Nama / Kelas : Yosef Langlang Wibowo / Eks B 29A

Dosen

: Dr. Hargo Utomo, MBA, M.Com

Tugas

: Sistem Informasi Teknologi (Paper 1)

Topik

: Information Technology

Judul Kasus : HH Gregg : Deciding on a New Information Technology Platform

I.
I.1.

Pendahuluan
Latar Belakang Masalah
Greggs Appliances, Inc atau dikenal dengan perusahaan HH Gregg didirikan pada 15
April 1955 di Indianapolis, Indiana, oleh Henry Harnold Gregg dan istrinya, Fansy.
Gerald Throgmartin, anak Gregg, bergabung dengan HH Gregg pada tahun 1966.
Gerald menjadi presiden direktur HH Gregg pada tahun 1974, dan Jerry Thogmartin
anak Gerald bergabung dalam bisnis keluarganya pada tahun 1978.
Sejak tahun 1979 sampai 1987 HH Gregg melakukan ekspansi bisnisnya dengan
membeli beberapa store dan mengakuisisi beberapa perusahaan. Pada tahun 1989,
Gerald menjadi CEO dan anaknya, Jerry menjadi COO HH Gregg. Selama 10 tahun
HH Gregg kembali mengakusisi 8 toko Sun TV dan terus mengembangkan bisnis di
bidang IT dengan membuka HH Greggs Fine Lines.
Pada tahun 2000, Dennis May dipromosikan menjadi COO. Sampai tahun 2006,
Gregg mengoperasikan lebih dari 60 toko dengan strategi yang sangat mengesankan,
servis personal computer, dan harga yang kompetitif didukung dengan tim yang
terlatih, yang didukung dengan bisnis model yang dimplementasikan oleh tim
eksekutif.
Di tahun 1985, Jerry Throgmartin menangkap bahwa perusahaan harus mulai beralih
ke proses yang terkomputerisasi, khususnya di bagian pemesanan, inventory, dan juga
warehouse nya. Karena keterbatasan alat saat itu dapat membuat perusahaan tidak
tumbuh, maka Jerry bersama dengan CFO nya, Mike Stout, akhirnya menuliskan
Request For Proposal (RFP) untuk membantu mengatur dan aktivitas yang
dibutuhkan oleh retail.
Throgmatin dan Stout memutuskan software IDEAS/3000 dari American Data
Industries (ADI). Aplikasi IDEAS/3000 menggunakan sistem operasional hardware
HP seri 3000, dengan RAM 3 MB, dan membutuhkan kapasitas memory 404 MB. HP
Gregg membeli paket aplikasi (software dan hardware) senilai $ 161,000 ditambah $
17,000 sebagai biaya implementasi. Aplikasi tersebut digunakan pada tahun 1986, dan
ADI menjamin upgrade sistem sampai 20 tahun ke depan.

Dan di tahun 2006 ini, mereka juga memindahkan penggunaannya ke PCs, serta
melakukan deployment PC-based point-of-sale system (CPOS) yang terintegrasi
dengan jalur telekomunikasi. Mereka juga melakukan pemindahan sistem General
Ledger dan fungsi Accounting ke Oracle Finance System.
Pada tahun 2003, McKinney dan timnya telah menyelesaikan perubahan pada sistem
untuk dapat menyokong bisnis sampai dengan 100 toko. Namun pihak HP
mengatakan bahwa platform nya tidak akan lagi di support oleh mereka. Karena
semua pencatatan dilakukan di sistem, bila perusahaan harus melakukan pemindahan
sistem, maka prosesnya harus menjamin 100% akurasi terhadap data yang akan
dipindahkan.
Kemudian pada akhir 2003, CIO John Baxter Burns menyiapkan Project Definition
Report yang digunakan untuk men-define project Enterprise Transition. PDR
tersebut berisikan lingkup dari proyek, objektifnya, key deliverables, penjadwalan
serta resiko-resiko nya. Dengan Irene Castle sebagai Project Manager nya, sejak tahun
2004 sampai dengan awal tahun 2006, sejumlah proposal dari vendor pun sudah direview sehingga menghasilkan dua opsi yang memungkinkan untuk menggantikan
sistem yang berjalan saat ini. Solusi dari Delphi dan Sentra menjadi kesimpulan
sementara pada April 2006.
Agustus 2006, CIO baru ditunjuk untuk menggantikan Baxter, yaitu Steve Nelson.
Berbekal dokumentasi dari asesmen yang sebelumnya dilakukan, maka asesmen pun
dilanjutkan. Terdapat sekitar 20 sampai dengan 30 gap yang ditemukan dari dua solusi
yang sebelumnya ditawarkan dalam asesmen nya terhadap sistem yang ada saat itu.
Ditambah lagi dengan informasi yang didapatkannya dari Mike Stout yang
mengatakan bahwa Kedua software platform yang diusulkan sebelumnya, tidak ada
yang melakukan perhitungan model average inventory costing, sedangkan kita tidak
dapat kehilangan fitur tersebut.. Beberapa diskusi juga menyebutkan bahwa mereka
sangat menyukai sistem yang ada saat ini, dan sudah ada sekitar 3000 user yang dapat
menggunakannya.
Dennis May mengatakan We are not changing systems because we want to change
we have to change, yang kemudian ditindaklanjuti oleh tim IT yang mendapatkan
opsi emulasi. Namun emulasi tidak dapat mendukung transaksi yang semakin besar.
Pada akhirnya Nelson memilih perubahan aplikasi dari HP 3000 menjadi HP UNIX
Platform, dengan biaya $ 100,000.
I.2.

Permasalahan

Steve Nelson, Chief Information Officer (CIO) HH Gregg yang baru, menghadapi
permasalahan dan harus segera memberi keputusan, terkait:
1. Hewlett-Packard (HP), vendor IT HH Gregg, menggunakan prosesor HP 3000
dengan sistem operasi MPE yang digunakan untuk keseluruhan database sistem
management untuk transaksi dan manajemen persediaan, namun software tersebut
hanya dapat di update sampai 31 Desember 2006 (discontinue).
2. Pimpinan eksekutif dan BOD HH Gregg ingin mengetahui rencana Steve,
presiden direktur Sentra, terkait persetujuan pengembangan sistem Sentra yang
semakin mengkhawatirkan.
I.3.

Pertanyaan
Dari masalah di atas, maka ada beberapa pertanyaan turunan yang akan didiskusikan

1.

pada bab selanjutnya, yaitu:

Alternatif apa saja yang dimiliki oleh Greggs Appliances, Inc. untuk mengganti

2.

sistemnya yang sudah tidak lagi di support?

Aspek apa yang menjadi dasar pertimbangan bagi manajemen Greggs
Appliances, Inc. dalam pengambilan langkah guna melanjutkan sistem yang
dimilikinya?

II.
II.1.

ANALISIS
Relevansi Permasalahan HH Gregg dengan Konsep Sistem Informasi Teknologi
HH Gregg sangat mengandalkan teknologi informasi di setiap lini bisnisnya, dari
menejemen persediaan, pembelian, pembayaran, penjualan, pemasaran, sampai
pengiriman. Permasalahan yang dihadapi HH Gregg erat kaitannya dengan pemilihan
sistem informasi teknologi pengganti sistem IDEAS/3000 yang sudah tidak update
setelah tahun 2006. Penggantian sistem ini menjadi isu yang cukup strategis karena
sistem teknologi informasi menjadi penentu keberhasilan HH Gregg untuk
melanjutkan bisnisnya.
Dalam mengambil keputusan mengenai sistem teknologi informasi yang akan
digunakan, secara teori perlu memperhatikan beberapa factor, yaitu:
1. Faktor kunci pemilihan software alternative
Adaptabilitas, biaya implementasi, biaya perawatan tahunan, lama waktu
implementasi, dan metode implementasi (flush cut atau phase-in)
2. Faktor biaya
Selain biaya implementasi dan biaya perawatan tahunan, Nelson perlu
mempertimbangkan factor biaya lainnya biaya pelatihan, biaya percobaan, biaya
kehilangan produktivitas, biaya upgrade jangka panjang
3. Faktor risiko

Beberapa factor risiko yang harus menjadi perhatian dalam pemilihan sistem
teknologi informasi yaitu risiko database gagal, koneksi internet tidak bekerja,
ketidakmampuan staff untuk memasukan atau proses order, ketidakmampuan
sistem baru untuk menangani beban, shutdown sistem yang tidak terduga, dan
migrasi database yang tidak sempurna
II.2.

Implikasi Terhadap Keputusan Management

Keputusan akhir yang diambil oleh Steve tidak memilih solusi produk dari Delphi
maupun Sentra, dan akhirnya pilihan jatuh kepada produk perusahaan Texas, yaitu
software dari HP 3000 dengan platform UNIX.
Implikasi dari penggunaan HP 3000 UNIX terhadap HH Gregg antara lain:
1. Faktor pemilihan software
HP 3000 platform UNIX tidak berbeda jauh dengan software yang digunakan
sebelumnya, HP 3000 platform MPE. Adaptasi dan implementasi terhadap
perubahan sistem teknologi informasi yang diterapkan tidak akan menjadi
hambatan. Penggunaan software yang tidak berbeda jauh juga mengurangi risiko
terhadap gagalnya instalasi dan aplikasi operasionall. Hal ini berakibat positif bagi
produktivitas operasional HH Gregg yang sangat tergantung pada sistem teknologi
informasi di seluruh lini bisnisnya.
2. Faktor biaya
Keputusan HH Gregg dengan memilih HP 3000 UNIX mampu menghemat biaya
untuk membaharui sistem teknologi yang digunakan. Biaya perawatan tahunan,
biaya pelatihan, dan biaya lain yang terkait dengan pembaharuan sistem teknologi
informasi.

III.
III.1.

PENUTUP
Simpulan
Simpulan yang dapat diambil dari kasus ini yaitu:
1. Pilihan yang dihadapi HH Gregg berkaitan dengan pembaharuan sistem teknologi
informasi antara lain Delphi, Sentra, dan HP 3000 plaform UNIX. HH Gregg
sudah tepat dalam memilih HP 3000 UNIX, karena hal ini membuka bisnis
menggunakan teknologi inovasi yang terbarukan yang lebih flexible, adaptif, dan
biaya yang rendah.
2. Tiga aspek HH Gregg dalam memilih HP 3000 UNIX yaitu factor software
alternative, factor biaya, dan factor risiko.

III.2.

Rekomendasi
Adapun rekomendasi dari penulis untuk kasus tersebut adalah :
4

1. Mengacu pada kasus tersebut, maka selayaknya tim IT memberikan informasi yang
menyeluruh dari ketiga opsi yang ada bagi perusahaan dengan memasukkan
beberapa komponen lainnya sebagai bahan pertimbangan, seperti track record dari
masing-masing vendor.
2. Dengan bekal informasi yang terdapat dalam kasus tersebut, dan juga kerangka
kerja yang digunakan oleh penulis, maka penulis merekomendasikan untuk
memilih "Custom Migration Solution" dan melakukannya dengan membagi ke
beberapa fase disertai dengan implementasi model piloting agar dapat menentukan
proses migrasi atas data dengan lebih baik.