Tema 16 Concepto de Documentos

TEMA 16
Convocatoria Auxiliar Administrativo de la

Administracin General del Estado
I AD E C A E m il i o Ca lz a di ll a N 1 3 -D 3 8 0 0 2 S an t a Cr uz d e Te n er i fe 92 2 2 7 8 0 07 w w w.o p o si c i o n e s. c om
TEMA 16
CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO.
CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIN.
1.- CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO

Para la Real Academia Espaola documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como
documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este sera le Concepto general de
documento.
La Ley de Patrimonio Histrico Espaol define el documento como "toda expresin en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte
material, incluidos los soporte informticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda
informacin o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o
acreditar algo.
Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente emitidos por los
rganos de las Administraciones Pblicas. Cada Administracin Pblica determinar reglamentariamente los
rganos que tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de documentos pblicos o
privados. Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia que estos
siempre que exista constancia de que sean autnticas. El documento oficial rene, en general, las mismas
caractersticas que los dems documentos aunque con algunas salvedades:
En ellos se establece una relacin entre las personas fsicas o jurdicas con la Administracin Pblica o de
diferentes organismos pblicos entre s.
- La mayora de estas relaciones se realizarn a travs de unos impresos ya preestablecidos o
normalizados;
- Ha de quedar constancia de la fecha de recepcin del documento.
En relacin con la incorporacin de medios tcnicos, la normativa existente relacionada con la materia seala que
la Administraciones Pblicas impulsarn el empleo y aplicaciones de las tcnicas y medios electrnicos,
informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las
limitaciones que a la utilizacin de estos medios establecen la C.E. y las leyes.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con ms
frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grficos, informticos, nos centraremos en el documento escrito
que sigue siendo el ms utilizado y el que con ms frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de informacin, se reconoce legalmente como prueba de que un acto
ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.
Debemos tener en cuenta que la nueva Ley 39/2015 en su artculo 26 establece en relacin a la emisin de los
documentos, que se entiende por documentos pblicos administrativos los vlidamente emitidos por los rganos
de las Administraciones Pblicas. Las Administraciones Pblicas emitirn los documentos administrativos por
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escrito, a travs de medios electrnicos, a menos que su naturaleza exija otra forma ms adecuada de expresin y
constancia.
Para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos administrativos debern:
a) Contener informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificacin que permitan su individualizacin, sin perjuicio de su posible incorporacin a un expediente electrnico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mnimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrnicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.
Se considerarn vlidos los documentos electrnicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a travs de medios electrnicos.
No requerirn de firma electrnica, los documentos electrnicos emitidos por las Administraciones Pblicas que
se publiquen con carcter meramente informativo, as como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, ser necesario identificar el origen de estos documentos.
1.1.-Concepto de documento
La definicin elemental y bsica de documento sera: todo soporte de informacin que trata de ensear algo a
alguien; todo elemento de informacin fijado sobre un soporte material o toda expresin del pensamiento
fijada materialmente y susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba. El documento, as entendido,
es el lazo y puente entre el emisor y el receptor; el medio imprescindible gracias al cual se produce una
comunicacin. Los elementos esenciales del documento son:
- Objeto fsico tangible que sirve de soporte de la informacin.
- La informacin o el mensaje que comunica.
- El proceso de documentacin o sistema de informacin al que pertenece. Aislado no tiene valor alguno,
es decir, tienen que estar colocados, bien en su contexto histrico o en un sistema informativo o,
finalmente, tener un valor probatorio.
1.1.1 Caractersticas del documento de archivo

Una vez conceptuado el documento archivstico, conviene sealar tres caractersticas esenciales, que nos servirn
para identificarlo claramente y diferenciarlo de otras modalidades documentales:
1. Seriacin Los documentos archivsticos constituyen el procedimiento utilizado para desarrollar un conjunto de
funciones y actividades de relacin entre personas o instituciones. Como manifestacin o resultado de una
actividad concreta, se producirn tipos de documentos similares (series), en los que se utilizan unas frmulas de
redaccin (o formularios) parecidas, si bien cada unidad, es decir cada documento, tendr un contenido diferente
e individualizado (p. ej. una notara puede expedir muchas escrituras de venta, redactadas con una estructura y
formularios comunes, pero en cada una de ellas se venden bienes diferentes, a personas diferentes y en distintas
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circunstancias).
2. Unicidad El documento de archivo es nico e irrepetible, aunque exteriormente se pueda parecer mucho a
otros de su misma serie. Esta segunda caracterstica lo distingue con nitidez de otros tipos de soportes de
informacin, como la proporcionada por los libros de las bibliotecas o los peridicos de las hemerotecas, de los
que suelen existir muchos ejemplares repartidos en muchos lugares distintos.
3. Objetividad Finalmente, los documentos suelen reflejar las relaciones entre personas e instituciones
presentando los hechos tal cual se produjeron, sin aadir normalmente elementos subjetivos o de crtica personal.
Con estas caractersticas, como seala Heredia Herrera, los documentos de Archivo son simultneamente
testimonio de ciertos hechos y, en consecuencia, pueden ser utilizados como prueba y a la vez proporcionan
informacin diversificada para su uso como fuente de datos.
1.1.2 Componentes del documento de archivo

Los componentes esenciales de los documentos archivsticos son los siguientes: 1. Caracteres Externos Son los
que se refieren al aspecto material del documento (el cuerpo del documento). Entre ellos podemos destacar:
a) La Clase, definida por el procedimiento mediante el cual se transmite lo contenido en el documento. Basndose
en ello podemos distinguir las clases de documentos siguientes:
Textuales: son los que transmiten la informacin mediante la escritura (p. ej. el acta de las sesiones de un
Ayuntamiento). Son los ms antiguos y, hasta ahora, los ms abundantes. Pueden ser manuscritos, mecanografiados o impresos, segn el procedimiento de la escritura sea manual o mecnico. El formato puede
presentarse en forma de hojas sueltas (documentos simples), formando expedientes (documentos complejos), o bien encuadernado en forma de libro si bien nada tiene que ver con el libro de las bibliotecas.
Grficos: son aqullos en los que el contenido est representado mediante formas, colores o signos, pudiendo ser tambin manuscritos o impresos (por ejemplo, el plano con la planta de la sala capitular de un
Ayuntamiento). Normalmente van acompaados de textos explicativos y suelen servir como complemento
de los documentos textuales. Se presentan en forma de mapas, planos, cartografas, delineaciones, dibujos, esquemas, etc. Los soportes son los mismos que en los textuales, variando el tamao y las calidades
del papel.
Audiovisuales: son mucho ms recientes que los anteriores, originados en tcnicas iniciadas a lo largo del
siglo XIX y desarrolladas en el XX. Aqu se incluyen las imgenes fijas y mviles, registros sonoros y audiovisuales, etc. (p. ej. la cinta de vdeo con la grabacin de una sesin del Pleno de un Ayuntamiento).
b) El Tipo se refiere a las series documentales, a las que ya nos hemos referido al hablar de las caractersticas de
los documentos de Archivo, que no son sino agrupaciones de documentos con formularios o estructuras formales
similares, aunque de contenido individualizado cada uno, que reflejan una actividad determinada (p. ej. la serie
formada por los Libros de Actas del Ayuntamiento Pleno, que existirn en todos los archivos municipales, reflejan
los actos de gobierno de las Corporaciones Locales).
c) El Soporte se refiere a la forma material en que se presenta un determinado documento:
- El Formato alude a la configuracin fsica del documento y a la manera en que se ha conservado. Entre
los textuales, por ejemplo, podemos encontrar documentos sueltos como unidades aisladas, encuadernados, cosidos formando expedientes,
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- La Forma se refiere a la condicin de minuta, original o copia de los documentos, es decir a los diversos modos en que ha podido transmitirse la informacin contenida en los documentos a lo largo del tiempo, desde su nacimiento en la oficina expedidora hasta su depsito en el archivo correspondiente. Estas
diversas maneras de transmisin es lo que se conoce como Tradicin Documental (p. ej. el testimonio de
una sesin plenaria del Ayuntamiento nos puede llegar de varias formas: como minuta o borrador, con las
anotaciones provisionales elaboradas por la Secretara; en forma de acta, que ser el documento original,
en su redaccin definitiva y con los correspondientes signos de validacin; o bien en forma de copia,
cuando el secretario traslada y certifica lo contenido en el acta de una sesin).
Caracteres Internos: Son los que aluden a la estructura interior del documento, a la forma como se organiza su
contenido (el alma del documento). Entre ellos hay que mencionar:
El Autor, que es la persona o entidad jurdica en cuyo nombre se redacta el documento, y el Destinatario a
quien va dirigido.
El Origen Funcional se refiere al motivo o razn por la cual se produce un documento, a la funcin que lo
genera (p. ej. las actas de las sesiones del Pleno de un Ayuntamiento responden y testimonian la ms alta
funcin de gobierno en el mbito local que corresponde a los municipios).
La Fecha (o data crnica) y el Lugar (o data tpica) en que se elabora el documento.
El Contenido es el asunto, tema o negocio de qu trata; en definitiva, la informacin que proporciona.
Los caracteres externos e internos nos servirn para sealar normas generales en el trabajo de organizacin y
descripcin de los documentos de Archivo, as como para darles un tratamiento uniforme a las mismas clases y
tipos documentales de archivos similares.
1.1.3 Valor del documento de archivo

El documento, desde el punto de vista archivstico, podemos decir que tiene dos valores fundamentales, sucesivos en el tiempo, en funcin del tipo de informacin que puede proporcionar a lo largo de su existencia:
1. Valor Primario Est en estrecha relacin con el propio origen del documento, que nace con la misin de servir
de garanta o prueba de un acto de naturaleza jurdica o administrativa; es decir, el documento nace como memoria perdurable de las acciones llevadas a cabo por la persona o entidad que lo produce, cumpliendo una funcin esencial en la gestin administrativa. En definitiva, contemplando este valor originario o primario, tambin
denominado valor administrativo o valor legal, el documento sirve sobre todo como testimonio.
2. Valor Secundario Se refiere bsicamente a la capacidad de informacin de todo documento. Aunque esta capacidad nace en el mismo momento en que se genera el documento, pues por definicin no es sino un registro de
informacin, el valor secundario o histrico se suele hacer efectivo cuando desaparece o se diluye el valor primario o legal del documento.
Este valor secundario va ligado al uso de la documentacin como fuente de informacin en la investigacin histrica. Cuando un documento, con el paso del tiempo, deja de ser activo administrativamente pasa a ser activo como fuente histrica (p. ej. un documento de carcter jurdico, como una ley o un decreto, poseer valor primario
mientras est en vigor; a partir de su derogacin, surgir el valor secundario).
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1.1.4 edad del documento de archivo

Otro principio plenamente aceptado en la teora archivstica actual es el de las Edades de los Documentos, que
hace referencia al ciclo vital por el que pasan, desde su nacimiento en el organismo productor hasta su
consideracin como fuente histrica.
Se pueden distinguir tres fases o edades, a cada una de las cuales corresponder un tipo determinado de
archivo:
1. Edad Administrativa En ella, el documento tiene pleno valor primario; su uso y consulta suele ser muy
frecuente por parte de las personas que intervienen en su creacin; su localizacin, por tanto, debe situarse muy
cerca de ellas (Archivos de Gestin).
2. Edad Intermedia Es intermedia para la documentacin cuyos valores primarios han disminuido, pero sin
desaparecer, y los secundarios estn inicindose. Su uso y consulta son ya espordicos por parte de las oficinas
productoras, si bien sigue predominando su valor administrativo sobre el histrico. En esta segunda edad, los
documentos pueden localizarse en instalaciones distintas a las de sus primeros usuarios (Archivos Intermedios).
3. Edad Histrica En sta predomina claramente el valor secundario y su uso y consulta tienen un destino casi
exclusivamente cultural e histrico. Sus usuarios sern los investigadores. La documentacin de edad histrica
deber ubicarse en un local propio destinado a su conservacin definitiva (Archivos Histricos).
1.2.- Concepto de archivo
La Administracin produce diariamente un gran volumen de papel, es decir de documentos, slo tenemos que
pensar en una pequea unidad administrativa formada por un grupo reducido de empleados, estudiar la actividad
diaria y de esta manera veremos la cantidad de expedientes, correspondencia, registros, etc. que se tramitan da a
da y que al final del ao suponen una cantidad de documentacin bastante importante que es necesaria
controlar, entonces comenzaremos a pensar en archivar como una necesidad.
Adems, con la introduccin de las tecnologas de la informacin en la gestin de los procesos administrativos, la
informacin se desmaterializa en multitud de bases de datos o registros dispersos. De esta manera, en la
actualidad ya se puede hablar de un lado de la organizacin de los expedientes administrativos en papel y de otro
lado de la organizacin de los documentos electrnicos.
2.- FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO

El Sistema Espaol de Archivos previsto en el artculo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio
Histrico Espaol, comprende el conjunto de rganos, centros, sistemas y medios que, mediante relaciones de
cooperacin y coordinacin, actan conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivsticos para
facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos pblicos en los trminos establecidos en la normativa general.
Forman parte del Sistema Espaol de Archivos:
a) El Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos.
b) Los sistemas archivsticos autonmicos, provinciales, locales, en funcin de las relaciones de
cooperacin, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicacin
de su respectiva normativa.
c) Los archivos de todo tipo de entidades pblicas y privadas incorporadas al sistema mediante los
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correspondientes acuerdos y convenios.

En el marco del Sistema Espaol de Archivos, cada Administracin, de acuerdo con sus competencias, promover
un desarrollo equilibrado, coherente e innovador del conjunto de archivos y sistemas existentes en Espaa y
fomentar la igualdad de todos los ciudadanos en el acceso a un servicio pblico de calidad.
El Ministerio de Cultura, como rgano coordinador del Sistema, y en cooperacin con los responsables de los
correspondientes archivos, asegurar la conservacin y difusin del patrimonio documental y su defensa frente a
la expoliacin. Con tal fin:
a) Elaborar el Censo-Gua de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental.
b) Asegurar el mantenimiento y la difusin selectiva de la informacin bibliogrfica especializada en
materia de archivos y otras disciplinas afines.
c) Promover la formacin permanente del personal de los archivos con medios adecuados y suficientes,
as como el fomento del intercambio de archiveros mediante el desarrollo de programas nacionales e
internacionales en cooperacin con las Comunidades Autnomas.
d) Impulsar la investigacin cientfica y el desarrollo e innovacin tecnolgica dentro del mbito
archivstico, as como la realizacin de proyectos de investigacin en cooperacin con otras instituciones
cientficas y culturales, en colaboracin con las Comunidades Autnomas. Los archivos podrn ser centros
promotores de proyectos de investigacin y los archiveros podrn presentarse como personal investigador
a convocatorias nacionales e internacionales.
e) Promover la creacin de plataformas y proyectos digitales de acuerdo con los criterios de accesibilidad
en lnea, digitalizacin de fondos, preservacin y duplicacin con fines de difusin y la colaboracin en
proyectos de desarrollo de contenidos digitales promovidos por las administraciones pblicas.
f) Impulsar la cooperacin con otros pases y mbitos culturales, especialmente con los pases de la
Unin Europea, de Iberoamrica y del Mediterrneo, en programas de digitalizacin y en la elaboracin y
desarrollo de plataformas y portales en Internet, con el fin de fomentar el conocimiento y la difusin de
los documentos que forman parte de una historia comn.
La cooperacin archivstica.
La cooperacin archivstica comprende los vnculos que, con carcter voluntario, se establecen entre los archivos y
los sistemas archivsticos dependientes de las diferentes administraciones pblicas y de todo tipo de entidades o
personas fsicas para intercambiar informacin y servicios, conocimientos especializados y medios tcnicos, con la
finalidad de optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos.
Las relaciones de la Administracin General del Estado con los sistemas archivsticos autonmicos se regularn por
lo establecido en los respectivos convenios de colaboracin que, con tal fin, se suscriban con las Comunidades
Autnomas.
La Administracin General del Estado, en colaboracin con el resto de las Administraciones Pblicas y todo tipo de
entidades privadas, promover e impulsar la cooperacin archivstica mediante:
a) El establecimiento de planes generales y especficos, que debern ser aprobados por el Consejo de
Ministros.
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b) La suscripcin de convenios y otros instrumentos de cooperacin entre las administraciones pblicas y

con los archivos de titularidad privada.
c) el impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Histricos de carcter nacional y de los
rganos colegiados en materia archivstica con presencia de la Administracin General del Estado.
d) La presencia espaola en organismos y organizaciones internacionales y la participacin en proyectos
supranacionales.
El Consejo de Cooperacin Archivstica.
El Consejo de Cooperacin Archivstica, como rgano adscrito a la Subsecretara del Ministerio de Cultura, es el
rgano de cooperacin entre las administraciones pblicas en materia de archivos.
Son funciones del Consejo:
a) La promocin de la integracin de los sistemas archivsticos de titularidad pblica y archivos privados en
el Sistema Espaol de Archivos.
b) La elaboracin de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivsticos.
c) La propuesta y promocin del desarrollo de polticas pblicas, directrices y estrategias relativas a la
administracin de archivos y patrimonio documental, con especial atencin a la implantacin de las
nuevas tecnologas en la gestin de los archivos.
d) Informar los planes de cooperacin archivstica previstos en el artculo 4.3 letra a) y proceder a su
seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualizacin.
e) La promocin y el fomento de la formacin profesional y el intercambio en el mbito archivstico.
f) El impulso de la cooperacin internacional.
Presidir el Consejo de Cooperacin Archivstica quien ocupe la Subsecretara del Ministerio de Cultura.
Componen el Consejo de Cooperacin Archivstica, junto con su Presidente, seis representantes de la
Administracin General del Estado, con rango de director general o equivalente, designados por los Ministerios de
Asuntos Exteriores y de Cooperacin, Defensa, Economa y Hacienda, Presidencia, Poltica Territorial y
Administraciones Pblicas y Cultura, un representante de cada Comunidad Autnoma, tres representantes de las
administraciones locales, designados por la asociacin de entidades locales de mbito estatal con mayor
implantacin y un representante del Consejo de Universidades. La Secretara del Consejo corresponder a un
funcionario del Ministerio de Cultura, que actuar en el Pleno con voz pero sin voto.
3.- CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIN.

Integran el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su
caso, sistemas archivsticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos pblicos existentes y los que
en el futuro puedan crearse reglamentariamente. La Comisin de Archivos de la Administracin General del
Estado actuar como coordinadora del Sistema.
3.1.-Clases de Archivos
Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los
documentos, se clasifican en:
a) Archivos de oficina o de gestin.
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b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos pblicos dependientes de los mismos.
c) Archivo intermedio.
d) Archivos histricos.
3.1.1.- Archivos de oficina o de gestin.
Son aquellos archivos existentes en todos los rganos y unidades administrativas para la custodia de los
documentos en fase de tramitacin o sometidos a continua utilizacin y consulta administrativa. Estos
documentos, una vez concluida su tramitacin o su etapa de utilizacin y consulta, sern objeto de transferencia al
archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de
valoracin.
Los archivos de oficina o de gestin cumplirn las siguientes funciones:
1. Apoyar la gestin administrativa.
2. Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
3. Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
4. Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente
calendario de conservacin elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de
permanencia en la unidad productora.
5. Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.
3.1.2.- Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos pblicos dependientes de los
mismos.
Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos pblicos para la custodia de los documentos, una
vez finalizada su tramitacin y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios
de conservacin.
El Archivo Central cumplir las siguientes funciones:
1. Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestin, as como proporcionar el
asesoramiento tcnico necesario a las unidades y a su archivo de gestin, con el fin de conseguir la correcta
conservacin y tratamiento tcnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas especficas que
correspondan a cada serie documental.
2. Llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el cuadro de clasificacin.
3. Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripcin archivstica.
4. Llevar a cabo procesos de valoracin documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de
eliminacin, o en su caso, de conservacin permanente de documentos, en aplicacin del procedimiento
establecido por la normativa vigente.
5. Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminacin de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos
por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservacin aprobados.
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6. Realizar las transferencias preceptivas y peridicas de documentos al archivo intermedio, acompaadas de su

correspondiente relacin de entrega.
7. Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las
transferencias.
8. Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseo e implementacin de los sistemas de gestin
de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrnico.
Los rganos competentes de cada Ministerio propondrn los calendarios de conservacin y acceso de los
documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artculo, comunicndolos a la Comisin
Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
3.1.3.-Archivo intermedio.
El archivo intermedio es la institucin responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los
diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos pblicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo
establecido en los calendarios de conservacin. El Archivo General de la Administracin, es el archivo intermedio
de la Administracin General del Estado, segn la normativa vigente.
El Archivo General de la Administracin, como archivo intermedio de la Administracin General del Estado y
adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las siguientes funciones:
1. Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
2. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisin Superior Calificadora de Documentos
Administrativos relativas a la eliminacin de documentos, garantizando su efectiva destruccin, tramitando los
preceptivos expedientes de eliminacin, conforme lo dispuesto en la legislacin vigente.
3. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisin Superior Calificadora de Documentos
Administrativos relativas a la conservacin permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
4. Identificar y llevar a cabo procesos de valoracin documental, a fin de elevar a la Comisin Calificadora
departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminacin, o en su caso, de conservacin permanente de
documentos, en aplicacin del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones
documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivstico.
5. Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservacin a medio plazo de los
documentos y ficheros electrnicos recibidos, tales como procedimientos de emulacin, migracin y conversin
de formatos.
6. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas,
especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripcin o macrodescripcin, conforme a las normas
internacionales y nacionales de descripcin archivstica.
7. Llevar a cabo las transferencias preceptivas y peridicas de documentos al Archivo histrico, acompaadas de
los correspondientes instrumentos de descripcin elaborados.
3.1.4.- Archivos histricos.
Los archivos histricos son las instituciones responsables de la custodia, conservacin y tratamiento de los fondos
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pertenecientes al patrimonio histrico documental espaol que sean reflejo de la trayectoria de la administracin
estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histrico, su
singular importancia o su proyeccin internacional. Son archivos histricos los de titularidad y gestin estatal
adscritos al Ministerio de Cultura.
El Archivo Histrico Nacional ejerce las funciones de archivo histrico de la Administracin General del Estado.
Las funciones del Archivo Histrico Nacional, como archivo histrico de la Administracin General del Estado y
dependiente del Ministerio de Cultura, son:
a) Conservar los documentos con valor histrico que le son transferidos desde el Archivo General de la
Administracin.
b) Aplicar programas de reproduccin de documentos en soportes alternativos para garantizar la
conservacin de los documentos originales y fomentar su difusin.
c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservacin a largo plazo de los
documentos y ficheros electrnicos recibidos, tales como procedimientos de emulacin, migracin y
conversin de formatos.
d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administracin sobre las
agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las
normas internacionales y nacionales de descripcin archivstica.
e) Impulsar programas de difusin y gestin cultural del patrimonio documental custodiado.
En el mbito de los servicios perifricos del Estado, desempean idnticas funciones a las de los archivos
intermedio e histrico los Archivos Histricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las
Delegaciones de Gobierno.
De acuerdo con su especfica normativa de creacin y funcionamiento, los archivos de carcter histrico
gestionados por la Administracin General del Estado, a travs del Ministerio de Cultura, desempearn la
funciones previstas en este artculo en sus respectivos mbitos de actuacin.
3.2.- Criterios de ordenacin
Generalmente cada uno de los Registros de documentos consta de dos secciones. En una de ellas, se realizarn los
asientos de los documentos, solicitudes y escritos recibidos. En la otra se asentarn los emitidos para otros
rganos as como los dirigidos a particulares.
Las operaciones a realizar, con carcter general, son las siguientes:
1. Sobre el escrito se estampar el sello de registro correspondiente, de recepcin o de salida, as como la fecha y
el nmero de registro de la serie que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra para los
emitidos.
La asignacin del nmero debe ser correlativa en su serie y respetar el orden de presentacin o emisin.
La estampacin debe realizarse en el espacio reservado para ello o en la primera hoja del escrito, donde
no dificulte la lectura de su contenido, pudiendo ser sustituida por una impresin mecnica que recoja,
como mnimo, la misma informacin que el sello.
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Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de sellos o impresin mecnica de los
mismos.
En el caso de que el escrito vaya acompaado de copia, se estampar sobre sta el sello, la fecha, y en caso de
requerimiento, la hora de presentacin.
En el caso de que la copia no se acompae, siempre que se solicite por el interesado, se emitir certificacin de la
presentacin.
Posteriormente se realizar el asiento registral, que, en el caso de los escritos recibidos, debe comprender:
-
Fecha de presentacin o de entrada, en su caso.
Unidad u rgano de destino.
Epgrafe expresivo de su naturaleza.
Interesado u rgano remitente.
Descripcin sucinta del asunto.
rgano donde fue presentado.
Hora de presentacin.
Forma de presentacin.
Nmero de registro de recepcin.
En el caso de los escritos emitidos debe comprender:

-
Fecha de salida.
Interesado u rgano de destino.
Epgrafe expresivo de su naturaleza.
Descripcin sucinta del asunto.
Forma de salida.
Nmero de registro de salida.
Una vez realizado el asiento, se proceder de la siguiente forma:

1. Los escritos recibidos se remitirn directamente, sin dilacin, a las unidades que tengan que tramitarlos. En el
caso de que no se puedan identificar se remitirn al responsable del rgano, del centro directivo o al que ste
designe.
2. Si estn dirigidas a un rgano ajeno al registro, se remitir dentro de las 24 horas siguientes a su rgano de
destino, acompaados de la relacin de los documentos que se envan.
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3. Los escritos emitidos se cursarn sin dilacin a sus destinatarios.
Operaciones a realizar en el caso de emisin y recepcin de documentos por medios informticos. Con
carcter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente.
o
En el caso de que se trate de emisin de documentos, se extender diligencia expresiva del

resultado de la emisin unida al escrito emitido, que se archivar en el expediente.
En el caso de que se trate de que los interesados soliciten la realizacin de notificaciones por este
medio, junto al documento de notificacin, se le adjuntar recibo de su recepcin, que deber ser
cumplimentado, rubricado y enviado en el plazo de dos das al registro del rgano emisor para su
incorporacin al expediente. Si transcurre este plazo sin que el interesado remita dicho recibo, se
cursar notificacin por los medios ordinarios.

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Convocatoria Auxiliar Administrativo de la

1.- CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO

Convocatoria Auxiliar Administrativo de la

1.1.1 Caractersticas del documento de archivo

Convocatoria Auxiliar Administrativo de la

1.1.2 Componentes del documento de archivo

Convocatoria Auxiliar Administrativo de la

La Fecha (o data crnica) y el Lugar (o data tpica) en que se elabora el documento.

El Contenido es el asunto, tema o negocio de qu trata; en definitiva, la informacin que proporciona.

1.1.3 Valor del documento de archivo

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1.1.4 edad del documento de archivo

2.- FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO

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correspondientes acuerdos y convenios.

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b) La suscripcin de convenios y otros instrumentos de cooperacin entre las administraciones pblicas y

El Consejo de Cooperacin Archivstica.

3.- CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIN.

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6. Realizar las transferencias preceptivas y peridicas de documentos al archivo intermedio, acompaadas de su

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Fecha de presentacin o de entrada, en su caso.

Unidad u rgano de destino.

Epgrafe expresivo de su naturaleza.

Interesado u rgano remitente.

Descripcin sucinta del asunto.

rgano donde fue presentado.

Nmero de registro de recepcin.

En el caso de los escritos emitidos debe comprender:

Interesado u rgano de destino.

Epgrafe expresivo de su naturaleza.

Descripcin sucinta del asunto.

Nmero de registro de salida.

Una vez realizado el asiento, se proceder de la siguiente forma:

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3. Los escritos emitidos se cursarn sin dilacin a sus destinatarios.

En el caso de que se trate de emisin de documentos, se extender diligencia expresiva del

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