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GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE PARTE 10 COMO FUNCIONA A EXECUO


DIRIA

Hoje o post traz a Parte 10 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e

Evernote. Chegamos ao nosso ltimo post, quando falaremos sobre a execuo


diria. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do
Evernote e planejarmos a nossa semana, como devemos manusear nossas
tarefas diariamente?

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Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o


Evernote, clique aqui.
Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em
princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e
saber manusear o Evernote para acompanhar.
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.

O que o GTD fala sobre execuo


Todo o GTD existe para melhorar nossa experincia de execuo. No queremos
trabalhar apagando incndios, sem o mnimo de planejamento e perdendo
prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa certa na hora certa, sem
dvidas, deixando a nossa mente tranquila como gua.
No livro, o David Allen fala que a nossa execuo deve ser pautada pelos
seguintes critrios (nessa ordem):
1. Contexto
2. Tempo disponvel
3. Nvel de energia
4. Prioridade
Quando montei a primeira verso do meu sistema no Evernote, eu coloquei
tambm nvel de energia dentro dos parmetros de prximas aes. Como achei
que era uma tag a mais para manusear nas notas de tarefas, acabei tirando.
Porm, se voc achar que pode te ajudar, talvez valha a pena testar. Eu tinha
dois critrios, que eram Energia alta e Energia baixa. Ou seja, aquelas tarefas
que demandavam grande ateno da minha parte e aquelas que eu podia fazer
mais ou menos no piloto automtico.
Portanto, o que o David est dizendo que, quando a gente estiver procurando
alguma coisa para fazer, para olhar nesta ordem: contexto em que est
inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponvel (ex: 20 minutos), nvel de

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energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante


vem antes). assim que a gente decide o que deve ser feito quando tem tanta
coisa para fazer a no sabe por onde comear. Essas decises a gente toma em
dois momentos. Primeiro, quando processamos nossas tarefas. Segundo, no
planejamento semanal.
Vocs j devem ter percebido que temos grandes chances de decidir que uma
tarefa tem prioridade super alta quando a processamos mas, no planejamento

semanal, ao compar-la com outras atividades, percebemos que ela tem


prioridade mdia, diante das outras. Isso super comum, mas s mostra como
importante a gente fazer a reviso semanal. Sem ela, priorizamos de forma
equivocada o que precisamos fazer e isso atrapalha a nossa execuo. O sinal
de alerta de que estamos fazendo o GTD errado quando vamos executar algo
no nosso dia a dia e pensamos opa, no, eu deveria estar fazendo aquela outra
coisa mais importante. Mas no se cobre tanto. A cada planejamento semanal,
aprendemos um pouco sobre nossas prioridades na vida. Eu mesma, depois de
mais de oito anos usando o GTD, ainda erro na minha reviso semanal.
Justamente porque no existe um modelo certo a vida muda o tempo todo.
Nossas prioridades mudam, e ainda bem. Fico fascinada com essa construo
que fazemos em nossa vida.
O David tem trs pontos sobre a execuo. O primeiro, como falei, foi o de
definir o que fazer de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade. O
segundo ponto diz respeito ao planejamento e aos imprevistos. No nosso dia a
dia, executamos trs tipos de trabalhos:
1. Trabalhos pr-definidos, que planejamos em nossa reviso semanal
2. Trabalhos que aparecem no dia (urgncias, imprevistos)
3. A definio do seu trabalho (ou seja, o tempo que a gente leva coletando,
processando, organizando, planejando etc.)
No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importncia de
a gente deixar perodos do dia para esses trabalhos que no foram planejados,
porque eles inevitavelmente acontecero. O que interessante aqui que,
quanto mais autonomia voc tem no seu trabalho, mais consegue planejar os
seus dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas
dedicadas a esses trabalhos do tipo 2. Esses so os trs tipos de coisas que
voc acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para voc ter uma ordem de

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execuo se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer
coisa fazer o que voc se props a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda
ou seu calendrio), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e
s ento cuidar da sua organizao processar tarefas, organizar seu sistema e
por a vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se
deixar, fico o dia inteiro organizando o meu sistema, porque gosto muito de
fazer isso. Se eu no tiver disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD
todo em cima disso da disciplina), ento milagres no acontecero. Se eu, no
meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia,
porque realmente precisa ser feita. No uma lista de desejos. E esse o
aprendizado que a gente tira a cada reviso semanal aprende a distinguir o que
tem prazo realmente do que s vontade.
O terceiro ponto do David sobre os seis nveis o GTD vertical. Foi como
montamos toda a nossa estrutura do Evernote, porque faz sentido. Este terceiro
ponto tambm serve para a gente tomar decises de execuo. Veja, se voc
estiver em dvida se deve ou no executar uma tarefa, ou ento decidir entre
duas tarefas muito importantes, ou dois projetos que so prioridade, basta
desempatar pelo critrio dos seis nveis. Que, relembrando, so os seguintes:
50 mil ps: Valores e princpios de vida
40 mil ps: Viso a longo prazo
30 mil ps: Objetivos de 1 a 2 anos
20 mil ps: reas de responsabilidade
10 mil ps: Projetos em andamento
0 ps: Tarefas (prximas aes)
Suponhamos que voc tenha apenas 1 hora sobrando no seu dia e 2 tarefas
igualmente importantes: mesmo contexto, mesmo nvel de energia, mesma
prioridade. Qual delas voc deve fazer? Basta passar para o nvel seguinte e se
perguntar: alguma delas faz parte de algum projeto? Se sim, voc faz essa
tarefa. Voc prioriza a que est um nvel acima ou seja, no uma tarefa
pontual, mas diz respeito a um projeto maior, que tem outras tarefas
dependentes desta que voc est prestes a fazer.
Agora, suponha que as duas tarefas estejam ligadas a projetos, ou nenhuma das
duas esteja. Ento voc parte para o prximo nvel, que o de reas de
responsabilidade. Quando a gente estuda nossas reas de responsabilidade,

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pode perceber que damos mais importncia para uma que para outra, gerando
um desequilbrio. Se voc estiver buscando esse equilbrio, deve ento executar
a tarefa que esteja relacionada a essa rea que voc quer equilibrar. Veja s que
interessante, como o GTD traz qualidade de vida em pequenas decises como
essa.
Mas pode acontecer de ambas as tarefas estarem relacionadas mesma rea de
responsabilidade (trabalho, famlia ou outra). Ento voc se pergunta se ela est
ligada a algum objetivo maior, de 1 a 2 anos. E por a vai, at chegar ao ltimo
nvel. No final das contas, pode ser que a tarefa seja decidida por um dilema
moral seu, s seu. Ambas as tarefas so importantes, esto relacionadas a
projetos, mesma rea de responsabilidade, correspondem a objetivos de curto e
longo prazo, mas uma delas no contribui em nada para algo que voc tem
como um grande valor seu, ou princpio. Pode envolver at mesmo questes
ticas. Ento voc saber decidir. Sua deciso no foi tomada s cegas, mas
com respaldo. Voc fica com a conscincia limpa, sabendo que a escolha que
voc fez coerente, e no fica se lamentando por isso. Isso o GTD.

Na prtica
Ao chegar no trabalho, a primeira coisa que voc deve no abrir seus emails nem sua lista de tarefas, mas a sua agenda ou calendrio. Se voc

estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do Google. Se estiver


fazendo a agenda no Evernote, abra a agenda no Evernote. Se estiver usando
agenda de papel, abra sua agenda de papel. O mesmo vale para todas as outras
agendas.
O que ter ali? Na sua agenda, no dia em questo, ter o que voc priorizou
quando montou seu planejamento semanal. O que est ali o que
irremediavelmente deve ser feito, independente das condies. Ah, mas no
vou conseguir fazer tudo isso. Se voc acha isso, ento voc mentou o seu
planejamento errado. Fica como lio para o prximo. Colete essa informao
para relembrar na prxima reviso e comece a trabalhar.
Na sua agenda, voc ver trs tipos de tarefas:
1. Compromissos com data e hora, como reunies, consultas mdicas e
jantares

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2. Tarefas que demandam ateno ou levam mais de meia hora para serem
feitas
3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que voc pode fazer encaixando ao
longo do dia, nas frestas entre um trabalho e outro
Eu costumo usar duas cores na minha agenda uma cor padro para as tarefas
de tipo 1 e uma cor de menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver
como fazer). As de tipo 3, eu deixo como compromissos de dia inteiro, o que
significa que elas no ocuparo espao ao longo do meu dia, mas aparecem l
em cima, antes dos horrios. Assim:

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Esse o print de um dia aleatrio pego na minha agenda. Camuflei alguns

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compromissos para no expr nomes e lugares, por questo de privacidade.


Nesse dia, eu trabalhei em casa, o que foi bom. Eu costumo trabalhar das 8 s
19, porque fao duas horas de almoo para poder levar meu filho na escola, mas
isso pode mudar no dia a dia, dependendo dos compromissos. O que eu sabia,
nesse dia, que teria dois compromissos com data e hora: uma reunio de
manh e um almoo combinado. Tive duas tarefas de trabalho mais demoradas
(a reviso semanal e a reviso de um documento grande) e duas tarefas
pessoais que precisei bloquear um tempo no meu calendrio (preparar o jantar e
estudar ingls). So tarefas que eu sei que vou fazer, sei que levam tempo, ento
acho importante colocar na agenda, porque posso dimensionar melhor quanto
tempo eu tenho. Percebam que eu inseri tambm o perodo em trnsito at a
minha casa, depois do almoo, para no correr o risco de algum marcar uma
reunio, por exemplo, achando que eu estavisse livre. Eu tambm sei que verei
meus e-mails duas vezes no dia, ento inseri as duas vezes em que isso
aconteceria.
Na prtica, o que est em azul no pode ser mudado, mas o que est em cinza,
sim. Isso significa que aquilo no tem data e hora certa para acontecer posso
manusear vontade. Por exemplo, eu poderia estudar ingls das 22 s 23, se eu
quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Tambm poderia checar meus e-mails em
outros horrios, ou trocar a reviso semanal pela reviso do e-book. So eventos
que posso manusear. O que est em azul no.
Outra coisa a se observar ali em cima: os lembretes que aparecem antes dos
horrios. Voc pode optar por colocar na sua agenda ou no seu Tickler, no
Evernote. No h certo ou errado veja o que facilita para voc. D na mesma.
Por fim, gostaria de chamar ateno para o seguinte fato: vocs esto vendo
perodos vazios ao longo do meu dia? Significa que eu fiquei sem trabalhar
nesses horrios? No no! Significa apenas que no pr-determinei nenhum
trabalho deixei esse tempo para possveis imprevistos. Caso no apaream
imprevistos, eu vou ficar sem fazer nada? bvio que no. Vou trabalhar nos
pontos do David que discuti acima: contexto, tempo, energia e prioridade. E
assim vo os meus dias.
Isso significa que eu sigo a seguinte ordem, de acordo com o GTD:
1. Fao tudo o que tem na minha agenda, que eu planejei para este dia

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2. Vejo o que tem no meu Tickler do Evernote (que nada mais do que um
sistema de agenda, de lembretes), que so as tarefas que preciso executar
hoje
3. Trabalho nas minhas listas de prximas aes de acordo com o contexto,
tempo, energia e prioridade
Sem segredo, assim que a gente vai executando, dentro do GTD. No
perdemos prazos, nem prioridades, nem deixamos de fazer alguma coisa pelo
simples fato de esquec-la ali. No, para isso temos a nossa reviso semanal,
que nos obriga a ver tudo o que precisamos fazer e priorizar semanalmente.
Nenhum veio fica aberto desse jeito.

Utilizando atalhos no Evernote


Para facilitar sua experincia no Evernote, voc no precisa ficar procurando
tags enquanto trabalha. O Evernote tem um recurso de atalhos que, para
visualizar, basta voc clicar em Exibir > Painel esquerdo > Mostrar atalhos. Ele
ficar no topo da sua barra lateral esquerda. Ali, voc pode colocar atalhos para
notas, cadernos e tags especficas. Recomendo que coloque as seguintes:
Dia X (tag do dia em que est trabalhando, que est no seu tickler)
00 Ms (tag do ms em questo, que pode ter aes mensais
recorrentes)
Dia da semana (tag do dia da semana em que est, pelas tarefas
recorrentes)
@ Contexto (contexto em que est, ou deixar todos os contextos, se quiser
facilitar)
Durao X (tag com a durao das tarefas eu deixo as trs)
Prioridade alta (mantenho a tag de prioridade alta at ela zerar e a
substituo pela de prioridade mdia)
Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar est facilmente
acessvel, sem ter que ficar procurando ao longo do dia. Caso eu precise de algo
que no esteja ali, muito fcil de encontrar tambm seja pelas tags como pela
busca. Porm, com os atalhos, no preciso fazer isso o tempo inteiro.
Para enviar uma nota, tag ou caderno para os atalhos, basta clicar com o boto
direito em cima dela e em Adicionar a atalhos.

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Encerramento
Pessoal, estou encerrando aqui hoje a nossa srie sobre o GTD no Evernote.
Esta foi uma srie para quem j usava o GTD e j conhecia o Evernote, mas
buscava um norte para configurar o sistema. Espero de verdade que este guia
tenha ajudado. Todos os posts deste guia podem ser encontrados na tag: Guia
definitivo GTD e Evernote.
Lembre-se que, com o tempo, muito saudvel testar o que funciona melhor
para voc e ir testando mudanas, sempre no sentido de simplificar e deixar seu
sistema mais prtico. Pode parecer que tem muita coisa para manusear no
comeo, e isso requer disciplina at virar algo natural. Para mim, um modelo
que considero simples de seguir, mas no comeo tive que conferir minhas
prprias orientaes muitas vezes. Portanto, se vocs vem que um modelo
que funciona e que pode trazer benefcios para a sua produtividade, peo que
testem com carinho durante algum tempo, porque s assim a gente consegue
fazer algo virar hbito mesmo. Se depois de uns dois meses testando (testando
de verdade) voc achar que pode mudar algo, faa! Promova essas mudanas,
mas pelo menos voc promover mudanas com base em sua experincia do
que funciona melhor para voc.
J estou trabalhando em um modelo um pouco mais simples para quem
iniciante tanto no GTD quanto no Evernote e pretendo postar em breve. Uma
verso deste modelo ser apresentada sbado, na turma aberta da Call Daniel
que ministrarei aqui em So Paulo. Quem tiver interesse, ento, pode se
preparar, que o material est ficando muito bacana. Venho trabalhando
intensamente nele. Restam poucas vagas, ento vale a pena se inscrever logo.
Alm disso, tambm montei um guia para aplicao do GTD no Toodledo
(tambm a pedido de um aluno da Call Daniel que acompanha o blog), e devo
postar nos prximos dias, pois j est pronto.
E isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando
perguntas, mesmo nos posts mais antigos, pois vejo todos os comentrios.
Obrigada por tudo pessoal.

Voc tambm pode querer ler:

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