Comunicazione,

Marketing e Pubblicit

La Comunicazione allinterno di unAzienda

Il valore della comunicazione rappresenta un valore fondamentale
non solamente nella creazione di un rapporto tra azienda e cliente ma
soprattutto allinterno di una stessa azienda, tra gli individui che ne
fanno parte.
In questa prima lezione pertanto tratteremo gli aspetti fondamentali
che determinano il valore e le potenzialit di una comunicazione
aziendale efficace.

La comunicazione infatti non ha valore unicamente per il singolo,

impegnato a dialogare con altre persone, in diverse situazioni
(familiare, lavorativa, ecc.), ma anche per chi svolge un determinato
ruolo allinterno di unazienda.
Non basta infatti sapere svolgere le proprie mansioni ma bisogna
anche sapersi relazionare con gli altri, al fine di organizzare
propriamente il lavoro e comprendere ci che necessario fare.
Molto spesso il successo di unazienda dipende proprio anche dal
grado di comunicazione che essa mantiene internamente: una
comunicazione interna efficace si riflette anche sullefficienza
comunicativa che lazienda adotta con i potenziali clienti, esterni ad
essa.

La comunicazione allinterno di unazienda per risultare efficace

deve seguire degli standard specifici, spesso non validi in un tipo di
comunicazione pi familiare.
La comunicazione aziendale si svolge a diversi livelli e con strumenti
diversi. Tuttavia ogni tipo di comunicazione che avviene tra
appartenenti ad una stessa azienda dovr seguire delle regole
specifiche: questo vale per email, messaggi vocali e in chat, report,
discorsi, meeting e cos via.
Tutti questi elementi sono infatti parte degli strumenti di
comunicazione aziendale e possono essere sfruttati proprio per poter
comunicare al meglio allinterno dellazienda stessa.

In particolare una comunicazione efficiente permette di riuscire nei

seguenti settori, ottenendo ovvi benefici:
Una migliore e pi rapida capacit di problem solving
Lelaborazione rapida di decisioni strategiche
Una valutazione pi rapida degli eventuali problemi
Un aumento della produttivit dei dipendenti
Un rapporto pi sereno e collaborativo tra i dipendenti
Decisioni di marketing pi efficaci e attente alla reale situazione
dellazienda.

 Un miglioramento dellimmagine aziendale, che si riflette anche

nel rapporto con clienti, fornitori e azionisti.
Una crescita professionale dei lavoratori
Migliori risultati in termini economici

Generalmente, per quanto concerne la business communication, si

distinguono due tipologie di comunicazione:

1. La comunicazione esterna
2. La comunicazione interna

La prima riguarda i rapporti che lazienda intrattiene con clienti e

collaboratori.

La seconda riguarda le modalit comunicative interne allazienda

stessa: vale a dire tutte quelle forme di dialogo che coinvolgono
unicamente il personale della ditta.

Generalmente una struttura comunicativa interna tende a seguire una

gerarchia, basata ovviamente su quella catena di comando, che
propria dellazienda.

Tuttavia, la comunicazione interna ad unazienda non avviene

solamente attraverso tale catena di comando, da un superiore ai suoi
diretti dipendenti, e pertanto bisogna fare un ulteriore distinzione tra
due canali comunicativi interni: formale e informale.

In un canale comunicativo formale, le informazioni passano

esclusivamente attraverso la catena di comando, secondo quanto
rappresentato nella successiva schematizzazione di esempio.

Presidente

Direttore delle
Finanze

Responsabile
Contabile

Direttore di
Marketing

Direttore della
Produzione

Direttore delle
Vendite

Direttore della
Promozione

E-commerce
manager

Responsabile della
produzione

Direttore creativo

In questo sistema interno e formale le informazioni viaggiano in tre

possibili direzioni.
Parallelamente (freccia verde) una comunicazione parallela si
muove tra persone che si occupano di attivit affini e legate che, per
riuscire al meglio, necessitano quindi di una piena collaborazione tra
le parti coinvolte.
Verso il Basso (freccia blu) una comunicazione orientata verso il
basso della scala gerarchica concerne il dialogo da i supervisori al
personale dipendente. Il personale agir in base a quanto comunicato
dai suoi superiori diretti, seguendone direttive e suggerimenti, per un
migliore svolgimento delle attivit.

Verso lAlto (freccia rossa) si tratta di una comunicazione formale

orientata verso lalto della scala gerarchica. In questo canale di
comunicazione i dipendenti comunicano con i loro diretti superiori,
fornendo un feedback sulle attivit svolte e sugli eventuali problemi
riscontrati; in questo modo i supervisori possono apportare gli
eventuali cambiamenti sulle attivit ancora in svolgimento.

Tuttavia una comunicazione aziendale interna non utilizza

esclusivamente il canale formale rappresentato per la condivisione
delle informazioni.

Ogni azienda sar sempre caratterizzata anche da un canale di

comunicazione informale, come riassunto nella seguente tabella di
esempio.
Comunicazione Interna
Formale

Informale

Comprende
tutte
le
forme
di
comunicazione pianificate tra i lavoratori
(report, brochure, email aziendali,
conferenze, ecc.) che si muovono in pieno
rispetto della gerarchia aziendale interna.

Comprende tutte le forme di comunicazione

spontanea che hanno luogo tra i lavoratori
indipendentemente dai canali di dialogo
pianificati.

Un canale informale si forma attraverso linterazione di almeno due o

pi dipendenti che comunicano tra loro, attraverso qualsiasi
dispositivo (personalmente, per telefono, via mail, chat, ecc.).

Un canale comunicativo di questo tipo, ovviamente poco

controllabile, pu comunque essere fondamentale per la valutazione
delle attivit e la comprensione del personale e degli eventuali
problemi, specialmente nel caso in cui i canali formali risultino
carenti.

Infatti attraverso i canali informali vengono spesso rilevati quei

problemi che difficilmente emergono tramite il canale ufficiale
gerarchico e che possono creare delle criticit in ogni settore
dellazienda: come ad esempio gelosie ed incomprensioni interne,
situazioni di particolare competitivit tra dipendenti oppure di
lassismo e cos via.
Inoltre quando un canale comunicativo informale si espande e diventa
pi utilizzato rispetto a quello formale segno che il sistema
comunicativo aziendale interno non pi in grado di comunicare le
informazioni necessarie a chi ne ha bisogno, quando ne ha bisogno.

La comunicazione interna infatti fondamentale per far comprendere,

allintera struttura aziendale la funzione e il valore di ogni attivit,
affinch queste possano essere svolte in piena consapevolezza e con
la migliore forma di collaborazione tra le parti coinvolte.

La comunicazione esterna si svolge ugualmente attraverso un canale

formale ed uno informale.
Comunicazione Esterna
Formale

Informale

Tutte le forme di comunicazione

pianificata (brochure, report, forme di
promozione e pubblicit, ecc.) per
presentare lazienda e le sue attivit a
clienti, collaboratori e azionisti.

Tutte le forme di comunicazione spontanea

che hanno luogo tra i lavoratori e dei nuovi
possibili clienti per lazienda. Un canale di
questo
tipo
viene
ad
esempio
frequentemente utilizzato durante eventi e
meeting di terze parti, oppure online,
attraverso i social network (Facebook,
LinkedIn.com, Blog, ecc.).

Valutare lefficacia della Comunicazione Aziendale

Ogni forma di comunicazione aziendale - esterna e interna
dovrebbe sempre risultare concisa, pratica e dettagliata in ci che
costituisce il fulcro del messaggio, in modo da risultare alla fine
anche persuasiva. Ogni forma di comunicazione aziendale dovrebbe
pertanto rispettare i seguenti fattori:
Informazioni Chiare Il mittente, indipendentemente dal suo ruolo
rispetto allazienda, dovrebbe sempre poter comprendere pienamente
qual il soggetto della comunicazione.

Informazioni Pratiche Il ricevente deve ottenere tutte le

informazioni necessarie a capire pienamente la questione: chi
comunica deve presentare fatti e non parole vaghe.
Sinteticit Le informazioni devono essere presentate in maniera
sintetica. Anche fornendo al mittente informazioni chiare e pratiche,
se aggiungiamo elementi di contorno superflui allobiettivo della
comunicazione, il nostro messaggio risulter subito meno chiaro e
convincente.
Un problema comunicato in poche e chiare parole, verr sicuramente
preso in maggiore considerazione di un altro raccontato con infiniti
giri di parole.

Persuasione In molte forme di comunicazione diventa importante

spiegare in che modo unattivit pu riuscire al meglio seguendo
semplici direttive: quando il mittente chiede qualcosa al ricevente
deve fare in modo che la sua comunicazione risulti convincente, in
modo da indurre la persona ad agire volentieri come gli stato
indicato.

Ovviamente tali obiettivi base di ogni comunicazione aziendale

dovranno seguire un etichetta specifica, a seconda delle persone a cui
sono rivolti e ai mezzi di comunicazione utilizzati.

Una mail indirizzata ad un collaboratore, su uno stesso piano della

struttura gerarchica comunicativa, dovr rispettare i punti visti in
precedenza, tuttavia potr essere caratterizzata da un linguaggio meno
formale e strutturato.
Al contrario una mail indirizzata ad un supervisore, concernente
alcuni problemi, dovr mantenersi particolarmente curata nella
costruzione e nella forma, pur risultando chiara, incisiva e persuasiva
riguardo la soluzione del problema rilevato.
Chiunque, a qualunque livello allinterno di unazienda, deve infatti
sapere come poter comunicare con efficacia con ogni altro lavoratore
interno, che sia questultimo un collaboratore, un direttore o il
presidente stesso.

FINE LEZIONE