MANEJO DE CORRESPONDENCIA

1.- Manejo de la Correspondencia:

CONCEPTO
Son todas aquellas correspondencias recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente
del medio utilizado. Es un elemento importante en las organizaciones
diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no
slo se pueden enviar documentos si no tambin paquetes ahorrando
tiempo.
Recibo: la documentacin es recibida de forma directa, personalmente o
a travs de los apartados areos y los servicios de correo especializado.
Es La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la
documentacin
Separacin: consiste en separar los documentos en el momento en
que se reciben, segn el tipo de comunicaciones, las cuales se
dividen en dos grupos:
comunicacin oficial
segn el artculo 2 del acuerdo 060 de 2001 del archivo general de la nacin:
son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado. este grupo se denomina documentos radicables
comunicaciones personales
segn el acuerdo 060 / 2001: son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo
personal, citando o no el cargo del funcionario. ests no generan trmites para las instituciones

Apertura de Sobres: se trata dela apertura del sobre o empaque de las

comunicaciones oficiales, para la extraccin de documentos y sus
anexos.
Clasificacin: la clasificacin de la correspondencia, consiste en
clasificar la documentacin segn su importancia la cual puede
agruparse as:
*Correspondencia externa
* Correspondencia interna

* Folletos, publicaciones, paquetes

* Correspondencia personal
* Correspondencia confidencial de carcter institucional
La correspondencia se agrupar segn sea urgente, ordinario, certificado.
Hay correo que va a nombre de una persona o un servicio concreto del
organismo. Ese correo se clasifica en los casilleros correspondientes para ser
repartido. En el caso de que sea Urgente, la entrega ser inmediata a la
persona o departamento que corresponda.
Hay correo que va dirigido a un organismo, sin especificar la persona o
departamento, suele ser publicidad, catlogos, facturas, etc. Este correo
se aparta para ser abierto y revisado por el estamento administrativo.
Si la correspondencia no se encuentra identificada correctamente, es
decir los datos del destinatario son insuficientes o errneos, se aparta
para aclarar su posible identificacin.
Hay casos en que ha habido un error y llega a un organismo un correo
donde no existe el destinatario, en ese caso se clasifica en el casillero
para remitirlo de nuevo a la oficina de correos correspondiente.
Distribucin: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario. distribuir los documentos que lleguen a la
entidad y remitirlos a los respectivos destinatarios. consiste en hacer
llegar el correo al departamento o persona una vez registrada y clasificada

Distribucin. La distribucin de la correspondencia depender de la

Administracin pblica si es muy grande o pequea, de la distancia
entre los diferentes departamentos, etc. Es importante pensar en el
recorrido antes de distribuir la correspondencia, en el caso de
correspondencia urgente se realizar la entrega en primer lugar. La
entrega en algunos organismos no se hace en mano, sino que hay
bandejas especiales para dejar la correspondencia que llega
diariamente.
Archivo: La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a
aquel lugar que tiene como finalidad la recopilacin y conservacin
de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como
resultado de la concrecin de sus respectivas actividades, que
pueden ser documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre
otros. El ltimo paso en el procedimiento de archivo es la colocacin
de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las
gavetas.la palabra archivo se utiliza generalmente para designar a

aquel lugar que tiene como finalidad la recopilacin y conservacin

de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como

resultado de la concrecin de sus respectivas actividades, que
pueden ser como documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre
otros.
Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o a
organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por
lo menos una fotocopia del original. Envo. El envo consiste en hacer
llegar la correspondencia al servicio de correos o a agencias de
mensajera para que ellos se encarguen de hacerlo llegar a su
destinatario
La correspondencia de salida, es la que se enva al exterior de la
organizacin. Para su trmite tambin se realizan una serie de tareas
de comprobacin, registro, plegado y ensobrado, franqueo y envo.
Recogida de la correspondencia. Al igual que la distribucin de la
correspondencia, la recogida depender de la Administracin Pblica,
es importante hacer un recorrido diariamente en busca de la
correspondencia a enviar. En algunos organismos se deposita en una
bandeja para que sea recogida.
Plegado y ensobrado. Se pliega y se introduce en sobres, teniendo
cuidado de no dejar fuera ningn documento anexo. Los datos del
destinatario se pueden imprimir en el sobre, escribirlo a mano, con
etiquetas adhesivas o disponer de sobres con ventanilla.

Franqueo.
El franqueo se puede realizar a travs del sello postal. Algunos organismos
contratan con el servicio de correos el franqueo, se le
llama franqueo pagado.
Se identifica mediante esta impresin que se coloca en la esquina superior
derecha del sobre en el lugar del sello postal.
INTRODUCCION

En el presente trabajo nuestros principales objetivos son conocer en que

consiste la correspondencia, adems como se organiza, comos se clasifica,
cuales son los tratamientos que se le debe dar a cada uno de los tipos que
existen en la empresa para as el da de maana cuando logremos tener
nuestro titulo tcnico podamos desempaarnos como realmente
corresponde en el lugar donde prestemos nuestros servicios y as lograr que

seamos reconocidos por nuestras labores ante nuestros superiores, debido a

la importancia que significa.

INTRODUCCION
En el presente trabajo nuestros principales objetivos son conocer en que consiste la
correspondencia, adems como se organiza, comos se clasifica, cuales son los
tratamientos que se le debe dar a cada uno de los tipos que existen en la empresa para
as el da de maana cuando logremos tener nuestro titulo tcnico podamos
desempaarnos como realmente corresponde en el lugar donde prestemos nuestros
servicios y as lograr que seamos reconocidos por nuestras labores ante nuestros
superiores, debido a la importancia que significa

CONCLUSION

En este tan apreciado trabajo logramos cumplir nuestros principales

objetivos planteados anteriormente.

Conocimos la correspondencia, que es el conjunto de cartas y documentos

que se recibe o enva diariamente en la Empresa.

Adems de cmo es clasificada ya sea de las diferentes formas, conocimos

la interna, externa, de entrada y la de salida, conocimos igualmente el
telegrama un auxiliar indispensable en la gestin diaria de la empresa.
CONCLUSION
En este tan apreciado trabajo logramos cumplir nuestros principales objetivos planteados
anteriormente.
Conocimos la correspondencia, que es el conjunto de cartas y documentos que se recibe o
enva diariamente en la Empresa.
Adems de cmo es clasificada ya sea de las diferentes formas, conocimos la interna,
externa, de entrada y la de salida, conocimos igualmente el telegrama un auxiliar
indispensable en la gestin diaria de la empresa.
Fue muy importante elaborar este trabajo ya que es de suma importancia para nuestro
futuro como tcnicos profesionales, a la vez fue muy interesante debido a que fue algo
nuevo que quizs muchos aun desconocen

Fue muy importante elaborar este trabajo ya que es de suma importancia

para nuestro futuro como tcnicos profesionales, a la vez fue muy
interesante debido a que fue algo nuevo que quizs muchos aun
desconocen.
Bibliografa:
http://procesoscomunicativos518.blogspot.com/2010/09/pasos-del-procesotecnico-del-recibo-de.html
http://es.calameo.com/read/0008952324756df81e635
http://gestionadministrativasena.bligoo.com.co/2-proceso-de-recepcion-dedocumentos-internos-y-externos
https://www.wikiteka.com/apuntes/registro-de-la-correspondencia/