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Gesto de Documentos
e Arquivstica
Zlia Freiberger
Cuiab, 2008
Ficha Catalogrfica
F862g Freiberger, Zlia
Gesto de Documentos e Arquivstica / Zlia Freiberger Cuiab: EdUFMT; Curitiba: UFPR, 2008.
90p.: il. ; color.
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-61819-27-9
1. Documentos - Gesto 2. Documentos - Arquivo - Mtodos
3. Informao - Tecnologia - Tcnicas - 4. Arquivstica - Textos
didticos 1. I. Ttulo.
CDU - 651.5(075)
UNIDADE
GESTO DE DOCUMENTOS
O que escrita?
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar e
fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio
de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de objetos
simblicos ou a sinais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a
base dos primeiros sistemas de escrita (Paes, 2005, p. 15).
Na medida em que os povos evoluram e atingiram graus elevados de cultura, ou
absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais adiantadas, esses sistemas de
escrita evoluram, at a inveno da escrita fontica, ou seja, a inveno do
alfabeto.
Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os
homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir,
conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de
suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas vidas
particulares.
Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros culturais da
poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam a legalidade
de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua
grandeza.
Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns
afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao
palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito
dos documentos.
Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de origem
latina que, no sentido antigo, identifica o lugar de guarda de documentos e outros
ttulos.
A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em
gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o
acesso ao conhecimento explcito da corporao. Pode ser considerada como
um conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao,
manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as
informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente (Santos,
2002).
No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe
sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias.
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Para que voc fique bem informado, citaremos alguns artigos da lei de gesto de
documentos.
Lei n 8.159/91
Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Art. 4. Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 6. Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou
moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil
e administrativa.
Conforme estabelecido em lei, a gesto de documentos est diretamente ligada
ao uso de tcnicas arquivsticas, que facilitam a localizao, o acesso a
informaes, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e
acmulo de documentos desnecessrios (Santos, 2002).
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SABER M
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CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Abordaremos agora a classificao de documentos. Vamos conhecer a
classificao universal do conhecimento, cujo mtodo adotado nas bibliotecas
do mundo inteiro.
A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos
pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em
um referencial para a sua recuperao (Rosseau e Couture, 1998, 28).
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as
tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao,
transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivstico realizado com base no contedo do documento. A classificao
define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se
em referencial bsico para sua recuperao.
Um importante mtodo de classificao de documentos foi desenvolvido por
Mevil Dewey (apud Paes, 2005). Este mtodo utilizado nas Bibliotecas e, em
grande parte tambm, por Instituies pblicas e privadas. O mtodo apresenta
configurao decimal, sendo:
000 Obras Gerais
100 Filosofia
200 Religio
300 Cincias Sociais
400 Lingstica
500 Cincias Puras
600 Cincias Aplicadas
700 Artes divertimentos
800 Literatura
900 Histria Geografia.
Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e
teremos a seguinte configurao.
O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica, atividades meio possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a
classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a classe 900 que
corresponde a Assuntos Diversos.
(Disponvel em www.conarq.arquivonacional.gov.br Acesso em 26/12/2007)
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim
do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua
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Extrado do stio:
http://www.cona
rq.arquivonacion
al.gov.br. Acesso
em 27/12/2007.
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Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo do
documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros
documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela
atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova
e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao
departamento de pessoal, oramento, material, entre outras.
Pela extenso de sua atuao
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos
setores da organizao.
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto
reunidos em um nico arquivo.
Pela natureza de seus documentos
a) Arquivo especial - Detm sob sua
guarda diferentes tipos de
suportes de documentos
resultantes da experincia
humana em algum campo
especfico do conhecimento, tais
como fotos, fitas cassete, filmes
VHS, discos, CD's, recortes de
jornais, disquetes, CD-ROOM,
entre outros. Por se tratar de
documentos na sua grande
maioria frgeis deve-se ter maior
cuidado com a conservao e
preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas
tambm em seu registro, acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - Detm sob sua custdia documentos
resultantes da experincia humana num campo especfico,
independente da forma fsica que seus documentos apresentem.
Pelo Gnero
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Escritos ou textuais.
Cartogrfico (perfis/mapas).
Iconogrficos (imagem esttica/cartazes).
Filmogrficos (filmes).
Sonoros; (CDs, Fita Cassete).
Microgrficos (microfilme).
Informticos.
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FOLHA DE REFERNCIA
CDIGO DO ASSUNTO
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N.:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:
VER:
Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/
publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf
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UNIDADE
AVALIAO DOCUMENTAL
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SABER M
O que correspondncia?
Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao
escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, e vice-versa, bem
como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio
(Paes, 2005, p. 31).
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UNIDADE
INTRODUO AO
ESTUDO DO ARQUIVO
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Tipos de arquivos
Existem vrios tipos de arquivos. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras
os arquivos podem ser classificados em:
Pblicos (federal, estadual, municipal).
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).
Comerciais (empresas, corporaes, companhias).
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente ou considerado de interesse
pblico e social. (Lei n 8.159/91).
Idade dos arquivos - Os arquivos tambm tm
ciclo de vida que contado a partir da produo
do documento e do encerramento do ato, ao
ou fato que motivou a sua produo, alm da
sua freqncia de uso. Essa fase se diz na
arquivstica que tem relao com a vigncia do
documento, a razo de ser da existncia de um
documento.
Correntes - Conjunto de documentos atuais, em
curso, objeto de consultas e pesquisas freqentes.
Temporrios - Conjunto de documentos oriundos
de arquivos correntes que aguardam remoo
para depsitos temporrios.
Permanentes - Conjunto de documentos de valor
histrico, cientfico ou cultural que devem ser
preservados indefinidamente.
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O que o CONARQ?
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - um rgo colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que
tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
Como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, exerce tambm a
orientao normativa, visando gesto documental e proteo especial
aos documentos de arquivo.
SABER M
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b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Registrar documentos.
Estabelecer o mtodo de classificao.
Codificar documentos.
Ordenar documentos.
Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.
Conservar os documentos, mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
Localizar documentos.
Controlar a sada de documentos do arquivo.
Transferir e descartar documentos.
Orientar e treinar usurios.
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Rotinas de arquivamento
1. Inspeo - Consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes,
d) em obedincia a uma rotina.
de extrema importncia a verificao do ltimo despacho contido no
documento para o devido cumprimento. Ex. Arquive-se. Verificar tambm se h
existncia de anexos e se estes j esto inseridos no documento inicial.
2. Leitura - Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu
contedo e sob que classificao dever ser arquivado.
3. Seleo - Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que
poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como
cpias, comunicados passageiros).
4. Marcar a hora e a data - Registrar a entrada do documento no arquivo, para
anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no
arquivo.
5. Registro - Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os
documentos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o teor do
documento para facilitar sua localizao.
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Projeo
Ilh
Notao
Alfabtica
50
100
100-E
Notao
numrica
Notao
Alfanumrica
A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta, quando indica somente
o incio da seo, e fechada, quando indica o princpio e o fim.
A
A-C
Notao
Aberta
Notao
Fechada
Primeira
posio
Segunda
posio
Terceira
posio
Primeira
posio
Segunda
posio
Terceira
posio
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UNIDADE
SISTEMAS E MTODOS
DE ARQUIVAMENTO
Bsicos
Numrico
Simples
Cronolgico
Digito-terminal
Alfabticos
Enciclopdicos
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Uniterno ou Indexao Coordenada
Ideogrficos
(assunto)
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Padronizados
Variadex
Automtico
Soundex
Mnemnico
Rneo
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MTODO ALFABTICO
O mtodo alfabtico que veremos nesta aula o mais utilizado tanto por
empresas pblicas quanto privadas. Dificilmente as pessoas observam as regras de
alfabetao. Vamos conhec-las e aplic-las. Isto vai ajudar muito na
organizao do arquivo.
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME.
um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio
se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo,
as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas
as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as
respectivas letras (Paes, 2005, p. 62).
Desvantagens desse mtodo: os erros de arquivamento tendem a predominar no
arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande,
devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
1. Arquivamento de nomes
De acordo com Paes (2005), o arquivamento de nomes obedece a 13 regras,
chamadas regras de alfabetao, apresentadas a seguir:
1.1. Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares
Cabral; Paulo Santos
a) Barbosa, Joo
b) Cabral, Pedro lvares
c) Santos, Paulo
1.2. Para sobrenomes iguais:
a) Teixeira, Anbal
b) Teixeira, Marlia
c) Teixeira, Paulo
d) Teixeira, Vitor
1.3. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte
Verde; Heitor Villa Lobos.
a) Castelo Branco, Camilo
b) Monte Verde, Paulo
c) Villa Lobos, Heitor
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c) Embratel
d) Fundao Getlio Vargas
e) Library of Congress (The)
1.13. Para Numeral: 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional
de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura.
a) Congresso de Secretariado (4)
b) Encontro Regional de Arquivologia (I)
c) Simpsio de Apicultura (III)
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MTODO GEOGRFICO
Agora conheceremos o mtodo geogrfico. Este mtodo no deixa de usar o
alfabtico, mas a ateno principal voltada para os estados, cidades, ou
regies.
O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feita diretamente ao
documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a procedncia do local (Paes, 2005, p. 68).
As melhores ordenaes geogrficas so:
Nome do estado, cidade e correspondente.
Nome da cidade, estado e correspondente.
Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por
estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabtica, em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso h necessidade de se
utilizarem guias divisrias, com notaes indicativas dos nomes dos estados.
Mostraremos alguns exemplos encontrados em Paes (2005, p. 69).
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MTODOS NUMRICOS
Iniciaremos o estudo dos mtodos numricos. Eles so de grande utilidade e fcil
manuseio. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples,
cronolgico ou dgito-terminal. Esses mtodos so indiretos, uma vez que, para se
localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em
fichas), que fornecer o nmero sob o qual o documento e(ou) pasta foram
arquivados.
A numerao obedece somente ordenao seqencial, embora a disposio
fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
prprias a cada mtodo.
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Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que
sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um
ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos.
No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que
venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde
se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a
organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no
se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia
dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e
aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha de ndice
alfabtico, referente primeira firma, permanecer ela no fichrio acrescida de
nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo
cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico
em seu respectivo lugar.
O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, tem ampla aplicao
nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios
mdicos, cadastros de funcionrios).
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Mtodo Numrico-cronolgico
Vantagens - Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil
lidar com nmeros do que com letras.
Desvantagens - Trata-se de um mtodo indireto, obrigando a duplicidade de
pesquisa.
Mtodo Dgito-terminal
Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no
arquivamento de grande volume de documento e cujo elemento principal de
identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam
arquivar parte considervel de seus documentos por nmero, podemos
mencionar, entre outras, o INSS, as companhias de seguros, os hospitais e os
bancos (Paes, 2005, p. 76).
Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma
peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto em trs grupos de
dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19
de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio.
Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados zeros
sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser representado
pelos grupos 04-10-54.
Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas elaborado,
considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e
finalmente o tercirio.
Mtodo Dgito-terminal
Vantagens -. Reduo de erros de arquivamento, rapidez na localizao e
arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos, expanso
equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos e possibilidade de
diviso eqitativa do trabalho entre os responsveis pelo arquivo.
Desvantagens - Leitura no convencional dos nmeros e disposio fsica dos
documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.
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Mtodo Variadex
Este mtodo uma variante do alfabtico. Com o objetivo de minimizar as
dificuldades apresentadas na utilizao deste mtodo, a Remington Rand
concebeu o mtodo variadex, introduzindo as cores como elementos auxiliares
para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
Como seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma
vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores
da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda
letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica
correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que em cada letra
do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave, como mostra e exemplo, a
seguir.
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UNIDADE
O CONCEITO
DE TECNOLOGIA
DA INFORMAO
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Eficcia
Organizacional
Competitividade
Ambiente Externo
Ambiente Interno
Fronteira da Organzao
Fonte: CUNHA, Maria Alexandra V. C. da. Administrao dos Recursos de Informtica Pblica: Estudo de
Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994. Dissertao de Mestrado.
SABER M
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O que informtica?
A palavra informtica surge da contrao das palavras
informao e automtica. Logo, informtica a cincia
que estuda os mtodos e modos de processamento e
transmisso da informao (Monte, 2004, p. 86).
A Microfilmagem
Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger
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O que microfilmagem?
Microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de
documentos em tamanho altamente reduzido.
A microfilmagem produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos
documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxlio de um aparelho
leitor.
Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que o nico
meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at duzentos anos,
quando bem administrado. Como desvantagem pode-se citar o alto custo do
processo. Esse sistema muito utilizado em bancos para microfilmar cheques.
Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco anos, as
empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas encadernaes,
ganham agilidade na consulta aos dados e tm facilidade para duplic-los por
segurana ou necessidade de acesso, sem risco de alterao ou perda das
informaes originais.
SABER M
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Esto corretas:
a) As alternativas: I, II, III e IV somente.
b) As alternativas: II, III e V.
c) As alternativas III, IV e V.
d) As alternativas I e V.
e) As alternativas I e V.
f) Todas as alternativas anteriores.
44) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de microfilmagem de documentos:
a) Microfilmagem uma tcnica de produo de imagens
fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido.
b) A microfilmagem produz microformas, que so as imagens
fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida e
necessitam do auxlio de um aparelho leitor.
c) Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar
que o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode
durar at duzentos anos quando bem administrado.
d) A microfilmagem muito utilizada em bancos pelo baixo custo da
instalao e manuteno.
e) Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de
cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado
pelas encadernaes.
ARQUIVOS ESPECIAIS
Vamos aprender mais sobre arquivos especiais. Aproveite esses conhecimentos e
reveja os mtodos que vem utilizando para guardar fotografias da famlia. Afinal
so documentos importantes.
1. Arquivo Fotogrfico
Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias devem ser
acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com
suportes de plstico. Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou
nmero de registro dado ao grupo de fotos que as contm e arquivadas pelo
cdigo de assunto principal ou em ordem numrica crescente, conforme o
mtodo adotado, em mveis de ao (Paes, 2002, p. 148).
Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em envelopes
confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno. O cdigo do assunto, ou o
nmero de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no
envelope em que o negativo for acondicionado.
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Se o arquivamento for feito pelos nomes das firmas, devero ser preparadas fichas
para os assuntos e para os artigos.
Em conformidade com Paes (2005, p. 154), nessa situao, o melhor mtodo o
alfabtico, tanto para os nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos.
Poder ser adotado tambm o mtodo numrico simples. Neste caso, cada
catlogo receber um nmero de registro, pelo qual ser arquivado, devendo ser
organizados fichrios com entrada pelo nome das firmas, pelos assuntos e pelos
artigos constantes dos catlogos.
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Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas
suspensas, assim voc localizar as subsees da pasta de forma mais rpida.
Para uma gesto eficaz do arquivo, implante um controle de emprstimo de
documentos. Este controle poder ser feito com o uso de divisrias de papel,
coloridas, registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos
retirados devero ser substitudos temporariamente por estas divisrias at sua
devoluo.
Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se sua guarda
se faz necessria. No aumente o volume de seu acervo desnecessariamente.
O sistema de arquivamento deve ser escolhido, de acordo com o tipo de
documento, o volume e a freqncia de uso. Os documentos podem ser
classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituies, datas,
lugares, em ordem numrica ou uma combinao de todos os itens.
Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que
este gerado. Se o documento produzido eletronicamente, e a tramitao
feita no papel (assinatura, circulao e arquivamento), o documento em papel
considerado o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e
arquivamento em meio eletrnico, este que ser considerado o original. Neste
caso, o documento impresso ser considerado uma cpia. (Fonte: CONARQ)
A melhor forma de consolidar um conhecimento apliclo. Aproveite o contedo deste livro e faa uma correta
implantao de arquivo no seu escritrio ou em seus
objetos pessoais. Voc vai ver que o tempo gasto com esse
planejamento ter retorno em termos de administrao de
tempo e organizao como um todo.
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
CUNHA, Maria Alexandra V.C. da. Administrao dos Recursos de Informtica
Publica Estudo de Caso do Modelo Paranaense. EACSP FGV, 1994.
MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no
armazenamento de informaes. Florianpolis: Visual Books, 2004;
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
GALVO, Ramis. Vocabulrio etimolgico, ortogrfico e prosdico das palavras
portuguesas derivadas da lngua grega. So Paulo: Garnier, 1994;
REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas de
Informao Empresariais. So Paulo: Atlas, 2008;
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos:
uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de
Janeiro: FGV, 2005;
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica.
Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998.
RONCAGLIO, Cynthia. Acervo documental do Arquivo Pblico do Paran: notas
sobre a aplicao da Norma ISAD(G). In: Anais Congresso Nacional de
Arquivologia: Os arquivos no sculo XXI: polticas e prticas de acesso s
informaes, 2004.
SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia:
ABARQ, 2002;
GABARITO
1) e
2) e
3) a
4) b
5) e
6) a
7) d
8) e
9) b
10) b
11) a
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13) a
14) d
15) e
16) e
17) e
18) d
19) a
20) e
21) a
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23) b
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26) d
27) c
28) b
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30) c
31) a
32) e
33) d
34) a
35) d
36) e
37) e
38) c
39) d
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