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la
autenticidad?
Por
conocimiento
directo
Procedimiento:
Identificacin del solicitante con su documento de identidad. Si es
ciudadano peruano tiene que haber sufragado en las ltimas elecciones y
el DNI tiene estar vigente.
El solicitante firma en el documento a ser legalizado y pone su huella
digital.
Verificacin de la autenticidad de la firma con el documento de identidad
del solicitante.
Transcripcin de datos de la certificacin en el documento a ser legalizado.
El Notario suscribe el documento legalizando la firma.
Insercin de sellos y logos de seguridad.
Entrega del documento con la firma legalizada al solicitante.
CERTIFICACIN DE REPRODUCCIONES (COPIAS)
Antiguamente se denomin legalizacin de reproducciones. Consiste en la
atestacin del notario respecto a que una reproduccin guarda absoluta
conformidad con su original (art. 110 LN).
El notario tiene una reducida fe pblica: igualacin entre una copia y el original.
Cuando el documento original presenta enmendaduras o interpolaciones, el
notario, a su criterio, podr denegar la certificacin o expedirla dejando constancia
de tal hecho (art. 111 LN).
Cuando el documento fotocopiado tiene varias caras o folios, puede emplearse
cualquiera de estos dos sistemas: estampar en cada fotocopia la diligencia de
autenticacin; o bien extender una diligencia final de autentificacin, expresando
el nmero total de fojas que la componen y unindolas de alguna manera. En la
prctica, se aprecia la coexistencia de ambos sistemas.
Procedimiento de legalizacin de reproducciones:
Recepcin y verificacin de requisitos previos
Verificacin que la reproduccin sea copia fiel del original.
Insercin de los respectivos sellos de legalizacin de reproducciones en la
copia a legalizar.
El Notario suscribe la copia del documento. Insercin de sellos y logos de
seguridad.
Entrega del documento legalizado al solicitante.
CERTIFICACIN DE APERTURA DE LIBRO
El notario se encuentra habilitado para legalizar la apertura de libros.
Tiene tres finalidades: a) vincular el libro con una determinada persona natural o
jurdica; b) dotar de fecha cierta la diligencia de apertura del libro (art. 97 LN); c)
verificar que el libro se encuentra en blanco al momento de la legalizacin.
Los libros se certifican ante notario, para lo cual se extiende en la primera foja una
diligencai con la indicacin del nombre, denominacin o razn social de la entidad
objeto del libro, nmero del libro, nmero de fojas de que consta, da y lugar en
que se otorga, sello y firma del notario. Adems, todas las fojas llevarn sello
notarial (art. 113 LN).
Mediante esta diligencia, se logra la unificacin fsica de losfolios, identificndose
la persona titular; con lo cual se busca evitar manipulaciones y/o sustituciones de
hojas, o cambios en el orden de ellas.
La apertura de un segundo o sucesivo libro de actas, requiere que el interesado
acredite el hecho de haberse concluido el libro anterior, o que se presente la
certificacin que demuestre en forma fehaciente la prdida (art. 115 LN).
La prdida de libro se acredita solamente con la denuncia policial respectiva.
Adems, se requiere la presentacin ante la Superintendencia Nacional de
Administracin Tributaria (SUNAT), de la comunicacin que informe de la prdida,
cuyo plazo es de 15 das tiles desde la ocurrencia del hecho; debindose indicar
con precisin el libro extraviado, el nmero que tena y el funcionario que lo
legaliz.
El notario debe llevar un registro cronolgico interno de legalizacin de apertura
de libros y hojas sueltas, con la indicacin del nmero correlativo, nombre del
titular y registro de contribuyente, objeto y nmero del libro, y fecha de
legalizacin (art. 114 LN). Esta informacin es objeto de la declaracin anual de
notarios, por la cual se comunican todas las legalizaciones de apertura de libros a
la administracin tributaria.
Procedimiento de legalizacin de apertura de libros:
Solicitud de legalizacin de apertura de libro.
Recepcin y verificacin de requisitos previos: solicitud, copoia del RUC.
Insercin del libro en el registro cronolgico consignando los datos
pertinentes y poniendo el nmero que le corresponde.
Insercin del acta de apertura de legalizacin del libro en la primera hoja
til del libro.
Sellado de todas las hojas foliadas del libro.
El Notario suscrige la constancia de legalizacin del libro.
Insercin de sellos y logos de seguridad.
Entrega del ligro legalizado al solicitante.
CERTIFICACIN DE COPIA DE ACTAS
El sistema jurdico peruano permite la inscripcin de una serie de acuerdos de
sociedades o personas jurdicas en general (por ejemplo: poderes), en mrito de
la copia certificada del acta asentada en el respectivo libro (art. 6 RRS).
El notario atesta la transcripcin literal del acta (o lo reemplaza por el sistema
fotocopiado), o de la parte pertinente, con indicacin del libro, fojas donde consta
el acta, nmero de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para su
cabal contenido, as como el notario que legaliz el libro, la fecha y nmero que
se consign a la legalizacin (art. 104 LN).
Tratndose de un testimonio por exhibicin, el notario solamente certifica la
identidad de la copia con el original; con el agregado de que los originales
corresponden a determinado libro de actas. Siendo as, la fe pblica se extiende a
ese reducidsimo mbito. El notario no asume responsabilidad por el contenido
del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o
representacin de quienes aparecen suscribindolo (art. 105 LN).
A fin de evitar fraudes se ha establecido las siguientes garantas: i) el gerente
general con nombramiento inscrito en las sociedades mercantiles o civiles, ser
quien certificar al final del acta, y bajo su responsabilidad, que los socios o
accionistas tienen esa condicin y que sus firmas les corresponden; ii) la firma del
gerente general que hace esa declaracin certificar su firma ante notario; iii) el
requeriente del acta certificada ser el gerente con nombramiento inscrito, y no
por otra persona (D.S. N 006-2013-JUS, nica disposicin complementaria y
final).
Las mismas garantas se aplican a las asociaciones, fundaciones, cooperativas y
dems entidades no societarias, pero dicha responsabilidad recaer en el
presidente.
Procedimiento:
Recepcin de libro correspondiente donde conste el acuerdo.
Transcripcin literal o parte pertinente del acuerdo de Junta con indicacin
de la legalizacin del libro.
Impresin de transcripcin.
El Notario rubrica en cada una de las fojas, sella, signa y firma.
Entrega de copia certificada al solicitante.
ENTREGA DE CARTA NOTARIAL
Tiene como nica finalidad dejar constancia autntica de que determinada
comunicacin ha sido remitida a una direccin que se indica en el propio
documento.
No es necesaria que el destinatario firme o selle el cargo de recepcin, ya que la
afirmacin del notario, respecto de la entrega de la carta, se encuentra amparada
por la fe pblica. Asimismo, se entiende como entrega vlida el hecho de dejar la
carta debajo de la puerta.
Es posible que la carta no pueda ser entregado por diversas circunstancias
(inexistencia del lugar, peligrosidad, etc.), ante lo cual el notario cumple su deber
con la atestacin correspondiente, dando cuenta de las circunstancias que
impidieron la entrega.
El notario est obligado a dejar constancia de le entrega o de las circunstancias
de su diligenciamiento (art. 100 LN).
La actuacin del notario se lleva a cabo dentro de los lmites de su jurisdiccin
(provincia dentro de su distrito notarial).
Se permite que el notario curse cartas por correo certificado, a una direccin
situada fuera de su jurisdiccin, pero en este caso no podr hacer el
diligenciamiento personal, y se deber limitar a expeditar la carta a travs del