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PERFIL DE PROYECTO
ETAPA PRCTICA

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Servicio Nacional de Aprendizaje

1. IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROYECTO
ESTADO
LUGAR Y FECHA

SENA
GESTION ARCHIVISTICA S.A
ANTEPROYECTO

PROYECTO

-Archivo fsico y electrnico

PALABRAS CLAVES

-Microfilmacin
-Consultoras
-Anlisis de documentos
-Servicios administrativos

REGIONAL
CENTRO/COMPLEJO
REA DE FORMACIN
PROGRAMA DE FORMACIN
FICHA DE CARACTERIZACIN
DATOS DE CONTACTO EN LA
COORDINACION DE LA I.E O
EMPRESA DONDE SE REALIZA EL
PROYECTO

ANTIOQUIA

RESPONSABLE DEL PROYECTO

DIRECCIN ELECTRNICA

MVIL

DIRECCIN ELECTRNICA

MVIL

PARTICIPANTES DEL
PROYECTO
Carolina Vargas Guzmn

TECNICA
ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

939655
NOMBRE: CARMEN ALVAREZ DIAZ
CARGO:
TELEFONO:
MOVIL: 3206686326
CORREO: cadiz954@hotmail.com

vargas1520carolina@gmail.com 3158242170
katerinerodriguez214@gmail.co
Katerine Rodrguez Buritica
3215594291
m
Eyder Polo Osorio
eyderpolo@gmail.com
3205313530
Valentina Quintana Mueton
Valentinaq512@gmail.com
3113191281
Valeria Vlez Ossa
Valeriavelezossa1@gmail.com
3053232531
Valentinarestrepo1998@gmail.c
Valentina Restrepo Prez
3135045742
om
BENEFICIARIOS DEL PROYECTO (Enliste a quines est afectado el problema que usted
evidencio o la necesidad que usted piensa y beneficiara este proyecto. Si existe beneficiarios
indirectos, enliste quienes son.)

- Beneficio hacia el medio ambiente

- Beneficios para la eficiencia de un buen archivo empresarial.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

-El principal problema encontrado es la falta de organizacin y de una base de datos digital para
la administracin de documentos de la informacin del rea de archivo. Ya que existe mucha
demora en la recuperacin de los documentos. Muchas veces la falta de inters, de comunicacin
y coordinacin entre los centros de docencia. Reduccin del gasto puede provocar inestabilidad y
desmotivacin de los integrantes de la institucin.
Tambin se reconocer el trabajo de los integrantes de esta para as incentivar a lograr grandes
metas para ser mejores, todo el personal profesional y tcnico ampliamente calificado se
responsabilizar de una bueno y exente enseanza. Las oportunidades que ofrece nuestra
institucin sern becas y capacitaciones a nivel nacional y a futuro a ni vel internacional, elevar el
nivel de enseanza a todos los jvenes inscritos en la institucin.
El objetivo general es Presentar los resultados del Diagnstico Integral de los procesos
archivsticos y de conservacin de la documentacin, perteneciente al Ministerio de Vivienda
Ciudad y Territorio.
Establecer el estado actual en materia archivstica y de conservacin, de la documentacin del
Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. Determinar los factores que afectan la conservacin de
los soportes documentales y la preservacin de la informacin a largo plazo en el Ministerio de
Vivienda Ciudad y Territorio, en sus distintas sedes. Presentar los resultados de la medicin de
condiciones medioambientales y microbiolgicas, en los depsitos de Archivo. Presentar una
matriz de acciones de mejora y ruta de accin para solucionar los problemas identificados
previamente, con base en el levantamiento de datos en cada una de las sedes.
- Referentes tericos
El estudio de los archivos y su documentacin es tan antiguo como la organizacin social de la
humanidad. Sus orgenes podran remontarse a la aparicin de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la poblacin y de la
riqueza.
Desde las monarquas surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por
las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos
organizados.
Los primeros documentos son documentacin legal (leyes), documentacin de control de las
personas (padrones), documentacin de hacienda (censos, catastros, ttulos de propiedad).
Tambin hay mucha documentacin militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentacin privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de
archivos en la antigedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones
de Ugarit son las nicas que han dejado constancia de la organizacin de los fondos.
El reparto de la documentacin en las salas es buen ejemplo del respeto y conservacin de los
archivos bajo una clasificacin rigurosa. Pero desconocemos su clasificacin original y por tanto
los criterios empleados.

Antecedentes
El estudio de los archivos y su documentacin es tan antiguo como la organizacin social de la
humanidad. Sus orgenes podran remontarse a la aparicin de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la poblacin y de la

riqueza. Los primeros archivos que se conocen han sido localizados en el rea del cercano
oriente y datan de aproximadamente unos 5000 aos. Estos se crearon principalmente por
razones de tipo econmico religioso | Fueron ms que todo registro llevado a cabo por los
sacerdotes en los templos; luego el palacio asumir esta actividad adquiriendo un carcter
poltico. Por las mismas razones las civilizaciones griegas de Creta y Micenas, y tal vez en
Amrica Precolombina los mayas, dejaron testimonios parecidos. Todo se reduce a la satisfaccin
de una demanda esencia de toda sociedad, la existencia de memoria, la necesidad de conservar
y testimoniar determinada informacin, para esto se ha recurrido a muy diversos soportes fsicos
donde poder fijar los signos y grafas.
2.1. Pregunta problemtica

- Cmo mejorar el servicio y atencin de nuestra institucin?

3. JUSTIFICACIN
3.1. NECESIDADES DEL NEGOCIO

-La empresa GESTION ARCHIVISTICA, busca suplir a cabalidad las deficiencias que existen el
sector ambiental, buscando una nueva innovacin en el trmino de archivos de las empresas;
Se busca esta innovacin con el fin de optimizar de una forma veraz los archivos, y la
eficiencia de ellos.

3.2. OBJETIVOS GENERAL

-Producir los documentos que se originen, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente.
3.3. OBJETIVO ESPECFICO DEL PROYECTO

Planear: Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las

funciones de unidad administrativa, aplicando las normas gramaticales, de semntica y sintaxis
Hacer: Digitar documentos utilizando la tecnologa actual aplicando con las normas tcnicas de
digitacin. Teniendo en cuenta tambin las normas de seguridad y salud ocupacional.

Verificar: Transcribir documentos organizadamente utilizando la tecnologa actual y aplicando las

normas tcnicas vigentes para su buena presentacin.

Actuar: Diligenciar los documentos en adecuado orden y en su respectivo momento para

lograr una mayor eficiencia laboral.
4. DESCRIPCIN DEL PRODUCTO
4.1. CONSIDERACIONES METODOLGICAS (en este tem describa: que mtodo piensa utilizar
-Gestin Archivstica S.A, ofrece servicios de digitalizacin, bases de datos confiables,

procesamiento de datos, organizacin archivstica, asesoras y consultoras sobre la gestin

documental de los archivos, contemplando las reas legales y normativas en la practicidad
de los productos y servicios ofrecidos.

4.2. CONSIDERACIN TCNICAS

4.2.1.1. Sector al que pertenece
( Marque con una X o
rellene el cuadro con
color, referenciando el
sector econmico al
que pertenece su
producto)

Primario

Secundario

Terciario

Cuaternario

(Producto
directamente
provenientes
de la
naturaleza)

(producto
terminados,
despus de un
proceso de
transformacin)

(creacin o
prestacin
de
servicios)

(Investigacin,
desarrollo,
innovacin e
informacin)

4.2.1.2. SERVICIOS
-Diagnostico y diseo de sistemas y procesos de gestin de documentos
electrnicos: Establecemos la situacin de la documentacin producida y recibida por la
organizacin comparado con las necesidades de la empresa en cuanto al cumplimiento de
las normas ISO, las regulaciones del sector y la normatividad en gestin documental.
Igualmente se define los elementos y parmetros del sistema de gestin de documentos a
implementar.
-REPOSITORIO DOCUMENTAL Y PORTAL DE CONSULTA
Para uso interno de su empresa, facilite la manera en que sus empleados comparten
informacin con un repositorio conectado a sus servidores. Y si quiere ofrecer una opcin
de consulta a sus clientes y aliados, le ofrecemos un portal web donde puede publicar sus
documentos contando con los mas altos niveles de seguridad.
-VALORACION DOCUMENTAL: Determinamos los documentos electrnicos y fsicos que
deben conservarse a largo plazo, cuanto tiempo estarn en lnea en el sistema para su
tramite y consulta, si son de conservacin permanente o no y como se han de migrar los
formatos de conservacin segn su valor. (Normas ISO 9001, 15489 y normatividad
nacional)
-Servicios De Organizacin De Archivos
Le ofrecemos soluciones en organizacin de archivos segn los lineamientos de Archivo
General De La Nacin: Evaluamos y organizamos su archivo histrico , y le ayudamos a
establecer las polticas y herramientas para llevar a cabo una gestin documental eficiente
y unificada.
-CAPACITACION Y SOLICITUD
Capacitamos y formamos al talento humano (nivel directivo, administrativo, comercial y
operativo) que participa en los procesos de gestin documental dentro de su organizacin.
En el uso de herramientas, tcnicas, procesos, procedimientos, normas y tecnologas con
metodologas Elearning y presenciales.
4.2.1.3. Infraestructura
Oficina de gerencia
Un auditorio
Baos
Cafetera
Oficinas
Sala de espera
4.2.1.4. Localizacin
Cl. 76 # 39 -160 (Medelln, Antioquia)
4.2.1.5. Nuestros servicios y productos son diferentes ya que le brindamos a nuestros clientes
calidad y precios favorables, y sobretodo cumpliendo su expectativa para que se sientan
cmodos con el servicio o producto otorgado. Somos una empresa exclusiva ante el
reconocimiento en el pas.

5. ALCANCE
-Breve descripcin del proyecto: El proyecto implementacin de Gestin Archivstica
nace de la necesidad prestar servicios de gestin documental fsica y electrnicamente para satisfacer
la necesidad de organizar y administrar su archivo de forma ptima, en la cual se emplea la
herramienta eficaz de microfilmacin para conservar aquellos archivos a largo plazo, la cual es una
funcin innovadora que ofrecemos. Tambin ofrecemos consultoras y asesoras sobre la gestin
documental de archivos contemplando lgicamente las normas legales y normativas en la practicidad
de los productos y servicios.
-Restricciones: Seguridad en sitios web, trabajos de doble turno limitado.
-Supuestos: se cuenta con la infraestructura necesaria para la implementacin, se tiene un alto
porcentaje de clientes y socios fundamentales en la empresa, el proveedor de servicios se encuentra
en un estatus de alto porcentaje.

6. RIESGOS Y RESTRICCIONES
6.1. RIESGOS
Descripcin del riesgo,
nombre
cuales riesgos
pueden presentarse durante
el proyecto. (El riesgo se
define como aqul evento
futuro que puede ocurrir y
ocasionar un perjuicio para
la ejecucin del proyecto)
Riesgo A)

Impacto (Marque con

una X el nivel de
impacto que genera
el riesgo al proyecto
en:

Probabilidad de
ocurrencia
(Marque con una X si
la probabilidad de
que ocurra el riesgo
es:

Alto

Alto

El desinters como falta de

unidad y problemas de
comunicacin entre los
elementos del sistema y los
archivistas en general.

Medio

Bajo

media

Describa la
accin o
estrategia que
ayudara a
mitigar el
riesgo

bajo
Mejorar la
comunicacin
haciendo
nfasis en la
orientacin
archivstica
de cada
elemento del
sistema.

Riesgo B)
La poca conciencia en el
gremio archivstico sobre la
importancia de los
conocimientos
administrativos.

Generar de
manera
constante foros
sobre la
importancia del
gremio
archivstico en la
base
fundamental
administrativa,
para as
aumentar el
reconocimiento.

Riesgo C)
Reduccin de costos ante
una inestabilidad en la
institucin por causas de
desmotivacin personal ante
posibles fallas de la
empresa.

Sera un riesgo
a futuro
probablemente
ante x
deficiencia que
se presente., Se
poda mitigar
esto con ayuda
bancaria o
buscar otros
asociados con
economas
altas.

6.2. RESTRICCIONES
A) Seguridad en las centrales web, es una restriccin a futuro para solucionarla se
necesita tener una publicidad y buscar que se otorgue una central web sin plagios y
libre de hackers de informacin empresarial.
B) Los trabajos de doble turno limitado serian una falencia en el rea de los trabajadores
ya que se tendra que suplir con un aumento monetario.

7. IMPACTO
7.1. Econmico:
El impacto econmico sera muy grande ya que para empezar tendremos muchos gastos
como:
-Generacin de la renta local
-Impuestos
-Generacin de empleos
-Publicidad
Para este impacto debemos buscar recursos que nos ayuden a mitigar estos gastos en su
mayora, lo haremos con patrocinios de empresas u otras entidades de la ciudad.
7.2. Social:
Por medio de este proyecto podemos satisfacer las necesidades de las empresas en el mbito de
archivos tanto fsicos como electrnicos, ya que con esto podrn disfrutar de un
Archivo optimo y eficaz a la hora de solicitar documentos de suma importancia.
Y con esto lograramos:
-Avance del gremio archivstico y reconocimiento
-Evitar la prdida de documentos antiguos importantes utilizando la ayuda electrnica que
brindamos
-Daramos un beneficio de alta calidad para las empresas que requieran el servicio.
7.3. Ambiental:
Se vera beneficiado el rea ambiental del siguiente modo:
-Le otorgaramos al medio ambiente una ayuda de reciclaje
-Y el impacto sera positivo porque reutilizaramos el papel de una forma ptima para nuestra
empresa.
-Tambin le ayudamos al medio ambiente innovando con el modo de archivar documentos
antiguos en forma electrnica bajando los niveles de contaminacin ya que estos archivos
guardan polvo y se diluyen en el ambiente

7.4. Otros
Impacto Laboral:
Por medio de este proyecto daramos un impacto positivo dndole la oportunidad de trabajo
a personas que estudian el rea archivstica, pero tambin dndole una oportunidad a las
personas brindndoles capacitaciones como asesores y fomentarles la importancia del
archivo documental.

8.

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

8.1. Nombre del participante
-CAROLINA VARGAS GUZMAN
-GERENTE

-VALERIA VELEZ
-CONTABILIDAD

-KATERINE RODRIGUEZ
-GERENTE COMERCIAL

-VALENTINA QUINTANA
-TALENTO HUMANO

-EYDER POLO
-ASESOR

Responsabilidades
- Es una Persona investida con
autoridad y direccin administrativa en
la institucin.
- Mantiene la organizacin de dineros
en la empresa.
-registro de satos contables.
- Resumir la informacin.
- Anlisis de la informacin para la toma
de decisiones y pago de impuestos
- Definir, proponer, coordinar y ejecutar
las polticas de comercializacin
orientadas al logro de una mayor y
mejor posicin en el mercado.
-Evaluar la creacin de nuevos
servicios postales identificando nuevas
oportunidades de negocio.
-Conocimiento muy amplio y detallado
de nuestros productos, con todas sus
caractersticas y aplicaciones.
-Conocimiento muy amplio y detallado
de nuestros productos, con todas sus
caractersticas y aplicaciones.

-Asesorar la prestacin de los servicios

de capacitacin, asesora y asistencia
tcnica a cliente o usuarios.
-Anlisis de la empresa

- Identifica las carpetas donde va a ser

archivado el material.
-Recibe el material para archivar.
-Suministra expedientes y/o
documentos a las diferentes unidades.

-VALENTTINA RESTREPO
-ARCHIVISTA

9. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

PRESUPUESTO DEL PROYECTO
tem
1
2

Descripcin
Licencia de software visual studio total
Licencia de office (programas)
Computadores alta gama
Microfilmadores
Equipos archivadores
Implementos de oficina
Personal para la empresa en todas las
reas de trabajo
TOTAL INVERSIN

Unid.
de
medida
software
software
-

Cant

Valor
Total

1
1
100
40
100
25

1400.000
2300.000
20000.00
60000.00
25000.00
3000.000

Por
Adquirir
Si-No
si
si
si
si
si
si

50

9000.000

si

120700.0

10. FUENTES DE FINANCIACIN

FUENTE DE FINANCIACION DEL PROYETO
Valor Vigencia
ao 1

Valor Vigencia
Ao 2

1. Ahorros personales

En proceso

En proceso

2. Bancos

En proceso

En proceso

3. Proveedores

En proceso

En proceso

4. Socios

En proceso

En proceso

5. Inversionistas

En proceso

En proceso

6. Lnea de Crdito

En proceso

En proceso

FUENTE

11. PROGRAMACIN DE LA EJECUCION

PROGRAMACIN - EJECUCION
Fecha de inicio
09 de febrero del 2016
Fecha estimada de
30 de noviembre del 2016
terminacin
Duracin total en meses
9 meses
Entregable

Plan de comunicacin:
Peridico
Volantes
Televisin
Correos
Emisora
Estudio de Mercado:
Pblico en general
Estudio legal:

Dian
Cmara de comercio

Estudio financiero:

Impuestos
Productos
Uniformes
Nomina
Seguridad

EDT
Elaboracin de actividades o paquetes de trabajo:
Inauguracin
Portafolio de servicios
Lanzamiento
Buena atencin
Precios Bajos

Fecha entrega

DIA

MES

AO

08

Julio

2016

DIA

MES

AO

12

septiembr
e

2016

DIA

MES

AO

06

Noviembr
e

2016

DIA

MES

AO

20

Junio

2016

DIA

MES

AO

DIA

MES

AO

03

Agosto

2016

12. INDICADORES DEL PROYECTO

INDICADORES DEL PROYECTO
N

Descripcin

Formula

Resultado
esperado

Resultado
obtenido

FINANCIERA

Incrementar la
rentabilidad de la
empresa
anualmente

%
Utilidades
netas
cuentas
servicios
%
utilidades
netas en
periodos
anteriores

8%

5%

ASESORIAS

Se evala el total de
asesoras realizadas
sobre las asesoras
planeadas

Asesoras
realizadas
x100
Asesoras
planeadas

60%

38%

CAPACITACION
TECNICA

Fortalece los
conocimientos
tcnicos personal
que le permita
mejorar la
productividad y
motivacin

%
Capacitacio
nes
tcnicas
didcticas
%
Capacitacio
nes tcnicas
Planificadas

98%

46%

Indicador

13. CONCLUSIONES DEL PROYECTO

CONCLUSIONES DEL PROYECTO

Se han logrado varios objetivos como el aprendizaje y el buen manejo de todo tipo de
documentos ya sea mapas, historias clnicas, cartas, radiografas etc. Hasta este momento se
ha logrado la satisfaccin de lo ms importante para nuestra empresa que son nuestros
clientes, con nuestros servicios se ha abarcado a ms all de nuestras expectativas.
Nuestros productos se estn comenzando a exportar de manera satisfactoria a todos los
rincones de Colombia ya que son exclusivos y su materia es nica y diferente. Nuestro
mayor logro ha sido la organizacin de grandes archivos que no tenan un buen manejo y
utilizacin lo cual hacia que el trabajo se convirtiera en algo ms tedioso, mediante la

microfilmacin y archivo digital el cual es el que este nmero uno en el mercado y que
nosotros tenemos la oportunidad de ofrecer a nuestros clientes logrando as una manera
cmoda para el manejo de cualquier tipo de documentacin.
14. APROBACIN

APROBACIN
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO

Carolina Vargas Guzmn

Gerente

Valeria Vlez Ossa

Contadora

Katerine Rodrguez Buritica

Gerente comercial

Valentina Quintana Mueton

Talento Humano

Eider Polo Osorio

Asesor

Valentina Restrepo Prez

Archivista

15. OBSERVACIONES
OBSERVACIONES.
Fecha de Aprobacin: D/M/A
Observaciones:

FIRMA

APROBADO
SI
NO