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OpenErp est un progiciel qui intgre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise comme la
gestion de production, la gestion commerciale, la logistique, les ressources humaines, la comptabilit, le
contrle de gestion, la paie, la gestion de la relation clients CRM, la gestion marketing, etc.
l'aide de ce systme unifi, les utilisateurs de diffrents mtiers travaillent dans un environnement
applicatif identique qui repose sur une base de donnes unique. Ce modle permet d'assurer l'intgrit
des donnes, la non-redondance de l'information, ainsi que la rduction des temps de traitement.
Gestion des
achats
Gestion de
lentrept
Gestion des
ventes
Gestion des
clients
PGI
Gestion
comptable
Serveur applicatif
Gestion des
ressources
humaines
Gestion des
projets
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sommaire
Sommaire
LA CONNEXION OPENERP ................................................................................................................................. 7
LES DROITS UTILISATEURS ................................................................................................................................. 8
LA DCONNEXION OPENERP ........................................................................................................................... 8
LES AFFICHAGES, VUE DENSEMBLE .................................................................................................................... 9
LE TRI DES LISTES .............................................................................................................................................10
LA VALEUR PAR DFAUT ....................................................................................................................................10
Le WORKFLOW ou PROCESSUS MTIER ..........................................................................................................11
Le TABLEAU DE BORD DE LUTILISATEUR ...........................................................................................................12
Erreur de facturation............................................................................................................................................. 42
Retour de marchandises .................................................................................................................................... 44
Remises et rabais .............................................................................................................................................. 45
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Configurations ..................................................................................................................................................122
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Ladministrateur de la base de donnes possde tous les droits, et accde tous les modules de lapplication.
Nom de la base active
Utilisateur connect
Boutons
utiles
Activer le calendrier
Enregistrer la ligne
Supprimer la fiche
Activer le traducteur
Action sur llment slectionn
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Responsable administratif
laquelle
ils
appartiennent.
LA DCONNEXION OPENERP
Il convient de cliquer sur DCONNEXION pour quitter la base de donnes active. Le clic sur x de longlet du navigateur ou
du navigateur ne permet pas larrt du fonctionnement de la BDD.
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Affichage
du menu
contextuel
Vue liste
Vue formulaire
Vue graphique
Vue calendrier
Vue Gantt
Vue digramme
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Les valeurs par dfaut permettent de gagner du temps lors de la saisie, en spcifiant une fois pour toutes quelle valeur
doit apparatre automatiquement dans un champ.
Ajout d'une valeur par dfaut
Le champ <Pays> doit tre automatique complter par France lors de la saisie dune nouvelle fiche partenaire.
Saisir la valeur du champ France, puis cliquer sur le bouton
droite du champ pour faire apparaitre les options.
Remarques
Pour modifier une valeur par dfaut, il suffit simplement de mettre une nouvelle valeur par dfaut, avec les mmes
conditions d'application que la valeur par dfaut que l'on souhaite changer. Pour supprimer une valeur par dfaut, il suffit
de spcifier un contenu vide comme valeur par dfaut.
Autre manire dinsrer un champ par dfaut
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partir de la commande, quel que soit son tat dachvement, linterrogation du WorkFlow permet de voir lensemble
des tches ralises.
Dans le cas prsent, la commande SO026 est passe de ltat de brouillon ltat de commande confirme. La
facture et la prparation de la livraison nont pas encore t traites, la rfrence du document nest pas inscrite dans le
cartouche ORDRE et/ou FACTURE
Les tches non traites sont grises dans le processus (tel est le cas de la facture qui nest pas base sur les quantits
expdies mais sur les quantits commandes).
La
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Le tableau de bord prsente un aperu sur une seule page des informations importantes dont lutilisateur a besoin pour
grer rapidement ses tches. Chaque module (ventes, achats, entrept, etc.) possde son propre tableau de bord ce qui
informe lutilisateur des tches raliser, des chances, des plannings, des rendez-vous, des tats statistiques, etc.
Les tableaux de bord sont dynamiques cest--dire que lutilisateur peut naviguer facilement en cliquant sur llment
pour le faire apparatre.
Un tableau de bord est entirement paramtrable et il peut tre dfini comme page daccueil dans le profil utilisateur.
Ainsi, lenvironnement sadapte aux besoins de chaque utilisateur et non linverse.
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Numrique, papier,
tlphone, courriel, en
ligne, etc
Module VENTES
Module ENTREPT
Module COMPTABLE
DEVIS
tat brouillon de la
commande
Rglement
Acompte
Confirmation
FACTURE DACOMPTE
COMMANDE
Brouillon confirmer
Pilote
lapprovisionnement et
la facturation
ORDRE
Traitement
du colisage
RGLEMENT ACOMPTE
Enregistrement encaissement
COMPTABILIT
criture comptable
Facture ouverte
BON DE TRANSFERT
Document interne du
mouvement de stock
vers le Client
FACTURE A APPROUVER
BON DE LIVRAISON
Document destination
du client
COMPTABILIT
SAV - RCLAMATION
Traitement de lanomalie
criture comptable
Facture ouverte
Anomalie
AVOIR
Traitement de lanomalie
APPEL TLPHONIQUE
Suivi appel entrant/sortant
client
COURRIEL
Suivi des courriels envoys au
client
COMPTABILIT
criture comptable
Rglement
RGLEMENT CLIENT
Enregistrement de
lencaissement
COMPTABILIT
criture comptable
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Manipulations
Le fichier clients permet dinscrire les informations relatives ce type de
partenaires externes lentreprise. Il est important dy trouver la fois les
coordonnes des clients mais galement lhistorique commercial (propositions,
contrats, ventes, litiges,) pour assurer un suivi mthodique et efficace des
relations commerciales.
La dslection du bouton CLIENTS
incluant les clients et les prospects.
Mise jour du
fichier clients
Il convient de saisir le nom ou la dnomination du client (nom, code du tiers), ainsi que toutes les
informations utiles (nom du contact, ladresse de facturation et de livraison ; les coordonnes pour
contacter le tiers). Lidentification de la catgorie du partenaire seffectue automatiquement, il est toutefois
important de contrler la coche. Les autres onglets donnent des informations complmentaires sur le
partenaire. Attention, les champs de la fiche sont communs tous les partenaires ainsi seuls les champs
associs au client sont renseigner.
Le partenaire peut tre associ une catgorie. Ceci est utile en cas de tarifs associs la catgorie du
client ou une recherche rapide dune catgorie de clients (les catgories sont paramtres en amont de la
fiche).
Le FORMULAIRE DES PARTENAIRES correspond la forme juridique. La mise jour de cette ressource se fait
dans la Configuration>Carnet dadresses>Formes juridiques
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
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Oprations
Manipulations
Identification du partenaire client
ADRESSES il est possible daffecter plusieurs adresses un client (livraison, facturation, entrept
1, entrept 2, etc.). Dans ce cas, il faut saisir la premire adresse en lui affectant le type <facture>
puis la deuxime adresse en lui affectant le type <livraison>, etc. Attention, la sauvegarde est
indispensable entre chaque saisie sinon les donnes sont perdues
Le titre est paramtrable dans la Configuration>Carnet dadresses>Civilits.
Mise jour du
fichier clients
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Oprations
Manipulations
Informations comptables du client, le COMPTE CLIENT
Il faut associer le compte de tiers la fiche du client. Ce compte enregistre les pices comptables
lies la vente (facture, avoir et rglement). Il fait partie du grand livre de la socit.
Mise jour du
fichier clients
Les CONDITIONS DE RGLEMENT sont paramtres en amont dans le module Comptabilit. Le choix
du mode de rglement nest pas obligatoire ce stade.
Le CRDIT CLIENT donne le montant de la crance client, la limite du crdit accord (montant de
crance autoris) et la date du dernier rapprochement de son compte comptable.
Les INFORMATIONS BANCAIRES correspondant au RIB ou RIP du partenaire.
Le Rgime fiscal (France ou autres pays) et le N TVA intracommunautaire peuvent tre
renseigns.
Attention les cls des coordonnes bancaires ou de TVA doivent tre valides
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Oprations
Manipulations
Autres fonctionnalits
Mise jour du
fichier clients
Une fiche peut tre duplique cest--dire quil est possible de la copier. Dans ce cas, une autre
fiche avec le mme nom est cre suivi de COPIE .
Un menu contextuel donne accs diffrents liens, certains dentre eux seront vus par la suite.
Il convient de slectionner le ou les clients dans la liste pour excuter une action du menu
contextuel (rapports, liens, etc.).
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Oprations
Manipulations
Les "Pistes" permettent de grer et de suivre tous les contacts initiaux avec un
prospect ou un partenaire montrant un intrt pour les produits ou services.
Une piste est gnralement le premier pas dans le cycle de ventes. Une fois
confirme, une piste peut tre convertie en opportunit, crant en mme temps le
partenaire concern afin de faire un suivi dtaill de toutes les activits associes.
Il faut installer le module CRM sil nexiste pas (voir installation des modules)
Gestion des
pistes de vente
Supprimer la fiche
Piste - Contact
Le contact, non encore enregistr dans la liste des partenaires, est identifi. Un lien peut tre fait
avec un autre partenaire (client/fournisseur). La partie note dcrit des lments importants de la
situation commerciale.
Ces flches permettent de faire avancer ou reculer les tapes de la piste de vente.
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Oprations
Manipulations
Crer une piste de vente
Informations supplmentaires
La piste peut faire partie dune campagne marketing (module marketing) et elle peut tre classe par
CANAL . Ceci permet dditer des tats statistiques de prospection par la suite.
Les dates annexes assurent un suivi chronologique jusqu la fermeture de la piste.
La partie publipostage permet de savoir si le client souhaite recevoir ou non des offres par courriel.
Cette coche va permettre de trier les clients dmarcher trs rapidement.
Communication et historique
Cet onglet assure le suivi des relations avec le client. Il est possible denvoyer un courriel directement et
dinscrire toutes les actions ralises.
Gestion des
pistes de vente
Le client affirme son besoin, la piste de vente est convertie en opportunit de vente
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Oprations
Manipulations
cration de lopportunit partir de la piste de vente
Ici, la piste est convertie en opportunit de vente mais elle
aurait pu tre fusionne une autre opportunit de vente
pour un mme client.
Gestion des
opportunits
partir dune piste
de vente
cration
de
A ce stade, lopportunit de vente est cre, elle apparait dans la liste des opportunits.
Lopportunit est toujours identifie par un objet, une date et un partenaire. La date de la prochaine
action peut tre renseigne. Les tapes du suivi, le revenu estim et la probabilit de ralisation sont
obligatoirement saisis. Lutilisateur qui a saisi lopportunit est identifi afin den faciliter le suivi.
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Oprations
Manipulations
La configuration de la relation client est primordiale pour en faciliter le suivi,
et faire des classements.
Ces oprations de configuration se font avec les droits administrateur .
Les tapes
Les tapes permettent de mieux suivre la ralisation des pistes ou les opportunits de vente ; et de mieux
se positionner dans le cycle de vente. Elles sont dfinies par dfaut lors de linstallation de la base de
donnes mais il est toujours possible den ajouter ou den supprimer.
Configuration de
la relation client
Les catgories
Les catgories ventilent les diffrents types de ventes potentielles pour mieux classer les pistes et
opportunits de ventes.
Les canaux
Les canaux permettent didentifier la provenance de lopportunit de vente comme le site web, la
prospection tlphonique, les mailings, salon ou meeting, etc.
Les canaux sont principalement utiliss pour analyser les ventes en fonction de l'origine.
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Oprations
Manipulations
Les questionnaires et les questions
Configuration
dun
questionnaire
Les questionnaires associs des sujets peuvent tre crs pour guider les quipes
dans le cycle de ventes poser les bonnes questions. L'outil de segmentation permet
d'attribuer automatiquement un partenaire une catgorie selon les rponses aux
diffrents questionnaires.
Suivi des
questionnaires
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Oprations
Manipulations
Le menu bons de commande gre les devis et les bons de commandes clients.
Par dfaut, un devis est cr. Lorsqu'il est confirm, il est converti en bon de
commande. Les bons de commande dclenchent une planification dactivits, des bons
de livraison, des ordres de production ou de prparation, des achats, etc. selon le
process-mtier. Il est possible de grer plusieurs types de produits.
Enregistrement
de la commande
Laffichage de la liste des commandes permet de visualiser ltat de livraison RCEPTIONN et de FACTUR
de chacune delles. Cet outil de gestion assure un suivi plus rigoureux des commandes clients en
filtrant les devis des ventes mais aussi en affichant uniquement les BC facturer. De plus, la VUE
CALENDRIER donne une vision de la planification des tches dans le temps ou la VUE GRAPHIQUE de
reprsenter la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total ; outils de gestion
apprciables. Toute nouvelle commande est cre ltat de devis.
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Oprations
Manipulations
Le pied de commande
Lajout des frais de port se fait laide du bouton FRAIS DE PORT . Les mthodes de livraison ont t
configures en amont et peuvent tre utilises selon le cas lors dun achat ou dune vente (voir Gestion de
la base de donnes). Il suffit de slectionner dans liste propose les frais se rapportant la commande.
Attention, ne pas oublier de mettre jour les calculs de la commande chaque ajout en cliquant sur
CALCULER . Si cette opration nest pas faite, une erreur est dtecte par lapplication et dans ce cas, la
commande ne peut pas tre confirme.
Enregistrem
ent de la
commande
Il convient de slectionner dans la liste la mthode de transport utilise pour la commande puis de
lappliquer. Une ligne apparat alors dans le bon de commande du client avec le montant des frais de port si
les conditions dapplication sont remplies, sinon aucune proposition nest faite.
LOGISTIQUE : la politique de colisage, dexpdition et de facturation est dfinie par lentreprise mais il est
toujours possible de modifier ponctuellement ces paramtres. Par dfaut, la livraison partielle est autorise
et la facture est cre en fonction des quantits commandes sur demande manuelle de lintervenant.
RFRENCES : lutilisateur qui a tabli le BC est identifi et, ventuellement, lquipe commerciale ; la
rfrence du document dorigine est indique ainsi que le type de facture (configur en amont).
CONDITIONS : si elles nont pas t dfinies dans la fiche du partenaire, il est possible de les renseigner
dans le BC. Il est toujours possible de modifier les conditions jusqu la facturation finale.
La gestion de la TVA sur les livraisons intracommunautaires et lexportation se fait ce niveau.
DATES : les champs indiquent les dates cls du document telles que la date de la demande dachat, de
confirmation de la commande et la date prvue de livraison et de rglement.
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Cration BC Historique
Oprations
Manipulations
Autres informations : lhistorique
Lhistorique assure le suivi de la gestion de la commande par les diffrents intervenants au processus de
vente. Ainsi, il est possible de voir ltat de la prparation de la livraison par lentrept (colisage) et la
facturation (doit/avoir) pour la comptabilit.
Le bon de transfert peut tre non seulement visualis dans son intgralit mais il peut aussi tre trait
partir de ce module sans aller dans le module Entrept. Bien videmment, cette gestion dpend de
lorganisation du traitement du processus des ventes.
Enregistrement
de la commande
Finalisation de la commande
La dernire tape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirme passe de
ltat de DEVIS ltat de COMMANDE ce qui va dclencher LORDRE DE PRPARATION des colis envoys
lentrept OUT/000.
Le gestionnaire des ventes demande au responsable administratif, la cration de la facture client. Dans ce
cas, cette dernire apparat en facture BROUILLON dans le module COMPTABILIT .
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Cration BC - Finalisation
Oprations
Manipulations
Finalisation de la commande
La confirmation de commande va gnrer des informations sur les articles de la commande.
Un accus rception de commande peut tre envoy au client par courriel sous forme PDF ou par courrier
papier.
Enregistrement
de la commande
La vue graphique affiche le montant des commandes par le client. Il est possible de trier les commandes par
vendeur, client, date, etc.
Outils de
gestion
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Oprations
Manipulations
Laffichage des lignes est chronologique, du BC le plus ancien au plus rcent, ce qui permet de traiter les
priorits.
Visualiser les
BC facture
Facturation partielle
La commande SO013 doit tre facture partiellement, le client souhaite une facture par type de produit.
La fentre LIGNE FACTURER affiche un tat TERMINE et informe que la facture issue du BC SO013 est en
attente de validation <is waiting for validation>
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Acompte la commande
Oprations
Manipulations
Les acomptes la commande font lobjet dun traitement part. Ainsi lorsque le bon de commande est
confirm, il est possible de gnrer une facture d'acompte en utilisant le bouton FACTURE ANTICIPE
La rglementation fiscale impose la dlivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, mme
lorsqu'ils ne donnent pas lieu exigibilit de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit
tre date et numrote. La numrotation s'inscrit dans la mme srie chronologique que les autres
factures, il n'y a pas de numrotation spcifique pour les acomptes. La facture dfinitive tient compte des
diffrentes factures d'acomptes.
Il convient de crer un produit appel ACOMPTE auquel il faut rattacher les comptes correspondants.
Enregistrement de lacompte
Gestion des
dun acompte
la commande
Lacompte, vers par le client, est enregistr aprs la confirmation de la commande. Il suffit dutiliser le
bouton FACTURE ANTICIPE .
Il faut slectionner dans la liste des produits ACOMPTE et saisir le montant du versement.
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Oprations
Manipulations
Validation de la facture dacompte et encaissement
La facture dacompte apparait en brouillon dans la liste des factures clients du module COMPTABILIT .
La validation de la facture dacompte permet denregistrer son rglement. La condition de rglement doit
tre obligatoirement renseigne.
Gestion des
dun acompte
la commande
ACOMPTE
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saffiche
Manipulations
Lannulation de commande se droule en 2 temps : la suppression du BL client en prparation puis lannulation
de commande.
Il convient de supprimer lordre de prparation de la livraison client. Lordre disparait de la liste des BL tablir
Annulation de
lordre de
prparation
Annulation de la commande
Annulation de
commande
La commande annule peut tre supprime ou mise en brouillon en cas de modification. Elle
revient alors ltat de devis
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Manipulations
Le traitement des ruptures de stock lors de lenregistrement dune commande client peut tre
trait automatiquement.
Lors de lenregistrement des commandes clients, certains articles sont signals en rupture de
stock. Le gestionnaire administratif des ventes GAV peut alors faire une demande
automatique de rapprovisionnement auprs du GAA (gestionnaire administratif des achats).
Demande de
rapprov.
Valider la demande
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Oprations
Manipulations
GAA - Visualisation des demandes en attente
GAA - Lancement du
rapprovisionnement
Demande de
rapprov.
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Manipulations
Tableau de bord de lENTREPT
Le tableau de bord de lentrept permet de visualiser les besoins (articles rapprovisionner, les produits
entrants et les produits sortants).
Visualisation
synthtique de
la situation de
lentrept
Laffichage se fait par priorit de traitement ce qui permet un meilleur suivi. Ainsi, les ordres de sortie les plus
anciens sont les premiers de la liste.
Prparation de
la livraison
Rfrence : OUT/XXXXX reprsente les bons de livraison et INV/XXXXX reprsente les bons de retour
Origine : numro de commande lorigine du BL.
tat et code couleur (bleu, noir, rouge) : Brouillon lorsque la demande de colisage na pas t traite ;
Disponible le colisage na pas t trait ni la facture ; Disponible la commande a t facture mais le BL na
pas t trait ; Confirm le colisage a t trait mais les articles ne sont pas disponibles et la facture na pas
t faite ; Confirm le colisage nest pas fait et les articles sont indisponibles ; Termin le colisage a t trait
avec ou sans facture.
Il faut slectionner le filtre DISPONIBLE pour
afficher les BL en attente de prparation
dont le stock est disponible ; CONFIRM pour
afficher le BL dont le BC est confirm mais le stock est insuffisant
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Oprations
Manipulations
Traitement du colisage
Le colisage est la prparation physique des colis des produits prlevs sur les stocks. Ce prlvement sur stock
rationalis est appel picking . De plus, le colisage permet de contrler la cohrence entre la commande du
client et les articles mis dans le colis, dimprimer les tiquettes colis, le BL, etc.
Par exemple, le bon de livraison OUT/00022 qui na pas encore t trait apparait en rouge dans la liste des
livraisons disponible.
Dans un 1er temps, le magasinier va prparer les colis des articles disponibles. Ainsi, il peut AJOUTER UNE
QUANTIT dans le colis actuel ou METTRE DANS UN NOUVEAU COLIS . Tant que le colisage nest pas trait, le
nombre de colis reste 0.
Prparation de
la livraison
Le magasinier ne peut mettre plus de 10 articles dans un colis, le reste est mis dans un NOUVEAU COLIS ce qui
permet dclater la quantit.
Les articles ont t rpartis dans 2 colis diffrents puis numrots 55 et 62 (tiquettes coller sur les colis)
Remarques : il est possible dajouter des articles supplmentaires en crant un nouveau mouvement de stock
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Oprations
Manipulations
Prparation de
la livraison
Une fentre listant lensemble des produits traiter souvre. Tous les produits sont livrables, il faut les TRAITER
puis VALIDER les mouvements.
Le colisage et le bon de livraison sont prts, le traitement est termin. Le transporteur est renseign si ce
nest pas dj fait dans la commande, et le nombre de colis doit tre indiqu par le prparateur (2 colis n55 et
62). Lindication de la date de livraison permet dassurer un meilleur suivi des livraisons prparer.
Le bon de livraison est imprimable partir du formulaire BL ou du menu contextuel de droite en ayant
slectionn le BL.
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Oprations
Manipulations
Prparation de
la livraison
Le mouvement de stock de larticle doit tre mis jour. Il faut diter la fiche produit, indiquer les quantits
rellement livrables et enregistrer cette mise jour. Une fois le produit trait, la livraison est confirme.
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Oprations
Manipulations
Traitement dune livraison partielle
Le bon de livraison fait apparaitre une sortie de 15 tubes de dentifrice et 25 restent en attente de livraison.
Prparation de
la livraison
Indisponibilit/disponibilit : il est possible dagir sur la disponibilit des produits en forant la disponibilit OU en annulant
la disponibilit.
Le bon de livraison partielle est confirm, il reste livrer 25 tubes de dentifrice. La disponibilit de ces articles
sera force lors de la livraison des articles restants puis traite sur le mme BL.
Imprimer le
bon de
livraison
Traitement par lot
Il est possible deffectuer un traitement
non pas par liste de colisage mais par
groupe. Il suffit de cocher dans la liste
des bons de livraison ceux imprimer
puis de lancer limpression.
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Oprations
Manipulations
Les articles ne sont pas disponibles en stock mais il est possible den forcer la disponibilit afin de
crer le BL. Le document apparat en noir dans la liste des BL quil soit factur ou non.
Avant de forcer la disponibilit des articles, il convient de vrifier sils ont t rceptionns
FORCER LA DISPONIBILIT DES ARTICLES
Prparation
des colis pour
lenvoi au
client
Contrler ltat de disponibilit de larticle. Sil est INDISPONIBLE , il est possible de forcer la disponibilit pour
permettre la cration du BL (bon de transfert) et de la facture. Mais, il ne faut pas oublier que le
rapprovisionnement doit tre effectu par le responsable des achats (module ACHAT)
Si la disponibilit est force, larticle devient DISPONIBLE , la livraison peut tre faite
Le colisage est termin, le BL est prt mais la facturation nest pas encore faite.
Ne pas forcer la dispo des articles
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Oprations
Manipulations
Les articles ne sont pas disponibles en stock mais la facturation peut tre faite en attendant la
prparation des colis. Dans ce cas, le document dont les articles ne sont pas encore coliss
apparat en rouge dans la liste des BL.
NE PAS FORCER LA DISPONIBILIT DES ARTICLES
Prparation
des colis pour
lenvoi au
client
La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit tre valide pour gnrer les critures
comptables. La facture est ltat de brouillon (voir tableau de bord Comptable)
Le colisage termin, lentrept peut faire la demande de cration de facture auprs du responsable
administratif si le processus la dfini de la sorte sinon la demande de facture seffectue partir du
BC.
Demande de
cration de
facture
Visualiser et
imprimer le
bon de
livraison
appel liste
de colisage
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Manipulations
Tableau de bord de la COMPTABILIT
Ce tableau de bord permet davoir une vue des oprations en temps rel de facturation clients approuver,
payer ; ltat des comptes de trsorerie ; les soldes des comptes cls de gestion ; ltat des
crances.
Visualisation
des factures
clients
approuver
Le systme gnre des brouillons de factures partir des bons de commande ou des expditions.
Tant que ces factures ne sont pas confirmes, elles peuvent tre modifies (ajout de rductions
commerciales, condition de rglement, frais de port, etc.) et elles ne sont pas comptabilises cest--dire
quaucune criture comptable nest passe. De plus, aucun numro nest affect la facture et lchance
napparait pas.
Facture bleu Brouillon : le responsable des ventes ou lentrept a fait la demande de cration de facture
suite au traitement de la commande
Facture noire Ouverte : la facture a t approuve par le responsable administratif, elle est en attente de
rglement. Le numro est incrment, la date est applique et les critures comptables sont gnres.
Une facture peut tre valide partir de la liste en lapprouvant
directement sans lditer.
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Oprations
Manipulations
Approuver une facture brouillon partir de la fiche
Une facture doit tre valide pour passer ltat OUVERTE
Facture OUVERTE valide. La facture possde maintenant un numro unique. Par dfaut, il est form
SAJ/ANNE/NUMRO 5 CHIFFRES comme SAJ/20NN/00023. Elle ne peut plus tre modifie, et elle est
bascule en comptabilit cest--dire que les critures sont automatiquement gnres.
La facture est dsormais en attente de rglement.
Facturation
client
Facture Pro Forma Ne correspond pas au systme comptable franais. La facture na pas encore de numro de
facturation mais les critures comptables correspondantes sont cres et le suivi de la crance est assur.
La date dchance est calcule automatiquement au moment de la cration des critures comptables cest-dire lors de la validation du document. Pour assurer un meilleur suivi, le nom de lutilisateur lorigine du
document est renseign ainsi que le numro du document lorigine de la facture.
Il est possible de visualiser les critures comptables de la facture en cliquant sur le numro de la pice
comptable
Visualisation
et impression
de la facture
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Oprations
Manipulations
Un avoir est un document qui rectifie compltement ou partiellement une facture
OUVERTE . Il est possible de gnrer un avoir et le rapprocher directement d'une
facture depuis le formulaire de la facture.
Lorsquune facture est OUVERTE , il est impossible de la modifier autrement que par le
principe de lavoir. Le logiciel gre 3 types de rectifications de facture valide.
Le client ABC du Bio nous signale une erreur de facturation. Nous avons factur 7 [BA1405] CRAYON
YEUX GRIS FONCE 118 en trop. Il convient dtablir lavoir correspondant partir de la facture initiale
pour viter tout oubli dans les conditions de vente.
Client >factures clients> il faut slectionner dans la liste des factures celle qui doit faire lobjet dun avoir (ex :
retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).
Cration dun
avoir
Il convient ensuite dditer la facture transfrer en avoir
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Oprations
Manipulations
Clients > Avoir clients > il faut slectionner dans la liste lavoir.
Lavoir cr contient toutes les lignes de la facture de rfrence. Il convient dinscrire le nombre darticles
retourns en modifiant la ligne [BA1405] CRAYON YEUX GRIS FONC et de supprimer la ligne des articles
conservs [BA1003] SAVON LIQUIDE HUILE DOLIVE
Cration dun
avoir
Une fois VALID lavoir devient dfinitif, il ne peut plus tre modifi. Le numro de la facture davoir est
incrmente, une date dchance est indique et lcriture comptable est cre et valide.
Avoir supplmentaire
Certains types davoir ne peuvent pas tre crs partir de la facture initiale (ex : rductions accordes hors
factures de doit, etc..), il convient de les crer directement Clients>Avoirs clients>crer lavoir
Visualisation
et impression
de la facture
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Retour de marchandises
Oprations
Manipulations
Un avoir pour marchandises retournes et non remplaces fait lobjet dun traitement
particulier en 3 tapes :
Le client Saison Bio nous retourne 10 Bourrache Bio [BE2128] primes. Il nous
demande lavoir correspondant.
Contrle de ltat du niveau de stock avant le retour
Entrept>Produits>Produits
Cration dun
avoir pour
retour de
marchandises
Il convient de rechercher dans la liste livraisons termines, celle du client Saison Bio puis douvrir son BL.
LES PRODUITS
pour raliser
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Remises et rabais
Oprations
Manipulations
Dans le cas dune rduction oublie ou accorde aprs la facture, il convient de crer directement lavoir. La
rduction doit tre cre comme un produit pour pouvoir figurer dans lavoir.
Cration dun
avoir pour
rduction
commerciale
Cration de la facture davoir
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Oprations
Manipulations
Cration du retour partir du bon de livraison
Entrept>Gestion dentrept>Bons de livraisons
Cration dun
avoir pour
retour de
marchandises
Entrept>Gestion entrept>Rceptions
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Oprations
Manipulations
Cration de lavoir partir des articles retourns
Entrept>Gestion entrept>Rceptions
Cration dun
avoir pour
retour de
marchandises
Page 47
dans
Oprations
Manipulations
Contrle de lavoir des articles retourns
Comptabilit>Clients>Avoirs clients
La
facture
davoir
apparait alors dans le
module comptable. Il
convient de contrler la
facture puis de la valider
pour mettre jour la
comptabilit.
Cration dun
avoir pour
retour de
marchandises
Entrept>Produits>Produits
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Page 49
Oprations
Manipulations
Saisie dun
rglement
Page 50
Oprations
Manipulations
Lapplication gre sans difficult le rglement partiel ou le rglement dun ensemble de
factures.
Saisie dun
rglement
partiel ou dun
cumul de
factures
Page 51
Oprations
Manipulations
Les critures comptables apparaissent dans un nouvel onglet. Elles sont automatiquement valides
lors de la cration. Dans le cas prsent, le compte comptable dcart de centimes nest pas correct.
Une rectification comptable simpose.
Saisie dun
rglement
factures
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Oprations
Manipulations
Rglement dun ensemble de factures
Clients>Paiements clients>crer.
Il convient de renseigner le montant encaisser ainsi que le journal comptable. Un clic dans la
liste des factures pour ventiler le montant payer en fonction des factures. Si le montant ne
convient pas, il est possible de le modifier en slectionnant par un double-clic la facture.
Il faut valider le paiement pour le confirner
Saisie dun
rglement dun
cumul de
factures
Une fois valides, les critures comptables sont gnres et accessibles depuis longlet
critures comptables. Les critures sont rapproches, un lettrage apparait ct du montant.
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Oprations
Manipulations
Dans le module comptabilit, il est possible daccder aux fiches clients. Ainsi, le
responsable administratif peut consulter lhistorique des relations et suivre la comptabilit
du tiers.
Rconcilier : parfois appele lettrage ou apurement , la rconciliation permet de
mettre en relation des critures dun mme compte qui sannulent entre elles, afin de les
pointer comme rconcilies (sommes dbits=sommes crdits pour une mme opration).
Longlet COMPTABILIT de la fiche client donne le solde du compte TOTAL RECEVOIR . Il convient de
slectionner le lien CRDITEUR & DBITEUR pour visualiser les lignes dcritures comptables du compte client.
Suivi dun
compte client
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Oprations
Manipulations
Suivi dun
compte client
Annuler le rapprochement
Il est possible dannuler le rapprochement en cas derreur (Action>Annuler le rapprochement). Une criture
rapproche ne peut pas tre supprime sans avoir au pralable annul son rapprochement.
Rapprochement automatique
Une facture est considre comme PAYE une fois que ses lignes sont
rapproches de leurs contreparties. La fonctionnalit de rapprochement
automatique permet de rechercher les critures rapprocher dans une srie de
comptes, il repre les critures dont les montants correspondent. Il est impratif
de dfinir la priode du rapprochement.
La
puissance
du
lettrage
correspond au nombre de
montants partiels pouvant tre
combins ensemble pour conduire
au rapprochement (niveau 2 9).
Oprations
priodiques
Lettrage de
comptes
Rsultat
Ici, 2 critures nont pas t
rapproches
Rapprochement manuel
Il est possible de rapprocher manuellement les lignes dun compte qui naurait pas t lettres lors du
rapprochement automatique (voir rapprochement compte client, principe identique).
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Oprations
Manipulations
Les relances multi-niveaux sont configures en amont de la fiche client ou du
traitement priodique des oprations comptables.
Pour chaque type de relance, un message est dfini en fonction du niveau de relance
par rapport la date dchance et au type de client.
Il convient dinstaller le module account_followup
Paramtrage
des relances
clients
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Oprations
Manipulations
Les travaux priodes de facturation permettent denvoyer des lettres de relance
(configure en amont) aux clients accusant un retard de rglement.
Pour raliser cette tche, il faut slectionner dans la liste le type de relance client
activer puis la date denvoi du document.
Traitement
des relances
clients
Le ou les clients relancer sont slectionns dans la liste des comptes prsentant un solde dbiteur. Un filtre
BALANCE>0 permet le tri.
Lensemble des clients relancer en fonction des conditions apparait dans la liste
Suivi des
relances
envoyes
Ce menu permet de lister les relances envoyes aux clients. Cest un outil
supplmentaire pour assurer un suivi rigoureux des crances clients.
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Oprations
Manipulations
Les relances sont envoyes au format PDF par courriel aux clients. La confirmation de lenvoi du courriel peut
tre demande. Le courriel peut aussi tre traduit automatiquement dans la langue du client.
Traitement
des relances
clients
Les relances simples sans Multi-critres sont traites partir du fichier des clients.
Une lettre de relance doit tre envoye au client Les Saveurs des Pyrnes. La slection
du rapport RETARD DE RGLEMENT qui se trouve dans le menu de droite de la fiche du
partenaire permet dimprimer la lettre de relance.
Traitement
dune relance
SIMPLE
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Impression du grand-livre
Oprations
Manipulations
Un compte fait partie du grand livre. Il enregistre tout type de transaction de dbit ou de
crdit.
Le grand-livre regroupe lensemble des comptes comptables utiliss par lorganisation.
Pour faciliter la recherche, indiquer le numro (code du compte comptable) puis slectionner par une coche le ou les
comptes souhaits. Les rapports proposent limpression du grand livre ou de la balance des clients.
Impression du
grand livre ou
balance
DES
COMPTES
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Manipulations
Les rclamations peuvent tre associes un bon de commande, une facture, un
produit, etc.
Des courriels avec des pices jointes peuvent tre envoys et lhistorique complet
d'une rclamation est gard (courriels envoys, type d'intervention, etc.).
Suivi des
rclamations
Tous les appels reus sont inscrits dans la fiche client. Les appels sortants listent
tous les appels raliss par lquipe de vente.
Appels
tlphoniques
Un vendeur peut enregistrer les informations concernant l'appel dans la vue formulaire. Ces informations sont
conserves sur la fiche du partenaire afin de tracer tous les contacts avec lui. Il est galement possible
dimporter un fichier .CSV d'une liste d'appels tlphoniques.
Le calendrier des runions RENDEZ-VOUS est partag entre les quipes de vente et
intgr d'autres applications comme les congs ou les opportunits d'affaires.
Gestion des
rendez-vous
clients
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Manipulations
La dfinition de la position fiscale permet de configurer le traitement de la Tva en
cas de livraison intracommunautaire ou dexportation.
Il est donc possible que le compte de TVA sassocie automatiquement au produit
en fonction la position fiscale du partenaire (Zone Euro, Hors UE, France, etc.).
Il convient de slectionner dans la liste la position fiscale ZONE EURO mais il est
aussi possible den crer une nouvelle ou de la renommer.
Configuration
de la TVA
intracom
BASE DE LA TAXE chaque numro correspond une taxe, il sagit de la TVA dorigine (paramtre ors de la
cration du produit).
La liste des codes
taxe sobtient en
faisant
une
recherche dans la
liste
TAXE DE REMPLACEMENT le numro correspond la TVA de remplacement. Il convient de vrifier le
paramtrage par dfaut.
En cas de livraison intracommunautaire, la TVA collecte 20% par dfaut est remplace par la TVA 0%
livraisons intracommunautaire .
Il convient de renseigner la zone rgime
fiscal dans le BC client ou position fiscale dans
la fiche du partenaire pour que le remplacement
soit pris en compte.
Vrifier le cas
dapplication
de la taxe
Page 61
Oprations
Manipulations
RSULTAT ATTENDU
partir de la
fiche
partenaire
partir de la
commande
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Module ENTREPT
Module COMPTABLE
Demande de tarifs et de
conditions de vente
BESOINS
Produit en rupture de stock
dont le client a besoin
DEMANDE DE PRIX
Demande dachat non confirme
par le fournisseur
Confirmation
BON DE COMMANDE
Confirmation de la demande
dachat par le fournisseur
RCEPTION EN ATTENTE
Contient la liste des produits recevoir
(colisage en attente de livraison)
Traitement la
rception des colis
LIVRAISON ENTRANTE
Liste des produits recevoir en
attente de rception
FACTURE (BROUILLON)
LIVRAISON ENTRANTE
RCEPTION
Rception
facture
fournisseur
FACTURE OUVERTE
Validation de la facture
COMPTABILIT
criture comptable
AVOIR
Traitement de lanomalie
COMPTABILIT
criture comptable
Rglement
PAIEMENT FOURNISSEUR
Enregistrement du paiement
ORDRE DE PAIEMENT
Virement..
COMPTABILIT
criture comptable
FACTURE RGLE
Ltat de la facture est termin
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Manipulations
Le fichier du fournisseur permet dinscrire les informations relatives ce type de
partenaires externes lentreprise. Il est important dy trouver la fois les coordonnes
du fournisseur mais galement les donnes comptables, lhistorique commercial
(courriels, rendez-vous, etc.) et lhistorique des achats pour assurer un suivi
mthodique et efficace des relations commerciales.
La dslection du bouton FOURNISSEUR
partenaires de lentreprise, incluant les clients et les opportunits.
Une fiche peut tre cre ou modifie. Ldition de la fiche permet de mettre jour les diffrents champs
sinon la fiche est simplement ouverte en mode consultation.
Mise jour du
fichier
fournisseurs
Il faut saisir le nom (nom, code du tiers), et toutes les informations relatives au fournisseur (nom du
contact, ladresse de facturation puis de livraison ; et coordonnes pour contacter le tiers). Lidentification de
la catgorie du partenaire seffectue automatiquement, il est toutefois important de contrler la coche. Les
autres onglets donnent des informations complmentaires sur le partenaire. Attention, les champs de la
fiche sont communs tous les partenaires ainsi seuls les champs associs au fournisseur sont
renseigner.
Le partenaire peut tre associ une catgorie. Ceci est utile pour une recherche rapide par catgorie.
Le FORMULAIRE DES PARTENAIRES correspond la forme juridique. La mise jour de cette ressource se fait
dans la Configuration>Carnet dadresses>Formes juridiques
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Oprations
Manipulations
Identification du partenaire Fournisseur (suite)
LES ADRESSES il est possible daffecter plusieurs adresses un fournisseur. Il convient de saisir la
premire adresse en lui affectant le type <facture> puis la deuxime en lui affectant le type <livraison>, etc.
La sauvegarde est indispensable entre chaque saisie sinon les donnes sont perdues.
Afficher la VUE LISTE pour voir lensemble des contacts saisie dans le dossier fournisseur
Mise jour du
fichier
fournisseurs
La liste des prix dachat est utilise lors des achats. Cette liste est paramtre en amont dans la
configuration des prix. Si le fournisseur soumet les commandes des frais de livraison, ils sont pris en
compte dans sa fiche. Il en va de mme pour la mthode de facturation. Ces mthodes sont paramtres
en amont (voir Gestion de la base de donnes).
Il faut renseigner le nom du fournisseur puis numro du compte comptable (401 suivi du code).
PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (401), il est la base de la structure
comptable.
TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes <
vue > les autres peuvent tre recevoir (crditeur), payables, de liquidit, etc.
TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (crance, payable, charge, etc.)
RAPPROCHER cocher si le compte va tre rapproch (ou lettr ou rconcili).
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Oprations
Manipulations
Informations comptables diverses
Les conditions de rglement sont paramtres en amont dans le module Comptabilit. Le choix du mode
de rglement nest pas obligatoire mais peut tre associ la fiche.
Le dbit fournisseur donne le montant de la dette fournisseur et la date du dernier rapprochement de
son compte comptable.
Les informations bancaires du fournisseur ce qui est trs utile en cas de virement.
Le Rgime fiscal et le N TVA intracommunautaire peuvent tre renseigns.
Autres fonctionnalits
Une fiche peut tre duplique cest--dire quil est possible de la copier. Dans ce cas, une autre fiche avec
le mme nom est cre suivi de COPIE. Elle peut tre aussi supprime en cliquant sur X en bout de ligne.
Un menu contextuel donne accs diffrents liens, certains dentre eux seront vus par la suite tels que les
courriels, le chiffre daffaires mensuel, les crditeurs/dbiteurs, etc..
Mise jour du
fichier
fournisseurs
clique sur la flche pour ouvrir la pice jointe ou pour ouvrir le document (rclamation, facture, etc.) li
au courriel
Il est possible de suivre les appels tlphoniques avec la possibilit de planifier un rendez-vous ou de
planifier un autre appel. Ceci est automatiquement inscrit dans lagenda commun.
Lappel peut tre supprim
, suspendu
ou non conclu
selon le cas
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
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Oprations
Manipulations
Une demande d'achat est une tape avant la demande de devis. Dans une
demande d'achat (ou appel d'offre), il est possible denregistrer les produits et
dautomatiser la cration des demandes de devis auprs des fournisseurs. Aprs la
ngociation et obtention de toutes les offres fournisseurs, il est possible den valider
certaines et den annuler d'autres.
La demande
dachat
Type de demande :
APPEL DOFFRES EXCLUSIF au moment de la confirmation dun bon de commande, les autres
attachs lappel doffre sont annuls
APPEL DOFFRES MULTIPLE permet davoir plusieurs bons de commande. Au moment de la
confirmation dun bon, les autres bons ne sont pas annuls.
CONFIRMER lappel doffre pour lancer le traitement de la demande. Une fois que les informations
fournisseurs ont t reues, lappel doffre est TERMIN
Visualisation,
impression de
lappel doffre
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Demande de prix
Oprations
Manipulations
La demande de devis est faite pour acheter des produits un fournisseur mais l'achat
n'est pas encore confirm. Ce menu permet de passer en revue les demandes de devis
cres automatiquement et bases sur les rgles logistiques (stock minimum,
production la demande, etc). Une demande de devis est convertie en bon de
commande une fois que la commande est confirme par le fournisseur.
Demande de
prix (ou devis)
Au moment de la confirmation de la demande de prix issue de lappel doffre, les autres bons de
commandes sont automatiquement annuls en raison du choix APPEL DOFFRES EXCLUSIF
Page 68
Oprations
Manipulations
Cration de la demande de prix
La demande de prix est convertie en bon de commande pour confirmer le futur achat.
Demande de
prix (ou devis)
Les 2 demandes de prix converties en bon de commande apparaissent dans la liste des commandes
Visualiser la
demande de prix
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Bon de commande
Oprations
Manipulations
Ce menu permet principalement de crer les bons de commandes par rfrence,
par fournisseur, par produit, etc. Pour chaque bon de commande, il est possible de
suivre les produits reus et de contrler les factures du fournisseur.
Bon de
commande
fournisseurs
Page 70
Oprations
Manipulations
Les rceptions correspondent aux commandes reues des fournisseurs.
Une rception contient la liste des produits recevoir en fonction de la
commande d'achat passe au fournisseur. Une livraison peut tre totale ou
partielle.
Aperu de la liste des commandes rceptionner
Laffichage du document dorigine permet de visualiser
Rception des
commandes
Page 71
Oprations
Manipulations
Remarque :
Le module des achats permet aussi denregistrer et/ou de suivre les livraisons
fournisseur.
Le principe est identique celui de lentrept.
Rception des
commandes
Page 72
Livraison partielle
Oprations
Manipulations
Rception
partielle de la
commande
La livraison des articles rceptionns a t traite, un autre bon de rception li la mme commande est
automatiquement cr.
Les quantits de ce nouveau bon de rception correspondent au reste livrer
Page 73
Retour darticles
Oprations
Manipulations
Retour darticles
rceptionns
Le bon de retour est trait
puis valid, il se retrouve
ainsi dans la liste des bons
de livraison.
Vous trouverez dans cette liste tous les produits livrer aux clients mais aussi
les retours fournisseurs. On peut traiter les livraisons directement partir de
cette liste en utilisant les boutons droite de chaque ligne.
Ce retour est visible dans cette liste de mouvements
Page 74
Oprations
Manipulations
Visualiser ou
imprimer le bon
de retour
Autres
anomalies
Traabilit des contacts avec le fournisseur dans la fiche fournisseur (courriel, appel tlphonique, prise
de rendez-vous, etc..).
Page 75
Oprations
Manipulations
Enregistrement
des factures
fournisseurs
Page 76
Oprations
Manipulations
Crer une facture fournisseur immdiate
la rception de la facture fournisseur, le brouillon de la facture est saisi. Il faut la valider pour mettre jour
la comptabilit. Lentre en stock nest pas faite automatiquement, il est indispensable de la saisir pour
incrmenter le stock en quantit - Entrept>Gestion dentrept>Bon de livraison.
Enregistrement
des factures
fournisseurs
La saisie du total permet de faire du contrle de facturation fournisseur en comparant les donnes du logiciel et celles
de la facture. Si le montant nest pas identique au total de la facture, la validation nest pas possible.
Ajout dun
document ou
dune annotation
la facture.
Le menu contextuel propose lajout de pices jointes (ex : facture au format PDF) et/ou dcrit sous forme
dannotation spcifique la facture.
Pour ajouter une pice jointe, il suffit de PARCOURIR les dossiers pour trouver le fichier voulu.
Page 77
Oprations
Manipulations
Lavoir envoy par le fournisseur peut tre enregistr. Lavoir rectifie la facture
compltement ou partiellement en fonction du type de remboursement demand
Cration dun
avoir
Page 78
3 [Ombres paupires] ont t factures en trop par le fournisseur Bonneterre. Les autres articles
sont supprims des lignes de facture. Il convient de cliquer sur le calcul des taxes pour mettre jour le
montant de la TVA. Lavoir reste en <brouillon> tant que la facture davoir fournisseur nest pas
rceptionne.
Lapprobation de lavoir incrmente le numro du document, affecte une date dchance et met jour les
critures comptables.
Le total par dfaut est celui de la facture initiale, il faut saisir le montant de lavoir ce qui permet de
contrler les donnes du logiciel avec lavoir reu du fournisseur. En cas dcart la validation du document
nest pas possible
Oprations
Manipulations
Page 79
Cration dun
avoir
Entrept>Produits>Produits
Entrept>Gestion entrept>Rceptions
Il convient de rechercher dans la liste des rceptions fournisseurs ralises, la rception correspondant aux
marchandises retournes
LES PRODUITS
pour raliser
Page 80
Oprations
Manipulations
Il faut supprimer les articles non retourns, et modifier ventuellement la quantit des articles retourns
Cration dun
avoir
Page 81
Oprations
Manipulations
Il faut cliquer sur TRAITER pour procder la sortie de stock des marchandises retournes au fournisseur
Cration dun
avoir
Il faut ensuite CRER LA FACTURE davoir fournisseur qui apparaitra dans le module COMPTABILIT
Page 82
Oprations
Manipulations
Contrle de lavoir des articles retourns
Comptabilit>Fournisseurs>Avoirs
La
facture
davoir
apparait alors dans le
module comptable. Il
convient de contrler la
facture
puis
de
LAPPROUVER pour mettre
jour la comptabilit.
Cration dun
avoir pour
retour de
marchandises
Entrept>Produits>Produits
Page 83
Oprations
Manipulations
Enregistrement
dun paiement
fournisseur
Page 84
Oprations
Manipulations
Il est possible de payer plusieurs factures dun mme fournisseur en mme temps.
Saisie dun
paiement
cumul
Aprs la validation de lopration, les critures comptables apparaissent dans un autre onglet.
Page 85
Oprations
Manipulations
Dans le module comptabilit, il est possible daccder aux fiches fournisseurs.
Ainsi, le responsable administratif peut consulter lhistorique des relations et suivre
la comptabilit du tiers.
RCONCILIER parfois appele lettrage ou apurement , la rconciliation
permet de mettre en relation des critures dun mme compte qui sannulent entre
elles, afin de les pointer comme rconcilies (sommes dbits=sommes crdits).
Suivi dun
compte
fournisseur
Le compte fait apparaitre la liste des critures comptables issues des oprations ralises avec le
fournisseur.
Page 86
Oprations
Manipulations
Le rapprochement commence par la slection des critures rapprocher.
RAPPROCHER LES
CRITURES
Le rapprochement
ajustement permet
comptablement lcart
la diffrence dans
correspondant.
Suivi dun
compte
fournisseur
avec un
de traiter
en affectant
le compte
Lcart de rapprochement est comptabilis dans un compte de charge 658 ou de produits 758 selon le cas.
Une fois rapproche, lcriture comptable dajustement est gnre. Ltat du compte est quilibr, le total
dbit est gal au total crdit
Annuler le rapprochement
Il est possible dannuler le rapprochement en cas derreur - Action>Annuler le rapprochement. Une criture
rapproche ne peut pas tre supprime si le rapprochement initial na pas t annul.
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
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Oprations
Manipulations
Rapprochement automatique
Une facture est considre comme PAYE aprs que ses lignes aient t rapproches de leurs contreparties.
La fonctionnalit de rapprochement automatique permet de rechercher automatiquement les critures
rapprocher dans une srie de comptes, il repre les critures dont les montants correspondent. Il est impratif
de dfinir la priode du rapprochement.
Il convient de slectionner le ou les comptes rapprocher, dindiquer la priode puis la puissance. La
puissance de la rconciliation correspond au nombre de montants partiels pouvant tre combins ensemble
pour conduire au rapprochement (niveau 2 9).
Oprations
priodiques
Lettrage de
comptes
Rsultat
Ici, 5 critures nont pas t rapproches
Rapprochement manuel
Il est possible de rapprocher manuellement les lignes dun compte qui naurait pas t lettres
automatiquement (voir rapprochement compte client, principe identique).
Page 88
Impression du grand-livre
Oprations
Manipulations
Un compte fait partie du grand livre des comptes comptables de lentreprise. Il enregistre
tout type de transaction de dbit ou de crdit.
Le grand-livre regroupe lensemble des comptes comptables utiliss par lorganisation.
Pour faciliter la recherche, il faut indiquer le numro (code du compte comptable) puis slectionner par une
coche le ou les comptes souhaits. Les rapports proposent limpression du grand livre ou de la balance
des fournisseurs.
DES
COMPTES
Il est possible daccder au Grand-livre autrement mais il y a moins de flexibilit quant au choix des
comptes Rapports>Autres rapports financiers>Partenaires>Grand-livre
Page 89
Manipulations
La dfinition de la position fiscale permet de configurer le traitement de la Tva en
cas dacquisitions intracommunautaires ou dimportations.
Il est donc possible dassocier automatiquement au produit une TVA en fonction la
position fiscale du partenaire (Zone Euro, Hors UE, France, etc.).
Il convient de slectionner dans la liste la position fiscale ZONE EURO mais il est
aussi possible den crer une nouvelle ou de la renommer.
Par exemple, un produit est soumis une TVA de 19.6% ...
Configuration
de la TVA
intracom
BASE DE LA TAXE chaque numro correspond une taxe, il sagit de la TVA dorigine (paramtre lors de la
cration du produit).
TAXE DE REMPLACEMENT ici, la taxe 5 TVA acquitte (achats) 19.6% est remplace par la 17 TVA dductible
intracommunautaire 19,6%). Il convient aussi dajouter une 2me ligne de TVA qui fait apparaitre la TVA due
intracommunautaire 13 (voir ci-aprs).
Page 90
Oprations
Manipulations
La cration des
intracommunautaires
lignes
sur
acquisitions
Le paramtrage de la taxe...
Configuration
de la TVA UE
Le remplacement de la taxe se vrifie lors de la saisie dun article. Attention, il faut avoir au pralable
renseign la position fiscale dans la fiche du partenaire ou lors de la commande.
Page 91
Oprations
Manipulations
La visualisation du pied de la facture sur acquisitions intracommunautaires
Configuration
de la TVA UE
Page 92
CATGORIES PRODUITS
UNITS DE MESURE
Dfinition des catgories
de produits
PRODUITS
PRODUITS
FOURNISSEURS
M OUVEMENTS DE STOCK
EMPLACEMENTS
PRODUITS - FICHIER
[BA1028] SAVON MIMOSA 100 GR
OUI
Stock thorique
< stock
minimum
DEMANDE DE PRIX
Cration automatique de la
commande fournisseur
NON
Pas de commande
BON DE COMMANDE
Commande approuve
ORDRE DE RCEPTION
Commande rceptionner
Page 93
Manipulations
Lorsque le nombre de rfrences gres est lev, le recours au regroupement des
articles en catgorie devient incontournable. Le but est damliorer la gestion des
produits de mme groupe et de rationaliser le suivi des stocks.
Une catgorie darticles est compose de produits ayant les mmes
caractristiques, il sagit donc dune famille darticles.
Gestion des
catgories de
produits
Page 94
Manipulations
Avant de dfinir une unit de mesure, il convient de crer la catgorie laquelle
elle sera rattache.
Par dfaut, un ensemble
dunits sont
cres
linstallation des bases de la
socit.
Lunit de mesure permet de valoriser les stocks mais aussi la facturation des
produits (PCE, kilogramme, heures, etc.)
Configuration
des units de
mesure
Le logiciel est capable de grer de nombreuses units de mesure mais surtout d'avoir une gestion de
stock en doubles units. Ces deux units n'appartiennent pas ncessairement la mme catgorie et il
peut ne pas y avoir de relations directes entre ces units.
L'une est gnralement utilise pour la gestion de stock, tandis que l'autre est utilise pour la valorisation de
stock ou la facturation. Tous les mouvements de stock sont alors tenus en double unit. Par exemple, la
tenue du stock de fromage se fait la pice et la vente se fait au kilo.
Page 95
Manipulations
Les produits peuvent tre achets et/ou vendus. Ils peuvent tre des matires
premires, des produits stockables, des consommables ou des services.
Dans ce menu les produits par catgorie ne sont quen consultation. Les mises
jour des catgories se font par le menu Configuration>Catgories de produits.
Lutilisation des filtres permet de trier rapidement une liste importante de produits
Tenue du fichier
produits
Page 96
Oprations
Manipulations
Tenue du fichier
produits
Besoin
Le type de produit (Stockable, consommable ou service). Les consommables sont traits comme les
produits stockables mais il ny a pas de gestion de stocks. Un service nest pas stockable.
La gestion des besoins. Si le produit est gr selon la production sur stock, lors dune demande les
articles sont pris sur le stock ou dfaut un rapprovisionnement est lanc. La gestion sur stock permet
aussi la gestion du stock en quantit et la dfinition dun stock minimum utile au rapprovisionnement.
Si le produit dpend de la fabrication la commande , la fabrication se fait au moment de la demande
par le client tel est le cas des services.
La mthode de fourniture :
lapprovisionnement peut se faire par un achat (achat/revente) ou par une production (fabrication du
produit).
Appel doffre. Case cocher si lon souhaite gnrer des appels doffre plutt que des demandes de
prix en cas de rapprovisionnement
Prix de base
La mthode de cot (prix standard ou prix moyen). Le prix standard prsente le prix dachat et le prix de
valorisation du stock. Il sert aussi de base au calcul du prix de
vente. Le prix moyen est calcul automatiquement en fonction des
entres en stock (moyenne pondre des prix dachats), il sert
valoriser les stocks.
Le prix dachat doit tre saisi en cas de mthode prix
standard
Le prix de vente est un champ calcul non obligatoire. Il sert de base au calcul du prix de vente (laisser
le prix 1 sinon il sera impossible de calculer un tarif sur le prix de vente). Il est parfois appel prix
catalogue .
Page 97
Oprations
Manipulations
Informations : dcrit trs prcisment les caractristiques du produit
Weights
Cette partie peut ne pas tre renseigne mais elle est un indicateur
supplmentaire sur le produit. Ainsi, le volume en m 3, le poids brut et net en
kilo donne des informations pour optimiser le colisage et renseigner plus
prcisment le transport.
tat
La catgorie est associe larticle pour permettre le classement
mais aussi dy associer tous les paramtres de la catgorie (compte,
etc.)
Tenue du fichier
produits
Stock
Quantit disponible en stock : stock rel
Stock virtuel : stock prvisionnel. Il tient compte du stock rel
auquel sajoutent les entres prvues et senlvent les sorties
thoriques.
Page 98
Oprations
Manipulations
Approvisionnements & Emplacements
Cet onglet permet de dcrire le dlai de livraison client, de fabrication ; la localisation du produit ; et
lemplacement
Dlais
Le dlai de livraison client. Par dfaut, le dlai moyen entre la confirmation de commande et la livraison
au client est de 7 jours.
Tenue du fichier
produits
Localisation
Il sagit de localiser larticle dans le magasin pour le trouver rapidement.
Proprits des emplacements
Ces champs permettent de faciliter la traabilit du produit en cas dentrepts dcentraliss, etc.
Fournisseur
Un ou plusieurs fournisseurs peuvent tre associs la fiche produits, ce renseignement est indispensable
en cas de rapprovisionnement automatique.
Le nom du produit chez le fournisseur ainsi que sa rfrence sont renseigns. Cette fiche prvoit la quantit
minimale commander et le dlai de livraison fournisseur. Le produit peut tre rattach une liste de prix
cest--dire des rductions selon des conditions dfinies.
Page 99
Oprations
Manipulations
Description
Tenue du fichier
produits
Comptabilit
Les comptes comptables associs larticle apparaissent dans les proprits de ventes ce qui permet la
tenue comptable des achats/ventes.
La spcification dans longlet information de la catgorie darticle vite la ressaisie des comptes dans la
fiche article ( Les comptes ne saffichent pas dans le champ).
La TVA configure en amont sajoute automatiquement la fiche, il est toujours possible de la modifier.
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Retours darticles
Oprations
Manipulations
Le traitement des retours darticles vendus dpend de la mthode de facturation de lentreprise. Si la
facturation est base sur les quantits commandes par le client, ltablissement dun avoir simpose.
Par contre, si la facturation est base sur les quantits livres, la facturation du retour ne se fait pas.
Cependant dans certains cas comme lchange standard dun article, il ny a pas de facturation.
Article retourn
par un client
Le retour des 2 articles nentrane pas de facturation. Le retour doit tre confirm par RETURN . En cas de
retour avec FACTURATION/REMBOURSEMENT se reporter la partie avoir client ou avoir fournisseur
Le bon de retour se trouve maintenant dans la liste des prlvements sur stock <picking list>, il faut le traiter
La quantit sortie de stock doit tre VALIDE . Pour la modifier, il faut diter la fiche puis enregistrer la saisie
Le bon de retour apparat dans la liste des prlvements sur stock, la mise jour du stock est effective.
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Manipulations
La plupart des logiciels se limitent grer les produits dans les entrepts.
Grce son systme de double entre, il est possible de grer les stocks des
clients et des fournisseurs. Lavantage est une traabilit complte du produit du
stock du fournisseur jusquau client. Ainsi, un stock se dplace toujours d'un lieu
vers un autre.
Gestion des
emplacements
de stocks
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Manipulations
Les inventaires priodiques sont utiliss pour inscrire le nombre de produits
rellement disponibles par emplacement. Ainsi, le niveau des stocks est rectifi si
ncessaire.
Mise jour du
stock
La nouvelle quantit est saisie puis enregistre dans la fiche article. Linventaire est alors confirm.
Attention ce stade, le stock nest pas encore mis jour.
La dernire phase est la validation de la saisie qui met jour les stocks en
quantit.
Un inventaire peut tre annul, la quantit en stock revient ainsi son tat
initial. Les articles saffichent en rouge dans la liste des produits aprs la modification.
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Oprations
Manipulations
Laperu de ltat du stock seffectue partir de la
liste des produits. Le lien STOCK PAR EMPLACEMENT
de la fentre de droit permet dimprimer cet tat.
Seuls les articles en stock apparaissent dans la liste.
Impression de
ltat du stock
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Manipulations
Pour viter les ruptures de stock, il est possible de spcifier le minimum (stock
dalerte) et le stock maximum.
Lorsque le niveau de stock atteint la limite minimale, les bons de commandes
fournisseurs sont automatiquement crs pour atteindre le niveau maximum
spcifi.
charge pour le responsable des achats de confirmer ou non les commandes
cres sinon ils restent ltat de devis.
Affichage de la liste
Configuration de
la rgle du stock
mini/maxi
Cration dune rgle de stock minimum
Le numro de la rgle OP/00009 est incrment automatiquement. Il convient de slectionner dans la
liste larticle correspondant puis dindiquer dans quel ENTREPT le stockage est effectu.
La QUANTIT MINIMALE ET MAXIMALE est dtermine par lentreprise, il sagit de la quantit virtuelle qui prend
en compte les commandes en cours. Le MULTIPLE QUANTIT permet darrondir la quantit commander
la valeur suprieure la plus proche.
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Manipulations
Cette fonctionnalit permet de crer automatiquement des commandes
fournisseurs partir des articles en rupture de stock.
Chaque commande est associe au document dorigine OP/00009 constitu par la rgle du stock minimum.
Les demandes de prix peuvent tre fusionnes en un seul bon de commande si elles concernent le mme
fournisseur. Il convient de slectionner les demandes de prix se rapportant au fournisseur puis dactiver
dans le menu contextuel FUSIONNER LES ORDRES DACHAT .
Visualisation des
commandes cres
Lordre dachat fusionn apparat dans la liste des bons de commande tandis que les 2 ordres dachats
dorigine sont automatiquement annuls.
Le document dorigine
mentionne bien la fusion des 2
demandes de prix .
Pour traiter la commande, il faut
convertir la demande de prix en
bon de commande .
Page 106
Manipulations
Les analyses d'inventaire permettent de vrifier et d'analyser les niveaux des stocks
en utilisant diffrents filtres.
Visualisation de ltat
Visualisation de
linventaire
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Manipulations
La liste des prix peut tre imprime
Dans le cas prsent, seule la liste des prix de vente des produits de beaut du fournisseur Avicenne sont
imprim.
1. Slection de la catgorie
2. Ajout du filtre fournisseur Avicenne
Impression des
prix dachat et
de vente
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CATGORIE EMPLOYS
ADRESSE DE CONTACTS
Personne pouvant se
connecter lapplication
Partenaire de lorganisation
identifi par une adresse
PRODUITS EMPLOY
Une fiche produit employ ou fiche
temps , etc. est cre pour renseigner le
cot horaire
POSTE
PRODUITS
Cration des types de dpenses
(htel, train, page, etc.)
Affect ou en
recrutement
EMPLOYS
Fiches salaris associs utilisateur de
lapplication
CONTRAT
Type de contrat rattach au
salari
NOTES DE FRAIS
MA FEUILLE DE PRSENCE
CONGS
Refus
Refus
VALIDATION par
le responsable
Approuv
BULLETIN DE PAIE
partir des heures valides, des congs, etc.
Le module de Paie en franais na pas t
dvelopp
CONGS
Les demandes de congs valides
apparaissent dans lagenda de
lemploy
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Manipulations
Les fiches des salaris sont cres et mises jour dans le menu EMPLOYS
Il ne faut pas confondre lemploy et lutilisateur qui dispose dun droit
daccs lapplication. La plupart des employs sont des utilisateurs mais les
utilisateurs ne sont pas forcment des employs comme certains clients qui ont un droit daccs.
Gestion des
employs
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Oprations
Manipulations
Divers..
Cet onglet donne les RFRENCES BANCAIRES de lemploy et le compte bancaire de lentreprise
pour le versement du salaire. Les COMPTES comptables sont renseigns pour permettre une mise
jour automatique.
LEXAMEN MDICAL correspond la visite mdical. La saisie de la date permet dassurer un suivi.
Gestion des
employs
Catgorie..
Chaque employ est associ une catgorie, il sagit de la slectionner dans la liste. Cette liste
est paramtre en amont dans la configuration/ressources humaines/employs.
Feuilles de prsence
Lemploy doit tre associ un produit de la base darticles. Le cot horaire est donn dans le
prix standard du produit relatif ce salari.
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Manipulations
OpenErp permet de dfinir les diffrents types de contrat de travail.
Les types de contrats sont configurs en amont Ressources humaines>Configuration> RH. Seul
le responsable a les droits pour faire cette configuration.
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Oprations
Manipulations
Longlet information identifie les caractristiques gnrales du contrat (dure, priode dessai,
horaires de travail, avantages, etc.)
Gestion des
contrats
DURE
DATE DE DBUT date dentre du salari dans lentreprise.
HEURES DE TRAVAIL renseignement des horaires.
SCHEDULED PAY priodicit du versement de la rmunration.
Priode dessai
INDICATION date de dbut et de fin de la priode dessai.
Playslip Info
STRUCTURE SALARIALE correspond au profil du salari (cadre, non cadre, intrimaire, etc.). Il va
donner la structure du bulletin de paye.
Avantages Il sagit de mentionner les avantages en nature accord au salari
Les horaires sont dfinis en amont dans la base de donnes
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Gestion du temps
Oprations
Manipulations
La feuille de temps permet de pointer les heures de travail journalires. Ce
pointage est fait par chaque salari leur arrive et en fin de journe. Si le
pointage de fin de journe a t oubli par un salari dans ce cas
lapplication lui proposera de saisir manuellement lheure de dpart de la
veille.
Pour faciliter le pointage lemploy pointe partir du menu PRSENCE son action sincrit
automatiquement dans le feuille de temps.
Saisie dune feuille de temps
Lemploy saisit pour la priode sa feuille de temps , il est automatiquement identifi par lapplication.
Il est possible de se positionner une date par le bouton ALLER ou par les FLCHES ou AUJOURDHUI
pour visualiser les heures de prsence.
Lemploy inscrit son entre par le bouton POINTER LENTRE et signale son dpart par POINTER LA SORTIE.
Cette action permet au responsable administratif de visualiser les employs absents et prsents
rapidement.
Gestion du
pointage
Les heures de prsences sont automatiquement calcules. Lemploy peut faire tat dans ce
formulaire des heures de prsence pour lesquelles des tches lui ont t assignes. Ces heures
sont dcrites et quantifies.
Longlet PAR JOUR , permet une vue synoptique du temps de travail.
En fin de priode, la feuille de temps est CONFIRME par lemploy. Cette action permet au
responsable administratif de valider par la suite cet tat.
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
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Oprations
Manipulations
Les feuilles de prsence sont vrifies puis approuves par le responsable
administratif.
Elles serviront tablir les bulletins de paie.
Le nombre dheures quotidiennes effectues par employ saffiche dans cet tat.
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Manipulations
Dans la plupart des entreprises, les employs pointent quand ils
arrivent au travail et pointent la fin de la journe. Si chaque employ
est li un utilisateur du systme, alors ils peuvent rentrer leurs temps
de travail avec ce bouton.
Pointage de lentre et de la sortie de lemploy
Lemploy slectionne le menu POINTER LENTRE/POINTER LA SORTIE une fentre souvre, il effectue le
pointage. Cette fonctionnalit permet de mettre jour la feuille de prsence rapidement.
Gestion des
prsences
Lemploy peut apporter des informations supplmentaires concernant les heures effectues par
exemple en cas dheures supplmentaires.
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Oprations
Manipulations
Les notes de frais sont des dpenses effectues par lemploy pour le compte
de la socit. Cette dernire doit alors les lui rembourser.
Gestion des
frais
Les frais sont saisis ligne par ligne sachant que chacune delle correspond un type de frais.
Slectionner dans la liste des produits la dpense, si elle nexiste pas il faut la crer dans les
PRODUITS . La RFRENCE doit mentionner la date de la dpense, et le numro et nature du
document justificatif.
Une fois la saisie des dpenses
termine,
lemploy
doit
CONFIRMER son tat de frais.
La feuille est alors en attente
dapprobation
auprs
du
responsable administratif.
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Oprations
Manipulations
Les diffrents frais doivent tre configurs sous forme de produits. Dans
tous les cas le type de produit sera un service.
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Oprations
Manipulations
Les demandes de congs sont faites par lemploy utilisateur puis valides
par le responsable administratif.
Une fois valides, elles apparaissent automatiquement dans l'agenda de
l'employ.
Saisie dune demande de cong par lemploy
Lemploy automatiquement identifi, doit dcrire la raison de son cong et le type de cong.
Les dates de dbut et de fin doivent tre renseignes sachant que le nombre de jours se calcule
immdiatement.
Il est possible dindiquer la raison de cette demande de cong. Une fois le formulaire rempli, il est
CONFIRM pour tre soumis la validation du responsable administratif.
Si le salari ne bnficie pas du nombre de jours de congs demands, il ne peut pas confirmer sa
demande.
Gestion des
demandes de
congs
Agenda de lemploy
Une fois approuve, la demande saffiche dans lagenda de lemploy.
Page 119
Oprations
Manipulations
La liste des employs ayant faits une demande de congs saffiche. Il suffit de drouler la liste de
demandes par salari pour voir les congs.
Le responsable contrle les demandes puis les Approuve
ou les refuse
Suivi des
demandes de
congs
La fiche est ditable par le responsable pour obtenir plus dinformations sur la demande.
La personne ayant approuve la fiche est identifie.
Une demande refuse peut revenir ltat brouillon chez lemploy si le responsable en a fait la
demande sinon le refus est dfinitif.
Affichage de la liste des demandes de congs de lemploy
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Oprations
Manipulations
Gestion des
demandes de
congs
Slectionner dans la liste le type de congs afficher (Valid, confirm ou les 2).
VALID la demande a t faite par le salari mais elle na pas t approuve par le responsable
CONFIRM la demande de lemploy a t approuve par le responsable
Page 121
Configurations
Catgorie demploys
Oprations
Manipulations
Cration des
catgories
demploys
Page 122
Catgorie de congs
Oprations
Manipulations
Configurer un
type de cong
Page 123
Gestion du recrutement
Configurations des tapes
Oprations
Manipulations
La gestion du recrutement ncessite en amont un paramtrage des
diffrentes tapes et des caractristiques communes.
Gestion des
tapes du
recrutement
DURE
NOM Nom de ltape de recrutement
SPECIFIC TO A DEPARTEMENT Les tapes du processus de recrutement peuvent tre diffrentes par
dpartement ou services. Si cette tape est commune toute la socit, il convient de garder le champ
vide.
SQUENCE orde de traitement des diffrentes phases de recrutement
EXIGENCES
Description des attends quant ltape du recrutement.
Page 124
Configurations autres
Oprations
Manipulations
Page 125
Configuration du poste
Oprations
Manipulations
Chaque salari en recrutement ou recrut est rattach un poste dans
lentreprise. Le poste apparait dans la fiche de chaque salari.
Configuration du poste
Configuration du
poste
Les caractristiques du poste sont renseignes ainsi que le nombre de salaris occupant le poste.
Le service est renseign si lon retrouve un mme emploi dans plusieurs services.
Liste des salaris affects au poste permet davoir une vue densemble rapide.
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Suivi du recrutement
Oprations
Manipulations
La vue Kanban permet de visualisation et dintervenir par un clic-gliss dans les
phases du recrutement. Ces phases ont t configurs en amont par le
responsable.
Les phases de recrutement paramtres en amont peuvent tre diffrentes dun service lautre.
Suivi du
recrutement
Page 127
Oprations
Manipulations
Suivi des candidatures
Il convient de cliquer sur les flches pour faire avancer le statut de la candidature
Candidatures refuse/accepte
Il faut intervenir sur la fiche du candidat pour confirmer
lembauche mais aussi le refus.
Une fois le recrutement effectu, les fiches disparaissent de la
vue Kanban avec les filtres par dfaut.
> un candidat refus peut tre remis ltat de nouveau en cas de changement davis ou
pour une autre campagne de recrutement.
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Manipulations
Les autres donnes sont saisies dans le module Administration, seul ladministrateur peut apporter ces
modifications (voir paramtrage Administrateur).
Page 129
Manipulations
La gestion des rglements se droule en 2 tapes :
Gestion des
rglements
Cration dun mode de rglement
La condition de rglement doit tre rsume dans le titre. La condition est active pour tre utilise
mais il est possible dter la coche pour masquer la condition dans la liste et viter ainsi la suppression.
Laffichage des conditions de rglement dans la facture est obligatoire, il est donc impratif dajouter le
commentaire qui apparatra dans la facture sous la liste des articles. .La condition doit tre calcule
pour fixer la date dchance.
Valorisation le solde de la balance est inscrit par dfaut, il correspond au montant de la facture ; le
pourcentage permet de calculer un montant payer daprs un % (valeur entre 0,01 soit 1% et 1 soit 100%
du montant de la facture) ; montant fixe est une valeur donne dans le champ montant .
Nombre de jours calcule le nombre de jours entre la date de facturation et lchance du rglement.
Jour dans le mois indique le jour o doit intervenir le rglement par exemple le 20 du mois
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Oprations
Manipulations
La cration du mode de rglement ncessite la dfinition de son nom, le choix du journal comptable associ
(journal de banque ou journal de caisse) et le compte bancaire associ au rglement.
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Catgories de partenaires
Oprations
Manipulations
Le partenaire de lentreprise peut tre class par catgorie. Ceci permet dassurer un
meilleur suivi et den faire des statistiques. Un partenaire peut appartenir plusieurs
catgories. Ceci permet de crer autant de classifications hirarchises que
ncessaire.
Cette classification facilite la recherche parmi une longue liste de partenaires en
utilisant ces critres pour gagner du temps.
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Gestion du transport
Modes de transport
Oprations
Manipulations
Les frais de port sont paramtrs en amont de la facture dans le module ENTREPT
Chaque mthode de livraison peut tre affecte une liste de prix qui calcule le prix
de la livraison selon les produits vendus ou livrs.
Page 133
Prix de livraison
Oprations
Manipulations
La liste de prix de livraison vous permet de calculer le cot et le prix de vente de
la livraison selon le poids des produits et d'autres critres.
Il est possible de dfinir plusieurs listes de prix pour une mthode de livraison,
par pays ou zone d'un pays spcifique dfinie par un intervalle de code postal.
Il convient de renseigner le nom du tarif et dassocier le mode de transport dfini en amont (voir mthode
de transport). La DESTINATION du transport permet la zone gographique de validit du prix.
Dans notre exemple, le transport est un forfait de 10 pour une vente qui sapplique toutes les
commandes client et son prix est fixe.
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Page 135
Facturation du transport
Oprations
Manipulations
Exemple dune liste de prix de livraison complexe
Un prix de livraison peut dpendre dun ensemble de conditions et des oprateurs logiques mis en uvre.
Gestion du
transport lors d
CARNET DADRESSES
Coordonnes du
transporteur
Dfinit un tarif A
LIGNE DE TARIF 2
Condition tarifaire 2
LIGNE DE TARIF 3
Condition tarifaire 3
M ODE DE TRANSPORT
Type de service
Dfinit un tarif B
LISTE PRIX DE LIVRAISON
Dfinit un tarif C
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LIGNE DE LA LISTE
LIGNE DE LA LISTE
Remise habituelle 1
du 01/01 au 15/03
LISTE DE PRIX
Client ABC du Bio
Calcul de la remise de
10% - arrondi 5 cts
LIGNE DE LA LISTE
Calcul de la remise de
15% - arrondi 5 cts
Rgle tarif
Rgle
tarifqts
qtspicerie
1
LISTE
ISTE DE
DE PRIX
PRIX
Clients magasins Bio
Bio
VERSION DE
DE LA
LA LISTE
LISTE DE
DE PRIX
PRIX
Tarifs par quantit sur prix
de vente
LIGNE DE LA LISTE
Rgle
Rgle tarif
tarifqts
qtsMarch
2
LIGNE
LIGNE DE
DE LA
LA LISTE
LISTE
Autres tarif
produits
Rgle
qts+ 329%
LISTE DE PRIX
Client institut de beaut
Ce schma est transposable pour une gestion des prix avec un fournisseur
LIGNE DE LA LISTE
Page 137
Oprations
Manipulations
La gestion des tarifs peut se faire partir du module ACHAT ou du module des
VENTES. Tout dabord, il est important de dfinir quoi sert une liste de prix.
Les listes de prix permettent de calculer le prix de vente ou le prix dachat dun
produit selon diffrentes conditions, telles que la priode, la quantit
commande, le type de produit, etc. Cette liste calcule les conditions
particulires sur les tarifs appliqus. Une liste de prix peut exister en plusieurs
versions mais une seule est active un instant donn (ex : tarif client en fonction des saisons).
tude dune liste de prix paramtre par dfaut et modification du prix de vente
Le type de liste de prix
Lors de linstallation des bases deux listes de prix sont cres, lune
pour les ventes, lautre pour les achats.
Gestion simple
des tarifs
attention, il convient de conserver dans le CODE TYPE Sale pour les clients et Purchase pour les
fournisseurs.
Une version de liste de prix est constitue dun ensemble de rgles qui sappliquent sur les prix de
base des produits.
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Oprations
Manipulations
Chaque rgle, dfinie partir de ce formulaire, est rattache la version de la liste de prix.
Elle doit tre obligatoirement nomme. Ici, il sagit de la rgle par dfaut des prix publics (prix de
vente clients).
Gestion simple
des tarifs
Produit, catgorie de produit, modle de produit, quantit min : laisser les champs vide, si la
majoration sapplique tous les articles.
Base sur : base de calcul du prix. Le prix standard correspond au prix dachat.
PRIX STANDARD prix dachat fournisseur qui varie de
manire priodique (par dfaut en fin danne
comptable) en fonction des quantits, rductions,
fournisseurs, etc.
PRIX PUBLICS prix catalogue ou prix client. Attention, par
dfaut ce prix est 1 dans les fiches produits.
AUTRES LISTE DE PRIX le prix du produit peut tre bas sur une liste de prix dj dfinie. Par exemple, le prix
peut tre bas sur les prix dachat dun fournisseur
SECTION PARTENAIRE DANS LE FORMULAIRE PRODUIT le prix est tabli en fonction du fournisseur. La rgle est
paramtrable dans la fiche produit>onglet fournisseur. Il faut diter la fiche fournisseur pour dfinir la liste de
prix.
Nouveau prix : indiquer la majoration. Majoration de 35% sur le prix dachat. En cas de minoration de
prix dachat (rduction fournisseur), mettre le signe devant la rduction (-0.15 pour une remise de 15% sur
le prix dachat).
Le dernier champ indique le supplment de prix fixe, ce montant est ajout ou dduit (sil apparait en
ngatif).
Mthode darrondi : le calcul de l'arrondi se fait au nombre le plus proche. Par exemple, sil est indiqu
0.05 dans cette case, un prix de 35.66 sera arrondi 35.65.
Marge min/max : les marges minimum et maximum permettent de garantir une marge donne par
rapport au prix de base. Ainsi, une marge de 10.00 permet de vrifier que la ristourne ne descend pas en
dessous de 10.00 de marge.
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Oprations
Manipulations
Les listes de prix permettent de calculer le prix de vente ou le prix dachat dun
produit selon diffrentes conditions, telles que la priode, la quantit
commande, le type de produit, etc. Cette liste calcule les conditions
particulires sur les tarifs appliqus.
Il est cr autant de listes de prix que ncessaire dans lentreprise ;
Le client ABC DU BIO bnficie dune remise de 10% sur tous les articles sur la
sa cration, il faut indiquer le nom de la liste de prix et lattacher un type de liste (liste prix de
vente sil sagit dun tarif client). Si la liste ne possde quune seule version, il est possible de lui
donner le mme nom.
Cette liste va contenir toutes les rgles qui permettent de calculer le prix des produits achets par
ce client.
Cration dune version de la liste de prix Remise habituelle 1
Il faut nommer la version de la liste. A ce stade, il est possible de dfinir la priode pour laquelle la
remise est applicable.
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Oprations
Manipulations
Cration dun
tarif simple
La rgle est calcule partir du prix de vente appel Liste de prix publics
Le calcul du prix seffectue en tenant compte de la remise de 10%. Une rduction de prix
est note avec le signe devant la valeur (-0,10 pour 10%). Ce qui donne le calcul suivant
[prix de vente x (1 0,10)]
La valeur est arrondie 5 centimes.
La liste de prix client ABC du Bio
Application tarifaire
Tarif AVEC liste de prix client ABC du bio
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Oprations
Manipulations
Cration dun
tarif
Cette version de liste de prix comporte plusieurs lignes correspondant aux diffrentes rgles
tarifaires.
Pour grer un tarif par quantit, il convient dindiquer la quantit minimale. La rgle ne
sapplique que pour une quantit suprieure ou gale celle indique et sur la catgorie de
produits. Ainsi, il est possible dappliquer une rduction par tranche selon les quantits
commandes.
Lorsque plusieurs rgles sappliquent pour une mme version, il faut donner une priorit.
Lordre dapplication des rgles se fait par le champ SQUENCE de la priorit la plus faible la plus
leve. Ce classement est dterminant dans le calcul des tranches, un mauvais positionnement
peut induire un calcul erron.
La base de calcul du prix de vente pour cette catgorie de clients se fait partir de la liste
prix de vente par dfaut [(prix standard x 1,35)].
Prix = prix de vente catalogue x (1 0,20) pour une remise de 20%
Page 142
Oprations
Manipulations
Cration dune version de liste de prix
La 2me rgle de calcul sapplique lpicerie dont la quantit est suprieure ou gale 10.
Cration dun
tarif
Page 143
Oprations
Manipulations
Cration dun
tarif
Cette version de liste de prix comporte plusieurs lignes correspondant aux diffrentes rgles tarifaires.
Pour grer un tarif par quantit, il convient dindiquer la quantit minimale. La rgle ne sapplique que pour
une quantit suprieure ou gale celle indique. Ainsi, il est possible dappliquer une rduction par
tranche selon les quantits commandes.
Page 144
Oprations
Manipulations
dun prix catalogue correspondant au prix standard major de 30% arrondi 0.99
dun prix de 3 pour tous les savons si la quantit est > 10
Page 145
Oprations
Manipulations
Cration dune version de cette liste de prix Tarifs Beaut
La 2me rgle de calcul concerne le tarif pratiqu sur tous les autres articles . Ainsi, si la commande ne
contient pas de savon ou sil y a moins de 10 savons, il faut appliquer ce tarif.
Cration dun
tarif
Le calcul est bas sur le prix standard major de 30% soit [prix standard x (1 0,3)]
Tous les prix calculs sont arrondis 0,99 . Pour permettre cet arrondi, il faut indiquer la mthode. Les prix
sont arrondis lunit (1 ) auquel il faut dduire 1 centime (-0,01 ) .
Le tarif par quantit est appliqu sur le savon main, le calcul tient compte du prix fixe de 3 .
Les autres prix sont bien arrondis 0,99 .
Page 146
Manipulations
Les DOCUMENTS donnent accs tous les fichiers attachs chaque enregistrement. Il
permet dy stocker tous les documents comme les courriels, les pices jointes lies au
projet ou tout autre document. Depuis cette vue, il est possible de rechercher des
documents.
Gestion
lectronique des
documents
CONTENU DU FICHIER Il faut rechercher le fichier ajouter la GED sur le support de stockage (DD, cl USB, etc..) puis
valider la slection. Le nom, lextension et le volume du fichier mesur en Kb (Kilos bites) saffichent automatiquement.
CR ET MODIFI ces champs permettent de connaitre le propritaire du document ainsi que lutilisateur qui la modifi et
sa date de modification.
ACCDER AU DOCUMENT enregistr : clique sur Enregistrer sous
Page 147
Oprations
Manipulations
Ajout dun lien URL
L'URL ou adresse web indique aux navigateurs lemplacement dune ressource internet (site, documents,
objet multimdia, etc.).
Cette adresse est copie puis colle dans lURL de la pice joindre au document
Gestion
lectronique des
documents
TYPE slectionner dans la liste URL pour pouvoir coller le lien dans le champ Url
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Manipulations
Lapplication dispose d'une gestion documentaire intgre aux
processus mtiers. Ainsi, il est possible daccder tous les
documents pouvant tre partags entre les diffrents utilisateurs.
En slectionnant par une coche le partenaire (client ou fournisseur) dans le carnet dadresses, il est
possible daccder lhistorique des documents quils aient t crs par les WorkFlow ou rattachs
directement llment en fichier joint (Bc, Bl, facture, etc.).
Gestion
lectronique des
documents
(suite)
Le document numrique envoy au partenaire est rattach sa fiche pour assurer une meilleure traabilit
des informations. Il convient de nommer le document qui est automatiquement enregistr dans le
rpertoire par dfaut DOCUMENTS et lutilisateur est identifi.
Le fichier dun format BINAIRE est ajout larchive du partenaire , ENREGISTRER SOUS permet douvrir
le document. Le fichier initial peut tre remplac par un autre fichier AJOUTER UNE PICE JOINTE .
La date de cration et de modification permettent de suivre le document .
Page 149
Oprations
Manipulations
Lextraction dun ensemble dinformations dune base est trs simple. Lutilisation de filtres permet
de slectionner les enregistrements spcifiques bass sur des critres dfinis et/ou choisis. Il va
donc falloir agir sur les champs pour dfinir les critres de recherche.
Par exemple, il est possible de filtrer la base de donnes des clients afin d'afficher uniquement les
enregistrements qui contiennent dans le champ <Ville> le mot <Toulouse>.
De nouveaux filtres peuvent tre appliqus sur la base de donnes. Dans ce cas, il convient de slectionner
dans la liste droulante NOUVEAU FILTRE .
And permet dajouter le nouveau champ de recherche. OR permet de slectionner un lment ou un autre
Filtration dune
base de
donnes
La recherche seffectue ici sur le champ <ville> qui doit contenir le mot <Toulouse>
Il est possible dajouter une autre requte pour cerner un peu plus la recherche. Une fois les critres dfinis,
la RECHERCHE est lance.
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Exportation de donnes
Oprations
Manipulations
Menu contextuel
Cet assistant va exporter toutes les donnes qui correspondent aux champs slectionns dans la liste
disponible. Lexport peut se faire sur toutes les donnes ou uniquement les champs qui peuvent tre
rimports aprs modification.
Export des
bases (clients,
fournisseurs,
commandes,
etc.)
Il faut slectionner dans la liste des champs disponibles, le champ exporter en lajoutant.
La liste des champs exporter peut tre enregistre de manire ne pas avoir les slectionner
nouveau par la suite
Page 151
Oprations
Manipulations
Traiter le fichier dexport
Ouverture du fichier laide dOpenOffice ou LibreOffice (recommand)
Il convient de slectionner le fichier dexport CSV puis de choisir dans la liste des formats, le format
TEXTE CSV et ouvrir le document.
Traitement du
fichier dexport
au format CSV
Il faut contrler loption de sparateur qui a une incidence sur laffichage des champs en colonne puis
cocher VIRGULE si ncessaire, la visualisation de lorganisation des champs se fait immdiatement
puis valider vos changements.
Attention ! le fichier CSV est encod au format UTF-8, il convient de le spcifier lors de louverture sinon les
accents risquent de ne pas safficher correctement.
Le fichier souvre dans un format tableur facilitant le traitement des donnes.
Ce retraitement nest pas indispensable dans tous les cas, il est possible de faire un publipostage avec
le fichier de base.
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Oprations
Manipulations
Traiter le fichier dexport
Il faut slectionner
SPARATEURS
Traitement du
fichier dexport
au format CSV
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Oprations
Manipulations
Les tableaux de bord offrent un aperu en une seule page des informations importantes. Ils sont
dynamiques ce qui permet de visualiser facilement l'ensemble des informations, et sont adaptables aux
besoins de chaque utilisateur. Il est ainsi possible dajouter ou supprimer des informations du tableau de
bord et den modifier laffichage.
SITUATION le GAA souhaite ajouter ses tableaux de bord de lentrept une vue sur les approvisionnements
en exception (ou demandes dapprovisionnement).
Gestion des
tableaux de
bord
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LA GESTION DU TEMPS
Gestion des agendas partags
Oprations
Manipulations
La gestion du temps
Utilisation des
agendas
partags
Cette vue CALENDRIER est totalement dynamique, il est possible de dplacer ou de changer la dure avec la
souris (clic-gliss). La cration dun vnement se fait en slectionnant le jour sur le calendrier ou en
utilisant la vue de RECHERCHE .
Les outils de recherche et de filtrage permettent de nafficher que certains vnements du calendrier ou que
le calendrier de quelques utilisateurs la fois.
Vue Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil utilis en ordonnancement et gestion de projet permettant de visualiser
dans le temps les diverses tches. Il permet de reprsenter graphiquement l'avancement du projet.
Il permet de visualiser rapidement les marges existantes dans les plannings horaires.
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Manipulations
La vue calendrier ne se limite pas afficher les Rendez-vous. Cette vue tant disponible dans nimporte
quelle type de ressource, elle permet dobtenir un calendrier des tches, des livraisons, des ordres de
fabrication, des achats, des congs, etc.. Cette vue est trs utile lorsquil sagit de planifier ou davoir un
aperu global dune liste dvnements
Planification
automatique des
tches
Le responsable administratif charg dapprouver les demandes de congs faites par les employs visualise
le planning des congs. Il peut diter une fiche pour en faire le suivi savoir approuver la demande de
congs ou non. Il peut aussi modifier directement les dates dans le planning.
Planification des
congs
Lemploy dispose de la mme fonctionnalit mais seules ses priodes de congs APPROUVES par le
responsable administratif saffichent dans son agenda.
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LA GESTION DE PROJETS
La gestion oprationnelle de projets est utilise pour lorganisation des tches et la planification du travail futur
raliser. Toutes les oprations ncessaires sont effectues au moyen du menu Projets.
Un projet est reprsent par un ensemble de tches raliser. Les projets peuvent avoir une structure en arbre, avec
une division de phases et de sous-phases.
TCHES 1
INCIDENTS
Travail ncessaire la
ralisation du projet
TCHES 2
TCHES 4
INCIDENTS
Travail ncessaire la
ralisation du projet
vnement qui
ralentit le projet
TCHES 5
Travail ncessaire la
ralisation du projet
TCHES 3
Travail ncessaire la
ralisation du projet
Travail ncessaire la
ralisation du projet TCHES 6
Travail ncessaire la
ralisation du projet
TCHES 7
Travail ncessaire la
ralisation du projet
RESSOURCES
PHASES DU PROJET 1
PHASES DU PROJET 2
Moyens matriels et
humairns
RESSOURCES
Moyens matriels et
humairns
TAPES
Dfinition des tapes du
projet de louverture la
clture
PRIODE DE TRAVAIL
Dfinition du temps de
travail du projet
PROJETS
Dfinition du projet, dure, membre, etc.
INCIDENTS
UTILISATEURS
Dfinition dincidents
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Oprations
Manipulations
Un projet est reprsent par un ensemble de tches classes selon diffrentes
phases.
Dfinition du
projet
Une projet est toujours dfini par un nom, une date de dbut et de fin. Le volume horaire peut tre
quantifi sachant que les priodes de travail sont dfinies dans la configuration des ressources. Si la
case AVERTIR LE RESPONSABLE est coche un courriel lui est envoy pour lavertir dune tche clture.
Lincident est not dans la fiche ESCALADE DE PROJET. Chaque membre du projet et autres intervenants
peuvent voir lavancement du projet et la personne lorigine du projet.
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Oprations
Manipulations
Ajout dune facturation
Beaucoup de projets sont lis aux clients, dans ce cas il est possible de facturer les prestations depuis ce
module.
Dfinition du
projet
Si le projet est constitu de tches, lapplication prend en compte la priorit de la squence sinon la date
limite.
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Oprations
Manipulations
Il est possible de crer des sous-projets pour chacune des phases.
Cette division permet de mieux suivre les diffrentes tches qui sont rattaches
au projet.
Dfinition des
tapes
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Oprations
Manipulations
Cration dune phase du projet
Ordonnancer et afficher les informations
Dfinition des
tapes
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Oprations
Manipulations
Un projet est reprsent par un ensemble de tches classes dans les diffrentes
phases du projet.
Une tche reprsente un travail qui doit tre fait. Chaque utilisateur travaille dans sa
propre liste de tches pour lesquelles il peut enregistrer le travail ralis (en heures). Il
peut travailler et fermer la tche ou la dlguer un autre utilisateur.
Cration de la tche
La tche est dcrite puis rattache au projet. Une date limite de ralisation est aussi fixe.
Dfinition des
tches
Traitement de la tche
Aprs le dmarrage, la dure de la tche peut tre
rvalue.
Chaque tape de la tche est consigne puis quantifie en heures dans le travail effectu.
La fiche de lemploy doit tre cre et sa feuille de temps active pour noter le temps pass la tche.
La tche est ralise, slectionner EFFECTUER pour la clturer.
Un courriel est alors envoy au responsable du projet pour linformer que la tche a t traite
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Oprations
Manipulations
Ce menu permet de planifier les phases du projet en fonction des
lments dfinis prcdemment.
Cette planification donne accs la vue de Gantt et permet de
contrler lordonnancement des phases du projet.
Vue de Gantt
Vue de Gantt
Vue de Gantt
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Oprations
Manipulations
Chaque incident qui ralentit le projet est consign dans ce formulaire par la personne charge de son
suivi. Les catgories dincidents sont configures en amont dans le menu CONFIGURATION/INCIDENT DU
PROJET .
Il est possible de dfinir les tapes de rsolution de lincident (analyse, dveloppement, clture).
Lincident peut tre rattach une tche en lui attribuant une ordre de priorit. Le taux de progression
affich est celui de la tche ralise ou en-cours de ralisation.
Dfinition dun
incident
Lorsque le formulaire de lincident est renseign, il faut lOUVRIR pour dclencher son suivi.
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Visualisation du temps
Oprations
Manipulations
Ce menu permet une visualisation densemble des heures passes sur le ou
les projets.
Affichage de la feuille de temps MY TIMESHEET
Le temps de prsence li au projet peut tre saisi directement dans la tche (voir dfinition dune tche) ou
dans la feuille de temps.
Visualisation du
temps
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Oprations
Manipulations
Les tapes sont utilises dans le projet de la cration jusqu' la fermeture de la
tche ou de l'incident. Ces tapes permettent de suivre la progression de la
rsolution d'une tche ou d'un incident .
Description des
tapes
Les tapes dfinies peuvent tre rutilises dans dautres projets ou spcifiques au projet mis en uvre.
Une tape doit avoir un titre et une description. Le numro de la squence dpendra de la place de la
tche dans le projet.
Il est possible de configurer les ressources humaines ou matrielles qui seront alloues
au projet.
Configuration
des ressources
Dans la dfinition des phases du projet, longlet Allocation des ressources fait tat des ressources
ncessaires la ralisation de projet
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LE SUIVI COMPTABLE
Configuration des priodes comptables
Oprations
Manipulations
Une priode comptable doit obligatoirement tre ouverte pour crer de lactivit
Seul ladministrateur a des droits suffisants pour effectuer cette configuration.
tats comptables
Il convient de renseigner la priode puis de cliquer directement sur CRER DES PRIODES MENSUELLES.
Cration ou
modification
dun journal
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Manipulations
Toutes les critures comptables doivent obligatoirement appartenir un journal
comptable pour apporter une visibilit plus grande des critures.
tats comptables
Un journal doit tre nomm. Le code est utilis pour gnrer les numros des critures lies au journal. Le
type correspond la catgorie de journal (achats, ventes, divers, etc.).
Cration ou
modification
dun journal
Les COMPTES DE CRDIT ET DE DBIT PAR DFAUT permettent de gnrer automatiquement les contreparties
des critures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans un journal de banque, il est bon de
mettre le compte banque associ en compte de crdit et dbit par dfaut ce qui vous vite de crer les
contreparties chaque entre.
Le mode daffichage est paramtr dans le menu Journaux>Vues journaux. La vue est personnalisable
pour une saisie plus rapide, elle dtermine lordre et les proprits de chaque champ (visibilits, champ en
lecture seule, etc.).
Deux types de contrle peuvent tre implments dans un journal. Un contrle sur le type de comptes et un
autre sur les comptes comptables autoriss. Cette fonctionnalit est intressante pour limiter les erreurs de
saisie car elle empche lutilisation dun compte ou type de comptes non lists.
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Oprations
Manipulations
Le type de compte dtermine les comptes utilisables pour chaque journal. Les types
suivants sont disponibles la cration de la base de donnes : vue, compte
recevoir (crance), compte payer (dette), compte de produits, compte de charges,
etc.
tats comptables
MTHODE DE REPORT cette option dfinit comment traiter le compte et ses critures lors de la clture de fin
d'anne. Quatre mthodes sont disponibles mais il faut choisir REPORT DE LA BALANCE (du solde) lors du
prochain exercice.
Lors de linstallation des bases, le logiciel propose diffrents plans
comptables, des comptes peuvent tre ajouts par la suite. Ce menu permet
de visualiser le plan de comptes.
Visualisation du
plan de comptes
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Oprations
Manipulations
Ce menu permet la cration de comptes.
tats comptables
Cration dun
compte
Il faut indiquer le nom et le numro comptable du compte (code). La hirarchisation des comptes conduit
renseigner le compte parent.
PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de la
structure comptable.
TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Le compte de structure est un compte
vue ; le compte sans particularit est normal ; les autres types peuvent tre payables, de liquidits, etc.
TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (dettes, crance, stock, charge, etc.).
Actif : la dcoche permet de masquer le compte, de le rendre inutilisable sans le supprimer
Rapprocher : cocher si le compte doit tre rapproch (ou lettr ou rconcili).
Taxe : taux de TVA applicable au compte dachat
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Oprations
Manipulations
tats comptables
Il faut cocher dans la liste le ou les comptes imprimer puis slectionner dans le menu contextuel de droite
le rapport GRAND-LIVRE .
Visualisation
dun compte
Il faut renseigner les options dimpression notammant les dates ou priodes des mouvements.
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Manipulations
Les pices comptables, dans leur ensemble, sont automatiquement cres partir
des documents comptables (factures, rglements, caisse, etc.) mais il est possible
de saisir directement une pice comptable spcifique.
Enregistrements comptables
Lensemble des critures dj cres quelle que soit la manire, saffiche dans la liste des pices
comptables. Elles peuvent tre tries par journal, par criture valide, par criture non-rapproche, etc.
Enregistrement
dune opration
comptable
Enregistrement comptable
Aprs avoir slectionn le journal, il faut indiquer la rfrence du document qui inclut le libell de lcriture,
la priode et la date. Si lcriture est incertaine, cocher A VRIFIER , elle est mise de ct pour tre contrle
ce qui vite lutilisation du compte 471.
A la saisie de la 1re ligne dcriture, il convient dindiquer la rfrence du document, de joindre
ventuellement la facture au format PDF, le nom correspondant la description de la ligne, le compte
comptable du partenaire, la date dchance, le montant dbiter ou crditer puis la taxe.
Les autres lignes sont automatiquement pr-remplies sur le modle de la 1re ligne, il ne reste plus qu
renseigner le compte et la valeur.
DSQUILIBR dbit crdit lcriture peut tre sauvegarde mais elle ne peut pas tre valide si elle est
dsquilibre car elle ne respecte pas la partie double.
Enregistrement
dcritures
Ce menu peut tre utilis pour enregistrer rapidement des pices comptables au
kilomtre . Pour enregistrer une facture dachat, il faut commercer par enregistrer
le compte de dpense. Le logiciel propose automatiquement la taxe rattache ce
compte et la contrepartie savoir le compte fournisseur.
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
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Manipulations
Il est possible dassocier un compte de TVA spcifique chaque type de taxe.
Rattachement
du compte de
taxe la TVA
2. Modification du taux
Modification de lintitul
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Oprations
Manipulations
4. Modification du lintitul des comptes comptables
Il convient de modifier les autres
intituls de la mme manire
que prcdemment.
Cliquer sur
Paramtrage de la taxe
Le compte de taxe pour les avoir est A vue, il convient de slectionner un compte normal pour pouvoir le
mouvementer.
Ce compte est A vue, il ne peut pas
tre mouvement. Il faut associer un
autre compte cette taxe
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Manipulations
La gestion des relevs bancaires est un outil visant simplifier le traitement
comptable de mouvements bancaires. En effet, ds que le relev est valid, les
critures comptables sont automatiquement gnres.
Un relev bancaire est un rsum de tous les mouvements effectus sur un
compte bancaire sur une certaine priode. Le solde initial est propos
automatiquement et le solde final est celui indiqu sur le relev.
Affichage de la liste
Enregistrements comptables
Enregistrements comptables
Il faut dabord renseigner la priode (elle sinscrit par dfaut), la date du suivi, le journal ainsi que le
solde de clture (solde final). Le solde de dbut de priode saffiche automatiquement la cration dun
nouveau relev en fonction du relev prcdent. Le solde initial et le solde final permettent de vrifier
mathmatiquement les oprations de dbit et de crdit saisies manuellement.
Suivi des
relevs bancaire
Chaque opration de lextrait de compte bancaire est inscrite dans ce formulaire. Lorsquun partenaire est
saisi, le compte comptable est automatiquement propos ainsi que le type de relation (client, fournisseur ou
gnral). Cette identification permet une ventilation comptable dbit/crdit du montant saisi tel quil apparait
dans le relev bancaire. Si le montant est un retrait dargent ou une dpense, il faut mettre le signe
devant.
Page 175
Gestion de la caisse
Oprations
Manipulations
La gestion de la caisse permet de grer les pices comptables de caisse dans le
journal correspondant. Cette fonctionnalit est un moyen facile de suivre les
paiements et encaissements quotidiens (retrait la banque, paiement en espces,
achat et vente au comptant).
Enregistrements comptables
Suivi de la
caisse
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Oprations
Manipulations
Suivi quotidien de la caisse
Calcul du solde thorique
Aprs chaque opration de caisse, il convient de sauvegarder la feuille de caisse. Cette action permet de
calculer le montant des transactions de caisse ralises (total encaissements total dcaissements) et
le solde thorique (solde initial total des transactions).
Enregistrements comptables
Les sorties despces pour la banque sont enregistres avec les transactions.
Suivi de la
caisse
Clture de la caisse
Le dcompte des espces
restantes en caisse sont saisies
dans longlet Caisse. La
sauvegarde de la fiche permet de
mettre jour les soldes.
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Manipulations
Un ordre de rglement informatis est destin la banque pour lui indiquer de payer
un crancier.
Il convient denregistrer le rglement fournisseur pour gnrer les critures
comptables correspondantes, lordre de rglement na pas vocation le faire.
La liste permet de suivre les ordres en cours et ceux dj effectus. Tant quun ordre na pas t confirm, il
peut tre supprim
Enregistrements comptables
Il convient de renseigner la date de paiement (directement, chance ou date fixe) de lordre et le mode
de paiement. Lutilisateur est automatiquement identifi. Le bouton Slectionner les factures payer
permet de trouver immdiatement la facture chance.
DATE DIRECTEMENT la date est celle du jour
Les ordres de
paiement
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Loyer magasin
Priode 1, Priode 2, . Priode n
M ODLE DCRITURE
Cration dune criture type
rcurrente LOYER
CRITURE RCURRENTE
Loyer entrept
Priode 1, Priode 2, . Priode n
M ODLE DCRITURE
Cration dune criture type
rcurrente TLPHONIE
Loyer magasin
Loyer entrept
Tlphone portable
Etc.
CRITURE RCURRENTE
Tlphone portable
Oprations
CRITURES
Priode 1
Manipulations
Les frais rcurrents tels que les abonnements de tlphone, dlectricit, etc. donnent
lieu des critures d'abonnement ce qui vite une saisie dcritures rcurrentes.
Le traitement seffectue en 2 temps. Il faut dans un premier temps crer un
DCRITURE qui est ensuite utilis pour crer LCRITURE AUTOMATIQUEMENT
Cration dun
modle
dcritures
MODLE
La saisie du numro de squence nest pas ncessaire, il sincrmente automatiquement aprs chaque
enregistrement de ligne dcriture.
Il est possible de crer lcriture de la priode
partir de cette fentre.
Il est prfrable cependant de dfinir la priodicit
de lcriture rcurrente. Elle sera cre par la suite
automatiquement en fonction des dates.
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Oprations
Manipulations
Gestion des
abonnements
Lorsque votre abonnement est dfini, il faut cliquer sur le bouton CALCUL . Les critures dabonnement
apparaissent aux dates souhaites en fonction des critres dfinis prcdemment.
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Oprations
Manipulations
Priodiquement, les critures rcurrentes sont automatiquement cres
en fonction de la date du jour.
critures en brouillard
Gestion des
abonnements
Lcriture gnre est dverse dans le journal des achats. Le responsable administratif peut rectifier les
valeurs et attacher lcriture le document de rfrence. Si lcriture ncessite lavis ou un contrle, il faut
cocher A VRIFIER dans le formulaire.
Formulaire de lcriture
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Oprations
Manipulations
Le rapport BALANCE TIERS est une analyse globale de la situation par partenaire.
Ce rapport au format PDF contient une ligne par partenaire (client ou fournisseur
ou les 2 selon slection) reprsentant le solde cumul.
tats comptables
Laffichage de la balance des tiers est effectu selon les critres souhaits.
Suivi des
comptes de tiers
AFFICHAGE DES PARTENAIRES peut se faire avec les mouvements ou avec un solde diffrent de 0
Inclure le solde initial
Les donnes peuvent tre filtres par DATE (jj/mm/aaaa) ou par PRIODE (mm/aaaa)
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Balance ge clients/fournisseurs
Oprations
Manipulations
La balance ge des tiers est un rapport par priode rpartissant globalement les
chances.
tats comptables
Suivi des
comptes de tiers
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Manipulations
Ce menu permet d'imprimer les informations utiles la dclaration de TVA.
Ces donnes sont actualises en temps rel, ce qui permet de connaitre tout
moment les taxes dues en dbut et fin de mois ou de trimestre
Dclaration TVA
Ce rapport de taxe peut tre bas soit sur les encaissements soit sur la facturation selon le rgime de TVA
de lentreprise.
Dclaration de
TVA
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Oprations
Manipulations
Tous les documents imprimables de la base de donnes sont
modifiables instantanment. Ces documents contenants des champs
sont appels RAPPORTS .
Il est donc possible de changer la mise en forme et le contenu en
ajoutant les champs voulus pour personnaliser les documents
existants. Des modles de documents peuvent tre crs pour
lensemble de lorganisation ce qui permet de gagner du temps et assure une fiabilit de la base
commune.
La gestion de documents
Grer les
modles de
documents
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Manipulations
Modification dun rapport
Choix du rapport modifier
La modification dun rapport existant va remplacer loriginal de la base de
donnes.
Pour modifier le rapport, il faut slectionner MODIFY EXISTING REPORT puis
choisir dans la liste le document retravailler
La gestion de documents
Modifier un
modle de
document
OpenOffice ouvre alors le rapport en mode dition, il est possible ds lors de le modifier en utilisant les
fonctions standards du traitement de texte
Page 186
Oprations
Manipulations
Ajout de champs dans le rapport
Lajout dun champ se fait par la fonction du menu Add a filed
Ici, il faut ajouter le champ de la <date dchance> de la
facture et de <dlai de rglement>.
Dans la fentre Field Builder, il faut slectionner les champs
utiles mais il nest parfois pas ais de trouver le nom du
champ. Dans ce cas, il faut se reporter au formulaire de la
base de donnes OpenErp et se positionner sur le ? du
champ. La fentre dinformation apparat, le champ est indiqu.
La gestion de documents
Modifier un
modle de
document
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Manipulations
Gestion des rapports la cration
Crer un nouveau rapport
Pour crer un nouveau rapport, il faut slectionner OPEN A NEW REPORT puis
choisir le modle sur la base duquel il faut constituer ce nouveau rapport
La gestion de documents
Crer un modle
de document
Par exemple, il faut afficher sur le bon de commande 30% verser rception de la commande en
indiquant le montant correspondant.
Page 188
Manipulations
Le traitement des RAPPORTS suppose linstallation dun module dans lapplication OpenErp et
dun Plug-in dans OpenOffice sachant quOpenOffice sert gnrer de nouveaux modles de
documents. Lutilisation dun autre traitement de texte pour gnrer des rapports nest pas
possible.
Linstallation se fait par lADMINISTRATEUR qui dispose de tous les droits sur lapplication.
Il faut installer 2 composants avant dutiliser lditeur de rapports :
- le module base_report_designer et base_report_creator dans la base de donnes
OpenErp
- le plug-in OpenOffice.org_Report_Designer dans OpenOffice
La gestion de documents
Installer le
module de
gestion des
modles de
documents
Les modules sont prts tre installs, il faut maintenant appliquer les mises jour pour finaliser
linstallation.
Page 189
PARAMTRAGES ADMINISTRATEUR
Configuration des donnes de la socit
Oprations
Manipulations
Laccs la fiche se fait par le carnet dadresses quil soit
fournisseurs ou clients. Les coordonnes de la socit figurent dans
une fiche partenaire qui nest ni client ni fournisseur. Le paramtrage
est identique celui dune fiche classique.
Seul ladministrateur peut agir sur les informations gnrales de la socit (base de
donnes). Ce formulaire vient complter les renseignements PARTENAIRE dj saisis
(nom, adresse, etc.).
Il dfinit un modle de prsentation des documents standards (factures, offres commerciales, en-tte et pied
de page).
Outre les informations gnrales sur la socit telles que le numro de TVA intracommunautaire, les
coordonnes bancaires, etc., le commentaire en cas de rglement en retard est personnalisable.
Une fois les informations bancaires renseignes, le compte comptable et le journal sont crs
automatiquement.
Personnalisation
des donnes de
la socit
Insertion du logo
Visualisation du document
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
Page 190
Oprations
Manipulations
Lajout du RIB peut se faire :
> soit partir de la fiche partenaire
Page 191
Oprations
Manipulations
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Les utilisateurs
Un utilisateur est cr pour se connecter au systme. La connexion se fait par un identifiant nic.alves et
un mot de passe. Lutilisateur peut tre rattach une adresse (carnet dadresses) et une messagerie .
Le paramtrage de linterface utilisateur se fait ce stade (page daccueil, choix de la langue, interface
simplifi ou pas, etc.). La page daccueil par dfaut est compose des modules du PGI mais il est
possible dafficher la place le tableau de bord de lutilisateur (dashboad purchase, dashboard sale, etc.).
Les filtres par dfaut affiche uniquement linformation utile . Par exemple ici, tous les bons de commandes
crs par les administratifs saffichernt lorsque Nicolas accde la liste des commandes fournisseurs. Et
pas seulement ceux quil a crs.
Il peut tre dsactiv rendant impossible la connexion.
La signature de lutilisateur peut tre dpose de manire lidentifier plus facilement.
Les astuces affichent des informations sur menu actif. Elles peuvent tre dsactives tout moment par
lutilisateur.
Gestion des
utilisateurs
Oprations
Manipulations
OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
Page 193
Les groupes
Une trentaine de groupes est prconfigure dans OpenErp, il est toujours possible den crer dautres. Ils
correspondent aux principaux processus de lorganisation. Il suffit dassigner ces groupes aux utilisateurs.
Il est prfrable de crer un groupe en fonction du process-mtiers et non en fonction de lemploy (un
groupe responsable des achats et un autre responsable des ventes mme si cette fonction est occupe par
la mme personne).
Il est aussi conseill de crer plusieurs groupes de mme nature mais avec des droits diffrents (ex : le
responsable administratif et ladjoint administratif).
Gestion des
utilisateurs
.. un ou plusieurs menus
Les menus sont hirarchiss, il nest donc pas ncessaire de supprimer les accs aux sous-menus. Si lun
des menus est masqu, les sous-menus le sont aussi.
Les droits daccs aux menus dterminent qui peut accder quel menu mais ils ne dfinissent pas ce que
lon peut faire une fois dans le menu.
Si aucun groupe nest assign un objet, tous les utilisateurs peuvent y avoir accs sans restriction.
Accs en lecture : les donnes de lobjet sont lisibles
Accs en criture : les donnes de lobjet sont modifiables
Accs en cration : un nouvel enregistrement peut tre cr dans la base de donnes
Accs en suppression : les donnes de lobjet peuvent tre supprimes
Page 194
Oprations
Manipulations
Les squences permettent entre autres de configurer la numrotation des
documents utiliss dans lapplication.
Les squences sont prconfigures lors de linstallation de la base de donnes mais il est possible de les
modifier en fonction des besoins de lentreprise.
Numrotation
des documents
Modification dune squence
Le numro de facturation est SAJ/ANNE/NUMRO INCRMENT . chaque nouvelle facture, le numro est
incrment de 1 sachant que le prochain sera SAJ/20N/021. Le remplissage correspond au nombre de
chiffres de la numrotation incrmente, un zro est ajout pour complter la position requise.
.
paramtrage
Page 195
sera
Oprations
Manipulations
Les fonctionnalits dOpenErp sont contenues dans des modules.
linstallation, certains modules sont automatiquement ajouts lapplication en
fonction des choix de paramtrage ou lors dune mise jour.
Une partie de ces modules ne sont pas forcment activs mais figurent dans
lapplication. Dautres peuvent tre tlchargs sur le site d OpenErp.
Attention avant dinstaller un nouveau module, il est prudent de faire une sauvegarde de votre base
existante
Installer un module
Lorsquun nouveau module est install, une nouvelle fonctionnalit est mise en place dans lapplication.
Linstallation peut se faire partir dune importation de module au format ZIP.
Gestion des
modules
.OU partir de la base existante en cliquant sur PRVOIR LINSTALLATION
Vrification de linstallation
Vrifier linstallation du module, cest voir si le complment de programme est install.
Page 196
Oprations
Manipulations
Ce menu permet la cration de tableaux de bord sur mesure en fonction des
besoins lutilisateur
Un tableau de bord est une slection de rapports dj dfinis dans lapplication. Il convient aprs avoir
nomm le tableau de bord dy associer les rapports souhaits.
Gestion des
tableaux de
bord
Page 197
Oprations
Manipulations
Ce menu permet de grer et de configurer les lments des menus notamment
les appellations, laffichage des tableaux de bord, etc.
Modification du menu
Gestion des
menus
Le nom CUSTOMER PAYEMENT nest
pas traduit correctement. Il convient de
modifier la traduction puis de la
sauvegarder. La fiche est ensuite
ferme.
Le nom de menu est rectifi, il faut aussi changer le nom du formulaire en saisissant directement dans le
champ, la traduction RGLEMENT CLIENT au lieu de PAIEMENT CLIENT
Page 198
Oprations
Manipulations
Open Erp est une application multi langues. Le choix de la langue peut se faire la cration de la base de
donnes ou contre coup dans le module <ADMINISTRATION>.
Gestion des
langues
Page 199
Oprations
Manipulations
Changement de langue
Le changement de langue sopre dans les <PRFRENCES> de lutilisateur. Chaque utilisateur peut
personnaliser son interface en slectionnant la langue quil souhaite dans la liste propose.
Gestion des
langues
Page 200
Oprations
Manipulations
ATTENTION Faites une sauvegarde de la base avant toute manipulation.
Laffichage des champs dune liste est entirement modifiable. Il suffit dactiver la fonction
<GRER LES VUES> en MODE DVELOPPEUR
Affichage des
champs dune
vue liste
Une liste droulante apparait, il suffit de
slectionner GRER LES VUES
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Oprations
Manipulations
Modification des vues
Il convient dditer la vue pour en modifier le
contenu.
Vue modifie
Affichage des
champs dune
vue liste
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Oprations
Manipulations
Le choix MANAGE DATABASES permet
non seulement de crer mais aussi de
supprimer, sauvegarder, restaurer ou
modifier le mot de passe de la base.
La fonctionnalit restauration/sauvegarde ne
fonctionne pas sous Windows. Il est donc
indispensable
dutiliser
PGUTIL
pour
sauvegarder ou restaurer
Cration de la socit
EN ADMINISTRATEUR
Cration de la socit
Lassistant de paramtrage vous guide dans le choix des modules. Cette opration prend un certain
temps
Configuration de la
socit
CLIQUE SUR
OU
CERPEG 2012 - Mise jour juin 2014 | Fabienne Mauri - Acadmie de Bordeaux
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Oprations
Manipulations
Le choix MANAGE DATABASES permet non seulement
de crer mais aussi de supprimer, sauvegarder,
restaurer ou modifier le mot de passe de la base.
Suppression dune
base de donnes
Modification du mot
de passe super
administrateur
Il faut se connecter la base de donnes pour en changer son mot de passe puis cliquer sur PRFRENCES
Modification du mot
de passe dune
base de donnes
Sauvegarde /
Restauration dune
base de donnes
CLIQUE SUR
Pour sauvegarder ou restaurer des bases de donnes dOpenErp V6, il faut utiliser lutilitaire
PGUTIL, tlchargeable sur le site
http://www.cerpeg.ac-versailles.fr/tice/OpenERP/OpenERP.htm
http://www.pfinfo.fr/aidegen/ (espace tlchargements)
OU
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Manipulations
Condition de
rglement non
renseigne
Droits utilisateur
insuffisants
Laction demande nest pas possible, lutilisateur ne dispose pas de droits suffisants. Par exemple, le
gestionnaire des ventes ne peut pas demander la cration dune facture. Dans ce cas, il faut lajouter dans
le profil Utilisateur par l ADMINISTRATEUR
Les stocks sont insuffisants mais ce nest pas bloquant pour enregistrer le bon de commande client.
Stock insuffisant
Bon de livraison,
demande de
cration de la
facture impossible
Validation de la
facture
Le tarif de livraison ne peut pas tre appliqu, les conditions ne sont pas remplies
Tarif de livraison
Devise
secondaire
Lcriture dans un compte de type A vue est impossible. Il faut modifier le choix du compte comptable
dans lenregistrement ou modifier A vue dans le paramtrage du compte
criture
comptable
impossible
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Manipulations
OpenErp permet de modifier une facture cre. Lorsque le PDF est gnr la
premire fois, il est stock en pice jointe.
Le problme est que si le PDF de la facture a dj t gnr, la modification
nest pas prise en compte. Pour rgler ce problme, il faut supprimer des pices
jointes la facture dj mise.
La terminologie utilise par OpenErp peut ne pas correspondre au terme exact en franais ou qui convient
le mieux lorganisation. Cette fonctionnalit est trs pratique pour adapter le logiciel aux besoins du
mtier. Ainsi, les utilisateurs retrouvent leur vocabulaire usuel ce qui optimise lutilisation d OpenErp.
Comment
effectuer une
traduction ?
Questionnements
Mot de passe
oubli
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Oprations
Manipulations
Le principe est de dupliquer le BL annul et de le remettre en BL. Il en va de mme
pour une rception annule.
Questionnements
Cration du BL annul
Il faut dupliquer le BL annul pour en crer une copie.
Comment revenir
sur une
annulation de bon
de livraison ?
TRAITER MAINTENANT traite la livraison savoir les articles sortent de stock et le BL est disponible
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Oprations
Manipulations
Si tous les BC napparaissent pas dans la liste, il convient de vrifier lactivation ou non des filtres.
Autres filtres
Questionnements
BC qui ne
saffiche pas dans
la liste
Filtres de statut
de commande
BL qui ne saffiche
pas dans la liste
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