Professional Documents
Culture Documents
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Medelln
Noviembre de 2009
TABLA DE CONTENIDO
ANTECEDENTES
OBJETIVOS
2.1
OBJETIVO GENERAL
2.2
OBJETIVOS ESPECFICOS
10
METODOLOGA
10
10
5.1
13
5.2
13
5.3
56
5.4
56
CONCLUSIONES
57
INTRODUCCION
ANTECEDENTES
Dicha
de los requisitos
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
institucional,
procesos
de
certificacin,
acreditacin
de
acreditacin
para
programas acadmicos,
Construir una matriz de correlacin entre los requisitos que plantean las
diferentes herramientas, normas o referentes que se utilizan al interior de la
Universidad para implementar la gestin de la calidad.
METODOLOGA
10
FASE
ETAPA
1.
Planear la
A. PLANEAR
B. HACER
ACTIVIDAD
Definir los elementos y los componentes del proyecto.
Definir pasos y metodologa del trabajo.
ejecucin del
2.
trabajo
3.
Ejecutar el
1.
diagnstico.
Definir el contexto del proyecto dentro de la UdeA (qu
diagnstico
interno
Elaborar
el
inventario
institucional,
docencia
calidad
y
en
de
en
los
temticas:
investigacin,
procesos
Acreditacin
extensin,
administrativos.
5.
Consultar
sobre
cules
cuntos
servidores
11
FASE
ETAPA
diferentes
ACTIVIDAD
unidades de la
Institucin
para
la
8.
Realizar las
Tabular y analizar
12
FASE
ETAPA
Realizar
C. VERIFICAR
seguimiento al
proyecto
D. AJUSTAR
Realizar ajustes
necesarios
1.
ACTIVIDAD
Hacer seguimiento al proyecto por parte del grupo
ejecutivo.
2.
1.
13
Lnea
Estratgica
Temtica
Implementacin de
sistemas de Gestin
y de control de
manera institucional
Modelo de Operacin
por Procesos (dentro
del proceso de
transformacin
organizacional)
Sistema de Gestin
de la Calidad de la
Universidad de
Antioquia
Institucional
Evidencia/Temtica
Acreditacin Institucional
por parte del Ministerio de
Educacin Nacional
SGC implementado y
operando, y certificado si
as se decide
Autoevaluacin y
evaluacin por parte de la
Contralora General de
Antioquia
Polticas de
Responsabilidad
responsabilidad social
social
implementadas y
operando
SGSYSO implementado y
Seguridad y Salud
operando, y certificado si
Ocupacional
as se decide
SGA implementado y
Sistema de Gestin
operando, y certificado si
Ambiental
as se decide
Acreditacin de programas
"calidad" en el
de pregrado por parte del
pregrado
MEN
Acreditacin de Maestra y
Doctorado por parte del
"calidad" en Maestra
MEN, una vez sean
y Doctorado
aprobados por el CNA los
lineamientos para el efecto
Exmenes de Calidad de
"calidad" en la
la Educacin Superior
educacin superior
(ECAES)
Sistema de Control
Interno
Docencia
Modelo (referente)
14
MECI 1000
OHSAS 18001
NTC-ISO 14001
Lineamientos del CNA que
contienen factores y
caractersticas
Lineamientos (documento en
revisin)
INVENTARIO DE TEMTICAS
Lnea
Estratgica
Investigacin
Extensin
Administrativo
Temtica
Clasificacin grupos
de investigacin por
COLCIENCIAS
"calidad" de los
procesos
administrativos
"calidad" de los
procesos de
laboratorio
"calidad" en las
pruebas de
laboratorios de
ensayo
Cumplimiento de
requisitos mnimos
para los laboratorios
prestadores de
servicios de salud
Evidencia/Temtica
Modelo (referente)
Habilitacin en salud
otorgada por la DSSA
"calidad" de los
procesos
Certificacin de procesos
15
16
a partir de un
lenguaje de
Este
17
Se realiz una encuesta en el mes de noviembre de 2009 con el fin de tener una
aproximacin al concepto de la calidad en la Universidad de Antioquia, a partir de
la apropiacin del conocimiento que tienen expertos de diversas temticas en la
Institucin. Entre las preguntas que considera la encuesta est el concepto de
calidad que estos expertos consideran aplicable a la UdeA. En el siguiente cuadro
se relacionan las 20 personas seleccionadas para la elaboracin de la encuesta.
Doce (12, el 60%) de ellas respondieron:
Lnea
Estratgica
Institucional
"calidad"
Institucional
Gestin
ambiental
Docencia
"calidad" en
pregrado y
posgrado
Investigacin
Investigacin
No
Nombre encuestado
Cargo
David Stephen
Fernndez Mc Cann
Martha Lopera
Gestora Ambiental
Vicerrector de Docencia
Docente Departamento de Ginecologa y
Obstetricia (Integrante Comisin de
Mejores Prcticas)
Jairo Humberto
Restrepo Zea
Vicerrector de Investigacin
10
18
Lnea
Estratgica
No
Nombre encuestado
12 Nancy Ortiz
"calidad" en la
extensin
Extensin
"calidad" del
servicio de los
laboratorios
"calidad" del
servicio de los
laboratorios
13
Administrativo
Publicacin de
patentes,
marcas y
derechos de
autor
15 Olga Giraldo
16 Esperanza Arenas
Extensin
Cargo
Asesora laboratorios
17
18
Vicerrector Administrativo
"calidad" de los
19 Julio Cesar Garca
procesos
administrativos
20 Olga Gmez
19
20
Comentario:
La respuesta dada por los servidores universitarios a la pregunta formulada, est
ms asociada al rea de trabajo y a la temtica que ellos dominan. Para efectos
del estudio se definieron cinco lneas estratgicas (institucional, docencia,
investigacin, extensin y administrativa); los funcionarios que respondieron la
pregunta estn en reas de trabajo que tienen relacin con las cuatro ltimas
lneas estratgicas; de la primera lnea no se tuvo respuesta por parte de los
funcionarios seleccionados.
Pregunta No. 2: Conoce Usted referentes apropiados que nos sirvan para
gestionar y aplicar el concepto de "calidad" que Usted maneja en su rea de
trabajo?
21
Comentario:
La respuesta dada por los servidores universitarios a la pregunta formulada, est
ms asociada al rea de trabajo y a la temtica que ellos dominan, lo cual es
lgico si se analiza de manera independiente, pero tambin nos dice que hay una
carencia en la concepcin del concepto de la calidad de manera ms institucional,
integral y holstica. El 41% de los encuestados considera que se debe construir un
concepto integral de la calidad para la Universidad.
22
Pregunta No. 4: Conoce Usted referentes apropiados que nos sirvan para
gestionar y aplicar el concepto de "calidad" que Usted considera se debe manejar
en la UdeA?
Comentario:
Los encuestados nos aportan otros modelos o referentes aplicables a las
temticas especificas en su rea de trabajo, y que se deben tener en cuenta
dentro del desarrollo del modelo de gestin integral de la Universidad, ya que ste
23
24
Comentario:
Considerando que los servidores seleccionados son personas responsables de
procesos claves y expertas en las temticas definidas para los propsitos de este
estudio, no se puede obviar que tres de ellos respondieron que en su rea no se
trabaja con calidad y que se debe a la falta de oportunidad en el servicio y a la
falta de trabajo en equipo, dos de los atributos que internacionalmente se deben
de tener para la prestacin de un servicio con calidad en una organizacin.
Pregunta No. 7: Cules son los atributos o caracterstica que definen la "calidad"
en el desarrollo de sus actividades?
Ver resultados de esta pregunta en el anexo 8 de este documento.
Comentario:
Los encuestados proponen 32 atributos necesarios para la prestacin de un
servicio con calidad, siendo 5 de ellos los que representan el 36% del total:
confiabilidad de los resultados, oportunidad en la prestacin del servicio,
oportunidad en la prestacin del servicio, confidencialidad, claridad y eficacia. La
25
26
Comentario:
Cinco (46%) de los servidores Universitarios encuestados identifica los procesos
de mejora continua como el aspecto ms necesario para tener calidad en el
desarrollo de sus actividades; lo cual tiene amplia relacin con la creacin de una
cultura de la calidad alrededor de un modelo de gestin integral diseado a partir
de un enfoque por procesos.
Comentario:
A pesar de que el nmero de encuestados es poco significativo para la poblacin
universitaria, pero al mismo tiempo conociendo que los que respondieron la
encuesta son personas responsables de procesos claves en la universidad; llama
la atencin que slo el 50% de ellos considera que en la universidad se trabaja
con calidad.
27
28
29
30
5.2.8.1
Acreditacin Institucional:
http://www.cna.gov.co/cont/acr_alt_cal/index.htm
31
excelencia
acadmica,
ha
realizado
un
continuo
seguimiento
la
procesos
(dentro
del
proceso
de
32
33
34
con
las
siguientes
etapas:
refinamiento
administrativo
para
el
transformacin
35
36
establezcan.
La Universidad de Antioquia actualmente no cuenta con un sistema de gestin de
la calidad nico, ni tampoco ha adoptado ningn modelo o referente para la
implementacin del mismo. La ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de
gestin
de
la
calidad
en
la
Rama
Ejecutiva
del
Poder
Pblico
37
de gestin integral, de tal manera que esto permita que el diseo detallado de los
modelos de gestin arriba mencionados contengan los elementos requeridos para
cumplir los requisitos referenciados en las normas para sistemas de gestin de la
calidad y porque no para la adopcin a futuro de otros modelos o normas
aplicables a otros sistemas de gestin, como es el caso de la Norma ISO 14001
para la gestin ambiental, la Norma OHSAS 18001 para la seguridad y salud
ocupacional, la gua ISO 26000 de responsabilidad social, la Norma ISO/IEC
20000 para la gestin de servicio de tecnologa de la informacin y ISO/IEC 27001
para sistema de gestin de seguridad de la informacin. Lo anterior permitira que
el modelo de gestin integrado de la Universidad est diseado de tal manera que
sea capaz de dar respuesta a los requisitos de estos sistemas de gestin, no
mirados necesariamente desde la ptica de la certificacin de ellos, sino como
referentes internacionales validados y que se han constituido en mejores
prcticas.
al
38
Responsabilidad Social
39
40
PUNTOS
PUNTOS
POSIBLES
REALES
4.2.
20
PLANIFICACION PARA LA
IDENTIFICACION DE
PELIGROS, EVALUACION Y
CONTROL DE RIESGOS
4.3.1.
REQUISITOS LEGALES Y
OTROS
NOMBRE
CALIFICACIN
PONDERADO
14
70%
5%
26
11
42%
4.3.2.
13%
OBJETIVOS
4.3.3.
18
0%
PROGRAMA DE GESTION
EN S&SO
4.3.4.
10
40%
ESTRUCTURA Y
RESPONSABILIDADES
4.4.1.
10
40%
ENTRENAMIENTO,
CONCIENTIZACION Y
COMPETENCIA
4.4.2.
14
14%
CONSULTA Y
COMUNICACIN
4.4.3.
12
58%
DOCUMENTACION
4.4.4.
50%
POLITICA
CRITERIO
35%
35%
41
NOMBRE
CRITERIO
PUNTOS
PUNTOS
POSIBLES
REALES
CALIFICACIN
PONDERADO
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y DATOS
4.4.5.
12
11
92%
CONTROL OPERATIVO
4.4.6.
10
80%
PREPARACION Y
RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS
4.4.7.
16
38%
MEDICION Y SEGUIMIENTO
AL DESEMPEO
4.5.1.
12
50%
ACCIDENTES, INCIDENTES,
NO CONFORMIDADES Y
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
4.5.2.
12
58%
REGISTROS Y
ADMINISTRACION DE
REGISTROS
4.5.3.
10
80%
AUDITORIA
4.5.4.
18
0%
4.6.
16
0%
5%
228
91
43%
100%
REVISION POR LA
GERENCIA
20%
PUNTAJE TOTAL
Resolucin Rectoral 14672 del 5 de mayo se crea una Comisin para estructurar
el Sistema, posteriormente mediante Acuerdo Superior 288 del 12 de abril de 2005
(derogado por el Acuerdo Superior 351 de enero 29 de 2008) se estructura el
Sistema Gestin Ambiental y se establece la Poltica Ambiental para la
Universidad de Antioquia.
Adicionalmente, mediante la Resolucin Rectoral 20848 del 18 de mayo de 2005
que crea el Comit Institucional de Gestin de la Calidad, se establece como una
funcin de ste: Servir de vnculo entre los Sistemas de Gestin de la Calidad
certificados y la Comisin creada para estructurar el Sistema de Gestin Ambiental
(SGA) de la Universidad de Antioquia, as como con otros Sistemas de Gestin
que se establezcan.
Actualmente, y a pesar de que la Universidad mediante los anteriores actos
administrativos ya mencionados ha demostrado su propsito de contribuir con la
estructuracin de un Sistema de Gestin Ambiental a nivel institucional, hoy se
cuenta nicamente con la operacin del Comit Operativo para el Manejo Integral
de los Residuos, creado mediante la Resolucin Rectoral 14671 de Mayo 22 de
2001. Algunos de los retos planteados por el Comit son: Realizar el diagnstico
ambiental en la Universidad, disear y mejorar de manera continua el Plan de
Manejo Integral de Residuos Slidos y velar por su ejecucin, realizar campaas
de capacitacin peridicas y elaborar informes y reportes a las autoridades de
vigilancia y control.
Hoy se tienen logros importantes como la disminucin de la tasa de aseo y el
mejoramiento de la educacin ambiental de la comunidad universitaria en general;
se han divulgado protocolos sobre el manejo de residuos slidos, se tiene un
manejo integrado de plagas y se ha trabajado en el ahorro de agua potable.
Cabe resaltar los esfuerzos que en el tema ambiental viene realizado la Facultad
de Medicina, en la cual se ha conformado el Grupo Administrativo de Gestin
43
comits
de
la
Facultad
(Bioseguridad,
Emergencias, Calidad,
La Universidad desde finales del ao 2008 viene construyendo una propuesta para
la autoevaluacin del Sistema Universitario de Extensin, mediante el cual se
pueda realizar la redefinicin de indicadores, el acopio y anlisis de informacin de
los resultados de la gestin de extensin en cerca de treinta temticas especficas,
as como el contacto con especialistas nacionales e internacionales, que dio lugar
a la creacin de la Ctedra Abierta de Extensin de la cual se nutre el proceso de
autoevaluacin que tiene como finalidad contar con los insumos para la
acreditacin de la Universidad en el ao 2012, as como la evaluacin con pares
internacionales que le permitan a la Universidad fortalecer la extensin con
referentes de calidad en el mbito global.
Es de destacar igualmente el papel de excelencia demostrado por la Universidad
en los indicadores SUE del Ministerio de Educacin Nacional, en los cuales, ao
tras ao, la Universidad mostr su mejoramiento continuo y se constituye hoy, en
la mejor universidad del Sistema Universitario Estatal en materia de Extensin.
Dichos indicadores se han ampliado a partir del ao 2009, a otras reas antes no
contempladas en el sistema como la gestin tecnolgica, la cultura, entre otros,
que permitirn mostrar los desarrollos institucionales en la materia.
44
5.2.8.2
Comentarios:
45
46
Comentarios:
47
5.2.8.3
Comentarios:
48
ETAPA
En etapa de planeacin
En etapa de documentacin
En etapa de implementacin
Certificado o Acreditado
Total/SGC
SGC BASADO
EN LA
NORMANTCISO 9001:2009
1
13
1
0
15
SGC BASADO
EN LA NORMA
NTC ISO/IEC
17025
1
1
0
2
4
TOTAL/ETAPA
2
14
1
2
19
49
5.2.8.4
derechos de autor.
Comentarios:
50
51
5.2.8.5
Comentarios:
Todos los laboratorios prestadores de servicios de salud visitados tienen el
distintivo que entrega la DSSA al momento de registrar sus servicios, el cual
constituye la habilitacin para prestar el servicio y compromete al laboratorio a
garantizar unas condiciones mnimas de seguridad, de manejo del riesgo y de
dignidad para los usuarios, sin las cuales no se pueden ofrecer ni contratar los
servicios de salud.
El Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad en Salud (Decreto 1011 de
2006) considera otros dos aspectos: "Sistema nico de Acreditacin" y "Sistema
de Informacin para la Calidad"; el primero se implementa a nivel de IPS y
actualmente lo est haciendo la IPS Universitaria; sobre el segundo aspecto, se
manifest por parte de algunos funcionarios entrevistados que no se tiene
conocimiento sobre cmo implementarlo, y actualmente no es exigencia de la
DSSA.
52
53
5.2.8.6
Comentarios:
Para el anlisis de los laboratorios se tom como base la informacin sobre la
ubicacin fsica de stos entregada por el Departamento de Sostenimiento. Se
visitaron los 198 laboratorios de la base de datos, en 53 de ellos no se pudo
obtener informacin por estar cerrados en el momento de la visita (se hicieron
varias visitas y siempre se encontraron cerrados), 49 de ellos (includos los que
estn ubicados en la SIU) hacen parte de los grupos de investigacin y para
propsitos de este estudio se consideraron dentro de la temtica investigacin,
por ser sta su actividad principal; por lo tanto, para efectos del proyecto, se hizo
el anlisis en los 96 laboratorios restantes.
54
FACULTAD
Facultad de Ingeniera
Facultad de Medicina
EN ETAPA DE
DOCUMENTACIN
CERTIFICADO
X
de
e
Unidad de Fotodermatologa
56
X
X
X
FACULTAD
Facultad de Medicina
Servicio de Vacunacin
Central de esterilizacin
CERTIFICADO
procesos administrativos.
Dependencias
Dependencias
Dependencias Dependencias
sin iniciar
en etapa de
en etapa de
con procesos
proceso de
documentacin implementacin certificados
implementacin
Rectora
Vicerrectora General
Secretara General
Vicerrectora de Docencia
Vicerrectora de Docencia
(Oficina de Admisiones y
Registro)
Vicerrectora de Docencia
(Sistema Bibliotecas)
Vicerrectora
Investigacin
de
Vicerrectora
de
Investigacin
(Direccin
Administrativa de la SIU)
Vicerrectora de Extensin
X
X
57
Dependencias
Dependencias
Dependencias Dependencias
sin iniciar
en etapa de
en etapa de
con procesos
proceso de
documentacin implementacin certificados
implementacin
Vicerrectora de Extensin
(Programa
de
Gestin
Tecnolgica)
Vicerrectora Administrativa
Direccin
de
Asesora
Jurdica
Direccin
de
Bienestar
Universitario
Direccin de Control Interno
X
X
X
X
X
Direccin de Planeacin
Direccin de Posgrados
Direccin
de
Regionalizacin
Direccin de Relaciones
Internacionales
Total: 17
11
X
X
1
Comentario:
Se observa que 11 (65%) de las 17 Unidades Administrativas que aparecen
relacionadas en el portal de la Universidad, no han iniciado procesos de
implementacin de sistema de gestin de la calidad (SGC). Se resalta el hecho
que la Vicerrectora Administrativa, la cual agrupa varios departamentos, tiene
implementado y certificado un SGC desde hace 9 aos, el cual sigue manteniendo
y mejorando continuamente.
Es posible que en la actualidad algunas Unidades Administrativas estn a la
espera de la implementacin del modelo de gestin integral de la Universidad, el
cual est siendo diseado y construido por el equipo de transformacin
organizacional y que a la fecha cuenta con un producto esencial, que es el mapa
orgnico de procesos (MOP).
58
59
CONCLUSIONES
60
positiva o negativa manifiesta; el segundo tiene relacin con el uso ptimo de los
recursos.
No contar con una base de datos sobre todos los grupos que realizan
actividades de extensin en la UdeA (actualmente se trabaja en su
conformacin).
61
62
63
RECOMENDACIONES
64
65
ANEXOS
ANEXO 1
Metodologa proyecto
ANEXO 2
Plan de trabajo
ANEXO 3
ANEXO 4
Contexto UdeA
ANEXO 5
Instancias de participacin
ANEXO 6
Normograma
ANEXO 7
ANEXO 8
Encuesta pregunta 7
ANEXO 9
Encuesta pregunta 11
ANEXO 10
66