Manual de Contabilidad

MANUAL DE
CONTABILIDAD
Ccuta: Centro Comercial Bolvar Local B21 y B-23 Tels. (7) 5829010
Fecha de Revisin, Febrero 01 de 2012.

Registro de Derechos de Autor Libro-Tomo-Partida 13-16-245 de 06-Jul-2006.
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Impreso en Ccuta, Colombia.
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mismo est sujeta a cambios sin previo aviso. TNS SAS no es responsable de dao alguno, directo o
indirecto, resultante del uso de este manual.
Tabla de Contenido
Contenido
Pg.
CAPITULO 1 ........................................................................................................... 5
CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS ........................................................................................................ 5
CAPITULO 2 ........................................................................................................... 6
ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO ................................................................................................... 6
Visin general..................................................................................................................................................... 6
Contenido del Programa ..................................................................................................................................... 7
CAPITULO 3 ........................................................................................................... 9
OPERACIONES RUTINARIAS..................................................................................................................... 9
Acceso al Programa ............................................................................................................................................ 9
Manejo de Ventanas ..........................................................................................................................................11
Ingreso de la Informacin ..................................................................................................................................14
Como Crear Plan de Cuentas .......................................................................................................................14
Como Crear Terceros ...................................................................................................................................16
Como Crear Prefijos de Documentos ..........................................................................................................25
Como Crear Bancos .....................................................................................................................................27
Como Crear Ajustes por Inflacin ...............................................................................................................29
Como Crear Zonas .......................................................................................................................................30
Como Crear Clasificacin de Terceros ........................................................................................................32
Como Crear Empresas de Comunicaciones .................................................................................................32
Como Crear Conceptos DIAN .....................................................................................................................33
Como Crear Sucursales ................................................................................................................................34
Como Crear Perodo ....................................................................................................................................35
Procesos de la Informacin ...............................................................................................................................36
Cmo Crear Comprobantes .........................................................................................................................36
Cmo Crear Presupuesto .............................................................................................................................42
Cmo Asentar Pendientes ............................................................................................................................43
Como Recalcular .........................................................................................................................................44
Como Trasladar Saldos Ao Anterior ..........................................................................................................44
Como Generar Ajustes por Inflacin ...........................................................................................................45
Como Generar Depreciacin/Amortizacin .................................................................................................46
Como Distribuir Ajustes de Inflacin por Salidas de Inventario .................................................................47
Como Generar Cierre de Costos ..................................................................................................................47
Como Generar Cierre del Ao Fiscal ...........................................................................................................48
Manejo de Informes (Salidas) ...........................................................................................................................50
Cmo Imprimir Balance de Comprobacin .................................................................................................50
Cmo Imprimir Libros Auxiliares ..............................................................................................................53
Cmo Imprimir Comprobante de Diario ......................................................................................................57
Cmo Imprimir Totales por Cuenta entre Fechas ........................................................................................59
Cmo Imprimir Movimiento Diario de Cuentas Especficas .......................................................................60
Cmo Imprimir Flujo de Efectivo Diario ....................................................................................................62
Cmo Imprimir Movimiento de un Tercero ................................................................................................63
Cmo Imprimir Listado de Comprobantes ..................................................................................................65
Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.
Pgina 3
Cmo Imprimir Listado de Notas Internas ..................................................................................................67

Cmo Imprimir Libros Oficiales Libro Diario..........................................................................................69
Cmo Imprimir Libros Oficiales Libro Diario Resumido ........................................................................71
Cmo Imprimir Libros Oficiales Mayor y Balances .................................................................................73
Cmo Imprimir Libros Oficiales Inventario y Balances ...........................................................................76
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Balance General..................................................................79
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Ganancias y Prdidas ..........................................................81
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Estado de Cambios en el Patrimonio ..................................83
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Estado de la Actividad Financiera ......................................84
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Resumen GyP por Centros de Costo ..................................87
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Informes Comparativos Balance de Comprobacin ........89
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Informes Comparativos Balance General ........................91
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Informes Comparativos Ganancias y Prdidas ................93
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Balances de Saldos y Movimientos (CGN) ........................95
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Certificados de Retencin.....................97
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Total Retenido por Concepto ................99
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Detalle de Retenciones por Concepto .101
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Listado de Terceros con Retencin ....103
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A. Certificado de Retencin I.C.A ....................105
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A Archivo de retenciones..................................107
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A Total Retenido por Concepto ........................109
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A Detalle de Retenciones por Concepto ...........111
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.V.A. Certificado de Retencin de I.V.A ...............113
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.V.A Total Retenido por Concepto ........................115
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.V.A Detalle de Retenciones por Concepto ...........117
Cmo Imprimir Informes Tributarios Otros con Base Certificado de Otros con Base ........................118
Cmo Imprimir Informes Tributarios Otros con Base Total por Concepto .........................................120
Cmo Imprimir Informes Tributarios Otros con Base Detalle de Retenciones ...................................122
Cmo Imprimir Informes Grficos Informe Ventas ................................................................................124
Cmo Imprimir Informes Grficos Informe Gastos.................................................................................125
Cmo Imprimir Informes Grficos Informe Utilidad ..............................................................................126
Cmo Imprimir Rango de Comp. de Contabilidad (Texto) .......................................................................127
Cmo Imprimir Numerar Hojas para Libros ..............................................................................................128
Cmo Imprimir Archivos Bsicos Plan de Cuentas ................................................................................129
Cmo Imprimir Archivos Bsicos Terceros ...........................................................................................131
Cmo Imprimir Archivos Bsicos Proveedores......................................................................................134
Cmo Imprimir Ejecucin Presupuestal Presupuesto Aprobado ............................................................136
Cmo Imprimir Ejecucin Presupuestal Presupuesto Ejecutado ............................................................137
OPERACIONES NO RUTINARIAS ...........................................................................................................140
Cmo Configurar los Parmetros...............................................................................................................140
Cmo Bloquear Periodos ...........................................................................................................................145
Cmo Crear Consecutivos .........................................................................................................................146
Cmo Crear Pensamientos .........................................................................................................................147
Diseo de Informes FRF ............................................................................................................................147
Diseo de Informes FR3 ............................................................................................................................148
Cmo Ejecutar Comandos .........................................................................................................................149
Cmo Ejecutar Evento Personalizado ........................................................................................................149
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CAPITULO 1
__________________________________________________________________
CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS
El mdulo de CONTABILIDAD es una herramienta diseada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso
Contable y generar automticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores
resultados tanto econmicos como de tiempo.
Permite el manejo de mltiples empresas, con la posibilidad de que el usuario pueda consultar o modificar
cualquier periodo, presentando una gran flexibilidad. Maneja centros de costos, presupuesto, la emisin de
certificados de Retencin en la Fuente e ICA. Registra los asientos de Egresos, Ingresos, Notas de
Contabilidad y Comprobantes de Contabilidad. Suministra los informes de Balances, Libro Diario, Ganancias
y Prdidas, Libros exigidos por la Ley.
Pgina 5
CAPITULO 2
__________________________________________________________________
ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO

Visin general
A continuacin se muestra un cuadro sinttico de las utilidades del Mdulo de Contabilidad, con sus
respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
ENTRADAS
Plan de Cuentas
Terceros
Prefijos de Documentos
Bancos
Ajustes por Inflacin
Zonas
Clasificacin
de
Terceros
Empresas
de
Comunicaciones
PROCESO
Comprobantes
Amortizacin/Depreciacin
Cierre Ao Fiscal
SALIDA
Balance
de
Comprobacin
Libros Auxiliares
Libros Oficiales
Estados
Financieros
Bsicos
Informes Tributarios
Archivos Bsicos
Numerar Hojas para
Libros
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Contenido del Programa

A continuacin se presenta la estructura del mdulo de CONTABILIDAD de Visual TNS:
ARCHIVOS
Plan de Cuentas
Terceros
TABLAS
Prefijos de Documentos
Bancos
Tipos de I.C.A
Zonas
Clasificacin de Terceros
Empresas de Comunicaciones
Conceptos DIAN
Sucursales
Periodo
Empresas
Login
CONFIGURACION
Parmetros de Usuario
Generales
Bloqueo de Periodos
Consecutivos de Documentos
Pensamientos
Diseo de Informes FRF
Diseo de Informes FR3
Ejecutar Comando
Ejecutar Evento Personalizado
Salir
MOVIMIENTOS
Comprobantes
Presupuesto
Asentar Pendientes
ESPECIALES
Recalcular
Trasladar Saldos Ao Anterior
GENERAR ASIENTOS

Depreciacin/Amortizacin
Distribucin de Ajustes por Salidas de Inventario
Cierre de Costos
Cierre Ao Fiscal
IMPRIMIR
Balance de Comprobacin
LIBROS AUXILIARES
Libro Auxiliar
Comprobante de Diario
Total por cuenta entre fechas
Mto. Diario de Cuentas Especficas
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Flujo de Efectivo Diario

Movimiento de un Tercero
Listado de Comprobantes
Listado de Notas Internas
LIBROS OFICIALES
Libro Diarios
Libro Diario Resumido
Mayor y Balances
Inventario y Balances
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
Balance General
Ganancias y Prdidas
Estado de Cambios en el Patrimonio
Estado de la Actividad Financiera
Resumen GyP por Centros de Costo
INFORMES COMPARATIVOS
Balance de Comprobacin
Balance General
Ganancias y Prdidas
INFORMES TRIBUTARIOS
RETENCION EN LA FUENTE
Certificados de Retencin
Total retenido por Concepto
Detalle de Retenciones por Concepto
Listado de Terceros con Retencin
RETENCION DE I.C.A
Certificado de Retencin I.C.A.

Total retenido por concepto
RETENCION I.V.A
Certificado de Retencin de I.V.A.

ARCHIVOS BASICOS
Plan de Cuentas
Terceros
Proveedores
HERRAMIENTAS
Importar Datos Visual TNS

Importar/Exportar Archivos Planos
Unificar Terceros
Unificar Cdigos Contables
Calculadora
AYUDA
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CAPITULO 3
__________________________________________________________________
OPERACIONES RUTINARIAS
Acceso al Programa
El usuario al dar clic sobre el icono de CONTABILIDAD visualizar la siguiente ventana:
En esta ventana se muestra la fecha de actualizacin del programa y un pensamiento. Dando ENTER o clic
en el botn
u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecer y se mostrar la ventana de
seleccin de empresa:
Pgina 9
Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde est ubicada la Base de Datos y el
nombre del Servidor en el cual est ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botn
oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecer y se mostrar la ventana de Inicio de Sesin:
En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contrasea la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si
la Contrasea es correcta la ventana desaparecer y se mostrar la ventana Principal del programa:
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Manejo de Ventanas
Ventana Principal
Barra Principal
Barra Botones de Acceso Rpido
Barra Men Principal
Barra Informativa
Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar
y cerrar la ventana principal.
Barra Men Principal: Muestra el men general del programa.
Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el mes y el ao actual, y el nombre del Mdulo.
Barra de estado: Muestra informacin de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el
Usuario que est actualmente trabajando.
Barra Botones de Acceso Rpido: En ella se encuentran las opciones ms usadas de los mens. Estos
botones son de gran ayuda porque minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos
despliegan la ventana de una opcin de men.
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Acceso a la tabla de Plan de Cuentas

Acceso a la tabla de Terceros
Acceso a la tabla de Sucursales
Acceso a la tabla Perodos
Acceso a la Calculadora
Acceso a la tabla de Comprobantes
Acceso a la ventana de cambio de usuario
Acceso al listado de Empresas
Se desplaza al primer registro.

Se desplaza al registro anterior.
Se desplaza al registro siguiente.
Se desplaza al ltimo registro.
Permite Insertar un registro. Tambin se puede usar la tecla INS.
Permite Borrar un registro. Tambin se puede usar la tecla SUPR.
Permite Editar o Modificar un registro. Tambin se puede usar la tecla F9.
Permite Grabar un registro. Tambin se puede usar la tecla F11.
Permite Cancelar cualquier accin sobre un registro. Tambin se puede usar la tecla ESC.
Refresca la Informacin.
Pgina 12
Botn Vista Detalle Vista Listado
Cuadro de Filtro
Lista de Periodos
Botn de Bsqueda
Lista Desplegable de Campos
Botn Vista Detalle Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno o como un listado.
Cuadro de Filtro: Muy til para filtrar informacin, depende de lo que se escriba en l y del campo de la lista
desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la bsqueda.
Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre l despliega un listado de campos con los cuales se puede
filtrar la informacin.
Lista de Periodos: Al dar clic sobre el despliega dos posibilidades para ver comprobantes: periodo actual o
todos los periodos.
Botn de Bsqueda: Dando un clic sobre l activa la bsqueda. Filtra la informacin si se escribe algo en el
cuadro de filtro de lo contrario ordena la informacin segn el campo de la lista desplegable.
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Ingreso de la Informacin
RECUERDE...
Para comenzar a manejar las diferentes opciones del mdulo de CONTABILIDAD, primero se deben ingresar
los parmetros; cmo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
Como Crear Plan de Cuentas

Esta opcin le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Cdigos Contables que se
requieren para el manejo de la informacin contable de la empresa. Para la creacin de un nuevo Cdigo
Contable solo se digita el cdigo del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
Ingrese al men Archivo.

Seleccione la opcin Plan de Cuentas con solo darle un clic en la pestaa o presionando la tecla CTRL
ms T. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Cdigo Contable, seguidamente le aparecer las nuevas
casillas en blanco, lista para insertar la nueva informacin
Pgina 14
Diligencie la siguiente informacin:

Cdigo: Aqu se ingresa el cdigo con el cual se va a registrar el Cdigo Contable en el sistema, de acuerdo
al Plan nico de Cuentas P.U.C. Creando primero las cuentas Mayores y luego la cuenta Auxiliar.
Nombre: Introduzca aqu el primer nombre de la Cuenta, el cual es uno de los datos ms importantes ya que
no puede quedar vaco.
Cuenta se subdivide en Terceros: Marque si la cuenta maneja tercero o no, para que pueda ver reportes con
Terceros, sin necesidad de crear los Terceros como cuentas contables auxiliares.
Tipo de Cuenta Tipo de Retencin: Se utiliza est opcin para los cdigos contables de Tipo Retencin,
ya sea: Fuente IVA ICA (2365-2367-2368), seleccionando en la pestaa
el Tipo y si no se deja en
Ninguna. Es importante sealarla cuando sea de tipo retencin la cuenta para que al efectuar un Comprobante
de Egreso me muestre la base y el porcentaje de retencin, de esta forma poder sacar los respectivos
Certificados de Retencin.
Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje (3.5 6 10) de retencin de la respectiva cuenta.

Base mnima: Se digita la base mnima para practicar la Retencin, solo es informativo.
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Ajustes por Inflacin: Se debe digitar las cuentas de Ajustes por Inflacin (Debite a) (Acredite a) cuando a la
cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el cdigo contable se da clic en la
pestaa
o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecer la ventana del Plan de Cuentas.
Depreciacin/Amortizacin: Se debe digitar las cuentas de Depreciacin o Amortizacin (Debite a)

(Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el cdigo
contable se da clic en la pestaa
de Cuentas.
o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecer la ventana del Plan
Otros Cuentas de Cierre: Se digita la cuenta debito y crdito de cierre de esta cuenta. Se usa cuando se
est manejando el mdulo de produccin o de operacin.
Otros Centros Permitidos: Se digita el Centro de Costos que quiero manejar con dicha cuenta auxiliar.
Otros Tipo de Saldo: Seleccione a qu tipo de saldo corresponde, ya sea corriente o no corriente, aplica
para cuentas del balance general.
Otros - Concepto DIAN: Se digita el concepto DIAN correspondiente a la cuenta auxiliar, esto para efectos
de generacin de informacin exgena por medio del software, debe tener en cuenta que estos cdigos deben
ser iguales a los emitidos por la DIAN en las resoluciones de regulacin de esta informacin.
Otros - Tercero para Pagos: Se digita el tercero que quiere manejar con dicha cuenta auxiliar.
Homologacin NIIF- Cdigo NIIF: Digite el Cdigo del estndar de contabilidad para la Homologacin del
las cuentas con los estndares internacionales de contabilidad.
Homologacin NIIF-Nombre NIIF: Digite el Nombre del estndar de contabilidad para la Homologacin
del las cuentas con los estndares internacionales de contabilidad.
Como Crear Terceros

Esta opcin le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una
relacin directa o indirecta con la empresa. Para la creacin de un nuevo Tercero solo se digita el cdigo del
mismo, con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
Ingrese al men Archivo.

Seleccione la opcin Terceros con solo darle un clic en la pestaa o presionando la tecla CTRL ms W.
A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Pgina 16
Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecer las nuevas casillas
en blanco, lista para insertar la nueva informacin
Cdigo: Aqu se ingresa el cdigo con el cual se va a registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no
deje espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro del Tercero.
Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que esta insertando. Si
desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botn
puede escoger. (Cdula, NIT, Tarjeta, Extranjera).
aparecer el listado de los tipos que
No. Identificacin: Aqu se ingresa la identificacin del Tercero, se recomienda que no deje espacios o
puntos entre los nmeros que identificarn al registro del Tercero.
Nombre: Introduzca aqu el nombre completo del Tercero tal como aparece en la Cdula de Ciudadana o en
RUT, este es uno de los datos ms importantes ya que no puede quedar vaco.
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Apellidos: Al dar enter despus de introducir el nombre estos campos se llenarn automticamente, pero
tambin puede introducir manualmente los apellidos del tercero.
Nombres: Al dar enter despus de introducir el nombre estos campos se llenarn automticamente, pero
tambin puede introducir manualmente los nombres del tercero.
Datos Generales:
Rep. Legal: Introduzca aqu el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o
tercero, el cual es uno de los datos ms importantes.
Direccin: Digite aqu la direccin completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes
del registro.
Ciudad: Introduzca el cdigo de la Ciudad en la cual est ubicado el Tercero. Si no lo sabe, lo puede
registrar con solo dar clic en el botn o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de
Ciudades. Ver Cmo crear Ciudades. Se debe tener cuidado en digitar la ciudad en todos los terceros ya que
hay informes que filtran por este campo.
Telfonos: Aqu debe introducir los nmeros telefnicos donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la
informacin relacionada con este.
Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si
no la sabe, la puede registrar con solo dar clic en el botn
ubicacin.
y explorando el sistema hasta encontrar la
Zona: Introduzca el cdigo correspondiente a la Zona de ubicacin del Tercero. Si desea desplegar las
diferentes Zonas de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de
Zonas. Es til para Informes estadsticos que filtran por este campo. Ver Cmo crear Zonas.
Clasificacin: Digite el cdigo correspondiente a la Clasificacin del Tercero.
Si desea desplegar las
diferentes Clasificaciones de clic en el botn

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la
ventana de Clasificacin de Terceros. til para informes estadsticos que filtran por este campo. Ver Cmo
crear Clasificacin de Terceros.
Observaciones: Aqu puede introducir los dems datos que tenga sobre informacin relacionada con el
Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro.
Tipo de Tercero: Debe seleccionar el tipo de Tercero mediante la activacin de la casilla correspondiente
segn el rol que cumpla, en este caso puedes escoger ocho opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor,
Vendedor, empleado, fiador, mesa, mostrador y otro.
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Datos Adicionales:
Direccion2: Digite aqu la segunda direccin completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos
importantes del registro.
Telefono2: Aqu debe introducir los dems nmeros telefnicos donde puede ubicar al Tercero y manejar
mejor la informacin relacionada con este.
Zona2: Introduzca el cdigo correspondiente a la segunda Zona de ubicacin del Tercero. Si desea desplegar
las diferentes Zonas de clic en el botn
de Zonas. Ver Cmo crear Zonas.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana
E-mail: Introduzca la direccin de correo electrnico correspondiente al Tercero que esta registrando con los
ms mnimos detalles para mejor claridad en el intercambio de informacin.
Beeper: Aqu debe introducir los nmeros con el cual est identificado el Beeper donde puede ubicar al
Tercero y manejar mejor la informacin.
Emp. Beeper: Introduzca el cdigo correspondiente a la Empresa a la cual est afiliado el Beeper de
propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver
Cmo crear Empresas de Comunicaciones.
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Celular: Aqu debe introducir los nmeros con el cual est identificado el Celular donde puede ubicar al
Tercero y manejar mejor la informacin.
Emp. Celular: Introduzca el cdigo correspondiente a la Empresa a la cual est afiliado el Celular de
propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver
Cmo crear Empresas de Comunicaciones.
Salario Bsico: Digite el salario bsico correspondiente al tercero que esta registrando, esta informacin es
muy til en entidades donde el aporte es un porcentaje de los ingresos de los terceros.
Aporte (%): Digite el porcentaje del salario bsico correspondiente a los aportes del tercero mensualmente
esto aplica para entidades que manejen el mdulo de Cartera Financiera.
Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando.
Contabilidad:
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Auxiliar Deudores: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este
Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de
Retencin en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar
las diferentes Cuentas de clic en el botn
de Plan de Cuentas
Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin
en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las
diferentes Cuentas de clic en el botn
Plan de Cuentas.
Auxiliar Proveedores: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores

para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el
botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de
Retencin en la Fuente en Compras para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea
desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
la ventana de Plan de Cuentas.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer
Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de
Retencin en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea
desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
la ventana de Plan de Cuentas.
Datos Tributarios:
Rgimen Simplificado: Se activa la opcin cuando el Tercero es un Proveedor de Rgimen Simplificado, me
permite generar un Certificado (Nota Interna) requerido por la D.I.A.N.
Agente Autorretenedor: Se activa la opcin cuando el Tercero es un Proveedor Autorretenedor, por lo tanto
el sistema no permite hacerle retencin en el momento del pago.
Gran Contribuyente: Se activa la opcin cuando el Tercero es un Proveedor Gran Contribuyente, por lo
tanto el sistema no permite hacerle retencin en el momento del pago.
% Ret.Fte. Compra: Digite el porcentaje de retencin en compras que se le va a aplicar al proveedor.
% Ret.Iva. Compra: Digite el porcentaje de retencin de IVA que se le va a aplicar al proveedor.
% Ret.ICA. Compra: Digite el porcentaje de retencin de Impuesto de Industria y comercio que se le va a
aplicar al proveedor.
% Ret.Fte. Venta: Digite el porcentaje de retencin que nos va a aplicar el cliente al momento de la venta.
% Ret.Iva. Venta: Digite el porcentaje de retencin de IVA que nos va a aplicar el cliente al momento de la
venta
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% Ret.ICA. Venta: Digite el porcentaje de retencin de Impuesto de Industria y Comercio que nos va a
aplicar el cliente al momento de la venta
Datos de Facturacin:
Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el
Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente se haya realizado una compra. No es modificable por el
usuario.
Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra, en
caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente se haya realizado una compra. No es
modificable por el usuario.
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Nro. Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el nmero por el cual fue realizada la Ultima Compra,
en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor. No es modificable por el usuario.
Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero
sea de Tipo Cliente y que efectivamente se haya realizado una venta. No es modificable por el usuario.
Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso
de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente se haya realizado una Venta. No es modificable
por el usuario.
Vendedor: Digite el cdigo correspondiente al Vendedor el cual est directamente relacionado con el
Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA
Asesor: Introduzca el cdigo correspondiente al Asesor el cual est directamente relacionado con el Tercero.
Si desea desplegar las diferentes Asesores de clic en el botn
aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y
Facturar A: Digite el cdigo correspondiente al Tercero el cual est directamente relacionado con el Tercero
y al cual se le va a cargar la facturacin. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
Cuota Moderadora: Introduzca el porcentaje de la cuota que se va a manejar para este tercero segn la
compra que realice.
Tipo Lista de Precios: Introduzca el nmero de la Lista de Precios del artculo que se va a manejar para las
ventas que se le realicen a este Tercero en caso de que sea Cliente, puede digitar 1, 2, 3, 4 o 5.
Comisin del Vendedor: Introduzca el porcentaje de la comisin que se ganar el vendedor asociado en caso
de que realice una venta a este cliente.
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Datos de Cartera:
Cobrador: Introduzca el cdigo correspondiente al Cobrador el cual est directamente relacionado con el
Tercero. Si desea desplegar los diferentes Cobradores de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA
Fiador 1: Digite el cdigo correspondiente al Primer Fiador el cual est directamente relacionado con el
Tercero y respalda el crdito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botn
Pgina 24
Fiador 2: Digite el cdigo correspondiente al Segundo Fiador el cual est directamente relacionado con el
Tercero y respalda el crdito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botn
Mx. Crdito Ventas: Debe digitar la cantidad mxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crdito.
Plazo Cartera: Debe digitar la cantidad mxima de plazo en das a la cual el Tercero tiene derecho a crdito,
este valor es informativo y lo siguiere al momento de insertar una venta.
Plazo Mximo en Mora Das: Debe digitar la cantidad mxima de plazo en das en mora al cual el Tercero
tiene derecho, esto con el fin de que el sistema restrinja las ventas a crdito de dicho cliente
Mx. Crdito Compras: Debe digitar la cantidad mxima en dinero al cual tiene derecho la Empresa en
crdito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor.
Cliente Aplica Retencin: Debe seleccionar la casilla si el cliente aplica retencin sobre las compras que
realiza, en caso de que no aplique retencin se deja en blanco.
Tablas:
Como Crear Prefijos de Documentos

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la
creacin de un nuevo Prefijo solo se digita la identificacin del mismo, con todos los datos correspondientes
para el registro:
1.
2.
3.
Ingrese al men Archivos.

Seleccione la opcin Tablas.
Seleccione la opcin Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaaError! Marcador no
definido.. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Pgina 25
Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecer las nuevas casillas
en blanco, listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no
deje espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro del Prefijo.
Descripcin: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la
descripcin ya que es un dato muy importante.
Cdigo Prefijo Impresin: Digite el cdigo que se va utilizar para imprimir, en caso de que el prefijo
asignado por la DIAN sea superior a dos dgitos.
Factura de Venta:
Formato Factura de Venta: Debe seleccionar el tipo de factura que desea imprimir para el correspondiente
prefijo. Si desea desplegar las diferentes opciones de clic en el botn
y aparecer el listado de los tipos
que puede escoger, en este caso son: Ninguno, Diseada, Estndar Grafica, POS Estndar, Especfica,
Estndar de Texto, Diseada II, Personalizada.
Pgina 26
Archivo Factura Estndar: Introduzca aqu el nombre del archivo junto con su extensin, asociado al
reporte correspondiente de factura estndar para este prefijo.
Nombre de Evento Personalizado: Aqu debe digitar el nombre del evento que se diseo para personalizar
la factura del correspondiente prefijo.
Forma de Pago: Debe seleccionar el tipo de forma de pago que desea configurar por defecto para el
correspondiente prefijo. Si desea desplegar las diferentes opciones de clic en el botn
y aparecer el
listado de los tipos que puede escoger, en este caso son: Ninguno, Contado, Crdito y Mltiples.
Renglones por Factura: Introduzca aqu el nmero de tems que se pueden imprimir en la factura para el
correspondiente prefijo.
Recibos de Caja:
Formato de Recibo de Caja: Debe seleccionar el tipo de Recibo de Caja que desea imprimir para el
correspondiente prefijo. Si desea desplegar las diferentes opciones de clic en el botn y aparecer el listado
de los tipos que puede escoger, en este caso son: Ninguno, Diseado - Grafico, Estndar Texto, Estndar Grafico, Estndar - POS, Especfico, Personalizado, Estndar Contabilidad.
Nombre de Evento Personalizado: Aqu debe digitar el nombre del evento que se diseo para personalizar
el Recibo de Caja del correspondiente prefijo.
Puertos de Impresin:
Puerto de Impresin: Debe digitar la ruta del puerto de impresin, donde saldrn impresas las facturas del
presente prefijo.
Copia de la Factura: Introduzca aqu la ruta del puerto de impresin, donde saldrn impresas las copias de
las facturas del presente prefijo.
RECUERDE...
Si se equivoc o no est de acuerdo con la informacin presione clic en el botn lateral del registro para
marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre
l y digita la informacin respectiva.
Si no recuerda algn dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botn Buscar.
Como Crear Bancos

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la
empresa. Para la creacin de un nuevo Banco solo se digita la identificacin del mismo con todos los datos
correspondientes para el registro:
1.
Pgina 27
2.
Seleccione la opcin Bancos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecer las nuevas casillas
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no
deje espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro del Banco.
Nombre: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar el Banco, tenga en cuenta la claridad de la
descripcin ya que es un dato muy importante.
Cuenta No: Introduzca aqu la cuenta corriente o de ahorros con la cual se identifica el Banco, tenga en
cuenta la exactitud de este nmero, ya que es un dato muy importante
Cuenta Contable: Digite el cdigo correspondiente a la cuenta contable para este Banco. Si desea desplegar
los diferentes cuentas de clic en el botn
de Cuentas.
Formato C. Egreso: Debe seleccionar un tipo de formato para la respectiva impresin del comprobante de
egreso. Si desea desplegar las diferentes opciones de clic en el botn
y aparecer el listado de los tipos
que puede escoger, en este caso son: Diseado Grafico, Estndar Texto, Estndar Grafico, Estndar
POS, Personalizado, Estndar Contabilidad o Ninguno.
Pgina 28
Cheque Inicial: Introduzca aqu el nmero en que empieza el consecutivo de la correspondiente chequera y
as tener un mejor control sobre cada uno de los cheques.
Cheque final: Introduzca aqu el nmero en que termina el consecutivo de la correspondiente chequera y as
tener un mejor control sobre cada uno de los cheques.
Consecutivo Cheque: Este campo le mostrar el nmero consecutivo del ltimo cheque que se imprimi
junto con el comprobante de egreso.
Tarjeta de Crdito:
Comisin: Digite el valor porcentual en nmeros de la comisin que el banco retiene por las transacciones
con tarjeta de crdito.
Gravamen Mov. Financiero: Es el Gravamen por movimiento bancario, actualmente es el 4x1000.
Tercero Banco: Digite el cdigo correspondiente del Tercero, al cual se le girar el valor de las comisiones
generadas por operaciones con tarjeta de crdito perteneciente al respectivo Banco. Si desea desplegar las
diferentes Terceros de clic en el botn
Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana.
El Botn
se usa para configurar las coordenadas o ubicaciones de los datos en el
momento de la impresin de los comprobantes en el Mdulo de Contabilidad.
RECUERDE...
Como Crear Ajustes por Inflacin

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar la Tabla de Factores P.A.A.C. para poder generar los
Ajustes por Inflacin. Para la creacin de un nuevo Ajuste por Inflacin solo se digita la identificacin del
mismo, con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Ajustes por Inflacin con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
desplegar la siguiente ventana:
Pgina 29
Despus se digita en el respectivo mes el Factor o Porcentaje (%) del P.A.A.G, oprimiendo la opcin Aceptar
para que tome el registro.
Como Crear Zonas

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Zonas en que estn divididas la
ubicacin de los diferentes Terceros. Para la creacin de una nueva Zona solo se digita el cdigo del mismo,
con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Zonas con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 30
Despus se presiona la tecla Insert para crear la nueva Zona, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en
blanco, listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar la Zona dentro del sistema, se recomienda que sea un
cdigo con el cual se pueda identificar rpidamente la Zona.
Nombre: Introduzca aqu el nombre completo de la Zona, el cual es uno de los datos ms importantes para su
identificacin en el sistema.
Cuenta de Faltantes: Digite la cuenta contable donde se llevarn los faltantes de inventario, cuando se
realicen la notas de inventario. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.
o presione la
RECUERDE...
Pgina 31
Como Crear Clasificacin de Terceros

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Clasificaciones de Terceros
que se manejaran en el sistema. Para la creacin de una nueva Clasificacin de Terceros solo se digita el
cdigo del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Clasificacin de Terceros con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Despus se presiona la tecla Insert para crear la nueva Clasificacin de Terceros, seguidamente le aparecer
las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar la Clasificacin del Tercero dentro del sistema, se
recomienda que no deje espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro de Clasificacin del
Tercero.
Descripcin: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar la Clasificacin del Tercero, tenga en
cuenta la claridad de la descripcin ya que es un dato muy importante.
Como Crear Empresas de Comunicaciones

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Empresas de
Comunicaciones que existen en el medio. Para la creacin de una nueva Empresa de Comunicaciones solo se
digita la identificacin de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro:
1.
Pgina 32
2.
3.

Seleccione la opcin Empresas de Comunicaciones con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin
se desplegar la siguiente ventana:
Despus se presiona la tecla Insert para crear la nueva Empresa de Comunicaciones, seguidamente le
aparecer las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva informacin.
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar la Empresa de Comunicaciones dentro del sistema, se
recomienda que no deje espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro de la Empresa de
Comunicaciones.
Nombre: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar la Empresa de Comunicaciones, tenga en
cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante.
Telfono: Introduzca aqu el nmero telefnico para la ubicacin y atencin de los inconvenientes que se
tengan con sus servicios.
Observaciones: Aqu puede introducir los dems datos que tenga sobre informacin relacionada con la
Empresa de Comunicaciones o detalles a tener en cuenta en este registro.
Como Crear Conceptos DIAN

Esta opcin le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes conceptos emitidos por la
DIAN para la generacin de la informacin exgena por medio del sistema:
1.
2.

Pgina 33
3.
Seleccione la opcin Conceptos DIAN con solo darle un clic en la pestaa.

A continuacin se
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar el concepto asociado a las respectivas cuentas
contables, y el cual sirve de identificacin ante la DIAN, tenga en cuenta que este dato es muy importante ya
que de la exactitud de este dato se generar correctamente la informacin exgena.
Nombre: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar el Concepto correspondiente segn la DIAN,
este es un dato muy importante.
Literal: Literal segn Estatuto Tributario. Actualmente no es requerido para la presentacin de las Exgenas.
Como Crear Sucursales

Esta opcin le permite al usuario registrar Sucursales cuando la empresa las tiene y de esta forma llevar una
sola contabilidad junto con la Principal, en caso de no tener Sucursales se maneja solo la Principal. Para la
creacin de una nueva Sucursal solo se digita la identificacin de la misma, con todos los datos
correspondientes para el registro:
1.
2.

Seleccione la opcin Sucursales con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 34
Despus se presiona la tecla Insert para crear la nueva Sucursal, seguidamente le aparecer las nuevas casillas
Cdigo: Digite el cdigo con el cual se va a identificar la Sucursal dentro del sistema, se recomienda que no
deje espacios o puntos entre los nmeros que identificarn al registro de la Sucursal.
Descripcin: Introduzca aqu el nombre con el cual se identificar la Sucursal, tenga en cuenta la claridad de
este campo, ya que es un dato muy importante.
Datos Generales
Direccin: Introduzca aqu la direccin completa de la empresa, este dato es importante para que aparezca en
los Certificados de Retencin.
Ciudad: Digite la Ciudad donde la empresa desarrolla su actividad. Si desea desplegar los diferentes
Ciudades de clic en el botn
Ciudades.
Telfono: Introduzca aqu el nmero telefnico para la ubicacin.

Carpeta Especficos: Introduzca aqu el nombre asignado a la carpeta de formatos especficos para la
impresin en esta sucursal.
Bodegas Permitidas: Introduzca aqu el cdigo de las bodegas que se le permiten trabajar a esta sucursal,
esto con el fin de evitar equivocaciones al momento de la venta.
Como Crear Perodo

Esta opcin le permite al usuario seleccionar el perodo contable en el cual desea trabajar. Para cambiar de
Perodos solo se selecciona la opcin:
1.
2.

Seleccione la opcin Perodo con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:

Perodo: Seleccione el perodo en el cual desea trabajar oprimiendo el botn
diferentes perodos, al dar clic en aceptar me ubico en el perodo actual.
se desplegar los
Pgina 35
Procesos de la Informacin
Cmo Crear Comprobantes
Esta opcin le permite elaborar o ingresar los Comprobantes de todos los perodos, igualmente le muestra los
Documentos generados de los Mdulos de Facturacin Inventario Cartera y Tesorera. Ingrese al men
Movimientos.
1.
2.
Seleccione la opcin Documentos con solo darle un clic en la pestaa.

Para insertar un nuevo Comprobante solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botn
correspondiente y seguidamente aparecer la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para
insertar la correspondiente informacin.
Pgina 36

Tipo: Digite el cdigo correspondiente al tipo de Comprobante que va a realizar. Si desea desplegar los
diferentes Tipos de Documentos de clic en el botn
la ventana de Documentos.
Nmero: Digite el cdigo correspondiente al prefijo del Comprobante y seguidamente el nmero asignado al
respectivo Comprobante. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un nmero consecutivo dependiendo
del tipo de prefijo que haya escogido.
Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomndola del sistema operativo para el tipo de
Comprobante que se est elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato
correcto de la fecha dd/mm/aaaa (da/mes/ao).
Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomndola del sistema operativo para el tipo de
Comprobante que se est elaborando en el momento que el usuario asienta el Comprobante. Este campo no es
modificable por el usuario.
Concepto: Introduzca el detalle del Comprobante o la informacin necesaria para identificar que
Comprobante en especial se est registrando.
Guarde los datos registrados del Encabezado del Comprobante de Contabilidad (F11), para que se despliegue
la siguiente Ventana de ASIENTOS CONTABLES.
Pgina 37
Para insertar un nuevo Asiento Contable solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botn
correspondiente y seguidamente aparecer la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para
insertar la correspondiente informacin.

Cuenta: Digite el cdigo correspondiente a la cuenta contable para este asiento. Si desea desplegar las
diferentes cuentas de clic en el botn
Cuentas.
Valor: Aqu el sistema pide el valor total de la cuenta contable que est registrando en el asiento o
transaccin. Al frente seale si el valor de la cuenta es de Naturaleza D (Dbito) o C (Crdito).
Tercero: Digite el cdigo correspondiente al Tercero que est clasificado como Cliente-Cobrador-ProveedorVendedor-Empleado, con el cual la empresa realiza la transaccin. Si desea desplegar las diferentes Terceros
de clic en el botn
Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana. Ver Cmo crear
Concepto: Introduzca el detalle del Comprobante o la informacin necesaria para identificar qu asiento en
especial se est registrando, por defecto trae el mismo concepto del Comprobante.
Documento: digite el tipo y el nmero de Documento que est usando como soporte de la transaccin (FVFC-NC-ND-CH-CG-CC), para identificar el Comprobante en especial que se est registrando. Para guardar
los datos del asiento termine con enter u oprima F11.
Siga insertando los asientos necesarios hasta que el Comprobante quede totalmente BALANCEADO, en la
parte superior puede ir mirando el Total Dbito Total Crdito y Diferencia.
Pgina 38
RECUERDE...
Para registrar fsicamente el documento debe utilizar el botn

el documento para ser modificado debe presionar el botn
o presionar la tecla F2 o si desea reversar

o presionar la tecla F3.
Si desea imprimir un Comprobante, debe presionar el botn
desea imprimir, y luego da click en aceptar.
y seleccionar el tipo de comprobante que
Si desea imprimir un rango de comprobantes debe presionar el botn
y aparecera la siguiente ventana:
Si desea copiar un rango de comprobantes que se repite todos los perodos, debe presionar el botn Copiar
Rango de Comprobantes como....
y llenar los siguientes campos:
Pgina 39
Copiar
Tipo: Digite el cdigo correspondiente al tipo de Comprobantes que desea copiar. Si desea desplegar los
diferentes Tipos de Comprobantes de clic en el botn
aparecer la ventana de Comprobantes.
No. Inicial: Digite el cdigo correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero asignado al Comprobante
inicial que desea copiar.
No. Final: Digite el cdigo correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero asignado al Comprobante
final que desea copiar.
Como
Tipo: Digite el cdigo correspondiente al tipo de Comprobantes que va a copiar. Si desea desplegar los
No. Inicial: Digite el cdigo correspondiente al prefijo y seguidamente el nmero asignado al Comprobante
donde iniciar la respectiva copia.
Fecha: En este campo digite la fecha para el rango de Comprobantes que est copiando. Este campo puede
ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (da/mes/ao).
Si desea copiar un Comprobante que se repite todos los perodos, debe presionar el botn Copiar
Comprobante como....
y llenar los siguientes campos:
Pgina 40
Tipo: Digite el cdigo correspondiente al tipo de Comprobante que va a copiar. Si desea desplegar los
Nmero: Digite el cdigo correspondiente al prefijo del Comprobante y seguidamente el nmero asignado al
respectivo Comprobante.
Fecha: En este campo digite la fecha para el tipo de Comprobante que est copiando. Este campo puede ser
modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (da/mes/ao).
Concepto: Introduzca el detalle del Comprobante o la informacin necesaria para identificar que
Comprobante en especial se est registrando.
Copiar Concepto en detalle de asiento: seale si quiere que el Concepto del comprobante sea igual al
Concepto en el detalle de los asientos del comprobante copiado.
Si desea importar detalle desde archivo plano de clic en
y aparecera la siguiente ventana:
Pgina 41
Archivo de Origen: Seleccione el archivo donde se encuentra el detalle del comprobante que se encuentra en
una
archivo
.CSV.
Cmo Crear Presupuesto

Esta opcin le permite al usuario crear un presupuesto para las cuentas del estado de resultados y poder
controlar hasta donde se ha ejecutado el mismo durante el ao.
1.
2.
Ingrese al men Movimientos.

Seleccione la opcin Presupuesto con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Al darle clic en cualquier cuenta se mostrar la siguiente ventana:
Pgina 42
Digite el presupuesto de cada una de las cuentas por cada periodo del ao.
Cmo Asentar Pendientes

Esta opcin le permite al usuario asentar todos los documentos pendientes en el perodo o en todos, esto con
el fin de no hacerlo uno a uno.
1.
2.

Seleccione la opcin Asentar Pendientes con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 43
Perodos a Asentar
Perodo Actual: Si quiere asentar los documentos pendientes por asentar en el perodo actual, seleccione esta
opcin.
Todos los Perodos: Si quiere asentar los documentos pendientes por asentar de todos los perodos seleccione
esta opcin.
Como Recalcular
Esta opcin le permite al usuario hacer un recalculo de la informacin digitada en el sistema. Con solo
ubicarse en el perodo actual este proceso lo hace desde el perodo inicial, no es necesario hacerlo mes por
mes.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Especiales.
Seleccione la opcin Recalcular con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Seleccione la opcin SI o NO para realizar el proceso de Recalcular en el mdulo de Contabilidad.
Como Trasladar Saldos Ao Anterior

Esta opcin le permite al usuario trasladar los saldos de contabilidad del ao inmediatamente anterior. Para
ello debe haber hecho el cierre del ao fiscal de la empresa del ao anterior.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Trasladar Saldos Ao Anterior con solo darle un clic en la pestaa.
continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Pgina 44
A continuacin Seleccione la empresa del ao anterior.
RECUERDE...
Para hacer este proceso debe estar ubicado en la empresa actual y en el Perodo inicial 00. El Programa le
genera en Movimientos el Comprobante SALDOI 00.
Al dar clic sobre el botn Trasladar se muestra la siguiente Pantalla:
Seleccione la opcin SI o NO si desea trasladar los saldos de la empresa del ao anterior.
Como Generar Ajustes por Inflacin

Esta opcin le permite al usuario Generar los Ajustes por Inflacin del respectivo mes o perodo contable.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Generar Asientos
Pgina 45
4.
Seleccione la opcin Ajustes por Inflacin con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
A continuacin Seleccione el Perodo en el cual se va a Generar los Ajustes por Inflacin. Para ver los
perodos oprima el botn
y se desplegar los perodos a seleccionar.
RECUERDE...
Para hacer este proceso debe haber digitado con anterioridad el respectivo P.A.A.G (%) del mes. Ver Archivo
Tablas Ajustes por Inflacin. Igualmente en las cuentas que se ajustan P.U.C. configurar las respectivas
cuentas de ajustes por inflacin. Ver Como Crear Cuentas.
Al dar clic sobre el botn Aceptar se genera el Comprobante de Ajustes por Inflacin en Movimientos con el
nmero AJINF02.
Como Generar Depreciacin/Amortizacin

Esta opcin le permite al usuario Generar la Depreciacin y Amortizacin del respectivo mes o perodo
contable.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Depreciacin/Amortizacin con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin
A continuacin Seleccione el Perodo en el cual se va a Generar la Depreciacin/Amortizacin. Para ver los

Perodos oprima el botn
Pgina 46
RECUERDE...
Para hacer este proceso es primordial configurar las respectivas cuentas de Depreciacin/Amortizacin en las
cuentas del P.U.C. que se van a ajustar. Ver Como Crear Cuentas
Al dar clic sobre el botn Aceptar se genera el Comprobante de Depreciacin en Movimientos con el nmero
DEPRE02.
Como Distribuir Ajustes de Inflacin por Salidas de Inventario

Esta opcin le permite al usuario Distribuir los ajustes por inflacin por salidas de inventario del respectivo
mes o perodo contable.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Distribucin Ajustes por Salidas de Inventario con solo darle un clic en la
pestaa. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
A continuacin Seleccione el Perodo en el cual se va a Generar la Distribucin de Ajustes por Salidas de

Inventario. Para ver los Perodos oprima el botn
RECUERDE...
Para hacer este proceso debe haber digitado con anterioridad el respectivo P.A.A.G (%) del mes. Ver Archivo
Tablas Ajustes por Inflacin. Igualmente en las cuentas que se ajustan P.U.C. configurar las respectivas
cuentas de ajustes por inflacin. Ver Como Crear Cuentas.
Al dar clic sobre el botn Aceptar se genera el Comprobante de Ajustes por Inflacin en Movimientos con el
nmero DISAJU02.
Como Generar Cierre de Costos

Esta opcin le permite al usuario Generar el Cierre de costos del respectivo mes, esto es para las entidades
que manejan las cuentas de costos, tales como las fbricas.
Pgina 47
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Cierre de Costos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar
la siguiente ventana:
A continuacin Seleccione el Perodo en el cual se va a Generar el cierre de Costos. Para ver los perodos
oprima el botn
RECUERDE...
Para hacer este proceso es primordial configurar las respectivas cuentas de Costos en las cuentas del P.U.C.
que se van a ajustar. Ver Como Crear Cuentas
Al dar clic sobre el botn Aceptar se genera el Comprobante de Cierre de Costos en Movimientos con el
nmero PROD02.
Como Generar Cierre del Ao Fiscal

Esta opcin le permite al usuario Generar el Cierre del Ao Fiscal una vez se hayan hecho los respectivos
ajustes del ao fiscal anterior.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Cierre del Ao Fiscal con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 48

Cuenta Ganancias y Prdidas: Digite el cdigo correspondiente de la cuenta contable de Ganancias. Si
desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botn
aparecer la ventana de Cuentas. Luego digite el cdigo correspondiente de la cuenta contable de Prdidas.
Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botn
aparecer la ventana de Cuentas.
Opciones
rea Adm.: Seleccione el cdigo del rea Administrativa de la cual desea generar el cierre del ao fiscal, si
desea desplegar las diferentes reas administrativas de clic en el botn
ESPACIADORA y aparecer la ventana de areas Administrativas.
o presione la BARRA
Si selecciona la opcion Generar Nmero de Comprobante Consecutivo el sistema generar un consecutivo por
cada area administrativa a la cual le genere cierre de Ao Fiscal.
Cuenta de Resultado (Patrimonio): Digite el cdigo correspondiente de la cuenta contable de Utilidad del
Ejercicio. Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botn
o presione la BARRA
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Cuentas. Luego digite el cdigo correspondiente de la cuenta
contable de Prdida del Ejercicio. Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botn
la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Cuentas.
o presione
RECUERDE...
Para hacer este proceso debe estar ubicado en el perodo de Cierres o Perodo 13.
Al dar clic sobre el botn Aceptar se genera el Comprobante de Cierre de Ao Fiscal con el nmero
CIERRE00.
Pgina 49
Manejo de Informes (Salidas)

Cmo Imprimir Balance de Comprobacin
El uso de este informe es muy til ya que se puede ver el Balance de Comprobacin en forma Mensual o
Acumulada.
1.
2.
3.
Ingrese al men Imprimir.

Selecciones la opcin Balance de Comprobacin con solo darle clic en la pestaa.
A continuacin se desplegar la siguiente ventana
Cuenta Inicial: Digite el Cdigo Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el
movimiento mensual o acumulado: Saldo anterior Movimiento Dbito Movimiento Crdito y Total de
acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Ver Cmo crear
Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco.
Cuenta Final: Digite el Cdigo Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el
movimiento mensual o acumulado: Saldo anterior Movimiento Dbito Movimiento Crdito y total de
o
Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ 99.
Pgina 50
Perodo Inicial: Digite el Perodo Contable inicial del cual deseo ver la informacin. Si desea desplegar los
diferentes Perodos presione la pestaa
para seleccionar el respectivo Perodo.
Perodo Final: Digite el Perodo Contable final del cual deseo ver la informacin. Si desea desplegar los
Dgitos: Introduzca el nmero de dgitos con el cual quiera ver la extensin de los Cdigos Contables.
Si deseo ver el Balance de Comprobacin con Terceros selecciono la opcin

siempre y cuando el Cdigo Contable tenga seleccionado que: La cuenta se subdivide en Terceros.
Al oprimir el botn
me despliega adicionalmente la siguiente pantalla:
Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opcin). Ver Archivo Configuracin - Generales
Sucursal Inicial: Digite el Cdigo de la Sucursal Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de
Sucursales de clic en el botn
Sucursales.
Sucursal Final: Digite el Cdigo de la Sucursal Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales
de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Sucursales.
Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opcin).
Configuracin - Generales
Ver Archivo
Pgina 51
rea Admin. Inicial: Digite el Cdigo del rea Administrativa Inicial. Si desea desplegar los diferentes
Tipos de reas Administrativas de clic en el botn
la ventana de Areas Administrativas.
rea Admin. Final: Digite el Cdigo del rea Administrativa Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos
de Areas Administrativas de clic en el botn
ventana de Areas Administrativas.
Filtrar por: CENTROS DE COSTO (En el caso de que maneje esa opcin) Ver Archivo Configuracin Generales
Centro C. Inicial: Digite el Cdigo del Centro de Costo Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de
Centros de Costo de clic en el botn
Centro de Costo.
Centro C. Final: Digite el Cdigo del Centro de Costo Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de
Centros de Costo de clic en el botn
Centro de Costo.
RECUERDE...
Seleccionando Opciones, la consulta muestra Orden Alfabtico de Terceros Solo saldos diferentes a su
naturaleza - Imprimir Auxiliares sin Movimiento e Solo Terceros con Saldo, puede seleccionar el que
ms le convenga o se adapte a su necesidad.
Al dar clic sobre el botn Imprimir se muestra el siguiente Informe:
Pgina 52
Cmo Imprimir Libros Auxiliares

Esta opcin le permite al usuario obtener un resumen detallado de los movimientos realizados entre un rango
de fechas por Libro Auxiliar: DEBE HABER SALDO.
1.
2.
3.

Selecciones la opcin Libros Auxiliares
Seleccionar Libro Auxiliar con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la siguiente
ventana:
Pgina 53
Libro Auxiliar: Debe Haber Saldo de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes
Cuentas de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan
nico de Cuentas. Ver Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco.
Cuenta Final: Digite el Cdigo Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Libro
Auxiliar: Debe Haber Saldo de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes
nico de Cuentas. Ver Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece
ZZ 99.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el movimiento para el Libro Auxiliar que desea
mostrar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el movimiento para el Libro Auxiliar que desea listar,
tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Pgina 54
Tipo Comp.: Introduzca aqu el tipo de comprobante del cual desea ver el Libro Auxiliar: Debe Haber
Saldo de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Comprobante de clic
en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Tipos de Comprobante.
Recuerde que esta es la nica tabla en el sistema la cual no se le pueden crear nuevos tipos de comprobante.
Prefijo: Introduzca aqu el prefijo que corresponde a los comprobantes de los cuales desea ver el Libro
Auxiliar: Debe Haber Saldo de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar los diferentes
Prefijos de clic en el botn
Documento.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Prefijos de
Asientos Con Tercero: Digite el cdigo correspondiente al Tercero asociado en los diferentes comprobantes
que desea listar, en esta opcin la cuenta NO debe encontrarse marcada como clasificado como Cuenta se
Subdivide en terceros. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione la
Tercero Inicial: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Cliente-Cobrador-ProveedorVendedor o Empleado, al cual estn asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar.
Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el
espacio en blanco.
Tercero Final: Digite el cdigo correspondiente al Tercero clasificado como Cliente-Cobrador-ProveedorVendedor o Empleado, al cual estn asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar.
Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el
espacio ZZ.
No. Identificacin: Digite el nmero de identificacin correspondiente al Tercero al cual estn asociados
cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic
en el botn
Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear
Si desea que el sistema genere el libro auxiliar como un archivo plano, seleccione la opcin Generar Archivo
Plano y posteriormente digite la ruta de destino de este archivo.
Al oprimir el botn
Pgina 55
Filtrar por: CENTRO DE COSTOS (En el caso de que maneje esa opcin). Ver Archivos Configuracin
Generales.
Centro de Costos Inicial: Digite el Cdigo del Centro de Costos Inicial. Si desea desplegar los diferentes
Tipos de Centros de Costos de clic en el botn
ventana de Centros de Costos. Si desea ver todos los Centros de Costos deje el espacio en blanco.
Centro de Costos Final: Digite el Cdigo del Centro de Costos Final. Si desea desplegar los diferentes
ventana de Centros de Costos. Si desea ver todos los Centros de Costos deje ZZ 99.
Configuracin Generales.
Ver Archivos
Tipos de Areas Administrativas de clic en el botn
Pgina 56
RECUERDE...
Seleccionando Opciones, la consulta muestra Orden Alfabtico de Terceros Un auxiliar por hoja Ordenado por documento Imprimir Detalle Imprimir como Comprobante de Diario Imprimir
Base en una Columna Incluir todas las Sucursales Mostrar Cuentas con Saldo Cero, puede
seleccionar el que ms le convenga o se adapte a su necesidad.
Cmo Imprimir Comprobante de Diario

Este informe es muy til ya que se puede saber con solo digitar la fecha del comprobante, el total de los
movimientos contables registrados en ese da. Esta opcin le permite al usuario tambin ver los cdigos
Contables usados ese da con su respectivo movimiento Dbito o Crdito en los Comprobantes.
1.
2.
3.

Seleccinar Comprobante de Diario con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 57
Fecha Comprobante: Digite la fecha en la cual quiera ver los Comprobantes de Contabilidad registrados en
ese da.
Nmero Comprobante: Digite el nmero del comprobante con el cual lo va a imprimir, puede empezar a
llevar un consecutivo de los comprobantes diarios.
RECUERDE...
Usted puede seleccionar la opcin Imprimir Como Comprobante el sistema imprime el comprobante diario
como un comprobante de contabilidad y al seleccionar Incluir todas las sucursales el sistema incluye los
movimientos de todas las sucursales, puede seleccionar el que ms le convenga o se adapte a su necesidad.
Pgina 58
Cmo Imprimir Totales por Cuenta entre Fechas

Esta opcin le permite al usuario del mdulo de Contabilidad obtener un reporte donde le muestre el Total
registrado por Cdigo Contable entre un determinado rango de fechas.
1.
2.
3.

Seleccionar Totales por Cuenta entre Fechas con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el Total de Cuentas que desea
mostrar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el Total de Cuentas que desea listar, tenga
en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Pgina 59
Cmo Imprimir Movimiento Diario de Cuentas Especficas

Esta opcin le permite al usuario del mdulo de Contabilidad obtener un reporte donde le muestre el
Movimiento registrado hasta de 10 cuentas especficas en un determinado rango de fechas.
1.
2.
3.

Seleccionar Totales por Cuenta entre Fechas con solo darle clic en la pestaa. A continuacin
Pgina 60
se
Fecha de Inicio: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el Movimiento Diario de Cuentas
Especificas, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Fin: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el Movimiento Diario de Cuentas
Especificas, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Cuenta 1 - 10: Digite los Cdigo Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el
Movimiento Diario de Cuentas Especificas. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Ver Cmo crear
Pgina 61
Cmo Imprimir Flujo de Efectivo Diario

Este informe es muy til ya que se puede saber con solo digitar la fecha y el Cdigo Contable
primordialmente la Cuenta de Caja 1105, el total del efectivo diario que se ha generado debido a sus ingresos
y egresos.
1.
2.
3.

Seleccionar Flujo de Efectivo Diario con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el Flujo de Efectivo Diario, tenga en
cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el Flujo de Efectivo Diario, tenga en cuenta
la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Cdigo Contable: Digite el Cdigo Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el
Flujo de Efectivo Diario, primordialmente la Cuenta 1105 Caja. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de
clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de
Cuentas. Ver Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco.
Pgina 62
Cmo Imprimir Movimiento de un Tercero

Esta opcin le permite al usuario obtener el movimiento de un Tercero entre determinadas fechas,
discriminando dicho movimiento por tipo de Cdigos Contables.
1.
2.
3.

Seleccionar Movimiento de un Tercero con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar
Pgina 63
Tercero: Digite el cdigo correspondiente al Tercero, el cual est asociado a cada uno de los Comprobantes
de Contabilidad que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
o presione
Cuenta: Digite el Cdigo Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el
Movimiento de un Tercero de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de
clic en el botn
Cuentas. Ver Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco. Debe tener en
cuenta que la cuenta auxiliar se subdivida en Terceros.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para el Movimiento de un Tercero de
acuerdo a los documentos que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato
muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para el Movimiento de un Tercero, tenga en
Tipo Comp.: Introduzca aqu el tipo de comprobante del cual desea ver el Movimiento de un tercero de
acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Comprobante de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Tipos de Comprobante. Recuerde que
esta es la nica tabla en el sistema la cual no se le pueden crear nuevos tipos de comprobante.
Prefijo: Introduzca aqu el prefijo que corresponde a los comprobantes de los cuales desea ver el Movimiento
de un Tercero de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar los diferentes Prefijos de clic en el
botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Prefijos de Documento.
RECUERDE...
Dejando la casilla en blanco donde se digita el cdigo de la Cuenta el informe se ejecuta mostrando el
movimiento de todas las Cuentas asociadas al respectivo Tercero.
Pgina 64
Cmo Imprimir Listado de Comprobantes

Este informe es muy til ya que se puede listar los Comprobantes de Contabilidad generados entre un rango
de fechas. Esta opcin le permite al usuario tambin clasificar el informe por Tipo de Documento.
1. Ingrese al men Imprimir.
2. Selecciones la opcin Libros Auxiliares
3. Seleccionar Listado de Comprobantes con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar
Pgina 65
Tipo Inicial: Digite el cdigo correspondiente al tipo de Comprobante que va a listar. Si desea desplegar los
aparecer la ventana de Comprobantes. Ver Cmo crear Documentos. Si desea todos los tipos deje el
espacio en blanco.
Tipo Final: Digite el cdigo correspondiente al tipo de Comprobante que va a listar. Si desea desplegar los
aparecer la ventana de Comprobantes. Ver Cmo crear Documentos. Si desea todos los tipos deje ZZ.
Prefijo Inicial: Digite el cdigo correspondiente al Prefijo de los documentos de donde se iniciar el corte
para el listado de Comprobantes. Si desea desplegar los diferentes Prefijos de clic en el botn
o
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Prefijos de Documentos. Ver Cmo crear
Prefijos. Si desea todos los prefijos deje el espacio en blanco.
Prefijo Final: Digite el cdigo correspondiente al Prefijo de los documentos de donde finalizara el corte para
el listado de Comprobantes. Si desea desplegar los diferentes Prefijos de clic en el botn
o presione la
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Prefijos de Documentos. Ver Cmo crear Prefijos. Si
desea todos los tipos deje el ZZ 99.
Nmero Inicial: Digite el nmero correspondiente del Comprobante que desea listar. Si desea todos los
comprobantes deje el espacio en blanco.
Nmero Final: Digite el nmero correspondiente del Comprobante que desea listar. Si desea todos los
comprobantes deje el ZZ.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para Listar los Comprobantes, tenga en
Pgina 66
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para Listar los Comprobantes, tenga en cuenta la
claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
RECUERDE...
Seleccionando la casilla:
Con asientos detallados, la consulta muestra el Listado
de Comprobantes detallando los asientos de los respectivos comprobantes.
Cmo Imprimir Listado de Notas Internas

Este informe es muy til ya que se puede generar el Listado de las Notas Internas registradas en el mdulo.
1.
2.
3.

Seleccionar Listado de Notas Internas con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar
Pgina 67
Nmero Inicial: Digite el nmero correspondiente de la Nota Interna que desea listar. Si desea todas las
Notas Internas deje el espacio en blanco.
Nmero Final: Digite el nmero correspondiente de la Nota Interna que desea listar. Si desea todas las Notas
Internas deje el ZZ.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para Listar las Notas Internas, tenga en
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para Listar las Notas Internas, tenga en cuenta la
Tercero: Digite el cdigo correspondiente al Tercero al cual estn asociados a cada uno de los documentos
Notas Internas que desea ver. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
o presione la
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros. Si desea ver todos
los terceros con dicho movimiento deje el campo en blanco.
Pgina 68
Cmo Imprimir Libros Oficiales Libro Diario

Este informe es muy til ya que permite imprimir El Libro Oficial Libro Diario exigido por la Ley, de
acuerdo a las Normas Contables.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Libros Oficiales.
Selecciones la opcin Libro Diario con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 69
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para listar El Libro Diario, tenga en
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para listar El Libro Diario, tenga en cuenta la
Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opcin). Ver Archivo Configuracin Generales
Sucursal Inicial: Digite el Cdigo de la Sucursal Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de
Sucursales.
de clic en el botn
Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opcin) Ver Archivo
Pgina 70
RECUERDE...
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Sin auxiliares Libro Oficial (para que no le
pagine las hojas que ya tiene foliadas) Un da por hoja. Puede seleccionar el que ms le convenga o se
adapte a su necesidad.
Cmo Imprimir Libros Oficiales Libro Diario Resumido

El uso de este informe es muy til ya que permite imprimir El Libro Oficial Libro Diario Resumido exigido
por la Ley, de acuerdo a las Normas Contables.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Libros Oficiales.
Seleccione la opcin Libro Diario Resumido con solo darle clic en la pestaa. A continuacin
Pgina 71
se
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para listar el Libro Diario Resumido,
tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para listar el Libro Diario Resumido, tenga en
Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opcin). Ver Archivo Configuracin Generales
Sucursal Inicial: Digite el Cdigo de la Sucursal Inicial.
Sucursales.
Si desea desplegar los diferentes Tipos de
de clic en el botn
Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opcin) Ver Archivo
Pgina 72
RECUERDE...
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Nmero de dgitos (2, 4, 6), en el caso de que
quiera listar las cuentas con ese nmero de dgitos Libro Oficial (para que no le pagine las hojas que ya
tiene foliadas)
Cmo Imprimir Libros Oficiales Mayor y Balances

El uso de este informe es muy til ya que permite imprimir El Libro Oficial Mayor y Balances exigido por
la Ley, de acuerdo a las Normas Contables.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Libros Oficiales
Seleccione la opcin Mayor y Balances solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 73
Libro Mayor y Balances de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de
clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan Unico de
Cuentas. Ver Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco.
Mayor y Balances de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el
botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan Unico de Cuentas. Ver
Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ 99.
Perodo: Digite el Perodo Contable correspondiente al Movimiento que quiere listar. Si desea desplegar los
diferentes perodos de clic en el botn.
Al oprimir el botn
RECUERDE...
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Nmero de dgitos (1, 2, 4, 6), en el caso de
que quiera listar las cuentas con ese nmero de dgitos Libro Oficial (para que no le pagine las hojas que ya
tiene foliadas) - Sin cuentas mayores Detalle Debito/Crdito en Saldos (Genera el reporte detallado saldo
anterior, movimientos y Saldos por tipo de movimiento ya sea debito o crdito).
Al oprimir el botn
Pgina 74
Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opcin). Ver Archivos Configuracin
Generales.
Sucursales.
de clic en el botn
Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opcin)
Pgina 75
Cmo Imprimir Libros Oficiales Inventario y Balances

Este informe es muy til ya que permite imprimir El Libro Oficial Inventario y Balances exigido por la Ley,
de acuerdo a las Normas Contables.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Libros Oficiales
Seleccione la opcin Inventario y Balances solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 76
Libro de Inventario y Balances de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes
nico de Cuentas. Ver Cmo crear Cuentas. S i desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco.
de Inventario y Balances de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de
clic en el botn
Cuentas. Ver Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ 99.
Generales.
Sucursales.
Pgina 77
de clic en el botn
RECUERDE...
Este informe muestra los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones o el balance general en
forma detallada, para as conocer de manera clara y completa la situacin del patrimonio.
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Libro Oficial (para que no le pagine las hojas
que ya tiene foliadas) Sin detalle de Terceros (el sistema no muestra el detalle de terceros a las cuentas
marcadas con cuenta se subdivide en terceros) Sin Detalle de Auxiliares (solo muestra las cuentas mayores)
Pgina 78
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Balance General

Esta opcin le permite al usuario obtener Estados Financieros Bsicos: Balance General indispensable para la
toma de decisiones, de acuerdo a la informacin registrada.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Estados Financieros Bsicos
Seleccione la opcin Balance General solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
diferentes perodos de clic en el botn
Generales.
Sucursales.
de clic en el botn
Pgina 79
RECUERDE...
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Incluir Cuentas de Orden Mostrar Cdigos
de Cuentas (el sistema muestra el cdigo correspondiente a cada cuenta) Detalle de Auxiliares (muestra las
cuentas mayores y las auxiliares).
Pgina 80
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Ganancias y Prdidas

Esta opcin le permite al usuario obtener Estados Financieros Bsicos: Estado de Ganancias y Prdidas
indispensables para la toma de decisiones, de acuerdo a la informacin registrada.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Ganancias y Prdidas con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opcin).
Generales.
Sucursales.
Ver Archivos Configuracin
de clic en el botn
Al oprimir el botn
Pgina 81
Generales.
Ver Archivos
RECUERDE...
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: G y P Acumulado Detalle de Auxiliares
Mostrar Cdigos de Cuentas.
Pgina 82
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Estado de Cambios en el

Patrimonio
Esta opcin le permite al usuario obtener Estados Financieros Bsicos, en este caso el Estado de Cambios en
el Patrimonio el cual es indispensable para la toma de decisiones, de acuerdo a la informacin registrada.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Estado de Cambios en el Patrimonio con solo darle clic en la pestaa. A
Pgina 83
RECUERDE...
Digite el semestre del ao del cual usted desea que el sistema le genere el estado de Cambios en el
Patrimonio.
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Cifras en Miles Detalle de Auxiliares.
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Estado de la Actividad Financiera

Esta opcin le permite al usuario obtener Estados Financieros Bsicos, en este caso el Estado de la Actividad
Financiera, Econmica y Social el cual es indispensable para la toma de decisiones, de acuerdo a la
informacin registrada.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Estado de la Actividad Financiera con solo darle clic en la pestaa.
Pgina 84
Ao Actual
Perodo Actual: Digite el Perodo Contable el cual desea comprar. Si desea desplegar los diferentes perodos
de clic en el botn
Perodo Anterior: Digite el Perodo Contable con el cual desea comprar. Si desea desplegar los diferentes
perodos de clic en el botn
Si lo desea puede seleccionar la opcin Comparativo Ao Anterior
Perodo Actual: Digite el Perodo Contable el cual desee comprar. Si desea desplegar los diferentes perodos
de clic en el botn
Perodo Anterior: Digite el Perodo Contable con el cual desea comprar. Si desea desplegar los diferentes
perodos de clic en el botn
Empresa del Ao Anterior: digite la ruta que corresponde a la empresa del ao anterior, esto para que el
sistema pueda generar un comparativo de dos periodos de diferentes aos.
Generales.
Pgina 85
Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opcin). Ver Archivos
RECUERDE...
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Cifras en Miles Detalle de Auxiliares.
Pgina 86
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Resumen GyP por Centros de Costo
Esta opcin le permite al usuario obtener Estados Financieros Bsicos, en este caso el Resumen de Ganancias
y Prdidas por Centro de Costo el cual es indispensable para la toma de decisiones, de acuerdo a la
informacin registrada.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Resumen GyP por Centros de Costo con solo darle clic en la pestaa.
C. de Costos Inicial: Digite el Cdigo del Centro de Costos Inicial Correspondiente al movimiento registrado
para la generacin del Resumen GyP por Centros de Costo. Si desea desplegar los diferentes Tipos de
Centros de Costos de clic en el botn
de Centros de Costos. Si desea ver todos los Centros de Costos deje el espacio en blanco.
Centro de Costos Final: Digite el Cdigo del Centro de Costos Final Correspondiente al movimiento
registrado para la generacin del Resumen GyP por Centros de Costo. Si desea desplegar los diferentes Tipos
de Centros de Costos de clic en el botn
Pgina 87
Generales.
Sucursales.
de clic en el botn
Cuenta: Si desea que el sistema le genere este informe por una cuenta contable especfica digite el cdigo de
la misma, de lo contrario, deje esta casilla en blanco y el reporte ser generado con la totalidad de las cuentas
de ingresos y de gastos que tenga registradas. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Ver Cmo
crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco.
Incluir Base de Otro Ao
Servidor: Digite el nombre del servidor donde se encuentra la informacin del otro ao que desea listar.
Ruta: Digite la ruta que corresponde al otro ao, esto para que el sistema pueda generar un comparativo de
dos periodos de diferentes aos.
Perodo: Digite el Perodo Contable del otro ao correspondiente al Movimiento que desea listar. Si desea
desplegar los diferentes perodos de clic en el botn
RECUERDE...
Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Resumen Acumulado Ordenado por
Nombre.
Pgina 88
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Informes Comparativos Balance

de Comprobacin
Esta opcin le permite al usuario obtener Estados Financieros Bsicos comparativos entre un ao y otro y de
esta manera estar al tanto de las diversas fluctuaciones en las cuentas para llevar un mejor control de las
mismas y facilitar la toma de decisiones.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Informes Comparativos Balance de Comprobacin con solo darle clic en la
pestaa. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Pgina 89
movimiento mensual o acumulado: Saldo anterior Movimiento Dbito Movimiento Crdito y Total de
o
movimiento mensual o acumulado: Saldo anterior Movimiento Dbito Movimiento Crdito y total de
o
Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ 99.
Perodo: Digite el Perodo Contable del cual desea ver la informacin. Si desea desplegar los diferentes
Perodos presione la pestaa
Dgitos: Introduzca el nmero de dgitos con el cual quiera ver la extensin de los Cdigos Contables.
Comparar con la Empresa
Ruta: Digite la ruta que corresponde a la otra empresa, esto para que el sistema pueda generar un
comparativo de dos periodos de diferentes aos o empresas.
Perodo: Digite el Perodo Contable de la otra empresa o ao del cual desea ver la informacin. Si desea
desplegar los diferentes Perodos presione la pestaa
Ao: Digite el ao correspondiente a la empresa de la ruta de archivo del cual desea comparar la informacin.
Generales.
Sucursales.
de clic en el botn
Pgina 90
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Informes Comparativos Balance

General
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Informes Comparativos Balance de General con solo darle clic en la pestaa.
Pgina 91

Generales.
Sucursales.
de clic en el botn

Pgina 92
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Informes Comparativos

Ganancias y Prdidas
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Informes Comparativos Ganancias y Prdidas con solo darle clic en la pestaa.
Pgina 93

Generales.
Sucursales.
de clic en el botn

Generales.
Pgina 94
Ver Archivos
Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos: Balances de Saldos y Movimientos

(CGN)
Esta opcin le permite al usuario obtener un Balance de Saldos y Movimientos, principalmente para entidades
del estado el cual es indispensable para la toma de decisiones y el envi de informes a la Contadura General
de la Nacin, de acuerdo a la informacin registrada.
Pgina 95
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Balance de Saldos y Movimientos (CGN) con solo darle clic en la pestaa. A
movimiento y Total de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en
el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Ver
Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco.
movimiento y total de acuerdo a la informacin digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en
el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Ver
Cmo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ 99.
Archivo Destino: Digite la ruta donde el sistema generar el archivo para el envi de informes de las
entidades oficiales a la Contadura General de la Nacin
RECUERDE...
Para que las cuentas generen con valor en este informe es necesario que el auxiliar de la cuenta haya sido
marcado con saldo Corriente o No Corriente en la tabla de Plan de Cuentas.
Pgina 96
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Certificados de

Retencin
Esta opcin le permite al usuario obtener los Correspondientes Certificados de Retencin en la Fuente de los
Terceros con los cuales la empresa realiz transacciones.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Informes Tributarios.
Seleccione la opcin Retencin en la Fuente
Selecciones la opcin Certificados de Retencin con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 97
Tercero Inicial: Digite el cdigo correspondiente al Tercero el cual est asociado a cada uno de los
documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco.
Comprobante: Digite el Tipo, Prefijo y Nmero correspondiente a los comprobantes de los cuales desea
generar el Certificado de Retencin, si deja esta casilla en blanco el sistema generar un Certificado General.
Fecha Expedicin: Digite la fecha en la cual se va a expedir los Certificados de Retencin en la Fuente a los
respectivos Proveedores. Este campo es importante ya que se muestra en el Certificado la fecha de
expedicin.
Consecutivo Actual: Digite el consecutivo que van a llevar los Certificados de retencin, para que se muestre
en el Certificado el nmero Consecutivo del mismo.
RECUERDE...
Es importante seleccionar la opcin Retenciones Consignadas para que muestre el siguiente texto:
Retenciones Consignadas oportunamente en la Administracin de Impuestos Nacionales de la Ciudad de
Ccuta, y puede seleccionar la opcin Incluir movimientos de todas las sucursales para que el sistema
busque en todas las sucursales los movimientos correspondientes a ese proveedor.
Si desea enviar el certificado por medio electrnico el sistema cuenta con esta opcin solamente dando clic
sobre el botn
el sistema le da la opcin de enviar el certificado por correo a cada uno de los
proveedores siempre y cuando en la tabla de terceros tengan configurada su cuenta de correo electrnico, es
indispensable que la entidad generadora del Certificado tenga una cuenta de correo electrnico con gmail y en
Archivo Configuracin parmetros de usuario en la pestaa correo electrnico digitar la informacin de la
cuenta de gmail del usuario del sistema el cual va a enviar la informacin.
Pgina 98
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Total Retenido

por Concepto
Esta opcin le permite al usuario obtener un Informe de Total Retenido por Concepto de cada uno de los
1.
2.
3.
4.

Selecciones la opcin Total Retenido por Concepto con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 99
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para listar el Total Retenido por
Concepto, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para listar el Total Retenido por Concepto, tenga
RECUERDE...
Si quiere ver el informe con terceros seleccione la opcin: Detallar Terceros, para que le muestre los terceros
a los cuales se les practic Retencin en la Fuente con su respectivo Valor Base y Valor Retenido. Tambin
puede seleccionar la opcin Incluir todas las Sucursales y orden Alfabtico de Terceros seleccione la
opcin que ms se ajuste a sus necesidades
Pgina 100
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Detalle de

Retenciones por Concepto
Esta opcin le permite al usuario obtener un Informe detallado de Retenciones por Concepto (Nmero de
Comprobante, NIT, Nombre) de cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realiz transacciones,
1.
2.
3.
4.

Selecciones la opcin Detalle de Retenciones por Concepto con solo darle clic en la pestaa. A
Pgina 101
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para listar el Detalle de Retenciones por
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para listar el Detalle de Retenciones por
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Si desea listar todos los
Terceros deje el espacio en blanco.
Tercero Final: Digite el cdigo correspondiente al Tercero el cual est asociado a cada uno de los
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros
deje en el espacio ZZ.
RECUERDE...
Si quiere ver el informe de todas las sucursales consolidadas debe seleccionar la opcin Incluir todas las
Sucursales
Pgina 102
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin en la Fuente Listado de

Terceros con Retencin
Esta opcin le permite al usuario obtener un Listado detallado de todos los Terceros a los cuales se les va a
expedir Certificado de Retencin en la Fuente, para que al recibirlo quede constancia con su respectiva firma.
1.
2.
3.
4.

Selecciones la opcin Listado de Terceros con Retencin con solo darle clic en la pestaa.
Pgina 103
Terceros deje en el espacio ZZ.
RECUERDE...
Si quiere ver el informe de todas las sucursales consolidado debe seleccionar la opcin Incluir todas las
Sucursales, y si desea ver el orden alfabtico los terceros debe darle clic a la opcin Orden Alfabtico.
Pgina 104
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A. Certificado de

Retencin I.C.A
Esta opcin le permite al usuario obtener los Correspondientes Certificados de Retencin I.C.A. de los
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Retencin I.C.A
Seleccione la opcin Certificado de Retencin I.C.A. con solo darle clic en la pestaa. A continuacin
Pgina 105
Fecha Expedicin: Digite la fecha en la cual se va a expedir los Certificados de Retencin I.C.A a los
respectivos Terceros. Este campo es importante ya que se muestra en el Certificado la fecha de expedicin.
RECUERDE...
Ccuta, y puede seleccionar la opcin Incluir movimientos de todas las sucursales para que el sistema
busque en todas las sucursales los movimientos correspondientes a ese proveedor.
Pgina 106
Si desea enviar el certificado por medio electrnico el sistema cuenta con esta opcin solamente dando clic
sobre el botn
el sistema le da la opcin de enviar el certificado por correo a cada uno de los
proveedores siempre y cuando en la tabla de terceros tengan configurada su cuenta de correo electrnico, es
indispensable que la entidad generadora del Certificado tenga una cuenta de correo electrnico con gmail y en
Archivo Configuracin parmetros de usuario en la pestaa correo electrnico digitar la informacin de la
cuenta de gmail del usuario del sistema el cual va a enviar la informacin.
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A Archivo de retenciones

Esta opcin le permite al usuario obtener un Archivo plano de las retenciones de ICA practicadas a cada
tercero en un periodo determinado.
1.
2.
3.
4.

Selecciones la opcin Archivo de Retenciones con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 107
Ruta para Archivo CSV: Digite la ruta de archivo en la cual desea que el sistema genere el respectivo
archivo plano.
RECUERDE...
Si desea que el sistema busque en todas las sucursales los movimientos correspondientes a ese proveedor
puede seleccionar la opcin Incluir movimientos de todas las sucursales.
Al dar clic sobre el botn Imprimir se muestra la siguiente Ventana:
Este es el informe que genera en archivo plano:
Pgina 108
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A Total Retenido por

Concepto
Esta opcin le permite al usuario obtener un Informe de Total Retenido por Concepto de cada uno de los
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Total Retenido por Concepto con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 109
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para listar el Total Retenido por
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para listar el Total Retenido por Concepto, tenga
RECUERDE...
a los cuales se les practic Retencin de ICA con su respectivo Valor Base y Valor Retenido. Tambin puede
seleccionar la opcin Incluir todas las Sucursales y orden Alfabtico de Terceros seleccione la opcin que
ms se ajuste a sus necesidades
Pgina 110
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.C.A Detalle de Retenciones

por Concepto
1.
2.
3.
4.

Pgina 111
Tercero Inicial: Digite el cdigo correspondiente al Tercero al cual est asociado a cada uno de los
Tercero Final: Digite el cdigo correspondiente al Tercero al cual est asociado a cada uno de los
RECUERDE...
Pgina 112
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.V.A. Certificado de

Retencin de I.V.A
Esta opcin le permite al usuario obtener los Correspondientes Certificados de Retencin I.C.A. de los
1.
2.
3.
4.

Selecciones la opcin Certificado de Retencin de I.V.A. con solo darle clic en la pestaa.
Pgina 113
diferentes Perodos presione el botn
Fecha Expedicin: Digite la fecha en la cual se va a expedir los Certificados de Retencin I.C.A a los
RECUERDE...
Pgina 114
Ccuta, si desea que el sistema busque en todas las sucursales los movimientos correspondientes a ese
proveedor puede seleccionar la opcin Incluir movimientos de todas las sucursales.
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.V.A Total Retenido por

Concepto
Esta opcin le permite al usuario obtener un Informe del total retenido por concepto de retencin de IVA de
cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realiz transacciones.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Retencin I.V.A
Seleccione la opcin Total Retenido por Concepto con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 115
RECUERDE...
a los cuales se les practic Retencin de IVA con su respectivo Valor Base y Valor Retenido. Tambin puede
Pgina 116
Cmo Imprimir Informes Tributarios Retencin I.V.A Detalle de Retenciones

por Concepto
Comprobante, NIT, Nombre) de cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realiz transacciones.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Retencin I.V.A
Tercero Final: Digite el cdigo correspondiente al Tercero al cual est asociado a cada uno de los
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros
deje en el espacio ZZ.
RECUERDE...
Pgina 117
Cmo Imprimir Informes Tributarios Otros con Base Certificado de Otros con
Base
Esta opcin le permite al usuario solicitar los Certificados correspondientes a las retenciones realizadas por
parte de los clientes a la respectiva entidad.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Otros con Base
Selecciones la opcin Certificado de Otros con Base con solo darle clic en la pestaa. A continuacin
Pgina 118
listado. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la BARRA
ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el
espacio en blanco.
o presione la BARRA
ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el
espacio como aparece ZZ 99.
Fecha Expedicin: Digite la fecha en la cual se va a expedir los Certificados de Otros con Base a los
RECUERDE...
Pgina 119
Cmo Imprimir Informes Tributarios Otros con Base Total por Concepto
Esta opcin le permite al usuario solicitar los Certificados correspondientes a las retenciones realizadas por
parte de los clientes a la respectiva entidad.
1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Otros con Base
Selecciones la opcin Total por Concepto con solo darle clic en la pestaa.
A continuacin se
Pgina 120
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para listar el Total de Retenciones de otro
con base, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para listar el Total de Retenciones de otro con
base, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
o presione la BARRA
espacio en blanco.
o presione la BARRA
RECUERDE...
a los cuales se les practic Retencin de IVA con su respectivo Valor Base y Valor Retenido. Tambin puede
Tambin puede seleccionar si el total de retenciones lo quiere ver de las cuentas que se encuentren marcadas
como Otro con Base o IVA en Ventas
Pgina 121
Cmo Imprimir Informes Tributarios Otros con Base Detalle de Retenciones

1.
2.
3.
4.

Seleccione la opcin Otro con Base
Selecciones la opcin Detalle de Retenciones con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 122
o presione la BARRA
espacio en blanco.
o presione la BARRA
RECUERDE...
Pgina 123
Tambin puede seleccionar si el detalle de retenciones lo quiere ver de las cuentas que se encuentren
marcadas como Otro con Base o IVA en Ventas
Cmo Imprimir Informes Grficos Informe Ventas

Esta opcin le permite al usuario obtener un Informe por medio de una grfica de Excel relacionando los
ingresos por mes.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Informes Grficos.
Seleccione la opcin Informe de Ventas con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar
Pgina 124
Cmo Imprimir Informes Grficos Informe Gastos

Esta opcin le permite al usuario obtener un Informe por medio de una grafica de Excel relacionando los
Gastos por mes.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Informe de Gastos con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar
Pgina 125
Cmo Imprimir Informes Grficos Informe Utilidad

Esta opcin le permite al usuario obtener un Informe por medio de una grfica de Excel relacionando la
Utilidad mensual.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Informe Utilidad con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 126
Cmo Imprimir Rango de Comp. de Contabilidad (Texto)

Esta opcin le permite al usuario imprimir un rango de comprobantes tipo texto, es decir, que el sistema nos la
muestra previamente, sino que los enva directamente a la impresora configurada como predeterminada.
1.
2.

Seleccione la opcin Rango de Comp. de Contabilidad (Texto) con solo darle clic en la pestaa. A
Pgina 127
Comprob. Incial: Digite el Tipo, Prefijo y Nmero del comprobante donde se iniciar la impresin del rango
de comprobantes de contabilidad. Si desea Imprimir todos los comprobantes deje el espacio en blanco.
Comprob. Final: Digite el Tipo, Prefijo y Nmero del comprobante donde Finaliza la impresin del rango de
comprobantes de contabilidad. Si desea Imprimir todos los comprobantes digite ZZ o 99.
RECUERDE...
Puede seleccionar Comprobante de Contabilidad Nota de Contabilidad elija la opcin que ms se ajuste
a sus necesidades.
Al darle clic en imprimir el sistema enviar el rango de comprobantes a la impresora configurada como
predeterminada.
Cmo Imprimir Numerar Hojas para Libros

Esta opcin le permite al usuario numerar las Hojas de los respectivos Libros Oficiales exigidos por la Ley y
los cuales deben ser registrados en la respectiva entidad que los vigila.
1.
2.

Selecciones la opcin Numerar Hojas para Libros con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Ttulo del Libro: Digite el Nombre del Libro Oficial que desea paginar o foliar (Libro Diario Mayor y
Balances Inventario y Balances)
Membrete 1: Digite el Nombre de la empresa o Razn Social completo.
Pgina 128
Membrete 2: Digite el N.I.T. de la empresa

Membrete 3: Espacio disponible en caso de que los 2 membretes anteriores no alcancen a escribirse
completamente en la respectiva lnea.
Pgina Inicial: Digite el nmero de la pgina inicial con la cual se va a imprimir el respectivo libro oficial.
Pgina Final: Digite el nmero de la pgina final con la cual se va a imprimir el respectivo libro oficial.
Seleccione la opcin paginar para que aparezca impreso el Texto: Pgina 1........
Al dar clic sobre el botn Aceptar se muestra el siguiente Informe:
Cmo Imprimir Archivos Bsicos Plan de Cuentas

Esta opcin le permite al usuario listar El Plan nico de Cuentas registrado en la base de datos.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Archivos Bsicos.
Seleccione la opcin Plan de Cuentas con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 129
o presione la BARRA
espacio en blanco.
o presione la BARRA
RECUERDE...
Puede seleccionar la opcin Ordenado por Conceptos o Solo Auxiliares dependiendo de lo necesite en el
respectivo reporte y de las necesidades de su empresa.
Pgina 130
Cmo Imprimir Archivos Bsicos Terceros

Esta opcin le permite al usuario del mdulo, imprimir el Listado de Terceros que se encuentran registrados
en el sistema.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Terceros con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 131
Cdigo Inicial: Introduzca el cdigo correspondiente al tercero donde se iniciar el corte para el
correspondiente listado. Si desea desplegar el listado de terceros de clic en el botn
o presione la
Cdigo Final: Introduzca el cdigo correspondiente al tercero donde finalizara el corte para el
correspondiente listado. Si desea desplegar el listado de terceros de clic en el botn
o presione la
Vendedor: Introduzca el cdigo correspondiente al tercero asociado internamente al cliente como vendedor,
debemos destacar que este tercero debe estar creado en la tabla de terceros y marcado como vendedor. Si
desea desplegar el listado de terceros de clic en el botn
aparecer la ventana de Terceros. Ver Cmo crear Terceros.
Asesor: Introduzca el cdigo correspondiente al tercero asociado internamente al cliente como Asesor,
debemos destacar que este tercero debe estar creado en la tabla de terceros. Si desea desplegar el listado de
Pgina 132
terceros de clic en el botn

Ver Cmo crear Terceros.
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros.
Clasificacin: Digite el cdigo correspondiente a la clasificacin asignada en la pestaa Datos Generales de

cada tercero que desea listar. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botn
o
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Clasificacin de Terceros. Ver Cmo crear
Clasificacin de Terceros.
Clasificacin: Digite el cdigo correspondiente a la clasificacin asignada en la pestaa de Mercadeo de cada
tercero que desea listar. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botn
o presione la
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Clasificacin de Terceros. Ver Cmo crear
Clasificacin de Terceros.
Zona 1: Introduzca el cdigo correspondiente a la Zona asignada en la pestaa Datos Generales de los
Terceros que desea listar. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas. Ver Cmo crear Zonas.
o presione la
Zona 2: Introduzca el cdigo correspondiente a la Zona Asignada en la pestaa Datos Adicionales de los
terceros que desea listar. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botn
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas. Ver Cmo crear Zonas.
o presione la
Ciudad: Introduzca el cdigo de la Ciudad en la cual est ubicado el Tercero. Si no lo sabe, lo puede
registrar con solo dar clic en el botn
Ciudades. Ver Cmo crear Ciudades. Se debe tener cuidado en digitar la ciudad en todos los terceros ya que
hay informes que filtran por este campo.
Identificacin por: Seleccione la identificacin del tercero por la cual se generara el listado ya sea Cdigo o
Nit.
Tipo de Formatos: Seleccione el tipo de formato que desea imprimir en el Formato 1 el sistema genera un
listado de los terceros con los siguientes campos: Nit o Cdigo, Nombre, Direccin, Ciudad y Telfono, en el
tipo de Formato 2 el sistema genera un listado de los terceros con los siguientes campos: Cdigo, Nit, Nombre
y Firma.
Filtros: Seleccione Activo si desea listar solo los terceros activos del sistema, Inactivo si desea listar solo los
terceros marcados como inactivos en el sistema, Seleccione Todos si quiere listar todos los Terceros del
sistema sin importar si estn activos o inactivos.
Clientes Facturados Entre: Si desea solo listar los clientes que tienen facturas en un periodo determinado
digite la fecha inicial y final de las facturas realizadas.
Clientes Creados Entre: Si desea solo listar los clientes creados en un periodo determinado digite la fecha
inicial y final de la creacin de los terceros.
RECUERDE...
Si selecciona la opcin Ordenar Alfabticamente, la consulta ordena alfabticamente el listado de terceros,
al seleccionar la opcin Imprimir Observaciones el sistema muestra el reporte con las observaciones
Pgina 133
asignadas a cada tercero, al seleccionar la opcin Imprimir Foto el sistema muestra la foto asociada al
tercero, al seleccionar la opcin Solo Clientes sin Facturas el sistema muestra en el reporte nicamente los
terceros marcados como clientes pero que no tengan facturas asignadas, finalmente seleccione el tipo de
tercero que desea listar en el reporte de terceros.
Cmo Imprimir Archivos Bsicos Proveedores

Esta opcin le permite al usuario listar los Terceros Clasificados como Proveedores y registrado en la base de
datos.
1.
2.
3.

Selecciones la opcin Proveedores con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Pgina 134
Cdigo Inicial: Digite el cdigo correspondiente al Tercero al cual est asociado a la base de datos de que
desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
o presione la BARRA
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en
blanco.
Cdigo Final: Digite el cdigo correspondiente al Tercero al cual est asociado a la base de datos que desea
listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
o presione la BARRA
ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ.
Clasificacin: Digite el Cdigo de Clasificacin del respectivo tercero si los tiene clasificados. Si desea
desplegar los diferentes Tipos de Clasificacin de Terceros de clic en el botn *****OJO BOTON**** o
presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Clasificacin de Terceros. Si desea listar
toda la clasificacin deje el espacio en blanco.
Fecha Inicial: Introduzca aqu la fecha de donde se iniciar el corte para listar Los Terceros clasificados
como Proveedores, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Fecha Final: Introduzca aqu la fecha donde finaliza el corte para listar Los Terceros clasificados como
Proveedores, tenga en cuenta la claridad de la informacin ya que es un dato muy importante.
Al dar clic sobre el botn imprimir se despliega el siguiente informe:
Pgina 135
Cmo Imprimir Ejecucin Presupuestal Presupuesto Aprobado

Esta opcin le permite al usuario del mdulo, imprimir el Presupuesto aprobado previamente registrado en el
sistema.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Ejecucin Presupuestal.
Seleccione la opcin Presupuesto Aprobado con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 136
Presupuesto Aprobado. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la
BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana del Plan nico de Cuentas. Si desea ver todas las cuentas
deje el espacio en blanco.
Presupuesto Aprobado. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la
deje en el espacio como aparece ZZ 99.
Centro de Costo: Digite el cdigo correspondiente al centro de costo del cual fue digitado el Presupuesto. Si
desea desplegar los diferentes Centros de Costo presione el botn
de Costo.
para seleccionar el respectivo Centro
Perodos presione el botn
Cmo Imprimir Ejecucin Presupuestal Presupuesto Ejecutado

Esta opcin le permite al usuario del mdulo, imprimir el Presupuesto Ejecutado de acuerdo al presupuesto
previamente registrado en el sistema.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Ejecucin Presupuestal.
Seleccione la opcin Presupuesto Ejecutado con solo darle clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 137
Presupuesto Ejecutado. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la
deje el espacio en blanco.
Presupuesto Ejecutado. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn
o presione la
deje en el espacio como aparece ZZ 99.
Centro de Costo: Digite el cdigo correspondiente al centro de costo del cual fue digitado el Presupuesto. Si
desea desplegar los diferentes Centros de Costo presione el botn
de Costo.
para seleccionar el respectivo Centro
Perodos presione el botn
RECUERDE...
Puede seleccionar cualquiera de las dos opciones: Ejecucin Mensual - Ejecucin Acumulada
Al dar clic sobre el botn imprimir se despliega el siguiente informe:
Pgina 138
Pgina 139
________________________________________________________________
OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cmo Configurar los Parmetros
Esta opcin le permite al usuario configurar los parmetros usados en el mdulo de Contabilidad.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Configuracin.
Seleccione la opcin Generales con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Se compone de cuatro pestaas:

GENERALES:
Pgina 140
Maneja reas Administrativas: Esta opcin al seleccionarla le permite trabajar con reas Administrativas
en el mdulo, permitiendo listar informes de cada una de las reas o en forma consolidada.
Maneja Centros de Costos: Esta opcin al seleccionarla le permite trabajar con Centros de Costos en el
mdulo, permitiendo listar informes de cada una de las centros o en forma consolidada.
Control de Consecutivos de otros Mdulos: Esta opcin al seleccionarla le permite al usuario tener control
de los consecutivos en el mdulo de Contabilidad, cuando trabaja con los mdulos operativos.
Consecutivos solo por tipo de Comprobantes: al seleccionar esta opcin el usuario puede controlar el
consecutivo solo por tipo de comprobantes.
Consecutivos de Comprobantes Fijo: al seleccionar esta opcin el usuario no podr modificar los
consecutivos del mdulo contable.
Imprimir fecha y hora en Reportes: al seleccionar esta opcin el sistema imprimir la fecha y la hora del
computador en los reportes principales.
Validar Retenciones por Terceros: al seleccionar esta opcin el sistema verificara que se realicen las
retenciones configuradas en la pestaa contabilidad de la tabla de terceros.
Nombre Tributario de Terceros Divididos en Nombres y Apellidos: Al seleccionar esta opcin el sistema
Separa la opcin de nombre tributario en nombres y apellidos.
Validar Nit: Al seleccionar esta opcin el sistema valida que los NIT se encuentren creados de manera
correcta.
Obligatorio Direccin y Telfono en Datos del Tercero: Al seleccionar esta opcin el sistema obliga a que
se llenen estos campos al momento de crear un tercero.
Maneja Mdulo de Carga: Se debe seleccionar esta opcin si el cliente maneja mdulo de Transporte de
Carga.
Al Unificar Terceros Unificar Usuarios Hospitalarios: Al seleccionar esta opcin el sistema unificar los
tercero con los usuarios Hospitalarios al mismo tiempo.
Controlar Presupuesto de Gastos: Al seleccionar esta opcin el sistema controla el presupuesto digitado
para las cuentas de gastos.
Terceros de Uso General
Tercero DIAN: Digite el cdigo correspondiente al Tercero creado como DIAN Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales cuando se hacen los pagos de impuestos asignando ese tercero, permitiendo as que no
se refleje el movimiento Dbito al expedir los Certificados de Retencin. Si desea desplegar los diferentes
Terceros de clic en el botn
o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros.
Tercero Alcalda (I.C.A): Digite el cdigo correspondiente al Tercero creado como Alcalda Secretara de
Hacienda cuando se hacen los pagos de impuestos Retencin I.C.A asignando ese tercero, permitiendo as
que no se refleje el movimiento Dbito al expedir los Certificados de Retencin. Si desea desplegar los
diferentes Terceros de clic en el botn
Terceros.
Pgina 141
Tercero Empresa: Digite el cdigo correspondiente al Tercero creado como Empresa, es fundamental para
efectuar el Cierre de ao fiscal. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botn
la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Terceros.
o presione
Consecutivo Nota Interna: Esta opcin le permite digitar o modificar, en caso de que lo requiera, el
consecutivo para la impresin de notas internas de las compras de servicios a empresas y/o entidades del
rgimen simplificado.
Nombre de Moneda Local: Mediante esta opcin el usuario del Mdulo de Contabilidad, puede colocar el
nombre de la moneda usada para las respectivas transacciones, en el caso de Colombia es PESOS y en el caso
de Venezuela es BOLIVARES.
Puede seleccionar si desea que el presupuesto sea digitado por Centros de Costo o por rea Administrativas.
REPORTES:
Pgina 142
Tipo de Formato: Debe seleccionar el tipo de Formato del Comprobante de Egreso que desea que se
configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de Formato de Comprobante de
Egreso de clic en el botn
y aparecer el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso estn:
Ninguno, Diseado Grfico, Estndar Texto, Estndar Grfico.
Si quiere imprimir Cheque __ Seleccione la opcin, si desea imprimir el cheque en formato Fr3 seleccione la
opcin.
Tipo de Formato: Debe seleccionar el tipo de Formato del Recibo de Caja que desea que se configure como
predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de Formatos de Recibo de Caja de clic en el botn
y aparecer el listado de las opciones que puede escoger, en este caso estn: Ninguno, Diseado Grfico,
Estndar Texto, Estndar Grfico.
Comprobantes y Notas de Contabilidad: Seleccione las longitudes y diferentes opciones tales como
Comp. de Contabilidad Resumido Nota de Contabilidad Resumido Formatos Grficos de
Comprobantes, Notas y Recibos de Caja en Fr3
Libros Venezolanos Eventos Personalizados
Asigne los nombres de los Eventos personalizados para los Libros de Compras, Comprobantes de Retencin,
Libros de Ventas, Retencin sobre la Renta.
Pgina 143
Firmas de los Estados Financieros: en estos campos Firma 1, 2, 3,4 el usuario debe digitar en el pie de pgina
de los Estados Financieros la firma de los responsables de esos estados financieros: Contador Revisor Fiscal
o Representante Legal.
Pgina 144
Exgena Eventos Personalizados

En esta pestaa configure los nombres de los eventos personalizados para generar los formatos de la
informacin exgena.
Cmo Bloquear Periodos

Esta opcin le permite al usuario configurar los parmetros usados en el manejo de la cartera y en la
integracin a Tesorera y Contabilidad.
1.
2.

Seleccione la opcin Configuracin
Pgina 145
3.
Seleccione la opcin Bloque de Periodos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Periodo: Seleccione el periodo que desea que este bloqueado, para que ningn usuario del sistema pueda
realizar una modificacin que te afecte el movimiento.
Cmo Crear Consecutivos

Esta opcin le permite al usuario configurar los crear o modificar los consecutivos de los documentos los
cuales son muy importantes para la organizacin y control de dichos documentos.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Consecutivos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Tipo de Comprobante: Digite el tipo de comprobante al cual desea crearle su respectivo consecutivo y as
tener un mejor manejo del documento.
Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le creara el consecutivo y este ser parte de
la identificacin del mismo.
Consecutivo: Digite el nmero con el cual se iniciar la identificacin del respectivo documento, que quiere
asignarle el correspondiente consecutivo.
Pgina 146
Cmo Crear Pensamientos

Mediante esta opcin el usuario del sistema podr agregar textos o frases que desea que aparezca en la
ventana de bienvenida al momento de ingresar al mdulo.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Pensamientos con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Cdigo: Digite el nmero consecutivo con el cual se ira a identificar en la base de datos el respectivo
pensamiento que esta insertando.
Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creo el pensamiento que deseas insertar en la base de
datos.
Descripcin: Digite la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al mdulo, de una manera
correcta.
Diseo de Informes FRF

Mediante esta opcin el usuario del sistema podr modificar sus informes y agregar las opciones que desea
que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Diseo de Informes FRF con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 147
Diseo de Informes FR3

Mediante esta opcin el usuario del sistema podr modificar sus informes y agregar las opciones que desea
que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Diseo de Informes FR3 con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se
Pgina 148
Cmo Ejecutar Comandos

Esta opcin le permite al usuario del mdulo de Contabilidad ejecutar procedimientos que corregir o
modificara su informacin de una manera correcta y eficiente.
1.
2.
3.

Seleccione la opcin Ejecutar con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin se desplegar la
siguiente ventana:
Cmo Ejecutar Evento Personalizado

Esta opcin le permite al usuario del mdulo de Contabilidad ejecutar eventos personalizados.

Seleccione la opcin Ejecutar con solo darle un clic en la pestaa. A continuacin
Pgina 149

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MANUAL DE

Fecha de Revisin, Febrero 01 de 2012.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Cmo Imprimir Listado de Notas Internas ..................................................................................................67

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Contenido del Programa

Ajustes por Inflacin

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Flujo de Efectivo Diario

Certificado de Retencin I.C.A.

Certificado de Retencin de I.V.A.

Importar Datos Visual TNS

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Acceso a la tabla de Plan de Cuentas

Acceso a la tabla de Sucursales

Acceso a la tabla Perodos

Acceso a la tabla de Comprobantes

Acceso a la ventana de cambio de usuario

Acceso al listado de Empresas

Se desplaza al primer registro.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Botn Vista Detalle Vista Listado

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Como Crear Plan de Cuentas

Ingrese al men Archivo.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

Diligencie la siguiente informacin:

Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje (3.5 6 10) de retencin de la respectiva cuenta.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecer la ventana del Plan de Cuentas.

Depreciacin/Amortizacin: Se debe digitar las cuentas de Depreciacin o Amortizacin (Debite a)

o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecer la ventana del Plan

Como Crear Terceros

Ingrese al men Archivo.

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

aparecer el listado de los tipos que

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

y explorando el sistema hasta encontrar la

Si desea desplegar las

diferentes Clasificaciones de clic en el botn

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

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o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de

Auxiliar Proveedores: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas.

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer

o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer

Manual de Usuario Visual TNS - Contabilidad. Versin 2012.

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o presione la BARRA ESPACIADORA y

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Como Crear Prefijos de Documentos

Ingrese al men Archivos.

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