PEDOMAN TATA LAKSANA PANITIA KEGIATAN PROSESI WISUDA

I.

INTRODUKSI
Panitia kegiatan adalah institusi(kelompok) yang berfungsi
sebagai pelaksana kebijakan organisasi sesuai tingkatan masingmasing dalam upaya melaksanakan suatu program organisasi dan
bertanggung jawab kepada seluruh pengurus organisasi sesuai
dengan
tingkatannyamasing-masing.
Adapun
Tujuan
umum
pembentukan kepanitiaan adalah sebagai berikut:
1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan memonitor dan
mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan Pelaksanaan kegiatan
khususnya Kegiatan Prosesi Wisuda SMK Visi Media Indonesia
2. Mengatur tatalaksana dan tata kerja dalam persiapan dan
pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Mengelola materi kegiatan.
4. Pengkondisian dan
penciptaan suasana yang kondusif dan
kooperatif bagi pelaksanaan kegiatan organisasi.
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang
berkaitan dengan kegiatan.
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur
yang terlibat dalam kegiatan.

II. URAIAN TUGAS

1. Stering Komite/Pengarah:
a. Mengarahkan dan mengkoordinasikasan seluruh seksi diminta
maupun tidak diminta
b. Merancang thema kegiatan dengan berkoordinasi dengan
ketua STIT.Q dan ketua panitia
c. Memberikan evaluasi dari rangkaian kegiatan pada forum rapat
wisuda
d. Bersama ketua STIT.Q Mendampingi tamu dari kopertais atau
dari YAA menjelang kegiatan
2. KetuaPanitia
a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan
kebijaksanaan yang telah diputuskan.
b. Mengkoordinasikan panitia
c. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas
kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan
d. Mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
e. Mencari alternatip pemecahan masalah dan membuat
keputusan
f. Bertanggungjawab kepada penanggungjawab kegiatan (Ketua
STIT.Q)
g. Meminta laporan kepada setiap seksi

h. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan

3. Sekretaris
a. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara orasi ilmiah,
permohonan sambutan Bupati, permohonan sambutan YAA,
permohonan sambutan Kopertais, permohonan peminjaman
gedung pemuda, undangan keluarga YAA, undangan peserta
wisuda,
undangan
wali
wisudawan,undangan
umum/dinas/instansi, peminjaman
peralatan dan kegiatan
kesekretariatan yang relevan.
b. Membuat SK kepanitiaan.
c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir hadir panitia;
d. Menyiapkan sertifikat untuk wisudawan
e. Membuat tanda kepanitiaan
f. Membuat album wisudawan
g. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
h. Bertanggungjawab kepada KetuaPanitia
4. Bendahara
a. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya.
b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan
sarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegiatan,
sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk pelaksanaan yang
digariskan oleh ketua panitia.
c. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.
d. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
e. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang
menyangkut pendanaan.
f. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan
tugas yang ditentukan
g. Bertanggungjawab kepada ketua Panitia
5. SieAcara
a. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik
(memuat waktu, acara, pengisiacara, perlengkapan dan
tempat)
b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan
dan mengadakannya;
c. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal
teknis di lapangan;
e. Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik
kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait
f. Bertanggungjawab kepada ketua Panitia
g. Menyiapkan paduan suara
6. Sie Publikasi, Dok, Dekorasi

a. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (misalnya

dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster.
b. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi
kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
c. Menghubungi koran rakyat bengkulu dan radar selatan serta
radio artha/mitra FM
d. Menghubungi pihak photografer
e. Membuat list kebutuhan dan anggaran
f. Bertanggung jawab kepada ketua panitia

7. Sie Perlengkapan
a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan
yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan
sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait
yang
membutuhkan
perlengkapan
sarana(misalnya
perlengkapan sound sistem, sewa kursi, kipas angin embun,
tiang mik,batrei mik, kabel panjang infokus, plang nama senat,
perlengkapan wisuda terkait dengan Plakat/souvenir/kenangkenangan, Toga, Map Ijazah dan kebutuhan lainnya)
b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal
peminjaman/ penyewaan peralatan.
c. Bertanggungjawab
atas
pemeliharaan/perawatan
dan
pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan .
d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
f. Melaporkanhasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
8. SieKonsumsi
a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat)
termasuk penjadwalannya
b. Mengupayakan
adanya
konsumsi,
menyediakan
(mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia,
peserta, dan pengisi acara
c. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang
dibutuhkan
d. Mengurus biaya konsumsi
e. Berkoodinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dana
nggaran
f. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
9. Sie Transportasi dan Akomodasi
a. Menghubungi pihak hotel, menyiapkan tempat dan mengantar
dan menyiapkan jamuan para tamu
b. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi
kebutuhan kegiatan
c. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan
berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.

d. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

e.
10.
SieKeamanan
a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang
berkaitan dengan keamanan kegiatan
b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan
dengan keamanan kegiatan
c. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan
dengan Kegiatan
d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia
11.
Sie Penyambut Tamu
a. Merencanakan pakaian penyambut tamu dan panitia
b. Mengatur tata ruang penempatan para tamu dan para
wisudawan
c. Mempersiapkan plakat nama tamu dan wisudawan
d. Melakukan koordinasi kepada sei acara dan sei lainnya
e. Melaporkan hasil- hasil kegiatan kepada ketua panitia.

III.

HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA

Panitia berhak untuk :

a. Berbicaradanmengeluarkanpendapatsertamemberikanusulatau
saran baiksecaralisanmaupuntulisan
b. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai prosedur yang berlaku
dantelah ditetapkan bersama
Panitia berkewajiban untuk
a. Menjalan kantugasnya dengan sungguh-sungguh secara
tuntas,sesuai itugasnya
masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja.
b. Menghadiri undangan rapat dan tepas twaktu.
c. Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah
diberlakukan
IV PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam Pedoman Tata Kerja Panitia ini
akan diatur emudian oleh penanggung Jawab kegiatan jika dianggap
perlu.

Manna,
Nopember 2016

KetuaPanitia

M. Alfian Jawal, S.Ag.

M.Pd.I.