Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas.
Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas las opciones de
formato de nmeros de las celdas seleccionadas.
Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas las opciones de formato
de nmeros de las celdas seleccionadas.
Ninguna: Sirve para indicar que no se aplique ninguna operacin matemtica a los datos copiados.
Sumar: Permite que los datos copiados se sumen a los datos de la celda o rango de celdas de
destino.
Restar: Similar al caso anterior cuando queremos que los datos copiados se resten de los datos de
la celda o rango de celdas de destino.
Multiplicar: Con ella logramos que los datos copiados se multipliquen por los datos de la celda o
rango de celdas de destino.
Dividir: Para indicar que los datos copiados se deben dividir entre los datos de la celda o rango de
celdas de destino.
Saltar blancos: Cuando se activa esta casilla de verificacin, se impide que se reemplacen los
valores en el rea de pegado si hay celdas en blanco en el rea de copiado.
Transponer: Intercambia las columnas de los datos copiados entre filas y columnas.
Pegar vnculo: Vincula los datos pegados en la hoja de clculo activa con los datos copiados.
VI. Hacemos clic sobre el botn Aceptar.
14

Mover celdas
Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de
clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin Cortar desplazar las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos
encontramos situados.

 Para mover unas celdas a otra posicin

Seguiremos los siguientes pasos:
I.

Seleccionamos las celdas a mover.

II. Seleccionamos la pestaa Inicio y hacemos clic en el botn Cortar.

Tambin podemos utilizar la combinacin de teclado Ctrl + X. En ambos casos podemos observar
como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin
situada en el portapapeles.
III. A continuacin seleccionamos las celdas donde queremos que se siten las celdas cortadas. No
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una
nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea
cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada
IV. Seleccionamos la pestaa Inicio y hacemos clic en el botn Pegar.

O bien, utilizamos la combinacin de teclado Ctrl + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas
sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas, no podemos utilizar el pegado
especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se
encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos.
15

Seleccin de hojas
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultneamente, como
podra ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para
seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y entonces se mantiene pulsada
la tecla Ctrl mientras se hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas. O bien se hace clic en la
primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar. Esta forma es
conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas. Para deseleccionar alguna hoja
debemos hacer clic sobre la etiqueta de la hoja a deseleccionar, manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Debemos
tener en cuenta que la hoja activa no se podr deseleccionar.

16
16.1

Guardar y Abrir libros

Guardar libros de trabajo
Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro, en esta
nueva versin de Excel estos archivos tendrn una extensin xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya
extensin era xls. Por supuesto que en esta nueva versin los tipos de archivos antiguos son soportados,
Excel es capaz, adems, de guardar nuestras planillas en muchos otros formatos.

Por defecto Excel 2010 presenta un formato de archivo denominado XML abierto de Microsoft Office. Este
formato facilita la integracin con orgenes de datos externos y, a la vez, reduce el tamao de los archivos y
mejora la recuperacin de datos. Las caractersticas mejoradas de este nuevo formato son:

Archivos compactos: los archivos se comprimen de forma automtica y, en algunos casos, pueden llegar
a reducirse hasta un 75%. Esto sucede porque el formato XML de Office utiliza tecnologa de compresin
zip para almacenar los archivos. Al momento de abrir un archivo, ste se descomprime de manera
automtica y, al guardarlo, se vuelve a comprimir.

Macros: este formato tambin nos presenta mayor seguridad ya que podremos identificar de forma
sencilla los archivos que contengan macros de los que no lo tengan. Los archivos cuya extensin sea
.xlsx no podrn contener ni macros ni controles ActiveX, por lo que son archivos totalmente seguros. Slo
los libros cuya extensin sea .xlsm pueden contener macros de VBA. De esta forma, es ms sencillo
identificar los archivos que pueden llegar a ser ms riesgosos.

Recuperacin de datos: la manera en la que se estructuran los archivos (forma modular) facilita la
recuperacin de los datos y permite abrir un archivo, aunque alguno de sus componentes, ya sea un
grfico o una tabla, se encuentren daados.
Los mtodos de guardado de Excel son iguales a los de otros programas. La opcin Guardar como permite
guardar por primera vez un libro de Excel en un archivo, o guardar con otro nombre y / u otra ubicacin el
que est abierto. Por su parte, la opcin Guardar permitir guardarlo con el mismo nombre que ya tena en
su misma ubicacin. Para acceder a estas opciones debemos desplegar el contenido de la ficha Archivo.
Para Guardar como seguimos estos pasos o pulsamos la tecla F12:
1.

Seleccionamos la ficha Archivo. Luego hacemos clic en el rtulo Guardar como.

2.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo (si hemos pulsado F12 aparece directamente):

En el cuadro de dilogo que muestra la imagen aparecen varios botones en la parte superior
derecha. A continuacin te los explicamos:
Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos
permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos,
como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A
continuacin habr que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha, elegiremos entre:

Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su
icono de tamao pequeo.

Iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su
icono de tamao grande.

Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.

Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de

modificacin.

Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la

parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del
archivo seleccionado.

Observacin: En el entorno de Windows Vista, este cuadro de dilogo no es igual, aunque las
opciones son prcticamente las mismas.
3.

Hacemos clic sobre la carpeta o ubicacin donde se desea que se guarde el archivo. En la barra
vertical aparecen lugares comunes como Escritorio, Mis documentos, etc.

4.

En el cuadro Nombre de archivo se escribe el nombre con el que se identificar al archivo.

5.

En el cuadro Guardar como tipo hay algunas opciones para guardar el trabajo con distintos
formatos de Excel u otras opciones. En este ejemplo Libro de Excel 97-2003.

6.

Hacemos clic sobre el botn Guardar.

Para Guardar con el mismo nombre y la misma ubicacin en la que ya estaba el archivo simplemente hay
que elegir la ficha Archivo y all la opcin Guardar o pulsar las combinacin de teclas Ctrl + G o hacer clic
sobre el icono de disquete de la barra de acceso rpido. En este caso no aparecer cuadro de dilogo
alguno.
16.2

Abrir Libros de trabajo

Para abrir un libro:
1. Hacemos clic en el rtulo Abrir de la lista de rtulos de la ficha Archivo.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

2. En el cuadro de dilogo Abrir hacemos clic sobre la flecha de la derecha del recuadro
Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles de la computadora.
Elegimos la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.

3. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Hacemos

doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo que buscamos. Al abrir una
carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior
aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacemos clic sobre el archivo deseado.
4. Hacemos clic sobre el botn Abrir.

Para abrir varios libros a la vez:

1. Igual al caso anterior.
2. Igual al caso anterior.
3. Seleccionar uno de los archivo a abrir.
4. Pulsamos la tecla Ctrl del teclado, y mantenindola pulsada, seleccionamos otro archivo.
5. Repetir el paso anterior hasta que estn seleccionados todos los archivos que deseamos
abrir.
6. Hacemos clic sobre el botn Abrir.
7. Todos los archivos se abrirn pero slo uno de ellos se ver en la pantalla. A los otros
libros podremos acceder mediante la barra de tareas de Windows o usando la opcin
Cambiar ventanas del men Vista.

Abrir libros de trabajo de slo lectura

Para evitar modificar la versin de un archivo al guardarlo en disco, podremos abrir como archivo de
slo lectura. Para ello:
a. Igual al caso anterior.
b. Igual al caso anterior
c. Seleccionamos el archivo a abrir.
d. En el cuadro de dilogo Abrir, hacemos clic sobre la flecha de la derecha del botn Abrir para que
se abra la lista desplegable correspondiente.

.
e. Elegimos la opcin Abrir como de slo lectura.
Excel 2010 abrir el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos guardarlo con
el mismo nombre. A la hora de guardarlo nos pedir otro nombre mediante un cuadro de dilogo.
17

Preparar un documento para su publicacin

Excel 2010 est orientado a la publicacin de los contenidos que se generan, por lo que otro de los
comandos de la ficha Archivo se llama Informacin. Con las opciones incluidas dentro de este comando,
podremos mejorar aspectos relacionados con la publicacin y distribucin de nuestras planillas.

Por ejemplo, si desplegamos el men Propiedades y seleccionamos la opcin Mostrar el panel de

documentos

 accederemos a la edicin de las opciones relacionadas con el autor, el ttulo y las palabras clave del
archivo, entre otras cosas.

Dentro del grupo Preparar para compartir, al desplegar men Comprobar si hay problemas, encontraremos la
opcin Inspeccionar documento. La misma sirve para comprobar la informacin privada, que puede estar
contenida y oculta dentro de un libro.

En el grupo Permisos, si desplegamos el men del botn Proteger libro, encontramos la opcin Cifrar con
contrasea, que se utiliza para darle mayor seguridad a nuestros documentos, incluyndoles contraseas.

Dentro de Restringir permisos por personas podremos decidir si concedemos acceso a todas las personas o
si queremos restringir su capacidad para imprimir, editar y/o copiar los contenidos del archivo.

Cabe aclarar que, para utilizar esta opcin, debemos tener instalado el cliente Windows Rights Management
(Para descargar el cliente WRM, podemos ir al sitio de Microsoft Latinoamrica, www.microsoft.com/latam, e
ingresar cliente Windows Rights Management en el cuadro de bsqueda). Tambin podremos agregar una
firma digital a nuestro archivo para asegurar la integridad del libro. Adems, podremos marcar al libro como
versin final y definitiva para que sea guardado como slo lectura si seleccionamos la opcin Marcar como
final.
Por ltimo, la opcin Convertir de Modo de compatibilidad nos resultar muy til porque, al utilizarla, podemos
actualizar todas aquellas caractersticas que estn incluidas en nuestro libro y que no estn habilitadas
porque el mismo fue desarrollado con alguna de las versiones anteriores de Excel.

18

Formatos de celda
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a
nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de
todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las
ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las
diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de
clculo. Utilizaremos el men Inicio para aplicar formato a una celda seleccionada o a un rango de celdas
seleccionado.

18.1 Fuente
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo
o la barra de herramientas, a continuacin describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero
deberemos previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.

Aqu podremos cambiar el estilo de nuestros escritos solamente seleccionando la parte del mismo que
queramos cambiar y pulsando cualquiera de los indicadores que pasamos a explicar:

Todos estos estilos se pueden definir de una sola vez desplegando la ventana de Fuente. Esto lo hacemos
pulsando con el botn izquierdo del mouse en el botn ubicado a la derecha del rotulo Fuente.

18.2 Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo,
debemos seguir los siguientes pasos:
(1) Seleccionamos el rango de celdas al cual deseamos modificarle la alineacin.
(2) Seleccionamos la ficha Inicio.
(3) Hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.

(4) Elegimos las opciones deseadas en el cuadro de dilogo que aparece.

(5) Para confirmar las opciones elegidas, pulsamos el botn Aceptar.

Tambin, en la barra de opciones

disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente
de forma ms rpida, como:

Como ejemplo de cada una de ellas tenemos el cuadro siguiente:

Por ltimo, dentro de las opciones de alineacin horizontal, tenemos la de Rellenar. Esta opcin no es
realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda para rellenar hasta completar todo el ancho de
la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Rellenar, en la celda aparecer
************ hasta completar todo su ancho.
18.3 Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos
de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
(1) Seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificarle su aspecto.
(2) Seleccionamos la ficha Inicio.
(3) Hacemos clic sobre la flecha que se encuentra en el extremo inferior derecho de la seccin Fuente.

(4) En el cuadro de dilogo que se abre hacemos clic sobre la pestaa Bordes. Se muestra la ficha
correspondiente.

(5) Elegimos las opciones deseadas del recuadro.

(6) Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin
en la celda. A continuacin pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.

En la seccin Fuente de la ficha Inicio disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de
forma ms rpida:

Si hacemos clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de
querer otro tipo de borde, debemos elegirlo desde el men de lista que se despliega al hacer clic en la
flecha derecha del botn.

Aunque aqu no encontraremos todas las opciones vistas desde el recuadro del men, podemos acceder a
las mismas desde el rtulo Ms bordes.
18.4 Rellenos
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
(1) Seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificarle su aspecto.
(2) Seleccionamos la pestaa Inicio.
(3) Hacemos clic sobre la flecha que se encuentra en el extremo inferior derecho de la seccin Fuente.

(4) Hacemos clic sobre la pestaa Relleno y aparecer la ficha correspondiente.

(5) En ella elegimos las opciones deseadas del recuadro.

(6) Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
En la seccin Fuente de la ficha Inicio disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de
forma ms rpida:

Si hacemos clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, podemos elegirlo desde la flecha derecha del botn.
Aqu no podremos aadir trama a la celda, para ello tendremos que utilizar el cuadro de dilogo Formato
de celdas.

18.5 Nmero
Dentro de la ficha Inicio encontraremos la seccin Nmero que nos permitir elegir la forma como
queremos ver los valores de las celdas seleccionadas.

Al desplegar la lista de formatos de General veremos los distintos formatos disponibles. Bastar con
seleccionar uno de ellos para aplicarlo en las celdas que hemos seleccionado.

A travs de rtulo Ms formatos de nmero llegaremos al siguiente cuadro de dilogo:

Desde la solapa Nmero, hacemos clic en una opcin del cuadro Categora y seleccionamos las opciones
para las que deseamos especificar un formato de nmero (fecha, hora, moneda, etc.). En el cuadro
Muestra veremos el aspecto que tendrn las celdas seleccionadas con el formato elegido. A este ltimo
cuadro de dilogo tambin podemos acceder haciendo clic sobre la flecha que se encuentra en el extremo
inferior derecho de la seccin Nmero.

A continuacin veremos las distintas opciones del recuadro Categora. Siempre elegiremos de la lista una
categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por
defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no entra por
completo en la celda.

Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin
permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede

escoger el smbolo monetario como podra ser $ y la forma de ver los nmeros negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse
entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le
asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%,
y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.

Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de
decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre
algn nmero en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de
telfono, etc.

Personalizada: Aqu podemos crear nuestros propios formatos personalizados para nmeros indicando
el cdigo de formato (como cdigos de producto, por ejemplo).

19 Formato condicional
El formato condicional hace que sea ms fcil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, enfatizar
valores inusuales y visualizar datos a travs de barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. El
formato condicional permite responder visualmente preguntas especficas sobre los datos. Se puede aplicar
formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinmica
(aunque en este caso hay diferencias importantes que debemos entender al usar el formato condicional).
Pero, qu ventajas nos da el uso del formato condicional? Para responder esto pensemos que, cuando se
analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco aos?
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos?
Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes?
Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados?
De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?

 Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase de 4
de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o
rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos,
escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas
en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en
dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin. Un
formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de condiciones (o criterios). Si la
condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el
rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin. Conviene agregar que se puede ordenar y
filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente, independientemente de que las
celdas tengan un formato manual o condicional.

En este punto debemos hacer la siguiente observacin: Cuando se crea un formato condicional, solo se
puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja de clculo o, en algunos casos, a celdas de otras
hojas de clculo del libro actualmente abierto. No es posible usar formato condicional en referencias
externas a otro libro. Tambin debemos tener en cuenta que si una o varias celdas del rango contienen una
frmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar
que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una funcin ES o SIERROR para devolver un
valor que no sea un valor de error. Hecha esta introduccin veamos las diferentes formas de aplicar el
formato condicional puesto que Excel 2010 incluye una flexibilidad de formato an mayor que aquellas que
pudimos encontrar en sus versiones anteriores.
19.1 Aplicar formato a las celdas que contienen valores de texto, nmero, fecha u hora

Aplicar formato segn una escala de valores numricos

Para que Excel nos muestre una o ms celdas con un formato preestablecido, de acuerdo a uno o ms
criterios utilizaremos el formato condicional. Por ejemplo supongamos que queremos presentar en
naranja los nmeros menores de 6, en amarillo los nmeros entre 6 y 7 (inclusive) y en verde los
nmeros entre 8 y 10. Seleccionamos las celdas que contienen notas numricas, hacemos clic en
Formato Condicional que est en la seccin Estilos de la ficha Inicio.

En el cuadro de lista que aparece seleccionamos la opcin Administrar reglas.

Luego nos aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales para poder
configurar el formato.

En el cuadro hacemos clic en el botn Nueva regla y en el cuadro de dilogo que seguidamente
aparece, seleccionamos Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan.

Procedemos a establecer las condiciones para la nueva regla de formato y luego personalizamos el
formato de la celda haciendo clic en el botn Formato.

Al hacer esto ltimo se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Mediante l podemos determinar las caractersticas, tipo de nmero, fuente, borde y relleno, que tendr
el formato condicional que deseamos aplicar. En este ejemplo seleccionamos un relleno naranja. Luego
de elegir lo que deseamos hacemos clic en Aceptar. Volveremos al cuadro de dilogo previo donde
podemos ver una muestra del formato elegido.

Hacemos clic nuevamente en Aceptar. Nuevamente queda visible el cuadro de dilogo Administrador
de reglas de formato condicionales. Ahora tiene habilitados los botones para editar y / o eliminar la o las
reglas que hallamos creado.

De igual manera, podemos aplicar un formato condicional para los valores en los rangos restantes.

De este modo, las celdas tendrn un formato de acuerdo al valor que tengan los nmeros alojados en
ellas.

Aplicar formato segn distintos conjuntos de valores

Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, podemos aplicar
formato a dichas celdas especficas basndonos en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una
hoja de clculo de inventario ordenada segn categoras, podemos resaltar los productos con menos de
10 artculos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor,
podemos identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes de ventas
menores de USD 100.000, y regin igual a "Sudeste". Debemos tener en cuenta que no se puede
aplicar formato condicional a campos del rea Valores de un informe de tabla dinmica por texto o por
fecha, solo por nmero. En este caso podemos realizar la tarea en forma rpida o en forma avanzada.
Veamos cada una de ellas.
Forma rpida
a. Seleccionamos una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
b. En el grupo Estilo de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuacin, hacemos clic en Resaltar reglas de celdas.

c. Seleccionamos el comando que deseamos, como Entre, Es igual a, Texto que contiene o
Una fecha.
d. Escribimos los valores que deseamos utilizar y, a continuacin, seleccionamos un formato.
Forma avanzada
a. Seleccionamos una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
b. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuacin, en Administrar reglas.

Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales....

c. Seguimos uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional previamente creado, hacemos lo siguiente:

(1) Nos aseguramos de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica correctos en
el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
(2) Opcionalmente, luego de crear una nueva regla, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello,
hacemos clic en Contraer dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo o en las otras hojas de clculo y
luego seleccionamos Expandir dilogo
.
(3) Seleccionamos la regla que deseamos modificar y, a continuacin, hacemos clic en Editar regla.
Aparecer el cuadro de dilogo Editar regla de formato que ya conocemos.

d. En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Aplicar formato nicamente a las celdas que
contengan.
e. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato nicamente a las celdas
con, seguimos uno de los procedimientos siguientes:

Para aplicar formato por nmero, fecha u hora:

(1) Seleccionamos Valor de la celda.

(2) Seleccionamos un operador de comparacin.
(3) Escribimos un nmero, fecha u hora.
Por ejemplo, seleccionamos Entre y a continuacin escribimos 100 y 200, o bien
seleccionamos Igual a y a continuacin escribimos 1/1/2009. Tambin podemos escribir una
frmula que devuelva un valor de nmero, fecha u hora. Si escribimos una frmula, la
iniciamos con un signo igual (=). Tengamos en cuenta que las frmulas no vlidas hacen que
no se aplique ningn formato. Es recomendable probar la frmula para asegurarnos que no
devuelve ningn valor de error.

Para aplicar formato por texto:

(1) Seleccionamos Texto especfico.

(2) Elegimos un operador de comparacin.
(3) A continuacin escribimos el texto.
Por ejemplo, seleccionamos Contiene y, a continuacin, escribimos Plata o seleccionamos
Que empieza por y, a continuacin, escribimos Tri. Podemos incluir comillas en la cadena de
bsqueda y podemos usar caracteres comodines. Debemos recordar que la longitud
mxima de una cadena es de 255 caracteres. Tambin podemos escribir una frmula que
devuelva texto. Si hacemos esto, no debemos olvidarnos de iniciarla con un signo igual (=).
Las frmulas no vlidas hacen que no se aplique ningn formato. Luego, es recomendable
probar la frmula para asegurarnos que no devuelve ningn valor de error.

Para aplicar formato por fecha:

(1) Seleccionamos Fechas.

(2) A continuacin, una comparacin de fechas.
Por ejemplo, seleccionamos Ayer o Semana siguiente.

Para aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco:

(1) Seleccionamos Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.

Recordemos que Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y es diferente
de una celda que contiene uno o ms espacios (los espacios se consideran texto).

Para aplicar formato a celdas con valores de error o sin error:

(1) Seleccionamos Errores o Sin errores.
Los valores errneos son: #####, #VALOR!, #DIV/0!, #NOMBRE?, #N/A, #REF!,
#NUM!, y #NULL!

f. Para especificar un formato, hacemos clic en Formato. Aparecer el cuadro de dilogo Formato
de celdas.

g. Seleccionamos el nmero, la fuente, el borde o el formato de relleno que deseamos aplicar

cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, hacemos clic en Aceptar. El
formato que diseemos aparecer en el cuadro Vista previa. Si es el diseo que queremos,
hacemos clic en Aceptar.
h. Como podemos disear ms de un formato, en el cuadro Administrador de reglas de formato
condicionales, veremos todos los que hemos creado.
19.2 Aplicar formato a las celdas empleando una escala de dos colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la evolucin y la distribucin de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de dos colores.
El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores
verde y rojo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color ms verde y las celdas
de valor inferior tengan un color ms rojo. Para realizar esto podemos trabajar de dos formas: la rpida y la
avanzada.

Forma rpida

Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Escalas de color.

Seleccionamos una escala de dos colores. Mantenemos el mouse sobre los iconos de escala de
color para ver cul corresponde a una escala de dos colores. El color superior representa valores
superiores y el color inferior representa valores inferiores. Podemos cambiar el mtodo usado para
especificar el mbito de los campos del rea Valores de un informe de tabla dinmica mediante el
botn Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla dinmica que tiene aplicado el
formato condicional.

Forma avanzada

Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de
formato condicionales.

Seguimos uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional: hacemos clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional hacemos lo siguiente:

(1) Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
(2) Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en
Contraer dilogo
en el cuadro, con lo cual ocultamos temporalmente el cuadro de
dilogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y
posteriormente hacemos clic en Expandir dilogo
.
(3) Seleccionamos la regla y, a continuacin, hacemos clic en Editar regla. Aparecer el
cuadro de dilogo Editar regla de formato.
(4) En Aplicar regla a, si deseamos cambiar el mbito para los campos del rea Valores de
un informe de tabla dinmica segn el mtodo de:
Seleccin, hacemos clic en de las celdas seleccionadas.
Todas las celdas para una etiqueta Valor, hacemos clic en Todas las celdas que
muestran valores <etiqueta de valor>.
Todas las celdas para una etiqueta Valor, salvo los subtotales y los totales generales,
hacemos clic en Todas las celdas que muestran valores <etiqueta de valor> para
<etiqueta de fila>.
(5) En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Dar formato a todas las celdas segn
sus valores (opcin predeterminada).
(6) En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2
colores.
(7) Para seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mnima y Mxima, seguimos uno de los
procedimientos siguientes:
Aplicamos formato a los valores inferiores y superiores. Seleccionamos Valor ms
bajo y Valor ms alto.
En este caso, no escribimos un Valor en Mnima y Mxima. Luego hacemos una de
las acciones siguientes:

Para aplicar formato a un valor de nmero, fecha u hora => Seleccionamos

Nmero y, a continuacin, escribimos un Valor en Mnima y Mxima.

Para aplicar formato a un porcentaje => Seleccionamos Porcentaje y escribimos

un Valor en Mnima y Mxima.
Los valores vlidos son del 0 (cero) al 100. No escribimos el signo de porcentaje.
Utilizamos un porcentaje cuando deseamos ver todos los valores en forma
proporcional porque la distribucin de los valores es proporcional.

Para aplicar formato a un percentil => Seleccionamos Percentil y, a continuacin,

escribimos un Valor en Mnima y Mxima.
Los valores de percentiles vlidos son del 0 (cero) al 100.
Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un grupo de valores altos (como el
percentil 20 superior) en una proporcin de escala de color y un grupo de
valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporcin de escala de color,
porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin de
nuestros datos.

Para aplicar formato al resultado de una frmula => Seleccionamos Frmula y a

continuacin escribimos valores en Mnima y Mxima.
La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha u hora. Iniciamos la frmula
con un signo de igual (=). Las frmulas no vlidas harn que no se aplique
ningn formato. Luego, es conveniente probar antes la frmula, para asegurarnos
de que no devuelve ningn valor de error.

Sin importar la aplicacin elegida, conviene tener en cuenta lo siguiente:

Debemos asegurarnos de que el valor de Mnima sea menor que el valor de

Mxima.

Podemos elegir tipos diferentes en Mnima y Mxima. Por ejemplo, podemos

elegir un nmero en Mnima y un porcentaje en Mxima.

(8) Para elegir una escala de color Mnima y Mxima, hacemos clic en Color para cada una
y, a continuacin, seleccionamos un color. Si deseamos elegir colores adicionales o crear
un color personalizado, hacemos clic en Ms colores. La escala de color que
seleccionemos aparece en el cuadro Vista previa.

19.3 Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una graduacin de tres colores.
El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de
colores verde, amarillo y rojo, podemos especificar que las celdas con el valor superior tengan un color
verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.
Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato condicional no se
aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango,
conviene usar la funcin ES o SIERROR que devolver un valor que no ser un valor de error. Al igual que
en los casos anteriores, esta tarea la podemos realizar de las formas siguientes:

Forma rpida

Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Escalas de color.

Seleccionamos una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color
central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.
En caso de estar trabajando con una tabla o informe de tabla dinmica, podemos cambiar el mtodo
usado para especificar el mbito de los campos del rea Valores de un informe de tabla dinmica
mediante el botn Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla dinmica que tiene
aplicado el formato condicional.

Forma avanzada

Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas de
formato condicionales.

Seguimos uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, hacemos lo siguiente:
(1) Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
(2) Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a, con lo cual ocultamos temporalmente el cuadro de
dilogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y
posteriormente hacemos clic en Expandir dilogo
.
(3) Seleccionamos la regla y, a continuacin, hacemos clic en Editar regla. Aparecer el cuadro
de dilogo Editar regla de formato.
(4) En caso de estar trabajando con un informe de tabla dinmica, y deseamos cambiar el
mbito para los campos del rea Valores del informe, en Aplicar regla a, segn el mtodo de:
Seleccin, hacemos clic en solo estas celdas.
Campo correspondiente, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor> con
los mismos campos.
Campo de valor, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
(5) En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Dar formato a todas las celdas segn sus
valores.
(6) En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccionamos Escala de 3
colores.
(7) Seleccionamos un tipo en Mnima, Punto medio y Mxima. Seguimos uno de los
procedimientos siguientes:
Aplicar formato a los valores inferiores y superiores. Seleccionamos Punto medio. En
este caso, no escribimos un Valor ms bajo y Valor ms alto.
Aplicar formato a un valor de nmero, fecha u hora. Seleccionamos Nmero y a
continuacin escribimos un valor en Mnima, Punto medio y Mxima.

 Aplicar formato a un porcentaje. Seleccionamos Porcentaje y a continuacin escribimos

un valor en Mnima, Punto medio y Mxima. Los valores vlidos son de 0 (cero) a 100.
No escribimos el signo de porcentaje (%). Usamos un porcentaje cuando deseamos ver
todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un porcentaje la distribucin de los
valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil. Seleccionamos Percentil y a continuacin escribimos un
valor en Mnima, Punto medio y Mxima. Los valores de percentiles vlidos son del 0
(cero) al 100. Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un grupo de valores altos
(como el percentil 20 superior) en una proporcin de escala de color, y un grupo de
valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporcin de escala de color,
porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin de nuestros
datos.
Aplicar formato al resultado de una frmula. Seleccionamos Frmula y a continuacin
escribimos un valor en Mnima, Punto medio y Mxima. La frmula debe devolver un
valor de nmero, fecha u hora. Iniciamos la frmula con un signo de igual (=). Las
frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la
frmula para asegurarnos de que la misma no devuelve ningn valor de error. Podemos
configurar los valores de Mnima, Punto medio y Mxima para el rango de celdas. En tal
caso, debemos asegurarnos de que el valor de Mnima sea menor que el valor de
Punto medio, el cual, a su vez, debera ser menor que el valor de Mxima. Podemos
elegir tipos diferentes para Mnima, Punto medio y Mxima. Por ejemplo, podemos
elegir un nmero en Mnima, un percentil en Punto medio y un porcentaje en Mxima.
En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona
mejor pero podemos ajustarlo para satisfacer requisitos nicos.
(8) Para elegir una escala de color Mnima, Punto medio y Mxima, hacemos clic en Color para
cada uno y, a continuacin, seleccionamos un color. Si deseamos elegir colores adicionales
o crear un color personalizado, hacemos clic en Ms colores. La escala de color que
seleccionemos aparecer en el cuadro Vista previa.
19.4 Aplicar formato a las celdas utilizando barra de datos
Una barra de datos nos ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra
de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra
ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos
y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de
juguetes en un informe de ventas. Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un
error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato
condicional se aplique a todo el rango, debemos usar una funcin ES o SIERROR para devolver un valor
(como 0 o "N/A") que no sea un valor de error.

Forma rpida

Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilo de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha junto a Formato condicional, hacemos
clic en Barras de datos y, a continuacin, seleccionamos un icono de la barra de datos. Si estamos
trabajando con un informe de tabla dinmica, podemos cambiar el mtodo usado para especificar el

mbito para los campos del rea Valores del informe, mediante el botn de opcin Aplicar regla de
formato a

Forma avanzada

Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas de
formato condicionales.

Seguimos uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, hacemos lo siguiente:
(1) Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
(2) Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a, con lo cual ocultamos temporalmente el cuadro de
dilogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y
posteriormente hacemos clic en Expandir dilogo
.
(3) Seleccionamos la regla y, a continuacin, hacemos clic en Editar regla. Aparecer el cuadro
de dilogo Editar regla de formato.
(4) Si estamos trabajando con un informe de tabla dinmica, y deseamos cambiar el mbito
para los campos del rea Valores del informe, en Aplicar regla a, segn el mtodo de:
Seleccin, hacemos clic en solo estas celdas.
Campo correspondiente, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor> con
los mismos campos.
Campo de valor, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
(5) En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Dar formato a todas las celdas segn sus
valores.
(6) En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccionamos Barra de
datos.
(7) Seleccionamos un tipo en Mnima, Punto medio y Mxima. Seguimos uno de los
procedimientos siguientes:
Aplicar formato a los valores inferiores y superiores. Seleccionamos Valor ms bajo y
Valor ms alto. En este caso, no escribimos un valor en Mnima y en Mxima.
Aplicar formato a un valor de nmero, fecha u hora. Seleccionamos Nmero y a
continuacin escribimos un valor en Mnima y Mxima.
Aplicar formato a un porcentaje. Seleccionamos Porcentaje y a continuacin escribimos
un valor en Mnima y en Mxima. Los valores vlidos son de 0 (cero) a 100. No
escribimos el signo de porcentaje (%). Usamos un porcentaje cuando deseamos ver
todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un porcentaje la distribucin de los
valores es proporcional
Aplicar formato a un percentil. Seleccionamos Percentil y a continuacin escribimos un
valor en Mnima y en Mxima. Los valores de percentiles vlidos son del 0 (cero) al 100.
Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un grupo de valores altos (como el
percentil 20 superior) en una proporcin de barra de datos y valores bajos (como el
percentil 20 inferior) en otra proporcin de barra de datos, porque representan valores
extremos que podran sesgar la presentacin de sus datos.
Aplicar formato al resultado de una frmula. Seleccionamos Frmula y a continuacin
escribimos un valor en Mnima y en Mxima. La frmula debe devolver un valor de
nmero, fecha u hora. Debemos iniciar la frmula con un signo de igual (=). Las
frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Resulta conveniente
probar previamente la frmula para asegurarnos de que no devuelve ningn valor de
error.
Cualquiera sea el procedimiento seguido, debemos asegurarnos de que el valor de Mnima
sea menor que el valor de Mxima. Recordemos tambin que podemos elegir tipos

diferentes en Mnima y en Mxima. Por ejemplo, podemos elegir un nmero en Mnima y un

porcentaje en Mxima.
(8) Para elegir una escala de color de Mnima y Mxima, hacemos clic en Color de la barra. Si
deseamos elegir colores adicionales o crear un color personalizado, hacemos clic en Ms
colores. El color de barra que seleccionemos aparecer en el cuadro Vista previa.
(9) Para mostrar slo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccionamos Mostrar slo la
barra.
(10)Para aplicar un borde slido a las barras de datos, seleccionamos Borde slido en el cuadro
de lista Borde y elegimos un color para el borde.
(11)Para elegir entre una barra slida y una barra degradada, elija Relleno slido o Relleno
degradado en el cuadro de lista Relleno.
(12)Para aplicar formato a las barras negativas, hacemos clic en Valor negativo y eje y, a
continuacin, en el cuadro de dilogo Valor negativo y configuracin del eje, elegimos las
opciones para los colores del relleno y el borde de la barra negativa. Tambin podemos
configurar la posicin y el color del eje. Cuando terminemos de seleccionar las opciones,
hacemos clic en Aceptar.
(13)Podemos cambiar la direccin de las barras. Para ello, elegimos una configuracin en el
cuadro de lista Direccin de barra. Esta opcin est configurada en Contexto de forma
predeterminada, pero podemos elegir entre direccin de izquierda a derecha o de derecha a
izquierda, segn el modo en que deseemos presentar los datos.
19.5 Aplicar formato a las celdas utilizando un conjunto de iconos
Utilizamos un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categoras
separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto
de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores ms altos, la flecha amarilla
hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores ms bajos.
Podemos elegir mostrar iconos slo para celdas que cumplen con una determinada condicin. Por ejemplo,
podemos mostrar un icono de advertencia para las celdas que se encuentran por debajo de un valor crtico
y ningn icono para los que lo superan. Para ello, ocultamos los iconos al configurar las condiciones. Esto
lo conseguimos si seleccionamos No hay icono de celda en la lista desplegable de iconos junto al icono.
Tambin podemos crear nuestra propia combinacin de conjuntos de iconos. Por ejemplo, una marca de
verificacin de smbolo verde, una luz de semforo amarilla y una bandera roja.
Problema: el formato condicional no aparece para ninguna celda del rango. Si una o varias celdas del
rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a
ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango,
use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o N/A) que no sea un valor de
error.

Forma rpida

Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilo de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha junto a Formato condicional, hacemos
clic en Conjunto de iconos y, a continuacin, seleccionamos un conjunto de iconos. Si estamos
trabajando con un informe de tabla dinmica, podemos cambiar el mtodo usado para especificar el
mbito para los campos del rea Valores del informe, mediante el botn de opcin Aplicar regla de
formato a.

Forma avanzada

Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas de
formato condicionales.

Seguimos uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, hacemos lo siguiente:
(1) Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
(2) Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a, con lo cual ocultamos temporalmente el cuadro de
dilogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y
posteriormente hacemos clic en Expandir dilogo
.

(3) Seleccionamos la regla y, a continuacin, hacemos clic en Editar regla. Aparecer el cuadro
de dilogo Editar regla de formato.
(4) En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccionamos Conjunto de
iconos.
(5) Seleccionamos un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semforos (sin marco).
El nmero de iconos, los operadores de comparacin y los valores de umbral para cada
icono pueden variar para cada conjunto de iconos.
(6) Si lo deseamos, podemos ajustar los operadores de comparacin y los valores de umbral. El
rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamao pero podemos
ajustarlos para satisfacer requisitos nicos. Debemos asegurarnos de que los umbrales
estn en una secuencia lgica de ms altos a ms bajos, de arriba abajo.
(7) Luego seguimos uno de los procedimientos siguientes:
Aplicar un formato a un nmero, fecha o valor de hora. Seleccionamos Nmero.
Aplicar formato a un porcentaje. Seleccionamos Porcentaje. Los valores vlidos son del
0 (cero) al 100. No escribimos un signo de porcentaje (%). Usamos un porcentaje
cuando deseamos ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un
porcentaje la distribucin de los valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil. Seleccionamos Percentil. Los valores de percentiles
vlidos son del 0 (cero) al 100. Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un grupo
de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporcin de barra de datos y
valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporcin de barra de datos,
porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin de nuestros
datos.
Aplicar formato al resultado de una frmula. Seleccionamos Frmula y, a continuacin,
escribimos una frmula en cada uno de los cuadros Valor. La frmula debe devolver un
valor de nmero, fecha u hora. Iniciamos la frmula con un signo de igual (=). Las
frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Resulta conveniente
probar la frmula para asegurarnos de que no devuelve ningn valor de error.
(8) Para que el primer icono represente valores ms bajos y el ltimo represente valores ms
altos, seleccionamos Invertir criterio de ordenacin de icono.
(9) Para mostrar slo el icono y no el valor en la celda, seleccionamos Mostrar icono
nicamente
20 Tamao de filas y columnas
20.1

Alto de fila
Excel 2010 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado
en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila
es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa
automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionaremos las filas a las que queremos modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna,
se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos.
b. Seleccionaremos el men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio Celdas.
c. Elegiremos la opcin Alto de fila

d. Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila en el que tendremos que indicar el alto de la fila. Para
indicar decimales utilizaremos la coma ",".

e. Escribiremos la altura deseada, en este caso est en 15 que es la altura que tiene la fila por defecto.
f. Haremos clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
El segundo mtodo consiste en utilizar el mouse. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

a. Colocaremos el puntero del mouse en la lnea situada debajo del nmero de la fila que deseamos
modificar, en la cabecera de la fila.
b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

c. Mantenemos presionado el botn del mouse y arrastramos la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el mouse, la altura de la fila cambia.
d. Al lograr la altura deseada soltamos el botn del mouse.
20.2

Autoajustar el alto de la fila

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de
la fila, utilizando dos mtodos distintos.

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionamos las filas a las que deseamos modificarles la altura.
b. Seleccionamos el men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio Celdas.

c. Elegimos la opcin Autoajustar alto de fila.

El segundo mtodo es mucho ms rpido. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

a. Colocaremos el puntero del mouse en la lnea situada debajo del nmero de la fila que deseamos
autoajustar, en la cabecera de la fila.
b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas
modificar la altura con el mouse.

, tal como vimos a la hora de

c. Hacemos doble clic y el tamao de la fila se reajustar automticamente.

20.3

Ancho de columna
En Excel 2010 el ancho por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, el
ancho estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si
deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos:

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionaremos las columnas a las que queremos modificar el ancho. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos.
b. Seleccionaremos el men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio Celdas.

.
c. Elegiremos la opcin Ancho de columna
d. Aparecer el cuadro de dilogo Ancho de columna en el que tendremos que indicar el ancho de la
columna. Para indicar decimales utilizaremos la coma ",".

.
e. Escribimos el ancho deseado.
f. Hacemos clic sobre el botn Aceptar.
El segundo mtodo consiste en utilizar el mouse. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

a. Colocaremos el puntero del mouse en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que
deseamos modificar, en la cabecera de la columna.
b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
c. Mantenemos presionado el botn del mouse y arrastramos la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el mouse, el ancho de la columna cambia.
d. Al lograr el ancho deseado soltamos el botn del mouse
20.4

Autoajustar el ancho de la columna

Si hemos modificado el ancho de una columna, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms
ancha de la columna, utilizando dos mtodos distintos.

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionamos las columnas a las que deseamos modificarles el ancho.
b. Seleccionamos el men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio Celdas.

c. Elegimos la opcin Autoajustar ancho de columna.

El segundo mtodo es mucho ms rpido. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

a. Colocaremos el puntero del mouse en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que
deseamos modificar, en la cabecera de la columna.
b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos punta s
hora de modificar el ancho con el mouse.

, tal como vimos a la

c. Hacemos doble clic y el tamao de la columna se reajustar automticamente al tamao del mayor
texto que hayamos introducido en la columna.
20.5

Ancho estndar de la columna

Excel 2010 nos permite modificar el ancho estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada
dicho ancho. Si deseamos modificarlo, debemos seguir los siguientes pasos:
a. Desplegamos el men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio Celdas

b. Seleccionamos la opcin Ancho predeterminado....

c. Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

d. Escribimos el ancho estndar deseado.

e. Hacemos clic sobre el botn Aceptar.
f. Todas las columnas pasan a tener el ancho estndar, excepto aquellas que tuvieran asignada un ancho
particular
21 Ocultar y mostrar filas y/o columnas
Vamos a ver cmo ocultar filas y/o columnas, con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja
de clculo, para que no se muestren, sin perder su contenido, o simplemente porque contienen frmulas
intermedias, y a continuacin volver a visualizarlas. El ocultamiento de filas y/o columnas es otra de las
operaciones que en algn momento nos puede ser til si por ejemplo en una fila y/o columna aparecen
frmulas intermedias que no nos interesa mostrar una vez concluida la hoja de clculo.
En este caso no queremos que aparezcan las filas de datos intermediarios pero no podemos borrarlas
porque la hoja de clculo las necesita para realizar sus clculos. Los pasos para ocultar filas son los
siguientes:
a. Seleccionamos las filas ocultar.
b. Desplegamos el men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio Celdas.

c. Elegimos la opcin Ocultar y mostrar.

d. . Elegimos la opcin Ocultar filas.

Para el caso de querer ocultar columnas, realizamos los mismos pasos pero seleccionando las columnas a
ocultar y eligiendo en el ltimo men la opcin Ocultar columnas.
Si por el contrario, deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de clculo
intermedio, debemos realizar los pasos siguientes:
a. Seleccionar entre qu filas se encuentran las filas a mostrar. Es decir, si queremos mostrar las filas
ocultas 4 y 5, habr que seleccionar desde la fila 3 hasta la 6. Cuidado, el rango debe ser continuo, es
decir, arrastrando desde 3 hasta 6 nunca con Ctrl ya que sino las filas a mostrar no estaran incluidas en
la seleccin a mostrar.
b. Desplegamos el men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio Celdas.

.
c. Elegimos la opcin Ocultar y mostrar.

d. Elegimos la opcin Mostrar filas.

De manera similar a como mostramos las filas ocultas podemos hacer visibles las columnas ocultas.
22 Desbordamiento de datos
Es bastante frecuente que cuando se manejan operaciones numricas se produzca un desbordamiento de
celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre Excel
llama la atencin sobre ello con el smbolo #. Este error puede suceder por varias razones:

Porque el ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido.

Porque las fechas y las horas son nmeros negativos.

Hay varias formas en que Excel acta frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se
produce en una celda con datos textos o con datos numricos. Si el desbordamiento se produce con datos
texto, el comportamiento de Excel depende de la situacin de la celda situada inmediatamente a su derecha.
Si est vaca, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si est ocupada entonces solo ser
visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda. Eso no significa que haya habido un error o
que se hayan perdido los resultados de los clculos. No, el dato sigue estando all, para verlo solo hay que
modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato. Si se desborda una celda numrica sin
frmula, se puede ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella
y se ver como su valor aparece en la barra de frmulas.
Puede haber otras ocasiones en que no importe ampliar un poco la celda. En estos casos se puede ver el
contenido de la celda en notacin cientfica. La notacin cientfica se lee simplemente multiplicando el
numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma
tantos puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo +.

23
23.1

Autocompletar
Rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna mediante una lista:
Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introduccin de datos en las hojas de clculo. Una de
ellas son las listas. Las listas consisten en que mientras se van introduciendo datos en una columna Excel
crea automticamente una lista con todos ellos. Y cuando se vaya a repetir un dato ya introducido, Excel
permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo. Si los primeros caracteres que se escriban en la
primera celda vaca que haya tras los datos, coinciden con una entrada ya existente en la misma columna,
Excel 2010 rellenar automticamente los dems. Excel 2010 rellenar slo las entradas que contengan
texto o una combinacin de texto y nmeros. Las que contengan slo nmeros, fechas u horas no se

rellenarn. Para aceptar la entrada propuesta, hay que presionar Enter o Intro. La entrada completa seguir
exactamente el modelo de maysculas y minsculas de las entradas existentes.

Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, continuamos escribiendo. Para eliminar los
caracteres introducidos automticamente, presionamos Retroceso (). Tambin podemos seleccionar de
una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la lista, presionamos Alt + Flecha abajo.

O hacemos clic en la celda con el botn secundario del mouse luego de escribir los primeros caracteres de
lo que queremos introducir y a continuacin, hacemos clic en Elegir de la lista desplegable en el men
contextual.

O tambin, hacemos clic en la celda vaca con el botn secundario del mouse y luego hacemos clic en
Elegir de la lista desplegable en el men contextual.

En ambos casos, al aparecer la lista de valores, seleccionamos aquel que deseamos insertar en la celda.

23.2

Rellenar rpidamente mediante el cuadro de relleno:

Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la
seleccin aparece un pequeo cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto
para copiar la seleccin en celdas adyacentes. Si lo que copiamos es una frmula o un valor cualquiera se
realizar la copia normal, sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificar la
operacin normal de copiado. Por ejemplo si en una operacin copiamos una celda cuyo contenido es
Enero, en las celdas adyacentes, las celdas copiadas continuarn la secuencia de meses, es decir, Febrero,
Marzo,... Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/68,
las celdas copiadas seguirn la serie de fechas, 23/07/68, 24/07/68,... Lo mismo ocurre con horas, si
copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas seguirn 11:00, 12:00,.... Cuando copiamos
fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes:

Existen tambin otras series como podran ser las numricas. Por ejemplo, supongamos que en la celda A1
tenemos el valor 1 y en B1 el valor 2, ahora seleccionamos las dos celdas y con el controlador de relleno
copiamos las celdas hacia la derecha, podemos ver que en las celdas adyacentes seguir la serie, 3, 4, 5,...

Si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este mtodo la serie de las celdas adyacentes seguir con
los nmeros pares. Cuando copiamos series numricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie pero
no Rellenar meses.
24

Edicin de filas y columnas

El funcionamiento de las opciones de edicin para filas o columnas es idntico, todo lo que se indica en esta
seccin es vlido para ambas y, por tanto, a veces, slo se hace a filas o a columnas.
24.1

Insercin de filas / columnas

(a). Seleccionamos, desde la fila que deseamos que se realice la insercin, la cantidad de filas que
deseamos insertar. Por ejemplo, si queremos insertar 7 filas desde la actual fila 15, seleccionamos
desde la fila 15 hasta la fila 21. Las nuevas filas vacas desplazarn a las actuales hacia abajo.

(b). Hacemos clic con el botn derecho del mouse en cualquiera de los ttulos de las filas seleccionadas o
en las mismas filas. En el men contextual que aparece, seleccionamos Insertar.

Veremos que en el lugar seleccionado aparecen las 7 filas pedidas.

Tambin podemos, luego de seleccionar la cantidad de filas deseadas, hacer clic en el botn a la
derecha del rtulo Insertar de la barra de herramientas Inicio y seleccionar Insertar filas de hoja. El
resultado obtenido ser el mismo que antes.

24.2

Eliminacin de filas / columnas

(a). Seleccionamos, desde la primera hasta la ltima fila que deseamos eliminar. Por ejemplo, si queremos
insertar 7 filas desde la actual fila 15, seleccionamos desde la fila 15 hasta la fila 21. Las filas que estn
por debajo se desplazarn hacia arriba.

(b). Hacemos clic con el botn derecho del mouse en cualquiera de los ttulos de las filas seleccionadas o
en las mismas filas. En el men contextual que aparece, seleccionamos Eliminar.

Veremos que en el lugar seleccionado aparecen las 7 filas siguientes.

Tambin podemos, luego de seleccionar la cantidad de filas deseadas, hacer clic en el botn a la
derecha del rtulo Eliminar de la barra de herramientas Inicio y seleccionar Eliminar filas de hoja. El
resultado obtenido ser el mismo que antes.

24.3

Insertar celdas en blanco

Adems de insertar filas y columnas tambin se puede insertar nuevas celdas en un rango seleccionado.
Cuando se hace esto, Excel pregunta hacia donde desea desplazar la seleccin (hacia la derecha o hacia
abajo). Siga los siguientes pasos:
(a). Seleccionamos el rango de celdas donde desea insertar las nuevas celdas.
(b). Hacemos clic con el botn derecho sobre cualquiera de las celdas seleccionadas y en el men
contextual seleccionamos Insertar.

(c). En el siguiente cuadro de dilogo seleccionamos la opcin de desplazamiento deseada y luego

hacemos clic en Aceptar.

Nota 1: Los pasos para eliminar filas son los mismos ya que slo deberemos cambiar la seleccin de la
tarea, en lugar de seleccionar Insertar, seleccionaremos Eliminar. En el caso de trabajar con columnas los
pasos son similares.
Nota 2: Diferencia entre Eliminar y Borrar. Recuerde que Borrar elimina el contenido de la celda, mientras
que Eliminar elimina el continente. Borrar equivale a borrar con una goma de borrar, mientras que Eliminar
se asemeja a cortar con unas tijeras las celdas.

25

Autoformato
Podemos aplicarle a una tabla existente o a un rango de celdas un diseo de tabla predefinido. Para hacer
esto procederemos de la siguiente forma:
(a). Seleccionamos el rango al cual le aplicaremos el formato predefinido.
(b). Hacemos clic en el botn Dar formato como tabla de seccin Estilos de la ficha Inicio.

(c). En el panel que a continuacin se abre, hacemos clic en el diseo elegido.

(d). En el cuadro de dilogo Dar formato como tabla hacemos clic en el botn Aceptar.

(e). Manteniendo la tabla seleccionada procederemos a desactivar el autofiltro que se activ conjuntamente
con el autoformato. Si deseamos mantener el filtro no realizamos el siguiente paso.
(f). Hacemos clic en el botn Ordenar y filtrar de seccin Modificar de la ficha Inicio. En el men que se
despliega seleccionamos Filtro.

(g). La tabla permanecer con el diseo elegido pero no tendr el filtro activado. Posteriormente, si lo
deseamos, lo podremos acti8var.

26

Comentarios
Podemos definir a un comentario como un cuadro de texto vinculado a una celda que puede ser visible en
forma momentnea o permanente. Para crear un comentario haremos clic con el botn derecho del mouse en
la celda seleccionada. Aparecer el correspondiente men contextual, en el que seleccionaremos el rtulo
Insertar comentario:

Al realizar la accin anterior aparecer el comentario para ingresar su texto.

Sus dimensiones las podemos modificar arrastrando, con el botn izquierdo del mouse presionado, hacia
adentro, o hacia fuera, cualquiera de los delimitadores del cuadro (los vemos como puntos blancos sobre el
borde y el vrtice
).

Luego de escribir el texto deseado bastar con hacer clic en cualquier otra celda para que el comentario se
oculte. Al ocurrir esto veremos en la celda un pequeo tringulo rojo en su vrtice superior derecho.

Para verlo en forma momentnea podemos llevar el puntero del mouse sobre la celda sin seleccionarla,

o hacemos clic, con el botn derecho del mouse, sobre la celda y en el men contextual seleccionamos
Modificar comentario.

Si, en cambio, queremos que el comentario se vea en forma permanente, en el mismo men contextual
seleccionamos Mostrar u ocultar comentario.

Una vez visible, el comentario puede ser modificado en su: contenido, ubicacin y diseo. Para modificar su
contenido simplemente hacemos un clic en la lnea de texto donde queremos escribir y procedemos a
hacerlo. Para cambiar su ubicacin, basta con colocar el puntero del mouse sobre cualquiera de sus bordes y
cuando adquiere la siguiente forma
arrastramos hasta la posicin deseada. Cuando el puntero toma
esta forma tambin nos permite modificar el diseo del comentario. Para hacer esto, con esa forma del
puntero, hacemos clic con el botn derecho y en el men contextual que aparece elegimos Formato de
comentario

Al hacer esta seleccin aparece el cuadro de dilogo que nos permitir establecer todas las caractersticas de
comentario.

Si quisiramos ocultar un comentario tendramos que hacer visible el men contextual de la celda y all
seleccionar Ocultar comentario.

Ese mismo men nos permitir eliminar el comentario de la celda seleccionada mediante la opci n
.
En el caso de querer duplicar un comentario debemos copiar la celda donde est el comentario, seleccionar
la celda donde queremos pegar el comentario. Luego ir a Pegado especial donde, en su cuadro de dilogo,
seleccionamos Comentarios.

En el momento de imprimir una hoja de clculo que contiene comentarios deberemos establecer cmo
queremos que se impriman. Para definir esto debemos seleccionar la pestaa Diseo de pgina (A). Luego
hacemos clic en el botn que est a la derecha del rtulo Opciones de la hoja (B).

En el cuadro de dilogo que aparece desplegamos el cuadro de lista del rtulo Comentarios (C) y all
seleccionamos cmo queremos que se vean los comentarios en la hoja impresa.

La opcin Al final de la hoja har que Excel agregue una, o varias hojas impresas, donde imprimir de cada
uno de los comentarios su ubicacin y contenido. La siguiente figura es una muestra de esto.

Si, en cambio, hubisemos seleccionado la opcin Como en la hoja, veramos impreso al comentario tal y
como lo vemos en pantalla. El ejemplo lo tenemos en la figura siguiente:

27

Opciones de visualizacin
En el manejo cotidiano de Excel podr utilizar distintas opciones que le permitirn ver los modelos de la hoja
de clculo de la manera que ms se ajuste a sus necesidades y / o preferencias personales.

28 Zoom:
Otra posibilidad que permite aumentar o reducir lo que se ve en la hoja de clculo es el zoom o control de
visualizacin. Para aplicar el Zoom hacer clic en el desplegable Zoom de la barra de herramientas y elegir el
grado de aumento o reduccin deseado.

Tambin podemos ver la hoja seleccionada en toda la pantalla, ocultando las distintas barras, haciendo clic
en el Pantalla completa..