MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para
plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el
personal. Es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto
de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos
considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada organigrama y la
descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suelen incluir en la
descripcin de cada puesto el perfl y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario
minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el
proceso de su elaboracin.

QU SE NECESITA PARA ELEBORAR UN MOF?

La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los lderes como

promotores.
Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a
estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente,pues sin esto no se podr realizar el MOF
Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cronograma y para que el plan
estratgico se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet
institucional.

OBJETIVO:
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:

Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y

campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

CONTENIDO DEL MOF (ESQUEMA GENERAL)

Cartula de identificacin

ndice
Captulo I

Objetivo y alcance del MOF

Captulo II

Base legal

Captulo III

Criterios del Diseo

Captulo IV

Estructura Orgnica y Organigramas estructural y funcional

Captulo V

Cuadro Orgnico de cargos

Captulo VI

Descripcin de Funciones de los cargos

A continuacin se describe el contenido de cada una de las partes del esquema del MOF:

1. CARTULA DE IDENTIFICACIN

Deber contener el nombre de la Unidad orgnica de segundo nivel organizacional, la

denominacin del manual, lugar y fecha de aprobacin y el nmero de la resolucin aprobatoria.
Tambin se podr incluir la fecha de actualizacin cuando fuera el caso.

2. NDICE
Describe la relacin clasificada de captulos que contiene el manual, sealando su respectiva ubicacin
por el nmero de pgina.
3. OBJETIVO DEL MANUAL
Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a travs de la aplicacin del contenido del manual
4. ALCANCE
Se define el campo de aplicacin del MOF.
5. BASE LEGAL
Se sealan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestin referidos a la organizacin.
6. CRITERIOS DEL DISEO
Se describir en forma resumida los criterios de la administracin y de las normas sobre modernizacin del
estado que son aplicables en la elaboracin de MOF, cmo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de
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mando, sistematizacin, especializacin, integracin, interrelacin de los cargos y de sus funciones con
los procedimientos y criterios de medicin y evaluacin.
7. ESTRUCTURA ORGNICA Y ORGANIGRAMAS ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
Se describe la conformacin de la unidad orgnica del segundo nivel organizacional segn el ROF
aprobado, que debe ser acompaado de un organigrama de tipo estructural, que lo represente
grficamente, considerando el nivel de direccin del cual depende y las unidades orgnicas hasta el
tercer nivel organizacional sobre las que tiene mando o direccin, a efectos de tener una visin general
sobre la ubicacin del rgano dentro de la estructura general de la entidad. Tambin se podr incluir un
organigrama de tipo funcional donde se podrn graficar los equipos de trabajo que siempre son de
naturaleza temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo permanente
8. CUADRO ORGNICO DE CARGOS
Trascripcin del CAP aprobado y vigente de la unidad orgnica de segundo nivel organizacional o del
tercer nivel que depende directamente del rgano de direccin de la entidad indicando el cdigo, la
denominacin del cargo, y los cargos de cada unidad orgnica que conforma el citado rgano.

9. DESCRIPCIN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS

En este captulo se describen las funciones especficas de los cargos en el formato "Ficha de descripcin
de funciones de los cargos o puestos de trabajo" (F-ORG02-08), en el orden establecido en el cuadro
orgnico de cargos. En los casos que se hayan conformado equipos de trabajo se ordenar la
presentacin de los citados formatos agrupados por equipos.
CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL MOF

Las entidades debern tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboracin del MOF:

En el MOF no se deber crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el

Reglamento de Organizacin y Funciones, ni modificarlos.

En el MOF no se deber crear cargos o puestos de trabajo adicionales, ni modificarlos

establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignacin de Personal.

El MOF ser elaborado en forma independiente en las unidades orgnicas del segundo nivel
organizacional de las entidades.

En la redaccin de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se deben tener en cuenta lo
siguiente

El lenguaje a utilizar debe ser claro, sencillo y breve.

La accin a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio de cada funcin, a
continuacin debe indicarse el asunto sobre el que trata la accin, de ser necesario para una mejor
comprensin de la funcin, el mbito formal del asunto y por ltimo el propsito, fin u objeto de la
funcin.

UTILIDADES:
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Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:

Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los

cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que
corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las
funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los
puntos de trmite en el flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del
personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del
cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.

El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF.
Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de
segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u
rgano de nivel equivalente.
LIMITACIONES:
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:

No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que

puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.

PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN:
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.

PLANEAMIENTO

En esta fase se determinar lo siguiente:

2.

Propsitos del Manual

Usuarios del Manual
Designacin del personal responsable de su elaboracin
Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
Recursos materiales necesarios.
Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las
actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
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Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos
especiales o dudosos la entrevista.
3.

ESTUDIO Y ANLISIS

Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra

ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como especficos.
Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del rgano,
hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades estructurales,
luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4.

REDACCIN DEL PROYECTO

Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que
integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego
detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se debern
emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
5.

REVISIN Y APROBACIN

Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita
para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin, se
formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en
vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.
6.

PRESENTACIN E IMPRESIN

El Manual aprobado se hace imprimir:

Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el
documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
7.

DIFUSIN

El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal

directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8.

ACTUALIZACIN

Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu

puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.
CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES?

Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

Que sea un documento desconocido por el personal en general.
Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste con
el plan de capacitacin.
Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan
ser cubiertos con el presupuesto disponible

4. RELACIN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN El MOF se elabora a partir del cuadro
para asignacin de personal (CAP) y delreglamento de organizacin y funciones (ROE).
POR QU ES IMPORTANTE EL MOF?
El MOF es importante porque:

Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y

eficacia.
Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal conoce su ubicacin,
dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico.
Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano.
Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada
puesto.
Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle
cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de la INSTITUCION,
verificado con el trabajador o su superior inmediato. Esta verificacin ayudar a determinar si la
descripcin realizada del cargo es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos
los involucrados.