1.

Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Rawat Inap

Pasien Lama:
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Pasien diterima di TPP rawat jalan dan menyerahkan kartu berobat

10 detik

b.

Pasien yang tidak membawa kartu berobat, diminta untuk menyebutkan

nama pasien waktu mendaftar.

5 detik

c.

Proses pencarian di komputer

5 detik

d.

Petugas mengambil KIUP ditempat penyimpanan KIUP

5 detik

e.

Petugas menulis nomor rekam medis, nama pasien, tanggal kunjungan dan
klinik yang dituju pada tracer.

5 detik

f.

Petugas mencari rekam medis pasien

20 detik

g.

petugas menyortir berkas rekam medis sesuai klinik tujuan

5 detik

h.

petugas mendistribusikan ke masing-masing klinik tujuan

20 detik

Jumlah

75 detik

Pasien baru:
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Menyambut pasien

5 detik

b.

Petugas mengisi formulir kartu berobat secara lengkap dengan cara

wawancara

30 detik

c.

Petugas Mengisi KIUP

20 detik

c.

Petugas menginput data dasar

100 detik

e.

Pasien diberi kartu identitas berobat, yang telah diberi sampul plastik

5 detik

f.

Petugas Membuat Rekam Medis Baru

10 detik

g.

Petugas menyortir berkas rekam medis sesuai klinik tujuan

5 detik

h.

petugas pendaftaran mengantar berkas rekam medis ke klinik.

20 detik

Jumlah
Total waktu pekerjaan:
Pasien lama : 2 per orang X 75 detik = 150 detik
Pasien baru : 2 per orang X 195 detik = 390 detik
------------------------------540 detik= 0,15 jam
Tenaga yang dibutuhkan:

195 detik

365 X 0.15 jam

54,75
= --------------------- = ---------------302 X 5,3 jam
1600,6
= 0,03 orang

2. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap

No
a.

Volume Pekerjaan
Menyambut pasien

Waktu
10 detik

b.

Petugas menanyakan via telepon kepada dokter di IGD atau Poliklinik apakah
pasien rawat inap atau tidak

10 detik

c.

Petugas memberikan informasi tentang pilihan kamar dan fasilitas yang Ada
kemudian menjelaskan biaya perawatan dan deposit

360 detik

d.

Pasien atau keluarga pasien mengisi dan menandatangani surat persetujuan RI

300 detik

e.

Cross chek data pasien di komputer, mengentry dulu Kelas, ruang

30 detik

f.

Memberikan satu bandel formulir kosong rekam medis rawat inap kepada
pasien untuk diserahkan perawat klinik/UGD.

10 detik

g.

Petugas pendaftaran membuat kartu kendali dan mencatat kedalam buku

register pendaftaran pasien rawat inap

60 detik

h.

petugas pendaftaran membuat indeks nama kedalam buku indeks.

20 detik

Jumlah

800 detik

Total waktu pekerjaan:

Total waktu= 3 per hari X 800 detik = 2400 detik= 0,7 jam
Tenaga yang dibutuhkan:
365 X 0,7 jam
= ----------------------302 X 5,3
255.5
= --------------1600,6
=0,2 orang

3. Petugas Pendaftaran UGD

Pasien lama:
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

pasien diterima di TPP UGD

10 detik

b.

Pasien atau keluarga pasien yang tidak membawa kartu berobat, diminta untuk

10 detik

menuliskan data identitas pada kartu identitas berobat.

c.

Proses pencarian di computer

10 detik

d.

Entry data

10 detik

e.

Print out ringkasan riwayat penyakit

5 detik

f.

Hasil print out diserahkan kepada perawat

5 detik

g.

Petugas mencatat kedalam buku register pendaftaran pasien UGD

20 detik

h.

Mengentry berkas rekam medis yang sudah kembali

10 detik

i.

Melakukan analisa berkas rekam medis

10 detik

j.

Kodefikasi secara manual dan komputerisasi

25 detik

k.

Melakukan assembling

10 detik

l.

Filing

20 detik
Jumlah

155 detik

Pasien Baru :
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Menyambut pasien

10 detik

b.

pasien mengisi formulir kartu berobat secara lengkap.

30 detik

c.

Petugas menginput data dasar pasien

120 detik

d.

lembaran ringkasan riwayat penyakit diprint oleh petugas.

5 detik

e.

Lembaran ringkasan riwayat penyakit yang telah dicetak diserahkan kepada

5 detik

perawat
f.

Mencatat kedalam buku register pendaftaran pasien UGD

5 detik

g.

Mengentry berkas rekam medis yang kembali

10 detik

h.

Melakukan analisa berkas rekam medis

10 detik

i.

Kodifikasi secara manual dan komputerisasi

25 detik

j.

Melakukan assembling

10 detik

k.

Filing

20 detik
Jumlah

Total waktu pekerjaan:

Pasien lama: 1 orang perhari X 155detiik = 155 detik = 0,04 jam
Pasien baru: 4 orang perhari X 250 detik = 1000 detik = 0,3 jam

250 detik

----------------0,34 jam
Tenaga yang dibutuhkan:
365X0,34 jam
= -------------------- = 0.08 orang
302X5,3

Jumlah keseluruhan petugas TPP yang dibutuhkan:

= 0.03+0.3+0.08
= 0.41
= 1 Orang
Karena untuk TPP hanya 2 shift jadi petugas yang dibutuhkan 3 orang.

4. Petugas coding
Kode diagnosis:
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Petugas rekam medis menetapkan penyakit dan sebab luar

20 detik

b.

Petugas menentukan lead term

5 detik

c.

pencarian dalam buku ICD X volume 3 serta membaca dan memperhatikan

tanda-tanda atau catatan.

60 detik

d.

Petugas melakukan cross cek terhadap volume 1

10 detik

e.

Kode diagnosis dimasukkan pada kartu kendali kemudian diinput kedalam

10 detik

komputer
Jumlah

105 detik

Kode tindakan:
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Petugas rekam medis menetapkan tindakan

20 detik

b.

Petugas menentukan lead term

5 detik

c.

pencarian dalam buku ICOPIM serta membaca dan memperhatikan tandatanda atau catatan.

60 detik

d.

Kode tindakan dimasukkan pada kartu kendali

10detik

Jumlah

95 detik

Total waktu pekerjaan:

Kode diagnosis= 3 perhari X 95 detik = 285 detik = 0.08 jam
Kode tindakan= 1 perhari X 95 detik = 95 detik = 0.03 jam
-----------------0.11 jam
Tenaga yang dibutuhkan :
365x0.11 jam
= ------------------302x5,3
40.15
= ------------ = 0,025 orang
1600,6

5. Petugas Assembling
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Petugas menerima berkas

10 detik

b.

Berkas diterima di ruang rawat inap

10 detik

c.

Berkas dikembalikan ke bagian rekam medis

10 detik

d.

Petugas chek berkas secara manual

10 detik

e.

Analisis kelengkapan berkas rekam medis

80 detik

f.

Petugas menginput data kekomputer

10 detik

g.

Berkas rekam medis yang tidak lengkap kembali ke ruang rawat inap

20 detik

h.

Setelah itu petugas menyusun berkas rekam medis yang lengkap

180 detik

i.

menjilid lembaran-lembaran rekam medis sesuai dengan kasus.

80 detik

j.

Berkas rekam medis yang sudah lengkap difiling

20detik

Jumlah

430 detik

Total waktu pekerjaan:

Assembling= 3 perhari X 430 detik= 1290 detik=0.4 jam
Petugas yang diperlukan:
365 X 0.4 jam
182.5
= -------------------- = ------------ = 0.12 orang
302X5,3
1600,6

6. Petugas Pelaporan
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Petugas menerima sensus harian rawat inap dari tempat pendaftaran rawat
inap

10 detik

b.

Petugas melakukan cross chek tentang pasien pindahan dan pasien

dipindahkan

15 detik

c.

Petugas menghitung sensus harian rawat inap (menghitung lama dirawat,

pasien masuk, pasien meninggal, pasien keluar dan hari perawatan)

120 detik

d.

Petugas melakukan rekapitulasi dilembar RP1

120 detik

e.

Hasil rekapitulasi diinput kekomputer

120 detik

f.

Petugas melakukan perhitungan BOR, LOS, TOI, BTO

180 detik

g.

Hasil perhitungan BOR, LOS, TOI, BTO diserahkan kebagian laporan

manajemen

20 detik

jumlah

585 detik

Total waktu yang diperlukan:

= 3 orang perhari X 585 detik = 1755 detik = 0.49 jam
Tenaga yang diperlukan:
365 X 0.49 jam
= --------------------302 x 5,3
178.85
= -----------1600,6
= 0.05 orang

7. Petugas Filing
Filing rawat jalan:
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Mengambil tracer

20 detik

b.

Mencari berkas rekam medis dirak penyimpanan

80 detik

c.

Mengambil berkas dan memasukkan tracer dirak

20 detik

d.

Menulis berkas rekam medis yang keluar kedalam buku peminjaman

15 detik

e.

Mendistribusikan

10 detik
Jumlah

145 detik

Filing rawat inap:

No

Volume Pekerjaan

waktu

a.

Mengambil tracer

20 detik

b.

Proses cross chek apakah berkas sudah kembali atau belum

10 detik

c.

Mencari berkas rekam medis dirak penyimpanan

80 detik

d.

Mengambil berkas dan memasukkan tracer dirak

20 detik

e.

Menulis No.rekam medis, No.reg, tanggal dirawat, siapa yang meminjam

kedalam buku peminjaman

35 detik

f.

Mendistribusikan

10 detik
Jumlah

175 detik

Waktu yang diperlukan:

Filing rawat jalan: 7 perhari x 145 detik = 1015 detik = 0.3 jam
Filing rawat inap : 3 per hari x 175 detik = 525 detik = 0.2 jam
-----------------0.5 jam
Tenaga yang diperlukan yaitu:
365 x 0.5 jam
182.5 jam
=---------------------- = ------------------ = 0.05 orang
302 x 5,3
1600,6

8.

Petugas korespondensi
No

Volume Pekerjaan

Waktu

a.

Menerima pasien Jasa Raharja, visum et repertum

20 detik

b.

Menerima surat masuk

20 detik

c.

Mencatat kwitansi serah terima untuk mengambil hasil

30 detik

d.

Menyerahkan kwitansi serah terima kepada pasien

10 detik

e.

Mencatat dalam buku agenda surat masuk keluar

20 detik

f.

Mencari berkas rekam medis difiling apabila berkas belum kembali pinjam
keruangan

180 detik

g.

Mengetik identitas, diagnosa dll

300 detik

h.

Minta tandatangan dokter yang merawat

300 detik

i.

Blanko yang telah diketik difotocopy

300 detik

j.

Diberi stempel

10 detik

k.

Mencatat dalam buku agenda bahwa surat telah selesai

20 detik

Jumlah

1210 detik

Waktu yang diperlukan:

= 2 permintaan surat (visum et repertum, jasa raharja) per hari x 1210 detik= 2420 detik=0,7 jam
Tenaga yang diperlukan yaitu:
365 x 0,7 jam
= ---------------------302 x 5,3
255,5 jam
= ------------------1600,6
= 0,16 orang

Jumlah Petugas Rekam Medis Yang Dibutuhkan Untuk Pengelolaan Data dan
Korespondensi:
= 0,025 + 0,12 + 0.05 + 0,05 + 0,16
= 0,405
= 1 Orang

LAMPIRAN-LAMPIRAN

STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

Wadir Medis

Kepala Bagian Rekam

Medis

Pengelolaan Rawat
Jalan dan UGD

Pengelolaan
an Pelaporan
dan Korespondensi

Pengelolaan Rawat
Inap

ALUR PASIEN RAWAT JALAN

Pasien datang:
- Datang sendiri
- Rujukan
- Kasus polisi
- dll

Tempat Pendaftaran Rawat

Jalan

Daftar Baru

Tidak

Pernah
Berobat?

Ya
Poliklinik

Perlu
Kontrol
Ulang?

pulang

Tinda
k
Lanju
t

Rawat

Tempat Pendaftaran
Rawat Inap

sembuh

Pulang Rawat Inap

Rujuk

ALUR REKAM MEDIS RAWAT JALAN

Pasien datang:
- Datang sendiri
- Rujukan
- Kasus polisi
- dll

Tempat Pendaftaran Rawat

Jalan

Tidak

Buat Rekam Medis

Baru

Pernah
Berobat?

YA
Cari Rekam
Medis Lama

poliklinik

Buat Surat
Pengantar

Dirujuk

Dirawat
Tinda
k
Lanjut
?

Pulang

Tempat Pendaftaran
Rawat Inap

Pulang Rawat Inap

Pulang

Arsip

Pengelolaan Rekam Medis

Rawat Jalan

Buat Surat Pengantar

Pulang/ kembalikan
Rekam Medis Rawat Jalan

ALUR PASIEN UNIT GAWAT DARURAT

Pasien datang:
- Datang sendiri
- Rujukan
- Kasus polisi
- dll

Tempat Pendaftaran Pasien

UGD

Pemeriksaan Oleh Dokter

dan Tindakan Jika Ada

Pulang + Resep
(Jika Ada)

Tidak

Perlu
Dirawat
?
Ya

Tempat Pendaftaran Rawat Inap

Tidak
Tempat
tersedi
a?

Ya
sembuh

Ruang Rawat Inap

Rujuk

ALUR REKAM MEDIS PASIEN GAWAT DARURAT

Tempat Pendaftaran UGD

Tempat Pemeriksaan

Kassa

Dirujuk/ pulang

Tindak
Lanjut?

Dirawat
Ruang Rawat Inap

Pengelolaan Rekam
Medis

Arsip

ALUR PASIEN RAWAT INAP

Pasien datang:
- Datang sendiri
- Rujukan
- Kasus polisi
- dll

Poliklinik/ UGD

Tempat Pendaftaran Rawat Inap

Pulang + Resep
(Jika Ada)

Tidak

Tempat
tersedi
a?

Tidak

Ya
Ruang Rawat Inap

sembuh

Rujuk

ALUR REKAM MEDIS RAWAT INAP

Tempat Pendaftaran

Poliklinik/ UGD

Ruang Rawat Inap

Pengelolaan Rekam Medis

Rawat Inap

Arsip