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Concepto
El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que
sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que
no sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques.
Objetivo
El presente Manual tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilizacin
del Fondo de Caja Chica a fin de que stos cumplan con el propsito para el cual
se los autoriza, y as permitir un rpido y eficiente manejo administrativo para el
normal desarrollo de las actividades.
Los fondos de caja chica servirn nica y exclusivamente para cancelar pagos en
efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el
proceso normal de Adquisiciones, para cubrir necesidades de la institucin.
Se sujetarn a las disposiciones establecidas en este Reglamento, las diferentes
unidades administrativas, a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los
funcionarios y empleados responsables de su administracin y manejo.
Para efecto de este Manual se entiende por:
a.) Administrador/Custodio del Fondo de Caja Chica: El funcionario o
empleado responsable de la custodia del efectivo, administracin y uso
conforme a las disposiciones de este reglamento.
b.) Bienes de menor cuanta: Bienes de hasta el valor de 25.000 mil Bs.F
(Veinte y Cinco Mil Bolvares) incluidos impuestos.
c.) Caja Chica: Valor asignado a un empleado para realizar pagos en efectivo
de menor cuanta.
Procedimiento:
1.- El monto del Fondo de Caja Chica ser hasta de un monto que no exceder de
500,00 Bs.F (Quinientos Bolvares), el mismo que ser aprobado por el Gerente
General tomando en cuenta en consideracin la magnitud y programacin de cada
una de las reas y sern utilizados nica y exclusivamente para el fin creado.
Para la creacin del Fondo de Caja Chica, el Gerente General previa la
retroalimentacin de los custodios estableciere la necesidad de constituir o ampliar
el fondo, formular la solicitud correspondiente a la Direccin General, en la que
se justificar el requerimiento de apertura o ampliacin del Fondo de Caja Chica, y
segn las reales necesidades determinar el monto a asignarle.
El valor mximo por cada pago o desembolso no podr sobrepasar el valor de
25.000 mil Bs.F (Veinte y Cinco Mil Bolvares)
En casos estrictamente necesarios y debidamente justificados, cuando el valor a
pagar supere el mximo autorizado, se realizar con aprobacin escrita del
Gerente General o la mxima autoridad del rea hasta por el valor de 50.000 Mil
Bs.F (Cincuenta Mil Bolvares).
2.- Designacin de la Custodia, Manejo y Control: La designacin de la
persona para la custodia y manejo del Fondo de Caja Chica, la realizar la
Administracin o mxima autoridad de cada rea, el mismo que cumplir con el
siguiente perfil:
a.- Ser empleado o funcionario, que tenga un mnimo de 90 das cumplidos
(periodo de prueba) en la Institucin.
b.- Haber recibido la induccin del manejo del Fondo de Caja Chica por parte de la
Administracin, Coordinacin y Direccin.
Cambio de Administrador: En caso de vacaciones, enfermedad, comisin, o
ausencia temporal justificada de la persona responsable del manejo de los
Fondos, el superior jerrquico encargar su administracin a otro funcionario o
UNIDAD SOLICITANTE
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIN
INICIO
SE LLENA LA
PLANILLA DE
SOLICITUD
SOLICITA LA
AUTORIZACION
DEL USO DE C.
CHICA CHICA
Recibe y revisa
solicitud de efectivo
o cheque
SI
Recibe la
aprobacin
decisi
n
Verifica si tiene
disponibilidad de
efectivo en caja.
NO
FIN
Recibe el
efectivo (vale)
o el cheque
Realiza la
compra
producto o
Entrega la
factura al dpto.
de
administracin o
la planilla para
descuento de
nmina (vale)
SI
Decisi
n
NO
Recibe y revisa
la factura o
planilla de vale
FIN
DE