GUA PARA LA ELABORACIN DEL REPORTE DE AVANCE

1. DESCRIPCIN GENERAL
1.1.El Reporte de Avance (RA) es un instrumento de seguimiento que
muestra los adelantos de las acciones desplegadas para la ejecucin y
administracin del proyecto, realizados durante su ejecucin. El RA se
elabora en base a lo establecido en el Convenio de Donacin y el Plan
Operativo.
1.2.El RA permite evaluar los esfuerzos realizados para alcanzar los
objetivos del proyecto y apreciar los factores que afectan el normal
desenvolvimiento del mismo.
1.3.El RA tambin es un instrumento de gestin en la solicitud y
fundamentacin de los desembolsos a solicitar para el siguiente
perodo.
1.4.El RA en mencin es preparado por la Entidad Ejecutora del Proyecto.
2. PROCEDIMIENTO
2.1.El RA ser presentado, por la Entidad Ejecutora ante la Secretara
Ejecutiva del FGCPJ, dentro de los 15 das calendario siguientes al
periodo de ejecucin.
2.2.El FGCPJ revisa el Reporte en el menor tiempo posible y, si lo
aprueba, dispone los desembolsos correspondientes. En el caso de
presentarse observaciones al reporte o a la solicitud de desembolso, la
Entidad Ejecutora deber levantarlas coordinando con el FGCPJ.
3. ASPECTOS NORMATIVOS DE GESTIN
3.1.Las Entidades Ejecutoras debern guardar las consideraciones
normativas siguientes referentes al proceso de gestin del proyecto:
3.2.SOBRE LOS DESEMBOLSOS
3.2.1.
La Entidad Ejecutora elaborar la solicitud de
desembolso, de acuerdo al avance fsico de la obra o ejecucin
de los componentes del proyecto.
3.2.2.
El primer desembolso se efectuar despus de la firma
del Convenio, a solicitud de la Entidad Ejecutora, previo
cumplimiento de los requisitos sealados en el Convenio
de Donacin para la Ejecucin del Proyecto.
3.2.3.
Los siguientes desembolsos sern efectuados por el
FGCPJ, previa aprobacin del Reporte de Avance, y siempre y
cuando el porcentaje de rendicin sea superior o igual al
70% del monto desembolsado.
3.2.4.
El FGCPJ podr suspender los desembolsos en los casos
previstos en el Convenio respectivo.
4. FORMATOS
4.1.La Entidad Ejecutora elaborar el reporte de Avance utilizando los
Formatos que forman parte del presente documento. Se presentar en
formato impreso firmado y digital.

NOTAS EXPLICATIVAS AL FORMATO

RA 01 AVANCE DE METAS
Se elaborar considerando la informacin de la valorizacin de la ejecucin de la
obra y del informe de supervisin.
1. Informacin General:1
1.1. (a) NMERO DEL PROYECTO: Se indicar el nmero asignado que
aparece en el Convenio de Donacin.
1.2. (b) NOMBRE DEL PROYECTO: Se indicar el nombre del proyecto
que consta en el Convenio antes mencionado.
1.3. (c) REPORTE DE AVANCE N: Se numerarn los Reportes en estricto
orden correlativo.
1.4. (d) PERODO: Se indicarn las fechas del primer y ltimo da del
perodo que se reporta, digitando el da, mes y ao, separados con /.
2. Contenido de Columnas:
2.1. COLUMNA (1) CODIGO DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA: Se
anotar el mismo cdigo correspondiente a cada componente y
actividad que forma parte del Plan Operativo.
2.2. COLUMNA (2) COMPONENTES / ACTIVIDADES: Se especificar el
nombre de los Componentes y de las Actividades, tal como figuran en
el Plan Operativo.
2.3. COLUMNA (3) UNIDAD: Se identificar la unidad de medida utilizada
para expresar la meta (metros, Kgs., Has., Kms., eventos, cursos,
mdulos, etc. en porcentaje).
2.4. COLUMNA (4) TOTAL PROYECTO PROGRAMADO: Se refiere al
Total Programado del Plan Operativo para todo el perodo de ejecucin
del Proyecto. En el caso que se hubiera aprobado una Reprogramacin,
en el ttulo de esta columna el trmino Programado ser reemplazado
por el trmino Reprogramado.
Se indica la cantidad de unidades o el porcentaje (%) establecidos en la
columna (3).
2.5. COLUMNA
(5)
EJECUTADO
ACUMULADO
AL
PERIODO
ANTERIOR: Se refiere al avance de metas alcanzado desde que se
inici el Plan Operativo hasta el final del periodo anterior, expresadas
en las unidades establecidas en la columna (3).
2.6. COLUMNA (6) EJECUTADO EN EL PERIODO REPORTADO: Se
refiere a la cantidad que fue realmente ejecutada durante el trimestre
evaluado, expresadas en las unidades establecidas en la columna (3).
2.7. COLUMNA (7) SALDO POR EJECUTAR: Se obtiene de las columnas
(4), las columnas (5) y (6): (7) = (4) - (5) - (6).

NOTAS EXPLICATIVAS AL FORMATO

RA 02 AVANCE PRESUPUESTAL
Se elaborar considerando la informacin de la valorizacin de la ejecucin de la
obra y del informe de supervisin.
1. Informacin General:
1.1. (a) NMERO DEL PROYECTO: Se indicar el nmero asignado que
aparece en el Convenio de Donacin.
1.2. (b) NOMBRE DEL PROYECTO: Se indicar el nombre del proyecto
que consta en el Acuerdo antes mencionado.
1.3. (c) REPORTE DE AVANCE N: Se numerarn los Reportes en estricto
orden correlativo.
1.4. (d) PERODO: Se indicarn las fechas del primer y ltimo da del
perodo que se reporta, digitando el da, mes y ao, separados con /.
2. Contenido de Columnas:
2.1. COLUMNA (1) CODIGO DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA: Se
anotar el mismo cdigo correspondiente a cada componente y
actividad que forma parte del Plan Operativo.
2.2. COLUMNA (2) COMPONENTES / ACTIVIDADES: Se especificar el
nombre de los Componentes y de las Actividades, tal como figuran en el
Plan Operativo.
2.3. COLUMNA (3) TOTAL PROYECTO PROGRAMADO: Se refiere al
Total Programado en el Plan Operativo para todo el perodo de ejecucin
del Proyecto. En el caso que se hubiera aprobado una Reprogramacin,
en el ttulo de esta columna el trmino Programado ser reemplazado
por el trmino Reprogramado.
2.4. COLUMNA
(4)
EJECUTADO
ACUMULADO
AL
PERIODO
ANTERIOR: Se refiere al presupuesto ejecutado desde que se inici el
Plan Operativo hasta el final del periodo anterior.
2.5. COLUMNA (5) EJECUTADO EN EL PERIODO EVALUADO: Se refiere
al presupuesto que fue realmente ejecutado durante el periodo
evaluado.
2.6. COLUMNA (6) SALDO POR EJECUTAR: Se obtiene de las columnas
(3), las columnas (4) y (5): (6) = (3) - (4) - (5)

NOTAS EXPLICATIVAS AL FORMATO RA 03 HOJA DE DETALLE DE GASTOS

Se elaborar considerando la informacin de los comprobantes de pago.
1. Informacin General:
1.1.
(a) NMERO DEL PROYECTO: Se indicar el nmero asignado
que aparece en el Convenio de Donacin
1.2.
(b) NOMBRE DEL PROYECTO: Se indicar el nombre del
proyecto que consta en el Acuerdo antes mencionado.
1.3.
(c) REPORTE DE AVANCE N: Se numerarn los Reportes en
estricto orden correlativo.
1.4.
(d) PERIODO: Se indicarn el (da/mes/ao) de inicio y trmino
del periodo que se informa.
1.5.
(f) CDIGO DE LA ACTIVIDAD: Especificar en este espacio los
cdigos utilizados por la Entidad Ejecutora para las partidas
presupuestales del Plan Operativo.
1.6.
(g) NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Especificar en estos espacios
las descripciones utilizadas por la Entidad Ejecutora para las partidas
presupuestales del Plan Operativo.
1.7.
(h) GASTO TOTAL DEL PERIODO
2. Contenido de Columnas:
2.1.
COLUMNA (1) N DE ORDEN: La Entidad Ejecutora reportar
en esta columna el nmero correlativo asignado a cada uno de los
comprobantes (factura, boleta, recibo, etc.) utilizados en la compra de
bienes y/o servicios, ordenados cronolgicamente, en el Formato RA
- 04.
2.2.
COLUMNA (2) N DE RUC DEL PROVEEDOR: Consignar el
nmero de RUC del proveedor del bien o servicio (son 11 dgitos).
2.3.
COLUMNA (3) NOMBRE DEL PROVEEDOR: Consignar la
razn social o nombre del contribuyente que emite el comprobante de
pago. Verificar la razn social ingresando el RUC del proveedor en la
pgina
web
de
la
SUNAT
en
la
direccin
siguiente:
http://www.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias
2.4.
COLUMNA (4) TIPO DE DOCUMENTO: En esta columna se
consignar el tipo de comprobante, utilizando los siguientes cdigos: F
= Factura / R = Recibo / B = Boleta / O = Otros.
2.5.
COLUMNA (5) SERIE DE COMPROBANTE: Consignar los
primeros tres dgitos que antepone el N del comprobante. Ejemplo:
003 N 5236. El nmero de la serie de la factura ser: 003
2.6.
COLUMNA (6) N DE COMPROBANTE: Se especificar el
nmero de identificacin de la factura, recibo u otros comprobantes
segn corresponda.
2.7.
COLUMNA (7) FECHA DE EMISION: Se digitar el
da/mes/ao del comprobante correspondiente. Ejemplo 3 de enero de
2014 se digitar as 03/01/14.
2.8.
COLUMNA (8) DESCRIPCIN DEL BIEN O SERVICIO:
Descripcin del gasto (descripcin corta del producto adquirido,
servicio recibido, etc.).
2.9.
COLUMNA (9) RUBRO O CUENTA: Se consignar el cdigo de
la actividad o nombre de la actividad.
2.10.
COLUMNAS (10), (11), (12), (13) Y (14): La forma de llenar
la columna (10) y (13) depender de dos factores: De la moneda en
2

que se otorg el financiamiento. Y de la moneda en que se extendi la

factura.

NOTAS EXPLICATIVAS AL FORMATO RA 04 RELACIN DE GASTOS EN

ORDEN CRONOLGICO
Se elaborar considerando la informacin de los comprobantes de pago.
1. Informacin General:
1.1.
(a) NMERO DEL PROYECTO: Se indicar el nmero asignado
que aparece en el Convenio de Donacin, seguido de las siglas de la
U.E.
1.2.
(b) NOMBRE DEL PROYECTO: Se indicar el nombre del
proyecto que consta en el Acuerdo antes mencionado.
1.3.
(c) REPORTE DE AVANCE N: Se numerarn los Reportes en
estricto orden correlativo.
1.4.
(d)PERIODO: Se indicarn el (da/mes/ao) de inicio y trmino
del periodo que se informa.
2. Contenido de Columnas:
2.1.
COLUMNA (1) N DE ORDEN: La Entidad Ejecutora reportar
en esta columna el nmero correlativo asignado a cada uno de los
comprobantes (factura, boleta, recibo, etc.) utilizados en la compra de
bienes y/o servicios, ordenados cronolgicamente. .
2.2.
COLUMNA (2) N DE RUC DEL PROVEEDOR: Consignar el
nmero de RUC del proveedor del bien o servicio (son 11 dgitos).
2.3.
COLUMNA (3) NOMBRE DEL PROVEEDOR: Consignar la
razn social o nombre del contribuyente que emite el comprobante de
pago. Verificar la razn social ingresando el RUC del proveedor en la
pgina
web
de
la
SUNAT
en
la
direccin
siguiente:
http://www.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias
2.4.
COLUMNA (4) TIPO DE DOCUMENTO: En esta columna se
consignar el tipo de comprobante, utilizando los siguientes cdigos: F
= Factura / R = Recibo / B = Boleta / O = Otros.
2.5.
COLUMNA (5) SERIE DE COMPROBANTE: Consignar los
primeros tres dgitos que antepone el N del comprobante. Ejemplo:
003 N 5236. El nmero de la serie de la factura ser: 003
2.6.
COLUMNA (6) N DE COMPROBANTE: Se especificar el
nmero de identificacin de la factura, recibo u otros comprobantes
segn corresponda.
2.7.
COLUMNA (7) FECHA DE EMISION: Se digitar el
da/mes/ao del comprobante correspondiente. Ejemplo 3 de enero de
2008 se digitar as 03/01/08.
2.8.
COLUMNA (8) N de CHEQUE: Indicar el nmero de cheque
con el que la Entidad Ejecutora cancel al proveedor.
2.9.
COLUMNA (9)
DESCRIPCIN DEL BIEN O SERVICIO:
Descripcin del gasto (descripcin corta del producto adquirido,
servicio recibido, etc.).
2.10.
COLUMNA (10) VALOR DE COMPRA (US$).
2.11.
COLUMNA (11) IGV COMPRA (US$): Valor del impuesto
General a las Ventas expresado en Dlares Americanos.
2.12.
COLUMNA (12) TIPO DE CAMBIO: La Entidad Ejecutora
utilizar el Tipo de Cambio del da en que realiz la operacin en la
entidad financiera para el pago del proveedor.
2.13.
COLUMNA (13) VALOR DE COMPRA (S/.)
2.14.
(COLUMNA (14) IGV COMPRA (S/.): Valor del impuesto
General a las Ventas expresado en Nuevos Soles.
2

2.15.
(COLUMNA (15) RUBRO O CUENTA: Especificar en este
espacio el cdigo de la partida presupuestaria de la Actividad que le
corresponde a cada gasto, segn el Plan Operativo. Los cdigos se
asignan a nivel de cada comprobante, por ello es muy importante que
en un mismo comprobante no se incluyan gastos pertenecientes a
diferentes partidas presupuestales.
3. GASTO TOTAL DEL PERIODO: Consignar el Monto Total en dlares (en caso de
donacin otorgado en US$) o en Nuevos Soles (en caso de donacin en Nuevos
Soles) y el monto de IGV en soles de los gastos del periodo.
4. AL FORMATO RA 04, SE DEBE ANEXAR:
4.1.
Fotocopia de los comprobantes emitidos a nombre de la Entidad
Ejecutora que han sido financiado con aporte del Fondo General de
Contravalor Per Japn.
4.2.
Copia de los Estados de Cuenta que emite el banco para cada una de
las cuentas del proyecto

NOTAS EXPLICATIVAS AL FORMATO RA 05 CONCILIACIN BANCARIA

Se elaborar considerando la informacin de los estados mensuales de la
cuenta bancaria.
1. Informacin General:
1.1. (a) NMERO DEL PROYECTO: Se indicar el nmero asignado que
aparece en el Convenio de Donacin para la Ejecucin del Proyecto.
1.2. (b) NOMBRE DEL PROYECTO: Se indicar el nombre del proyecto
que consta en el Acuerdo del Comit Directivo del FGCPJ y en el
Convenio de Donacin.
1.3. (c) PERIODO: Se indicarn el (da/mes/ao) de inicio y trmino del
periodo que se informa.
1.4. (d) ENTIDAD FINANCIERA: Se indicar el nombre completo de
la(s) entidad(es) financiera(s) donde la Entidad Ejecutora ha abierto
cuentas para el manejo de los recursos financiados por el FGCPJ.
1.5. (e) CUENTA N : Se indicar el nmero de la(s) cuenta(s)
abierta(s) para el manejo de los recursos otorgados por el FGCPJ
2. Contenido de Columnas:
2.1. COLUMNA (1) N DE ORDEN: La Entidad Ejecutora registrar en
esta columna el nmero correlativo a cada uno de los movimientos
bancarios.
2.2. COLUMNA (2) FECHA: En esta columna se consignar la fecha
sealada en los estados de cuenta bancaria.
2.3. COLUMNA (3) CONCEPTO: Se indicar el motivo del movimiento,
por ejemplo: desembolso, transferencia de Cuenta Ahorros a cuenta
corriente, porte y mantenimiento, emisin de cheque, entre otros.
2.4. COLUMNA (4) N DE CHEQUE: Se digitar el nmero de cheque
segn estado de cuenta.
2.5. COLUMNA (5) DOCUMENTO: Tipo En esta columna se
consignar el tipo de comprobante, utilizando los siguientes cdigos: F
= Factura / RH = Recibo por Honorarios / BV = Boleta de Venta. Fecha
En esta columna se consignar la fecha de emisin del comprobante
de pago. N - Se indicar el nmero del comprobante de pago.
2.6. COLUMNA (6) DEBE: En esta columna se registrar los egresos o
salidas de la cuenta (pagos).
2.7. COLUMNA (7) HABER: En esta columna se registrar todos los
ingresos o entradas a la cuenta (desembolsos, intereses, entre otros).
2.8. COLUMNA (8) GASTOS BANCARIOS: En esta columna se
registrar los gastos bancarios de la(s) cuenta(s).
2.9. COLUMNA (9) SALDO: En esta columna se registrar el saldo a la
fecha de cada movimiento, que resulta de: Saldo (columna 9)
inmediato anterior +(7)-(6)-(8).
2.10. COLUMNA (10) TIPO DE CAMBIO: En esta columna se
consignar, de ser el caso, el tipo de cambio interbancario.

DESEMBOLSOS
1. La Entidad Ejecutora es la responsable directa de la ejecucin de las
actividades contenidas en el proyecto. Asimismo es la responsable del manejo
econmico-financiero de los fondos otorgados por el FGCPJ.
2. La entidad ejecutora antes de solicitar el primer desembolso deber cumplir
con lo sealado en el Convenio de Donacin.
3. El Jefe del rea de Seguimiento y Control evaluar y presentar el informe
tcnico respectivo a fin de elevar la solicitud de desembolso al Secretario
Ejecutivo para su aprobacin. Dicha evaluacin debe sujetarse a lo
establecido en el Convenio de Donacin, el Plan Operativo y la Gua para la
elaboracin del Reporte de Avance de Ejecucin del Proyecto.
La solicitud de desembolso con la respectiva aprobacin del Secretario
Ejecutivo es enviada al rea de Tesorera y Contabilidad. Los desembolsos se
realizan mediante rdenes de pago (transferencias bancarias) a la cuenta
bancaria abierta por la entidad ejecutora para el proyecto. Estas rdenes de
pago son suscritas en forma conjunta por el Secretario Ejecutivo y el Jefe del
rea de Tesorera y Contabilidad.

MODELO DE SOLICITUD DE LA ENTIDAD EJECUTORA PARA DESEMBOLSO

SOLICITUD DE DESEMBOLSO Nro.
PROYECTO N ../..
NOMBRE:

Lugar, Fecha ..
Seores
Fondo General de Contravalor Per Japn
Lima
Tenemos el agrado de dirigirnos a ustedes con la finalidad de solicitar se sirva
disponer el desembolso Nro. .....por la cantidad de (especificar la moneda en
US$ dlares americanos o S/. Nuevos Soles) de Fondos no Reembolsables.
Para tal efecto, estamos presentando los siguientes documentos:
- El Reporte de Avance de Ejecucin Nro.....,
- Rendicin de Cuentas
- Documentacin sustentatoria: (a), (b), (c)
Atentamente,
___________________________________
___________________________________
(nombre)
(NDNI)
Representante Legal de la E. Ejecutora
del Proyecto

(nombre)
(NDNI)
Responsable

Banco Y N de cuenta:
Cdigo Interbancario: