MANUAL D APOIO AO CURSO DE ELABORAO

DE TEXTOS OFICIAIS
01-11-2011

Maria Lusa Matos Gueifo

MANUAL DE APOIO AO CURSO

ELABORAO DE TEXTOS OFICIAIS

O objectivo deste curso essencialmente sensibilizar os participantes para a

necessidade de redigir correctamente textos administrativos.
Adoptar um estilo descontrado torna a escrita mais fcil e at mesmo
compreensvel, embora alguns documentos caream de formalismo.
Alguns de ns nascemos com uma aptido especial para a escrita e outros tm
mais dificuldade nesta matria. Para alguns escrever sempre uma tarefa
preocupante e a perspectiva de ter que o fazer -lhes quase insuportvel e
amedronta-os. Tal sucede nalguns casos pela preocupao extrema que existe no
receio de no se dominar bem a gramtica, composio, etc.
Provavelmente at se domina relativamente bem essa rea, o que necessrio
aprender os princpios bsicos da escrita. Usar o portugus coloquial mais fcil
do que o portugus literrio. Naturalmente que a prtica ajuda a perder o receio
de escrever.
A correspondncia oficial (aquela que emitida pelos organismos estatais) deve
ser bem redigida, sem erros ortogrficos e sem construes gramaticais
incorrectas ou muito rebuscadas, que podem criar problemas de compreenso ao
receptor.
A uniformizao dos documentos administrativos tambm uma preocupao.
Engloba um conjunto de normas, procedimentos, instrues e orientaes que
tm que ser cumpridas pelos funcionrios das instituies que produzem os
documentos.
A finalidade da uniformizao definir critrios e procedimentos que possibilitem a
execuo de documentao de forma uniforme, transmitindo para o exterior uma
imagem de qualidade e organizao.
PRINCIPAIS VANTAGENS DA UNIFORMIZAO

Facilitar o processo de efectivar as normas, os procedimentos e as funes

administrativas;

Ajudar a fixar critrios e padres, bem como uniformizar a apresentao de

todos os documentos emanados pelas instituies;

Possibilitar a adequao e coerncia nas normas e nos procedimentos pelas

vrias unidades organizacionais;

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Evitar discusses e equvocos, muito frequentes nas instituies onde no

se estabeleceu uma "verso" oficial da organizao sobre os temas susceptveis de

pontos de vista diferentes;

Possibilitar adequao de critrios de procedimentos aos novos e antigos

funcionrios;

Representar um instrumento de consulta e orientao;

Representar uma restrio para a improvisao inadequada, que por vezes

se verifica e que em nada contribui para uma boa imagem da instituio.

REQUISITOS BSICOS A SEREM OBSERVADOS NA SUA ELABORAO

Ter uma redaco simples, concisa, clara e uma estrutura compreensvel

para todos os utilizadores;

Conter somente as instrues necessrias e suficientes;

Permitir alguma flexibilidade, pois dificilmente se conseguem contemplar

todas as situaes;

Ser revisto e actualizado com periodicidade a definir pela instituio, de

forma a evitar que os procedimentos se tornem obsoletos.

Os funcionrios, para alm das normas que tm que cumprir e pela importncia
que tem perceber o motivo porque iro utiliz-las, devem obter alguns
conhecimentos, mesmo que bsicos, sobre os procedimentos administrativos
A correspondncia produzida nas instituies designa-se por externa e interna.

Correspondncia externa
toda a aquela que produzida na instituio e se destina a outras entidades,
empresas ou cidados. Sendo os documentos mais utilizados para este efeito os
seguinte:

Ofcios;

Carta /convite

Convites formais;

Circulares externas;

Relatrios;

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Comunicados;

Actas;

Etc.

Correspondncia interna
toda a aquela que produzida na instituio e se destina aos vrios
rgos/sectores

dessa

mesma

instituio.

So

exemplos,

deste

tipo

de

correspondncia e mais comuns os que a seguir se indicam:

Ordens de servio;

Circulares internas;

Notas Informativas;

Memorandos;

Informao/Proposta;

Relatrios internos;

Despachos;

Actas;

Etc.

pois sobre este tipo de correspondncia que vai incidir o nosso trabalho. Saber
como se estruturam estes documentos, quais as formas mais correctas de os
elaborar e apresentar.
Iremos exercitar a feitura de:

Ofcios;

Carta /convite

Convites formais;

Circulares externas;

Relatrios;

Comunicados;

Ordens de servio;

Circulares internas;

Notas Informativas;

Memorandos;

Informao/Proposta;

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Relatrios internos;

Despachos;

Actas;

Para tal vamos fazer exerccios prticos que consistem na elaborao destes
documentos utilizando papel impresso adaptado a cada um dos documentos:

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REPBLICA DE ANGOLA
MINISTRIO ---------------------------------------Exmo. Senhor
------------------------------Director --------------------------------------- ---------LUANDA

V/Ref.

Data:

N/Ref.

Data:

ASSUNTO:

(apresentao de cumprimentos)

O ------------------,

--------------------------------------Nome
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REPBLICA DE ANGOLA
INSITUTO ------------------------------------------

Circular n. ____________
DATA: ______________

ASSUNTO:
Exmos. Senhores,

A Directora-Geral,

--------------------------------------Nome

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REPBLICA DE ANGOLA
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

CONVITE

Exmo.(a) Senhor(a)

Luanda, __ de _________ de 2010

A Directora ---------,

Maria --------------------------

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REPBLICA DE ANGOLA

ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

DEPARTAMENTO DE -------------------------------------------------------

MEMORANDO N. _____
Data: __________
Para:

Assunto:

O Director do Departamento de -----------,

------------------------------------Nome
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REPBLICA DE ANGOLA
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

Circular Interna n. ________

DATA: __________

ASSUNTO:

A xxxxxxxxxxxxxxx,

--------------------------------------Nome

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REPBLICA DE ANGOLA
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

Ordem de servio n. _____

Data: _________

ASSUNTO:

O Presidente do Conselho de Administrao,

----------------------------------------------------Nome

Maria Lusa Matos Gueifo

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REPBLICA DE ANGOLA

ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

DEPARTAMENTO DE ------------------------------------------------

PARECER:

DESPACHO:

_________________________________________________________________
INFORMAO/PROPOSTA N ---------/ Data: ------------------Exma. Senhora
Directora Geral da ---------ASSUNTO:

considerao superior

Maria -----------------------

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Modelo

REPBLICA DE ANGOLA

ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

CONVOCATRIA

Agenda de trabalhos
1

Com os melhores cumprimentos,

O ---------------------------

(nome)

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Modelo

REPBLICA DE ANGOLA
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

Exmo. Senhor
Dr. --------------------------------------------Ministrio do -----------LUANDA

V/Ref.

Data:

N/Ref. DF/

Data:

ASSUNTO: Convocatria

ORDEM DE TRABALHOS
1
23-

(apresentao de cumprimentos)

A Directora-Geral,

--------------------------------------Nome

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Modelo de acta com intervenes

REPBLICA DE ANGOLA

ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

ACTA N _______

Aos --------- dias do ms de ---------------do ano de ----------------- pelas-----horas--------e ---- minutos, reuniu no ----------------------------------- sito na -------------------- em ----------------- o/a (conselho, comisso, Grupo, etc.) ------------. __
Estiveram presentes, o Senhor ------------------------ que presidiu e os Senhores -----------------, -------------, ------------e-----------------------. No compareceram os
Senhores (1) -----------------------------------e --------------------------------- por -------------------------------------.__________________________________________
Foi lida e aprovada a acta da sesso anterior. (2). ___________________________
Antes da ordem do dia, (3) o Presidente -----------------------------------------------. -------------------------------------------------------------------------. ______________
Entrando na ordem do dia, o Presidente ps discusso a Ordem de Trabalhos,
composta pelos seguintes pontos: _______________________________________
Ponto um: _______________________________
Ponto dois _______________________________
Ponto trs: ______________________________
Ponto quatro: ____________________________
Dando incio discusso do Ponto um, o Sr. Presidente deu a palavra ao Sr. ------------- que referiu ----------------------------------------. ________________________
O Senhor ------------ informou que ------------------------------------------------------------------------------------. _____________________________________________
Passando anlise do Ponto dois, o Sr. Presidente realou que ------------------------------. _____________________________________________________________
Etc. _______________________________________________________________
Etc. _______________________________________________________________

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Para constar foi lavrada a presente acta, que depois lida e aprovada, vai ser assinada
por todos os presentes. ________________________________________________
ou
Nada mais havendo a tratar, foi encerrado a sesso eram ------ horas e -----minutos, da qual se lavrou a presente acta, que vai ser assinada pelo presidente e
por mim que a secretariei. _____________________________________________
ou
Dado o adiantado da hora e no tendo sido possvel discutir o ponto --------, foi
encerrada a sesso eram ----------- horas e ----------- minutos, tendo sido marcada
a prxima reunio para o dia ----------------------s ----------------horas no mesmo
local. __________________
ou
Esgotada a ordem do dia foi encerrada a sesso eram --------------- horas e -------------- minutos, da qual foi lavrada a presente acta que depois de lida e aprovada vai
ser por mim, que presidi, assinada e por todos os presentes. _______________

(1)
Quando no comparecem reunio pessoas que foram convocadas deve
mencionar-se na acta as ausncias.
(2)
Este pargrafo inclui-se na acta sempre que for o caso.
(3)
frequente a Agenda de Trabalhos incluir um ponto inicial a que se d o
nome de Antes da ordem do dia e que se destina a informaes.

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Modelo de acta de deliberaes

REPBLICA DE ANGOLA
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAO

ACTA N _______

Aos --------- dias do ms de ---------------do ano de ----------------- pelas-----horas--------e ---- minutos, reuniu no ----------------------------------- sito na -------------------- em ----------------- o/a (conselho, comisso, Grupo, etc.) ------------. __
Estiveram presentes, o Senhor ------------------------ que presidiu e os Senhores -----------------, -------------, ------------e-----------------------. No compareceram os
Senhores (1) -----------------------------------e --------------------------------- por -------------------------------------. __________________________________________
Foi lida e aprovada a acta da sesso anterior. (2). ___________________________
Antes da ordem do dia, (3) o Presidente -----------------------------------------------. -------------------------------------------------------------------------. ______________
Entrando na ordem do dia, o Presidente ps discusso a Ordem de Trabalhos,
composta pelos seguintes pontos: _______________________________________
Ponto um: _______________________________
Ponto dois _______________________________
Ponto trs: ______________________________
Ponto quatro: ____________________________
Dando incio sesso o Senhor Presidente ps discusso o ponto, sobre o qual foi
deliberado por unanimidade -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
Passando ao ponto dois da ordem de trabalhos e aps a interveno dos membros
presentes foi decidido por maioria -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

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Para constar foi lavrada a presente acta, que depois lida e aprovada, vai ser assinada
por todos os presentes. ________________________________________________
ou
Nada mais havendo a tratar, foi encerrado a sesso eram ------ horas e -----minutos, da qual se lavrou a presente acta, que vai ser assinada pelo presidente e
por mim que a secretariei. _____________________________________________

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Vamos ver como estruturar e elaborar os documentos acima referidos:

Regras a observar na elaborao do ofcio.

O ofcio o documento utilizado para comunicar com o exterior e composto
pelos seguintes elementos.

Cabealho ou timbre (ex. Insgnia da Repblica Repblica de Angola

Designao Instituio

Endereamento Destinatrio (nome, cargo, morada)

Nmero do registo de sada (antecedido ou no da sigla do sector)

Data

Vocativo (Excelncia) ou outro, dependendo da situao.

Assunto Resumo do contedo do texto

Corpo do ofcio ou texto Explanao e desenvolvimento da ideia que se

pretende transmitir.

Despedida

Cargo/funo

Assinatura

Nome

Indicao das iniciais de quem minutou e/ou digitou AV/RT ou AV/rt

A imagem que a comunicao escrita provoca no destinatrio

O ofcio a forma de comunicao escrita mais usada entre os organismos
estatais, as empresas e os cidados em geral.
um documento formal, quer se destine a uma entidade pblica ou privada, quer
se destine a um cidado, que transmite sempre a imagem do servio que o
produziu.
Sabendo-se que a correspondncia deve provocar no destinatrio uma reaco
positiva, ela deve conter uma linguagem precisa e adequada, ser agradvel e
corts. Dois objectivos devem presidir sua elaborao:

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 Informar claramente o destinatrio do objectivo do ofcio;

 Deixar atravs do ofcio uma boa imagem da instituio.
O

ofcio

deve

ser

estruturado

tendo

em

ateno

importncia

que

apresentao, a exactido, a conciso e a clareza do texto tm junto do

destinatrio. Uma carta ambgua, vaga, demasiado longa, repetitiva ou confusa
far quem a recebe perder o interesse pela sua leitura.
Boa apresentao: demonstra existir mtodo, ordem e organizao.
Exactido/Objectividade: Ter o cuidado de utilizar uma terminologia destinada
quele receptor especfico palavras de difcil compreenso, pouco claras ou
ambguas, no atingiro o objectivo desejado. Definir claramente o objectivo da
carta a principal funo do redactor.
Conciso: A conciso na escrita, qualquer que seja a complexidade do tema a
tratar, tem que ser uma regra a no esquecer. Para nos fazermos compreender
no necessitamos de elaborar documentos muito extensos. A conciso privilegia
exactamente o contrrio, pargrafos curtos, claros e inequvocos. A utilizao de
frases curtas torna o texto mais perceptvel e permite compreender melhor o seu
contedo.
A clareza: A clareza demonstra que houve uma organizao prvia das ideias a
transmitir. O vocabulrio utilizado deve ser formal, embora simples e actual.
Vocabulrio muito tcnico e especfico, s dever ser utilizado se o receptor for
conhecedor dessa terminologia. Caso seja imprescindvel utilizar tal terminologia
para um receptor comum, deve haver o cuidado de descodificar as palavras que
possam ser de difcil compreenso
OFCIO CIRCULAR

O ofcio circular um ofcio emitido por uma instituio, dirigido e enviado

simultaneamente a um grande nmero de entidades, empresas, servios ou
cidados. O assunto nele versado pontual ou do interesse dos destinatrios.

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O ofcio circular deve ser elaborado com tanto empenho e zelo como se fosse
dirigido a um s destinatrio, ou seja, deve ter o aspecto de uma carta
personalizada.
Para tal, o endereo deve ser preenchido individualmente no prprio ofcio circular
e deve ser assinado manualmente.
Se, porventura, dada a natureza do assunto a divulgar, se julgar no ser
necessrio tal formalismo, o ofcio circular poder no ter o endereo preenchido,
bastando escrever Exmo. (a) Senhor (a) ou colando na zona do cabealho uma
etiqueta impressa no computador e a assinatura do responsvel pelo servio
emissor poder ser digitalizada. Neste caso o nome e endereo do destinatrio s
sero preenchidos no envelope.
Em qualquer destas situaes a circular dever ser numerada.

Carta/C
Convite

O convite feito atravs de carta tem menos formalidade que o convite designado
formal e que veremos adiante.

A carta/convite usualmente utilizada para convidar para sesses de trabalho,

workshops, sesses de abertura de , sesses de divulgao, inauguraes,
palestram, etc.

Pode ser feito em forma de circular, ou seja, a carta/convite no contm nome

nem endereo, constando tais elementos no envelope.

Convite formal

O convite formal mais utilizado para eventos que tenham ou a que se queira dar
alguma formalidade (cocktails, jantares, recepes, etc.) ou at para os eventos
atrs descritos, se para algumas personalidades se justificar o envio de um
convite formal.

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O convite formal deve ser entregue com a antecedncia apropriada para o evento,
que pode ser de 8, 15 ou 30 dias. No entanto, quando se convidam
individualidades os convites devem ser antecedidos de um telefonema para o
(Director de Gabinete, Assessores, secretariado, etc.).

Memorando

Definio e Finalidade
O memorando a modalidade de informao entre unidades administrativas de um
mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente no mesmo nvel ou em nveis
diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de notcia eminentemente interna.
Pode ter carter meramente administrativo, ou servir para transmiir projectos,
idias, etc. a serem adoptados por determinado setor do servio pblico.
A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela
simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do
nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio
documento e, no caso de falta de espao, no verso ou em folha que se anexa para o
efeito. Esse procedimento simplificado, assegura maior rapidez na

tomada de

decises.
Circular interna
Tambm internamente as instituies comunicam, atravs de circulares internas,
assuntos do interesse geral dos seus funcionrios e colaboradores.
O processo idntico ao anterior mas aceitvel uma menor preocupao no
aspecto formal.
A circular interna contm normalmente informaes ou instrues e emanada por
um rgo dirigente.

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Ordem de Servio
Habitualmente so os rgos Dirigentes que emanam Ordens de Servio
destinadas a um, a vrios ou a todos os Departamentos/rgos/servios da
instituio.
Tal como o prprio nome indica, a Ordem de Servio determina algo que tem que
ser cumprido pelos destinatrios.
Informao/Proposta
Informao/Proposta o documento usado nas instituies em que intervm trs
nveis de hierarquias.

A que presta uma determinada informao;

A que d o seu parecer sobre a informao prestada;

A que d odespacho final
ELABORAO DE UM RELATRIO:

O Relatrio o documento que rene um conjunto de informaes e utilizado para

reportar factos ou resultados de uma determinada situao, actividade, projecto,
aco, ou outro evento como objectivo de o transmitir a um determinado
destinatrio.
Quer o relatrio seja tcnico ou administrativo, englobar sempre a descrio do
objectivo, a exposio dos factos e a concluso.
O relatrio administrativo relata de forma circunstanciada factos ou ocorrncias
de carcter administrativo.
O relatrio tcnico tem como principal objectivo relatar projectos, investigaes,
anlises e resultados de carcter tcnico.
A dificuldade na criao de um relatrio, normalmente proporcional complexidade
e amplitude do assunto abordado.
Para a elaborao de qualquer documento necessrio definir uma estrutura. Deve
ser adoptada uma estrutura padronizada. Por um lado, necessrio a quem escreve
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organizar as suas ideias. Por outro lado, essa organizao facilita a leitura e a
compreenso ao destinatrio.
A estrutura , assim, a espinha dorsal do trabalho, facilita a escrita e deve permitir
que todo o texto se torne num conjunto homogneo.
As quatro questes conhecidas na literatura inglesa como os 4 Ws: (who, what,
when, where), quem, o qu, quando e onde, ajudam o relator a identificar qual a
informao necessria para tornar o texto claro e preciso.
O relatrio composto por quatro partes distintas:
Capa (Identificao)
ndice (eventualmente)
Introduo
Desenvolvimento
Concluso
Anexos (eventualmente)
Se a dimenso do relatrio o justificar poder ser includo um NDICE, que vem na
folha a seguir capa.
Se for necessrio juntar ANEXOS, a sua incluso faz-se no final do relatrio.
Capa
Identificao (quem)
 Ttulo - designao
 Identificao do relator
 Categoria profissional
 Local
 Data

Introduo
Introduo (o qu, quando e onde)
Situa pormenorizadamente o destinatrio no assunto/ facto/acontecimento;
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Introduo enquadramento
 Enquadra e sintetiza o assunto que se prope desenvolver;
 Enumera os pontos principais;
Enquadramento com resumo
 Apresenta de forma resumida o facto que vai ser desenvolvido;

 Enuncia a questo para situar o destinatrio de imediato no assunto a que se

refere o documento.
A introduo deve ser explcita, bem construda, criar interesse e expectativa no
destinatrio.
Uma introduo mal construda pode levar ao desinteresse pela leitura do texto.

Desenvolvimento
Nesta zona do relatrio faz-se a apresentao detalhada e objectiva dos factos ou
resultados, do ponto de vista do autor e das propostas ou solues preconizadas.
Com a finalidade de facilitar a leitura e a compreenso do texto, o desenvolvimento
do relatrio pode ser apresentado dividido em ttulos e subttulos. Esta metodologia
proporciona:
 Definir marcos que vo orientando a leitura;
 Permitir uma leitura selectiva do texto;
 Prender a ateno do destinatrio;
 Arejar a apresentao do texto;
 Estabelecer pontos de referncia em relao ao plano global do texto.

Sempre que se julgue necessrio, o texto poder ser complementado com grficos,
fotografias, tabelas, etc.
Estas ilustraes podem ser inseridas no texto e conter legendas ou includas em
anexos, devendo nesse caso ser referenciadas no decorrer do texto.

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Concluso
Na concluso sintetiza-se o que de importante foi referido e a opinio do autor.
tambm nesta zona do relatrio que o autor pode fazer sugestes, recomendaes
ou propostas que permitam ao destinatrio tomar uma deciso.
Anexos
Quando necessrio juntar ilustraes ou qualquer documentao a seguir
concluso que se junta uma folha com o ttulo ANEXOS, seguida dos mesmos.

Bibliografia
Nos relatrios tcnicos poder ter que se fazer referncia a bibliografia.

importante no esquecer:
Que devem ser mantidos os critrios de apresentao ao longo de todo o texto;
Que os relatrios curtos so mais provveis de serem lidos do que relatrios longos.
Conciso significa ser breve e completo;
Que tudo o que for afirmado no relatrio deve poder ser provado;
Que o objectivo de um bom relatrio que na sequncia da sua leitura sejam
tomadas atitudes;
Que no deve ser utilizada uma linguagem rebuscada, vocabulrio complicado ou
frases longas. Devem ser usadas frases simples e curtas. O relatrio deve ser:


Curto mas conciso;

Conter apenas o necessrio;

Bem estruturado;

Objectivo.

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ELABORAO DE UMA CONVOCATRIA:

Convocatria
As convocatrias so documentos, nalguns casos por fora de lei, que se enviam aos
membros dos rgos deliberativos das instituies, das comisses, dos grupos de
trabalho, etc., antes da realizao da reunio comunicando-lhes o local, a data, a
hora, e os assuntos agendados. Nalguns casos, a Lei determina com que
antecedncia tem que ser enviada a convocatria e se tem que ser registada ou
entregue por protocolo.
A convocatria pode ser feita em forma de ofcio ou somente em papel timbrado com
o ttulo Convocatria.
ELABORAO DE UMA ACTA

A acta o documento escrito que relata o que se passou e decidiu durante uma
reunio.
Os

rgos

deliberativos

das

instituies

(conselhos

de

administrao,

administrativos, directivos, consultivos, cientficos, Jris, etc.), registam as suas

decises em actas, que no se podem destruir, pois podem servir, em qualquer
momento, para verificar da legalidade de um determinado acto.
Dependendo do tipo de finalidade, as actas podem ser divididas em trs tipos
distintos:
Acta na ntegra
Acta resumida
Acta de deliberaes
A acta na ntegra reproduz integralmente o que se passou na reunio, sendo
exemplo disso, as actas da Assembleia Nacional;
A acta resumida contm somente as intervenes que, pela sua importncia, se
consideram relevantes para a deciso do assunto;

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A acta de deliberaes (decises) refere unicamente as deliberaes/decises
tomadas.
A elaborao de actas requer o conhecimento de algumas regras e at mesmo do
funcionamento das reunies, pois existe terminologia prpria para definir algumas
situaes que ocorrem no seu decurso.
Regras:
Em qualquer acta devem ser respeitadas as seguintes regras:
1. Sempre que se transcrevem intervenes, utiliza-se o discurso indirecto.
2. Os nmeros escrevem-se sempre por extenso.
3. Qualquer linha ou parte de linha no ocupada deve ser trancada.
4. Se a acta for manuscrita no pode ter emendas nem rasuras, devendo-se, em
caso de necessidade, ressalvar a palavra ou frase a emendar.
5. Independentemente de a opo ser, elaborar uma acta na ntegra, resumida ou s
com deliberaes, os dois primeiros pargrafos (ver modelo) so comuns a todas
elas:
 O primeiro pargrafo: Contm a data, a hora, o nome da instituio, o local e a
designao do grupo.

 O segundo pargrafo: Contm a identificao dos elementos presentes,

podendo referir-se a sua categoria profissional ou o nome do organismo/servio que
representam. Quando no comparecem elementos convocados deve ser feita
referncia sua ausncia, bem como o motivo que alegaram para justificar a no
comparncia. ( hbito pedir a todos os elementos presentes na reunio que
assinem a lista de presenas, podendo este pargrafo da acta ser feito com base
nessa lista).

O terceiro e quarto pargrafos (ver modelo) podero ou no existir.

 O terceiro pargrafo: Este pargrafo s existe em reunies peridicas em que

se decide ler e aprovar a acta da uma reunio na reunio seguinte.

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 O quarto pargrafo: Quando antes de comear a discusso dos assuntos

constantes da ordem de trabalhos, o Presidente d algumas informaes ou
comunica algo, utiliza-se este pargrafo.
Redaco:
A elaborao da acta requer uma redaco cuidada, uma vez que deve reproduzir
fielmente aquilo que se passou na reunio.
Motivos relacionados com auditorias, inspeces, etc., levam a que as actas possam
ter que ser lidas e compreendidas anos depois da reunio a que se referem ter
ocorrido, por pessoas que no participaram, o que leva a que a sua redaco tenha
que ser clara e precisa.
Como em qualquer documento, a redaco de uma acta deve utilizar palavras e
expresses variadas evitando repeties e/ou redundncias.
Assim, nas actas que contm intervenes, devem ser utilizadas palavras ou
expresses variadas para no tornar a sua leitura montona ou fatigante.
Sugestes:

Expresses utilizadas para iniciar pargrafos:

Informou

Concluiu

Manifestou

Alvitrou

Questionou

Sugeriu

Salientou

Solicitou

No uso da palavra

Para concluir

Para terminar

Referiu

Realou
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ELABORAO DE TEXTOS OFICIAIS

Ainda no uso da palavra

Deu conhecimento

Alegou

Esclareceu

Frisou

Chamou a ateno

Interrogou

Mencionou

Aludiu

Confrontou

Duvidou

Indagou

Ordenou

Orientou
Exemplo:

O Sr. Presidente informou .

O Sr. Dr. Antnio Pinto solicitou .

Votaes:
Quando no decorrer de uma reunio, para decidir algum assunto, se realiza uma
votao, a acta deve mencionar essa situao.
Se a votao for por escrutnio secreto a acta referir a ocorrncia e mencionar
somente o resultado obtido. Se a votao ocorrer de brao no ar e no existir
indicao em contrrio, na acta referem-se os nomes dos elementos que votaram a
favor, contra, que se abstiveram (se tal for permitido) e o resultado obtido.
Exemplo:

Posta votao a proposta X, a mesma foi aprovada com N votos favor dos
Senhores X, Y e Z e N votos contra dos Senhores A e B

Maria Lusa Matos Gueifo

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ELABORAO DE TEXTOS OFICIAIS

Decises dos assuntos agendados:

Independentemente do tipo de acta, todos os pontos agendados tero uma deciso,
que tem que ser transcrita para a acta de forma inequvoca.

Seguem-se alguns exemplos de expresses utilizadas para terminar os pargrafos

que encerram a discusso dos pontos agendados:

... Com o que concordaram todos os presentes.

... Mereceu a concordncia de todos os presentes.

... Aprovado por maioria.

... Aprovado por unanimidade.

Aps longa troca de impresses, em que intervieram todos os participantes, foi
decidido que...

Depois de largamente debatido este ponto, foi decidido por maioria que...

Aps longo debate sobre o assunto, foi decidido por unanimidade que...

Aps uma longa troca de impresses em que intervieram todos os membros
presentes, e depois de se ter concludo que no era possvel chegar a consenso, foi
decidido voltar a discutir este assunto numa prxima reunio.
Terminologia:

Numa reunio existem alguns conceitos, expresses e termos que, pela sua
importncia e especificidade, importa referir:

Maria Lusa Matos Gueifo

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ELABORAO DE TEXTOS OFICIAIS
Agenda do dia
Agenda de trabalhos

Qualquer destas expresses significa o

conjunto de assuntos a discutir na reunio

Ordem do dia
Ordem de trabalhos
correcto utilizar qualquer uma das expresses acima referidas. A escolha depende
somente do gosto pessoal do redactor.

Lista de Presenas

Documento que contm a identificao da reunio e

Folha de Presena

do grupo, a data, o nome dos presentes e

assinado por todos os intervenientes na reunio.
Este documento arquivado junto da acta.

correcto utilizar qualquer uma das expresses acima referidas. A escolha depende
somente do gosto pessoal do redactor.
Voto de qualidade:
Se durante uma votao ocorrer uma situao de empate, o elemento do grupo que
preside sesso, se para tal estiver autorizado, pode votar isoladamente, fazendo
assim com que se aprove ou no, a proposta em discusso. Este voto isolado
designa-se por voto de qualidade.
Neste caso, a acta deve referir que foi utilizado o voto de qualidade.
Qurum:
(Qurum o nmero requerido de participantes numa reunio/sesso de qualquer
rgo deliberativo para que as decises sejam vlidas.)
Os estatutos ou as leis orgnicas definem que, para que as deliberaes tomadas
durante uma assembleia sejam vlidas, tenha que estar presente uma determinada
percentagem/nmero de membros. Quando esse nmero de membros no est
presente diz-se que no houve Qurum.
Neste

caso,

far-se-

uma

acta

referindo

que

por

falta

de

qurum

reunio/assembleia no se realizou.

Maria Lusa Matos Gueifo

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ELABORAO DE TEXTOS OFICIAIS
Moo:
Proposta apresentada por um ou mais membros presentes numa reunio ou
assembleia deliberativa.
Neste caso, a acta deve referir que foi apresentada uma moo e transcrev-la.
Dever ficar anexa acta.
Declarao de voto:
Documento escrito (ou ditado) pelo participante onde manifesta a sua opinio
relativamente ao assunto que foi votado.
Neste caso, a acta deve referir que foi apresentada uma declarao de voto e
transcrev-la. Dever ficar anexa acta.

EXERCCIOS PRTICOS SOBRE OS EXEMPLOS ATRS REFERIDOS

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