GESTIN ELECTRNICA Y CONTROL

DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Y CONTABLES
DOCUMENTO:
MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA V.1

INDICE

INDICE
INTRODUCCION ...................................................................................................................................................................... 4
1.1.

PROPOSITO DEL DOCUMENTO ..............................................................................................................................4

1.2.

ALCANCE DEL DOCUMENTO ..................................................................................................................................4

1.3.

DEFINICION DE SIGLAS Y ABREVIATURAS ............................................................................................................. 4

2.

INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................................................. 5

3.

ACCESIBLIDAD ............................................................................................................................................................ 6

4.

PANTALLA DE MENU PRINCIPAL ...............................................................................................................................6

4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.

ENVIAR DOCUMENTO ............................................................................................................................................ 6

ESTADO DOCUMENTO ........................................................................................................................................... 7
HISTORIAL DOCUMENTO ....................................................................................................................................... 7
MANTENIMIENTO DOCUMENTO ........................................................................................................................... 8
SUBIR Y REGISTRAR UN DOCUMENTO DIGITALIZADA............................................................................................ 8
CREAR UNA CARPETA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS........................................................................................ 9
MANTENIMIENTO REMITENTES ..............................................................................................................................9
MANTENIMIENTO EMPLEADOS ............................................................................................................................ 10
MANTENIMIENTO USUARIOS ............................................................................................................................... 10

Ilustracin 1. VISTA PRINCIPAL ACCESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL ................................................................................. 4

Ilustracin 2. INGRESO DE USUARIO Y CONTRASEA AL SISTEMA. ..................... 5
Ilustracin 3. PANTALLA MENU PRINCIPAL.............................................................................................................................. 6
Ilustracin 4. ENVIAR DOCUMENTO ....................................................................................................................................... 6
Ilustracin 5. ESTADO DOCUMENTO ...................................................................................................................................... 7
Ilustracin 6. HISTORIAL DOCUMENTO ................................................................................................................................. 7
Ilustracin 7. MANTENIMIENTO DOCUMENTO ...................................................................................................................... 8
Ilustracin 8. SUBIR Y REGISTRAR UN DOCUMENTO DIGITALIZADA....................................................................................... 8
Ilustracin 9. CREAR UNA CARPETA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS................................................................................... 9
Ilustracin 10. MANTENIMIENTO REMITENTES .......................................................................................................................9
Ilustracin 11. MANTENIMIENTO EMPLEADOS ...................................................................................................................... 10
Ilustracin 12. MANTENIMIENTO USUARIOS ......................................................................................................................... 10

INTRODUCCION
Conforme a los requerimientos funcionales de la Escuela Militar de Chorrillos, presentamos este documento
de Manual del Sistema de Gestin Electrnica y Control de Documentos Administrativos y Contables para las
para las diferentes reas de la Escuela Militar de Chorrillos.

1.1. PROPOSITO DEL DOCUMENTO

Ser una gua para el personal responsable del uso y operacin del Sistema de Gestin Electrnica
y Control de Documentos Administrativos y Contables.

1.2. ALCANCE DEL DOCUMENTO

Exponer el funcionamiento y la navegabilidad del Sistema para los usuarios de la Escuela Militar
de Chorrillos, que designen para el llenado de formularios y carga de informacin.

1.3. DEFINICION DE SIGLAS Y ABREVIATURAS

EMCH: Escuela Militar de Chorrillos

EP: Ejercito del Per
GEDAC: Sistema de Gestin Electrnica y Control de Documentos Administrativos y Contables

2. INGRESO AL SISTEMA
El usuario nicamente necesitar el navegador de Google Chrome (de preferencia) o el navegador
Internet Explorer para conectarse al Sistema de Gestin Electrnica y Control de Documentos
Administrativos y Contables.
1.

Ingresar a la direccin:
Red de la Escuela Militar de Chorrillos:
//localhost/gedac

2. En la siguiente pantalla se ingresar al Sistema GEDAC para todas las reas.

ILUSTRACIN 1. VISTA PRINCIPAL ACCESO AL SISTEMA GEDAC

3. ACCESIBLIDAD
El sistema muestra la ventana de ingreso.

ILUSTRACIN 2. INGRESO DE USUARIO Y CONTRASEA AL SISTEMA.

Se debe ingresar las credenciales del usuario:

Usuario:

Contrasea: 123456

usuario

4. PANTALLA DE MENU PRINCIPAL

En esta ventana se muestra los siguientes mens:
Registro y envo
Listado y respuesta
Consular historial
Mantenimientos

ILUSTRACIN 3. PANTALLA DE MENU PRINCIPAL.

4.1. ENVIAR DOCUMENTO

Tomaremos un ejemplo para enviar el Documento.
En nuestra lista de documentos registrados, buscamos el icono de envo y hacemos un clic en l.

enviar

ILUSTRACIN 4. ENVIAR DOCUMENTO.

Esta opcin enva el documento digitalizado a otro usuario, veamos la siguiente ilustracin.

4.2. ESTADO DOCUMENTO

Tomaremos un ejemplo para cambiar el estado del Documento.
En nuestra lista de documentos recibidos, buscamos el botn de estado y hacemos un clic en l.

estado

ILUSTRACIN 5. ESTADO DOCUMENTO.

Esta opcin cambia el estado del documento recibido por nuestro usuario, veamos la siguiente ilustracin.

4.3. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Tomaremos un ejemplo para ver el historial del Documento.
En nuestra lista de documentos, se muestra que usuario, enva, responde, modifica y elimina el documento.

ILUSTRACIN 6. HISTORIAL DOCUMENTO.

Esta opcin permite ver el historial de los documentos, veamos la siguiente ilustracin.

4.4. MANTENIMIENTO DEL DOCUMENTO

Tomaremos un ejemplo para ver el mantenimiento del Documento.
En nuestra lista de documentos, buscamos el botn Nuevo y hacemos un clic en l.

vista previa

ILUSTRACIN 7. MANTENIMIENTO DOCUMENTO.

Esta opcin permite realizar el mantenimiento de los documentos, veamos la siguiente ilustracin.

4.5. S U B I R Y REGISTRAR UN DOCUMENTO DIGITALIZADO

Tomaremos un ejemplo para ver el registro del Documento.
En nuestro formulario, llenamos los datos del documento (remitente, tipo de archivado, tipo documento, asunto, fecha
del documento, ubicacin fsica, grupo/carpeta, observaciones) y buscamos el botn examinar y hacemos un clic en
l para cargar el documento digitalizado. Finalmente hacemos un clic en el botn Grabar o Actualizar.

ILUSTRACIN 8. REGISTRAR DOCUMENTO.

Esta opcin permite realizar el registro de los documentos digitalizados, veamos la siguiente ilustracin.

4.6. C R E A R U N A C A R P E T A R E P O S I T O R I O D E D O C U M E N T O S
Tomaremos un ejemplo para ver la creacin de carpetas o grupos donde se almacenarn los documentos.
En nuestro registro de grupo, escribimos el nombre de la carpeta compartida donde almacenaremos documentos del
rea y buscamos el botn Grabar y hacemos un clic en l para crear la carpeta en el sistema operativo del
servidor. Posteriormente, podremos seleccionar esa carpeta dentro del formulario de registro de
documentos.

ILUSTRACIN 9. CREAR GRUPO O CARPETA ARA ALAMACENAR DOCUMENTOS.

Esta opcin permite crear un repositorio para los documentos digitalizados, veamos la siguiente ilustracin.

4.7. M A N T E N I M I E N T O R E M I T E N T E
Tomaremos un ejemplo para ver el mantenimiento del Remitente.
En nuestra lista de remitentes (proveedores, empresas, etc.), buscamos el botn Nuevo y hacemos un clic en
l.
modificar

eliminar

ILUSTRACIN 10. MANTENIMIENTO REMITENTE.

Esta opcin permite realizar el mantenimiento de remitentes, veamos la siguiente ilustracin.

4.8. M A N T E N I M I E N T O E M P L E A D O S
Tomaremos un ejemplo para ver el mantenimiento del Empleado.
En nuestra lista de empleados, buscamos el botn Nuevo y hacemos un clic en l.

ILUSTRACIN 11. MANTENIMIENTO EMPLEADOS.

Esta opcin permite realizar el mantenimiento de los empleados de las diferentes reas de la Escuela Militar
de Chorrillos, veamos la siguiente ilustracin.

4.9. M A N T E N I M I E N T O U S U A R I O S
Tomaremos un ejemplo para ver el mantenimiento de usuarios.
En nuestra lista de usuarios del sistema (administradores y operadores), buscamos el botn Nuevo y
hacemos un clic en l.

ILUSTRACIN 12. MANTENIMIENTO EMPLEADOS.

Esta opcin permite realizar el mantenimiento de usuarios del sistema, veamos la siguiente ilustracin.

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