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Comunicaes
(e.c.)
Metodologia
Critrio de avaliao
Agenda
Conceituao
Contextualizao do Ger. Comunicaes
Compreenso dos processos:
Identificar as Partes Interessadas
Planejar o Gerenciamento das Comunicaes
Gerenciar as Comunicaes
Controlar as Comunicaes
Como Melhorar a s Comunicaes
Gerenciamento de Reunies
3
Conceitos
Modelo Genrico de Comunicao
Codificar
Emissor
Decodificar
Mensagem
Meio Fsico
Rudo
Feedback -Mensagem
Decodificar
Receptor
Codificar
1. Transmitida
2. Recebida
3. Entendida
4. Aceita
5. Ao realizada
Berkun, Scott. A Arte do
Gerenciamento de Projetos. 2008
Formas de Comunicao
ComunicaoVerbal
Verbal Oral
Verbal Escrita
Comunicao No Verbal
Sinais Espaciais
Linguagem Corporal
Paralingustica
Linguagem Simblica
Formas de Comunicao
Palavras,
Tom de voz e
Linguagem corporal
38% Como
voc fala
55%
__Expresso
__facial
7%
O que
voc fala
7
Formas de Comunicao
Hlio R. Cost a
Formal x Informal
Vertical x Horizontal
Interna x Externa
Barreiras e Facilitadores
Conhecimento
Falta ou excesso
Linguagem tcnica
Jargo
...
Comportamentais
Desconfiana
Desinteresse
Omisses
...
Organizacionais e Tcnicas
Estrutura inflexvel
Excesso de regras
...
Distribuio Geogrfica
Canais no Apropriados
Cultura
...
Empatia
Boa Vontade
Habilidade de Ouvir
Disponibilidade
Clareza e
Objetividade
Credibilidade
Planejamento ...
A Comunicao em Projetos
Para o sucesso dos projeto,
dois aspectos que envolvem
comunicao so:
Hlio R. Costa
Canais = n (n-1)
2
Quanto maior o nmero de canais existentes, maior
deve ser o cuidado com as Comunicaes
11
12
Grupos de Processos
Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos
Iniciao
Identificar os Stakeholders
Planejamento
Controle
Execuo
Fechamento
16
Stakeholders
U s u rio
s
17
Bloqueadores
(isolar ou negociar)
Poder
Alta
Membros da rede
(construir forte
base poltica)
Desaceleradores
(negociar)
Baixa
Favorvel
Impacto
Influncia
Contrrio
.D
.C
P o de r
Manter informado
.
G
.
F
Monitorar
.E
Impacto/Influncia
.
B
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Registro de Stakeholders
ID
Nome
Cargo ou
Funo no
Projeto
Bia
Ferraz
Diretora de
Marketing colaboradora
2222-1111
c@xpto.com
Queria ser o GP
Moderado
Oposio
Forte
Dora
Lemos
Chefe do Setor
de Compras
afetada interna
2222-2222
b@xpto.com
Baixo
Oposio
Moderada
Carlos
Moreira
Preside Assoc.
3333-3333
No sofre impacto
de Moradores
d@assoc.com
significativo
afetado externo
Neutro
Neutro
Jos
Costa
Joo
Leo
Gerente de
Manuteno colaborador
Vice Presidentesponsor
Telefone e
E-mail
Interesse no
projeto
(expectativa)
Poder
Relao com
o Projeto
2222-5555
js@xpto.com
Diminuio da
carga de trabalho
Moderado
Apoio
Moderado
2222-4444
j@xpto.com
Alto
Apoio
Forte
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Definio:
O gerenciamento das comunicaes do projeto
nclui os processos necessrios para assegurar
ue as informaes do projeto sejam geradas,
PMBoK, 5 ed.
20
Iniciao
Planejamento
Execuo
10.2 Gerenciar as Comunicaes
Controle
Controle
Execuo
Planejar as Comunicaes
Hlio R. Costa e
Alexsandro Nascimento
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Requisitos de Comunicao
Tipo de projeto
Durao
Porte
Organizao
...
23
Mtodos de Comunicao
Interativos
Ativos
Passivos
...
24
Plano de Comunicao
Quem recebe
Qual o propsito (para
que/ por que?)
Que informao
Qual formato
Quem produz
(Responsvel)
Quando (Frequncia)
Onde encontrar/ Como
acessar
Quanto custa
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Plano de Comunicao
Propsito
(Why)
O que e Como
/Ferramenta
(What e (How)
Responsvel
(is)
(Who 2)
Equipe
inform.
Status/
avano/
metas
Reunio de
acompanhamento
Presencial e ata via email
GP
Comunidade
Informar
Progresso
Relatrio e feedback
em dia de campo
gravados em HD e @
via ouvidoria
Ambientalistas
Prestar
contas
Reguladores
Stakeholder
(Who 1)
R$
(How
Much)
Semanal
Eletrnico no
Sistema
h/h
Ger. Com.
Mensal
Eletrnico no
Sistema
2.000
Relatrio no
Portal do Projeto e
canal aberto via @
Ger. Com.
no
Quinzenal Eletrnico
Sistema
h/h
Obter
inform.
Solicitao via
Carta formal
GP
Mensal e
demanda
Impressos na
pasta Proj.
h/h
Sindicatos
Prestar
contas
Relatrio de acidentes
Impresso formal
GP
mensal
Impressos na
pasta Proj.
80
Mdia
Atualizar
inform.
Release por
E-mail
Ger. Com
Semanal
Eletrnico no
Sistema
300
Mensal e
demanda
Impressos na
pasta Proj.
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h/h
Gerenciament o de
Comunicao Fornecer e
Prefeitura
obter inf.
Impresso formal
Ferramentas
Hlio R. Costa
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Reunies
Principais Reunies de Projetos
Planejamento
Kickoff
Acompanhamento
Encerramentos
Crises
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Gerenciar Reunies
A Gerncia de Reunies crtica para a
eficcia da Comunicao
Gerenciar Reunies
Fases de uma Reunio
Planejamento
Conduo
Acompanhamento
30
Gerenciar Reunies
Planejamento
Objetivo
Participantes
Local, data, hora
Durao estimada
Material necessrio
Agenda
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Gerenciar Reunies
Conduo
Reafirmar Objetivo
Garantir o Entendimento
Geral
Estimular a Participao
Gerenciar o Tempo
Tomar Decises
Atribuir
Responsabilidades
Apontar Pendncias
Fazer Resumo
Produzir Ata
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Gerenciar Reunies
Acompanhamento
Distribuir Ata
Acompanhar as Decises
Observar os Desvios
Realizar a Comunicao
Avaliar a necessidade de nova reunio
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Gerenciar as Comunicaes
Hlio R. Costa e
Alexsandro Nascimento
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Relatrios deDesempenho
Coleta e distribuio de
informaes do interesse dos
stakeholders
Como estamos
Como estaremos
Relatrios deDesempenho
Exemplos e Mtricas:
Custo
Prazo
Requisitos Tcnicos /
Qualidade
Produtividade
Satisfao do cliente
Mudanas e Ajustes
Formas de Reportar
Tabelas
Grficos
EVM
Relatrios
Indicadores
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Sistema de Informaes
Plano de Comunicao
Quem precisa de que
informao?
Com que freqncia?
Em que formato?
Como obt-la?
Co ntro le d e Mud an as
So lic ita o
Mud anc as apro vad as
Mud an as re je itad as
no
a
Pl
to
e
o
d oj
Pr
Re -Plan
Fo
Fo re
re ccast
ast
S
Status
tatus
Pro
Pro gre
gre sso
sso
Anlise s
Pe rfo rm anc e
EVM, Te nd nc ias,
De svio s
R e s u lt a d o
s
(entr egv
e is )
Fech a m en t
o
a d m in is t r a
t iv o
F E CH A ME N TO
DOS
CON TR A TOS
Re po rte s d e
pe rfo m anc e
2 0 0 5 Inte rnatio nal Institute fo r Le arning, Inc .
Controlar as comunicaes
Hlio R. Costa e
Alexsandro Nascimento
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Habilidade de
Transmitir
Linguagem apropriada
Informaes claras
Ambiente adequado
Ateno
Canais Mltiplos
Face a face
Habilidade de
Escutar
Escuta ativa
Empatia
Reflexo
Feedback
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Habilidades interpessoais e
de gerenciamento
Estabelecimento de confiana
Soluo de conflitos
Escuta ativa
Liderana
Influncia
Motivao
Habilidades de apresentao
Negociao
Habilidades de redao
Capacidade de falar em pblico
Intermedirios da Comunicao
Mensagem original
Perdas
Mudanas
Distores
Mensagem recebida
Obrigado...
ifraim@fgvmail.br
Material complementar no
expositivo, para desenvolvimento
posterior entre os alunos
Fatos e Inferncias
Fatos
So definidos aps
observao ou
experincia
So Limitados ao que a
pessoa observou
S podemos definir um
nmero limitado
Podem fazer chegar to
perto da certeza quanto
algum jamais chegou
Tendem a conseguir
acordo. Quando isso
possvel.
Inferncias
So feitas em qualquer
ocasio antes, durante ou
aps observaes.
Vo alm do que a
pessoa observou.
Podem ser feitas em
nmero ilimitado em
qualquer situao
Representam somente
algum grau de
probabilidade
Provocam desacordos
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Fatos e Inferncias
O que aconteceria se eu reconhecesse minhas inferncias?
Habilidades de Comunicao
Tcnicas de Apresentao
Oratria
Tcnicas de Redao
Idiomas Estrangeiros
Tcnicas de Reunio
Soluo de Conflitos
Persuadir
Reconhecer e administrar expectativas
Levantar fatos p/ identificar ou confirmar
informaes
Negociar
Aumentar o conhecimento da equipe
Perguntar, investigar
Ouvir ativamente e de modo eficaz (escuta ativa)
...
Ouvir a habilidade mais negligenciada em comunicaes
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Ferramentas usadas
Comunicaes verbais
Agendas, Atas
E-mails
Brief do Projeto
Registro de problemas
Requer habilidades de delegao
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Ferramentas usadas
Plano de Comunicao
SOWs, Termos referncia etc.
Contratos
E-mails
Requer habilidades de negociao, diplomacia
e tato.
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Alta
Telefone
E-mail
Cartas e memorandos informais
Personalizao
Videoconferncia
Feedback
Vdeos do projetos
Boletins, folders, informes gerais,
Individuais
Simples
Sinais
Linguagem
Mltiplos Baixa
Variado
Adaptado de Descals (2005)
Videoconferncia
Telefone
E-mail
Cartas e memorandos informais
Vdeos do projetos
Boletins, folders, informes gerais,
Baixa
Zona de supersimplificao
Menos informao que
o necessrio
Complexidade do problema
Alta
Baixa
Riqueza do canal
Alta
Zona de sobrecarga
Mais informao
que o necessrio
Estilos de Comunicao
Autoritrio
Autoritrio
Combativo
Combativo
Desagregador
Desagregador Quebra a unidade do grupo
Intimidador
Forte, usa o poder que tem e pode baixar o moral
Intimidador
Julgador
Julgador
Secreto
Secreto
Promocional
Promocional
Facilitador
Facilitador
Conciliador
Conciliador
tico
tico
O processo da comunicao
C a m po
c o m u m de
e x pe ri n c ia
Regio de
Experincia para
o Receptor
Regio de
Experincia
para a Fonte
FONTE
CODIFICADOR
Filtro da
personalidade
MENSAGEM
DECODIFICADOR
Filtro da
percepo
Canal
FEEDBACK
Filtro da
percepo
Filtro da
personalidade
RECEPTOR
Reflexo
no importa o quanto
a tecnologia avance,
projetos so e sero
implementados por
pessoas, e depender
muito delas para que
sejam executados
com sucesso, ou
simplesmente
extintos.
"O valor das coisas no est no tempo em que elas duram, mas na
intensidade com que acontecem. Por isso existem momentos
inesquecveis, coisas inexplicveis e pessoas incomparveis!"
Fernando Pessoa
a vida as s im ...