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CONHECIMENTOS ESPECFICOS
Noes de Administrao Geral e Pblica
Noes de Direito Administrativo
Aquivologia e Redao Oficial
1. NOES DE ADMINISTRAO
ADMINISTRAO: CONCEITOS, OBJETIVOS, EVOLUO HISTRICA, ORGANIZAES, EFICINCIA E EFICCIA; ABORDAGENS CLSSICA, COMPORTAMENTAL E
SISTMICA DAS ORGANIZAES. O PROCESSO ADMINISTRATIVO: PLANEJAMENTO, ORGANIZAO, LIDERANA E CONTROLE; ORGANIZAO: ESTRUTURAS
ORGANIZACIONAIS; ADMINISTRAO
PBLICA E REFORMA DO ESTADO.
Administrao o ato de administrar ou gerenciar negcios, pessoas ou recursos, com o objetivo de alcanar metas deinidas.
A gesto de uma empresa ou organizao se faz de forma que
as atividades sejam administradas com planejamento, organizao,
direo, e controle. Segundo alguns autores (Montana e Charnov)
o ato de administrar trabalhar com e por intermdio de outras
pessoas na busca de realizar objetivos da organizao bem como
de seus membros.
A administrao tem uma srie de caractersticas entre elas:
um circuito de atividades interligadas tais como busca de obteno de resultados, proporcionar a utilizao dos recursos fsicos e
materiais disponveis, envolver atividades de planejamento, organizao, direo e controle.
Administrar, independente do nvel organizacional, requer algumas habilidades, que podem ser classiicadas em trs grupos:
Habilidades Tcnicas requer conhecimento especializado e procedimentos especicos e pode ser obtida atravs de
instruo.
Habilidades Humanas capacidade de relacionamento
interpessoal, envolvem tambm aptido, pois interage com as pessoas e suas atitudes, exige compreenso para liderar eicazmente.
Habilidades Conceituais trata-se de uma viso panormica das organizaes, o gestor precisa conhecer cada setor,
como ele trabalha e para que ele existe.
A evoluo da Administrao veio de um modelo patrimonial
percebida at dcada de 30, na sequencia veio a Era Vargas, onde
vemos o modelo burocrtico e na segunda metade da dcada de 90,
deu incio a implementao do modelo gerencial.
Podemos dividir essa estruturao em sete etapas, quais sejam:
1) 1930 a 1945 Burocratizao da Era Vargas: Nessa
primeira etapa, em decorrncia do Estado patrimonial, da falta de
qualiicao tcnica dos servidores, da crise econmica mundial e
da difuso da teoria keynesiana, que pregava a interveno do Estado na Economia, o governo autoritrio de Vargas resolve modernizar a mquina administrativa brasileira atravs dos paradigmas
trimonialismo. Na medida, porm, que o Estado assumia a responsabilidade pela defesa dos direitos sociais e crescia em dimenso,
os custos dessa defesa passaram a ser mais altos que os benefcios
do controle. Por isso, neste sculo as prticas burocrticas vm
cedendo lugar a um novo tipo de administrao: a administrao
gerencial.
Assim, partindo-se de uma perspectiva histrica, veriica-se
que a administrao pblica evoluiu atravs de trs modelos bsicos: a administrao pblica patrimonialista, a burocrtica e a
gerencial. Essas trs formas se sucedem no tempo, sem que, no
entanto, qualquer uma delas seja inteiramente abandonada.
Administrao Pblica Patrimonialista
Nas sociedades anteriores ao advento do Capitalismo e da Democracia, o Estado aparecia como um ente privatizado, no sentido de que no havia uma distino clara, por parte dos governantes, entre o patrimnio pblico e o seu prprio patrimnio privado.
O Rei ou Monarca estabelecia seu domnio sobre o pas de
forma absoluta, no aceitando limites entre a res publica e a res
principis. Ou seja, a coisa pblica se confundia com o patrimnio particular dos governantes, pois no havia uma fronteira muito
bem deinida entre ambas.
Nessas condies, o aparelho do Estado funcionava como
uma extenso do poder do soberano, e os seus auxiliares, servidores, possuam status de nobreza real. Os cargos eram considerados
prebendas, ou seja, ttulos passveis de negociao, sujeitos discricionariedade do governante.
A corrupo e o nepotismo eram inerentes a esse tipo de administrao. O foco no se encontrava no atendimento das necessidades coletivas, mas, sobretudo, nos interesses particulares do
soberano e de seus auxiliares.
Este cenrio muda no inal do sculo XIX, no momento em
que o capitalismo e a democracia se tornam dominantes. Mercado
e Sociedade Civil passam a se distinguir do Estado. Neste novo
momento histrico, a administrao patrimonialista torna-se inaceitvel, pois no mais cabia um modelo de administrao pblica
que privilegiava uns poucos em detrimento de muitos.
As novas exigncias de um mundo em transformao, com o
desenvolvimento econmico que se seguia, trouxeram a necessidade de reformulao do modo de gesto do Estado.
Administrao Pblica Burocrtica
Surge na segunda metade do sculo XIX, na poca do Estado liberal, como forma de combater a corrupo e o nepotismo
patrimonialista. Constituem princpios orientadores do seu desenvolvimento a proissionalizao, a ideia de carreira, a hierarquia
funcional, a impessoalidade, o formalismo, em sntese, o poder
racional legal.
Os controles administrativos implantados visam evitar a corrupo e o nepotismo. A forma de controle sempre a priori, ou
seja, controle dos procedimentos, das rotinas que devem nortear a
realizao das tarefas.
Parte-se de uma desconiana prvia nos administradores pblicos e nos cidados que a eles dirigem suas diversas demandas
sociais. Por isso, so empregados controles rgidos dos processos
como, por exemplo, na admisso de pessoal, nas compras e no
atendimento aos cidados.
A administrao pblica gerencial inspira-se na administrao de empresas, mas no pode ser confundida com esta ltima.
Enquanto a administrao de empresas est voltada para o lucro
privado, para a maximizao dos interesses dos acionistas, esperando-se que, atravs do mercado, o interesse coletivo seja atendido, a administrao pblica gerencial est explcita e diretamente
voltada para o interesse pblico.
Neste ltimo ponto, como em muitos outros (proissionalismo, impessoalidade), a administrao pblica gerencial no se
diferencia da administrao pblica burocrtica. Na burocracia
pblica clssica existe uma noo muito clara e forte do interesse
pblico. A diferena, porm, est no entendimento do signiicado
do interesse pblico, que no pode ser confundido com o interesse
do prprio Estado. Para a administrao pblica burocrtica, o interesse pblico frequentemente identiicado com a airmao do
poder do Estado.
A administrao pblica gerencial v o cidado como contribuinte de impostos e como uma espcie de cliente dos seus
servios. Os resultados da ao do Estado so considerados bons
no porque os processos administrativos esto sob controle esto
seguros, como quer a administrao pblica burocrtica, mas porque as necessidades do cidado-cliente esto sendo atendidas.
O paradigma gerencial contemporneo, fundamentado nos
princpios da coniana e da descentralizao da deciso, exige formas lexveis de gesto, de estruturas, descentralizao de funes,
incentivos criatividade. Contrape-se ideologia do formalismo
e do rigor tcnico da burocracia tradicional. avaliao sistemtica, recompensa pelo desempenho, e capacitao permanente, que j eram caractersticas da boa administrao burocrtica,
acrescentam-se os princpios da orientao para o cidado-cliente,
do controle por resultados, e da competio administrada.
Existem vrios modelos de organizao, Organizao
Empresarial, Organizao Mquina, Organizao Poltica entre
outras. As organizaes possuem seus nveis de inluncia. O
nvel estratgico representado pelos gestores e o nvel ttico,
representado pelos gerentes. Eles so importantes para manter
tudo sob controle. O gerente tem uma viso global, ele coordena,
deine, formula, estabelece uma autoridade de forma construtiva,
competente, enrgica e nica.
As Organizaes formais possuem uma estrutura hierrquica
com suas regras e seus padres. Os Organogramas com sua
estrutura bem dimensionada podem facilitar a autonomia interna,
agilizando o processo de desenvolvimento de produtos e servios.
O mundo empresarial cada vez mais competitivo e os clientes a
cada dia mais exigentes levam as organizaes a pensar na sua
estrutura, para se adequar ao que o mercado procura. Com os
rgos bem dispostos nessa representao grica, ica mais bem
objetivada a hierarquia bem como o entrosamento entre os cargos.
As organizaes fazem uso do organograma que melhor
representa a realidade da empresa, vale lembrar que o modelo
piramidal icou obsoleto, hoje o que vale a contribuio, so
muitas pessoas empenhadas no desenvolvimento da empresa,
todos contribuem com ideias na tomada de deciso.
Com vistas s diversidades de informaes, preciso estar
atento para sua relevncia, nas organizaes as informaes so
importantes, mesmo em tomada de decises. necessrio avaliar a
qualidade da informao e saber aplicar em momentos oportunos.
Eficincia
Eicincia, eiccia
Os conceitos de eicincia, eiccia e efetividade, apesar de
serem usados indistintamente, no tm o mesmo signiicado.
A eicincia a obteno de resultados atravs da nfase nos
meios, da resoluo dos problemas existentes e da salvaguarda
dos recursos disponveis com o cumprimento das tarefas e
obrigaes. Signiica fazer bem as tarefas, administrar os custos,
reduzir as perdas e o desperdcio. um conceito que tem um
cunho analgico, o que signiica que pode haver mais, ou menos
eicincia.
A eiccia a obteno de resultados atravs da nfase nos
prprios resultados e nos objetivos a serem alcanados, com
a explorao mxima do potencial dos processos. Signiica a
otimizao das tarefas com a agilizao de recursos para alcanar
o resultado esperado. um conceito que tem um cunho digital,
o que signiica que h, ou no h eiccia.
J a efetividade a obteno de resultados atravs da
nfase na percepo do cliente. Signiica que h preenchimento
das expectativas do cliente, atravs de uma ao programada e
planejada para satisfazer os seus desejos. um conceito que tem
um cunho sensitivo, o que signiica que h comprovao, pelo
cliente, dos resultados alcanados.
De acordo com alguns autores de livros sobre administrao,
economia e comunicao, a eicincia consiste em fazer alguma
coisa da maneira certa. Ter um dever ou obrigao e faz-lo da
forma correta. Uma pessoa eiciente uma pessoa que, diante de
uma determinada circunstncia, capaz de exercer aquilo que lhe
proposto.
J a eiccia diz respeito a coisa certa a ser feita. A eiccia
est relacionada ao processo de escolha, de tomada de deciso.
Enquanto a eicincia est ligada em como as coisas devem ser feitas, a eiccia refere-se ao resultado deste processo. Segundo Paulo
Sandroni, mestre em economia e professor da Escola de Economia
da Fundao Getlio Vargas e da Faculdade de Economia e Administrao da PUC-SP, Fazer a coisa certa de forma certa a
melhor deinio de trabalho eiciente e eicaz. Uma pessoa eicaz
aquela que no s faz algo da maneira certa, mas se preocupa
com os resultados, independente do esforo e tempo que isso pode
levar.
Eficcia
Efetividade
Manter-se no mercado
Apresentar resultados globais positivos ao
longo do tempo
Ao longo da histria notamos a evoluo dos conceitos na administrao, so teorias defendidas por diversos autores, cada um
com uma abordagem prpria como veremos a seguir.
Alguns fatores contriburam para o surgimento das teorias da
administrao, entre eles podemos citar:
Consolidao do capitalismo (lgica de mercado) e de
novos modos de produo e organizao de trabalho, que levou
ao processo de modernizao da sociedade (substituio da autoridade tradicional pela autoridade racional-legal);
Crescimento acelerado da produo e fora de trabalho
desqualiicada;
Ausncia de sistematizao de conhecimentos em gesto.
Vamos estudar detalhadamente cada uma das principais
abordagens.
Abordagem Clssica
A abordagem clssica da administrao se divide em:
Administrao Cientica defendida por Frederick
Taylor
Teoria Clssica defendida por Henry Fayol
Os dois autores acima citados partiram de pontos distintos
com a preocupao de aumentar a eicincia na empresa.
Taylor se preocupava basicamente com a execuo das tarefas
enquanto Fayol se preocupava com a estrutura da organizao
Princpios de Taylor
Princpio da separao entre o planejamento e a execuo;
Princpio do preparo;
Princpio do controle;
Princpio da exceo.
Teoria Clssica Pressupostos de Henry Fayol
Anatomia estrutura.
Fisiologia funcionamento.
Viso de cima para baixo; do todo para as partes.
Funes da Empresa: Tcnica, Comercial, Financeira,
Segurana, Contbil, Administrativa (coordena as demais).
Abordagem Prescritiva e Normativa.
Principais caractersticas:
Carter legal das normas;
Carter formal das comunicaes;
Diviso do trabalho e racionalidade;
Impessoalidade do relacionamento;
Hierarquizao da autoridade;
Rotinas e procedimentos padronizados;
Competncia tcnica e mrito;
Especializao da administrao separao do pblico e
privado;
Proissionalizao: especialista, assalariado; segue carreira.
Vantagens Principais:
Racionalidade
Preciso na deinio do cargo
Abordagem Sistmica Trata-se da teoria de Sistemas por Ludwig Von Bertalanffy, onde defende que os sistemas existem dentro
de sistemas; apresenta a Teoria da forma ou Gestalt; os Sistemas abertos; tem um objetivo ou propsito; e as partes so interdependentes,
provocando globalismo.
Caractersticas:
Sistema um conjunto ou combinao de partes, formando um todo complexo ou unitrio;
Organizao como sistema vivo: orgnico
Comportamento no determinstico e probabilstico;
Interdependncia entre as partes;
Entropia: caracterstico dos sistemas fechados e orgnicos, estabelece que todas as formas de organizao tendem desordem ou
morte;
Negentropia ou Entropia negativa: os sistemas sociais se reabastecem de energia, assegurando suprimento contnuo de materiais e
pessoas;
Homeostase dinmica ou Estado Firme: regula o sistema interno para manter uma condio estvel, mediante mltiplos ajustes de
equilbrio dinmico de ruptura e inovao;
Fronteiras ou limites: deine a rea da ao do sistema e o grau de abertura em relao ao meio ambiente;
Diferenciao: os sistemas tendem a criar funes especializadas Integrao (coordenao);
Equiinalidade: um sistema pode alcanar o mesmo estado inal a partir de diferentes condies iniciais;
Resilincia: determina o grau de defesa ou vulnerabilidade do sistema a presses ambientais externas.
Holismo: o sistema s pode ser explicado em sua globalidade;
Sinergia: o todo maior que a soma das partes;
Morfognese: capacidade das organizaes de modiicar a si mesmo e a estrutura;
Fluxos: componentes que entram e saem do sistema (informao, energia, material);
Feedback: a retroalimentao, como controle do sistema, no qual os resultados retornam ao indivduo, para que os procedimentos
sejam analisados e corrigidos;
Homem Funcional: desempenha um papel especico nas organizaes, inter-relacionando-se com os demais indivduos.
A teoria dos sistemas desmistiica a tima soluo administrativa para a ideia de solues alternativas satisfatrias.
Processo Administrativo
O processo administrativo apresenta-se como uma sucesso de atos, juridicamente ordenados, destinados todos obteno de um
resultado inal. O procedimento , pois, composto de um conjunto de atos, interligados e progressivamente ordenados em vista da produo
desse resultado.
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PLANEJAR
a funo administrativa em que se estima os meios que
possibilitaro realizar os objetivos (prever), a im de poder tomar
decises acertadas, com antecipao, de modo que sejam evitados
entraves ou interrupes nos processos organizacionais.
tambm uma forma de se evitar a improvisao.
Nesta funo, o gerente especiica e seleciona os objetivos a
serem alcanados e como fazer para alcan-los.
Exemplos: o chefe de seo dimensiona os recursos necessrios
(materiais, humanos, etc.), em face dos objetivos e metas a serem
atingidos; a montagem de um plano de ao para recuperao de
uma rea avariada.
Misso
A declarao de misso da empresa deve reletir a razo de ser
da empresa, qual o seu propsito e o que a empresa faz.
Frmula base para deinio da Misso:
Fazer o qu + Para quem (qual o pblico?) + De que forma.
2. Analisar o ambiente externo
Uma vez declarada a viso e misso da empresa, seus dirigentes devem conhecer as partes do ambiente que precisam monitorar
para atingir suas metas. preciso analisar as foras macroambientais (demogricas, econmicas, tecnolgicas, polticas, legais,
sociais e culturais) e os atores microambientais (consumidores,
concorrentes, canais de distribuio, fornecedores) que afetam sua
habilidade de obter lucro.
CONTROLAR
Esta funo se aplica tanto a coisas quanto a pessoas.
Para que a funo de controle possa efetivamente se processar
e aumentar a eicincia do trabalho, fundamental que o estabelecido ou determinado esteja perfeito, claramente explicado.
O que perturba o bom entendimento no so regras do jogo
muito exigentes, mas sim regras esclarecidas aps o jogo iniciado.
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Organizao Funcional
Tipo de estrutura organizacional que aplica o princpio
funcional ou princpio da especializao das funes para cada
tarefa.
Princpio funcional separa, distingue e especializa: o germe
do staff.
Caractersticas da Organizao Funcional
Autoridade funcional ou dividida. Nenhum superior tem
autoridade total sobre os subordinados, mas autoridade parcial e
relativa, decorrente de sua especialidade.
Linhas diretas de comunicao. Comunicao efetuada
diretamente, sem necessidade de intermediao.
Descentralizao das decises. No a hierarquia, mas a
especialidade quem promove as decises.
nfase na especializao. As responsabilidades so
delimitadas de acordo com as especializaes.
ORGANIZAO
Podemos classiicar as estruturas organizacionais em
tradicionais e contemporneas.
Dentre as tradicionais temos as Organizaes Linear,
Funcional e Linha Staff conforme veremos abaixo.
Organizao Linear
A denominao linear indica que entre o superior e os
subordinados existem linhas diretas e nicas de autoridade e de
responsabilidade.
Caractersticas da organizao linear
Autoridade linear ou nica - autoridade nica e absoluta
do superior sobre seus subordinados (decorrente do princpio da
unidade de comando).
Linhas formais de comunicao - as comunicaes entre
os rgos ou cargos so efetuadas unicamente atravs das linhas
existentes no organograma.
Organizao Linha-Staff
Resultado da combinao dos tipos de organizao linear
e funcional, buscando-se incrementar as vantagens e reduzir as
desvantagens dos dois tipos de organizao.
Na organizao linha-staff existem rgo de execuo
(linha) e de apoio (staff).
o tipo de organizao mais empregado atualmente.
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Estrutura Matricial
um tipo de estrutura mista, uma excelente alternativa para
organizaes que desenvolvem projetos, mas tambm adotam as
estruturas: divisional, funcional, staff etc. indicado para empresas
que desenvolvem vrios projetos, mas que se utilizam de diversas
tecnologias. As principais caractersticas so:
Multidimensional, pois se utiliza de caractersticas de estruturas permanentes, por funo, produtos e projetos;
Permanente, sendo temporrios apenas os grupos de cada
projeto;
Adaptativa e lexvel: quanto mais complexa a ambincia
organizacional, mais complexa deve ser a estrutura da empresa;
Combina a estrutura hierrquica vertical tradicional com
uma estrutura superposta, horizontal, de coordenadores de projetos/produtos.
As principais vantagens:
Equilbrio de objetivos pela ateno dispensada tanto s
reas funcionais quanto s coordenaes de projetos;
Viso dos objetivos dos projetos por meio das coordenaes de projetos;
Desenvolvimentos de um forte e coeso trabalho de equipe e metas de projetos
Elimina mo de obra ociosa;
Elimina extensas cadeias hierrquicas;
Conhecimento especializado pode estar disponvel para
todos os projetos igualmente, podendo ser transferido de um projeto para outro;
Utilizao de Mao de obra pode ser lexvel.
As principais desvantagens:
Subutilizao de recursos disponveis;
Insucesso na obteno de coordenao de funes, no
estabelecimento de padres de eicincia e de uniformidades de
prtica entre os especialistas que no so controlados por um nico
chefe;
Insegurana entre os membros dos projetos;
Indivduo de posio intermediria possui dois chefes:
chefe do seu departamento funcional e coordenador do projeto
onde est alocado;
Conlito entre gerentes funcionais e coordenadores de
projetos quanto autoridade.
As principais Desvantagens:
No bem aceita pela organizao permanente em razo
de se carter temporrio.
Meios duplicados: cada projeto tem sua prpria estrutura;
Ineiccia na utilizao de recursos;
Insegurana no emprego, j que possui carter temporrio;
Pessoal alocado em determinado projeto pode perder lugar na estrutura permanente.
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Administrao Pblica
A Administrao Pblica a atividade do Estado exercida
pelos seus rgos encarregados do desempenho das atribuies
pblicas, em outras palavras o conjunto de rgos e funes institudos e necessrios para a obteno dos objetivos do governo.
A atividade administrativa, em qualquer dos poderes ou esferas, obedece aos princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eicincia, como impe a norma fundamental
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Dessa maneira, a administrao pblica deve ter sai ao controlada pelo povo, por meios de mecanismos criados pelo Estado
para esta inalidade, visto que o interesse pblico no pode ser
disponvel.
- Princpio da Autotutela: A Administrao Pblica pode
corrigir de oicio seus prprios atos, revogando os irregulares e
inoportunos e anulando os manifestamente ilegais, respeitado o
direito adquirido e indenizando os prejudicados, cuja atuao tem
a caracterstica de autocontrole de seus atos, veriicando o mrito
do ato administrativo e ainda sua legalidade;
- Princpio da Razoabilidade e Proporcionalidade: A
Administrao deve agir com bom senso, de modo razovel e
proporcional;
- Princpio da Continuidade: Os servios pblicos no podem
parar, devendo manter-se sempre em funcionamento, dentro das
formas e perodos prprios de sua regular prestao;
- Princpio da Especialidade: Por tal principio aplica-se mais
as autarquias, no podem elas ter outra funo, alm daquelas para
as quais foram criadas.
Na Administrao temos algumas teorias, tais como, Clssica,
Burocrtica e Sistmica.
Alguns fatores contriburam para o surgimento das teorias da
administrao, entre eles podemos citar:
Consolidao do capitalismo (lgica de mercado) e de
novos modos de produo e organizao de trabalho, que levou
ao processo de modernizao da sociedade (substituio da autoridade tradicional pela autoridade racional-legal);
Crescimento acelerado da produo e fora de trabalho
desqualiicada;
Ausncia de sistematizao de conhecimentos em gesto.
Como vimos anteriormente, houve uma evoluo nas teorias
administrativas. A partir da dcada de 1930, ento, expandiu-se
o modelo chamado de Estado de Bem-Estar Social, no qual o
Estado organizador da poltica e da economia, encarregando-se
da promoo e defesa social. O Estado atua ao lado de sindicatos e empresas privadas, atendendo s caractersticas de cada pas,
com o intuito de garantir servios pblicos e proteo populao.
O Estado de Bem-Estar Social ganhou ainda mais terreno com a
incluso do conceito de cidadania, propagado aps a queda dos
regimes totalitrios na Europa. Associou-se a ideia de que os indivduos so dotados de direitos sociais. O modelo de organizao
estatal concede aos indivduos bens e servios pblicos durante
toda a vida. Os direitos sociais conferem servios de educao,
sade, seguridade e lazer.
O Estado de Bem-Estar Social tambm chamado de Estado
Providncia e Estado Social. Foi o modelo predominante nos
pases ocidentais na segunda metade do sculo XX defendendo
o desenvolvimento do mercado, porm acompanhado de polticas
pblicas e da interferncia do Estado na economia para corrigir os
erros e proteger a populao. Atualmente, diz-se que o modelo est
em crise. O primeiro pas a abandonar o modelo foi a Inglaterra,
no governo de Margareth Thatcher. Ela alegou que o Estado no
dispunha mais de recursos para sustentar o Estado de Bem-Estar
Social e retirou os direitos que os cidados haviam conquistado
no decorrer das dcadas. Nasceria, ento, o Estado Neoliberal. A
consequncia seria o embate entre os dois modelos. Mas o Estado
Neoliberal tambm j se mostra em crise e polticos e idelogos
de direita e de esquerda debatem qual modelo seria mais vivel.
O fato que a maior parte dos pases que investiram quantidades
Princpio da Publicidade:
Por este principio constitucional, temos que a administrao
tem o dever de oferecer transparncia de todos os atos que praticar,
e de todas as informaes que estejam armazenadas em seus
bancos de dados referentes aos administrados.
Portanto, se a Administrao Pblica tem atuao na defesa
e busca aos interesses coletivos, todas as informaes e atos
praticados devem ser acessveis aos cidados.
Por tal razo, os atos pblicos devem ter divulgao oicial
como requisito de sua eiccia, salvo as excees previstas em lei,
onde o sigilo deve ser mantido e preservado.
Princpio da Eicincia:
Por tal principio temos a imposio exigvel Administrao
Pblica de manter ou ampliar a qualidade dos servios que presta
ou pe a disposio dos administrados, evitando desperdcios e
buscando a excelncia na prestao dos servios.
Tem o objetivo principal de atingir as metas, buscando boa
prestao de servio, da maneira mais simples, mais clere e
mais econmica, melhorando o custo-benefcio da atividade da
administrao pblica.
O administrador deve procurar a soluo que melhor atenda
aos interesses da coletividade, aproveitando ao mximo os recursos
pblicos, evitando dessa forma desperdcios.
Princpios administrativos implcitos
Diante de tais princpios tidos como expressamente constitucionais, decorrem outros, implcitos, de igual importncia para a
regulamentao das atividades pblicas seno vejamos:
Princpio da Supremacia do Interesse Pblico:
Tal Princpio, muito embora no se encontre expresso no
enunciado do texto constitucional de suma importncia para a
atividade administrativa, tendo em vista que, em decorrncia do
regime democrtico adotado pelo Brasil, bem como o seu sistema
representativo, temos que toda a atuao do Poder Pblico seja
consubstanciada pelo interesse pblico e coletivo.
Assim, para que o Estado possa atingir a inalidade principal
que lhe foi imposta pelo ordenamento jurdico, qual seja, o interesse pblico, assegurado a administrao pblica uma srie de
prerrogativas, no existente no direito privado, para que se alcance
a vontade comum da coletividade.
Assim, a supremacia do interesse pblico deve se sobressair
sobre os direitos particulares dos administrados, pois decorre deste
princpio que, na hiptese de haver um conlito entre o interesse
pblico e os interesses de particulares, evidente e lgico que a
vontade comum e o interesse coletivo deve prevalecer, respeitados
os princpios do devido processo legal, e do direito adquirido.
- Princpio da Indisponibilidade do Interesse Pblico:
Em decorrncia do princpio da indisponibilidade do interesse
pblico so vedados ao administrador da coisa pblica qualquer
ato que implique em renncia a direitos da administrao, ou que
de maneira injustiicada e excessiva onerem a sociedade.
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Os cidados esto-se tornando mais conscientes de que a administrao pblica burocrtica no corresponde s demandas que
a sociedade civil apresenta aos Governos, no capitalismo contemporneo.
Os cidados comeam a exigir do Estado, mais do que o Estado est apto a dar. Sendo assim a causa imediata da lacuna, no
apenas iscal, nem apenas poltica, como tambm administrativa. Os recursos econmicos e polticos so escassos por deinio,
mas se pode superar parcialmente a limitao com o uso eiciente
pelo Estado, quando no se pode contar com o mercado, quando
a alocao de recursos pelo mercado no soluo factvel, dado
seu carter distorcido ou dada sua incompletude. Sendo assim, a
funo de uma administrao pblica eiciente passa a ter valor
estratgico, ao reduzira lacuna que separa a demanda social e a
satisfao desta demanda.
H porm uma razo mais ampla para o interesse que a reforma do Estado, e particularmente da administrao pblica, tem
despertado, que a proteo do patrimnio pblico (res publica)
contra as ameaas de privatizao ou, em outras palavras, contra
atividades de rent-seeking. A proteo do Estado, que este inclui
a res publica, corresponde a direitos bsicos que, inalmente, comearam a ser deinidos - direitos que podem ser chamados os
direitos pblicos. (Direitos pblicos so os direitos que nos asseguram que o patrimnio pblico, a res publica, entendido em
sentido amplo, seja pblico - que seja de, e para, todos, em vez de
ser objeto de rentseeking, em vez de ser privatizada por intereses).
O Estado deve ser pblico, as organizaes no estatais e sem
ins lucrativos (ou organizaes no governamentais) devem ser
pblicas. Bens estritamente pblicos, como um meio ambiente
protegido, devem ser pblicos.
Estado tem importante papel social e econmico, a estratgia
bsica da administrao pblica burocrtica o controle hierrquico e formalista sobre os procedimentos - provou ser inadequada.
Esta estratgia talvez pudesse evitar a corrupo e o nepotismo,
mas era lenta, cara, ineiciente.
Ao invs da velha administrao pblica burocrtica, uma
nova forma de administrao, que tomou emprestados os imensos
avanos pelos quais passaram, durante o sculo X, as empresas de
administrao de negcios sem, contudo, perder a caracterstica
especica que a faz ser administrao pblica: uma administrao
que no visa ao lucro, mas satisfao do interesse pblico.
nova administrao pblica no basta ser efetiva em evitar
o nepotismo e a corrupo: ela tem de ser eiciente ao prover bens
pblicos e semipblicos que cabe ao Estado diretamente produzir
ou, indiretamente, inanciar. Se, nos pases desenvolvidos, os
direitos civis e sociais estavam razoavelmente protegidos, os
direitos pblicos no estavam: a res publica estava exposta a todo
tipo de ameaas. O nepotismo e a corrupo mais visveis foram
controlados, mas surgiram novas modalidades de apropriao
privada de uma fatia maior do patrimnio pblico.
As reformas administrativas, todas visam duas metas:
Reduo dos gastos pblicos a curto prazo e
Aumento da eicincia mediante orientao gerencial, a
mdio prazo.
Reformando a estrutura do Estado A administrao pblica gerencial envolve uma mudana na estratgia de gerncia, mas esta
estratgia tem de ser posta em ao em uma estrutura administrativa reformada. A ideia geral a descentralizao, a delegao de
autoridade. Porm, tem de ser mais especico, deinir claramente
os setores que o Estado opera, as competncias e as modalidades
de administrao mais adequadas a cada setor.
Fontes (Trabalho e Capital Monopolista por Harry Bravernan/Introduo Teoria Geral da Administrao por Chiavenato/ O neoliberalismo por David Harvey/Teoria Geral da Administrao por Maximiano/ GIL, Antonio Carlos. Administrao
de Recursos Humanos/MATTOS, Ruy de A. De Recursos a seres
humanos: o desenvolvimento humano na empresa/ ROCHA, Luiz
Osvaldo Leal da. Organizao e Mtodos: uma abordagem prtica/ MONTANA, Patrick J e CHARNOV, Bruce H. Administrao/
Cruz, Tadeu. Sistemas, mtodos e processos. So Paulo: Atlas,
2005. BRASIL, Plano Diretor da Reforma do Estado. Presidncia da Repblica, Cmara da Reforma do Estado, 1995. Disponvel: www.planalto.gov.br/ GOMES, Adhemar Martins Bento.
Atualidade e perspectivas da administrao pblica/http://www.
professorcezar.adm.br/http://www.ebah.com.br/Por Prof. Elisabeth Moreira)
EXERCICIOS
01. (FGV - 2013 - FBN - Assistente Administrativo)
Administrao Pblica o conjunto harmnico de princpios
jurdicos que regem os rgos, os agentes e as atividades pblicas
tendentes a realizar concreta, direta e imediatamente os ins
desejados pelo Estado.
Assinale a airmativa que indica os dois sentidos em que se
divide o conceito de Administrao Pblica.
a) Objetivo e funcional.
b) Material e funcional.
c) Objetivo e subjetivo.
d) Subjetivo e orgnico.
02. (CESPE - 2013 - TRF - 2 REGIO) - Com referncia
ao regime jurdico e aos princpios da administrao pblica,
assinale a opo correta de acordo com o pensamento
doutrinrio dominante.
a) So considerados como basilares da administrao pblica
os princpios da legalidade, da supremacia do interesse pblico
sobre o privado e o da continuidade do servio pblico.
b) Para o particular, o princpio da legalidade apresenta
conotao negativa ou restritiva; j para a administrao pblica
ele apresenta carter positivo ou ampliativo.
c) Do princpio da continuidade do servio pblico decorrem
os princpios da sindicabilidade e da autoexecutoriedade.
d) O princpio da sindicabilidade reconhecido expressamente
pela jurisprudncia do STF.
e) Sempre que a administrao pblica estiver envolvida
em relaes jurdicas, sejam elas de direito pblico ou de direito
privado, o interesse da administrao pblica dever imperar, pois
ele sempre se sobrepe ao interesse privado.
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GABARITO
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01
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09
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11
A CORREO
A correo, portanto, consiste em falar e escrever bem uma
lngua. Os vcios de linguagem contrariam a ndole da correo.
Para evit-los torna-se necessrio o uso de formas adequadas
quanto gramtica normativa. Deve-se observar, principal-mente,
a sintaxe de concordncia, de regncia e de colocao. necessrio, pois que se evite, alm dos vcios de linguagem, o emprego de
palavras que, ao se encontrarem, dem lugar a uma dupla interpretao, deselegncia ou ridculo. Vcios de linguagem so palavras
ou construes que desvirtuam ou diicultam a manifestao do
pensamento.
Caros alunos, o material a seguir compreende todos os tpicos descritos no edital, so eles:
2. REDAO OFICIAL
MODALIDADES DE TEXTOS TCNICOS
ASPECTOS GERAIS DA REDAO OFICIAL. CONCEITO E PRINCPIOS DE REDAO OFICIAL. IMPESSOALIDADE. LINGUAGEM DOS ATOS E COMUNICAES
OFICIAIS. CONCISO E CLAREZA. FECHOS PARA COMUNICAO.
IDENTIFICAO DO SIGNATRIO.
MODELOS OFICIAIS NORMAS GERAIS.
PRONOMES DE TRATAMENTO.
CONCORDNCIA. EMPREGO. ABREVIATURAS, SIGLAS E SMBOLOS. COMUNICAES OFICIAIS. O PADRO OFCIO.
EXPOSIO DE MOTIVOS. MENSAGEM.
TELEGRAMA. FAX. CORREIO
ELETRNICO.
COERNCIA
As idias apresentadas devem ser pertinentes ao tema proposto. Sua elaborao deve seguir critrios que possibilitem um
perfeito entendimento entre remetente e destinatrio. Logo, no
se pode fugir ao tema e, muito menos, incluir o que no esteja de
acordo com o desenvolvimento do assunto que est em pauta.
A CLAREZA
resultante da coerncia. Qualidade imprescindvel na redao oicial, consiste em apresentar-se o texto de modo facilmente
inteligvel, reletindo bem o que se pretende e o que se quer dizer.
Frases ambguas, mal construdas, distorcem o sentido e afetam a
clareza.
A correo oicial dispensa as iguras as iguras literrias ou
tropos que so recursos de embelezamento da expresso em busca
da originalidade, mas exige a simplicidade, ou seja, a forma espontnea, sem ornatos, a maneira natural de dizer e de escrever.
CORRESPONDNCIA OFICIAL
A CONCISO
Consiste em expor-se um assunto de maneira breve, precisa
e exata. dizer o mximo com o mnimo de palavras, utilizando
apenas o necessrio, para o que se deve eliminar:
O uso excessivo dos indeinidos um e uma:
uma cpia de um despacho adjucatrio da licitaes realizadas ou de uma justiicativa para uma dispensa ou uma inexigibilidade com um respectivo embasamento legal.
O redundante, o suprluo:
Ao contrrio disso, pensamos diferente.
Venho por estas mal traadas linhas...
Ao ensejo, quero apresentar-lhe os votos de considerao,
estima e apreo...
A pormenorizao de dados e elementos em excesso num
nico perodo:
O processo que agora se encontra nesta Seo para ser relatado e que trata da demisso do servidor que entrou no Servio
Pblico h 16 anos, tendo servido no setor de Contrato, depois no
Almoxarifado, onde foi um comprador excelente e, por ltimo, na
Seo de Custas, que ica em nosso edifcio anexo, ao seguir seus
trmites deve ser encaminhado Diretoria de Recursos Humanos.
(sublinhamos o essencial, o restante excesso).
A conciso no admite, tambm, a abundncia de adjetivao
e as repeties desproporcionais (circunlquios e sobrecarga de
palavras cuja condensao ser o aconselhvel).
20
FORMAS DE TRATAMENTO
As formas de tratamento mais usuais so:
Voc (v.) Vocs (vv.) usa-se para pessoas familiares ou com
quem se tem intimidade.
Senhor (Sr.) Senhora (Sr. Ou Sra.) - Senhores (Srs.) Senhoras (Sr.s ou Sras.) para pessoas com quem se tem um certo
distanciamento respeitoso.
Vossa Senhoria (V. S. ou V. Sa.) Vossas Senhorias (V. S.s
ou V. Sas.) para pessoas de cerimnia, em correspondncias comerciais e oiciais.
Vossa Excelncia (V. ou V. Exa.) Vossas Excelncias (V.
Ex.s ou V. Exas.) para altas autoridades.
Vossa Eminncia (V. Em. ou V. Ema.) Vossas Eminncias
(V. Em.s ou V. Emas.) para cardeais.
Vossa Alteza (V. A..) Vossas Altezas (VV. AA.) para prncipes e duques.
Vossa Santidade ( V. S.) para o Papa.
Vossa Excelncia Reverendssima (V. Ex. Rev. ma ou V. Exa.
Revma.) para arcebispos e bispos.
Vossa Reverendssima (V. Rev. ma ou V. Revma.) Vossas
Reverendssimas (V. Rev. mas ou V. Revma.) para monsenhores,
cnegos e superiores religiosos.
Vossa Reverncia (V. Rev. ou V. Rev.) para sacerdotes,
pastores e religiosos em geral.
Vossa Paternidade (V. P.) Vossas Paternidades (VV.PP.) para superiores de ordens religiosas.
Vossa Magniicncia (V. Mag. ou V. Maga.) Vossas Magniicncias (V. Mag. s ou V. Magas.) para reitores de universidades.
Vossa Majestade (V.M.) ou Vossas Majestade (VV.MM.)
para reis e rainhas.
Vossa Excelncia - Sua Excelncia a forma de tratamento mais elevada. Aplica-se aos trs Chefes de Poder (Presidente
da Repblica, Presiden-te do Congresso Nacional e Presidente do
Supremo Tribunal Federal) para os quais no se deve usar as correspondentes abreviaturas (V. Ex e S. Exa.).
OBS.: Alguns redatores estendem esta deferncia a altos dignitrios e aos membros do clero. Dizem: Sua Excelncia, o Senhor
Governador..., Senhor Embaixador, tenho a honra de submeter a
vossa Excelncia..., Sua Excelncia o Senhor Bispo de...
O tratamento Excelncia se aplica, ainda, e normalmente
abreviado, aos altos representantes dos poderes Pblicos: ministros, senadores, deputados, oiciais-generais, governadores, desembargadores, juzes, prefeitos e, tambm, a presidentes de associaes.
Postos que no seja imposio gramatical, no se devem empregar,, relativamente s formas altamente cerimoniosas de Excelncia e de Eminncia, os possessivos seu, sua nem as variaes
pronominais o e lhe . Assim, dir-se-:
EXPRESSES DE TRATAMENTO
Expresso de tratamento o pronome ou a locuo de que se
serve uma pessoa para falar ou escrever a outra.
As expresses de tratamento so, teoricamente, da segunda
pessoa gramatical a pessoa com quem se fala desde que uma
tradio milenar estabeleceu que s autoridades supremas no se
poderia falar diretamente, seno por meio de seus elevados atributos. Da terem surgido expresses como Vossa Majestade, Vossa Excelncia, Vossa Santidade e outras, nas quais ao possessivo
vosso juntou-se um substantivo abstrato (Majestade, Excelncia, Santidade, Senhoria, Alteza).
Com o correr do tempo, no entanto, a concordncia do verbo
deixou de ser feita com o pronome vossa, passando a acompanhar o substantivo abstrato (Majestade, Excelncia, Senhoria) e,
deste modo icando na terceira pessoa, o que aparentemente, veio a
conigurar uma anomalia, ou seja, uma segunda pessoa gramatical
em concordncia formal com a terceira.
Da que as expresses de tratamento so, teoricamente, da Segunda pessoa gramatical - a pessoa com quem se fala porm a
concordncia do verbo ser sempre feita na terceira pessoa:
Vossa Excelncia conhece o processo...
Vossa Senhoria pertence ao grupo dos bons advogados...
Vossa Santidade bem-vinda ao Brasil...
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CONCORDNCIA
Embora de 3 pessoa, as formas de tratamento, chamadas formas de reverncia, como possessivo Vossa se aplicam pessoa a
quem falamos e a quem nos dirigimos. A concordncia, no entanto,
feita com a forma verbal e com as formas pronominais da 3
pessoa:
Vossa Excelncia deve apresentar o Relatrio...
Vossa Senhoria j pode divulgar a sua Ordem de Servio....
Nas leis, decretos, resolues e portarias, a autoridade indicada na 3 pessoa:
O Presidente da Repblica decreta....
O Diretor resolve....
OBSERVAES
1 No se usa artigos diante de pronomes de tratamento,
exceo de senhor, senhora e senhorita:
Esperei Sua Excelncia por mais de duas horas.
Esperei a senhora por mais de duas horas....
2 Os pronomes de tratamento so formas rigorosamente femininas. Quando se tratar de homem, aceitvel a concordncia
com o masculino (concordncia ideolgica).
Sua Excelncia estava preocupada ou preocupado com o processo.
Se houver aposto faz-se a concordncia obrigatria com o
aposto:
Sua Excelncia, o presidente, parece preocupado.
Sua Excelncia, a desembargadora, parece preocupada.
3 Usa-se Vossa Excelncia quando nos dirigimos pessoa:
Convido Vossa Excelncia a participar da sesso....
Usa-se Sua Excelncia quando falamos a respeito da pessoa:
Aguardamos a assinatura de Sua Excelncia para dar andamento ao processo.
VOCATIVO OU INVOCAO
a expresso pela qual se chama a ateno da pessoa a quem
se escreve ou qualiicativo que indica a expresso de tratamento a
ser empregada no texto do expediente.
Os vocativos mais usuais so:
Para Excelncia: Excelentssimo Senhor
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Do Poder Judicirio:
sempre por extenso (Vossa Excelncia e Sua Excelncia):
Presidente do Supremo Tribunal Federal;
sempre abreviado (V. Ex. ou S. Ex.):
Vice-Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Federal;
Presidente e Ministros do Supremo Tribunal de Justia;
Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Militar;
Presidente e Ministros do Superior Eleitoral;
Presidente e Ministros do Superior do Trabalho;
Presidente e Desembargadores dos Tribunais de Justia;
Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais;
Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais;
Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho;
Juzes Titulares e Substitutos;
Auditores da Justia Militar.
ENDEREAMENTO
No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s
autoridades obedece aos seguintes padres:
DESTINATRIO
Do Poder Executivo:
sempre por extenso (Vossa Excelncia e Sua Excelncia):
Presidente da Repblica;
sempre abreviado (V. Ex. ou S. Ex.):
Vice-Presidente da Repblica;
Ministros do Estado;
Consultor-Geral da Repblica;
Comandante das Trs Armas;
Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica;
Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da
Repblica;
Chefe do Gabinete Civil da
Secretrios da Presidncia da Repblica;
Procurador Geral da Repblica;
Advogado-Geral da Repblica;
Advogado-Geral da Unio;
Chefes de Estado-Maior das Trs Armas;
Oiciais Generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrio-Executivo e Secretrio-Nacional de Ministrios;
Governadores e Vice-Governadores dos Estados e do Distrito
Federal;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
Do Poder Legislativo:
sempre por extenso (Vossa Excelncia e Sua Excelncia):
Presidente do Congresso Nacional.
23
Aviso n 145/SG
Ofcio n 145/DGP
LOCAL E DATA
O local e a data em que o expediente foi assinado devem ser
datilografados ou digitados por extenso, com alinhamento direita
do texto.
Exemplo:
Rio de Janeiro, 14 de janeiro de 2003. ou
Braslia, em 28 de agosto de 2002.
VOCATIVO
O vocativo, que invoca o destinatrio, deve ser seguido de
vrgula:
Exemplo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica; Senhora Ministra; Senhor Chefe de Gabinete.
TEXTO
Nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve apresentar em sua escritura:
INTRODUO
Confunde-se com o pargrafo de abertura e nela apresentado
o assunto que motiva a comunicao. Deve ser evitado o uso de
frases feitas para iniciar o texto. No lugar de Tenho a honra de,
Tenho o prazer de , Cumpre-me informar que, empregue-se a
forma direta: Informo a Vossa Excelncia que, Submeto apreciao de Vossa Excelncia, Encaminho a V. S..
Reitores de Universidades
Envelope:
Ao Senhor
(nome do reitor)
Magnico Reitor da Universidade de Braslia
Campos universitrio Bloco SN
70919-970 Braslia DF
Cardeais
Envelope:
A Sua Excelncia Reverendssima
Dom (nome do cardeal)
Cardeal-Arcebispo de So Paulo
Catedral Metropolitana Praa da S
00000-000 So Paulo SP
DESENVOLVIMENTO
No desenvolvimento o assunto detalhado. Quando o texto
contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas cada uma em um pargrafo, o que confere maior clareza
exposio.
CONCLUSO
na concluso que se reairma ou simplesmente se reapresenta
a posio recomendada sobre o assunto.
NUMERAO DOS PARGRAFOS
No texto exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os
demais pargrafos devem ser numerados, com o nmero colocado
a 2,5cm ou dez toques datilografados da borda esquerda do papel,
como maneira de facilitar a remisso. No computador, no programa Microsoft Word, clica-se no menu Arquivo e, no comando
Conigurar Pgina, escolhe-se 2,5 na opo Margem Esquerda.
Clica-se OK.
O PADRO OFCIO
a modalidade de comunicao oicial comum aos rgos
que compem a Administrao Federal.
TIPOS DE EXPEDIENTES
H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela inalidade do que pela forma: a exposio de motivos, o aviso e o
ofcio. Para uniformiz-los, a Instruo Normativa n 4, de 6 de
maro de 1992, da Secretaria da Administrao Federal, adotou
uma diagramao nica denominada padro ofcio, contendo as
seguintes partes:
FECHO
O fecho das comunicaes oiciais possui, alm da inalidade
bvia de marcar o inal do texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para o fecho foram regulados, pela primeira vez, na portaria
n 1 do Ministrio da Justia, em julho de 1937. Essa portaria estabelecida cerca de quinze padres diferentes de fecho. Hoje, com a
desburocratizao e de acordo com a Portaria n 4, de 6 de maro
de 1992, da Secretaria de Administrao Federal, h apenas dois
tipos de fecho para todas as modalidades de comunicao oicial:
Exemplo:
Respeitosamente para o Presidente da Repblica e todas as
autoridades do primeiro escalo inclusive dos Estados e Atenciosamente para as demais autoridades e autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Ficam excludas dessas frmulas as comunicaes dirigidas
a autoridades estrangeiras que atendem a rito e tradio prprios,
de acordo com as normas do Ministrio das Relaes Exteriores.
CARTA Forma de correspondncia com personalidade pblica ou particular, utilizada para fazer solicitaes, convites, externar agradecimentos ou transmitir informaes.
As cartas, em princpio, no devem ser numera das sequencialmente, exceo dos rgos que as utilizam com frequncia.
Estrutura
Local e data Com alinhamento direita do papel.
Destinatrio Nome e cargo do destinatrio, com alinhamento esquerda do papel e abaixo da data.
Vocativo Poder ser dispensado (in DASP N 133/82).
Texto A redao dever ser simples, clara, objetiva, concisa
(in DASP N 133/82).
Fecho Utilizar as formas usuais de cortesia.
Assinatura Nome do emitente e do respectivo cargo.
Exemplo:
Braslia, ........ de ........................ de ............. .
Exmo. Sr.
Fulano de Tal
Prefeito de Caxias do Sul
Prefeitura Municipal de Caxias do Sul
Caxias do Sul RS
Senhor Prefeito,
Agradecendo o honroso convite para participar da Festa da
25
CIRCULAR
correspondncia
oicial
enviada
simultaneamente a diversos destinatrios, com texto idntico,
transmitindo instrues, ordens, recomendaes, determinando a
execuo de servios ou esclarecendo o contedo de leis, normas
e regulamentos. Pode ser apresentada sob a forma de ofcio,
memorando, carta ou fax, mas sempre multidirecional. Pode
conter ementa.
Estrutura
( idntico do ofcio)
Ttulo CIRCULAR ou OFCIO-CIRCULAR nmero e data.
Texto Desenvolvimento do assunto tratado.
Fecho Respeitosamente ou Atenciosamente, conforme
o caso.
Assinatura Nome e cargo do emitente.
Exemplo:
OFCIO-CIRCULAR N 86/01 DRI
Braslia, .......... de ......................... de ............
Senhor Dirigente,
Com o processo de adaptao administrativa introduzido pela
Lei n ................. , vimos informar que ...........................................
............................................
Em decorrncia, e aps estudados realizados pela ...................
....................................................................
Recomenda-se, outrossim, ...........................................
Atenciosamente,
(espao para assinatura)
(nome, em maisculo, e cargo do emitente)
28
Deinio e inalidade
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para
transmisso de documentos.
Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico
sua lexibilidade. Assim, no interessa deinir forma rgida para
sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oicial (v. 1.2 A Linguagem
dos Atos e Comunicaes Oiciais).
O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente.
Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado,
preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu
contedo..
Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de conirmao de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de conirmao de recebimento.
Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de
correio eletrnico tenha valor documental, i. , para que possa ser
aceito como documento original, necessrio existir certiicao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei.
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. (TRERN Analista Judicirio 2011)
Considerando-se as qualidades exigidas na redao de documentos oiciais, est INCORRETA a airmativa:
(A) A conciso procura evitar excessos lingusticos que nada
acrescentam ao objetivo imediato do documento a ser redigido,
dispensando detalhes irrelevantes e evitando elementos de subjetividade, inapropriados ao texto oicial.
(B) A impessoalidade, associada ao princpio da inalidade,
exige que a redao de um documento seja feita em nome do servio pblico e tenha por objetivo o interesse geral dos cidados,
no sendo permitido seu uso no interesse prprio ou de terceiros.
(C) Clareza e preciso so importantes na comunicao oicial
e devem ser empregados termos de conhecimento geral, evitando-se, principalmente, a possibilidade de interpretaes equivocadas,
como na airmativa: Diretor informou ao seu secretrio que os
relatrios deveriam ser encaminhados a ele.
(D) A linguagem empregada na correspondncia oicial, ainda
que respeitando a norma culta, deve apresentar termos de acordo
com a regio e com requinte adequado importncia da funo
desempenhada pela autoridade a quem se dirige o documento.
(E) Textos oiciais devem ser redigidos de acordo com a formalidade, ou seja, h certos procedimentos, normas e padres que
devem ser respeitados com base na observncia de princpios ditados pela civilidade, como cortesia e polidez, expressos na forma
especica de tratamento.
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01. D
02. A
03. E
04. D
05. C
06. D
07. C
08. A
09. E
10. D
ANOTAES
A sequncia obtida :
a) 3-5-4-2-1
b) 2-4-3-1-5
c) 3-5-2-4-1
d) 2-3-5-4-1
e) 3-5-4-1-2
30
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA
ARQUIVOLOGIA;
Arquivologia uma disciplina cientica da Cincia da Informao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo
Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu.
Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso
em potencial de informao.
O proissional que trabalha com arquivos deve conduzir a gesto da informao, ao acompanhamento do processo documental e
informativo, a identiicao das espcies e tipologias documentais,
o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reproduo.
O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem
parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrio, avaliao,
conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como
peril a direo e organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como servios de microilmagem e de informatizao aplicados aos arquivos.
A importncia dos arquivos cresceu enormemente medida
que se desenvolveram os conceitos sociais, econmicos e culturais da humanidade. A industrializao tambm representou papel
importante na sociedade, exigindo arquivos de melhor qualidade,
maiores e mais funcionais. A disseminao do ideal democrtico,
por seu turno, ampliou os horizontes dos indivduos e abriu-lhes as
portas da consulta, pesquisa e arquivos.
Fala-se muito de desburocratizao, que pretende tornar mais
eicientes os rgos pblicos. A mudana de mentalidade no deve
basear-se pura e simplesmente numa frmula de eliminao de
papis e distribuio indiscriminada de documentos. O documento por si s, no pode ser encarado como um entrave ao correto
desempenho da administrao pblica. Muitos arquivos foram e
continuam sendo totalmente destrudos. H necessidade de critrios rigorosos para evitar o aniquilamento da memria nacional.
O valor e importncia dos arquivos e dos documentos precisam
ser avaliados a todo instante, antes de qualquer medida drstica
de destruio.
31
PRINCPIO DE PROVENINCIA;
PROTOCOLO;
LEGISLAO ARQUIVSTICA.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos
pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas
e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por
entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no
exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de
carter pblico implica o recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio
sucessora.
Comentrio: Arquivo pblico so os documentos que so
produzidos por instituies pblicas.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identiicados como correntes, intermedirios e permanentes.
Comentrio: Os arquivos pblicos passam pelas 3 fases
(Teoria das 3 Idades)
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso
ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
deinitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especica esfera
de competncia.
Comentrio: Para tanto necessrio ter uma tabela de temporalidade.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de
carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do
Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo,
o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo
e o arquivo do Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de
acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o
Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Comentrio: O poder pblico poder criar arquivos descentralizados (do Nacional), para uma melhor gesto e administrao
desses documentos.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
35
Ostensivos ou ordinrios: Documentos comuns, que no possuem sigilo. Esta classiicao dada aos assuntos cuja divulgao
no prejudica a administrao.
Sigilosos: Por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de guarda para sua
custdia e divulgao.
Segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso do meio
que pode circular, so quatro os graus de sigilo e suas correspondentes categorias:
a)ultrassecreto
b)secreto
c)Conidencial
d)Reservado
DISPOSIES FINAIS
Os ultrassecretos so os de assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devem ser
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Os secretos so dados assuntos que requeiram alto grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou
ao seu manuseio, sejam autorizadas a tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos normalmente classiicados como secretos
ou referentes a planos, programas e medidas governamentais; os
assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer
o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso.
Os conidenciais so os assuntos que, embora no requeiram
alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoas no autorizadas pode ser prejudicial a um indivduo ou entidade, ou ainda,
criar embarao administrativo.
So assuntos normalmente classiicados como conidenciais
os referentes a pessoal, material, inanas, etc., cujo sigilo deve ser
mantido por interesse do governo ou entidade.
Os Reservados so dados aos assuntos que no devem ser do
conhecimento pblico em geral. So assuntos normalmente classiicados como reservados:
- informaes de qualquer natureza
- assuntos tcnicos
- partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas
ordens de execuo
- cartas, fotograias areas e negativas nacionais ou estrangeiras que indiquem instalaes importantes.
Documentao o conjunto documentos, que so fontes de
informaes, que ajudam a tomar decises, comprovam situaes
e registram acontecimentos.
Tem como caracterstica reunir informaes escritas acumuladas numa linha sucessiva, quando dizem respeito a uma organizao ou a um indivduo, assumem a caracterstica de documento.
O conjunto dos documentos passa a constituir a documentao, com ins comerciais, pessoais, institucionais, jurdicos,
escolares. Ou seja, isso vai depender de sua natureza e tipologia,
e tambm, do assunto.
Objetivos da gesto de documentos:
- Assegurar o pleno exerccio da cidadania
- Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes
- Promover a transparncia das aes administrativas
- Garantir economia, eicincia e eiccia na administrao
pblica ou privada
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como
de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que deinir a
poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes
de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste
artigo sero estabelecidos em regulamento.
INSTRUMENTO DE GESTO DE
DOCUMENTOS/ PLANO DE
CLASSIFICAO/TABELA DE
TEMPORALIDADE;
No que se refere aos documentos produzidos e recebidos pela instituio em decorrncia de suas atividades, so atribuies do protocolo:
Anlise do contedo: veriicar a existncia de despachos
em todos os documentos que chegar ao setor;
Conservao para preservao: retirar o excesso de
objetos metlicos (grampos, clips) e se for imprescindvel o uso,
tentar dentro do possvel, substituir todos estes objetos metlicos por objetos de plsticos;
Anlise da classiicao: Avaliar se a classiicao atribuda
est correta
(principalmente em caso de pedido de arquivamento deinitivo) retiicando-a, quando for o caso;
Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os crit
rios adotados;
Emprstimo: Talvez a mais especial das atividades arqui
vsticas, ainal, essa uma das essncias da criao dos arquivo
s: Compartilhar informaes; torna-las disponveis e de fcil
localizao.
Controle de emprstimos: Controlar atravs de icha manual
ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou
documento, o setor e a data.
O objetivo da classiicao , basicamente, dar visibilidade s
funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que
a classiicao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias,
classes genricas, que dizem respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas coniguradas ou no em estruturas especicas,
como departamentos, divises, etc.). Exemplo: uma classe Administrao de Finanas, subdividida em quatro outras: Controle oramentrio geral, Receita, Despesa, Movimentao
bancria. Outro exemplo: uma classe Departamento Financeiro, subdividida em duas: Contabilidade e Tesouraria. Nas
subclasses, sero inseridas as sries tipolgicas: notas de empenho
e comprovantes de pagamento, ligados s atividades de despesas
controladas pela rea de Contabilidade; extratos bancrios, folhas
de conciliao bancria, registro dirio de caixa e bancos, todos
ligados s atividades de controle da movimentao bancria, de
modo geral.
A classiicao geralmente traduzida em esquema no qual
a hierarquia entre as classes e subclasses aparecem representadas
espacialmente. Esse esquema chamado plano de classiicao.
Quanto ordenao, seu objetivo bsico facilitar e agilizar
a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma
mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo documental, os
documentos atingem um volume signiicativo. A adoo de um ou
mais critrios de ordenao para uma srie documental permite
evitar, em princpio, que, para a localizao de um nico documento, seja necessria a consulta de dezenas ou centenas de outros.
O procedimento tcnico de classiicao alcana, portanto, os
tipos documentais (identiica-os e articula-os entre si), mas, considera sobretudo, a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os
tipos documentais especialmente do ponto de vista das consultas
que lhes forem feitas.
Utilizando o exemplo dado anteriormente: cabe ordenao
deinir a melhor maneira de dispor isicamente as notas de empenho (numericamente?), os extratos bancrios (cronologicamente?)
e todos os demais tipos documentais.
ARQUIVOS PERMANENTES
ANOTAES
Gabarito comentado;
1) Vejamos: Lei de Acesso a Informao 12.527/11, estabelece que uma informao deve permanecer sigilosa:
Ultrassecreto: 25 anos
Secreto: 15 anos
Reservado: 5 anos
RESPOSTA: D
2) Vejamos: A unidade poltico-administrativa a responsvel pela gesto dos arquivos e um elemento que compes o
sistema arquivstivo institucional.
Plano de Classiicao e Tabela de Temporalidade so ferramentas da gesto de arquivos; o proissional qualiicado fundamental para gerenciar o sistema, e depsito de arquivo o local no
qual onde ele permanece.
RESPOSTA: B
RESPOSTA: Errado
RESPOSTA: ERRADO
RESPOSTA: CERTO
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