UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE

INSTITUTO DE POSGRADO
MAESTRA EN INGENIERA DE SOFTWARE

PLAN DE PROYECTO DE INVESTIGACIN

TEMA:
SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

CENTRAL PARA LA ADMINISTRACIN

DE
TRMITES
INSTITUCIONALES EN LA UNIVERSIDAD POLITCNICA ESTATAL
DEL CARCHI

Lnea de Investigacin:

Administracin por procesos de negocios (BPM),

Investigadores:
Gema Maribel Guerrero Vera
Andrea Vernica Guevara Lora

TUTOR:
MSC. Ivn Garca
Septiembre 2016

NDICE
CAPITULO I: PROBLEMA DE INVESTIGACIN........................................ 1
1.1. TEMA.....................................................................................1
1.2. CONCEPTUALIZACIN DEL PROBLEMA.........................................1
1.3. ANALISIS CRTICO....................................................................1
1.4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................3
1.5. FORMULACIN DEL PROBLEMA...................................................3
1.6. OBJETIVOS................................................................................3
1.6.1. OBJETIVO GENERAL.................................................................................. 3
1.6.2. OBJETIVOS ESPECFICOS Q COMO Y PARA Q...................................................4
1.7. HIPTESIS O PREGUNTAS DE INVESTIGACIN...........................................4
1.7.1. VARIABLE INDEPENDIENTE.................................................................4
1.7.2. VARIABLE DEPENDIENTE.....................................................................5
1.7.3. OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES.........................................6
1.7.4. DELIMITACIN DEL OBJETO DE INVESTIGACIN................................7
4.1. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS..................................................9

NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Operacionalizacin de las Variables - Variable Dependiente.................................6
Tabla 2. Operacionalizacin de las Variables - Variable Independiente...............................7

TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1. Relacin Causa Efecto.....................................................................2

CAPITULO I: PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.1.

TEMA.

Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivo Central para la Administracin de

Trmites Institucionales en la Universidad Politcnica Estatal del Carchi
1.2.

CONCEPTUALIZACIN DEL PROBLEMA.

La gestin documental digital se inicia en la prctica a partir de las grandes

bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos
de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean programas de
bases de datos conocidos como MARC4 Catalogacin legible por computador. Poco
despus se comienza tambin a usar registros computarizados para inventariar
documentacin administrativa en soporte papel. (Pozo, 2012)
Actualmente en el Ecuador la herramienta ms usada en el sector pblico es el
Quipux (Sistema de Gestin Documental) que permite elaborar memorando, oficios,
circulares y todo lo que implica comunicacin formal dentro y fuera de la institucin
La plataforma fue modificada a partir del sistema de gestin documental ORFEO, el
cual utiliza tecnologas y estndares abiertos. La Subsecretara de Gobierno
Electrnico efectu modificaciones a la versin original adaptndolas a las
necesidades de gestin documental de las entidades de la Administracin Pblica
Central (Pozo, 2012)
Segn lo estipula el Acuerdo Ministerial No 1043 expide la Norma Tcnica de
Gestin Documental y Archivo que entra en vigencia en el Registro Oficial para la
organizacin de documentacin de Archivo que se sujetan a la Ley Orgnica de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. (Pblica, 2015)
La Universidad Politcnica Estatal del Carchi no cuenta con una herramienta
informtica que permita efectuar un flujo documental digitalizado para ordenar,
organizar y categorizar el archivo central institucional, el cual impide agilizar el
proceso de seguimiento, control y ubicacin de determinados documentos y su
bsqueda.
1.3.

ANALISIS CRTICO.

La Universidad Politcnica Estatal del Carchi, con el objetivo constante de mejorar la

calidad acadmica y administrativa, basndose en reglamentos internos y externos,
ha ido fortalecindose permanentemente, sin embargo; determinados procesos no
cumplen estndares y normativas de calidad, como la gestin de correspondencia y
archivo central, realizados en forma manual, con procedimientos individuales de
control de expedientes por rea, sin una base de datos histrica o repositorio digital
comn, impidiendo que los procesos de archivo no lleven un fluido adecuado para la
bsqueda y seguimiento de documentacin, hacindose dificultoso dicho proceso.
Actualmente la integracin de la informacin es un eje fundamental en cada
institucin por lo que se hace vital llevar un flujo del proceso de los trmites
institucionales.

Ilustracin 1. Relacin Causa Efecto.

Elaborado por: Investigadores.

PROBLEMA CENTRAL
Carencia de un repositorio de documentacin para la gestin y seguimiento de trmites institucionales.

EFECTOS
EFECTO 1

Demora en la busqueda de informacin institucional

EFECTO 2

Perdida de documentacin

EFECTO 3

Baja productividad de la institucin

EFECTO 4

Estrs Laboral, Insactificacin de los usuarios

EFECTO 5

Consumo de papel

CAUSAS
CAUSA 1

Ausencia de un repositorio de documentacin

CAUSA 2

Ausencia de registro de documentacin digital que permita la integracin de informacin estructurada y

no estructurada

CAUSA 3

Inexistencia de un sistema de busqueda de informacin de tramites institucionales

CAUSA 4

Carencia de flujo documental.

CAUSA 5

Limitado manejo de estandares de organizacin y categorizacion de archivo

CAUSA 6

Ausencia de flujo de aprobacin de documentos

DEFINICIN Y LOCALIZACIN DEL PROBLEMA

Nivel 1:

El caso del
tomate

Tramites Institucionales

Nivel 2:

La recoleccin
de fruta

Integracin de informacin en tramites institucionales

Nivel 3:

Baja recoleccin
de fruta

Carencia de interrelacion de procesos en los tramites institucionales entre las unidades

de la institucin

Deterioro de la
fruta en la
recoleccin

Carencia de un repositorio de documentacin para la gestin y seguimiento de trmites

institucionales.

DECISIN:
Lnea de
Investigacin:

Tema 1:

Sistema de gestin documental de tramites institucionales de la Universidad Politcnica Estatal del

Carchi

Tema 2:

Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivo Central para la Administracin de Trmites

Institucionales en la Universidad Politcnica Estatal del Carchi

1.4.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

La Universidad Politcnica Estatal del Carchi, con el objetivo constante de mejorar la

calidad acadmica y administrativa, basndose en reglamentos internos y externos,
ha ido fortalecindose permanentemente, sin embargo; determinados procesos no
cumplen estndares y normativas de calidad, como la gestin de correspondencia y
archivo central, realizados en forma manual, con procedimientos individuales de
control de expedientes por rea, sin una base de datos histrica o repositorio digital
comn, impidiendo que los procesos de archivo no lleven un fluido adecuado para la
bsqueda y seguimiento de documentacin, hacindose dificultoso dicho proceso.
Actualmente la integracin de la informacin es un eje fundamental en cada
institucin por lo que se hace vital llevar un flujo del proceso de los trmites
institucionales.
1.5.

FORMULACIN DEL PROBLEMA.

Incide la gestin documental y archivo en el flujo del proceso de trmites

institucionales?
1.6. Objetivos
1.6.1. Objetivo General
3

Desarrollar un sistema de gestin de correspondencia y archivo, que permita integrar

los procedimientos administrativos de manejo, trmite y control de documentacin, a
travs de un Modelo de Gestin Documental y arquitectnico desarrollados, basado
en metodologas de organizacin, uso de archivo y tecnologas BPM.
1.6.2. Objetivos Especficos q como y para q

Implementar una metodologa de organizacin y uso de archivo, para la gestin de

trmite institucional, para llevar un mecanismo gil y automatizado de los procesos
administrativos que se genera en las unidades administrativas y acadmicas.

Desarrollar un Modelo de Gestin Documental, en base a la comparacin de

metodologas de organizacin y archivo, para determinar el ms idneo y aplicables
en la institucin.

Determinar la arquitectura de software orientada a tecnologas BPM de los

Sistemas de Gestin Documental basados en software libre, para la implementacin
de un modelo arquitectnico de desarrollo de software.

Implementar un sistema de gestin documental, que permita realizar la puesta en

funcionamiento de los modelos desarrollados, para la automatizacin del flujo
documental y la optimizacin de recursos institucionales.

1.7.

Hiptesis o Preguntas de Investigacin.

La administracin de trmites institucionales

incide en la gestin de

correspondencia y archivo?
PREGUNTAS DIRECTRICES.

Qu sistemas de gestin de correspondencia y archivo se podra adaptar a la

institucin?

Existe un flujo de procesos para la tramitacin de documentos institucionales?

Existen metodologas de organizacin y uso del archivo que se aplican a la gestin

documental?

Existe algoritmos de bsqueda de informacin documental?

Se dispone de un repositorio documental para bsqueda de informacin?

Existe plantillas en los procesos que permita llevar un flujo documental adecuado?

La documentacin que posee la institucin est clasificada?

4

1.7.1. VARIABLE INDEPENDIENTE

Administracin de trmites institucionales
Indicadores:

Manual de procesos.
Metodologa
Plantillas de documentacin.
Tipos de documentos
Nmero de normas y reglamentos implantados.

1.7.2. VARIABLE DEPENDIENTE

Gestin de correspondencia y archivo
Indicadores:

Nmero de herramientas de gestin documental en el medio.

Nivel de satisfaccin para el uso de un sistema de gestin documental.
Registro de documentacin
Tipos de operaciones
Niveles de flujo de documentacin
Nmero de herramientas de control y seguimiento de archivo
Tiempo de bsqueda de documentos

1.7.3. OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES

VARIABLE DEPENDIENTE: Gestin de correspondencia y archivo
Tabla 1. Operacionalizacin de las Variables - Variable Dependiente.
Elaborado por: Investigadores.

CONCEPTUALIZAC
IN
Gestin de
correspondencia y
archivo

Conjunto de
actividades que
permiten coordinar y
controlar los aspectos
relacionados con
creacin, recepcin,
organizacin,
almacenamiento,
preservacin, acceso
y difusin de
documentos (Russo,
2009)

DIMENSIONES

INDICADORES

Herramientas

Nivel de
satisfaccin y uso
de herramientas
de gestin
documental

Almacenamiento
de informacin

Registro de
documentacin

Flujo de
documentacin

Niveles de flujo
de documentacin

Seguimiento y
control

Nivel de uso de
herramientas de
control y
seguimiento de
archivo

TEMS
BSICOS
Conoce
herramientas de
gestin
documental,
detalle?
Se adaptara a
la
implementacin
de un sistema
de gestin
documental
institucional?
Qu
herramientas
usa para
elaborar y
respaldar su
documentacin
?
Se cuenta con
un organigrama
institucional
para la
medicin del
flujo de
trmite?

TCNICAS E
INSTRUMENTOS.
Encuesta / Entrevista

Cuantas
herramientas de
control de
documentacin
utiliza en su
dependencia?
Cun eficiente
se realiza la
bsqueda de un
trmite
institucional?

Entrevista

Encuesta / Entrevista

Entrevista

Entrevista

Entrevista

Qu
instrumento usa
para la
bsqueda de
6

informacin?

VARIABLE INDEPENDIENTE: Administracin de trmites institucionales.

Tabla 2. Operacionalizacin de las Variables - Variable Independiente.
Elaborado por: Investigadores.

CONCEPTUALIZ
ACIN

DIMENSIONE
S

INDICADORE
S

TEMS
BSICOS

TCNICAS E
INSTRUMENTOS
.

Es la documentacin
que se pone en curso
desde su realizacin,
recepcin hasta el
cumplimiento de la
prestacin de un
servicio administrativo
y acadmico de la
Universidad.

Procesos

Manual de
Procesos

Se cuenta con
un manual de
procesos que
integran todas
las
dependencias
de la
institucin?
Cuantos tipos
de documentos
se procesan en
la institucin?
Las
dependencias
cuentan con
plantillas para
la realizacin
de su
documentacin
?
Qu tipos de
instrumentos
usa para
archivar su
documentacin
?
Se aplica en la
institucin
alguna
metodologa de
organizacin y
uso del
Archivo?
Se aplica
normas y
reglamentos
para la gestin
documental?

Encuesta

Metodologa

Normas y
reglamentos de
gestin

Nmero de
normas y
reglamentos
implantados

Entrevista

Entrevista

1.7.4. DELIMITACIN DEL OBJETO DE INVESTIGACIN.

7

DELIMITACIN DEL CONTENIDO.

Lnea de Investigacin: Administracin por procesos de negocios (BPM),
Campo: Ingeniera de Software
Delimitacin Espacial: Universidad Politcnica Estatal del Carchi.
Delimitacin temporal: A partir de la aprobacin del proyecto (12 meses).

4.1.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

Athento. (s.f.). Obtenido de Athento: http://www.athento.com/gestiondocumental-inteligente/

Bernal, C. (2010). Metodologa de la Investigacin. Bogota.
Farfn, L. V. (2015). Sistema de Gestin Documental y de Archivo de la
Universidad Estatal Pennsula de Santa Elena.
Gutierrez, A. (2006). Curso de Mtodos de Investigacin.
Orfeo Libre. (2016). Obtenido de Orfeo Libre:
http://www.orfeolibre.org/portal/
Palma, J. (2009). Manual de procedimiento. AR: El Cid Editorial.
Pozo, D. (2012).
Pblica, S. N. (02 de 02 de 2015). Acuerdo Ministerial N 1043. Distrito
Metropolitano de Quito, Pichincha, Ecuador.
Russo, P. (2009). Gestion documental en las organizaciones. UOC.
Secretara Nacional de la Administracin Pblica. (s.f.). Obtenido de
Secretara Nacional de la Administracin Pblica: disponible:
http://www.administracionpublica.gob.ec/sgdq-sistema-de-gestiondocumental-quipux/
Velstegui, A. H. (2014). Servicio de Gestin Documental para el Control y
Organizacin de Documentos en la Pontificia Universidad Catlica del
Ecuador Sede Ambato.