Planilha de Respostas referente ao atendimento de requisitos necessrios ao SISPGM

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Esta planilha tem como finalidade auxiliar as instituies interessadas no processo de aquisio de um software para apoio s
atividades da Procuradoria Geral do Municpio de Belo Horizonte.
Mais informaes sobre os requisitos aqui detalhados esto localizadas nos documentos:
- Termo de Referncia
- Especificao de Requisitos
- Especificaes de Casos de Uso

IMPORTANTE
obrigatrio o preenchidamento dessa planilha, e anex-la na proposta comercial.
NECESSRIO PREENCHER APENAS A COLUNA DE DISPONIBILIDADE,CONFORME OPES DE RESPOSTAS NO QUADRO ABAIXO
ID

ID do Requisito

Descrio

Descrio do Requisito

Classificao

Classificao do Requisito entre:

- Essencial
- Importante
- Desejvel

Disponibilidade

Pontuao

Disponibilidade do requisito:
- Nativo
- Curto Prazo
- Mdio Prazo
- Longo Prazo
- No Disponvel

Pontuao obtida pelo atendimento do

requisito.

Pontuao Planilha de Respostas

Item
Requisitos Especficos de Gerncias
Requisitos Comuns a mais de uma Gerncia
Requisitos Referentes Consultas Grficos
Requisitos Referentes GED
Requisitos Referentes Workflow

Requisitos Referentes Segurana da Informao

Requisitos No Funcionais

TOTAL

Pontuao

ID

RFC2001W

Descrio

Classificao

Receber e verificar natureza do mandado relativo a novos processos.

Uma tela onde aparecero os principais dados do mandado para o usurio marcar o recebimento verificando a
natureza do mandado.
Essencial
Caso o mandado tenha sido enviado indevidamente para a gerncia ele poder ser reencaminhado a outra
gerncia, incluindo uma justificativa.

RFC2002W

Reencaminhar mandados recebidos indevidamente. Incluir justificativa para o reencaminhamento.

Essencial

RFC2003W

Encaminhamento de processos e documentos entre gerncias tais como ofcio, petio, designao especial,
expediente, parecer, etc.

Essencial

RFC2004W

Solicitao de tarefa (exemplos: elaborao de ofcios, expedientes, pareceres, petio, etc.).

Essencial

RFC2005W

Manter Agenda de Procurador

Essencial

RFC2006

Cadastro de Procurador

Essencial

RFC2007W

Criar alerta de prazos e audincias (tipo despertador) para os procuradores, G1

Essencial

Receber documentos referentes processos j tramitados na gerncia.

Exemplos:

RFC2008W

- Recebimento de alerta de notificao e de processo de execuo fiscal;

- Recebimento de uma designao especial por parte do Procurador Geral;
- Recebimento de acerto de crdito;
- Recebimento das informaes do PTA de falncia vindas da GINAGEC;
- Recebimento de ofcio digitalizado de encerramento de falncia;
- Recebimento de ofcio para habilitao de falncia;
- Recebimento de uma Certido de Fatos.

Essencial

RFC2009W

Alterar Situao (status) do processo.

Essencial

RFC2010W

Enviar processo para outra gerncia

Essencial

RFC2011W

Incluir arquivo digital ao processo.

Essencial

RFC2012

Possibilitar integrao com rgos externos (Tribunais, Receita Federal, Secretarias Municipais, Cartrios).

Desejvel

Controlar modelos pr-estabelecidos de documentos tais como:

RFC2013W

- petio;
- embargo;
- mandado;
- pea recursal;
- designao especial;
- documento para acerto de crdito;
- ofcio com informao do dbito para habilitao de falncia;
- ofcio com informao de designao de qual procurador da GAEF dever acompanhar o processo;
- petio para solicitar ao Frum a Certido de Fatos;
- petio de extino sem nus para cada processo judicial.

336810209.xls - Req. Comuns de Gerncias

Essencial

3 de 48

RFC2014
RFC2015W
RFC2016
RFC2017W

O sistema dever possibilitar o cadastramento de modelos de e-mails.

O sistema dever permitir o envio de mensagens via correio eletrnico atravs do sistema.

O sistema dever possibilitar o cadastramento de tipos de documentos.

Disponibilizar processo judicial para distribuio eletrnica.

Desejvel
Desejvel
Essencial
Essencial

Analisar e distribuir de forma automtica o processo judicial para as gerncias de acordo com a matria,
possibilitando tratamento de excees.
RFC2018W

Essencial
O que consiste a anlise? A partir dos parmetros do processo o sistema deve conseguir decidir para onde
distribuir, seno a distribuio deve ser feita manualmente pelo usurio (exceo).

RFC2019W

Aprovao de documentos includos aos processos.

336810209.xls - Req. Comuns de Gerncias

Essencial

4 de 48

ID

Descrio

Classificao

RFC1001

O sistema dever prover o cadastramento de tipos de matrias.

Essencial

RFC1002

Cadastrar o Mandado Judicial.

Essencial

RFC1003

Cadastrar Processo Administrativo e Processo Judicial.

Essencial

RFC1004

Cadastrar Gerncia.

Essencial

RFC1005

Cadastrar Tipo de Ao.

Essencial

RFC1006

Associar Processo Judicial cadastrado com Processo Judicial digitalizado.

Essencial

RFC1007

Cadastrar publicao.

Essencial

RFC1008W

Enviar s gerncias/procuradores alerta de novo mandado/publicao.

Essencial

RFC1009W

Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de petio autenticada.

Essencial

RFC1010W

Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de partes faltantes do processo (autos) obtidas nos
Essencial
fruns.

RFC1011W

Possibilitar anexar ao processo digitalizado as partes faltantes do processo (Autos) escaneadas

nas dependncias dos fruns.

RFC1012W

Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de Documentos obtidos nas secretarias municipais
Essencial
a partir de ofcios e notificao ao gerente GEAC correspondente.

RFC1013W

Possibilitar trmite de ofcios e demais documentos entre as secretarias municipais com a GEAC.

Desejvel

RFC1014

Cadastrar registro de contrato, controlando a numerao de livro e folha.

Essencial

RFC1015W
RFC1016
RFC1017W
RFC1018W
RFC1019W
RFC1020W
RFC1021W
RFC1022W
RFC1023W
RFC1024W
RFC1025W

336810209.xls - Req. Espec. de Gerncias

Receber processos solicitados a outras gerncias para inspeo.

Cadastrar expediente com demanda do cidado ou diligncias.
Enviar GEPEX alerta sobre novo expediente.
Receber expediente com demanda do cidado ou diligncias e documentao correlata da GEAC.
Designar assessor do procurador geral que elaborar o parecer sobre o expediente.
Enviar alerta de necessidade de elaborao de parecer para expediente ao assessor do
procurador geral.
Receber expediente da(o) GEPEX / procurador geral.
Incluir parecer e enviar alerta sobre expedientes.
Consultar base histrica de pareceres sobre expedientes.
Consultar processos que passaram pela gerncia de inspeo (GEIJ).
Possibilitar o envio de pareceres de expediente do procurador geral/assessores para a gerncia,
com o envio de alerta.

Essencial

Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Importante
Essencial

5 de 48

RFC1026W
RFC1027W
RFC1028

Receber (Gerncia) pareceres de expedientes enviados pelo procurador geral/assessores, com

recebimento de alerta.
Criao da numerao automtica de ofcio na gerncia.
Consultar quantidade de contratos.

Essencial
Essencial
Importante

Enviar para TCE-TJMG-MP expediente com demanda do cidado ou diligncias, documentao

correlata e pareceres.
RFC1029W

Essencial
Nota: o enviar neste contexto o registro do envio e no o envio propriamente dito. Esse requisito
no envolve integrao com TCE-TJMG-MP.

RFC1030W

Incluir o documento de promoo de arquivamento, com alerta.

Essencial

RFC1031

Utilizao da opo de modelos pr-estabelecidos para preenchimento de contrato, aditivo,

apostila, ato de convalidao e o ofcio que acompanha o relatrio de publicaes.

Essencial

RFC1032W

Incluir ofcio para obter informaes das secretarias municipais sobre expedientes, com envio de
alerta.

Essencial

RFC1033

Integrao com a ASCOM, secretaria responsvel pelo DOM, para envio automtico das
publicaes.

Desejvel

RFC1034W

Receber da GEPEX ofcio e expedientes para obter informaes das secretarias municipais sobre
expedientes.
Essencial

RFC1035W

Possibilitar controle de trmite de ofcio e expediente para obter informaes das secretarias
municipais sobre expedientes entre GEAC e secretarias municipais.

Essencial

RFC1036W

Incluir documento recebido das secretarias municipais e enviar alerta para a GEPEX informando
digitalizao dos documentos recebidos .

Essencial

RFC1037W

Receber documentos obtidos nas secretarias municipais sobre expedientes em atendimento ao

ofcio.

Essencial

RFC1038

Emisso de etiqueta para substituir o carimbo de registro, para que seja colada no contrato, no
dispensando a assinatura do documento fsico.

Importante

RFC1039W
RFC1040W
RFC1041W
RFC1042

336810209.xls - Req. Espec. de Gerncias

O sistema dever possibilitar que seja assinado um ofcio eletronicamente.

O sistema dever possibilitar a abertura de um PTA.

Essencial
Essencial

O sistema dever possibilitar que seja elaborado um ofcio com informao de designao de qual
Essencial
procurador da GAEF dever acompanhar o processo.
O sistema dever possibilitar a importao de processos cadastrados no sistema SF 34.

Essencial

6 de 48

RFC1043W

O sistema dever possibilitar que o usurio saiba se a informao de rgo de fora da PGM foi
fornecida em tempo hbil.

Essencial

RFC1044W

O sistema dever possibilitar que seja informado pela GEPJ se os clculos de um determinado
processo esto adequados.

Essencial

RFC1045W

O sistema dever possibilitar a assinatura de uma designao especial por parte do Procurador
Geral.

Essencial

RFC1046W
RFC1047

O sistema dever possibilitar a incluso de um acerto de crdito ao processo correspondente.

Cadastrar Tipo de Extrato

Essencial
Essencial

Cadastrar Tipo de Parte 1

RFC1048

Exemplos: contratante, contratado, convenente, doador e donatrio.

Essencial

Cadastrar Tipo da Parte 2

RFC1049

Exemplos: contratante, contratado, convenente, doador e donatrio.

Essencial

Cadastrar Parte 1
RFC1050

336810209.xls - Req. Espec. de Gerncias

Exemplos: Municpio de BH / Secretaria de Planejamento, Unio / Ministrio do Esporte

Essencial

7 de 48

ID

Descrio

Classificao

Consulta base de conhecimento utilizando como argumento dados da folha de indexao de documentos.
RFC3001W

Essencial
Por exemplo: Tipo de Documento, Natureza de Ao, Nmero do Processo Judicial, Nmero do Processo Administrativo, Tipo
de Ao, Matria ou Assunto) e parte do texto que se encontram nos documentos digitalizados.

RFC3002W

Consultar por processo (administrativos ou judiciais): ativos e encerrados.

Importante

RFC3003

Consulta prazos j cumpridos por procurador ou pelo processo.

Importante

RFC3004

Consulta aes ganhas por procurador ou consulta resultado de um processo.

Importante

RFC3005

Consulta aes perdidas por procurador ou consulta resultado de um processo.

Importante

RFC3006

Consulta aes que esto em determinada gerncia ou orgos externos.

Importante

RFC3007

Relatrio grfico sobre porcentagens de aes vencidas e perdidas por procurador, em um determinado intervalo de tempo.

Importante

RFC3008

Relatrio grfico sobre porcentagens de aes vencidas e perdidas por gerncia, em um determinado intervalo de tempo.

Importante

RFC3009W

Consulta de tarefas por responsveis e vencimento.

Importante

Consulta a quantitativos por campos informados na Folha de Indexao de Documentos.

RFC3010

Exemplo: na folha de indexao temos um campo de tipo de documento. Uma consulta a quantitativo por esse campo vai
informar quantos documentos de cada tipo existem.

Importante

RFC3011W

Consultar andamento dos processos e poder visualizar os seguintes campos do processo: origem (pessoa e rea), situao,
destino, responsvel e prazo.

Importante

RFC3012W

Consultar Processos por Reclamante

Importante

336810209.xls - Req. Consultas e Grficos

8 de 48

RFC3013

Emitir relatrio com as publicaes de contratos a serem enviadas ao dirio oficial.

Importante

RFC3014

Pesquisar contratos por parmetros variados para fornecer informaes referentes a contratos.

Importante

RFC3015

Emitir relatrio/consultar processos que passaram pela gerncia de inspeo.

Importante

Indicador de desempenho de tempo para ajuizamento da dvida.

RFC3016

Forma de clculo:
(Data de entrada das CDAs e peties iniciais) menos (Data de retorno dos comprovantes de ajuizamento)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de recebimento do(s) documento(s) e repasse ao procurador ou gerncia de destino.
RFC3017

Forma de clculo:
(Data da chegada do(s) documento(s) na GEAC) menos (data repasse ao procurador ou gerncia responsvel)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de solicitao de processo(s), para os casos de documento(s) no digitalizados que
esto dentro da PGM.
RFC3018

Importante
Forma de clculo:
(Data da chegada do documento na GEAC) menos (Data de solicitao do processo gerncia detentora do processo)

Indicador de desempenho de tempo despendido na obteno do(s) documento(s) em rgos externos, conforme solicitao.
RFC3019

Forma de clculo:
(Data da solicitao de busca do(s) documento(s)) menos (data de entrega ao procurador ou gerncia solicitante).

Importante

Indicador de desempenho de tempo de digitalizao dos documentos emitidos pela PGM e repassados ao destinatrio.
RFC3020

Forma de clculo:
(Data de recebimento do(s) documento(s) de outra(s) gerncia(s) da PGM) menos (data de sada atestada pelo comprovante
emitido pelo rgo de destino)

336810209.xls - Req. Consultas e Grficos

Importante

9 de 48

Indicador de desempenho de adequao do documento digitalizado ao nvel de qualidade exigido.

RFC3021

Forma de clculo:
(Volume de retorno da reviso de qualidade) proporcional ao (volume total de documentos digitalizados)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de resposta pelo procurador ou gerncia responsvel

RFC3022

Forma de clculo:
(Data de entrada do documento na PGM) menos (a data de resposta pelo procurador ou gerncia responsvel.)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de recebimento do documento encaminhado da GEAC, pelo destinatrio.

RFC3023

Forma de clculo:
(Data de envio do(s) documento pela GEAC) menos a (data do recebimento formal da gerncia receptora no sistema)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de resposta do documento, a partir do repasse pela GEAC.

RFC3024

Forma de clculo:
(Data de envio do(s) documento pela GEAC) menos (a data de resposta pelo procurador ou gerncia)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de resposta da GEPJ para a reviso dos clculos.

RFC3025

Frmula de clculo:
(Data de solicitao da reviso dos clculos) menos a (data de entrega pela GEPJ)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de elaborao do embargo.

RFC3026

Forma de clculo:
(Data de recebimento da reviso dos clculos) menos a (data de concluso da elaborao do embargo de contestao).

Importante

Indicador de desempenho de tempo de elaborao de petio.

RFC3027

Forma de clculo:
(Data de recebimento da publicao) menos (data de concluso da petio).

336810209.xls - Req. Consultas e Grficos

Importante

10 de 48

Indicador de desempenho de tempo de processamento do RPV, total.

RFC3028

Forma de clculo:
(Data da entrada do mandado na GEAC) menos (a data de sada da PGM para pagamento).

Importante

Indicador de desempenho de tempo de processamento do RPV ou Precatrio na gerncia.

RFC3029

Importante
(Data de recebimento do RPV ou Precatrio pela gerncia responsvel) menos (a data de repasse da documentao a GEAC).

Indicador de desempenho de tempo de reviso do clculo do RPV.

RFC3030

Forma de clculo:
(Data de solicitao da reviso do valor do RPV na GEPREC) menos (a data de retorno gerncia solicitante).

Importante

Indicador de desempenho de incidncia de ganhos de causas.

RFC3031

Forma de clculo:
(Volume de causas com resultado favorvel a PGM) proporcional ao (volume de processos concludos)

Importante

Indicador de desempenho de incidncia de recebimento dos dbitos.

RFC3032

Forma de clculo:
(Volume dos dbitos recebido) proporcional ao (montante total a receber dos processos concludos)

Importante

Indicador de desempenho de tempo de elaborao de ofcio pelo G2.

RFC3033

Forma de clculo:
(Data de solicitao da elaborao de ofcio pelo procurador) menos (a data de envio do ofcio a GEAC)

Importante

Indicador de desempenho de nmero de processos por procuradores

RFC3034

Forma de clculo:
Nmero de processos atribudo por procurador.

336810209.xls - Req. Consultas e Grficos

Importante

11 de 48

ID

Descrio

Classificao

RFC4001E

Possibilitar registro de data de abertura e de encerramento de dossi/processo.

Essencial

RFC4002E

Permitir que um dossi/processo seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e

somente por usurios autorizados.

Essencial

RFC4003E

Permitir a consulta aos dossis/processos j encerrados por usurios autorizados.

Importante

Impedir o acrscimo de novos documentos a dossis/processos j encerrados.

RFC4004E

Importante
Dossis/processos encerrados devero ser reabertos para receber novos documentos.

Possibilitar registro de mltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de
um dossi/processo ou pasta, sem duplicao fsica desse documento.
RFC4005E

Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo criar um

registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto
digital

Importante

RFC4006E

Impedir a eliminao de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu

contedo em todas as ocasies, a no ser quando estiver de acordo com a tabela de
temporalidade e destinao de documentos. A eliminao ser devidamente registrada em trilha
de auditoria.

Essencial

RFC4007E

Prever funcionalidades para apoiar a pesquisa de existncia de processo relativo mesma

ao/interessado.

Importante

RFC4008E

Prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numerao seqencial sem
falhas, no se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numerao.

Essencial

336810209.xls - Req. GED

12 de 48

Controlar a renumerao dos documentos integrantes de um processo digital.

RFC4009E

Este requisito tem por objetivo impedir a excluso no autorizada de documentos de um processo.

Importante

Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer legislao especfica na devida
esfera e mbito de competncia.

RFC4010E

Prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislao especfica na devida

esfera e no mbito de competncia. A juntada pode ser por anexao ou por apensao.

Essencial

Este procedimento dever ser registrado no banco de dados.

RFC4011E

Prever procedimentos para desapensao de processos segundo a legislao especfica na

devida esfera e no mbito de competncia.

Essencial

Esse procedimento dever ser registrado no banco de dados

RFC4012E

Prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo,

segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de competncia.

Essencial

Esse procedimento dever ser registrado no banco de dados

RFC4013E

Prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo

segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de competncia.

Essencial

Esse procedimento dever ser registrado no banco de dados

RFC4014E

Prever o encerramento dos processos incluindo seus volumes e seus dados.

Essencial

Prever o desarquivamento para reativao dos processos por usurio autorizado obedecendo
procedimentos legais e administrativos.
RFC4015E

Essencial
Para manter a integridade do processo somente o ltimo volume receber novos documentos ou
peas.

RFC4016E

336810209.xls - Req. GED

Gerenciar volumes para subdividir dossis/processos, fazendo distino entre dossis/processos

e volumes.

Desejvel

13 de 48

RFC4017E

Permitir a associao de dados aos volumes e deve restringir a incluso e a alterao desses
mesmos dados somente a usurios autorizados.

Essencial

RFC4018E

Permitir a abertura de volumes a qualquer dossi/processo que no esteja encerrado.

Essencial

RFC4019E

Permitir o registro de dados correspondentes as datas de abertura e de encerramento de volumes. Essencial

RFC4020E

Assegurar que um volume somente conter documentos. No permitido que um volume

contenha outro volume ou um outro dossi/processo.

Essencial

RFC4021E

Permitir que um volume seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente por
usurios autorizados.

Importante

Assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado.
RFC4022E

Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os outros volumes
existentes nesse dossi/processo tm que estar fechados.

Importante

RFC4023E

Impedir a reabertura de um volume j encerrado para acrscimo de documentos.

RFC4024E

Capturar documentos ou dossis/processos convencionais e gerenci-los da mesma forma que os

Importante
digitais.

RFC4025E

Gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossis/processos hbridos,

associando-as com o mesmo nmero identificador atribudo pelo sistema e ttulo, alm de indicar
que se trata de um documento arquivstico hbrido.

Importante

RFC4026E

Permitir que um conjunto especfico de dados seja configurado para os documentos ou

dossis/processos convencionais e tem que incluir informaes sobre o local de arquivamento.

Importante

RFC4027E

Possibilitar o acompanhamento da movimentao do documento convencional de forma que se

evidencie ao usurio a localizao atual do documento.

Essencial

336810209.xls - Req. GED

Importante

14 de 48

RFC4028E

RFC4029E

Possibilitar solicitar ou reservar a consulta a um documento convencional, enviando uma

mensagem para o detentor atual desse documento ou para o administrador.

Ter mecanismos de impresso e reconhecimento de cdigos de barra para automatizar a

introduo de dados e acompanhar as movimentaes de documentos ou dossis/processos
convencionais.

Essencial

Desejvel

RFC4030E

Assegurar que a recuperao de um documento ou dossi/processo hbrido permita igualmente a

recuperao dos dados tanto da parte digital como da parte convencional.

RFC4031E

Sempre que os documentos ou dossis/processos hbridos estiverem classificados quanto ao grau

de sigilo, garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma
Importante
classificao de sigilo.

RFC4032E

Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes efetuadas nos dados dos documentos ou
dossis/processos convencionais e hbridos.

Importante

Essencial

Ser capaz de associar e relacionar as diversas verses de um documento.

RFC4033E

Importante
Exemplo 1: verses diferentes de um documento podem pertencer a processos diferentes.

RFC4034E

Manter o identificador nico do documento e o controle de verses deve ser registrado em campos
Importante
especficos no banco de dados.

A soluo tem que oferecer meios para a execuo da captura de documentos. A captura tem que
garantir a execuo das seguintes funes:
RFC4035E

336810209.xls - Req. GED

- registrar e gerenciar todos os documentos convencionais;

- registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independente do contexto tecnolgico;
- classificar todos os documentos de acordo com o plano ou cdigo de classificao;
- controlar e validar a introduo de dados.

Essencial

15 de 48

Ser capaz de capturar documentos digitais das seguintes formas:

RFC4036E

RFC4037E

- captura de documentos produzidos dentro do sistema;

- captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do sistema;
- captura de documento individual produzido em workflow ou outros sistemas integrado ao
sistema;
- captura de documentos em lote.

Ser capaz de atribuir um nmero identificador a cada dossi/processo e documento capturado,

que serve para identific-lo desde o momento da captura at sua destinao final dentro do
sistema.

Essencial

Essencial

O formato do nmero identificador atribudo pelo sistema deve ser definido no momento da
configurao do sistema.
RFC4038E

Importante
O identificador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode incluir os identificadores encadeados
das entidades superiores no ramo apropriado da hierarquia.

O nmero identificador atribudo pelo sistema tem que:

- ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introduo manual e alterao posterior;
ou
RFC4039E

- ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser aceito.

Importante

Uma opo seria gerar o nmero identificador automaticamente, mas nesse caso, ocult-lo do
usurio, permitindo a este introduzir uma seqncia no necessariamente nica como um
identificador. O usurio empregaria essa seqncia como um identificador, mas o sistema a
consideraria como dado pesquisvel, definido pelo usurio.

RFC4040E

336810209.xls - Req. GED

Tem que prever a adoo da numerao nica de processo e/ou documentos oficiais de acordo
com a legislao especfica a fim de garantir a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou
documento na unidade protocolizadora de origem.

Essencial

16 de 48

Deve ser capaz de relacionar o mesmo documento digital (objeto digital) a mais de um dossi ou
processo, sem duplicao fsica do mesmo.

RFC4041E

Por exemplo, uma lista de alunos aprovados em concurso de doutorado de uma determinada
universidade estar associada ao dossi Concurso doutorado 2005 e aos diferentes dossis de
cada aluno aprovado.

Importante

Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi, o sistema dever criar um
registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto
digital.

Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o sistema tem que permitir que os usurios
selecionem pelo menos uma das seguintes aes:
- registrar todas as verses do documento como um s documento; (Exemplo: um documento final
com histrico de mudanas)
RFC4042E

Importante
- registrar uma nica verso do documento como um documento;
(Exemplo: uma nica verso pertencer a um processo/dossi)
- registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como um documento.
(Exemplo: verses diferentes do documento pertencerem a processos diferentes)

No caso de documentos ou dossis/processos constitudos por mais de um objeto digital, o

sistema tem que:
RFC4043E

336810209.xls - Req. GED

- tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a relao entre os objetos
digitais;
- preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre os objetos digitais;
- garantir a integridade do documento quando da recuperao, visualizao e gesto posteriores;
- gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que compem o documento como uma
unidade indivisvel.

Essencial

17 de 48

Um sistema tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas.
Esse procedimento tem que:

RFC4044E

- permitir importao de transaes predefinidas de arquivos em lote;

- registrar automaticamente cada um dos documentos importados contidos no lote;
- permitir e controlar a edio do registro dos documentos importados;
- validar a integridade dos dados.

Desejvel

Exemplos de lote de documentos podem ser: mensagens de correio eletrnico, correspondncia

digitalizada por meio de scanner, documentos provenientes de um departamento, de um grupo ou
indivduo, transaes de aplicaes de um computador ou ainda documentos oriundos de um
sistema de gesto de documentos.

RFC4045E

Poder capturar tambm os documentos convencionais e/ou hbridos.

Essencial

RFC4046E

Possuir a capacidade de capturar documentos de diferentes formatos de arquivo e estruturas.

Essencial

Deve poder capturar, entre outros, os seguintes documentos:

RFC4047E

- calendrios eletrnicos;
- informaes de outros aplicativos: contabilidade, folha de pagamento, desenho assistido por
computador (CAD);
- documentos em papel digitalizados por meio de escner;
- documentos sonoros;
- videoclipes;
- diagramas e mapas digitais;
- dados estruturados (EDI);
- bases de dados;
- documentos multimdia.

Essencial

A lista de documentos, que um sistema tem que suportar, ir variar de rgo para rgo.

Capturar documentos que se apresentam com as seguintes estruturas:

RFC4048E

336810209.xls - Req. GED

- simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrnico, slides digitais, som.

- composta: mensagens de correio eletrnico com anexos, pginas web, publicaes eletrnicas,
bases de dados.

Essencial

18 de 48

Permitir que um documento composto seja capturado de qualquer uma das duas formas
seguintes:
RFC4049E

RFC4050E

- como um nico documento de arquivo composto;

- como uma srie de documentos de arquivo simples relacionados, um para cada componente do
documento composto.

Importante

Ser capaz de incluir novos formatos e arquivos medida que forem sendo adotados pelo rgo ou
Essencial
entidade.

Prever a iniciao automtica da contagem dos prazos de guarda referenciados na tabela de

temporalidade e destinao de documentos a partir de pelo menos os seguintes eventos:

RFC4051E

- abertura do dossi;
- arquivamento do dossi/processo;
- desarquivamento de dossi/processo;
- incluso de documento em um dossi/processo.

Importante

Acontecimentos especficos, descritos na tabela de temporalidade e destinao como, por

exemplo, 5 anos a contar da data de aprovao das contas, quando no puderem ser detectados
automaticamente pelo sistema, devero ser informados no sistema por usurio autorizado.

Prever que a definio dos prazos de guarda sejam expressos por:

RFC4052E

- um nmero inteiro de dias ou;

- um nmero inteiro de meses ou;
- um nmero inteiro de anos ou;
- uma combinao de um nmero inteiro de anos, meses e dias.

Importante

RFC4053E

Permitir que um usurio autorizado altere o prazo ou destinao prevista em um item da tabela de
temporalidade e destinao de documentos e garantir que a alterao tenha efeito em todos os
Importante
documentos ou dossis/processos associados quele item.

RFC4054E

Ser capaz de manter o histrico das alteraes realizadas na tabela de temporalidade e

destinao de documentos.

336810209.xls - Req. GED

Importante

19 de 48

A soluo tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios que apiem a gesto da
tabela de temporalidade e destinao, incluindo a capacidade de:

RFC4055E

- gerar relatrio completo da tabela de temporalidade e destinao de documentos;

- gerar relatrio parcial da tabela de temporalidade e destinao de documentos a partir de um
ponto determinado na hierarquia do plano de classificao;
- gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos aos quais est atribudo um determinado
prazo de guarda;
- identificar as inconsistncias existentes entre a tabela de temporalidade e destinao de
documentos e o plano de classificao.

Desejvel

Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de um dossi ou processo,
e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, o sistema tem que automaticamente verificar
todos os prazos de guarda e destinaes previstas para esse documento e garantir que o mesmo
seja mantido em cada dossi/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade e
destinao de documentos, de forma que:

RFC4056E

- a remoo de um documento de um dossi/processo no prejudique a manuteno desse

mesmo documento em outro dossi/processo, at que todas as referncias desse documento
tenham atingido o prazo de guarda previsto;
- a manuteno de um documento em um dossi/processo por prazo mais longo no obrigue a
permanncia desse mesmo documento em outro dossi/processo de prazo mais curto.

Desejvel

Nesse caso o registro do documento com prazo mais curto tem que ser removido, mas o
documento mantido no sistema. Quando um documento digital estiver associado a mais de um
dossi ou processo, o sistema dever criar um registro para cada referncia desse documento.
Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.
No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser eliminado sem antes se verificar a
temporalidade de todas as referncias associadas a ele. O objeto digital s poder ser eliminado
quando os prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se
pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.

RFC4057E

336810209.xls - Req. GED

Exportar documentos e dossis/processos digitais e seus dados para outro sistema dentro ou fora
Desejvel
do rgo ou entidade.

20 de 48

RFC4058E

Quando a soluo exportar os documentos e dossis/processos de uma classe para executar uma
ao de transferncia ou recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os documentos e
Desejvel
dossis/processos da classe includos na ao de destinao, com seus respectivos volumes,
documentos e dados associados.

A soluo tem que ser capaz de exportar um documento e dossi/processo ou grupo de

documentos e dossis/processos numa seqncia de operaes, de modo que:
RFC4059E

- o contedo, o contexto e a estrutura dos seus documentos no se degradem;

- todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade. Por
exemplo, uma mensagem de correio eletrnico e seus respectivos anexos;
- todos os dados do documento sejam relacionados a ele de forma que as ligaes possam ser
mantidas no novo sistema;
- todas as ligaes entre documentos, volumes e dossis/processos sejam mantidas.

Desejvel

A soluo deve ser capaz de exportar dossis/processos:

RFC4060E

- em seu formato nativo (ou no formato para o qual foi migrado);

- de acordo com o formatos definidos em padres de interoperabilidade;
- de acordo com o formato definido pela instituio arquivstica que ir receber a documentao,
no caso de transferncia ou recolhimento.

Desejvel

RFC4061E

Ser capaz de exportar dados nos formatos previstos pelo padro de interoperabilidade do governo
Desejvel
eletrnico (e-Ping).

RFC4062E

Ser capaz de exportar todos os tipos de documentos que est apto a capturar.

Desejvel

RFC4063E

Produzir um relatrio detalhando sobre qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O
relatrio tem que identificar os documentos e dossis/processos que tenham originado erros de
processamento ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida.

Desejvel

RFC4064E

Conservar todos os documentos e dossis/processos digitais que tiverem sido exportados, pelo
menos at que tenham sido importados no sistema destinatrio com xito.

Desejvel

Manter dados relativos a documentos e dossis/processos que foram exportados.

RFC4065E

Desejvel
O Administrador deve indicar o subconjunto de dados que dever ser mantido.

336810209.xls - Req. GED

21 de 48

Gerar listagem em meio digital e em papel para descrever documentos e dossis/processos

digitais que esto sendo exportados.
RFC4066E

Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao para transferncia ou
recolhimento para instituio arquivstica pblica. Nesse caso, a listagem dever ser produzida no
formato estabelecido pela instituio arquivstica recebedora.

Desejvel

RFC4067E

Possibilitar a incluso de dados necessrios gesto do arquivo permanente nos documentos e

dossis/processos que sero exportados para recolhimento.

Desejvel

RFC4068E

Possibilitar a ordenao dos documentos e dossis/processos digitais a serem exportados de

acordo com elementos de dados selecionados pelo usurio.

Desejvel

RFC4069E

Quando se exportar documentos e dossis/processos hbridos, exigir do usurio autorizado a

confirmao de que a parte sob forma convencional dos mesmos documentos e
dossis/processos tenha passado pelo procedimento de destinao adequado antes de confirmar
a exportao da parte sob forma digital.

Desejvel

RFC4070E

Permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez.

Desejvel

RFC4071E

Permitir a pesquisa e recuperao de uma unidade de arquivamento completa e exibir a lista de

todos os documentos que o compem, como uma unidade, em um nico processo de
recuperao.

Importante

Ser capaz de apresentar o contedo de todos os tipos de documentos arquivsticos digitais

capturados de forma que:
RFC4072E

RFC4073E

RFC4074E

336810209.xls - Req. GED

- preserve as caractersticas de apresentao visual e formato apresentados pela aplicao

geradora;
- exiba todos os componentes do documento digital em conjunto, como uma unidade.

Ser capaz de exibir em tela todos os tipos de documentos capturados.

Ser capaz de imprimir os documentos capturados, preservando o formato produzido pelas
aplicaes geradoras.

Essencial

Essencial

Essencial

22 de 48

RFC4075E

Ser capaz de exibir / reproduzir o contedo de documentos que incluam imagem fixa, imagem em
movimento e som.

Essencial

RFC4076E

Proporcionar ao usurio formas flexveis de impresso de documentos com seus dados, incluindo
a possibilidade de definio dos dados a serem impressos.

Desejvel

RFC4077E

Implementar a classificao de grau de sigilo sobre os documentos, os dossis/processos sobre

todas as operaes de usurios nos documentos.

Essencial

Implementar a classificao de grau de sigilo baseando-se nos seguintes atributos de segurana

para documentos e para usurios:
RFC4078E

- grau de sigilo do documento;

- credencial de segurana do usurio.

Essencial

O grau de sigilo tem que estar associado credencial de segurana.

RFC4079E

Garantir que os documentos sem atribuio de grau de sigilo, importados a partir de fontes
externas ao sistema, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de sigilo.

RFC4080E

Ser capaz de manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos marcados
Desejvel
com graus de sigilo, a partir de fontes externas ao sistema.

RFC4081E

Garantir que no haja ambigidade na associao entre as marcaes de grau de sigilo e os

outros atributos de segurana (permisses) do documento importado.

Essencial

RFC4082E

Em caso de erro ou reavaliao, o administrador tem que ser capaz de alterar o grau de sigilo de
todos os documentos de um dossi/processo, numa nica operao.

Essencial

336810209.xls - Req. GED

Essencial

23 de 48

ID

Descrio

Classificao

RFC7001E

Fornecer os passos necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou ad hoc. Nesse caso, cada passo significa o
deslocamento de um documento ou dossi/processo, de um participante para outro, a fim de serem objeto de aes.

Essencial

RFC7002E

Ter capacidade, sem limitaes, de estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de trabalho.

Importante

RFC7003E

Disponibilizar uma funo para avisar a um participante do fluxo que um documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria.

Essencial

RFC7004E

Permitir que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usurio autorizado.

Essencial

Autorizar usurios individuais a redistribuir tarefas ou aes presentes em um fluxo de trabalho a um usurio ou grupo diferentes daquele
previsto.
RFC7005E

Essencial
Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, devido ao seu contedo ou no caso do usurio responsvel se encontrar em
licena.

RFC7006E

Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas em um fluxo de trabalho.

Essencial

RFC7007E

Registrar a tramitao de um documento a fim de que os usurios possam conhecer a situao de cada um no processo.

Essencial

RFC7008E

Gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo Administrador.

Essencial

RFC7009E

Ter a capacidade de deixar que os usurios visualizem a fila de espera de trabalho a eles destinado e que selecionem os itens a trabalhar.

Essencial

Um recurso de fluxo de trabalho deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou os dados do sistema.
RFC7010E

Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condio determinada por um deles.

Essencial

Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou a um outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou
a definio do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.

336810209.xls - Req. Workflow

24 de 48

Fornecer um histrico de movimentao dos documentos.

RFC7011E

O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de dados de datas de entrada e sada; nomes de responsveis; titulo do
documento, providncias etc.

Essencial

RFC7012E

Permitir que usurios autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo
s prosseguir com a autorizao do usurio.

Importante

RFC7013E

Incluir processamento condicional, isto , permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e
prossiga automaticamente quando este recebido.

Importante

RFC7014E

Poder associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com
tais limites.

Essencial

RFC7015E

Tem que reconhecer indivduos e grupos de trabalho como participantes.

Importante

Sempre que o participante for um grupo de trabalho, a soluo deve prever a forma de distribuio dos documentos entre os membros do
grupo.
RFC7016E

Essa distribuio pode ser:

- de acordo com uma seqncia circular predefinida, o sistema envia o prximo documento independentemente da concluso da tarefa
anterior;
- ou medida que cada membro conclui a tarefa, o sistema lhe envia o prximo documento da fila do grupo.

Importante

RFC7017E

Permitir que a captura de documentos desencadeie automaticamente fluxos de trabalho.

Importante

RFC7018E

Fornecer meios de elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem a tramitao dos documentos e o desempenho
dos participantes.

Desejvel

RFC7019E

Um recurso de fluxo de trabalho tem que registrar a tramitao de um documento em seus dados. Os dados referentes tramitao devem
registrar data e hora de envio e de recebimento e identificao do usurio.

Essencial

RFC7020E

Manter verses dos fluxos alterados e estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos fluxos alterados.

Importante

336810209.xls - Req. Workflow

25 de 48

RFC7021E

RFC7022E

Assegurar que qualquer modificao nos atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino de
autorizao, leve em conta os documentos vinculados.

Um recurso de fluxo de trabalho deve ser capaz de registrar o status de transmisso do documento, ou seja, se minuta, original ou cpia.

Essencial

Essencial

RFC7023E

Ser capaz de controlar as diversas verses de um documento que est sendo tramitado.

Importante

RFC7024E

Automatizar a produo de documentos por meio da exibio de formulrios e modelos pr-definidos pelo programa de gesto de
documentos.

Essencial

RFC7025E

Aceitar o contedo do documento, bem como as informaes que definem sua aparncia, mantendo as associaes entre os vrios objetos
digitais que compem o documento, isto , anexos e links de hipertexto.

Essencial

Permitir a insero de todos os dados, obrigatrios e optativos, definidos na configurao da soluo e garantir que se mantenham
associados ao documento. Os dados so:

RFC7026E

RFC7027E

- nome do arquivo digital;

- nmero identificador atribudo pelo sistema;
- data de produo;
- data e hora de transmisso e recebimento;
- data e hora da captura;
- ttulo ou descrio abreviada;
- classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao;
- prazos de guarda;
- autor (pessoa fsica ou jurdica);
- escritor (se diferente do autor);
- originador;
- destinatrio (com seu cargo);
- nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no documento;
- indicao de anotao;
- indicao de anexos;
- restrio de acesso;
- registro das migraes e data em que ocorreram.
- espcie / tipo / gnero documental;
- indicao de verso;
- associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma
pessoa ou situao;
- formato e software (nome e verso) sob o qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado;
- mscaras de formatao (template) necessrias para interpretar a estrutura do documento;
- assunto / descritor (diferentes do j estabelecido no cdigo de classificao);
- localizao fsica;
e outros que se julgarem necessrios.

Prever a insero dos dados obrigatrios, previstos em legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia, no momento da
captura de processos.

336810209.xls - Req. Workflow

Essencial

Importante

26 de 48

Deve utilizar tesauro ou vocabulrio controlado para apoiar a atribuio do dado assunto/descritor.
RFC7028E

RFC7029E

No caso da Administrao Pblica Federal, deve ser utilizada a Lista de Assuntos de Governo, conforme orientao dos Padres de
interoperabilidade do governo eletrnico (e-Ping).

Tem que garantir que os dados associados a um documento sejam alterados somente por administradores e usurios autorizados e
devidamente registrados em trilhas de auditoria.

Importante

Essencial

Deve ser capaz de inserir automaticamente os dados previstos no sistema para o maior nmero possvel de documentos, pois isso diminui as
tarefas do usurio do sistema e garante maior rigor na insero dos dados.
RFC7030E

Importante
Por exemplo, no caso de documentos com forma padronizada (formulrios, modelos de requerimentos, de memorandos etc) alguns dados
podem ser inseridos automaticamente, tais como: nmero identificador, ttulo, classificao, prazo de guarda.

Garantir a visualizao do registro de entrada do documento dentro do sistema com todos os dados inseridos automaticamente e os demais
a serem atribudos pelo usurio.
RFC7031E

Importante
Por exemplo, o sistema pode atribuir automaticamente o nmero identificador, a data de captura, o ttulo, o originador e requerer que o
usurio preencha os demais dados.

RFC7032E

Tem que garantir a insero de outros dados aps a captura. Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte.

Essencial

Deve prestar assistncia aos usurios no que diz respeito classificao dos documentos, por meio de algumas ou de todas as aes que se
seguem:
RFC7033E

- tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano de classificao que diz respeito sua atividade;
- indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio;
- indicar dossis que contenham documentos de arquivo relacionados;
- indicar classificaes possveis a partir dos dados j inseridos, como, por exemplo, o ttulo;
- indicar classificaes possveis a partir do contedo do documento.

Importante

RFC7034E

Deve permitir que um usurio transmita documentos a outro usurio para completar o processo de captura, no caso dos procedimentos
dessa captura serem distribudos entre vrios usurios.

Importante

RFC7035E

Emitir um aviso caso o usurio tente registrar um documento que j tenha sido registrado no mesmo dossi/processo.

Essencial

336810209.xls - Req. Workflow

27 de 48

Permitir que, na fase de configurao, se opte por uma das seguintes operaes:
RFC7036E

- capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar quais sero objeto de registro;
- ou capturar automaticamente todas as mensagens de correio eletrnico.

Desejvel

RFC7039E

Acrescentar aos dados dos documentos convencionais informaes sobre a sua localizao. Essa informao s ser acessada por usurios
Essencial
autorizados.

RFC7040E

Ser capaz de reconhecer trs domnios para o controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao de grupo e espao geral.
Exemplos: espao individual: um determinado assessor, espao de grupo: uma determinada gerncia, espao geral: PGM.

Essencial

RFC7041E

Ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gesto de documentos nos espaos individual, de grupo e geral.

Essencial

RFC7042E

Impedir que o contedo de um documento seja alterado por usurios e Administradores, exceto nos casos em que a alterao fizer parte do
processo documental.

Essencial

RFC7043E

Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento incompleto ou inconsistente de uma forma que venha a
comprometer sua futura autenticidade.

Desejvel

Exemplo: uma correspondncia sem assinatura digital vlida.

RFC7044E

Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento em que a futura verificao de sua autenticidade no for vivel.

Desejvel

RFC7045E

Prover funcionalidades para definio e manuteno de tabela de temporalidade e destinao de documentos, associada ao plano de
classificao do rgo ou entidade.

Essencial

RFC7046E

Associar, automaticamente, ao dossi/processo o prazo e a destinao previstos para o documento foi inserido.

Importante

336810209.xls - Req. Workflow

28 de 48

Manter tabela de temporalidade e destinao de documentos com as seguintes informaes:

RFC7047E

- identificador do rgo ou entidade;

- identificador da classe;
- prazo de guarda na fase corrente;
- prazo de guarda na fase intermediria;
- destinao final;
- observaes;
- evento que determina o incio da contagem do prazo de reteno na fase corrente e na fase intermediria.

Essencial

RFC7048E

Para cada dossi/processo acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados.

Importante

RFC7049E

Prover funcionalidades para informar ao usurio autorizado sobre os documentos ou dossis/processos que j cumpriram ou esto para
cumprir o prazo de guarda previsto.

Importante

Prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinao, que deve ser iniciado por usurio autorizado e cumprir os seguintes passos:
RFC7050E

- identificar automaticamente os documentos ou dossis/processos que atingiram os prazos de guarda previstos;

- informar o usurio autorizado sobre todos os documentos ou dossis/processos que foram identificados no passo anterior;
- possibilitar a alterao do prazo ou destinao previstos para aqueles documentos ou dossis/processos, caso necessrio;
- proceder ao de destinao quando confirmado pelo usurio autorizado.

Importante

RFC7051E

Pedir confirmao antes de realizar as aes de destinao.

Importante

RFC7052E

Prever, em determinados casos, dispositivo de aviso antes do incio da execuo de uma ao de destinao. Por exemplo, aviso ao
administrador caso um documento possua um determinado nvel de segurana.

Desejvel

RFC7053E

Pedir confirmao da eliminao a um usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e
dossi/processo e cancelar o processo de eliminao se a confirmao no for dada.

Essencial

RFC7054E

Avisar o usurio autorizado quando um documento ou dossi/processo que estiver sendo eliminado se encontrar relacionado a outro; os
sistemas tambm tm de suspender o processo at que seja tomada uma das medidas abaixo:
confirmao pelo usurio autorizado para prosseguir ou cancelar o processo;
produo de um relatrio especificando os documentos ou dossis/processos envolvidos e todas as ligaes com outros
documentos ou dossis/processos.

Essencial

RFC7055E

Quando um documento tem vrias referncias armazenadas no sistema, garantir que todas essas referncias sejam verificadas antes de
eliminar o objeto digital.

Essencial

336810209.xls - Req. Workflow

29 de 48

RFC7056E

Produzir um relatrio detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que identificar os documentos cuja
eliminao no tenha sido bem sucedida.

Desejvel

RFC7057E

Quando eliminar documentos ou dossis/processos hbridos, exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma
convencional dos mesmos seja eliminada tambm antes de confirmar a eliminao da parte sob forma digital.

Essencial

RFC7058E

Gerar relatrio com os documentos e dossis/processos que sero eliminados.

Desejvel

Manter dados relativos a documentos e dossis/processos que foram eliminados.

RFC7059E

O Administrador deve indicar o subconjunto de dados que

dever ser mantido.

Essencial

RFC7060E

Aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinao de documentos para os documentos convencionais, digitais ou hbridos.

Desejvel

RFC7061E

Alertar o administrador sobre existncia e localizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido que esteja destinado a
ser exportado, transferido ou eliminado.

Desejvel

RFC7062E

Exportar dados de documentos e dossis/processos convencionais.

Desejvel

RFC7063E

Fornecer facilidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos.

Essencial

RFC7064E

Fornecer interface de pesquisa, localizao e apresentao opcionais via um ambiente web.

Essencial

RFC7065E

Fornecer uma srie flexvel de funes que atuem sobre os dados relacionados com os diversos nveis de agregao (documento, unidade
de arquivamento e classe) e sobre os contedos dos documentos por meio de parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar
e acessar os documentos e/ou dados, quer individualmente quer reunidos em grupo.

Essencial

RFC7066E

Executar pesquisa de forma integrada, isto , apresentar todos os documentos e dossis/processos, sejam eles digitais, hbridos ou
convencionais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa.

Essencial

RFC7067E

Permitir que todos os dados de gesto de um documento ou dossi/processo possam ser pesquisados.

Importante

RFC7068E

Permitir que os contedos sob a forma de texto dos documentos possam ser pesquisados.

Essencial

336810209.xls - Req. Workflow

30 de 48

RFC7069E

Permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de um nmero identificador .

Essencial

Permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de todas as formas de identificao implementadas, incluindo
no mnimo:

RFC7070E

identificador;
ttulo;
assunto
datas
procedncia/interessado
autor/escritor/originador
classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao.

Importante

RFC7071E

Fornecer uma interface que possibilite a pesquisa combinada de dados e de contedo do documento por meio dos operadores booleanos:
E, OU e NO.

Essencial

RFC7072E

Permitir que os termos utilizados na pesquisa possam ser qualificados, especificando-se um dado ou o contedo do documento como fonte
de busca.

Importante

RFC7073E

Permitir o uso de perodos tpicos nos pedidos de pesquisa nos campos de data, como por exemplo: semana anterior, ms corrente etc.

Importante

Permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa de dados.

Por exemplo:
RFC7074E

Importante
O argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil e Brazil.
O argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo, Arquivstica etc.

RFC7075E

Permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa no contedo do documento.

Importante

RFC7076E

Proporcionar a pesquisa por proximidade, isto , que uma palavra aparea no contedo do documento a uma distncia mxima de outra.

Desejvel

RFC7077E

Permitir que os usurios possam armazenar pesquisas para reutilizao posterior.

Desejvel

RFC7078E

Permitir que os usurios possam refinar as pesquisas j realizadas

Importante

336810209.xls - Req. Workflow

31 de 48

RFC7079E

RFC7080E

Permitir que usurios autorizados configurem e alterem os campos default de pesquisa de forma a definir dados como campos de pesquisa.

Apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e dossis/processos digitais, convencionais ou hbridos que cumpram os
parmetros da mesma e deve notificar quando o resultado for nulo.

Desejvel

Desejvel

Apresentar o resultado da pesquisa, um sistema tem que permitir ao usurio as seguintes opes:
RFC7081E

RFC7082E

- Visualizar os documentos e dossis/processos resultantes da pesquisa;

- Redefinir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta.

Permitir que os documentos e dossis/processos apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em seguida, abertos por
meio de um clique ou toque de tela ou acionamento de tecla.

Essencial

Importante

Permitir a configurao do formato da lista de resultados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo recursos e funes tais como:

RFC7083E

- Seleo a ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados;

- Determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos na tela de cada vez;
- Estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma pesquisa;
- Armazenamento dos resultados de uma pesquisa;
- Definio dos dados que devem ser exibidos nas listas de resultados de pesquisa.

Desejvel

Fornecer recursos que permitam a um usurio navegar para o nvel de agregao imediatamente superior ou inferior, como por exemplo:
RFC7084E

- de um documento para a unidade de arquivamento em que est includo;

- de uma unidade de arquivamento para os documentos nele includos;
- de uma unidade de arquivamento para a classe respectiva;
- de uma classe para as unidades de arquivamento a ela relacionadas.

Desejvel

RFC7085E

Ser capaz de exibir em tela e de imprimir todos os dados associados aos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.

Essencial

RFC7086E

Permitir a impresso de uma lista dos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.

Essencial

RFC7087E

Permitir a impresso de uma lista dos documentos que compem um dossi/processo.

Essencial

RFC7088E

Permitir que todos os documentos de um dossi/processo sejam impressos em uma nica operao, na seqncia determinada pelo usurio. Desejvel

336810209.xls - Req. Workflow

32 de 48

Ser capaz de apresentar os documentos em outros formatos alm do nativo, tais como:
RFC7089E

formato XML adequado para publicao;

formato HTML adequado para publicao;
formato aprovado por organismos padronizadores na sua
esfera de competncia;

Desejvel

RFC7090E

Ser capaz de realizar pesquisa e exibio de documentos e dossis/processos simultaneamente para diversos usurios.

Essencial

RFC7092E

Permitir que, sob controle do seu administrador, mecanismos de backup criem cpias de todas as informaes nele contidas (documentos
arquivsticos, dados e parmetros do sistema).

Desejvel

RFC7093E

Manter o controle das cpias de segurana, prevendo testes de restaurao.

Desejvel

RFC7096E

Ser capaz de agendar automaticamente os backups com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve permitir cpias incrementais ou
completas.

Desejvel

Dispor mecanismos de assinatura digital das cpias de segurana assegurando a integridade dos dados e a identificao do responsvel
pelo procedimento.
RFC7097E

Desejvel
As assinaturas digitais possibilitam verificao de integridade inclusive em mdias que estejam off-site. Tais verificaes podem ser realizadas
sem o auxlio do sistema.

RFC7098E

Incluir funes para restituir os documentos de arquivo e dados a um estado conhecido, utilizando uma combinao de cpias restauradas e
rotinas de auditoria.

RFC7101E

Oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao administrador, tais como, realizao de operaes sobre lotes ou grupos de usurios e
Desejvel
lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e gerao de alarmes.

336810209.xls - Req. Workflow

Desejvel

33 de 48

REQUISITOS DE SEGURANA
ID

Descrio

Classificao

RFC9001

Cadastro de Usurio

Essencial

RFC9002

Cadastro de Perfil de Usurio

Essencial

RFC9003

Cadastro de Grupos de Usurios

Essencial

RFC9004

Cadastro de Funcionalidades

RFC9005

Cadastro de Permisses de Acesso

RFC9006

Rotina para Certificao Digital e Criptografia

RFC9007

Cadastro de Permisses por Exceo

RFC9008

Cadastro de Identificador de Usurio: Dever ser um identificador nico por usurio. Deve identificar
claramente o usurio.

RFC9009

Cadastro de Senha: Deve ter digitao de senha no visvel e criptografada. A quantidade de

Essencial
caracteres da senha dever ser definido via parmetro. O perodo mnimo para reutilizao de senha
dever ser definido via parmetro. O nmero de dias para expirao de senhas dever ser definido via
parmetro. O bloqueio de password incorreto dever ser definido pelo nmero de tentativas definidas
em parmetro.
Essencial

RFC9010

Alterao de senha: Permitir a troca voluntria de senha. Inserir a senha antiga, antes de efetuar a
troca. Deve exigir pelo menos os seguintes campos:
- Senha anterior
- Nova senha
- Confirme a nova senha

RFC9011

Manter administrao de grupos: criao, alterao e deleo.

Essencial
Essencial

RFC9012

Manter perfil de acesso: controle de grupos que detm os mesmos direitos de acesso. Controle de
cada funo da aplicao at o nvel de boto. Visualizao de todas as possveis aes dentro da
aplicao. Concesso de mais de um perfil a um usurio. Criar excees dentro do perfil.

Essencial

RFC9013

Bloqueio de acesso:
- Possibilidade de bloquear o acesso ao sistema a um nico usurio.
- Possibilidade de bloquear o acesso ao sistema a um grupo.
- Possibilidade de bloquear o acesso parcial ao sistema, apenas alguns mdulos ou funes para um
nico usurio, ou funes para um grupo.
Desbloqueio de acesso:
- Possibilidade de desbloquear o acesso de um nico usurio.
- Possibilidade de desbloquear o acesso de um grupo.

Essencial

RFC9014
RFC9015

Controle de Inatividade:
- Bloquear automaticamente aps X dias sem utilizao. N de dias definido via Parmetro.

Importante

Log de acesso:
- Dever conter as tentativas no sucedidas.
- Dever detalhar qual alterao foi efetuada, quando houve tentativa, se a tentativa teve sucesso,
quem tentou logar no sistema, quantas tentativas houve, se possvel qual terminal foi feita a tentativa.

Importante

Log de incluso, alterao e deleo de usurios / grupos: Detalhar qual alterao foi efetuada.

Importante

Essencial

Essencial

Essencial

Essencial

Essencial

RFC9016

RFC9017
RFC9018

Log de alterao dos itens da "Administrao de senhas": Detalhar qual alterao foi efetuada, quando Importante
houve tentativa, se a tentativa teve sucesso, quem tentou logar no sistema, quantas tentativas houve,
se possvel qual terminal foi feita a tentativa.

RFC9019

Relatrio de Usurios cadastrados

Importante

RFC9020E

Limitar a definio e a manuteno (alterao, incluso e excluso) da tabela de temporalidade e

destinao de documentos a usurios autorizados.

Essencial

RFC9021

Relatrio de Grupos cadastrados

Importante

RFC9022E

Restringir as funes de destinao a usurios autorizados.

Importante

RFC9023

Relatrio de Funes existentes

Importante

RFC9024E

Restringir a funo de eliminao de documentos ou dossis/processos somente a usurios

autorizados.

Essencial

RFC9025

Relatrio de Usurios x Grupo

Importante

RFC9026E

Restringir o acesso a qualquer informao (dado ou contedo do documento arquivstico) nos casos
em que restries de acesso e questes de segurana assim determinarem.

Essencial

RFC9027E

Relatrio de Grupo x Usurios

Importante
Essencial

RFC9028E

Para implementar o controle de acesso, um sistema tem que manter pelo menos os seguintes
atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana:
- Identificador do usurio;
- Autorizaes de acesso;
- Credenciais de autenticao.
Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard, biometria (de impresso digital, de retina,
etc.) so exemplos de credenciais de autenticao.

RFC9029E

Relatrio de Funes x Grupo

Importante

RFC9030E

Exigir que o usurio esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer
operao no sistema.

Essencial

RFC9031

Relatrio de Grupo x Funes

Importante

RFC9032E

Garantir que os valores dos atributos de segurana e controle de acesso, associados ao usurio
estejam dentro de conjuntos de valores vlidos.

Essencial

RFC9033

Relatrio dos itens configurados na "Administrao de senhas".

Importante
Importante

RFC9034E

As credenciais de autenticao s podero ser alteradas pelo usurio proprietrio ou pelo

administrador, com a anuncia do proprietrio, em conformidade com a poltica de segurana.
Permitir acesso a funes do sistema somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso da
administrao do sistema a fim de proteger a autenticidade dos documentos digitais.

Essencial

RFC9035E

Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento, volume ou dossi/processo especficos Desejvel

aos quais no tenha o direito de acesso, fornecer uma das seguintes respostas (estabelecidas durante
a configurao):
- mostrar o ttulo e os dados do documento;
- demonstrar a existncia do dossi/processo ou documento, mas no o respectivo ttulo nem outro
dado;
- no mostrar qualquer informao do documento, nem indicar a existncia do mesmo.

RFC9036E

Essas opes so apresentadas em ordem crescente de segurana. O requisito da terceira opo

(isto , a mais rigorosa) implica que um sistema ter de excluir esses documentos de qualquer
listagem dos resultados de uma pesquisa. Esse procedimento normalmente adequado para
documentos que requeiram elevados graus de segurana e sigilo.
O sistema deve ser capaz de registrar e informar tentativas indevidas de acesso.
Este requisito se aplica tanto a pesquisas em dados quanto a pesquisas no prprio documento (texto
livre).

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de criar, alterar, remover ou revogar as
permisses associadas a papis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais.

Essencial

RFC9038E

Implementar imediatamente alteraes ou revogaes dos atributos de segurana de usurios e de

documentos digitais.

Essencial

RFC9039E

Controlar o acesso por grupos de usurios, papis de usurios e usurios individuais, deve obedecer
a uma hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de segurana.

Essencial

RFC9037E

Essencial

RFC9040E

Implementar a poltica de controle de acesso por grupos de usurios sobre documentos baseado no
seguinte:
- A identidade do usurio e sua participao em grupos;
- Os atributos de segurana, associados ao documento digital, s classes e/ou aos
dossis/processos.
O acesso a documentos, a dossis/processos ou classes, tem que ser concedido se a permisso
requerida para a operao estiver associada a pelo menos um dos grupos aos quais o usurio
pertena.

Essencial

RFC9041E
RFC9042E

Permitir que um usurio pertena a mais de um grupo.

Essencial
Essencial

RFC9043E

Permitir que alguns usurios estipulem que outros usurios, papis ou grupos de usurios podem ter
acesso aos documentos sob sua responsabilidade. Essa permisso deve ser atribuda pelo
Administrador, de acordo com a poltica de segurana do rgo ou entidade.

Essencial

RFC9044E

Usar os seguintes atributos do usurio ao implementar a poltica de controle de acesso por papis de
usurios sobre documentos digitais:
- identificao do usurio;
- papis associados ao usurio.

Essencial

RFC9045E

Usar os seguintes atributos dos documentos digitais ao implementar a poltica de controle de acesso
por papis:
- identificao do documento digital;
- operaes permitidas para os vrios papis de usurios, sobre as unidades de arquivamento a que
o documento pertence.
O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que ser concedido somente se a
permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos papis associados ao
usurio.

Essencial

RFC9046E
RFC9047E

Impedir que um usurio assuma papis com direitos conflitantes.

Essencial

RFC9048E

Recusar o acesso de usurios a documentos que possuam um grau de sigilo superior sua credencial Essencial
de segurana.

RFC9049E

Garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado
com a credencial de segurana pertinente para receber o documento.

Essencial

Permitir somente aos administradores autorizados a possibilidade de alterar a configurao dos

valores predefinidos (default) para os atributos de segurana e marcaes de graus de sigilo, quando
necessrio e apropriado.

Essencial

RFC9050E

Essencial

RFC9051E

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de

realizar as seguintes aes:
remover ou revogar os atributos de segurana dos documentos;
criar, alterar, remover ou revogar as credenciais de segurana dos usurios.

RFC9052E

Permitir somente ao usurio autorizado, mediante confirmao, a desclassificao ou reduo do grau Essencial
de sigilo de um documento
Essencial
Ser capaz de registrar na trilha de auditoria:

RFC9053E

RFC9054E

- Informaes acerca das seguintes aes:

- Data e hora da captura de todos os documentos;
- Responsvel pela captura;
- Reclassificao, desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento ou de um
dossi/processo, com a classificao inicial e a classificao final.
- Qualquer alterao na tabela de temporalidade e destinao de documentos;
- Qualquer ao de reavaliao de documentos;
- Qualquer alterao nos dados associados a classes, dossis/processos ou documentos;
- Data e hora de produo, aditamento e eliminao de dados.
- Alteraes efetuadas nas permisses de acesso que afetem um dossi/processo, um documento ou
um usurio;
- Aes de exportao e importao envolvendo os documentos;
- Tentativas de exportao (inclusive para backups) e de importao (inclusive restore);
- Usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso a documentos e ao sistema;
- Tentativas de acesso negado a qualquer documento;
- Aes de eliminao de qualquer documento e seus dados;
- Infraes cometidas contra mecanismos de controle de acesso;
- Mudanas no relgio gerador de carimbos de tempo;
- Todas as aes administrativas sobre os atributos de segurana (papis, grupos, permisses, etc);
- Todas as aes administrativas sobre dados de usurios (cadastro, ativao, bloqueio, atualizao
de dados e permisses, troca de senha, etc.)
Registrar, em cada evento auditado, informaes sobre a identidade do usurio, desde que tal
Essencial
identificao esteja de acordo com a poltica de privacidade da organizao e a legislao vigente.

RFC9055E

Permitir apenas ao administrador e ao auditor a leitura das trilhas de auditoria.

RFC9056E

Assegurar que as informaes da trilha de auditoria estejam disponveis para inspeo a fim de que
Essencial
uma ocorrncia especfica possa ser identificada e que todas as respectivas informaes sejam claras
e compreensveis.

RFC9057E

Possuir mecanismos para a realizao de buscas nos eventos das trilhas de auditoria. Para facilidade Essencial
de relatrio, os resultados podem ser apresentados ordenados, mas essa ordenao no pode alterar
os dados contidos na trilha.

RFC9058E

Ser capaz de impedir qualquer modificao da trilha de auditoria.

Essencial

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de exportar as trilhas de auditoria sem
afetar a trilha armazenada, ou transferir as trilhas de auditoria de um suporte de armazenamento para
outro.

Essencial

RFC9059E

A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data indicada na tabela de temporalidade. Porm,
a transferncia implica cpia da trilha para outro espao de armazenamento com a subseqente
liberao do espao original. A exportao a cpia sem a liberao do espao.

Ser capaz de gerar um alarme, para os administradores apropriados, se o tamanho da trilha de

auditoria exceder um limite preestabelecido.
RFC9060E

Essencial

Importante

Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do esgotamento de espao reservado trilha
de auditoria.

Importante
Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria atingir o limite preestabelecido, permitir
somente operaes auditveis originadas por administradores.
RFC9061E

Todas as outras operaes estariam bloqueadas at a liberao pelo administrador.

Desejvel
RFC9062E

Ser capaz de aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nessas
regras indicar a possvel violao da segurana.
Desejvel
Garantir pelo menos as seguintes regras para a monitorao dos eventos auditados:

RFC9063E

- Acumulao de um nmero predeterminado de tentativas consecutivas de log in com erro

(autenticao mal sucedida), conforme especificado pela poltica de segurana;
- Ocorrncia de vrios log in simultneos do mesmo usurio em locais (computadores) diferentes.
- Login do usurio fora do horrio autorizado, aps log off no perodo normal.

RFC9064E

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos

auditveis e seus atributos.

RFC9065E

Somente administradores autorizados, acompanhados do auditor, tm que ser capazes de configurar o

conjunto de eventos auditveis e seus atributos.

RFC9066E

Ser capaz de garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital.

RFC9067E

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de incluir, remover, ou atualizar no sistema
os certificados digitais de computadores ou de usurios.

Essencial

Essencial

Essencial

Essencial

Essencial
RFC9068E

Ser capaz de verificar a validade da assinatura digital no momento da captura do documento.

Desejvel

RFC9069E

No processo de verificao da assinatura digital, tem de ser capaz de registrar nos dados do
documento o seguinte:
- Validade da assinatura verificada;
- A autoridade certificadora do certificado digital;
- Data e hora em que a verificao ocorreu.

Desejvel

RFC9070E

Ser capaz de armazenar juntamente com o documento as seguintes informaes de certificao:

- Assinatura digital;
- Certificado digital (cadeia de certificao) usado na verificao da assinatura;
- Lista de Certificados Revogados - LCR;

Desejvel
RFC9071E

Ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital.

Desejvel
RFC9072E

Deve destruir, ou tornar indisponveis, as chaves de criptografia quando estas estiverem contidas em
listas de certificados revogados (LCR).

RFC9073E

Ter acesso a relgios e carimbador de tempo confiveis para o seu prprio uso. O relgio gerador do
selo de tempo deve ser sincronizado com o Observatrio Nacional.

RFC9074E

Usar a criptografia no armazenamento, na transmisso e na apresentao de documentos

arquivsticos digitais ao implementar a poltica de sigilo.

RFC9075E

Limitar o acesso aos documentos cifrados somente queles usurios portadores da chave de
decifrao.

Desejvel

Desejvel

Desejvel

Desejvel

RFC9076E

Registrar os seguintes dados sobre um documento cifrado:

- Indicao se est cifrado ou no;
- Algoritmos usados na cifrao;
- Identificao do remetente;
- Identificao do destinatrio;
- Indicao da robustez ou grau de segurana da criptografia.

Desejvel
RFC9077E

Assegurar a captura de documentos cifrados, diretamente de uma aplicao de software que disponha
da funcionalidade de cifrao.
Desejvel
Somente os usurios autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes operaes:
- Incluir, remover ou alterar parmetros dos algoritmos criptogrficos instalados no sistema;
- Incluir, remover ou substituir chaves criptogrficas de programas ou de usurios do sistema;
- Cifrar e alterar criptografia de documentos;
- Remover a criptografia de um documento.

RFC9078E

A remoo da cifrao pode ocorrer quando a sua manuteno resultar em indisponibilidade do

documento. Por exemplo, quando a chave de cifrao/decifrao estiver embarcada em hardware
inviolvel cuja vida til est prestes a se esgotar ou quando o documento for desclassificado.

Desejvel
No caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes dados adicionais tem que ser registrados
na trilha de auditoria:
RFC9079E

- Data e hora da remoo da cifrao;

- Identificao do executor da operao;
- Motivo da remoo da cifrao.

RFC9081E

Fazer a verificao de vrus ou pragas antes da efetivao da captura.

RFC9082E

Garantir que as funes de controle de acesso sejam invocadas antes de qualquer operao de
acesso e retornadas.

RFC9083E

Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, impedir toda operao de qualquer usurio e
passar para o modo de manuteno.

RFC9084E

Detectar o reenvio de dados de autenticao e segurana de um usurio, sem conhecimento deste. O

evento deve ser registrado nas trilhas, cancelando a comunicao com o sistema remoto/usurio e
considerando o usurio fora do sistema.

Desejvel

Essencial

Importante

Importante

Importante
Em casos excepcionais, o administrador tem que ser autorizado a apagar ou corrigir
dossis/processos, volumes e documentos.

RFC9085E

Nesses casos, um sistema tem que:

- Registrar integralmente a ao de apagar ou corrigir na trilha de auditoria;
- Produzir um relatrio de anomalias para o Administrador;
- Eliminar todo o contedo de um dossi/processo ou volume, quando os mesmos forem eliminados;
- Garantir que nenhum documento seja eliminado, se tal ao resultar na alterao a outro documento
arquivstico;
- Informar ao administrador sobre a existncia de ligao entre um dossi/processo ou documento
prestes a ser apagado e qualquer outro dossi/processo ou documento, solicitando confirmao antes
de concluir a operao;
- Manter a integridade total do dado, a qualquer momento.

Importante
RFC9086E

Permitir que os administradores, de uma maneira controlada e sem esforo excessivo, recuperem,
visualizem e reconfigurem os parmetros do sistema e os atributos dos usurios.

Desejvel

RFC9087E

Fornecer relatrios flexveis para o administrador gerenciar os documentos e seu uso, que apresentem
no mnimo:
- quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de parmetros ou atributos definidos
(tempo, classe, unidade administrativa etc);
- estatsticas de transaes relativas a dossis/processos, volumes e itens;
- relatrios de atividades por usurio.

Essencial
Restringir o acesso s funcionalidades administrativas impossibilitando sua visualizao ao usurio
final.

RFC9088E

Exemplos: As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada nos menus e possuem efeito
nulo quando acionadas.
O acesso s operaes indisponveis restrito pela configurao de menus que no as apresentam
ao usurio sem permisso para execut-las.

Resultado

Disponibilidade

Pontuao

ID

336810209.xls - Requisitos No Funcionais

Descrio

Classificao

48 de 48