SAP Business One 9.

1 Construccin y
Presupuesto

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Resumen
Solucin para la gestin presupuestaria y el manejo de subcontratos mediante Sap Business One:
Maestro de Proyectos

Maestro de Actividades de Subcontratos

Modelado de Presupuesto

Formulario de SubContrato

Importacin de datos de presupuesto

Formulario de Estado de Pago

Asignacin transaccional del nivel presupuestario

Generacin automtica de documentos

Informes de Presupuesto

Proceso de SubContrato (Compras y Ventas)

Formulario de Precalificacin Subcontratos

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Maestro de Proyectos

Se ampla la funcionalidad nativa de

definicin de proyectos, para tener a
mano informacin adicional y ordenada.
El formulario puede modelar la
informacin dinmicamente.
En los nuevos campos es posible
almacenar informacin relacionada con
el proyecto, por ejemplo datos previos
del proceso de ventas.

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Ciclo de administracin presupuestaria

Versiones de presupuesto
Planeacin

Anlisis

Control
Control a nivel transaccional

Reporte comparativo
Reporte de avance

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Modelado de Presupuesto

Se busca tener control sobre los gastos

asociados a un proyecto de
construccin.
El departamento de estudios puede
realizar su presupuesto en Presto, o en
otra herramienta que pueda exportar sus
datos.
El modelado de un presupuesto es
bastante dinmico, y puede conformarse
por un nmero indefinido de niveles que
organizan las partidas presupuestarias,
tareas y actividades definidas.
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Modelado de Presupuesto

Es posible modelar la estructura de los

niveles y partidas presentes en un
presupuesto, hasta llegar al nivel de
recurso.
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Modelado de Presupuesto
El poder elegir entre los niveles
modelados en el presupuesto,
cules deben controlarse permitir
enfocarse en aquellas partidas
realmente importantes para la
empresa.
Es posible elegir los documentos en
SAP que sern controlados si se
presenta una desviacin sobre el
valor presupuestado, el control
puede ser desde un mensaje de
advertencia hasta bloquear la
transaccin.

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Importacin de datos de presupuesto

Una caracterstica comn al modelar un presupuesto es que este pueda mejorar en el
tiempo, corregir sus errores y ser cada vez ms preciso. Por ello se tiene la
funcionalidad de versionado de presupuestos. Es posible cargar distintas versiones de
presupuesto para cada proyecto. Sin embargo es necesario decirle al sistema cual es
la versin activa que sirva de gua para realizar el control.

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Importacin de datos de presupuesto

Mediante configuracin es
posible importar informacin
desde Presto.
Se cuenta con un motor de
transformacin de formatos
de datos, lo que permite
importar archivos XML de
otros sistemas incluido el
Excel.
Los datos importados se
asocian a una versin de
presupuesto.

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Asignacin transaccional del nivel presupuestario

Los procesos de compras y adquisiciones que se modelen nativamente en SAP,
contarn con informacin adicional, que permitir asociar los niveles de imputacin a
las distintas transacciones de SAP.
Por ejemplo para una
salida de mercancas el
asiento final quedar con
los niveles modelados
en el presupuesto. Es
necesario aclarar que en
el ejemplo presentado se
supone que se desea
tener un control por 6
niveles.

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Informes de Presupuesto

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Informes de Presupuesto
Los reportes de presupuesto, son

El reporte principal que compara los montos presupuestados contra los reales, por nivel de control.

El reporte de avance, que compara el porcentaje de avance fsico con el porcentaje gastado

El reporte principal es interactivo, es posible consultar la informacin a distintos niveles

de presupuesto, tambin es posible obtener una lista de todos los documentos en SAP
que consolidados forman un monto total en el reporte. Esta caracterstica es importante
para poder investigar por ejemplo que documentos generaron las desviaciones y poder
entender mejor las causas.
Para continuar con el anlisis es posible exportar la informacin del reporte a una tabla
dinmica en Excel.

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Formulario de Precalificacin de Subcontratos

Tiene como objetivo guardar la

informacin de todos aquellos
SubContratistas que se tomarn en
cuenta para el proyecto a realizar
(licitacin)
Permite evaluar al SubContratista y
aprobarlo o denegarlo para realizar el
proyecto.
La informacin contenida es la
presupuestada y planificada para
realizar el proyecto.

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Maestro de Actividades

Contiene la informacin de las

actividades a realizar en un
SubContrato.
Permite tener un detalle del servicio o
producto entregable como el alcance
esperado.

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Formulario de SubContrato

Contiene toda la informacin

correspondiente a un SubContrato realizado
por la empresa constructora.
Relaciona un SubContratista con un
proyecto y su respectivo presupuesto.
Permite ser autorizado por un empleado de
la empresa que dar el visto bueno para su
ejecucin como tambin un supervisor que
ser el responsable del avance.
Dependiendo del modo del documento se
puede exportar el SubContrato a un archivo
XML para ser importado por otra compaa
SAP BusinessOne

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Formulario de SubContrato

Se detallan las actividades que

sern parte del SubContrato
como los entregables. Estas
tienen a siguiente informacin :

Descripcin de la Actividad
Fechas de inicio y Fin para la actividad
Cantidad entregable, monto unitario y
moneda del Servicio o Producto
Progreso d
inmico
automatizado de la actividad
Montos por Multas, Descuentos, Anticipos y
Retenciones generados por la actividad
Empleado responsable por controlar y
gestionar la actividad

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Formulario de SubContrato

Se registra la informacin legal

del SubContrato como ser:

Tipo de SubContrato (Servicios,

Construccin , etc.)
Fechas legales de inicio y finalizacin del
SubContrato
Cliente beneficiario del proyecto
Moneda del SubContrato
Cuenta contable afectada por el SubContrato
Definicin de porcentajes de anticipos y
retenciones aplicables en los avances de
actividades.
Impuesto aplicado al SubContrato
Informacin adicional (Pedidos, Bienes,
Boletas de garanta, documentos contables)

Se registra informacin de
Antecedentes, Objetivos y
Detalles
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Formulario de SubContrato

Cuenta con la funcionalidad

nativa de anexos para el
SubContrato.

Guarda documentos digitales de cualquier

formato asociados al SubContrato (PDF,
Texto, Excel, Word, XML, etc.)
Los documentos son guardados en la ruta
especificada en la parametrizacin de SAP
BusinessOne
Los documentos pueden ser visualizados
desde el formulario.
Cuenta con la opcin de eliminacin de la
relacin Documentos-SubContrato

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Formulario de SubContrato

Se cuenta con la informacin de

los Documentos de Estado de
Pago
realizados
para
el
SubContrato

Los Documentos de Pago relacionados al

SubContrato permiten contar con la
informacin
de
avances,
multas,
descuentos, anticipos, retenciones, saldos
por pagar

Cuenta con la funcionalidad de abrir un

nuevo Formulario de Estado de Pago desde
el SubContrato

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Formulario de Estado de Pago

Permite digitar el avance de las actividades

a una fecha dada
Puede guardar informacin sobre multas,
descuentos, anticipos y retenciones para
una actividad en especifico.
Cuenta con la funcionalidad de clculos
automticos en base al avance, estados
finales y finiquitos.
Admite la insercin de productos
terminados para que sean ingresados al
inventario fsico de la empresa

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Generacin automtica de documentos

Los SubContratos generan documentos

nativos de Pedidos de Clientes (Ventas) o
Pedidos (Compras) con la informacin de
las actividades, anticipos, retenciones,
multas, etc.
Los Estados de Pago generan a su vez
documentos nativos de Entrega (Ventas) o
Entradas de Mercancia (Compras) que se
relacionan a los documentos padre
creados por el SubContrato
Estos documentos permiten al usuario
generar manualmente facturas nativas que
sern imputadas por pagos nativos de SAP
BusinessOne

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Proceso de SubContrato modo compras

El formulario de SubContrato Compras genera un documento nativo de Pedido de
Compras
El formulario de Estado de Pago de Compras genera un documento nativo de Entrada de
Mercancas relacionado al documento de Pedido, que ser transformado en una factura
de proveedores.
El pago efectuado cerrar los documentos anteriores si se completa con el monto del
Pedido
Pedido de
Compras

Formulario
SubContrato

Entrada de
Mercancas

Factura de
Proveedores

Pago Efectuado

Formulario de
Estado de Pago

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Proceso de SubContrato modo ventas

El formulario de SubContrato Ventas genera un documento nativo de Pedido de Cliente
El formulario de Estado de Pago de Ventas genera un documento nativo de Entrega
relacionado al documento de Pedido de Cliente, que ser transformado en una factura
de deudores.
El pago efectuado cerrar los documentos anteriores si se completa con el monto del
Pedido
Pedido de
Cliente

Formulario
SubContrato

Entregas

Factura de
deudores

Pago Efectuado

Formulario de
Estado de Pago

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Gracias

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