Introducción

El presente material tiene como objetivo ofrecer una guía que oriente
las acciones de los Coordinadores de Envío a nivel local una vez que
reciben aspirante a los Programas Cortos.

Duración & Siglas

Todos los programas de Envío se clasifican según la duración. El lapso
de los programas varía y se abrevian de la siguiente manera, según
sus siglas en inglés:

Programa Siglas Inglés Duración

Anual YP Year Program 8 meses y más
Semestral SM Semester Entre 4 y 8 meses
Trimestral TR Trimester Entre 11 semanas a 4 meses
Intensivo IP Intensive Entre 4 semanas a 11 meses
Muy Corto VS Very short Hasta 4 semanas

Contenido
El contenido de los programas varía dependiendo de su objetivo y el
se abrevia de la siguiente manera:

Contenido Siglas Inglés Objetivo

Escolar sc School El participante asiste a una
Institución de Educación
Media
Servicio cs Community El participante asiste como
Comunitario Service voluntario a una
Organización de tipo social,
afín con sus intereses.
Vocacional vo Vocational El participante realiza unas
 pasantías en una Institución,
afín con sus intereses.
Educadores ed Educators El participante asistirá a
profesores en sus actividades
académicas.
Familiar hs Homestay El participante se adentrará
en el estilo de vida familiar
al mismo tiempo que
realizará actividades
culturales y recreativas.
Voluntario vl Volunteer Intercambio de Voluntarios
de AFS
Idiomas en English El participante asistirá a
clases de inglés
Idiomas ja Japanese El participante asistirá a
clases de japonés
Idiomas ge German El participante asistirá a
clases de alemán
Idiomas fr French El participante asistirá a
clases de francés
Idiomas ru Russian El participante asistirá a
clases de ruso
Idiomas ch Chinese El participante asistirá a
clases de chino
Idiomas ls Language El participante asistirá a
Study clases del idioma nativo

Ciclos
Los programas de envío se llevan a cabo en los siguientes ciclos:

Ciclo Siglas Inglés Fechas

Hemisferio Sur SH South Programas cuya fecha de
Hemisphere inicio es entre Enero a Mayo
Hemisferio NH North Programas cuya fecha de
Norte Hemisphere inicio es entre Junio a
Diciembre

Resultado
El resultado de la combinación de estas siglas nos identificará el tipo
de programa, objetivo, duración y época de inicio. Por ejemplo:
Un programa con las siguientes siglas:

VSenNH08

Es un programa de una duración de 4 semanas, de clases de inglés, en

el ciclo NH del año 2008.

Matrix (Matriz)
Anualmente todos los socios del sistema establecemos un sistema de
matriz mediante la cual planificamos los cupos que mutuamente nos
otorgamos para los programas con un año de anticipación. En el
caso de los programas cortos, tenemos desde ya algunos cupos
planificados para el 2008. Aquellos programas para los cuales no
tengamos cupos solicitados pero si candidatos interesados, debemos
hacer la solicitud con al menos 6 meses de anticipación. La matriz ya
establecida para los programas cortos del 2008 es la siguiente:

Programa País Cupos

SMcsSH08 Inglaterra 4
SMcsNH08 Inglaterra 1
SMcsNH08 Tailandia 1
SMscNH08 Australia 2
SMscNH08 Rusia 1
SMscNH08 Eslovaquia 2
VSvlNH08 Tailandia 6

Procedimiento
Paso 1
El primer paso que debemos realizar cuando recibimos a una persona
interesada en los programas cortos de envío es indagar el perfil del
candidato en términos de: edad, intereses y disponibilidad de tiempo.
Esta información nos permitirá ofrecerle un programa que se ajuste a
estas variables.

Paso 2
Una vez que se tiene identificado el perfil del participante,
procedemos a ubicar en la matriz del año correspondiente la
disponibilidad de cupos con ese programa. En paralelo, le hacemos la
explicación correspondiente al aspirante sobre el programa que más
se ajusta a sus necesidades. Si tenemos cupos establecidos con ese
socio para ese programa seguimos al paso 3. Si no disponemos de
cupo pero si hay algún programa entre los que se ofrecen en la red
de AFS que pudiera ajustarse al perfil del aspirante seguimos al paso 4.

Paso 3
Para cumplir plenamente con este paso, debemos verificar los
siguientes aspectos:
.- El aspirante cumple con el perfil del programa (edad, requisitos del
programa, intereses y disponibilidad)
.- Disponemos de cupos en el programa
.- El aspirante tiene la disponibilidad de tiempo (por la duración del
programa)
.- Estamos en la fecha límite para la aplicación al programa

Si se cumplen todos los requisitos previos, se notifica a la Oficina

Nacional sobre el candidato y el programa al que desea aplicar. A
continuación el aspirante procede a:

1.- Inscribirse en el programa (200.000 Bs. / 200 Bs.F)

2.- Llenar la planilla internacional vía Global Link
3.- Firmar aceptación de país y Acuerdo de Participación

Paso 4
Si el participante está interesado en un programa del cual no tenemos
cupos previamente asignados, se le notifica a la Oficina Nacional
para que la Coordinación Nacional de Envío haga la solicitud del
cupo. Si logramos obtener el cupo con el país anfitrión se continúa
con el paso 3. Si la respuesta es negativa se puede ofrecer otro
programa.

Paso 5
Una vez que la planilla internacional esté llena la misma será
transferida vía Global Link por la Oficina Nacional al país socio
correspondiente, dentro del límite de tiempo establecido
previamente. El país anfitrión procederá a leer la planilla y a
garantizar (o no) el candidato. Durante este proceso de garantización,
el país puede hacer unas preguntas o solicitar algunos requisitos antes
de garantizar al aspirante. Los mismos deberán ser consignados y/o
respondidos para poder cumplir con este requisito.
Paso 6
Una vez garantizado el participante procede con:
1.- Pago de la porción en Bolívares/Bolívares Fuerte del programa.
2.- Trámite en CADIVI para el pago de la porción en Dólares.
3.- Trámite de la visa

Durante estos trámites, el participante y su familia deberán asistir a las

reuniones de preparación para la experiencia en su Comité Local. Su
familia natural también deberá prepararse para la experiencia de
hospedaje.

Paso 7
Antes de la fecha de salida, el participante recibirá la información de
su familia anfitriona, el welcome book y dependiendo del programa
información sobre su proyecto. De igual manera, el participante
deberá recibir su orientación de salida a nivel local.

Paso 8
Salida del participante

Anexos
Anexo Nº 1: Descripción de los programas
En este material encontrarán la descripción de todos los programas
cortos que ofrece la red de AFS, sus requisitos, lapsos de postulación
(entre los cuales se debe enviar la planilla internacional) y duración
del mismo. Es importante tomar en cuenta toda esta información en
el momento de asesorar a un aspirante a estos programas.

Anexo Nº 2: Llenado de Planillas vía Global Link

En este material está descrito paso a paso las etapas que un
postulante debe seguir para el llenado de la planilla internacional vía
Global Link.

Anexo Nº 3 Trámite en CADIVI

En este material están descritas paso a paso las etapas que un
postulante debe seguir para la solicitud de los Dólares a CADIVI para
el pago de la porción en dólares.
Anexo Nº 2: Llenado de Planillas vía Global Link
1.1. Registro

El/la postulante debe ingresar en la página:

www.afsglobal.org/onlineapplication y si aun no está registrado
debe hacer click en este botón:

El/la postulante luego tendrá que seleccionar un país y un idioma:

El participante tendrá que ingresar algunos datos, aceptar el

Formato de Consentimiento y continuar. Con este registro, el
postulante habrá creado su cuenta con un nombre de usuario y una
contraseña, que además le será enviada a su cuenta de e-mail, se
recomienda el uso de cuentas de correo de GMAIL o YAHOO, a
través de este correo el postulante será informado del status de su
planilla para lo que se requiere una cuenta de correo con suficiente
capacidad. Se recomienda guardar el correo con los datos de la
contraseña.
1.2. Inicio de Sesión

El/la postulante puede continuar inmediatamente a través de la

página de inicio de sesión www.afsglobal.org/onlineapplication,
donde utilizará su nombre de usuario y su contraseña
preestablecida para Iniciar Sesión.

1.3. Olvido de Contraseña

Cuando un postulante olvida su contraseña, debe dirigirse a “Forget

Password” en la página de inicio de sesión, donde se le pedirá el
nombre de usuario, luego, la respuesta a la pregunta secreta y en
caso de que el postulante tampoco recuerde la respuesta de la
pregunta secreta, debe dirigirse al Coordinador de Envío de su
Comité Local, para que este a su vez pida al Coordinador Nacional
de Envío el nombre de usuario y a clave del participante, el
postulante recibirá esta información vía e-mail.

En caso de que esto no pueda hacerse, el postulante tendrá que

registrarse nuevamente y perderá la cuenta anterior.

1.4. Llenado de Planillas

Pograma Anual Pograma Servicio Comunitario

Es aquí donde el participante podrá comenzar el llenado de su

planilla. Haciendo click en el Programa que le corresponde, el
participante accesará a las páginas en las que debe vaciar toda la
información allí requerida.
1.5. Cómo llenar las Planillas

En opción “How to fill in a application” aparecerán algunas

recomendaciones para el llenado de planilla. El postulante deberá
utilizarlas al momento del llenado de sus planillas.

1.6. Cambio de Contraseña

Si el/la postulante desea cambiar su contraseña, debe hacerlo en la

opción “Change Password” como se indica.

1.7. Preguntas

Si durante el llenado de las planillas, el/la postulante tiene alguna

duda, debe hacer click “Contac Us” que automáticamente enviará
un e-mail con su solicitud. Luego por esta misma vía recibirá la
respuesta.

1.8. Envío de Planilla a la Oficina Nacional

Cuando un postulante ha terminado el llenado de su Planilla

Internacional y la misma esta completa con toda la información,
hace clic en “Submit”, un mensaje de alerta aparecerá advirtiendo
que su planilla será enviada a la Oficina Nacional y no podrá
realizar modificaciones en la misma, por lo tanto preguntando si
está seguro (a) de haber culminado el proceso de llenado de la
misma. Haciendo click en OK el/la participante aceptará esta
condición y su planilla será enviada a la Oficina Nacional, sin la
posibilidad de realizar más cambios ni agregar más información en
la misma.

1.9. Indicaciones & recomendaciones para el llenado

9 Todas las respuestas deben ser escritas en perfecto

inglés
9Todas las preguntas deberán ser respondidas. No debe
haber preguntas o espacios en blanco.
9La planilla deberá ser completada con información veraz.
9Las planillas medicas (3A y 3B) deberán estar firmadas y
selladas por el doctor
9El álbum fotográfico debe contener fotos en las que se
muestren los miembros de la familia junto al participante y las
actividades o eventos importantes que realice el mismo.
Anexo Nº 3: Trámite en CADIVI
1.- Ingresar a la página Web de CADIVI: www.cadivi.gov.ve
2.- Si aún el estudiante no está registrado, pulsar la sección que se encuentra al
lado derecho de la pantalla que dice: “Si usted desea registrarse pulse aquí:
Registrase”. Si el estudiante ya está registrado pulse la opción también a la
derecha que dice: “Para ingresar al sistema pulse aquí: Usuarios registrados”.
3.- Para usuarios no registrados, el proceso de llenado de la planilla se inicia
aquí:

En esta pantalla deben colocar el correo electrónico del participante,

seleccionar persona Natural, elegir una pregunta de seguridad para recordar
la clave secreta, y una respuesta. Luego pulsar REGISTRAR

4.- Para usuarios registrados, el procedimiento es el siguiente:

Llenar la opción de Datos Personales
Al finalizar pulsar la opción Guardar.

5.- Luego pulsar la opción a la izquierda “Nueva solicitud”

Y seleccionar la opción Estudiantes, pulsar Procesar y luego pulsar Continuar.

En esta pantalla escribir en Manutención: 0000

Monto del Seguro: 0000

En Actividad Académica hay 3 posibles opciones a seleccionar según el

programa:
Próximamente CADIVI incorporará la opción de Curso para aquellos
programas de duración de más de 6 meses. De momento, se pueden usar
cualquier de las dos opciones anteriores. Una vez seleccionada la opción
deberán colocar en la opción Especialidad: Bachillerato (en el caso de
Educación Media) o Inglés (en el caso de Curso corto o Curso). En la opción
Período Académico deberán colocar las fechas de salida y de regreso de los
participantes, según el país asignado (información que ya ha sido enviada vía
valija). En la opción de Nivel que Cursa deben colocar la opción que aplique
según la duración del programa. A continuación, en la opción de Instituto
deben colocar el nombre de AFS anfitrión, por ejemplo: “AFS Interculture
Canada”. En la opción de Nro Inscripción deben colocar: 0000. En las
opciones de Teléfono, Fax, Email, Dirección y Monto de la Matrícula (costo del
programa) deben colocar los datos del país anfitrión que aparecen en la carta
de aceptación (de CADIVI) de AFS Venezuela que ya ha sido entregada a
todos los participantes. En la opción de CI/RIF del Representante deben
colocar el número de Cédula o de RIF del representante del participante.

Seguidamente, deberán seleccionar nuevamente los Detalles de la Actividad

Académica # 02 y en esta opción deberán escoger los mismos datos que en la
anterior pantalla seleccionaron: Educación Media, Curso Corto o Curso, etc. Al
finalizar esta pantalla pulse la opción Continuar y continúe con las indicaciones
que le brindará la página.

Una vez terminado el registro, proceda a imprimir en 3 originales la planilla y

reúna los siguientes recaudos:

El Banco exige tres carpetas amarillas identificadas con una etiqueta, de la

siguiente forma:
1 CADIVI: ESTUDIENTE, Nombre del(a) muchacho(a) y N° de Solicitud
2 BANCO MERCANTIL: ESTUDIENTE, Nombre del(a) muchacho(a) y N° de
Solicitud
3. PERSONAL: ESTUDIENTE, Nombre del(a) muchacho(a) y N° de Solicitud

CADIVI PERSONAL
ESTUDIANTE ESTUDIANTE
(nombre del estudiante)____________ (nombre del estudiante)____________
N° SOLICITUD: _______ N° SOLICITUD: _______

BANCO MERCANTIL
ESTUDIANTE
(nombre del estudiante)_____________
N° SOLICITUD: _______

Las carpetas deben llevar:

• Las Planillas impresas en original de la Solicitud de Divisas

• La carta que AFS dirige a CADIVI
• Carta de Justificación por no tener Registro Consular (Anexo)
• Carta de Justificación por no tener VISA (Anexo)
• Copia completa del Pasaporte del(a) participante
• Copia de la Cédula de Identidad del(a) participante y de ambos
padres
• Copia de la Partida de Nacimiento del(a) participante
• Carta autorizando al Banco a hacer el cargo del monto en
bolívares a la cuenta de uno de los padres

CADIVI permite que tanto la visa como el Registro Consular se consignen a

posteriori con la Carta de Justificación de los padres, en la cual se
comprometen a entregar tales requisitos una vez que estén tramitados.
Encontrarán un modelo de esta carta anexa, la cual deberán personalizar con
sus datos.

Finalmente deben llevar las tres carpetas, sus respectivas etiquetas y todos los
recaudos adentro al banco de su preferencia para iniciar el trámite.

Informamos que la Sra. Dimas Castillo (familia natural de Javier Castillo,

preseleccionado al VENYYPCAN 06-07, del Comité de Puerto Ordaz) realizó el
mencionado trámite y muy gentilmente compartió su experiencia con
nosotros. Pueden seleccionar una transferencia o la elaboración de un cheque.
Agradecemos tanto a la Sra.. Castillo como al Comité de Puerto Ordaz por
haber colaborado con nosotros en la información de este trámite.

Adicionalmente, les notificamos que toda esta información fue reconfirmada

personalmente en una reunión a la que asistimos en CADIVI. La misma fue
sostenida con el representante de la Gerencia de Bienes y Servicios, Unidad de
Estudiantes. De igual forma, se les enviará el listado de todos los participantes
de los Programas de Envío 2008-2009, de manera que la entidad pueda
identificar plenamente a todos nuestros participantes una vez que inicien el
trámite. En esta misma reunión, nos informaron que el trámite para la
obtención de divisas solo puede ser realizado por el participante, AFS
Venezuela no está autorizado para realizarlo, es un trámite personalizado.
Les informamos que CADIVI además, posee los siguientes modos de contacto,
en el caso de requerir mayor información:

Teléfonos de atención al usuario:

(0212) 6063499 / 3995 / 3904 / 3939
Atención al Usuario:
atencionusuario@cadivi.gov.ve
uniestudiantes@cadivi.gov.ve

De igual forma, CADIVI presta un servicio personalizado de atención al público

en su sede de Los Chaguaramos (Frente a la Universidad Central de
Venezuela) en el horario de las 8:00 a.m. hasta las 4:00 p.m. Les
recomendamos que si requieren mayor información (por alguna condición
diferente, no contemplada en este memo) utilicen estos medios de contacto
de CADIVI.

Por otra parte, el trámite de la remesa solo puede ser iniciado una vez que el
participante ya esté viviendo en su país anfitrión. Las familias naturales pueden
optar por una de estas dos solicitudes: Remesa estudiantil o Remesa familiar, de
acuerdo al monto que deseen enviarle al participante. En el primer caso, el
participante deberá solicitar en su Colegio Anfitrión la constancia de estudio y
enviársela a su familia natural para que éstos inicien el trámite. Esta remesa
también exige la inscripción del participante en el Consulado Venezolano del
país anfitrión. Para la obtención de este documento (el Registro Consular) el
participante deberá, previa comunicación a su familia anfitriona, Comité Local
anfitrión y AFS anfitrión, trasladarse hasta la ciudad en la que se encuentre el
Consulado/Embajada Venezolana. El procedimiento para la obtención de
ambos documentos (Constancia de Estudios y Registro Consular) es
responsabilidad exclusivamente del participante. Recomendamos a los
participantes que una vez que lleguen al país anfitrión le informen a su familia
anfitriona la necesidad de realizar estos trámites, de manera que los realicen lo
más pronto posible y no esperar hasta que tengan la necesidad urgente del
dinero.
CARTA MODELOS:
Ciudad, _______de ___________ de 2008

Señores
CADIVI
Presente.

Estimados Señores:

Nosotros ____________________CI ____________ y _________________________

CI ______________, Venezolanos, residenciados en
______________________________________________________________________,
en nuestro carácter de padres y representantes de nuestro
hijo(a):______________________________________ CI _____________, le
informamos que para la Solicitud de Registro y Autorización de Divisas para
Estudiantes Nº ______________, pertenecientes al mismo, no tenemos el
REGISTRO CONSULAR, debido a que el viaje esta pautado hacia
___(País)_________ para el mes de _______________ de este mismo año.

Nos comprometemos a suministrar ese documento tan pronto nuestro hijo lo tramite a
su llegada a ____________________(País de intercambio)

De antemano le damos las gracias por su receptividad y atención prestada a nuestra

solicitud, lo cual nos permitirá enviar a nuestro hijo de Intercambio Cultural al
mencionado país.

Atentamente,
Nombre del Padre
CI ___________________
Cel. __________________
E mail: ___________________

Nombre de la madre
CI : ___________________
Cel. _________________________
E mail: ________________________
 Telf. Hab. ________________________

CARTA MODELOS:

Ciudad, _______ de ___________ de 2008

SEÑORES
BANCO ______________________________________
PRESENTE

Estimados Señores:

Yo, ___________________________ CI __________________, venezolano,

residenciado en __________________________________________________,
Autorizo al BANCO ___________________________________, para que cargue a
mi Cuenta Nº _____________________________, el monto en Bolívares,
correspondiente al Pago de Divisas Autorizadas por CADIVI según Solicitud de
Registro y Autorización de Divisas para Estudiantes Nº _______________,
perteneciente a mi hijo _______________________________________ portador de la
Cédula de Identidad Nº ________________________.

Atentamente,

Nombre del Padre

CI ___________________
Cel. __________________
E mail: ___________________

Nombre de la madre
CI : ___________________
Cel. _________________________
E mail: ________________________

cc: CADIVI

CARTA MODELOS:
Mérida, _______ de __________ de 2007

Señores

22
CADIVI
Presente.

Estimados Señores:

Nosotros ________________________ CI _________________ y ____________

________________________ CI ___________________, Venezolanos, residenciados
en __________________________________________________________________,
en nuestro carácter de padres y representantes de nuestro hijo:
_____________________ CI _________________ le informamos que para la Solicitud
de Registro y Autorización de divisas para Estudiantes Nº ____________,
perteneciente al mismo, no podemos presentar la VISA, debido a que es necesario
cancelar ______________ US $, costo acordado con AFS INTERCULTURE
PROGRAMS INC que incluye:
1. Boleto internacional de ida y vuelta
2. Seguro Médico
3. Alojamiento
4. Inscripción escolar
5. Guía, apoyo y asesoramiento durante su estadía en Alemania

De los cuales, los cuatro primeros reglones son REQUISITOS PARA OBTENER LA
VISA de ____________________

Solicitamos su apoyo a objeto que podamos contar con ese pago, de tal manera que se
nos permita obtener los recaudos necesarios para adquirir la Visa, la cual les
consignaremos de inmediato una vez que la tengamos.

De antemano le damos las gracias por su receptividad y atención prestada a nuestra

solicitud, lo cual nos permitirá enviar a nuestro hijo de Intercambio Cultural a
__________________.

Atentamente,

Nombre del padre

CI ___________________
Cel. __________________
E mail: ____________________

Nombre de la madre
CI ______________________
Cel. _____________________
E mail: __________________

Telf. Hab. ______________________

Anexo: Requisito para obtener Visa de ____________________ para Estudiante.

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