A.

PENGERTIAN ARSIP
The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,
menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali. Adapun warkat (record) adalah setiap catatan
tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh
lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna,
yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat
ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan
sebagai arsip. Surat atau warkat, baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat.
2. Mempunyai nilai guna
3. Disimpan menurut sistem tertentu
4. Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
B.

PERANAN, FUNGSI DAN NILAI GUNA ARSIP

Adapun peranan dari arsip, antara lain sebagai berikut:
1.
Sebagai sumber ingatan
2.
Sebagai sumber informasi
3.
Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan
administrasi
4.
Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan
5.
Sebagai sumber bahan pengawasan
6.
Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi
Fungsi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut
1.
Arsip dinamis
Diartikan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara
2.
Arsip statis
Diartikan sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
Nilai guna arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung dalam arsip didasarkan
atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.

C. JENIS-JENIS ARSIP
1.

Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya
arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya.

Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan
menjadi:
a. Vital record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat yang
mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi. Oleh
karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi)
selama organisasi itu masih berdiri.
b. Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai
kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke
atas).
Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya surat
perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.
c. Useful record (warkat yang berguna), yaitu warkat yang mempunyai
kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini
perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya. Biasanya, diberbagai
organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak jumlahnya. Contoh, suratsurat kantor/dinas pada umunya.
d.
Essensial record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang
kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Oleh karena itu, warkat
jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan
atau cukup diingat isinya/dicatat dalam buku agenda harian. Contohnya,
undangan rapat dan lain-lainnya.
2.

3.

4.

Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip itu
sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :
a. Arsip Tertulis
yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis Misalnya : surat dinas, akta, dll
b. Arsip Visual
yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, ukiran,
pahatan
Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip ataupun warkat dari segi isi yang
terkandung didalamnya. Arsip atau warkat jenis ini dapat berupa:
a. Financial record
adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
b. Inventory record
adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan
c. Personnel record
adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
d.
Sales record
adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.
e.
Production record
adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.
Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya
serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga tersebut.
a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:
1. Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
2. Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta;
2

1. Arsip primer
merupakan arsip asli, bukan salinan, copy, tembusan atau tindasan
2. Arsip sekunder
adalah arsip yang berupa salinan, copy, tembusan/tindasan
3. Arsip sentral
adalah arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan
penyimpannya (sentralisasi).
4. Arsip unit
adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan di masing-masing unit
tempat arsip tersebut dibuat (desentralisasi).
5.

Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971

pasal 2 sebagai berikut
a. Arsip Dinamis
yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanaan
ketatausahaan dalam ruang lingkup Administrasi Negara. Selanjutnya arsip
dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.
2) Arsip Inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunanya sudah mulai
menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu
organisasi/instansi.
b. Arsip Statis
yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam
penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelnggaraan
sehari-hari administrasi Negara.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan
mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
C.

Arti Penting Arsip Dalam Kehidupan Modern

Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan. Dari kehidupan
masa lalu jika kita melihat dari rentetan sejarah yang tertuang dalam arsip.
Begitu pula dengan kehidupan modern sekarang ini. Arsip tetap sebagai salah
satu komponen penting dalam kehidupan. Hal ini menyangkut segala dimensi
atau sendi kehidupan. Baik itu berkehidupan dalam politik, organisasi privat,
organisasi masa, bahkan perseorangan. Lalu apa sebenarnya Arti Penting Arsip
Dalam Kehidupan Modern?
Secara umum Arti Penting Arsip Dalam Kehidupan Modern mencakup
beberapa hal dibawah ini:
(1). Bahwa hidup ini tidak lepas dari keberadaan arsip, hidup ini tidak lepas dari
kehadiran arsip, baik secara individual maupun institusional (kelembagaan);
(2). Organisasi jenis apapun, entah itu organisasi social, politik, bisnis, atau
public sekalipun, arsip merupakan urat nadi bagai kebutuhan akan informasi
manajemen;
(3). Arsip merupakan bukti otentik yang menyangkut status, hak, kepemilikan,
serta peran dari suatu instistusi (kelembagaan) maupun perorangan;
(4). Arsip merupakan rekaman kegiatan yang telah dilaksanakan dari suatu
lembaga ataupun perorangan.
Setelah mengetahui arti penting itu semua, maka sudah selayaknya baik itu
institusi apa pun bentuknya ataupun perorangan wajib untuk melaksanakan
apa yang disebut dengan penataan. Prinsipnya penataan arsip harus dilakukan
secara utuh. Ini berarti bahwa berkas-berkas tersebut ditata berdasarkan mata
kegiatan yang dilakukan secara utuh dari awal sampai dengan selesai.
Penataan yang demikian ini selain menjamin kemudahan dalam proses
penyimpanan dan temu balik, juga menjamin keutuhan informasi dari suatu
kegiatan. Dengan demikian harus dilakukan dengan mempertimbangkan
mekanisme dan posedur maupun pertimbangan hal-hal teknis yang terkait
dengan metode penataan arsip.
Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan pribadi (perorangan),
kehidupan berbangsa dan bernegara. Seiring dengan perkembangan zaman
serta kebutuhan informasi (dan juga bukti) di zaman modern sekarang ini,
ketersediaan arsip menjadi sesuatu yang sangat vital! Karena itulah penataan
arsip yang terkonsep dan sitematis dengan bertumpu pada fungsi organisasi,
4

kegiatan, serta kepentingan telah menjadi suatu keharusan. Lebih jauh lagi,
pemahaman serta kesadaran akan arti penting arsip merupakan nilai yang
mutlak harus ditumbuhkan.

D.

Contoh Arsip Sangat Penting

Kalimat pertama teks Proklamasi adalah saran Ahmad Soebardjo yang diambil dari
rumusan Badan Penyelidik Usaha Persiapan Kemerdekaan Indonesia (BPUPKI), dan
kalimat terakhir disarankan oleh Mohammad Hatta. Ir. Soekarno menulis teks naskah
"Proklamasi Klad", yang isinya sebagai berikut :

Teks naskah Proklamasi asli tulisan tangan dari Ir. Soekarno

Proklamasi
Kami bangsa Indonesia dengan ini menjatakan kemerdekaan Indonesia.
Hal2 jang mengenai pemindahan kekoeasaan d.l.l., diselenggarakan dengan tjara
seksama dan dalam tempoh jang sesingkat-singkatnja.

Djakarta, 17 - 8 - '05
Wakil2 bangsa Indonesia

Kemudian, Mohamad Ibnu Sayuti Melik mengetik teks naskah proklamasi yang telah
mengalami perubahan, yang dikenal dengan sebutan naskah "Proklamasi Otentik", yang isinya
adalah sebagai berikut :

Teks naskah ketikan Proklamasi oleh Sayuti Melik

PROKLAMASI

Kami bangsa Indonesia dengan ini menjatakan kemerdekaan Indonesia.

Hal-hal jang mengenai pemindahan kekoeasaan d.l.l., diselenggarakan dengan tjara
seksama dan dalam tempo jang sesingkat-singkatnja.
Djakarta, hari 17 boelan 8 tahoen 05.
Atas nama bangsa Indonesia
Soekarno/Hatta
Para pejuang muda menuntut Soekarno untuk segera memproklamasikan kemerdekaan
melalui radio, disusul pengambilalihan kekuasaan. Mereka juga menolak rencana PPKI untuk
memproklamasikan kemerdekaan pada 16 Agustus 1945.
Di kediaman Laksamana Maeda (Jl. Imam Bonjol No. 1) para pejuang kemerdekaan melakukan rapat
semalam suntuk untuk mempersiapkan teks Proklamasi. Dalam rapat tersebut dihasilkanlah konsep

naskah Proklamasi dan telah disepakati konsep Soekarnolah yang diterima, kemudian disalin dan
diketik oleh Sayuti Melik, dan pagi harinya tanggal 17 Agustus 1945.
Berhubung karena alasan keamanan pembacaan teks Proklamasi dilakukan di rumah kediaman Soekarno
di Jalan Pegangsaan Timur No. 56 Jakarta (sekarang menjadi Jalan Proklamasi No. 1). Tepat pada
jam 10 pagi waktu Indonesia bagian barat hari Jumat Legi, Soekarno yang didampingi Moh. Hatta
membacakan naskah Proklamasi Kemerdekaan Indonesia.

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi
peninjauannya, antara lain:
A. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl
perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran seharihari.
B. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
a.
Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai
guna primer meliputi:

Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta
arsip.

Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang

mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintah.

Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data
ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian
terapan.

b.
Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum
di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi:
8

Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan

keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan
apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari
kegiatan itu.

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi

kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan
dengan lembaga/instansi penciptanya.
C. Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),
atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu
tempat tertentu.
Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara
nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena
khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
D. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan,
arsip salinan, dan arsip petikan.
E. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai
macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya
surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap
lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi.
G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selamalamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan
mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:
9

6. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
7. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
9. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
10.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.

Jenis-Jenis Arsip
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan
organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan
keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari orgsnisasi yang
bersangkutan.
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran dan tulisan
seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian
besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk
lembaran kertas bertulisan. Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip:
A.

1)
2)
3)
4)

B.

Arsip Menurut Subyek atau Isinya

Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
macam, yaitu
Arsip Kepegawaian, Contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.
Arsip Keuangan, Contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.
Arsip Pemasaran, Contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
Arsip pendidikan, Contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa,
rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik

10

1)
2)
3)
4)
5)
6)
C.

1)
2)
3)

4)

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang

digunakan dalam merekem informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya
arsip dapat dibedakan menjadi:
Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya.
Pita rekaman
Mikrofilm
Disket
Compact Disc (CD)
Flasdisk
Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya.
Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:
Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan,
undangan, dan sebagainya.
Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat
keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebaginya.
Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran,
akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, putusan peradilan, dan
sebagainya.
Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian

5)

Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan

keuangan, dan sebagainya.
6)
Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.
7)
Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar foto dan peristiwa
D.

1)
2)
3)
4)

Arsip Menurut Kepentingannya

Penggolongan lebih berdasarkan pada sifat kepentingannya atau
urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu;
Arsip tidak berguna (non sensial), contoh; surat undangan, memo, dan
sebagainya.
Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permoohonan cuti, surat
pesanan barang, dan sebagainya.
Arsip penting, contoh; surat kepentingan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
Arsip vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya.

E.

Arsip Menurut Fungsinya

Penggolongan ini lebih berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu:
1)
Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2)
Arsip Statis yaitu arsipyang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
11

F.

Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya

Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat
pengelolaanya, dan sekaligus yang bertanggung jawab.
Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi;
1)
Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.
2)
Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan
dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.
G.

1)

2)

3)
4)

Arsip Menurut Keasliannya

Penggolongan ini berdasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau
dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;
Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentaka mesin ketik,
cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang
merupakan dokumen utama.
Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan setrusnya, yang dalam
proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada
pihak lain setelah penerima dokumen asli.
Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

H.

Arsip Menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan ini berdasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi
hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu
1)
Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi
arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum
yang sah.
2)
Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print
komputer dan lain sebagainya.
Proklamasi
Kami bangsa Indonesia dengan ini menjatakan kemerdekaan
Indonesia.
Hal2 jang mengenai pemindahan kekoeasaan d.l.l., diselenggarakan
dengan tjara seksama dan dalam tempoh jang sesingkat-singkatnja.
Djakarta, 17
- 8 - '05
Wakil2
bangsa Indonesia
12

13