Manual de Analisis y Descripcion de Puestos

MANUAL DE
ANALISIS Y
DESCRIPCION DE
PUESTOS
UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL
DEPARTAMENTO DE ECONOMA
Teora Administrativa II
Licda. Dinora Elizabeth Rosales Hernndez.
Trabajo de investigacin:
*
Manuales Administrativos
* Manual de Anlisis y Descripcin de Puestos
Integrantes del Grupo

Centeno Villegas, Jeimy Jeannette
Daz Ayala, Rosa Cndida
Girn Bonilla, Gloria del Trnsito.
Manzanares, Luz Elena.
Pozo Medrano, Martha Judith.
Snchez Morejn, Rhina de la Paz.
Fecha de entrega: jueves 29 de septiembre del 2016.
ndice
INTRODUCCIN....................................................................................3
JUSTIFICACIN......................................................................................4
OBJETIVOS............................................................................................5
INSTRUCCIONES PARA SU USO.............................................................6
CONCEPTO............................................................................................8
IMPORTANCIA........................................................................................8
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL..............................................9
MBITO DE APLICACIN.....................................................................10
NORMAS PARA SU ACTUALIZACIN Y MANTENIMIENTO.....................10
ORGANIGRAMA...................................................................................12
ANLISISYDESCRIPCINDELOSPUESTOS............................................13
INTRODUCCIN
El
Manual
de
administrativa
Descripcin
que
de
describe
las
Puestos
es
actividades
una
herramienta
(tareas)
las
responsabilidades de los puestos que existen en la institucin, as

como tambin sus interrelaciones internas y externas, el perfil que se
requiere para aspirar a un puesto.
El presente manual, contiene la descripcin de cada uno de los

puestos de la estructura organizacional de Sper Market vigente a
la fecha, para su mejor uso el manual agrupa los puestos por
elemento de organizacin.
Cada descripcin de puesto contiene el Nombre del Puesto, A quien

se Reporta, A quien Supervisa, Requisitos Mnimos, la Descripcin
General y Especifica, Especificaciones y las Relaciones de Trabajo.
Es importante sealar que en el presente manual los nombres de los

puestos se han cambiado segn la funcin realizada o el rea de
trabajo
JUSTIFICACIN
El manual administrativo es
una herramienta de utilidad en la
empresa ya que facilita el desarrollo de actividades presentadas de

una forma ordenada dando a conocer las responsabilidades de cada
puesto, ubicacin jerrquica, contextualizacin, perfil y habilidades
especficas que debe poseer el personal para un buen desempeo.
Los manuales facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a
nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin
que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
logrando as un avance en la productividad y la competitividad de la
empresa lo que conlleva a tener prestigio y ser una empresa de xito
que es uno de los objetivos principales de toda organizacin.
Los manuales administrativos aseguran continuidad y coherencia en

los procedimientos y normas de una empresa a travs
del tiempo
pero tambin permiten identificar y renovar aquellos procedimientos

y normas que vayan quedando relegados en su uso y poder ir
adoptando nuevos cambios que resultan necesarios para que la
organizacin no desaparezca por su falta de variabilidad. Sin los
manuales administrativos el trabajo de supervisin sera ms
exhaustivo debido a que el personal podra realizar procedimientos
incorrectos debido a confusiones en las tareas encomendadas por eso
los manuales significan un ahorro de tiempo y esfuerzo en
la
realizacin del trabajo lo cual es sumamente necesario para toda

empresa.
4
OBJETIVOS
Identificar los deberes y responsabilidades de cada puesto de
trabajo en la organizacin, para as poder conocer ms a fondo las
labores desempeadas por cada trabajador.
Conocer el desempeo del empleado puesto que esta descripcin

nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las
que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha
descripcin nos servir para determinar hasta qu punto la
persona est desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por
el puesto.
Analizar los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos,

aptitudes y caractersticas que aporta el candidato, para poder
determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la
necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a
solucionar esas carencias y potenciar los aspectos positivos.
INSTRUCCIONES PARA SU USO

El Manual Descriptivo de Puestos es un instrumento tcnico de
trabajo,
el
cual
se
usa
comnmente
en
las
empresas
instituciones con el fin de mejorar la gestin de la administracin

de recursos humanos. Este instrumento tiene como instrucciones
para su uso fundamentar el programa de reclutamiento y seleccin
de personal, orientar a los jefes del tipo de tareas que deben
realizarse en los diferentes puestos y procesos de trabajo,
determinar el personal requerido cuando existan plazas vacantes,
aplicar
debidamente
una
poltica
de
ascensos,
realizar
reestructuraciones de las dependencias con el objeto de lograr un

mejor
aprovechamiento
del
personal
servir
de
base
al
mantenimiento del sistema de salarios. Las ventajas y beneficios

derivados del Manual Descriptivo de Puestos en una empresa,
justifican de sobremanera su preparacin y mantenimiento ya que
se debe adecuar de acuerdo con las necesidades institucionales;
por lo tanto, es recomendable dedicar esfuerzos con el fin de
mantenerlo actualizado.
SUPERMARKET se complace en presentar este Manual para lograr
una
adecuada
administracin
de
sus
recursos
humanos
fortalecer las relaciones laborales de los empleados.

La estructura del Manual Descriptivo de Puestos se disea con el
fin social de un elemento esencial para la administracin racional
de sus recursos humanos. Los puestos que componen dicho

instrumento se agrupan por actividades, por tipos especficos de
trabajo y finalmente, se toma en consideracin el grado de
deberes y responsabilidades de acuerdo al organigrama de la
empresa. Las especificaciones de los mismos, o sea, un resumen
tcnicamente estructurado de las labores ejecutadas en los
puestos que las integran, son las que aparecen en este Manual y
estn formadas por las siguientes secciones:
Ttulo del puesto

Ubicacin en la estructura
Dependencia jerrquica
Puesto bajo a su mando
Descripcin general
Tareas
Relaciones de trabajo (Externas, Internas)
Requisitos
Responsabilidades
Condiciones de trabajo
CONCEPTO
El manual de anlisis y descripcin de puestos es procedimiento para
establecer las obligaciones y habilidades que requiere un puesto, as
como las caractersticas de las personas que se deben de contratar
para ocuparlo, es decir, que consiste en la obtencin, evaluacin y
organizacin de informacin sobre los puestos de una organizacin.
Esta funcin tiene como meta el anlisis de cada puesto de trabajo y
no de las personas que lo desempean.
IMPORTANCIA
El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo no es
otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se
van a realizar en un determinado puesto y los factores que son
necesarios para llevarlas a cabo con xito. Tal es su importancia, que
debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para
cualquier organizacin.
El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es una herramienta
bsica para toda la Gestin de Recursos Humanos. Permite aclarar los
cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite
controlar la carga laboral y su evolucin de manera que se pueda
actuar sobre los calificadores, las decisiones tcnicas y los equilibrios
de la organizacin.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL

Ventajas
Uniformar
Desventajas
el
La observacin sin contacto con el
cumplimiento de las prcticas de
ocupante del puesto no permite
trabajo.
Documentar
controlar
obtener datos importantes para el

el
funcionamiento
interno en lo relativo a descripcin

de
tareas,
anlisis.
Una entrevista mal dirigida puede
ubicacin,
llevar al personal a reaccionar
requerimientos y a los puestos
mal.
Costo operativo elevado.
Puede generar confusin entre
responsables de su ejecucin.
Auxiliar en la induccin del puesto
y
en
el
adiestramiento
capacitacin del personal.

Ayudar a la coordinacin
de
actividades
evitar
duplicidades.
Apoyar el anlisis y revisin de los
opiniones y hechos.
Exige que se planee y se elabore
con cuidado.
La simple observacin,
sin
el
contacto directo y verbal con el

ocupante del cargo, no permite
procesos del sistema y emprender
obtener datos importantes para el
tareas de simplificacin de trabajo
anlisis.
No se recomienda aplicarlo en
como
anlisis
de
tiempos,
delegacin de autoridad, etc.

Construir una base para el anlisis
del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procesos y mtodos.
Facilitar las labores de auditora,
la evaluacin del control interno y
su vigilancia.
Permitir la integracin
Gestin
en
Planeacin,
las
Calidad
de
reas
y
la
de
Control
Interno.
Minimizar los riesgos personales,
legales e institucionales al cumplir
con los parmetros normativos de
la institucin.
cargos que no sean sencillos ni

repetitivos.
Tiende
a
ser
superficial
distorsionado en lo referente a la
calidad de las respuestas escritas.
MBITO DE APLICACIN
El manual de anlisis y descripcin de puestos, ha sido actualizado
con la finalidad principal que su aplicacin comprenda todos los
puestos de trabajo de las distintas unidades, departamentos,
secciones y reas que conforman la empresa SUPERMARKET,
atendiendo
el
mbito
de
aplicacin
de
sus
alcances
en
procedimientos macro administrativos, en el cual este manual

pretende uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria como lo es:
Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoria
Evaluacin del control interno y su vigilancia tanto para los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est
realizando adecuadamente.
Reducir los costos al aumentar la eficiencia general.
10
NORMAS PARA SU ACTUALIZACIN Y MANTENIMIENTO
En esta seccin se incluyeron los criterios o lineamientos generales de accin

que se determinan en la empresa SUPERMARKET, en el cual este manual se
estar actualizando en forma peridica para poder mantenerlo de acuerdo a
sus necesidades , adems se tomara en cuenta su aspecto visual en cuanto a
sus nuevos puestos que puedan surgir, las nuevas funciones que pueda
incorporar la empresa, especificando los nuevos puestos de personal para
empleados en el correcto desarrollo de actividades , entre las normas de dicho
manual se encuentran.
El nombramiento y movimientos de actualizacin de personal en las

nminas de control de la empresa, deben tomar como base de
referencia las denominaciones aprobadas en el catlogo de clasificacin
de puesto.
Ante la necesidad de realizar cambios organizativos y funciones, los
directivos y responsables de recursos humanos, deben solicitar a la
divisin general de recursos humanos la respectiva autorizacin.
11
Concluido el proceso de actualizacin de clasificacin de puestos se

deben ordenar los puestos funcionales y su ubicacin.
12
Organigrama.
Junta directiva
Gerente
Compra
Encargad
o de
Encargad
o de
Venta
Vendedores
Comercializaci
n
Publicidad o
prensa
Secretaria
Contabilidad
Personal
Contador
Contratacion
es
Cajero
Capacitacio
nes
Secretaria
13
ANLISISYDESCRIPCINDELOSPUESTOS
Ttulo del
puesto
Ubicacin en
la estructura
Dependencia
jerrquica
Puesto bajo a
su mando
SUPER MARKET S.A DE C.V

Manual de Anlisis y Descripcin De Puesto
Gerente General
Gerencia
Propietario
Empleados por departamentos
Es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene

mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y
coordinar todos los casos a travs del proceso de planeacin,
organizacin, integracin, control y direccin a fin de lograr los
objetivos establecidos.
Tareas
-Designar todas las posiciones gerenciales.
-Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones
de los diferentes departamentos.
Planear y organizar metas a corto plazo y largo plazo juntos a los objetivos
anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobacin de
los gerentes corporativos.
Relaciones de Trabajo
Internas
Externas
-Relacin
en
los
distintos -Empresas industriales o proveedores
departamentos de la empresa
Requisitos
-Licenciado en Administracin de empresa o estudiante en los ltimos aos
-Experiencia de un ao en puesto similares
-Habilidad en sistemas computarizados y redaccin de informes
-Edad: mayor de 25 aos
-Sexo indiferente
Descripcin
general
Responsabilidades
-Delegar autoridad sobre los departamentos de la empresa
-Organizar y Administrar la informacin de manera correcta, entre otras.
Condiciones de Trabajo
-Iluminacin adecuada
-Ventilacin adecuada
-Limpieza adecuada
Elaboradopor: Equipode trabajo
Revisadopor:Gerente
Autorizadopor:Supervisor
14

Ttulo del
puesto
Ubicacin en la
estructura
Dependencia
jerrquica
Puesto bajo a
su mando
Descripcin
general
Encargado de Almacn
rea de compras
Gerente General
Ninguno
El jefe de almacn tiene que tener en cuenta que est en sus manos
conseguir los objetivos previstos de manera eficaz y productiva
acerca de las entradas y salidas de mercadera.
Tareas
-Elaborar el inventario de mercadera.
-Cerciorarse que la mercanca este en buenas condiciones.
-Verificacin del cumplimiento de los rdenes de pedido asegurndose que los
procedimientos planeados se empleen en el tiempo y con la calidad prevista.
-Decidir sobre los recursos que se deben emplear ya sean materiales o
humanos.
Internas
Externas
-Relacin con el encargado de compra -Ninguna.
de mercadera.
Requisitos
-Licenciado en Administracin de empresa o un ttulo comercial.
-Experiencia de un ao en puesto similares
-Capacidad de desarrollar sistemas computarizados y redaccin de informes
-Sexo: Masculino
Responsabilidades
-Llevar de manera organizada los inventarios de mercadera mensualmente
-Insumos necesarios para su desempeo eficaz.
Revisadopor:Gerente
15

Ttulo del
puesto
Ubicacin en la
estructura
Dependencia
jerrquica
Puesto bajo a
su mando
Descripcin
general
Encargado de compra
rea de compras
Gerente General
Ninguno
Planifica y dirige las actividades que lleva a cabo el departamento de

compra de la institucin que corresponde a todo el proceso de
compra.
Tareas
-Verificar las requisiciones que llegan al departamento.
-confeccionar las rdenes de compra, realizar los clculos matemticos de los
cotos totales de compras.
-Redacta las notas para las diferentes casas comerciales y unidades gestoras.
-Verifica las solicitudes de precios.
Internas
con
el
encargado
Externas
-Relacin
de -Relacin con proveedores nacionales y
almacn
extranjeros.
-Departamento de Contabilidad.
-Relacin con micro y pequeas empresas.
Requisitos
-Licenciado en Administracin de empresa o Relaciones publicas
-Experiencia de 2 aos en puesto similares
-Seminario de compras
-Cursos de compras y adquisiciones
-Sexo: Indiferente
Responsabilidades
-Informacin confidencial, registros, cuentas y correspondencia.
-Aplicacin de normas y regulacin sobre el sistema de compras.
-Insumos necesarios para su desempeo eficaz.
Revisadopor:Gerente
16
Ttulo del
puesto
Ubicacin en
la estructura
Dependencia
jerrquica
Puesto bajo a
su mando

Publicista
rea de ventas
Gerente General
ninguno
Ser el estratega, el creativo grfico y visual, el planificador y

organizador del marketing, el negociador de medios, el diseador de
las investigaciones publicitarias.
Tareas
-Crear anuncios publicitarios.
-Disear la imagen de los productos.
-Hacer estudios de mercado.
Internas
Externas
-Relacin con los vendedores o -Relacin con el pblico en general.
promotores del producto.
Requisitos
-Licenciatura en mercadotecnia o diseo grfico.
-Experiencia de 2 aos en puesto similares
-Seminarios en publicidad.
-Habilidad en sistemas computarizados
-Sexo indiferente
Responsabilidades
-Distribucin de datos informativos, porcentajes de ventas y mercado
potencial por zonas.
-Limpieza adecuada
-Ambiente laboral adecuado y respetuoso.
Descripcin
general

Revisadopor:Gerente
Ttulo del
puesto
Ubicacin en

Contador
rea de Contabilidad
17
la estructura
Dependencia
jerrquica
Puesto bajo
a su mando
Descripcin
general
Unidad financiera
ninguno
Mantener actualizado los registros contables de las distintas

operaciones realizadas por la empresa, elaborar los estados
financieros.
Tareas
-Analizar, revisar y actualizar las diferentes partidas de ingreso y egreso que
se generan en contabilidad.
-Cumplir con las disposiciones legales, las polticas, normas tcnicas de
contabilidad.
-Emitir un informe de la disponibilidad presupuestaria.
-Cualquier otra responsabilidad propia de la contabilidad.
Internas
Externas
-Secretaria
-Respectivas a su cargo.
-Departamento de ventas
Requisitos
-Contador pblico o estudiante de los ltimos aos de administracin de
empresas o contadura pblica.
-Experiencia de 1 aos en puesto similares.
-Capacidad en sistemas computarizados.
-Sexo indiferente
Responsabilidades
-Llevar contabilidad debidamente organizada de acuerdo con sistemas
aceptados y autorizados por debidas autoridades.
-Limpieza adecuada
-Espacio fsico apropiado
Revisadopor:Gerente
Ttulo del
puesto

Secretaria
18
Ubicacin en
la estructura
Dependencia
jerrquica
Puesto bajo
a su mando
Descripcin
general
Oficinas administrativas
Gerencia
ninguno
Sirve como la primera persona que entra en contacto con los

visitantes de la oficina, saluda e instruye a las personas que llegan
para las citas.
Tareas
-Comunicacin y correspondencia.
-Mantenimientos de registros
-Saludo y bienvenida.
-Actualiza la agenda de su superior.
-Convoca las reuniones.
-Elaborar cheques, etc.
Internas
Externas
-Jefe inmediato.
-El cargo mantiene relaciones frecuentes
-Los diferentes departamentos
con instituciones pblicas o privadas y
administrativos.
pblico en general.
Requisitos
-Ttulo de secretaria ms cursos de secretaria.
-Una buena presentacin.
-Habilidad del uso de sistemas computacionales.
-Normas de cortesa.
-Una buena escrituras.
-Sexo femenino
Responsabilidades
-Informacin confidencial.
-Ordenar y registrar los documentos importantes.
-Manejar la agenda del gerente.
-Velar por el adecuado funcionamiento de la gerencia.
-Limpieza adecuada
Revisadopor:Gerente
Ttulo del
puesto
Ubicacin en

Cajero
Contabilidad
19
la estructura
Dependencia
jerrquica
Puesto bajo
a su mando
Descripcin
general
Gerencia
ninguno
Es una persona responsable sumar la cantidad debida por una

compra, cargar al consumidor esa cantidad y despus, recoger el pago
por las mercancas o servicios apropiados.
Tareas
-Ejecucin de actividades de manejo del fondo para pagos en efectivo y caja o
tenedura de libros y auxiliares de contabilidad.
-Emitir el reporte diario de caja.
-Emitir las boletas de venta y las facturas.
-Verificacin de dinero recibido.
-Encargado de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los
clientes.
Internas
Externas
-Departamento de contabilidad.
-Los clientes o consumidores.
Requisitos
-Ttulo en contador (Bachillerato).
-Una buena presentacin.
-Habilidad expresiva.
-Normas de cortesa.
-Capacidad de manejar sistemas computacionales.
-Sexo femenino
Responsabilidades
-Responsabilidad sobre el dinero en caja.
-Emisin de facturas de clientes en general.
-Verificacin los pagos con tarjetas de crdito.
-Limpieza adecuada
Revisadopor:Gerente
20

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* Manual de Anlisis y Descripcin de Puestos

Integrantes del Grupo

Fecha de entrega: jueves 29 de septiembre del 2016.

responsabilidades de los puestos que existen en la institucin, as

El presente manual, contiene la descripcin de cada uno de los

Cada descripcin de puesto contiene el Nombre del Puesto, A quien

Es importante sealar que en el presente manual los nombres de los

una herramienta de utilidad en la

empresa ya que facilita el desarrollo de actividades presentadas de

Los manuales administrativos aseguran continuidad y coherencia en

pero tambin permiten identificar y renovar aquellos procedimientos

realizacin del trabajo lo cual es sumamente necesario para toda

Conocer el desempeo del empleado puesto que esta descripcin

Analizar los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos,

INSTRUCCIONES PARA SU USO

instituciones con el fin de mejorar la gestin de la administracin

reestructuraciones de las dependencias con el objeto de lograr un

mantenimiento del sistema de salarios. Las ventajas y beneficios

fortalecer las relaciones laborales de los empleados.

de sus recursos humanos. Los puestos que componen dicho

Ttulo del puesto

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL

La observacin sin contacto con el

cumplimiento de las prcticas de

ocupante del puesto no permite

obtener datos importantes para el

interno en lo relativo a descripcin

llevar al personal a reaccionar

requerimientos y a los puestos

capacitacin del personal.

contacto directo y verbal con el

procesos del sistema y emprender

obtener datos importantes para el

tareas de simplificacin de trabajo

delegacin de autoridad, etc.

cargos que no sean sencillos ni

procedimientos macro administrativos, en el cual este manual

Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.

NORMAS PARA SU ACTUALIZACIN Y MANTENIMIENTO

En esta seccin se incluyeron los criterios o lineamientos generales de accin

El nombramiento y movimientos de actualizacin de personal en las

Concluido el proceso de actualizacin de clasificacin de puestos se

SUPER MARKET S.A DE C.V

Es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene

SUPER MARKET S.A DE C.V

SUPER MARKET S.A DE C.V

Manual de Anlisis y Descripcin De Puesto

Planifica y dirige las actividades que lleva a cabo el departamento de

SUPER MARKET S.A DE C.V

Manual de Anlisis y Descripcin De Puesto

Ser el estratega, el creativo grfico y visual, el planificador y

Elaboradopor: Equipode trabajo

SUPER MARKET S.A DE C.V

Mantener actualizado los registros contables de las distintas

SUPER MARKET S.A DE C.V

Sirve como la primera persona que entra en contacto con los

SUPER MARKET S.A DE C.V

Es una persona responsable sumar la cantidad debida por una

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