.

INTRODUCCIN
La administracin pblica representa un gran reto para quienes pretenden entenderla
debido a su complejidad y a la abundancia de dispositivos legales que son los que
orientan y fijan los lmites de accin en cada una de sus dependencias y organismos. Sin
embargo esa frondosa normativa obedece a la necesidad de ordenar y estandarizar los
procesos administrativos de todo el aparato estatal con la finalidad de ejercer un mejor
manejo y control. Es as que en la dcada de los 70 se crean los sistemas generales
administrativos y se formulan los documentos de gestin que buscan racionalizar y
optimizar la administracin del Estado.

1
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE
RACIONALIZACION
DEFINICIN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO

El sistema administrativo es el conjunto ordenado de principios, normas, procesos, tcnicas

que se aplican a las instituciones Pblicas a fin de asegurar de forma uniforme una eficiente y
eficaz Gestin del Estado.

SISTEMA DE MODERNIZACIN DE LA GESTIN PBLICA

Tiene como finalidad fundamental la obtencin de
mayores niveles de eficiencia del aparato estatal de
manera que se logre una mayor atencin al ciudadano,
priorizando y optimizando cada uno de los recursos
pblicos.
La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del
Consejo de Ministros, que es el rgano rector de este
sistema (SMGP), viene impulsando el proceso de
Modernizacin de la Gestin Pblica, bajo el enfoque de
una gestin para resultados, al servicio de la ciudadana
y que rinda cuentas.
Como producto de este proceso se aprob, mediante
Decreto Supremo N 004-2013-PCM, la Poltica Nacional
de Modernizacin de la Gestin Pblica al 2021,
mientras que su Plan de Implementacin fue aprobado a
travs de la Resolucin Ministerial 125-2013-PCM

MODERNIZACIN
La Modernizacin de la Gestin Pblica comprende un proceso continuo de mejora con el
fin de que las acciones del Estado respondan a las necesidades y expectativas de la
ciudadana. Implica mejorar la forma en la que el Estado hace las cosas, introducir
mecanismos ms transparentes y eficientes, enfocarse en mejorar los procesos de
provisin de bienes y servicios, entre otros aspectos. Asimismo, llevar a cabo acciones de
monitoreo y evaluacin para introducir los cambios y ajustes necesarios y con ello mejorar
las intervenciones pblicas.
La Modernizacin de la Gestin Pblica alcanza a todas las entidades pblicas que
conforman el Estado, sin afectar los niveles de autonoma que les confiere la ley.
2
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Compromete al Poder Ejecutivo, organismos autnomos, gobiernos descentralizados,

instituciones polticas y a la sociedad civil, a travs de sus distintas organizaciones, a
realizar acciones orientadas a incrementar los niveles de eficiencia y eficacia en la gestin
pblica, de modo que puedan cumplir con sus funciones a favor de los ciudadanos.
La Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica al 2021 es el principal
instrumento orientador de la modernizacin de la gestin pblica en el Per. Establece la
visin, los principios y lineamientos para una actuacin coherente y eficaz del sector
pblico al servicio de los ciudadanos y el desarrollo del pas.
DENTRO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE MODERNIZACIN DE LA GESTIN
PBLICA, SE CONSIDERA A NIVEL DE SUB SISTEMA, BSICAMENTE LO
SIGUIENTE:
Sub Sistema de Racionalizacin y Productividad Administrativa (SIRPA).

SUB-SISTEMA DE RACIONALIZACIN Y PRODUCTIVIDAD

ADMINISTRATIVA
1. ANTECEDENTES
Los antecedentes del Sistema de Racionalizacin (hoy en da Sub Sistema) en la
administracin pblica se remontan a la poca del ltimo gobierno militar en las cuales el
estado peruano comienza a introducir cambios importantes. Aumentaba el nmero de
servidores pblicos y diversas actividades consideradas estratgicas las cuales son
reservadas para el estado, como resultado de ello algunas empresas nacionales son
expropiadas.
Segn nos describe Jorge Rojas en su libro Las Polticas Comerciales y Cambiarias en el
Per 1960-1995, Hasta 1960 el sector pblico se caracteriz por su debilidad, que se
caracterizaba por su tamao relativamente reducido y de poca sofisticacin.
El Sistema Administrativa de Racionalizacin , fue creada con el Decreto Ley No 20316,
dirigida por Instituto Nacional de Administracin Pblica INAP, como Oficina Central, y las
Oficinas de Racionalizacin de los Ministerios y de las entidades descentralizadas el cual
tena como funcin adecuar de manera permanente y sistemtica la estructura, funciones
y procedimientos de la administracin pblica.
El INAP elabor manuales normativos, directivas y procedimientos en las cuales se
dictaron los lineamientos que se aplicaron y muchos de ellos an se aplican en la
administracin pblica. Esos documentos ordenaron una serie de aspectos de la
administracin que permitieron estandarizar y racionalizar procedimientos.
El mismo que fue disuelto mediante Ley N 26507, del 19 de julio de 1995 en la cual el
gobierno de Alberto Fujimori decide disolver al Instituto Nacional de Administracin
Pblica (INAP), liquidando a sus empleados y transfiere el acervo documentario a la
Presidencia del Consejo de Ministros.
3
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros, como

rgano rector del Sistema de Racionalizacin de la Gestin Pblica, viene impulsando el
proceso de Modernizacin de la Gestin Pblica, bajo el enfoque de una gestin para
resultados, al servicio de la ciudadana y que rinda cuentas.

2. DEFINICIN DEL SUB-SISTEMA DE RACIONALIZACIN:

Es el proceso permanente y evolutivo de cambios en el marco de la modernidad y
adecuacin sistemtica de las funciones, estructuras, cargos, procesos, procedimientos,
trmites, mtodos, formulacin de Polticas Institucionales, calidad de atencin, monitoreo
y evaluacin de la gestin administrativa y productividad administrativa de una
organizacin para el logro de sus fines y objetivos.

3. FINALIDAD
El Sub Sistema tiene por finalidad disear o adecuar en forma permanente las funciones,
estructuras, cargos, procesos, procedimientos trmites y atencin de los Organismos de
la Administracin Pblica, as como establecer criterios para lograr productividad
administrativa en trminos de eficacia y eficiencia en la gestin y sus resultados.

4. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE RACIONALIZACION

Aprobadas mediante la Resolucin Jefatural N 182-79-INAP/DNR tiene como objetivo
darle coherencia sistemtica a las acciones de racionalizacin en las entidades del
Estado, para ello se deben tener en consideracin aspectos como la formulacin de
polticas, formulacin y actualizacin de documentos normativos, diseo de modelos
organizacionales, programacin administrativa y racionalidad de los procedimientos

4
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Poltica Institucional.-Permite
orientar las actividades de acuerdo
con la naturaleza, fines, funciones y
competencias de cada entidad
pblica.

Formulacin y actualizacin de
documentos normativos.-Es el
proceso mediante el cual se
elaboran y se actualizan los
documentos de gestin que
formaliza la organizacin a fin de
quetenga vigencia y
reconocimiento legal.

Diseo de modelos
Programacin administrativa.organizacionales.-Es el proceso a
Se entiende como el desarrollo y
travs del cual se configuran o
ordenamiento detallado de los
reestructuran los sistemas
objetivos, metas y actividades y/o
relacionales de los organismos
proyectos; la definicin de
gubernamentales mediante la
instrumentos adecuados que
concepcin, el diseo y lacreacin
permitan el cumplimiento de las
de la estructura de las entidades
metas.
pblicas.
Racionalidad de los
procedimientos.- Es el proceso a
travs del cual se identifican,
analizan y disean las secuencias y
modo comose realizan un conjunto
deoperaciones para el
cumplimiento de las actividades de
una entidad. Para ello se efectan
los estudios orientados a
racionalizar los procesos en los
manuales deprocedimientos .

DOCUMENTOS DE GESTIN
Son instrumentos que permiten
a
las
entidades pblicas
gestionarse
o
administrarse de una manera ordenada, planificada y eficaz, tanto
en
su
aspecto organizacional como en lo relacionado al cumplimiento de objetivos y
metas a su cargo. Los documentos de gestin se caracterizan por derivarse
de una norma de rango superior. Los cuales son:

EL REGLAMAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF

BASE LEGAL
Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y
Funciones ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica, D.S. N 0432006-PCM, publicado el 26/07/2006.
El Reglamento de Organizacin y funciones constituye una de las herramientas ms
importantes para una adecuada gestin administrativa, contiene la estructura orgnica as
como las funciones generales y especficas de cada una de sus unidades orgnicas.

5
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La Secretaria de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros es la

instancia tcnica especializada que brinda asesora para la formulacin del ROF.
El ROF define y contiene:

Lineamientos de Poltica.
Misin, Visin y Objetivos.
Estructura orgnica, Organigrama.
Funciones y areas.

Todas las entidades de la Administracin Pblica deben contar con su respectivo ROF. La
propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultado de un estudio que comprenda:

Las disposiciones legales administrativas de creacin.

La factibilidad de implementar la organizacin propuesta.
Los principales servicios que corresponda a la organizacin.
El sustento tcnico de la estructura y funciones.

El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestin.

Para establecer los tipos de rganos.

Para establecer campos funcionales.
Precisar atribuciones funcionales.
Precisar responsabilidades funcionales.
Precisar las interrelaciones funcionales.
Determinar el rgimen laboral.
Determinar el rgimen econmico financiero.
Servir como un instrumento para el proceso de direccin y control.

El ROF formaliza unidades orgnicas solo hasta el tercer nivel.

A continuacin se ilustra cadenas de mando en algunas entidades Pblicas:

6
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Niveles de aprobacin del ROF.

EL CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL CAP

7
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

BASE LEGAL: Decreto Supremo N 043-2004-PCM

El Cuadro de Asignacin de Personal CAP es un documento tcnico normativo de gestin
institucional que contiene los cargos necesarios de una dependencia para su ptimo
funcionamiento en base a la estructura de la organizacin vigente, prevista en el ROF.
El CAP deber elaborarse tomando como base el Reglamento de Organizacin y
Funciones y la clasificacin de cargos institucional vigente.
SE TENDR EN CUENTA:
- El alcance o cobertura de las acciones.
- Complejidad de las actividades.
- Cantidad de servicios y/o productos.
- Disponibilidad de orden presupuestal.
- Modalidades de gestin establecidas.

Se formaliza las previsiones de cargos.

Asignacin de cargos
Los cargos contenidos en el CAP son independientes de la plaza contenida en el
Presupuesto Analtico de Personal (PAP), a excepcin de aquellos cargos que
corresponden al primer nivel organizacional de la entidad.
Los dems cargos contenidos en el CAP podrn ser asignados a personal de diferente
nivel remunerativo.
La aprobacin del CAP se efecta como sigue:

8
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

PRESUPUESTO ANALITICO DE PERSONAL PAP

Documento de gestin que considera las plazas y el presupuesto para los servicios
especficos del personal permanente y eventual en funcin a la disponibilidad
presupuestal. La plaza es la dotacin presupuestal que se considera en cada caso para el
pago de las remuneraciones por los servicios especficos de personal permanente y
eventual.

MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES MOF

BASE LEGAL: DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR
Es un documento normativo que describe ordenadamente las funciones especficas a
nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y
funciones establecidas en el Reglamento de Organizacin y funciones ROF as como los
requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de asignacin de Personal CAP
precisando las interrelaciones entre los niveles jerrquicos y funcionales.
El MOF permite que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del
cargo que se le ha asignado.
El Manual de Organizacin y Funciones contiene:
Cargos que la conforman
Funciones especificas
9
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Lneas de autoridad y responsabilidad (Depende de Supervisa a)

Niveles de coordinacin (Relacin funcional)
Estructura de cada unidad orgnica (Organigrama)
Requisitos mnimos (Establecidos en los perfiles de cargos)

Caractersticas del MOF

Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos

mnimos de los cargos dentro de una estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus
funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como
sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la simplificacin administrativa proporcionando
informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al
ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los
procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus
funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como
aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las
contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada
unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional,
Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina y rgano de Nivel equivalente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MAPRO

BASE LEGAL: Directiva N 002-77 INAP/DNR)

Es un documento elaborado sistemticamente en el que se indican las actividades a ser

cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberan ser
realizadas, ya sea conjunta o separadamente.
Tipos de procedimientos
Procedimientos Adjetivos
Son aquellos que estn referidos al funcionamiento administrativo de la institucin, se
ubican bsicamente en las reas de apoyo, asesora y direccin.

10
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Procedimientos Sustantivos
Son aquellos que estn referidos a la produccin de bienes o servicios de la entidad, para
dar ms VALOR PBLICO.

El MAPRO debe contener:

Introduccin
ndice
Datos generales
Objetivo
Alcance
Aprobacin y actualizacin
Datos del procedimiento
Nombre del procedimiento y cdigo
Finalidad
Base Legal
Requisitos
Etapas del procedimiento
11

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Instrucciones
Duracin
Diagramacin
Formularios
Glosario de trminos

TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA

El TUPA constituye una herramienta de gestin estratgica, proveyendo de informacin
sistematizada sobre los procedimientos y servicios prestados por la entidad indicando a
los responsables, requisitos y costos, entre otros. La Secretaria de Gestin Pblica de la
Presidencia del Consejo de Ministros brinda asesora tcnica a las entidades para la
elaboracin de su TUPA.
En la actualidad todas las entidades cuentan con su TUPA siguiendo los lineamientos
fijados en la Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.
Con el TUPA, los administrados pueden conocer de forma sencilla los procedimientos,
requisitos y servicios prestados por el Estado a travs de sus entidades.
El TUPA se aprueba mediante Decreto Supremo del sector correspondiente en el caso del
Gobierno Central, las regiones lo aprueban mediante su norma de mximo nivel y los
Gobiernos Locales lo aprueban mediante Ordenanza Municipal.
El TUPA contiene:

Base legal de procedimientos

Requisitos (Documentacin y otros)
Plazos del procedimiento
Calificacin (Automtica o de evaluacin previa con un mximo de 30 das)
Silencios administrativos (Positivo o negativo)
Derechos de tramitacin (Costos)
Vas de recepcin (Dependencia ante la cual presentar las solicitudes)
Autoridad competente para resolver en cada instancia
Autoridad o instancia para resolver recursos impugnativos
Formularios.

SISTEMA NICO DE TRMITES

El Sistema nico de Trmites (SUT) es un aplicativo que une los esfuerzos de la SGP y
de las entidades del Estado para mejorar sustancialmente la Simplificacin Administrativa
y el cumplimiento de la Ley de Transparencia, mediante la gestin integral de los Textos
nico de Procedimientos Administrativos (TUPA).

ESQUEMA SUT
12
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

BASE LEGAL VIGENTE:

Decreto Supremo N 74-95-PCM Disposiciones
transferencia de funciones desempeadas por el INAP.

referidas

la

LEY N 29158 Ley Orgnica Del Poder Ejecutivo

Ley N 27658 Ley Marco de Modernizacin de

la Gestin del Estado.

Ley N 27444- Ley de Procedimiento Administrativo General.

BIBLIOGRAFIA
http://www.pcm.gob.pe/wp-content/uploads/2013/05/PNMGP.pdf
http://www2.congreso.gob.pe/sicr/cendocbib/con4_uibd.nsf/2B585
75817FAAC8705257B6E00749ED8/$FILE/POLITICANACIONALDEMO
DERNIZCIONDELAGESTIONPUBLICAAL2021.pdf
http://www2.congreso.gob.pe/sicr/cendocbib/con4_uibd.nsf/AB7F0
E13FD7237DD05257BFF007A56A4/$FILE/Programa_124.pdf
Jaime Castro Caldern, Sistema Nacional de Modernizacin del
Estado.
http://www.pcm.gob.pe/.

13
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

A
N
E
X
O
S

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

14

ENTREVISTA
CONSUELO ACUO MORALES
ENCARGADA DEL SISTEMA DE RACIONALIZACION DE LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE CHEPEN

PREGUNTAS
1. QUE
ENTIENDE
RACIONALIZACION?

USTED

ACERCA

DEL

SISTEMA

DE

Es un sistema a nivel nacional que es para todas las entidades pblicas, as como
el sistema nacional de tesorera, de contabilidad, de presupuesto, que se usan y
que estn normados a nivel nacional y en todas las entidades te lo van a pedir,
sea el sistema de racionalizacin es para el cumplimiento de diversas funciones,
para lograr que la gestin sea ms eficiente, guardando y cumpliendo criterios
15
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

normativos para formular los documentos de gestin en lo que es el ROP, CAP,

su presupuesto analtico, en otras reas el TUPA, porque tambin hay que ver
sobre los procedimientos administrativos y tambin para ver la cuestin del
personal.

2. APLICAN LA NORMATIVIDAD DEL SISTEMA DE RACIONALIZACION EN

LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHEPEN? SI O NO POR QU
Si lo aplicamos porque es necesaria para la elaboracin de los documentos
de gestin.
Y COMO LO APLICAN?
Lo aplico de acuerdo a los lineamientos que ha establecido el gobierno a
travs de directivas, anteriormente lo tena el INAP y al desaparecer lo
asumi la presidencia del consejo de ministros, entonces nosotros tenemos
que ceirnos a esas normativas, para la formulacin de los documentos,
pero esas funciones estn dentro del sistema de racionalizacin.
Y LOS DOCUMENTOS DE GESTION?

La racionalizacin tiene que ver con la coordinacin los documentos de gestin ,

encontrndose all: el ROF, el TUPA. Tambin norman procedimientos en el rea de
abastecimiento, porque en un rea podemos pedir 20 millares de papel, pero tenemos
que tener en cuenta el criterio de proporcionalidad, ver cuntas personas trabajan ah,
cuanto de papel requieren y que sea necesario y no estar pidiendo por pedir, porque eso
estara yendo contra la racionalizacin que es proporcional. Porque no vas a pedir 20
millares, si de repente ese trabajo lo haces con 6, 7 o 2 millares de papel, por eso se tiene
que hacer de forma proporcional para que tambin se pueda atender a las dems reas,
sino solo una se llevara todo el presupuesto, esto se controla con el cuadro de
necesidades, porque si yo proyecto en mi cuadro de necesidades gastar en el ao 20
millares de papel en el primer trimestre no voy a pedir 20 millares sino que tengo que ir
pidiendo proporcionalmente eso tambin es un poco de los que es racionalizar.
QUE SE DETALLA EN EL CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL?
(Nos muestra un documento)
Ah se detallan todas las plazas que tiene la entidad desde el alcalde provincial, el
personal que debe tener esa unidad, el rgano de control, la procuradura, la gerencia
municipal , y cuantos trabajadores debe tener cada uno de las reas, estas normativas
son parte de la racionalizacin y para formular esos documentos tenemos que guiarnos
de las normas que dado el gobierno, para los cuadros de asignacin del personal, los
lineamientos de cmo lo vamos a elaborar, porque si no cada uno lo hiciera a su modo,
16
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

pero para la administracin pblica es un solo modelo, as tenemos que tenerlo todos,
tiene su codificacin, sus grupos ocupacionales, cuanto es necesario y lo que requiere.
Ahora estamos elaborando otro porque se ha cambiado el ROF, pero siempre bajo los
lineamientos que el estado brinde y como las normas del INAP han sido modificadas
mediante un decreto supremos que dio lineamientos para la formulacin del CAP, pero
despus se cre el servir y desde que est normando este documento regla de
progresin de cuadro de puesto de entidades, despus esto va a cambiar de nombre y se
llamara cuadro de puesto de entidades, pero eso ya es con la normativa actual con servir.

A PARTIR DE QUE AO SE VA PONER EN FUNCIONAMIENTO LA LEY

SERVIR?
A PARTIR DEL AO 2018, pero ya se est dando para las municipales que estn en
trnsito y se han establecido los lineamientos para que se haga.

EL CUADRO DE PERSONAL VA A PASAR A SER EL DOCUMENTO DEL

SERVIR?
S, pero despus se va a transformar en otro documento, el cual va a cambiar de nombre;
se va llamara cuadro de puesto de las entidades, ya no CAP igual el MOF lo van a
modificar entonces un solo documento va reemplazar a este y al MOF, pero todo esto es
parte de la racionalizacin.

3. CREE
USTED
QUE LA APLICACIN
DEL SISTEMA
RACIONALIZACION
OPTIMIZA
LA
ORGANIZACIN
DE
MUNICIPALIDAD DE CHEPEN?

DE
LA

Si
PORQUE?
Porque contribuimos a que la gestin sea ms eficiente, se va a tener
documentos de gestin tcnicos, normativos en favor tanto de la
organizacin como de la comunidad, por ejemplo el TUPA ahora tiene un
efecto en la comunidad, porque cuando tienen que hacer un trmite se
apegan a los requisitos que tiene, los pagos ya estn establecidos, porque
a cada rato no se van a estar fijando tasas, entonces ya hay un solo
documento. Por ejemplo quieres un certificado, te van a decir que
certificado, lo buscan en el internet lo encuentran y te lo dan, por el cual
tienes que pagar 20 soles, que te cobraran en caja, ese proceso ya est
establecido, sino sera un desorden.

17
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

18
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

19
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL